رسالة حول تغيير التفاصيل- مستند يتم إعداده عند تغيير اسم المنظمة أو العنوان البريدي أو القانوني أو التفاصيل المصرفية أو استبدال المدير وما إلى ذلك. يشير هذا الخطاب إلى المراسلات التجارية الرسمية ويستخدم بنشاط في تدفق المستندات بين الشركات.
لمن يجب أن أكتب بشأن تغيير التفاصيل؟
تُستخدم هذه الرسالة لإبلاغ الشركاء/العملاء/العملاء/الدائنين، وكذلك المهتمين وكالات الحكومةوالسلطات التنظيمية حول التغييرات التي حدثت.
توضيح هام: اعتبارا من اليوم، الإبلاغ كتابيا عن تغيير في التفاصيل المصرفية إلى الإقليمية خدمة الضرائبلا حاجة، لأن تم نقل هذه الوظيفة إلى البنوك.
الملفات
أما بالنسبة للأطراف المقابلة الأخرى للمؤسسة، فبالنسبة لهم فإن الرسالة ليست طوعية، ولكنها إلزامية، حيث أن الحاجة إلى الإخطار بتغيير التفاصيل تنعكس دائمًا في الكتابة العلاقات التعاقديةبين الطرفين. الشيء الأكثر أهمية هو القيام بذلك في الوقت المناسب، وحتى أفضل مقدمًا، بحيث لا تنشأ أي حوادث غير سارة أثناء التفاعل العملي، مثل إرسال وثائق مهمةإلى العنوان السابق أو التحويلات مالللحسابات القديمة.
من يكتب رسالة حول تغيير تفاصيل المنظمة
عادة، يتم صياغة مثل هذه الرسائل من قبل المستشار القانوني أو سكرتير المنظمة، وكذلك المديرين والموظفين الانقسامات الهيكليةوجود اتصالات مباشرة مع الأطراف المقابلة. ولكن بغض النظر عن المهام التي تقع عليها هذه المسؤولية، فمن المهم أن يكون لدى الموظف فهم للقواعد الأساسية لكتابة الرسائل التجارية.
قواعد التجميع
لا تحتوي الرسالة على تطبيق صارم وإلزامي، عينة موحدةلذلك يمكن كتابتها بشكل حر مع مراعاة احتياجات المرسل ومهامه. ومع ذلك، لا تزال بحاجة إلى الالتزام ببعض القواعد والمعايير.
- في بداية الرسالة، من الضروري الإشارة إلى المرسل والمرسل إليه، وإذا نحن نتحدث عنبالنسبة للمرسل إليه، يجب عليك إدخال ليس فقط اسم الشركة، ولكن أيضًا منصب موظف معين.
- التالي يأتي الجزء الإعلامي من الرسالة. هنا تحتاج إلى نقل رسالة إلى المستلم حول التغيير في التفاصيل، والإشارة إلى التفاصيل الجديدة، وكذلك تقديم الطلبات المتعلقة بالتغييرات التي تم إجراؤها.
يجب أن تكون نبرة الرسالة مهذبة، وليست جافة جدًا، ولكن ليست وقحة بأي حال من الأحوال. يجب اتباعها أسلوب العملومراقبة الامتثال لقواعد اللغة الروسية بعناية، وخاصة من حيث المفردات والقواعد وعلامات الترقيم.
يمكن كتابة خطاب حول تغيير التفاصيل إما يدويًا أو طباعته على جهاز كمبيوتر، ولكن على أي حال، يجب أن يحتوي على توقيع "حي" لرئيس المنظمة المرسلة أو شخص آخر معتمد. ليس من الضروري وضع ختم على الوثيقة، لأن منذ عام 2016، يحق للكيانات القانونية عدم وضع الطوابع على الوثائق الورقية.
يمكنك كتابة رسالة
- على ورقة عادية مقاس A4
- او عند ترويسةالمنظمات.
الخيار الأخير هو الأفضل، لأنه فهو يعطي الوثيقة صلابة ويدل على الطبيعة الرسمية للرسالة.
قد تحتوي الرسالة على أكبر عدد ممكن من النسخ لإخطار جميع الأطراف المعنية. يجب تسجيل كل رسالة مرسلة في سجل التسجيل الصادر، بحيث يكون لدى المرسل في حالة وجود خلافات مع الطرف المقابل معلومات حول تاريخ إرسال الرسالة.
مثال على كتابة خطاب حول تغيير تفاصيل المنظمة
ملء رأس الرسالة
- في الجزء العلوي من الرسالة، تتم الإشارة أولا إلى المرسل، أي أنه تم إدخاله
- الاسم الكامل للمنظمة (وفقًا لأوراق التسجيل)،
- العنوان ورقم الهاتف للتواصل .
- ثم أدخل معلومات حول المستلم:
- اسمه
- وشخص محدد يتم توجيه العنوان إليه مباشرة (المنصب واللقب والاسم الأول والعائلي).
- بعد ذلك يتم الإشارة إلى تاريخ تحرير الخطاب ورقمه حسب تدفق المستندات الداخلية.
- يوجد أدناه في منتصف السطر اسم المستند.
ملء نص الرسالة الخاصة بتغيير التفاصيل
- أولاً، يتم إعلام المستلم بحقيقة تغيير التفاصيل وتوضيح البيانات التي تم تغييرها. يتم إدخال هنا أيضًا التاريخ الذي فقدت فيه التفاصيل السابقة معناها.
- ثم يجب عليك الإشارة إلى جميع طلبات المرسل فيما يتعلق بالمستندات السابقة والمستقبلية المتعلقة بالبيانات المتغيرة.
- وفي النهاية يجب توقيع الرسالة مع نسخة من التوقيع وإشارة إلى موقف الموقع.
كيفية إرسال خطاب
نظرًا لأن التفاصيل هي الجزء الأكثر أهمية في الوثائق الرسمية، فمن المستحسن إرسال رسائل حول جميع التغييرات المرتبطة بها في شكل "طبيعي". وهذا يجعل من الممكن لفت انتباه الأطراف المقابلة إلى معلومات حول التفاصيل الجديدة بشكل موثوق، خاصة إذا قمت بإرسال هذه الرسائل عن طريق البريد المسجل مع طلب إيصال الإرجاع.
كحل أخير، يمكنك الجمع بين خيارات إرسال مختلفة: على سبيل المثال، الجمع بين رسالة بريد إلكتروني أو رسالة فاكس والإرسال عبر البريد الروسي. من ناحية، سيسمح ذلك بإخطار الشركاء بالتغييرات في أسرع وقت ممكن، ومن ناحية أخرى، سيوفر للمرسل دليلاً على أن الرسالة المقابلة قد تم إرسالها إليهم في الوقت المناسب واستلامها من قبل المرسل إليه.
تُستخدم التفاصيل المصرفية لإجراء معاملات التسوية بين الكيانات التجارية (أصحاب المشاريع الفردية والشركات ذات المسؤولية المحدودة وما إلى ذلك). غالبًا ما تقرر المنظمات أو أصحاب المشاريع الخاصة الحاجة إلى تغيير البنك الذي يخدمهم.
ويجب إخطار جميع الأطراف المقابلة بأي تغييرات في الوقت المناسب. وإلا سيكون هناك انهيار النشاط الاقتصادي. تعتبر الرسائل المتعلقة بتغيير التفاصيل بمثابة مراسلات مهمة. ولكن على الرغم من هذا، شكل موحدلا وثيقة.
من الذي يجب إخطاره بتغيير التفاصيل؟
يجب إخطار جميع الأطراف المقابلة بالتغييرات في التفاصيل المصرفية للمنظمة. وتشمل هذه:
- عملاء؛
- الموردين؛
- العملاء؛
- الأطراف المقابلة الأخرى التي تتم معها الأنشطة التجارية.
ليست هناك حاجة لإرسال خطاب إلى مصلحة الضرائب. سيقوم البنك نفسه بإبلاغ الإدارة بالتغييرات في التفاصيل.
إجراءات إعداد إشعار بالتغيير في تفاصيل الشركة
ولا يضع القانون ضوابط صارمة لإعداد المراسلات من هذا النوع، ولكن بالطبع يجب أن يختلف أسلوب الرسالة عنها. في حالة الإخطار بتغيير التفاصيل المصرفية، من الضروري الالتزام بنبرة عملية فقط. تحتوي الوثيقة عادةً على:
- تفاصيل المرسل إليه والمرسل إليه. في هذه الحالة، من الضروري الإشارة إلى المنصب المحدد لكاتب الرسالة والاسم الكامل لرئيس المنظمة.
- الجزء الرئيسي مع تفاصيل البنك الجديد.
- ختم المنظمة وتوقيع المدير أو أي شخص آخر مفوض بإرسال مراسلات ذات طبيعة مماثلة.
من الأفضل إعداد الوثيقة النموذج القياسيالمنظمة، ولكن يسمح باستخدامها ورقة بسيطةتنسيق A4. الخيار الأول هو الأفضل - فهو يضفي على الرسالة مزيدًا من الشكليات ويلفت الانتباه إلى نفسها.
مهم:بعد إرسال خطاب حول تغيير التفاصيل المصرفية، يتم إجراء التغيير المقابل في مجلة المراسلات الصادرة. في حالة الخلاف مع الطرف المقابل، سيسمح لك ذلك بإثبات حدوث خطأ في التصرف المعاملات النقديةيقع على عاتق الشريك التجاري.
يجب أن يتضمن الجزء الرئيسي من الإشعار ما يلي:
- رقم الحساب الجاري الجديد؛
- اسم المؤسسة المالية التي تم فتح الحساب فيها؛
- بنك بيك؛
- حساب مراسل لمؤسسة مالية.
من الضروري أيضًا الإشارة إلى التاريخ الذي لم تعد التفاصيل السابقة ذات صلة به. يتم إدخال المعلومات الواردة في الرسالة، مما سيسمح لمحاسبي الشركة المقابلة بتجنب سوء الفهم المحتمل الذي قد ينشأ أثناء العمليات الحسابية.
نموذج رسالة حول تغيير التفاصيل المصرفية للمنظمة
لا يوجد نموذج موحد لرسالة حول تغيير التفاصيل المصرفية. يتم تجميع المراسلات بأي شكل من الأشكال، مع مراعاة التوصيات المقدمة مسبقًا. في بعض الأحيان يستخدمون عينات جاهزة، تم تنزيله من الإنترنت. وبطبيعة الحال، يجب أن تتكيف مع كل حالة محددة.
عواقب عدم إخطار الأطراف المقابلة
إذا لم تقم بإرسال خطاب حول تغيير التفاصيل المصرفية إلى الأطراف المقابلة في الوقت المناسب، فقد يكون هناك فشل في العمل واستلام المدفوعات في الوقت المناسب. وفي الوقت نفسه، لن يكون من الممكن فرض عقوبات على الشركاء أو اللجوء إلى المحكمة. يقع اللوم في الإخطار غير المناسب بالكامل على عاتق المنظمة التي لم تبلغ في الوقت المحدد بالتغييرات. بالطبع، يمكنك معرفة تفاصيل جديدة على، ولكن لن يخطر ببال أي شخص إجراء مثل هذه العملية كل يوم.
دعونا نلخص ذلك
مثل أي مراسلات تجارية أخرى، على سبيل المثال، يمكن إرسال خطاب حول تغيير التفاصيل المصرفية عن طريق البريد العادي أو باستخدام خدمة البريد السريع. طريقة التسليم الأخيرة أسرع وأكثر موثوقية. غالبًا ما تنشأ جميع أنواع المشكلات مع الخدمة البريدية المتعلقة بفقدان رسالة أو تسليمها لفترة طويلة إلى المرسل إليه.
يتم إبلاغ الأطراف المقابلة الموجودة في مناطق أخرى من الاتحاد الروسي باستخدام بريد إلكترونيأو الفاكس. يُنصح بالنظر في قضايا إخطار الشركاء في نفس اليوم الذي حدثت فيه التغييرات في بيانات الحساب الجاري للمنظمة.
نموذج الرسالة حول تغيير تفاصيل المؤسسة هي رسالة ذات أهمية قانونية تهدف إلى إخطار الأطراف المقابلة بالتغييرات المهمة التي حدثت في المؤسسة: على سبيل المثال، التحويل إلى بنك آخر أو تغيير في الشكل القانوني. وفي مثل هذه الحالات، تتغير معلومات الدفع الخاصة بالشركة. ولمنع مثل هذه التغييرات من أن تؤدي إلى انهيار النشاط التجاري، يجب إخطار الأطراف المقابلة بها في الوقت المناسب.
تشير الرسالة المتعلقة بتغيير التفاصيل المصرفية إلى رسائل ذات أهمية قانونية، ويرد تعريفها في المادة 165.1 من القانون المدني للاتحاد الروسي. ومع ذلك، لا يوجد نموذج موحد لهذا النوع من المراسلات التجارية. ولذلك يتم تجميعها في شكل حر. ومع ذلك، هناك توصيات عملية لكتابة مثل هذه الرسائل التجارية - استخدمناها عند إعداد نموذج إشعار بتغيير التفاصيل المصرفية.
من يجب أن يتم إخطاره بالتغييرات
عند إبرام اتفاقيات مختلفة مع الشركات ورجال الأعمال، تتم الإشارة إلى معلومات الدفع التي بموجبها من الضروري تحويل أي أموال. إذا تغيرت هذه المعلومات، يجب على الشركة إخطار:
- شركاء العمل؛
- الموردين؛
- العملاء؛
- عملاء؛
- الأطراف المقابلة الأخرى.
في الوقت نفسه، ليست هناك حاجة لإرسال إشعار نموذجي بالتغييرات في التفاصيل المصرفية للمنظمة إلى خدمة الضرائب، لأن البنك نفسه سيرسل المعلومات اللازمة إلى الإدارة.
نموذج رسالة معلومات حول تغيير التفاصيل المصرفية للمنظمة
موظفو الشركة المعتمدون، وعادة ما يكونون موظفين في الإدارة القانونية، مسؤولون عن إعداد الإشعار. على الرغم من أن الوثيقة مكتوبة بشكل حر، إلا أنها يجب أن تحتوي على المعلومات التالية:
- الاسم والعنوان ورقم هاتف شركة المرسل؛
- اسم الشركة والشخص المعتمد للمرسل إليه؛
- تاريخ ومكان إعداد الوثيقة؛
- نص يصف جوهر التغييرات والتدابير الموصى باتخاذها فيما يتعلق بها؛
- التاريخ الذي تصبح فيه المعلومات القديمة غير صالحة؛
- معلومات الدفع الجديدة؛
- تاريخ توقيع الوثيقة، الاسم الكامل، المنصب، التوقيع شخص مسؤولمرسل.
يمكن إصدار الوثيقة على ورقة قياسية A4 أو ترويسة الشركة. يمكن أن يكون النص مكتوبًا بخط اليد أو مطبوعًا، وليس من الضروري التصديق عليه بختم. فيما يلي نموذج لرسالة حول تغيير التفاصيل المصرفية للمؤسسة.
لحماية الشركة من النزاعات المحتملة مع الشركاء، من الأفضل استخدام البريد المسجل مع الإخطار، وكذلك تسجيل حقيقة الإرسال في سجل المراسلات الصادرة.
نموذج إخطار بالتغييرات في تفاصيل المنظمة
وفي بعض الحالات قد تقوم الشركة بتغيير خصائص أخرى، على سبيل المثال:
- اسم الشركة؛
- الشكل التنظيمي والقانوني (على سبيل المثال، يتم تحويل شركة ذات مسؤولية محدودة إلى شركة مساهمة)؛
وفي هذه الحالة، من الضروري أيضًا إرسال إشعار.
نموذج رسالة معلومات حول تغيير التفاصيل
في بعض الحالات، سيتعين عليك توقيع اتفاقية إضافية مع الأطراف المقابلة لك.
ماذا يحدث إذا لم تقم بإخطار نظرائك؟
إذا لم يتم إخطار الأطراف المقابلة في أقرب وقت ممكن بشأن التغيير في معلومات الدفع، فلن يتمكنوا من ضمان تحويل المدفوعات اللازمة في الوقت المناسب. علاوة على ذلك، لن يتمكن متلقي التحويلات من المطالبة بدفع الغرامات والغرامات، لأن اللوم في التأخير سيقع عليه. وهذا يعني أن اللجوء إلى المحكمة بشأن هذه القضية لن يؤدي إلى قرار إيجابي.
إشعار بتغيير العنوان القانوني للأطراف المقابلة - عينةيتم عرضه أدناه - يمكن صياغته إما طوعًا أو بموجب متطلبات العقد. دعونا نتعرف على تفاصيل استخدام هذا المستند.
لماذا تحتاج إلى إخطار الطرف المقابل بتغيير العنوان؟
يعد إخطار الأطراف المقابلة بتغيير العنوان إجراءً شائعًا يعبر عن نية كيان تجاري لبناء علاقات ثقة مع الشركاء وعدم تعقيد عملهم من حيث اكتشاف جهات الاتصال الصحيحة الخاصة بهم.
ومع ذلك، فإن إرسال إشعارات تغيير العنوان إلى الأطراف المقابلة قد يخضع أيضًا لأحكام الاتفاقيات المبرمة معهم. وكقاعدة عامة، يتم تضمين هذه الأحكام في الاتفاقيات المبرمة مع البنوك، وفقًا للفقرة الفرعية. 1 البند 1 الفن. 7 من قانون "مكافحة غسل الدخل" بتاريخ 7 أغسطس 2001 رقم 115-FZ، من أجل تحديد العميل، يلتزم البنك بمعرفة عنوانه الصحيح.
اقرأ عن بعض أنواع العقود في مقالاتنا:
- .
إذا اتضح أن العميل ليس في عنوان معروف للبنك، فيمكن للمؤسسة المالية قانونيًا التوقف عن خدمة حسابه (قرار هيئة رئاسة محكمة التحكيم العليا للاتحاد الروسي بتاريخ 27 أبريل 2010 رقم 1307/ 10).
قواعد كتابة خطاب إلى الطرف المقابل حول تغيير العنوان
دعونا نفكر في الفروق الدقيقة العملية لإبلاغ الشركاء بالتغييرات في جهات اتصال الشركة والتعرف على نموذج إشعار للأطراف المقابلة حول تغيير العنوان القانوني.
يجب أن تتضمن الرسالة ما يلي:
1. إذا كانت هناك اتفاقية تقضي بإخطار الطرف المقابل بتغيير العنوان، رابط لهذه الاتفاقية يوضح رقمها وتاريخ توقيعها.
2. التوضيحات المتعلقة باستخدام العنوان. لذلك، في الواقع، يمكن استخدامه على النحو التالي:
- قانوني (للإشارة في المستندات) وبريدي (لإرسال المراسلات)؛
- القانونية فقط أو البريدية فقط.
يمكنك تنزيل نموذج خطاب إلى الطرف المقابل بخصوص تغيير العنوان القانوني على موقعنا الإلكتروني.
نتائج
يعد إخطار الطرف المقابل بتغيير العنوان إجراءً شائعًا. ومع ذلك يجوز وصفه بالعقد. قد يؤدي عدم الوفاء بالالتزام المنصوص عليه في العقد إلى حدوث مشكلة للطرف المخالف.
إذا تغير العنوان القانوني للمنظمة، فيجب أولاً إبلاغ دائرة الضرائب الفيدرالية بذلك. بعد كل شيء، العنوان كيان قانونييجب أن تنعكس في سجل الدولة الموحد للكيانات القانونية (الفقرة "ج"، الفقرة 1، المادة 5 من قانون 08.08.2001 رقم 129-FZ). سيعتمد على ما إذا كانت التغييرات مطلوبة في ميثاق الشركة، وكذلك ما إذا كان العنوان الفعلي لموقع المنظمة يتغير (إذا كانت العناوين القانونية والفعلية حيث تخطط الشركة لتلقي المراسلات غير متطابقة).
الموعد النهائي لتقديم إخطار إلى دائرة الضرائب الفيدرالية بشأن تغيير العنوان القانوني، كقاعدة عامة، هو 3 أيام عمل من تاريخ قرار تغيير العنوان (من قبل المشارك الوحيد أو الاجتماع العام) أو من تاريخ تاريخ النقل الفعلي للمنظمة (البند 5 من المادة 5 من قانون 08.08.2001 رقم 129 -FZ). بدوره على تسجيل الدولةالتغييرات التي تم إجراؤها على المستندات التأسيسية و/أو على سجل الدولة الموحد للكيانات القانونية، تُمنح السلطات الضريبية 5 أيام عمل من تاريخ تقديم المستندات من قبل المنظمة (البند 1 من المادة 8، البند 3 من المادة 18 من القانون بتاريخ 08.08.2001 رقم 129-FZ).
ولكن بالإضافة إلى السلطات الضريبية، يجب أيضًا إخطار الأطراف المقابلة بأن الشركة قد غيرت عنوانها.
تغيير العنوان القانوني: إخطار الأطراف المقابلة
يتم إعداد الإخطار بتغيير العنوان القانوني للأطراف المقابلة بأي شكل من الأشكال. يجب إرسال هذه الإشعارات إلى أقسام المحاسبة في الشركات التي تعمل معها حتى تشير بشكل صحيح إلى المعلومات المتعلقة بك في المستندات. بعد كل شيء، فإن الإشارة غير الصحيحة للعنوان في النموذج الأولي تثير التساؤل حول الاعتراف بالنفقات في المحاسبة. ومن المرجح أن يؤدي العنوان غير الصحيح في الفاتورة إلى رفض خصم ضريبة القيمة المضافة. خاصة مع الأخذ في الاعتبار القواعد المحدثة مؤخرًا لملء الفواتير، والتي بموجبها عنوان البائع والمشتري، إذا كانا كذلك المنظمات الروسية، يجب الإشارة في السطرين 2 أ و 6 أ كما هو الحال في سجل الدولة الموحد للكيانات القانونية (