مجلة تسجيل مستندات النفقات النقدية. مجلة تسجيل المستندات النقدية الواردة والصادرة: كيفية الاحتفاظ بها بشكل صحيح؟ قواعد تصميم المجلة

تعد مجلة لتسجيل الطلبات أو المستندات النقدية الواردة والصادرة (المختصرة PKO و RKO) ضرورية للمؤسسات وأصحاب المشاريع الفردية الذين يُطلب منهم، وفقًا للقانون، استخدام سجلات النقد لتلقي الأموال وإصدارها نقدًا. تُستخدم هذه المجلة لملء البيانات الضرورية مثل تاريخ ورقم أمر الاستلام أو الخصم، والعدد الدقيق لاستلام الأموال في مكتب النقد أو إصدار النقد منه. ببساطة، تم تصميم دفتر تسجيل المعاملات النقدية لتبسيط صيانة ومحاسبة المستندات المحاسبية. يصبح من الأسهل على الكيان القانوني أو رجل الأعمال الفردي حساب الرصيد النهائي للفترة المطلوبة.

كقاعدة عامة، يتم ملء المجلة من قبل أمين الصندوق أو موظف المحاسبة المعين الذي يعرف قواعد التعبئة المعينة من قبل رئيس المنظمة. هذا الشخص مسؤول مالياً، ويتم الاتفاق معه مسبقاً. الصيانة الأمية، والأخطاء في سجل تسجيل PKO و RKO، والتي حددها المدقق، تستلزم مسؤولية إدارية (المادة 15، الفقرة 1 من قانون الجرائم الإدارية للاتحاد الروسي).

تتطلب قواعد تسجيل اليومية إجراء إدخالات دقيقة في الحقول المطلوب ملؤها.

لوائح القانون الاتحادي "بشأن البنك المركزي للاتحاد الروسي" رقم 86، المادة. يأمر المرسوم رقم 34 المؤرخ 10 يوليو 2002 بنك روسيا بتبسيط المعاملات النقدية التي يتم تنفيذها الكيانات القانونيةورجال الأعمال. وبالتالي، يضع هذا القانون الاتحادي قواعد موحدة ملزمة للأشخاص المدرجين في القائمة.

هناك مفهوم الحد النقدي لأي مؤسسة. يتم تحديد حجمها من قبل البنك المركزي - كما يتم الاتفاق عليه بشكل فردي مع إدارة المنظمة. ويجب الاحتفاظ بالمبلغ الذي يتجاوز الحد المقرر في البنك.

يجدر النظر بمزيد من التفصيل في أوامر الاستلام والمصروفات التي تخضع للتسجيل.

الأمر النقدي الوارد والصادر: مفهوم ووظائف المستند

من خلال إصدار أمر استلام نقدي، يتم تسجيل معلومات حول الأموال المستلمة في مكتب النقد. يتم إدخال كل طلب جديد أولاً في مجلة المستندات النقدية (النموذج رقم KO-3)، ثم يتم نقله إلى أمين الصندوق. بعد إعداد الوثيقة وتسجيلها، يجب لصق توقيع كبير المحاسبين أو الشخص المفوض، مع الإشارة الإلزامية إلى اسمه الأخير والأحرف الأولى من اسمه.

بعد ذلك، يتم استلام PKO من قبل أمين الصندوق، الذي يتحقق من دقة الوثيقة، ووجود المرفقات اللازمة، وكذلك صحة توقيع الشخص المخول. إذا تم تحديد خطأ أو عدم دقة، يجب على أمين الصندوق إرسال المستند المستلم للمراجعة.

وفي حالة اتباع جميع قواعد التسجيل، يقبل الأخير المبلغ النقدي ويضع أيضًا توقيعه والأحرف الأولى من اسمه مع لقبه. يجب أن يتم ذلك على الطلب نفسه وعلى الإيصال المرفق به. يلتزم أمين الصندوق بأن يضع على الإيصال تاريخ إيداع النقد في السجل النقدي وختم التصديق على توقيعه، والذي يجب أن "يتجاوز الجزء الخارجي منه حواف" أمر الاستلام.

أمر الإنفاق النقدي هو مستند نقدي يتم على أساسه إصدار النقد. ويتم ذلك أيضًا من قبل قسم المحاسبة. تم إصدار RKO لـ شكل موحد، نموذج رقم KO-2. هذا منيتم إكمالها من قبل محاسب أو أي شخص مفوض آخر.

يتم أيضًا تسجيل RKO المجمعة وفقًا لجميع القواعد في المجلة وفقًا للنموذج رقم KO-3. يتم توقيع هذه الوثيقة النقدية من قبل المحاسب / الشخص المفوض، وكذلك رئيس المنظمة. إذا كانت المستندات المرفقة بأمر الإنفاق تتضمن قراراً من المدير بالإذن بالتنفيذ معاملة نقدية، فإن توقيع الأخير غير مطلوب.

RKO غير قابلة للتحويل أبدًا. إنها عند صندوق النقد

إجراءات ملء كتب RKO و PKO

يمكن الاحتفاظ بالمجلة بأي شكل مناسب: إلكترونية، مطبوعة، مكتوبة بخط اليد. يتم تمييز كل ورقة برقمها التسلسلي، بالإضافة إلى ختم المنظمة. إن موضوع الاحتفاظ بالمجلة النقدية يحدد بنفسه الفترة التي سيتم فيها فتح المجلة (شهر، ستة أشهر، سنة).

يتم الاحتفاظ بالمجلة لفترة معينة محددة في ميثاق الشركة. يجب أن تكون كل صفحة ملزمة ومرقمة وتحتوي أيضًا على ختم.

تتكون المجلة نفسها من جزأين: صفحة العنوان ودفتر المحاسبة نفسه وأوراقه. إذا تم الملء يدويًا، فعندئذ فقط باستخدام قلم أزرق.

تحتوي صفحة العنوان على المعلومات التالية:

1. العنوان المحدد للوثيقة.
2. اسم المنظمة.
3. الكود حسب المصنف العام (OKPO).
4. بداية ونهاية فترة التعبئة.
5. تفاصيل الموظف المسؤول عن المجلة: اسمه الكامل، وظيفته.

صفحات المحاسبة نفسها عبارة عن جدول مكون من عمودين. يتم تسجيل المعلومات حول الإيصالات على اليسار، والنفقات على اليمين.

يجب أن نتذكر أن "المواد الاستهلاكية" لدفع الأجور يتم تسجيلها فقط عند استلامها من قبل الموظفين. هذه القاعدةالعائدات من حقيقة أنه قد لا يكون هناك ما يكفي من النقود في السجل النقدي حتى يحصل الموظف على راتب. ونظرًا لأن RKO صالح فقط في يوم تنفيذه، فقد يحدث انتهاك جسيم لقواعد حفظ دفتر اليومية إذا تم إدخال الأمر في يوم آخر.

آخر قاعدة مهمة- الحفاظ على الترتيب الدقيق للمستندات النقدية. إذا أصبح أمر وارد أو صادر معين غير مهم، فيجب عليك التخلص منه. ويجب إعادة ترقيم باقي الطلبات بالترتيب.

الغرامات المنصوص عليها في التشريع الإداري للتسجيل الأمي للأوامر النقدية والبقع والأخطاء خطيرة للغاية. يجب أن تتعامل مع نقطة مهمة مثل ملء سجل التسجيل بمسؤولية أكبر.

تسجل مجلة تسجيل الأوامر النقدية الواردة والصادرة (النموذج KO-3) الأوامر الأولية المستندات المحاسبيةتداول النقدية مال.

إن متطلبات مؤسسات القطاع العام لتعكسها في دفتر التسجيل منصوص عليها في أمر وزارة المالية بتاريخ 30 مارس 2015 رقم 52 ن. للمنظمات لا القطاع العامبما في ذلك المنظمات غير الربحية، ليس من الضروري استخدام النموذج (رقم 402-FZ). ولكن إذا قررت إحدى المنظمات استخدامها، فيجب توثيقها السياسة المحاسبية.

تمت الموافقة على شكل الكتاب بقرار لجنة الإحصاء الحكومية بتاريخ 18 أغسطس 1998 رقم 88 وتحديده برمز النموذج الموحد 0310003.

ما يجب تضمينه في النموذج KO-3

عند التعامل مع المستندات المحاسبية الأولية للمحاسبة النقدية، يجب عليك اتباع تعليمات بنك روسيا:

• بتاريخ 07/10/2013 رقم 3073-ش بشأن إجراءات إجراء المدفوعات النقدية؛
• بتاريخ 11 مارس 2014 رقم 3210-ش بشأن إجراء المعاملات النقدية لقبول النقد.

من الضروري الاحتفاظ بسجلات لجميع المستندات "الأساسية" التي يتم إعدادها عند التعامل مع النقد:

• أوامر استلام النقد (PKO)؛
• أوامر المصروفات النقدية (RKO).

تأكد من تضمين المعلومات التالية:

• رقم الأمر؛
• تاريخ؛
• كمية؛
• ملحوظات.

ملء السجل النقدي، عينة

يُسمح بالاحتفاظ بسجل باستخدام الوسائل التقنية (أي في نموذج إلكتروني)، وعلى شكل ورقي. إذا تم الاحتفاظ بالمجلة في شكل ورقي وتم ملؤها يدويًا، فيجب أن تتذكر أن جميع صفحاتها يجب أن تكون مرقمة ومخيطة بخيط ومصدقة بالتوقيع.

دعونا نلقي نظرة على كيفية ملء السجل النقدي باستخدام مثال.

تقليديا، يمكن تقسيم العملية إلى قسمين: التعبئة صفحة عنوان الكتابوالجداول المحاسبية.

الخطوة 1. املأ صفحة العنوان.

نشير إلى اسم المنظمة. إذا لم تكن هناك أقسام هيكلية، تتم إضافة شرطة. نكتب الكود باستخدام OKPO وفقًا للإحصائيات.

الخطوة 2. نقوم بتسجيل الفترة التي يتم الاحتفاظ بالسجلات لها. أيضا الموقف والاسم الكامل شخص مسؤول.

تنقسم كل ورقة إلى قسمين: على الجانب الأيسر - التسجيل أوامر الاستلام(عملية حفظ السلام)؛ على اليمين - أوامر الإنفاق(ركو). يتم ملؤها بنفس الطريقة.

الخطوة 3. املأ التاريخ والرقم التسلسلي لمستند الإيصال أو المصروفات.

الخطوة 4. نكتب المبلغ المشار إليه في الوثيقة.

الخطوة 5. نشير في المذكرة بإيجاز إلى المعلومات التي تم استلام الأموال منها أو الجهة التي تم إصدار الأموال إليها، وكذلك أساس ذلك.

التصحيحات وغياب الإدخالات المطلوبة غير مقبولة!

عينة مكتملة

هل تحتاج إلى تسجيل نقدي لسجلات النقد عبر الإنترنت؟

من حيث الوظيفة، هذا هو نفس الجهاز كما كان من قبل، والذي يقوم بطباعة الشيكات وتخزين المعلومات المتعلقة بها. ولكن الآن فقط، تحتاج سجلات النقد عبر الإنترنت (بما في ذلك عند استئجار ماكينة تسجيل نقدي عبر الإنترنت) إلى الوصول إلى الإنترنت من أجل نقل المعلومات حول المعاملات المكتملة إلى مكتب الضرائب. هناك أيضًا وظيفة مثل الإرسال إلى بريد إلكترونيتحقق للمشتري.

الآن، بفضل السجل النقدي المبتكر عبر الإنترنت، لا يلزم استخدام العديد من المستندات التي تمت الموافقة عليها في قرار لجنة الإحصاء الحكومية رقم 132 بتاريخ 25 ديسمبر 1998. لكن هذا لا ينطبق على وثائق مثل:

• ماكينة تسجيل المدفوعات النقدية؛
• الطلبات الواردة والصادرة.

لذلك، يتم الاحتفاظ بالحاجة إلى الاحتفاظ بالسجلات في كتاب خاص في سجلات النقد عبر الإنترنت. تم توضيح قواعد الصيانة بالتفصيل في تعليمات بنك روسيا بتاريخ 11 مارس 2014 رقم 3210-U.

أوامر الاستلام والمصروفات هي الأوامر الرئيسية وثائق المصدرفي مكتب النقد في أي منظمة. كيف يجب عليك متابعة ومراقبة هذه الأوراق المهمة، وكيف تقوم بملء السجل النقدي دون أخطاء؟ اقرأ في هذا المقال.

على الإطلاق، يُطلب من جميع المنظمات التي لديها سجل نقدي وعمليات عليه ملء مستندات تسجيل النقد فيما يتعلق باستلام وإنفاق النقد. الأغلبية الساحقة هكذا، لأنه رغم انتشار الوسائل الإلكترونية ل المدفوعات غير النقديةعادة ما تكون هناك حاجة إلى الأموال النقدية لتلبية احتياجات الأعمال الصغيرة. وهذا يعني أن معظم المنظمات تحتاج و مجلة لتسجيل الأوامر النقدية الواردة والصادرة. لذلك دعونا نتعرف عليه بمزيد من التفصيل.

شكل المجلة

مجلة تسجيل المستندات النقدية الواردة والصادرةهو دفتر محاسبة يجب إدخال المعلومات والتفاصيل فيه لجميع المستندات الصادرة عن أمين الصندوق. تمت الموافقة على شكله الموحد بموجب مرسوم لجنة الدولة للإحصاء في الاتحاد الروسي بتاريخ 18 أغسطس 1998 رقم 88. يطلق عليه رقم KO-3، ولكن إذا رغبت في ذلك، لا يجوز للمؤسسات استخدامه وتطوير نسخته الخاصة. في الواقع، منذ عام 2013، تم استخدام مثل هذا أشكال موحدةيوصى باستخدام المستندات المحاسبية الأولية. على الرغم من أن الأوراق النقدية المتبقية، وبالأخص نفس السجلات النقدية، وفقا لمعلومات وزارة المالية رقم PZ-10/2012، إلزامية في النموذج المعتمد.

دفتر السجل هو سجل محاسبي موحد منتظم، لذا يمكنك تطويره بنفسك. بموجب المادة 10 من القانون الاتحادي الصادر في 6 ديسمبر 2011 رقم 402-FZ "بشأن المحاسبة"، فإن الموافقة على السجلات المحاسبية هي من اختصاص رئيس المنظمة بناءً على توصية كبير المحاسبين. الشيء الرئيسي هو الإشارة إلى الخيار المستخدم في السياسة المحاسبية. ولكن إذا رغبت في ذلك، يمكنك استخدام نموذج موحد (يجب ذكر ذلك أيضًا في السياسة المحاسبية). ومع ذلك، فهذا دائمًا كتاب يجب ترقيمه من طرف إلى طرف وخياطته. عادة، يتكون الجزء الداخلي من نموذج دفتر اليومية لتسجيل الطلبات الواردة والصادرة من نصفين متساويين في الحجم:

1. لاستلام الطلبات.
2. لأوامر النفقات.

يتم تنفيذها في وقت واحد. عادة ما يتم وضع المعلومات المتعلقة بالدخل على الجانب الأيمن من الورقة، والمعلومات المتعلقة بالنفقات على اليسار. يسمح التشريع بالاحتفاظ بالسجل ليس فقط على الورق، ولكن أيضًا في شكل إلكتروني. في هذه الحالة، ينبغي أن يكون من الممكن طباعة النموذج المكتمل وإنشائه خلال فترة زمنية معينة. بالإضافة إلى ذلك، لا يتعين عليك استخدام النسخ الورقية إذا كان الشخص المسؤول (المحاسب أو أمين الصندوق) لديه توقيع إلكتروني مؤهل يمكنه من خلاله التصديق على السجلات.

ملء السجل النقدي: عينة

على غلاف العنوان، بغض النظر عما إذا كان يتم استخدام نموذج دفتر يومية تم تطويره ذاتيًا أو موصى به لتسجيل الإيصالات ومستندات الإنفاق، يجب أن يكون هناك اسم المنظمة واسمها الوحدة الهيكلية، حيث يوجد ماكينة تسجيل النقد، واسم النموذج نفسه. بالإضافة إلى ذلك، يجب عليك كتابة تاريخ بدء صيانة النموذج، وتفاصيل الشخص المسؤول عنه (المنصب والاسم الكامل). سوف يبدو مثل هذا:

ومن الضروري داخل النموذج توفير أعمدة تشير إلى المعلومات التالية لكل أمر نقدي:

• رقم الأمر وتاريخ إعداده؛
• مبلغ النفقات أو الدخل؛
• مذكرة تشير إلى غرض مختصر من مبلغ الأموال الصادرة أو المستلمة.

يجب تخصيص أرقام الطلبات الواردة والصادرة بشكل منفصل لكل نوع من هذه الأنواع من الأوراق النقدية. لا يسمح بالترقيم المستمر للإيرادات والنفقات.

سجلات النقد عبر الإنترنت

للسؤال هل تحتاج إلى تسجيل نقدي لسجلات النقد عبر الإنترنت؟الجواب واضح - لا. يتم تسجيل المعاملات وتعيين أرقام الإيصالات تلقائيا عن طريق جهاز التخزين المالي بالجهاز. ولذلك، لا يتم توفير أية سجلات محاسبية إضافية في هذه الحالة. قبل إدخال معدات تسجيل النقد مع وظيفة نقل البيانات عبر الإنترنت، احتفظ مشغلو الصرافون بمجلات لتسجيل أوامر الاستلام والنفقات، حيث قاموا بتسجيل بيانات الإيرادات الآن؛ وقد قدمت وزارة المالية الروسية التوضيحات ذات الصلة بهذا الشأن في رسالة بتاريخ 16 يونيو 2017 رقم 03-01-15/37692.

مسؤولية

وعلى الرغم من أن هذا السجل المحاسبي إلزامي لجميع المنظمات، إلا أن القانون لا ينص على أي مسؤولية إدارية منفصلة للمديرين أو المحاسبين عن غيابه. ولكن إذا لم يتم الحفاظ عليه، فيمكن اعتبار ذلك انتهاكًا للإجراءات المحاسبية في المنظمة.

طلب مسؤولو الضرائب، كجزء من التحقق من الامتثال للانضباط النقدي، من شركتنا مجلة لتسجيل المستندات النقدية الواردة والصادرة في النموذج رقم KO-3. لكننا لا نحتفظ بمثل هذه المجلة. نظرًا لعدم وجود مجلة، هل يحق لدائرة الضرائب الفيدرالية تغريمنا بسبب انتهاك الانضباط النقدي؟

لا، لا يحق للسلطات الضريبية فرض غرامة على شركتك بسبب انتهاك الانضباط النقدي.

تم تسمية مجلة تسجيل المستندات النقدية الواردة والصادرة في قائمة المستندات التي يحق للسلطات الضريبية طلبها كجزء من التحقق من اكتمال المحاسبة عن العائدات النقدية (البند الفرعي "ز"، البند 29 من اللوائح الإدارية للتنفيذ الفيدرالية خدمة الضرائب وظيفة الدولةبشأن تنفيذ الرقابة والإشراف على اكتمال المحاسبة عن العائدات النقدية في المنظمات وأصحاب المشاريع الفردية، تمت الموافقة عليها بأمر من وزارة المالية الروسية بتاريخ 17 أكتوبر 2011 رقم 133 ن، والمشار إليه فيما يلي باسم اللوائح). تمت الموافقة على النموذج الموحد لهذه المجلة (رقم KO-3) بموجب مرسوم لجنة الدولة للإحصاء في الاتحاد الروسي بتاريخ 18 أغسطس 1998 "عند الموافقة على النماذج الموحدة لوثائق المحاسبة الأولية لتسجيل المعاملات النقدية وتسجيل نتائج المخزون" "، ولا تزال سارية في الوقت الحاضر.

ورغم هذا فإن المنظمات و أصحاب المشاريع الفرديةلا ينبغي إكمال هذه الوثيقة. دعونا نشرح السبب.

كان الالتزام بالاحتفاظ بمجلة قائمًا حتى عام 2012. وهكذا، في الفقرة 21 من إجراء الحفاظ على المعاملات النقدية في الاتحاد الروسي، التي وافق عليها بنك روسيا في 22 سبتمبر 1993 رقم 40، تمت الإشارة إلى أن PKO أو RKO أو المستندات التي تحل محلها يتم تسجيلها من قبل قسم المحاسبة في سجل المستندات النقدية الواردة والصادرة قبل نقلها إلى مكتب النقد. لكن هذا الفعل المعياريفقدت القوة في 1 يناير 2012 (توجيه بنك روسيا بتاريخ 13 ديسمبر 2011 رقم 2750-U). اعتبارًا من هذا التاريخ، تم اعتماد اللوائح الخاصة بإجراء المعاملات النقدية بالأوراق النقدية والعملات المعدنية لبنك روسيا على أراضي الاتحاد الروسي، والتي وافق عليها بنك روسيا في 12 أكتوبر 2011 رقم 373-P (المشار إليها فيما يلي باسم كما اللائحة رقم 373-P)، سارية المفعول. وفي هذه الوثيقة ليس هناك شرط للاحتفاظ بمجلة. يجب إدخال إدخالات كل PKO و RKO فقط في كتاب النقدية(البند 5.2 من اللائحة رقم 373-P).

علاوة على ذلك، حتى لو تم ذكر سجل تسجيل عمليات PKOs و RKOs في اللائحة رقم 373-P، فإن الغرامة المفروضة على انتهاك الانضباط النقدي ستظل غير قانونية. تم تحديد المسؤولية الإدارية عن انتهاك إجراءات التعامل بالنقد وإجراء المعاملات النقدية في الجزء الأول من الفن. 15.1 قانون الجرائم الإدارية للاتحاد الروسي. هذه غرامة تتراوح ما بين 40.000 إلى 50.000 روبل بالنسبة للشركة، وبالنسبة لمسؤوليها - 4000-5000 روبل. لكن هذه القاعدة تحتوي على قائمة مغلقة من الانتهاكات التي يعاقب عليها القانون:

إجراء مدفوعات نقدية تتجاوز المبالغ المحددة؛

عدم استلام (إيصال غير مكتمل) النقد إلى مكتب النقد؛

عدم الامتثال لإجراءات تخزين الأموال المتاحة؛

تراكم النقدية في السجل النقدي بما يتجاوز الحدود المقررة.

كما ترون، لا تتضمن هذه القائمة عدم وجود مجلة لتسجيل المستندات النقدية.