ومع ذلك، من أجل البداية الناجحة والتطور اللاحق، هناك حاجة إلى مراقبة مستمرة، والتي سوف تعتمد على التشغيل و معلومات موثوقةحول جميع العمليات التجارية، وقبل كل شيء، حول حركة البضائع والتدفقات النقدية. من غير المرجح أن يتم توفير كل هذا من قبل المحاسب الذي يحتفظ بالسجلات والتقارير للسلطات المالية، علاوة على ذلك، في المرحلة الأولية، سيكون من المفيد توفير محاسب دائم، وبدلا من تقديم وحدة الموظفين؛ لدعوة متخصص زائر. طرق حفظ سجلات البضائع المتداولة يجب إدخال جميع البضائع الواردة في المستودع، أي كتابة ما بها وبأي كمية وبأي سعر لدينا.
كيفية تتبع البضائع في المتجر يدويًا: التعلم من أخطاء الآخرين
هنا لا يمكنك الاعتماد على معرفتك ومهاراتك. أي خطأ يمكن أن يكلف الكثير من المال. في كل عام، يواجه العديد من أصحاب المتاجر أنواعًا مختلفة من المشكلات. تعتمد الصعوبات التي يواجهونها دائمًا على نفس الشيء. لماذا يصعب تجاوز هذه العتبة والبدء في التصرف بشكل صحيح؟ لمعرفة كيفية تتبع البضائع في المتجر يدويًا، تحتاج إلى دراسة هذه المشكلة بالتفصيل وحماية نفسك من الطرق المسدودة المحتملة.برنامج المستودعات – المحاسبة الخفيفة
لدينا جهاز كمبيوتر في المنزل. ونريد عرض النتائج للمتجر، سواء كان هناك نقص أم لا، أي منتج يبيع بشكل أفضل، وكم ربحنا. لاحظ أنه يمكن إجراء المحاسبة، في هذه الحالة، بطريقتين - الإجمالي ولكل منتج (أو تحليلي). ولكن يتم الحصول على النتيجة دائمًا فقط من خلال مراجعة المتجر أو النقل. نحن لا نعرف أبدًا كم وماذا بعنا، نحن نعرف كم بقي! يتم الاحتفاظ بالمبلغ، كما يوحي الاسم، بناءً على كمية المستندات.كيفية تتبع البضائع في متجر صغير؟
إذا كان هناك المزيد من البائعين، فسيكون هناك المزيد من أجهزة الكمبيوتر المحمولة؛ يجب أن يكون لدى كل شخص دفاتر ملاحظات خاصة به. حركة البضائع و مالداخل متجرك، يتم توثيقه في كل من الدفاتر وفقًا للمخطط التالي: تسجيل استلام البضائع؛ تسجيل البضائع للتسجيل العام؛ التغيير في التوازن (التوازن) ؛ الخروج اليومي. المحاسبة الأسبوعية، والتي يمكن خلالها تحديد أي اختلافات. دعونا نلقي نظرة على مثال متجر بقالة عادي.كيفية الاحتفاظ بسجلات البضائع أو مراقبة البائعين في الأسر
شكرا لك مقدما. Victoria Guru (3936) منذ 6 سنوات محاسبة الرصيد باستخدام التدقيق. الدخل والنفقات - حسب تقرير المنتج، يتم تجميعها بواسطة مدير المتجر أو مندوب المبيعات الأول بناءً على الفواتير (بقيمة الفاتورة، وليس التشكيلة) والإيرادات التي تم تسليمها. وبطبيعة الحال، يحتاج شخص ما للتحقق من التقرير. هذه هي الطريقة الوحيدة والأسهل للخروج إذا لم يكن هناك أي فائدة من تركيب المعدات المناسبة وتوظيف محاسب.كيفية تتبع البضائع في تجارة التجزئة؟
ولكن بالنسبة للجزء الأكبر، فإن رواد الأعمال المحليين لدينا ليسوا كذلك، فهم يفهمون تماما أن وضع السوق يتطلب حلولا مرنة، ولم يتم إلغاء العامل البشري السيئ السمعة بعد. لبداية ناجحة، وحتى التطوير اللاحق، هناك حاجة إلى مراقبة مستمرة، والتي تعتمد على معلومات سريعة وموثوقة حول جميع العمليات التجارية التي تحدث في الشركة، وفي المقام الأول حول الحركة والتدفقات النقدية. هل سيوفر ذلك المحاسب الذي يحتفظ بسجلات وتقارير للسلطات المالية، خاصة وأن التوفير في محاسب دائم في المرحلة الأولية ليس في غير محله على الإطلاق وبدلاً من تقديم وظيفة بدوام كامل، هل من الأفضل جذب محاسب دائم؟ متخصص وارد أو حتى الاستعانة بمصادر خارجية لهذه المشكلة؟ واستنادا إلى المنطق السليم، فإن الاستنتاج القائل بأن الاحتفاظ بسجلات تشغيلية للسلع في تجارة التجزئة لا يرتبط بشكل عام بالمحاسبة أو المحاسبة الضريبية، يشير إلى نفسه. وهنا، على دور أساسيفي أداء مبيعات التجزئة يتم تعيين صاحبة الجلالة دفتر الملاحظات أو صاحب السيادة إكسيل.المحاسبة عن البضائع في المتجر
في الوقت الحاضر الزمن مختلف - يمكن أيضًا إرفاق شيك لعدم وجود ولاعة قرش واحد... ولذلك في هذا المقال نجيب أسئلة شائعةرواد الأعمال: كيف تشطب الأطعمة الشهية التي يأكلها طفلك والحفاضات التي يستخدمها بشكل صحيح؟وكيفية الاحتفاظ بالسجلات بشكل صحيح في المتجر. كما اتضح فيما بعد، لا يوجد عدد قليل جدًا من الخيارات. اقرأ واحفظ واختر ما يناسبك. 1. إذا كانت حالات "إهدار" البضائع تحدث نادرًا جدًا بالنسبة لك، وكانت تكلفة الخسارة ليست عالية، فالأكثر بطريقة بسيطة"إخفاء" هذا "النقص" سيكون شراء هذا المنتج بواسطتك بالسعر القياسي للمتجر.
المحاسبة التشغيلية في تجارة التجزئة ليست عنصرًا إلزاميًا في المحاسبة أو المحاسبة الضريبية. لكن الدقة والتوقيت والنظام في المستندات سيسمح لك بالتحكم في التدفقات السلعية والنقدية.
كيفية تتبع البضائع: المهام والأهداف
قبل الحديث عن الأساليب المحاسبية، من المهم أن نفهم مما ستتألف بالضبط، وكيف تتحرك المراكز وفي أي مراحل ينبغي إيلاء اهتمام وثيق للسيطرة.
تمر المنتجات بعدة مراحل:
- طلب؛
- استلام في المستودع.
- تخزين؛
- النقل للتنفيذ؛
- بيع مباشر.
هناك طريقتان لمحاسبة البضائع:
- مجموع؛
- كمي.
للحصول على أقصى قدر من إمكانيات التحكم، يجدر استخدام كلا الطريقتين. وبالنظر فقط إلى تكلفة البضائع، لا يمكن تأكيد الفوائض أو النقص إلا عن طريق المخزون. لن يُظهر مقدار التناقضات اختلافات حسب المادة. ومن الصعب أيضًا تقدير معدل دوران المجموعات أو الوحدات الفردية.
ستوفر الطريقة الكمية التراكمية فهمًا كاملاً لحركة البضائع في جميع المراحل.
المحاسبة اليدوية للبضائع في المتجر
الادخار مهم للشركات الصغيرة. لذلك، من أجل عدم دفع تكاليف تنفيذ المنتجات "المعبأة" المرخصة باهظة الثمن، وتدريب وعمل موظفين إضافيين، يجوز أخذ البضائع في الاعتبار يدويًا. يعد هذا مناسبًا في تلك المتاجر حيث يتم أخذ المبلغ فقط في الاعتبار. الطريقة الأساسية والتي يمكن الوصول إليها هي تسجيل مبالغ الإيصالات والمبيعات يدويًا في دفتر ملاحظات.
بالنسبة لأصحاب المشاريع الأكثر تقدما، هناك طريقة مماثلة باستخدام برنامج Excel. كلما ارتفعت درجة الأتمتة، قل احتمال ارتكاب الأخطاء بسببها العامل البشري. تتيح جداول البيانات إمكانية الفرز والحد الأدنى من التحليل للأنشطة.
برامج محاسبة المنتجات
عندما يصبح من غير العملي معالجة المستندات يدويًا، يجب على الشركات اللجوء إلى البرامج المتخصصة محاسبة المستودعات. يتم تقديمها في السوق بكميات كافية ومصممة للعملاء ذوي الملاءة المالية المتفاوتة. باستخدام الأنظمة يمكنك حل عدد من المشاكل:
- اكتمال النشر؛
- مراقبة البضائع المخزنة ومنع الاكتظاظ في المستودع ؛
- التقارير التشغيلية الداخلية عن المراكز المحققة ومبالغ الإيرادات؛
- تحليل مفصل لحجم التجارة.
- التخطيط المعقول للمشتريات؛
- السيطرة على جميع مراحل حركة الموقف.
مع مراعاة الاتجاه الحديثومع إدخال أجهزة تسجيل النقد، في غضون سنوات قليلة، سيُطلب من كل منفذ بيع بالتجزئة تقريبًا إصدار إيصالات. حتى أصغر الشركات يمكنها الاحتفاظ بالسجلات على جهاز لوحي مزود بخدمة سحابية. بفضل هذا، سيتمكن رجل الأعمال من تلقي تقارير حول المؤشرات الرئيسية مباشرة على هاتفه الذكي في أي مكان في العالم.
تعد أتمتة التجارة مرحلة مهمة لتطوير ومراقبة العمليات التجارية لجميع المؤسسات.
لا يمكن لرجل الأعمال المبتدئ الاستغناء عن فهم واضح لكيفية الاحتفاظ بسجلات البضائع في المتجر. هناك طرق محاسبية مختلفة وكل طريقة من هذه الأساليب لا تتطلب نهجا خاصا فحسب، بل تتطلب أيضا نهجا خاصا توثيق. دعونا نكتشف ذلك معًا باستخدام الأمثلة.
طرق المحاسبة في محل بقالة
عادةً ما يحتوي المتجر، حتى الأصغر منه، على منطقة مبيعات ومساحة تخزين. وتوجد البضائع في كلا المكانين، ولكن من المستحسن الاحتفاظ بسجلات خاصة بها بشكل منفصل.
بالإضافة إلى ذلك، يتأثر اختيار طريقة المحاسبة بالتسميات وتنوع البضائع: فكلما اتسعت، زادت صعوبة مراعاة الأرصدة والحركة لكل نوع.
في متاجر البيع بالتجزئةهناك أربع طرق رئيسية لمحاسبة البضائع في المستودع وفي طابق المبيعات:
1. التسميات. تتضمن هذه الطريقة محاسبة منفصلة لكل عنصر (اسم المنتج). عادة، يتم تعيين رقم لكل كائن محاسبي ويتم إنشاء بطاقة خاصة (ورقية أو إلكترونية) له.
إذا تم إجراء المحاسبة يدويا، وكان النطاق كبيرا، فهذه طريقة كثيفة العمالة؛
2. حزب. تتم محاسبة البضائع على دفعات يتم تشكيلها عند الاستلام. على سبيل المثال، تعتبر البضائع المشار إليها في سند الشحن أو TORG-12 دفعة واحدة. يتم تنفيذ المزيد من السيطرة على حركتهم ككل (مشروط)؛
في الواقع، يمكن أن تختلف في الدرجات والأسعار وحتى الأنواع. ولكن إذا كانت التسويات مع الموردين في المقدمة، فإن هذه الطريقة تتيح لك التحكم بشكل مثالي في وقت استلام وبيع كل دفعة.
وما يزيد الوضع تعقيدًا هو أن فاتورة واحدة قد تحتوي على بضائع من مجموعات مختلفة تمامًا مع ظروف تخزين مختلفة. لذلك، مع المسؤولية المالية والوثائق، يصبح كل شيء أكثر تعقيدا.
3. متنوعة. تنقسم جميع السلع إلى أصناف (مجموعات) لها علامات عامة. يمكن أن تكون الخضروات ومنتجات الألبان والحبوب وما إلى ذلك. يتم تخزين منتجات مجموعة واحدة في مكان واحد، وهو مناسب للغاية للتحكم في معدل الدوران.
لكن هذا النوع من المحاسبة معقد بسبب الاختلافات في أسعار السلع وأحياناً في وحدات القياس؛
4. مجموعة متنوعة. أولاً يتم أخذ البضائع بعين الاعتبار على دفعات (مستند واحد، مرة واحدة للاستلام)، ثم ضمن الدفعة يتم تقسيم البضائع إلى مجموعات وأصناف. هناك المزيد من العمل، ولكن المزيد من السيطرة.
كل من هذه الأساليب لا تتطلب نهجا خاصا فحسب، بل تتطلب أيضا وثائق خاصة. إذا كانت طريقة التسميات تستخدم بطاقات المحاسبة، فعندئذ لحساب الدفعات، هناك حاجة إلى بيانات خاصة يتم فيها تسجيل الدفعة الواردة بالكامل من البضائع.
لماذا يحتاج المتجر إلى محاسبة منظمة؟
دعونا نلقي نظرة على أهمية المحاسبة باستخدام مثال رواد الأعمال الأفراد. ينطبق رجل الأعمال ضريبة واحدةعلى الدخل المحتسب، ولا يتعين عليه تحديد رقم أعماله ودخله للإبلاغ عن الضرائب ودفعها.
لديه مؤشر مادي - مساحة طابق المبيعات، الذي يقوم على أساسه بحساب مبلغ UTII ويدفعه إلى الميزانية.
لذلك، قبل مكتب الضرائبسيكون نظيفًا حتى لو لم يكن يعرف كمية المنتجات الموجودة في متجره.
ولكن إلى متى سيستمر هذا المتجر؟ بعد كل شيء، المال، كما تعلمون، يحب العد، و القيم الماديةيحتاج إلى مراقبة مستمرة.
بالإضافة إلى ذلك، يعتمد نجاح التجارة على معدل دوران التجارة الفعال وتجديد المخزون.
كيف يمكنك معرفة مقدار ما تبقى من شيء ما إذا لم تقم بإحصاء البضائع؟
الاستنتاج بسيط: المحاسبة ضرورية في كل منفذ بيع بالتجزئة، بغض النظر عن حجمه. بعد كل شيء، فإنه يسمح لك بالتحكم في:
- البضائع المتبقية في المستودع؛
- البضائع المتبقية في طابق المبيعات؛
- حجم المبيعات؛
- مدة الصلاحية؛
- وقت التسوية مع الموردين؛
- دوران؛
- الدخل والأرباح.
والقائمة تطول. ولكن من الواضح أيضًا أن المحاسبة تحمي من السرقة وتلف البضائع وتغليف المنتجات غير الضرورية. أي أنه يسمح لك بمنع الخسائر المباشرة، وبالطبع حساب الأرباح بشكل صحيح.
لذلك، يجب على كل رجل أعمال تعيين محاسب مختص أو معرفة كيفية الاحتفاظ بسجلات البضائع في محل بقالة بشكل مستقل. حتى لو كانت تطبق أنظمة ضريبية تفضيلية لا تنص على مثل هذه الحاجة.
حفظ سجلات البضائع في محل بقالة: الجوانب العملية
تبدأ المحاسبة العملية في محل بقالة بالسؤال في أي وضع سيتم ذلك: باستخدام جهاز كمبيوتر وبرنامج خاص أو يدويًا على الورق؟
بالطبع، إذا لم تكن هناك أموال إضافية في بداية بدء عمل تجاري، فيمكنك القيام بذلك باستخدام دفاتر ملاحظات بسيطة وآلة حاسبة، على الرغم من أنه لا يمكن إنكار أن الوسائل التقنية تجعل العملية أسرع وأكثر صحة وتنظيمًا.
خاصة إذا كنت تستخدم برامج تم تطويرها خصيصًا لهذا الغرض وهي كثيرة.
أولاً، دعونا نلقي نظرة على المستندات التي سيحتاجها رجل الأعمال الفردي الذي فتح محل بقالة للاحتفاظ بسجلات البضائع بشكل صحيح.
لا يوجد الكثير منهم:
- الفواتير من الموردين؛
- بيان الإيرادات والمصروفات والأرصدة؛
- بطاقات أو أوراق التسميات للمحاسبة؛
- الكتب التجارية؛
- بطاقات الحزب.
تعتمد مجموعة المستندات على الطريقة المحاسبية، فلا تحتاج إلى الاحتفاظ بها كلها مرة واحدة.
على سبيل المثال، إذا قرر رجل أعمال فردي استخدام طريقة الدُفعات، فإنه يحتاج إلى إنشاء كشف حساب لكل دفعة من البضائع وملاحظة فيه:
- رقم وتاريخ مستند التسليم لشحنة البضائع؛
- اسم العناصر السلعية في الدفعة؛
- كمية البضائع (الوزن أو عدد القطع)؛
- سعر؛
- تاريخ التخلص؛
- قائمة وعدد المتقاعدين؛
- المتطلبات وثيقة مستهلكة(الفاتورة الداخلية، إيصال المبيعات، بيع بالتجزئةوما إلى ذلك وهلم جرا.)؛
- في نهاية شحن البضائع، يتم تحديد تاريخ إغلاق للبطاقة.
دخل ونفقات محل بقالة. فيديو
يجب إدخال هذه البطاقات السجل الموحد، حيث تحتاج إلى الإشارة إلى رقم الدفعة ومقدار تكلفة البضائع الموجودة فيها، بالإضافة إلى إيصالات الإيصالات والنفقات.
إذا تم استخدام طريقة صنف الدُفعات، فستكون هناك حاجة إلى بطاقات لكل دفعة وبطاقات صنف لكل نوع من البضائع.
من السهل البدء في محاسبة حركة البضائع في برنامج محاسبة السلع Business.Ru Retail، والذي سيسمح لك بالحفاظ على المحاسبة المالية والتجارية الكاملة. في أي وقت يناسبك، يمكنك الحصول على تقارير عن النفقات والتكاليف لكل وحدة من البضائع وعدد الوحدات المباعة وسعر البيع وغير ذلك الكثير.
مراحل محاسبة البضائع في محل بقالة
تقليديًا، تحتوي أي طريقة محاسبية على ثلاث مراحل رئيسية يجب تسجيلها في المستندات:
- بقايا الطعام.
- استلام البضائع
- التخلص من البضائع.
البقايا هي مفهوم نسبي، لأنها تتغير باستمرار إذا كان المتجر مفتوحا. لكن المحاسبة المناسبة تسمح لك بتسجيلها على الأقل في بداية نوبة العمل ونهايتها.
يتم استلام البضاعة من المورد أو من المستودع الداخلي وهو واحد لعدة مخازن لنفس المالك.
في الوقت نفسه، نحن لا نتحدث عن سلسلة بيع بالتجزئة كبيرة. يمكن لرجل الأعمال أن يحتفظ بعدة أكشاك تقليدية صغيرة في مناطق مختلفة من المدينة وأن يكون لديه مخزون من البضائع في مستودع مشترك واحد لتزويدها.
لن يكون إحضار مجموعة من الأطعمة المعلبة إلى المتجر من هذا المستودع بمثابة إيصال لرائد الأعمال الفردي، ولكنه سيكون للمتجر.
يمكن أيضًا أن يخرج المنتج من التداول لأسباب مختلفة:
- يمكنهم شراء المنتج، ثم ستذهب الأموال إلى ماكينة تسجيل المدفوعات النقدية بدلاً من ذلك؛
- وقد تتلف السلعة أو تسرق، فهذا نقص؛
- قد يتبين أن المنتج ذو نوعية رديئة أو منتهية الصلاحية، فيجب إعادته إلى المورد (إن أمكن) أو شطبه.
كل هذا يجب أن يتم في الوقت المناسب وأن ينعكس بوضوح في المستندات. الصعوبة التي يواجهها رجال الأعمال الجدد تسمى "الترميز". لأنه يجب أيضًا أن يؤخذ في الاعتبار، ويجب إجراء المحاسبة نفسها إما فورًا معه أو بدونه، بالأسعار الواردة، ويجب أن يؤخذ الترميز في الاعتبار بشكل منفصل.
تبدو الصيغة غير الصحيحة ولكنها بسيطة للغاية والتي يستخدمها العديد من رواد الأعمال كما يلي:
الاستلام - الإيرادات = البضائع المتبقية.
في الواقع، يجب أن يبدو الأمر هكذا (بعد كل شيء، هناك بالفعل زيادة في الإيرادات):
(سعر الإجراء + هامش الربح) - الإيرادات = الرصيد.
تسمى طريقة الحساب هذه المجموع.
الطريقة بسيطة: في الواقع، هذه مجلة للإيصالات والمصروفات، حيث يتم تسجيل القيم الإجمالية من حيث السعر: وصلت فاتورة، ونظرت إلى المبلغ، وكتبته.
في العمود التالي، سجلنا مبلغ هامش الربح، ولخصنا إيصالات اليوم، وطرحنا مبلغ الإيرادات (عن طريق الشيكات أو التي تم تسليمها فعليًا من قبل البائعين) واستلمنا الرصيد في نهاية اليوم.
من هذا السجل، لا يظهر الدخل لعناصر المنتجات المختلفة، وكذلك حجم مبيعاتها الحقيقي. ولا يمكن معرفة الأرصدة الفعلية حسب البند إلا بعد التدقيق. لكن تلخيص نتائجها باستخدام هذه الطريقة يمثل مشكلة: لا يمكن القيام بذلك إلا من الناحية النقدية.
لن يكون من الممكن تحديد النقص أو الفائض حسب نوع البضائع، لذلك سيكون عليك ببساطة تسجيل الأرصدة الفعلية وانتظار المخزون التالي. وفي الوقت نفسه، يمكن لأي شخص القيام بالمحاسبة.
إذا قمت بتوسيع آفاقك قليلا، فيمكنك الجمع بين المحاسبة السلعية والمالية، كما تفعل برامج الكمبيوتر الخاصة عادة.
صحيح، في هذه الحالة، سيكون لدى البائعين أيضا المزيد من العمل: إذا لم يكن لدى المتجر سجل نقدي، فسيتعين عليهم تسجيل جميع وحدات البضائع المباعة. وسيوزعهم «المحاسب» المشروط في القائمة بالاسم: 40 علبة حليب، 120 رغيفاً، 7 كلغ تباع يومياً. الحنطة السوداء 16 كجم. السكر وما إلى ذلك.
إذا كان المتجر يحتوي على معدل دوران كبير، فسوف يستغرق الأمر الكثير من الوقت. ولكن يمكن تطبيق الصيغة المذكورة أعلاه على كل اسم.
خوارزمية للمحاسبة الناجحة في محل بقالة
أخيرًا، دعونا نلقي نظرة على كيفية قيام رجل الأعمال الفردي المبتدئ بتنظيم نظام محاسبة المنتجات في متجر البقالة الخاص به.
بادئ ذي بدء، قرر عدم تبخير المعدات، لأنه يمكنك الآن شراء جهاز كمبيوتر مناسب لحل المهام المكتبية بسعر متواضع.
هذا سمح له بأتمتة النظام محاسبةوتوفير أجور الموظفين المشاركين في هذه العملية.
تعد محاسبة المخزون في Excel حلاً ممتازًا لأي شخص شركة تجاريةأو منظمة إنتاج من المهم بالنسبة لها الاحتفاظ بسجلات لكمية المواد المستخدمة و المنتجات النهائية.
من يمكنه المساعدة في جداول البيانات؟
تقوم الشركات الكبيرة بشراء حلول جاهزة بتنسيق إلكتروني لهذه الأغراض. ومع ذلك، فهي باهظة الثمن، وتتطلب بعض البرامج المعقدة العمل في المستودع موظف مؤهلبراتب مرتفع. وهذا غير ممكن للشركات الناشئة أو الصغيرة. لحسن الحظ، هناك طريقة للخروج، ويمكنك استخدام جداول بيانات Excel. هذه الأداة الإلكترونية، التي تأتي في المرتبة الثانية من حيث الشعبية بعد برنامج Office Word، لديها وظيفة كافية لحل مشاكل محاسبة المستودعات.
بعض القواعد المهمة
يجب على أولئك المهتمين بمسألة كيفية الاحتفاظ بسجلات المستودعات أن يفكروا بجدية في مسألة إنشاء سجلاتهم الخاصة منذ البداية. برنامج الحاسب. وفي هذه الحالة عليك الالتزام بالقواعد التالية منذ البداية:
- يجب في البداية إنشاء كافة الدلائل بأكبر قدر ممكن من الدقة والشمول. على وجه الخصوص، لا يمكنك أن تقتصر على الإشارة إلى أسماء البضائع فحسب، بل يجب عليك أيضًا الإشارة إلى المقالات والرموز وتواريخ انتهاء الصلاحية (لأنواع معينة)، وما إلى ذلك.
- يتم عادةً إدخال الأرصدة الافتتاحية في الجداول من الناحية النقدية.
- يجب عليك اتباع التسلسل الزمني وإدخال البيانات الخاصة باستلام بضائع معينة في المستودع قبل شحنها إلى المشتري.
- قبل ملء جداول إكسيل، من الضروري إجراء جرد.
- يجب عليك توقع المعلومات الإضافية التي قد تكون مطلوبة وإدخالها أيضًا، حتى لا تضطر في المستقبل إلى توضيح البيانات الخاصة بكل منتج.
قبل البدء في تطوير جدول بيانات لضمان حسن سير العمل في المستودع الخاص بك، يجب عليك أن تأخذ في الاعتبار تفاصيله. التوصيات العامة في هذه الحالة هي كما يلي:
- من الضروري تجميع الأدلة: "المشترون" و"الموردون" و"نقاط تسجيل البضائع" (الشركات الصغيرة لا تطلبها).
- إذا كانت قائمة المنتجات ثابتة نسبيا، فمن المستحسن إنشاء تسمياتها في شكل قاعدة بيانات على ورقة منفصلة من الجدول. وفي المستقبل يجب ملء النفقات والإيرادات والتقارير مع الإشارة إليها. يجب أن تحتوي الورقة الموجودة في جدول Excel والتي تحمل عنوان "التسميات" على اسم المنتج ورموز المنتج ومجموعات المنتجات ووحدات القياس وما إلى ذلك.
- يتم إنشاء التقرير باستخدام أداة Pivot Table.
- يجب تسجيل إيصالات المستودع في ورقة "الإيصال".
- مطلوب إنشاء أوراق "الاستهلاك" و"المتبقي" لتتبع الحالة الحالية.
نقوم بإنشاء الدلائل
لتطوير برنامج لحفظ سجلات المخزون في برنامج Excel، قم بإنشاء ملف بأي اسم. على سبيل المثال، قد يبدو الأمر مثل "مستودع". ثم نقوم بملء الدلائل. يجب أن تبدو مثل هذا:
الموردين | |||||
الأقل | العنوان القانوني | تعليق | |||
جمعية ذات مسؤولية محدودة "موسكو" | |||||
جمعية ذات مسؤولية محدودة "ليتو-3" | |||||
الشركة المساهمة "أوترو" |
لمنع العناوين من الهروب، يجب إصلاحها. للقيام بذلك، في علامة التبويب "عرض" في Excel، تحتاج إلى النقر فوق الزر "تجميد المناطق".
يبدو جدول "المشترين" كما هو تمامًا.
يمكن أن توفر البرامج المجانية خدمة مريحة ومؤتمتة جزئيًا إذا قمت بإنشاء دليل مساعد لنقاط إصدار البضائع فيه. صحيح أنه لن يكون مطلوبًا إلا إذا كان لدى الشركة عدة منافذ بيع بالتجزئة (مستودعات). أما بالنسبة للمؤسسات التي لديها مشكلة واحدة، فلا فائدة من إنشاء مثل هذا الدليل لها.
نقاط القياس | |||||
الأقل | تعليق | ||||
المتجر 1 | |||||
برنامج "المستودع" الخاص بنا: إنشاء ورقة "إيصال".
أولا، نحن بحاجة إلى إنشاء جدول لهذا البند. يجب أن تبدو عناوينها مثل "اسم المنتج"، "التنوع"، "وحدة القياس"، "الخصائص"، "التعليق".
- حدد نطاق هذا الجدول.
- في حقل "الاسم" الموجود مباشرة فوق الخلية المسماة "A"، أدخل كلمة "Table1".
- افعل الشيء نفسه مع النطاق المقابل في ورقة "الموردين". في هذه الحالة، قم بالإشارة إلى "الجدول 2".
- يتم تسجيل معاملات الاستلام والمصروفات في ورقتين منفصلتين. سوف يساعدونك في الحفاظ على سجلات المخزون في Excel.
بالنسبة لـ "Parish" يجب أن يبدو الجدول كما هو موضح أدناه.
وصول البضائع | مزود | نقطة القياس | وحدة قياس | ||||||
أتمتة المحاسبة
يمكن جعل محاسبة المستودعات في Excel أكثر ملاءمة إذا كان بإمكان المستخدم الاختيار من قائمة جاهزة للمورد واسم المنتج ونقطة المحاسبة.
حيث:
- يجب أن يتم عرض وحدة القياس ورمز المورد في الجدول تلقائيًا، دون مشاركة المشغل؛
- يتم إدخال رقم الفاتورة والتاريخ والسعر والكمية يدوياً؛
- يقوم برنامج المستودع (Excel) بحساب التكلفة تلقائيًا بفضل المعادلات الرياضية.
للقيام بذلك، يجب تنسيق كافة الدلائل كجدول ويجب إنشاء قائمة منسدلة لعمود "الاسم". لهذا:
- حدد العمود (باستثناء الرأس)؛
- ابحث عن علامة التبويب "البيانات"؛
- انقر على أيقونة "التحقق من البيانات"؛
- في حقل "نوع البيانات" ابحث عن "القائمة"؛
- في حقل "المصدر"، نشير إلى الوظيفة "=INDIRECT("item!$A$4:$A$8")".
- حدد المربعين بجوار "تجاهل الخلايا الفارغة" و"قائمة القيم المقبولة".
إذا تم كل شيء بشكل صحيح، عند ملء العمود الأول، يمكنك ببساطة الاختيار من القائمة. في الوقت نفسه، في العمود "الوحدة. يتغير." سوف تظهر القيمة المقابلة.
يتم إنشاء الإكمال التلقائي لعمودي "الرمز" و"المورد"، بالإضافة إلى القائمة المنسدلة، بنفس الطريقة.
لملء عمود "التكلفة"، استخدم صيغة الضرب. ينبغي أن يبدو مثل "= السعر * الكمية".
تحتاج أيضًا إلى إنشاء قائمة منسدلة تسمى "نقاط المحاسبة"، والتي ستشير إلى مكان إرسال البضائع المستلمة. يتم ذلك بنفس الطريقة تمامًا كما في الحالات السابقة.
"ورقة التداول"
الآن بعد أن قمت تقريبًا بإنشاء أداة ملائمة تسمح لشركتك بالاحتفاظ بسجلات المخزون في Excel مجانًا، كل ما تبقى هو تعليم برنامجنا كيفية عرض التقرير بشكل صحيح.
للقيام بذلك، نبدأ العمل مع الجدول المقابل ونضع الأصفار في بداية الفترة الزمنية، لأننا سنحتفظ فقط بسجلات المستودعات. إذا تم تنفيذها في وقت سابق، فيجب عرض الأرصدة في هذا العمود. وفي هذه الحالة يجب أخذ وحدات القياس وأسماء البضائع من التسميات.
لتسهيل محاسبة المستودعات، يجب على البرنامج المجاني ملء أعمدة "الشحنات" و"الإيصالات" باستخدام وظيفة SUMIFS.
نقوم بحساب البضائع المتبقية في المستودع باستخدام العوامل الرياضية.
وهكذا انتهى بنا الأمر إلى برنامج "المستودع". مع مرور الوقت، يمكنك إجراء تعديلات عليها بنفسك لجعل المحاسبة عن البضائع (منتجاتك) مريحة قدر الإمكان.
تعد محاسبة المخزون في Excel مناسبة لأي مؤسسة تجارية أو صناعية حيث من المهم مراعاة كمية المواد الخام والمنتجات النهائية. ولهذا الغرض، تحتفظ الشركة بسجلات المستودعات. الشركات الكبيرة، كقاعدة عامة، تشتري الحلول الجاهزة للمحاسبة في شكل إلكتروني. يوجد اليوم الكثير من الخيارات المتاحة لمختلف مجالات النشاط.
في المؤسسات الصغيرة، يتم التحكم في حركة البضائع من تلقاء نفسها. ويمكن استخدام جداول Excel لهذا الغرض. وظائف من هذا الصكهادئ بشكل كافي. دعنا نتعرف على بعض الاحتمالات وننشئ برنامج محاسبة المستودعات الخاص بك في Excel.
في نهاية المقال يمكنك، والذي يتم تحليله ووصفه هنا.
كيفية الاحتفاظ بسجلات المخزون في إكسيل؟
لن يعمل أي حل مخصص للمخزون، سواء تم إنشاؤه داخليًا أو تم شراؤه، بشكل جيد إلا إذا تم اتباع القواعد الأساسية. إذا أهملت هذه المبادئ في البداية، فسيصبح العمل أكثر صعوبة فيما بعد.
- املأ الكتب المرجعية بأكبر قدر ممكن من الدقة والشمول. إذا كان هذا نطاق منتجات، فمن الضروري إدخال ليس فقط الأسماء والكميات. للمحاسبة الصحيحة، ستحتاج إلى رموز ومقالات وتواريخ انتهاء الصلاحية (للصناعات الفردية والمؤسسات التجارية)، وما إلى ذلك.
- يتم إدخال الأرصدة الأولية من الناحية الكمية والنقدية. من المنطقي إجراء جرد قبل ملء الجداول ذات الصلة.
- الحفاظ على التسلسل الزمني في تسجيل المعاملات. يجب إدخال البيانات المتعلقة باستلام المنتجات في المستودع قبل شحن البضائع إلى المشتري.
- لا ازدراء معلومات إضافية. تجميع ورقة الطريقيحتاج السائق إلى تاريخ الشحن واسم العميل. للمحاسبة – طريقة الدفع. كل منظمة لها خصائصها الخاصة. سيكون عدد من البيانات المدخلة في برنامج محاسبة المستودعات في Excel مفيدًا التقارير الإحصائية، مستحقات أجورالمتخصصين ، الخ.
من المستحيل الإجابة بشكل لا لبس فيه على سؤال حول كيفية الاحتفاظ بسجلات المخزون في Excel. من الضروري مراعاة تفاصيل مؤسسة ومستودع وبضائع معينة. لكن يمكن تقديم توصيات عامة:
- للحفاظ على سجلات المخزون بشكل صحيح في إكسيل، تحتاج إلى إنشاء كتب مرجعية. يمكنهم أخذ 1-3 أوراق. هذا دليل "الموردين"، "المشترين"، "نقاط محاسبة البضائع". في منظمة صغيرة حيث لا يوجد الكثير من الأطراف المقابلة، ليست هناك حاجة إلى الدلائل. ليست هناك حاجة لوضع قائمة النقاط لتسجيل البضائع إذا كان لدى المؤسسة مستودع واحد و/أو متجر واحد فقط.
- مع وجود قائمة ثابتة نسبيًا من المنتجات، فمن المنطقي إنشاء مجموعة منتجات في شكل قاعدة بيانات. بعد ذلك، يتم ملء الإيصالات والمصروفات والتقارير مع الإشارة إلى التسمية. قد تحتوي ورقة "التسميات" على اسم المنتج، ومجموعات المنتجات، وأكواد المنتجات، ووحدات القياس، وما إلى ذلك.
- يتم تسجيل استلام البضائع إلى المستودع في ورقة "الاستلام". التخلص - "النفقة". الحالة الحالية هي "بقايا" ("احتياطي").
- النتائج، يتم إنشاء التقرير باستخدام أداة Pivot Table.
لمنع رؤوس كل جدول محاسبة مستودع من الهروب، فمن المنطقي إصلاحها. يتم ذلك في علامة التبويب "عرض" باستخدام زر "مناطق التجميد".
الآن، بغض النظر عن عدد السجلات، سيرى المستخدم رؤوس الأعمدة.
جدول إكسل "محاسبة المستودعات"
دعونا نلقي نظرة على مثال لكيفية عمل برنامج محاسبة المستودعات في Excel.
نحن نصنع "الدلائل".
بالنسبة لبيانات المورد:
* قد يكون الشكل مختلفًا.
بالنسبة لبيانات العملاء:
*يرجى ملاحظة: تم تجميد شريط العنوان. لذلك، يمكنك إدخال أكبر قدر ممكن من البيانات كما تريد. ستكون أسماء الأعمدة مرئية.
لتدقيق نقاط الإفراج عن البضائع:
دعونا نكرر مرة أخرى: من المنطقي إنشاء مثل هذه الدلائل إذا كانت المؤسسة كبيرة أو متوسطة الحجم.
يمكنك إنشاء تسميات المنتج على ورقة منفصلة:
في هذا المثال، سنستخدم القوائم المنسدلة في جدول محاسبة المستودعات. لذلك، نحن بحاجة إلى الأدلة والتسميات: سنشير إليها.
لنعطي نطاق جدول "التسميات" الاسم: "Table1". للقيام بذلك، حدد نطاق الجدول وأدخل القيمة المقابلة في حقل الاسم (مقابل شريط الصيغة). تحتاج أيضًا إلى تعيين اسم: "Table2" لنطاق جدول "الموردين". سيسمح لك ذلك بالرجوع بسهولة إلى قيمهم.
لتسجيل المعاملات الواردة والصادرة، قم بملء ورقتين منفصلتين.
صنع رأس لـ "الرعية":
المرحلة القادمة - أتمتة ملء الجدول!ومن الضروري التأكد من قيام المستخدم باختيار اسم المنتج والمورد ونقطة المحاسبة من القائمة الجاهزة. يجب أن يتم عرض رمز المورد ووحدة القياس تلقائيًا. يتم إدخال التاريخ ورقم الفاتورة والكمية والسعر يدوياً. يقوم Excel بحساب التكلفة.
لنبدأ في حل المشكلة. أولاً، سنقوم بتنسيق كافة المجلدات على شكل جداول. يعد ذلك ضروريًا حتى يمكن إضافة شيء ما أو تغييره لاحقًا.
أنشئ قائمة منسدلة لعمود "الاسم". حدد العمود (بدون رأس). انتقل إلى علامة التبويب "البيانات" - أداة "التحقق من البيانات".
في الحقل "نوع البيانات"، حدد "القائمة". يظهر حقل "المصدر" الإضافي على الفور. لأخذ قيم القائمة المنسدلة من ورقة أخرى، استخدم الدالة: =INDIRECT("item!$A$4:$A$8").
الآن، عند ملء العمود الأول من الجدول، يمكنك تحديد اسم المنتج من القائمة.
تلقائيا في عمود "الوحدة". يتغير" يجب أن تظهر القيمة المقابلة. لنقم بذلك باستخدام الدالتين VLOOKUP وUND (سوف يتم منع الخطأ الناتج عن الدالة VLOOKUP عند الإشارة إلى خلية فارغة في العمود الأول). معادلة: .
وباستخدام نفس المبدأ، نقوم بإنشاء قائمة منسدلة والإكمال التلقائي لعمودي "المورد" و"الكود".
نقوم أيضًا بإنشاء قائمة منسدلة لـ "نقطة المحاسبة" - حيث تم إرسال البضائع المستلمة. لملء عمود "التكلفة"، استخدم صيغة الضرب (= السعر * الكمية).
نقوم بإنشاء جدول "استهلاك البضائع".
يتم استخدام القوائم المنسدلة في أعمدة "الاسم"، "نقطة تسجيل الشحنة، التسليم"، "المشتري". يتم ملء وحدات القياس والتكلفة تلقائيًا باستخدام الصيغ.
دعنا نفعل " ورقة دوران"("نتائج").
في بداية الفترة قمنا بوضع الأصفار، لأن بدأت صيانة محاسبة المستودعات للتو. إذا تمت صيانته مسبقًا، فسيحتوي هذا العمود على بقايا. الأسماء ووحدات القياس مأخوذة من مجموعة المنتجات.
تتم تعبئة أعمدة "الإيصالات" و"الشحنات" باستخدام الدالة SUMIFS. نحسب الباقي باستخدام العوامل الرياضية.
تحميل برنامج محاسبة المستودعات ( مثال جاهزتم تجميعها وفقًا للمخطط الموضح أعلاه).
لذا فإن البرنامج المترجم بشكل مستقل جاهز.