Въпреки това, за успешен старт и последващо развитие е необходим постоянен мониторинг, който ще се основава на оперативни и надеждна информацияза всички бизнес процеси и преди всичко за движението на стоките и паричните потоци. Малко вероятно е всичко това да бъде осигурено от счетоводител, който води записи и отчети за фискалните власти, освен това в началния етап ще бъде полезно да спестите от постоянен счетоводител и е препоръчително вместо въвеждане на щатна единица; да покани гостуващ специалист. Методи за водене на отчет на стоките в търговията Всички входящи стоки трябва да бъдат въведени в склада, тоест да се запише какво, в какво количество и на каква цена имаме.
Как да следите стоките в магазин ръчно: учете се от грешките на други хора
Тук не можете да разчитате на собствените си знания и умения. Всяка грешка може да струва много пари. Всяка година много собственици на магазини се сблъскват с различни проблеми. Техните трудности винаги се основават на едно и също нещо. Защо е толкова трудно да прекрачиш този праг и да започнеш да действаш правилно? За да знаете как да следите стоките в магазин ръчно, трябва да проучите подробно този въпрос и да се предпазите от възможни задънени улици.Складова програма - Леко счетоводство
Имаме компютър вкъщи. И ние искаме да покажем резултатите за магазина, дали има дефицит или не, кой продукт се продава по-добре, колко сме спечелили. Имайте предвид, че счетоводството в този случай може да се извърши по два начина - общо и по продукти (или аналитично). Но резултатът винаги се получава само чрез одит на магазина или трансфер. Никога не знаем колко и какво сме продали, знаем колко е ОСТАНАЛО! Сумата, както подсказва името, се поддържа на базата на количеството документи.Как да следите стоките в малък магазин?
Ако има повече продавачи, ще има повече тетрадки; всеки трябва да има свои собствени. Движение на стоки и Паривъв вашия магазин се документира във всяка от тетрадките по следната схема: записване на получаването на стоките; регистрация на стоки за обща регистрация; промяна в баланса (баланс); ежедневно освобождаване; седмично счетоводство, при което могат да се установят евентуални несъответствия. Нека да разгледаме примера на обикновен магазин за хранителни стоки.Как да водят записи на стоките или да контролират продавачите в домакинствата
Благодаря предварително. Виктория Гуру (3936) преди 6 години Отчитане на баланса чрез одит. Приходи и разходи – съгл доклад за продукта, съставен от управителя на магазина или старши продавач въз основа на фактури (в размер на фактурата, а не на асортимента) и предадените приходи. Разбира се, някой трябва да провери доклада. Това е единственият и най-лесен изход, ако няма смисъл да инсталирате подходящо оборудване и да наемете счетоводител.Как да следите стоките в търговията на дребно?
Но в по-голямата си част нашите местни предприемачи не са такива, те разбират отлично, че пазарната ситуация изисква гъвкави решения и прословутия човешки фактор все още не е отменен. За успешен старт и дори последващо развитие е необходим постоянен мониторинг, който се основава на бърза и надеждна информация за всички бизнес процеси, протичащи в компанията, и най-вече за движението и паричните потоци. Ще осигури ли това счетоводител, който води отчетност и отчетност за фискалните власти, още повече, че спестяването на постоянен счетоводител в началния етап никак не е на място и вместо въвеждането на щат, по-препоръчително ли е да привлечете входящ специалист или дори да изнесете този проблем? На основата на здравия разум се налага изводът, че воденето на оперативна отчетност на стоките в търговията на дребно по принцип не е свързано нито със счетоводното, нито с данъчното счетоводство. И тук, на Главна роляв изпълнението на продажбите на дребно е назначен Нейно Величество Бележника или Негово Светлост Ексел.Отчитане на стоките в магазин
Сега времето е друго - чек може да се закачи и за липсата на една стотинка запалка... Затова в тази статия отговаряме често задаван въпроспредприемачи: как правилно да отпишете изядените деликатеси и пелените, използвани от собственото ви бебе?И как правилно да водят записи в магазин. Както се оказа, няма толкова малко опции. Прочетете, запомнете и изберете този, който ви подхожда. 1. Ако ситуациите с „разхищение“ на стоки се случват доста рядко за вас и цената на загубата не е висока, най-много по прост начин“скриване” на този “недостиг” ще бъде покупката на този продукт от вас на стандартната цена на магазина.
Оперативното счетоводство в търговията на дребно не е пряко задължителен елемент от счетоводството или данъчно счетоводство. Но точността, навременността и редът в документите ще ви позволят да контролирате стоковите и паричните потоци.
Как да следите стоките: задачи и цели
Преди да говорим за счетоводни методи, важно е да разберем от какво точно ще се състои, как се движат позициите и на какви етапи трябва да се обърне по-голямо внимание на контрола.
Продуктите преминават през няколко етапа:
- поръчка;
- получаване в склада;
- съхранение;
- предаване за изпълнение;
- директна продажба.
Има два метода за отчитане на стоките:
- сума;
- количествен.
За да имате максимални възможности за контрол, струва си да използвате и двата метода. Като се има предвид само цената на стоките, излишъците или липсите могат да бъдат потвърдени само чрез опис. Сумата на несъответствията няма да показва несъответствия по артикул. Трудно е да се оцени и оборотът на отделни групи или звена.
Количествено-кумулативният метод ще даде пълно разбиране на движението на стоките на всички етапи.
Ръчно отчитане на стоки в магазин
Спестяванията са важни за малкия бизнес. Така че, за да не плащате за внедряването на скъпи лицензирани „опаковани“ продукти, обучение и работа на допълнителен персонал, е допустимо стоките да се вземат предвид ръчно. Това е удобно в онези магазини, където се взема предвид само сумата. Най-елементарният и достъпен начин е ръчно записване на сумите на приходите и продажбите в тетрадка.
За по-напредналите предприемачи има подобен метод с помощта на Excel. Колкото по-висока е степента на автоматизация, толкова по-малка е вероятността да се правят грешки поради човешки фактор. Електронните таблици позволяват сортиране и минимален анализ на дейностите.
Програми за продуктово отчитане
Когато ръчната обработка на документи стане непрактична, бизнесът трябва да се обърне към специализирани програми складово счетоводство. Те са представени на пазара в достатъчни количества и са предназначени за клиенти с различна платежоспособност. Използвайки системи, можете да разрешите редица проблеми:
- пълнота на осчетоводяването;
- контрол на стоките на склад, предотвратяване на претоварване на склада;
- вътрешна оперативна отчетност за реализирани позиции и приходи;
- подробен анализ на търговския оборот;
- разумно планиране на доставките;
- контрол на всички етапи на движение на позицията.
Имайки в предвид модерна тенденциявъвеждане на касови апарати, до няколко години почти всеки търговски обект ще трябва да издава касови бележки. Дори и най-младият бизнес може да си позволи да води записи на таблет с облачна услуга. Благодарение на това предприемачът ще може да получава отчети за ключови показатели директно на своя смартфон навсякъде по света.
Автоматизацията на търговията е важен етап от развитието и контрола на бизнес процесите за всички предприятия.
Един начинаещ бизнесмен не може без ясно разбиране как да води записи на стоки в магазин. Има различни счетоводни методи и всеки от тези методи изисква не само специален подход, но и специален документация. Нека да го разберем заедно с примери.
Счетоводни методи в магазин за хранителни стоки
Един магазин, дори и най-малкият, обикновено разполага с търговска част и складово пространство. Стоките се намират и на двете места, но е препоръчително да ги водите отделно.
В допълнение, изборът на счетоводен метод се влияе от номенклатурата и асортимента на стоките: колкото по-широки са те, толкова по-трудно е да се вземат предвид балансите и движението за всеки вид.
IN магазиниИма четири основни метода за отчитане на стоките в склада и на търговския етаж:
1. Номенклатура. Този метод включва отделно счетоводство за всеки артикул (име на продукт). Обикновено на всеки счетоводен обект се присвоява номер и за него се създава специална карта (хартиена или електронна).
Ако счетоводството се извършва ръчно и асортиментът е голям, това е трудоемък метод;
2. парти. Стоките се отчитат на партиди, които се формират при получаване. Например стоките, посочени в товарителницата или TORG-12, се считат за една партида. По-нататъшният контрол върху тяхното движение се извършва като едно цяло (условно);
Всъщност те могат да се различават по класове, цени и дори видове. Но ако сетълментите с доставчиците са на преден план, този метод ви позволява да контролирате перфектно времето на получаване и продажба на всяка партида.
Това, което усложнява ситуацията, е, че една фактура може да съдържа стоки от напълно различни групи с различни условия на съхранение. Следователно с финансовата отговорност и документите всичко става по-сложно.
3. Сортови. Всички стоки са разделени на сортове (групи), имащи общи признаци. Това могат да бъдат зеленчуци, млечни продукти, зърнени храни и др. Продуктите от една група се съхраняват на едно място, което е много удобно за контролиране на оборота.
Но този вид счетоводство се усложнява от разликите в цените на стоките и понякога в мерните единици;
4. Лот-сортов. Първо, стоките се отчитат на партиди (един документ, едно време на получаване), а след това в рамките на партидата стоките се разделят на групи и разновидности. Има повече работа, но повече контрол.
Всеки от тези методи изисква не само специален подход, но и специална документация. Ако методът на номенклатурата използва счетоводни карти, тогава за отчитане на партиди са необходими специални отчети, в които се записва цялата входяща партида стоки.
Защо един магазин се нуждае от организирано счетоводство?
Нека да разгледаме значението на счетоводството, използвайки примера на индивидуалните предприемачи. Бизнесмен кандидатства единичен данъквърху приписан доход, като той не трябва да определя оборота и дохода си за отчитане и плащане на данък.
Той има физически индикатор - площта на търговския етаж, въз основа на който изчислява размера на UTII и го плаща в бюджета.
Следователно преди данъчен офистой ще бъде чист, дори ако не знае колко продукт има в магазина му.
Но колко време ще издържи такъв магазин? В крайна сметка парите, както знаете, обичат да броят и материални ценноститрябва постоянно да се наблюдава.
Освен това успехът на търговията зависи от ефективния търговски оборот и попълването на запасите.
Как можете да разберете колко от нещо е останало, ако не броите стоки?
Изводът е прост: счетоводството е необходимо във всеки търговски обект, независимо от големината му. В края на краищата, той ви позволява да контролирате:
- остатъчна стока в склада;
- оставащи стоки на търговския етаж;
- обем на продажбите;
- срок на годност;
- време на разплащане с доставчици;
- текучество;
- доходи и печалба.
И списъкът продължава. Но също така е ясно, че счетоводството предпазва от кражби, повреди на стоки и опаковане на ненужни продукти. Това означава, че ви позволява да предотвратите преки загуби и, разбира се, да изчислите правилно печалбите.
Следователно всеки предприемач трябва да наеме компетентен счетоводител или самостоятелно да разбере как да води записи на стоки в магазин за хранителни стоки. Дори и да прилага преференциални данъчни режими, които не предвиждат такава необходимост.
Водене на записи на стоки в магазин за хранителни стоки: практически аспекти
Практическото счетоводство в магазин за хранителни стоки започва с въпроса в какъв режим ще се проведе: с помощта на компютър и специална програма или ръчно на хартия?
Разбира се, ако в началото на стартирането на бизнес няма допълнителни средства, можете да се справите с обикновени тетрадки и калкулатор, въпреки че е безспорно, че техническите средства правят процеса по-бърз, по-правилен и организиран.
Особено ако използвате програми, специално разработени за това, от които има много.
Първо, нека да разгледаме какви документи ще са необходими на индивидуален предприемач, отворил магазин за хранителни стоки, за да води правилно записи на стоките.
Не са много от тях:
- фактури от доставчици;
- отчет за приходи, разходи, салда;
- номенклатурни карти или ведомости за счетоводство;
- търговски книги;
- партийни карти.
Наборът от документи зависи от счетоводния метод; не е необходимо да ги поддържате наведнъж.
Например, ако индивидуален предприемач реши да използва метода на партида, той трябва да създаде отчет за всяка партида стоки и да отбележи в него:
- номер и дата на документа за доставка на пратката на стоките;
- наименование на стоковите позиции в партидата;
- количество на стоките (тегло или брой бройки);
- цена;
- дата на изхвърляне;
- списък и брой на пенсионирани длъжности;
- реквизити документ за консумативи(вътрешна фактура, касова бележка, на дребнои така нататък.);
- В края на доставката на стоки се определя крайна дата за картата.
Приходи и разходи на магазин за хранителни стоки. Видео
Такива карти трябва да бъдат въведени консолидиран регистър, в който трябва да посочите номера на партидата и размера на себестойността на стоките в нея, както и да отбележите разписки и разходи.
Ако се използва партидно-сортовият метод, ще са необходими карти за всяка партида и артикулни карти за всеки вид стоки.
Лесно е да започнете да отчитате движението на стоки в програмата за стоково счетоводство Business.Ru Retail, която ще ви позволи да поддържате пълноценно финансово и търговско счетоводство. По всяко удобно за вас време можете да получавате отчети за разходи, разходи за единица стока, брой продадени единици, продажна цена и много други.
Етапи на отчитане на стоките в магазин за хранителни стоки
Обикновено всеки счетоводен метод има три основни етапа, които трябва да бъдат записани в документи:
- остатъци;
- получаване на стоки;
- изхвърляне на стоки.
Остатъците са относително понятие, тъй като те постоянно се променят, ако магазинът работи. Но правилното счетоводство ви позволява да ги записвате поне в началото и в края на работната смяна.
Стоката се получава от доставчика или от вътрешен склад, който може да бъде един за няколко магазина на един собственик.
В същото време не говорим за голяма търговска верига. Един предприемач може да поддържа няколко малки конвенционални сергии в различни райони на града и да има запас от стоки в един общ склад, за да ги доставя.
Доставянето на партида консервирана храна в магазина от такъв склад няма да бъде печалба за индивидуалния предприемач, но ще бъде за магазина.
Продуктът може също да излезе от обращение по различни причини:
- те могат да купят продукта, тогава парите ще отидат в касата;
- стоката може да е повредена или открадната, тогава това е липса;
- Продуктът може да се окаже с лошо качество или с изтекъл срок на годност, тогава той трябва да бъде върнат на доставчика (ако е възможно) или отписан.
Всичко това трябва да бъде своевременно и ясно отразено в документи. Трудността, пред която са изправени новите бизнесмени, се нарича „надценка“. Защото и той трябва да се вземе предвид, а самото осчетоводяване трябва да се извърши веднага с него или без него, във входящи цени, а надценката трябва да се вземе предвид отделно.
Една неправилна, но много проста формула, която използват много предприемачи, изглежда така:
Разписка – Приход = Оставащи стоки.
Всъщност трябва да изглежда така (в края на краищата вече има увеличение на приходите):
(Изходна цена + надценка) – Приход = Баланс.
Този метод на изчисление се нарича сума.
Методът е прост: всъщност това е дневник за приходи и разходи, в който общите стойности се записват в ценово изражение: пристигна фактура, погледна сумата и я записа.
В следващата колона записахме сумата на надценката, сумирахме постъпленията за деня, извадихме сумата на приходите (чрез чекове или действително предадени от продавачите) и получихме салдото в края на деня.
От такъв дневник не се виждат приходи за различните продуктови позиции, както и реалният им оборот. Реалните салда по артикули могат да се установят само след одит. Но обобщаването на резултатите с този метод е проблематично: това може да се направи само в парично изражение.
Няма да можете да определите липси или излишъци по видове стоки, така че просто ще трябва да запишете реалните салда и да изчакате следващата инвентаризация. В същото време всеки може да прави счетоводство.
Ако разширите малко хоризонтите си, можете да комбинирате стоково и финансово счетоводство, както обикновено правят специални компютърни програми.
Вярно е, че в тази ситуация продавачите също ще имат повече работа: ако магазинът няма касов апарат, те ще трябва да записват всички продадени единици стоки. И условният „счетоводител“ ще ги разпредели в списъка поименно: 40 пакета мляко, 120 хляба, 7 кг са продадени на ден. елда, 16 кг. захар и така нататък.
Ако магазинът има голям оборот, това ще отнеме много време. Но горната формула може да се приложи към всяко име.
Алгоритъм за успешно счетоводство в магазин за хранителни стоки
И накрая, нека да разгледаме как нашият начинаещ индивидуален предприемач организира система за отчитане на продукта в своя магазин за хранителни стоки.
На първо място, той реши да не пести от оборудване, защото сега можете да си купите компютър, подходящ за решаване на офис задачи на скромна цена.
Това му позволи да автоматизира системата счетоводствои спестете от заплати на служителите, участващи в този процес.
Отчитането на запасите в Excel е отлично решение за всеки търговско дружествоили производствена организация, за която е важно да се водят записи за количеството използвани материали и Завършени продукти.
На кого могат да помогнат електронните таблици?
Големите компании купуват готови решения в електронен формат за тези цели. Те обаче са доста скъпи, а някои сложни програми изискват работа в склада квалифициран служителс висока заплата. Това не е възможно за стартиращи или малки компании. За щастие има изход и можете да използвате електронни таблици на Excel. Този електронен инструмент, който е на второ място по популярност след офис програмата Word, има функционалност, напълно достатъчна за решаване на проблеми със складовата отчетност.
Няколко важни правила
Тези, които се интересуват от въпроса как да поддържат складови записи, трябва сериозно да обмислят въпроса за създаването на свои собствени от самото начало. компютърна програма. В този случай трябва да се придържате към следните правила от самото начало:
- Първоначално всички директории трябва да бъдат създадени възможно най-точно и задълбочено. По-специално, не можете да се ограничите до просто посочване на имената на стоките и трябва също да посочите артикули, кодове, срокове на годност (за определени видове) и т.н.
- Началните салда обикновено се въвеждат в таблици в парично изражение.
- Трябва да следвате хронологията и да въведете данни за получаването на определени стоки в склада по-рано, отколкото при изпращане до купувача.
- Преди да попълните Excel таблици, е необходимо да се извърши инвентаризация.
- Трябва да предвидите каква допълнителна информация може да е необходима и да я въведете, за да не се налага в бъдеще да уточнявате данните за всеки продукт.
Преди да започнете да разработвате електронна таблица, за да осигурите безпроблемното функциониране на вашия склад, трябва да имате предвид неговите специфики. Общите препоръки в този случай са следните:
- Необходимо е да се съставят указатели: „Купувачи“, „Доставчици“ и „Места за регистрация на стоки“ (малките фирми не ги изискват).
- Ако списъкът на продуктите е относително постоянен, тогава се препоръчва да се създаде тяхната номенклатура под формата на база данни на отделен лист от таблицата. В бъдеще разходите, приходите и отчетите трябва да бъдат попълнени с препратки към тях. Листът в таблицата на Excel със заглавие „Номенклатура” трябва да съдържа наименованието на продукта, продуктови кодове, продуктови групи, мерни единици и др.
- Отчетът се генерира с помощта на инструмента Pivot Table.
- Постъпленията в склада трябва да се записват на лист „Получаване“.
- За проследяване на текущото състояние е необходимо да се създадат листове „Потребление” и „Оставащ”.
Ние създаваме директории
За да разработите програма за водене на инвентарни записи в Excel, създайте файл с произволно име. Например може да звучи като „Склад“. След това попълваме директориите. Те трябва да изглеждат по следния начин:
Доставчици | |||||
Най-малко | Юридически адрес | Коментар | |||
ООО "Москва" | |||||
ООО "Лето-3" | |||||
АД "Утро" |
За да предотвратите изтичането на заглавията, те трябва да бъдат коригирани. За да направите това, в раздела „Преглед“ в Excel трябва да кликнете върху бутона „Замразяване на зони“.
Таблицата „Купувачи“ изглежда по същия начин.
Безплатният софтуер може да предостави удобна и частично автоматизирана услуга, ако създадете в него спомагателна директория с точки за освобождаване на стоки. Вярно е, че ще се изисква само ако компанията има няколко търговски обекта (складове). Що се отнася до организациите, които имат една точка на доставка, няма смисъл да се създава такава директория за тях.
Измервателни точки | |||||
Най-малко | Коментар | ||||
Магазин 1 | |||||
Нашата собствена програма „Склад“: създаване на лист „Получаване“.
Първо, трябва да създадем таблица за елемента. Заглавията му трябва да изглеждат като „Име на продукта“, „Разнообразие“, „Мерна единица“, „Характеристики“, „Коментар“.
- Изберете обхвата на тази таблица.
- В полето „Име“, разположено точно над клетката, наречена „A“, въведете думата „Таблица1“.
- Направете същото със съответния диапазон на листа „Доставчици“. В този случай посочете „Таблица2“.
- Транзакциите за получаване и разход се записват на два отделни листа. Те ще ви помогнат да поддържате записи на инвентара в Excel.
За „Енория“ таблицата трябва да изглежда като фигурата по-долу.
Пристигане на стоки | Доставчик | Точка на измерване | Мерна единица измерено | ||||||
Автоматизация на счетоводството
Складовото счетоводство в Excel може да стане по-удобно, ако потребителят може да избере от готов списък доставчик, наименование на продукта и точка на счетоводство.
при което:
- мерната единица и кодът на доставчика да се показват в таблицата автоматично, без участието на оператор;
- номер на фактура, дата, цена и количество се въвеждат ръчно;
- програмата Warehouse (Excel) изчислява себестойността автоматично, благодарение на математически формули.
За да направите това, трябва да форматирате всички директории под формата на таблица и да създадете падащ списък за колоната „Име“. За това:
- изберете колоната (с изключение на заглавката);
- намерете раздела „Данни“;
- щракнете върху иконата „Проверка на данни“;
- в полето „Тип данни“ потърсете „Списък“;
- в полето „Източник“ посочваме функцията „=INDIRECT("item!$A$4:$A$8")".
- Поставете отметки в квадратчетата до „Игнориране на празните клетки“ и „Списък с приемливи стойности“.
Ако всичко е направено правилно, тогава при попълване на 1-ва колона можете просто да изберете от списъка. В същото време в колона „Ед. промяна" ще се появи съответната стойност.
По същия начин се създават автодовършване за колоните „Код“ и „Доставчик“, както и падащ списък.
За да попълните колоната „Цена“, използвайте формулата за умножение. Трябва да изглежда като „= цена * количество“.
Също така трябва да създадете падащ списък, наречен „Отчетни точки“, който ще посочи къде са изпратени получените стоки. Това се прави точно по същия начин, както в предишните случаи.
"Оборотна ведомост"
Сега, след като почти сте създали удобен инструмент, който позволява на вашата компания да поддържа записи на инвентара в Excel безплатно, всичко, което остава, е да научите нашата програма да показва отчета правилно.
За да направим това, започваме да работим със съответната таблица и задаваме нули в началото на периода от време, тъй като просто ще водим складови записи. Ако е извършено по-рано, тогава балансите трябва да се показват в тази колона. В този случай мерните единици и наименованията на стоките трябва да бъдат взети от номенклатурата.
За да улесни складовото счетоводство, безплатната програма трябва да попълни колоните „Пратки“ и „Постъпления“ с помощта на функцията SUMIFS.
Ние изчисляваме оставащите стоки в склада с помощта на математически оператори.
Така се стигна до програмата „Склад“. С течение на времето можете сами да правите корекции в него, за да направите отчитането на стоките (вашите продукти) възможно най-удобно.
Отчитането на запасите в Excel е подходящо за всяка търговска или индустриална организация, където е важно да се вземе предвид количеството на суровините и готовите продукти. За целта фирмата поддържа складова отчетност. Големите компании, като правило, купуват готови решения за счетоводство в в електронен формат. Днес има много възможности за различни области на дейност.
В малките предприятия движението на стоките се контролира самостоятелно. За тази цел могат да се използват таблици на Excel. Функционалност на този инструментдостатъчно тихо. Нека се запознаем с някои от възможностите и да създадем своя собствена програма за складово счетоводство в Excel.
В края на статията можете, което е анализирано и описано тук.
Как да поддържате записи на инвентара в Excel?
Всяко персонализирано решение за инвентаризация, независимо дали е създадено вътрешно или закупено, ще работи добре само ако се спазват основните правила. Ако пренебрегнете тези принципи в началото, тогава работата ще стане по-трудна по-късно.
- Попълвайте справочниците възможно най-точно и задълбочено. Ако това е продуктова гама, то е необходимо да се въвеждат не само наименованията и количествата. За коректно счетоводство ще ви трябват кодове, артикули, срокове на годност (за отделни отрасли и търговски предприятия) и др.
- Началните салда се въвеждат в количествено и парично изражение. Логично е да се направи инвентаризация, преди да се попълнят съответните таблици.
- Поддържайте хронология при записване на транзакции. Данните за получаване на продукти в склада трябва да бъдат въведени преди изпращането на стоките до купувача.
- Не пренебрегвайте допълнителна информация. Да се компилира маршрутен листШофьорът се нуждае от датата на изпращане и името на клиента. За счетоводство – начин на плащане. Всяка организация има свои собствени характеристики. Редица данни, въведени в програмата за складово счетоводство в Excel, ще бъдат полезни за статистически отчети, начисления заплатиспециалисти и др.
Невъзможно е недвусмислено да се отговори на въпроса как да се поддържат инвентарни записи в Excel. Необходимо е да се вземат предвид спецификите на конкретно предприятие, склад и стоки. Но могат да се направят общи препоръки:
- За да поддържате правилно записи на инвентара в Excel, трябва да създадете справочници. Поемат 1-3 листа. Това е директория „Доставчици“, „Купувачи“, „Точки за отчитане на стоки“. В малка организация, където няма много контрагенти, не са необходими указатели. Не е необходимо да се съставя списък с пунктове за регистриране на стоки, ако предприятието има само един склад и/или един магазин.
- При относително постоянен списък от продукти има смисъл да се създаде продуктова гама под формата на база данни. Впоследствие се попълват квитанции, разходи и отчети с препратки към номенклатурата. Листът „Номенклатура“ може да съдържа наименование на продукта, продуктови групи, продуктови кодове, мерни единици и др.
- Получаването на стоките в склада се записва на лист „Получаване“. Изхвърляне – „Разход“. Текущото състояние е „Остатъци“ („Резерв“).
- Резултати, отчетът се генерира с помощта на инструмента „Pivot Table“.
За да предотвратите изтичането на заглавките на всяка складова счетоводна таблица, има смисъл да ги коригирате. Това се прави в раздела „Преглед“ с помощта на бутона „Замразяване на зони“.
Сега, независимо от броя на записите, потребителят ще види заглавките на колоните.
Excel таблица “Складово счетоводство”
Нека да разгледаме пример как трябва да работи програма за складово счетоводство в Excel.
Ние правим “Указатели”.
За данни на доставчика:
*Формата може да е различна.
За клиентски данни:
*Моля, обърнете внимание: заглавната лента е замразена. Следователно можете да въведете колкото искате данни. Имената на колоните ще бъдат видими.
За да одитирате точките за освобождаване на стоки:
Нека повторим още веднъж: има смисъл да се създават такива директории, ако предприятието е голямо или средно по размер.
Можете да направите продуктова номенклатура на отделен лист:
В този пример ще използваме падащи списъци в таблицата за складова отчетност. Следователно имаме нужда от Справочници и Номенклатура: ще направим препратки към тях.
Нека дадем името на обхвата на таблицата "Номенклатура": "Таблица1". За да направите това, изберете диапазона на таблицата и въведете съответната стойност в полето за име (срещу лентата с формули). Трябва също да зададете име: "Таблица2" на диапазона на таблицата "Доставчици". Това ще ви позволи удобно да се справите с техните стойности.
За да записвате входящи и изходящи транзакции, попълнете два отделни листа.
Изработване на шапка за „Енорията“:
Следващ етап - автоматизация на попълване на таблици!Необходимо е да се уверите, че потребителят избира името на продукта, доставчика и счетоводната точка от готов списък. Кодът на доставчика и мерната единица трябва да се показват автоматично. Ръчно се въвеждат дата, номер на фактура, количество и цена. Excel изчислява цената.
Да започнем да решаваме проблема. Първо, ще форматираме всички директории като таблици. Това е необходимо, за да може нещо да се добави или промени по-късно.
Създайте падащ списък за колоната „Име“. Изберете колоната (без заглавка). Отидете в раздела „Данни“ - инструмента „Проверка на данни“.
В полето „Тип данни“ изберете „Списък“. Веднага се появява допълнително поле „Източник“. За да вземете стойностите за падащия списък от друг лист, използвайте функцията: =INDIRECT("item!$A$4:$A$8").
Сега, когато попълвате първата колона на таблицата, можете да изберете името на продукта от списъка.
Автоматично в колона „Единица“. промяна" трябва да се появи съответната стойност. Нека го направим с помощта на функциите VLOOKUP и UND (ще потисне грешката, произтичаща от функцията VLOOKUP, когато се позовава на празна клетка в първата колона). Формула: .
Използвайки същия принцип, създаваме падащ списък и автоматично попълване за колоните „Доставчик“ и „Код“.
Създаваме и падащ списък за „Отчетна точка” - където са изпратени получените стоки. За да попълните колоната „Цена“, използвайте формулата за умножение (= цена * количество).
Създаваме таблица „Потребление на стоки“.
В колоните „Име“, „Място на регистрация на пратката, доставка“, „Купувач“ се използват падащи списъци. Мерните единици и себестойността се попълват автоматично по формули.
Нека да направим " Оборотна ведомост"("Резултати").
В началото на периода поставяме нули, т.к тепърва започва да се води складово счетоводство. Ако преди това е била поддържана, тогава тази колона ще съдържа остатъци. Имената и мерните единици са взети от продуктовата гама.
Колоните “Постъпления” и “Пратки” се попълват с помощта на функцията SUMIFS. Ние изчисляваме остатъците с помощта на математически оператори.
Изтеглете програмата за складово счетоводство ( готов примерсъставен по описаната по-горе схема).
Така независимо компилираната програма е готова.