Всяка организация, която има служители, е длъжна да изплаща заплати поне два пъти месечно. Документ, потвърждаващ факта на издаване заплати, е платежно нареждане.
Декларация за плащане
Това е основното счетоводен документ, с унифициран формуляр, одобрен с решение на Държавния комитет по статистика през 2004 г. С помощта на една платежна карта можете да издавате заплати, бонуси, обезщетения и други плащания на един или няколко служители наведнъж. Този документ се съставя от счетоводния отдел и трябва да бъде подписан от ръководителя на организацията или друго лице, упълномощено да подпише този документ. Въз основа на извлечението в касата на организацията служителят може да получи възнаграждение за работа. Декларацията най-често се съставя за един календарен месец.
Правила за попълване на ведомост
Както бе споменато по-горе, ведомостта за заплати има строго определена форма и трябва да бъде попълнена в съответствие с всички правила за работа в офиса и правилата, залегнали в закона.
Необходими данни
пълно име на организацията, която превежда заплатите на своя служител;
код според класификатора на предприятия и организации, работещи на територията на Руската федерация;
Сумата, която служителят получава в касата на фирмата (посочена както с цифри, така и с думи);
номер и дата на изготвяне на това плащане;
Пълно име на служителя, който получава дохода;
Периодът от време, за който служителят получава заплащане;
подпис на служителя, удостоверяващ, че е получил Пари;
фамилия, собствено име, бащино име на ръководителя на организацията или лице, упълномощено да подписва фишове за заплати и неговия подпис.
След като счетоводният отдел състави ведомостта, тя се изпраща на касата, за да провери дали данните и информацията, въведени в документа, са попълнени правилно. Не се допуска изявлението да съдържа груби или дребни грешки, както и корекции. Ако е направена грешка, препоръчително е да задраскате неправилния символ, да напишете правилната информация и да посочите корекциите с фразата „коригирано от ___ до ______“, датата на корекцията и подписа на лицата, отговорни за това изявление. .
След изтичане на сроковете, установени от извлечението, касиерът е длъжен да издаде всички суми и да го затвори. Крайният срок за издаване на заплати се определя от организацията, но не може да надвишава пет работни дни. Всички средства, неполучени от служителите съгласно тази декларация, се депозират. Депозирането често се случва, когато служител получи пари от касата на компанията и например поради болест, ваканция или други причини не е могъл да ги получи. В такива случаи средствата трябва да бъдат изпратени обратно на банката.
По-долу се намира стандартна пробаи формуляр за заплати, чиято версия може да бъде изтеглена безплатно.
Използва се за изплащане на заплати на служители на организация.
При използване ведомост за заплатисъгласно формуляр N T-49, други документи за сетълмент и плащане съгласно формуляри N T-51 и T-53 не се съставят.
Само за служители, получаващи заплати с платежни карти фиш за заплата, и не се изготвят ведомости за заплати и ведомости.
Справките се съставят в един екземпляр в счетоводството.
На заглавна страницаведомостта за заплати (формуляр N T-49) и ведомостта за заплати (формуляр N T-53) посочват общата сума за плащане. Разрешението за изплащане на заплати се подписва от ръководителя на организацията или упълномощено от него лице за това. В края на справката се посочват сумите на изплатените и внесените трудови възнаграждения.
Във ведомостта за заплати (формуляр N T-49) и ведомостта за заплати (формуляр N T-53), след изтичане на периода на плащане, срещу имената на служителите, които не са получили заплати, в колони 23 и 5, съответно, знакът „ Депозиран” се прави. Ако е необходимо, номерът на представения документ се посочва в колоната „Забележка“ на формуляр N T-53.
В края на ведомостта, след последното вписване, се изчертава последен ред, за да се посочи общата сума на ведомостта. За размера на изплатените трудови възнаграждения се съставя разходна сметка. касов ордер(Формуляр N KO-2), чийто номер и дата са посочени на последната страница на ведомостта.
Във фишовете за заплати, съставени на компютърни носители, съставът на данните и тяхното местоположение се определят в зависимост от възприетата технология за обработка на информацията. В този случай формулярът на документа трябва да съдържа всички данни от унифицирания формуляр.
·····Резолюция на Държавния комитет по статистика на Руската федерация от 5 януари 2004 г. N 1 „За утвърждаване на унифицирани форми на първична счетоводна документация за отчитане на труда и неговото заплащане“
Разплащателната ведомост за издаване на заплати - можете да я изтеглите от нашия уебсайт - е важен счетоводен документ, използван в рамките на компанията. Нашият материал ще ви помогне да проучите процедурата за попълването му и да научите за изискванията.
Унифицирана форма или обичай
Ведомостта за заплати е един от счетоводните документи, използвани в компанията, който потвърждава процедурата, свързана с издаването на пари в брой от касата.
Като се има предвид правото на фирмите да развиват самостоятелно основно счетоводни документи, възниква въпросът: възможно ли е сами да измислите, одобрите и приложите ведомост или ще трябва да се задоволите с унифицирания формуляр T-53, който е познат на всички?
Отговорът на този въпрос се съдържа в справката на Министерството на финансите от 4 декември 2012 г. № ПЗ-10/2012 г., от която става ясно, че от 2013 г. унифицирани формине са необходими документи.
Това обаче не важи за всички първични заявки - формулярите, установени от упълномощените органи въз основа на федерални закони. Ведомостта за заплати може да се класифицира като такива документи.
ВАЖНО! Използването на ведомост се регулира от Директива на централната банка № 3210-U от 11 март 2014 г. относно извършването на касови операции.
За да не нарушавате процедурата за извършване на касови операции, трябва да използвате ведомост за заплати 0301011 (параграф 2, параграф 6 от Директива № 3210-U). Индекс на заплатите, съответстващ на OKUD 0301011: T-53. Този формуляр е одобрен като унифициран с решение на Държавния статистически комитет на Русия от 5 януари 2004 г. № 1.
Можете да изтеглите формуляра за заплати във формуляр T-53 на нашия уебсайт:
Как да сменим ведомост
Използването на унифицирана ведомост за заплати във формуляр T-53 не е единствената възможност за обработка на издаването на спечелени средства на правоимащо лице. Тази процедура може да бъде завършена и с помощта на други документи - те са предвидени от същата Директива № 3210-U.
Например, можете да издадете заплата на едно лице, като използвате разходен касов ордер (формуляр № КО-2) и организирате групово плащане с помощта на фиш за заплати (формуляр Т-49).
Материалите на нашия уебсайт ще ви помогнат да документирате плащането на вашата заплата:
- „Унифициран формуляр № Т-49 - формуляр и образец“ ;
- „Унифициран формуляр № КО-2 - касов ордер“ .
Задължителни раздели на ведомостта за заплати
Изготвянето на формуляра за разплащателна заплата започва с посочване на името на фирмата и нейната структурна единица.
Отделно във формуляра T-53 се попълва поле за отразяване на съответната сметка - при издаване на заплати се посочва сметка 70 „Разплащания с персонал за заплати“.
След това информацията се въвежда в клетките според времето на плащане на парите. След това попълнете общата издадена сума в извлечението (с цифри и с думи).
ВАЖНО! Продължителността на периода, през който е допустимо да се издават заплати от касата и да се извършват други плащания, се определя от клауза 6.5 от Директива № 3210-U и е 5 работни дни (включително деня на получаване на пари в брой от банката ).
След тази информация са подписите на отговорните лица на компанията: управител и главен счетоводител.
Необходимо е също така да посочите номера на ведомостта и датата на изготвянето му.
Разплащателните фишове за издаване на заплати (формуляр за попълване, който можете да изтеглите на нашия уебсайт) съдържат още едно допълнително поле - за отразяване на периода на фактуриране. Тази информация е важна за правилното регистриране на операцията по изплащане на работна заплата в счетоводните регистри.
В допълнение към подписите на директора и главния счетоводител, ведомостта съдържа подписите на още няколко отговорни лица: счетоводителят, който провери обработката на плащанията; специалистът, извършил операцията за издаване на заплати (касиер или друго упълномощено лице). Посочените подписи с препис на трите имена завършват регистрацията на ведомостта.
Преди да подпише извлечението, касиерът е длъжен да посочи на отделни редове платените и депозирани суми, както и номера и датата на касовия апарат (параграф 4, точка 6.5 от Директива № 3210-U).
Ще говорим за попълването на табличната част на ведомостта в следващия раздел.
Начисления за плащане: попълнете табличната част на извлечението
Основата за попълване на табличната част на формуляра T-53 е листът за заплати. Начисленията се извършват от специалисти на компанията на базата на заплати, тарифи, ставки на парче - в зависимост от формите на възнаграждение, използвани в компанията.
Преди да се въведе информация за спечелените средства в табличната част на ведомостта, се правят необходимите удръжки от начислените суми (издръжка, обезщетение за щети и др.) и се удържа данък върху доходите на физическите лица. Резултатът от изчисленията се вписва в колона 4 на ведомостта.
Всяка сума на изчислената заплата се въвежда в отделен ред на табличната част на листа за изплащане на заплатата (можете да изтеглите формуляра от нашия уебсайт).
За персонализиране на начислените суми в извлечението са предвидени колони 2-3, които съдържат информация за персоналния номер и трите имена на получателя.
Колона 5 от таблицата за заплати е предназначена да потвърди факта на изплащане на средства от касата или да отбележи депозирането на неплатени суми.
Колона 6 „Забележка” заслужава специално внимание. В нормална ситуация, когато парите се получават лично от служители на компанията, те не се попълват. В него се появява информация например при издаване на заплати чрез пълномощник. В този случай в посочения ред касиерът прави запис „по пълномощно“, а самото пълномощно е приложено към ведомостта (клауза 6.1 от Директива № 3210-U).
Къде мога да видя примерен фиш за заплати?
Примерен фиш за заплати можете да изтеглите от нашия уебсайт:
Изтеглете образец на фиш за заплати
Резултати
Разплащателните ведомости включват много задължителни полета: от времето на плащанията в брой до подробно посочване на сумите на изплатените и депозирани заплати.
Няколко души подписват такова изявление: ръководителят на компанията, отговорно лицекойто е извършил плащането, главния счетоводител и счетоводителя, изпълняващ контролни функции.
Справка за издаване на заплати на служителите - платежно нареждане строга отчетност. Има различни варианти за изготвяне на такава документация. Най-правилният е стандартна формаТ-53, който е одобрен. Тази форма дава възможност да се изплащат заплати на значителен брой служители, намалявайки обема на текущата документация.
Как се попълва фиш за заплати?
Разписката се изготвя от счетоводни служители в програмата 1C. Формулярът се попълва в един екземпляр. Отговорността за точността на попълването и надеждността на информацията се носи от главния счетоводител на организацията.
Първичен платежен документможе да съдържа един или няколко листа, в зависимост от броя на служителите, които трябва да извършват плащанията. Първият лист трябва да съдържа първоначални данни за организацията:
- Пълно име;
- Подразделение;
- Код OKPO - общоруски класификатор на предприятия и организации;
- Номер на кореспондентска сметка.
Освен това на главната страница трябва да посочите срока на валидност на формуляра, датата на изготвянето му и общата сума на документа.
По-долу има регистър с данни за служителите:
- Пореден номер на служителя;
- пълното му име;
- Индивидуален персонален номер;
- Длъжност;
- Сумата на платените средства.
Попълненият формуляр се регистрира в съответния дневник и се предава в касата на дружеството, където старши касиерът проверява коректността на въведените данни и приема документа за плащане. В него не трябва да има корекции.
Краен срок за издаване на заплати по ведомост
В съответствие с Кодекса на труда на Русия работодателят има право да определя срокове за изплащане на заплатите чрез издаване на вътрешни заповеди за предприятието, колективни договории т.н. Той обаче поставя и ограничения. Заплатите трябва да бъдат изплатени не по-късно от петнадесет дни след края на периода на плащане. Освен това Законът за труда задължава ръководителите да установяват конкретни датиплащания. Това означава, че те трябва да се извършват редовно в един и същ ден от месеца. Самата касова бележка е валидна не повече от пет работни дни.
Продължителност на съхранение на фишовете за заплати
Отпечатан или попълнен ръчно документ за изплащане на заплата подлежи на задължителна регистрация в специално създаден дневник. Тя трябва да се извършва във всяко предприятие, независимо от броя на служителите в списъка на персонала.
Дневникът за регистрация на формуляра за плащане се попълва през цялата календарна година. Тоест всяка година трябва да започвате нова. Дневниците трябва да се съхраняват в счетоводството пет години.
За предприятия и предприемачи, които са преминали към изплащане на заплати чрез банкови карти, формулярът T-53 е без значение: той се поддържа само в случай на прости плащания през касата на организацията.
Кой подписва фиша за заплати?
След попълването трябва да се провери дали сумите съответстват на документите за сетълмент. Отговорността за този процес се носи пряко от главния счетоводител на предприятието. Той е първият, който подписва формуляра.
При липса на такъв по обективни причини документът се подписва от някой от неговите заместници или друго упълномощено лице, което има право да подписва финансовата документация на институцията.
В процеса на изплащане на заплатите всеки служител се подписва срещу фамилията си, като по този начин удостоверява факта на получаване на сумата, посочена в извлечението.
След приключване на плащането се съставя разходно нареждане, а формуляр Т-53 се заверява от старшия касиер. Общата действително платена сума е посочена с цифри и думи. Ако заплатите на някой служител не са изплатени в рамките на три дни, до името му се поставя знакът „депозиран“ и сумите на действителните плащания се изчисляват, без да се вземат предвид доходите на този служител.
Загубените платежни документи водят до сериозни последици по време на проверката, включително наказателно наказание. В крайна сметка документът се прехвърля в счетоводния отдел, където се заверява от главния счетоводител.
Образец на фиш за изплащане на заплата
Ведомостта за заплати е предназначена да отразява сумите, изплатени на служителите под формата на заплати. Това важи само за плащания в брой. Предприятията, използващи банкови услуги, използват други форми на документация.
Формулярите се разработват индивидуално във всяко предприятие, като се вземат предвид местните разпоредби. В същото време има единен образец, който трябва да се спазва при изготвяне на фактури за плащане.
Колона № 6 „Бележки” е включена, за да може да се посочи номерът на документа. Това е необходимо в случаите, когато вместо служител друго лице получава парични средства чрез пълномощник.
Извлечение от ведомост за заплати
Извлечение от ведомостта е фиш за заплати, който се издава на служителя ежемесечно и безплатно. Член 136 от Кодекса на труда на Руската федерация задължава всеки работодател своевременно да информира служителите си за размера на начислените и удържани суми за съответния период в писмен вид.
Информацията, съдържаща се във фиша за заплати, включва:
- Подробни изчисления на начисленията, направени на служителя;
- Основания и размери на удръжките;
- Информация за съществуващия дълг на предприятието към служителя;
- Пенсионни вноски;
- Обща сума за плащане.
Законодателството на нашата държава предоставя на гражданите право на труд. Същността на работата е да печелите пари, за да осигурите себе си и семейството си. Всеки труд трябва да се заплаща.
Следователно основният документ, който регулира отношенията между служителите и работодателските организации, посочва размера на заплатата.
Такъв документ е трудов договор. Това е набор от всички условия, които са били договорени при назначаването на служител на дадена позиция.
Счетоводният отдел ежемесечно изчислява парите, спечелени от всеки член на работната сила. След това тези суми се кредитират в личните сметки на наетите лица. Някои организации изплащат парите, спечелени от служителите, чрез касов апарат.
Естествено е необходимо да следите средствата, издадени с помощта на извлечението за заплати, чийто формуляр може да бъде изтеглен в края на статията.
Документално осчетоводяване на издадените заплати
Първата задача на такъв документ е да регистрира факта на издаване на пари. Втората функция е поименно посочване на сумите за издаване. Такъв документ се нарича ведомост за заплати.
Законодателството позволява използването на касови и разходни ордери за такива цели. Но това не е съвсем удобно, особено когато в предприятието работи голям екип. За разлика от заповедта, изявлението ви позволява да издавате заплати на няколко служители въз основа на един документ.
Когато попълвате извлечението за заплати (формулярът може да бъде изтеглен по-долу), не забравяйте: нито една колона от документа не може да бъде променяна или прехвърляна по ваша преценка. Следователно, след като изтеглите формуляра, ще трябва само да го попълните.
Естествено, поредният номер на тази декларация е изписан в колоната „номер“. Дата - съответно датата на съставяне. Това не трябва да се бърка с датата на издаване на парите. Може да не съвпадат. И не е задължително издаването да става в същия ден.
Този документ може да има няколко страници. Трябва да посочите техния номер в съответния ред. Техният брой зависи от числеността на персонала на организацията.
След попълване на таблицата извлечението се прехвърля от счетоводния отдел в касата. Преди да направите това, трябва да проверите отново дали е попълнено правилно. Коректността предполага само коректност на имената и номерата. В документа не се допускат зачертавания и корекции.
Ако се установят недостатъци, документът трябва да бъде преработен и издаден отново. Документът се подписва от счетоводителя на заглавната страница.
След извършване на плащането касиерът попълва извлечението. Той го подписва (последния лист) и го предава на главния счетоводител за одобрение.
По-долу е стандартна декларация за заплати, чийто формуляр може да бъде изтеглен безплатно.