KABINET MINISTARA REPUBLIKE TATARSTAN
RESOLUCIJA
O jedinstvenom međuresornom sistemu elektronskog upravljanja dokumentima Republike Tatarstan
U skladu sa Uredbom predsjednika Republike Tatarstan od 5. februara 2009. N UP-52 „O jedinstvenom međuresornom elektronskom sistemu upravljanja dokumentima u Republici Tatarstan“ iu cilju stvaranja uslova za efikasnu interakciju informacija i dokumentacije u Republike Tatarstan, stvaranjem jedinstvenog informacionog prostora Republike Tatarstan, Kabinet ministara Republike Tatarstan odlučuje:
(preambula izmijenjena i dopunjena Rezolucijom Kabineta ministara Republike Tadžikistan od 27. avgusta 2015. N 625)
1. Odobrite priloženo:
Pravilnik o jedinstvenom međuresornom sistemu elektronskog upravljanja dokumentima Republike Tatarstan;
(izmijenjeno i dopunjeno Rezolucijom Kabineta ministara Republike Tadžikistan od 27. avgusta 2015. godine N 625)
Pravilnik o Republičkom registru ovlašćenih lica;
stav više ne važi. - Rezolucija Kabineta ministara Republike Tadžikistan od 27. avgusta 2015. godine N 625.
2. Poveri Ministarstvu informisanja i komunikacija Republike Tatarstan funkcije operatera jedinstvenog međuresornog sistema za upravljanje elektronskim dokumentima Republike Tatarstan (u daljem tekstu: operator sistema), koji upravlja navedenim sistemom.
(sa dopunama i dopunama Rezolucije Kabineta ministara Republike Tadžikistan od 17. avgusta 2012. godine N 712, od 27. avgusta 2015. godine N 625)
3. Ministarstvo finansija Republike Tatarstan, prilikom formiranja budžeta Republike Tatarstan za narednu finansijsku godinu i za planski period, obezbjeđuje raspodjelu sredstava Ministarstvu informisanja i komunikacija Republike Srpske. Tatarstan za funkcionisanje jedinstvenog međuresornog sistema elektronskog upravljanja dokumentima Republike Tatarstan u okviru sredstava namenjenih za rad informacionih i komunikacionih tehnologija u organima državnih organa i lokalnih samouprava Republike Tatarstan.
(klauzula 3 izmijenjena i dopunjena Rezolucijom Kabineta ministara Republike Tadžikistan od 27. avgusta 2015. godine N 625)
4. Pozvati organe lokalne samouprave da u obavljanju svojih aktivnosti koriste jedinstveni međuresorni sistem elektronskog upravljanja dokumentima Republike Tatarstan.
(izmijenjeno i dopunjeno Rezolucijom Kabineta ministara Republike Tadžikistan od 27. avgusta 2015. godine N 625)
5. Kontrola nad sprovođenjem ove Rezolucije poverena je šefu kabineta ministara Republike Tatarstan, Š.Kh.Gafarovu.
premijer
Republika Tatarstan
R.N.MINNIKHANOV
Pravilnik o jedinstvenom međuresornom sistemu elektronskog upravljanja dokumentima Republike Tatarstan
Odobreno
Rezolucija
Kabinet ministara
Republika Tatarstan
od 31. decembra 2009. godine N 920
1. Opšte odredbe
1.1. Ovi propisi su izrađeni u skladu sa Federalnim zakonom od 22. oktobra 2004. N 125-FZ "O arhiviranju u Ruskoj Federaciji", Federalnim zakonom od 27. jula 2006. N 149-FZ "O informacijama, informacionim tehnologijama i zaštiti informacija" , Federalni zakon od 6. aprila 2011. N 63-FZ „O elektronskom potpisu“, Uredba Vlade Ruske Federacije od 15. juna 2009. N 477 „O odobravanju Pravila kancelarijskog rada u federalnim izvršnim tijelima“, Uredba o Vlada Ruske Federacije od 22. septembra 2009. N 754 „O odobravanju Pravilnika o sistemu međuresornog elektronskog upravljanja dokumentima“, naredbom Ministarstva kulture Ruska Federacija od 18. januara 2007. N 19 „O odobravanju Pravila za organizovanje čuvanja, nabavke, računovodstva i korišćenja dokumenata Arhivskog fonda Ruske Federacije i drugih arhivskih dokumenata u državnim i opštinskim arhivima, muzejima i bibliotekama, organizacijama Ruska akademija nauka", naredbom Ministarstva kulture Ruske Federacije od 31. marta 2015. N 526 „O odobravanju pravila za organizovanje skladištenja, nabavke, evidentiranja i korišćenja dokumenata Arhivskog fonda Ruske Federacije i ostali arhivski dokumenti u državnim organima, lokalnim samoupravama i organizacijama”, Zakon Republike Tatarstan od 13. novembra 2007. N 58-ZRT „O informacionim sistemima i informatizaciji Republike Tatarstan”, Zakon Republike Tatarstan od 20. jula , 2017 N 63-ZRT "O arhiviranju u Republici Tatarstan", .
(tačka 1.1 izmijenjena i dopunjena Rezolucijom Kabineta ministara Republike Tadžikistan od 29. decembra 2018. N 1317)
1.2. Ovom Uredbom se utvrđuje postupak razmjene elektronskih dokumenata, sredstava elektronskog potpisa, kao i postupak ispitivanja vrijednosti, prijema i čuvanja elektronskih dokumenata kreiranih u jedinstvenom međuresornom sistemu za upravljanje elektronskim dokumentima Republike Tatarstan.
(tačka 1.2 izmijenjena i dopunjena Rezolucijom Kabineta ministara Republike Tadžikistan od 29. decembra 2018. N 1317)
1.3. Izrazi koji se koriste u ovim Pravilima:
elektronski potpis (u daljem tekstu - ES) - informacije u elektronski oblik, koji je priložen ili na drugi način povezan sa drugim informacijama u elektronskom obliku (potpisane informacije) i koji se koristi za identifikaciju osobe koja potpisuje informacije;
papirna kopija elektronskog dokumenta - dokument koji je primljen štampanjem elektronskog dokumenta iz jedinstvenog međuresornog sistema za upravljanje elektronskim dokumentima Republike Tatarstan i overen od lica ovlašćenog za overu elektronskih dokumenata;
UMSED korisnik - pojedinac koji ima u UMSED-u račun i ličnu lozinku koja pristupa EMSED-u radi dobijanja potrebnih informacija i obavljanja različitih operacija sa elektronskim dokumentima.
1.4. Operater UMSED-a je Ministarstvo informacija i komunikacija Republike Tatarstan.
2. Procedura za rad učesnika UMSED-a sa elektronskim dokumentima potpisanim elektronskim potpisom
2.1. Elektronski dokumenti se kreiraju, obrađuju i pohranjuju u UMSED.
2.2. Elektronske kopije papirnih dokumenata kreiraju se u slučajevima kada se radi sa elektronske kopije papirnih dokumenata nije u suprotnosti sa zakonom i osigurava pogodnu obradu i korištenje informacija sadržanih u papirnom dokumentu.
2.3. Za potpisivanje elektronskih dokumenata učesnika UMSED-a koristi se elektronski potpis.
2.4. Svaki učesnik UMSED-a određuje ovlašćeno lice (ovlašćena lica) koje ima (ima) elektronske potpise uz pomoć kojih se potpisuju elektronski dokumenti.
2.5. Prilikom pregleda, potpisivanja i dogovaranja elektronskih dokumenata u UMSED-u, službena lica koja imaju elektronski potpis dužna su da ih potpišu samo uz pomoć elektronskog potpisa.
2.6. Prijem i slanje elektronskih dokumenata obavljaju službeničke službe i kancelarije učesnika UMSED-a.
2.7. Registracija elektronskih dokumenata u UMSED vrši se u skladu sa propisima pravni akti Ruske Federacije i Republike Tatarstan, kojim se uređuje obim kancelarijskog rada u državnim organima.
2.8. UMSED evidentira datum i vrijeme slanja elektronskog dokumenta, njegov registarski broj, podatke o pošiljaocu dokumenta (puno ime, ime učesnika UMSED-a).
2.9. Dostava i slanje elektronskih dokumenata vrši se putem informacione tehnologije.
2.10. Učesnik UMSED-a je dužan da registruje elektronske dokumente primljene preko UMSED-a u roku od jednog sata od trenutka kada ih organizacija primi.
2.11. Dokumenti primljeni nakon završetka radnog dana ili na praznici, registrovani su u roku od prvog sata narednog radnog dana.
2.12. Elektronski dokumenti primljeni od strane učesnika UMSED-a prolaze inicijalnu obradu i registraciju u službenim službama.
2.13. U EMSED-u se elektronski dokumenti prenose i pohranjuju zajedno sa podacima o njihovoj registraciji.
2.14. Primarna obrada primljenih elektronskih dokumenata uključuje provjeru autentičnosti elektronskog potpisa, ispravne dostave elektronskih dokumenata i prisutnosti priloga uz iste.
2.15. Obračunska jedinica elektronskog dokumenta je elektronski dokument registrovan u Jedinstvenom sistemu elektronske dokumentacije.
2.16. Izvršeni elektronski dokumenti sistematizovani su u dosijee u skladu sa nomenklaturom dosijea učesnika UMSE.
2.17. Elektronski dokumenti, nakon izvršenja, podliježu čuvanju u UMSED-u u rokovima propisanim zakonom za slična dokumenta na papiru.
2.18. Čuvanje elektronskih dokumenata mora biti praćeno skladištenjem odgovarajućih sertifikata elektronskih ključeva i softver, pružajući mogućnost provjere elektronskog potpisa pohranjenih elektronskih dokumenata.
2.19. Nakon isteka utvrđenog perioda skladištenja elektronskih dokumenata u unutrašnjem kolu Jedinstvenog sistema elektronskih podataka, obavezna je provera vrednosti elektronskih dokumenata, slično kao i dokumenata na papiru.
Na osnovu rezultata ispitivanja vrijednosti na osnovu akta o dodjeli za uništavanje, koji je odobrio rukovodilac učesnika UMSED-a, elektronski dokumenti uključeni u akt podliježu uništavanju (brisanju).
Nakon isteka roka privremenog čuvanja (slično dokumentima na papiru), elektronski dokumenti se prenose na čuvanje u modul „Arhiva organizacije“ EMSED-a sa pratećim skupom podataka u skladu sa tačkom 2.18. ovog pravilnika.
Nakon isteka roka privremenog čuvanja u modulu „Arhiv organizacije“, elektronski dokumenti se prenose na čuvanje u odgovarajuću državnu ili opštinsku arhivu preko Jedinstvenog informacionog sistema za čuvanje podataka (USED) u modul „Državni arhiv“ jedinstvene arhivski informacioni sistem Republike Tatarstan, sličan dokumentima na papiru.
(klauzula 2.19 izmijenjena i dopunjena Rezolucijom Kabineta ministara Republike Tadžikistan od 29. decembra 2018. N 1317)
2.20. U UMSED-u, služba kancelarijskog upravljanja vodi evidenciju o pristiglim, kreiranim i poslanim elektronskim dokumentima.
2.21. Za potrebe evidentiranja i pretraživanja elektronskih dokumenata u Jedinstvenom elektronskom listu podataka koriste se sljedeće obavezne informacije o elektronskim dokumentima:
odredište;
položaj, prezime i inicijale osobe koja je potpisala dokument;
naziv vrste dokumenta;
datum dokumenta;
registarski broj dokumenta;
datum registracije ulaznog dokumenta;
registarski broj ulaznog dokumenta;
podatke o povezanim dokumentima (datum dokumenta, registarski broj, puno ime i mjesto potpisnika);
naslov teksta ( sažetak dokument);
indeks predmeta prema nomenklaturi predmeta;
broj listova glavnog dokumenta;
oznaka prijave (ukupan broj prijavnih listova);
uputstvo za izvršenje dokumenta (izvršilac, nalog, datum izvršenja);
pečat ograničenja pristupa;
informacije o elektronskom potpisu;
odgovorni izvršilac dokumenta.
(klauzula 2.21 izmijenjena i dopunjena Rezolucijom Kabineta ministara Republike Tadžikistan od 29. decembra 2018. N 1317)
2.22. Učesnici UMSED-a dužni su osigurati usklađenost sa zahtjevima važećeg zakonodavstva o elektronskom potpisu.
2.23. EMSED operater obavlja sljedeće funkcije:
organizaciona i metodološka podrška EMSED-a;
obezbjeđivanje rada EMSED-a.
3. Procedura za rad učesnika UMSED-a sa papirnim kopijama elektronskih dokumenata
3.1. Elektronski dokument se može ispisati na papir ako je potrebno pribaviti papirnu kopiju.
3.2. Ovjeru papirnih kopija elektronskih dokumenata vrše ovlašćena lica upisana u Republički registar ovlaštenih lica koja ovjeravaju elektronska dokumenta.
3.3. Elektronski dokumenti potpisani elektronskim potpisom ovlašćenog lica organa javne vlasti, upućeni pravnim i (ili) fizičkim licima, šalju se na adresu na papiru bez svojeručnog potpisa ovlašćenog lica.
3.4. Papirna kopija elektronskog dokumenta mora sadržavati sljedeću obaveznu oznaku:
„Kopija elektronskog dokumenta. Elektronski dokument je potpisan
elektronski potpis
_________________________________________________________________________".
(navesti radno mjesto, puno ime i prezime osobe koja je potpisala elektronski dokument
elektronski potpis)
Takođe, elektronski dokument mora sadržati sledeće obavezne podatke na svakom listu:
broj i datum registracije elektronskog dokumenta;
datum i vrijeme štampanja papirne kopije elektronskog dokumenta sa naznakom naziva organizacije, punim nazivom. lice koje je ovjerilo papirnu kopiju elektronskog dokumenta.
3.5. Elektronski dokument i njegove kopije na papiru moraju biti vjerodostojne.
3.6. Prilikom slanja adresama, papirna kopija elektronskog dokumenta mora sadržavati pečat učesnika UMED-a koji je izradio elektronski dokument i svojeručni potpis lica ovlaštenog za ovjeru elektronskih dokumenata, kao i natpis „Za ovjeru kopija elektronskih dokumenata dokumenata.”
3.7. Otisak pečata se stavlja na papirnu kopiju elektronskog dokumenta pored detalja „Potpis“.
4. Osiguranje rada EMSED-a
4.1. Operater osigurava rad UMSED-a izvođenjem niza sljedećih mjera:
organizacija i korištenje alata za sigurnost informacija u punom obimu njihove funkcionalnosti;
osiguranje integriteta obrađenih podataka;
osiguranje antivirusne zaštite informacija;
osiguranje rezervnih kopija, oporavka i arhiviranja baza podataka, kao i procedure ažuriranja antivirusnih baza podataka;
dirigovanje elektronski časopis u UMSED-u o radnjama koje su izvršili korisnici u UMSED-u, sa naznakom datuma i vremena njihovog izvršenja;
osiguranje operativnosti softvera i hardvera;
analiza i otklanjanje softverskih i hardverskih kvarova i grešaka uočenih tokom rada;
popravka ili zamjena neispravnog softvera i hardvera.
5. Priključak na UMSED i uslovi za njegovo korištenje
5.1. Povezivanje državnih organa Republike Tatarstan, organa lokalne samouprave Republike Tatarstan, državnih i opštinskih institucija Republike Tatarstan na Jedinstveni posrednički sistem vrši se besplatno.
5.2. Povezivanje drugih organizacija sa UMSED-om, uključujući uz učešće Republike Tatarstan i organa lokalne uprave Republike Tatarstan, vrši se na osnovu naloga Kabineta ministara Republike Tatarstan.
6. Pravilnik za pristup elektronskim dokumentima u UMSED-u
6.1. Pristup elektronskim dokumentima u UMSED-u je ograničen na osnovu jedinstvenih naloga i lozinki dodijeljenih korisnicima UMSED-a.
6.2. Korisnici UMSED-a odgovorni su za čuvanje lozinki u tajnosti. Da obezbedi sigurnost informacija Operator UMSED-a inicira obaveznu promjenu lozinki za korisnike UMSED-a najmanje dva puta godišnje.
6.3. Kreiranje, modifikovanje i brisanje korisničkih naloga UMSED vrši operater UMSED-a na osnovu podnetih zahteva učesnika UMSED-a sa navođenjem brojeva i datuma relevantnih naloga za organ (organizaciju).
6.4. Korisnici UMSED-a podrazumevano dobijaju pristup elektronskim dokumentima u kojima je UMSED korisnik pošiljalac, primalac ili izvršilac.
6.5. Pristup svim dokumentima učesnika UMSED-a sa pravom izmjene ili uništavanja elektronskog dokumenta operater UMSED-a omogućava korisniku UMSED-a isključivo na osnovu naloga učesnika UMSED-a da mu se dodijele odgovarajuća prava.
Pravilnik o Republičkom registru ovlašćenih lica za overu elektronskih dokumenata
Odobreno
Rezolucija
Kabinet ministara
Republika Tatarstan
od 31. decembra 2009. godine N 920
1. Republički registar ovlašćenih lica za overu elektronskih dokumenata (u daljem tekstu: Registar) formira se i održava u skladu sa Ukazom predsednika Republike Tatarstan od 5. februara 2009. N UP-52 „O jedinstvenoj međuresornoj elektronskoj sistem upravljanja dokumentima u Republici Tatarstan”.
2. Izrazi koji se koriste u ovim Pravilima:
elektronsko upravljanje dokumentima - protok dokumenata pomoću informacionog sistema;
elektronski dokument koji se prenosi komunikacijskim kanalima - informacije pripremljene, poslane, primljene ili pohranjene korištenjem elektronskih, magnetskih, optičkih ili sličnih sredstava, uključujući razmjenu informacija u elektronskom obliku i elektronskom poštom;
jedinstveni međuresorni sistem elektronskog upravljanja dokumentima Republike Tatarstan (u daljem tekstu UMSED) - država Informacioni sistem razmenu elektronskih dokumenata u Republici Tatarstan, kao i kreiranje, korišćenje, prenos i čuvanje elektronske organizacione i administrativne dokumentacije u Republici Tatarstan;
Učesnici UMSED-a - državni organi Republike Tatarstan, organi lokalne uprave Republike Tatarstan, državne i opštinske institucije Republike Tatarstan i druge organizacije, uključujući uz učešće Republike Tatarstan i organa lokalne samouprave Republike Tatarstan, priključen na UMSED na način odobren ovim Pravilnikom;
EMSED operater - Ministarstvo informacija i komunikacija Republike Tatarstan.
3. Registar se formira i vodi radi evidentiranja ovlašćenih lica koja imaju pravo ovjeravanja dokumenata primljenih štampanjem elektronskih dokumenata iz Jedinstvene elektronske baze podataka.
4. Računovodstveni objekti Registra su pojedinci koji su po nalogu (odluci) relevantnih učesnika UMSED-a ovlašćeni da ovjeravaju papirne kopije elektronskih dokumenata (u daljem tekstu: Ovlaštena lica).
5. Registracija ovlašćenih lica vrši operater UMSED.
6. Osnov za upis ovlašćenih lica u Registar i isključenje iz istog je naredba (odluka) kojom se relevantnom učesniku UMSED-a daje ovlašćenje da overava papirne kopije elektronskih dokumenata.
7. Za unos podataka o Ovlašćenom licu u Registar, radi brisanja Ovlašćenog lica iz Registra, učesnik UMSED-a šalje sledeća dokumenta Operatoru UMSED-a:
kopiju naredbe (odluke), ovjerenu na propisan način, kojom se zaposleniku učesnika UMSEDS-a daje ovlaštenje da ovjerava papirne kopije elektronskih dokumenata;
zahtjev za unošenje podataka o zaposlenom ovlašćenom za ovjeravanje papirnih kopija elektronskih dokumenata u Registar na obrascu u skladu sa Prilogom broj 1. ovog pravilnika;
prijava za isključenje zaposlenog iz Registra na obrascu u skladu sa Prilogom broj 2. ovog pravilnika.
8. Dokumenti primljeni od učesnika UMSED-a evidentiraju se na propisan način u odjelu kancelarijskog poslovanja od strane operatera UMSED-a.
9. Vrijeme obrade zahtjeva za upis Ovlašćenog lica u Registar zaprimljenog od strane operatera UMSED-a ne smije biti duže od tri radna dana, za isključenje iz Registra - jedan radni dan.
10. Na osnovu dokumenata primljenih od učesnika UMSED-a i registrovanih na propisan način, u Registar se upisuju sledeći podaci o Ovlašćenom licu:
pozicija, puno ime;
datum početka i isteka ovlasti za overu dokumenata primljenih štampanjem elektronskih dokumenata iz Jedinstvene elektronske baze podataka;
detalji naloga (odluke) učesnika EMSED-a.
11. Dokumenti primljeni od strane UMSED operatera i obrađeni na propisan način čuvaju se u posebnom nomenklaturnom dosijeu najmanje pet godina nakon isteka (prekidanja) mandata Ovlašćenog lica za ovjeru dokumenata primljenih štampanjem elektronskih dokumenata. iz UMSED-a.
12. Odgovornost za potpunost i tačnost informacija navedenih u dokumentima dostavljenim operateru UMSED snose učesnici UMSED-a.
13. Podaci sadržani u Registru su otvoreni i javno dostupni i može ih objaviti EMSED operater na zvaničnom portalu Republike Tatarstan.
Prilog broj 1. Prijava za upis zaposlenog ovlašćenog za ovjeravanje papirnih kopija elektronskih dokumenata u Republički registar ovlaštenih lica za ovjeru elektronskih dokumenata (Obrazac)
Dodatak br. 1
prema Pravilniku
o republičkom registru
ovlašćena lica
ovjeravanje elektronskih dokumenata
Izjava
o uključivanju radnika ___________________________________________________,
ovlašteni za ovjeravanje papirnih kopija elektronskih dokumenata,
u Republički registar ovlašćenih lica,
ovjeravanje elektronskih dokumenata
Na osnovu naredbe (odluke) _______________________________________
(pun naziv organizacije)
Od "__" ________ 20__ godine
Molim Vas da upišete u Republički registar ovlašćenih lica koja overavaju
elektronski dokumenti, ___________________________________________________
(pozicija, puno ime i prezime zaposlenog)
Kontakt telefon: _____________ faks: ____________ e-mail: ______________
Potvrđujem tačnost informacija.
Šef organizacije:
M.P. "__" ________ 20__ godine
Zaposleni u organizaciji:
______________________ __________________________________________________
(pozicija) (potpis, prepis potpisa - puno ime i prezime)
M.P. "__" ________ 20__ godine
Prilog broj 2. Prijava za isključenje zaposlenog iz Republičkog registra ovlašćenih lica za ovjeru elektronskih dokumenata (Obrazac)
Dodatak br. 2
prema Pravilniku
o republičkom registru
ovlašćena lica
ovjeravanje elektronskih dokumenata
Izjava
o isključenju radnika _______________________________________
(pun naziv organizacije)
iz Republičkog registra ovlašćenih lica,
ovjeravanje elektronskih dokumenata
Tražim da budete izbrisani iz Republičkog registra ovlašćenih lica,
ovjera elektronskih dokumenata, ________________________________________________
(pozicija, puno ime i prezime ovlaštene osobe)
___________________________________________________________________________
Razlog isključenja službenika ovlaštenog za ovjeravanje papirnatih kopija
elektronski dokumenti iz Republičkog registra ovlašćenih lica,
ovjera elektronskih dokumenata:
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
Šef organizacije:
(pozicija) (potpis, prepis potpisa - puno ime i prezime)
M.P. "__" ________ 20__ godine
Zaposleni u organizaciji:
_______________________ _________________________________________________
(pozicija) (potpis, prepis potpisa - puno ime i prezime)
M.P. "__" ________ 20__ godine
Ugovor o informacionoj interakciji zaključen između Državnog unitarnog preduzeća „Centar za informacione tehnologije Republike Tatarstan“ i državnih organa Republike Tatarstan, lokalnih vlasti...
Odobreno
Rezolucija
Kabinet ministara
Republika Tatarstan
Sporazum o informacionoj interakciji zaključen između državnog unitarnog preduzeća "Centar za informacione tehnologije Republike Tatarstan" i državnih organa Republike Tatarstan, lokalnih samouprava, teritorijalne vlasti savezne izvršne vlasti i druge organizacije
Elektronsko upravljanje dokumentima je proces u kojem važnih dokumenata, koji ulaze u organizaciju, pohranjuju se, prenose između zaposlenih i šalju trećim licima u digitalnom obliku. To mogu biti dokumenti bilo koje vrste: rezolucije, prepiske, povelje, izvještaji.
Istovremeno, preko servisa e-uprave Republike Tadžikistan prolaze kao interna dokumenta organizacije, i eksterne, usmjerene iz ili za druge organizacije. Sistem se aktivno implementira za upotrebu u oba vladine agencije kako divizije tako i komercijalne organizacije, iako za to koriste razne usluge.
Prednosti
Elektronska vlada Tatarstana uvelike olakšava i ubrzava interakciju ne samo između organizacija, već i između zaposlenih i menadžera iste kompanije. Postoje i drugi razlozi zašto mnoge organizacije biraju ovu vrstu interakcije.
- Zahvaljujući usluzi elektronskog upravljanja dokumentima Tatarstan, osiguran je visok stepen sigurnosti i povjerljivosti podataka. Korisnik nema mogućnost da slučajno dobije pristup povjerljivim informacijama, kao što se može dogoditi prilikom kruženja dokumenata u papirnoj formi. Osim toga, značajno je smanjena vjerovatnoća da će informacije koje predstavljaju poslovnu tajnu pasti u pogrešne ruke;
- Korištenje službene web stranice intra.tatar.ru štedi vrijeme prilikom dopisivanja. Ovo je važno u slučajevima kada je dokument hitno potreban. Pismo u papirnom obliku mora biti uručeno, registrovano i proslijeđeno odjeljenju. Ovo može potrajati nekoliko dana. Kada koristite elektronsko upravljanje dokumentima, digitalna verzija pisma ili žalbe može se primiti mnogo brže;
- Ubrzati i pojednostaviti cirkulaciju dokumenata između zaposlenih;
- Pojednostavljenje rada sa dokumentima zbog njihove veće sistematizacije. Sada nema potrebe za dugotrajnim traženjem papirnih ekvivalenata narudžbi ili drugih materijala;
- Sigurnost dokumenata, pouzdanost njihovog prijenosa i skladištenja značajno su povećani. Pismo se neće izgubiti tokom procesa prosljeđivanja, utjecaj je isključen ljudski faktor o pouzdanosti skladištenja podataka.
Zbog ovih i nekih drugih razloga, sve veći broj organizacija prelazi na digitalni sistem upravljanja dokumentima Tatarstana: intra.tatar.ru ili cdoc.tatar.ru.
Ulaz
Samo određeni korisnici mogu ući na službenu web stranicu Elektronske vlade Republike Tatarstan. Nema pristupa privatnim licima. Ako korisnik ima pristup stranici intra.tatar.ru, tada za ulazak u svoj lični odjeljak mora učiniti sljedeće:
- Pokrenite internet pretraživač na računaru sa kojeg ste već otvorili portal za elektronsko upravljanje dokumentima (iz bezbednosnih razloga, pristup sajtu sa računara sa drugom IP adresom može biti ograničen);
- Idite na web stranicu intra.tatar.ru;
- Otvara se stranica za unos ličnih podataka i autorizaciju na stranici;
- U koloni „Organizacija“ korisnik treba da sa padajuće liste odabere organizaciju koja mu je omogućila pristup sajtu (lista se pojavljuje kada kliknete na strelicu sa desne strane u polju ili kada pokušate da postavite kursor u polje za unos);
- Slično, u koloni za unos “Zaposleni” korisnik mora odabrati svoje prezime i inicijale;
- Unesite lozinku koja je data korisniku prilikom otvaranja pristupa stranici;
- Kliknite na dugme "Prijava".
Nakon toga, korisnik se prebacuje na Personal Area na web stranici intra.tatar.ru i dobiva pristup dokumentima, dolaznoj i odlaznoj korespondenciji svog odjela. Tako svaki korisnik dobija pristup samo onim informacijama na koje je direktno povezan.
Personal Area
Nakon autorizacije na Intra Tatar web stranici ili cdoc.tatar.ru, imate priliku da pristupite svom ličnom dijelu. Kombinira nekoliko usluga i usluga. Centralni blok na vrhu stranice sadrži sljedeće linkove:
- Elektronsko upravljanje dokumentima je glavni dio portala u kojem se odvija rad sa dokumentima. Prijem, slanje i druge operacije.
- Informaciono-analitički sistem je usluga sa kojom možete brzo analizirati veliku količinu podataka;
- Otvoreni Tatarstan - informacije i izvještaji iz odjela, zapravo, link vodi na istoimenu službenu web stranicu;
- Državne službe - link vodi na web stranicu.
Ispod su tri dugmeta sa dodatnim uslugama. Klikom na prvu, možete brzo platiti usluge koristeći sistem sličan službenoj web stranici državnih službi Republike Tatarstan. Drugo dugme vodi do servisa za. Kada kliknete na treće dugme, korisnik odlazi na stranicu koja sadrži informacije o tome kako poboljšati svoju informatičku pismenost.
Rad sa dokumentima
Kada kliknete na link „Elektronski tok dokumenata“, korisnik se prebacuje u odjeljak za rad sa dokumentima. Sve trenutne dokumente dijeli u mnoge kategorije (priprema za slanje, zahtijevaju potpis, itd.) kako bi se s njima lakše radilo i pronalazilo.
Usluga je intuitivna, ali ako i dalje imate pitanja, možete kontaktirati tehničku podršku telefonom ili slanjem zahtjeva putem e-pošte.
Svi kontakti su navedeni u gornjem desnom dijelu ekrana vašeg ličnog naloga.
Upravljanje elektronskim dokumentima je proces razmjene elektronskih dokumenata putem telekomunikacionih kanala EDF operatera.
Upravljanje elektronskim dokumentima (EDF) odvija se kroz sistem operatera EDF koji je uključen u mrežu povjerenja Federalne porezne službe Ruske Federacije.
Proces elektronske razmjene dokumenata
Jedna organizacija šalje drugu datoteku dokumenta. Primalac ga prima za nekoliko sekundi na svom računaru. Prilikom slanja dokumenta, operater automatski provjerava legitimnost elektronskog potpisa kojim je dokument overen i usklađenost formata dokumenta sa zakonskim zahtjevima. Ako dokument zahtijeva dvosmjerni potpis, primalac ga također potpisuje elektronski ili odbija potpis i traži prilagođavanje.
Elektronski dokument je datoteka ovjerena elektronskim potpisom. Nije potrebno štampati, jer je pravno značajan original. u elektronskom formatu
Sertifikat elektronskog potpisa
Za početak rada u EDF operatorskom sistemu morate imati certifikat kvalifikovanog elektronskog potpisa (CES). EPC daje pravni značaj dokumenta bez zaključka dodatni ugovori između ugovornih strana.
- Ako imate elektronski potpis koji se koristi za prijavljivanje regulatornim tijelima, ne morate kupovati novi.
- U nedostatku CEP-a, nemoguće je potpisati dokumente, ali ih je moguće pregledati i razmijeniti sa drugim kompanijama.
- CEP možete naručiti kod partnera Vozovoza - SBK Kontura ili u bilo kom drugom akreditovanom sertifikacionom centru.
Sistem elektronskog upravljanja dokumentima
Za izvođenje EDI, Vozovoz koristi Diadoc sistem. Programer Diadoke je ZAO PF SKB Kontur, EDF operater akreditovan od Federalne poreske službe, pasoš br. 0222. Više detalja na web stranici www.diadoc.ru.
- Za primanje elektronskih dokumenata dovoljno je da se prijavite u Diadoc sistem koristeći CEP sertifikat.
- Možete se prijaviti na Diadoc koristeći CEP certifikat i odmah početi primati dokumente da biste to učinili, samo morate prihvatiti uslove Licencnog ugovora za sistem. Dolazni dokumenti su besplatni.
- Elektronski dokumenti potpisani od strane CEP-a (fakture, TORG-12, potvrde o završetku i sl.) su originali, ne moraju se štampati i mogu se dostaviti Federalnoj poreskoj službi putem interneta.
BITAN! "roming"
Za izvođenje EDI, Vozovoz koristi VLSI sistem. Programer VLSI je Tensor Company LLC, EDI operater akreditovan od Federalne poreske službe. Više detalja na web stranici sistema za elektronsko upravljanje dokumentima
- Svaki sertifikat koji ispunjava uslove je pogodan za rad u VLSI.
- Spisak standardnih primarnih dokumenata
- Koji dokumenti mogu biti elektronski i zašto?
- Pitanja i odgovori o elektronskom upravljanju dokumentima
- VLSI sistemske tarife
BITAN! Ako imate drugi EDI sistem, možete koristiti uslugu "roming". Roaming je tehnologija za razmjenu pravno značajnih elektronskih dokumenata između operatera toka e-dokumenta.
Kako započeti razmjenu elektronskih dokumenata sa TC Vovovoz
- Obavestite svog ličnog menadžera „Vozovoz” ili telefonom hotline 8 800 707 2002 .
- Sačekajte poziv za registraciju u EDI sistemu.
- U odeljku „Counterparts“ sistema prihvatite poziv od Vozovoza doo.
- Za one koji već koriste VLSI sistem potrebno je samo da pošalju poziv Vozovozu doo.
Elektronsko upravljanje dokumentima sve više koriste preduzeća za optimizaciju svog toka posla. Dakle, zaposleni ne samo da mogu međusobno razmjenjivati određene vrste dokumenata, već imaju i pristup zajedničkoj arhivi u kojoj se pohranjuju.
Sada, zahvaljujući usluzi Intra Tatar Ru, institucije Republike Tatarstan mogu lako organizovati interni i eksterni tok dokumenata. Izlaziti s, ovu uslugu je široko tražen ne samo u vladi, već iu komercijalnim strukturama.
Prednosti elektronske uprave Republike Tadžikistan
Usluga ima niz prednosti, uključujući:
- Visok nivo sigurnosti i potpuna povjerljivost. Ovdje svaki korisnik ima poseban pristup, što smanjuje na nulu vjerovatnoću odavanja poslovne tajne ili drugih važnih informacija.
- Brz prijenos svih datoteka putem službene web stranice intra.tatar.ru.
- Efikasan sistem protoka dokumenata između zaposlenih u preduzeću.
- Usluga u potpunosti eliminiše gubitak podataka ili fajlova tokom slanja ili primanja.
Registracija intra Tatar ru naloga i prijavljivanje na svoj lični nalog
Vrijedi odmah napomenuti da se nećete moći sami registrirati i koristiti. Usluga je namijenjena institucijama, tako da svom računu možete pristupiti samo na svom radnom mjestu.
- Idite na službenu web stranicu intra.tatar.ru. Budite oprezni, sigurnosni sistem može odbiti pristup ako se prijavite sa drugog računara čija se IP adresa razlikuje od onog koji ste ranije koristili.
- U obrascu za unos ličnih podataka, koji će se otvoriti na početnoj stranici, sa padajuće liste izaberite svoju organizaciju.
- Zatim, u sljedećem redu pod nazivom “Zaposleni” na isti način naznačite svoje prezime i inicijale.
- Sada ostaje samo da unesete lozinku koja vam je data u preduzeću i kliknete na dugme „Prijava“ na veb lokaciju državnih službi.
Nakon toga, odmah ćete biti prebačeni u back office i moći ćete koristiti sve funkcije usluge.
Glavne karakteristike vašeg ličnog naloga
Ako trebate pronaći, poslati ili pripremiti bilo koji dokument za slanje, idite na odjeljak „Elektronski tok dokumenata“. Sve datoteke ovdje su podijeljene u kategorije, što uvelike pojednostavljuje pretragu.
Kako biste efikasno analizirali velike količine podataka, odeljak „Informaciono-analitički sistem“ će vam biti od koristi.
Podaci o odeljenjima dostupni su u stavci menija „Otvoreni Tatarstan“. I, ako trebate koristiti jedan od javne usluge, onda možete ići direktno sa svog naloga na portal „Državne službe Republike Tatarstan“.
Od dodatnih usluga koje se nalaze na dnu vašeg profila možete koristiti: brzo plaćanje stambeno-komunalnih usluga, otplatu saobraćajnih kazni, kao i poboljšati svoju informatičku pismenost čitanjem odgovora na često postavljana pitanja.
Vrijedi napomenuti da uprkos visokoj funkcionalnosti, usluga „Elektronske vlade Republike Tadžikistan“ ima zgodan i intuitivan interfejs, pa ga čak i početnik može razumjeti.
Republika Tatarstan i njen glavni grad Kazan pouzdano su među liderima u pogledu nivoa informatizacije i distribucije EDS (sistema za elektronsko upravljanje dokumentima) u organizacijama. Automatizacija sa naglaskom na pravno značajan elektronski tok dokumenata u Kazanju i Tatarstanu u cjelini je stabilan trend već drugu deceniju.
Visok nivo informatizacije Tatarstana, posebno glavnog grada Kazana, jedan je od glavnih razloga za stalni rast potreba preduzeća i organizacija u regionu za savremeni sistemi elektronsko upravljanje dokumentima. Uvođenje korporativne automatizacije i sistema za upravljanje sadržajem koji prevazilaze konvencionalni EDMS u Tatarstanu također je utjecalo vladinog sektora i poslovni lideri.
Stotine uspješnih projekata za implementaciju EDMS-a u Tatarstanu
Prve implementacije EDMS-a od strane kompanije Electronic Office Systems za automatizaciju protoka dokumenata u Tatarstanu počele su još 90-ih godina. Na primjer, 2000. godine pokrenut je projekat automatizacije toka dokumenata u najvećoj holding kompaniji OJSC TATNEFT (zajedno sa TatASUNeft (Kazan)).
Danas je broj klijenata u Tatarstanu koji koriste EDMS iz EOS-a za organizaciju elektronskog upravljanja dokumentima više od tri stotine, među njima su najveće kompanije koje oblikuju tržište u svojim djelatnostima:
OAO Tatneft i njegove podružnice,
OAO Nizhnekamskneftekhim
OJSC "Almetyevsknefteproduct"