Dnevnik za evidentiranje ulaznih i izlaznih naloga ili dokumenata (skraćeno PKO i RKO) je neophodan za organizacije i individualne preduzetnike koji su, prema zakonu, obavezni da koriste kase za prijem i izdavanje novca u gotovini. Ovaj dnevnik služi za popunjavanje potrebnih podataka kao što su datum i broj naloga za prijem ili zaduženje, tačan broj prijema novca na blagajni ili izdavanja gotovine sa iste. Pojednostavljeno, knjiga registracije gotovinskih transakcija je dizajnirana da pojednostavi vođenje i računovodstvo računovodstvenih dokumenata. Pravnom licu ili individualnom preduzetniku postaje mnogo lakše izračunati završno stanje za traženi period.
Po pravilu, dnevnik popunjava blagajnik ili imenovani službenik računovodstva koji poznaje pravila popunjavanja koja je odredio rukovodilac organizacije. Ova osoba je materijalno odgovorna, o čemu se sa njim unaprijed sklapa ugovor. Nepismeno održavanje, greške u evidenciji PKO i RKO, koje je utvrdio revizor, povlači administrativnu odgovornost (član 15. stav 1. Zakona o upravnim prekršajima Ruske Federacije).
Pravila vođenja dnevnika zahtijevaju precizne unose u polja koja se moraju popuniti.
Propisi Federalnog zakona “O Centralnoj banci Ruske Federacije” br. 86, čl. 34 od 10. jula 2002. nalaže Banci Rusije da pojednostavi obavljanje gotovinskih transakcija pravna lica i preduzetnici. Dakle, ovim saveznim zakonom su utvrđena jedinstvena pravila koja su obavezujuća za navedena lica.
Za svako preduzeće postoji koncept gotovinskog limita. Njegovu veličinu određuje Centralna banka - takođe se dogovara na individualnoj osnovi sa menadžmentom organizacije. Iznos novca koji prelazi utvrđeni limit mora se čuvati u banci.
Vrijedi malo detaljnije razmotriti koji su nalozi o prijemu i troškovima koji podliježu registraciji.
Ulazni i odlazni novčani nalog: pojam i funkcije dokumenta
Izdavanjem naloga za prijem novca evidentira se podatak o primljenom novcu na blagajni. Svaki novi nalog se prvo upisuje u dnevnik gotovinskih dokumenata (Obrazac br. KO-3), a zatim se prenosi na blagajnu. Nakon sastavljanja i registracije dokumenta, mora se staviti potpis glavnog računovođe ili ovlaštenog lica, uz obavezno navođenje njegovog prezimena i inicijala.
Zatim, PKO prima blagajnik, koji provjerava tačnost dokumenta, prisustvo potrebnih priloga, kao i autentičnost potpisa ovlaštene osobe. Ako se utvrdi greška ili netačnost, blagajnik mora primljeni dokument poslati na reviziju.
Ako se poštuju sva pravila registracije, potonji prihvata gotovinski iznos i također stavlja svoj potpis i inicijale sa svojim prezimenom. To se mora učiniti i na samom nalogu i na priznanici koja je priložena uz porudžbinu. Blagajnik je dužan da na priznanici stavi datum polaganja gotovine u kasu i ovjereni pečat svog potpisa, čiji krajnji dio mora “izaći preko ivica” naloga za prijem.
Rashodni blagajnički nalog je novčani dokument na osnovu kojeg se izdaje gotovina. To radi i računovodstvo. RKO se izdaje za unificirani oblik, obrazac broj KO-2. Ovaj obrazac popunjava računovođa ili drugo ovlašteno lice.
RKO sastavljen u skladu sa svim pravilima takođe se upisuje u dnevnik prema obrascu broj KO-3. Ovaj novčani dokument potpisuje računovođa/ovlašćeno lice, kao i rukovodilac organizacije. Ako dokumenti priloženi nalogu za izdatke sadrže rezoluciju menadžera koja daje dozvolu za izvršenje novčana transakcija, onda potpis potonjeg nije potreban.
RKO nikada nije prenosiv. Na kasi je.
Postupak popunjavanja knjiga RKO i PKO
Časopis se može voditi u bilo kojem prikladnom obliku: elektronskom, štampanom, rukom pisanom. Svaki list je označen svojim serijskim brojem, kao i pečatom organizacije. Subjekt vođenja blagajne sam određuje za koji period će se dnevnik otvarati (mjesec, šest mjeseci, godina).
Dnevnik se vodi određeno vrijeme određeno statutom društva. Svaka stranica mora biti uvezana, numerisana i sadržavati pečat.
Sam časopis se sastoji iz dva dijela: naslovne strane i same računovodstvene knjige, njenih listova. Ako se punjenje vrši ručno, onda samo plavom olovkom.
Naslovna stranica sadrži sljedeće informacije:
- Konkretan naslov dokumenta.
- Naziv organizacije.
- Šifra prema opštem klasifikatoru (OKPO).
- Početak i kraj perioda punjenja.
- Podaci o zaposleniku koji je odgovoran za časopis: njegovo puno ime, radno mjesto.
Same računovodstvene stranice su tabela sa dvije kolone. Na lijevoj strani se evidentiraju podaci o primanjima, a na desnoj strani troškovi.
Mora se imati na umu da se "potrošni materijal" za isplatu plata registruje samo po prijemu od strane zaposlenih. Ovo pravilo proizlazi iz činjenice da u kasi možda nema dovoljno gotovine da bi zaposlenik primio platu. A zbog činjenice da RKO važi samo na dan izvršenja, može doći do grubog kršenja pravila vođenja dnevnika ako se nalog unese drugog dana.
Drugi važno pravilo- održavanje tačnog redosleda novčanih dokumenata. Ako određeni dolazni ili odlazni nalog postane beznačajan, trebali biste ga se riješiti. Ostali nalozi moraju biti prenumerisani po redu.
Kazne predviđene administrativnim zakonodavstvom za nepismeno evidentiranje naloga za gotovinu, mrlje i greške su prilično ozbiljne. Trebali biste pristupiti tako važnoj točki kao što je popunjavanje dnevnika registracije s većom odgovornošću.
U dnevniku za evidentiranje ulaznih i izlaznih naloga (obrazac KO-3) evidentira se primarna računovodstvene isprave gotovinski promet Novac.
Obaveza da ih organizacije javnog sektora evidentiraju u upisnoj knjizi propisana je Naredbom Ministarstva finansija od 30. marta 2015. godine broj 52n. Za organizacije ne javnom sektoru, uključujući neprofitne organizacije, nije potrebno koristiti obrazac (br. 402-FZ). Ali ako organizacija odluči da ga koristi, to mora biti dokumentovano računovodstvena politika.
Forma knjige je odobrena Rešenjem Državnog odbora za statistiku od 18. avgusta 1998. godine broj 88 i utvrđena jedinstvenom šifrom obrasca 0310003.
Šta uključiti u obrazac KO-3
Prilikom rukovanja primarnim računovodstvenim dokumentima za gotovinsko računovodstvo, morate slijediti upute Banke Rusije:
- od 07.10.2013. godine broj 3073-U o postupku plaćanja gotovinom;
- od 11.03.2014. godine broj 3210-U o obavljanju gotovinskog prometa za prijem gotovine.
Potrebno je voditi evidenciju o svim „primarnim“ dokumentima koji se sastavljaju prilikom rukovanja gotovinom:
- nalozi za prijem gotovine (PKO);
- Troškovi gotovinskih naloga (RKO).
Obavezno uključite sljedeće informacije:
- broj narudžbe;
- datum;
- iznos;
- bilješke.
Popunjavanje kase, uzorak
Dozvoljeno je vođenje dnevnika korištenjem tehničkih sredstava (tj elektronski oblik), iu papirnom obliku. Ako se časopis vodi u papirnoj formi i popunjava se ručno, treba imati na umu da sve njegove stranice moraju biti numerisane, prošivene koncem i ovjerene potpisom.
Pogledajmo kako popuniti kasu na primjeru.
Uobičajeno, proces se može podijeliti na dva dijela: punjenje naslovna strana i računovodstvene tabele.
Korak 1. Popunite naslovnu stranicu.
Navodimo naziv organizacije. Ako nema strukturnih podjela, dodaje se crtica. Pišemo kod koristeći OKPO prema statistici.
Korak 2. Registriramo period za koji se vodi evidencija. Također pozicija i puno ime odgovorna osoba.
Svaki list je podijeljen na dva dijela: na lijevoj strani - registracija nalozi za prijem(PKO); desno - nalozi za izdatke(RKO). Pune se na isti način.
Korak 3. Popunite datum i serijski broj dokumenta o prijemu ili trošku.
Korak 4. Zapisujemo iznos naveden u dokumentu.
Korak 5. U napomeni ukratko navodimo podatke od koga je novac primljen ili kome je novac izdat, kao i osnov za to.
Ispravke i izostanak potrebnih unosa su neprihvatljivi!
Završen uzorak
Da li vam je potrebna kasa za online kase?
Što se tiče funkcionalnosti, ovo je isti uređaj kao i prije, koji ispisuje čekove i pohranjuje informacije o njima. Ali tek sada, online kasama (uključujući i kod iznajmljivanja online kase) je potreban pristup internetu kako bi prenijeli informacije o obavljenim transakcijama na poreska uprava. Postoji i takva funkcija kao što je slanje na email provjeriti kod kupca.
Sada, zahvaljujući inovativnoj online kasi, mnogi dokumenti koji su odobreni Rezolucijom Državnog odbora za statistiku br. 132 od 25. decembra 1998. godine ne moraju se koristiti. Ali ovo se ne odnosi na dokumente kao što su:
- kasa;
- dolazne i odlazne narudžbe.
Stoga je zadržana potreba vođenja evidencije u posebnoj knjizi na internet kasama. Pravila održavanja su detaljno navedena u uputstvima Banke Rusije od 11. marta 2014. br. 3210-U.
Nalozi o prijemu i troškovima su glavni izvorni dokumenti na blagajni bilo koje organizacije. Kako da vodite evidenciju i kontrolišete ove važne papire i kako bez greške popuniti kasu? Pročitajte u ovom članku.
Apsolutno sve organizacije koje imaju kasu i posluju na njoj dužne su da popune dokumente blagajne u vezi prijema i trošenja gotovine. Ogromna većina je ovakva, jer uprkos širenju elektronskih sredstava za bezgotovinsko plaćanje, gotovina za potrebe malih preduzeća obično je potrebna. To znači da većina organizacija treba i dnevnik registracije ulaznih i izlaznih naloga za gotovinu. Stoga, hajde da ga detaljnije upoznamo.
Obrazac za časopis
Dnevnik registracije ulaznih i izlaznih novčanih dokumenata je knjigovodstvena knjiga u koju je potrebno unijeti podatke i podatke o svim dokumentima koje izdaje blagajnik. Njegov jedinstveni oblik odobren je Uredbom Državnog komiteta za statistiku Ruske Federacije od 18. avgusta 1998. br. 88. Zove se br. KO-3, ali po želji, organizacije ga ne smiju koristiti i razvijati vlastitu verziju. Zaista, od 2013. godine upotreba takvih unificirane forme preporučuje se primarna računovodstvena dokumentacija. Iako su preostali papiri, a posebno iste kase, prema informaciji Ministarstva finansija br. PZ-10/2012, obavezni u odobrenom obliku.
Dnevnik je običan konsolidovani računovodstveni registar, tako da ga možete sami izraditi. Na osnovu člana 10. Federalnog zakona od 6. decembra 2011. br. 402-FZ „O računovodstvu“, odobravanje računovodstvenih registara je prerogativ rukovodioca organizacije po preporuci glavnog računovođe. Glavna stvar je naznačiti opciju koja se koristi u računovodstvenoj politici. Ali ako želite, možete koristiti jedinstveni obrazac (ovo također treba spomenuti u računovodstvenoj politici). Međutim, ovo je uvijek knjiga koja mora biti numerirana s kraja na kraj i spojena. Obično se unutrašnjost obrasca dnevnika za evidentiranje dolaznih i odlaznih naloga sastoji od dvije polovine jednake zapremine:
- Za prijem naloga.
- Za naloge za troškove.
Izvode se istovremeno. Podaci o prihodima se obično nalaze na desnoj strani lista, a podaci o troškovima na lijevoj strani. Zakonodavstvo dozvoljava vođenje registra ne samo na papiru, već iu elektronskom obliku. U tom slučaju bi trebalo biti moguće ispisati popunjeni obrazac i generirati ga u određenom vremenskom periodu. Osim toga, ne morate koristiti papirne kopije ako odgovorno lice (računovođa ili blagajnik) ima kvalifikovani elektronski potpis kojim može ovjeriti evidenciju.
Popunjavanje kase: uzorak
Na naslovnoj korici, bez obzira na to da li se koristi sopstveni ili preporučeni obrazac časopisa za evidentiranje dokumenata o primicima i rashodima, mora biti naziv organizacije, njen strukturna jedinica, gdje se nalazi kasa, te naziv samog obrasca. Pored toga, potrebno je da napišete datum početka održavanja obrasca i podatke o osobi odgovornoj za to (pozicija i puno ime). To će izgledati ovako:
Unutar obrasca potrebno je obezbijediti kolone u kojima će se navesti sljedeće informacije za svaki gotovinski nalog:
- broj naloga i datum njegove izrade;
- iznos rashoda ili prihoda;
- bilješku koja označava kratku svrhu izdatog ili primljenog novca.
Brojevi za dolazne i odlazne naloge moraju se dodijeliti posebno za svaku od ovih vrsta gotovinskih papira. Kontinuirano numerisanje prihoda i rashoda nije dozvoljeno.
Online kase
Na pitanje Da li vam je potrebna kasa za online kase? Odgovor je jasan - ne. Transakcije se bilježe i brojevi računa se automatski dodjeljuju od strane fiskalnog uređaja za pohranu. Stoga se u ovoj situaciji ne obezbjeđuju dodatni računovodstveni registri. Prije uvođenja blagajne opreme sa funkcijom online prijenosa podataka, blagajnici-operateri su vodili dnevnike za evidentiranje prijemnih i izdatnih naloga, u koje su evidentirali podatke o prihodima, sada im je ova obaveza ukinuta. Relevantna objašnjenja o ovom pitanju dalo je Ministarstvo finansija Rusije u pismu od 16. juna 2017. godine broj 03-01-15/37692.
Odgovornost
Iako je ovaj računovodstveni registar obavezan za sve organizacije, zakon ne predviđa nikakvu posebnu administrativnu odgovornost za menadžere ili računovođe zbog njegovog odsustva. Ali ako se ne održava, to se može smatrati kršenjem računovodstvene procedure u organizaciji.
Poreski službenici su, u okviru provjere poštivanja gotovinske discipline, od naše kompanije zatražili dnevnik za evidentiranje ulaznih i izlaznih novčanih dokumenata na obrascu broj KO-3. Ali mi ne vodimo takav dnevnik. Zbog nedostatka časopisa, da li Federalna poreska služba ima pravo da nas kazni zbog kršenja gotovinske discipline?
Ne, poreska uprava nema pravo da kazni vašu kompaniju zbog kršenja gotovinske discipline.
Dnevnik za evidentiranje ulaznih i izlaznih novčanih dokumenata je naveden u spisku dokumenata koje poreski organi imaju pravo da zahtevaju u okviru provere potpunosti obračuna novčanih primanja (podtačka „g“, tačka 29. Administrativnih propisa za izvršenje). saveznog poreska služba državna funkcija o sprovođenju kontrole i nadzora nad potpunošću računovodstva novčanih prihoda u organizacijama i pojedinačnim preduzetnicima, odobreno Naredbom Ministarstva finansija Rusije od 17. oktobra 2011. br. 133n, u daljem tekstu Pravilnik). Jedinstveni obrazac ovog časopisa (br. KO-3) odobren je Uredbom Državnog komiteta za statistiku Ruske Federacije od 18. avgusta 1998. godine „O odobravanju jedinstvenih obrazaca primarne računovodstvene dokumentacije za evidentiranje gotovinskih transakcija i evidentiranje rezultata inventara ” i nastavlja da važi u ovom trenutku.
Uprkos tome, organizacije i individualni preduzetnici ne bi trebalo da dovrše ovaj dokument. Hajde da objasnimo zašto.
Obaveza vođenja dnevnika postojala je do 2012. godine. Tako je u stavu 21. Procedure za vođenje gotovinskog prometa u Ruska Federacija 40, koji je odobrila Banka Rusije 22. septembra 1993. godine, naznačeno je da se PKO, RKO ili dokumenti koji ih zamjenjuju registruju od strane računovodstva u registru ulaznih i izlaznih novčanih dokumenata prije nego što se predaju u blagajnu. Ali ovaj normativni akt izgubila snagu 1. januara 2012. godine (uputstvo Banke Rusije od 13. decembra 2011. br. 2750-U). Od ovog datuma, Pravilnik o postupku obavljanja gotovinskih transakcija s novčanicama i kovanim novcem Banke Rusije na teritoriji Ruske Federacije, odobren od strane Banke Rusije 12. oktobra 2011. godine br. 373-P (u daljem tekstu kao Uredba br. 373-P), su na snazi. I ovaj dokument ne zahtijeva evidentiranje. Unosi za svaki PKO i RKO moraju se izvršiti samo u blagajna knjiga(tačka 5.2 Uredbe br. 373-P).
Štaviše, čak i kada bi se registar PKO i RKO pominjao u Uredbi br. 373-P, novčana kazna za kršenje novčane discipline bi i dalje bila nezakonita. Administrativna odgovornost za povredu postupka za rad sa gotovinom i postupka za obavljanje gotovinskih transakcija utvrđena je u čl. 1. čl. 15.1 Zakon o upravnim prekršajima Ruske Federacije. Ovo je kazna, koja za kompaniju iznosi 40.000-50.000 rubalja, a za njenog službenika - 4.000-5.000 rubalja. Ali ova norma sadrži zatvorenu listu kažnjivih kršenja:
Izvršavanje gotovinskih plaćanja iznad utvrđenih iznosa;
Neprijem (nepotpuni prijem) gotovine na blagajni;
Nepoštivanje procedure za čuvanje raspoloživih sredstava;
Akumulacija gotovine u kasi iznad utvrđenih limita.
Kao što vidite, ova lista ne uključuje nepostojanje dnevnika za evidentiranje gotovinskih dokumenata.