Pravidla obchodní korespondence e-mailem. Pravidla e-mailové korespondence

Pravidla obchodní korespondence a pár záludných manévrů pro navázání dobrých vztahů pomocí dopisu musí znát nejen ten, kdo má e-maily přeplněné příchozí korespondencí každý pracovní den, ale v plánech je zahrnuto několik korespondence a zpráv, jejichž iniciátorem byste měli být vy. Vlastnit kouzlo buků je užitečné pro každou moderní ženu. To se vám bude hodit minimálně při hledání práce – zasílání životopisů, motivačních dopisů, doplňujících informací o sobě na požádání a testovacích úkolů a také zasílání zpráv k domluvě na čase pohovoru.

Gramotnost je základem obchodní korespondence a vaší tváře

Skutečnost, že blogeři s dyslexií mohou být populární na internetu, by neměla být omluvou pro vaše chyby a překlepy. Neutěšujte se tím, že ruský jazyk ve škole nefungoval (je čas zpřísnit pravidla pro psaní „ne“ s různými částmi řeči). Buďte na sebe co nejnáročnější. Obzvláště urážlivé je to při vedení obchodní korespondence, je nesprávné psát slova z vašeho profesního oboru. Partner může pochybovat o vaší způsobilosti.

1. Udržujte stránku gramota.ru jako záložku ve vašem internetovém prohlížeči.

2. Nepoužívejte slova, která neumíte přesně definovat (alespoň se podívejte na Wikipedii).

3. Mějte na paměti, že vzácná a specifická slova, která nemusí být partnerovi známá, ho zmást nebo mohou být nesprávně interpretována. Pokud je třeba účastníka seznámit s vaší terminologií, pak v souladu s pravidly etikety vysvětlete použité termíny a zkratky.

4. Snažte se nedělat věty příliš dlouhé. Složité a zdobené návrhy nechte pro psaní románu a ne pro vedení obchodní korespondence.

5. Důrazně doporučujeme, abyste zprávu napsali ne hned do těla dopisu, ale nejprve do souboru ve vašem počítači. Nejprve vám pomůže vestavěný pravopis a interpunkce ve wordu. Za druhé odstraníte nepříjemnou situaci předčasného nechtěného odeslání obchodního dopisu nebo jeho ztráty z důvodu zavření prohlížeče apod. (při psaní textu ve wordu si zvykněte častěji klikat na ikonku „uložit“ a v nastavení si v krátkých intervalech nastavujte automatické ukládání). Pamatujte, že prediktivní psaní na tabletu a mobilních zařízeních vám může poskytnout velmi neočekávané opravy vašich slov.

6. Před odesláním dopisu si jej několikrát přečtěte. Pokud čas utíká (mimochodem, jedním z důležitých základních pravidel obchodní korespondence je nezdržovat termíny, takže je lepší nebrat dopis na poslední chvíli), přečtěte si text, který jste napsali, znovu nějakou dobu po napsání - za půl hodiny nebo hodinu a přejděte na jinou firmu.

Řádná obchodní korespondence. Důležité podrobnosti

Pozornost věnovaná detailům při vedení a provádění obchodní korespondence hovoří o respektu a šetří čas

7. Nezanedbávejte vyplnění pole „předmět“ dopisu . Pokud posíláte svůj první studený e-mail, titulek může být efektní, hned po vybalení a zajímavý. Ale pokud je váš dopis již očekáván nebo jste již nějakou dobu v korespondenci s příjemcem, pak by měl být předmět krátký, jasný a výstižný. To vám umožní rychle najít váš dopis (jak pro vás, tak pro příjemce) v případě potřeby.

8. Dlouhé řetězy "Re: Re: Re:" působí dojmem odpadků. Nebojte se založit nové vlákno se svým partnerem, citujte pouze předchozí zprávy relevantní k dané problematice (a ano, je třeba je „zatáhnout“, pokud například diskutujete o detailech konkrétního projektu, domlouváte se na rozpočtu / cenách / balíčcích služeb atd. - v tomto případě je citování pohodlné a vyžaduje to obchodní etiketa).

9. Pokud pro vás příchozí zpráva obsahuje několik otázek, odpovězte na ně a každou zvlášť citujte. Pokud posíláte dopis s více otázkami, použijte číslování, rozdělte text na odstavce. Držte se jasné struktury.

10. V těle dopisu okomentujte všechny přílohy zprávy. Podepište všechny soubory, které připojíte, aby příjemce mohl okamžitě obdržet informace o jejich obsahu .

11. Podpis je velmi důležitý detail obchodní dopis. V nastavení poštovních služeb si většinou můžete nastavit automatický podpis pro všechny vaše dopisy. Dobře napsaný podpis se rovná tisku vizitek, dobrých vizitek. V podpisu použijte kromě jména a příjmení označení své pozice, kontaktní údaje (telefon, skype), logo společnosti. Stejně jako kreativně relevantní (zapamatovatelné a spojené s osobou nebo společností, pro kterou pracují) jsou považovány za nejlepší vizitky, tak podpis může být „s čipem“, což naznačuje vaše spojení s firmou nebo mluví o vaší lásce k podnikání, které děláte. Například někteří zaměstnanci nakladatelství „Mann, Ivanov a Ferber“ používají v podpisu doplňující větu „Teď čtu ...“ (a vkládají jméno nového vydavatele). Zástupci firem z oblasti cateringu mohou dopisy doplnit přáním „chutného dne“ atp. Někdy by se takový návrh obchodní korespondence měl dohodnout s vedením.

12. Pro obchodní korespondenci NameWoman důrazně doporučuje mít samostatnou poštovní adresu. Je žádoucí, aby odrážel název společnosti nebo doménu webových stránek společnosti, vaše jméno (celé, bez zdrobnělin) a vaše příjmení. V názvu pošty nepoužívejte čísla, která označují váš věk nebo rok narození. Zobrazení vaší pozice v názvu pošty je naprosto přijatelné, ale někteří lidé se tomu vyhýbají, protože plánují nezměnit poštovní schránku a posouvat se na kariérním žebříčku.

Pro zasílání životopisů a podobných obchodních dopisů byste také neměli používat hravé nebo přehnaně kreativní adresy. Zvláště pokud jste uchazečem o seriózní pozici ve velké společnosti.

obchodní korespondenční etiketa

13. Styl obchodní korespondence nemusí být suchý. Ale vážnost a jistá přísnost konstrukcí je povinným pravidlem. Vzdát se zdrobnělých přípon a slangových, hovorových výrazů.

14. Emotikony se mohou stát nástrahami. V prvních dopisech obchodního známého by v zásadě být neměly. S navázaným kontaktem jsou úsměvné závorky stále přijatelné, ale nepřehánějte to a nestaňte se iniciátorem takových „roztomilých ozdob“ dopisu. Smutné a jakékoli kreativní animované emotikony při vedení obchodní korespondence (a zejména v situacích, kdy jste „zdola“) jsou přísně zakázány.

15. Ujistěte se, že na začátku dopisu a dále v textu, pokud je to vhodné, použijete uctivou pozdrav a adresu jménem, ​​jménem a patronymem. To nevyžaduje pouze etika obchodní korespondence, umožňuje vám to zvýšit zájem partnera o vaši zprávu a loajalitu k ní. Příjemci jsou vždy pozornější k adresním dopisům, proto se snažte předem zjistit jméno osoby, které byste měli psát, a jakou adresu preferuje (křestním jménem nebo jménem a patronymem).

Podle pravidel obchodní korespondence by v běžných případech měla být odpověď odeslána do jednoho pracovního dne, maximálně do dvou. Pokud obdržíte dopis v posledních hodinách pracovního dne před prodlouženým víkendem nebo dovolenou, nemusíte na dopis, který není naléhavý, odpovídat podrobně. Podle etikety obchodní korespondence je však rozumné zaslat krátkou odpověď, že jste dopis obdrželi a komentář, že jste momentálně pryč a podrobně odpovíte po takovém a takovém datu nebo nejpozději v takovém a takovém termínu. Totéž by se mělo udělat, pokud za účelem odpovědi potřebujete objasnit jakékoli informace, které musíte obdržet od třetí strany, nebo důkladným sběrem dat a přípravou materiálů.

Pokud naopak potřebujete dopis s odpovědí od partnera, můžete svou žádost duplikovat po 3 pracovních dnech. Pokud potřebujete naléhavou odpověď, pak to správně napište již ve svém prvním dopise (pokud možno vysvětlete důvody) a požádejte také o potvrzení jeho přijetí. Mimochodem: pravidelně (jednou za tři dny) kontrolujte složku se spamem.

A ještě něco málo o tom, jak vypadá krásný obchodní dopis. Evidence obchodní korespondence

Dopis by měl být snadno čitelný a srozumitelný. Krátké věty, minimum vedlejších a příčestí obratů - jednoduché konstrukce - to je základ obchodní korespondence. Co vám ještě pomůže předložit dokonalý vzor dopisu podle všech pravidel?

16. Odstavce ve vaší korespondenci by neměly být delší než 7–10 řádků.

17. Text obchodního dopisu bude lépe vnímán a bude vypadat úhledněji, pokud budou intervaly mezi odstavci větší než intervaly mezi řádky v jednom odstavci.

19. Slova a ještě více fráze a celé věty napsané velkými písmeny jsou vnímány jako křik, nátlak a neúcta. Pro obchodní korespondenci tento styl není k dispozici. Nedovolte si to ani v případě, že jste šéf, který je nespokojený se svými podřízenými.

Obchodní zdvořilost a vytváření sítí

20. Dovolte partnerovi, aby souhlasil s vaším návrhem, vyjádřil svůj názor, poskytl vám radu, zanechal komentář nebo položil otázku. Nejjednodušší způsob, jak to udělat, je použít v dopise fráze „co si o tom myslíte?“, „pokud máte nějaké otázky, pokusím se je zodpovědět“, „napište mi o svém rozhodnutí“.

21. Dávejte pozor na signály přicházející od adresáta. Dávejte pozor na styl psaní vašeho partnera, na to, jak vás oslovuje. Pamatujte na psychologické pravidlo zrcadla. Je skvělé, když váš dopis odráží jeho styl (ale samozřejmě ne chybně). Pokud uvádí nějaké osobní údaje, vezměte na vědomí. Buďte zdvořilí a korektní, odrážejte radost, sympatie, účast, blahopřejte k svátkům.

22. Když už jsme u těch prázdnin. Pokud se vaše obchodní korespondence odehrává kolem dat oficiálních svátků, blahopřejte partnerovi k minulým / nadcházejícím. Významným klientům a těm, s nimiž vedete zdlouhavou obchodní korespondenci podle pravidel etikety, pogratulujte v samostatném dopise. Bude užitečné vědět, kdy má váš partner narozeniny - tyto informace lze obvykle snadno získat ze sociálních sítí.

Spravujte svou individuální klientskou základnu a profesionální kontaktní základnu. Kromě příjmení a křestních jmen, pozic a telefonních čísel, odkazů na účty na sociálních sítích a emailu si zapište osobní údaje, označte projekty a záležitosti, se kterými jste se již zkřížili v obchodní korespondenci.

23. Etika obchodní korespondence a elementární zdvořilost říká: nezapomínejte na slova vděčnosti. Za gratulace, rady, vysvětlení, pozvánky, informační poznámky, rychlou odpověď od vašeho partnera v obchodní korespondenci.

Milena Just

Elektronická obchodní korespondence. O předmětu

Tento článek je o vyplnění pole „Předmět“ ve firemním e-mailu.

Pole „Předmět“ vyplňte přiměřeně jeho obsahu.

Zdánlivě jednoduchá věc. Pokud píšete partnerovi o termínech pro zasílání dokumentů, napište do předmětu „Podmínky zaslání smlouvy“. Pokud píšete o změně sídla, napište do předmětu „O změně sídla“. Ale jak ukazuje praxe korespondence, ne vše, co je zřejmé nám, je tak zřejmé i ostatním ...

Onehdy si moje kamarádka a kolegyně (Natasha) znovu oddechla, když dostala dopis od svého obchodního partnera. A ona řekla: „Krása! Ne dopis, ale píseň! Ještě jsem to neotevřel, ale už vím, o čem píšu!" A pak dodala: "Ano a najít některý z jeho dopisů v mé poštovní schránce je nyní otázkou minut!"

"A co je na tom tak zvláštního?" ptáš se správně. A pak vám řeknu, proč současná objednávka v korespondenci s adresátem dělá mému příteli takovou radost.

Natasha je specialistkou na práci s klienty a partnery ve školicí společnosti.

Před něco málo přes 2 měsíce si začala dopisovat s novým obchodním partnerem společnosti. (Říkejme mu „Vasya“). Na začátku nadcházející společné práce je vždy mnoho otázek, které je třeba prodiskutovat, vyjasnit, objasnit, upevnit atd. Dne si Nataša a Vasja vyměnili velké množství zpráv. Ale kdybyste se podívali do Natašiny schránky a podívali se na vlákno korespondence s Vasyou, našli byste zcela nekomplikovaný obrázek. Existuje mnoho dopisů, ale všechny informace se skládají ze dvou sémantických bodů: v poli „Od“ je napsáno „Vasya“ a v poli předmětu „Spolupráce s Perm“ (jméno obchodního partnera Natashy a název města byly ze zřejmých důvodů změněny. Jak se říká, považujte prosím každou náhodu za nehodu).

Představte si situaci: první písmeno má předmět „Spolupráce s Perm“. Z tohoto dopisu se Natasha dozvídá informace o adresátovi, o jeho firmě, seznámí se s jeho obchodní nabídkou. Odpovědi. Následující dopisy upřesňují detaily práce, specifika vedení terénních školení, probírají finanční, organizační aspekty atd. (Na konci týdne bylo ve schránce Nataši 17 dopisů od Vasyi). Zároveň všechny dopisy, od prvního do posledního, mají jednu verzi předmětu: „Spolupráce s Perm“. Nyní si představte, co musíte udělat, pokud například naléhavě potřebujete v této korespondenci najít jeden konkrétní dopis s konkrétními informacemi. Jak se říká, „je to bez přemýšlení“, co musíte udělat: náhodně otevírat dopisy a pokusit se vzpomenout si, kdy přibližně den v týdnu se o tomto problému hovořilo. Nebudu mluvit o časových nákladech, efektivitě takového hledání a doprovodných emocích. A tak je vše jasné.

Závěry:

1. Nezapomeňte, že pole Předmět je důležitou součástí e-mailu.

2. Vyplňte pole tématu racionálně, aby informace byly extrémně informativní.

Například „Agreement.Account.Act“ namísto „Documents“

3. Jak se mění aspekty diskutovaného problému, upřesněte téma (použijte rozšíření).

Například,

Spolupráce s Perm → Spolupráce s Perm Termíny → Spolupráce s Perm

4. Udržujte rozsah tématu smysluplný, ale co nejkratší.(počet znaků viditelných adresátovi po obdržení v poli "Předmět" je poměrně omezený)

Například,

Spolupráce s Perm → Perm.Dates → Perm.Agreement

5. Pokud v korespondenci s obchodním partnerem / klientem uvidíte, že pole „Předmět“ vyplňuje svévolně / nevyplňuje vůbec, vezměte iniciativu do svých rukou a vyzkoušejte jeden ze dvou scénářů:

- Při odpovědi správně změňte obsah pole "Předmět" / vyplňte sami. Je-li adresát pozorný, možná bude tato akce již stačit k tomu, aby se korespondence vrátila do normálu. Pokud příjemce stále pokračuje (s největší pravděpodobností jen ze zvyku) v ignorování obsahu tohoto pole, použijte jiný scénář (přečtěte si níže):

- Napište adresátovi dopis s žádostí / nabídkou přibližně následující obsah: „Vasya, opravdu chci, aby naše korespondence byla efektivní a abychom mohli co nejrychleji vyřešit všechny naše obchodní problémy. Navrhuji, abyste v poli "Předmět" okamžitě uvedli předmět a obsah dopisu. Myslím, že tímto způsobem výrazně zvýšíme efektivitu naší komunikace.“

Natasha dala na mou radu. A nyní si už druhý měsíc užívá průhlednosti a jasnosti dopisů, které dostává!

Přeji vám stejnou radost, moji milí čtenáři!

Bez obchodní korespondence se v podnikání neobejdete bez ohledu na to, zda píšete jménem společnosti, nebo svým jménem jako soukromý podnikatel. Přesněji řečeno, jak dodržujete jeho pravidla. Vaši potenciální obchodní partneři nebo klienti vás budou hodně posuzovat podle toho, jak s nimi komunikujete. Obchodní dopis je, dalo by se říci, „tvář“ obchodníka. A abychom to neztratili, je důležité vědět o zlatých pravidlech komunikace v tomto formátu.

Pravidla obchodního e-mailu

Protože se nyní e-mail používá mnohem častěji než běžná pošta, rozhodli jsme se věnovat pozornost tomu, jak správně vést obchodní korespondenci v síti. Zde je několik doporučení pro vás, jejichž dodržování vám nedovolí ztratit tvář před partnerem.

Název poštovní schránky

První, co nás při otevření nové zprávy upoutá, je adresa, ze které byla odeslána. Mnozí podceňují důležitost tohoto okamžiku a posílají obchodní dopisy z osobních poštovních účtů. Na tom není nic špatného, ​​pokud e-mailová adresa obsahuje pouze vaše jméno ve formátu čitelném pro člověka. Ale pokud existují různé přezdívky jako „kissa1988“ nebo „pupsik-26“, pak je posílání zprávy z takové schránky prostě nepřijatelné. Představte si, jaké emoce bude mít člověk, když dostane obchodní návrh od „miminka“ nebo „sluníčka“.

Rovněž poštovní adresy začínající na info@, inbox@ a podobně nejsou v obchodní korespondenci vítány. Prostě se neberou vážně a je velká šance, že dopis ani neotevřete. Nejlepší možností je vést obchodní korespondenci z poštovní schránky [e-mail chráněný], kde name je vaše jméno a příjmení, company je název společnosti.

Příjemci

V emailové korespondenci je možné poslat dopis přímému příjemci a další příjemce vložit do kopie. Od příjemců v kopii zprávy se očekává, že na ni neodpoví. Jsou jako pozvaní pozorovatelé. Před odesláním si proto určete, od koho přesně chcete odpověď dostat, a správně seřaďte adresáty. Pokud je to možné, nedávejte mezi přímé příjemce dopisů několik lidí. Může se stát, že vám nikdo z nich neodpoví, pokud se každý psychicky rozhodne „přesunout“ tuto odpovědnost na jiného adresáta.

Pokud jste sami skončili v kopii obchodního dopisu, pak, jak jste již pochopili, odesílatel nečeká na vaši odpověď. Pokud by však bylo nutné odpovědět konkrétně vám, můžete to udělat, ale bylo by slušné se na začátku zprávy omluvit za „vměšování“.

Design dopisu

Formální obchodní styl. V obchodní korespondenci se samozřejmě používá oficiální styl. Chybí přídavná jména, zbytečná upřesnění a detaily. Pouze specifika, jasnost a logika. Po napsání obchodního sdělení je užitečné si jej znovu přečíst a odstranit všechny fráze, které nenesou zvláštní sémantickou zátěž a nemění podstatu uvedeného. Teprve když jste přesvědčeni, že všechna taková slova a fráze byly odstraněny, pak můžete říci, že toto pravidlo pro psaní obchodního dopisu bylo dodrženo.

Gramotnost. Říci, že je důležité napsat zprávu správně a bez chyb, je jako říkat „sněhulák by měl být ze sněhu“. Toto pravidlo však nelze nezmínit. Gramotnost je základem každé korespondence. Člověka, který napíše obchodní dopis s pravopisnými chybami, pravděpodobně nikdo nebude brát vážně.

Předmět dopisu. Je nutné to napsat. Snažte se, aby byl krátký, ale prostorný, aby na první pohled bylo příjemci okamžitě jasné, o čem dopis bude. Předmět by se neměl skládat z jednoho slova. "Informace", "Otázka" atd. – Nesprávný předmět obchodního e-mailu. "Obchodní nabídka od společnosti X" je to správné téma. Pokud jsou informace ve vašem dopise obzvláště důležité, můžete je označit speciálním příznakem „důležitost“, který je k dispozici téměř ve všech e-mailových službách.

Písmo. Text zprávy by měl být především čitelný. Používejte proto písmo Arial nebo Times New Roman, zvolte průměrnou velikost (například v mail.ru mail je optimální velikost písma 3). Neexperimentujte s písmy ani barvami. V obchodní korespondenci je to nevhodné. Nepoužívejte velká písmena, vykřičníky ani jiné speciální znaky (včetně emotikonů). Jediné, co je povoleno, je výběr některých frází kurzívou nebo tučným písmem. Ale snažte se to používat pouze v případě, že je to nezbytně nutné.

Pro snadnější čtení a lepší sdělení můžete v textu dopisu použít podnadpisy. Ale nemělo by jich být příliš mnoho - ne více než 3-4.

Jeden odstavec by neměl mít více než 4 řádky. Když čteme velmi dlouhé odstavce, text splývá a hlavní myšlenka se může ztratit.

Jakékoli převody a seznamy by měly být provedeny pomocí speciálních značek.

Firemní šablona. Bude skvělé, když vytvoříte šablonu firemního e-mailu ve vašem firemním stylu. A všechna obchodní sdělení budete zasílat pouze s touto šablonou. To vám umožní odlišit se od ostatních a zachovat formálnost, kterou obchodní sdělení vyžaduje. Se „značkou“ to však nepřehánějte – přílišná kreativita jen uškodí. Koneckonců, mluvíme o obchodní komunikaci, ne o zábavě. Nezapomeňte také, že příjemci mohou číst vaše zprávy nejen na počítači, ale také na mobilních zařízeních. Proto musí být šablona optimalizována pro různá rozlišení obrazovky.

V jednom dopise by měl být pouze jeden informační důvod. A v souladu s tím by od příjemce měla být implikována pouze jedna cílová akce. Za nesprávné se považuje, pokud v jedné zprávě obsahuje několik dotazů, návrhů nebo požadavků adresovaných najednou.

Měl by být rozdělen do následujících částí:
- úvod;
- hlavní část;
- závěr.

V úvodu stručně uveďte účel sdělení a důvody pro jeho napsání. Hlavní částí je samotná podstata dopisu. Na závěr je třeba shrnout výše uvedené - mohou to být závěry, požadavky, pokyny, návrhy a tak dále. Je vysoce nežádoucí používat v obchodní korespondenci jakékoli „dovětky“. Vyhněte se také aforismům, metaforám, příslovím a podobně.

Pokud potřebujete odeslat grafický obrázek v dopise, nevkládejte jej do samotného textu zprávy, ale připojte jej jako samostatný soubor. Obrázky se nemusí zobrazovat správně na různých zařízeních nebo mohou být zcela zakázány v rozhraní e-mailového programu příjemce. V textu v případě potřeby jednoduše uveďte „informace jsou v přiloženém souboru“. Pokud existuje několik takových souborů, nezapomeňte napsat jejich názvy.

Pokud používáte zkratky a zkratky, musíte si být 100% jisti, že příjemce pochopí, co se pod nimi míní. Obecně je lepší hrát na jistotu a takové věci nepoužívat.

Nedostatek emocí. Obchodní dopisy by neměly obsahovat žádné emocionální zabarvení. Vůbec. A to i v případě, že napíšete stížnost a opravdu chcete ukázat plnost svého rozhořčení, nebo naopak upřímně děkujete svému partnerovi za úspěšný obchod. Zpráva by měla být zdrženlivá a dokonce do určité míry chladnokrevná. Každý oceňuje jejich individualitu, ale obchodní korespondence není tím nejlepším způsobem, jak to ukázat. Formální dopis od šťastného nebo smutného člověka, školníka nebo generálního ředitele by měl být stejný.

Používání slovní zásoby. K propojení vět v obchodní korespondenci se používají následující sady výrazů:

1. kvůli tomu důvodu;
3. na jakém základě;
4. silou (něčeho);
5. v souladu s;
6. na základě;
7. Dávejte pozor na;
8. s ohledem na;
9. co sloužilo.

A tak dále. V obchodních dopisech je také povoleno používat zkratky a zkratky, které jsou obecně přijímány v odvětví, ve kterém je zpráva napsána. Pokud jste na pochybách, zda příjemce konkrétní zkratce rozumí, pak je lepší napsat frázi celou.

Pozdravy. Prosím, nikdy nepoužívejte klišé "Dobrý den". To je, dalo by se říci, špatná forma nejen obchodní korespondence, ale v zásadě i e-mailů. Optimální pozdrav je „Dobrý den, křestní jméno / patronymika křestního jména“. Mimochodem, je dobré oslovovat příjemce zprávy jménem nejen v pozdravu, ale i dále v textu. Pokud si píšete s osobou, se kterou se osobně neznáte, musíte hned na začátku uvést, odkud máte adresu příjemce.

Velikost písmen. Toto není umělecké dílo ani vaše osobní myšlenky „na toto téma“. Zpráva by měla být co nejkratší, aby zprostředkovala úplnost informací v ní. Optimální je, pokud se text dopisu vejde do jedné „obrazovky“. Čtení dlouhých dopisů je únavné a mnoho lidí to obtěžuje.

Odpovědi na dopisy. Když odpovídáte na přijatou zprávu, vždy klikněte na tlačítko „Odpovědět“, nikoli na tlačítko „Napsat“. Při první možnosti se ve vaší odpovědi automaticky vytáhne celá historie korespondence. To je správné, protože člověk si nemusí hned vzpomenout, kdo jste a co po něm chcete, pokud nevidí pozadí. Zvláště pokud od poslední korespondence uplynulo více než pět dní. Během odpovědi na jeho zprávu můžete svého partnera citovat. To mu dá šanci zapamatovat si, o čem jste mluvili předtím.

Vždy poděkujte partnerovi, kde je to vhodné. Můžete například napsat „Vladimire, děkuji za váš dopis“ nebo „Irino Alekseevno, děkuji za tak rychlou odpověď.“ Takové nuance ukážou vaši úctu k partnerovi a zjemní náladu elektronické komunikace.

Pokud vám partner poslal zprávu, ve které vám vyjádřil svou nespokojenost nebo dokonce upřímně hrubý, snažte se mu neodpovídat stejným způsobem, bez ohledu na to, jak moc byste chtěli. Situace se liší, ale vždy reagujte zdvořile a zdrženlivě.

Samozřejmě čím dříve odpovíte, tím lépe. Skvělé, pokud můžete odpovědět během několika hodin. Tento časový rámec je optimální. Ale řekněme, že odpověď je během několika dní. Psychologové říkají, že člověku vyhovuje doba čekání na odpověď na e-mail 48 hodin, tedy dva dny. Pokud musíte čekat déle, může to být již vnímáno jako neuctivé nebo ignorované. Pokud problém uvedený ve zprávě vyžaduje více času, abyste odpověděli, pak nezapomeňte napsat, že jste dopis obdrželi, vzali ho v úvahu a odpovězte co nejdříve. Tímto způsobem se odesílatel alespoň nebude cítit ignorován.

Závěr dopisu. Neměli byste psát fráze, které lze vnímat jako pokus o manipulaci: „Opravdu doufám v výhodnou spolupráci“, „Předem děkuji za odpověď“ a tak dále. V elektronické korespondenci je lepší se rozloučit frázemi „S úctou“, „Moje upřímné přání“ a podobně. Ano, takové fráze jsou stereotypní, ale pro obchodní komunikaci jsou nejvhodnější. Do podpisu napište své jméno, příjmení, funkci a název firmy. Zanechte také kontakty, pomocí kterých vás lze kontaktovat, kromě e-mailu.

Čas odeslání. E-maily samozřejmě nejsou určeny ke čtení ihned po jejich přijetí. Ale v obchodní etice e-mailu je považováno za nesprávné posílat e-mailové zprávy o víkendech, svátcích, pozdě večer nebo v noci. Snažte se dodržovat standardní pracovní dobu.

A samozřejmě před kliknutím na tlačítko „odeslat“ pečlivě zkontrolujte pravopis jména a e-mailové adresy příjemce. Znovu si přečtěte celý text zprávy a zkontrolujte, zda neobsahuje překlepy nebo nesprávné fráze.

Nedílnou součástí práce mnoha organizací je obchodní korespondence, která má mnoho pravidel a znaků. Nejen sekretářky, ale i ostatní zaměstnanci musí umět psát dopisy pro kontakt s partnery a dalšími zaměstnanci.

Pojem obchodní korespondence

Tento termín označuje výměnu obchodních a obchodních informací. Existuje určitá etiketa obchodní korespondence, která se dokonce vyučuje ve speciálních kurzech. Dopis by měl být vypracován v souladu s pravidly, protože vytvoří a zachová pověst společnosti a také vytvoří seriózní postoj k organizaci. Z technického hlediska je obchodní dopis nástrojem zaměřeným na zlepšení komunikace mezi různými společnostmi nebo odděleními.

Druhy obchodní korespondence

Existuje několik typů dokumentů a každý z nich obsahuje vlastní pravidla pro registraci a podávání. Základy obchodní korespondence se využívají i při komunikaci prostřednictvím elektronické pošty. Specialisté rozlišují tyto typy obchodních dopisů: poděkování, žádosti, požadavky, omluvy, odmítnutí, blahopřání a kondolence. Kromě toho existují obchodní dopisy, které zahrnují reklamace, odmítnutí, upomínky, záruky a tak dále.

Jak vést obchodní korespondenci?

Při psaní dopisu je důležité věnovat pozornost všem detailům. Při popisu pravidel obchodní korespondence byste měli věnovat pozornost následujícím aspektům:

1. Pokud píšete dopis, ve kterém potřebujete odpovědět na některé otázky položené autorem, pak by bylo vhodné citovat každou z nich samostatně. K tomu použijte číslování a rozdělte text na odstavce.
2. Při psaní dopisu musíte stručně okomentovat všechny dokumenty, které přikládáte vy nebo partner. To je důležité, aby příjemce okamžitě pochopil podstatu dopisu.
3. Dopis musí být podepsán hlavou a je vyžadována pečeť.

Pravidla obchodní korespondence

Chyby při psaní obchodních dopisů jsou nepřijatelné, proto je důležité znát základní pravidla pro jejich psaní:

1. Nepoužívejte slova, jejichž význam není znám, nebo si jejich výklad ověřte pomocí slovníku.
2. Vedení obchodní korespondence vylučuje použití specifické terminologie, protože některá slova mohou být adresátovi neznámá. Pokud se takové pojmy používají, vysvětlete je.
3. Vyjadřujte své myšlenky krátkými větami, aby se neztratila hlavní podstata.
4. Pokud ruský jazyk neovládáte důkladně, pak je lepší nejprve napsat text v editoru nebo do dokumentu na počítači, abyste zkontrolovali pravopis.
5. Obchodní korespondence neumožňuje používat hovorová slova, literární obraty a podobně. Před odesláním dopisu zkontrolujte, zda neobsahuje chyby a překlepy. Je lepší po chvíli znovu zkontrolovat.

Zahájení dopisu v obchodní korespondenci

Za prvé, ve struktuře dopisu je „záhlaví“, které obsahuje pozici a celé jméno adresáta. Mezi rysy obchodní korespondence patří standardní výzva „Vážený“, která je ve většině případů napsána uprostřed listu. Pokud je osoba neznámá, je před příjmením napsáno slovo „mister“. První odstavec (preambule) obsahuje účel a důvod dopisu. Po přečtení by měl adresát porozumět hlavnímu smyslu odvolání.

Žádost v obchodní korespondenci

Jedním z nejoblíbenějších typů obchodní korespondence je žádost. Může se jednat o taktní požadavek nebo diplomatický požadavek na aktuální problém. Schopnosti obchodního psaní jsou důležité pro sepisování požadavků, protože by měly podnítit adresáta, aby podnikl kroky nezbytné pro autora. Pro psaní dopisu platí určitá pravidla:

1. Adresát by měl být oslovován osobně při dodržení základů obchodní etikety.
2. Chcete-li adresátovi vysvětlit důvod odvolání, můžete mu dát kompliment, poznamenat obchodní nebo osobní vlastnosti a zásluhy.
3. Argumentujte žádost a zajímejte adresáta o její realizaci. Problém by měl být popsán co nejstručněji a nejjasněji.
4. Jakmile byla žádost podána, měla by být upravena a znovu opakována s důrazem na potenciální výhody.

Jak se připomenout v obchodní korespondenci?

Upomínkový dopis se používá, když potřebujete připomenout plnění povinností, dodržování zákona, přiblížení důležité události a podobně. Ve většině případů se před ním používá slovní připomenutí. V důsledku toho dopis slouží jako jakýsi důkaz o provedené akci. Upomínka v obchodní korespondenci obsahuje:

1. Údaje o odesílateli a adresátovi. Poté je uveden důvod upomínky.
2. Jsou uvedeny odkazy na zákony a předpisy týkající se odvolávané problematiky.
3. Fráze obchodní korespondence by měly být jasné, ale ne výhružné. Nebylo by zbytečné připomínat, že problém lze vyřešit mírovou cestou.
4. Dopis nemá žádné normy, takže může být napsán ve volné formě.

Jak se omluvit v obchodní korespondenci?

Jedním z nejobtížnějších na psaní je omluvný dopis, díky kterému se potřebujete omluvit a zároveň zachránit tvář společnosti. Kromě toho je zaměřena na obnovu poškozených vztahů. Obchodní korespondence uvádí takové rysy omluvy:

1. Struktura dopisu zahrnuje označení příjemce, předmět odchodu a odvolání.
2. Nemůžete určit umělce, protože vedení vše podepíše.
3. Omluvné fráze v obchodní korespondenci by neměly být explicitní a předmět dopisu by měl být neutrální nebo zcela chybět.
4. Účinek, kterého má být dosaženo, je upřímná omluva a uvědomění si toho, co se stalo, tedy naznačení příčiny nepříjemné situace.

Pravidla obchodního e-mailu

Všechna výše zmíněná pravidla platí také pro elektronickou korespondenci, ale stále zde existuje řada funkcí:

1. Pracovní e-mail by měl být používán výhradně pro úřední korespondenci, protože všechny dopisy jsou uloženy na serveru a další osoba je může číst.
2. Firemní e-mail vyžaduje čitelné písmo a Arial nebo Times New Roman jsou nejlepší volbou. Velikost písmen by měla být střední. V textu by neměly být žádné Caps Lock, vykřičníky ani speciální znaky. Kurzíva nebo tučné písmo je přijatelné pro určité fráze, ale používejte je pouze v případě, že je to nezbytně nutné.
3. Pro lepší čitelnost používejte podnadpisy, ale mějte na paměti, že jejich počet by neměl být velký, takže maximum jsou 3-4 kusy. Jeden odstavec by neměl být delší než čtyři řádky.
4. Etika obchodní e-mailové korespondence neumožňuje ponechat pole předmětu prázdné. Zde napište podstatu dopisu, který by měl být konkrétní, informativní a stručný.
5. Na konci nezapomeňte zanechat podpis a kontaktní údaje, což by nemělo trvat déle než šest řádků. Použijte následující strukturu: "S pozdravem", příjmení a jméno, název společnosti, e-mailové telefonní číslo a adresa webové stránky.
6. V obchodní korespondenci je vhodné používat firemní šablonu ve vašem firemním stylu. Díky tomu bude možné vyniknout mezi ostatními a zároveň dodržovat pravidla obchodní korespondence. Je důležité nezapomenout, že dopis lze přečíst nejen na obrazovce počítače, ale i telefonu, takže šablona musí být optimalizována pro rozlišení různých obrazovek.

Obchodní psaní knih

Abyste lépe porozuměli všem složitostem psaní obchodního dopisu, můžete si přečíst užitečnou literaturu. Následující práce jsou považovány za dobré:

1. « Umění obchodního psaní. Zákony, triky, nástroje»S. Karepina. Autor vysvětluje, co je to obchodní styl korespondence, jak správně zanechat různé typy dopisů a zpráv.
2. « Obchodní e-mailová korespondence. Pět pravidel pro úspěch". Autor popisuje formy obchodní korespondence a nabízí nástroje, které pomohou komunikaci zefektivnit. Užitečné tipy a triky najdete zde.

co je e-mail? V dnešním obchodním světě je to takto:

• Tvoje tvář. Právě pomocí emailu si můžete vytvořit pozitivní obraz v očích protistrany nebo zkazit první dojem.
• Váš pracovní nástroj. Velká část komunikace s vnějším světem probíhá e-mailem. Pokud tedy dobře ovládáte tento nástroj, můžete si mnohem usnadnit život.
• Silné rozptýlení. Vnější svět se vás snaží získat, rozptýlit a svést vás na scestí prostřednictvím e-mailu.

Z těchto pozic se podívejte na práci s e-mailem. Začněme jednoduše.

Design dopisu

Používám poštovního klienta Mozilla Thunderbird, takže použiji jeho příklad. Vytvoříme nové písmeno a projdeme seznam polí shora dolů.

Komu. Kopírovat. Skrytá kopie

Možná někdo neví, ale „Komu“ v Mozille lze změnit na „Kopie“ nebo „Skrytá kopie“.

• Komu: píšeme hlavního příjemce nebo více příjemců oddělených středníkem.
• kopírovat: píšeme někoho, kdo by si měl dopis přečíst, ale od koho neočekáváme reakci.
• Skrytá kopie: píšeme někoho, kdo by si měl dopis přečíst, ale měl by zůstat neznámý pro ostatní příjemce dopisu. Zvláště vhodné je použití pro hromadné rozesílání obchodních dopisů, jako jsou oznámení.

Špatně v hromadném rozesílání určete příjemce prostřednictvím polí "Kopie" nebo "Komu". Několikrát do roka dostávám dopisy, které obsahují 50–90 příjemců v poli „Kopie“. Dochází k narušení soukromí. Ne všichni vaši příjemci musí vědět, s kým dalším na podobném tématu pracujete. Je dobré, když jsou to lidé, kteří se znají. A pokud jsou na seznamu konkurenční firmy, které o sobě navzájem nevědí? Minimálně se musíte připravit na zbytečné vysvětlování a minimálně s jedním z nich ukončit spolupráci. Nedělejte to tímto způsobem.

Předmět dopisu

Profesionální poštovní služby často píší o důležitosti předmětu (někdy i rozumně) na svých firemních blozích. Tam se ale nejčastěji bavíme o prodejních dopisech, kde předmět dopisu řeší problém „e-mail by se měl otevřít“.

Probíráme každodenní obchodní korespondenci. Zde téma řeší problém „dopis a jeho autor by měli být snadno identifikovatelní a pak nalezeni“. Navíc se vám vaše píle vrátí v podobě karmy četných odpovědních dopisů, pouze s předponami Re: nebo fwd, mezi kterými budete muset vyhledat požadované písmeno k tématu.

Dvacet dopisů je objem jednodenní korespondence středního manažera. O podnikatelích a majitelích firem vůbec nemluvím, jejich počet dopisů někdy přesahuje 200 i více za den. Takže ještě jednou: neposílejte e-maily s prázdným předmětem.

Jak tedy správně formulovat předmět dopisu?

Chyba #1 : v předmětu pouze název společnosti. Například "Nebe" a všechny. Za prvé, pravděpodobně nepatříte mezi vaši společnost, která s touto protistranou komunikuje. Za druhé, takové téma nedává žádný smysl, protože název vaší společnosti je viditelný již z adresy. Za třetí, hádejte, jak bude vypadat vaše vlastní poštovní schránka s tímto přístupem ke korespondenci? Přibližně takto.

Je vhodné v takových tématech hledat?

Chyba #2 : honosný, prodejní titul. Je skvělé, když umíte takové titulky psát. Je ale vhodné tyto dovednosti využívat v obchodní korespondenci? Pamatujte na účel předmětu obchodního dopisu: ne prodat, ale poskytnout identifikaci a vyhledávání.

Text dopisu

Existuje mnoho návodů, jak psát texty pro různé příležitosti. Spoustu užitečných informací má například Maxim Ilyakhov, Alexander Amzin a další mistři slova. Doporučuji číst jejich články alespoň pro zlepšení obecné gramotnosti a zlepšení celkového stylu psaného projevu.

V procesu psaní dopisu musíme důsledně učinit několik rozhodnutí.

Věc zdvořilosti . Na začátku dopisu můžete rozmazávat zdvořilosti nebo dokonce něžnosti v duchu: „Má milá Rodyo, už více než dva měsíce jsem s tebou písemně nemluvil, čímž jsem sám trpěl a dokonce jsem další noc nespal a přemýšlel.“ Velmi zdvořilé a velmi nákladné, a to jak z hlediska času na sepsání takového úvodu, tak z hlediska času účastníka na jeho přečtení. Korespondence je byznys, pamatuješ? Ne psaní epištolního žánru do soutěže a ne dopis jeho matky Raskolnikovovi, ale obchodní korespondence.

Respektujeme svůj čas a příjemce!

Představit se a připomenout okolnosti vašeho seznámení má smysl až v prvním dopise zaslaném po letmém setkání na výstavě. Pokud se jedná o pokračování spolupráce nebo aktuální korespondence, v prvním dopise dne píšeme: „Dobrý den, Ivane“, ve druhém a dalších: „Ivane, ...“.

Odvolání . Vždy jsem se obával otázky, na koho se obrátit v dopise, pokud je více příjemců. Nedávno jsem napsal dopis adresovaný třem dívkám jménem Anna. Bez váhání jsem napsal „Ahoj, Anno“ a nepustil jsem se do parní lázně. Ale není tomu tak vždy.

Co když jsou příjemci tři nebo dokonce sedm a nemají stejné jméno? Můžete uvést podle jména: "Dobré odpoledne, Rodione, Pulcheria, Avdotya a Pyotr Petrovich." Ale je to dlouhé a chce to čas. Můžete napsat: "Dobrý den, kolegové!".

Pro sebe používám pravidlo oslovovat jménem toho, kdo je v poli "Komu". A ty, co jsou v kopii, vůbec nekontaktujte. Toto pravidlo zároveň umožňuje přesněji určit (jednoho!) adresáta dopisu a účel tohoto dopisu.

Citace . Korespondence je často řetěz dopisů s otázkami a odpověďmi – jedním slovem dialog. Za dobrou formu se považuje nevymazat historii korespondence a napsat svou odpověď na začátek citovaného textu, takže až se k této korespondenci za týden vrátíte, můžete si dialog snadno přečíst odshora dolů sestupným datem.

Z nějakého důvodu je výchozí nastavení v Mozille "Nastavit kurzor po citovaném textu." Doporučuji změnit v menu „Nástroje“ → „Možnosti účtu“ → „Sestavení a adresování“. Musí to tak být.

Účel dopisu . Obchodní dopisy jsou dvou typů:

• když jednoduše informujeme partnera (například zpráva o provedené práci za měsíc);
• a když od partnera něco chceme. Například tak, že odsouhlasí přiloženou fakturu k úhradě.

Pobídkových dopisů je zpravidla mnohem více než udavačských. Pokud chceme od partnera něčeho dosáhnout, je velmi důležité to říci v dopise v prostém textu. Po výzvě k akci by mělo následovat křestní jméno a mělo by být poslední větou dopisu.

Špatně : "Porfiry Petroviči, vím, kdo zabil starou ženu."

Že jo : "Porfiry Petroviči, byl jsem to já, kdo zabil starou ženu, prosím, zakročte s mým zatčením, jsem unavený z utrpení!"

Proč by za vás měl korespondent vymýšlet, co s tímto dopisem udělat? Může se totiž rozhodnout špatně.

Podpis v textu . Musí být. Navíc všechny e-mailové klienty umožňují nastavit automatickou náhradu podpisu, například klasické "S úctou, ...". V Mozille se to dělá v nabídce „Nástroje“ → „Možnosti účtu“.

Zapsat či nezapsat kontakty do podpisu je osobní věc každého. Ale pokud jste nějak spojeni s prodejem - určitě napište. I když transakce neproběhne na základě výsledků komunikace, v budoucnu budete snadno k nalezení pomocí kontaktů z podpisu.

Na závěr ještě jedna vlastnost těla dopisu pro ty účastníky rozhovoru, kteří neradi (nemohou, nechtějí, nemají čas) odpovídat na vaše dopisy. V textu dopisu uveďte výchozí hodnotu. Například: "Porfiry Petroviči, pokud mě nepřijdeš zatknout do pátku ve 12:00, pak se považuji za amnestovaného." Uzávěrka samozřejmě musí být reálná (text z ukázky neposílejte v pátek v 11:50). Příjemce musí být fyzicky schopen váš dopis přečíst a rozhodnout o něm. Takové „mlčení“ vás zbavuje odpovědnosti za nereagování partnera. Jako vždy je třeba k použití tohoto čipu přistupovat moudře. Pokud člověk odpovídá na vaše dopisy včas a pravidelně, může ho takové ultimátum, ne-li urazit, trochu napínat nebo vést k rozhodnutí neodpovídat na dopis hned teď, ale nechat vás čekat na pátek.

Přílohy

Dopisy často přicházejí s přílohami: životopisy, obchodní nabídky, odhady, plány, skeny dokumentů - velmi pohodlný nástroj a zároveň zdroj oblíbených chyb.

Chyba : Obrovská investiční velikost. Často dostáváme e-maily s přílohami o velikosti až 20 MB. Zpravidla se jedná o skeny některých dokumentů ve formátu TIFF, s rozlišením 600dpi. Poštovní program korespondenta bude téměř jistě několik minut viset v marných pokusech stáhnout náhled této přílohy. A nedej bože, aby se příjemce pokusil přečíst tento dopis na smartphonu ...

Osobně taková písmena okamžitě mažu. Nechcete, aby váš e-mail skončil v koši dříve, než si ho přečtete? Ovládejte velikost přílohy. Doporučuje se, aby nebyla větší než 3 MB.

Co když překročí?

• Zkuste překonfigurovat skener na jiný formát a rozlišení. Například v PDF a 300 dpi jsou získány docela čitelné skeny.
• Přemýšlejte o programech, jako je archivátor WinRar nebo 7zip. Některé soubory se dokonale komprimují.
• Co když je příloha obrovská a nemůžete ji zkomprimovat? Například téměř prázdná účetní databáze váží 900 MB. Na pomoc přijdou cloudová úložiště informací: Dropbox, Google Drive a podobně. Některé služby, jako je Mail.ru, automaticky převádějí velké přílohy na odkazy na cloudové úložiště. Své informace uložené v cloudu si ale raději spravuji sám, takže automatizaci od Mail.ru nevítám.

A ještě jedno ne zcela zřejmé doporučení ohledně investic – jejich název . Musí být pro příjemce srozumitelný a přijatelný. Jednou jsme ve firmě připravovali obchodní nabídku adresovanou ... ať je to Fjodor Michajlovič Dostojevskij. Dostal jsem od manažera dopis s návrhem CP ke schválení a v příloze byl soubor s názvem „DlyaFedi.docx“. S manažerem, který mi to poslal, proběhl dialog s následujícím obsahem:

Vážený manažere, jste osobně připraven oslovit tohoto respektovaného člověka a nazvat ho Fjodorem?

Nějak ne, vážený člověk, všichni mu říkají křestním jménem a patronymem.

Proč jste přílohu nazvali „For Fedi“? Když mu to hned pošlu, myslíš, že si u nás v tomto CP koupí sekery?

Chystal jsem se přejmenovat...

Proč připravovat časovanou bombu – odmítnutí potenciálního klienta – nebo si vytvářet práci navíc přejmenováním souboru? Proč rovnou nepojmenovat přílohu správně: "For Fedor Michajlovič.docx" nebo ještě lépe - "KP_Sky_Axes.docx".

Takže s e-mailem jako "tváří" víceméně vyřešen. Přejděme k e-mailu jako nástroji produktivity a promluvme si o jeho rozptýlení.

Práce s písmeny

E-mail je mocné rozptýlení. Stejně jako u každého rozptýlení musí být pošta řešena zpřísněním pravidel a zavedením pracovních rozvrhů.

Minimálně je potřeba vypnout VŠECHNY e-mailová upozornění. Pokud je poštovní klient nakonfigurován ve výchozím nastavení, budete upozorněni zvukovým signálem a ikona vedle hodin bude blikat a zobrazí se náhled dopisu. Jedním slovem, udělají vše pro to, aby vás nejprve odtrhli od namáhavé práce a pak vás ponořili do propasti nepřečtených dopisů a neprohlédnutých zásilek – mínus hodina nebo dvě života.

Někomu silná vůle umožňuje nenechat se rozptylovat upozorněními a pro obyčejné lidi je lepší nepokoušet osud a vypnout je. V Mozillla Thunderbird se to dělá přes nabídku „Nástroje“ → „Nastavení“ → „Obecné“ → „Když se objeví nové zprávy“.

Pokud nejsou žádná oznámení, jak pochopit, že přišel dopis?

Velmi jednoduché. Vy sami, vědomě, přidělujete čas na analýzu pošty, otevřete poštovního klienta a uvidíte všechny nepřečtené zprávy. To lze provést dvakrát denně, například v poledne a večer, nebo během nucených odstávek, například v dopravních zácpách.

Lidé se často ptají, jak je to s dobou odezvy a naléhavými e-maily? Odpovídám: nemáte na poště urgentní dopisy. Pokud tedy nepracujete v oddělení zákaznické podpory (takové oddělení má svá pravidla pro práci s poštou).

Pokud existují naléhavé dopisy, odesílatel vás o tom informuje prostřednictvím jiných kanálů - telefonu, SMS, Skype. Poté vědomě přejdete do poštovního klienta a zpracujete urgentní poštu. Všichni guru time managementu (například Gleb Arkhangelsky se svým „Time Drive“) deklarují standard pro odpovídání na e-maily do 24 hodin. Toto je normální pravidlo dobré formy - neočekávejte okamžité odpovědi od partnera prostřednictvím e-mailu. Pokud existuje naléhavý dopis, informujte o tom prostřednictvím rychlejších komunikačních kanálů.

Vypnuli jsme tedy notifikace a nyní zapínáme poštovního klienta podle našeho rozvrhu.

Co dělat, když jsme přešli do e-mailu a zapojili se do činnosti zvané „analýza e-mailů“? Kde je začátek a konec této práce?

O systému zero inbox jsem toho slyšel hodně, ale bohužel jsem nepotkal jediného člověka, který by jej používal. Musel jsem znovu vynalézt své kolo. Na Lifehackeru jsou články na toto téma. Například, " ". Níže budu hovořit o systému nulové schránky ve svém výkladu. Budu vděčný, pokud budou GTD guruové uvedeni v komentářích, doplní nebo vylepší popsaný systém.

Je důležité pochopit a přijmout, že e-mail není plánovač úloh ani archiv vašich aktivit. Složka Doručená pošta by proto měla být vždy prázdná. Pokud jste se pustili do analýzy doručené pošty, nezastavujte se a nenechte se ničím rozptylovat, dokud tuto složku nevyprázdníte.

Co dělat s e-maily v doručené poště? Musíte projít každé písmeno postupně a odstranit je. Ano, stačí vybrat a stisknout Delete na klávesnici. Pokud se nemůžete přinutit k odstranění e-mailu, budete se muset rozhodnout, co s ním uděláte.

1. Dokážete odpovědět za tři minuty? Je třeba na to odpovídat? Ano, ano, a odpověď nezabere více než tři minuty, pak odpovězte hned.
2. Musíte odpovědět, ale příprava odpovědi zabere více než tři minuty. Pokud používáte plánovač úloh, který vám umožňuje převést e-mail na úkol, proměňte svůj e-mail na úkol a na chvíli na něj zapomeňte. Já například používám naprosto úžasnou službu Doit.im. Umožňuje vám vygenerovat osobní e-mailovou adresu: přepošlete jí dopis a ona se změní na úkol. Pokud ale nemáte plánovač úloh, přesuňte písmeno do podsložky "0_Run".
3. Po rychlé odpovědi na dopis, jeho přeměně na úkol nebo pouhém přečtení se musíte rozhodnout, co s touto zprávou dále dělat: smazat ji nebo poslat do jedné ze složek k dlouhodobému uložení.

Zde jsou složky pro dlouhodobé skladování, které mám.

• 0_Spustit. Takovou složku nemám, ale pokud nemáte plánovač, opakuji, můžete sem přidat písmena, která vyžadují podrobné studium. Tato složka je také potřeba pravidelně čistit, ale s promyšleným přístupem v době, která je k tomu speciálně vyhrazena.
• 1_Reference Sem dávám dopisy s informacemi o pozadí: uvítací dopisy s přihlašovacími údaji z různých webových služeb, letenky na nadcházející lety a tak dále.
• 2_Projekty. Zde je uložen archiv korespondence o partnerech a projektech, se kterými je aktuální vztah. Samozřejmostí je samostatná složka pro každý projekt nebo partnera. Do složky partnera jsem vložil dopisy nejen od jeho zaměstnanců, ale i dopisy od zaměstnanců "Nebe" spojených s tímto partnerem. Velmi pohodlné: v případě potřeby je veškerá korespondence o projektu po ruce několika kliknutími.
• 3_Muzeum. Sem hodím ta písmena, která je škoda mazat a výhody z nich nejsou patrné. Sem migrují i ​​složky s uzavřenými projekty z "2_Projects". Jedním slovem, první kandidáti na výmaz jsou uloženi v „Muzeu“.
• 4_Dokumenty. Zde jsou dopisy s elektronickými vzorovými dokumenty, které mohou být v budoucnu užitečné pro účtování, například akty odsouhlasení od zákazníků, jízdenky na výlety. Složka má mnoho společného se složkami "2_Projekty" a "1_Sprav", pouze ukládá účetní informace a ve složce "2_Projekty" - informace o správě. V "4_Documents" - mrtvé informace a v "2_Projects" - živé.
• 5_Znalosti. Sem dávám jen opravdu užitečné mailingy, ke kterým se chci po čase vrátit pro inspiraci nebo hledání řešení.

Pro chod tohoto systému jsou důležitá další nastavení poštovního klienta. Za prvé, ve výchozím nastavení má Thunderbird zaškrtávací políčko „Označit zprávy jako přečtené“. Raději to dělám vědomě, takže vlajka je pryč! Chcete-li to provést, přejděte do nabídky „Nástroje“ → „Nastavení“ → „Pokročilé“ → „Čtení a zobrazení“.

Za druhé, používáme filtry . Dříve jsem aktivně používal filtry, které automaticky přeposílaly dopisy do příslušných složek na základě adresy odesílatele. Například dopisy od právníka byly přesunuty do složky „Právník“. Tento přístup jsem opustil z několika důvodů. Za prvé: dopisy od právníka se v 99 % případů týkají projektu nebo partnera, což znamená, že musí být přesunuty do složky tohoto partnera nebo projektu. Za druhé: Rozhodl jsem se přidat povědomí. Sami se musíte rozhodnout, kam se má konkrétní dopis uložit, a je pohodlnější hledat nezpracované zprávy pouze na jednom místě – ve schránce. Nyní používám filtry pouze pro uspořádání automatických běžných dopisů z různých systémů do složek, tedy dopisů, které po mně nevyžadují rozhodování. Filtry v Mozilla Thunderbird se konfigurují v nabídce „Nástroje“ → „Filtry zpráv“.

Při správném přístupu by tedy e-mail měl zabrat 10 až 60 minut denně v závislosti na objemu korespondence.

Ano a ještě jedna věc. Už jste si vypnuli upozornění na nové e-maily? ;)