Papírový záznam o příchodu do práce. Příchod a odchod zaměstnanců: jak zvyknout personál na disciplínu

Záznam příchodů a odchodů zaměstnanců (sledování času)- slouží k evidenci příchodů a odchodů zaměstnanců. Údaje zapsané v deníku mohou být podkladem pro vyplnění Timesheetu.

Příklad vyplňování hlavní části deníku:

Součástí časopisu jsou další materiály:

Zákoník práce Ruské federace ze dne 30. prosince 2001 N 197-FZ

Oddíl III. Pracovní smlouva Kapitola 13. Ukončení pracovní smlouvy (výňatky)
Oddíl IV. Pracovní doba Kapitola 15. Obecná ustanovení, Kapitola 16. Pracovní doba
Oddíl VIII. Rozvrh práce. Pracovní kázeň. Článek 189. Pracovní kázeň a pracovní řád

Zaměstnavatel je povinen sledovat čas skutečně vypracoval každý zaměstnanec. (Zákoník práce Ruské federace, čl. 91)

Pracovní doba- doba, po kterou musí zaměstnanec v souladu s vnitřními pracovními předpisy a podmínkami pracovní smlouvy vykonávat pracovní povinnosti, jakož i další časové úseky, které se v souladu s tímto kodexem, jinými federálními zákony a jinými regulačními právními akty Ruské federace týkají pracovní doby. Postup při výpočtu normativu pracovní doby pro určitá kalendářní období (měsíc, čtvrtletí, rok) v závislosti na stanovené délce pracovní doby v týdnu stanoví federální výkonný orgán, který plní funkce rozvoje státní politiky a právní regulace v oblasti práce. (Zákoník práce Ruské federace, čl. 91).

Sledování času organizované pro následující účely:

zajištění kontroly nad včasným příchodem pracovníků a zaměstnanců do práce, identifikace opozdilců a neúčastníků;
sledování přítomnosti personálu na pracovišti v pracovní době a také včasný odchod a příchod zaměstnanců během polední přestávky;
stanovení včasného odchodu zaměstnanců z práce na konci pracovního dne;
účtování skutečně odpracovaných hodin, prostojů, nemoci, dovolené a dalších forem využití pracovní doby;
registrace chůze.

Podle Čl. 81 odst. 6 zákoníku práce Ruské federace může zaměstnavatel ukončit pracovní smlouvu v případě, že absentérství, tedy nepřítomnost na pracovišti bez vážného důvodu po celý pracovní den (směna), bez ohledu na jeho délku, jakož i v případě nepřítomnosti na pracovišti bez vážného důvodu delší než čtyři hodiny v řadě během pracovního dne (směna).

Kdo v organizaci by měl vést evidenci pracovní doby?

Každá konkrétní organizace si tuto otázku řeší sama na základě specifik své činnosti. Povinnost vést docházku může zaměstnanec předepsat pracovní smlouvou, pracovní náplní nebo mu ji určit samostatnou objednávkou pro hlavní činnost. Za porušení povinnosti evidovat pracovní dobu ponesou provinilci úředníci administrativní odpovědnost uložil Federální inspektorát práce.

Podle GOST 31282-2004 kontrolní těsnění- jedinečné jednorázové indikační zařízení určené k detekci skutečnosti neoprávněného přístupu.

Před zahájením práce s Věstníkem je nutné vyplnit titulní stranu a certifikační list. Do příslušného řádku je nutné uvést číslo pečeti, bez toho se Věstník nepovažuje za zapečetěný.

Užitečné informace:

Jaké jsou požadavky na personální registry a jak by měl být časopis navržen v souladu s těmito požadavky, podívejte se na naše video.

Legis Vám s potěšením nabízí pohodlný a moderní biometrický systém pro evidenci pracovní doby zaměstnanců. Využíváme identifikaci otiskem prstu, která nám umožňuje spolehlivě určit čas příchodu a odchodu (biotime nebo časová kontrola) každého zaměstnance. Využijte nabídky na nákup takového systému kontroly vstupu (ACS, ACS) za výhodnou cenu a již nebudete muset ručně počítat odpracované hodiny.

Elektronický docházkový systém to rychle a přesně udělá za vás. Tento způsob kontroly vám dá jistotu, že platíte mzdu pouze za skutečně odpracované hodiny. Také biometrické účtování pracovní doby zaměstnanců sníží zátěž účetnictví a v případě potřeby sníží počet zaměstnanců a personálu kanceláří, obchodů, skladů a dalších zařízení.

Naše systémy kontroly přístupu otisků prstů „Elektronický časový rozvrh“ jsou obecně ideální pro jakékoli zařízení s velkým počtem zaměstnanců, vzdálenými pracovišti a složitou logikou sledování času. Tato zařízení snímají otisky prstů a identifikují je podle všech parametrů aktivovaných v systému.

NAD rozdíl od JINÝCH BIOMETRICKÝCH ŘÍDICÍCH SYSTÉMŮ (RFID, Anviz) ZALOŽENÝCH NA OVĚŘENÍ SKENOVÁNÍ A OPTICKÉM ODEČTENÍ, NÁŠ SYSTÉM PRO PŘÍSTUP K OTISKŮM PRSTŮ DOKÁŽE NEJEN VYPOČÍTAT PRACOVNÍ DOBU, ALE TAKÉ VYPOČÍTAT PRACOVNÍ DOBU, VZHLEDEM K PŘÍKLADU LEARORLE.

buďte si jisti

Ovládání pomocí biometrických čteček otisků prstů je spolehlivé, stabilní a snadno se používá. Naše systémy sledování času otisků prstů byly úspěšně testovány ve velkých podnicích (více než 1000 zaměstnanců) v Moskvě, Petrohradu a Krasnodaru. Na základě výsledků tohoto experimentu vyšlo najevo, že pravděpodobnost chybného určení při použití biometrických čteček je menší než 0,01 %.

Uložit

Praxe používání biometrických terminálů pro evidenci pracovní doby našimi klienty prokázala díky objektivní kontrole úsporu 3% -5% ze mzdy každý měsíc.

Automatizovat

Implementujeme biometrický systém kontroly přístupu otiskem prstu dle vašich požadavků a přání. Všechny prvky jsou kompatibilní s dalším vybavením, což snižuje množství ruční práce.
Specialisté navíc synchronizují provoz zařízení pro sledování času pomocí otisku prstu s jinými informačními systémy, například 1C.

Naše biometrické docházkové systémy fungují v reálném čase. Přítomnost zaměstnanců v zařízení můžete kdykoli kontrolovat. Specialisté Legis Group mohou také nastavit terminál otisků prstů pro odesílání zpráv
s jakoukoli frekvencí.

Zlepšete kvalitu své práce

Automatizované sledování pracovní doby pomocí otisku prstu je klíčem ke stálé přítomnosti potřebného počtu zaměstnanců na provozovně. Tento ukazatel umožňuje týmu vykonávat svou práci kvalitativně.

Naše jedinečné výhody

Nabízíme komplexní službu biometrické docházky, nejen hardwarovou nebo softwarovou. To znamená, že společnost se postará o všechny potíže s implementací, údržbou a kontrolou systému.

Máme úspěšnou zkušenost s implementací našeho systému sledování času zaměstnanců otisků prstů ve velkých podnicích s více než 100 vzdálenými pobočkami a v průmyslové výrobě.

Naše biometrické docházkové systémy jsou navrženy naším vlastním programátorským týmem, a proto je lze upravit tak, aby vyhovovaly individuálním potřebám každého zákazníka, který zařízení nakupuje a spravuje.

Jak to funguje

Každý zaměstnanec je povinen poskytnout referenční otisky prstů, které budou vloženy do databáze vnitřních a/nebo venkovních biometrických čteček. Je nutné kontrolovat shodu identity zaměstnance a jeho otisku prstu. Proto je žádoucí, aby takový postup prováděl na personálním oddělení nebo na dálku, ale důvěryhodnou osobou. Seznam zaměstnanců lze importovat z 1C pomocí běžného USB flash disku nebo paměťové karty.

Ke každému objektu je nainstalován software a speciální snímač otisků prstů pro záznam pracovní doby (skenery poskytujeme zdarma, zůstávají však majetkem Legisu).

Každý den při příchodu do práce jsou zaměstnanci identifikováni pomocí biometrické čtečky otisků prstů. V tomto postupu lze vzít v úvahu následující faktory:

Jakou pozici zaujímá zaměstnanec, např. pokladní může být ten den skladníkem.
Po příjezdu/odjezdu vystupte na přestávku a vraťte se z přestávky.
Zda počet zaměstnanců na jednotlivých pozicích odpovídá personálním omezením.

Data biometrického docházkového skeneru jsou přenášena do centrálního uzlu. To umožňuje v reálném čase sledovat přítomnost zaměstnanců na pracovišti, personální obsazení všech pozic a pozdní příchody. Systém kontroly přístupu otisků prstů navíc umožňuje nastavit e-mailové nebo sms upozornění odpovědným osobám na případné mimořádné situace.

Když zaměstnanec na konci dne opustí pracoviště, biometrický docházkový systém zaměstnance spočítá, kolik hodin odpracoval a kolik je placen.

Systém sledování času otisků prstů umožňuje kdykoli odpovědným specialistům prohlížet výkazy pracovních výkazů a podobné elektronické výpisy.

Na konci měsíce je úřady certifikován Time Sheet, vytvořený speciální aplikací na základě údajů o otiscích prstů. Kromě toho tento elektronický dokument automaticky vstupuje do účetního oddělení (speciální aplikace nebo okamžitě v 1C).

Kde práce začíná

Vedení jednání se zákazníkem

Upřesňujeme všechny požadavky a obchodní pravidla, pro které je biometrický systém otisků prstů dále optimalizován. Jedná se zejména o pořadí práce na každém zařízení (zda je možné zadávat různé pozice, jak se zohledňuje pozdní nebo předčasný odchod, jak se zohledňují přestávky atd.), způsoby výpočtu mezd (pokud to bude náš systém počítat), ale i nutnost vypracovávat různé reporty a zasílat upozornění.

Vytvoření softwarového produktu

Na základě požadavků obdržených od zákazníka naši specialisté vytvoří softwarový produkt. Ve vyvinutém systému sledování času otisků prstů jsou brány v úvahu pouze zprávy a oznámení, které jsou pro zákazníka zajímavé, a všechna obchodní pravidla jsou zaznamenána v algoritmech.

Implementace systému na testovacích objektech

Zpočátku je nový biometrický docházkový systém implementován pouze na několika testovacích místech (2-4 místech) během 1-2 měsíců. Během tohoto období naši specialisté identifikují a berou v úvahu všechny body, které by mohly při popisu obchodních pravidel chybět.

Spuštění systému na všech zbývajících stránkách

Po úspěšném dokončení testování je pracovníky Legis Group na všech ostatních zákaznických místech spuštěn odladěný a optimálně nakonfigurovaný systém biometrických čteček otisků prstů, jejichž cena je stanovena osobně dle ceníku.

Výpočet návratnosti

Praxe používání našich systémů biometrického účtování pracovní doby v Petrohradě, Moskvě, Krasnodaru, Moskvě a Leningradské oblasti a také na Krasnodarském území přinesla následující výsledky:

U 150 objektů se v praxi podařilo snížit dvě sazby účetních.
Očekávejte, že zlepšíte kvalitu svých zákaznických služeb.
Mzdový fond:

Úspora více než 1 % ze mzdy (průměrně 3 %). Pokud je plat jednoho zaměstnance 20 tisíc rublů, pak úspory budou od 200 rublů na zaměstnance (v průměru 600 rublů). V tomto případě pro 1 000 zaměstnanců (100 zařízení s 10 lidmi v každém) bude úspora od 200 000 rublů do 600 000 rublů měsíčně.

Další způsob výpočtu

Pokud se každý zaměstnanec opozdí každý druhý den po dobu 5-10 minut (zcela reálná situace), za měsíc se ukáže:
22 pracovních dnů x 5 minut = 110 minut, rychlostí 164 hodin, rychlostí 150 rublů za hodinu:
úspora 275 rublů měsíčně.

Zvažte plat 20 tisíc rublů měsíčně.

Jedním z nejcennějších podnikatelských zdrojů je pracovní doba, za kterou v konečném důsledku dostává mzdu každý zaměstnanec. Přirozeně je nezbytná neustálá a systematická evidence tohoto zdroje, stejně jako kontrola nad ním a jeho optimalizace. Zaměstnavatel potřebuje v každém okamžiku pracovní doby nejen zjistit, že se zaměstnanec nachází tam, kde je mu poskytována (na pracovišti nebo jinde), ale také uvést, že je zaneprázdněn okamžitými povinnostmi.

Jediným způsobem, jak zajistit kontrolu pracovní doby, bylo dlouhou dobu ruční účtování – vyplňování docházky. Jedná se o pracný proces, který nevylučuje chyby a nepřesnosti vlivem „lidského faktoru“ a vyžaduje pracné následné zpracování informací.

Progress poskytuje efektivnější způsoby účtování pracovní doby založené na automatizaci, což umožňuje tento postup kvalitativně zlepšit. Liší se podle principů použití a různých funkčních vlastností.

Zvažte nejpopulárnější automatizované systémy sledování času (ACS), které vyhodnocují jejich výhody a nevýhody pro zaměstnavatele a zaměstnance.

Jaké problémy může ASURV vyřešit?

Pomocí produktivnějších účetních systémů můžete nejen lépe a efektivněji sledovat zaměstnanost zaměstnanců a efektivitu jejich práce. V závislosti na nastavených úkolech může automatizace zvolená vedením pomoci dosáhnout takových cílů, jako jsou:

evidence souladu zaměstnání každého jednotlivého zaměstnance s vnitřní rutinou zavedenou v organizaci (pozdní příchody, předčasné odchody, dlouhé nepřítomnosti během polední přestávky nebo „pauzy“ v pracovní době);
viditelné posílení vnitřní disciplíny mezi zaměstnanci;
seriózní pomoc při vedení statistik a sestavování závěrečných zpráv;
rychlejší a jednodušší plánování zaměstnanců, informovanější plánování;
pomoc při manažerských rozhodnutích o denním režimu, personálních otázkách, vnitřních pracovněprávních předpisech apod.;
výraznou finanční úsporu.

Hlavní principy fungování účetních systémů

Automatizace sledování času zahrnuje stanovení a následnou analýzu řady významných parametrů, které lze vybrat a nastavit. Mezi ty nejdůležitější patří:

automatické zaznamenávání času;
prostorová fixace;
informační efektivita (můžete rychle předat informace a osobní informace správnému zaměstnanci);
uložení databáze.

V zásadě jsou všechny ACSMS navrženy tak, aby řídily pohyb zaměstnanců v určitých časových obdobích.

To znamená, že v paměti systémů je každému zaměstnanci přiřazen určitý územní prostor, ve kterém se musí nacházet ve stanovených časových intervalech. Systémy zohledňují čas vstupu do stanovené zóny, pobyt v ní a výstup z ní a v některých ACSMS také vlastnosti zaměstnání v pracovní zóně, to znamená efektivitu využití pracovní doby personálem.

Můžete tak získat úplný obrázek podle kritérií nastavených v systému:

dodržování harmonogramu příletů a odletů;
převládající typy porušení (pozdní, předčasné ukončení práce, absence atd.);
fixační zpracování;
utváření obecného obrazu podle oddělení, časových intervalů, konkrétních zaměstnanců.

Různé typy ACS

V závislosti na možnostech, principech fungování a dosažených výsledcích lze systémy sledování času rozdělit do několika typů.

Organizace video dohledu

Nejjednodušší a poněkud primitivní způsob ovládání. Spočívá v instalaci zařízení, které snímá obraz, někdy spolu se zvukem, v různých prostorách firmy. Nepochybně je potvrzena část jeho účinnosti pro zaměstnavatele, protože video dohled:

ukazuje, co každý jednotlivý zaměstnanec ve sledovaném okamžiku dělá;
může obnovit obraz požadovaného časového období;
umožňuje sledovat kontakty zaměstnanců;
poskytuje relativní ochranu před krádeží;
Zařízení je relativně levné a snadno se instaluje a udržuje.

Nevýhody pro úřady jsou zřejmé:

neexistují žádné informace o produktivitě personálu (například na obrazovce člověk pracuje u počítače, ale není vidět, zda sestavuje zprávu nebo je na sociálních sítích);
je uvedena pouze zobecněná situace pracovního dne;
při znalosti umístění zařízení je docela snadné jej vyjmout z provozního stavu nebo nespadnout do oblasti pokrytí;
téměř nemožné použít s velkým davem lidí;
nepříliš vysoká přesnost rozpoznávání.

Zaměstnanci se obvykle musí smířit s kamerovým dohledem instalovaným nadřízenými, plusy v něm mohou najít pouze bezpečnostní pracovníci. Ve zbývajících kategoriích být „pod pistolí“ fotoaparátů zpravidla nepřináší potěšení, kromě toho, že se to může stát jednoduše zvykem.

Biometrie

Účetní systém zaměřený na biometrické ukazatele, individuální pro každého zaměstnance, je založen na principu identifikace: zaměstnanec vstupující do prostoru „pracovní zóny“ zaznamenává okamžik svého vstupu a výstupu pomocí nějakého biometrického identifikátoru.

V moderních zařízeních se nejčastěji používá otisk prstu, u složitějších zařízení - sítnice, někdy se používá hlasová identifikace.

Pozitivní body:

můžete přesně určit čas strávený v "pracovní oblasti";
je téměř nemožné vyměnit uživatele;
téměř zcela eliminuje možnost neoprávněného vstupu do pracovního prostoru.

Nevýhody biometrického systému:

nemožnost sledovat efektivitu zaměstnávání zaměstnanců (zaznamenává se pouze čas, nikoli to, co zaměstnanec dělá v „pracovní zóně“);
přesnost určení polohy zaměstnance je omezena umístěním terminálů systému;
kvůli průchodu kontroly musí být personál rozptylován a věnovat tomu více času;
s velkým počtem zaměstnanců na jednom terminálu může být proces identifikace značně zpožděn.

"kartový" systém

Jeho princip fungování je stejný jako u biometrického – identifikace. Rozdíl je v tom, že jako identifikátor nepůsobí biologický faktor, ale nějaké vnější označení, nejčastěji ve formě karty. Tato karta musí být předložena nebo vložena do čtečky terminálu, aby mohla projít systémem.

Výhody jsou stejné jako u biometrie, navíc s relativně nižšími náklady na vybavení.

Nevýhody jsou tedy podobné: omezená kontrolní zóna, nemožnost ji používat s velkými toky lidí, navíc na rozdíl od biometrického ACS systém „karty“ výrazně usnadňuje výměnu (kartu lze zfalšovat, ukrást, převést na jinou osobu).

Softwarové systémy

V mnoha firmách se hlavní pracovní poměr zaměstnanců odehrává u počítače, který je sám o sobě „záznamovým strojem“. Zaznamenává čas zapnutí a vypnutí a do paměti ukládá i „historii“ uživatele. Tyto funkce lze využít při účtování pracovní doby zaměstnanců kanceláře.

Zaměstnavatelské „bonusy“ takových ACS jsou vedle těch obecných (zaúčtování časových intervalů zaměstnání) v možnosti přehledně sledovat čerpání pracovní doby, tedy určit, o jaké zdroje se který konkrétní uživatel zapojil a jak dlouho se tak dělo.

Navíc se jedná o nejlevnější systém ze všech automatizovaných systémů, protože nevyžaduje další vybavení. A náklady jsou pouze za interpretaci dat.

Nevýhody tohoto systému:

omezený rozsah;
nevztahuje se na mobilní personál;
snadná změna uživatele;
s odpovídajícími dovednostmi a schopnostmi lze tyto systémy falšovat.

Systémy, které sledují polohu v reálném čase

Takové ACSMS nejsou založeny na stanovení vstupu a výstupu zaměstnance do pracovního prostoru, ale na určení jeho pozice v daném okamžiku.

Tyto systémy se zpravidla používají k řízení pracovní doby mobilních pracovníků, jejichž funkční povinnosti zahrnují neustálý pohyb, například řidiči, speditéři, kurýři. Stejným způsobem ale můžete ovládat zaměstnance jakékoliv sféry.

Sledování polohy se provádí pomocí zařízení, např. GPS, které může být instalováno na samotném pracovišti (jako např. na palubě pracovního vozidla) nebo být trackerem, který má sledovaný zaměstnanec stále u sebe.

Pozitivní aspekty takového ASURV:

umožňuje co nejpřesněji analyzovat poměr časových a prostorových pohybů personálu;
lze kombinovat s video monitorovacím systémem;
snadné ukládání a záznam řídicích dat;
vysoká přesnost polohování;
pracuje také s velkými lidskými poli;
při práci neodvádí pozornost zaměstnanců od jejich bezprostředních povinností.

Potíže spojené s těmito systémy:

poměrně drahé vybavení;
potřeba neustálé údržby;
v případě poruchy zařízení není vždy možné jej rychle vyměnit a ztracená data nelze obnovit.

Výběr jednoho nebo druhého ACSMS by měl být určen konkrétními cíli a problémy podnikatele, jeho finančními a technologickými možnostmi a povahou práce prováděné personálem.

Záznam času zaměstnanců je požadován ve většině podniků, kde jsou najatí zaměstnanci. Tento dokument není povinný, ale jeho přítomnost umožňuje vyřešit řadu záležitostí a předejít rozvoji situací, které jsou nepříjemné pro obě strany pracovněprávního vztahu.

SOUBORY

Proč potřebujete dokument

Než odpovíme na tuto otázku, zastavme se podrobněji u samotného pojmu „pracovní doba“. Jak víte, standardní pracovní týden trvá 40 hodin – 8 hodin denně. Během této doby musí zaměstnanec vykonávat pracovní funkce, které mu zaměstnavatel přidělil, plně v souladu s pracovní (nebo kolektivní) smlouvou a postupem přijatým v podniku.

Mzda se počítá na základě odpracovaných hodin. Všechny hodiny, které zaměstnanec strávil v práci nad rámec této zákonem stanovené normy, jsou placeny dvojnásobnou sazbou. Pokud však zaměstnanec selže, má vedení právo vůči němu uplatnit určité sankce.

Pro řešení problémů souvisejících se stanovením skutečně odpracované doby je vypracován protokol pracovní doby.

Informace do deníku se zapisují za každého zaměstnance organizace zvlášť.

Dokument je tedy nezbytný pro obě strany pracovněprávního vztahu, protože plní několik funkcí najednou:

Řeší problém kontroly účtování času, který každý zaměstnanec podniku stráví na svém pracovišti.
Slouží jako základ pro mzdovou agendu (zejména pokud organizace přijala hodinové mzdy).
Je to pomoc pro management při organizaci disciplíny v podniku.

Někdy se dokument může stát ospravedlňujícím důvodem pro uložení disciplinární sankce zaměstnanci, který porušil pracovní plán.

Jak sledovat pracovní dobu

Existuje několik způsobů, jak zaznamenávat pracovní dobu:

Standard denně- používá se, pokud zaměstnanci přicházejí do práce a zároveň z ní odcházejí.
Na týdněúčetnictví ztrácí denní parametr svůj význam, protože zaměstnanci nejsou povinni „vylícovat“ hodiny, ale musí splnit určité pracovní tempo během týdne, včetně času (například zaměstnanec pracuje šest hodin v jeden den, deset v jiný).
Shrnuto metoda je optimální ve výrobě nebo při flexibilním pracovním plánu. Obvykle se zde údaje zaznamenávají na konci měsíce, ale někdy jsou pokryta i delší období (maximálně jeden rok).

Jak vést deník

Deník je povoleno vést v elektronické i papírové podobě.

Elektronické žurnálování je možné v různých formátech v závislosti na tom, jaký software zaměstnavatel používá. Existují rozpočtové formuláře, ve kterých se téměř všechny akce provádějí ručně, a existují složitější, „pokročilejší“, plně automatizované systémy, které přenášejí informace přímo do účetních programů (obvykle k přístupu k takovému softwaru dochází pouze v případě, že má zaměstnanec klíč).

V každém případě je elektronická podoba dokumentu pohodlná, protože umožňuje šetřit čas, námahu a umožňuje snadnou kontrolu pracovní doby zaměstnanců na základě takových ukazatelů, jako jsou neoprávněné absence, přesčasy, sick days atd.

Pokud je časopis veden v papírové podobě, musí být všechny jeho listy očíslovány, spojeny „drsnou“ nití (nelze použít sešívačku), poté uvést počet listů na poslední stránku, orazítkovat (za předpokladu, že pečeť se používá v práci organizace) a podepsat zaměstnance odpovědného za údržbu deníku. V budoucnu by každá dokončená stránka dokumentu měla být podepsána.

Deník obvykle vede personalista nebo účetní. V závislosti na tom se také určuje místo uložení dokumentu po dobu jeho platnosti.

Odpovědný pracovník je odpovědný nejen za správnost údajů zapsaných do deníku, ale také za jejich včasné a úplné předání specialistům na mzdy, jakož i za provedení všech dalších nezbytných úkonů.

Ukázka záznamu času zaměstnance

Pokud potřebujete vytvořit záznam pracovní doby zaměstnanců, postupujte podle níže uvedených tipů a prohlédněte si vzorový dokument.

Časopis nemá jednotný designový standard. To znamená, že jej zástupci každé organizace mohou tvořit v jakékoli podobě nebo podle šablony vyvinuté v rámci společnosti a schválené vedením i případně odborovým orgánem.

Stejně jako design časopisu, jeho struktura a text jsou plně vydány na milost a nemilost zaměstnancům podniku.

Jméno společnosti;
datum otevření deníku a datum ukončení (zadává se po uzavření dokumentu);
uvést zaměstnance odpovědného za jeho údržbu;
pokud má organizace nomenklaturu případů, musíte uvést odkaz na index deníku v souladu s tímto účetním dokladem.

Hlavní část časopisu je nejlépe uspořádána ve formě tabulky, do které je třeba zadat následující údaje:

pořadové číslo zaměstnance, jeho celé jméno a funkci;
datum, čas příjezdu a odjezdu a také informace o zpoždění (přesný údaj v minutách a hodinách);
informace o absenci - ano / ne;
množství celkových odpracovaných hodin (minus absence ve vlastní firmě);
Podpis zaměstnance.

V případě potřeby lze tabulku doplnit o další údaje (např. proč zaměstnanec opustil pracoviště během dne).

Jak dlouho a jak uchovávat dokument

Časový deník ihned po skončení nelze vyhodit ani zlikvidovat. Musí být uchovávána buď po dobu stanovenou zákonem, nebo po dobu stanovenou účetní politikou společnosti (nejméně však pět let). Teprve po uplynutí této doby může být deník zničen v souladu s postupem stanoveným pro obchodní dokumentaci.

Dodržování kontroly pracovní doby je možné pouze s organizací přesného účtování příchodů a odchodů zaměstnanců. Takovou kontrolu lze organizovat pomocí protokolů, karet nebo otisků prstů.

Při odchodu a příchodu musí zaměstnanec předložit svůj průkaz čtečce, která zaznamená čas a jméno zaměstnance. Takový účetní systém umožní zaznamenat všechny pohyby zaměstnanců, absence, zpoždění a předčasné odchody.

V automatizovaných účetních systémech můžete zaznamenávat dny nemoci, nepřítomnost a poté přijímat data s libovolnou hloubkou vzorkování: za měsíc, za rok nebo za libovolné období.

Papírové deníky nebo karetní systémy umožňují vést záznam o příchodu a účetnictví zaměstnanců, ale nedokážou potvrdit, že tato konkrétní osoba prošla branou. Karty lze přenášet, zaměstnanci mohou označit více karet najednou a padělání podpisu není vůbec problém. Biometrické systémy jsou o tento nedostatek ochuzeny.

Stačí položit prst na skener a v databázi se objeví záznam s tím, že byl označen zaměstnanec. Přitom je spolehlivě známo, že právě tento zaměstnanec byl zaznamenán. Otisk prstu totiž nelze přenést ani označit pro jinou osobu.

Zúčtování příchodů a odchodů zaměstnanců

Podle automatizovaného systému může účetní (časovkář nebo účetní) vypočítat mzdy, zohlednit odpracované hodiny nebo směny. V tomto případě je možné použít jak reporty vložené do systému, tak tvorbu některých dalších na základě systémových dat.

Přítomnost úplného účtování příchodů a odchodů ze strany vedení vám umožní udržet disciplínu v organizaci na správné úrovni, což zase přímo ovlivňuje ekonomickou složku činnosti. Pomocí automatizovaných účtenek získává management příležitost rychle ovlivňovat zaměstnance a přitom trávit minimální množství času.

Nabízíme jednoduchý a bezúdržbový docházkový systém otisků prstů. Náš systém vám pomůže v co nejkratším čase začít brát v úvahu všechna zpoždění a absence a neutrácet peníze navíc za instalaci a údržbu.