libro de caja(formulario KO-4): diseñado para registrar el recibo y emisión de efectivo. Se utiliza para registrar los recibos y desembolsos de efectivo de una organización en la caja. El libro de caja debe estar numerado, atado y sellado con un sello en la última página, donde se escribe “En este libro hay ______ hojas numeradas y atadas”. El número total de hojas atadas en el libro de caja está certificado por las firmas del jefe y del jefe de contabilidad de la organización.
Cada hoja del libro de caja consta de 2 partes iguales: una de ellas (con una línea horizontal) la llena el cajero como primera copia, la segunda (sin líneas horizontales) la llena el cajero como segunda copia de el anverso y el reverso mediante papel carbón con tinta o bolígrafo. La primera y segunda copia de las hojas están numeradas con los mismos números. Las primeras copias de las hojas quedan en el libro de caja. Las segundas copias de las hojas deben ser arrancadas, sirven como informe de caja y no se arrancan hasta el final de las operaciones del día.
Los registros de transacciones en efectivo comienzan en el anverso de la parte continua de la hoja después de la línea "Saldo al comienzo del día".
Primero, se dobla la hoja a lo largo de la línea de corte, colocando la parte desprendible de la hoja debajo de la parte de la hoja que queda en el libro. Para mantener registros después de la "Transferencia", la parte desprendible de la hoja se coloca en el frente de la parte continua de la hoja y los registros continúan a lo largo de las reglas horizontales del reverso de la parte continua de la hoja.
Descargue un modelo de libro de caja KO-4 en formato Word y Excel:
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Llenar y registrar un libro de caja.
Las hojas del libro de caja se forman en forma de diagrama de máquina "Insertar hoja del libro de caja". Al mismo tiempo se genera el maquinagrama “Informe de Caja”. Ambos maquinogramas deberán estar redactados antes del inicio del día hábil siguiente, tener el mismo contenido e incluir todos los detalles previstos en el formulario del libro de caja.
La numeración de las hojas del libro de caja en estos diagramas de máquinas se realiza automáticamente en orden ascendente desde el inicio del año.
El cajero, luego de recibir la Hoja de Carga del Libro de Caja y el Informe de Caja, debe verificar la exactitud de estos documentos, firmarlos y presentar el informe de caja junto con los documentos de recibo y gastos contra firma en la Hoja Suelta del Libro de Caja.
En el diagrama de la máquina “Hoja insertada del libro de caja”, en la última de cada mes se debe imprimir el número total de hojas del libro de caja de cada mes, y en la última del año calendario, el número total de hojas del libro de caja. libro de caja del año.
Por seguridad y facilidad de uso, el cajero guarda por separado las hojas sueltas del libro de caja para cada mes del año.
Al final del año calendario (o según sea necesario), las hojas de encarte del libro de caja se encuadernan en orden cronológico. El número total de hojas del año se certifica con las firmas del jefe y del jefe de contabilidad de la empresa y el libro está sellado.
La empresa mantiene un solo libro de caja. El libro de caja se abre por un período determinado, que puede ser un mes, trimestre, año o cualquier otro período que establezca la empresa. El libro de caja debe estar numerado, atado y sellado con cera o masilla. Al sellar un libro con un sello de masilla, se utiliza pegamento a base de vidrio líquido ("Silicato", "Oficina", "Oficina"), papel de seda, tinta para sellos. El papel con la impresión del sello se unta con pegamento por ambos lados. Después de sellar el libro, se aplica otra capa de pegamento.
Los asientos en el libro de caja se realizan en 2 copias utilizando papel carbón con tinta o bolígrafo. La primera y segunda copia de las hojas están numeradas con los mismos números. Las segundas copias de las hojas deben ser arrancables y servir como informe de caja junto con los documentos adjuntos. Las primeras copias de las hojas quedan en el libro de caja.
El registro de las transacciones en efectivo comienza en el anverso de la parte continua de la hoja después de la línea del balance al comienzo del día. Primero, se dobla la hoja por la mitad a lo largo de la línea de corte, colocando la parte desprendible de la hoja debajo de la parte que queda en el libro. Se inserta papel de copia entre las partes de la hoja. Después de llenar la parte frontal de la parte permanente, se realiza una "transferencia". En este caso, la parte desprendible de la hoja se coloca en el anverso de la parte no desprendible, se inserta papel carbón y las notas continúan a lo largo de las reglas horizontales del reverso de la parte no desprendible. parte de la hoja. Como resultado, la parte desprendible de la hoja, que es el informe, es una copia del asiento en el libro de caja. El formulario de informe no sale hasta el final del día.
No se permiten tachaduras ni correcciones no especificadas en el libro de caja. Las correcciones realizadas están certificadas por las firmas del cajero, así como del jefe de contabilidad de la empresa o de quien lo reemplace.
El cajero realiza las entradas en el libro de caja inmediatamente después de recibir o emitir dinero por cada pedido u otro documento que lo reemplace. Todos los días, al final de la jornada laboral, el cajero calcula los resultados de las transacciones del día, muestra el saldo de dinero en la caja registradora para la siguiente fecha y transfiere al departamento de contabilidad como informe de caja una segunda hoja desprendible. (copia de los asientos en el libro de caja del día) con recibos y gastos documentos de caja contra recibo en el libro de caja registradora.
Si las transacciones en efectivo no se realizan en la empresa todos los días, generalmente se prepara un informe una vez cada 3 a 5 días, dependiendo del volumen de registros. En este caso, en lugar de la fecha del informe, se indica el período para registrar transacciones en efectivo, por ejemplo, "Efectivo del 2 al 6 de enero de 2006. Hoja ___".
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Como sabes, al dinero le encanta contar. Y en la práctica esta regla realmente funciona. Para los propósitos de la mayoría de las empresas y organizaciones, la función principal es obtener ganancias. Pero incluso sin gastos, absolutamente cualquier actividad es imposible. Para mantener un equilibrio entre el éxito de los negocios y el cumplimiento de la ley, se utiliza el concepto de disciplina de efectivo. Uno de sus componentes es el mantenimiento obligatorio de un libro de caja por parte de todas las empresas y empresas.
Un libro de caja es un documento contable que contiene toda la información sobre ingresos y gastos. dinero. Por supuesto, existe un formulario para dicho libro por ley, pero su uso es opcional. Cada contribuyente tiene la oportunidad de elaborar y utilizar de forma independiente un libro de caja en sus actividades, siempre que contenga datos obligatorios.
Procedimiento para 2019
El libro mayor registra todas las transacciones financieras realizadas durante el día.
La responsabilidad de mantener el libro de caja recae en el jefe de contabilidad de la organización o en la persona encargada de realizar las actividades contables.
El responsable de la caja es designado por orden del responsable de la organización.
En este caso, cada departamento lleva su propio libro de contabilidad de fondos. Al mismo tiempo, el libro de caja original de cada división separada se encuentra en la división, y necesariamente se transfieren copias de este libro a la institución principal para los informes obligatorios y la información sobre la contabilidad de caja.
Si los líderes de la organización decidieron que sería más conveniente para sus actividades mantener un libro de caja en papel, entonces, en este caso, el libro de caja es un diario en papel con detalles obligatorios. Pero siempre hay una alternativa: está permitido llevar un libro de caja en formulario electrónico
. Por tanto, es un programa especial con cumplimentación obligatoria de campos.
Matices de completar el documento.
El método manual de mantener un documento es muy inconveniente. El mantenimiento del libro de caja en una organización suele ser responsabilidad de un contador. Todos los días cuando fueron producidos. transacciones monetarias
, el cajero al principio y al final de la jornada laboral reduce el saldo de fondos.
Cualquier recepción de efectivo en caja se registra en una orden de recepción de efectivo y cualquier emisión de dinero se refleja en una orden de gasto. En este caso, los números y la información sobre los pedidos anteriores deberán indicarse en el libro de caja. Por tanto, todas las transacciones se contabilizan al final de cada día y se certifican con la firma del jefe de contabilidad.
Luego, esta información se envía al jefe de contabilidad de la organización para su verificación.
- A la hora de cumplimentar el propio libro de caja, también es necesario cumplir algunos requisitos: en pagina de titulo
- los libros deben contener los detalles de la organización (o si existe una división separada);
- Es obligatorio numerar cada página del libro;
La forma del libro debe corresponder al ejercicio.
Características de completar electrónicamente.
El documento es mantenido por el cajero y certificado por un contador.
Un contador utiliza muchos programas en su trabajo. En particular, el libro anterior está en formato electrónico y el contador ingresa en el programa toda la información necesaria sobre la recepción y gasto de fondos durante el día. Normalmente, un libro de caja electrónico es una mesa. Hay dos opciones para mantener un libro: mantener un libro completamente electrónico y hacerlo electrónicamente con impresión adicional de información. EN
el último caso
Para proteger la información del programa de terceros, se recomienda bloquearlo contra el acceso no autorizado.
Almacenamiento del libro de caja
El almacenamiento de los libros de caja en 2019 deberá realizarse de acuerdo con la normativa establecida. El lugar de almacenamiento puede ser el archivo de la organización u otro lugar especial que garantice la seguridad durante todo el período de almacenamiento. documentos contables, es decir, al menos cinco años después del final del período sobre el que se informa. El almacenamiento adecuado de los libros de caja protegerá a la empresa de la responsabilidad fiscal y administrativa.
El libro de caja es uno de los documentos financieros más importantes de cualquier organización. Vale la pena señalar que la introducción generalizada de cajas registradoras electrónicas en línea no cancela el mantenimiento de los libros de caja.
Un libro de caja es un documento obligatorio para toda empresa o empresario individual que trabaje con efectivo, en el que se registran todas las transacciones de efectivo entrantes y salientes de la organización.
El formulario de libro de caja (formulario KO-4) está unificado y es un libro con hojas numeradas y entrelazadas. En la última página se anota el número de hojas del libro y se certifica con el sello de la organización. El director, jefe de contabilidad de la empresa firma a continuación y pone la fecha.
formulario de libro de caja
Muestra de cumplimentación del libro de caja en 2019.
Cómo mantener un libro de caja KO-4
El libro de caja se mantiene diariamente. El libro lo lleva un cajero autorizado u otro persona responsable. El control del libro de caja está asignado al jefe de contabilidad.
Una organización debe tener un libro de caja para todas sus actividades. Si una organización tiene divisiones, pueden mantener su propio libro de caja. Copias de sus hojas se trasladan a la sede central dentro del plazo establecido por la organización.
Las hojas del libro de caja se cumplimentan a mano o en soporte electrónico.
- Las notas escritas a mano se hacen como copias al carbón; la primera copia permanece en el libro de caja y la segunda copia se corta al final y se envía para informar al departamento de contabilidad.
- Al completar electrónicamente, la hoja del libro se divide en la parte superior y parte inferior, ambos están cumplimentados de forma idéntica, contienen todos los datos de la empresa y están numerados en orden ascendente. El superior queda para formar el libro de caja, el inferior se entrega al departamento de contabilidad. La última hoja del mes contiene información sobre el número total de hojas de este mes. Última hoja del año: el número de hojas del año. Posteriormente se cosen las hojas, se certifican con la firma del gerente y del jefe de contabilidad, y se indica su número.
Cómo completar correctamente el formulario del libro de caja KO-4
El nombre de la organización (nombre completo del empresario individual), código OKPO, unidad estructural, si lo hubiera. A continuación, indique el período por el cual está abierto el libro (año o mes y año).
En las hojas interiores:
- En la parte superior se indica la fecha en la que se cumplimentó.
- en la línea "saldo al comienzo del día" se escribe en números la cantidad de dinero en la caja registradora al comienzo del día, que se toma de la línea "saldo al final del día" de la hoja anterior .
- Las entradas de las columnas 1 a 5 se realizan sobre la base de cada PKO y RKO.
- No es necesario que los empresarios individuales completen la columna "número de cuenta correspondiente, subcuenta".
- En la columna “transferencia”, escriba en números el monto de todos los ingresos y gastos de las líneas completadas arriba.
- En la columna "total del día", la cantidad total de ingresos y gastos del día se indica en números.
- El campo "saldo al final del día" indica el saldo de fondos en la caja registradora al final del día. Se calcula mediante la fórmula: saldo al inicio del día + ingresos totales del día – gastos totales del día. Si este saldo contiene dinero para sueldos o pagos sociales y becas, se indican a continuación.
- Al final de la hoja se indica en palabras el número de PKO y RKO registrados y se colocan las firmas del cajero que completó el formulario y del contador.
Las filas vacías de la tabla están tachadas.
Al completar el formulario, el cajero verifica el recibo y documentos consumibles. El libro es revisado por un contador (jefe de contabilidad, gerente en su ausencia) y también firmado.
Si durante el día no hubo movimiento de dinero en la caja registradora, no se realizan asientos de ese día en el libro.
No se permiten correcciones en el libro. Sin embargo, si se comete un error al completarlo, la corrección se confirma mediante la firma del cajero que completa el libro y del jefe de contabilidad.
libro de caja Se utiliza para registrar los recibos y desembolsos de efectivo de una organización en la caja. El libro de caja debe estar numerado, atado y sellado con un sello en la última página, donde se escribe “En este libro hay _______ hojas numeradas y atadas”. El número total de hojas atadas en el libro de caja está certificado por las firmas del jefe y del jefe de contabilidad de la organización.
Cada hoja del libro de caja consta de 2 partes iguales: una de ellas (con una línea horizontal) la llena el cajero como primera copia, la segunda (sin líneas horizontales) la llena el cajero como segunda copia de el anverso y el reverso mediante papel carbón con tinta o bolígrafo. La primera y segunda copia de las hojas están numeradas con los mismos números. Las primeras copias de las hojas quedan en el libro de caja. Las segundas copias de las hojas deben ser arrancadas, sirven como informe de caja y no se arrancan hasta el final de las operaciones del día.
Los registros de transacciones en efectivo comienzan en el anverso de la parte continua de la hoja después de la línea "Saldo al comienzo del día".
Primero, se dobla la hoja a lo largo de la línea de corte, colocando la parte desprendible de la hoja debajo de la parte de la hoja que queda en el libro. Para mantener registros después de la "Transferencia", la parte desprendible de la hoja se coloca en el frente de la parte continua de la hoja y los registros continúan a lo largo de las reglas horizontales del reverso de la parte continua de la hoja.
Formulario KO-4 "Libro de caja"Formulario KO-4 "Libro de caja"
Fuente/documento oficial: Resolución del Comité Estatal de Estadística de Rusia de 18 de agosto de 1998 N 88 (modificada el 3 de mayo de 2000)
Tamaño: 46 KB
La forma KO-4 no se utiliza en la vida cotidiana y se desconoce su existencia. gente común. Pero este documento, en el lenguaje corriente un libro de caja, es muy conocido por todos los empresarios rusos y no pueden trabajar sin él.
Conceptos generales de lo que es la forma KO-4
El procedimiento para su mantenimiento fue aprobado por el Decreto del Comité Estatal de Estadística de Rusia del 18 de agosto de 1998 N 88 (modificado el 3 de mayo de 2000) “Sobre la aprobación de formas unificadas de primaria documentación contable para la contabilidad de transacciones en efectivo, para la contabilidad de los resultados del inventario”.
Sin embargo, el formulario KO-4 o el libro de caja no son necesarios para todas las entidades comerciales. Se requiere sólo para aquellas organizaciones donde hay algún flujo de caja. Es decir, se negocia por dinero en efectivo.
Por cierto, cabe señalar que el 1 de junio de 2014, ante numerosas solicitudes de empresarios, Rusia presentó sistema simplificado rotación de efectivo. Según este sistema, empresarios individuales no puede elaborar libros de caja ni otros documentos de caja, como orden de efectivo entrante (PKO), orden de efectivo saliente (RKO).
En realidad, descubrimos qué es el formulario KO-4, ahora queda por escribir algunas palabras sobre cómo realizarlo correctamente.
Reglas para mantener un libro de caja.
Por tanto, el libro de caja se puede mantener de dos formas. Puede completar su versión impresa, pero los usuarios avanzados de computadoras pueden conservarla en formato electrónico.
Por cierto, vale la pena señalar que si la versión en papel está certificada con una firma normal, para la versión electrónica deberá registrar una firma electrónica.
En una empresa que realiza comercio al por menor, puede haber sólo un libro de caja. Incluso si una determinada empresa lleva a cabo diferentes tipos actividades, el formulario KO-4 en esta empresa debe estar en una copia.
¿Quién lleva el libro de caja? El formulario KO-4 no puede ser mantenido por cualquiera; debe ser mantenido por el cajero o su adjunto, anotando los movimientos de efectivo según las entradas y salidas. pedidos en efectivo. El jefe de contabilidad de la empresa debe asegurarse de que los datos ingresados en el libro de caja sean correctos. Si esto no está previsto en el personal de la empresa, las funciones de control las lleva a cabo el director de la empresa.
Formulario de libro de caja, formulario KO-4
Puede descargar un formulario de libro de caja en blanco usando este enlace. Por cierto, descargarás los formularios en dos formatos a la vez, Excel y Word.
Muestra de cómo completar el formulario KO-4 (libro de caja)
No es difícil entender cómo completar correctamente un libro de caja. Pero para no cometer un error accidentalmente, les presento ejemplos de relleno.