گزارش مشکل بارنامهموظفند کلیه سازمان هایی که کامیون یا خودرو در ترازنامه خود دارند نگهداری کنند. طبیعتا کسانی که سفرهایی را انجام می دهند که برای شرکت سودآور است.
فایل ها
اهمیت نگهداری یک سند در این است که بارنامه ها را ثبت می کند که به نوبه خود تأییدی بر هزینه های متحمل شده توسط سازمان است. بدون ژورنال، حفظ نظم در رسیدگی به بارنامه ها و اثبات وجود آنها به طور کلی (برای حجم زیاد کار) کاملاً مشکل ساز است.
روش اجرا
پر کردن مجله برای صدور بارنامه می تواند منحصراً به صورت کاغذی سازماندهی شود. امکان ورود اطلاعات لازم به صورت الکترونیکی وجود ندارد (تنها در صورتی که هر یک از رانندگان، اعزام کنندگان و حسابداران سازمان دارای امضای الکترونیکی خود باشند).
از همان ابتدای نگهداری، سند چاپ می شود و در صورت لزوم برگه های اضافی نیز ارائه می شود. در پایان دوره نگهداری، دوخته شده، با امضای رئیس سازمان تأیید شده و به مدت 5 سال دیگر ذخیره می شود.
در حالت ایده آل، کارمندی که مسئول صدور و دریافت بارنامه از رانندگان است، باید دائماً از آن استفاده کند.
اجزای مجله
فرم سند از دو برگ تشکیل شده است. مجله پس از تکمیل، کتابی است با جلد و چندین برگه چاپ شده و به صورت جدول چیده شده است. روی جلد، در مرکز، نام مجله که سال (ماه) پر شدن را نشان می دهد (معمولاً مدت اعتبار آن 1 سال است، اما گزینه های کوتاه مدت نیز برای یک ماه وجود دارد).
در بالای جلد، فردی که پر می کند نام کامل سازمان، کد سند طبق OKUD (برای فرم استاندارد بین صنعتی شماره 8 0345008 است، بلافاصله در فرم وارد می شود)، کد مطابق با به OKPO.
جدولی که در برگه دوم مجله قرار دارد شامل ستون هایی است. هر یک از این ستون ها اطلاعات زیر را فرض می کند:
- شماره بارنامه. سند از شماره گذاری مداوم استفاده می کند. همه ورودی ها به ترتیب زمانی انجام می شوند.
- زمان صدور بارنامه (تاریخ).
- اطلاعات در مورد راننده: نام کامل در کلمات، در صورت وجود - شماره پرسنل.
- ارقام شماره گاراژ (نه پلاک) ماشین.
- امضای راننده به عنوان ضمانت دریافت بارنامه.
- "خودنویس" اعزام کننده که بارنامه را با یادداشت ها و همچنین سایر اسناد مربوط به سفر پذیرفته است (این داده ها در یادداشت نشان داده شده است).
- امضای حسابدار پس از دریافت بارنامه توسط واحد حسابداری قرار می گیرد.
- توجه داشته باشید. این ستون برای داده هایی در نظر گرفته شده است که اساساً برای صدور یا پذیرش بارنامه مهم هستند. نشان دهنده علائم (یا عدم وجود آنها) در اسناد، اصلاحات، مشخصات فیزیکیکاغذ دریافتی و غیره
برگه دوم ژورنال می تواند تا زمانی که بخواهید دوام بیاورد. نکته اصلی این است که بارنامه های موجود در آن دارای تاریخ صدور مناسب باشد. کارمند حق ندارد اطلاعات نامربوط یا آگاهانه نادرست را در مجله وارد کند.
در مورد مدت نگهداری، طبق استانداردهای موجود، مجله صدور بارنامه حداقل به مدت 5 سال ذخیره می شود.
نکته مهم! مجله صدور بارنامه باید حاوی اطلاعاتی در مورد کلیه اسناد صادر شده باشد. اگر بارنامه ثبت نشده باشد، حسابداری حق پذیرش آن را ندارد.
چه کسی آن را پر می کند
سرپرست سازمان در ابتدا به طور خودکار مسئولیت نگهداری مجله را به عهده می گیرد. اما در اکثریت قریب به اتفاق موارد این مسئولیت را به زیردستان خود می سپارد. این میتواند با دو راه انجام شود:
- از طریق قرارداد کار (با بیان این موضوع به عنوان مسئولیت مستقیم یک کارمند خاص).
- با سفارش جداگانه این سند "دستور انتصاب یک مسئول برای نگهداری یک مجله برای صدور بارنامه" نامیده می شود. به صورت رایگان گردآوری شده است. نکته اصلی این است که حاوی امضای مدیر، جزئیات سازمان، اطلاعات مربوط به کارمند منصوب و امضای او به عنوان نشانه موافقت با محتوا است.
کارمند تعیین شده نیازی به گذراندن آموزش خاصی برای نگهداری گزارش ندارد.
چارچوب قانونی
فرم پیوست و تکمیل نمونه فرم استاندارد بین بخشی شماره 8 می باشد که در تاریخ 7 آبان 97 مصوبه شماره 78 کمیته آمار کشوری به تصویب رسیده است. مدت زیادی است که مورد استفاده قرار گرفته است و حتی اکنون نیز ارتباط خود را از دست نداده است.
با این حال، از سال 2013، استفاده از چنین فرمی به یک روش اختیاری تبدیل شده است. هر سازمانی حق دارد مستقلاً انتخاب کند که از کدام فرم برای علامت گذاری صدور بارنامه استفاده کند.
یک سازمان حتی می تواند برای راحتی خود تغییراتی در فرم های اسناد موجود ایجاد کند. نکته اصلی این است که این اقدامات با یک دستور جداگانه از مدیر با امضا و مهر تأیید می شود و همچنین در سیاست حسابداریشرکت ها
اگر از یک فرم استاندارد استفاده می کنید، چنین اقداماتی مورد نیاز نخواهد بود. علاوه بر این، فرم ژورنال استاندارد تمام الزامات مربوط به آن را برآورده می کند. با ایجاد تغییرات در ستون ها، پرکننده خطر مواجهه با وضعیت نقض قوانین کار یا مالیات را دارد. به این دلایل و دلایل دیگر، فرم شماره 8 همچنان در حال استفاده است.
اضافات احتمالی
از آنجایی که این مجله برای مدت طولانی مورد استفاده قرار گرفته است، تعدادی از شرکت ها ستون های خود را اضافه کرده اند. تمرین نشان داده است که گنجاندن در این مجله راحت است:
- مسیری که ماشین طی خواهد کرد. برخی به سادگی نقطه ورود را نشان می دهند.
- وسیله نقلیه چه نوع باری را تحویل می دهد؟
- مسافت پیموده شده
- مصرف سوختی که در نتیجه سفر و غیره رخ داده است.
طبیعتاً تمام این داده ها تنها پس از برگشت بارنامه یا حتی پس از دریافت آن توسط حسابدار سازمان پر می شود. هر تغییری که در فرم موجود ایجاد شود، باید با دستور جداگانه ای از طرف مدیر پشتیبانی شود.
مجله صدور بارنامه یکی از اسناد اولیه است که هزینه های یک سازمان یا کارآفرین فردی را در مورد سوخت تأیید می کند. اگر یک شخص حقوقی یک سیستم مالیاتی را انتخاب کرده است که هزینه ها را در نظر می گیرد، این سند در هنگام محاسبه مالیات های متعلق به سازمان از اهمیت ویژه ای برخوردار است.
کارآفرینان فردی و اشخاص حقوقی، که فعالیت های آنها به هر نحوی شامل نیاز به استفاده از وسایل نقلیه موتوری است ، به عنوان یک قاعده ، بارنامه های صادر شده برای رانندگان را در یک مجله ویژه ثبت می کنند.
بر اساس چنین مجله ای، هزینه های انجام شده برای سوخت ثبت می شود که امکان کاهش شاخص های مالیاتی شرکت را فراهم می کند. علاوه بر این، از لاگ بارنامه در محاسبه استفاده می شود دستمزدرانندگان درگیر در کار سازمان.
هر سازمان و کارآفرینان فردیکه زمینه فعالیت آن مربوط به ارائه خدمات حمل و نقل و حمل و نقل می باشد، ملزم به نگهداری دفترچه راهنما می باشد. دستورالعمل بر اساس استاندارد است قانون فدرالشماره 259-FZ مورخ 18 نوامبر 2007 و دستور وزارت حمل و نقل مورخ 18 سپتامبر 2008 شماره 152.
در مورد شرکت هایی که مستقیماً با ارائه خدمات حمل و نقل و حمل و نقل ارتباط ندارند، اما در جریان فعالیت خود از وسایل نقلیه استفاده می کنند، وجود گزارش بارنامه برای آنها اجباری نیست، اما می توان از آن برای سیستماتیک کردن و ساده کردن ثبت استفاده کرد. داده های مورد استفاده در کار آنها
ثبت بارنامه، فرم 8، توسط قطعنامه شماره 78 Goskomstat در سال 1997 تصویب شد، اما در 1 ژانویه 2013، قانون فدرال شماره 402-FZ لازم الاجرا شد و فرم 8 یکپارچه موجود را لغو کرد. تاریخ مشخص شدهبه شرکت های حمل و نقل که قبلاً گزارشی از بارنامه ها را در فرم 8 نگه می داشتند، این فرصت داده شد تا بهینه ترین نسخه برگه حسابداری خود را توسعه دهند، مشروط بر اینکه بخش های اصلی فرم یکپارچه 8 تکرار خواهد شد.
آیا امکان انجام به صورت الکترونیکی وجود دارد؟
هیچ محدودیتی در مورد نگهداری گزارش بارنامه به شکل الکترونیکی در هیچ یک وجود ندارد عمل حقوقیقانون فعلی، بنابراین، ایجاد یک پرونده حسابداری در قالب الکترونیکی مجاز است.
توجه داشته باشید! می توانید از راحت ترین گزینه مدیریتی، خواه اکسل معمولی یا 1C استفاده کنید.
برای سازمان‌هایی که دارای ناوگان وسیع وسایل نقلیه و کارکنان قابل‌توجهی از رانندگان هستند، به دلیل شدت کار قابل توجه فرآیند، حفظ نسخه الکترونیکی آن ارجحیت بیشتری نسبت به ثبت نام دستی دارد. در این صورت، مطلوب است که امکان چاپ مجله بر روی آن وجود داشته باشد رسانه کاغذیدر صورت لزوم
نحوه ژورنال
دفترچه یادداشت بارنامه، فرم 8، به شکل جدولی ساخته شده است که بیانگر یک بیانیه تقسیم شده به ستون است. نه ستون از این قبیل وجود دارد. آنها شامل داده های زیر هستند:
- شماره سریال برگه های صادر شده؛
- تاریخ صدور؛
- نام کامل رانندگان؛
- تعداد پرسنل کارکنان؛
- تعداد گاراژ وسایل نقلیه؛
- امضای راننده، اعزام کننده و حسابدار؛
- در صورت لزوم یادداشت کنید.
توجه داشته باشید! اگر سازمانی سوابق را با استفاده از فرم بیانیه توسعه یافته خود نگهداری می کند، مجله حسابداری ممکن است حاوی ستون های اضافی باشد که به طور خاص توسط سازمان استفاده می شود.
اگر داده های اشتباهی در کتاب حسابداری وارد شود، ممکن است اصلاحات مطابق با مفاد 9 قانون فدرال شماره 402-FZ انجام شود. در صورت بروز خطا، ورودی به صورت زیر تصحیح می شود:
- یک ورودی اشتباه با یک خط خط زده می شود.
- علامت "تصحیح" در کنار آن قرار می گیرد و اطلاعات صحیح وارد می شود.
- تاریخ انجام اصلاحات نشان داده شده است.
- اصلاحات انجام شده باید توسط شخصی که مسئول نگهداری پرونده حسابداری است امضا شود.
مهم! هنگام خط زدن یک ورودی اشتباه، لازم است یک خط بکشید تا خود ورودی نادرست پس از خط زدن قابل خواندن باقی بماند.
ماندگاری
بارنامه برای کارکنان شاغل در وسایل نقلیه یک بار در روز کاری یا شیفت کاری صادر می شود. خود مجله ثبت نام برای یک دوره سالانه ایجاد می شود، اما در صورت لزوم، دوره نگهداری را می توان به یک ماه کاهش داد، به عنوان مثال، اگر ما در مورددر مورد سفرهای طولانی مدت یک نفره مانند سفرهای کاری.
با توجه به اینکه پرونده حسابداری اسناد اولیه است، دوره نگهداری بعدی آن 5 سال است و پس از آن می توان مجله را دفع کرد. لازم به ذکر است که دوره ذخیره سازی پنج ساله نه تنها برای کاغذ، بلکه برای رسانه های الکترونیکی نیز اعمال می شود.
فلش زدن لازمه
دفترچه سفرنامه فرم 8 دارای شماره گذاری صفحات متوالی است. هنگام معرفی آن، رعایت ترتیب زمانی ضروری است. صفحه عنوان باید امضا شود و تاریخ شروع را نشان دهد. آنجا در صفحه عنوان مشخصات اصلی خود سازمان و نام کامل آن نوشته شده است.
پس از تکمیل حسابداری، مجله دوخته می شود. کتاب صحافی شده با امضای مدیریت شرکت، حسابدار ارشد شرکت و مهر سازمان تأیید می شود و پس از آن برای ذخیره سازی به بایگانی شرکت منتقل می شود.
چه کسی آن را پر می کند و نمونه
مسئولیت پیگیری بارنامه ها در یک مجله تخصصی را می توان به کارمندی که به دستور مدیریت منصوب می شود و یا به کارمندی که وظایف شغلی، نشان داده شده در قرارداد استخدام، شامل کارکردهایی برای نگهداری سوابق حسابداری در سازمان می باشد.
بیشتر اوقات ، چنین کاری توسط حسابدار ، افسر پرسنل یا منشی منشی انجام می شود.در صورت عدم وجود شخصی که چنین بیانیه ای را در شرکت حفظ می کند، می توان با سازمان های شخص ثالث که خدمات ارائه می دهند، قرارداد منعقد کرد. وسایل نقلیه موتوری، مشروط بر اینکه در چنین توافقی بند لزوم نگهداری سوابق پیش بینی شود.
ثبت بارنامه یک فرآیند کار فشرده است. بسیاری از رانندگان در صورت نداشتن فرم های خاص و تایید شده دچار مشکل می شوند. کارفرمایان نیز از این رنج می برند - آنها می توانند 100 هزار روبل جریمه بپردازند. برای جلوگیری از هر گونه سوال، شما باید نه تنها بارنامه، بلکه گزارش حرکت آنها را نیز نگه دارید.
ما فرم ها و نمونه های صحیح این اسناد را لیست می کنیم.
قوانین پر کردن سفرنامه بارنامه
برای کنترل جابجایی بارنامه هایی که برای رانندگان سازمان صادر می شود، مدیریت یا حسابدار باید دفترچه ویژه ای داشته باشند که کلیه اسناد صادر شده در آن ثبت شود.
جلد مجله باید طبق فرم شماره 8 پر شود. این شامل نام شرکت، کدهای فرم، و تاریخ شروع و پایان حسابداری، یا دوره ای است که برای آن گزارش می دهید.
روی جلد هیچ مهری وجود ندارد. در انتهای سند قرار می گیرد و تمام ورودی ها را محکم می کند و تأیید می کند.
پس از عنوان سند، جدول 9 فصلی تهیه شود. به هر حال، یک حسابدار حرفه ای می داند که یک مجله حسابداری را می توان در برنامه 1C: Enterprise نگهداری کرد. نیازی به وارد کردن مطالب در پایگاه داده نیست. کار زیاد. اما یک چیز وجود دارد: گزارش باید چاپ شود تا راننده، اعزام کننده و حسابدار بتوانند امضا کنند.
مجله می تواند برای هر دوره ای صادر شود - حداکثر یک سال. اگر شرکت شما در ماه تعداد کافی محموله را انجام می دهد، بهتر است هر ماه یک گزارش جدید شروع کنید. هنگام بستن سند باید تمام داده ها را با بارنامه چک کنید و مهر و امضای رئیس شرکت را بگذارید. اگر سازمان فقط چند سفر در سال داشته باشد، می توان سالانه نظارت را انجام داد.
دانلود فرم صفحه گزارش سفر با فرمت اکسل
نمونه فرم بارنامه خودرو سواری - فرم شماره 3
دانلود فرم بارنامه خودرو سواری فرم شماره 3 با فرمت ورد
بارنامه وسیله نقلیه مخصوص - نمونه و فرم فرم شماره 3 ویژه
دانلود فرم بارنامه وسیله نقلیه ویژه فرم شماره 3 ویژه با فرمت اکسل
نمونه و فرم بارنامه ماشین تاکسی - فرم شماره 4
دانلود فرم بارنامه ماشین تاکسی فرم شماره 4 با فرمت ورد
بارنامه کامیون - نمونه و فرم شماره 4 ج
کلیه سازمان هایی که در انجام فعالیت های خود از وسایل نقلیه استفاده می کنند، موظف به نگه داشتن گزارش بارنامه هستند. قانون شرایط خاصی را برای نگهداری و پر کردن این مجله تعیین می کند. ما در ادامه مقاله خود با جزئیات بیشتر به شما خواهیم گفت.
این مجله از چندین بخش تشکیل شده است.
صفحه عنوان:
- نام قانونی شرکت
- جزئیات سازمان (OKPO).
- دوره ثبت.
بخش جدول با اطلاعات:
- شماره بارنامه و تاریخ واقعی صدور به راننده.
- اطلاعات راننده (نام کامل و شماره پرسنل).
- شماره گاراژ ماشین
- امضای افراد مجاز و افراد مسئول(راننده، اعزام کننده، حسابدار).
ژورنال ثبت و صدور بارنامه به اصطلاح شماره گذاری پیوسته دارد و باید به ترتیب زمانی نگهداری شود. به محض تکمیل دفتر حسابداری باید با مهر مؤسسه و امضای صاحب مؤسسه دوخت و ظهرنویسی شود.
اساساً در شرکت ها ، مجله حسابداری توسط حسابدار با استفاده از اسناد اولیه یا یکی دیگر از کارمندان مجاز سازمان که در قرارداد کار ذکر شده است ، پر می شود. در موارد فردی، تعهد به نگهداری و ثبت بلیط سفر به سازمان شخص ثالث (در صورت برون سپاری حسابداری) واگذار می شود. در این صورت قراردادی بین طرفین با شرایط همکاری، حقوق و تعهدات نسبت به یکدیگر امضا می شود. قانون فدراسیون روسیه این گزینه را اجازه می دهد. علاوه بر این، می توانید سند را به در قالب الکترونیکی.
در صورت لزوم انجام اصلاحات در گزارش سفر، باید توسط مقررات قانونی هدایت شوید. اصلاحات در مجله، و همچنین در دیگران اسناد اولیه، باید با خط زدن آسان داده های نادرست و ایجاد یک ورودی جدید با تاریخ و تأیید، امضا و مهر انجام شود.
نمونه ای از پر کردن مجله را می توانید به صورت رایگان دانلود کنید.
در سطح قانونگذاری، هر سازمانی که از وسایل نقلیه برای انجام تجارت یا تولید استفاده می کند، موظف است فهرستی از بارنامه ها را نگه دارد. آنها باید طبق استاندارد مطابق با فرم شماره 8 پر شوند. این سند به عنوان اسناد اولیه در نظر گرفته می شود که در واقع هزینه های سوخت و روان کننده ها را تأیید می کند، به شما امکان می دهد هزینه ها را برنامه ریزی کنید و پرداخت مالیات را کاهش دهید. علاوه بر این، یک دفتر کل برای اقلام تعهدی راننده مورد نیاز است.
هر سازمانی که دارای وسایل نقلیه برای استفاده رسمی است باید سوابق حرکت بارنامه های صادر شده را نگه دارد. برای این منظور فرم مخصوصی تهیه شده است که به آن «دفترچه ثبت حرکت بارنامه» می گویند. وب سایت به شما می گوید که این سند چگونه باید باشد و چگونه آن را بدون خطا پر کنید.
سازمان ها و کارآفرینانی که خدمات حمل و نقل ارائه می دهند یا صرفاً از خودروهای شرکتی در کار خود استفاده می کنند، موظفند کلیه بارنامه های صادر شده را به طور منظم در یک مجله ویژه ثبت کنند. این در ماده 6 تعریف شده است قانون فدرال 8 نوامبر 2007 شماره 259-FZو به دستور وزارت حمل و نقل مورخ 18 سپتامبر 2008 شماره 152. فرم دفترچه ثبت نقل و انتقال بارنامه مدتها پیش تصویب شده بود قطعنامه کمیته آمار دولتی فدراسیون روسیه مورخ 28 نوامبر 1997 N 78. در طول این بیست سال، نه خود فرم شماره 8 و نه روش نگهداری آن هرگز تغییر نکرده است. اگرچه قانونگذاران بیش از یک بار اصلاحاتی را برای پر کردن بارنامه انجام داده اند که آخرین آن در ابتدای سال 2019 اتفاق افتاد. علاوه بر فرم شماره 8، کمیته آمار دولتی چندین فرم دیگر را که برای صدور بارنامه مربوطه (برای کامیون ها و اتومبیل ها و همچنین اتوبوس ها) در نظر گرفته شده بود، تأیید کرد. آنها در مقاله دیگری مورد بحث قرار خواهند گرفت، اما اکنون ما با جزئیات بیشتری در مورد نوع اولیه اسناد حسابداری، طراحی شده برای کنترل حرکت بارنامه های صادر شده به رانندگان و همچنین تحویل برگه های استفاده شده به بخش حسابداری سازمان صحبت خواهیم کرد.
گزارش حرکت بارنامه چیست؟
استفاده از چنین سند حسابداری دارای مزایای متعددی است که استفاده از مجله را حتی برای آن دسته از شرکت هایی که الزامی به این کار ندارند مفید می کند. به ویژه کنترل به موقع و ترتیب صدور کوپن ها و بررسی سریع تر خروج سوخت و روان کننده ها را امکان پذیر می کند. فرم استاندارد بین صنعتی شماره 8 (OKUD 0345008) ورقه هایی است که به صورت کتابی به هم دوخته شده و جدول 9 ستونی روی آن چاپ شده است. هر سازمانی می تواند فرم خود را از این سند تهیه و استفاده کند، زیرا شکل آن توصیه شده و اجباری است. توسعه جدول خود به شما این امکان را می دهد که ستون ها را به ترتیب مناسبی مرتب کنید، داده های غیر ضروری را حذف کنید و موارد مرتبط را اضافه کنید. فرم استاندارد به ویژه مشخص می کند:
- شماره بارنامه و تاریخ صدور آن؛
- شماره پرسنل راننده و نام کامل وسیله نقلیه;
- شماره گاراژ وسیله نقلیه (نشان شماره ایالت ثبت نام در فرم استاندارد ارائه نشده است، اما می توانید آن را در فرم خود در نظر بگیرید).
- امضای راننده تأیید کننده دریافت بلیط؛
- امضای شخص مجاز به صدور و پذیرش کوپن (دیسپچر)؛
- تاریخ پذیرش برگه و امضای حسابدار؛
- ستون برای یادداشت ها
گزارش سفر را پر کنید، دانلود کنید فرم استانداردکه در انتهای مقاله آمده است به ترتیبی که مقرر شده ضروری است به دستور وزارت حمل و نقل فدراسیون روسیه مورخ 18 سپتامبر 2008، شماره 152. این روش برای همه کاربران خودرو یکسان است.
دفتر ثبت سفر: پر کردن نمونه
در پر کردن این فرم استانداردمعمولا هیچ مشکلی وجود ندارد ورودی ها را می توان به صورت دستی یا با رایانه پر کرد و در پایان روز می توان برگه ها را چاپ کرد تا همه افراد مجاز بتوانند امضا کنند. اگر خودروهای زیادی در سازمان وجود داشته باشد و توزیع کننده دائماً کوپن ها را صادر و قبول کند، نگهداری یک سند به صورت دست نویس راحت تر است. صفحه عنوان سند، طبق معمول، باید حاوی نام سازمان، OKPO آن و دوره ای باشد که فرم برای آن صادر شده است. بدون امضا و مهر صفحه عنواننیازی به ورود نیست صفحات سند باید شماره گذاری شده و شماره آنها در پشت سند درج شود. نیازی به دوخت و مهر و موم فرم نیست.
در داخل فرم، فقط باید فیلدها را در صورت نیاز پر کنید. نیازی به جمع بندی نیست. نمونه ای از پر کردن یک مجله استاندارد برای صدور بارنامه به صورت زیر است:
پس از تمام شدن صفحات و ستون‌های رایگان مجله، باید حداقل به مدت سه سال در آرشیو سازمان ذخیره شود و پس از آن می‌توان آن را از بین برد.