Súhlasím
[pozícia, podpis, celé meno
manažér alebo iný
Poverený úradník
schváliť
[právna forma, popis práce]
názov organizácie, [deň, mesiac, rok]
podniky] M. P.
Popis práce
Manažér nákupu [názov organizácie]
Táto pracovná náplň bola vypracovaná a schválená v súlade s ustanoveniami Zákonníka práce Ruskej federácie a ďalšími právnymi predpismi upravujúcimi pracovné vzťahy.
1. Všeobecné ustanovenia
1.1. Vedúci oddelenia obstarávania [názov organizácie] patrí do kategórie vedúcich pracovníkov a podlieha priamo [uveďte vhodného] alebo osobe, ktorá ho zastupuje, vykonáva pokyny generálneho riaditeľa [názov organizácie].
1.2. Do funkcie vedúceho oddelenia obstarávania je ustanovená osoba s vyšším odborným vzdelaním a najmenej [hodnotnými] rokmi praxe v oblasti obstarávania.
1.3. Vymenovanie do funkcie vedúceho oddelenia obstarávania a odvolanie z neho sa vykonáva príkazom generálneho riaditeľa [názov organizácie] na návrh [uveďte požadovaný].
1.4. Manažér nákupu musí:
Kľúčové legislatívne a regulačné akty upravujúce činnosť [názov organizácie];
Súčasná finančná a ekonomická prax v tejto oblasti;
Požiadavky na kvalitu tovaru;
Veľkoobchodné a maloobchodné ceny pre skupiny produktov zo sortimentu [názov organizácie] vrátane cien hlavných výrobcov, dodávateľov, ako aj konkurenčných organizácií;
metódy a postupy obstarávania;
Postup pri uzatváraní zmlúv s dodávateľmi a monitorovaní ich plnenia;
Postup pri vyrovnaní podľa zmlúv;
Organizácia skladových prác [názov organizácie], metódy plánovania, kontroly a riadenia skladových zásob;
Databáza, ako aj ďalší softvér používaný organizáciou na podporu obchodného procesu;
Vnútorné pracovné predpisy;
Pravidlá a normy ochrany práce, bezpečnostných opatrení, priemyselnej hygieny a požiarnej ochrany.
1.5. Manažér nákupu je zodpovedný za nasledujúce úlohy:
Organizácia a personálne riadenie obstarávania tovaru pre celý sortiment [uveďte názov organizácie];
Tvorba sortimentu, určovanie objemu nákupov a účasť na tvorbe cien;
Zabezpečenie maximálnej konkurencieschopnosti cien a podmienok pre nakupované produkty.
2. Pracovné povinnosti
2.1. Manažér nákupu má tieto povinnosti:
Riadenie práce nákupného oddelenia, distribúcia medzi manažérov oddelenia zodpovednosti za určité skupiny produktov a za ďalšie oblasti práce;
Stanovenie poradia a postupu pri nákupe potravinárskych výrobkov, kritérií a noriem na vykonávanie nákupných transakcií, určenie a dohodnutie postupu pri vysporiadaní s dodávateľmi;
Sledovanie stavu skladových zásob pre všetky skupiny produktov;
Optimalizácia nákupnej politiky (frekvencia objednávok, veľkosť objednávky, čas objednávky, minimálny stav zásob) s prihliadnutím na zmeny v dopyte spotrebiteľov, sezónne výkyvy, termíny realizácie, situáciu vo výrobe konkrétnych potravinárskych produktov, ako aj ďalšie potrebné faktory;
Vykonávanie pravidelnej analýzy štatistík o skupinách komodít a jednotlivých komoditných položkách, určovanie ziskových, nerentabilných a nerentabilných skupín tovarov, zabezpečenie úpravy politiky obstarávania na základe výsledkov takejto analýzy;
Kontrola množstva a kvality domácich dodávok;
Realizácia včasného výberu dodávateľov;
Organizácia a vedenie výberových konaní, analýza súťažných podkladov;
Účasť na rokovaniach s funkčnými divíziami za účelom dosiahnutia najlepších cien a zníženia nákladov pri nákupoch a dodávkach;
Hodnotenie kvality a efektívnosti existujúcich dodávateľov a poskytovateľov;
Riadenie nákladovej efektívnosti výberom najvhodnejších dodávateľov;
Monitorovanie trhu tovarov a služieb nakupovaných spoločnosťou;
Štatistika o skupinách komodít a jednotlivých položkách komodít;
Analýza skladu, plánovanie tempa nákupov;
Vyjednávanie, príprava a uzatváranie zmlúv s dodávateľmi a zákazníkmi;
Rozhodovanie o nevyhnutných zmenách podmienok práce s dodávateľmi, dosiahnutie optimálnych podmienok pre dodávky;
Kontrola nad procesom rozpočtovania nákupov, cenotvorby, externej logistiky;
Organizácia interakcie oddelenia obstarávania s ostatnými oddeleniami [uveďte názov organizácie];
Kontrola nákupných manažérov (súlad nákupných cien so situáciou na trhu);
Rozdelenie zodpovednosti za určité skupiny tovarov medzi vedúcich oddelení;
Dohľad nad podriadenými zamestnancami
3. Práva
3.1. Vedúci oddelenia nákupu má právo:
Konať v mene [uveďte názov organizácie], zastupovať záujmy organizácie vo vzťahoch s inými organizáciami, orgánmi verejnej moci v otázkach obstarávania;
Oboznámte sa s návrhmi rozhodnutí vedenia [uveďte názov organizácie] týkajúcich sa obstarávania a marketingu produktov;
Predkladať vedeniu [uveďte názov organizácie] návrhy na zlepšenie činnosti oddelenia obstarávania;
komunikovať s vedúcimi všetkých štrukturálnych divízií [uveďte názov organizácie];
Vyžiadať si osobne alebo v mene vedenia organizácie od vedúcich oddelení a špecialistov potrebné informácie a dokumenty na splnenie úloh;
podpisovať a schvaľovať dokumenty v rámci ich kompetencie;
Zúčastňovať sa rokovaní so zástupcami podnikov a organizácií o otázkach súvisiacich s výkonom funkčných povinností;
Stanoviť pracovné povinnosti pre zamestnancov, ktorí sú mu podriadení;
Po poverení špecialistov riadením obchodného sortimentu a tokov komodít určuje manažment potrebné právomoci a oblasti ich zodpovednosti, ktoré by mali byť zaznamenané v popise práce a v systéme motivácie nákupcov.
Práca nákupného oddelenia ovplyvňuje celú činnosť firmy: predaj, efektívne využitie pracovného kapitálu, spokojnosť zákazníkov s cenami a sortimentom, naplnenosť skladu a efektivitu vnútorného dodávateľského reťazca. Je spojená s prácou zamestnancov takmer všetkých oddelení – od účtovníctva až po dopravnú službu. V tejto súvislosti je potrebné dôkladne zvážiť organizačné aspekty obstarávacej logistiky.
Najkomplexnejšie modely organizácie nákupných aktivít sú typické pre veľké obchodné reťazce. Analýza domácich a zahraničných skúseností umožňuje identifikovať nasledujúce modely nákupnej logistiky pre obchodné reťazce.
Model 1. Priamo od dodávateľa
Dodávatelia priamo zásobujú tovarom všetky predajne v sieti. Je zrejmé, že ide o najefektívnejšiu schému z hľadiska dopravnej logistiky, ktorá sa vyznačuje aj vysokou úrovňou nákladov.
Model 2. Prostredníctvom distribučného centra
Maloobchodná sieť si vytvára vlastné distribučné (distribučné) centrum. Zaznamenávame pozitívne aspekty tejto možnosti: zníženie zásob v skladoch predajne, zvýšenie obrátkovosti a zvládnuteľnosti zásob, zabezpečenie dostupnosti tovaru v čase špičky predaja, zabezpečenie kvality tovaru prostredníctvom organizácie centralizovanej kvalitnej služby, zjednodušenie interakcie s dodávateľmi .
Napriek zjavným výhodám druhého modelu odborníci odporúčajú predovšetkým malým obchodným reťazcom vykonať dôkladnú analýzu ziskovosti vytvorenia distribučného centra.
Pri použití distribučného centra v malom maloobchodnom reťazci sa môžu vyskytnúť tieto ťažkosti:
- Spoločnosť musí výrazne investovať do výstavby distribučného centra (s prihliadnutím na rozvoj siete), čo zďaleka nie je vždy ziskové.
- Dlhá doba návratnosti distribučného centra.
- Distribučné centrum nemusí byť plne vyťažené a náklady na jeho údržbu musia byť znášané v plnej výške.
- Údržba a úprava moderného a pomerne zložitého skladového informačného systému.
- Pri prenájme distribučného skladu nemusí byť prispôsobený profilu obchodnej siete (napr. nespĺňa požiadavky na teplotu, vlhkosť, požiarnu bezpečnosť).
- Nutnosť zakúpenia a využitia vlastnej dopravy, ktorá nie je vždy ekonomicky opodstatnená.
Ak je distribučná sieť malá a neplánuje sa zvyšovať počet predajní, potom môžete zvážiť spoluprácu s dobrým veľkoobchodníkom (distribútorom). Spoliehajúc sa na efektívnu logistiku distribútorov môže sieť výrazne znížiť náklady na získavanie a udržiavanie vlastných logistických zdrojov.
Rozhodnutie o tom, aký model organizácie obstarávacej logistiky zvoliť, teda prijíma obchodná spoločnosť, predovšetkým na základe vlastnej stratégie rozvoja a ekonomickej realizovateľnosti.
Moderné obchodné reťazce sa rozvíjajú dvoma smermi: zvyšovaním efektívnosti riadenia obchodných reťazcov a zvyšovaním počtu obchodných reťazcov (s využitím úspor z rozsahu).
Modely správy maloobchodnej siete
Špecialisti identifikujú nasledujúce modely riadenia maloobchodnej siete a jej obstarávacej logistiky:
Investičný model
Predpokladá prítomnosť investičného a konsolidačného centra s nezávislými obchodnými zariadeniami. Tento model častejšie využívajú obchodné spoločnosti, ktoré nie sú sieťovými spoločnosťami v plnom zmysle slova. Spájajú ich buď spoloční investori, alebo spoločná obchodná značka.
Výhody tohto modelu: riadiace úlohy na centrále sú zjednodušené, je možná lokálna iniciatíva.
Nevýhody: nemožnosť využiť sieťovú štruktúru, závislosť od kvalifikácie vedúcich predajní, chýbajúca konsolidácia nákupov.
model držania
Stredisko určuje nákupnú politiku (dodávatelia, nomenklatúra a nákupné ceny), predajne sú však v operatívnom riadení samostatné. Pre centrum nie je veľmi dôležitá vysoká efektívnosť informácií o stave maloobchodných zariadení. Tento model používa významná časť ruských maloobchodných spoločností a úspešne sa v ňom implementuje jedna z hlavných úloh sieťového maloobchodu - konsolidácia nákupnej politiky. Najčastejšie tento model riadenia volia prevádzkovatelia maloobchodov, ktorí delegujú funkcie operatívnej interakcie s dodávateľmi na vedúcich predajní.
Výhody tohto modelu: flexibilita pri riadení konkrétnej predajne lokálnymi manažérmi.
Nevýhody: nadmerný rast administratívneho aparátu a v dôsledku toho vysoké náklady.
Centralizovaný model
Toto je najefektívnejšia organizácia sieťovej obchodnej spoločnosti. Jedno kontrolné centrum deleguje skladovanie funkcií, ktoré sú minimálne potrebné na účasť na logistických operáciách (objednávanie tovaru, inventarizácia, preceňovanie). Sieť môže zároveň zahŕňať predajne rovnakého formátu aj rôznych.
Výhody tohto modelu: zníženie nákladov, efektívne využitie riadiaceho aparátu s jeho koncentráciou do jedného centra. V skutočnosti ide o diaľkové ovládanie maloobchodných zariadení, ktoré umožňuje zintenzívniť všetky obchodné procesy obchodnej spoločnosti, a tým získať významnú konkurenčnú výhodu.
Nevýhody: závislosť na plynulej a efektívnej prevádzke informačného a počítačového systému.
zásobníkový model
Tento model predpokladá úplnú koncentráciu riadenia v centre a minimalizáciu riadiacich funkcií v predajni (okrem predaja tovaru zákazníkom). Centrálna kancelária má informačný systém a eviduje pohyb tovaru, sústreďuje sa tam aj celý aparát riadenia siete.
Výhody tohto modelu: veľká úspora technických a pracovných zdrojov.
Nevýhody: je vylúčené priame dodanie tovaru do predajne, zlé zohľadnenie miestnych charakteristík predajní.
hybridný model
Niektoré maloobchodné prevádzky siete sú riadené centrálne, niektoré predajne môžu fungovať na holdingovom alebo napríklad vaničkovom princípe. Podobný spôsob riadenia majú maloobchodné spoločnosti, ktoré budujú veľké národné reťazce. Regionálne úle môžu zároveň pôsobiť ako pododdiely fungujúce podľa modelu centralizovaného riadenia. V rámci týchto štruktúr sa uplatňuje buď centralizovaný alebo hybridný model riadenia.
Výhody tohto modelu: prakticky jediný možný spôsob riadenia pre národných a medzinárodných sieťových predajcov, poskytujúci jednotnú produktovú politiku.
Nevýhody sú podobné nevýhodám modelu riadenia holdingu, možno ich však výrazne znížiť, ak sú územné klastre riadené centralizovanou alebo zásobníkovou metódou.
Funkcie oddelenia nákupu
Oddelenie nákupu je oddelenie, kde sa rozhoduje o nákupe tovaru, uzatvárajú sa zmluvy na dodávku výrobkov, riešia sa otázky výberu dodávateľov, stanovujú sa požiadavky na kvalitu výrobkov a pod. Interní odberatelia výsledkov obstarávacej služby sú ďalšie funkčné divízie podniku, ktoré vyžadujú nakupované produkty.
Je ťažké preceňovať význam tohto oddelenia v štruktúre obchodnej spoločnosti, rovnako ako je ťažké preceňovať význam správne organizovanej obstarávacej logistiky pre chod celého podniku.
V zásade môže byť obstarávanie zdrojov v podniku postavené centrálne alebo decentralizovane. Ak spoločnosť pristupuje k procesu z decentralizovaného hľadiska, zamestnanci z rôznych štrukturálnych divízií budú samostatne vykonávať nákupy, každý pre svoje vlastné oddelenie. Výhodou tohto prístupu je fakt, že používateľ pozná svoje potreby lepšie ako ktokoľvek iný. Proces obstarávania môže byť s týmto prístupom rýchlejší.
Centrálny nákup má však oveľa viac výhod, a preto takmer všetky spoločnosti okrem najmenších využívajú tento prístup k nákupom. Pri centralizovanom nákupe sa určí konkrétna osoba alebo sa vytvorí nákupné oddelenie s právomocou získavať zdroje v záujme všetkých útvarov obchodného podniku.
Nákupné oddelenie spoločnosti je zodpovedné za nákup produktov v súlade s požiadavkami prijatými od interných zákazníkov, prípadne samostatne monitoruje vznik požiadaviek na zdroje. V rámci samotného oddelenia nákupu často prechádzajú činnosti tvoriace obchodný proces Nákup ďalšiu špecializáciu s cieľom rozvíjať profesionalitu nákupných manažérov.
Nákupné centrá veľkých obchodných reťazcov zvyčajne pozostávajú z oddelení zodpovedných za nákup ktorejkoľvek časti sortimentu. K rozdeleniu sortimentu medzi divíziami často dochádza na základe podobnosti vlastností tovaru. Táto deľba práce umožňuje kupujúcim zhromaždiť maximum vedomostí o ich produkte. Čím väčší maloobchodník, tým užšia je špecializácia pracovníkov v jeho nákupnom stredisku.
V malej firme, kde oddelenie nákupu zastupuje jedna osoba, samozrejme nedôjde k oddeleniu funkcií.
Ciele oddelenia nákupu
Ciele nákupného oddelenia (služby) akejkoľvek výrobnej alebo obchodnej spoločnosti:
- Nakupujte tovar a služby za najlepšiu cenu.
- Udržujte vysoký obrat zásob.
- Zabezpečte doručenie tovaru včas.
- Nakupujte tovar so zaručenou vysokou kvalitou.
- Udržujte priateľské partnerstvá so spoľahlivými dodávateľmi.
- Získajte maximálny úžitok pre podnik.
- Spolupracujte a efektívne komunikujte s ostatnými oddeleniami spoločnosti.
- Prispieť k dosiahnutiu strategických cieľov spoločnosti vrátane implementácie jej logistickej stratégie.
- Znížiť podiel obstarávacích nákladov na celkových nákladoch na logistiku.
- Viesť efektívnu automatizovanú evidenciu nakupovaného tovaru a udržiavať ďalšie informačné toky, ktoré vznikajú v priebehu obstarávacích činností.
- Rozvíjať a stimulovať aktivity, zlepšovať zručnosti manažérov pre nákup tovaru.
Priority na dosiahnutie každého cieľa si určuje konkrétna spoločnosť v závislosti od prijatej stratégie činnosti. Napríklad pre spoločnosť, ktorá sleduje stratégiu znižovania nákladov, bude prioritou prvý cieľ z vyššie uvedeného zoznamu. V podmienkach nedostatku nejakého druhu zdrojov bude prioritou zabezpečiť ich nepretržité zásobovanie tak, aby nebol narušený normálny priebeh výrobného alebo obchodného procesu a v obdobiach nasýtenia komoditného trhu je obzvlášť dôležité
je udržiavať obrat obchodnej spoločnosti na požadovanej úrovni pri minimalizácii investícií do zásob.
Pozrime sa podrobnejšie na hlavné ciele činností v oblasti organizácie a riadenia obstarávania.
Dodacia lehota
Oneskorenie v nákupoch môže narušiť plán výroby, čo má za následok vysoké režijné náklady a tovar nakúpený v predstihu predstavuje ďalšiu záťaž pre prevádzkový kapitál a sklady spoločnosti.
Veľkosť partie
Optimálna veľkosť dodávky, t.j. dodržanie presnej zhody medzi objemom dodávok a ich potrebami. Prebytok alebo nedostatočný objem dodávaných zdrojov negatívne ovplyvňuje bilanciu pracovného kapitálu, stabilitu produkcie alebo stabilitu tržieb obchodného podniku.
Kvalita produktu
Udržiavanie a zlepšovanie kvality nakupovaných produktov. Nakúpené zdroje musia byť dodané v požadovanej kvalite, inak konečný produkt vyrobený podnikom nebude spĺňať prijaté normy. Je potrebné neustále zlepšovať kvalitu obstarávania, aby bola zabezpečená konkurencieschopnosť nakupovaných tovarov a služieb.
Hľadajte minimálne ceny
Vyhľadávanie a nákup tovaru a služieb za minimálne ceny. Táto úloha je obzvlášť dôležitá pre obchodné podniky, pretože obstarávacie činnosti vyžadujú veľké množstvo pracovného kapitálu a nedostatok pracovného kapitálu, ako ukazujú skúsenosti, je jedným z hlavných problémov ruského podnikania. Zisky generované nákupom za nižšie ceny a najmä znížením celkových nákladov na logistiku môžu byť veľmi významné.
Prieskum trhu
Prieskum trhu obstarávania. Oddelenie nákupu by malo vykonávať pravidelný zber a vyhodnocovanie informácií s cieľom určiť najlepšie zdroje nákupov a optimalizovať sortiment nakupovaného tovaru.
Pri organizácii práce obstarávacieho oddelenia treba brať do úvahy úroveň rozvoja obstarávacej logistiky v podniku. Špecialisti identifikujú štyri hlavné etapy vývoja obstarávacej logistiky, ktorých charakteristiky sú uvedené v tabuľke nižšie:
Oddelenie obstarávania (servis) je funkčne samostatným oddelením spoločnosti, ktoré má úzke kontakty s inými štruktúrami. Zamestnanci oddelenia nákupu teda vykonávajú nákupy objednávaním tovaru od dodávateľov a odovzdávaním informácií o objednávkach oddeleniu dopravy. Oddelenie dopravy zastáva funkciu fyzického presunu nákladu od dodávateľa do skladov spoločnosti, kde po príchode náklad prevezie zamestnancom skladu. Sklad skladuje tovar. Oddelenie prevádzkové
účtovníctvo sa zaoberá informačnou logistikou. V súvislosti s takýmito úzkymi väzbami je pre racionálnu organizáciu obstarávacej logistiky potrebné venovať neustálu pozornosť udržiavaniu efektívnych pracovných vzťahov medzi nákupným oddelením a ostatnými štrukturálnymi divíziami podniku.
Na základe dôležitosti efektívnej organizácie obstarávania pre každý podnik je potrebné systematicky monitorovať a analyzovať logistiku obstarávania.
Ukazovatele výkonnosti nákupu
Podľa funkcií oddelenia obstarávania sa efektívnosť jeho práce spravidla hodnotí podľa týchto ukazovateľov:
- zníženie nákupných nákladov v štruktúre všeobecných logistických nákladov;
- úroveň zakúpených chybných výrobkov;
- podiel nákupov uskutočnených načas;
- množstvo situácií, keď požadované zdroje neboli na sklade, čo spôsobilo narušenie výrobného plánu alebo plnenia zákazky zákazníka;
- počet a dôvody zmien v objednávkach vykonaných vinou služby nákupu;
- počet prijatých a dokončených žiadostí;
- podiel nákladov na dopravu v štruktúre celkových obstarávacích nákladov a pod.
Funkcie nákupného manažéra
Každá fáza obstarávacieho procesu je príležitosťou na väčší zisk pre spoločnosť. To zahŕňa výber najlepšieho dodávateľa, získanie najlepších cien, objednanie správneho množstva tovaru, efektívny spôsob prepravy, minimalizáciu strát z chybného tovaru – skrátka všetko, kde môže spoločnosť znížiť náklady na nákup logistiky a tým dosiahnuť vyššie zisky. . A všetky nástroje, ktoré manažér nákupu pri svojej práci používa, existujú práve preto, aby mu pomohli robiť správne rozhodnutia a kontrolovať proces pohybu tovaru.
Úlohy a zodpovednosti nákupného manažéra sa môžu v jednotlivých spoločnostiach líšiť. Výskumníci rozlišujú nasledujúce modely kupujúcich (Klimenko A. Motivácia alebo imitácia? - http://www.iteam.ru/publications/logistics/section_89/article_2843):
Model "umelec"
Keď je s vysokou mierou istoty známy objem výroby alebo objem budúceho predaja pre každú položku tovaru, kľúčová úloha nákupného manažéra sa redukuje len na dôslednú implementáciu plánu nákupu.
Model "expert"
Úlohou odborníka je nájsť tovar, ktorý sa v krátkom čase predá.
Geniálny model
Úlohou „génia“ je nájsť predajcu, ktorý je pripravený poskytnúť tovar najvyššej kvality za najnižšie ceny a ponúknuť obrovské odklady platieb a to najlepšie – platbu do
skutočnosťou predaja a s právom vrátiť nepredané kópie.
model "logista"
Niekedy v dôsledku charakteristík niektorých trhov, ako aj rozsahu a veku spoločnosti nie sú úlohy hľadania dodávateľov a hľadania najnižších cien hlavnými úlohami oddelenia.
obstarávanie. Všetci dodávatelia sú známi, podmienky sú dohodnuté a nepodliehajú zásadným zmenám. V takejto situácii sa hlavnou úlohou nákupného manažéra stáva optimalizácia, t.j. zabezpečenie toku zdrojov v súlade s logistickým pravidlom „Sedem N“.
Pred zavedením systému motivácie pre nákupných manažérov musí firma vypracovať jasnú nákupnú politiku. V závislosti od preferovaného modelu nákupcov na implementáciu tejto politiky („expert“, „exekútor“ atď.) je potrebné vybrať personál, vytvoriť systém jeho kontroly a použiť ukazovatele motivačného systému.
Účel nákupného manažéra je zabezpečiť výrobný alebo obchodný proces podniku zdrojmi (tovarmi a službami).
Na dosiahnutie tohto cieľa manažér nákupu vykonáva nasledujúce funkcie:
- Zabezpečuje dostupnosť tovaru v optimálnom množstve a sortimente.
- Poskytuje plánované ukazovatele obratu skupín produktov.
- Pripravuje objednávky pre dodávateľov.
- Sleduje plnenie objednávky.
- Pravidelne monitoruje dostupnosť a predaj tovaru s vysokým dopytom, aby sa predišlo jeho nedostatku.
- Štúdium nových návrhov dodávateľov, trhových podmienok.
- Sumarizuje a prináša prijaté informácie vedeniu.
Včas informuje divízie spoločnosti o nových ponukách a odberoch tovaru, zabezpečuje dostupnosť potrebných informácií o tovare v informačnom a účtovnom systéme spoločnosti.
V závislosti od vykonávaných úloh sa určujú oblasti odborných vedomostí a zručností.
Manažér nákupu to musí vedieť:
- metódy riadenia finančných tokov v logistike;
- všetky súčasti dodávateľskej zmluvy;
- faktory, ktoré treba zvážiť pri výbere dodávateľa a prepravcu;
- spôsoby zlepšenia efektívnosti riadenia obstarávania pomocou informačných technológií;
- používanie elektronickej výmeny údajov pri interakcii s dodávateľmi;
- metódy obstarávania;
- operácie, ktoré tvoria obchodný proces „Nákup“;
- funkcie vykonávané rôznymi sprostredkovateľmi v procese plnenia objednávky;
- postup pri vypracovaní zmluvy;
- sankcie uplatňované v prípade nedodržania zmluvných podmienok;
- etika obchodnej komunikácie.
Manažér nákupu musí byť schopný:
- rozumne zvoliť najlepšie dodacie podmienky;
- správne zostaviť potrebné dokumenty;
- vytvoriť interakciu oddelenia nákupu s inými oddeleniami;
- hodnotiť a vyberať dodávateľa;
- prijímať a analyzovať informácie o sortimente tovaru ponúkaného dodávateľmi;
- urobiť si prehľad o dodávateľskom trhu;
- analyzovať spoľahlivosť dodávateľa;
- analyzovať dodacie podmienky ponúkané dodávateľmi;
- rokovať s dodávateľmi (v zmysle určovania cien, dodacích podmienok a pod.);
- porovnávať ponuky prijaté od rôznych dodávateľov;
- analyzovať a navrhovať zmluvy;
- budovať silné obchodné vzťahy s dodávateľmi, ktoré posilňujú imidž a reputáciu vašej spoločnosti;
- včas plniť všetky dohody s dodávateľmi, nenechávať žiadny problém nevyriešený;
- prijať opatrenia na splatenie dlhov pri vyrovnaní s dodávateľmi.
Pre úspešné plnenie profesionálnych povinností je dôležité, aby mal kupujúci analytické myslenie, systémové myslenie, bol pozorný, schopný efektívne konať v stresových situáciách, kontrolovať svoje aktivity, vedieť plánovať a stanovovať priority, mať veľkú aktívnu slovnú zásobu. a vedieť svoje myšlienky zrozumiteľne sprostredkovať ľuďom s rôznym stupňom vzdelania.
Osobitné miesto zaujímajú komunikačné zručnosti, ako je presviedčanie, vyjednávanie, ovládanie základných komunikačných techník, schopnosť kompromisov (s dodávateľmi a ostatnými oddeleniami firmy), aktivita, vytrvalosť, schopnosť dosiahnuť svoj cieľ, zodpovednosť a slušnosť. , odolnosť voči stresu, vytrvalosť a trpezlivosť v konfliktných situáciách.
Manažér nákupu pracuje s veľkým objemom informácií. Ide o informácie o dodávateľoch, o poradí dodania, dopravy a platby. Analytická činnosť nákupného manažéra spočíva v porovnávaní cien, kvality, dodacích lehôt a výbere najlepšej možnosti; v analýze trhu produktov. Zároveň osobitné miesto zaujíma rozhodovací proces v krátkom čase.
Manažér nákupu pracuje v kancelárii. Svoju činnosť vykonáva v zásade takými prostriedkami ako telefón, fax, internet, počítač (práca s odbornými programami, databázami, internetom, písanie správ a pod.).
Pre väčšinu profesionálov v oblasti obstarávacej logistiky sú ťažké konflikty s obchodným oddelením (výrobným oddelením), problémy interakcie s ťažkými dodávateľmi (napríklad s monopolistami na trhu).
Pokyny pre pokročilé školenie manažéra obstarávania sú: zlepšenie metód profesionálnej komunikácie; školenie v oblasti vyjednávacích zručností; zvládnutie zručností plánovania pracovného dňa a organizácie procesu obstarávania; rozvoj tímovej práce; zdokonaľovanie vedomostí v oblasti výroby, štúdium druhov a typov výrobkov, dopytu zákazníkov a technológií predaja, právne aspekty obstarávania.
Hodnotenie a motivácia nákupného manažéra
Dôležitým aspektom organizácie práce manažéra obstarávania je vypracovanie a implementácia systému motivácie pre jeho prácu. Spoločnosť pri vývoji určuje, ktoré ukazovatele ovplyvnia mzdu nákupných manažérov, na základe prijatých ukazovateľov stanovuje kvantitatívne ukazovatele a mzdové mechanizmy. Potom musí spoločnosť priniesť svoju mzdovú politiku kupujúcim a zaviesť motivačný systém.
Motivácia kupujúceho by mala vyplývať z jeho funkčných povinností a právomocí. Systém motivácie nákupného manažéra je spravidla založený na nasledujúcich ukazovateľoch:
- implementácia plánu obstarávania;
- dynamika cenovej hladiny za nakupovaný tovar;
- obrat nakúpeného tovaru;
- percento plnenia požiadaviek na kúpu tovaru.
V závislosti od špecifík podnikania možno k vyššie uvedeným ukazovateľom pridať nasledujúce ukazovatele: percento vád dodaných produktov, percento neúplných požiadaviek na zdroje, percento reklamácií atď.
Všetky ukazovatele motivačného systému kupujúceho by mali súvisieť s výsledkami obstarávacích činností, ktoré môže reálne ovplyvniť (teda ktoré závisia konkrétne od jeho práce).
Okrem toho by tieto ukazovatele mali byť dôležité pre konkrétny podnik (napríklad zníženie príjmu vád, zvýšenie obratu zásob). Ako ukazuje prax, plat manažéra obstarávania je minimálne 50 % z celkovej odmeny. Bonusová časť je vypočítaná podľa vopred stanovených ukazovateľov hodnotenia výkonnosti.
V tabuľke nižšie sú uvedené ukazovatele hodnotenia nákupného manažéra maloobchodnej spoločnosti (44 - Buzukova E. Obstarávanie a dodávatelia. Kurz sortimentného manažmentu v maloobchode. S. 218–219).
Dôležitým ukazovateľom hodnotenia nákupného manažéra je jeho dodržiavanie profesijných etických noriem.
Profesionálna etika nákupcov zahŕňa také aspekty vzťahov s dodávateľmi, ako sú:
- ochrana záujmov vašej spoločnosti;
- dôvernosť informácií;
- spravodlivá hospodárska súťaž;
- postoj k obchodným darom od dodávateľov.
Existujú nasledujúce názory na prípustnosť darov od dodávateľov:
- Kupujúci nesmie prijímať dary, prijaté dary je potrebné vrátiť.
- Kupujúci si môžu ponechať reklamné darčeky, ako sú perá, kalendáre, zápisníky atď.
- Kupujúci sa musia sami rozhodnúť, či je dar prejavom pozornosti, dobrej vôle alebo pokusom o komerčný úplatok.
Pri ktorejkoľvek z možností zvolených v spoločnosti je vhodné viesť rozhovory s kupujúcimi, počas ktorých im pripomenieme existenciu etických noriem v spoločnosti, vysvetlíme potrebu ich dodržiavania.
Ako ilustráciu dôležitosti etickej stránky obstarávacej logistiky uvádzame štandardy obstarávania formulované Institute of Supply Management (USA) (Lysons K., Gillingham M. Procurement and supply chain management. S. 797.):
- V prvom rade dbajte na záujmy svojej spoločnosti.
- Buďte otvorení radám a konzultáciám od kolegov.
- Nakupujte s ohľadom na vašu spoločnosť a rozumne utrácajte každý dolár.
- Aktívne získavať poznatky o nakupovaných materiáloch a výrobných postupoch.
- Pracujte čestne a otvorene, odmietajte akúkoľvek formu úplatku.
Prejavte zhovievavý postoj ku všetkým, ktorí si to zaslúžia. - Rešpektovať a vyžadovať rešpekt od ostatných pre ich povinnosti.
- Vyhnite sa konfliktom.
- Pomôžte a poraďte kolegom podľa potreby.
- Spolupracovať so všetkými organizáciami a konkrétnymi ľuďmi, ktorí sú povolaní pozdvihnúť status tejto profesie.
Informačná podpora oddelenia nákupu
Na riadenie obstarávacej logistiky musí mať podnik informačné systémy na riadenie svojich výkonnostných ukazovateľov. Mali by poskytnúť schopnosť starostlivo analyzovať a kontrolovať implementáciu obchodného procesu „Nákup“.
Významnú pomoc pri analýze procesu zásobovania spoločnosti zdrojmi, vytváraní objednávok dodávateľom je možné získať pomocou správneho softvéru. Zároveň je potrebné venovať pozornosť schopnostiam programu vytvárať analytické reporty. Každý podnik si pomocou počítačového informačného systému vytvára vlastný súbor výkazov obstarávania na základe cieľov a zámerov formulovaných vrcholovým manažmentom.
Ako ukazuje prax, sú rozšírené správy a ukazovatele, ktoré odrážajú tieto aspekty obstarávacích činností:
- Trhové podmienky nákupu:
- zmeny cien za nakupovaný tovar;
- zmeny v pomere ponuky a dopytu na trhu;
- prognózy dynamiky trhu nakupovaného tovaru.
- Analýza nákladov na zásoby:
- investície do zásob;
- denné (desaťdňové, mesačné) dodávky a objednaný objem dodávok podľa hlavných tovarových skupín;
- obrat podľa skupín nakupovaného tovaru;
- analýza prijatých zliav;
- analýza prebytočných rezerv.
- Efektívnosť obstarávacích operácií:
- analýza kvality nakupovaného tovaru;
- podiel dodávok dokončených včas;
- analýza prípadov absencie potrebného tovaru v sklade;
- počet vykonaných zmien v objednávkach;
- dodacia lehota zakúpeného tovaru;
- produktivita zamestnancov oddelenia obstarávania;
- cenové zmeny vyplývajúce z rokovaní, analytických prác, zlepšeného balenia, racionalizácie dopravy a pod.;
- náklady na dopravu.
- Spoľahlivosť dodávateľa:
- podiel oneskorených dodávok a odmietnutí dodávky;
- straty zo strateného predaja;
- podiel nekompletných dodávok;
- kvalitu prepravných služieb poskytovaných dodávateľmi a prepravcami.
Vyššie uvedené ukazovatele kontroly a hodnotenia obstarávacej logistiky sú nevyhnutnou súčasťou informačnej podpory riadenia dodávateľského reťazca.
Analytické schopnosti informačných a počítačových systémov by mali manažérom nákupu poskytnúť úplný a jasný obraz o všetkých ukazovateľoch súvisiacich s obstarávacími činnosťami. Minimálne štandardy zásob sa teda používajú na kontrolu úrovne zásob a sú základom pre tvorbu automatických objednávok dodávateľom. Pri použití automatických objednávok trávi manažér nákupu čas iba úpravou vytvorených objednávok, čo výrazne skracuje vynaložený čas, pretože nemusí prezerať zvyšný tovar.
Pomocou softvéru pre procesy obstarávacej logistiky sa vykonáva systematická analýza situácie na trhu a práce dodávateľov tovaru. To poskytuje kupujúcej spoločnosti úplné informácie o podmienkach nákupu potrebného tovaru a umožňuje optimálne rozhodovanie o nákupe.
Počítačové systémy musia poskytovať schopnosť predpovedať pravdepodobný nedostatok tovaru, ktorý môže viesť k narušeniu obchodného procesu, k strate predaja, a teda k zvýšeniu nákladov a zníženiu zisku. Informácie získané vopred od dodávateľov o možných prerušeniach dodávok vám umožňujú pripraviť sa na ne vopred a minimalizovať možné straty.
Moderné počítačové systémy by mali posilniť informačnú integráciu spoločnosti s jej dodávateľmi, zvýšiť úroveň spolupráce medzi stranami zaradenými do dodávateľského reťazca produktov a znížiť transakčné náklady.
Väčšina softvérových produktov, ktoré automatizujú riadenie obstarávania a sú zvyčajne súčasťou počítačového informačného systému, obsahuje modul „Nákupy“, ktorý plní tieto hlavné funkcie:
- Sledovanie zmluvných vzťahov s dodávateľmi a prepravcami. Sledovanie plnenia povinností platiť za dodávky.
- Sledovanie plnenia harmonogramu dodávok s predpovedaním času prijatia tovaru na sklad.
- Generovanie dokumentov potrebných pre príjem tovaru na sklad s automatickou distribúciou finančne zodpovedným osobám.
- Uplatňovanie reklamácií u dodávateľa (dopravcu, špeditéra) na sortiment, množstvo a kvalitu dodávaných produktov.
- Automatizácia všetkých operácií pre príjem, spotrebu a vnútorný pohyb hmotného majetku v skladoch.
- Účtovanie všetkých transakcií pomocou skladových účtovných kariet, vypĺňaných automaticky na základe prvotných dokladov.
- Účtovanie hmotného majetku v rôznych merných jednotkách.
- Vedenie skladových operácií v súlade s platnými účtovnými pravidlami.
- Vedenie zoznamu hmotne zodpovedných osôb so zaradením do skladov a skupín hmotného majetku.
- Účtovanie inventúrnych úkonov a tvorba inventúrneho súpisu.
- Kompletné operatívne informácie o množstve, kvalite, dátume spotreby, adrese skladu, dodávateľovi a prepravcovi (dopravcovi) každej položky zakúpeného tovaru.
- Poskytovanie informácií o nadbytočných a deficitných zásobách.
Počítačové informačné systémy zabezpečujú uchovávanie a používanie informácií o aktuálnych zmluvách s dodávateľmi, v súlade s ktorými sa zadávajú objednávky, produktovej klasifikácii nakupovaných značiek, registri dodávateľov.
Nevyhnutnou podmienkou vytvorenia základne dodávateľov tovaru je neustále sledovanie ich výkonnostných ukazovateľov. Informačný systém spoločnosti by mal umožňovať uchovávanie histórie každého dodávateľa a údajov odrážajúcich dynamiku ukazovateľov výkonnosti. Táto databáza zhromažďuje informácie o potenciálnych dodávateľoch pre realizáciu postupu výberu a prechodu na spoluprácu s iným dodávateľom.
V databáze dodávateľov musia byť okrem mena každého dodávateľa uložené:
- kontaktné údaje konkrétnych zamestnancov spoločnosti dodávateľa;
- Bankové údaje;
- pracovné podmienky, zľavy, prémie a iné dohody a s históriou ich vývoja;
- cenníky, podľa ktorých sa nakupovalo;
- históriu všetkých objednávok od dodávateľa s dostupnými vráteniami, chybami, oneskoreniami a krátkymi dodávkami;
- aktuálne a maximálne obchodné úvery, platobné podmienky;
- názvy dodávaného tovaru;
- cena alebo cenové rozpätie v závislosti od množstevných zliav, platobných podmienok a pod.;
- obal alebo iné údaje dôležité pre prepravu tovaru.
Po odoslaní objednávky dodávateľovi musí mať manažér nákupu možnosť sledovať jej priebeh pomocou informačného systému. Zároveň sa evidujú všetky odchýlky v plnení záväzkov zo strany dodávateľov, aby manažér mohol zhodnotiť kvalitu ich práce. Po prijatí objednaného tovaru podnikom sú zadané nové informácie do informačného systému nákupného oddelenia. Táto operácia zahŕňa udržiavanie databázy dokumentov:
- denník objednávok, ktorý eviduje všetky objednávky podľa čísel a zobrazuje stav každej objednávky (dokončená, nedokončená, nedokončená);
- register nákupných objednávok obsahujúci kópie všetkých nákupných objednávok;
- komoditný register zobrazujúci všetky nákupy každej položky (dátum, dodávateľ, množstvo, cena, číslo objednávky);
- register dodávateľov, ktorý zobrazuje všetky nákupy od neho uskutočnené.
Nemenej dôležitým aspektom informačnej podpory pre logistiku obstarávania je riadenie interných informačných tokov, ktoré cirkulujú medzi oddeleniami podniku.
Ako príklad nižšie uvedená tabuľka ukazuje informačné toky, ktoré existujú medzi nákupným oddelením a skladom (príjmovým oddelením) (Buzukova E. Nákup a dodávatelia. Kurz manažmentu sortimentu v maloobchode. S. 386.)
Je potrebné poznamenať, že v obchodných podnikoch sa výmena informácií stáva komplikovanejšou v dôsledku širokého sortimentu tovaru, jeho rýchlej aktualizácie a zložitej štruktúry popisu každého tovaru. V tomto ohľade sú hlavnými znakmi prijímania tovaru v obchodných spoločnostiach:
- prítomnosť veľkého počtu dodávateľov;
- rôzne podmienky balenia;
- nakladanie vozidiel vo veľkom (v boxoch, bez použitia mechanizovaných vykladacích zariadení) a na palety;
- prijímanie produktov s prepočítaním nielen počtu miest, ale aj jednotiek produktov v balíkoch;
- rôzne vozidlá doručujúce tovar;
- nedodržanie dodacích podmienok;
- rôzne požiadavky dodávateľov na postup prijímania výrobkov, zisťovanie chybných výrobkov a postup pri podávaní reklamácií;
- odlišné zloženie balíka dokladov priložených k tovaru.
Tieto vlastnosti stále neumožňujú vytvorenie jednotnej technológie pre prácu so všetkými dodávateľmi, vytvorenie jednotného informačného priestoru a dosiahnutie jednotného toku dokumentov, čo znižuje kvalitu obstarávacej logistiky.
Dôležitým smerom je teda zlepšenie informačnej podpory logistiky obstarávania, čo umožní spoločnostiam vytvárať integrované dodávateľské reťazce, ktoré minimalizujú náklady, tvoria jednotný informačný priestor a jednotný pracovný postup.
Zodpovednosť 4.1. Vedúci oddelenia obstarávania je zodpovedný za: - neplnenie (nesprávne plnenie) svojich služobných povinností stanovených touto pracovnou náplňou v rozsahu stanovenom pracovnoprávnymi predpismi Ruskej federácie; - trestné činy spáchané pri výkone svojej činnosti - v medziach stanovených správnymi, trestnými a občianskymi právnymi predpismi Ruskej federácie; - spôsobenie materiálnej škody - v medziach stanovených pracovným, trestným a občianskym právom Ruskej federácie. Popis práce bol vypracovaný v súlade s [názov, číslo a dátum dokumentu].
Náplň práce vedúceho oddelenia obstarávania
Veľkoobchodné a maloobchodné ceny pre produktové skupiny zo sortimentu spoločnosti vrátane cien významných výrobcov, dodávateľov, ako aj konkurenčných firiem. 4.5. Spôsoby a postup pri nákupe potravín. 4.6. Postup pri uzatváraní zmlúv s Dodávateľmi a monitorovaní ich plnenia.
4.7. Postup pri vysporiadaní podľa zmlúv. 4.8. Organizácia skladových prác Podniky, spôsoby plánovania, kontroly a riadenia skladových zásob. 4.9. Databáza „XXX“, ako aj ďalší softvér používaný Spoločnosťou na podporu obchodného procesu.
5.
Vedúci úseku nákupu je podriadený obchodnému riaditeľovi alebo osobe, ktorá ho zastupuje, vykonáva pokyny generálneho riaditeľa. 6. Vedúci odboru obstarávania je členom rozšíreného členstva predstavenstva Spoločnosti, v mene predstavenstva pripravuje podklady na prerokovanie bodov programu predstavenstva.
7.
Popis práce
Dôležité
Kontroluje plnenie záväzkov voči dodávateľom.2.8. Zabezpečuje dokladovú evidenciu transakcií.2.9. Sleduje tržby za každý produkt a v prípade zhoršenia predaja spolu s marketingovým oddelením vypracúva a prijíma opatrenia na zníženie stavu zásob 2.10.
Určuje druhy tovarov, ktoré je potrebné zaradiť do sortimentu alebo zo sortimentu odstrániť z dôvodu zbytočnosti.2.11. Určuje minimálny stav zásob tovaru a zabezpečuje dostupnosť požadovaného množstva tovaru na sklade firmy.2.12.
Pozornosť
Zabezpečuje stálu dostupnosť tovarov s vysokým dopytom, pravidelne monitoruje dostupnosť a predaj tovarov s vysokým dopytom s cieľom predchádzať ich nedostatku.2.13. Poskytuje oddeleniam a službám spoločnosti všetky potrebné informácie o tovare.2.14.
Radí predajcom a v prípade potreby aj kupujúcim o ich skupine produktov.2.15.
Práca a povinnosti nákupného manažéra
Komunikujte s vedúcimi všetkých štrukturálnych divízií spoločnosti. 3.5. Konať v mene spoločnosti, zastupovať záujmy spoločnosti vo vzťahoch s inými organizáciami, orgánmi verejnej moci v otázkach obstarávania.
3.6. Obráť sa osobne alebo v mene vedenia spoločnosti na vedúcich oddelení a špecialistov so žiadosťami o poskytnutie informácií a podkladov, ktoré sú potrebné na výkon ich funkcie. 3.7. Oboznámte sa s návrhmi rozhodnutí vedenia spoločnosti, ktoré sa týkajú obstarávania a marketingu produktov.
V. Zodpovednosť Vedúci oddelenia nákupu zodpovedá za: 5.1. V prípade spôsobenia materiálnej škody v medziach stanovených trestným, občianskym a pracovným právom Ruskej federácie.
5.2.
Ciele a zodpovednosti oddelenia nákupu
Ak zamestnanci spoločnosti (výrobné oddelenie) pracujú priamo s dodávateľmi bez upovedomenia nákupného oddelenia, uľahčí sa tým backdoorový predaj, kedy potenciálny dodávateľ ovplyvní špecifikáciu hotových výrobkov tak, že sa stane jediným zdrojom dodávok. . Ak sa technický personál dodávateľa potrebuje stretnúť priamo s inžiniermi kupujúceho, oddelenie nákupu zariadi takéto stretnutia.
Uvedený zoznam úloh je jednou z možností náboru zamestnancov nákupného oddelenia výrobného podniku. V každej spoločnosti bude mať oddelenie nákupu/zásobovania vlastný rozsah právomocí, ktorý bude závisieť od organizačnej štruktúry spoločnosti a logistického systému ako celku.
Náplň práce vedúceho oddelenia obstarávania
Riadi prácu oddelenia nákupu, rozdeľuje zodpovednosť medzi manažérov oddelenia za určité skupiny produktov a za ďalšie oblasti práce. 2. Určuje poradie a postup pri nákupe potravinárskych výrobkov, kritériá a normy na vykonávanie nákupných transakcií, určuje a odsúhlasuje postup pri vysporiadaní s dodávateľmi.
3. Kontroluje stav skladových zásob pre všetky skupiny produktov. 4. Optimalizuje nákupnú politiku (frekvencia objednávok, veľkosť objednávky, čas objednávky, minimálny stav zásob) s prihliadnutím na zmeny dopytu zákazníkov, sezónne výkyvy, termíny realizácie, situáciu vo výrobe konkrétnych potravinárskych produktov, ako aj iné potrebné faktory.
5.
Nákupné oddelenie
Všeobecné ustanovenia 1. Vymenovanie do funkcie vedúceho obstarávania alebo odvolanie z nej sa vykonáva príkazom riaditeľa organizácie na návrh vedúceho oddelenia obstarávania. 2. Do funkcie manažéra obstarávania je vymenovaná osoba s najmenej stredným odborným vzdelaním a najmenej ročnou praxou na obdobnej pozícii. 3. Manažér nákupu podlieha priamo vedúcemu oddelenia nákupu. 4. Počas neprítomnosti vedúceho obstarávania prechádzajú funkčné povinnosti, zodpovednosť, práva na iného funkcionára, ktorý je zapísaný v objednávke pre organizáciu. 5.
Popis práce manažéra nákupu
Zadáva objednávky dodávateľom. 6. Vykonáva dokumentárnu evidenciu transakcií. 7. Sleduje fázy plnenia objednávky. 8. Kontroluje plnenie záväzkov zmluvných strán.
Podieľa sa na preberaní tovaru a vyhotovení príslušných dokladov. 10. Sleduje obrat tovaru v organizácii spolu s ostatnými oddeleniami.
Nastavuje kategórie tovarov, ktoré je potrebné nakúpiť pre potreby organizácie. 12. Nastavuje minimálny stav zásob a podporuje dostupnosť požadovaného množstva tovaru na sklade.
Realizuje opatrenia na udržanie stálej dostupnosti tovaru, po ktorom je vysoký dopyt. 14. Radí predávajúcim a kupujúcim o ich produktových skupinách.
15. Poskytuje oddeleniam organizácie potrebné informácie o tovare. 16. Vypracúva a zdôvodňuje plány na nákup tovaru. 17. Plní oficiálne úlohy priameho nadriadeného. III.
Oddelenie nákupu: ciele, funkcie, hodnotenie a motivácia
Efektívna komunikácia by mala prebiehať aj medzi oddelením obstarávania a oddelením marketingu a predaja. Bez toho zostanú mnohé snahy o vytvorenie nákupného oddelenia, zlepšenie jeho štruktúry a motivácie bez náležitého výsledku.
Ak je v holdingu alebo organizácii implementovaný systém riadenia kategórií, potom musí kupujúci spolupracovať s manažérom kategórie. Zároveň je potrebné vymedziť oblasť zodpovednosti každého špecialistu tak, aby motivačný systém zostal transparentný a zrozumiteľný pre každého. 11 zvláštnych znakov, že ste v posteli dobrí
Chcete aj vy veriť, že svojmu romantickému partnerovi doprajete v posteli rozkoš? Aspoň sa nechceš červenať a prepáč... Sexualita Čo sa deje s telom človeka, ktorý nemá sex? Sex je takmer taká základná potreba ako jedenie.
Vzorový popis práce pre zástupcu vedúceho obstarávania
Vzorový popis práce sa vypracuje s prihliadnutím na odbornú úroveň
1. Všeobecné ustanovenia
1.1. Zástupca vedúceho nákupu patrí do kategórie manažérov.
1.2. Osoba, ktorá má:
1) vysokoškolské vzdelanie (odborník, magistra), doplnkové odborné vzdelávanie v programoch ďalšieho vzdelávania alebo odborných rekvalifikačných programoch v oblasti obstarávania;
2) minimálne 5 rokov praxe v oblasti obstarávania, z toho minimálne 2 roky na manažérskych pozíciách.
1.3. Zástupca vedúceho nákupu by mal vedieť:
1) požiadavky právnych predpisov Ruskej federácie a regulačných právnych aktov upravujúcich činnosti v oblasti obstarávania;
2) základy občianskej, rozpočtovej, pozemkovej, pracovnej a správnej legislatívy z hľadiska aplikácie pri obstarávaní;
3) základy protimonopolnej legislatívy;
4) normatívne právne akty upravujúce výrobu a hospodársku a finančnú a hospodársku činnosť organizácie;
5) legislatívne a regulačné právne akty o zdaňovaní;
6) ekonomické základy a zvláštnosti tvorby cien na trhu podľa smerov;
7) analýzy a metódy hodnotenia stupňa dosiahnutia cieľov obstarávania a ich platnosti;
8) postup a metódy hodnotenia efektívnosti plnenia štátnych, komunálnych a podnikových potrieb;
9) základy manažmentu a personálneho manažmentu;
10) základy účtovníctva z hľadiska aplikácie pri obstarávaní;
11) základy štatistiky z hľadiska aplikácie pri obstarávaní;
12) vlastnosti prípravy dokumentácie k obstarávaniu;
13) postup stanovenia cenových faktorov a identifikácie kvalitatívnych charakteristík, ktoré ovplyvňujú náklady na tovar, práce, služby (podľa smerov);
14) postup prípravy a vykonávania správ, regulačných dokumentov, zmien;
15) prax presadzovania práva v oblasti obstarávania;
16) pravidlá toku administratívnych dokumentov;
17) kvalifikačné požiadavky na špecialistov, úrovne (podúrovne) kvalifikácií;
18) normatívne akty a postup pri atestácii (certifikácii) alebo posudzovaní kvalifikácie zamestnancov;
19) metodika vykonávania preskúmania postupu obstarávania a dokumentácie;
20) postup pri vypracovaní dokumentu vo forme záveru na základe výsledkov preskúmania postupu obstarávania a dokumentácie;
21) metodika vykonávania preskúmania súladu výsledkov stanovených v zmluve s podmienkami zmluvy;
22) etika obchodnej komunikácie a pravidlá vyjednávania;
23) pracovná disciplína;
24) Vnútorné pracovné predpisy;
25) požiadavky na ochranu práce a pravidlá požiarnej bezpečnosti;
26) ……… (iné dokumenty, materiály atď.)
1.4. Manažér nákupu musí byť schopný:
1) používať výpočtové a iné pomocné zariadenia, komunikačné a komunikačné prostriedky;
2) predkladať návrhy na zlepšenie právnych predpisov Ruskej federácie a iných regulačných právnych aktov o zmluvnom systéme v oblasti obstarávania;
3) analyzovať a hodnotiť výsledky obstarávania, dosahovanie cieľov obstarávania;
4) preverovať, analyzovať a vyhodnocovať informácie o zákonnosti, účelnosti, platnosti, včasnosti, efektívnosti a efektívnosti obstarávacích nákladov podľa plánovaných uzatvorených, uzatvorených a realizovaných zmlúv;
5) sumarizuje výsledky realizácie odborno-analytických a informačných činností;
6) vykonávať plánované a neplánované inšpekcie vo vzťahu k subjektom kontroly v priebehu obstarávania;
7) používať jednotný informačný systém a informácie v ňom obsiahnuté;
8) ……… (iné zručnosti a schopnosti)
1.5. Zástupca vedúceho obstarávania vo svojej činnosti riadi:
1) Federálny zákon z 05.04.2013 N 44-FZ "O zmluvnom systéme v oblasti obstarávania tovarov, prác, služieb na uspokojenie štátnych a komunálnych potrieb", Federálny zákon z 18.07.2011 N 223-FZ "O obstarávaní tovarov, prác, služieb Niektoré typy právnických osôb“, federálny zákon č. 53-FZ z 2.12.1994 „o obstarávaní a zásobovaní poľnohospodárskych produktov, surovín a potravín pre štátnu potrebu“;
2) ……… (názov zakladajúceho dokumentu)
3) Predpisy dňa ……… (názov štrukturálnej jednotky)
4) tento popis práce;
5) ……… (názvy miestnych predpisov upravujúcich pracovné funkcie podľa pozície)
1.6. Počas neprítomnosti zástupcu vedúceho obstarávania (dovolenka, dočasná
zdravotné postihnutie a pod.) jeho povinnosti plní poslanec alebo iný
riadne ustanoveného zamestnanca, ktorý nadobúda
práv a zodpovedá za nesplnenie resp
nesprávne plnenie povinností, ktoré mu boli v súvislosti s ním uložené
substitúcia.
1.7. Zástupca vedúceho obstarávania podlieha priamo ……… (názov pozície vedúceho)
1.8. Zástupca vedúceho obstarávania riadi ……… (názov štrukturálnej jednotky)
1.9. ……… (iné všeobecné ustanovenia)
2. Pracovné funkcie
2.1. Kontrola obstarávania:
1) monitorovanie v oblasti obstarávania;
2) audit a kontrola v oblasti obstarávania.
2.2. Vedenie podriadených zamestnancov.
2.3. ……… (iné funkcie)
3. Pracovné povinnosti
3.1. Viceprezident pre nákup má tieto povinnosti:
3.1.1. V rámci pracovnej funkcie monitorovanie v oblasti obstarávania:
1) hodnotím:
Stupne dosiahnutia účelov nákupov;
zdôvodnenie nákupov;
2) predkladá návrhy na zlepšenie právnych predpisov Ruskej federácie a iných regulačných právnych aktov o zmluvnom systéme v oblasti obstarávania;
3) používať jednotný informačný systém a informácie v ňom obsiahnuté;
4) hodnotí efektívnosť plnenia štátnych, komunálnych a firemných potrieb;
5) pripravuje konsolidovanú analytickú správu.
3.1.2. V rámci pracovnej funkcie audit a kontrola v oblasti obstarávania:
1) analyzuje a vyhodnocuje výsledky obstarávania, dosahovanie cieľov obstarávania;
2) kontroluje, analyzuje a vyhodnocuje informácie o zákonnosti, účelnosti, platnosti, včasnosti, efektívnosti a efektívnosti obstarávacích nákladov podľa plánovaných uzatvorených, uzatvorených a realizovaných zmlúv;
3) sumarizuje výsledky realizácie odborno-analytických a informačných činností;
4) vyvíja regulačné alebo miestne akty v oblasti obstarávania, prispôsobuje a mení ich v súlade so zmenami v legislatíve Ruskej federácie v oblasti obstarávania;
5) vykonáva plánované inšpekcie vo vzťahu k subjektom kontroly v priebehu obstarávania;
6) vykonáva neplánované kontroly vo vzťahu k subjektom kontroly v priebehu obstarávania;
7) vypracúva a vypracúva správy o výsledkoch kontrol dokladov.
3.1.3. V rámci pracovnej funkcie vedenie podriadených zamestnancov:
1) organizovať vývoj a schvaľovanie plánov vedúcej štrukturálnej jednotky;
2) rozdeľuje pracovné funkcie, pracovné úlohy medzi podriadených zamestnancov a vykonáva kontrolu nad ich vykonávaním;
3) zabezpečuje dodržiavanie pracovnoprávnych predpisov a právnych predpisov na ochranu práce vo vzťahu k podriadeným zamestnancom, vytváranie pracovných podmienok, ktoré spĺňajú ustanovené požiadavky;
4) organizovať školenie podriadených zamestnancov, zlepšovať ich zručnosti;
5) riešiť konfliktné situácie medzi podriadenými zamestnancami;
6) predkladá na posúdenie vedeniu organizácie:
Vyhlásenie o menovaní, preložení a prepúšťaní podriadených zamestnancov;
Návrhy na povzbudenie podriadených zamestnancov;
Návrhy na zapojenie a disciplinárnu zodpovednosť podriadených zamestnancov, ktorí sa dopustili disciplinárneho previnenia;
7) ……… (iné povinnosti)
3.1.4. V rámci výkonu svojich pracovných funkcií plní pokyny svojho priameho nadriadeného.
3.1.5. ……… (iné povinnosti)
3.2. Pri výkone svojich povinností musí poradca pre obstarávanie dodržiavať tieto etické normy:
1) rešpektovať dôvernosť informácií;
2) dodržiavať etiku obchodnej komunikácie;
3) zaujať aktívnu pozíciu v boji proti profesionálnej nepoctivosti;
4) nezverejňovať materiály pracovných štúdií;
5) nevytvárať konfliktné situácie na pracovisku;
6) nepodnikať kroky, ktoré diskreditujú profesiu a povesť kolegov;
7) zabrániť ohováraniu a šíreniu informácií diskreditujúcich iné organizácie a kolegov.
3.3. ……… (iné popisy práce)
4. Práva
Zástupca vedúceho nákupu má právo:
4.1. Zúčastňovať sa na prerokovávaní návrhov rozhodnutí vedenia organizácie, na poradách na ich prípravu a realizáciu.
4.2. Podpísať a potvrdiť ……… (druhy dokumentov)
4.3. Iniciovať a viesť stretnutia o organizácii a kontrole obstarávania.
4.4. Vyžiadajte si a získajte od štrukturálnych divízií, špecialistov potrebné informácie, dokumenty.
4.5. Vykonávajte kontroly kvality a včasnosti úloh.
4.6. Požadovať ukončenie (pozastavenie) práce (v prípade porušení, nedodržania stanovených požiadaviek atď.), dodržiavanie stanovených noriem; dávať pokyny na nápravu nedostatkov a odstraňovanie priestupkov.
4.7. Zúčastnite sa diskusie o otázkach súvisiacich s ich služobnými povinnosťami.
4.8. Vyžadovať od vedenia organizácie pomoc pri plnení jeho povinností a práv.
4.9. ……… (iné práva)
5. Zodpovednosť
5.1. Zástupca vedúceho obstarávania je zodpovedný za:
Za nesprávne plnenie alebo neplnenie služobných povinností ustanovených v tejto pracovnej náplni - spôsobom stanoveným platnou pracovnou legislatívou Ruskej federácie, legislatívou v oblasti obstarávania;
Za trestné činy a trestné činy spáchané v rámci zamestnania - spôsobom predpísaným platnými správnymi a trestnými predpismi Ruskej federácie;
Za spôsobenie škody organizácii - spôsobom predpísaným platnou pracovnou legislatívou Ruskej federácie.
5.2. ……… (iné ustanovenia o zodpovednosti)
6. Záverečné ustanovenia
6.1. Tento popis práce bol vypracovaný na základe Profesionálneho štandardu "", schváleného nariadením Ministerstva práce a sociálnej ochrany Ruskej federácie z 10. septembra 2015 N 625n, berúc do úvahy ... ... ... (podrobnosti o miestnych predpisoch organizácie)
6.2. Oboznámenie zamestnanca s touto pracovnou náplňou sa vykonáva pri nástupe do zamestnania (pred podpisom pracovnej zmluvy).
Skutočnosť, že zamestnanec je oboznámený s touto pracovnou náplňou, potvrdzuje ……… (podpis na oboznamovacom liste, ktorý je neoddeliteľnou súčasťou tohto pokynu (vo denníku oboznamovania sa s pracovnou náplňou); v kópii pracovnej náplne vedená zamestnávateľom; inak)
6.3. ……… (iné záverečné ustanovenia).
Náplň práce vedúceho oddelenia obstarávania[názov spoločnosti]
Táto pracovná náplň bola vypracovaná a schválená v súlade s ustanoveniami a inými právnymi predpismi upravujúcimi pracovnoprávne vzťahy.
1. Všeobecné ustanovenia
1.1. Vedúci oddelenia obstarávania [názov organizácie] patrí do kategórie vedúcich pracovníkov a podlieha priamo [uveďte vhodného] alebo osobe, ktorá ho zastupuje, vykonáva pokyny generálneho riaditeľa [názov organizácie].
1.2. Do funkcie vedúceho oddelenia obstarávania je ustanovená osoba s vyšším odborným vzdelaním a najmenej [hodnotnými] rokmi praxe v oblasti obstarávania.
1.3. Vymenovanie do funkcie vedúceho oddelenia obstarávania a odvolanie z neho sa vykonáva príkazom generálneho riaditeľa [názov organizácie] na návrh [uveďte požadovaný].
1.4. Manažér nákupu musí:
Kľúčové legislatívne a regulačné akty upravujúce činnosť [názov organizácie];
Súčasná finančná a ekonomická prax v tejto oblasti;
Požiadavky na kvalitu tovaru;
Veľkoobchodné a maloobchodné ceny pre skupiny produktov zo sortimentu [názov organizácie] vrátane cien hlavných výrobcov, dodávateľov, ako aj konkurenčných organizácií;
metódy a postupy obstarávania;
Postup pri uzatváraní zmlúv s dodávateľmi a monitorovaní ich plnenia;
Postup pri vyrovnaní podľa zmlúv;
Organizácia skladových prác [názov organizácie], metódy plánovania, kontroly a riadenia skladových zásob;
Databáza, ako aj ďalší softvér používaný organizáciou na podporu obchodného procesu;
Vnútorné pracovné predpisy;
Pravidlá a normy ochrany práce, bezpečnostných opatrení, priemyselnej hygieny a požiarnej ochrany.
1.5. Manažér nákupu je zodpovedný za nasledujúce úlohy:
Organizácia a personálne riadenie obstarávania tovaru pre celý sortiment [uveďte názov organizácie];
Tvorba sortimentu, určovanie objemu nákupov a účasť na tvorbe cien;
Zabezpečenie maximálnej konkurencieschopnosti cien a podmienok pre nakupované produkty.
2. Pracovné povinnosti
2.1. Manažér nákupu má tieto povinnosti:
Riadenie práce nákupného oddelenia, distribúcia medzi manažérov oddelenia zodpovednosti za určité skupiny produktov a za ďalšie oblasti práce;
Stanovenie poradia a postupu pri nákupe potravinárskych výrobkov, kritérií a noriem na vykonávanie nákupných transakcií, určenie a dohodnutie postupu pri vysporiadaní s dodávateľmi;
Sledovanie stavu skladových zásob pre všetky skupiny produktov;
Optimalizácia nákupnej politiky (frekvencia objednávok, veľkosť objednávky, čas objednávky, minimálny stav zásob) s prihliadnutím na zmeny v dopyte spotrebiteľov, sezónne výkyvy, termíny realizácie, situáciu vo výrobe konkrétnych potravinárskych produktov, ako aj ďalšie potrebné faktory;
Vykonávanie pravidelnej analýzy štatistík o skupinách komodít a jednotlivých komoditných položkách, určovanie ziskových, nerentabilných a nerentabilných skupín tovarov, zabezpečenie úpravy politiky obstarávania na základe výsledkov takejto analýzy;
Kontrola množstva a kvality domácich dodávok;
Realizácia včasného výberu dodávateľov;
Organizácia a vedenie výberových konaní, analýza súťažných podkladov;
Účasť na rokovaniach s funkčnými divíziami za účelom dosiahnutia najlepších cien a zníženia nákladov pri nákupoch a dodávkach;
Hodnotenie kvality a efektívnosti existujúcich dodávateľov a poskytovateľov;
Riadenie nákladovej efektívnosti výberom najvhodnejších dodávateľov;
Monitorovanie trhu tovarov a služieb nakupovaných spoločnosťou;
Štatistika o skupinách komodít a jednotlivých položkách komodít;
Analýza skladu, plánovanie tempa nákupov;
Vyjednávanie, príprava a uzatváranie zmlúv s dodávateľmi a zákazníkmi;
Rozhodovanie o nevyhnutných zmenách podmienok práce s dodávateľmi, dosiahnutie optimálnych podmienok pre dodávky;
Kontrola nad procesom rozpočtovania nákupov, cenotvorby, externej logistiky;
Organizácia interakcie oddelenia obstarávania s ostatnými oddeleniami [uveďte názov organizácie];
Kontrola nákupných manažérov (súlad nákupných cien so situáciou na trhu);
Rozdelenie zodpovednosti za určité skupiny tovarov medzi vedúcich oddelení;
Dohľad nad podriadenými zamestnancami
3. Práva
3.1. Vedúci oddelenia nákupu má právo:
Konať v mene [uveďte názov organizácie], zastupovať záujmy organizácie vo vzťahoch s inými organizáciami, orgánmi verejnej moci v otázkach obstarávania;
Oboznámte sa s návrhmi rozhodnutí vedenia [uveďte názov organizácie] týkajúcich sa obstarávania a marketingu produktov;
Predkladať vedeniu [uveďte názov organizácie] návrhy na zlepšenie činnosti oddelenia obstarávania;
komunikovať s vedúcimi všetkých štrukturálnych divízií [uveďte názov organizácie];
Vyžiadať si osobne alebo v mene vedenia organizácie od vedúcich oddelení a špecialistov potrebné informácie a dokumenty na splnenie úloh;
podpisovať a schvaľovať dokumenty v rámci ich kompetencie;
Zúčastňovať sa rokovaní so zástupcami podnikov a organizácií o otázkach súvisiacich s výkonom funkčných povinností;
Stanoviť pracovné povinnosti pre zamestnancov, ktorí sú mu podriadení;
Predkladať vedeniu [uveďte názov organizácie] návrhy na zlepšenie práce oddelenia obstarávania a jeho interakcie s oddeleniami;
Predkladať na posúdenie vedeniu [uviesť názov organizácie] návrhy na vymenovanie, preloženie a prepustenie zamestnancov oddelenia obstarávania, návrhy na ich povzbudenie alebo uloženie pokút;
Zlepšite svoje zručnosti.
4. Zodpovednosť
4.1. Manažér nákupu je zodpovedný za:
Neplnenie (nesprávne plnenie) služobných povinností stanovených v tomto popise práce v medziach stanovených pracovnoprávnymi predpismi Ruskej federácie;
Trestné činy spáchané pri výkone svojej činnosti - v medziach stanovených správnymi, trestnými a občianskymi právnymi predpismi Ruskej federácie;
Spôsobenie materiálnej škody - v medziach stanovených pracovným, trestným a občianskym právom Ruskej federácie.
Popis práce bol vypracovaný v súlade s [názov, číslo a dátum dokumentu].
Vedúci oddelenia ľudských zdrojov
[iniciály, priezvisko]
[podpis]
[deň mesiac rok]
Dohodnuté:
[iniciály, priezvisko]
[podpis]
[deň mesiac rok]
Oboznámený s pokynmi:
[iniciály, priezvisko]
[podpis]
[deň mesiac rok]