Pravila za poslovno korespondenco e-pošte. Pravila za korespondenco po elektronski pošti

Pravila poslovne korespondence in nekaj zapletenih manevrov za vzpostavitev dobrih odnosov s pomočjo pisma morajo poznati ne le tisti, ki imajo e-pošto vsak delovni dan prenatrpano z dohodno korespondenco, ampak je v načrtu vključenih več korespondenc in sporočil, katere pobudnik bi moral biti ti. Obvladovanje čarobnosti bukev je koristno za vsako sodobno žensko. To vam bo prav prišlo vsaj pri iskanju zaposlitve – pošiljanje življenjepisov, spremnih pisem, dodatnih podatkov o sebi na zahtevo in testnih nalog ter pošiljanje sporočil za dogovor o terminu razgovora.

Pismenost je osnova poslovne korespondence in vašega obraza

Dejstvo, da so lahko blogerji z disleksijo priljubljeni na internetu, ne sme biti opravičilo za vaše napake in tipkarske napake. Ne tolažite se z dejstvom, da se ruski jezik v šoli ni obnesel (čas je, da poostrite pravila pisanja "ne" z različnimi deli govora). Bodite čim bolj zahtevni do sebe. Pri poslovnem dopisovanju je še posebej žaljivo napačno pisati besede s svojega poklicnega področja. Sogovornik lahko dvomi v vašo usposobljenost.

1. Hranite spletno mesto gramota.ru med zaznamki svojega internetnega brskalnika.

2. Ne uporabljajte besed, za katere ne morete podati natančne definicije (preglejte vsaj Wikipedijo).

3. Upoštevajte, da bodo redke in specifične besede, ki morda niso znane sogovorniku, zmedle ali jih lahko napačno razlagali. Če je treba sogovornika seznaniti z vašo terminologijo, potem v skladu s pravili bontona razložite uporabljene izraze in okrajšave.

4. Poskusi, da stavki ne bodo predolgi. Pustite zapletene in okrašene modele za pisanje romana, ne za vodenje poslovne korespondence.

5. Močno priporočamo, da sporočila ne vnesete takoj v telo pisma, ampak najprej v datoteko v računalniku. Prvič, v pomoč vam bo vgrajeno črkovanje in ločila Word. Drugič, odpravili boste neprijetno situacijo, ko bi po nesreči prezgodaj poslali poslovno pismo ali ga izgubili zaradi zaprtja brskalnika ipd. (pri vnašanju besedila v Word se navadite pogosteje klikati na ikono »shrani« in nastavite samodejno -shranjevanje v kratkih intervalih v nastavitvah) . Ne pozabite, da lahko predvidevanje tipkanja na tablicah in mobilnih napravah zagotovi nekaj nepričakovanih popravkov vaših besed.

6. Preden pošljete pismo, ga večkrat preberite. Če časa zmanjkuje (mimogrede, eno od pomembnih osnovnih pravil poslovne korespondence je, da ne odlašate z roki, zato je bolje, da ne začnete pisati zadnji trenutek), nato čez nekaj časa znova preberite besedilo, ki ste ga vtipkali. tipkanje - po pol ure ali uri zamenjava za drug posel.

Kompetentna poslovna korespondenca. Pomembne podrobnosti

Pozornost do podrobnosti pri vodenju in izvajanju poslovne korespondence izkazuje spoštovanje in prihrani čas

7. Ne zanemarite izpolnjevanja polja »Zadeva« pisma . Če pošiljate svoje prvo hladno e-poštno sporočilo, je lahko zadeva privlačna, edinstvena in zanimiva. Če pa je vaše pismo že pričakovano ali pa si s prejemnikom že nekaj časa dopisujete, potem je treba temo navesti kratko, jasno in jedrnato. To vam bo omogočilo, da hitro najdete svoje pismo (tako za vas kot za prejemnika) v pošti, če je potrebno.

8. Dolge verige "Re: Re: Re:" dajejo vtis smeti. Ne bojte se začeti nove verige s svojim sogovornikom, citirajte le prejšnja sporočila, ki so pomembna za zadevo (in ja, treba jih je "potegniti s seboj", če se na primer pogovarjate o podrobnostih določenega projekta , dogovor o proračunu/cenah/paketih storitev ipd. – v tem primeru je ponudba priročna in zahteva poslovni bonton).

9. Če dohodno sporočilo vsebuje več vprašanj za vas, odgovorite nanje in citirajte vsako posebej. Če pošiljate pismo z več vprašanji, uporabite oštevilčenje in razdelite besedilo na odstavke. Držite se jasne strukture.

10. V besedilu pisma komentirajte vse priloge k sporočilu. Podpišite vse datoteke, ki jih priložite, da lahko prejemnik takoj prejme informacije o njihovi vsebini .

11. Podpis je zelo pomembna podrobnost poslovno pismo. V nastavitvah e-poštnih storitev lahko običajno nastavite samodejni podpis za vsa svoja pisma. Dobro napisan podpis je enakovreden tiskanju vizitk, dobrih vizitk. V podpisu poleg imena in priimka uporabite oznako svojega položaja, kontaktne podatke (telefon, skype) in logotip podjetja. Tako kot vizitke, ki so ustvarjalno pomembne (zapomljive in povezane z osebo ali podjetjem, za katerega delajo), veljajo za najboljše, je lahko podpis »s pridihom«, ki nakazuje vašo povezavo s podjetjem ali govori o vaši ljubezni do posla. ti delaš. Na primer, nekateri zaposleni v založbi Mann, Ivanov in Ferber v svojem podpisu uporabljajo dodaten stavek »Zdaj berem ...« (in vpišejo ime novega izdelka založbe). Predstavniki podjetij v živilski industriji lahko svoja pisma končajo z željami za “slasten dan” itd. Včasih se je treba o takšnem oblikovanju poslovne korespondence dogovoriti z vodstvom.

12. Za poslovno korespondenco NameWoman toplo priporoča ustvarjanje ločenega poštnega naslova. Priporočljivo je, da odraža ime podjetja ali domeno spletne strani podjetja, vaše ime (polno, brez pomanjševalnic) in vaš priimek. V svojem e-poštnem imenu ne uporabljajte številk, ki označujejo vašo starost ali leto rojstva. Prikaz vašega položaja v naslovu e-pošte je povsem sprejemljiv, vendar se ga nekateri ljudje izogibajo, ker ne nameravajo spremeniti svojega e-poštnega naslova, ko napredujejo po karierni lestvici.

Prav tako se pri pošiljanju življenjepisov in podobnih poslovnih pisem izogibajte uporabi igrivih ali pretirano kreativnih elektronskih naslovov. Še posebej, če ste kandidat za resen položaj v velikem podjetju.

Bonton poslovnega dopisovanja

13. Ni nujno, da je slog poslovnega dopisovanja suhoparen. Toda resnost in določena strogost modelov je obvezno pravilo. Izogibajte se pomanjševalnim priponam, slengu in pogovornim izrazom.

14. Emotikoni lahko postanejo pasti. Načeloma jih ne bi smelo biti v prvih črkah poslovnega poznanstva. Z vzpostavljenim stikom so nasmejani oklepaji še vedno sprejemljivi, vendar ne pretiravajte in ne postanite pobudnik takšnih "luštnih okraskov" pisma. Žalostni in kakršni koli kreativni animirani emotikoni pri poslovnem dopisovanju (še posebej v situacijah, ko ste »od spodaj«) so strogo prepovedani.

15. Ne pozabite uporabiti spoštljivega pozdrava in naslova z imenom, imenom in patronimom na začetku pisma in naprej v celotnem besedilu, če je primerno. To ne zahteva le etika poslovnega dopisovanja, temveč vam omogoča, da povečate sogovornikovo zanimanje za vaše sporočilo in zvestobo do njega. Prejemniki so vedno bolj pozorni na naslovljena pisma, zato poskusite vnaprej ugotoviti ime osebe, ki ji morate pisati, in kakšen naslov ima raje (po imenu ali imenu in patronimu).

V skladu s pravili poslovne korespondence mora biti v običajnih primerih odgovor poslan v delovnih dneh, največ dveh. Če prejmete pismo v zadnjih urah delovnega dne pred podaljšanim vikendom ali počitnicami, potem vam ni treba dati podrobnega odgovora na pismo, ki ni nujno. Po bontonu poslovnega dopisovanja pa bi bilo smiselno poslati kratek odgovor, da ste pismo prejeli in komentar, da ste trenutno odsotni in da boste podrobno odgovorili po tem in tem datumu oziroma najkasneje v tem roku. . Enako storite, če za odgovor potrebujete pojasnilo kakršnih koli informacij, ki jih morate pridobiti od tretje osebe, ali po temeljitem delu pri zbiranju podatkov in pripravi materialov.

Če pa od sogovornika potrebujete odgovorno pismo, lahko svojo zahtevo podvojite v 3 delovnih dneh. Če potrebujete nujen odgovor, potem o tem pravilno napišite v svojem prvem pismu (po možnosti razložite razloge) in prosite za potrditev prejema. Mimogrede: redno (vsake tri dni) pregledujte mapo z vsiljeno pošto.

Pa še nekaj o tem, kako izgleda lepo poslovno pismo. Oblikovanje poslovne korespondence

Pismo mora biti lahko berljivo in razumljivo. Kratki stavki, najmanj deležnih in prislovnih besednih zvez - preproste konstrukcije - so osnova poslovne korespondence. Kaj vam bo še pomagalo predstaviti popoln vzorec pisma v skladu z vsemi pravili?

16. Odstavki v vaši korespondenci ne smejo biti daljši od 7-10 vrstic.

17. Besedilo poslovnega pisma bo bolje zaznano in videti lepše, če bo razmik med odstavki večji od razmika med vrsticami v enem odstavku.

19. Besede, še bolj pa fraze in celi stavki, napisani z velikimi tiskanimi črkami, dojemamo kot kričanje, pritisk in nespoštovanje. Ta slog ni primeren za poslovno korespondenco. Ne dovolite si tega niti, če ste šef, ki je nezadovoljen s svojim podrejenim.

Poslovna vljudnost in tehnike mreženja

20. Dovolite sogovorniku, da se strinja z vašim predlogom, izraža svoje mnenje, vam svetuje, pusti komentar ali zastavi vprašanje. Najlažji način za to je, da v pismu uporabite fraze "kaj menite o tem?", "če imate kakršna koli vprašanja, bom poskušal odgovoriti nanje", "pišite mi o svoji odločitvi."

21. Bodite pozorni na signale, ki prihajajo od prejemnika. Bodite pozorni na sogovornikov slog pisanja in na to, kako vas nagovarja. Ne pozabite na psihološko pravilo ogledala. Super je, če vaše pismo odraža njegov slog (vendar ne napačno črkovano, seveda). Če omenja kakšne osebne podatke, jih upoštevajte. Bodite vljudni in korektni, odražajte veselje, sočutje, sodelovanje in čestitke ob praznikih.

22. Ko smo že pri praznikih. Če vaše poslovno dopisovanje poteka okoli datumov uradnih praznikov, potem sogovorniku čestitajte za pretekle/prihajajoče praznike. Pomembnim strankam in tistim, s katerimi vzdržujete dolgoročno poslovno korespondenco, po pravilih bontona čestitajte v ločenem pismu. Koristno bo izvedeti, kdaj ima vaš sogovornik rojstni dan – ta podatek je običajno enostavno pridobiti na družbenih omrežjih.

Vzdržujte bazo svojih individualnih strank in bazo poklicnih kontaktov. Poleg priimkov in imen, položajev in telefonskih številk, povezav do računov na družbenih omrežjih in e-pošte zapišite osebne podatke, označite projekte in vprašanja, o katerih ste se že srečali v poslovni korespondenci.

23. Etika poslovnega dopisovanja in osnovna vljudnost pravita: ne pozabite na besede hvaležnosti. Za čestitke, nasvete, pojasnila, vabila, informativna potrdila, hiter odziv vašega poslovnega dopisnika.

Milena Just

Elektronska poslovna korespondenca. O temi pisma

Ta članek govori o izpolnjevanju polja Zadeva v poslovnih e-poštnih sporočilih.

Izpolnite polje »Zadeva e-pošte« glede na njegovo vsebino.

Na videz enostavna stvar. Če svojemu partnerju pišete o rokih za pošiljanje dokumentov, napišite v zadevo »O rokih za pošiljanje pogodbe«. Če pišete o spremembi uradnega naslova, napišite v zadevo »O spremembi uradnega naslova«. A kot kaže praksa dopisovanja, ni vse, kar je očitno nam, enako očitno tudi drugim ...

Pred dnevi je moja prijateljica in sodelavka (Natasha) ponovno oddahnila po prejemu pisma njenega poslovnega partnerja. In rekla je: "Lepotica! Ne pismo, ampak pesem! Nisem še odprl, pa že vem, o čem piše!« In potem je dodala: "In iskanje katerega koli njegovega pisma v mojem nabiralniku je zdaj nekaj minut!"

"Kaj je na tem tako posebnega?" - upravičeno vprašate. In potem vam bom povedal, zakaj trenutni vrstni red v korespondenci z naslovnikom tako veseli mojega prijatelja.

Natasha je specialistka za delo s strankami in partnerji v izobraževalnem podjetju.

Pred slabima 2 mesecema si je začela dopisovati z novim poslovnim partnerjem podjetja. (Imenujmo ga "Vasya"). Na začetku prihajajočega sodelovanja je vedno veliko vprašanj, o katerih je treba razpravljati, razjasniti, razjasniti, utrditi itd. Na dan sta Natasha in Vasya izmenjala veliko število sporočil. Toda če bi pogledali v Natašin nabiralnik in pogledali nit dopisovanja z Vasjo, bi našli povsem preprosto sliko. Črk je veliko, vendar se vse informacije zmanjšajo na dve pomenski točki: v polju »Od« piše »Vasya«, v polju »Subject« pa »Sodelovanje s Permom« (ime Natašinega poslovnega partnerja in ime mesta sem spremenil iz očitnih razlogov. Kot pravijo, upoštevajte vsa naključja kot nesrečo).

Predstavljajte si situacijo: prvo pismo ima zadevo "Sodelovanje s Permom". Iz tega pisma Natasha izve informacije o naslovniku, o njegovem podjetju in se seznani z njegovo komercialno ponudbo. odgovori. Naslednja pisma pojasnjujejo podrobnosti dela, posebnosti izvajanja usposabljanj na kraju samem, razpravljajo o finančnih, organizacijskih vidikih itd. (Konec tedna je v Natašinem nabiralniku 17 pisem Vasje). Poleg tega imajo vsa pisma: od prvega do zadnjega eno možnost teme: "Sodelovanje s Permom." Zdaj pa si predstavljajte, kaj morate storiti, če morate na primer v tej korespondenci nujno najti eno določeno pismo z določenimi informacijami. Kot pravijo, "ni pametno", kaj morate storiti: naključno odprite pisma in se poskušajte približno spomniti, na kateri dan v tednu se je razpravljalo o tem vprašanju. Ne bom govoril o porabljenem času, učinkovitosti takšnega iskanja in spremljajočih čustvih. In tako je vse jasno.

Sklepi:

1. Ne pozabite, da je polje Zadeva pomemben del e-pošte.

2. Zadevno polje izpolnite racionalno, informacije naj bodo izjemno informativne.

Na primer »Pogodba.Račun.Akt« namesto »Dokumenti«

3. Ker se vidiki vprašanja, o katerem razpravljate, spreminjajo, razjasnite temo (uporabite razširitev).

na primer

Sodelovanje s Permom → Sodelovanje s Permom Datumi → Sodelovanje s Permskim sporazumom

4. Naj bo tema smiselna, vendar zelo kratka(število znakov, ki jih naslovnik ob prejemu vidi v polju »Zadeva«, je precej omejeno)

na primer

Sodelovanje s Permom → Perm.Datum → Perm.Agreement

5. Če v korespondenci s poslovnim partnerjem/stranko opazite, da je polje »Zadeva« izpolnjeno naključno ali pa sploh ni izpolnjeno, vzemite pobudo v svoje roke. in poskusite enega od dveh scenarijev:

— Pri odgovoru pravilno spremenite vsebino polja »Zadeva«/izpolnite ga sami.Če je prejemnik pozoren, bo morda to dejanje dovolj, da se korespondenca vrne v normalno stanje. Če prejemnik še vedno (najverjetneje iz navade) ignorira vsebino tega polja, uporabite drug skript (preberite spodaj):

— Napišite pismo naslovniku s prošnjo/ponudbo s približno naslednjo vsebino: »Vasja, res si želim, da bi bila najina korespondenca učinkovita in da bi lahko čim hitreje rešila vsa poslovna vprašanja. Predlagam, da v polju »Zadeva« takoj navedete zadevo in vsebino pisma. Mislim, da bomo na ta način bistveno povečali učinkovitost naše komunikacije.”

Natasha je upoštevala moj nasvet. In zdaj že drugi mesec uživam v preglednosti in jasnosti prejetih pisem!

Enak užitek želim tudi vam, dragi bralci!

V poslu ni nikjer brez poslovne korespondence, ne glede na to ali pišete v imenu podjetja ali v imenu sebe kot samostojnega podjetnika. Oziroma kako sledite njegovim pravilom. Vaši potencialni poslovni partnerji ali stranke vas bodo v veliki meri ocenjevali po tem, kako z njimi komunicirate. Poslovno pismo je, lahko bi rekli, »obraz« poslovneža. In da ga ne izgubite, je pomembno vedeti o zlatih pravilih komuniciranja v tej obliki.

Pravila za poslovno korespondenco po elektronski pošti

Ker se elektronska pošta danes uporablja veliko pogosteje kot navadna pošta, smo se odločili posvetiti pozornost temu, kako pravilno voditi poslovno korespondenco na spletu. Tukaj je nekaj priporočil, ki vam bodo, če jih boste upoštevali, preprečili, da bi izgubili obraz pred svojim sogovornikom.

Ime nabiralnika

Prva stvar, ki nam pade v oči, ko odpremo novo sporočilo, je naslov, s katerega je bilo poslano. Mnogi ljudje podcenjujejo pomen te točke in pošiljajo poslovna pisma iz osebnih e-poštnih računov. S tem ni nič narobe, če e-poštni naslov vsebuje samo vaše ime v človeku berljivi obliki. Če pa obstajajo različni vzdevki, kot sta "kissa1988" ali "pupsik-26", potem je pošiljanje sporočila iz takšnega nabiralnika preprosto nesprejemljivo. Predstavljajte si, kakšna čustva bo imela oseba, ko bo prejela poslovni predlog od "bejbe" ali "srčka".

Prav tako v poslovni korespondenci niso dobrodošli poštni naslovi, ki se začnejo z info@, inbox@ in podobno. Enostavno jih ne jemljejo resno in obstaja velika verjetnost, da e-pošte sploh ne bodo odprli. Najboljša možnost je vodenje poslovne korespondence iz nabiralnika [e-pošta zaščitena], kjer je ime vaše ime in priimek, company je ime podjetja.

Prejemniki

V elektronski korespondenci je možno poslati pismo neposrednemu naslovniku in kopirati druge prejemnike. Od prejemnikov v kopiji sporočila se ne pričakuje, da bodo odgovorili nanj. So kot povabljeni opazovalci. Zato pred pošiljanjem vnaprej določite, od koga točno želite prejeti odgovor, in pravilno razporedite prejemnike. Vendar, če je mogoče, ne navajajte več oseb kot neposrednih prejemnikov vašega e-poštnega sporočila. Lahko se zgodi, da vam nihče od njih ne bo odgovoril, če se vsi mentalno odločijo, da to odgovornost »preložijo« na drugega naslovnika.

Če se sami znajdete v kopiji poslovnega pisma, potem, kot že razumete, pošiljatelj ne čaka na vaš odgovor. Če pa bo potrebno odgovoriti posebej vam, potem lahko to storite, vendar bi bilo vljudno, če bi se na začetku sporočila opravičili za "vmešavanje".

Oblikovanje pisma

Uradni poslovni slog. V poslovni korespondenci se seveda uporablja uradni slog. Manjka mu pridevnikov, nepotrebnih oznak in podrobnosti. Samo konkretnost, jasnost in logika. Ko napišete poslovno sporočilo, ga je koristno še enkrat prebrati in odstraniti vse fraze, ki nimajo posebnega pomena in ne spremenijo bistva povedanega. Šele ko ste prepričani, da so bile vse take besede in besedne zveze odstranjene, lahko rečete, da ste upoštevali to pravilo pisanja poslovnega pisma.

Pismenost. Reči, da je pomembno sporočilo napisati pravilno in brez napak, je enako, kot če bi rekli, da mora biti snežak narejen iz snega. Vendar tega pravila ni mogoče prezreti. Pismenost je osnova vsakega dopisovanja. Osebe, ki piše poslovno pismo s črkovalnimi napakami, verjetno ne bo nihče jemal resno.

Predmet pisma. Nujno ga je napisati. Poskusite naj bo kratko, a jedrnato, da bo prejemnik takoj na prvi pogled razumel, o čem bo pismo govorilo. Tema ne sme biti sestavljena iz ene besede. "Informacije", "Vprašanje" itd. – napačne teme poslovnih pisem. "Predlog podjetja X" je prava tema. Če so podatki v vašem pismu posebej pomembni, jih lahko označite s posebno zastavico »pomembnost«, ki je na voljo v skoraj vseh e-poštnih storitvah.

Pisava. Besedilo sporočila mora biti najprej berljivo. Zato uporabite pisavo Arial ali Times New Roman, izberite srednjo velikost (na primer v mail.ru je optimalna velikost pisave 3). Ne eksperimentirajte s pisavami ali barvami. V poslovni korespondenci je to neprimerno. Ne uporabljajte tipk Caps Lock, klicajev ali kakršnih koli posebnih znakov (vključno s čustvenimi simboli). Edina stvar, ki je dovoljena, je poudarjanje nekaterih fraz v poševnem ali krepkem tisku. Toda poskusite to uporabiti le, kadar je to nujno potrebno.

Za lažje branje in boljšo komunikacijo idej lahko uporabite podnaslove v celotnem besedilu pisma. Vendar jih ne sme biti preveč - ne več kot 3-4.

En odstavek ne sme biti daljši od 4 vrstic. Ko beremo zelo dolge odstavke, se besedilo zamegli in glavna ideja se lahko izgubi.

Vse naštevanja in sezname je treba sestaviti s posebnimi oznakami.

Poslovna predloga. Odlično bi bilo, če bi razvili blagovno znamko e-poštne predloge v vašem korporativnem slogu. In vsa poslovna sporočila boste pošiljali samo s to predlogo. Tako boste lahko izstopali od ostalih in ohranili formalnost, ki jo zahteva poslovno sporočilo. Vendar ne smete pretiravati z "brandingom" - pretirana kreativnost bo samo škodila. Še vedno pa govorimo o poslovni komunikaciji, ne o zabavi. Ne pozabite tudi, da lahko prejemniki vaša sporočila berejo ne le na računalniku, ampak tudi na mobilnih napravah. Zato mora biti predloga optimizirana za različne ločljivosti zaslona.

Eno pismo naj vsebuje samo eno novico. In zato je treba od prejemnika pričakovati le eno ciljno dejanje. Šteje se, da je nekorektno, da prejemniku v enem sporočilu postavite več vprašanj, predlogov ali prošenj hkrati.

Razčleniti ga je treba na naslednje dele:
- uvod;
- glavni del;
- zaključek.

V uvodu na kratko navedite namen sporočila in razloge za pisanje. Glavni del je samo bistvo pisma. Na koncu morate povzeti zgoraj navedeno - to so lahko sklepi, zahteve, navodila, predlogi itd. V poslovni korespondenci je zelo nezaželeno uporabljati kakršne koli "popise". Izogibajte se tudi aforizmom, metaforam, pregovorom ipd.

Če morate v pismu oddati grafično podobo, je ne vstavljajte v samo besedilo sporočila, temveč jo priložite kot ločeno datoteko. Slike morda ne bodo pravilno prikazane na različnih napravah ali pa bodo popolnoma onemogočene v vmesniku prejemnikovega e-poštnega programa. V besedilu, kjer je potrebno, preprosto navedite "podatki so v priloženi datoteki." Če je takih datotek več, obvezno napišite njihova imena.

Če uporabljate okrajšave in okrajšave besed, morate biti 100% prepričani, da bo prejemnik razumel, kaj pomenijo. Na splošno je bolje igrati na varno in ne uporabljati takih stvari.

Pomanjkanje čustev. Poslovna pisma ne smejo vsebovati čustvenih prizvokov. Nasploh. Tudi če pišete pritožbo in resnično želite pokazati vso ogorčenost ali, nasprotno, se partnerju iskreno zahvalite za uspešno transakcijo. Sporočilo naj bo zadržano in celo nekoliko hladnokrvno. Vsak človek ceni svojo individualnost, vendar poslovna korespondenca ni najboljši način za prikaz. Uradno pismo vesele ali žalostne osebe, hišnika ali direktorja bi moralo biti enako.

Uporaba besedišča. Za povezovanje stavkov v poslovni korespondenci se uporabljajo naslednji stabilni izrazi:

za ta razlog;
na kakšni podlagi;
na podlagi (nečesa);
v skladu z;
temelji;
Bodi pozoren na;
ob upoštevanju;
kar je služilo.

In tako naprej. Tudi v poslovnih pismih je dovoljena uporaba okrajšav in okrajšav, ki so splošno sprejete v panogi, v kateri je sporočilo napisano. Če dvomite, ali bo naslovnik razumel določeno kratico, je bolje, da besedno zvezo napišete v celoti.

Pozdravi. Nikoli ne uporabljajte klišeja "dober dan." Lahko bi rekli, da je to slaba oblika ne samo za poslovno korespondenco, ampak tudi za elektronsko pošto na splošno. Optimalni pozdrav je "Pozdravljeni, ime/priimek." Mimogrede, dobro je, da prejemnika sporočila naslavljate po imenu ne le v pozdravu, ampak tudi naprej po besedilu. Če pišete osebi, ki je osebno ne poznate, morate na samem začetku navesti, od kod ste dobili naslov prejemnika.

Velikost črk. To ni fikcija in ne vaše osebne misli "o tej temi". Sporočilo naj bo čim krajše, da posreduje vse informacije v njem. Optimalno je, če se besedilo pisma prilega enemu "zaslonu". Branje dolgih pisem je utrujajoče in marsikoga moti.

Odgovori na pisma. Ko odgovarjate na prejeto sporočilo, vedno kliknite gumb Odgovori, ne gumba Napiši. Pri prvi možnosti bo vaša celotna zgodovina dopisovanja samodejno vključena v vaš odgovor. To je prav, saj se človek morda ne bo takoj spomnil, kdo ste in kaj želite od njega, če ne vidi ozadja zgodbe. Še posebej, če je od zadnjega dopisovanja minilo več kot pet dni. Ko odgovarjate na njegovo sporočilo, lahko citirate sogovornika. To mu bo dalo priložnost, da se spomni, kaj sta govorila prej.

Vedno se zahvalite drugi osebi, kjer je to primerno. Na primer, lahko napišete "Vladimir, hvala za vaše pismo" ali "Irina Alekseevna, hvala za tako hiter odgovor." Takšni odtenki bodo pokazali vaše spoštovanje do sogovornika in ublažili razpoloženje elektronske komunikacije.

Če vam je sogovornik poslal sporočilo, v katerem je izrazil svoje nezadovoljstvo ali je bil do vas celo odkrito nesramen, mu poskušajte ne odgovoriti na enak način, ne glede na to, kako zelo bi si želeli. Situacije so različne, vendar se vedno odzovite vljudno in zadržano.

Seveda, prej ko se odzoveš, tem bolje. Super je, če lahko odgovorite v nekaj urah. To obdobje je optimalno. Toda recimo, da dobimo odgovor v nekaj dneh. Psihologi pravijo, da je udoben čas, da človek čaka na odgovor na e-pošto, 48 ur, torej dva dni. Če boste morali čakati dlje, je to morda že razumljeno kot nespoštovanje ali ignoranca. Če vprašanje, postavljeno v sporočilu, od vas zahteva več časa za odgovor, obvezno napišite, da ste pismo prejeli, ga sprejeli v obravnavo in da boste odgovorili takoj, ko boste lahko. Tako se pošiljatelj vsaj ne bo počutil prezrtega.

Zaključek pisma. Ne bi smeli pisati stavkov, ki bi jih lahko razumeli kot poskus manipulacije: "Resnično upam na donosno sodelovanje", "Hvala vnaprej za vaš odgovor" itd. V e-poštnem dopisovanju se je bolje posloviti s stavki »S spoštovanjem«, »Moje iskrene želje« in podobno. Da, takšne fraze so klišejske, vendar so popolnoma primerne za poslovno komunikacijo. V podpis napišite svoje ime, priimek, položaj in naziv podjetja. Pustite tudi kontaktne podatke, kjer vas lahko kontaktiramo, razen e-pošte.

Čas odpreme. Elektronska sporočila seveda ne pomenijo, da jih je treba prebrati takoj po prejemu. Toda v e-poslovni etiki velja, da je neprimerno pošiljanje e-poštnih sporočil ob koncu tedna, praznikih, pozno zvečer ali ponoči. Poskusite se držati standardnega delovnega časa.

In seveda, preden kliknete gumb »pošlji«, skrbno preverite črkovanje imena in elektronskega naslova prejemnika. Ponovno preberite celotno besedilo sporočila in preverite, ali so v njem tipkarske napake ali napačne fraze.

Sestavni del dela mnogih organizacij je poslovna korespondenca, ki ima veliko pravil in značilnosti. Ne samo tajnice, tudi drugi zaposleni bi morali znati pisati pisma za stik s partnerji in drugimi zaposlenimi.

Koncept poslovne korespondence

Ta izraz se nanaša na izmenjavo komercialnih in poslovnih informacij. Za poslovno korespondenco obstaja določen bonton, ki se ga celo poučuje na posebnih tečajih. Pismo mora biti sestavljeno v skladu s pravili, saj bo ustvarilo in ohranilo ugled podjetja ter oblikovalo resen odnos do organizacije. Poslovno pismo je s tehničnega vidika orodje, namenjeno izboljšanju komunikacije med različnimi podjetji ali oddelki.

Vrste poslovne korespondence

Obstaja več vrst dokumentov in vsaka od njih vsebuje svoja pravila za izvedbo in predložitev. Osnove poslovne korespondence uporabljamo tudi pri komuniciranju preko elektronske pošte. Strokovnjaki razlikujejo naslednje vrste poslovnih pisem: zahvalna pisma, prošnje, zahteve, opravičila, zavrnitve, čestitke in sožalje. Poleg tega obstajajo komercialna pisma, ki vključujejo zahtevke, zavrnitve, opomine, garancije itd.

Kako pravilno voditi poslovno korespondenco?

Pri sestavljanju pisma je pomembno biti pozoren na vse podrobnosti. Pri opisovanju pravil poslovne korespondence je vredno biti pozoren na naslednje vidike:

Če pišete pismo, v katerem morate odgovoriti na določena vprašanja avtorja, bi bilo primerno, da vsako od njih citirate posebej. Če želite to narediti, uporabite oštevilčenje in razdelite besedilo na odstavke.
Ko sestavljate pismo, morate na kratko komentirati vse dokumente, ki ste jih priložili vi ali vaš sogovornik. To je pomembno, da prejemnik takoj razume bistvo pisma.
Pismo mora imeti podpis vodje in žig.

Pravila za vodenje poslovne korespondence

Napake pri sestavljanju poslovnih pisem so nesprejemljive, zato je pomembno poznati osnovna pravila za njihovo sestavljanje:

Ne uporabljajte besed, katerih pomen ni znan, ali preverite njihovo razlago v slovarju.
Vodenje poslovne korespondence izključuje uporabo specifične terminologije, saj so lahko nekatere besede naslovniku neznane. Če se uporabljajo taki izrazi, navedite razlago.
Svoje misli izrazite v kratkih stavkih, da ne izgubite bistva.
Če ruskega jezika ne poznate dobro, je bolje, da besedilo najprej vnesete v urejevalnik ali v dokument v računalniku, da preverite črkovanje.
Poslovna korespondenca ne dovoljuje uporabe pogovornih besed, literarnih izrazov ipd. Preden pošljete pismo, preverite, ali so napake in tipkarske napake. Bolje je, da čez nekaj časa znova preverite.

Začetek pisma v poslovni korespondenci

Prvič, v strukturi pisma je "glava", ki vsebuje položaj in polno ime naslovnika. Značilnosti poslovne korespondence vključujejo standardni naslov "Spoštovani", ki je v večini primerov napisan na sredini strani. Če oseba ni znana, se pred priimkom napiše beseda »g.«. Prvi odstavek (preambula) vsebuje namen in razlog pisma. Po branju mora naslovnik razumeti glavni pomen sporočila.

Zahteva v poslovni korespondenci

Ena izmed priljubljenih vrst poslovne korespondence je pismo s prošnjo. To je lahko taktna zahteva ali diplomatska zahteva glede trenutnega vprašanja. Veščine poslovnega pisanja so pomembne pri pisanju zahtevkov, saj bi morale motivirati prejemnika, da sprejme dejanja, ki jih zahteva pisec. Obstajajo določena pravila za pisanje pisma:

Naslovnika je treba nagovoriti osebno, ob upoštevanju osnov poslovnega bontona.
Če želite prejemniku razložiti razlog za zahtevo, mu lahko daste kompliment, poudarite njegove poslovne ali osebne lastnosti in zasluge.
Navedite razloge za zahtevo in zainteresirajte naslovnika, da jo izpolni. Težavo je treba opisati čim bolj jedrnato in jasno.
Ko je zahteva vložena, jo je treba spremeniti in znova ponoviti, pri čemer je treba poudariti potencialne koristi.

Kako se opomniti v poslovni korespondenci?

Pismo opomin se uporablja, ko je treba opozoriti na izpolnjevanje prevzetih obveznosti, skladnost z zakonodajo, bližanje pomembnega dogodka ipd. V večini primerov se pred njim uporabi ustni opomin. Posledično pismo služi kot nekakšen dokaz o sprejetih ukrepih. Opomnik v poslovni korespondenci vključuje:

Podatki o pošiljatelju in prejemniku. Po tem je naveden razlog za opomin.
Na voljo so povezave do zakonov in predpisov, ki se nanašajo na problematiko, ki se opozarja.
Stavki poslovne korespondence morajo biti jasni, vendar ne grozeči. Ne bi bilo odveč spomniti, da je problem mogoče rešiti na miren način.
Pismo nima standardov, zato ga je mogoče napisati v prosti obliki.

Kako se pravilno opravičiti v poslovni korespondenci?

Eno najtežjih pisem za pisanje je opravičilo, ki od vas zahteva, da se opravičite in ohranite ugled podjetju. Poleg tega je namenjena obnovi poškodovanih odnosov. Poslovna korespondenca navaja naslednje značilnosti opravičila:

Struktura pisma vključuje navedbo prejemnika, zadevo sporočila in sporočilo.
Ni vam treba navesti izvajalca, saj bo vodstvo vse podpisalo.
Opravičilne fraze v poslovni korespondenci ne smejo biti eksplicitne, predmet pisma pa nevtralen ali pa ga sploh ne sme biti.
Učinek, ki ga je treba doseči, je iskreno opravičilo in informacija o tem, kaj se je zgodilo, torej navedba razloga za neprijetno situacijo.

Pravila za poslovno korespondenco po elektronski pošti

Vsa prej omenjena pravila veljajo tudi za elektronsko korespondenco, vendar še vedno obstajajo številne funkcije:

Službeno e-pošto je treba uporabljati izključno za uradno korespondenco, saj so vsa pisma shranjena na strežniku in jih lahko prebere druga oseba.
Poslovna e-poštna korespondenca zahteva uporabo berljive pisave in najbolje je izbrati Arial ali Times New Roman. Velikost črk naj bo srednja. Besedilo ne sme vsebovati Caps Locka, klicajev ali posebnih znakov. Sprejemljivo je, da nekatere stavke označite s poševnim ali krepkim tiskom, vendar to uporabite le, če je nujno potrebno.
Za boljšo berljivost uporabite podnaslove, vendar ne pozabite, da njihovo število ne sme biti veliko, zato je največ 3-4 kosov. En odstavek ne sme biti daljši od štirih vrstic.
Etika poslovne e-pošte ne dovoljuje, da polje zadeve ostane prazno. Tukaj napišite bistvo pisma, ki naj bo natančno, informativno in jedrnato.
Na koncu morate vključiti svoj podpis in kontaktne podatke in ne sme trajati več kot šest vrstic. Uporabite naslednjo strukturo: »S spoštovanjem«, ime in priimek, naziv podjetja, telefonska številka, e-pošta in naslov spletne strani.
V poslovni korespondenci je primerno uporabiti korporativno predlogo v vašem korporativnem slogu. Zahvaljujoč temu bo mogoče izstopati od drugih in hkrati upoštevati pravila poslovne korespondence. Pomembno je, da ne pozabite, da je pismo mogoče brati ne le na računalniškem zaslonu, ampak tudi na telefonu, zato mora biti predloga optimizirana za ločljivost različnih zaslonov.

Knjige o poslovni korespondenci

Če želite bolje razumeti vse zapletenosti pisanja poslovnega pisma, lahko preberete uporabno literaturo. Naslednja dela veljajo za dobra:

« Umetnost poslovnega pisanja. Zakoni, triki, orodja» S. Karepina. Avtor pojasnjuje, kaj je poslovni stil dopisovanja, kako pravilno pustiti različne vrste pisem in poročil.
« Poslovna e-poštna korespondenca. Pet pravil za uspeh" Avtor opisuje oblike poslovnega dopisovanja in ponuja orodja za učinkovitejšo komunikacijo. Tukaj lahko najdete koristne nasvete in trike.

Kaj je e-pošta? V sodobnem poslovnem svetu je to:

Tvoj obraz. Prav s pomočjo e-pošte lahko ustvarite pozitivno podobo v očeh nasprotne stranke ali pokvarite prvi vtis.
Vaše delovno orodje. Veliko komunikacije z zunanjim svetom poteka prek elektronske pošte. Če torej obvladate ta instrument, si lahko zelo olajšate življenje.
Močna motnja. Zunanji svet vas skuša doseči, vas zamotiti in zapeljati z e-pošto.

S tega vidika poglejmo delo z e-pošto. Začnimo z nečim preprostim.

Oblikovanje pisma

Uporabljam poštni odjemalec Mozilla Thunderbird, zato bom uporabil njegov primer. Ustvarimo novo črko in pojdimo od zgoraj navzdol po seznamu polj.

Komu. Kopirati. Skrita kopija

Morda kdo ne ve, a "To" v Mozilli lahko spremenite v "Cc" ali "Bcc".

Komu: pišemo glavnega prejemnika ali več prejemnikov ločeno s podpičjem.
Kopirati: pišemo nekomu, ki bi moral pismo prebrati, a od njega ne pričakujemo reakcije.
Skrita kopija: pišemo nekomu, ki bi moral prebrati pismo, vendar naj ostane neznan preostalim prejemnikom pisma. Posebej primeren je za množično pošiljanje poslovnih pisem, kot so obvestila.

Narobe pri množičnem pošiljanju navedite prejemnike z uporabo polj »Kopiraj« ali »Za«. Nekajkrat na leto prejmem pisma, v katerih je v polju "Kp" navedenih 50-90 prejemnikov. Prišlo je do kršitve zasebnosti. Ni nujno, da vsi vaši prejemniki vedo, s kom še delate na podobni temi. Dobro je, če so to ljudje, ki se med seboj poznajo. Kaj pa, če so na seznamu konkurenčna podjetja, ki ne vedo drug za drugega? Vsaj morate biti pripravljeni na nepotrebna pojasnila in največ na prekinitev sodelovanja z enim od njih. Ne počni tega na ta način.

Predmet pisma

Profesionalne poštne službe pogosto pišejo (včasih razumno) o pomembnosti zadeve e-poštnega sporočila na svojih poslovnih blogih. Najpogosteje pa govorimo o prodajnih pismih, kjer zadeva pisma rešuje problem »e-pošto je treba odpreti«.

Pogovarjamo se o dnevni poslovni korespondenci. Tukaj tema rešuje problem "pismo in njegovega avtorja je treba zlahka identificirati in nato najti." Še več, vaša prizadevnost se vam bo vrnila v obliki karme številnih odzivnih pisem, le s predponami Re: oz FWD, med katerimi boste morali poiskati želeno črko na temo.

Dvajset pisem je obseg enodnevne korespondence za srednjega managerja. Sploh ne govorim o podjetnikih in lastnikih podjetij; njihovo število pisem včasih preseže lestvico pri 200 ali več na dan. Zato še enkrat: ne pošiljajte e-poštnih sporočil s prazno zadevo.

Torej, kako pravilno oblikovati zadevo e-poštnega sporočila?

Napaka #1 : V zadevi samo ime podjetja. Na primer "Nebo" in to je to. Prvič, verjetno niste edini iz vašega podjetja, ki komunicira s to nasprotno stranko. Drugič, takšna tema nima nobenega pomena, saj je ime vašega podjetja razvidno že iz naslova. Tretjič, uganite, kako bo izgledal vaš nabiralnik s tem pristopom k dopisovanju? Nekaj podobnega.

Ali je priročno iskati po takih temah?

Napaka #2 : bleščeč, prodajni naslov. Super je, če znaš pisati takšne naslove. Toda ali je te veščine primerno uporabiti v poslovni korespondenci? Zapomnite si namen zadeve poslovne e-pošte: ne prodajati, temveč zagotoviti identifikacijo in iskanje.

Besedilo pisma

Obstaja veliko vodnikov za pisanje za različne priložnosti. Na primer, Maxim Ilyakhov, Alexander Amzin in drugi mojstri besed imajo veliko koristnih informacij. Svetujem vam, da preberete njihove članke, vsaj za izboljšanje splošne pismenosti in izboljšanje splošnega sloga pisnega govora.

V procesu pisanja pisma moramo zaporedoma sprejeti več odločitev.

Stvar vljudnosti . Na začetku pisma se lahko zabrišete v prijetnost ali celo nežnost v duhu »Dragi moj Rodya, minila sta že več kot dva meseca, odkar sem se pisno pogovarjal s tabo, zaradi česar sem tudi sam trpel in celo nekaj nisem spal. noči, razmišljanje." Zelo vljudno in zelo drago, tako glede časa za pisanje takega uvoda, kot glede časa, ki ga sogovornik porabi za branje. Dopisovanje je posel, se spomnite? Ne esej v epistolarnem žanru za tekmovanje ali pismo Raskolnikovovi materi, ampak poslovna korespondenca.

Spoštujemo svoj in prejemnikov čas!

Smiselno je, da se predstavite in spomnite na okoliščine svojega poznanstva v prvem pismu, poslanem po bežnem srečanju na razstavi. Če gre za nadaljevanje sodelovanja ali tekoče korespondence, v prvo črko dneva napišemo: »Pozdravljeni, Ivan«, v drugo in naslednje: »Ivan, ...«.

Pritožba . Vedno me je skrbelo vprašanje, na koga nasloviti pismo, če je prejemnikov več. Pred kratkim sem napisal pismo, naslovljeno na tri dekleta po imenu Anna. Brez dvoma sem napisal "Pozdravljena, Anna" in me ni skrbelo. Toda takšna sreča ni vedno.

Kaj pa, če so prejemniki trije ali celo sedem in nimajo istega imena? Lahko jih navedete po imenu: "Dober dan, Rodion, Pulcheria, Avdotya in Pyotr Petrovich." Ampak to je dolgo in zahteva čas. Lahko napišete: "Pozdravljeni, kolegi!"

Zase uporabljam pravilo, da osebo v polju »Za« naslavljam z imenom. In sploh ne kontaktirajte tistih v izvodu. To pravilo vam omogoča tudi natančnejšo določitev (enega!) naslovnika pisma in namena tega pisma.

Citiranje . Pogosto je dopisovanje veriga pisem z vprašanji in odgovori - z eno besedo, dialog. Velja za dobro prakso, da ne izbrišete zgodovine korespondence in svoj odgovor napišete na vrh citiranega besedila, tako da lahko, ko se teden dni pozneje vrnete k tej korespondenci, zlahka preberete dialog od zgoraj navzdol, padajoče po datumu.

Iz neznanega razloga je privzeta nastavitev v Mozilli »Postavi kazalec za citirano besedilo«. Priporočam, da ga spremenite v meniju »Orodja« → »Možnosti računa« → »Sestavljanje in naslavljanje«. Tako mora biti.

Namen pisma . Obstajata dve vrsti poslovnih pisem:

ko sogovornika preprosto obvestimo (npr. poročilo o opravljenem delu za mesec);
in ko od sogovornika nekaj želimo. Na primer tako, da odobri priloženi račun za plačilo.

Spodbudnih pisem je praviloma večkrat več kot poročevalskih. Če želimo od sogovornika nekaj doseči, je zelo pomembno, da to povemo v navadnem pismu. Poziv k akciji mora spremljati ime in biti zadnji stavek v pismu.

Narobe : "Porfirij Petrovič, vem, kdo je do smrti zasekal starko."

Prav : "Porfirij Petrovič, jaz sem bil tisti, ki je do smrti zasekel starko, prosim, ukrepajte, da me aretirate, utrujen sem od trpljenja!"

Zakaj bi moral dopisnik namesto vas razmišljati, kaj storiti s tem pismom? Navsezadnje se lahko odloči napačno.

Podpis v besedilu . Mora biti. Poleg tega vsi e-poštni odjemalci omogočajo konfiguracijo samodejne zamenjave podpisa, na primer klasičnega »Lep pozdrav, …«. V Mozilli se to naredi v meniju »Orodja« → »Možnosti računa«.

Ali v podpis napisati kontakte ali ne, je osebna stvar vsakega. Če pa ste kakorkoli povezani s prodajo, obvezno napišite. Tudi če posel ne poteka kot rezultat komunikacije, vas bodo v prihodnosti zlahka našli s pomočjo kontaktov iz podpisa.

Za konec še ena lastnost telesa pisma za tiste sogovornike, ki ne marajo (ne morejo, nočejo, nimajo časa) odgovarjati na vaša pisma. Prosimo, navedite privzeto v telesu pisma. Na primer, "Porfirij Petrovič, če me ne prideš aretirati do petka do 12.00, se štejem za amnestiranega." Seveda mora biti rok realen (besedila iz primera ne pošiljajte v petek ob 11.50). Prejemnik mora biti fizično sposoben prebrati vaše pismo in ukrepati po njem. Takšna »tišina« vas razbremeni odgovornosti za neodziv sogovornika. Kot vedno morate k uporabi te funkcije pristopiti pametno. Če oseba pravočasno in redno odgovarja na vaša pisma, jo lahko takšen ultimat, če ne užali, nekoliko strese ali privede do odločitve, da na pismo ne odgovori takoj, ampak vas prisili, da počakate do petka.

priloge

Pisma so pogosto priložena prilogam: življenjepisi, komercialni predlogi, ocene, urniki, skenirani dokumenti - zelo priročno orodje in hkrati vir priljubljenih napak.

Napaka : velika naložba. Pogosto prejemam e-poštna sporočila s priponkami do velikosti 20 MB. Praviloma so to skeni nekaterih dokumentov v formatu TIFF, z ločljivostjo 600dpi. Dopisnikov e-poštni program bo skoraj zagotovo zamrznil za nekaj minut v jalovem poskusu nalaganja predogleda priloge. In bog ne daj, da bi prejemnik poskušal prebrati to pismo na pametnem telefonu ...

Osebno takšna pisma takoj brišem. Ne želite, da vaša e-pošta konča v košu, preden je prebrana? Preverite velikost naložbe. Priporočljivo je, da ne presega 3 MB.

Kaj storiti, če preseže?

Poskusite znova konfigurirati optični bralnik na drugo obliko in ločljivost. Na primer, PDF in 300 dpi ustvarita precej berljive skenirane dokumente.
Razmislite o programih, kot sta WinRar ali arhivar 7zip. Nekatere datoteke se popolnoma stisnejo.
Kaj storiti, če je priloga ogromna in je ne morete stisniti? Na primer, skoraj prazna računovodska baza tehta 900 MB. Na pomoč bo priskočila oblačna shramba informacij: Dropbox, Google Drive in podobno. Nekatere storitve, kot je Mail.ru, samodejno pretvorijo ogromne priloge v povezave do shrambe v oblaku. Vendar raje sam upravljam svoje podatke, shranjene v oblaku, zato ne pozdravljam avtomatizacije Mail.ru.

In še eno ne povsem očitno priporočilo o naložbah - njihovo Ime . Biti mora razumljiv in sprejemljiv za prejemnika. Nekoč smo v podjetju pripravljali komercialni predlog v imenu ... naj bo Fjodor Mihajlovič Dostojevski. Prejel sem pismo upravitelja z osnutkom CP v odobritev, priponka pa je vsebovala datoteko z imenom »ForFedi.docx«. Vodja, ki mi je to poslal, je imel dialog, ki je potekal nekako takole:

Dragi upravnik, ali ste osebno pripravljeni pristopiti k temu spoštovanemu človeku in ga poklicati Fedja v obraz?

Nekako ne, on je spoštovan človek, vsi ga kličejo po imenu in očetu.

Zakaj ste priponko poimenovali »Za Fedija«? Če mu ga takoj pošljem, misliš, da bo pri nas kupil sekire s tem CP?

Kasneje sem ga nameraval preimenovati ...

Zakaj bi pripravili časovno bombo - zavrnitev potencialne stranke - ali si ustvarili dodatno delo s preimenovanjem datoteke? Zakaj ne bi priloge takoj pravilno poimenovali: "Za Fjodorja Mihajloviča.docx" ali še bolje - "KP_Sky_Axes.docx".

E-pošto smo torej bolj ali manj uredili kot »obraz«. Preidimo na e-pošto kot orodje za učinkovito delo in se pogovorimo o njeni moteči komponenti.

Delo s črkami

E-pošta je močna motnja. Kot pri vsaki motnji, se je treba z elektronsko pošto spoprijeti s poostritvijo pravil in uvedbo delovnih urnikov.

Vsaj VSA obvestila o prejeti pošti morate izklopiti. Če je e-poštni odjemalec privzeto nastavljen, boste o tem obveščeni z zvočnim signalom, ikona poleg ure bo utripala in prikazal se bo predogled pisma. Z eno besedo, naredili bodo vse, da vas najprej odtrgajo od mukotrpnega dela, nato pa vas pahnejo v brezno neprebranih pisem in nepregledanih pošiljk - minus uro ali dve iz vašega življenja.

Nekateri ljudje imajo močno voljo, ki jim omogoča, da jih obvestila ne motijo, vendar je navadnim ljudem bolje, da ne izzivajo usode in jih izklopijo. V Mozilla Thunderbird se to naredi v meniju »Orodja« → »Nastavitve« → »Splošno« → »Ko se prikažejo nova sporočila«.

Če ni obvestil, kako razumeti, da je pismo prispelo?

Zelo preprosto. Sami si zavestno vzamete čas, da prebrskate svojo pošto, odprete e-poštni odjemalec in si ogledate vsa neprebrana sporočila. To lahko storite dvakrat na dan, na primer ob kosilu in zvečer ali med prisilnim izpadom, na primer v prometnih zastojih.

Ljudje se pogosto sprašujejo, kaj pa odzivni časi in nujna pisma? Odgovorim: v svoji pošti nimate nujnih pisem. Razen če delate v oddelku za podporo uporabnikom (ta oddelek ima svoja pravila za delo s pošto).

Če obstajajo nujna pisma, vas bo pošiljatelj o tem obvestil po drugih kanalih - telefonu, SMS-u, Skypeu. Potem boste zavestno šli v svoj e-poštni odjemalec in obdelali nujno pošto. Vsi guruji upravljanja s časom (na primer Gleb Arkhangelsky s svojim »Time Drive«) razglasijo standardni odgovor na e-pošto v 24 urah. To je običajno pravilo lepega vedenja – ne pričakujte takojšnjih odgovorov po elektronski pošti od sogovornika. Če pride do nujnega pisma, ga obvestite po hitrejših komunikacijskih kanalih.

Tako smo izklopili obvestila in zdaj vklopimo e-poštnega odjemalca po našem urniku.

Kaj storiti, ko gremo do pošte in se ukvarjamo z dejavnostjo, imenovano "razvrščanje e-pošte"? Kje je začetek in konec tega dela?

Veliko sem slišal o sistemu zero inbox, a na žalost nisem srečal nikogar, ki bi ga uporabljal. Moral sem znova izumiti kolo. Na Lifehackerju so članki na to temo. Na primer " ". Spodaj bom govoril o sistemu zero inbox v svoji interpretaciji. Hvaležen bi bil, če bi GTD guruji komentirali in dodali ali izboljšali opisani sistem.

Pomembno je razumeti in sprejeti, da e-pošta ni razporejevalnik opravil ali arhiv vaših dejavnosti. Zato mora biti mapa Prejeto vedno prazna. Ko začnete razvrščati po mapi »Prejeto«, se ne ustavite in ne zamotite, dokler ne izpraznite te mape.

Kaj storiti z e-pošto v mapi »Prejeto«? Vsako črko morate pregledati zaporedno in jo izbrisati. Da, samo označite in pritisnite Delete na tipkovnici. Če se ne morete prepričati, da bi črko izbrisali, se boste morali odločiti, kaj boste z njo storili.

Lahko odgovoriš v treh minutah? Ali moram odgovoriti? Da, potrebno je in odgovor ne bo trajal več kot tri minute, nato odgovorite takoj.
Odgovoriti morate, vendar bo priprava odgovora trajala več kot tri minute. Če uporabljate razporejevalnik opravil, ki vam omogoča pretvorbo e-pošte v opravilo, spremenite e-pošto v opravilo in za nekaj časa pozabite nanj. Na primer, uporabljam popolnoma čudovito storitev Doit.im. Omogoča ustvarjanje osebnega e-poštnega naslova: nanj posredujete pismo in to se spremeni v nalogo. Če pa nimate razporejevalnika opravil, premaknite črko v podmapo »0_Run«.
Ko hitro odgovorite na pismo, ga spremenite v nalogo ali ga preprosto preberete, se morate odločiti, kaj boste storili s tem sporočilom: izbrisati ga ali poslati v eno od map za dolgoročno shranjevanje.

Tukaj so mape za dolgoročno shranjevanje, ki jih imam.

0_Izvedi. Nimam takšne mape, a če nimate načrtovalca, ponavljam, lahko sem postavite pisma, ki zahtevajo podrobno delo. Tudi to mapo je treba redno čistiti, vendar s premišljenim pristopom v času, ki je za to posebej določen.
1_Ref. Tukaj sem postavil pisma z osnovnimi informacijami: pozdravna pisma s prijavami iz različnih spletnih storitev, karte za prihajajoče lete itd.
2_Projekti. Tukaj je shranjen arhiv korespondence o partnerjih in projektih, s katerimi obstajajo trenutni odnosi. Za vsak projekt ali partnerja je seveda ustvarjena posebna mapa. V mapo partnerja sem dal pisma ne samo njegovih zaposlenih, ampak tudi pisma zaposlenih v Nebu, ki so povezana s tem partnerjem. Zelo priročno: po potrebi je vsa korespondenca o projektu na voljo v nekaj klikih.
3_Muzej. Tukaj sem postavil tiste črke, ki bi jih bilo škoda izbrisati, korist od njih pa ni očitna. Sem se selijo tudi mape z zaprtimi projekti iz »2_Projects«. Skratka, »Muzej« hrani prve kandidate za odstranitev.
4_Dokumenti. Tukaj so pisma z elektronskimi vzorci dokumentov, ki bi lahko bili v prihodnosti uporabni za računovodstvo, na primer poročila o usklajevanju strank, vozovnice za opravljena potovanja. Mapa ima veliko podobnosti z mapama “2_Projects” in “1_Reference”, v njej so shranjene samo računovodske informacije, informacije o upravljanju pa so shranjene v mapi “2_Projects”. V »4_Documents« so mrtve informacije, v »2_Projects« pa v živo.
5_Znanje. Tukaj postavljam samo res uporabne novice, h katerim se želim čez nekaj časa vrniti po navdih ali iskanje rešitev.

Obstajajo še druge nastavitve e-poštnega odjemalca, ki so pomembne za delovanje tega sistema. Prvič, v Thunderbirdu je privzeto potrditveno polje »Označi sporočila kot prebrana«. To raje počnem zavestno, zato dol z zastavo! Če želite to narediti, pojdite v meni »Orodja« → »Nastavitve« → »Napredno« → »Branje in prikaz«.

Drugič, uporabljamo filtri . Prej sem aktivno uporabljal filtre, ki so samodejno posredovali pisma v ustrezne mape glede na naslov pošiljatelja. Na primer, pisma odvetnika so bila premaknjena v mapo »Odvetnik«. Ta pristop sem opustil iz več razlogov. Prvič: pisma odvetnika se v 99% primerov nanašajo na nek projekt ali partnerja, kar pomeni, da jih je treba premakniti v mapo tega partnerja ali projekta. Drugič: odločil sem se dodati zavedanje. Sami se morate odločiti, kje naj bo določeno pismo shranjeno, zato je bolj priročno iskati neobdelana sporočila samo na enem mestu - v mapi »Prejeto«. Zdaj uporabljam filtre samo za organiziranje avtomatskih rednih pisem iz različnih sistemov v mape, torej pisem, ki ne zahtevajo od mene odločanja. Filtri v Mozilla Thunderbird se konfigurirajo v meniju »Orodja« → »Filtri sporočil«.

S pravilnim pristopom naj bi torej e-pošta trajala od 10 do 60 minut na dan, odvisno od obsega korespondence.

Da, in še nekaj. Ste že izklopili obvestila o prispetju novih pisem? ;)