Dnevnik prihoda in odhoda zaposlenih (časovno spremljanje)- uporablja se za evidentiranje prihoda in odhoda zaposlenih. Podatki, vpisani v dnevnik, so lahko osnova za izpolnjevanje Časovnice.
Primer izpolnjevanja glavnega dela dnevnika:
Revija vsebuje dodatna gradiva:
Zakonik o delu Ruske federacije z dne 30. decembra 2001 N 197-FZ
- Razdelek III. Pogodba o zaposlitvi 13. poglavje. Odpoved pogodbe o zaposlitvi (odlomki)
- Razdelek IV. Delovni čas Poglavje 15. Splošne določbe, Poglavje 16. Delovni čas
- Oddelek VIII. Razpored dela. Delovna disciplina. 189. člen Delovna disciplina in razpored dela
Delodajalec je dolžan spremljati čas dejansko izdela vsak zaposleni. (Delovni zakonik Ruske federacije, člen 91)
Delovni čas- čas, v katerem mora delavec v skladu z notranjimi delovnimi predpisi in pogoji pogodbe o zaposlitvi opravljati delovne obveznosti, pa tudi druga obdobja, ki so v skladu s tem kodeksom, drugimi zveznimi zakoni in drugimi regulativnimi pravnimi akti. akti Ruske federacije, ki se nanašajo na delovni čas. Postopek za izračun norme delovnega časa za določena koledarska obdobja (mesec, četrtletje, leto), odvisno od ugotovljene dolžine delovnega časa na teden, določi zvezni izvršilni organ, ki opravlja naloge razvoja državne politike in pravne ureditve. na področju dela. (Delovni zakonik Ruske federacije, člen 91).
Sledenje času organiziran za naslednje namene:
- zagotavljanje nadzora nad pravočasnim nastopom delavcev in uslužbencev na delu, ugotavljanje zamudnikov in neprisotnih;
- spremljanje prisotnosti osebja na delovnem mestu med delovnim časom ter pravočasen odhod in prihod zaposlenih med odmorom za kosilo;
- določitev pravočasnega odhoda zaposlenih z dela ob koncu delovnega dne;
- obračun dejansko opravljenih ur, izpadov, bolniških, dopustov in drugih oblik izrabe delovnega časa;
- registracija hoje.
Po čl. V skladu s členom 6 člena 81 delovnega zakonika Ruske federacije delodajalec lahko odpove pogodbo o zaposlitvi, če absentizem, to je odsotnost z delovnega mesta brez utemeljenega razloga ves delovni dan (izmena), ne glede na njegovo (njeno) trajanje, pa tudi v primeru odsotnosti z delovnega mesta brez utemeljenega razloga več kot štiri ure zapored med delovnikom (izmeno).
Kdo v organizaciji naj vodi evidenco delovnega časa?
Vsaka posebna organizacija se o tem vprašanju odloči sama glede na posebnosti svojih dejavnosti. Obveznost vodenja časovnice lahko zaposleni predpiše v pogodbi o zaposlitvi, opisu delovnega mesta ali pa mu jo dodeli s posebnim ukazom za glavno dejavnost. Za kršitev obveznosti evidentiranja delovnega časa odgovarjajo krive uradne osebe upravna odgovornost naloži zvezni inšpektorat za delo.
Po GOST 31282-2004 kontrolni pečat- edinstvena indikatorska naprava za enkratno uporabo, namenjena zaznavanju dejstva nepooblaščenega dostopa.
Pred začetkom dela z revijo je potrebno izpolniti naslovno stran in potrdilo. V ustrezno vrstico je obvezno vpisati številko pečata, brez tega se dnevnik ne šteje za zapečaten.
Koristne informacije:
Kakšne so zahteve za kadrovske evidence in kako naj bo dnevnik oblikovan v skladu s temi zahtevami, si oglejte v našem videu.
Legis vam z veseljem ponuja priročen in sodoben biometrični sistem za beleženje delovnega časa zaposlenih. Uporabljamo identifikacijo prstnih odtisov, ki nam omogoča zanesljivo določitev časa prihoda in odhoda (biočas ali časovna kontrola) vsakega zaposlenega. Izkoristite ugodno ponudbo za nakup takšnega sistema za nadzor dostopa (ACS, ACS) po ugodni ceni in ne boste več morali ročno obračunavati opravljenih ur.
Elektronski sistem evidence delovnega časa bo to hitro in natančno opravil namesto vas. Ta način nadzora vam bo dal zaupanje, da plačo izplačujete samo za dejansko opravljene ure. Prav tako bo biometrično obračunavanje delovnega časa zaposlenih zmanjšalo obremenitev računovodstva in po potrebi zmanjšalo število zaposlenih in osebje pisarn, trgovin, skladišč in drugih objektov.
Na splošno so naši sistemi za nadzor dostopa s prstnimi odtisi "Electronic time sheet" idealni za vsak objekt z velikim številom zaposlenih, oddaljenimi lokacijami in kompleksno logiko sledenja časa. Te naprave skenirajo prstne odtise in jih identificirajo glede na vse parametre, aktivirane v sistemu.
ZA ZLIKO DRUGIH BIOMETRIJSKIH KRMILNIKOV (RFID, Anviz), NA PODLAGI VERIFIKACIJE SKERA IN OPTIČNEGA BRANJA, NAŠ SISTEM ZA DOSTOP DO PRSTNIH ODTISOV NE Zmore SAMO IZRAČUNATI DELOVNI ČAS, AMPAK TUDI IZRAČUNATI DELOVNI ČAS LATU, UPOŠTEVAJOČI NA PRIMER POZNE ALI PREZGODNJE ODHODE.
bodite prepričani
Nadzor z biometričnimi čitalci prstnih odtisov je zanesljiv, stabilen in enostaven za uporabo. Naši sistemi za sledenje časa s prstnimi odtisi so bili uspešno testirani v velikih podjetjih (več kot 1000 zaposlenih) v Moskvi, Sankt Peterburgu in Krasnodarju. Na podlagi rezultatov tega poskusa je postalo jasno, da je verjetnost napačne določitve pri uporabi biometričnih čitalnikov manjša od 0,01 %.
Shrani
Praksa uporabe biometričnih terminalov za beleženje delovnega časa pri naših strankah je zaradi objektivnega nadzora pokazala prihranke v višini 3% -5% plače vsak mesec.
Avtomatiziraj
V skladu z vašimi zahtevami in željami izvedemo biometrični sistem kontrole dostopa s prstnimi odtisi. Vsi elementi so kompatibilni z ostalo opremo, kar zmanjšuje količino ročnega dela.
Poleg tega strokovnjaki sinhronizirajo delovanje naprav za sledenje časa s prstnim odtisom z drugimi informacijskimi sistemi, na primer 1C.
Naši biometrični sistemi za evidenco delovnega časa delujejo v realnem času. Prisotnost zaposlenih v objektu lahko nadzorujete kadarkoli. Poleg tega lahko strokovnjaki Legis Group nastavijo terminal za prstne odtise za pošiljanje poročil
s poljubno frekvenco.
Izboljšajte kakovost svojega dela
Avtomatizirano sledenje delovnega časa po prstnem odtisu je ključ do stalne prisotnosti potrebnega števila zaposlenih v objektu. Ta kazalnik omogoča ekipi, da kakovostno opravlja svoje delo.
Naše edinstvene prednosti
Ponujamo celovito biometrično storitev evidence delovnega časa, ne le strojne ali programske opreme. To pomeni, da podjetje prevzame vse težave pri implementaciji, vzdrževanju in nadzoru sistema.
Imamo uspešne izkušnje z implementacijo našega sistema za sledenje delovnega časa zaposlenih s prstnimi odtisi v velikih podjetjih z več kot 100 oddaljenimi lokacijami in v industrijski proizvodnji.
Naše biometrične sisteme spremljanja je oblikovala naša lastna programska ekipa in jih je zato mogoče prilagoditi tako, da ustrezajo individualnim potrebam vsake stranke, ki kupi in upravlja opremo.
Kako deluje
Vsak zaposleni mora zagotoviti referenčne prstne odtise, ki se vnesejo v bazo notranjih in/ali zunanjih biometričnih čitalcev. Potrebno je nadzorovati korespondenco identitete zaposlenega in njegovega prstnega odtisa. Zato je zaželeno, da se tak postopek izvede v kadrovski službi ali na daljavo, vendar pri zaupanja vredni osebi. Seznam zaposlenih je mogoče uvoziti iz 1C z običajnim bliskovnim pogonom USB ali pomnilniško kartico.
Za vsak objekt je nameščena programska oprema in poseben skener prstnih odtisov za beleženje delovnega časa (skenerje nudimo brezplačno, vendar ostanejo v lasti Legisa).
Vsak dan, ko pridejo na delo, se zaposleni identificirajo z biometričnim čitalcem prstnih odtisov. Pri tem postopku se lahko upoštevajo naslednji dejavniki:
- Kakšno delovno mesto zavzame zaposleni, na primer, blagajnik je tisti dan lahko skladiščnik.
- Ko je bil prihod / odhod opravljen, izhod na odmor in vrnitev s odmora.
- Ali je število zaposlenih na posameznem delovnem mestu v skladu s kadrovskimi omejitvami.
Podatki biometričnega čitalnika evidence delovnega časa se prenašajo v centralno vozlišče. Tako je mogoče v realnem času spremljati prisotnost zaposlenih na delovnem mestu, zasedenost vseh delovnih mest in zamude pri prihodih. Poleg tega vam sistem za nadzor dostopa na prstni odtis omogoča nastavitev e-poštnega ali sms obveščanja odgovornih oseb o morebitnih izrednih dogodkih.
Ko zaposleni ob koncu dneva zapusti delovno mesto, biometrični sistem za evidenco delovnega časa zaposlenega izračuna, koliko ur je delal in koliko je plačan.
Sistem za sledenje časa s prstnim odtisom omogoča odgovornim strokovnjakom v vsakem trenutku pregled poročil o časovnem listu in podobnih elektronskih izpiskov.
Ob koncu meseca se časovni list, ki ga ustvari posebna aplikacija na podlagi podatkov prstnih odtisov, overi s strani pristojnih organov. Poleg tega ta elektronski dokument samodejno vstopi v računovodstvo (posebna aplikacija ali takoj v 1C).
Kje se delo začne
Vodenje pogajanj s stranko
Pojasnjujemo vse zahteve in poslovna pravila, za katere je biometrični sistem prstnih odtisov dodatno optimiziran. Zlasti govorimo o vrstnem redu dela v posameznem objektu (ali je mogoče vnesti različne položaje, kako pozen ali zgodnji odhod se upošteva, kako se upoštevajo odmori itd.), načinih izračuna plač (če naš sistem bo to izračunal), pa tudi potrebo po sestavi različnih poročil in pošiljanju obvestil.
Izdelava programskega izdelka
Na podlagi prejetih zahtev kupca naši strokovnjaki izdelajo programski izdelek. V razvitem sistemu za sledenje časa prstnih odtisov se upoštevajo le poročila in obvestila, ki so zanimiva za stranko, vsa poslovna pravila pa so zabeležena v algoritmih.
Implementacija sistema na testnih objektih
Sprva se novi biometrični sistem evidence delovnega časa uvaja le na nekaj testnih mestih (2-4 mesta) v roku 1-2 mesecev. V tem obdobju naši strokovnjaki identificirajo in upoštevajo vse točke, ki bi jih lahko spregledali pri opisovanju poslovnih pravil.
Zagon sistema na vseh preostalih objektih
Po uspešno opravljenem testiranju zaposleni Legis Group lansirajo razhroščeni in optimalno konfiguriran sistem biometričnih čitalcev prstnih odtisov, katerega cena je določena osebno po ceniku, na vseh drugih lokacijah strank.
Izračun vračila
Praksa uporabe naših sistemov biometričnega obračunavanja delovnega časa v Sankt Peterburgu, Moskvi, Krasnodarju, moskovski in leningrajski regiji ter na Krasnodarskem ozemlju je dala naslednje rezultate:
- Za 150 objektov je bilo v praksi možno znižati dve stopnji računovodij.
- Pričakujte izboljšanje kakovosti storitev za stranke.
- Plačni sklad:
Prihranek več kot 1% plače (povprečno 3%). Če je plača enega zaposlenega 20 tisoč rubljev, bodo prihranki znašali od 200 rubljev na zaposlenega (povprečno 600 rubljev). V tem primeru bodo prihranki za 1000 zaposlenih (100 objektov s po 10 ljudmi) znašali od 200.000 rubljev do 600.000 rubljev na mesec.
Drug način izračuna
Če vsak zaposleni zamuja vsak drugi dan 5-10 minut (povsem realna situacija), potem se v enem mesecu izkaže:
22 delovnih dni x 5 minut = 110 minut, po stopnji 164 ur, po stopnji 150 rubljev na uro:
prihranek 275 rubljev na mesec.
Razmislite o plači 20 tisoč rubljev na mesec.
Eden najdragocenejših podjetniških virov je delovni čas, za katerega vsak zaposleni na koncu prejme plačo. Seveda je potrebno stalno in sistematično vodenje tega vira, nadzor nad njim in njegovo optimizacijo. Delodajalec mora v vsakem trenutku delovnega časa ne samo ugotoviti, da je delavec tam, kjer je predvideno (na delovnem mestu ali kje drugje), ampak tudi navesti, da je zaposlen s takojšnjimi nalogami.
Dolgo časa je bil edini način zagotavljanja nadzora delovnega časa ročno obračunavanje - izpolnjevanje časovnice. To je naporen proces, ki ne izključuje napak in netočnosti zaradi vpliva "človeškega faktorja" in zahteva zamudno naknadno obdelavo informacij.
Progress zagotavlja učinkovitejše načine obračunavanja delovnega časa, ki temeljijo na avtomatizaciji, kar omogoča kvalitativno izboljšanje tega postopka. Razlikujejo se glede na načela uporabe in različne funkcionalne značilnosti.
Razmislite o najbolj priljubljenih avtomatiziranih sistemih za sledenje časa (ACS) ter ocenite njihove prednosti in slabosti za delodajalce in osebje.
Katere težave lahko reši ASURV?
S pomočjo bolj produktivnih računovodskih sistemov lahko ne le bolje in učinkoviteje spremljate zaposlenost osebja in učinkovitost njihovega dela. Odvisno od zastavljenih nalog lahko avtomatizacija, ki jo izbere vodstvo, pomaga doseči cilje, kot so:
- registracija skladnosti zaposlitve vsakega posameznega zaposlenega z notranjo rutino, vzpostavljeno v organizaciji (pozni prihodi, zgodnji odhodi, dolge odsotnosti med odmorom za kosilo ali "pavze" med delovnim časom);
- vidna krepitev notranje discipline med zaposlenimi;
- resna pomoč pri vodenju statistike in sestavljanju končnih poročil;
- hitrejše in lažje razporejanje zaposlenih, bolj informirano razporejanje;
- pomoč pri sprejemanju vodstvenih odločitev v zvezi z dnevno rutino, kadrovskimi vprašanji, internimi delovnimi predpisi itd.;
- znatne finančne prihranke.
Glavna načela delovanja računovodskih sistemov
Avtomatizacija sledenja časa vključuje določanje in nato analizo številnih pomembnih parametrov, ki jih je mogoče izbrati in nastaviti. Med njimi so najpomembnejši:
- avtomatsko beleženje časa;
- prostorska fiksacija;
- informacijska učinkovitost (informacije in osebne podatke lahko hitro posredujete pravemu zaposlenemu);
- shranjevanje podatkovne baze.
V bistvu so vsi ACSMS zasnovani za nadzor gibanja zaposlenih v določenih časovnih obdobjih.
To pomeni, da je v pomnilniku sistemov vsakemu zaposlenemu povezan določen teritorialni prostor, v katerem mora biti v določenih časovnih intervalih. Sistemi upoštevajo čas vstopa v določeno območje, bivanje v njem in izstop iz njega, v nekaterih ACSMS pa tudi značilnosti zaposlovanja znotraj delovnega območja, to je učinkovitost porabe delovnega časa osebja. .
Tako lahko dobite popolno sliko glede na kriterije, določene v sistemu:
- skladnost z urnikom prihodov in odhodov;
- prevladujoče vrste kršitev (zamujanje, predčasni odhod z dela, odsotnost z dela itd.);
- fiksirna obdelava;
- oblikovanje splošne slike po oddelkih, časovnih intervalih, posameznih zaposlenih.
Različne vrste ACS
Glede na zmogljivosti, principe delovanja in dobljene rezultate lahko sisteme za sledenje časa razdelimo na več vrst.
Organizacija video nadzora
Najenostavnejši in nekoliko primitiven način nadzora. Sestoji iz namestitve opreme, ki zajema sliko, včasih skupaj z zvokom, v različnih prostorih podjetja. Nedvomno je določena njegova učinkovitost za delodajalca potrjena, saj videonadzor:
- pokaže, kaj dela posamezen zaposleni v opazovanem trenutku;
- lahko obnovi sliko želenega časovnega obdobja;
- omogoča sledenje stikom osebja;
- zagotavlja relativno varnost pred krajo;
- Oprema je razmeroma poceni in enostavna za namestitev in vzdrževanje.
Slabosti za oblasti so očitne:
- ni podatkov o produktivnosti osebja (na primer, na zaslonu oseba dela za računalnikom, vendar ni mogoče videti, ali sestavlja poročilo ali je na družbenih omrežjih);
- podana je le posplošena situacija delovnega dne;
- če poznate lokacijo opreme, jo je zelo enostavno vzeti iz delovnega stanja ali ne soditi v njeno območje pokritosti;
- skoraj nemogoče uporabljati z veliko množico ljudi;
- ne zelo visoka natančnost prepoznavanja.
Osebje se običajno mora sprijazniti z videonadzorom, ki ga namestijo nadrejeni, pluse v njem najdejo le varnostniki. Preostalim kategorijam biti "pod streli" kamer praviloma ne prinaša užitka, le da lahko preprosto postane navada.
Biometrija
Računovodski sistem, osredotočen na biometrične kazalnike, individualne za vsakega zaposlenega, temelji na načelu identifikacije: zaposleni, ki vstopi v prostor "delovnega območja", zabeleži trenutek svojega vstopa in izstopa z uporabo nekega biometričnega identifikatorja.
V sodobnih napravah se najpogosteje uporablja prstni odtis, v bolj zapletenih napravah - mrežnica, včasih se uporablja glasovna identifikacija.
Pozitivne točke:
- lahko natančno določite čas, porabljen v "delovnem območju";
- uporabnika je skoraj nemogoče zamenjati;
- skoraj popolnoma odpravi možnost nepooblaščenega vstopa v delovno območje.
Slabosti biometričnega sistema:
- nezmožnost sledenja učinkovitosti zaposlitve zaposlenih (beleži se samo čas, ne pa tudi, kaj zaposleni počne v »delovnem območju«);
- natančnost določanja lokacije zaposlenega je omejena z lokacijo sistemskih terminalov;
- zaradi prehoda nadzora je treba osebje odvrniti in za to porabiti dodaten čas;
- pri velikem številu zaposlenih na enem terminalu se lahko postopek identifikacije močno zavleče.
Sistem "kartic".
Njegov princip delovanja je enak kot pri biometričnem - identifikacija. Razlika je v tem, da kot identifikator ne deluje biološki faktor, ampak neka zunanja oznaka, največkrat v obliki kartice. To kartico morate predložiti ali vstaviti v čitalnik terminala, da gre skozi sistem.
Prednosti so enake kot pri biometriji, dodana je relativno nižja cena opreme.
V skladu s tem so slabosti podobne: omejeno nadzorno območje, nezmožnost uporabe pri velikih tokovih ljudi, poleg tega, za razliko od biometričnega ACS, sistem "kartice" olajša zamenjavo (kartica je lahko ponarejena, ukradena, prenese na drugo osebo).
Programski sistemi
V mnogih podjetjih glavna zaposlitev zaposlenih poteka za računalnikom, ki je sam po sebi »snemalni stroj«. Beleži čas vklopa in izklopa, v spomin pa shranjuje tudi »zgodovino« uporabnika. Te funkcije je mogoče uporabiti pri obračunavanju delovnega časa zaposlenih v pisarni.
Delodajalčevi »bonusi« takšnih ACS so poleg splošnih (obračunavanje časovnih intervalov zaposlitev) v zmožnosti jasnega spremljanja porabe delovnega časa, torej ugotavljanja, katere vire je pri posameznem uporabniku uporabil in koliko časa se je to dogajalo.
Poleg tega je to najcenejši sistem od vseh avtomatiziranih sistemov, saj ne zahteva dodatne opreme. In stroški so samo za interpretacijo podatkov.
Slabosti tega sistema:
- omejen obseg;
- ne velja za mobilno osebje;
- enostavno spreminjanje uporabnika;
- z ustreznimi veščinami in sposobnostmi je mogoče te sisteme ponarediti.
Sistemi, ki spremljajo položaj v realnem času
Takšni ACSMS ne temeljijo na določanju vstopa in izstopa zaposlenega v delovno območje, temveč na določanju njegovega položaja v danem trenutku.
Takšni sistemi se praviloma uporabljajo za nadzor delovnega časa mobilnih delavcev, katerih funkcionalne naloge vključujejo le stalno gibanje, na primer voznikov, špediterjev, kurirjev. Toda na enak način lahko nadzorujete zaposlene v kateri koli sferi.
Sledenje lokacije se izvaja z opremo, na primer GPS, ki je lahko nameščena na samem delovnem mestu (kot na primer na delovnem vozilu) ali pa je sledilnik, ki ga ima sledeni zaposleni vedno pri sebi.
Pozitivni vidiki takšnega ASURV:
- vam omogoča najbolj natančno analizo razmerja med časom in prostorskimi premiki osebja;
- možnost kombiniranja z video nadzornim sistemom;
- enostavno shranjevanje in snemanje kontrolnih podatkov;
- visoka natančnost pozicioniranja;
- deluje tudi z velikimi človeškimi nizi;
- med delom ne odvrača osebja od njihovih neposrednih dolžnosti.
Težave, povezane s takimi sistemi:
- precej draga oprema;
- potreba po stalnem vzdrževanju;
- v primeru okvare opreme ni vedno mogoče hitro zamenjati, izgubljenih podatkov pa ni mogoče obnoviti.
Izbira enega ali drugega ACSMS mora biti odvisna od posebnih ciljev in težav podjetnika, njegovih finančnih in tehnoloških zmožnosti ter narave dela, ki ga opravlja osebje.
Dnevnik delovnega časa zaposlenih je potreben v večini podjetij, kjer je najeto osebje. Ta dokument ni obvezen, vendar njegova prisotnost omogoča reševanje številnih vprašanj in preprečevanje razvoja situacij, ki so neprijetne za obe strani delovnega razmerja.
DATOTEKE
Zakaj potrebujete dokument
Preden odgovorimo na to vprašanje, se podrobneje posvetimo dejanskemu pojmu "delovni čas". Kot veste, standardni delovni teden traja 40 ur - 8 ur na dan. V tem obdobju mora delavec opravljati delovne funkcije, ki mu jih je dodelil delodajalec, v celoti v skladu z delovno (ali kolektivno) pogodbo in postopkom, sprejetim v podjetju.
Plače se izračunajo glede na opravljene ure. Vse ure, ki jih je delavec prebil na delu nad tem zakonsko določenim normativom, se plačajo v dvojnem znesku. Če pa zaposleni zamudi čas, ima vodstvo pravico do njega uporabiti določene sankcije.
Za reševanje vprašanj v zvezi z ugotavljanjem dejanskega delovnega časa se razvija dnevnik delovnega časa.
Podatki v dnevnik se vnesejo za vsakega zaposlenega v organizaciji posebej.
Tako je dokument potreben za obe strani delovnega razmerja, saj opravlja več funkcij hkrati:
- Rešuje problem nadzora obračunavanja časa, ki ga vsak zaposleni v podjetju preživi na svojem delovnem mestu.
- Služi kot osnova za obračun plač (še posebej, če je organizacija sprejela urne postavke).
- Je pomoč vodstvu pri organizaciji discipline v podjetju.
Včasih lahko dokument postane opravičljiv razlog za naložitev disciplinske sankcije zaposlenemu, ki je kršil urnik dela.
Kako slediti delovnemu času
Obstaja več načinov za beleženje delovnega časa:
- Standardno dnevno- uporablja se, če zaposleni prihajajo na delo in ga istočasno odhajajo.
- pri tedensko računovodstvo, dnevni parameter izgubi pomen, saj zaposlenim ni treba "izvaliti" ur, ampak morajo opraviti določeno delovno stopnjo med tednom, vključno s časom (npr. zaposleni dela šest ur en dan, deset na drugem).
- Povzeto metoda je optimalna v proizvodnji ali s prilagodljivim urnikom dela. Običajno se podatki tukaj beležijo ob koncu meseca, včasih pa so zajeta daljša obdobja (največ eno leto).
Kako voditi dnevnik
Revijo je dovoljeno voditi v elektronski in papirni obliki.
Elektronsko vodenje dnevnika je možno v različnih formatih, odvisno od tega, katero programsko opremo delodajalec uporablja. Obstajajo proračunski obrazci, v katerih se skoraj vsa dejanja izvajajo ročno, in obstajajo bolj zapleteni, "napredni", popolnoma avtomatizirani sistemi, ki prenašajo informacije neposredno v računovodske programe (običajno se dostop do takšne programske opreme pojavi le, če ima zaposleni ključ) .
V vsakem primeru je elektronska oblika dokumenta priročna, saj vam omogoča prihranek časa, truda in omogoča enostavno kontrolo delovnega časa zaposlenih na podlagi kazalnikov, kot so nedovoljene odsotnosti, nadure, bolniške itd.
Če se dnevnik vodi v papirni obliki, morajo biti vsi njegovi listi oštevilčeni, pritrjeni skupaj z "ostro" nitjo (spenjalnik ni mogoče uporabiti), nato pa na zadnjo stran vpišite število listov, žigosajte (pod pogojem, da tiskanje se uporablja pri delu organizacije) in podpiše odgovorna oseba za vodenje dnevnika. V prihodnje naj bo vsaka izpolnjena stran dokumenta podpisana.
Dnevnik običajno vodi kadrovski strokovnjak ali računovodja. Glede na to se določi tudi kraj hrambe dokumenta v času njegove veljavnosti.
Odgovorni uslužbenec je odgovoren ne le za točnost podatkov, vnesenih v dnevnik, temveč tudi za njihov pravočasen in popoln prenos strokovnjakom za obračun plač, pa tudi za izvedbo vseh drugih potrebnih dejanj.
Vzorec dnevnika delovnega časa zaposlenih
Če morate ustvariti dnevnik delovnega časa zaposlenih, sledite spodnjim nasvetom in si oglejte vzorčni dokument.
Revija nima enotnega oblikovalskega standarda. To pomeni, da ga lahko predstavniki vsake organizacije oblikujejo v poljubni obliki ali po predlogi, ki je bila razvita v podjetju in odobrena s strani uprave, pa tudi s strani organa sindikata (če obstaja).
Tako kot oblikovanje revije, njena struktura in besedilo sta v celoti prepuščena na milost in nemilost zaposlenih v podjetju.
- Ime podjetja;
- datum odprtja in zaključek dnevnika (vnese se po zaprtju dokumenta);
- navedite zaposlenega, odgovornega za njegovo vzdrževanje;
- če ima organizacija nomenklaturo primerov, potem morate dati povezavo do indeksa revije v skladu s tem računovodskim dokumentom.
Glavni del dnevnika je najbolje urediti v obliki tabele, v katero je treba vpisati naslednje podatke:
- zaporedno številko zaposlenega, njegovo polno ime in položaj;
- datum, ura prihoda in odhoda ter podatki o zamudi (natančna številka v minutah in urah);
- informacije o absentizmu - da / ne;
- število vseh opravljenih ur (brez odsotnosti zaradi lastnega posla);
- podpis zaposlenega.
Po potrebi lahko tabelo dopolnimo z drugimi podatki (na primer, zakaj je zaposleni čez dan zapustil delovno mesto).
Kako dolgo in kako shraniti dokument
Dnevnika časa takoj po koncu ni mogoče zavreči ali zavreči. Hraniti ga je treba bodisi za obdobje, ki ga določa zakon, bodisi za obdobje, določeno v računovodski politiki podjetja (vendar ne manj kot pet let). Šele po preteku tega časa se lahko dnevnik uniči po postopku, ki je določen za poslovno dokumentacijo.
Ohranjanje nadzora nad delovnim časom je možno le z organizacijo natančnega obračunavanja prihoda in odhoda zaposlenih. Tak nadzor je mogoče organizirati z uporabo dnevnikov, kartic ali prstnih odtisov.
Zaposleni mora ob odhodu in prihodu pokazati osebno izkaznico čitalniku, na katerem bo zapisan čas in ime zaposlenega. Takšen računovodski sistem bo omogočal evidentiranje vseh gibanj zaposlenih, odsotnosti z dela, zamud in predčasnih odhodov.
V avtomatiziranih računovodskih sistemih lahko beležite bolniške dni, odsotnost in nato prejemate podatke s poljubno globino vzorčenja: za mesec, za leto ali za poljubno obdobje.
Papirni dnevniki ali sistemi kartic vam omogočajo vodenje evidence o prihodu in obračunu zaposlenih, vendar ne morejo potrditi, da je ta oseba šla skozi vrata. Kartice je mogoče prenašati, zaposleni lahko označijo več kartic hkrati, ponarejanje podpisa pa sploh ni problem. Biometrični sistemi so prikrajšani za to pomanjkljivost.
Enostavno položite prst na skener in v bazi podatkov se prikaže zapis, da je bil zaposleni označen. Hkrati je zanesljivo znano, da je to ravno zaposleni, ki je bil opažen. Navsezadnje prstnega odtisa ni mogoče prenesti ali označiti za drugo osebo.
Obračun prihoda in odhoda zaposlenih
Po avtomatiziranem sistemu lahko računovodja (časomerilec ali računovodja) obračunava plače, upošteva opravljene ure ali izmene. V tem primeru je možna uporaba tako poročil, ki so vgrajena v sistem, kot oblikovanje nekaterih drugih, ki temeljijo na sistemskih podatkih.
Prisotnost popolnega obračuna prihodov in odhodov s strani vodstva vam bo omogočila ohranjanje discipline v organizaciji na ustrezni ravni, kar posledično neposredno vpliva na ekonomsko komponento dejavnosti. Z uporabo avtomatiziranih prejemkov ima vodstvo možnost, da hitro vpliva na osebje, pri tem pa porabi minimalno količino časa.
Nudimo preprost sistem evidence delovnega časa, ki ne potrebuje vzdrževanja. Naš sistem vam bo pomagal v najkrajšem možnem času, da začnete upoštevati vse zamude in odsotnosti ter ne porabite dodatnega denarja za namestitev in vzdrževanje.