Ang memo ay isang panloob na dokumento kung saan nagaganap ang komunikasyon sa pagitan ng mga empleyado sa isang opisyal na nakasulat na anyo. Ang nilalaman nito ay nabawasan sa mga takdang-aralin, ang pagganap ng anumang mga gawain, atbp., iyon ay, mga isyu sa trabaho. Sa kabila ng katotohanan na ang pagsulat ng isang memo ay isang simpleng bagay, at hindi kinokontrol ng napakahigpit na mga patakaran, gayunpaman, kailangan mong malaman ang mga ito. Sa artikulong ito, isasaalang-alang namin ang pamamaraan para sa pag-compile ng dokumentasyong ito, mga uri, atbp.
Katangian
Ang katangian ng tala ng serbisyo ay pang-impormasyon at sanggunian, na nangangahulugang naglalaman ito ng ilang partikular na notification, mensahe, tagubilin, atbp. Ang mga isyung itinaas dito ay nauugnay sa partikular na empleyado kung kanino ito ipinadala. Sa madaling salita, ang isang memo ay isang toolkit para sa komunikasyon sa loob ng isang negosyo.
Tandaan: ang obligasyon ng isang memo ay hindi naitatag. Ito ay isang karagdagang dokumento, kahit na ang mga order at tagubilin ay maaaring iguhit sa batayan nito.
Magsanay
Ang isang memo ay itinuturing na isang madalas na ginagamit na dokumentasyon, sa parehong oras, hindi kasama sa listahan ng mga opisyal na uri ng mga papeles sa pamamahala. Malawakang ginagamit, ito ay nagiging isang koneksyon sa pahalang na antas: iyon ay, ito ay pinagsama-sama ng isang empleyado ng isang departamento upang ihatid ang isang kahilingan o panukala sa isang empleyado ng isa pa.
Mahalaga: ang mga katayuan ng mga control object sa pagitan ng kung saan ang komunikasyon ay ginawa sa pamamagitan ng isang tala ng serbisyo ay dapat na katumbas. Kung hindi, ang dokumento ay hindi itinuturing na isang memo, ngunit isang memorandum. 
Mga layunin ng paggamit
Ang isang memo sa trabaho ay maaaring gamitin sa iba't ibang mga kaso.
Narito ang ilang halimbawa:
- upang gantimpalaan ang isang empleyado;
- upang magpadala ng isang empleyado sa isang paglalakbay sa negosyo;
- pag-uulat sa departamento ng logistik tungkol sa malfunction ng kagamitan;
- abiso ng pinuno ng seguridad mula sa pinuno ng anumang iba pang yunit tungkol sa pangangailangan na pasukin ang mga hindi awtorisadong tao (hindi empleyado) sa gusali ng kumpanya, na nagpapahiwatig ng mga dahilan;
- isang kahilingan sa anyo ng isang memo na ipinadala sa departamento ng accounting para sa paglalaan ng mga materyal na mapagkukunan para sa ilang mga pangangailangan, atbp.
Paghiwalayin ang mga kaso ng pag-compile ng mga memo
Bagama't ang isang memo ay itinuturing na isang panloob na papel, ang isa sa mga uri nito ay isang dokumento na ipinadala sa komisyon ng pagpapatunay. Gayunpaman, ang paggamit ng mga tala na eksklusibo para sa komunikasyon sa trabaho ay mas karaniwan pa rin. 
Paano magsulat ng isang memo?
Ang mga pangunahing panuntunan para sa pag-compile ng isang memo ay katulad ng iba. Kasama sa mga ito ang pagsusulat sa A4 sheet, mga tagubilin kung kanino at kanino ito ipinadala, mga kasiguruhan na may petsa at pirma. Ngunit paano magsulat ng isang memo bilang pagsunod sa lahat ng mga kinakailangan?
- sa gitna (posible ring ilagay ito sa kaliwang bahagi ng sheet), isulat ang kaukulang pamagat ng dokumento;
- mayroong dalawang pagpipilian para sa pagsulat ng petsa - parehong ganap sa Arabic numeral, at nagpapahiwatig ng buwan sa mga salita;
- sa pamagat ng pangunahing heading, maaari kang magdagdag ng maikling paglalarawan ng nilalaman ng dokumento;
- Ang impormasyon tungkol sa nagpadala at tatanggap ay dapat kumpleto: unang pangalan, apelyido at patronymic, buong pangalan ng posisyon at departamento (dibisyon) kung saan nakalakip ang posisyon na ito.
Bilang tugon sa tanong kung paano magsulat ng isang memo, hindi lamang ang mga detalye at katangian ng dokumentong ito ay kasama, kundi pati na rin kung ano ang nilalaman nito.
Ang papel na pinag-uusapan ay hindi nangangailangan ng isang pagtatanghal ng kakanyahan ng problema sa isang napakatuyo at opisyal na wika - pinapayagan ang isang libreng salaysay, gayunpaman, partikular na sumasalamin sa dahilan ng pagsulat.
Ang nilalaman ay nahahati sa dalawang bahagi. Ang una sa mga ito ay tinatawag na preamble. Maikling pinag-uusapan ang tungkol sa kung ano ang nag-udyok sa nagmula na parehong magsulat ng isang memo at ipadala ito sa isang partikular na empleyado. 
Ang ikalawang bahagi ay itinuturing na pangunahing isa, ito ay mas malaki kaysa sa paunang salita. Kasama sa tekstong ito ang pahayag ng direktang kahilingan o panukala. Dito maaari kang magdagdag ng pagsusuri ng sitwasyon, konklusyon at resulta.
Form
Ang ilang mga kumpanya, kapag tinanong kung paano magsulat ng isang memo, ay nagbibigay lamang sa kanilang mga empleyado ng isang espesyal na form. Ngunit, dapat tandaan, hindi ito isang ipinag-uutos na pag-iisa - Nagbibigay lamang ang GOST ng mga probisyon ng pagpapayo (tungkol sa mga font, sukat at pagitan) nang walang naaprubahang sample. Gayunpaman, kung ang ganoong bagay ay umiiral sa isang partikular na kumpanya, mas mahusay na manatili dito.
Serbisyo at memo
Mas mataas ng kaunti sa tala, ipinahiwatig kung paano naiiba ang mga tala ng serbisyo at memorandum. Ngunit marami pa rin ang may posibilidad na malito sila sa isa't isa.
Ang pinakakaraniwang pagkakamali ay:
- isang memo para sa isang empleyado mula sa isang empleyado hanggang sa isang boss (sa katunayan, isang memorandum);
- tungkol sa pagtaas ng sahod;
- tungkol sa isang promosyon.
Ang huling dalawa ay nagpapahiwatig ng reference hindi sa isang pahalang na antas, ngunit patayo, na tinatanggihan ang kahulugan ng isang memo.
Mahalaga: ang paghahati ng mga memo sa mga memo at mga paliwanag na tala ay isang priori na mali.
Pagpaparehistro
Ang lahat ng mga memo ay nakarehistro sa rehistro. Depende sa kung paano nakaayos ang daloy ng dokumento sa bawat partikular na kumpanya, maaaring gawin ito ng nag-compile ng papel o ng nakatanggap nito. Sa alinman sa mga kaso, ito ay bumababa sa katotohanan na ang memo ay itinalaga ng isang natatanging numero, na dapat ipahiwatig sa teksto nito. 
Halimbawang memo
"Departamento ng Pagbebenta, Direktor ng Information Technology Division V. A. Kutsak
memo
№ 19-43/102
Abril 13, 2015
Tungkol sa pagsubok sa estado ng PC para sa pagganap nito
Simula sa 04/10/2015, ang personal na computer ni R. Maksimenko, isang empleyado ng departamento ng pagbebenta, ay nakakaranas ng mga regular na malfunctions, lalo na: pag-restart nang hindi naglalabas ng command na ito sa PC, mga problema sa pag-on / off nito, at screen kumikislap. Bilang resulta ng nabanggit, hinihiling ko sa iyo na isagawa ang mga kinakailangang diagnostic ng mga espesyalista ng iyong departamento upang matukoy ang mga sanhi ng mga problema, pati na rin matagumpay na maalis ang mga ito. Iminumungkahi kong ilabas ang mga resulta ng pagsubok nang nakasulat, na may summed up sa mga karagdagang aksyon: pagkumpuni o pagpapalit ng makina.
Ipagpalagay na ito ay hindi maaaring ayusin ang PC. Sa kasong ito, naglalabas kami ng isang memo upang isulat ang kagamitan.
Halimbawa ng isang tala para isulat ang kagamitan
"Departamento ng Pagbebenta, Direktor ng Logistics Department M. A. Oleinik
memo
№ 21-45/104
Mula Abril 16, 2015
Tungkol sa pagtanggal ng hindi gumaganang PC
Simula noong 04/10/2015, si R.D. Maksimenko, isang empleyado ng departamento ng pagbebenta, ay nakaranas ng mga regular na malfunction sa personal na computer. Bilang resulta, ang mga diagnostic na isinagawa ng mga espesyalista ng departamento ng teknolohiya ng impormasyon ay nagpakita ng mga sumusunod: ang PC ay hindi dapat gamitin pa. Kaugnay nito, hinihiling ko sa iyo na isulat ang mga kagamitan sa itaas dahil sa kawalan ng kakayahang magamit.
Pinuno ng Kagawaran L. A. Kudryavtsev"
Bilang karagdagan dito, kakailanganin mo ng isa pang tala - upang palitan ang na-decommissioned na kagamitan. 
Tala ng pagpapalit ng kagamitan
"Departamento ng Pagbebenta, Direktor ng Logistics Department M. A. Oleinik
memo
№ 22-46/104
Mula Abril 17, 2015
Tungkol sa pagpapalit ng sirang PC
Ang personal na computer ng espesyalista ng departamento, si Maksimenko R. D., ay na-decommissioned at kailangang palitan dahil sa inoperability nito (ayon sa doc. No. 20-44/103 ng 04/15/2015). Hinihiling ko sa iyo na magbigay ng mga bagong kagamitan na tumutugma sa mga parameter ng na-decommissioned. Mangyaring iulat ang pagkumpleto sa pamamagitan ng pagsulat. Naka-attach sa tala ang isang ulat mula sa departamento ng teknolohiya ng impormasyon sa mga diagnostic na isinagawa at mga resulta nito.
Pinuno ng Kagawaran L. A. Kudryavtsev"
Sa wakas
Karaniwan ang pagsulat ng isang memo ay hindi nagdudulot ng mga problema. Ang panloob na dokumentong ito ay isang medyo pamilyar na paraan ng komunikasyon sa pagitan ng iba't ibang antas ng pamahalaan. Ang mga kondisyong hadlang ay maaari lamang idulot ng "pagkalito" sa pagitan ng mga memo at mga tala ng serbisyo (ipinapahiwatig ng artikulo kung paano sila nagkakaiba).
Sa ilang mga kumpanya, ang paghahanda ng mga memo ay nagaganap nang eksklusibo ayon sa ipinakilala at naaprubahan na sample (sa kasong ito ay mas mahusay na mag-stock ng mga espesyal na form para sa kanila), sa iba ito ay higit pa sa libre.
Kapag kino-compile ang dokumentong ito, dapat kang magabayan ng parehong mga patakaran tulad ng para sa iba pang mga papel - ang font at spacing alinsunod sa GOST, ang petsa at lagda para sa bisa ng tala. 
Sa pangkalahatan, ang isang memo ay isang napaka-maginhawang toolkit, na madaling makabisado at, kung ginamit nang tama, ang isang mahusay na coordinated at malinaw na gawain ng isang pangkat ng mga organisasyon ay sinusunod. Nakakatulong ito upang mapanatili ang isang magkakaugnay na ugnayan sa pagitan ng mga kagawaran at pinalalakas din ang istraktura na kanilang binubuo.
Ang pangunahing dami ng mga dokumento na nagbibigay ng pagpapalitan ng impormasyon sa pagitan ng mga organisasyon at mga dibisyon ng istruktura ay: mga sanggunian, memoranda at mga tala ng paliwanag, buod, ulat, kilos, liham, mensahe sa telepono. Ang impormasyong nakapaloob sa mga dokumentong ito ay maaaring magbigay ng inspirasyon sa pagkilos o maaari lamang isaalang-alang. Isaalang-alang ang mga pagkakaiba sa komposisyon at disenyo memo, memo At mga sanggunian.
Pag-uulat At tala sa opisina Ito ay karaniwang mga panloob na dokumento ng organisasyon. Ang mga ito ay pantulong na kalikasan na may kaugnayan sa organisasyon at administratibong mga dokumento. Sa Concise Dictionary of Types and Varieties of Documents, na binuo ng Main Archive ng USSR, VNIIDAD, TsGADA noong 1974, ang mga kahulugan ng mga dokumentong ito ay ibinigay, kung saan ang ilang mga pagkakaiba sa kanilang layunin ay sumusunod:
- memorandum- isang dokumento na naka-address sa pamamahala, na nagtatakda ng anumang isyu sa mga konklusyon at mga panukala ng compiler.
- memo- isang tala sa pagganap ng anumang gawaing ipinadala ng isang opisyal sa isa pa.
memorandum
memorandum(pinag-isang form code 0286041 ayon sa OKUD) ay pinagsama-sama upang ipaalam sa pamamahala ang tungkol sa kasalukuyang sitwasyon, mga katotohanan na naganap, atbp. at hikayatin ang paggawa ng desisyon.
Memo maaaring puro impormasyon. Ang ganitong mga tala ay naglalaman, bilang panuntunan, ng impormasyon tungkol sa pag-unlad ng anumang gawain. Ulat ng mga memorandum sa pag-uulat sa pagpapatupad ng mga gawain, plano, tagubilin, at trabaho. Kaya, nagbibigay ng mga memo komunikasyon ng mga control object sa vertical level- mula sa ibaba pataas, iyon ay, sila ay ipinadala mula sa isang mas mababang opisyal sa isang mas mataas na opisyal.
Depende sa addressee memo ay maaaring maging:
- panloob , mga. ipinadala sa pinuno ng isang istrukturang yunit o institusyon, at
- panlabas - naka-address sa mas mataas na awtoridad.
Panloob na memorandum
Panloob na memo pinagsama-sama sa isang karaniwang sheet ng papel, ngunit nagpapahiwatig ng lahat ng kinakailangang mga detalye, na matatagpuan alinsunod sa GOST 6.30-2003 "Pinag-isang mga sistema ng dokumentasyon. Pinag-isang sistema ng dokumentasyong pang-organisasyon at administratibo. Mga kinakailangan para sa paghahanda ng mga dokumento. Kabilang sa mga props na ito ang:
- pangalan ng yunit ng istruktura;
- uri ng dokumento (MEMORY);
- petsa ng;
- numero ng pagpaparehistro;
- pamagat ng teksto;
- teksto;
- patutunguhan;
- lagda ng compiler (nagpapahiwatig ng posisyon).
Ang teksto ng anumang impormasyon at reference na dokumento ay naka-format sa Times New Roman font, laki 14, na may 1.5 spacing.
Mas mabuti kapag gumagawa memorandum gamitin ang angular na pag-aayos ng mga detalye ng header (gayunpaman, ang pangangailangang ito ay hindi mahigpit). Mga Halimbawa ng Lokasyon ng Header panloob na memorandum dalawang paraan:
Sa panloob na memorandum sa kaliwang sulok sa itaas ay ang pangalan ng yunit ng istruktura - ang may-akda ng dokumento.
Ang pangalan ng uri ng dokumento ay nakasulat sa malalaking titik (MEMORY) at maaaring matatagpuan sa gitna o mula sa hangganan ng kaliwang margin (depende sa napiling paraan ng pag-aayos ng heading ng dokumento) pagkatapos ng 2 line spacing.
Petsa at index memorandum nakasulat sa isang linya. Ang petsa ay nakasulat sa Arabic numerals, halimbawa, 02/02/2006, o sa alphanumeric na format, halimbawa, Pebrero 02, 2006. panlabas na memorandum ito ang petsa ng pagpirma at, bilang panuntunan, pagpapadala. Petsa panloob na memorandum ang magiging petsa ng pagbalangkas at pagpirma.
Numero ng pagpaparehistro para sa panloob na memorandum ay nakakabit alinman sa lugar ng compilation o sa lugar ng resibo, depende sa setting ng sistema ng pagpaparehistro na nagpapatakbo sa organisasyon. Sa pamamagitan ng pagrerebisa memorandum mga interesadong partido, ang mga visa sa pag-apruba ay nakakabit dito, at pagkatapos ng isang desisyon ay ginawa, isang resolusyon ng ulo. Ang pagpapatibay ng isang resolusyon ay ang huling yugto ng pagsasaalang-alang memorandum.
memorandum maaaring may pamagat na maikling naglalarawan sa nilalaman ng dokumento. Heading ng memorandum ay binuo ayon sa mga pangkalahatang tuntunin para sa pag-compile ng mga heading para sa mga dokumento: gamit ang pang-ukol na "o" at isang pandiwang pangngalan sa pang-ukol na kaso. Halimbawa: "tungkol sa pagsasalin ng Koroleva O.V. sa accounting."
SA ang teksto ng memorandum dalawang bahagi ay malinaw na nakikilala. Sa unang bahagi, ang mga katotohanan na nagbunga ng pagbalangkas ng dokumento ay iniulat, at sa pangalawa, ang mga tiyak na konklusyon, mga kahilingan at mga panukala ay ipinakita. Teksto ng memorandum maaari ring binubuo ng tatlong bahagi. Sa kasong ito, ang unang bahagi (nagsasaad) ay magtatakda ng mga dahilan, katotohanan o mga kaganapan na nagbunga ng pagsulat nito, ang pangalawang bahagi - isang pagsusuri ng kasalukuyang sitwasyon, posibleng mga solusyon, at ang pangatlo - mga konklusyon at mungkahi para sa mga tiyak na aksyon. na kailangang kunin, ayon sa compiler memorandum. memorandum maaaring ipakita sa teksto at tabular na anyo o kumbinasyon ng pareho.
Kung mayroong isang aplikasyon, pagkatapos ay isang tala tungkol dito ay ginawa bago pumirma:
Panlabas na memorandum
Panlabas na memorandum iginuhit sa isang karaniwang porma at nilagdaan ng pinuno ng organisasyon. Sa kasong ito, ang buo o pinaikling pangalan ng pangunahing organisasyon ay ginagamit alinsunod sa charter ng organisasyon. Ang pangalan ng organisasyon-may-akda ay nakalagay sa ibaba.
memo
Sa All-Russian classifier ng mga dokumento ng pamamahala (OKUD) walang ganoong uri ng dokumento bilang " memo". Gayunpaman, ang ganitong uri ng dokumento ay malawakang ginagamit sa kasanayan sa pamamahala. Kaugnay nito, iminumungkahi naming gumuhit " memo” alinsunod sa mga kinakailangan ng GOST 6.30-2003 “USD. USORD. Mga kinakailangan para sa pagpapatupad ng mga dokumento "upang pag-isahin ang pagpapatupad ng dokumentasyon ng pamamahala.
Mga tala sa opisina, Hindi tulad ng memo, magbigay ng komunikasyon ng mga kontrol na bagay sa pahalang na antas, ibig sabihin, sila ay pinagsama-sama ng isang empleyado o pinuno ng isang yunit sa pangalan ng isang pinuno o espesyalista ng isa pang yunit. Dapat itong tandaan tala sa opisina ay karaniwang ipinapadala mula sa isang manager patungo sa isa pa o mula sa isang empleyado patungo sa isa pa lamang kung mayroon silang katumbas na opisyal na katayuan, kung hindi, ito ay memorandum.
Karaniwan, tala sa opisina ay pinagsama-sama sa mga isyu ng materyal at teknikal, impormasyon, pang-organisasyon at pang-ekonomiyang suporta. Mga tala sa opisina ay isang uri ng pagsusulatan sa pagitan ng mga structural divisions. Karaniwang naglalaman ang mga ito ng isang partikular na kahilingan o alok. Ang mga tala ng serbisyo ay inisyu katulad ng mga ulat.
Isang halimbawa ng isang memo:
Sanggunian
Mga memorandum ng impormasyon kadalasang pinapalitan ng naturang dokumento bilang isang sertipiko, at kabaliktaran, na ilegal. Ang sanggunian ay isang dokumentong naglalaman ng mga paglalarawan at pagkumpirma ng ilang mga katotohanan o kaganapan, kabilang ang mga may talambuhay o opisyal na kalikasan; hindi tulad ng mga ulat, ito hindi nangangailangan ng anumang aksyon mula sa manager.
Depende sa layunin ng sanggunian, maaaring mayroong:
- analitikal,
- pag-uulat o
- impormasyon.
Mga sanggunian sa pagsusuri naglalaman ng impormasyon tungkol sa isyu o problema na kailangang tugunan. Karaniwan analitikal na mga sanggunian may malaking halaga ng teksto (hanggang 3 pahina). Analytical text binubuo ng tatlong bahagi. Ang unang bahagi ay binabalangkas ang batayan para sa pagsasama-sama, ang pangalawa - isang pagsusuri sa sitwasyon o isyu, ang pangatlo - mga konklusyon at mungkahi.
Pag-uulat ng mga sanggunian naglalaman ng buod ng impormasyon tungkol sa mga resulta ng mga aktibidad, samakatuwid, ang pamagat ng pahayag ng pag-uulat ay may kasamang indikasyon ng yugto ng panahon kung saan nauugnay ang impormasyong ipinakita sa sertipiko, halimbawa: Pahayag sa dami ng daloy ng trabaho ng negosyo noong 2006.
Mga sanggunian sa impormasyon ay iginuhit upang ipaalam sa pamamahala ang tungkol sa estado ng mga gawain at maaaring magkaroon, halimbawa, ang sumusunod na pamagat: Pahayag ng pag-unlad ng trabaho sa ilalim ng kontrata sa OJSC Luna. Ang mga ito ay binalangkas kapag hiniling at isinumite sa loob ng itinakdang mga deadline.
Ang mga sanggunian, depende sa addressee, ay maaaring:
- panlabas at
- panloob.
Mga panlabas na sanggunian ay iginuhit sa pangkalahatang letterhead ng organisasyon, na nilagdaan ng pinuno ng organisasyon at naglalaman ng parehong mga detalye tulad ng mga memo.
Mga panloob na sanggunian ay iginuhit sa isang karaniwang sheet ng papel sa parehong paraan tulad ng isang panloob na memorandum at nilagdaan ng pinuno ng yunit ng istruktura at / o isang espesyalista na compiler.
Teksto ng parehong impormasyon at pag-uulat na sanggunian maaaring i-format sa anyo ng isang talahanayan, isama ang mga seksyon at subsection (tingnan ang halimbawa ng pag-compile ng isang panloob na sertipiko sa Halimbawa 6).
Sa paghahanda tulong sa draft kinakailangang maingat na i-edit ang nilalaman nito sa mga tuntunin ng:
- pagkakumpleto at pagiging maaasahan ng mga katotohanan at impormasyon;
- ang kawastuhan ng feedback ay nangangahulugan (address, telepono, atbp.);
- katumpakan ng pakikipag-date;
- pagsunod sa antas ng pagpirma.
Ang lahat ng ito ay kinakailangan upang ang sertipiko ay hindi maging sanhi ng mga karagdagang katanungan, at higit pa sa kasunod pagpapaliwanag ng sulat.
Ang mga sertipiko ng isang talambuhay o opisyal na kalikasan ay nagsisilbi upang patunayan ang anumang mga legal na katotohanan, halimbawa, kumpirmasyon ng isang posisyon na hawak, suweldo, lugar ng paninirahan, atbp. Kung karaniwan ang mga sitwasyon kung saan ibinibigay ang mga certificate, gagawin ang pinag-isang template form sa organisasyon.
Text talambuhay na impormasyon nagsisimula sa isang indikasyon sa nominatibong kaso ng apelyido, pangalan, patronymic ng taong kung kanino iniulat ang impormasyon. Ang teksto ng anumang tulong ay hindi dapat maglaman ng mga archaic na parirala na naglalaman ng mga hindi kinakailangang salita tulad ng "tunay na tulong", "talagang gumagana", atbp. Sa dulo ng sertipiko, ibibigay ang pangalan ng institusyon kung saan ito isinumite. Ang sertipiko ay nilagdaan ng mga taong nag-compile nito at responsable para sa data na ipinakita. Depende sa layunin ng sertipiko, ito ay maaaring ang pinuno ng organisasyon at ang punong accountant o ang pinuno ng organisasyon at ang pinuno ng departamento ng mga tauhan. Ang mga naturang sertipiko ay dapat na sertipikado ng selyo ng organisasyon.
Isang halimbawa ng isang sertipiko ng negosyo:
Upang malutas ang iba't ibang mga isyu sa produksyon at organisasyon, mayroon panloob na sulat sa negosyo. Sa proseso ng pagpapanatili ng dokumentasyon, ang iba't ibang mga memo ay pinagsama-sama.
Maaari rin itong maging mga ulat, mga order, atbp. Sa karamihan ng mga kaso, ang mga panloob na dokumentong ito ay napakalapit sa likas na katangian ng pagsulat, depende lamang sa pangwakas na layunin at dahilan ng pagsulat, ang mga ito ay may ibang organisasyonal at legal na kalikasan.
Kung ang memo ay may partikular na layunin o inaayos ang paggasta ng mga mapagkukunang pinansyal, dapat itong ilakip sa pangkalahatang mga pahayag sa pananalapi (batay sa isang tiyak na katotohanan, ang departamento ng accounting ay nagtatala at nagsasagawa ng mga transaksyon sa paggasta at kita).
Ang mga tala ng serbisyo na may kakaibang katangian ay nakakatulong upang mabilis na malutas ang iba't ibang mga kasalukuyang isyu at ito ay isang sumusuportang dokumento ng mga partikular na katotohanan.
Ang mga tala ng serbisyo, depende sa uri at uri ng pagsulat nito, ay dapat itago sa isang tiyak na bilang ng mga taon (ang mga termino ay maaaring mula sa 1 taon, 3, 5 taon, o permanenteng nakaimbak).
Mga kinakailangan para sa paghahain ng memo
Ayon sa balangkas ng pambatasan (GOST 6.30-2003 "Pinag-isang mga sistema ng dokumentasyon" Pinag-isang sistema ng dokumentasyong pang-organisasyon at administratibo. Mga kinakailangan para sa gawaing papel") dapat may memo:
- isang indikasyon kung kanino itinuro ang dokumento (isang opisyal, isang istrukturang yunit o isang partikular na organisasyon);
- pangalan ng addressee (partikular kung kanino ipinadala ang dokumento);
- ang pangalan ng dokumento (sa kasong ito, "Memorandum" ay ipinahiwatig);
- numero ng pagpaparehistro ng tala ng serbisyo;
- petsa ng pagsulat;
- patungo sa teksto (halimbawa: "Sa pagbili ng stationery para sa departamento", "Sa aksyong pandisiplina", atbp.);
- ang teksto mismo;
- petsa at lagda, na nag-compile ng memo (kinakailangang ipahiwatig ang posisyon);
Kapag nagsusulat ng isang memo, dapat mong sundin ang mga sumusunod na patakaran:
- tamang indikasyon ng lahat ng mga detalye;
- mahigpit na sumunod sa opisyal na istilo ng pagsulat;
- ayusin ang dokumento sa tamang pagkakasunod-sunod;
Sino ang maaaring magsulat ng isang memo
Ang isang memo ay maaaring gawin ng mga ordinaryong manggagawa at ng pamamahala ng organisasyon. Ito ang dokumentong namamahala koneksyon ng mga bagay na may pahalang na kontrol.
Pamamahala ng elektronikong dokumento
Ang mga pangunahing layunin ng pagsulat ng mga memo ay upang malutas ang mga kasalukuyang problema sa organisasyon na may kaugnayan sa pamamahala sa ekonomiya, materyal at teknikal na base, suporta sa impormasyon, aksyong pandisiplina, atbp.
Kadalasan, ang mga nangungunang organisasyon ay gumagamit ng isang elektronikong sistema ng pamamahala ng dokumento upang maitala ang iba't ibang data at katotohanan: ang mga programmer ay bumuo ng isang espesyal na programa, ang gawain ng organisasyon ay nakarehistro gamit ang isang pag-login at password (sila ay ibinigay ng departamento ng mga tauhan) at, na pumasok sa isang tiyak na seksyon ng ang programa sa pamamahala ng dokumento, pinipili ng empleyado ang seksyong "Memorandum" at pinunan na ang mga nawawalang field.
Ang kaginhawahan ng paggamit ng pamamahala ng elektronikong dokumento ay pinahahalagahan ng maraming kumpanya, dahil:
- ang numero ng dokumento (card nito) ay awtomatikong itinalaga;
- lahat ng mga dokumento ay naka-imbak sa isang electronic archive (pangunahin sa pamamagitan ng taon);
- upang maghanap ng isang tiyak na dokumento, sapat na malaman ang pinakamababang hanay ng impormasyon;
- pagtitipid sa papel at pag-arkila ng imbakan, atbp.;
Ngunit maraming organisasyon pa rin ang gumagamit ng papel na media kapag nagsusulat ng mga memo.
Ang departamento ng mga tauhan ay madalas na may mga handa na halimbawa ng mga memo para sa iba't ibang layunin, at kailangan lamang ng empleyado na makipag-ugnayan sa responsableng opisyal ng tauhan at ipahiwatig ang dahilan ng pagsulat ng kanyang memo.
Ang pamamaraan para sa pagsasaalang-alang ng isang memo
Matapos magsulat ng isang memo, ito ay nakarehistro ng mga responsableng empleyado, pagkatapos ito ay isinumite para sa pagsasaalang-alang sa mga responsableng tao (na nagpapansin sa katotohanan ng pagbabasa at naglalagay ng naaangkop na mga tala) at pagkatapos ng lahat ng ito ay ipinadala ito sa addressee. Inilagay na ng addressee ang kanyang resolution (“Sumasang-ayon”, “Rejected”, “Reviewed”, “Completed”, atbp. Depende sa layunin ng pagsulat ng memo at sa huling resulta ng aksyon pagkatapos ng apela ng empleyado ng kumpanya).
Walang mahigpit na kinakailangan mula sa legislative base para sa pagsusulat ng mga memo, ngunit kailangan mo pa ring ipahiwatig nang tama ang lahat ng mga punto (ayon sa pangkalahatang mga kinakailangan ng daloy ng trabaho).
Isang halimbawa ng pagsulat ng memo
Direktor ng Rostok LLC
Samelyuk Anatoly Petrovich
sales manager sa Rostok LLC
Kuznetsova Oksana Ivanovna
(maaari mong tukuyin ang data ng pasaporte, address ng tirahan o address ng trabaho, numero ng tauhan ng empleyado, na itinalaga kapag nag-aaplay para sa isang trabaho)
Disyembre 25, 2014
31 ng Disyembre 25, 2014 (numero ng pagpaparehistro)
memo
Kaugnay ng extension ng business trip sa Moscow, ayon sa data ng dokumento No. 27 na may petsang 12/15/2014: ang tagal ng business trip ay dapat mula Disyembre 17, 2014 hanggang Disyembre 20, 2014, ngunit ang aktwal na tagal ng paglalakbay sa negosyo: mula Disyembre 17, 2014 hanggang Disyembre 23, 2014 taon, na may kaugnayan sa solusyon ng mga nauugnay na isyu sa organisasyon. Ang ulat sa gawaing ginawa ay isinumite sa pinuno ng departamento ng pagbebenta ng Rostok LLC Kramar Nikolay Nikolaevich.
Ang mga tiket sa pag-alis at pagdating ay nakalakip. Hinihiling ko sa iyo na maglaan ng naaangkop na halaga ng allowance sa paglalakbay - sa halagang 10 libong rubles.
25.12.2014
sales manager sa Rostok LLC
Kuznetsova O. I. (at personal na lagda).
Kung ang isang memo ay sumasakop ng ilang A4 sheet, ang bawat isa sa kanila ay binibilang.
Indentation
Kapag nag-isyu ng memo sa papel, dapat kang sumunod sa mga sumusunod na indent:
- kaliwang indent (margin) - mula 2.5 hanggang 3.5 cm (lugar para sa pag-file ng dokumento);
- kanang indent - mula 1.25 hanggang 2.5 cm;
- itaas na indent - hindi bababa sa 2 cm;
- mas mababang indent - hindi bababa sa 2 cm;
Kung isasaalang-alang namin ang pangkalahatang mga prinsipyo ng pagsulat ng isang memo, kung gayon ang dokumentong ito ay eksklusibong pantulong sa kalikasan, tiyak na impormasyon at sa gayon ay nagpapasimula ng isang tiyak na desisyon sa pamamahala.
Ang isang memo ay isang impormasyon at reference na dokumento, isang tool para sa pagsusulatan ng negosyo sa loob ng isang organisasyon.
Ang isang memo ay iginuhit upang i-highlight ang anumang mga isyu sa negosyo na may kaugnayan sa gawain ng isang departamento o isang partikular na empleyado, ang solusyon nito ay nakasalalay sa isa pang istrukturang yunit ng organisasyon o empleyado.
Ang pagsulat ng mga memo, hindi tulad ng mga memo, ay isinasagawa sa pagitan ng mga istrukturang yunit o mga empleyado ng katumbas na opisyal na katayuan na hindi direktang nasasakupan.
Para sa mga bonus ng empleyado
Ang isang memo sa mga bonus ay ang batayan para sa pag-isyu ng isang order upang hikayatin ang isang empleyado, ito ay iginuhit ng pinuno ng departamento sa pangalan ng mas mataas na pamamahala, ito ay nagtatakda ng mga dahilan at batayan para sa mga bonus, ang data ng empleyado at ang compiler. Upang isaalang-alang ito ng ulo, kinakailangan na magrehistro ng isang tala. Matapos ang desisyon sa bonus ay ginawa, ang isang order ay inisyu.
Tungkol sa pagtaas ng suweldo
LLC "Kumpanya"
ORDER No. 25\10982 na may petsang Nobyembre 25, 2010
sa pagtaas ng suweldo ni Ivanov V.A.
Dahil sa mahusay na pagganap ng benta ng manager na si Ivanov V.A. ayon sa mga resulta ng first-third quarter ng 2010
NAG-ORDER AKO:
1. Magtatag ng isang opisyal na suweldo sa halagang 25,000 (dalawampu't limang libong) rubles mula Disyembre 01, 2010 sa tagapamahala ng departamento ng pagbebenta, Ivanov Viktor Aleksandrovich.
2. Punong accountant na si Vasilyeva A.V. Tiyakin ang napapanahong pagbabayad ng suweldo na tinukoy sa talata 1 ng order na ito at iba pang mga halaga na kinakalkula batay dito.
3. Sa pinuno ng departamento ng tauhan Fedorov G.I.:
3.1. Gumawa ng mga pagbabago sa talahanayan ng staffing sa pamamagitan ng pagtatakda ng suweldo para sa post ng sales manager sa 25,000 (dalawampu't limang libong) rubles.
3.2. Magtapos sa Ivanov V.A. karagdagang kasunduan sa kontrata sa pagtatrabaho na may petsang [petsa ng kontrata sa pagtatrabaho] [Blg. ng kontrata sa pagtatrabaho] sa pagtatatag ng suweldo sa halagang 25,000 (dalawampu't limang libong) rubles mula Disyembre 01, 2010.
2.4. Upang makilala ang utos na ito Ivanov V.A. sa ilalim ng pagpipinta.
Pangkalahatang Direktor ng LLC "Kumpanya"
Zhdanov V.V.
Kilala ko ang utos ni ____________________ Vasilyeva A.V.
Pamilyar sa utos ____________________ Fedorov G.I.
Nakilala ko ang utos ____________________ Ivanov V.A.
Ang batayan para sa pagtaas ng suweldo ay maaari ding magsilbing:
- isang memo mula sa pinuno ng departamento kung saan kabilang ang empleyado
- pagtaas ng mga presyo sa bansa at, bilang isang resulta, ang pangangailangan na muling i-index ang mga suweldo para sa kumpanya - taasan ang suweldo ng mga empleyado
- pagtatalaga ng mga bagong responsibilidad sa trabaho sa empleyado.
Sa hindi pagtupad sa mga obligasyon
MEMORANDUM
04.10.2013 № 6Tungkol sa hindi pagtupad sa mga tungkulin
Dinadala ko sa iyong pansin na ang driver-forwarder na si Sokolov Ivan Igorevich ay hindi ipinakita ang kotse na itinalaga sa kanya (state number C 042 MK 83) para sa isang naka-iskedyul na teknikal na inspeksyon, na lumabag sa mga probisyon ng paglalarawan ng trabaho noong 10/06/2010.
Kaugnay ng paglabag na ginawa, iminumungkahi kong ideklara si Sokolov I.I. na isang pagsaway.
Ang isang memorandum sa hindi pagtupad sa mga opisyal na tungkulin ay iginuhit sa isang sheet ng A4 na papel.
Tungkol sa mga paglabag sa trabaho
DEPARTMENT NG IMPORMASYON Pangkalahatang Direktor
TECHNOLOGY Beseda LLC
MEMORANDUM
09.12.2014 № 10-23/158
Tungkol sa paglabag sa disiplina sa paggawa
Ipinapaalam ko sa iyo na kahapon, 12/08/2014, sa loob ng 2 oras mula 16-00 hanggang sa katapusan ng araw ng pagtatrabaho, ang espesyalista ng departamento ng teknolohiya ng impormasyon na si Roman Viktorovich Fregatov ay wala sa lugar ng trabaho.
Mga sumusuportang dokumento, nagpapatotoo sa bisa ng mga dahilan para sa kawalan, Fregatov R.The. hindi ipinakita.
Kaugnay ng paglabag, dahil sa paulit-ulit na katangian nito, ipinapanukala ko kay Fregatov R.V. maglabas ng pasaway.
Pinuno ng Departamento E.S. Lyubimchikov
Batay sa mga halimbawa ng mga memorandum na ibinigay, madali na ngayong lumikha ng iyong sariling mga halimbawa.
Evgenia Stripe
Para sa pagbili ng stationery
Ang memo na "Para sa pagbili ng stationery" ay nagtatakda ng mga katotohanan ng pangangailangan sa produksyon para sa pagbili ng isang tiyak na halaga ng stationery, isang listahan ng stationery (pangalan, dami) ay nakalakip.
Tungkol sa paglalaan ng mga pondo
Empleado __________________________/_____________/
NAGSANG-AYON
Punong kagawaran _______________________/___________/
PANSIN
Ang responsibilidad para sa accounting at pag-iimbak ng mga literatura na partikular na binili para sa mga departamento ay nasa mga pinuno ng mga departamentong ito.
Ang desisyon na maglaan ng mga pondo para sa pagbili ng literatura:
Superbisor
Corporate University _________________________/____________ /
Dami sa laki
Rubles ______________ / _____________ / "__" _______ 200_
Ako ay nangangako na magbigay ng mga benta at resibo ng pera, pati na rin ang mga hindi nagamit na pondo hanggang 25 "___________" 200_. _______________________/___________/
Mga resibo ng kalakal at cash, pati na rin ang mga hindi nagamit na pondo sa halagang
Rubles _______________ / _____________ / "__" _______ 200_