Halimbawang cash register sa Excel spreadsheet. Cash book: form

Cash book(form KO-4) - idinisenyo upang itala ang resibo at isyu ng cash. Ito ay ginagamit upang itala ang mga resibo at disbursements ng cash mula sa isang organisasyon sa cash desk. Ang cash book ay dapat na may bilang, laced at sealed na may selyo sa huling pahina, kung saan ang entry na "Sa aklat na ito ay may ______ sheet na may numero at laced." Ang kabuuang bilang ng mga laced sheet sa cash book ay pinatunayan ng mga pirma ng pinuno at punong accountant ng organisasyon.

Ang bawat sheet ng cash book ay binubuo ng 2 pantay na bahagi: ang isa sa mga ito (na may pahalang na linya) ay pinunan ng cashier bilang unang kopya, ang pangalawa (nang walang pahalang na linya) ay pinunan ng cashier bilang pangalawang kopya mula sa sa harap at likod sa pamamagitan ng carbon paper na may tinta o ballpen. Ang una at pangalawang kopya ng mga sheet ay binibilang na may parehong mga numero. Ang mga unang kopya ng mga sheet ay mananatili sa cash book. Ang mga pangalawang kopya ng mga sheet ay dapat na punit-off, nagsisilbi itong ulat ng cashier at hindi napupunit hanggang sa pagtatapos ng mga operasyon para sa araw.

Ang mga rekord ng mga transaksyong cash ay nagsisimula sa harap na bahagi ng tuloy-tuloy na bahagi ng sheet pagkatapos ng linyang "Balanse sa simula ng araw."

Una, ang sheet ay nakatiklop sa kahabaan ng cut line, inilalagay ang punit-off na bahagi ng sheet sa ilalim ng bahagi ng sheet na nananatili sa aklat. Upang mapanatili ang mga tala pagkatapos ng "Paglipat", ang napunit na bahagi ng sheet ay inilalagay sa harap na bahagi ng tuloy-tuloy na bahagi ng sheet at ang mga rekord ay ipinagpapatuloy sa mga pahalang na pinuno ng reverse side ng tuloy-tuloy na bahagi ng sheet.

Mag-download ng sample form ng cash book form KO-4 sa Word at Excel na format:

I-download I-download

Pagpuno at pagpaparehistro ng cash book

Ang mga sheet ng cash book ay nabuo sa anyo ng isang machine diagram na "Insert sheet ng cash book". Kasabay nito, nabuo ang "Ulat ng Cashier" na machinegram. Ang parehong mga machinogram ay dapat na iguhit sa simula ng susunod na araw ng trabaho, may parehong nilalaman at isama ang lahat ng mga detalye na ibinigay para sa form ng cash book.

Ang pagnunumero ng mga sheet ng cash book sa mga machine diagram na ito ay awtomatikong isinasagawa sa pataas na pagkakasunud-sunod mula sa simula ng taon.

Ang cashier, pagkatapos matanggap ang Cash Book Load Sheet at ang Cashier's Report, ay dapat suriin ang kawastuhan ng mga dokumentong ito, lagdaan ang mga ito at isumite ang ulat ng cashier kasama ang mga dokumento ng resibo at gastos laban sa isang pirma sa Cash Book Loose Sheet.

Sa diagram ng makina na "Inset sheet ng cash book", ang huling para sa bawat buwan ay dapat i-print ang kabuuang bilang ng mga sheet ng cash book para sa bawat buwan, at sa huling para sa taon ng kalendaryo - ang kabuuang bilang ng mga sheet ng cash book para sa taon.

Para sa kaligtasan at kadalian ng paggamit, ang mga maluwag na sheet ng cash book ay iniingatan ng cashier nang hiwalay para sa bawat buwan sa buong taon.

Sa pagtatapos ng taon ng kalendaryo (o kung kinakailangan), ang mga insert sheet ng cash book ay nakatali sa magkakasunod na pagkakasunud-sunod. Ang kabuuang bilang ng mga sheet para sa taon ay pinatunayan ng mga pirma ng pinuno at punong accountant ng negosyo at ang libro ay selyado.

Ang kumpanya ay nagpapanatili lamang ng isang cash book. Binuksan ang cash book para sa isang tiyak na panahon, na maaaring isang buwan, quarter, taon o anumang iba pang panahon na itinatag ng negosyo. Ang cash book ay dapat na may bilang, laced at selyadong may wax o mastic seal. Kapag tinatakan ang isang libro na may mastic seal, ang pandikit batay sa likidong baso ("Silicate", "Clerical", "Office"), tissue paper, tinta ng selyo ay ginagamit Ang papel na may tatak ng selyo ay pinahiran sa magkabilang panig na may pandikit, pagkatapos i-seal ang libro, inilapat ang isa pang layer ng pandikit .

Ang mga entry sa cash book ay ginawa sa 2 kopya gamit ang carbon paper gamit ang tinta o ballpen. Ang una at pangalawang kopya ng mga sheet ay binibilang na may parehong mga numero. Ang pangalawang kopya ng mga sheet ay dapat na punit at magsilbing ulat ng cashier kasama ang mga dokumentong nakalakip sa kanila. Ang mga unang kopya ng mga sheet ay mananatili sa cash book.

Ang pagtatala ng mga transaksyon sa cash ay nagsisimula sa harap na bahagi ng tuloy-tuloy na bahagi ng sheet pagkatapos ng linya ng balanse sa simula ng araw. Una, ang sheet ay nakatiklop sa kalahati sa kahabaan ng cut line, inilalagay ang napunit na bahagi ng sheet sa ilalim ng bahagi na nananatili sa aklat. Ang kopya ng papel ay ipinasok sa pagitan ng mga bahagi ng sheet. Matapos punan ang harap na bahagi ng permanenteng bahagi, ang isang "paglipat" ay isinasagawa. Sa kasong ito, ang napunit na bahagi ng sheet ay inilalagay sa harap na bahagi ng hindi napunit na bahagi, ang carbon paper ay ipinasok at ang mga tala ay ipinagpapatuloy kasama ang mga pahalang na pinuno ng reverse side ng hindi napunit. bahagi ng sheet. Bilang resulta, ang napunit na bahagi ng sheet, na siyang ulat, ay isang kopya ng entry sa cash book. Ang form ng ulat ay hindi lumalabas hanggang sa pagtatapos ng araw.

Ang mga pagbura at hindi tinukoy na pagwawasto sa cash book ay hindi pinahihintulutan. Ang mga pagwawasto na ginawa ay pinatunayan ng mga pirma ng cashier, pati na rin ang punong accountant ng negosyo o ang taong pumalit sa kanya.

Ang mga entry sa cash book ay ginawa ng cashier kaagad pagkatapos matanggap o mag-isyu ng pera para sa bawat order o iba pang dokumento na pinapalitan ito. Araw-araw sa pagtatapos ng araw ng pagtatrabaho, kinakalkula ng cashier ang mga resulta ng mga transaksyon para sa araw, ipinapakita ang balanse ng pera sa cash register para sa susunod na petsa at inililipat sa departamento ng accounting bilang ulat ng cashier ng pangalawang tear-off sheet (isang kopya ng mga entry sa cash book para sa araw) na may mga resibo at gastos na mga cash na dokumento laban sa resibo sa cash register book.

Kung ang mga transaksyon sa cash ay hindi isinasagawa sa negosyo araw-araw, kung gayon ang isang ulat ay karaniwang inihahanda isang beses bawat 3-5 araw, depende sa dami ng mga talaan. Sa kasong ito, sa halip na petsa ng ulat, ang panahon para sa pagpaparehistro ng mga transaksyong cash ay ipinahiwatig, halimbawa, "Cash para sa Enero 02-06, 2006. Sheet ___."

Mag-download ng iba pang mga form sa aming website:

Tulad ng alam mo, mahilig magbilang ang pera. At sa pagsasagawa, ang panuntunang ito ay talagang gumagana. Para sa mga layunin ng karamihan sa mga kumpanya at organisasyon, ang pangunahing tungkulin ay upang kumita. Ngunit kahit na walang mga gastos, ganap na anumang aktibidad ay imposible. Upang mapanatili ang balanse sa pagitan ng matagumpay na negosyo at pagsunod sa batas, ginagamit ang konsepto ng disiplina sa pera. Ang isa sa mga bahagi nito ay ang ipinag-uutos na pagpapanatili ng isang cash book ng lahat ng mga kumpanya at negosyo.

Ang cash book ay isang dokumento ng accounting na naglalaman ng lahat ng impormasyon tungkol sa mga resibo at paggasta. cash. Siyempre, mayroong isang form para sa naturang libro ayon sa batas, ngunit ito ay opsyonal para sa paggamit. Ang bawat nagbabayad ng buwis ay may pagkakataon na independiyenteng bumuo at gumamit ng cash book sa kanilang mga aktibidad, sa kondisyon na naglalaman ito ng mga mandatoryong detalye.

Pamamaraan para sa 2019

Itinatala ng ledger ang lahat ng mga transaksyong pinansyal na isinagawa sa araw.

Ang responsibilidad para sa pagpapanatili ng cash book ay nakasalalay sa punong accountant ng organisasyon o sa taong pinagkatiwalaan sa pagsasagawa ng mga aktibidad sa accounting.

Ang taong responsable para sa cash desk ay hinirang sa pamamagitan ng utos ng pinuno ng organisasyon.

Sa kasong ito, ang bawat departamento ay nagpapanatili ng sarili nitong fund accounting book. Kasabay nito, ang orihinal na cash book ng bawat hiwalay na dibisyon ay matatagpuan sa dibisyon, at ang mga kopya ng aklat na ito ay kinakailangang ilipat sa pangunahing institusyon para sa mga mandatoryong ulat at impormasyon sa cash accounting.

Kung ang mga pinuno ng organisasyon ay nagpasya na mas maginhawa para sa kanilang mga aktibidad na mapanatili ang isang cash book sa papel, kung gayon sa kasong ito ang cash book ay isang papel na journal na may mga kinakailangang detalye. Ngunit palaging may alternatibo: pinapayagang magpanatili ng cash book elektronikong anyo

. Kaya, ito ay isang espesyal na programa na may ipinag-uutos na pagkumpleto ng mga patlang.

Mga nuances ng pagpuno ng dokumento

Ang paraan ng pagpapanatili ng isang dokumento nang manu-mano ay napaka-inconvenient Ang pagpapanatili ng cash book sa isang organisasyon ay kadalasang responsibilidad ng isang accountant. Araw-araw kapag sila ay ginawa mga transaksyon sa pananalapi

, binabawasan ng cashier ang balanse ng mga pondo sa simula at pagtatapos ng araw ng trabaho.

Ang anumang resibo ng cash sa cash desk ay itinatala sa isang cash receipt order, at anumang isyu ng pera ay makikita sa isang expenditure order. Sa kasong ito, ang mga numero at impormasyon tungkol sa mga order sa itaas ay dapat ipahiwatig sa cash book. Ang lahat ng mga transaksyon ay isinasaalang-alang sa pagtatapos ng bawat araw at pinatunayan sa pamamagitan ng pirma ng punong accountant.

Pagkatapos ay ipapadala ang impormasyong ito sa punong accountant ng organisasyon para sa pag-verify.

Kapag pinupunan ang cash book mismo, kinakailangan ding matugunan ang ilang mga kinakailangan: sa pahina ng pamagat
ang mga libro ay dapat maglaman ng mga detalye ng organisasyon (o kung mayroong isang hiwalay na dibisyon);
Sapilitan na numero ang bawat pahina ng aklat;

Ang anyo ng aklat ay dapat tumugma sa taon ng pananalapi.

Mga tampok ng pagpuno sa elektronikong paraan

Ang dokumento ay pinananatili ng cashier at sertipikado ng isang accountant

Ang isang accountant ay gumagamit ng maraming mga programa sa kanyang trabaho. Sa partikular, ang aklat sa itaas ay nasa elektronikong anyo, at ipinasok ng accountant ang lahat ng kinakailangang impormasyon tungkol sa pagtanggap at paggasta ng mga pondo sa programa sa araw. Karaniwan, ang isang electronic cash book ay isang talahanayan. Mayroong dalawang mga pagpipilian para sa pagpapanatili ng isang libro: ganap na elektroniko at elektronikong pagpapanatili na may karagdagang pag-print ng impormasyon. SA

ang huling kaso

Upang maprotektahan ang impormasyon ng programa mula sa mga ikatlong partido, inirerekumenda na harangan ito mula sa hindi awtorisadong pag-access.

Imbakan ng cash book

Ang pag-iimbak ng mga cash book sa 2019 ay dapat isagawa alinsunod sa itinatag na mga regulasyon. Ang lokasyon ng storage ay maaaring ang archive ng organisasyon o isa pang espesyal na lugar na nagsisiguro ng kaligtasan sa buong panahon ng storage mga dokumento sa accounting, ibig sabihin, hindi bababa sa 5 taon pagkatapos ng katapusan ng panahon ng pag-uulat. Ang wastong pag-iimbak ng mga cash book ay magpoprotekta sa negosyo mula sa pananagutan sa buwis at administratibo.

Ang cash book ay isa sa pinakamahalagang dokumento sa pananalapi sa anumang organisasyon. Kapansin-pansin na ang malawakang pagpapakilala ng mga online na electronic cash register ay hindi nakakakansela sa pagpapanatili ng mga cash book.

Ang cash book ay isang dokumento na obligado para sa bawat negosyo o indibidwal na negosyante na nagtatrabaho gamit ang cash, na nagtatala ng lahat ng papasok at papalabas na mga transaksyon sa cash ng organisasyon.

Ang form ng cash book (form KO-4) ay pinag-isa at isang libro na may numero at laced na mga sheet. Sa huling pahina, isang talaan ang ginawa ng bilang ng mga sheet sa aklat at pinatunayan na may selyo ng organisasyon. Ang direktor, punong accountant ng negosyo ay pumipirma sa ibaba at inilalagay ang petsa.

Form ng cash book

Halimbawa ng pagpuno ng cash book noong 2019

Paano magpanatili ng cash book KO-4

Ang cash book ay pinananatili araw-araw. Ang libro ay itinatago ng isang awtorisadong cashier o iba pa responsableng tao. Ang kontrol sa cash book ay itinalaga sa punong accountant.

Ang isang organisasyon ay dapat magkaroon ng isang cash book para sa lahat ng aktibidad nito. Kung ang isang organisasyon ay may mga dibisyon, maaari nilang panatilihin ang kanilang sariling cash book. Ang mga kopya ng mga sheet nito ay inililipat sa punong tanggapan sa loob ng panahong itinatag ng organisasyon.

Ang mga sheet ng cash book ay pinupunan alinman sa pamamagitan ng kamay o sa electronic media.

Ang mga sulat-kamay na tala ay ginawa bilang mga kopya ng carbon; ang unang kopya ay nananatili sa cash book, at ang pangalawang kopya ay pinutol sa dulo at isinumite para sa pag-uulat sa departamento ng accounting.
Kapag pinupunan ang elektronikong paraan, ang sheet sa aklat ay nahahati sa itaas at ibabang bahagi, pareho silang pinupunan sa parehong paraan, naglalaman ng lahat ng data ng kumpanya, at binibilang sa pataas na pagkakasunud-sunod. Ang itaas ay nananatili para sa pagbuo ng cash book, ang mas mababang isa ay ibibigay sa departamento ng accounting. Ang huling sheet para sa buwan ay naglalaman ng impormasyon tungkol sa kabuuang bilang ng mga sheet sa buwang ito. Huling sheet para sa taon - ang bilang ng mga sheet para sa taon. Kasunod nito, ang mga sheet ay pinagsama, pinatunayan ng pirma ng manager at ng punong accountant, at ang kanilang numero ay ipinahiwatig.

Paano sagutan nang tama ang KO-4 cash book form

Ang pangalan ng organisasyon (buong pangalan ng indibidwal na negosyante), OKPO code, yunit ng istruktura, kung mayroon man. Susunod, ipahiwatig ang panahon kung kailan binuksan ang aklat (taon o buwan at taon).

Sa mga panloob na sheet:

Ang petsa kung kailan ito napunan ay nakasaad sa itaas.
sa linyang "balanse sa simula ng araw" ang halaga ng pera sa cash register sa simula ng araw ay nakasulat sa mga numero, na kinuha mula sa linya na "balanse sa pagtatapos ng araw" ng nakaraang sheet .
Ang mga entry mula sa column 1 hanggang 5 ay ginawa batay sa bawat PKO at RKO.
Hindi kinakailangan para sa mga indibidwal na negosyante na punan ang kolum na "kaugnay na numero ng account, subaccount".
Sa column na "transfer", isulat sa mga numero ang halaga ng lahat ng kita at gastos mula sa mga linyang napunan sa itaas.
Sa column na "kabuuan para sa araw", ang kabuuang halaga ng kita at gastos para sa araw ay ipinahiwatig sa mga numero.
Ang field na "end of day balance" ay nagpapahiwatig ng balanse ng cash sa cash register sa pagtatapos ng araw. Kinakalkula ito gamit ang formula: balanse sa simula ng araw + kabuuang kita para sa araw - kabuuang gastos para sa araw. Kung ang balanseng ito ay naglalaman ng pera para sa mga suweldo o mga social na pagbabayad at scholarship, ang mga ito ay ipinahiwatig sa ibaba.
Sa dulo ng sheet, ang bilang ng mga nakarehistrong PKO at RKO ay ipinahiwatig sa mga salita, at ang mga pirma ng cashier na nagpuno ng form at ang accountant ay nakakabit.

Naka-cross out ang mga walang laman na row sa table.

Kapag pinupunan ang form, sinusuri ng cashier ang resibo at nagagamit na mga dokumento. Ang libro ay sinuri ng isang accountant (punong accountant, manager kung wala sila) at pinirmahan din.

Kung walang paggalaw ng pera sa cash register sa araw, walang mga entry para sa araw na iyon ang ginawa sa aklat.

Ang mga pagwawasto sa aklat ay hindi pinapayagan. Kung, gayunpaman, ang isang pagkakamali ay ginawa sa pagpuno, ang pagwawasto ay nakumpirma sa pamamagitan ng pirma ng cashier na nagpuno sa libro at ng punong accountant.

Cash book ginagamit upang itala ang mga resibo at disbursements ng cash mula sa isang organisasyon sa cash desk. Ang cash book ay dapat na may bilang, laced at sealed na may selyo sa huling pahina, kung saan ang entry na "Sa aklat na ito ay may _______ sheet na may numero at laced." Ang kabuuang bilang ng mga laced sheet sa cash book ay pinatunayan ng mga pirma ng pinuno at punong accountant ng organisasyon.

Ang mga rekord ng mga transaksyong cash ay nagsisimula sa harap na bahagi ng tuloy-tuloy na bahagi ng sheet pagkatapos ng linyang "Balanse sa simula ng araw."

Form KO-4 “Cash Book”

Pinagmulan/opisyal na dokumento: Resolusyon ng State Statistics Committee ng Russia na may petsang Agosto 18, 1998 N 88 (gaya ng susugan noong Mayo 3, 2000)

Format:.xls
Sukat: 46 kb

Ang form na KO-4 ay hindi ginagamit sa pang-araw-araw na buhay at ang pagkakaroon nito ay hindi alam ordinaryong tao. Ngunit ang dokumentong ito, sa karaniwang pananalita ay isang cash book, ay kilala sa lahat ng mga negosyante sa Russia, at hindi sila maaaring gumana nang wala ito.

Pangkalahatang konsepto kung ano ang KO-4 form

Ang pamamaraan para sa pagpapanatili nito ay inaprubahan ng Decree of the State Statistics Committee of Russia na may petsang Agosto 18, 1998 N 88 (tulad ng susugan noong Mayo 3, 2000) "Sa pag-apruba ng pinag-isang mga porma ng pangunahing dokumentasyon ng accounting para sa accounting ng mga cash transaction, para sa accounting ng mga resulta ng imbentaryo.”

Gayunpaman, ang KO-4 form o cash book ay hindi kailangan para sa lahat ng entidad ng negosyo. Ito ay kinakailangan lamang para sa mga organisasyon kung saan mayroong ilang cash flow. Ibig sabihin, may trading for cash.

Sa pamamagitan ng paraan, ito ay kinakailangan upang bigyang-pansin ang katotohanan na noong Hunyo 1, 2014, sa maraming mga kahilingan ng mga negosyante, ipinakilala ng Russia pinasimpleng sistema cash turnover. Ayon sa sistemang ito, mga indibidwal na negosyante hindi maaaring gumuhit ng mga cash book at iba pang mga cash na dokumento, tulad ng incoming cash order (PKO), outgoing cash order (RKO).

Sa totoo lang, nalaman namin kung ano ang form ng KO-4, ngayon ay nananatili itong magsulat ng ilang mga salita tungkol sa kung paano ito gagawin nang tama.

Mga panuntunan para sa pagpapanatili ng isang cash book

Kaya, ang cash book ay maaaring mapanatili sa dalawang paraan. Maaari mong punan ang papel na bersyon nito, ngunit ang mga advanced na user ng computer ay maaaring panatilihin itong elektroniko.

Sa pamamagitan ng paraan, ito ay nagkakahalaga ng noting na kung ang papel na bersyon ay sertipikado sa isang regular na lagda, pagkatapos ay para sa elektronikong bersyon kakailanganin mong magrehistro ng isang elektronikong lagda.

Sa isang kumpanyang nagsasagawa tingian kalakalan, maaaring may isang cash book lamang. Kahit na ang isang tiyak na kumpanya ay nagsasagawa iba't ibang uri mga aktibidad, ang form KO-4 sa kumpanyang ito ay dapat nasa isang kopya.

Sino ang nag-iingat ng cash book? Ang form KO-4 ay hindi maaaring panatilihin ng kahit sino lamang; mga cash order. Dapat tiyakin ng punong accountant ng negosyo na ang data na ipinasok sa cash book ay tama. Kung hindi ito ibinigay sa mga tauhan ng kumpanya, kung gayon ang mga function ng kontrol ay isinasagawa ng pinuno ng kumpanya.

Form ng cash book, form ng KO-4

Maaari kang mag-download ng blangkong form ng cash book gamit ito link. Sa pamamagitan ng paraan, ida-download mo ang mga form sa dalawang format nang sabay-sabay, Excel at Word.

Halimbawa ng pagpuno ng form KO-4 (cash book)

Hindi mahirap maunawaan kung paano tama na punan ang isang cash book. Ngunit upang hindi aksidenteng magkamali, ipinakita ko sa iyong pansin ang mga halimbawa ng pagpuno.