Лист про зміну реквізитів– документ, що складається при зміні найменування організації, поштової чи юридичної адреси, банківських реквізитів, заміни директора тощо. Такий лист належить до офіційної ділової кореспонденції та активно застосовується у документообігу між компаніями.
Кому писати про зміну реквізитів
Це послання використовується для інформування партнерів/клієнтів/замовників/кредиторів, а також зацікавлених державних структурі контролюючих органів про зміни, що відбулися.
Важливе уточнення: на сьогодні письмово повідомляти про зміну банківських реквізитів на територіальну податкову службуне треба, т.к. ця функція перейшла до банків.
ФАЙЛИ
Що стосується інших контрагентів підприємства, то стосовно них лист носить не добровільний, а обов'язковий характер, оскільки необхідність повідомлення про зміну реквізитів завжди відображена в письмових. договірних відносинахміж сторонами. Найголовніше - робити це своєчасно, навіть найкраще заздалегідь, щоб при практичній взаємодії не виникало неприємних казусів, на кшталт відправки важливих документівна колишню адресу або перерахування грошових коштівна старі рахунки.
Хто складає лист про зміну реквізитів організації
Зазвичай складанням таких листів займається юрисконсульт чи секретар організації, а також керівники та співробітники структурних підрозділів, що мають прямий зв'язок із контрагентами. Але незалежно від того, в чиї функції входить цей обов'язок, важливо, щоб співробітник мав уявлення про основні правила складання ділових листів.
Правила складання
Лист не має строгого, обов'язкового до застосування, уніфікованого зразкатому написано воно може бути у вільній формі, з урахуванням потреб і завдань відправника. Щоправда, при цьому все ж таки слід дотримуватися деяких норм і стандартів.
- На початку листа необхідно вказувати відправника та адресата, при цьому якщо мова йдепро адресаті слід вписувати як найменування компанії, а й посаду конкретного співробітника.
- Далі йде інформаційна частина листа. Тут треба довести до одержувача повідомлення про зміну реквізитів, вказати нові, а також викласти прохання, пов'язані з проведеними змінами.
Тон листа має бути ввічливим, не надто сухим, але й у жодному разі не розв'язним. Необхідно слідувати діловому стилюта ретельно стежити за дотриманням правил російської мови, особливо у частині лексики, граматики та пунктуації.
Лист про зміну реквізитів може бути написаний як від руки, так і надрукований на комп'ютері, але в будь-якому випадку він повинен містити «живий» підпис керівника організації-відправника або іншої уповноваженої особи. Друк документі ставити необов'язково, т.к. З 2016 року юридичні особи мають право не ставити відбитки на паперовій документації.
Лист можна писати
- на звичайному стандартному листку формату А4
- або на фірмовому бланкуорганізації.
Останній варіант краще, т.к. він надає документу солідності та свідчить про офіційний характер послання.
Лист може мати стільки екземплярів, скільки потрібно для сповіщення всіх зацікавлених сторін. Кожне надіслане послання потрібно реєструвати в журналі вихідної реєстрації, щоб на випадок виникнення розбіжностей з контрагентом у відправника були відомості про дату надсилання повідомлення.
Приклад складання листа про зміну реквізитів організації
Заповнення шапки листа
- Вгорі послання спочатку вказується відправник, тобто вписується
- повна назва організації (відповідно до реєстраційних паперів),
- адресу та телефон для зв'язку.
- Потім вносяться дані про одержувача:
- його найменування
- та конкретна особа, до якої безпосередньо відбувається звернення (посада, прізвище, ім'я та по батькові).
- Після цього ставиться дата складання листа та його номер за внутрішнім документообігом.
- Нижче посередині рядка пишеться назва документа.
Заповнення тіла листа про зміну реквізитів
- Спочатку до одержувача доводиться сам факт зміни реквізитів і позначається, які саме дані зазнали змін. Тут же вписується дата, з якою колишні реквізити втратили значення.
- Потім, слід вказати всі прохання, що є у відправника, стосовно минулих і майбутніх документів щодо даних, що змінилися.
- Наприкінці листа потрібно обов'язково підписати, з розшифровкою підпису та зазначенням посади підписувача.
Як надіслати лист
Оскільки реквізити – найважливіша частина офіційної документації, то листи про всі зміни, пов'язані з ними, бажано надсилати в «натуральному» вигляді. Це дає можливість гарантовано доводити до відома контрагентів інформацію про нові реквізити, тим більше, якщо надсилати ці повідомлення рекомендованими листами з повідомленням про вручення.
У крайньому випадку можна поєднувати різні варіанти відправки: наприклад, електронне або факсове повідомлення поєднувати з відправленням через Пошту Росії. З одного боку, це дозволить максимально швидко повідомити партнерів про зміни, а з іншого забезпечить відправника доказами того, що відповідний лист був їм своєчасно надісланий та отриманий адресатом.
Банківські реквізити використовують щодо розрахункових операцій між господарюючими суб'єктами (ІП, ТОВ тощо.). Нерідко організації або приватні підприємці приймають рішення про необхідність зміни банку, що їх обслуговує.
Про зміни, що пройшли, слід своєчасно оповістити всіх контрагентів. В іншому випадку настане колапс господарської діяльності. Листи про зміну реквізитів відносяться до значної кореспонденції. Але незважаючи на це, уніфікованої формидокумента немає.
Кого треба повідомити про зміну реквізитів?
Надіслати повідомлення про зміну банківських реквізитів організації необхідно всім контрагентам. До них відносять:
- замовників;
- постачальників;
- клієнтів;
- інших контрагентів, із якими ведеться господарську діяльність.
Надсилати листа до податкового органу не потрібно. Банк сам проінформує відомство про зміни у реквізитах.
Порядок складання повідомлення про зміну реквізитів фірми
Законом не встановлено суворого регламенту складання кореспонденції цього типу, але, звичайно ж, стилістика послання має відрізнятись від . У разі повідомлення про зміну банківських реквізитів необхідно дотримуватись лише ділового тону. Документ, як правило, містить:
- Дані адресата та відправника. При цьому потрібно вказати конкретну посаду укладача листа та ПІБ керівника організації.
- Основна частина з новими банківськими реквізитами.
- Друк організації та підпис директора чи будь-якої іншої особи, наділеної повноваженнями на відправлення кореспонденції такого плану.
Оформляти документ краще типовому бланкуорганізації, але допускається використання простого листаформату А4. Переважно перший варіант — він надає посланню більше офіційності та акцентує на собі увагу.
Важливо:після надсилання листа про зміну банківських реквізитів до журналу вихідної кореспонденції вноситься відповідне виправлення. При розбіжності з контрагентом це дозволить довести, що помилка під час проведення грошових операційлежить саме на партнері з бізнесу.
В основну частину повідомлення слід включити:
- номер нового розрахункового рахунку;
- назва фінансової установи, в якій відкрито рахунок;
- БІК банку;
- кореспондентський рахунок фінустанови.
Необхідно додатково вказати дату, з якою колишні реквізити втратили актуальність. Інформація у листі вноситься до , що дозволить бухгалтерам фірми-контрагента уникнути можливих непорозумінь, що виникають під час проведення розрахунків.
Зразок листа про зміну банківських реквізитів організації
Стандартної форми листа про зміну банківських реквізитів немає. Кореспонденція складається у довільному вигляді, з урахуванням представлених раніше рекомендацій. Іноді користуються і готовими зразками, завантажені з Інтернету. Звичайно, їх необхідно адаптувати під кожну конкретну ситуацію.
Наслідки повідомлень контрагентів
Якщо вчасно не надіслати листа про зміну банківських реквізитів контрагентам, то може статися збій у роботі та своєчасне отримання платежів. При цьому виставити партнерам пені або звернутися до суду не вдасться. Вина за несвоєчасне інформування повністю лежатиме на організації, яка не повідомила термін про минулі зміни. Звичайно, нові реквізити можна дізнатися і при, але щодня проводити подібну операцію нікому і на думку не спаде.
Підбиваємо підсумки
Як і будь-яку іншу ділову кореспонденцію, наприклад, лист про зміну банківських реквізитів можна надіслати звичайною поштою або кур'єрською службою. Останній спосіб доставки швидше та надійніше. З поштовою службою нерідко виникають різні проблеми, пов'язані з втратою листа або довгою доставкою до адресата.
Контрагентів, що розташовані в інших регіонах РФ, інформують з використанням електронної поштичи факсу. Бажано спантеличитись питаннями оповіщення партнерів у той же день, коли і відбулися зміни в даних розрахункового рахунку організації.
Зразок листа про зміну реквізитів організації - це юридично значуще повідомлення, покликане оповістити контрагентів про істотні зміни, що відбулися на підприємстві: наприклад, про перехід до іншого банку або зміну організаційно-правової форми. У разі змінюються платіжні дані компанії. Щоб такі зміни не призвели до колапсу господарської діяльності, потрібно своєчасно сповістити про них контрагентів.
Лист про зміну банківських реквізитів належить до юридично значимих повідомлень, визначення яких дається у статті 165.1 ЦК України. Проте уніфікованої форми цього типу ділової кореспонденції немає. Тому складаються вони в довільній формі. Тим не менш, існують вироблені на практиці рекомендації щодо написання таких ділових листів — ми використовували їх, складаючи зразок повідомлення про зміну реквізитів банку.
Кого необхідно сповіщати про зміни
При укладанні різних договорів із підприємствами та підприємцями зазначаються платіжні дані, за якими необхідно перераховувати будь-які кошти. Якщо ці відомості змінюються, компанія має повідомити:
- бізнес-партнерів;
- постачальників;
- клієнтів;
- замовників;
- інших контрагентів.
При цьому до податкової служби зразок повідомлення про зміну банківських реквізитів організації направляти не потрібно, оскільки банк сам передасть необхідні відомості до відомства.
Зразок інформаційного листа про зміну банківських реквізитів організації
За підготовку повідомлення відповідають уповноважені співробітники компанії, як правило, працівники юридичного відділу. Незважаючи на те, що документ складається у вільній формі, він обов'язково повинен містити такі відомості:
- найменування, адреса, телефон компанії відправника;
- найменування підприємства та уповноважена особа адресата;
- дата та місце складання документа;
- текст, що описує суть змін та заходи, які рекомендується вжити у зв'язку з ними;
- дата, з якою перестають діяти старі відомості;
- нові платіжні дані;
- дата підписання документа, ПІБ, посада, підпис відповідальної особивідправника.
Документ може бути оформлений на стандартному аркушіА4 чи фірмовому бланку компанії. Текст може бути написаний від руки або надрукований, завіряти печаткою не обов'язково. Зразок листа про зміну банківських реквізитів організації наведено нижче.
Щоб убезпечити компанію від можливих конфліктів з партнерами, найкраще використовувати замовлення відправлення з повідомленням, а також зафіксувати факт відправки в журналі вихідної кореспонденції.
Зразок повідомлення про зміну реквізитів організації
У компанії в ряді випадків можуть змінюватися й інші характеристики, наприклад:
- Назва компанії;
- організаційно-правова форма (Скажімо, ТОВ перетворюється на АТ);
У цьому випадку також необхідно надіслати повідомлення.
Зразок інформаційного листа про зміну реквізитів
У деяких випадках із контрагентами доведеться підписати й додаткову угоду.
Що буде, якщо не повідомити контрагентів
Якщо в найкоротші терміни не сповістити контрагентів про зміну платіжних даних, вони не зможуть забезпечити своєчасне переведення необхідних платежів. Більше того, одержувач переказів не зможе вимагати виплати неустойки та штрафів, оскільки вина за прострочення лежатиме на ньому. Це означає, що звернення до суду щодо цього питання не призведе до його позитивного рішення.
Повідомлення про зміну юридичної адреси контрагентам - зразокйого представлений нижче - може складатися як добровільно, і з приписів договору. Дізнаємося про специфіку застосування цього документа.
Для чого потрібне повідомлення контрагента про зміну адреси?
Повідомлення контрагентам про зміну адреси — загальнопоширена процедура, яка виражає намір господарчого суб'єкта вибудовувати з партнерами довірчі відносини та не ускладнювати їм роботу щодо з'ясування своїх коректних контактів.
Однак відправка контрагентам повідомлень про зміну адреси може бути обумовлена і положеннями договорів, що укладаються з ними. Як правило, такі положення включаються до договорів з банками, оскільки відповідно до підп. 1 п. 1 ст. 7 закону «Про протидію відмиванню доходів» від 07.08.2001 № 115-ФЗ банк з метою ідентифікації клієнта зобов'язаний знати його коректну адресу.
Про деякі види договорів читайте у наших статтях:
- .
Якщо виявиться, що клієнт не знаходиться за відомим банком адресою, то кредитно-фінансова організація може на законних підставах припинити обслуговування його рахунку (постанова Президії ВАС РФ від 27.04.2010 № 1307/10).
Правила складання листа контрагенту про зміну адреси
Розглянемо практичні нюанси інформування партнерів про зміну контактів фірми та ознайомимося із зразком повідомлення контрагентів про зміну юридичної адреси.
У лист слід включити:
1. За наявності договору, який наказує повідомляти контрагенту про зміну адреси, — посилання на такий договір із зазначенням його номера та дати підписання.
2. Пояснення щодо використання адреси. Так, фактично він може використовуватися як:
- юридичної (для вказівки в документах) та поштової (для відправки кореспонденції);
- лише юридичного чи поштового.
Завантажити зразок листа контрагенту про зміну юридичної адреси ви можете на нашому сайті.
Підсумки
Повідомлення контрагенту про зміну адреси – загальнопоширена процедура. При цьому вона може бути запропонована договором. Невиконання обов'язку, встановленого договором, може спричинити неприємності для сторони-порушника.
Якщо в організації змінилася юридична адреса, про це в першу чергу потрібно повідомити в ІФНС. Адже адреса юридичного лицяв обов'язковому порядку відображається в ЄДРЮО (пп. «в» п. 1 ст. 5 Закону від 08.08.2001 № 129-ФЗ). буде залежати від того, чи потрібно внесення змін до статуту компанії, а також чи змінюється фактична адреса місця знаходження організації (якщо юридична та фактична адреса, куди компанія планує отримувати кореспонденцію, не збігаються).
Строк подання повідомлення до ІФНС про зміну юридичної адреси за загальним правилом становить 3 робочі дні з дня прийняття рішення про зміну адреси (єдиним учасником або загальними зборами) або з дня фактичного переїзду організації (п. 5 ст. 5 Закону від 08.08.2001 № 129) -ФЗ). У свою чергу на державну реєстраціюзмін, внесених до установчих документів та/або ЄДРЮЛ, податківцям надається 5 робочих днів з дати подання документів організацією (п. 1 ст. 8 , п. 3 ст. 18 Закону від 08.08.2001 № 129-ФЗ ).
Але крім податківців повідомити про те, що компанія змінила адресу, потрібно також і контрагентів.
Зміна юридичної адреси: повідомлення контрагентів
Повідомлення про зміну юридичної адреси для контрагентів складається у довільній формі. Такі повідомлення потрібно буде надіслати в бухгалтерії компаній, з якими ви працюєте, щоб вони правильно вказували відомості про вас у документах. Адже неправильна вказівка адреси у первинці ставить під питання визнання витрат на обліку. А неправильна адреса у рахунку-фактурі напевно призведе до відмови у вирахуванні ПДВ. Особливо якщо врахувати нещодавно оновлені правила заповнення рахунків-фактур, відповідно до яких адреса продавця та покупця, якщо вони є російськими організаціями, у рядках 2а та 6а має бути зазначений як у ЄДРЮО (