Вітаю вас!!! Як заповнити авансовий звіт, правила заповнення та он-лайн додаток для заповнення авансового звіту – ось основні моменти цієї статті.
Авансовий звіт – основний документ, застосовуваний обліку готівки, виданих співробітникам компанії під звіт. Цей документ є правовим підтвердженням того, на які цілі та в якому розмірі були витрачені кошти підзвітними особами. При цьому основою для видачі під звіт грошей є наказ про направлення конкретного співробітника у відрядження, виданий керівником підприємства.
Що нового у заповненні
Уніфіковані бланки авансового звіту – форма «АТ-1» використовуються юрособами всіх форм власності (не включаючи бюджетні організації, Для яких існують спеціальні бланки - "0504049") з початку 2002 року.
Підзвітна особа зобов'язана заповнити бланк авансового звіту (поки що в одному примірнику) у строк, не пізніше трьох днів (звичайно, робочих) після повернення з відрядження або після закінчення виданих грошей.
Заповнення авансового звіту не складе складнощів, головне не забути відобразити всі витрати; заповнений екземпляр звіту віддається до бухгалтерії на перевірку та на затвердження керівнику компанії.
Заповнення авансового звіту
На лицьовій стороні бланка співробітник, який отримав під звіт гроші, вказує:
- Найменування компанії, яка видала гроші під звіт;
- Дату та номер документа;
- Найменування відділу, в якому він числиться;
- ПІБ та посада;
- призначення авансу (відрядження, господарські потреби, покупка матеріальних цінностейта інше);
- У таблиці необхідно вказати відомості про попередній аванс, якщо такий був (залишок або перевитрата); розмір виданого авансу, і навіть, скільки витрачено грошей. Крім того, необхідно вказати їх перевитрату або залишок – у рублях та копійках, якщо такі мали місце.
На звороті бланка авансового звіту необхідно вказати всі документи, що підтверджують витрати (квитки, квитанції, чеки, накладні тощо), їх дату та номер, а також загальну суму витрат на підставі поданих документів. Внизу під таблицею необхідно поставити свій підпис.
Робота бухгалтера
графи форми «АТ-1», що залишилися, заповнює бухгалтерія:
— у таблиці «Бухгалтерський запис» проставляються бухгалтерські проводки, Вказуються номери рахунків (якщо ведуться, то і субрахунків), в яких відображені витрачені суми;
— нижче вписується перелік доповнень до авансового звіту – це кількість прикріплених документів, що підтверджують легітимність витрат працівника та загальну кількість аркушів;
— вписується прописом проаналізована та затверджена сума витрачених коштів, проставляються підписи бухгалтера та головбуха;
- Прописується розмір внесеної суми залишку або виданого перевитрати, пишеться дата та номер прибуткового (витратного) касового ордераі знову проставляється підпис бухгалтера;
- Під лінією відрізу форми авансового звіту робиться відмітка про прийняття бухгалтером до аналізу документів, що підтверджують витрати співробітника, який отримав звіт кошти. Тут бухгалтер вписує ПІБ співробітника, ставить дату і номер авансового звіту, пише прописом витрачену суму та вказує кількість аркушів та документів, що підтверджують витрати. Наприкінці обов'язково проставляє свій підпис, дату та видає співробітнику, від якого було прийнято цей звіт.
Заповнений та перевірений бухгалтером авансовий звіт у 2016 році (починаючи з 2002 року після ухвалення цієї форми) керівник затверджує своїм підписом на лицьовій стороні бланка.
Авансовий звіт застосовується для підтвердження витрачання сум підзвітними особами за раніше виданими авансами на певні цілі. Підставою для видачі авансових сум є , виданий керівником, у ньому перераховуються кадри, терміни, цілі та розміри коштів, що видаються. Підставою видачі грошей відрядженому є. На підтвердження скоєних витрат співробітником застосовується уніфікована форма №АО-1 – заповнюється як підзвітною особою, і працівниками бухгалтерії.
Розглянемо зразок заповнення авансового звіту.
Заповнення бланка авансового звіту підзвітною особою
Заповнення авансового звіту формою № АТ-1 підзвітною особою починається з лицьового боку. Насамперед вносяться такі дані: найменування організації, прізвище та ініціали співробітника, його посаду чи професія, табельний номер, дата складання документа, графа призначення авансу (представницькі чи господарські витрати).
Далі на зворотному боці уніфікованої формиАТ-1 зазначаються документи, що підтверджують вироблені витрати, у графах 1-6, також вносяться сума понесених витрат за ними. До звіту прикладаються всі документи, що підтверджують, їх необхідно пронумерувати в тому ж порядку, як вони занесені у відомість.
У графі 1 зазначається номер за кожним виправдувальним документом, присвоюється по порядку.
У рядку 2 необхідно писати дату, коли було складено документ, а графі 3 вноситься його номер.
У графі 4 необхідно вказати види виробленої витрати (наприклад, це можуть бути канцелярські витрати).
У рядку 5 вноситься сума витрати грошових фінансівякщо вона вироблялася в рублях, а якщо вона була в іноземній валюті, то дані про засоби заносяться до графи 6.
Наприкінці вказується підсумкова сума, витрачена підзвітною особою, залежно від типу валюти, або “Разом” Графи 5 (у рублях), або Рядки 6 (у валюті).
Заповнення бухгалтером організації – інструкція
Після заповнення підзвітною особою своєї частини документа, він передає його разом із усіма виправдувальними паперами до бухгалтерії. Бухгалтер отримує авансовий звіт за формою № АТ-1 від підзвітної особи, розписується у прийнятті бланка, проставляє його номер і дату, підсумкову суму витрачання коштів та вказує кількість документів, що підтверджують вироблені витрати. Наприкінці звіту ставиться дата подання документа, після чого підзвітній особі передається розписка бухгалтера.
Після перевірки правильного оформлення документів та витрачання грошей, сцетовод на зворотній стороні заповнює рядки 7-8, де вказує суми витрат, які будуть прийняті до бухгалтерського обліку, а у графі 9 вносяться дані щодо бухгалтерських рахунків, що дебетуються, куди відносяться суми витрат.
Далі на лицьовій стороні форми вказується: залишок коштів (або сума перевитрати) від попереднього авансу, сума отриманого авансу з каси організації, сума витрачених по ньому грошей, залишок авансових сум або величина перевитрати, бухгалтерський запис відображення господарських операційз віднесенням їх на відповідні рахунки обліку. Графа "Бухгалтерський запис" заповнюється на підставі даних з оборотної сторони графи 9.
Читайте також:
Прибутковий касовий ордер
Після цього проводиться перевірка правильного оформлення документа, арифметичної відповідності всіх сум звіту та факт витрачання грошей за призначенням. Якщо все нормально і не виявлено жодних помилок, звітність передається керівнику організації на затвердження. Після затвердження керівником провадиться списання підзвітних сум, а також остаточні взаєморозрахунки з підзвітною особою.
У разі неповного витрачання авансових сум підзвітна особа має повернути залишок коштів до каси організації на підставі
У кожного суб'єкта бізнесу періодично виникає потреба у здійсненні господарських витрат з метою забезпечення функціонування підприємства. В основному вони виробляються готівковим шляхом через підзвітників, які визначаються у спеціальному розпорядженні керівника. При цьому витрати мають бути здійснені на цілі, на які було видано гроші.
Авансовий звіт це документ, що складається матеріально відповідальною особоюу разі здійснення ним виробничих чи господарських витрат, куди раніше видавалися з каси чи шляхом перерахування гроші фірми.
Цей бланкє обов'язковим до заповнення, якщо здійснювалася видача коштів у підзвіт. Росстат рекомендує використати документ форма АТ-1.
Перелік осіб підприємства, яким дозволяється видавати гроші, визначається за спеціальним наказом. У ньому бажано відобразити поіменний список підзвітників, розмір сум, які можуть видаватися, і навіть закріпити мети витрачання цих коштів.
Підзвітними можуть бути як працюючі для підприємства особи, і залучені за договорами підряду люди.
Законодавство вимагає, щоб працівники, яким видано кошти на витрати, здійснили їх у встановлених цілях, а керівник перевіривши всі подані до авансового звіту документи, затвердив ці витрати.
Тільки після того, як авансовий звіт пройшов процедуру затвердження, ці витрати можуть бути включені до складу витрат підприємства. Таким чином, цей бланк є первинним документом, що підтверджує готівку компанії.
Увага!Оформляючи та приймаючи авансовий звіт, треба пам'ятати, що його під час перевірки обов'язково будуть дивитися контролюючі органи, і якщо він складений з неточностями або документи, що додаються, не відповідає встановленим вимогам, то витрати за цим документом виключать при оподаткуванні.
У якому разі застосовується авансовий звіт
Видані працівникові кошти мають бути використані суворо встановлені мети чи повернуто до каси підприємства назад. Основним документом із виплати сум у підзвіт є , на якому має бути проставлена віза керівника.
У локальних актах підприємству закріплюються терміни, протягом яких підзвітний працівник повинен звітувати або повернути раніше видані гроші. Авансовий звіт треба оформлювати, якщо їм було зроблено витрати. Цей документ дозволяє списати видані суми з підзвітника на витрати.
Складати авансовий звіт з відрядження повинен кожен працівник, який повернувся зі службової поїздки. У зв'язку з цим підвищується його роль, оскільки багато документів, що складаються раніше, стали необов'язковими до заповнення. По суті, авансовий звіт залишився єдиним звітом, який подається командованому своєму керівництву.
Складання авансового звіту є обов'язковим, це правило закріплено у Порядку ведення касових операцій. Звільняються від складання цього документа лише підприємці, які ведуть облік за спрощеною процедурою.
бухпрофі
Важливо!Однак, слід не забувати про те, що існує ліміт розрахунків готівкою між організаціями або ІП у розмірі 100 000 рублів. Понад цей розмір повинні використовуватися тільки безготівкові платежі, що виключає підзвіт.
Що можна прийняти до обліку
Кожен спеціаліст бухгалтерії та сам працівник повинні знати перелік документів, які можна додати як підтвердження витрат до авансового звіту.
Після цього документ поділяється на дві таблиці. Відомості до них вносить бухгалтер. У лівій відображається рух підзвітних коштів за працівником - залишок з попередньої видачі або перевитрата, видана сума, витрачена сума, поточний залишок.
Увага!З 19 серпня 2017 року працівник може отримати суми у підзвіт, не звітувавши за попередній аванс.
У правій таблиці проставляються бухгалтерські проводки.
Нижче бухгалтер повинен записати кількість документів, які надав працівник, і на скільки листів вони розташовуються.
Після виконання перевірки бухгалтер має поставити підпис та прописом вказати затверджену суму. Далі бланк передається головному бухгалтеру на розгляд.
Якщо у працівника після надання звіту виявлено грошові суми, які йому необхідно повернути, або навпаки, потрібно компенсувати зайво ним витрачені, то реквізити касового документапроставляються нижче.
Увага!На час перевірки авансового звіту співробітнику видається розписка про його прийняття. У ній коротко дублюються відомості ухваленого документа.
Зворотній бік
На цій стороні розташовується таблиця, в яку підзвітник вносить всі документи, що прикладаються. На кожен бланк приділяється один рядок.
Працівник фірми може отримати у касі підприємства у підзвіт кошти, що він повинен витрачати цілі, зазначені у заяві видачу. У триденний термін після закінчення періоду здійснення витрат (він зазначається у заяві) співробітник повинен звітувати. З цією метою він оформлює авансовий звіт, дані якого слід підтвердити відповідними документами.
Авансовий звіт є документом, який оформляє підзвітну особу для того, щоб звітувати за раніше отримані на суворо визначені цілі кошти підприємства.
Підзвітними особами можуть лише працівники підприємства. Їх перелік , у якому вказується: які цілі можуть видаватися кошти, максимальний період витрати, час, протягом якого необхідно подати звіт до бухгалтерії.
Новим порядком ведення операцій із каси визначено перелік витрат, куди видаються у підзвіт готівка. Це купівля канцелярських, господарських товарів, ПММ, відрядження, загальногосподарські, представницькі витрати та ін.
Кошти можуть бути отримані підзвітною особою безготівковим шляхом на її картку. У цьому випадку він також має подавати у встановлені терміни до бухгалтерії авансовий звіт.
Після здійснення витрат співробітнику потрібно прийти до бухгалтерії та скласти цей документ. Він це може зробити вручну, заповнивши друкарський бланк, або віддати всі документи, що підтверджують бухгалтеру, який у його присутності оформить авансовий документ у спеціалізованій програмі. У останньому випадку, після виписки документа підзвітна особа перевіряє відповідність звіту пред'явленим документом та підписує його.
На підприємстві використовують уніфіковану форму авансового звіту АТ-1 або розроблений на її основі власний бланк компанії.
Якщо витрачання коштів здійснювалося з метою придбання матеріальних цінностей, до підтверджуючих документів мають бути додані прибуткові накладні ( прибутковий ордер) на матеріали, з відміткою про здачу їх на склад.
Авансовий звіт перевіряється головним бухгалтером фірми та затверджується директором.
Після звіту залишок невитрачених коштів має бути внесений до каси по , а затверджений керівником перевитрата грошей – компенсований працівникові по .
Авансовий звіт зразок заповнення
Розглянемо докладніше, як заповнити авансовий звіт.
Вгорі документа записується назва підприємства, на якому оформлена підзвітна особа, його код, нижче найменування структурного підрозділу. Працівник має обов'язково вказати свої особисті дані, посаду, табельний номер. Також тут необхідно заповнити рядок, який містить інформацію про призначення раніше отриманого авансу.
У табличній частині вказується залишок або перевитрата за підзвітом, якщо такі є у даного співробітника. Однак, необхідно пам'ятати, що видавати готівку у підзвіт не дозволяється, якщо працівник раніше не звітував за видані кошти. Тобто наявність залишку коштів у підзвіті у цієї особи говорить про порушення порядку ведення операцій із каси.
Нижче працівник заповнює інформацію про залишок, що вийшов, або перевитраті підзвітних коштів. Він повинен вказати кількість документів, що підтверджують, і кількість аркушів, на яких вони знаходяться.
На зворотному боці співробітник повинен записати інформацію про кожен підтверджуючий документ із зазначенням його номера, дати складання, найменування та загальної суми.
Потім підзвітна особа підписує свій звіт.
У бухгалтерії авансовому звіту надається номер за порядком, і проставляється дата його складання.
Розділ « Бухгалтерські записи» оформляється бухгалтером, який розподіляє вироблені витрати між рахунками бухгалтерського обліку. Ця інформація має відповідати даним з зворотного боку.
Позаду документа співробітник бухгалтерії заповнює свій бік звіту («Прийнята до обліку»), та дані аналітичного обліку за кожним підтверджуючим документом.
Після перевірки рахунковий працівник повинен зробити запис про його проведення та вказати прописом суму до затвердження.
Авансовий звіт підписується головним бухгалтером компанії, який здійснює контроль за правильністю оформлення та цілеспрямованістю витрачання коштів.
Якщо за підсумками цього звітуповерталися чи видавалися кошти, касир також розписується у ньому, заповнюючи дані по касовим ордерам.
Нижня частинадокумента містить розписку, яку бухгалтер повинен відокремити та вручити працівникові при прийомі його на перевірку. Вона включає реквізити авансового звіту, його суму, кількість наданих бланків, що підтверджують.
При затвердженні авансового звіту керівник повинен у верхній правій частині документа зробити відповідний запис, розписавши прописом загальну суму документа.
Нюанси
Грошові коштиу підзвіт можуть видаватись в іноземній валюті. У цьому випадку в авансовому звіті заповнюється довідково діючий курс, а на зворотному боці потрібно оформлювати записи за сумовими показниками в іноземній валюті та її еквіваленті рубля, який розраховується за курсом, зазначеним на першій сторінці.
Бухгалтер - складна професія, що вимагає від працівника не тільки концентрації уваги та регулярної перевірки калькуляцій, а й знання законодавчих актів, а також вміння швидко і без помилок заповнювати різні бланки. Опанування – лише перший крок; набагато складніше зрозуміти принципи оформлення авансового звіту, прибуткового чи видаткового касового ордера. На щастя, зараз скачати навчальні матеріали та зразки заповнення форм можна в Інтернеті швидко і абсолютно безкоштовно.
Нижче буде розказано, у яких випадках співробітнику бухгалтерського відділу потрібно оформлювати авансовий звіт, чи варто дотримуватися уніфікованої форми, як у випадку з , а також наведено порядок заповнення бланка. А натиснувши посилання в заключних розділах статті, вдасться завантажити бланки документа для роботи в Microsoft Word або Excel
Коли потрібний авансовий звіт?
Авансовий звіт за формою АТ-1 заповнюється спеціалістом бухгалтерського відділу з метою контролю коштів, що виділяються співробітнику або кільком співробітникам, що направляються від організації для виконання службового завдання.
Підставою для видачі авансу в цьому випадку можуть бути:
- , незалежно від її тривалості та мети;
- закупівля необхідних підприємства товарно-матеріальних цінностей (паливно-мастильних матеріалів, сировини, канцелярських виробів тощо);
- інші доручення, які мають інтерес в організацію.
Важливо: авансовий звіт, бланки та зразок заповнення якого можна завантажити за посиланнями в наступних розділах, допускається оформляти як на комп'ютері, так і від руки. Бухгалтер, який має достатньо часу та завзяття, може навіть самостійно розливати чистий аркушАле набагато легше знайти форму в Інтернеті, заодно дізнавшись розмір або переглянувши кілька уроків по роботі з палітурними матеріалами.
Документ, заповнений з лицьового боку бухгалтером, передається на руки відповідальному за витрачання коштів працівникові, а після закінчення службового доручення (наприклад, після проведення закупівлі або повернення з відрядження) протягом трьох днів повертається до бухгалтерії.
Важливо: авансовий звіт за формою АТ-1 має бути засвідчений підписами з обох сторін. На лицьовій повинен розписатися бухгалтер, який заповнював бланк, але в оборотної - відповідальний працівник. Проставляти відбиток печатки чи штампу організації на документі необов'язково, хоча припустимо; це складно з технічного боку: при друкуванні на аркуші формату А4 для відбитка практично не залишається місця.
Як заповнюється авансовий звіт?
Авансовий звіт за формою АТ-1 складається із двох частин:
- У першій, що заповнюється бухгалтером перед видачею паперу співробітнику, містяться такі блоки:
- «Стверджую» - на відміну від інших, записи в ньому (сума звіту в рублях та копійках, посада та підпис) робить керівник підприємства чи філії;
- код організації з ОКПО;
- повне офіційне та, якщо потрібно, скорочене найменування юридичної особи;
- порядковий номер документа та дата його оформлення;
- назва підрозділу структури (якщо його немає, можна поставити прочерк чи продублювати найменування організації);
- прізвище, ім'я, по батькові, табельний номер та посада відповідального працівника;
- сума авансового платежу (у рублях чи валюті);
- призначення фінансової операції;
- перевитрата, дебет та кредит (у відповідних осередках зведеної таблиці);
- кількість документів, що обґрунтовують витрати (квитанцій, чеків, квитків, накладних та інших) та загальну кількість аркушів;
- підписи головного бухгалтера та бухгалтера-виконавця.
- У другій частині, записи в якій робить відповідальний співробітник, слід зазначити:
- порядковий номер документа, що підтверджує доцільність тієї чи іншої виплати (квитка, чека, квитанції, довідки);
- дату оформлення документа, що підтверджує доцільність тієї чи іншої виплати, та його номер;
- повне найменування документа;
- розмір витрат за кожною позицією (у рублях чи доларах) за звітом та прийнятий до обліку;
- залишок на рахунку (дебет);
- внизу - сумарні значення понесених витрат у рублях та (або) валюті.
Під таблицею підзвітний співробітник ставить свій підпис із розшифровкою. Дату заповнення таблиці наводити необов'язково. Заповнити бланк авансового звіту формою АТ-1 не складніше, ніж ; головне - не пропускати поля і звіряти наведені значення з реальними, щоб уникнути нестикування, недо-або переплат.
Зразок заповнення авансового звіту
Завантажити зразки заповнення форми АТ-1, відкрити які можна в будь-якому текстовому редакторі, вдасться за посиланнями.
Авансовий звіт - бланк (завантажити безкоштовно Word)
Завантажити бланк авансового звіту для роботи в MS Word або аналогічних програм можна, перейшовши за посиланням вище.
Бланк авансового звіту - скачати безкоштовно в Excel
Завантажити бланк авансового звіту для редагування в MS Excel або в будь-якому редакторі електронних таблиць можна за посиланням вище.
Підбиваємо підсумки
Авансовий звіт за формою АТ-1 оформляється бухгалтером за необхідності видати гроші співробітнику, який спрямовується на службове завдання. Друга сторона документа (таблиця із зазначенням витрат та найменувань платіжних документів) заповнюється відповідальним працівником. Звіт має бути зданий до бухгалтерії у термін трохи більше трьох робочих днів після виконання доручення.
Авансовий звіт можна заповнювати як від руки, так і на комп'ютері. Щоб не помилитися із заповненням полів, рекомендується ознайомитися з наведеним вище зразком документа. Бланки форми АТ-1 для роботи в Word і Excel можна завантажити за посиланнями, що наведені в попередніх розділах.