Головна » Юриспруденція

Приклад заповнення до 2. Видатковий касовий ордер - бланк та зразок

За видатковим касовим ордером з каси виробляється видача готівки. Він має інформаційною формою – форма № КО 2. Видача коштів через видатковий касовий ордер проводиться тільки після пред'явлення всіх необхідних документів, що засвідчують особу. Одержувач повинен написати розписку чорною чи синьою пастою у отриманні грошей, й у ній точно вказати суму (прописом). Якщо в видатковий касовий ордерне вноситься розписка, то видана грошова сума сприймається як недостача.

Через важливість документа, ми надаємо приклад заповнення касового ордера.

Приклад заповнення касового ордера:

У рядку «Організація» необхідно вказати найменування організації (у повній формі), яке займається видачею з каси матеріальних засобів та її під ОКПО. Якщо видача коштів відбувається у структурному підрозділі, потрібно заповнити відповідне поле. В іншому випадку ставиться прочерк.

Має рядки «Номер документа», «Дата складання» в них потрібно вказати номер видаткового касового ордера та дату видачі готівки.

У графі касового ордера бланка «Код структурного підрозділу» вписуються відокремлені підрозділи організації згідно з кодами, які їм присвоєно.

У рядку видаткового касового ордера «Кореспондуючий рахунок» вноситься рахунок до дебету якого належить гроші з каси.

У рядку "Код аналітичного обліку" вписується код системи аналітичного обліку.

У рядку «кредит» касового ордера бланка потрібно вказати рахунок п'ятдесят (бо сума грошей видається з каси).

У графі видаткового касового ордера "сума" вписується повна сума виданих грошей (цифрами).

Графа «Код цілованого призначення» касового ордера бланка заповнюється лише тому випадку, коли сума грошей видається у вигляді цільового фінансування.

У графі видаткового касового ордера «видати» вписується ПІБ фізичного або юридичного лиця, якому й провадиться видача грошей з каси.

У рядку касового ордера бланка «основа» вписується зміст операції з видачі матеріальних коштів, що проводиться, наприклад: «видано в підзвіт», «виручка здана в банк» і т.д.

У графі видаткового касового ордера "Сума" вказується точна сума виданих грошей (вказується прописом, з великої літери, копійки цифрами, порожнє місце прокреслюється).

У «додатку» касового ордера бланка вписуються всі реквізити доданих щодо нього паперів (саме найменування, номер, і навіть дата складання), далі з урахуванням, яких і видаються гроші, наприклад: розрахунково-платіжна відомість, заява співробітника тощо.

У графі «отримав» одержувач вписує суму (прописом, порожнє місце прокреслюється).

У рядку «По» зазначаються реквізити паперів, що підтверджують особу.

Сама форма заповнюється співробітником бухгалтерії лише у одному примірнику, підписується начальником підприємства, глав. бухгалтером, а також уповноваженою особою. КО2 реєструється у журналі КО3.

Видатковий касовий ордер – бланк, форма якого офіційно затверджено лише на рівні федерального законодавства. Яка структура відповідного документа, як правильно заповнюється бланк видаткового касового ордера та що змінилося у його оформленні у 2019 році, дізнайтеся з нашої статті.

Як краще завантажити бланк РКО — у Word чи іншому форматі

Бланк видаткового касового ордера може бути представлений у двох основних форматах – Word та Excel. Кожен з них має свої переваги та недоліки.

Word-документи відкриваються в більшій кількостіпрограм - у поширених операційних системах(Windows, Linux, MacOS), як правило, завжди є встановлене програмне забезпечення, здатне працювати з файлами відповідного формату.

З Excel-файлами коректно працює відносно небагато рішень - Microsoft Excel, Open Office Calc та їх аналоги, включаючи «хмарні» види програмного забезпечення. Як правило, у сучасних ОС за умовчанням вони не встановлені.

Якщо ви вирішили завантажити бланк видаткового касового ордера у форматі Excel, то у вашому розпорядженні виявиться більш універсальний файл. Наприклад, коли він створений в одній версії Microsoft Excel, без проблем розпізнається в будь-яких інших, а в більшості випадків також і в сторонніх програмах. У той час як Word-файли через особливості їх структури не завжди коректно розпізнаються в програмах, які відрізняються від тих, в яких були створені.

Ще один аргумент за те, щоб завантажити бланк РКО в Excel, полягає в зручності його заповнення на комп'ютері. Структура файлів даного типуТака, що бухгалтеру складніше помилитися із заповненням необхідних даних на ПК, оскільки осередки для введення інформації виділено. При заповненні Word-документа є можливість помилково торкнутися інших елементів форматування документа, внаслідок чого його структура може бути порушена.

Якій уніфікованій формі має відповідати бланк РКО

Відповідно до положень вказівки Банку Росії від 11.03.2014 № 3210-У російські організаціїзобов'язані використовувати як бланк РКО уніфіковану форму КО-2 (відповідну номеру 0310002 ОКУД). Ця форма затверджена постановою Держкомстатату РФ від 18.08.1998 № 88.

Докладніше про законодавчі вимоги до первинним документамчитайте у статті «Первинний документ: вимоги до форми та наслідки її порушення» .

ЗВЕРНІТЬ УВАГУ! З 19.08.2017 діють нові правила ведення касових операцій, ознайомитись з якими ви можете.

Як завантажити бланк РКО безкоштовно

Завантажити видатковий касовий ордер за формою КО-2, тобто повністю відповідний за своєю структурою вимогам законодавства, ви зможете на нашому сайті:

ЗВЕРНІТЬ УВАГУ! Важливо не тільки завантажити РКО актуальної форми в одному з представлених форматів, але й упевнитися, що файл не має атрибуту «тільки для читання» (інакше редагувати його на ПК не вийде). Для цього потрібно знайти його на диску, клацнути правою кнопкою миші, вибрати «Властивості» і зняти при необхідності галочку навпроти відповідного атрибута.

Завантажити видатковий касовий ордер — це ще півсправи, виникне таке завдання – коректно заповнити його. Розглянемо ключові моменти цієї процедури.

Чи потрібно роздрукувати бланк видаткового касового ордера КО-2

Заповнення РКО може здійснюватися як на комп'ютері – з наступним роздруком, так і вручну – з використанням вже роздрукованого бланку (п. 4.7 вказівок № 3210-У). Також можуть бути задіяні автоматизовані рішення - у цьому випадку роздрук РКО необов'язковий (файли ордерів зберігаються в пам'яті відповідних програм і підписуються за допомогою ЕЦП). Щоправда, у останньому випадкуорганізації доведеться купувати електронні підписи всім осіб, які мають ставити підпис цих документах: керівнику, головбуху, касиру, і навіть іншим співробітникам (зокрема підзвітникам).

Заповнений зразок РКО може мати такий вигляд:

Цей заповнений зразок видаткового касового ордера може бути використаний як зразок для касира вашої організації.

На що слід звернути особливу увагу, заповнюючи бланк видаткового касового ордера:

  • у графі «Код ОКПО» необхідно вказати дані, що відповідають тим, що містяться у реєстрах державної статистики;
  • якщо підприємство немає структурних підрозділів, то відповідної графі форми треба ставити прочерк;
  • у графі «Номер документа» слід фіксувати номер РКО по порядку, зазвичай обчислення починається з 1 січня кожного року;
  • суму в табличній частині форми можна вказувати в рублях та копійках через кому або дефіс (наприклад, 200,75 або 200-75);
  • до пункту «Код цільового призначення» дані вносяться, тільки якщо організація практично задіює систему кодів, якими визначається витрата й надходження коштів;
  • у пункті «Сума», що розташовується нижче за таблицю, слід зазначати суму коштів, що видаються по РКО, в рублях — прописом із великої літери перше слово, у копійках — цифрами;
  • у графі «Підстави» слід зазначити зміст господарської операції
  • у графі «Додаток» наводяться відомості про документ, який є підставою для проведення касової операції (наприклад, це може бути платіжна відомість — при видачі зарплати готівкою) із зазначенням номера та дати його складання.

Докладніше про заповнення платіжної відомостічитайте у статті «Зразок заповнення розрахунково-платіжної відомості Т 49» .

Якщо РКО заповнює ІП, який не наймає касирів, то у графі «Видав» мають бути його дані. Якщо ІП не наймає бухгалтера, на РКО має стояти лише його підпис як керівник організації.

Нововведення у порядку оформлення РКО 2019 року

На щастя, змін у порядку заповнення РКО у 2019 році не було. Вони були раніше. Так, 19.08.2017 набула чинності вказівка ​​ЦБ РФ від 19.06.2017 № 4416-у, яка внесла низку змін до порядку заповнення та видачі видаткових касових ордерів:

  • Касир має право скласти наприкінці робочого дня один РКО на всю суму, видану за день із каси, але за умови, що на видані гроші є фіскальні документи онлайн-каси.
  • Касир зобов'язаний перевірити, чи є підписи головбуха та бухгалтера чи директора на РКО, проте підписи відтепер звіряють із зразками, лише якщо документ склали на папері.
  • Якщо РКО оформлено в електронному вигляді, то одержувач грошей має право поставити на документі свій електронний підпис.
  • Видати гроші під звіт можна за наказом директора, заяву від підзвітника тепер не обов'язково просити. Однак обраний порядок видачі коштів (за заявою чи наказом) слід закріпити у Положенні про розрахунки з підзвітними особами.
  • Заборгованість співробітника за отриманим раніше авансом більше не є причиною відмови у новій видачі підзвітних коштів.

Докладніше про всі зміни у порядку видачі під звіт читайте.

Підсумки

Видатковий касовий ордер заповнюється під час видачі коштів із каси. Правила його заповнення строго регламентовані та регулюються здебільшого вказівкою № 3210-У. У 2019 році заповнювати РКО потрібно за всіма знайомими правилами.

Наше суспільство неможливо уявити без операцій, тим чи іншим чином пов'язаних із грошима. Щодня безліч організацій здійснює обмін грошовими коштами з приватними особами. І природно для легітимності цього процесу створено спеціальні документи. Одним із таких документів є РКО.

  • .Excel

Видатковий касовий ордер – це документ, за умови пред'явлення якого виробляється отримання коштів із каси. Цей документ має уніфіковану форму КО-2, підтверджену постановою Держкомстату Росії від 18.08.98 №88.

Відповідно до статей 14 – 21 «Порядку ведення касових операцій на РФ», затвердженим рішенням Ради директорів за Центральний банк Росії 22 вересня 1993 р. №40, існують певний регламент заповнення форми КО-2 і видачі готівки касами організацій.

У яких випадках використовується форма КО-2

Відповідно до Положення Банку Росії №373-П використання форми КО-2 припустимо у таких випадках:

  • У разі потреби перерахування грошової виручки організації на розрахунковий рахунок банку.
  • Коли готівку необхідно використовувати співробітнику для здійснення ним підприємницької діяльності з метою цієї організації. І тут у документі треба зазначити суму до видачі і період, який вона видається.
  • При видачі коштів співробітнику особисті витрати.
  • Коли готівка необхідна потреб підприємства (наприклад, ремонт устаткування), тоді документі вказується конкретна мета їх видачі, яка суперечить Вказівці ЦБ РФ № 1843-У.
  • Коли приватний підприємець зніме гроші для потреб власного приватного підприємства, у його підприємстві відсутні інші працівники крім нього.

Заповнення видаткового касового ордера

Заповнювати документ має право лише бухгалтерський працівник (або відповідальна за цю особу). Видається документ у єдиному екземплярі.

У разі помилок в оформленні документ вважається недійсним.

Заповнення заголовка

У заголовку документа необхідно вказати назву організації та, якщо є, назву структурного підрозділу. Інакше ставиться прочерк.

Заповнення граф

Код форми по ОКУД (загальноросійської класифікації управлінської документації) - 0320002. Код підприємства (організації) по ОКПО ( загальної класифікаціїпідприємств та організацій) можна дізнатися в Росстаті (раніше Держкомстат).

Номер документа повинен відповідати номеру в журналі реєстрації прибуткових та видаткових касових документів. Журнал має форму КО-3.

Дата складання видаткового касового ордера має відповідати даті видачі готівки з каси. У відповідній графі вказується дата арабськими цифрами у такому форматі: ДД.ММ.РРРР.

Графа «Дебет, код структурного підрозділу» має заповнюватися, якщо операція з видачі грошей провадиться у структурному підрозділі організації ( структурним підрозділомназивається відділ, що працює в індивідуальному напрямку і не перетинається з основною діяльністю організації, крім відділу кадрів, бухгалтерії та загальної адміністрації. Приклад такого підрозділу: відділ магазину). Інакше ставиться прочерк.

У графі «Дебет, кореспондуючий рахунок, субрахунок» повинні зазначатися номер рахунку та за необхідності номер субрахунку, за дебетом якого відображається зняття коштів з каси організації. Іншими словами, тут має бути зазначений номер рахунку, на який мають надійти кошти.

У графі «Дебет, код аналітичного обліку» зазначається відповідний код обліку за рахунком, зазначеним у графі «Дебет, що кореспондує рахунок, субрахунок». Ця графа заповнюється у разі, якщо в організації передбачено використання таких кодів. Інакше графа перекреслюється.

Графа «Кредит» має містити номер рахунку, за кредитом якого знімаються кошти з каси. Тобто номер рахунку, з якого перераховуються гроші.

У графі «Сума, руб. коп.» вказується арабськими цифрами у російських рублях грошова сума, що видається з каси організації.

У графі «Код цільового призначення» вказується код призначення використання коштів, що надійшли. Ця графа не заповнюється у разі, якщо організація не використовує відповідну систему кодування.

Заповнення рядків

Заповнення рядків у формі КО-2 виконується так:

  • У рядку «Видати __» записується повністю ПІБ особи, якій провадиться видача коштів, у давальному відмінку.
  • У рядку «Підстава __» бухгалтер повинен вказати зміст фінансової операції, тобто мету, причину або на підставі якого приводу відбувається передача коштів цій особі. Залежно від цілей, описаних у пункті «У яких випадках використовується форма КО-2», у рядку прописується таке: «Готівковий виторг для перерахування на розрахунковий рахунок банку», «Для оплати послуг» та ін.
  • У рядку «Сума __» зазначається сума коштів, що знімаються з каси. Причому рублі вказуються прописом з початку рядки і з великої літери, а копійки - цифрами. Залишилося місце після запису перекреслюється. Слід зазначити, що, якщо у графі «Сума, руб. коп.» сума, що видається, вказана з копійками незалежно від числового значення (наприклад, 500-00), то в рядку також повинні бути вказані копійки («П'ятсот рублів 00 копійок»). Якщо ж не зазначено значення в копійках (500-), його не вказують і в рядку («П'ятсот рублів»).
  • У рядку «Додаток __» зазначаються документи, що додаються, на підставі яких відбувається видача коштів з каси.

Якщо кошти видаються особі сторонньої компанії, то серед документів у нього має бути довіреність від своєї організації на отримання коштів .

Відео: як заповнювати видатковий касовий ордер

Вимоги до проведення операції

Оформлений бухгалтером видатковий касовий ордер має бути обов'язково зареєстрований у журналі реєстрації прибуткових та видаткових касових документів. Далі він підписується керівником та головним бухгалтером (або особою, яка має відповідні повноваження). Варто зазначити, що підпис керівника не є обов'язковим, якщо такий є в інших документах, що додаються до розхідника.

Правильно заповнений бланк передається касиру, який повинен перевірити правильність складання документа та вимагати посвідчення особи. Кошти касир зобов'язаний видавати тільки особі, дані якої зазначені в бланку. Якщо при оформленні бланку було допущено помилку, то касир зобов'язаний повернути бланк до бухгалтерії.

Далі у рядку «Отримав __» особа, якій видаються гроші з каси, має вказати отриману суму, вже власноруч заповнюючи за тими самими правилами, за якими заповнюється рядок «Сума __», розписатися та поставити дату у відповідних рядках.

Кошти можуть видаватися як у російській, так і в зарубіжній валюті

Після реалізації операції з видачі грошей РКО касир зобов'язаний зафіксувати паспортні дані одержувача в рядку «По __». Потім, розписатися, дати розшифровку підпису та проставити дату проведення операції у відповідних рядках. У доданих до розхідника документах він має поставити печатку «Оплачено» або проштампувати їх із зазначенням дати проведення операції

Важливо пам'ятати, що бланк ордера залишається у касі після видачі грошей!

Ведення РКО в електронному вигляді

Ведення РКО допустиме й у електронному вигляді. Важливо, щоб оформлення відповідало уніфікованій формі КО-2.

Вести форму КО-2 можна у спеціальних програмах, наприклад, "БухСофт онлайн", "1С: Бухгалтерія" та ін. При цьому послідовність та правила заповнення документа зберігаються.

Оформлений документ у формі КО-2 має бути роздрукований на принтері перед видачею готівки. Після роздруківки його підписують уповноважені особи і подальша процедура не відрізняється від описаної вище.

Таким чином, зняття коштів за допомогою видаткового касового ордера у формі КО-2 є цілком законним і не повинно спричинити труднощів при використанні.

Видатковий касовий ордер (РКО) заповнюється в єдиному екземплярі в момент видачі готівки з каси підприємства. РКО форма КО-2 має бути заповненою касиром чи співробітником з відділу бухгалтерії який має право проводити операції з каси. Далі цей документ віддається головному бухгалтеру чи директору підприємства на підпис та засвідчується мокрою печаткою. У тих випадках, коли ордер містить підпис керівника підприємства, то повторного затвердження такої РКО не вимагає.

Заповнення видаткового касового ордера (форма КО-2)

Для того, щоб оформити бланк касового ордера правильно, необхідно дотримуватися правильне заповненнявідповідних рядків та граф у формі. Короткий перелік позначень та роз'яснення того, що це поле має бути вписано.

Організація – повне юридичне найменування організації.

Підрозділ – відділення підприємства чи організації котрого даний ордер призначений.

Номер – порядковий номер документа згідно з книгою реєстру РКО, нумерація не допускає перепусток і заповнюється суворо послідовно. Зазвичай її ведуть з початку календарного року та вписують у послідовності цифри так: день, місяць, рік.

Дата оформлення – проставляється дата оформлення форми КО-2 на момент оформлення.

Графа “дебет” – код підрозділу – необхідно вписати код підрозділу, який витрачатиме кошти. У разі відсутності такого підрозділу ставиться прочерк.

"Дебет" - кореспондуючий рахунок - вписуємо рахунок бухгалтерського проведення, згідно з дебетом за яким відбувається вибуття коштів.

"Дебет" - код обліку аналітичного - поле призначене для внесення аналітичного коду обліку, узгодженого з попередньою графою. Дане поле заповнюємо у тому випадку, якщо застосування такого роду коду прийнято та допустимо на підприємстві, у разі невикористання ставимо прочерк.

“Кредит” – вписується №рахунки за кредитом, у якого відбувається рух коштів.

“Сума, руб. коп.” - Прописується повна сума коштів, призначена для виплати.

“Код цільового призначення” – у разі використання кодування цілей призначення для підприємства у цей рядок пишеться такий код, інакше ставимо прочерк.

"Видати" - Повне ПІБ особи в давальному відмінку, якому будуть вручені матеріальні цінності.

"Підстава" - в поле вноситься короткий описоперації, що описує причину з якої видаються гроші.

"Сума" - прописується прописом повна сума в рублях, особливої ​​уваги вимагає заборона на скорочення чогось, включаючи слово означає валюту.

"Пропозиція" - необхідно внести ордер-основу для видачі готівки з каси. У разі, якщо гроші виписуються на співробітника іншого підприємства, то в дане поле необхідно внести № довіреності на отримання грошей організації, в якій значиться дана особа, у такому разі необхідно прикріпити копію довіреності.

"Отримав" - це поле, вноситься від руки особисто особою, яка отримує кошти в касі. Обов'язково цифри рублів писати прописом та з великої літери, копійки допускаються до написання цифрами.

“ПО” – це поле також заповнює одержувач, вписуючи пред'явлений документ, і його серію і номер, місце і дату видачі. Це поле вноситься обов'язково незалежно від того, штатний співробітник чи особа з чужої організації отримує гроші.

“Видав касир” – підпис та ПІБ особи, яка виписала видатковий касовий ордер.

На всю документацію, прикріплену до ордера, обов'язково проставити друк “Оплачено” або штамп-дата моменту оплати.

Заповнений документ із мокрою печаткою залишається в бухгалтерії і в жодному разі оригінал не віддається особі, яка отримує гроші. Важливо, що у цьому документі виправлення і помарки неприпустимі, навіть у тому випадку, якщо вони всіма обумовлені і узгоджені, у разі виписується новий ордер. Другим важливим моментом є можливість отримання готівки виключно в день оформлення видаткового касового ордера.

Заповніть бланк без помилок за хвилину!

Безкоштовна програма для автоматичного наповнення всіх касових документів.

Бізнес.Ру - швидке та зручне заповнення всіх касових документів

Підключитись безкоштовно до Бізнес.Ру

Видатковий касовий ордер(РКО) використовується для оформлення видачі готівки з каси організації.

Видача готівки за даними ордерам може проводитися лише у день їх складання.

При складанні РКО йому надається черговий порядковий номер і до передачі в касу він реєструється бухгалтерією в журналі реєстрації прибуткових та видаткових касових документів (форма № КО-3).
Уніфікована форма№ КО-2 затверджено постановою Держкомстату Росії від 18.08.98 р. № 88.

(Виписуйте документи без помилок і в 2 рази швидше за рахунок автоматичного заповнення документів у програмі Клас365)

Як спростити роботу з документами та вести облік легко та невимушено

Переглянути як працює Бізнес.ру
Вхід у демо-версію

Як правильно заповнити форму КО-2

Видатковий касовий ордер виписується бухгалтером одному примірнику. Його підписує керівник та головний бухгалтер (або уповноважена особа).

Зверніть увагу! У разі, коли до ордера додається документ (заява, рахунок тощо), що має дозвільний напис керівника, його підпис на видатковому ордері не ставиться.

При отриманні видаткового ордера касир зобов'язаний перевірити:
- наявність підпису головного бухгалтера та керівника;
- правильність оформлення одержаних документів;
- Наявність документів, що додаються.

Як автоматизувати роботу з документами та не заповнювати бланки вручну

Автоматичне наповнення бланків документів. Заощаджуйте свій час. Позбудьтеся помилок.

Підключіться до КЛАС365 та користуйтеся повним спектром можливостей:

  • Автоматично заповнювати актуальні типові формидокументів
  • Друкувати документи із зображенням підпису та друку
  • Створювати фірмові бланкиз вашим логотипом та реквізитами
  • Складати найкращі комерційна пропозиція(у тому числі за власними шаблонами)
  • Вивантажувати документи у форматах Excel, PDF, CSV
  • Розсилати документи по email прямо із системи

З КЛАС365 ви зможете не лише автоматично готувати документи. КЛАС365 дозволяє керувати цілою компанією в одній системі, з будь-якого пристрою, підключеного до Інтернету. Легко організувати ефективну роботу з клієнтами, партнерами та персоналом, вести торговий, складський та фінансовий облік. КЛАС365 автоматизує все підприємство.

Почніть роботу з Бізнес.ру прямо зараз! Використовуйте сучасний підхід до управління бізнесом та збільшуйте дохід.

Підключитись безкоштовно до Бізнес.Ру