Ishbilarmonlik yozishmalari elektron pochta qoidalari. Elektron pochta yozishmalari qoidalari

Ish yozishmalari qoidalari va xat yordamida yaxshi munosabatlar o'rnatish uchun bir nechta murakkab manevrlar nafaqat har bir ish kuni kiruvchi yozishmalar bilan to'lib toshgan elektron pochtaga ega bo'lganlar uchun ma'lum bo'lishi kerak, balki rejalarga bir nechta yozishmalar va xabarlar kiritilgan, tashabbuskori siz bo'lishingiz kerak. Beeches sehriga egalik qilish har bir zamonaviy ayol uchun foydalidir. Bu, hech bo'lmaganda, ish qidirishda foydali bo'ladi - rezyumelar, muqobil xatlar, so'rov bo'yicha o'zingiz haqingizda qo'shimcha ma'lumotlar va test topshiriqlari, shuningdek suhbat vaqtini kelishish uchun xabarlar yuborish.

Savodxonlik biznes yozishmalari va sizning yuzingizning asosidir

Disleksiya bilan og'rigan bloggerlar Internetda mashhur bo'lishi mumkinligi sizning xatolaringiz va matn terish xatolaringiz uchun bahona bo'lmasligi kerak. Rus tili maktabda ishlamaganligi bilan o'zingizni taskin qilmang (nutqning turli qismlari bilan "yo'q" deb yozish qoidalarini kuchaytirish vaqti keldi). O'zingizga nisbatan imkon qadar talabchan bo'ling. Ishbilarmonlik yozishmalarini olib borishda ayniqsa haqoratli, kasbiy sohangizdan so'zlarni yozish noto'g'ri. Suhbatdosh sizning qobiliyatingizga shubha qilishi mumkin.

1. gramota.ru saytini Internet-brauzeringizda belgilab qo'ying.

2. Aniq ta'rif bera olmaydigan so'zlarni ishlatmang (hech bo'lmaganda Vikipediyani tekshiring).

3. Esda tutingki, suhbatdoshga tanish bo'lmagan noyob va o'ziga xos so'zlar uni chalkashtirib yuborishi yoki noto'g'ri talqin qilinishi mumkin. Agar suhbatdoshingizni atamalaringiz bilan tanishtirish kerak bo'lsa, unda odob-axloq qoidalariga ko'ra, ishlatilgan atamalar va qisqartmalar haqida tushuntirish bering.

4. Juda uzun jumlalar tuzmaslikka harakat qiling. Ish yozishmalarini o'tkazish uchun emas, balki roman yozish uchun murakkab va bezakli dizaynlarni qoldiring.

5. Xabarni darhol xatning asosiy qismida emas, balki birinchi navbatda kompyuteringizdagi faylda yozishingizni qat'iy tavsiya qilamiz. Birinchidan, so'zdagi o'rnatilgan imlo va tinish belgilari sizga yordam beradi. Ikkinchidan, biznes xatini tasodifan muddatidan oldin yuborish yoki brauzerni yopish tufayli uni yoʻqotish kabi noxush holatlarni bartaraf etasiz (wordda matn kiritayotganda “saqlash” belgisini tez-tez bosishni odat qiling va avtomatik saqlashni oʻrnating. sozlamalarda qisqa vaqt oralig'ida). Planshet va mobil qurilmalarda bashoratli yozish so'zlaringizga juda kutilmagan tuzatishlar kiritishini unutmang.

6. Xatni yuborishdan oldin uni bir necha marta o'qing. Agar vaqt tugasa (Aytgancha, ish yozishmalarining muhim asosiy qoidalaridan biri bu muddatlarni kechiktirmaslikdir, shuning uchun oxirgi daqiqada xatni qabul qilmaslik yaxshiroqdir), keyin siz yozgan matnni qayta o'qing. yozgandan keyin biroz vaqt o'tgach - yarim soat yoki bir soat ichida, boshqa biznesga o'tish.

To'g'ri ish yozishmalar. Muhim tafsilotlar

Ish yozishmalarini olib borish va bajarishda tafsilotlarga e'tibor hurmat haqida gapiradi va vaqtni tejaydi

7. Xatning "mavzu" maydonini to'ldirishni e'tiborsiz qoldirmang . Agar siz birinchi sovuq elektron pochta xabaringizni yuborayotgan bo'lsangiz, sarlavha samarali, qutidan tashqarida va qiziqarli bo'lishi mumkin. Ammo agar sizning xatingiz allaqachon kutilgan bo'lsa yoki siz oluvchi bilan bir muncha vaqt yozishmalarda bo'lgan bo'lsangiz, unda mavzu qisqa, aniq va ixcham bo'lishi kerak. Bu sizga kerak bo'lganda xatingizni (siz uchun ham, oluvchi uchun ham) pochta orqali tezda topish imkonini beradi.

8. "Re: Re: Re:" ning uzun zanjirlari axlat taassurotini beradi. Suhbatdoshingiz bilan yangi mavzu ochishdan qo'rqmang, faqat tegishli oldingi xabarlarni keltiring (va ha, agar siz, masalan, ma'lum bir loyihaning tafsilotlarini muhokama qilsangiz, byudjetni kelishib qo'ysangiz, ularni "tortib olish" kerak. narxlar / xizmat paketlari va boshqalar - bu holda, kotirovka qilish qulay va biznes odob-axloq qoidalari buni talab qiladi).

9. Agar kiruvchi xabarda siz uchun bir nechta savollar bo'lsa, har biriga alohida iqtibos keltirgan holda javob bering. Agar siz bir nechta savollar bilan xat yuborayotgan bo'lsangiz, raqamlashdan foydalaning, matnni paragraflarga ajrating. Aniq tuzilishga yopishib oling.

10. Xatning asosiy qismida xabarning barcha qo'shimchalarini sharhlang. Qabul qiluvchi darhol ularning mazmuni haqida ma'lumot olishi uchun siz biriktirgan barcha fayllarni imzolang .

11. Imzo juda muhim tafsilot ish xati. Pochta xizmatlari sozlamalarida siz odatda barcha xatlaringiz uchun avtomatik imzo o'rnatishingiz mumkin. Yaxshi yozilgan imzo tashrif qog'ozlarini, yaxshi tashrif qog'ozlarini chop etishga tengdir. Imzoda ismingiz va familiyangizga qo'shimcha ravishda lavozimingiz, aloqa ma'lumotlaringiz (telefon, skype), kompaniya logotipidan foydalaning. Ijodiy jihatdan ahamiyatli (esda qolarli va ular ishlayotgan shaxs yoki kompaniya bilan bog'langan) vizit kartalari eng yaxshi deb hisoblanganidek, imzo kompaniya bilan aloqangizni ko'rsatadigan yoki siz biznesga bo'lgan muhabbatingiz haqida gapiradigan "chipli" bo'lishi mumkin. qilmoqdalar. Misol uchun, "Mann, Ivanov va Ferber" nashriyotining ba'zi xodimlari imzoda "Endi men o'qiyman ..." qo'shimcha jumlasidan foydalanadilar (va yangi nashriyotning ismini kiriting). Umumiy ovqatlanish sohasidagi kompaniyalarning vakillari "mazali kun" tilaklari bilan xatlarni to'ldirishlari mumkin. Ba'zan biznes yozishmalarining bunday dizayni rahbariyat bilan kelishilgan bo'lishi kerak.

12. Ish yozishmalari uchun NameWoman alohida pochta manziliga ega bo'lishni tavsiya qiladi. U kompaniya nomini yoki kompaniya veb-saytining domenini, ismingiz (to'liq, kichraytirilmagan shakllarsiz) va familiyangizni aks ettirishi ma'qul. Pochta nomida yoshingiz yoki tug'ilgan yilingizni ko'rsatadigan raqamlardan foydalanmang. Pochta sarlavhasida o'z pozitsiyangizni ko'rsatish juda maqbuldir, ammo ba'zi odamlar bundan qochishadi, chunki ular pochta qutisini o'zgartirmaslik va martaba zinapoyasiga ko'tarilishni rejalashtirishadi.

Rezyume va shunga o'xshash ish xatlarini yuborish uchun siz o'ynoqi yoki o'ta ijodiy bo'lgan pochta manzillaridan ham foydalanmasligingiz kerak. Ayniqsa, agar siz yirik kompaniyada jiddiy lavozimga da'vogar bo'lsangiz.

ishbilarmonlik yozishmalari odobi

13. Ishbilarmonlik yozishmalarining uslubi quruq bo'lishi shart emas. Ammo konstruktsiyalarning jiddiyligi va muayyan qat'iyligi majburiy qoidadir. Kichraytiruvchi qo'shimchalar va jargon, so'zlashuv iboralaridan voz keching.

14. Kulgichlar tuzoqqa aylanishi mumkin. Ishbilarmon tanishning birinchi harflarida ular printsipial jihatdan bo'lmasligi kerak. O'rnatilgan aloqa bilan, tabassumli qavslar hali ham qabul qilinadi, lekin uni haddan tashqari oshirmang va xatning bunday "yoqimli bezaklari" ning tashabbuskori bo'lmang. Ish yozishmalarini olib borishda qayg'uli va har qanday ijodiy animatsion kulgichlar (va ayniqsa siz "pastdan" bo'lgan holatlarda) qat'iyan man etiladi.

15. Maktubning boshida va agar kerak bo'lsa, matnda ism, ism va otasining ismi bilan hurmatli salomlashish va manzildan foydalanishni unutmang. Bu nafaqat ishbilarmonlik yozishmalari etikasi bilan talab qilinadi, balki suhbatdoshning sizning xabaringizga bo'lgan qiziqishini va unga sodiqligini oshirishga imkon beradi. Qabul qiluvchilar har doim xatlarga ko'proq e'tibor berishadi, shuning uchun siz yozishingiz kerak bo'lgan shaxsning ismini va u qanday manzilni afzal ko'rishini (ismi yoki ismi va otasining ismi bo'yicha) oldindan bilib olishga harakat qiling.

Ish yozishmalari qoidalariga ko'ra, oddiy holatlarda javob bir ish kuni ichida yuborilishi kerak, maksimal - ikkita. Agar siz ish kunining so'nggi soatlarida uzoq dam olish yoki ta'til oldidan xat olsangiz, shoshilinch bo'lmagan xatga batafsil javob berishingiz shart emas. Biroq, ishbilarmonlik yozishmalari odob-axloq qoidalariga ko'ra, xatni olganingiz haqida qisqa javob va hozirda bo'lganingiz va falon sanadan keyin yoki falon muddatdan kechiktirmasdan batafsil javob berishingiz haqida sharh yuborish oqilona. . Agar javob berish uchun siz uchinchi shaxsdan olishingiz kerak bo'lgan har qanday ma'lumotga aniqlik kiritishingiz kerak bo'lsa yoki ma'lumotlarni to'plash va materiallarni tayyorlash bo'yicha puxta ish olib borsangiz, xuddi shunday qilish kerak.

O'z navbatida, agar sizga suhbatdoshdan javob xati kerak bo'lsa, u holda 3 ish kunidan keyin so'rovingizni takrorlashingiz mumkin. Agar sizga zudlik bilan javob kerak bo'lsa, bu haqda birinchi xatingizda to'g'ri yozing (agar iloji bo'lsa, sabablarini tushuntiring), shuningdek, uning olinganligini tasdiqlashni so'rang. Aytgancha: spam papkangizni muntazam tekshirib turing (har uch kunda bir marta).

Va chiroyli biznes maktubi qanday ko'rinishi haqida bir oz ko'proq. Ish yozishmalarini ro'yxatdan o'tkazish

Xat oson o'qilishi va tushunarli bo'lishi kerak. Qisqa jumlalar, eng kam qismli va kesimli burilishlar - oddiy konstruktsiyalar - bu ish yozishmalarining asosidir. Barcha qoidalarga muvofiq mukammal namunali xatni taqdim etishga yana nima yordam beradi?

16. Sizning yozishmalaringizdagi paragraflar 7-10 qatordan oshmasligi kerak.

17. Agar paragraflar orasidagi intervallar bitta xatboshidagi satrlar orasidagi intervallardan kattaroq bo'lsa, biznes xati matni yaxshiroq qabul qilinadi va toza ko'rinadi.

19. Katta harflar bilan yozilgan so'zlar va undan ham ko'proq iboralar va butun jumlalar qichqiriq, bosim va hurmatsizlik sifatida qabul qilinadi. Ishbilarmonlik yozishmalari uchun bu uslub mavjud emas. Qo'l ostidagilardan norozi bo'lgan xo'jayin bo'lsangiz ham, bunga o'zingizga yo'l qo'ymang.

Biznes xushmuomalalik va tarmoq

20. Suhbatdoshga sizning taklifingizga rozi bo'lish, o'z fikrini aks ettirish, sizga maslahat berish, sharh qoldirish yoki savol berish imkonini bering. Buning eng oson yo'li - maktubdagi "bu haqida nima deb o'ylaysiz?", "agar sizda biron bir savol bo'lsa, men ularga javob berishga harakat qilaman", "menga qaroringiz haqida yozing" iboralarini ishlatishdir.

21. Qabul qiluvchidan keladigan signallarga ehtiyot bo'ling. Suhbatdoshingizning yozish uslubiga, sizga qanday murojaat qilishiga e'tibor bering. Oynaning psixologik qoidasini eslang. Agar sizning maktubingiz uning uslubini aks ettirsa, juda yaxshi (lekin noto'g'ri yozilmagan, albatta). Agar u biron bir shaxsiy ma'lumotni eslatsa, unga e'tibor bering. Xursandchilik, hamdardlik, ishtirok etish, bayramlar bilan tabriklash, xushmuomala va to'g'ri bo'ling.

22. Bayramlar haqida gapirganda. Agar sizning biznes yozishmalaringiz rasmiy bayramlar kunlarida sodir bo'lsa, suhbatdoshingizni o'tgan / yaqinlashib kelayotgan kunlar bilan tabriklang. Muhim mijozlar va siz odob-axloq qoidalariga muvofiq uzoq vaqt ishbilarmon yozishmalarni olib boradigan kishilar alohida xat bilan tabriklanishi kerak. Suhbatdoshingizning qachon tug'ilgan kuni borligini bilish foydali bo'ladi - bu ma'lumotni odatda ijtimoiy tarmoqlardan olish oson.

Shaxsiy mijozlar bazangizni va professional aloqa bazangizni boshqaring. Familiyalar va ismlar, lavozimlar va telefon raqamlari, ijtimoiy tarmoqlar va elektron pochtadagi hisoblarga havolalar bilan bir qatorda, shaxsiy ma'lumotlarni yozing, biznes yozishmalarida allaqachon kesib o'tgan loyihalar va muammolarni belgilang.

23. Ishbilarmonlik yozishmalari va oddiy xushmuomalalik etikasi shunday deydi: minnatdorchilik so'zlarini unutmang. Tabriklar, maslahatlar, tushuntirishlar, taklifnomalar, ma'lumot eslatmalari, ish yozishmalarida suhbatdoshingizdan tezkor javob uchun.

Faqat Milena

Elektron biznes yozishmalari. Mavzu qatori haqida

Ushbu maqola biznes elektron pochtasida "Mavzu" maydonini to'ldirish haqida.

"Mavzu" maydonini uning mazmuniga mos ravishda to'ldiring.

Ko'rinishidan oddiy narsa. Agar siz sherikga hujjatlarni jo'natish muddatlari haqida yozsangiz, "Shartnomani yuborish shartlari to'g'risida" mavzusiga yozing. Agar siz yuridik manzilni o'zgartirish haqida yozsangiz, "Yuridik manzilni o'zgartirish to'g'risida" mavzusiga yozing. Ammo, yozishmalar amaliyoti shuni ko'rsatadiki, biz uchun aniq bo'lgan hamma narsa boshqalarga unchalik ravshan emas ...

O'tgan kuni mening do'stim va hamkasbim (Natasha) biznes sherigidan xat olganida yana bir bor yengil nafas oldi. Va u dedi: "Go'zallik! Xat emas, balki qo'shiq! Men uni hali ochmadim, lekin nima haqida yozayotganimni allaqachon bilaman! Va keyin u qo'shib qo'ydi: "Ha, va mening pochta qutimdagi uning xatlaridan birini topish endi bir necha daqiqadir!"

— Va buning o'ziga xos xususiyati nimada? to'g'ri so'rayapsiz. Va keyin men sizga nima uchun qabul qiluvchi bilan yozishmalardagi joriy tartib do'stimni juda xursand qilishini aytaman.

Natasha o'quv kompaniyasida mijozlar va hamkorlar bilan ishlash bo'yicha mutaxassis.

Ikki oy oldin u kompaniyaning yangi biznes sherigi bilan yozishmalarni boshladi. (Uni "Vasya" deb ataymiz). Bo'lajak qo'shma ishning boshida har doim muhokama qilinishi, aniqlanishi, aniqlanishi, birlashtirilishi kerak bo'lgan ko'plab masalalar mavjud va hokazo. O'sha kuni Natasha va Vasya juda ko'p xabarlar almashishdi. Ammo agar siz Natashaning pochta qutisiga qarasangiz va Vasya bilan yozishmalarga qarasangiz, siz mutlaqo oddiy rasmni topasiz. Harflar juda ko'p, ammo barcha ma'lumotlar ikkita semantik nuqtaga to'g'ri keladi: "Kimdan" maydonida "Vasya" deb yozilgan va maydonda mavzu "Perm bilan hamkorlik" (Natashaning biznes sherigi va ismi). shahar nomi ma'lum sabablarga ko'ra o'zgartirilgan. Ular aytganidek, har qanday o'xshashlikni tasodif deb hisoblash kerak).

Vaziyatni tasavvur qiling: birinchi harfda "Perm bilan hamkorlik" mavzusi bor. Ushbu maktubdan Natasha qabul qiluvchi haqida, uning kompaniyasi haqida ma'lumot oladi, uning tijorat taklifi bilan tanishadi. Javoblar. Quyidagi xatlarda ishning tafsilotlari, dala mashg'ulotlarini o'tkazishning o'ziga xos xususiyatlari ko'rsatilgan, moliyaviy, tashkiliy jihatlar va boshqalar muhokama qilinadi (Hafta oxirida Natashaning pochta qutisida Vasyadan 17 ta xat bor edi). Shu bilan birga, birinchi harfdan oxirgigacha barcha harflar mavzuning bitta versiyasiga ega: "Perm bilan hamkorlik". Endi siz zudlik bilan, masalan, ushbu yozishmalarda aniq ma'lumotga ega bo'lgan aniq xatni topishingiz kerak bo'lsa, nima qilishingiz kerakligini tasavvur qiling. Aytishlaricha, "bu aql bovar qilmaydi" nima qilish kerak: tasodifiy xatlarni oching va taxminan haftaning qaysi kuni bu masala muhokama qilinganini eslab qolishga harakat qiling. Vaqt xarajatlari, bunday qidiruvning samaradorligi va unga hamroh bo'lgan his-tuyg'ular haqida gapirmayman. Va shuning uchun hamma narsa aniq.

Xulosa:

1. Mavzu maydoni elektron pochta xabarining muhim qismi ekanligini unutmang.

2. Mavzu maydonini oqilona to'ldiring, ma'lumotni juda informatsion qiling.

Masalan, “Hujjatlar” o‘rniga “Agreement.Account.Act”

3. Muhokama qilinayotgan masalaning jihatlari oʻzgarganligi sababli mavzuni aniqlang (kengaytmadan foydalaning).

Masalan,

Perm bilan hamkorlik → Perm bilan hamkorlik sanalari → Perm bilan hamkorlik shartnomasi.

4. Mavzu doirasini mazmunli, lekin imkon qadar qisqa tuting.("Mavzu" maydonida qabul qilinganda qabul qiluvchiga ko'rinadigan belgilar soni juda cheklangan)

Masalan,

Perm bilan hamkorlik → Perm.Sana → Perm.Shartnoma

5. Agar biznes sherigi / mijozi bilan yozishmalarda "Mavzu" maydoni u tomonidan o'zboshimchalik bilan to'ldirilganligini / umuman to'ldirilmaganligini ko'rsangiz, tashabbusni o'z qo'lingizga oling. va ikkita stsenariydan birini sinab ko'ring:

- Javob berishda "Mavzu" maydonining mazmunini to'g'ri o'zgartiring / uni o'zingiz to'ldiring. Agar qabul qiluvchi diqqatli bo'lsa, ehtimol bu harakat yozishmalarni normal holatga qaytarish uchun etarli bo'ladi. Agar qabul qiluvchi ushbu maydon mazmunini e'tiborsiz qoldirishda davom etsa (ehtimol, odatiy emas), boshqa stsenariydan foydalaning (quyida o'qing):

- Qabul qiluvchiga so'rov / taklif bilan xat yozing taxminan quyidagi tarkib: "Vasya, men yozishmalarimiz samarali bo'lishini juda xohlayman va biz biznes bilan bog'liq barcha muammolarni imkon qadar tezroq hal qila olamiz. Men "Mavzu" maydonida xatning mavzusi va mazmunini darhol ko'rsatishni taklif qilaman. O‘ylaymanki, bu orqali biz muloqotimiz samaradorligini sezilarli darajada oshiramiz”.

Natasha mening maslahatimni qabul qildi. Endi esa, ikkinchi oydirki, u olayotgan xatlarning shaffofligi va ravshanligidan zavqlanmoqda!

Sizga ham xuddi shunday zavq tilayman, aziz o'quvchilarim!

Biznes yozishmalarsiz, kompaniya nomidan yoki xususiy tadbirkor sifatida o'z nomingizdan yozayotganingizdan qat'i nazar, biznesda hech qanday joy yo'q. Aniqrog'i, siz uning qoidalariga qanday rioya qilasiz. Potentsial biznes hamkorlaringiz yoki mijozlaringiz ular bilan qanday muloqot qilganingiz bo'yicha sizni ko'p baholaydilar. Ish xati, deyish mumkinki, biznesmenning "yuzi". Va uni yo'qotmaslik uchun ushbu formatdagi muloqotning oltin qoidalari haqida bilish muhimdir.

Biznes elektron pochta qoidalari

Hozirgi vaqtda elektron pochta oddiy pochtaga qaraganda tez-tez ishlatilayotganligi sababli, biz tarmoqdagi biznes yozishmalarini qanday qilib to'g'ri olib borishga e'tibor berishga qaror qildik. Bu erda siz uchun bir nechta tavsiyalar mavjud, ularga rioya qilish suhbatdoshingiz oldida yuzingizni yo'qotishingizga imkon bermaydi.

Pochta qutisi nomi

Yangi xabarni ochganimizda e'tiborimizni tortadigan birinchi narsa - bu yuborilgan manzil. Ko'pchilik bu lahzaning ahamiyatini e'tiborsiz qoldirib, shaxsiy pochta hisoblaridan ish xatlarini yuborishadi. Agar elektron pochta manzilida faqat sizning ismingiz odam o'qiy oladigan formatda bo'lsa, buning hech qanday yomon joyi yo'q. Ammo agar "kissa1988" yoki "pupsik-26" kabi turli taxalluslar mavjud bo'lsa, unda bunday qutidan xabar yuborish shunchaki qabul qilinishi mumkin emas. Tasavvur qiling-a, odam "chaqaloq" yoki "quyosh" dan biznes taklifini olganida qanday his-tuyg'ularni boshdan kechiradi.

Shuningdek, info@, inbox@ va shunga oʻxshashlar bilan boshlanadigan pochta manzillari biznes yozishmalarida qabul qilinmaydi. Ular shunchaki jiddiy qabul qilinmaydi va xat ochilmasligi uchun ham yaxshi imkoniyat bor. Eng yaxshi variant - pochta qutisidan biznes yozishmalarini o'tkazish [elektron pochta himoyalangan], bu erda ism sizning ismingiz va familiyangiz bo'lsa, kompaniya - kompaniyaning nomi.

Qabul qiluvchilar

Elektron pochta yozishmalarida to'g'ridan-to'g'ri qabul qiluvchiga xat yuborish va boshqa oluvchilarni nusxaga qo'yish mumkin. Xabar nusxasidagi qabul qiluvchilar unga javob bermasligi kutilmoqda. Ular taklif qilingan kuzatuvchilarga o'xshaydi. Shuning uchun, yuborishdan oldin, kimdan aniq javob olishni xohlayotganingizni aniqlang va qabul qiluvchilarni to'g'ri tartibga soling. Biroq, iloji bo'lsa, xatlarni to'g'ridan-to'g'ri qabul qiluvchilarga bir nechta odamni qo'ymang. Har bir kishi bu mas'uliyatni boshqa qabul qiluvchiga "o'tkazishga" qaror qilsa, ularning hech biri sizga javob bermasligi mumkin.

Agar siz o'zingiz ish xatining nusxasini olgan bo'lsangiz, unda siz allaqachon tushunganingizdek, jo'natuvchi sizning javobingizni kutmaydi. Ammo agar sizga aniq javob berish kerak bo'lsa, unda siz buni qilishingiz mumkin, ammo xabarning boshida "aralashuv" uchun kechirim so'rash muloyim bo'lar edi.

Harf dizayni

Rasmiy biznes uslubi. Ishbilarmonlik yozishmalarida, albatta, rasmiy uslub qo'llaniladi. Unda sifatlar, keraksiz tushuntirishlar va tafsilotlar yo'q. Faqat aniqlik, aniqlik va mantiq. Ish xabarini yozgandan so'ng, uni qayta o'qish va maxsus semantik yukni ko'tarmaydigan va aytilganlarning mohiyatini o'zgartirmaydigan barcha iboralarni olib tashlash foydalidir. Faqatgina bunday so'zlar va iboralar o'chirilganligiga ishonchingiz komil bo'lsa, ish xatini yozishda ushbu qoidaga rioya qilingan deb aytishingiz mumkin.

Savodxonlik. Xabarni to'g'ri va xatosiz yozish muhimligini aytish "qordan odam qordan bo'lishi kerak" deganga o'xshaydi. Biroq, bu qoidani eslatib o'tmaslik mumkin emas. Savodxonlik har qanday yozishmalarning asosidir. Ish xatini imlo xatolari bilan yozgan odamni hech kim jiddiy qabul qilishi dargumon.

Xatning mavzusi. Uni yozish shart. Uni qisqa, ammo sig'imli qilishga harakat qiling, shunda bir qarashda qabul qiluvchiga xat nima haqida bo'lishi darhol aniq bo'ladi. Mavzu bitta so'zdan iborat bo'lmasligi kerak. "Ma'lumot", "Savol" va boshqalar. - Ishbilarmonlik elektron pochtasining mavzu satrlari noto'g'ri. "X kompaniyasidan savdo taklifi" to'g'ri mavzu. Agar sizning xatingizdagi ma'lumotlar juda muhim bo'lsa, uni deyarli barcha elektron pochta xizmatlarida mavjud bo'lgan maxsus "muhim" bayrog'i bilan belgilashingiz mumkin.

Shrift. Xabar matni, birinchi navbatda, o'qilishi mumkin bo'lishi kerak. Shuning uchun, Arial yoki Times New Roman shriftidan foydalaning, o'rtacha hajmni tanlang (masalan, mail.ru pochtasida, optimal shrift hajmi 3). Shriftlar yoki ranglar bilan tajriba qilmang. Ish yozishmalarida bu noo'rin. Katta harflar, undov belgilari yoki boshqa maxsus belgilarni (jumladan, kulgichlar) ishlatmang. Ruxsat berilgan yagona narsa - kursiv yoki qalin bo'lgan ba'zi iboralarni tanlash. Ammo buni faqat o'ta kerak bo'lganda ishlatishga harakat qiling.

O'qish qulayligi va yaxshiroq xabar uchun siz xat matnidagi sarlavhalardan foydalanishingiz mumkin. Ammo ularning soni juda ko'p bo'lmasligi kerak - 3-4 dan oshmasligi kerak.

Bitta paragraf 4 qatordan oshmasligi kerak. Juda uzun paragraflarni o'qiganimizda, matn birlashadi va asosiy g'oya yo'qolishi mumkin.

Har qanday o'tkazmalar va ro'yxatlar maxsus markerlar yordamida amalga oshirilishi kerak.

Korporativ shablon. Agar siz korporativ uslubingizda korporativ elektron pochta shablonini ishlab chiqsangiz juda yaxshi bo'ladi. Va siz barcha biznes xabarlarni faqat ushbu shablon bilan yuborasiz. Bu sizga boshqalardan ajralib turishga va biznes xabarida talab qilinadigan rasmiyatchilikni saqlashga imkon beradi. Biroq, uni "brend" bilan haddan tashqari oshirib yubormang - ortiqcha ijodkorlik faqat zarar keltiradi. Axir, biz o'yin-kulgi haqida emas, balki biznes aloqasi haqida gapiramiz. Qabul qiluvchilar sizning xabarlaringizni nafaqat kompyuterda, balki mobil qurilmalarda ham o'qishi mumkinligini unutmang. Shuning uchun shablon turli ekran o'lchamlari uchun optimallashtirilgan bo'lishi kerak.

Bitta xatda faqat bitta ma'lumot sababi bo'lishi kerak. Va shunga ko'ra, qabul qiluvchidan faqat bitta maqsadli harakat nazarda tutilishi kerak. Bitta xabarda qabul qiluvchiga bir nechta savol, taklif yoki so‘rovni bir vaqtning o‘zida kiritish noto‘g‘ri hisoblanadi.

U quyidagi qismlarga bo'linishi kerak:
- kirish;
- Asosiy qism;
- xulosa.

Kirish qismida xabarning maqsadi va uni yozish sabablarini qisqacha aytib bering. Asosiy qism maktubning mohiyatidir. Xulosa qilib aytganda, yuqoridagilarni umumlashtirishingiz kerak - bu xulosalar, so'rovlar, ko'rsatmalar, takliflar va boshqalar bo'lishi mumkin. Ish yozishmalarida har qanday "postkript" dan foydalanish juda istalmagan. Shuningdek, aforizmlar, metaforalar, maqollar va boshqalardan saqlaning.

Agar siz xatda grafik tasvirni yuborishingiz kerak bo'lsa, uni xabar matniga kiritmang, balki uni alohida fayl sifatida biriktiring. Rasmlar turli qurilmalarda to'g'ri ko'rsatilmasligi yoki qabul qiluvchining elektron pochta dasturining interfeysida butunlay o'chirib qo'yilishi mumkin. Matnda, agar kerak bo'lsa, "ma'lumot biriktirilgan faylda" ni ko'rsatish kifoya. Agar bunday fayllar bir nechta bo'lsa, ularning nomlarini yozishni unutmang.

Agar siz qisqartmalar va qisqartmalardan foydalansangiz, qabul qiluvchi ular nimani anglatishini tushunishiga 100% ishonch hosil qilishingiz kerak. Umuman olganda, uni xavfsiz o'ynash va bunday narsalarni ishlatmaslik yaxshiroqdir.

Hissiyotning etishmasligi. Ish xatlarida hech qanday hissiy rang bo'lmasligi kerak. Umuman. Agar siz shikoyat yozsangiz ham va siz haqiqatan ham g'azabingizning to'liqligini ko'rsatishni xohlasangiz ham, yoki aksincha, muvaffaqiyatli kelishuv uchun sherigingizga chin dildan minnatdorchilik bildirasiz. Xabar o'zini tutishi va hatto ma'lum darajada sovuqqon bo'lishi kerak. Har bir inson o'zining individualligini qadrlaydi, ammo biznes yozishmalari buni ko'rsatishning eng yaxshi usuli emas. Baxtli yoki qayg'uli odam, farrosh yoki bosh direktorning rasmiy xati bir xil bo'lishi kerak.

Lug'atdan foydalanish. Ish yozishmalarida jumlalarni bog'lash uchun quyidagi iboralar to'plamidan foydalaniladi:

shu sababli;
qanday asosda;
kuch bilan (bir narsadan);
ga muvofiq;
asoslangan;
e'tibor bering;
hisobga olish;
nima xizmat qildi.

Va hokazo. Shuningdek, ish xatlarida xabar yoziladigan sohada umumiy qabul qilingan qisqartmalar va qisqartmalardan foydalanishga ruxsat beriladi. Agar qabul qiluvchi ma'lum bir qisqartmani tushunadimi yoki yo'qmi degan shubhangiz bo'lsa, iborani to'liq yozgan ma'qul.

Salom. Iltimos, "Yaxshi kun" klishesini hech qachon ishlatmang. Aytish mumkinki, bu nafaqat biznes yozishmalarining, balki elektron pochta xabarlarining ham yomon shakli. Optimal salom - "Salom, Ism / Otaning ismi." Aytgancha, xabarni qabul qiluvchiga nafaqat salomlashishda, balki matn bo'ylab ham ismi bilan murojaat qilish yaxshidir. Agar siz shaxsan tanish bo'lmagan odamga xat yozayotgan bo'lsangiz, eng boshida qabul qiluvchining manzilini qayerdan olganingizni ko'rsatishingiz kerak.

Harf hajmi. Bu san'at asari emas va sizning "mavzu bo'yicha" shaxsiy fikrlaringiz emas. Undagi ma'lumotlarning to'liqligini etkazish uchun xabar imkon qadar qisqa bo'lishi kerak. Xat matni bitta "ekran" ga to'g'ri kelsa, maqbuldir. Uzoq harflarni o'qish charchatadi va bu ko'pchilikni bezovta qiladi.

Xatlarga javoblar. Qabul qilingan xabarga javob berganingizda, har doim "Yozish" tugmasini emas, balki "Javob berish" tugmasini bosing. Birinchi variant bilan, yozishmalarning butun tarixi avtomatik ravishda javobingizda olinadi. Bu to'g'ri, chunki odam fonni ko'rmasa, sizning kimligingizni va undan nimani xohlayotganingizni darhol eslay olmaydi. Ayniqsa, oxirgi yozishmalardan besh kundan ortiq vaqt o'tgan bo'lsa. Suhbatdoshingizning xabariga javob berayotganda iqtibos keltiring. Bu unga avval nima haqida gapirganingizni eslab qolish imkoniyatini beradi.

Har doim suhbatdoshga kerakli joyda minnatdorchilik bildiring. Masalan, siz "Vladimir, xatingiz uchun rahmat" yoki "Irina Alekseevna, bunday tezkor javobingiz uchun rahmat" deb yozishingiz mumkin. Bunday nuanslar suhbatdoshga bo'lgan hurmatingizni ko'rsatadi va elektron muloqotning kayfiyatini yumshatadi.

Agar suhbatdoshingiz sizga o'zining noroziligini yoki hatto ochiqchasiga qo'polligini bildirgan xabarni yuborgan bo'lsa, siz qanchalik xohlasangiz ham, unga xuddi shunday javob bermaslikka harakat qiling. Vaziyatlar har xil, lekin har doim muloyim va vazminlik bilan javob bering.

Albatta, qanchalik tez javob bersangiz, shuncha yaxshi. Bir necha soat ichida javob bera olsangiz ajoyib. Bu vaqt oralig'i optimal hisoblanadi. Ammo javob bir necha kun ichida bo'ladi, deylik. Psixologlarning ta'kidlashicha, odamning elektron pochtaga javob berish uchun qulay kutish vaqti 48 soat, ya'ni ikki kun. Agar siz uzoqroq kutishingiz kerak bo'lsa, bu allaqachon hurmatsizlik sifatida qabul qilinishi yoki e'tiborga olinmasligi mumkin. Agar xabarda ko'tarilgan masala javob berish uchun ko'proq vaqt talab qilsa, xatni olganingiz, uni ko'rib chiqqanligingizni yozing va imkon qadar tezroq javob bering. Shunday qilib, jo'natuvchi hech bo'lmaganda e'tibordan chetda qolmaydi.

Xatning xulosasi. Siz manipulyatsiyaga urinish sifatida qabul qilinishi mumkin bo'lgan iboralarni yozmasligingiz kerak: "Men foydali hamkorlikka umid qilaman", "Javobingiz uchun oldindan rahmat" va hokazo. Elektron yozishmalarda "Hurmat bilan", "Mening samimiy tilaklarim" va shunga o'xshash iboralar bilan xayrlashish yaxshiroqdir. Ha, bunday iboralar stereotiplardir, ammo ular biznes aloqalari uchun eng mos keladi. Imzoda ismingizni, familiyangizni, lavozimingizni va kompaniya nomini yozing. Shuningdek, elektron pochtadan tashqari, siz bilan bog'lanishingiz mumkin bo'lgan kontaktlarni qoldiring.

Yuborilgan vaqt. Albatta, elektron xatlar qabul qilingan zahotiyoq o'qilishi kerak emas. Ammo elektron pochtaning ishbilarmonlik etikasida dam olish kunlari, bayramlar, kechki payt yoki tunda elektron pochta xabarlarini yuborish noto'g'ri hisoblanadi. Standart ish soatlariga rioya qilishga harakat qiling.

Va, albatta, "yuborish" tugmasini bosishdan oldin, qabul qiluvchining ismi va elektron pochta manzilining imlosini diqqat bilan tekshiring. Xabarning butun matnini qayta o'qing va matn terish xatolari yoki noto'g'ri iboralar mavjudligini tekshiring.

Ko'pgina tashkilotlar ishining ajralmas qismi ko'plab qoidalar va xususiyatlarga ega bo'lgan ish yozishmalaridir. Nafaqat kotiblar, balki boshqa xodimlar ham sheriklar va boshqa xodimlar bilan aloqa qilish uchun xat yozishlari kerak.

Ishbilarmonlik yozishmalari tushunchasi

Ushbu atama tijorat va biznes ma'lumotlarini almashishni anglatadi. Ishbilarmonlik yozishmalarining ma'lum bir odob-axloq qoidalari mavjud bo'lib, ular hatto maxsus kurslarda o'qitiladi. Xat qoidalarga muvofiq tuzilishi kerak, chunki u kompaniyaning obro'sini yaratadi va saqlaydi, shuningdek, tashkilotga jiddiy munosabatni shakllantiradi. Texnik nuqtai nazardan, ish xati turli kompaniyalar yoki bo'limlar o'rtasidagi aloqani yaxshilashga qaratilgan vositadir.

Ishbilarmonlik yozishmalarining turlari

Hujjatlarning bir nechta turlari mavjud bo'lib, ularning har biri ro'yxatga olish va topshirish uchun o'z qoidalarini o'z ichiga oladi. Ishbilarmonlik yozishmalarining asoslari elektron pochta orqali muloqot qilishda ham qo'llaniladi. Mutaxassislar bunday turdagi biznes xatlarini ajratib ko'rsatishadi: minnatdorchilik, so'rovlar, talablar, kechirim so'rash, rad etish, tabriklash va hamdardlik. Bundan tashqari, da'volar, rad etishlar, eslatmalar, kafolatlar va boshqalarni o'z ichiga olgan tijorat xatlari mavjud.

Ish yozishmalarini qanday olib borish kerak?

Xat yozishda barcha tafsilotlarga e'tibor berish kerak. Ishbilarmonlik yozishmalari qoidalarini tavsiflashda siz quyidagi jihatlarga e'tibor berishingiz kerak:

Agar siz muallif tomonidan berilgan ba'zi savollarga javob berishingiz kerak bo'lgan xat yozayotgan bo'lsangiz, ularning har birini alohida-alohida keltirish o'rinli bo'ladi. Buning uchun raqamlashdan foydalaning va matnni paragraflarga bo'ling.
Xat yozishda siz yoki suhbatdoshingiz tomonidan biriktirilgan barcha hujjatlarga qisqacha izoh berishingiz kerak. Qabul qiluvchi xatning mohiyatini darhol anglashi uchun bu juda muhimdir.
Xat rahbari tomonidan imzolanishi va muhr bo'lishi kerak.

Ishbilarmonlik yozishmalari qoidalari

Ish xatlarini yozishda xatolar qabul qilinishi mumkin emas, shuning uchun ularni yozishning asosiy qoidalarini bilish muhimdir:

Ma'nosi noma'lum so'zlarni ishlatmang yoki ularning talqinini lug'at yordamida tekshiring.
Ishbilarmonlik yozishmalarini o'tkazish muayyan atamalardan foydalanishni istisno qiladi, chunki ba'zi so'zlar qabul qiluvchiga noma'lum bo'lishi mumkin. Agar shunday atamalar ishlatilsa, ularni tushuntirib bering.
Asosiy mohiyat yo'qolmasligi uchun o'z fikrlaringizni qisqa jumlalar bilan ifodalang.
Agar siz rus tilini yaxshi bilmasangiz, imloni tekshirish uchun avval matnni muharrirda yoki kompyuterdagi hujjatda terganingiz ma'qul.
Ish yozishmalari so'zlashuv so'zlaridan, adabiy burilishlardan va hokazolardan foydalanishga ruxsat bermaydi. Xatni yuborishdan oldin uni xato va matn terish xatosi borligini tekshiring. Biroz vaqt o'tgach, qayta tekshirish yaxshiroqdir.

Ish yozishmalarida xat boshlash

Birinchidan, xatning tarkibida "sarlavha" mavjud bo'lib, unda qabul qiluvchining lavozimi va to'liq ismi ko'rsatilgan. Ishbilarmonlik yozishmalarining xususiyatlari orasida ko'p hollarda varaqning o'rtasida yozilgan "Azizim" standart murojaati mavjud. Agar biror kishi notanish bo'lsa, unda familiyadan oldin "janob" so'zi yoziladi. Birinchi xatboshi (preambula) xatning maqsadi va sababini o'z ichiga oladi. Uni o'qib chiqqandan so'ng, qabul qiluvchi murojaatning asosiy ma'nosini tushunishi kerak.

Ish yozishmalarida so'rov

Ishbilarmonlik yozishmalarining eng mashhur turlaridan biri so'rov xatidir. Bu xushmuomalalik yoki dolzarb masala bo'yicha diplomatik talab bo'lishi mumkin. Biznes yozish ko'nikmalari so'rovlarni tuzishda muhim ahamiyatga ega, chunki ular adresatni muallif uchun zarur bo'lgan harakatlarni bajarishga undashi kerak. Xat yozish uchun ma'lum qoidalar mavjud:

Qabul qiluvchiga biznes odob-axloq qoidalariga rioya qilgan holda shaxsan murojaat qilish kerak.
Qabul qiluvchiga murojaat qilish sababini tushuntirish uchun siz unga iltifot, ish yoki shaxsiy fazilatlar va fazilatlarni qayd etishingiz mumkin.
So'rovni isbotlang va qabul qiluvchini uning bajarilishiga qiziqtiring. Muammoni iloji boricha qisqa va aniq tasvirlash kerak.
So'rov yuborilgandan so'ng, u o'zgartirilishi va potentsial imtiyozlarni ta'kidlab, yana takrorlanishi kerak.

Ish yozishmalarida o'zingizni qanday eslatish kerak?

Eslatma xati majburiyatlarni bajarish, qonunga rioya qilish, muhim voqea yaqinlashish va hokazolar haqida eslatish kerak bo'lganda ishlatiladi. Aksariyat hollarda og'zaki eslatma undan oldin ishlatiladi. Natijada, xat amalga oshirilgan harakatning o'ziga xos isboti bo'lib xizmat qiladi. Ish yozishmalarida eslatma quyidagilarni o'z ichiga oladi:

Yuboruvchi va qabul qiluvchi haqida ma'lumot. Shundan so'ng, eslatmaning sababi aytiladi.
Chaqirilayotgan masalaga tegishli qonunlar va me'yoriy hujjatlarga havolalar qilinadi.
Ishbilarmonlik yozishmalarining iboralari aniq bo'lishi kerak, ammo tahdid solmasligi kerak. Muammoni tinch yo'l bilan hal qilish mumkinligini eslash ortiqcha bo'lmaydi.
Xatda standartlar yo'q, shuning uchun uni erkin shaklda yozish mumkin.

Ish yozishmalarida qanday kechirim so'rash kerak?

Yozish eng qiyinlaridan biri bu uzr so'rash maktubi bo'lib, uning yordamida siz bir vaqtning o'zida kechirim so'rashingiz va kompaniyaning yuzini saqlab qolishingiz kerak. Bundan tashqari, u buzilgan munosabatlarni tiklashga qaratilgan. Ishbilarmonlik yozishmalari uzr so'rashning bunday xususiyatlarini ko'rsatadi:

Xatning tuzilishi qabul qiluvchining ko'rsatilishini, jo'nab ketish mavzusini va murojaatni o'z ichiga oladi.
Siz rassomni ko'rsata olmaysiz, chunki rahbariyat hamma narsaga imzo chekadi.
Ishbilarmonlik yozishmalarida uzr so'rash iboralari aniq bo'lmasligi kerak va xat mavzusi neytral yoki umuman yo'q bo'lishi kerak.
Erishilishi kerak bo'lgan ta'sir - samimiy kechirim so'rash va sodir bo'lgan voqeadan xabardorlik, ya'ni noxush vaziyatning sababini ko'rsatish.

Biznes elektron pochta qoidalari

Yuqorida aytib o'tilgan barcha qoidalar elektron yozishmalar uchun ham tegishli, ammo bu erda hali ham bir qator xususiyatlar mavjud:

Ishchi elektron pochta faqat rasmiy yozishmalar uchun ishlatilishi kerak, chunki barcha xatlar serverda saqlanadi va ularni boshqa shaxs o'qishi mumkin.
Biznes elektron pochtasi o'qiladigan shriftni talab qiladi va Arial yoki Times New Roman eng yaxshi tanlovdir. Harf o'lchami o'rta bo'lishi kerak. Matnda Caps Lock, undov belgilari yoki maxsus belgilar bo'lmasligi kerak. Ba'zi iboralar uchun kursiv yoki qalin harflar qabul qilinadi, lekin buni faqat o'ta kerak bo'lganda foydalaning.
Yaxshiroq o'qilishi uchun kichik sarlavhalardan foydalaning, lekin ularning soni katta bo'lmasligi kerakligini yodda tuting, shuning uchun maksimal 3-4 dona. Bir paragraf to'rt qatordan oshmasligi kerak.
Ishbilarmonlik elektron pochta yozishmalari etikasi mavzu maydonini bo'sh qoldirishga yo'l qo'ymaydi. Xatning mohiyatini shu yerda yozing, u aniq, ma'lumotli va qisqa bo'lishi kerak.
Oxirida imzo va aloqa ma'lumotlarini qoldirganingizga ishonch hosil qiling va bu olti qatordan oshmasligi kerak. Quyidagi tuzilmadan foydalaning: "Hurmat bilan", familiyasi va ismi, kompaniya nomi, elektron pochta telefon raqami va veb-sayt manzili.
Ishbilarmonlik yozishmalarida korporativ uslubda korporativ shablondan foydalanish maqsadga muvofiqdir. Buning yordamida siz boshqalardan ajralib turishingiz va shu bilan birga biznes yozishmalari qoidalariga rioya qilishingiz mumkin bo'ladi. Xatni nafaqat kompyuter ekranida, balki telefonda ham o'qish mumkinligini unutmaslik kerak, shuning uchun shablon turli ekranlarning o'lchamlari uchun optimallashtirilgan bo'lishi kerak.

Biznes yozish kitoblar

Ish xatini yozishning barcha nozik tomonlarini yaxshiroq tushunish uchun siz foydali adabiyotlarni o'qishingiz mumkin. Quyidagi ishlar yaxshi deb hisoblanadi:

« Biznes yozish san'ati. Qonunlar, hiylalar, vositalar» S. Karepina. Muallif yozishmalarning biznes uslubi nima ekanligini, har xil turdagi xatlar va hisobotlarni qanday qilib to'g'ri qoldirishni tushuntiradi.
« Biznes elektron pochta yozishmalari. Muvaffaqiyat uchun beshta qoida". Muallif biznes yozishmalarining shakllarini tavsiflaydi va muloqotni yanada samarali qilishga yordam beradigan vositalarni taklif qiladi. Bu yerda foydali maslahatlar va fokuslarni topishingiz mumkin.

Elektron pochta nima? Bugungi ish dunyosida bu:

Yuzingiz. Elektron pochta yordamida siz kontragentning ko'z o'ngida ijobiy imidj yaratishingiz yoki birinchi taassurotni buzishingiz mumkin.
Sizning ish vositangiz. Tashqi dunyo bilan ko'p aloqa elektron pochta orqali amalga oshiriladi. Shuning uchun, ushbu vositani yaxshi bilsangiz, hayotingizni ancha osonlashtirasiz.
Kuchli chalg'itish. Tashqi dunyo sizni e-pochta orqali chalg'itishga, chalg'itishga va yo'ldan ozdirishga harakat qilmoqda.

Ushbu pozitsiyalardan va elektron pochta bilan ishlashga qarang. Oddiydan boshlaylik.

Harf dizayni

Men Mozilla Thunderbird pochta mijozidan foydalanaman, shuning uchun men uning misolidan foydalanaman. Keling, yangi harf yaratamiz va maydonlar ro'yxati bo'ylab yuqoridan pastga o'tamiz.

Kimga. Nusxalash. Yashirin nusxa

Ehtimol, kimdir bilmaydi, lekin Mozilla'da "To" ni "Cc" yoki "Bcc" ga o'zgartirish mumkin.

Kimga: asosiy qabul qiluvchini yoki nuqtali vergul bilan ajratilgan bir nechta qabul qiluvchilarni yozamiz.
Nusxalash: biz maktubni o'qishi kerak bo'lgan, ammo reaktsiyani kutmaydigan odamni yozamiz.
Yashirin nusxa: biz xatni o'qishi kerak bo'lgan, ammo xatni qabul qiluvchilarning qolgan qismiga noma'lum bo'lib qolishi kerak bo'lgan odamni yozamiz. Ayniqsa, xabarnomalar kabi ish xatlarini ommaviy yuborish uchun foydalanish maqsadga muvofiqdir.

Noto'g'ri ommaviy yuborishda "Cc" yoki "Kimga" maydonlari orqali qabul qiluvchilarni ko'rsating. Yiliga bir necha marta "Cc" maydonida 50-90 oluvchilar ro'yxatini olgan xatlarni olaman. Maxfiylik buzilishi mavjud. Qabul qiluvchilaringizning hammasi ham shunga o'xshash mavzuda kim bilan ishlayotganingizni bilishlari shart emas. Agar ular bir-birini biladigan odamlar bo'lsa yaxshi. Va agar ro'yxatda bir-biri haqida bilmagan raqobatchi kompaniyalar bo'lsa? Hech bo'lmaganda, keraksiz tushuntirishlarga tayyor bo'lishingiz va hech bo'lmaganda ulardan biri bilan hamkorlikni to'xtatishingiz kerak. Bunday qilish kerak emas.

Xatning mavzusi

Professional pochta xizmatlari ko'pincha o'zlarining korporativ bloglarida mavzu satrining ahamiyati (ba'zan oqilona) haqida yozadilar. Ammo ko'pincha biz savdo xatlari haqida gapiramiz, bu erda xat mavzusi "elektron pochta ochilishi kerak" muammosini hal qiladi.

Biz kundalik ish yozishmalarini muhokama qilamiz. Bu erda mavzu "xat va uning muallifini osongina aniqlash va keyin topish kerak" muammosini hal qiladi. Bundan tashqari, sizning mehnatsevarligingiz sizga ko'plab javob xatlarining karma shaklida, faqat prefikslar bilan qaytadi. Qayta: yoki fwd, ular orasida siz mavzu bo'yicha kerakli harfni qidirishingiz kerak bo'ladi.

Yigirma harf - bu o'rta menejerning bir kunlik yozishmalari hajmi. Men tadbirkorlar va biznes egalari haqida umuman gapirmayman, ularning xatlari soni ba'zan kuniga 200 yoki undan ko'pdan oshadi. Shunday qilib, yana bir bor: bo'sh mavzu qatori bilan elektron pochta xabarlarini yubormang.

Xo'sh, xat mavzusini qanday qilib to'g'ri shakllantirish kerak?

№1 xato : faqat mavzudagi kompaniya nomi. Masalan, "Osmon" va barchasi. Birinchidan, siz ushbu kontragent bilan aloqa qiladigan kompaniyangizdan biri emassiz. Ikkinchidan, bunday mavzu hech qanday ma'noga olib kelmaydi, chunki sizning kompaniyangiz nomi allaqachon manzildan ko'rinadi. Uchinchidan, yozishmalarga ushbu yondashuv bilan shaxsiy pochta qutingiz qanday ko'rinishini taxmin qiling? Taxminan shunday.

Bunday mavzularda qidirish qulaymi?

№2 xato : yorqin, sotiladigan nom. Agar shunday sarlavhalarni yozishni bilsangiz juda yaxshi. Ammo bu ko'nikmalarni biznes yozishmalarida qo'llash maqsadga muvofiqmi? Ish xatining mavzusining maqsadini eslang: sotish emas, balki identifikatsiya va qidiruvni ta'minlash.

Xat matni

Turli holatlar uchun matn yozish bo'yicha ko'plab qo'llanmalar mavjud. Misol uchun, Maksim Ilyaxov, Aleksandr Amzin va boshqa so'z ustalari juda ko'p foydali ma'lumotlarga ega. Men sizga hech bo'lmaganda umumiy savodxonlikni oshirish va yozma nutqning umumiy uslubini yaxshilash uchun ularning maqolalarini o'qishni maslahat beraman.

Xat yozish jarayonida biz doimiy ravishda bir nechta qarorlar qabul qilishimiz kerak.

Xushmuomalalik masalasi . Maktubning boshida siz "Azizim Rodya, men siz bilan ikki oydan ko'proq vaqt davomida yozma ravishda gaplashmadim, bundan o'zim azob chekdim va hatto uxlamadim" ruhida xushmuomalalik yoki hatto muloyimlik bilan xiralashishingiz mumkin. kechasi, o'ylash." Juda muloyim va juda qimmat, ham bunday kirishni tuzish vaqti, ham suhbatdoshning uni o'qish vaqti jihatidan. Xat yozish - bu biznes, esingizdami? Tanlov uchun epistolyar janr yozmaydi va onasining Raskolnikovga xati emas, balki biznes yozishmalari.

Biz vaqtimizni va qabul qiluvchini hurmat qilamiz!

O'zingizni tanishtirish va tanishingizning holatlarini eslash faqat ko'rgazmadagi tezkor uchrashuvdan so'ng yuborilgan birinchi maktubda ma'noga ega. Agar bu hamkorlikning davomi yoki joriy yozishmalar bo'lsa, kunning birinchi harfida biz yozamiz: "Salom, Ivan", ikkinchi va keyingilarida: "Ivan, ...".

Shikoyat qilish . Men har doim bir nechta oluvchilar bo'lsa, xatda kimga murojaat qilish kerakligi haqidagi savoldan tashvishlanardim. Men yaqinda Anna ismli uchta qizga xat yozdim. Hech ikkilanmay “Salom, Anna” deb yozdim va bug‘li vanna qabul qilmadim. Lekin bu har doim ham shunday emas.

Qabul qiluvchilar uchta yoki hatto ettita bo'lsa va ular bir xil nomga ega bo'lmasa-chi? Siz nom bilan ro'yxatlashingiz mumkin: "Xayrli kun, Rodion, Pulcheriya, Avdotya va Pyotr Petrovich". Ammo bu uzoq va vaqt talab etadi. Siz yozishingiz mumkin: "Salom, hamkasblar!".

Men o'zim uchun qoidani "Kimga" maydonida bo'lgan kishiga ism bilan murojaat qilish uchun ishlataman. Va nusxada bo'lganlarga, umuman aloqa qilmang. Bu qoida bir vaqtning o'zida sizga (bir!) Xatning manzilini va ushbu xatning maqsadini aniqroq aniqlash imkonini beradi.

Iqtibos . Xat yozish ko'pincha savol-javobli xatlar zanjiri - bir so'z bilan aytganda, dialogdir. Xat yozishlar tarixini o'chirmaslik va javobingizni keltirilgan matnning yuqori qismiga yozmaslik yaxshi shakl deb hisoblanadi, shunda bir hafta ichida ushbu yozishmalarga qaytganingizda, suhbatni qisqarish sanalari bo'yicha yuqoridan pastgacha osongina o'qishingiz mumkin.

Ba'zi sabablarga ko'ra, Mozilla'da standart sozlama "Kursorni ko'rsatilgan matndan keyin o'rnatish". Men uni "Asboblar" → "Hisob opsiyalari" → "Tuzish va manzillash" menyusida o'zgartirishni tavsiya qilaman. Shunday bo'lishi kerak.

Maktubning maqsadi . Ish xatlari ikki xil bo'ladi:

biz suhbatdoshga oddiygina xabar berganimizda (masalan, oy davomida bajarilgan ishlar to'g'risida hisobot);
va biz suhbatdoshdan biror narsa xohlaganimizda. Masalan, u to'lov uchun ilova qilingan hisob-fakturaga rozi bo'lishi uchun.

Qoidaga ko'ra, hisobot berishdan ko'ra ko'proq rag'batlantiruvchi xatlar mavjud. Agar biz suhbatdoshdan biror narsaga erishmoqchi bo'lsak, buni oddiy matnda xatda aytish juda muhimdir. Harakatga chaqiruvdan keyin birinchi ism va xatning oxirgi jumlasi bo'lishi kerak.

Noto'g'ri : "Porfiriy Petrovich, men kampirni kim o'ldirganini bilaman."

To'g'ri : "Porfiriy Petrovich, kampirni men o'ldirganman, hibsga olishim uchun chora ko'ring, azob-uqubatlardan charchadim!"

Nima uchun muxbir siz uchun bu xat bilan nima qilish kerakligini o'ylashi kerak? Axir u noto'g'ri qaror qabul qilishi mumkin.

Matndagi imzo . U shunday bo'lishi kerak. Bundan tashqari, barcha elektron pochta mijozlari sizga imzoni avtomatik almashtirishni o'rnatishga imkon beradi, masalan, klassik "Hurmat bilan, ...". Mozilla'da bu "Asboblar" → "Hisob opsiyalari" menyusida amalga oshiriladi.

Imzoda kontaktlarni yozish yoki yozmaslik hamma uchun shaxsiy masala. Ammo agar siz qandaydir tarzda savdo bilan bog'liq bo'lsangiz - yozishni unutmang. Agar tranzaktsiya aloqa natijalariga ko'ra amalga oshmasa ham, kelajakda siz imzodan kontaktlar yordamida osongina topasiz.

Nihoyat, sizning xatlaringizga javob berishni yoqtirmaydigan (qora olmaydi, xohlamaydi, vaqti yo'q) suhbatdoshlar uchun xat tanasining yana bir xususiyati. Xat matnida standartni belgilang. Masalan, "Porfiriy Petrovich, agar juma kuni soat 12:00 dan oldin meni hibsga olishga kelmasangiz, men o'zimni amnistiya qilingan deb hisoblayman." Albatta, oxirgi muddat haqiqiy bo'lishi kerak (juma kuni soat 11:50 da misoldan matnni yubormang). Qabul qiluvchi jismonan sizning xatingizni o'qib, qaror qabul qila olishi kerak. Bunday "jimlik" sizni suhbatdoshning javob bermasligi uchun javobgarlikdan xalos qiladi. Har doimgidek, ushbu chipdan foydalanishga oqilona yondashish kerak. Agar biror kishi sizning maktublaringizga o'z vaqtida va muntazam ravishda javob bersa, bunday ultimatum, agar uni xafa qilmasa, uni biroz siqib qo'yishi yoki xatga hozir javob bermaslik, balki sizni juma kuni kutishga majbur qilishi mumkin.

Qo'shimchalar

Maktublar ko'pincha qo'shimchalar bilan birga keladi: rezyumelar, tijorat takliflari, taxminlar, jadvallar, hujjatlarni skanerlash - juda qulay vosita va ayni paytda mashhur xatolar manbai.

Xato : Katta investitsiya hajmi. Biz ko'pincha 20 MB hajmdagi qo'shimchalari bo'lgan elektron pochta xabarlarini olamiz. Qoida tariqasida, bu 600 dpi o'lchamdagi TIFF formatidagi ba'zi hujjatlarning skanerlari. Muxbirning pochta dasturi ushbu qo'shimchani oldindan ko'rishni yuklab olish uchun behuda urinishlar bilan bir necha daqiqaga osilib qoladi. Va oluvchi ushbu xatni smartfonda o'qishga harakat qilmasin ...

Shaxsan men bunday xatlarni darhol o'chirib tashlayman. E-pochtangiz o'qilmasdan oldin axlat qutisiga tushishini xohlamaysizmi? Qo'shimchaning o'lchamini boshqaring. 3 MB dan oshmasligi tavsiya etiladi.

Oshib ketsa nima bo'ladi?

Skaneringizni boshqa format va ruxsat uchun qayta sozlab koʻring. Masalan, PDF va 300 dpi formatda juda o'qilishi mumkin bo'lgan skanerlar olinadi.
WinRar arxivatori yoki 7zip kabi dasturlar haqida o'ylab ko'ring. Ba'zi fayllar mukammal siqiladi.
Agar qo'shimcha katta bo'lsa va siz uni siqib chiqa olmasangiz-chi? Misol uchun, deyarli bo'sh buxgalteriya ma'lumotlar bazasi 900 MB og'irlikda. Bulutli ma'lumotlar omborlari yordamga keladi: Dropbox, Google Drive va boshqalar. Mail.ru kabi ba'zi xizmatlar avtomatik ravishda katta qo'shimchalarni bulutli saqlash havolalariga aylantiradi. Lekin men bulutda saqlangan ma'lumotlarimni o'zim boshqarishni afzal ko'raman, shuning uchun Mail.ru-dan avtomatlashtirishni xush ko'rmayman.

Va investitsiyalar haqida aniq bo'lmagan yana bir tavsiya - ularning Ism . Qabul qiluvchi uchun tushunarli va maqbul bo'lishi kerak. Bir marta kompaniyada biz Fyodor Mixaylovich Dostoevskiyga tijoriy taklif tayyorlayotgan edik. Men menejerdan CP loyihasini tasdiqlash uchun xat oldim va ilovada "DlyaFedi.docx" nomli fayl bor edi. Buni menga yuborgan menejer bilan quyidagi mazmundagi suhbat bo'lib o'tdi:

Hurmatli menejer, siz shaxsan bu hurmatli insonga yaqinlashishga va uni yuziga Fyodor deyishga tayyormisiz?

Negadir yo'q, hurmatli odam, hamma uni ismi va otasining ismi bilan chaqiradi.

Nega qo'shimchani "Fedi uchun" deb nomladingiz? Agar hozir unga yuborsam, u bizdan bu CPda bolta sotib oladi deb o'ylaysizmi?

Men nomini o'zgartirmoqchi edim ...

Nima uchun vaqtli bomba tayyorlash - potentsial mijozning rad etishi - yoki fayl nomini o'zgartirish orqali o'zingiz uchun qo'shimcha ish yaratishingiz kerak? Nega darhol qo'shimchani to'g'ri nomlamaysiz: "Fedor Mikhailovich.docx uchun" yoki undan ham yaxshiroq - "KP_Sky_Axes.docx".

Shunday qilib, "yuz" sifatida elektron pochta bilan ko'proq yoki kamroq tartiblangan. Keling, unumdorlik vositasi sifatida elektron pochtaga o'tamiz va uning chalg'itishi haqida gapiramiz.

Harflar bilan ishlash

Elektron pochta kuchli chalg'ituvchi vositadir. Har qanday chalg'ituvchi kabi, pochta bilan ishlash qoidalarini kuchaytirish va ish jadvallarini amalga oshirish orqali hal qilinishi kerak.

Hech bo'lmaganda, siz BARCHA pochta xabarnomalarini o'chirib qo'yishingiz kerak. Agar pochta mijozi sukut bo'yicha sozlangan bo'lsa, sizga ovozli signal yuboriladi va soat yonidagi belgi miltillaydi va xatning oldindan ko'rishi ko'rsatiladi. Bir so'z bilan aytganda, ular avval sizni mashaqqatli ishdan uzoqlashtirish uchun hamma narsani qiladilar, keyin esa sizni o'qilmagan xatlar va ko'rilmagan xatlar tubiga - minus bir yoki ikki soatlik hayotga botiradilar.

Ba'zilar uchun kuchli iroda sizni bildirishnomalar bilan chalg'itmaslikka imkon beradi va oddiy odamlar taqdirni vasvasaga solmaslik va ularni o'chirmaslik yaxshiroqdir. Mozillla Thunderbird-da bu "Asboblar" → "Sozlamalar" → "Umumiy" → "Yangi xabarlar paydo bo'lganda" menyusi orqali amalga oshiriladi.

Agar bildirishnomalar bo'lmasa, xat kelganini qanday tushunish mumkin?

Juda oddiy. Siz o'zingiz ongli ravishda pochtani tahlil qilish uchun vaqt ajratasiz, pochta mijozingizni ochasiz va barcha o'qilmagan xabarlarni ko'rasiz. Buni kuniga ikki marta, masalan, tushlik va kechqurun, yoki majburiy to'xtash vaqtida, masalan, tirbandlikda qilish mumkin.

Odamlar tez-tez so'rashadi, javob vaqtlari va shoshilinch elektron pochta xabarlari haqida nima deyish mumkin? Men javob beraman: pochtada shoshilinch xatlar yo'q. Agar siz mijozlarni qo'llab-quvvatlash bo'limida ishlamasangiz (bunday bo'limning pochta bilan ishlash uchun o'z qoidalari mavjud).

Agar shoshilinch xatlar bo'lsa, jo'natuvchi sizni boshqa kanallar - telefon, SMS, Skype orqali xabardor qiladi. Keyin siz ongli ravishda pochta mijoziga kirasiz va shoshilinch xatni qayta ishlaysiz. Vaqtni boshqarish bo'yicha barcha guruslar (masalan, Gleb Arxangelskiy o'zining "Time Drive" bilan) elektron pochta xabarlariga 24 soatgacha javob berish standartini e'lon qiladi. Bu yaxshi shaklning odatiy qoidasi - suhbatdoshdan elektron pochta orqali tezkor javoblarni kutmang. Agar shoshilinch xat bo'lsa, bu haqda tezroq aloqa kanallari orqali xabar bering.

Shunday qilib, biz bildirishnomalarni o'chirdik va endi biz pochta mijozini jadvalimizga muvofiq yoqamiz.

Pochtaga kirib, "elektron pochtani tahlil qilish" deb nomlangan faoliyat bilan shug'ullanganimizda nima qilish kerak? Bu ishning boshi va oxiri qayerda?

Men nol inbox tizimi haqida ko'p eshitganman, lekin, afsuski, men undan foydalanadigan birorta odamni uchratmadim. Men g'ildiragini qayta ixtiro qilishim kerak edi. Layfxakerda ushbu mavzu bo'yicha maqolalar mavjud. Masalan, " ". Quyida men talqinimda nol pochta qutisi tizimi haqida gapiraman. Agar GTD guruslari sharhlarda qayd etilsa, tavsiflangan tizimni to'ldirsa yoki yaxshilasa, men minnatdor bo'laman.

Elektron pochta sizning faoliyatingiz uchun vazifa rejalashtiruvchi yoki arxiv emasligini tushunish va qabul qilish muhimdir. Shuning uchun, Inbox papkasi har doim bo'sh bo'lishi kerak. Agar siz kirish qutisini tahlil qilish bilan shug'ullangan bo'lsangiz, ushbu jildni bo'shatmaguningizcha to'xtamang va hech narsa bilan chalg'itmang.

Inboxdagi elektron pochta xabarlari bilan nima qilish kerak? Har bir harfni ketma-ket ko'rib chiqishingiz va uni o'chirishingiz kerak. Ha, shunchaki tanlang va klaviaturada Delete tugmasini bosing. Agar siz o'zingizni elektron pochtani o'chirishga majbur qila olmasangiz, u bilan nima qilish kerakligi haqida qaror qabul qilishingiz kerak bo'ladi.

Uch daqiqada javob bera olasizmi? Bunga javob berish kerakmi? Ha, shunday qilasiz va javob uch daqiqadan ko'proq vaqtni oladi, keyin darhol javob bering.
Siz javob berishingiz kerak, ammo javobni tayyorlash uch daqiqadan ko'proq vaqtni oladi. Agar siz elektron pochtani vazifaga aylantirish imkonini beruvchi vazifa rejalashtiruvchisidan foydalansangiz, elektron pochtangizni vazifaga aylantiring va uni bir muddat unuting. Misol uchun, men mutlaqo ajoyib Doit.im xizmatidan foydalanaman. Bu sizga shaxsiy elektron pochta manzilini yaratishga imkon beradi: siz unga xat yuborasiz va u vazifaga aylanadi. Ammo agar sizda vazifa rejalashtiruvchisi bo'lmasa, xatni "0_Run" pastki papkasiga o'tkazing.
Xatga tezkor javob berish, uni vazifaga aylantirish yoki shunchaki o'qishdan so'ng, bu xabar bilan keyin nima qilishni hal qilishingiz kerak: uni o'chiring yoki uzoq muddatli saqlash uchun papkalardan biriga yuboring.

Mana menda uzoq muddatli saqlash uchun papkalar.

0_Run. Menda bunday papka yo'q, lekin agar sizda rejalashtiruvchi bo'lmasa, takror aytaman, bu erda batafsil o'rganishni talab qiladigan harflarni qo'shishingiz mumkin. Ushbu papkani ham muntazam tozalash kerak, ammo buning uchun maxsus ajratilgan vaqtda o'ylangan yondashuv bilan.
1_Ma'lumotnoma Bu erda men fon ma'lumotlari bilan harflarni qo'yaman: turli veb-xizmatlardan loginlar bilan tabrik xatlari, bo'lajak reyslar uchun chiptalar va boshqalar.
2_Loyihalar. Bu erda hozirgi munosabatlar mavjud bo'lgan hamkorlar va loyihalar bo'yicha yozishmalar arxivi saqlanadi. Tabiiyki, har bir loyiha yoki hamkor uchun alohida papka mavjud. Sherikning papkasida men nafaqat uning xodimlarining xatlarini, balki ushbu sherik bilan bog'liq bo'lgan "Osmon" xodimlarining xatlarini ham qo'yaman. Juda qulay: agar kerak bo'lsa, loyiha bo'yicha barcha yozishmalar bir necha marta bosish orqali amalga oshiriladi.
3_Muzey. Bu erda men o'chirish achinarli bo'lgan harflarni tashlayman va ulardan foyda aniq emas. "2_Projects" dan yopiq loyihalari bo'lgan papkalar ham shu yerga ko'chiriladi. Bir so'z bilan aytganda, o'chirish uchun birinchi nomzodlar "Muzey"da saqlanadi.
4_Hujjatlar. Bu erda kelajakda buxgalteriya hisobi uchun foydali bo'lishi mumkin bo'lgan elektron namunaviy hujjatlar bilan xatlar, masalan, mijozlarning yarashtirish aktlari, sayohatlar uchun chiptalar. Jildning "2_Projects" va "1_Sprav" papkalari bilan umumiy jihatlari juda ko'p, faqat u buxgalteriya ma'lumotlarini, "2_Projects" papkasida esa boshqaruv ma'lumotlarini saqlaydi. "4_Hujjatlar" da - o'lik ma'lumotlar va "2_Projects" da - jonli.
5_Bilim. Bu erda men bir muncha vaqt o'tgach, ilhom olish yoki echimlarni izlash uchun qaytib kelmoqchi bo'lgan haqiqatan ham foydali xabarlarni qo'ydim.

Ushbu tizimning ishlashi uchun muhim bo'lgan boshqa pochta mijozi sozlamalari mavjud. Birinchidan, sukut bo'yicha, Thunderbird "Xabarlarni o'qilgan deb belgilash" katagiga ega. Men buni ongli ravishda qilishni afzal ko'raman, shuning uchun bayroq o'chirilgan! Buning uchun “Asboblar” → “Sozlamalar” → “Kengaytirilgan” → “O‘qish va ko‘rsatish” menyusiga o‘ting.

Ikkinchidan, biz foydalanamiz filtrlar . Ilgari men xatlarni jo'natuvchining manzili asosida tegishli papkalarga avtomatik ravishda yo'naltiradigan filtrlardan faol foydalanardim. Masalan, advokatning xatlari “Advokat” papkasiga ko‘chirildi. Men bir necha sabablarga ko'ra bu yondashuvdan voz kechdim. Birinchisi: 99% hollarda advokatning xatlari loyiha yoki hamkorga tegishli, ya'ni ular ushbu sherik yoki loyihaning papkasiga ko'chirilishi kerak. Ikkinchidan: Men xabardorlikni qo'shishga qaror qildim. Muayyan xatni qayerda saqlash kerakligini o'zingiz hal qilishingiz kerak va qayta ishlanmagan xabarlarni faqat bitta joyda - kirish qutisida qidirish qulayroqdir. Endi men filtrlardan faqat turli tizimlardagi avtomatik oddiy harflarni papkalarga, ya'ni qaror qabul qilishimni talab qilmaydigan xatlarni tartibga solish uchun foydalanaman. Mozilla Thunderbird-dagi filtrlar "Asboblar" → "Xabar filtrlari" menyusida sozlangan.

Shunday qilib, to'g'ri yondashuv bilan elektron pochta yozishmalar hajmiga qarab kuniga 10 dan 60 daqiqagacha vaqt olishi kerak.

Ha, va yana bir narsa. Yangi elektron pochta xabarlari uchun bildirishnomalarni allaqachon o'chirib qo'yganmisiz? ;)