Eslatma tuzish. Xodimdan eslatma: maqsadlar va namuna

Ichki eslatma bu ichki hujjat bo'lib, u orqali xodimlar o'rtasida rasmiy yozma shaklda muloqot amalga oshiriladi. Uning mazmuni ko'rsatmalarga, ba'zi vazifalarni bajarishga va hokazolarga, ya'ni ish masalalariga to'g'ri keladi. Eslatma yozish qiyin ish emasligiga va juda qattiq qoidalar bilan tartibga solinmaganiga qaramay, siz ularni bilishingiz kerak. Ushbu maqolada biz ushbu hujjatlarni tuzish tartibini, turlarini va boshqalarni ko'rib chiqamiz.

Xarakterli

Yodnomaning tabiati ma'lumot va ma'lumotnomadir, ya'ni unda ma'lum bildirishnomalar, xabarlar, ko'rsatmalar va boshqalar mavjud. Unda ko'tarilgan masalalar u yuborilgan aniq xodimga tegishli. Boshqacha qilib aytganda, eslatma korxona ichidagi aloqa vositalaridir.

Eslatma: eslatmaning majburiy xususiyati aniqlanmagan. Bu qo'shimcha hujjat, garchi uning asosida buyruqlar va ko'rsatmalar tuzilishi mumkin.

Amaliyot

Eslatma tez-tez ishlatiladigan hujjat hisoblanadi, lekin ayni paytda u rasmiy tasniflangan boshqaruv hujjatlari ro'yxatiga kiritilmagan. Keng tarqalgan bo'lib, u gorizontal darajadagi aloqaga aylanadi: ya'ni u bir bo'limning xodimi tomonidan boshqasining xodimiga so'rov yoki taklifni etkazish uchun tuziladi.

Muhim: xizmat eslatmasi orqali aloqa o'rnatiladigan boshqaruv ob'ektlarining holati ekvivalent bo'lishi kerak. Aks holda, hujjat rasmiy eslatma emas, balki hisobot hisoblanadi.

Foydalanish maqsadlari

Ish uchun eslatma turli holatlarda ishlatilishi mumkin.

Mana bir nechta misollar:

• xodimlarga bonuslar uchun;
• xodimni xizmat safariga yuborish;
• uskunaning noto'g'ri ishlashi haqida logistika bo'limiga xabar;
• boshqa bo'lim boshlig'idan xavfsizlik bo'limi boshlig'iga sabablarni ko'rsatgan holda kompaniya binosiga ruxsatsiz shaxslarni (xodimlarni emas) kiritish zarurligi to'g'risida xabar berish;
• muayyan ehtiyojlar uchun moddiy resurslarni taqsimlash uchun buxgalteriya bo'limiga yuborilgan eslatma shaklida so'rov va boshqalar.

Eslatmalarni rasmiylashtirishning individual holatlari

Eslatma ichki qog'oz deb hisoblansa-da, uning navlaridan biri sertifikatlash komissiyasiga yuborilgan hujjatdir. Biroq, eslatmalardan faqat ish uchun muloqot qilish uchun foydalanish hali ham keng tarqalgan.

Eslatmani qanday yozish kerak?

Eslatma yozishning asosiy qoidalari boshqalar bilan bir xil. Ular A4 varag'iga yozish, kimdan va kimga yuborilganligi haqida ko'rsatmalar, sana va imzo bilan sertifikatlashni o'z ichiga oladi. Lekin barcha talablarga javob beradigan eslatmani qanday yozish kerak?

• markazda (varaqning chap tomonida joylashgan joyga ham ruxsat beriladi) hujjatning tegishli nomini yozishingiz kerak;
• Sanani yozishning ikkita varianti mavjud - ikkalasi ham to'liq arab raqamlari bilan va oyni so'zlar bilan ko'rsatish;
• sarlavhada asosiy sarlavhaga hujjat mazmunining qisqacha tavsifini qo'shishingiz mumkin;
• jo'natuvchi va oluvchi to'g'risidagi ma'lumotlar to'liq bo'lishi kerak: ismi, familiyasi va otasining ismi, ushbu lavozim biriktirilgan lavozim va bo'limning (bo'limning) to'liq nomi.

Eslatmani qanday yozish kerakligi haqidagi savolga javob nafaqat ushbu hujjatning tafsilotlari va atributlarini, balki uning mazmuni qanday bo'lishi kerakligini ham o'z ichiga oladi.

Ko'rib chiqilayotgan qog'oz muammoning mohiyatini juda quruq va rasmiy tilda taqdim etishni talab qilmaydi - erkin rivoyatga ruxsat beriladi, ammo yozilish sababini aniq aks ettiradi.

Tarkib odatda ikki qismga bo'linadi. Ulardan birinchisi muqaddima deyiladi. Unda yozuvchini eslatma yozishga va uni ma'lum bir xodimga yuborishga nima undaganligi haqida qisqacha gapiriladi.

Ikkinchi qism asosiy qism hisoblanadi, u ham muqaddimadan kattaroqdir. Ushbu matnda so'rov yoki taklifning o'zi bayoni mavjud. Siz unga vaziyatni tahlil qilish, xulosalar va natijalarni qo'shishingiz mumkin.

Shakl

Ba'zi kompaniyalar, eslatmani qanday yozishni so'rashganda, o'z xodimlariga maxsus shaklni taqdim etishadi. Ammo shuni ta'kidlash kerakki, bu majburiy birlashma emas - GOST tasdiqlangan namunasiz faqat maslahat qoidalarini (shriftlar, o'lcham va intervallar bo'yicha) taqdim etadi. Biroq, agar bu ma'lum bir kompaniyada mavjud bo'lsa, unga yopishib olish yaxshiroqdir.

Ofis va eslatmalar

Eslatmada bir oz yuqoriroqda rasmiy eslatmalar va eslatmalar qanday farq qilishi aytilgan. Ammo ko'p odamlar hali ham ularni bir-biri bilan chalkashtirib yuborishadi.

Eng keng tarqalgan xatolar quyidagilardir:

• xodimdan boshliqqa xodimga oid eslatma (aslida eslatma);
• ish haqini oshirish to'g'risida;
• targ'ibot haqida.

Oxirgi ikkitasi aylanishni gorizontal darajada emas, balki vertikal ravishda anglatadi, bu esa eslatma ta'rifini inkor etadi.

Muhim: eslatmalarni hisobotlar va tushuntirish yozuvlariga bo'lish apriori noto'g'ri.

Roʻyxatdan oʻtish

Barcha rasmiy eslatmalar reestrda ro'yxatga olingan. Har bir aniq kompaniyada hujjat aylanishi qanday tashkil etilganiga qarab, buni qog'ozni tuzgan yoki uni olgan shaxs amalga oshirishi mumkin. Qanday bo'lmasin, bu eslatmaga uning matnida ko'rsatilishi kerak bo'lgan noyob raqam berilganligi bilan bog'liq.

Eslatma namunasi

"Savdo bo'limi, Axborot texnologiyalari bo'limi direktori V. A. Kutsak
Xizmat eslatmasi
№ 19-43/102
2015 yil 13 apreldan
Kompyuter holatini uning ishlashi uchun sinab ko'rish haqida
2015 yil 4-10 yanvardan boshlab savdo bo'limi xodimi Maksimenko R.D.ning shaxsiy kompyuterida muntazam nosozliklar paydo bo'ldi, xususan: ushbu kompyuter buyrug'ini bermasdan qayta ishga tushirish, yoqish/o'chirish bilan bog'liq muammolar, shuningdek ekranning miltillashi. Yuqoridagilarning natijasi o'laroq, sizning bo'limingiz mutaxassislaridan muammolarning sabablarini aniqlash, shuningdek ularni muvaffaqiyatli bartaraf etish uchun zarur diagnostika o'tkazishni so'rayman. Sinov natijalarini yozma ravishda, keyingi harakatlar sarhisobi bilan hujjatlashtirishni taklif qilaman: mashinani ta'mirlash yoki almashtirish.

Aytaylik, kompyuterni ta'mirlash mumkin emasligi aniqlandi. Bunday holda biz uskunani hisobdan chiqarish uchun eslatma beramiz.

Uskunani ishdan chiqarish uchun eslatma namunasi

"Savdo bo'limi, Materiallar va texnik bo'lim direktori M. A. Oleynik
Xizmat eslatmasi
№ 21-45/104
2015 yil 16 apreldan
Ishlamaydigan kompyuterni o'chirish haqida
2015 yil 10 apreldan boshlab savdo bo'limi xodimi R.D. Maksimenkoning shaxsiy kompyuterida muntazam nosozliklar yuzaga keldi. Natijada, axborot texnologiyalari bo'limi mutaxassislari tomonidan o'tkazilgan diagnostika quyidagilarni ko'rsatdi: shaxsiy kompyuterni bundan keyin ishlatmaslik kerak. Shu munosabat bilan yuqoridagi uskunani ishlamasligi sababli hisobdan chiqarishingizni iltimos qilaman.

Bo'lim boshlig'i L. A. Kudryavtsev"

Bunga qo'shimcha ravishda, sizga yana bir eslatma kerak bo'ladi - ishdan chiqarilgan uskunani almashtirish.

Uskunani almashtirish haqida eslatma

"Savdo bo'limi, Materiallar va texnik bo'lim direktori M. A. Oleynik
Xizmat eslatmasi
№ 22-46/104
2015 yil 17 apreldan
Buzilgan kompyuterni almashtirish haqida
Bo‘lim mutaxassisi R.D.Maksimenkoning shaxsiy kompyuteri ishlamay qolganligi sababli hisobdan chiqarilgan va almashtirilishi kerak (2015-yil 15-apreldagi 20-44/103-sonli hujjatga asosan). Iltimos, ishdan chiqarilgan uskunaning parametrlariga mos keladigan yangi uskunani taqdim eting. Bajarilganligi haqida yozma ravishda xabardor qiling. Eslatmaga axborot texnologiyalari bo‘limining o‘tkazilgan diagnostika va uning natijalari to‘g‘risidagi hisoboti ilova qilinadi.

Bo'lim boshlig'i L. A. Kudryavtsev"

Nihoyat

Odatda eslatma yozish muammo tug'dirmaydi. Ushbu ichki hujjat boshqaruvning turli darajalari o'rtasidagi juda keng tarqalgan aloqa vositasidir. Shartli to'siqlar faqat eslatmalar va rasmiy eslatmalar o'rtasidagi "chalkashlik" tufayli yuzaga kelishi mumkin (maqolada ular qanday farq qilishlari ko'rsatilgan).

Ba'zi kompaniyalarda rasmiy eslatmalarni tayyorlash faqat kiritilgan va tasdiqlangan shablonga muvofiq amalga oshiriladi (bu holda ular uchun maxsus blankalarni to'plash yaxshiroqdir), boshqalarida esa bu bepul emas.

Ushbu hujjatni tuzishda siz boshqa qog'ozlar bilan bir xil qoidalarga amal qilishingiz kerak - GOST bo'yicha shrift va interval, sana va eslatmaning haqiqiyligi uchun imzo.

Umuman olganda, eslatma juda qulay vosita bo'lib, uni o'zlashtirish qiyin emas va to'g'ri qo'llanilganda, tashkilotlar jamoasining muvofiqlashtirilgan va aniq ishi kuzatiladi. Bu bo'limlar o'rtasidagi yaxlit aloqani saqlashga yordam beradi va ular tashkil etuvchi tuzilmani mustahkamlaydi.

Tashkilotlar va tarkibiy bo'linmalar o'rtasida axborot almashinuvini ta'minlaydigan hujjatlarning asosiy hajmi quyidagilardan iborat: ma'lumotnomalar, hisobotlar va tushuntirish xatlari, xulosalar, hisobotlar, aktlar, xatlar, telefon xabarlari. Ushbu hujjatlardagi ma'lumotlar harakatni rag'batlantirishi yoki faqat hisobga olinishi mumkin. Keling, kompozitsiya va dizayndagi farqlarni ko'rib chiqaylik eslatmalar, eslatmalar Va sertifikatlar.

Hisobotlar Va ofis eslatmalari- Bu, qoida tariqasida, tashkilotning ichki hujjatlari. Ular tashkiliy va boshqaruv hujjatlariga nisbatan yordamchi xususiyatga ega. 1974 yilda SSSR Bosh arxivi VNIIDAD, TsGADA tomonidan ishlab chiqilgan Hujjatlarning turlari va turlarining qisqacha lug'ati ushbu hujjatlarning ta'riflarini beradi, ulardan maqsadlarida ba'zi farqlar mavjud:

• Memorandum- rahbariyatga yo'llangan, muallifning xulosalari va takliflari bilan har qanday masalani belgilab beruvchi hujjat.
• Xizmat eslatmasi- bir mansabdor shaxs tomonidan boshqasiga yuborilgan har qanday ishni bajarish to'g'risidagi eslatma.

Memorandum

Memorandum(OKUD bo'yicha yagona shakl kodi 0286041) rahbariyatni mavjud vaziyat, sodir bo'lgan faktlar va boshqalar to'g'risida xabardor qilish uchun tuzilgan. va sizni qaror qabul qilishga undaydi.

Hisobotlar sof axborot xarakteriga ham ega bo'lishi mumkin. Bunday eslatmalarda odatda har qanday ishning borishi haqida ma'lumotlar mavjud. Hisobotlar topshiriqlar, rejalar, ko'rsatmalar va ishlarning bajarilishi to'g'risida hisobot beradi. Shunday qilib, eslatmalar beradi boshqaruv ob'ektlarini vertikal darajada ulash- pastdan yuqoriga, ya'ni quyi mansabdor shaxsdan yuqori mansabdor shaxsga yuboriladi.

Qabul qiluvchiga qarab eslatmalar bo'lishi mumkin:

• ichki , bular. tarkibiy bo'linma yoki muassasa rahbariga yuboriladi va
• tashqi - yuqori organlarga yuboriladi.

Ichki eslatma

Ichki eslatmalar standart qog'oz varag'ida tuzilgan, lekin barcha kerakli ma'lumotlarni ko'rsatgan holda, GOST 6.30-2003 "Yagona hujjat tizimlari. Tashkiliy va ma'muriy hujjatlarning yagona tizimi. Hujjatlarni rasmiylashtirishga qo'yiladigan talablar." Bunday tafsilotlarga quyidagilar kiradi:

• tarkibiy bo'linmaning nomi;
• hujjat turi (HISOBOT);
• sanasi;
• ro'yxatga olish raqami;
• matn sarlavhasi;
• matn;
• maqsad;
• kompilyatorning imzosi (lavozimni ko'rsatgan holda).

Har qanday ma'lumot va ma'lumotnoma matni Times New Roman shriftida, 14 o'lchamda, 1,5 interval bilan formatlanadi.

Yaxshisi, kassada memorandum sarlavha tafsilotlarining burchak tartibidan foydalaning (ammo bu talab qat'iy emas). Sarlavhalarni joylashtirishga misollar ichki eslatma ikki yo'l:

In ichki eslatma yuqori chap burchakda tarkibiy bo'linmaning nomi - hujjat muallifi.

Hujjat turining nomi bosh harflar bilan yoziladi (HISOBOT) va o'rtada yoki chap chetining chegarasidan (hujjatning sarlavha qismini joylashtirishning tanlangan usuliga qarab) 2 qator oralig'ida joylashtirilishi mumkin.

Sana va indeks memorandum bir qatorga yoziladi. Sana arab raqamlari bilan yoziladi, masalan, 02/02/2006 yoki alfanumerik, masalan, 2006 yil 2 fevral. tashqi eslatma bu imzolangan va odatda yuborilgan sana. Sana ichki eslatma tuzish va imzolash sanasi bo'ladi.

Ro‘yxatdan o‘tish raqami yoqilgan ichki eslatma tashkilotda faoliyat yuritadigan ro'yxatga olish tizimiga qarab, tuzilgan joyda yoki olingan joyda qo'yiladi. Qayta ko'rib chiqish orqali memorandum manfaatdor shaxslar, tasdiqlash vizalari unga qo'yiladi va qaror qabul qilingandan so'ng menejerning qarori qo'yiladi. Qarorni qabul qilish ko'rib chiqishning yakuniy bosqichidir memorandum.

Memorandum hujjat mazmunini qisqacha ochib beradigan sarlavhaga ega bo'lishi mumkin. Hisobot sarlavhasi Hujjatlar uchun sarlavhalarni tuzishning umumiy qoidalariga muvofiq tuzilgan: "o" predlogi va bosh gapda og'zaki otdan foydalanish. Masalan: “O.V.Korolevaning tarjimasi haqida. buxgalteriya bo'limiga."

IN hisobot matni ikki qism yaqqol ajralib turadi. Birinchi qismda hujjatni tuzishga sabab bo‘lgan faktlar, ikkinchi qismida esa aniq xulosalar, so‘rovlar va takliflar bayon etilgan. Eslatma matni uch qismdan iborat bo'lishi mumkin. Bunday holda, birinchi qismda (ko'rsatish) uni yozishga sabab bo'lgan sabablar, faktlar yoki voqealar, ikkinchi qismda mavjud vaziyat tahlili, mumkin bo'lgan echimlar, uchinchi qismda xulosa va takliflar mavjud. kompilyatorga ko'ra, bajarilishi kerak bo'lgan aniq harakatlar uchun memorandum. Memorandum matn va jadval shaklida yoki ikkalasining kombinatsiyasida taqdim etilishi mumkin.

Agar ariza mavjud bo'lsa, imzolashdan oldin u haqida eslatma qilinadi:

Tashqi eslatma

Tashqi eslatma umumiy shaklda tuziladi va tashkilot rahbari tomonidan imzolanadi. Bunday holda, asosiy tashkilotning to'liq yoki qisqartirilgan nomi tashkilot ustaviga muvofiq qo'llaniladi. Muallif tashkilotining nomi quyida joylashgan.

Xizmat eslatmasi

Boshqaruv hujjatlarining Butunrossiya klassifikatorida (OKUD) bunday hujjat turi mavjud emas. Xizmat eslatmasi" Biroq, bu turdagi hujjat boshqaruv amaliyotida keng qo'llaniladi. Shu munosabat bilan biz “ Xizmat eslatmasi» GOST 6.30-2003 talablariga muvofiq “AQSh dollari. USORD. Hujjatlarni tayyorlashga qo'yiladigan talablar» boshqaruv hujjatlarini tayyorlashda bir xillikni ta'minlash maqsadida.

Ofis eslatmalari, farqli o'laroq eslatmalar, gorizontal darajadagi boshqaruv ob'ektlari o'rtasidagi aloqani ta'minlash, ya'ni boshqa bo'lim boshlig'i yoki mutaxassisi nomiga xodim yoki bo'lim boshlig'i tomonidan tuzilgan. Shuni esda tutish kerak ofis eslatmalari odatda bir menejerdan boshqasiga yoki bir xodimdan boshqasiga faqat ularning rasmiy maqomi ekvivalent bo'lsa yuboriladi, aks holda bu eslatma.

Qoida sifatida, ofis eslatmalari logistika, axborot, tashkiliy va iqtisodiy ta'minlash masalalari bo'yicha tuzilgan. Ofis eslatmalari- bu tarkibiy bo'linmalar o'rtasidagi yozishmalarning bir turi. Ular odatda ma'lum bir so'rov yoki taklifni o'z ichiga oladi. Xizmat eslatmalari tuziladi hisobotlar bilan bir xil.

Eslatmaga misol:

Malumot

Ma'lumot eslatmalari ko'pincha sertifikat kabi hujjat bilan almashtiriladi va aksincha, noqonuniy hisoblanadi. Sertifikat - ma'lum faktlar yoki hodisalarning, shu jumladan biografik yoki rasmiy xarakterdagilarning tavsifi va tasdiqlanishini o'z ichiga olgan hujjat; eslatmalardan farqli o'laroq, u menejerdan hech qanday harakat talab qilmaydi.

Sertifikatni tuzish maqsadlariga qarab quyidagilar bo'lishi mumkin:

• analitik,
• hisobot berish yoki
• axborot.

Analitik ma'lumotlar hal qilinishi kerak bo'lgan muammo yoki muammo haqida ma'lumotni o'z ichiga oladi. Odatda analitik hisobotlar katta hajmdagi matnga ega (3 sahifagacha). Analitik yordam matni uch qismdan iborat. Birinchi qismda kompilyatsiya uchun asoslar, ikkinchisida vaziyat yoki muammo tahlili, uchinchi qismida xulosa va takliflar mavjud.

Hisobot sertifikatlari faoliyat natijalari to'g'risida umumlashtiruvchi jamlovchi ma'lumotlarni o'z ichiga oladi, shuning uchun hisobot sertifikatining sarlavhasi sertifikatdagi ma'lumotlar tegishli bo'lgan vaqt davrini o'z ichiga oladi, masalan: 2006 yilda korxonaning hujjat aylanishi hajmi to'g'risidagi guvohnoma. .

Axborot so'rovlari ishlarning holati to'g'risida rahbariyatni xabardor qilish maqsadida tuzilgan va, masalan, quyidagi sarlavhaga ega bo'lishi mumkin: "Luna" OAJ bilan tuzilgan shartnoma bo'yicha ishlarning borishi to'g'risidagi guvohnoma. Ular so'rov bo'yicha tuziladi va belgilangan muddatda topshiriladi.

Qabul qiluvchiga qarab sertifikatlar quyidagilar bo'lishi mumkin:

• tashqi va
• ichki.

Tashqi havolalar tashkilotning umumiy shakli bo'yicha tuziladi, tashkilot rahbari tomonidan imzolanadi va eslatmalar bilan bir xil ma'lumotlarni o'z ichiga oladi.

Ichki so'rovlar ichki memorandumga o'xshash standart qog'oz varag'ida tuzilgan va tarkibiy bo'linma rahbari va / yoki mutaxassis tuzuvchi tomonidan imzolangan.

Ma'lumot va hisobot sertifikatlarining matni jadval shaklida formatlanishi va bo'limlar va kichik bo'limlarni o'z ichiga olishi mumkin (6-misoldagi ichki sertifikat misoliga qarang).

Tayyorgarlikda sertifikat loyihasi uning mazmunini quyidagi nuqtai nazardan ehtiyotkorlik bilan tahrirlash kerak:

• faktlar va ma'lumotlarning to'liqligi va ishonchliligi;
• qayta aloqa vositalarini to'g'ri formatlash (manzil, telefon va boshqalar);
• tanishishning aniqligi;
• imzolash darajasiga muvofiqligi.

Bularning barchasi sertifikat keyinchalik qo'shimcha savollar tug'dirmasligi uchun kerak tushuntirish yozishmalari.

Biografik yoki rasmiy guvohnomalar har qanday yuridik faktlarni tasdiqlash uchun ishlatiladi, masalan, lavozimni, ish haqini, yashash joyini va boshqalarni tasdiqlash. Agar sertifikatlar beriladigan holatlar odatiy bo'lsa, tashkilot birlashtirilgan shablon shakllarini yaratadi.

Matn biografik ma'lumotlar nominativ harfda ma'lumot xabar qilinayotgan shaxsning familiyasi, ismi, otasining ismini ko'rsatish bilan boshlanadi. Har qanday sertifikat matnida "haqiqiy sertifikat", "haqiqatan ham ishlaydi" kabi keraksiz so'zlarni o'z ichiga olgan arxaik iboralar bo'lmasligi kerak. Sertifikat oxirida u topshirilayotgan muassasaning nomi ko'rsatilgan. Sertifikat uni tuzgan va taqdim etilgan ma'lumotlar uchun javobgar shaxslar tomonidan imzolanadi. Sertifikatning maqsadiga qarab, bu tashkilot rahbari va bosh buxgalter yoki tashkilot rahbari va kadrlar bo'limi boshlig'i bo'lishi mumkin. Bunday sertifikatlar tashkilot muhri bilan tasdiqlangan bo'lishi kerak.
Rasmiy sertifikat namunasi:

Turli ishlab chiqarish va tashkiliy masalalarni hal qilish uchun mavjud ichki rasmiy yozishmalar. Hujjatlarni yuritish jarayonida turli xil eslatmalar tuziladi.

Bular hisobotlar, buyruqlar va hokazolar ham bo'lishi mumkin.Ko'p hollarda ushbu ichki hujjatlar yozilish xususiyatiga ko'ra juda o'xshashdir, faqat yakuniy maqsad va yozilish sababiga qarab ular boshqa tashkiliy-huquqiy xususiyatga ega.

Agar eslatmada ma'lum bir maqsad bo'lsa yoki moliyaviy resurslarning xarajatlari qayd etilgan bo'lsa, u majburiy ravishda umumiy buxgalteriya hisobotiga ilova qilinadi (ma'lum bir faktga asoslanib, buxgalteriya bo'limi xarajatlar va daromadlar bo'yicha operatsiyalarni hisobga oladi va amalga oshiradi).

Har xil turdagi ofis eslatmalari turli xil dolzarb muammolarni tezda hal qilishga yordam beradi va aniq faktlarni tasdiqlovchi hujjatdir.

Rasmiy eslatmalar uning turiga va yozilish xususiyatiga qarab ma'lum yillar davomida saqlanishi kerak (shartlar 1 yil, 3, 5 yil bo'lishi mumkin yoki ular doimiy saqlanishi mumkin).

Eslatmani tayyorlashga qo'yiladigan talablar

Qonunchilik bazasiga muvofiq (GOST 6.30-2003 "Yagona hujjat tizimlari" Tashkiliy-ma'muriy hujjatlarning yagona tizimi. Hujjatlarni tayyorlashga qo'yiladigan talablar") eslatma bo'lishi kerak:

1. hujjat kimga (mansabdor shaxsga, tarkibiy bo'linmaga yoki muayyan tashkilotga) yo'naltirilganligini ko'rsatish;
2. qabul qiluvchining nomi (aniqrog'i, hujjat kimga yuborilganligi);
3. hujjatning nomi (bu holda "Rasmiy eslatma" ko'rsatiladi);
4. xizmat ko'rsatish xatining ro'yxatga olish raqami;
5. yozilgan sana;
6. matn sarlavhasi (misol: "Kafedra uchun kantselyariya buyumlarini sotib olish to'g'risida", "Intizomiy javobgarlik to'g'risida" va boshqalar);
7. matnning o'zi;
8. eslatmani kim tuzganligi sanasi va imzosi (lavozim ko'rsatilishi kerak);

Eslatma yozishda siz quyidagi qoidalarga amal qilishingiz kerak:

• barcha tafsilotlarni to'g'ri ko'rsatish;
• rasmiy yozuv uslubiga qat'iy rioya qilish;
• hujjatni to'g'ri ketma-ketlikda tuzing;

Kim eslatma yozishi mumkin

Memo oddiy ishchilar ham, tashkilot rahbariyati tomonidan ham tuzilishi mumkin. Bu tartibga soluvchi hujjat ob'ektlarni gorizontal boshqaruv bilan ulash.

Elektron hujjat aylanishi

Memorandumlarni yozishning asosiy maqsadlari iqtisodiyotni boshqarish, moddiy-texnika bazasi, axborot ta'minoti, intizomiy jazo choralari va boshqalar bilan bog'liq dolzarb tashkiliy muammolarni hal qilishdir.

Ko'pincha etakchi tashkilotlar turli xil ma'lumotlar va faktlarni qayd qilish uchun elektron hujjat aylanishi tizimidan foydalanadilar: dasturchilar maxsus dastur ishlab chiqadilar, tashkilot ishi login va parol yordamida ro'yxatga olinadi (bular kadrlar bo'limi tomonidan taqdim etiladi) va ma'lum bir bo'limga o'tish orqali. Hujjatlarni boshqarish dasturining xodimi "Ichki eslatma" bo'limini tanlaydi va etishmayotgan maydonlarni allaqachon to'ldiradi.

Elektron hujjat aylanishidan foydalanish qulayligi ko'plab kompaniyalar tomonidan yuqori baholandi, chunki:

• hujjat raqami (uning kartasi) avtomatik ravishda beriladi;
• barcha hujjatlar elektron arxivda saqlanadi (asosan yillar bo'yicha);
• ma'lum bir hujjatni qidirish uchun minimal ma'lumotlar to'plamini bilish kifoya;
• qog'oz va saqlash ijarasi bo'yicha tejash va boshqalar;

Ammo ko'pgina tashkilotlar eslatma yozishda hali ham qog'oz ommaviy axborot vositalaridan foydalanadilar.

Kadrlar bo'limida ko'pincha turli maqsadlar uchun eslatmalarning tayyor namunalari mavjud va xodim faqat mas'ul kadrlar bo'limi xodimiga murojaat qilishi va o'z eslatmasini yozish sababini ko'rsatishi kerak.

Eslatmani ko'rib chiqish tartibi

Yodnoma yozilgach, u mas'ul xodimlar tomonidan ro'yxatga olinadi, so'ngra ko'rib chiqish uchun mas'ul shaxslarga yuboriladi (ular uni o'qib chiqqanligini qayd etib, tegishli eslatmalarni qo'yishadi) va shundan so'ng u adresatga yuboriladi. Adresat allaqachon o'z rezolyutsiyasini qo'ygan ("Qabul qilingan", "Rad etilgan", "Ko'rib chiqilgan", "Tugallangan" va hokazo. Yozuvni yozish maqsadiga va kompaniya xodimining so'rovidan keyin harakatning yakuniy natijasiga qarab).

Eslatmalarni yozish uchun qat'iy qonuniy talablar yo'q, lekin siz hali ham barcha fikrlarni to'g'ri ko'rsatishingiz kerak (hujjat aylanishining umumiy talablariga muvofiq).

Eslatma yozishga misol

Rostok MChJ direktoriga
Samelyuk Anatoliy Petrovich
Rostok MChJ savdo menejeri
Kuznetsova Oksana Ivanovna
(pasport ma'lumotlarini, yashash yoki ish manzilini, ishga qabul qilinganda tayinlangan xodimning shaxsiy raqamini ko'rsatishingiz mumkin)
2014 yil 25 dekabr
2014 yil 25 dekabrdagi 31-son (ro‘yxat raqami)

Xizmat eslatmasi

Moskvaga xizmat safarining uzaytirilishi munosabati bilan, 2014 yil 15 dekabrdagi 27-sonli hujjatga muvofiq: ish safari muddati 2014 yil 17 dekabrdan 2014 yil 20 dekabrgacha bo'lishi kerak edi, ammo amaldagi muddati xizmat safari: tegishli tashkiliy masalalarni hal qilish munosabati bilan 2014 yil 17 dekabrdan 2014 yil 23 dekabrgacha. Bajarilgan ishlar to'g'risida hisobot "Rostok" MChJ savdo bo'limi boshlig'i Nikolay Nikolaevich Kramarga taqdim etildi.
Ketish va kelish chiptalari kiritilgan. Men sizdan tegishli miqdorda yo'l haqini ajratishingizni so'rayman - 10 ming rubl miqdorida.

25.12.2014
Rostok MChJda savdo menejeri
Kuznetsova O.I. (va shaxsiy imzo).

Agar eslatma bir nechta A4 varaqlarini egallasa, ularning har biri raqamlangan.

Chiziqlar

Qog'ozga eslatmani tuzishda siz quyidagi chekinishlarga amal qilishingiz kerak:

• chap chekka (chekka) - 2,5 dan 3,5 sm gacha (hujjat topshirish joyi);
• o'ng chiziq - 1,25 dan 2,5 sm gacha;
• yuqori chuqurlik - kamida 2 sm;
• pastki chiziq - kamida 2 sm;

Agar biz eslatma yozishning umumiy tamoyillarini ko'rib chiqsak, unda ushbu hujjat faqat yordamchi xususiyatga ega, aniq ma'lumotdir va shu bilan ma'lum bir boshqaruv qarorini boshlaydi.

Rasmiy eslatma - bu ma'lumot va ma'lumotnoma hujjati, tashkilot ichidagi ish yozishmalar uchun vosita.

Yozuv bo'lim yoki ma'lum bir xodimning ishi bilan bog'liq har qanday biznes masalalarini ta'kidlash uchun tuziladi, ularning hal qilinishi tashkilot yoki xodimning boshqa tarkibiy bo'linmasiga bog'liq.

Yodnomalarni yozish, eslatmalardan farqli o'laroq, bevosita bo'ysunmaydigan tarkibiy bo'linmalar yoki ularga tenglashtirilgan rasmiy maqomga ega bo'lgan xodimlar o'rtasida amalga oshiriladi.

Xodimlarga bonuslar uchun

Bonuslar to'g'risidagi ichki memorandum xodimni mukofotlash to'g'risida buyruq chiqarish uchun asos bo'lib, u bo'lim boshlig'i tomonidan yuqori rahbariyat nomiga tuziladi, unda mukofotning sabablari va asoslari, xodimning ma'lumotlari va ma'lumotlari belgilanadi. kompilyator. Menejer buni ko'rib chiqishi uchun eslatmani ro'yxatdan o'tkazish kerak. Bonuslar to'g'risida qaror qabul qilingandan so'ng, buyruq chiqariladi.

Ish haqi oshishi haqida

"Kompaniya" MChJ

2010 yil 25 noyabrdagi 25\10982-son BUYRUM

Ivanov V.A.ning ish haqini oshirish to'g'risida.

Menejer Ivanov V.A.ning yaxshi savdo ko'rsatkichlari tufayli. 2010 yilning birinchi va uchinchi choraklari yakunlari bo‘yicha

Buyurtma beraman:

1. Savdo bo'limi menejeri Viktor Aleksandrovich Ivanovga 2010 yil 1 dekabrdan boshlab 25 000 (yigirma besh ming) rubl miqdorida ish haqi belgilansin.

2. Bosh hisobchi Vasilyeva A.V. Ushbu buyruqning 1-bandida ko'rsatilgan ish haqi va uning asosida hisoblangan boshqa summalar o'z vaqtida to'lanishini ta'minlasin.

3. Kadrlar xizmati rahbari G.I.Fedorovga:

3.1. Savdo bo'limi menejeri lavozimiga ish haqini 25 000 (yigirma besh ming) rubl miqdorida belgilash orqali shtat jadvaliga o'zgartirishlar kiriting.

3.2. Ivanov V.A. bilan yakunlang. 2010 yil 1 dekabrdan boshlab 25 000 (yigirma besh ming) rubl miqdorida ish haqini belgilash to'g'risidagi [mehnat shartnomasi sanasi] [mehnat shartnomasining raqami] sanasidagi mehnat shartnomasiga qo'shimcha kelishuv.

2.4. V.A.Ivanovni ushbu buyruq bilan tanishtiring. rasm uchun.

"Kompaniya" MChJ bosh direktori

Jdanov V.V.

Men buyruqni o'qib chiqdim ____________________ Vasilieva A.V.

Buyurtma ____________________ tomonidan ko'rib chiqildi Fedorov G.I.

Buyurtma ____________________ tomonidan ko'rib chiqildi Ivanov V.A.

Ish haqini oshirish uchun asoslar ham bo'lishi mumkin:

- xodim tegishli bo'lim boshlig'ining eslatmasi

- mamlakatda narxlarning oshishi va natijada kompaniya bo'ylab ish haqini qayta indeksatsiya qilish zarurati - xodimlarning ish haqini oshirish

— xodimga yangi mehnat majburiyatlarini yuklash.

Vazifalarni bajarmaslik to'g'risida

HISOBOT
04.10.2013 № 6

Rasmiy vazifalarni bajarmaslik

E'tiboringizga havola etmoqchimanki, ekspeditor haydovchi Ivan Igorevich Sokolov unga tayinlangan avtomashinani (davlat raqami C 042 MK 83) rejali texnik ko'rikdan o'tkazmagan va bu bilan 06.10.2013 yildagi ish tavsifi qoidalarini buzgan. 2010 yil.

Qoidabuzarlik munosabati bilan I.I.Sokolovga tanbeh berishni taklif qilaman.

Rasmiy vazifalarni bajarmaganlik to'g'risida hisobot A4 varag'ida tuziladi.

Ishdagi qoidabuzarliklar haqida

AXBOROT BO'LIMI Bosh direktori

TECHNOLOGY MChJ "Beseda"

HISOBOT

09.12.2014 № 10-23/158

Mehnat intizomini buzish

Kecha, 2014-yil 8-dekabr kuni soat 16-00 dan ish kuni tugagunga qadar 2 soat davomida axborot texnologiyalari bo‘limi mutaxassisi Fregatov Roman Viktorovich o‘z ish joyida bo‘lmaganligini ma’lum qilaman.

Yo'q bo'lish sababining asosliligini tasdiqlovchi hujjatlar, R.V. Fregatov. taqdim etilmagan.

Buzilish munosabati bilan, uning takroriyligini hisobga olgan holda, men Fregatov R.V.ga taklif qilaman. tanbeh berish.

Bo‘lim boshlig‘i E.S. Lyubimchikova

Berilgan eslatma namunalariga asoslanib, endi o'z misollaringizni yaratish oson.

Evgeniya Polosa

Kantselyariya buyumlarini sotib olish uchun

"Kentsel tovarlarni sotib olish uchun" eslatmasi ma'lum miqdordagi ish yuritish buyumlarini sotib olish uchun ishlab chiqarish zarurati faktlarini belgilaydi va ofis materiallari ro'yxatini (nomi, miqdori) ilova qiladi.

Mablag'larni taqsimlash to'g'risida

Xodim __________________________/_____________/

KUZILILGAN

Bo'lim boshlig'i __________________________/_____________/

DIQQAT

Bo'limlar uchun maxsus sotib olingan adabiyotlarni hisobga olish va saqlash uchun javobgarlik ushbu bo'limlar boshliqlariga yuklanadi.

Adabiyotlarni sotib olish uchun mablag' ajratish to'g'risida qaror:

Nazoratchi

Korporativ universitet ___________________________/___________ /

Bir miqdor

Rubl ______________/_____________/“__”________200_g.

Men 25 ____________ 200 yilgacha bo'lgan muddatda savdo va kassa tushumlarini, shuningdek sarflanmagan mablag'larni taqdim etishga majburman. ___________________________/___________/

Sotish va naqd pul tushumlari, shuningdek, miqdorida sarflanmagan mablag'lar

Rubl ______________/___________/“__”________200_g.