Normas de correspondencia comercial por correo electrónico. Reglas de correspondencia de correo electrónico

Las reglas de la correspondencia comercial y algunas maniobras engañosas para establecer buenas relaciones con la ayuda de una carta deben ser conocidas no solo por aquellos que tienen un correo electrónico repleto de correspondencia entrante todos los días hábiles, sino que se incluyen varios mensajes y correspondencia en los planes, cuyo iniciador deberías ser tú. Poseer la magia de las hayas es útil para todas las mujeres modernas. Esto será útil, como mínimo, cuando busque trabajo: envíe currículums, cartas de presentación, información adicional sobre usted a pedido y tareas de prueba, así como también envíe mensajes para acordar un horario de entrevista.

La alfabetización es la base de la correspondencia comercial y su rostro

El hecho de que los bloggers con dislexia puedan ser populares en Internet no debería ser una excusa para sus errores y errores tipográficos. No se consuele con el hecho de que el idioma ruso no funcionó en la escuela (es hora de endurecer las reglas para escribir "no" con varias partes del discurso). Sé tan exigente contigo mismo como sea posible. Es especialmente ofensivo cuando se realiza correspondencia comercial, es incorrecto escribir palabras de su campo profesional. El interlocutor puede dudar de su competencia.

1. Mantenga el sitio gramota.ru marcado en su navegador de Internet.

2. No use palabras que no pueda definir exactamente (al menos consulte Wikipedia).

3. Tenga en cuenta que las palabras raras y específicas que pueden no ser familiares para el interlocutor lo confundirán o pueden malinterpretarse. Si el interlocutor necesita conocer su terminología, entonces, de acuerdo con las reglas de etiqueta, dé una explicación de los términos y abreviaturas utilizados.

4. Trate de no hacer oraciones demasiado largas. Deje diseños complejos y ornamentados para escribir una novela, y no para realizar correspondencia comercial.

5. Le recomendamos enfáticamente que escriba el mensaje no inmediatamente en el cuerpo de la carta, sino primero en un archivo en su computadora. En primer lugar, la ortografía y la puntuación integradas en Word te ayudarán. En segundo lugar, eliminará la situación desagradable de enviar accidentalmente una carta comercial prematuramente o perderla debido al cierre del navegador, etc. (al escribir texto en Word, acostúmbrese a hacer clic en el icono "guardar" con más frecuencia y configure el guardado automático a intervalos breves en los ajustes) . Recuerde que la escritura predictiva en tabletas y dispositivos móviles puede brindarle algunas correcciones muy inesperadas a sus palabras.

6. Antes de enviar la carta, léala varias veces. Si el tiempo se acaba (por cierto, una de las reglas básicas importantes de la correspondencia comercial es no retrasar los plazos, por lo que es mejor no tomar una carta en el último momento), vuelva a leer el texto que escribió. algún tiempo después de escribir, en media hora o una hora, cambiando a otro negocio.

Correspondencia comercial adecuada. Detalles importantes

La atención al detalle en la conducción y ejecución de la correspondencia comercial habla de respeto y ahorra tiempo

7. No descuides completar el campo "asunto" de la carta . Si está enviando su primer correo electrónico frío, el título puede ser efectivo, listo para usar e intrigante. Pero si ya se espera su carta o ha estado en correspondencia con el destinatario durante algún tiempo, entonces el tema debe ser breve, claro y conciso. Esto le permitirá encontrar rápidamente su carta (tanto para usted como para el destinatario) en el correo si es necesario.

8. Largas cadenas de "Re: Re: Re:" dan la impresión de basura. No tenga miedo de comenzar un nuevo hilo con su interlocutor, cite solo los mensajes anteriores relevantes (y sí, deben ser "impulsados" si, por ejemplo, está discutiendo los detalles de un proyecto en particular, acordando un presupuesto / precios / paquetes de servicios, etc. - en este caso, la cotización es conveniente y la etiqueta comercial lo requiere).

9. Si el mensaje entrante contiene varias preguntas para usted, respóndalas, citando cada una por separado. Si está enviando una carta con varias preguntas, utilice la numeración, divida el texto en párrafos. Apégate a una estructura clara.

10. En el cuerpo de la carta, comente todos los archivos adjuntos al mensaje. Firme todos los archivos que adjunte para que el destinatario pueda recibir inmediatamente información sobre su contenido .

11. La firma es un detalle muy importante carta de negocio. En la configuración de los servicios de correo, normalmente puede establecer una firma automática para todas sus cartas. Una firma bien escrita equivale a imprimir tarjetas de presentación, buenas tarjetas de presentación. Además del nombre y apellido, utilice la designación de su cargo, datos de contacto (teléfono, skype), logotipo de la empresa en la firma. Así como las tarjetas de presentación creativamente relevantes (memorables y asociadas con la persona o empresa para la que trabajan) se consideran las mejores, la firma puede ser "con un chip", lo que indica su conexión con la empresa o habla de su amor por el negocio. estás haciendo. Por ejemplo, algunos empleados de la editorial "Mann, Ivanov y Ferber" usan la oración adicional "Ahora estoy leyendo ..." en la firma (e insertan el nombre del nuevo editor). Los representantes de empresas del sector de la restauración pueden completar cartas con deseos de un “día sabroso”, etc. A veces, dicho diseño de correspondencia comercial debe acordarse con la gerencia.

12. Para la correspondencia comercial, NameWoman recomienda enfáticamente tener una dirección postal separada. Es conveniente que refleje el nombre de la empresa o el dominio del sitio web de la empresa, su nombre (completo, sin diminutivos) y su apellido. No use números en el nombre del correo que indiquen su edad o año de nacimiento. Mostrar su posición en el título del correo es perfectamente aceptable, pero algunas personas evitan esto, ya que planean no cambiar el buzón, ascendiendo en la escala profesional.

Para enviar currículums y cartas comerciales similares, tampoco debe usar direcciones de correo que sean divertidas o demasiado creativas. Especialmente si es un candidato para un puesto serio en una gran empresa.

etiqueta de la correspondencia comercial

13. El estilo de la correspondencia comercial no tiene por qué ser seco. Pero la seriedad y cierto rigor de las construcciones es norma de obligado cumplimiento. Abandona los sufijos diminutivos y la jerga, las expresiones coloquiales.

14. Los emoticonos pueden convertirse en trampas. En las primeras cartas de un conocido comercial, no deberían ser en principio. Con el contacto establecido, los paréntesis sonrientes siguen siendo aceptables, pero no se exceda y no se convierta en el iniciador de tales "adornos lindos" de la carta. Los emoticonos animados tristes y creativos cuando se realiza correspondencia comercial (y especialmente en situaciones en las que usted es "de abajo") están estrictamente prohibidos.

15. Asegúrese de utilizar un saludo respetuoso y una dirección por nombre, nombre y patronímico al comienzo de la carta y más adelante en el texto, si corresponde. Esto no solo lo exige la ética de la correspondencia comercial, sino que le permite aumentar el interés del interlocutor en su mensaje y la lealtad hacia él. Los destinatarios siempre están más atentos a las cartas de dirección, así que intente averiguar de antemano el nombre de la persona a la que debe escribir y qué tipo de dirección prefiere (por nombre o nombre y patronímico).

De acuerdo con las reglas de la correspondencia comercial, en casos normales, se debe enviar una respuesta dentro de un día hábil, como máximo, dos. Si recibe una carta en las últimas horas de la jornada laboral antes de un fin de semana largo o vacaciones, no está obligado a dar una respuesta detallada a una carta no urgente. Sin embargo, de acuerdo con la etiqueta de la correspondencia comercial, es razonable enviar una breve respuesta de que ha recibido la carta y un comentario de que actualmente está ausente y responderá en detalle después de tal o cual fecha o no más tarde de tal o cual fecha límite. . Lo mismo debe hacer si para contestar necesita aclarar alguna información que debe recibir de un tercero o haciendo un trabajo minucioso de recopilación de datos y preparación de materiales.

A su vez, si necesita una carta de respuesta del interlocutor, puede duplicar su solicitud después de 3 días hábiles. Si necesita una respuesta urgente, escríbala correctamente ya en su primera carta (explicando los motivos, si es posible), solicitando también la confirmación de su recepción. Por cierto: revisa tu carpeta de spam regularmente (una vez cada tres días).

Y un poco más sobre cómo se ve una hermosa carta comercial. Registro de correspondencia comercial.

La carta debe ser fácil de leer y fácil de entender. Frases cortas, un mínimo de participio y giros de participio, construcciones simples, esta es la base de la correspondencia comercial. ¿Qué más te ayudará a presentar la carta de muestra perfecta de acuerdo con todas las reglas?

16. Los párrafos de su correspondencia no deben tener más de 7 a 10 líneas.

17. El texto de una carta comercial se percibirá mejor y se verá más ordenado si los intervalos entre párrafos son mayores que los intervalos entre líneas en un párrafo.

19. Las palabras, y más aún las frases y oraciones completas, escritas en mayúsculas son percibidas como gritos, presiones y faltas de respeto. Para la correspondencia comercial, este estilo no está disponible. No te permitas esto aunque seas un jefe insatisfecho con sus subordinados.

Cortesía empresarial y networking

20. Permita que el interlocutor esté de acuerdo con su propuesta, reflexione sobre su opinión, le dé un consejo, deje un comentario o haga una pregunta. La forma más fácil de hacer esto es usar las frases "¿qué piensas sobre esto?", "si tienes alguna pregunta, intentaré responderla", "escríbeme sobre tu decisión" en la carta.

21. Esté atento a las señales provenientes del destinatario. Presta atención al estilo de escritura de tu interlocutor, a cómo se dirige a ti. Recuerda la regla psicológica del espejo. Es genial si tu carta refleja su estilo (pero no mal escrito, por supuesto). Si menciona algún dato personal, tómalo en cuenta. Ser cortés y correcto, reflejando alegría, simpatía, participación, felicitando por las fiestas.

22. Hablando de vacaciones. Si su correspondencia comercial tiene lugar alrededor de las fechas de los días festivos oficiales, felicite al interlocutor por los pasados / próximos. Los clientes importantes y aquellos con quienes mantenga una correspondencia comercial prolongada de acuerdo con las reglas de etiqueta deben ser felicitados en una carta por separado. Será útil saber cuándo cumple años su interlocutor; esta información suele ser fácil de obtener de las redes sociales.

Administre su base de clientes individuales y su base de contactos profesionales. Además de apellidos y nombres, cargos y números de teléfono, enlaces a cuentas en redes sociales y correo electrónico, anota datos personales, marca proyectos y temas sobre los que ya te has cruzado en la correspondencia comercial.

23. La ética de la correspondencia comercial y la cortesía elemental dicen: no te olvides de las palabras de agradecimiento. Para felicitaciones, consejos, aclaraciones, invitaciones, notas informativas, pronta respuesta de su interlocutor en la correspondencia comercial.

milena solo

Correspondencia comercial electrónica. Sobre la línea de asunto

Este artículo trata sobre cómo completar el campo "Asunto" en un correo electrónico comercial.

Rellene el campo "Asunto" de forma adecuada a su contenido.

Cosa aparentemente sencilla. Si le escribe al socio sobre los plazos para el envío de documentos, escriba en el asunto "Sobre los términos para el envío del Acuerdo". Si escribe sobre el cambio de domicilio legal, escriba en el asunto “Sobre el cambio de domicilio legal”. Pero, como muestra la práctica de la correspondencia, no todo lo que es obvio para nosotros es tan obvio para los demás...

El otro día, mi amiga y colega (Natasha) una vez más respiró aliviada cuando recibió una carta de su socio comercial. Y ella dijo: “¡Belleza! ¡No una carta, sino una canción! ¡Aún no lo he abierto, pero ya sé sobre lo que estoy escribiendo!” Y luego agregó: “¡Sí, y encontrar alguna de sus cartas en mi buzón ahora es cuestión de minutos!”.

"¿Y qué tiene de especial?" con razón preguntas. Y luego le diré por qué el pedido actual en correspondencia con el destinatario hace tan feliz a mi amigo.

Natasha es especialista en trabajar con clientes y socios en una empresa de formación.

Hace poco más de 2 meses, inició una correspondencia con un nuevo socio comercial de la empresa. (Vamos a llamarlo "Vasya"). Al comienzo del próximo trabajo conjunto, siempre hay muchos problemas que deben discutirse, aclararse, aclararse, consolidarse, etc. Ese día, Natasha y Vasya intercambiaron una gran cantidad de mensajes. Pero si mirara en la bandeja de entrada de Natasha y mirara el hilo de correspondencia con Vasya, encontraría una imagen completamente sencilla. Hay muchas letras, pero toda la información se reduce a dos puntos semánticos: en el campo "De quién" dice "Vasya", y en el campo el asunto es "Cooperación con Perm" (el nombre del socio comercial de Natasha y el El nombre de la ciudad ha sido cambiado por razones obvias. Como dicen, cualquier similitud debe ser tratada como coincidencia).

Imagina la situación: la primera letra tiene el asunto "Cooperación con Perm". A partir de esta carta, Natasha obtiene información sobre el destinatario, sobre su empresa, se familiariza con su oferta comercial. respuestas Las siguientes cartas especifican los detalles del trabajo, los detalles de la realización de capacitaciones de campo, discuten aspectos financieros, organizativos, etc. (Al final de la semana, había 17 cartas de Vasya en el buzón de Natasha). Al mismo tiempo, todas las cartas, desde la primera hasta la última, tienen una versión del tema: "Cooperación con Perm". Ahora imagine lo que tiene que hacer si necesita urgentemente, por ejemplo, encontrar una carta específica con información específica en esta correspondencia. Como dice el refrán, “no hay que pensarlo” lo que hay que hacer: abrir cartas al azar y tratar de recordar aproximadamente en qué día de la semana se trató este tema. No hablaré sobre los costos de tiempo, la efectividad de tal búsqueda y las emociones que la acompañan. Y así todo está claro.

Conclusiones:

1. Recuerde que el campo Asunto es una parte importante de un correo electrónico.

2. Complete el campo del tema de manera racional, haga que la información sea extremadamente informativa.

Por ejemplo, "Acuerdo.Cuenta.Acto" en lugar de "Documentos"

3. A medida que cambien los aspectos del tema en discusión, refine el tema (utilice una extensión).

Por ejemplo,

Cooperación con Perm. → Cooperación con Perm. Fechas → Cooperación con Perm. Acuerdo

4. Mantenga el alcance del tema significativo, pero lo más corto posible.(el número de caracteres visibles para el destinatario en el momento de la recepción en el campo "Asunto" es bastante limitado)

Por ejemplo,

Cooperación con Perm → Perm.Dates → Perm.Agreement

5. Si en la correspondencia con un socio comercial / cliente ve que el campo "Asunto" lo completa arbitrariamente / no lo completa en absoluto, tome la iniciativa en sus propias manos y pruebe uno de los dos escenarios:

- Al responder, cambie correctamente el contenido del campo "Asunto" / complételo usted mismo. Si el destinatario está atento, tal vez esta acción ya sea suficiente para que la correspondencia vuelva a la normalidad. Si el destinatario sigue ignorando el contenido de este campo (probablemente, solo por costumbre), use otro escenario (lea a continuación):

- Escribir una carta al destinatario con una solicitud/oferta aproximadamente el siguiente contenido: “Vasya, realmente quiero que nuestra correspondencia sea efectiva y podamos resolver todos nuestros problemas comerciales lo más rápido posible. Sugiero que en el campo "Asunto" indique inmediatamente el asunto y el contenido de la carta. Creo que de esta manera aumentaremos significativamente la efectividad de nuestra comunicación”.

Natasha siguió mi consejo. ¡Y ahora, por segundo mes, ha estado disfrutando de la transparencia y claridad de las cartas que recibe!

¡Les deseo el mismo placer, mis queridos lectores!

Sin correspondencia comercial, no hay lugar en los negocios, independientemente de si está escribiendo en nombre de la empresa o en nombre de usted mismo como empresario privado. Más específicamente, cómo cumples con sus reglas. Sus posibles socios comerciales o clientes lo juzgarán mucho por la forma en que se comunica con ellos. Una carta comercial es, se podría decir, la “cara” de un hombre de negocios. Y para no perderlo, es importante conocer las reglas de oro de la comunicación en este formato.

Reglas de correo electrónico comercial

Dado que ahora el correo electrónico se usa con mucha más frecuencia que el correo normal, decidimos prestar atención a cómo llevar a cabo correctamente la correspondencia comercial en la red. Aquí hay algunas recomendaciones para usted, cuya observancia no le permitirá perder la cara frente al interlocutor.

Nombre del buzón

Lo primero que nos llama la atención cuando abrimos un nuevo mensaje es la dirección desde la que se envió. Muchos subestiman la importancia de este momento y envían cartas comerciales desde cuentas de correo personales. No hay nada de malo en esto si la dirección de correo electrónico contiene solo su nombre en un formato legible por humanos. Pero si hay varios apodos como "kissa1988" o "pupsik-26", entonces enviar un mensaje desde ese cuadro es simplemente inaceptable. Imagina qué emociones tendrá una persona cuando recibe una propuesta de negocios de un "bebé" o "sol".

Además, las direcciones postales que comienzan con info@, inbox@ y similares no son bienvenidas en la correspondencia comercial. Simplemente no se toman en serio, y es muy probable que la carta ni siquiera se abra. La mejor opción es realizar la correspondencia comercial desde el buzón. [correo electrónico protegido], donde name es su nombre y apellido, company es el nombre de la empresa.

Destinatarios

En la correspondencia por correo electrónico, es posible enviar una carta a un destinatario directo y poner a otros destinatarios en una copia. Se espera que los destinatarios de una copia de un mensaje no respondan. Son como observadores invitados. Por lo tanto, antes de enviar, determine exactamente de quién desea recibir una respuesta y organice correctamente los destinatarios. Sin embargo, si es posible, no ponga a varias personas en los destinatarios directos de las cartas. Puede suceder que ninguno de ellos le responda si todos deciden mentalmente "trasladar" esta responsabilidad a otro destinatario.

Si usted mismo terminó en una copia de una carta comercial, entonces, como ya entendió, el remitente no está esperando su respuesta. Pero si fuera necesario responderle específicamente a usted, entonces puede hacerlo, pero sería cortés disculparse al comienzo del mensaje por "interferir".

Diseño de letras

Estilo formal de negocios. En la correspondencia comercial, por supuesto, se utiliza el estilo oficial. Carece de adjetivos, aclaraciones innecesarias y detalles. Solo detalles, claridad y lógica. Después de escribir un mensaje comercial, es útil volver a leerlo y eliminar todas las frases que no tengan una carga semántica especial y no cambien la esencia de lo que se dice. Solo cuando esté convencido de que se han eliminado todas esas palabras y frases, puede decir que se ha observado esta regla para escribir una carta comercial.

Literatura. Decir que es importante escribir un mensaje correctamente y sin errores es como decir “un muñeco de nieve debe estar hecho de nieve”. Sin embargo, es imposible no mencionar esta regla. La alfabetización es la base de cualquier correspondencia. Es poco probable que nadie tome en serio a una persona que escribe una carta comercial con errores ortográficos.

Asunto de la carta. Es imprescindible escribirlo. Intente que sea breve, pero amplio, de modo que de un vistazo quede inmediatamente claro para el destinatario de qué se tratará la carta. El sujeto no debe consistir en una sola palabra. "Información", "Pregunta", etc. - Líneas de asunto de correo electrónico de empresa incorrectas. "Oferta comercial de la empresa X" es el tema correcto. Si la información en su carta es particularmente importante, puede marcarla con una bandera especial de "importancia", que está disponible en casi todos los servicios de correo electrónico.

Fuente. El texto del mensaje debe ser, ante todo, legible. Por lo tanto, use la fuente Arial o Times New Roman, elija un tamaño promedio (por ejemplo, en el correo mail.ru, el tamaño de fuente óptimo es 3). No experimentes con fuentes o colores. En la correspondencia comercial, esto es inapropiado. No utilice mayúsculas, signos de exclamación u otros caracteres especiales (incluidos los emoticones). Lo único que se permite es la selección de algunas frases en cursiva o negrita. Pero trate de usar esto solo cuando sea absolutamente necesario.

Para facilitar la lectura y un mejor mensaje, puede usar subtítulos en el texto de la carta. Pero no debería haber demasiados, no más de 3-4.

Un párrafo no debe abarcar más de 4 líneas. Cuando leemos párrafos muy largos, el texto se funde y la idea principal se puede perder.

Cualquier transferencia y lista debe hacerse con la ayuda de marcadores especiales.

plantilla corporativa. Será genial si desarrolla una plantilla de correo electrónico corporativo en su estilo corporativo. Y enviará todos los mensajes comerciales solo con esta plantilla. Esto te permitirá diferenciarte del resto y mantener la formalidad que requiere un mensaje comercial. Sin embargo, no se exceda con la "marca": la creatividad excesiva solo hará daño. Después de todo, estamos hablando de comunicación empresarial, no de entretenimiento. No olvide también que los destinatarios pueden leer sus mensajes no solo en una computadora, sino también en dispositivos móviles. Por lo tanto, la plantilla debe optimizarse para diferentes resoluciones de pantalla.

Debe haber solo una razón informativa en una carta. Y en consecuencia, solo una acción de destino debe estar implícita por parte del destinatario. Se considera incorrecto contener varias preguntas, sugerencias o solicitudes al destinatario en un mensaje a la vez.

Debe dividirse en las siguientes partes:
- introducción;
- parte principal;
- conclusión.

En la introducción, indique brevemente el propósito del mensaje y las razones para escribirlo. La parte principal es la esencia misma de la carta. En conclusión, debe resumir lo anterior: pueden ser conclusiones, solicitudes, instrucciones, sugerencias, etc. Es altamente indeseable utilizar "posdatas" en la correspondencia comercial. Evite también aforismos, metáforas, refranes, etc.

Si necesita enviar una imagen gráfica en una carta, no la inserte en el texto del mensaje, sino que la adjunte como un archivo separado. Es posible que las imágenes no se muestren correctamente en diferentes dispositivos o que estén completamente deshabilitadas en la interfaz del programa de correo electrónico del destinatario. En el texto, cuando sea necesario, simplemente indique "la información se encuentra en el archivo adjunto". Si hay varios archivos de este tipo, asegúrese de escribir sus nombres.

Si utiliza abreviaturas y abreviaturas, debe estar 100% seguro de que el destinatario comprenderá lo que significan. En general, es mejor ir a lo seguro y no usar esas cosas.

Falta de emoción. Las cartas comerciales no deben contener ningún color emocional. En absoluto. Incluso si escribe una queja y realmente quiere mostrar la plenitud de su indignación o, por el contrario, agradece sinceramente a su socio por un trato exitoso. El mensaje debe ser moderado e incluso, hasta cierto punto, a sangre fría. Todo el mundo aprecia su individualidad, pero la correspondencia comercial no es la mejor forma de mostrarla. Una carta formal de una persona feliz o triste, un conserje o un director ejecutivo debe ser igual.

Uso del vocabulario. Para vincular oraciones en la correspondencia comercial, se utilizan las siguientes expresiones establecidas:

por esta razón;
en base a qué;
por la fuerza (de algo);
de acuerdo con;
basado;
prestar atención a;
considerando;
lo que sirvió.

Etcétera. Asimismo, en las cartas comerciales, se permite el uso de abreviaturas y abreviaturas que sean generalmente aceptadas en la industria en la que se escribe el mensaje. Si tiene dudas sobre si el destinatario entenderá una abreviatura específica, es mejor escribir la frase en su totalidad.

Saludos. Por favor, nunca uses el cliché "Buenos días". Esto, se podría decir, es una mala forma no solo de correspondencia comercial, sino también de correos electrónicos en principio. El saludo óptimo es "Hola, Nombre / Nombre Patronímico". Por cierto, es bueno dirigirse al destinatario del mensaje por su nombre no solo en el saludo, sino también más adelante en el texto. Si le escribe a una persona a la que no conoce personalmente, debe indicar desde el principio de dónde obtuvo la dirección del destinatario.

Tamaño de letra. Esto no es una obra de arte y no son sus pensamientos personales "sobre el tema". El mensaje debe ser lo más breve posible para transmitir la totalidad de la información contenida en él. Es óptimo si el texto de la carta cabe en una "pantalla". Leer cartas largas es agotador y molesta a muchas personas.

Respuestas a cartas. Cuando responda a un mensaje recibido, siempre haga clic en el botón "Responder", no en el botón "Redactar". Con la primera opción, todo el historial de correspondencia aparecerá automáticamente en su respuesta. Esto es correcto, porque una persona puede no recordar inmediatamente quién eres y qué quieres de él si no ve el fondo. Especialmente si han pasado más de cinco días desde la última correspondencia. Siéntase libre de citar a su interlocutor mientras responde a su mensaje. Esto le dará la oportunidad de recordar lo que hablaron antes.

Agradecer siempre al interlocutor donde corresponda. Por ejemplo, puedes escribir "Vladimir, gracias por tu carta" o "Irina Alekseevna, gracias por una respuesta tan rápida". Tales matices mostrarán su respeto por el interlocutor y suavizarán el estado de ánimo de la comunicación electrónica.

Si el interlocutor te envió un mensaje en el que expresó su descontento o incluso francamente grosero contigo, trata de no responderle de la misma manera, por mucho que te gustaría. Las situaciones varían, pero siempre responda educadamente y con moderación.

Por supuesto, cuanto antes respondas, mejor. Genial si puedes responder en unas pocas horas. Este marco de tiempo es óptimo. Pero digamos que la respuesta es dentro de unos días. Dicen los psicólogos que el tiempo de espera cómodo de una persona para recibir respuesta a un correo electrónico es de 48 horas, es decir, dos días. Si tiene que esperar más tiempo, es posible que esto ya se perciba como una falta de respeto o que se ignore. Si el problema que se plantea en el mensaje requiere más tiempo para que responda, asegúrese de escribir que recibió la carta, la tomó en consideración y responde lo antes posible. De esta manera, el remitente al menos no se sentirá ignorado.

Conclusión de la carta. No debe escribir frases que puedan percibirse como un intento de manipulación: "Realmente espero una cooperación rentable", "Gracias de antemano por su respuesta", etc. Es mejor despedirse en correspondencia electrónica con las frases "Respetuosamente", "Mis más sinceros deseos", y similares. Sí, este tipo de frases son estereotipadas, pero son las más adecuadas para la comunicación empresarial. En la firma, escriba su nombre, apellido, cargo y razón social. También deje contactos por los cuales pueda ser contactado, excepto por correo electrónico.

Tiempo de envío. Por supuesto, los correos electrónicos no están destinados a ser leídos tan pronto como se reciben. Pero en la ética empresarial del correo electrónico, se considera incorrecto enviar mensajes de correo electrónico los fines de semana, los días festivos, a última hora de la tarde o durante la noche. Trate de cumplir con el horario comercial estándar.

Y, por supuesto, antes de hacer clic en el botón "enviar", verifique cuidadosamente la ortografía del nombre y la dirección de correo electrónico del destinatario. Vuelva a leer todo el texto del mensaje y revíselo en busca de errores tipográficos o frases incorrectas.

Una parte integral del trabajo de muchas organizaciones es la correspondencia comercial, que tiene muchas reglas y características. No solo las secretarias, sino también otros empleados deben poder escribir cartas para ponerse en contacto con socios y otros empleados.

El concepto de correspondencia comercial.

Este término se refiere al intercambio de información comercial y empresarial. Hay una cierta etiqueta de correspondencia comercial, que incluso se enseña en cursos especiales. La carta debe redactarse de acuerdo con las reglas, ya que creará y mantendrá la reputación de la empresa y también formará una actitud seria hacia la organización. Desde un punto de vista técnico, una carta comercial es una herramienta destinada a mejorar la comunicación entre diferentes empresas o departamentos.

Tipos de correspondencia comercial.

Existen varios tipos de documentos, y cada uno de ellos contiene sus propias reglas de registro y presentación. Los conceptos básicos de la correspondencia comercial también se utilizan cuando se comunica por correo electrónico. Los especialistas distinguen tales tipos de cartas comerciales: acción de gracias, solicitudes, demandas, disculpas, negaciones, felicitaciones y condolencias. Además, están las cartas comerciales, que incluyen reclamaciones, negativas, recordatorios, garantías, etc.

¿Cómo llevar a cabo la correspondencia comercial?

Al escribir una carta, es importante prestar atención a todos los detalles. Al describir las reglas de la correspondencia comercial, debe prestar atención a los siguientes aspectos:

Si está escribiendo una carta en la que necesita responder a ciertas preguntas formuladas por el autor, sería apropiado citar cada una de ellas por separado. Para hacer esto, use la numeración y divida el texto en párrafos.
Al redactar una carta, debe comentar brevemente todos los documentos adjuntos, ya sea por usted o por el interlocutor. Esto es importante para que el destinatario comprenda de inmediato la esencia de la carta.
La carta debe estar firmada por el jefe y se requiere un sello.

Reglas de correspondencia comercial

Los errores en la redacción de cartas comerciales son inaceptables, por lo que es importante conocer las reglas básicas para redactarlas:

No use palabras cuyo significado se desconozca, ni verifique su interpretación usando un diccionario.
La realización de correspondencia comercial excluye el uso de terminología específica, ya que algunas palabras pueden ser desconocidas para el destinatario. Si se utilizan tales términos, explíquelos.
Expresa tus pensamientos en oraciones cortas para que no se pierda la esencia principal.
Si no conoce a fondo el idioma ruso, es mejor escribir primero el texto en un editor o en un documento en una computadora para verificar la ortografía.
La correspondencia comercial no permite el uso de palabras coloquiales, giros literarios, etc. Antes de enviar la carta, verifíquela en busca de errores y errores tipográficos. Es mejor volver a comprobar después de un tiempo.

Comenzar una carta en la correspondencia comercial

Primero, en la estructura de la carta hay un “encabezado”, que contiene el cargo y el nombre completo del destinatario. Las características de la correspondencia comercial incluyen el recurso estándar "Estimado", que en la mayoría de los casos está escrito en el centro de la hoja. Si una persona no está familiarizada, la palabra "señor" se escribe antes del apellido. El primer párrafo (preámbulo) incluye el propósito y el motivo de la carta. Después de leerlo, el destinatario debe comprender el significado principal de la apelación.

Solicitud en la correspondencia comercial

Uno de los tipos más populares de correspondencia comercial es una carta de solicitud. Esto puede ser una solicitud con tacto o una demanda diplomática sobre un tema actual. Las habilidades de escritura comercial son importantes para redactar solicitudes, ya que deben alentar al destinatario a tomar las medidas necesarias para el autor. Hay ciertas reglas para escribir una carta:

El destinatario debe dirigirse personalmente, observando los principios básicos de la etiqueta comercial.
Para explicar al destinatario el motivo de la apelación, puede darle un cumplido, señalar cualidades y méritos comerciales o personales.
Argumentar la solicitud e interesar al destinatario en su ejecución. El problema debe ser descrito de la manera más concisa y clara posible.
Una vez hecha la solicitud, se debe modificar y repetir nuevamente, enfatizando los beneficios potenciales.

¿Cómo recordarse a sí mismo en la correspondencia comercial?

Una carta de recordatorio se utiliza cuando necesita que se le recuerde el cumplimiento de las obligaciones, el cumplimiento de la ley, la proximidad de un evento importante, etc. En la mayoría de los casos, se usa un recordatorio verbal antes. Como resultado, la carta sirve como una especie de prueba de la acción tomada. El recordatorio en la correspondencia comercial incluye:

Información sobre el remitente y el destinatario. Después de eso, se indica el motivo del recordatorio.
Se hacen referencias a leyes y reglamentos pertinentes al tema que se está retirando.
Las frases de la correspondencia comercial deben ser claras, pero no amenazantes. No estaría de más recordar que el problema puede resolverse pacíficamente.
La carta no tiene estándares, por lo que se puede escribir en forma libre.

¿Cómo disculparse en la correspondencia comercial?

Uno de los más difíciles de escribir es una carta de disculpa, gracias a la cual debe disculparse y salvar la reputación de la empresa al mismo tiempo. Además, está dirigido a restaurar las relaciones dañadas. La correspondencia comercial indica tales características de una disculpa:

La estructura de la carta incluye la indicación del destinatario, el asunto de la salida y la apelación.
No se puede especificar el artista, ya que la dirección lo firmará todo.
Las frases de disculpa en la correspondencia comercial no deben ser explícitas y el tema de la carta debe ser neutral o estar completamente ausente.
El efecto a lograr es una disculpa sincera y conciencia de lo sucedido, es decir, una indicación de la causa de una situación desagradable.

Reglas de correo electrónico comercial

Todas las reglas mencionadas anteriormente también son relevantes para la correspondencia electrónica, pero todavía hay una serie de características aquí:

Un correo electrónico de trabajo debe usarse exclusivamente para la correspondencia oficial, ya que todas las cartas se almacenan en el servidor y otra persona puede leerlas.
El correo electrónico comercial requiere una fuente legible y Arial o Times New Roman es la mejor opción. El tamaño de letra debe ser mediano. No debe haber bloqueo de mayúsculas, signos de exclamación o caracteres especiales en el texto. La cursiva o la negrita son aceptables para ciertas frases, pero solo utilícelas cuando sea absolutamente necesario.
Para una mejor legibilidad, use subtítulos, pero tenga en cuenta que su número no debe ser grande, por lo que el máximo es de 3 a 4 piezas. Un párrafo no debe tener más de cuatro líneas.
La ética de la correspondencia comercial por correo electrónico no permite que el campo de asunto se deje en blanco. Escriba aquí la esencia de la carta, que debe ser específica, informativa y concisa.
Al final, asegúrese de dejar una firma e información de contacto, y esto no debe ocupar más de seis líneas. Utilice la siguiente estructura: "Atentamente", apellido y nombre, nombre de la empresa, número de teléfono de correo electrónico y dirección del sitio web.
En la correspondencia comercial, es apropiado utilizar una plantilla corporativa en su estilo corporativo. Gracias a esto, será posible destacar entre otros y al mismo tiempo cumplir con las reglas de la correspondencia comercial. Es importante no olvidar que la carta se puede leer no solo en la pantalla de la computadora, sino también en el teléfono, por lo que la plantilla debe estar optimizada para la resolución de las diferentes pantallas.

libros de escritura empresarial

Para comprender mejor todas las complejidades de escribir una carta comercial, puede leer literatura útil. Se consideran buenas las siguientes obras:

« El arte de escribir negocios. Leyes, trucos, herramientas.» S. Karepina. El autor explica qué es un estilo comercial de correspondencia, cómo dejar correctamente diferentes tipos de cartas e informes.
« Correspondencia comercial por correo electrónico. Cinco reglas para el éxito". El autor describe las formas de correspondencia comercial y ofrece herramientas para ayudar a que la comunicación sea más efectiva. Consejos y trucos útiles se pueden encontrar aquí.

¿Qué es el correo electrónico? En el mundo de los negocios de hoy, esto es:

Tu cara. Es con la ayuda del correo electrónico que puede crear una imagen positiva a los ojos de la contraparte o estropear la primera impresión.
Tu herramienta de trabajo. Gran parte de la comunicación con el mundo exterior se realiza por correo electrónico. Por lo tanto, teniendo un buen dominio de esta herramienta, puedes hacer tu vida mucho más fácil.
Distracción poderosa. El mundo exterior está tratando de atraparte, distraerte y desviarte a través del correo electrónico.

Desde estas posiciones ya miramos trabajar con e-mail. Comencemos de forma sencilla.

Diseño de letras

Uso el cliente de correo Mozilla Thunderbird, así que usaré su ejemplo. Vamos a crear una nueva carta y vamos de arriba a abajo a través de la lista de campos.

A quien. Copiar. copia oculta

Quizás alguien no lo sepa, pero "Para" en Mozilla se puede cambiar a "Cc" o "Bcc".

A quien: escribimos el destinatario principal o varios destinatarios separados por punto y coma.
Copiar: escribimos a alguien que debería leer la carta, pero de quien no esperamos una reacción.
copia oculta: escribimos a alguien que debe leer la carta, pero debe permanecer desconocido para el resto de los destinatarios de la carta. Es especialmente apropiado su uso para envíos masivos de cartas comerciales, como notificaciones.

Equivocado en el envío masivo, especifique los destinatarios a través de los campos "Cc" o "Para". Varias veces al año recibo cartas que enumeran de 50 a 90 destinatarios en el campo "Cc". Hay una violación de la privacidad. No todos sus destinatarios necesitan saber con quién más está trabajando en un tema similar. Es bueno si son personas que se conocen. ¿Y si hay empresas competidoras en la lista que no se conocen? Como mínimo, debe estar preparado para explicaciones innecesarias y, como mínimo, para terminar la cooperación con uno de ellos. No lo hagas de esta manera.

asunto de la carta

Los servicios de correo profesionales a menudo escriben sobre la importancia de la línea de asunto (a veces con sensatez) en sus blogs corporativos. Pero la mayoría de las veces estamos hablando de cartas de ventas, donde el asunto de la carta resuelve el problema "se debe abrir el correo electrónico".

Discutimos la correspondencia comercial diaria. Aquí el tema resuelve el problema "la carta y su autor deben ser fácilmente identificados y luego encontrados". Además, su diligencia volverá a usted en forma de karma de numerosas cartas de respuesta, solo con prefijos. Re: o adelante, entre los cuales tendrás que buscar la letra deseada sobre el tema.

Veinte cartas es el volumen de la correspondencia de un día de un mando medio. No hablo de empresarios y dueños de negocios en absoluto, su número de cartas a veces supera las 200 o más por día. Así que una vez más: no envíe correos electrónicos con una línea de asunto vacía.

Entonces, ¿cómo formular correctamente el tema de la carta?

Error #1 : sólo el nombre de la empresa en el asunto. Por ejemplo, "Cielo" y todo. En primer lugar, probablemente no sea uno de los miembros de su empresa que se comunica con esta contraparte. En segundo lugar, ese tema no tiene ningún sentido, porque el nombre de su empresa ya es visible desde la dirección. En tercer lugar, adivine cómo se verá su propio buzón con este enfoque de la correspondencia. Aproximadamente así.

¿Es conveniente buscar sobre esos temas?

Error #2 : llamativo, título de venta. Es genial si sabes cómo escribir esos titulares. Pero, ¿es apropiado utilizar estas habilidades en la correspondencia comercial? Recuerde el propósito de la línea de asunto de una carta comercial: no vender, sino proporcionar identificación y búsqueda.

Texto de la carta

Hay muchas guías para escribir textos para diferentes ocasiones. Por ejemplo, Maxim Ilyakhov, Alexander Amzin y otros maestros de la palabra tienen mucha información útil. Le aconsejo que lea sus artículos al menos para mejorar la alfabetización general y mejorar el estilo general del discurso escrito.

En el proceso de escribir una carta, debemos tomar varias decisiones constantemente.

Una cuestión de cortesía . Al comienzo de la carta, puede desdibujarse en cortesías o incluso ternura en el espíritu de "Mi querida Rodya, durante más de dos meses no te he hablado por escrito, por lo que yo mismo sufrí e incluso no dormí otro noche, pensando. Muy cortés y muy costoso, tanto en términos de tiempo para redactar tal introducción, como en términos de tiempo del interlocutor para leerla. La correspondencia es un negocio, ¿recuerdas? No escribir un género epistolar para un concurso y no una carta de su madre a Raskolnikov, sino correspondencia comercial.

Respetamos nuestro tiempo y el destinatario!

Presentarse y recordar las circunstancias de su relación tiene sentido solo en la primera carta enviada después de una reunión fugaz en la exposición. Si se trata de una continuación de la cooperación o correspondencia actual, en la primera letra del día escribimos: "Hola, Iván", en la segunda y posteriores: "Iván, ...".

Apelar . Siempre me preocupaba la cuestión de a quién contactar en una carta si hay varios destinatarios. Hace poco escribí una carta dirigida a tres niñas llamadas Anna. Sin dudarlo, escribí "Hola, Anna" y no tomé un baño de vapor. Pero ese no es siempre el caso.

¿Qué pasa si hay tres o incluso siete destinatarios y no tienen el mismo nombre? Puede enumerar por nombre: "Buenas tardes, Rodion, Pulcheria, Avdotya y Pyotr Petrovich". Pero es largo y requiere tiempo. Puede escribir: "¡Hola, colegas!".

Para mí, uso la regla para dirigirme por nombre al que está en el campo "Para". Y a los que están en la copia, no contacten para nada. Esta regla al mismo tiempo le permite determinar con mayor precisión (¡uno!) El destinatario de la carta y el propósito de esta carta.

Citación . La correspondencia es a menudo una cadena de cartas con preguntas y respuestas, en una palabra, un diálogo. Se considera una buena práctica no borrar el historial de correspondencia y escribir su respuesta en la parte superior del texto citado, de modo que cuando regrese a esta correspondencia en una semana, pueda leer fácilmente el diálogo de arriba a abajo por fechas descendentes.

Por alguna razón, la configuración predeterminada en Mozilla es "Establecer el cursor después del texto citado". Recomiendo cambiarlo en el menú "Herramientas" → "Opciones de cuenta" → "Compilación y direccionamiento". Tiene que ser así.

Propósito de la carta . Las cartas comerciales son de dos tipos:

cuando simplemente informamos al interlocutor (por ejemplo, un informe sobre el trabajo realizado durante el mes);
y cuando queremos algo del interlocutor. Por ejemplo, para que acceda al pago de la factura adjunta.

Por regla general, hay muchas más cartas de incentivo que de información. Si queremos lograr algo del interlocutor, es muy importante decirlo en una carta en texto plano. La llamada a la acción debe ir seguida de un nombre y ser la última oración de la carta.

Equivocado : "Porfiry Petrovich, sé quién mató a la anciana".

Bien : "Porfiry Petrovich, fui yo quien mató a la anciana, por favor tomen medidas para detenerme, ¡estoy cansado de sufrir!"

¿Por qué el corresponsal debería pensar por ti qué hacer con esta carta? Después de todo, puede tomar la decisión equivocada.

Firma en el texto . Ella debe ser. Además, todos los clientes de correo electrónico permiten configurar la sustitución automática de una firma, por ejemplo, el clásico "Respetuosamente,...". En Mozilla, esto se hace en el menú "Herramientas" → "Opciones de cuenta".

Escribir o no escribir contactos en la firma es un asunto personal de cada uno. Pero si de alguna manera está conectado con las ventas, asegúrese de escribir. Incluso si la transacción no se realiza en función de los resultados de la comunicación, en el futuro se le encontrará fácilmente utilizando los contactos de la firma.

Finalmente, una característica más del cuerpo de la carta para aquellos interlocutores a los que no les gusta (no pueden, no quieren, no tienen tiempo) contestar sus cartas. Especifique el valor predeterminado en el texto de la carta. Por ejemplo, “Porfiry Petrovich, si no vienes a arrestarme antes de las 12:00 del viernes, entonces me considero amnistiado”. Por supuesto, la fecha límite debe ser real (no envíe el texto del ejemplo el viernes a las 11:50). El destinatario debe ser físicamente capaz de leer y decidir sobre su carta. Tal "silencio" lo libera de la responsabilidad por la falta de respuesta del interlocutor. Como siempre, el uso de este chip debe abordarse con prudencia. Si una persona responde a sus cartas a tiempo y con regularidad, tal ultimátum puede, si no ofenderlo, tensarlo un poco o llevarlo a la decisión de no responder la carta en este momento, sino hacerlo esperar hasta el viernes.

Archivos adjuntos

Las cartas a menudo vienen con archivos adjuntos: currículums, ofertas comerciales, presupuestos, cronogramas, escaneos de documentos: una herramienta muy conveniente y, al mismo tiempo, una fuente de errores populares.

Error : Gran tamaño de inversión. A menudo recibimos correos electrónicos con archivos adjuntos de hasta 20 MB de tamaño. Por regla general, se trata de escaneos de algunos documentos en formato TIFF, con una resolución de 600 ppp. Es casi seguro que el programa de correo del corresponsal se colgará durante varios minutos en intentos inútiles de descargar la vista previa de este archivo adjunto. Y Dios no permita que el destinatario intente leer esta carta en un teléfono inteligente ...

Personalmente, elimino tales cartas inmediatamente. ¿No quiere que su correo electrónico termine en la papelera antes de leerlo? Controle el tamaño del archivo adjunto. Se recomienda que no supere los 3 MB.

¿Y si se excede?

Intente reconfigurar su escáner para un formato y una resolución diferentes. Por ejemplo, en PDF y 300dpi se obtienen escaneos bastante legibles.
Piense en programas como el archivador WinRar o 7zip. Algunos archivos se comprimen perfectamente.
¿Qué sucede si el archivo adjunto es enorme y no puede comprimirlo? Por ejemplo, una base de datos de contabilidad casi vacía pesa 900 MB. Los almacenamientos de información en la nube vendrán al rescate: Dropbox, Google Drive y similares. Algunos servicios, como Mail.ru, convierten automáticamente archivos adjuntos enormes en enlaces de almacenamiento en la nube. Pero prefiero administrar yo mismo mi información almacenada en la nube, por lo que no agradezco la automatización de Mail.ru.

Y otra recomendación no del todo obvia sobre las inversiones: su Nombre . Debe ser comprensible y aceptable para el destinatario. Una vez, en la empresa, estábamos preparando una oferta comercial dirigida a ... que sea Fyodor Mikhailovich Dostoevsky. Recibí una carta del gerente con el borrador del CP para su aprobación, y en el archivo adjunto había un archivo con el nombre "DlyaFedi.docx". Con el gerente que me envió esto, se llevó a cabo un diálogo con el siguiente contenido:

Estimado gerente, ¿está personalmente listo para acercarse a esta persona respetada y llamarlo Fyodor en su cara?

De alguna manera no, una persona respetada, todos lo llaman por su nombre y patronímico.

¿Por qué llamaste al archivo adjunto "Para Fedi"? Si se lo envío ahora mismo, ¿crees que nos comprará hachas en este CP?

Iba a cambiar el nombre...

¿Por qué preparar una bomba de tiempo, el rechazo de un cliente potencial, o crear trabajo adicional para usted mismo cambiando el nombre de un archivo? ¿Por qué no nombrar inmediatamente el archivo adjunto correctamente: "Para Fedor Mikhailovich.docx" o incluso mejor: "KP_Sky_Axes.docx".

Entonces, con el correo electrónico como una "cara" más o menos solucionada. Pasemos al correo electrónico como herramienta de productividad y hablemos de su distracción.

Trabajando con letras

El correo electrónico es una distracción poderosa. Al igual que con cualquier distracción, el correo debe tratarse con reglas más estrictas e implementando horarios de trabajo.

Como mínimo, debe desactivar TODAS las notificaciones de correo. Si el cliente de correo está configurado por defecto, se le avisará con una señal sonora, parpadeará el icono junto al reloj y se mostrará una vista previa de la carta. En una palabra, harán todo lo posible para alejarlo primero del trabajo minucioso y luego sumergirlo en el abismo de cartas no leídas y correos no vistos, menos una o dos horas de vida.

Para algunos, la poderosa fuerza de voluntad les permite no distraerse con las notificaciones, y es mejor que la gente común no tiente al destino y las apague. En Mozillla Thunderbird, esto se hace a través del menú "Herramientas" → "Configuración" → "General" → "Cuando aparecen nuevos mensajes".

Si no hay notificaciones, ¿cómo entender que ha llegado una carta?

Muy simple. Usted mismo, conscientemente, asigna tiempo para analizar el correo, abre su cliente de correo y ve todos los mensajes no leídos. Esto se puede hacer dos veces al día, por ejemplo, a la hora del almuerzo y por la noche, o durante tiempos de inactividad forzados, por ejemplo, en atascos de tráfico.

La gente suele preguntar, ¿qué pasa con los tiempos de respuesta y los correos electrónicos urgentes? Respondo: no tienes cartas urgentes en el correo. A menos que trabaje en el departamento de atención al cliente (dicho departamento tiene sus propias reglas para trabajar con el correo).

Si hay cartas urgentes, el remitente se lo notificará a través de otros canales: teléfono, SMS, Skype. Luego entrará conscientemente en el cliente de correo y procesará el correo urgente. Todos los gurús de la gestión del tiempo (por ejemplo, Gleb Arkhangelsky con su "Time Drive") declaran el estándar para responder correos electrónicos hasta en 24 horas. Esta es una regla normal de buena forma: no espere respuestas instantáneas del interlocutor por correo electrónico. Si hay una carta urgente, notifíquelo a través de canales de comunicación más rápidos.

Entonces, desactivamos las notificaciones y ahora activamos el cliente de correo de acuerdo con nuestro horario.

¿Qué hacer cuando entramos en el correo y participamos en una actividad llamada "análisis de correo electrónico"? ¿Dónde está el principio y el final de este trabajo?

He escuchado mucho sobre el sistema de bandeja de entrada cero, pero, desafortunadamente, no he conocido a una sola persona que lo use. Tuve que reinventar mi rueda. Hay artículos sobre este tema en Lifehacker. Por ejemplo, " ". A continuación hablaré sobre el sistema de bandeja de entrada cero en mi interpretación. Estaré agradecido si los gurús de GTD se notan en los comentarios, complementan o mejoran el sistema descrito.

Es importante entender y aceptar que el correo electrónico no es un planificador de tareas ni un archivo de tus actividades. Por lo tanto, la carpeta Bandeja de entrada siempre debe estar vacía. Si ha retomado el análisis de la bandeja de entrada, no se detenga y no se distraiga con nada hasta que vacíe esta carpeta.

¿Qué hacer con los correos electrónicos en la bandeja de entrada? Debe revisar cada letra secuencialmente y eliminarla. Sí, simplemente seleccione y presione Eliminar en el teclado. Si no puede obligarse a eliminar el correo electrónico, tendrá que tomar una decisión sobre qué hacer con él.

¿Puedes contestarla en tres minutos? ¿Es necesario responder? Sí, lo hace, y la respuesta no le tomará más de tres minutos, luego responda de inmediato.
Debe responder, pero preparar la respuesta le llevará más de tres minutos. Si usa un programador de tareas que le permite convertir un correo electrónico en una tarea, convierta su correo electrónico en una tarea y olvídese de él por un tiempo. Por ejemplo, uso el maravilloso servicio Doit.im. Te permite generar una dirección de correo electrónico personal: le reenvías una carta y se convierte en una tarea. Pero si no tiene un programador de tareas, mueva la letra a la subcarpeta "0_Run".
Después de una respuesta rápida a una carta, convertirla en una tarea o simplemente leerla, debe decidir qué hacer con este mensaje a continuación: eliminarlo o enviarlo a una de las carpetas para almacenamiento a largo plazo.

Aquí están las carpetas para el almacenamiento a largo plazo que tengo.

0_Ejecutar. No tengo esa carpeta, pero si no tienes un planificador, repito, puedes agregar aquí letras que requieran un estudio detallado. Esta carpeta también debe limpiarse regularmente, pero con un enfoque cuidadoso en el momento especialmente asignado para esto.
1_Referencia Aquí pongo cartas con antecedentes: cartas de bienvenida con inicios de sesión de varios servicios web, boletos para próximos vuelos, etc.
2_Proyectos. Aquí se almacena un archivo de correspondencia sobre socios y proyectos con los que existe una relación actual. Naturalmente, hay una carpeta separada para cada proyecto o socio. En la carpeta del socio, puse cartas no solo de sus empleados, sino también cartas de los empleados del "Sky" asociados con este socio. Muy conveniente: si es necesario, toda la correspondencia sobre el proyecto está a mano en un par de clics.
3_Museo. Aquí tiro esas letras que es una pena borrar, y los beneficios de ellas no son obvios. Las carpetas con proyectos cerrados de "2_Projects" también migran aquí. En una palabra, los primeros candidatos para la eliminación se almacenan en el "Museo".
4_Documentos. Aquí hay cartas con documentos de muestra electrónicos que pueden ser útiles en el futuro para la contabilidad, por ejemplo, actas de conciliación de clientes, boletos para viajes. La carpeta tiene mucho en común con las carpetas "2_Projects" y "1_Sprav", solo almacena información contable y en la carpeta "2_Projects": información de gestión. En "4_Documentos" - información muerta, y en "2_Proyectos" - en vivo.
5_Conocimiento. Aquí pongo solo correos realmente útiles, a los que quiero volver después de un tiempo para inspirarme o buscar soluciones.

Hay otras configuraciones del cliente de correo que son importantes para el funcionamiento de este sistema. Primero, de forma predeterminada, Thunderbird tiene la casilla de verificación "Marcar mensajes como leídos". Prefiero hacerlo conscientemente, ¡así que la bandera está apagada! Para hacer esto, vaya al menú "Herramientas" → "Configuración" → "Avanzado" → "Lectura y visualización".

En segundo lugar, usamos filtros . Anteriormente, usaba activamente filtros que reenviaban automáticamente las cartas a las carpetas correspondientes según la dirección del remitente. Por ejemplo, las cartas de un abogado se movieron a la carpeta "Abogado". Abandoné este enfoque por varias razones. Primero: las cartas de un abogado en el 99% de los casos se relacionan con un proyecto o socio, por lo que deben trasladarse a la carpeta de este socio o proyecto. Segundo: decidí agregar conciencia. Usted mismo debe decidir dónde se debe almacenar una carta en particular, y es más conveniente buscar mensajes sin procesar en un solo lugar: en la bandeja de entrada. Ahora uso filtros solo para organizar cartas regulares automáticas de varios sistemas en carpetas, es decir, cartas que no requieren que yo tome decisiones. Los filtros en Mozilla Thunderbird se configuran en el menú "Herramientas" → "Filtros de mensajes".

Por lo tanto, con el enfoque correcto, el correo electrónico debería llevar de 10 a 60 minutos al día, según el volumen de correspondencia.

Sí, y una cosa más. ¿Ya desactivaste las notificaciones de nuevos correos electrónicos? ;)