Cumplir con el horario de trabajo diario es una de las responsabilidades de los empleados. Pero, lamentablemente, no siempre cumplen esta condición. Los empleados llegan tarde, salen temprano del trabajo y dejan sus trabajos durante todo el día. Por eso muchos directivos instalan sistemas.
¿Qué sistemas existen para el seguimiento de la llegada y salida de empleados?
Sistemas biométricos
Los más populares son los sistemas biométricos. No sólo registran los horarios de entrada y salida de los empleados, sino que también aumentan el nivel de seguridad de la empresa. Después de todo, sin una huella digital, ningún extraño entrará. Por lo tanto, muy a menudo se pueden ver en grandes instituciones u organizaciones con un alto nivel de seguridad.
Pero los sistemas biométricos tienen un inconveniente. Sólo marcan la hora a la que realmente llegan al trabajo. Pero no todos los empleados, al llegar a trabajar, se lanzan inmediatamente a la batalla. A algunas personas les gusta tomar café, charlar con sus compañeros y sólo después seguir con sus tareas. Esto significa que su trabajo comienza entre media y una hora tarde.
Programas de seguimiento del tiempo
Los empleados pasan la mayor parte de su tiempo de trabajo frente al ordenador. Por tanto, la herramienta ideal para el seguimiento del personal de oficina es.
El programa se instala en las computadoras del personal y registra los horarios de inicio y finalización del trabajo; Recursos utilizados (sitios web, archivos, aplicaciones).
Cómo sucede esto y qué le aporta al administrador, veamos el ejemplo de Yaware.TimeTracker.
¿Qué se puede aprender del software de seguimiento del tiempo?
1. Frecuencia de retrasos
Para controlar los retrasos, establezca la hora de inicio de la jornada laboral en la configuración de Yaware.TimeTracker. Ahora, si un empleado comienza a trabajar más tarde de la hora especificada, el sistema lo registrará y compilará un "Informe de tardanzas".
Con su ayuda se puede conocer el carácter sistemático de las infracciones. Simplemente selecciona el nombre del empleado y agrupa los datos por mes.
2. Atención temprana sistemática
Salir temprano del trabajo es tan fácil de descubrir como llegar tarde. En la configuración, establezca la hora de finalización. Si un empleado lo completa antes, así se indicará en el informe “Salido anticipado”.
3. Razones para llegar tarde o salir temprano
Sucede que los empleados llegan tarde o salen temprano del trabajo debido a asignaciones laborales. Por ejemplo, reunirse con un cliente, enviar un paquete, comprar billetes de avión.
Si habilita la actividad fuera de línea en la configuración, el empleado podrá explicar el motivo por el que llegó tarde o se fue temprano. Si llega tarde, después de encender la computadora, el sistema emitirá una solicitud en la que el empleado podrá indicar el motivo.
y comentarlo
Si un empleado se marcha antes de lo previsto, el formulario de solicitud aparecerá al día siguiente de encender el ordenador.
Con el software de seguimiento del tiempo, no sólo sabes cuándo llegaron y se fueron los empleados, sino también cuándo comenzaron a trabajar realmente. Esto lo convierte en una herramienta eficaz para controlar la llegada y salida de los empleados a la oficina.
Pruebe la versión gratuita de Yaware.TimeTracker y compruébelo usted mismo.
Un registro de tiempo de los empleados es muy solicitado en la mayoría de las empresas que han contratado personal. Este documento no es obligatorio, pero su presencia permite resolver muchas cuestiones y prevenir el desarrollo de situaciones desagradables para ambas partes de la relación laboral.
ARCHIVOS
¿Por qué necesitas un documento?
Antes de responder a esta pregunta, analicemos con más detalle el concepto real de “ horas de trabajo" Como usted sabe, una semana laboral estándar dura 40 horas, 8 horas al día. Durante este período, el empleado deberá realizar las funciones laborales que le asigne el empleador en total conformidad con el convenio laboral (o colectivo) y la normativa adoptada en la empresa.
Los salarios se calculan en función de las horas trabajadas. Todas las horas que el empleado dedique al trabajo en exceso de esta norma legalmente establecida se retribuirán al doble. Pero si un empleado no trabaja el tiempo suficiente, la dirección tiene derecho a aplicarle determinadas sanciones.
Para resolver cuestiones relacionadas con el establecimiento de las horas realmente trabajadas, se está elaborando un registro de horas de trabajo.
La información en el diario se ingresa para cada empleado de la organización por separado.
Así, el documento es necesario para ambas partes de la relación laboral, ya que realiza varias funciones a la vez:
- Resuelve el problema de controlar el tiempo que cada empleado de la empresa pasa en su lugar de trabajo.
- Sirve como base para calcular los salarios (especialmente si la organización ha adoptado pago por hora mano de obra).
- Es una ayuda para la dirección en materia de organización de la disciplina en la empresa.
A veces, un documento puede convertirse en una razón justificable para imponer a un empleado que ha violado horario de trabajo, acción disciplinaria.
Cómo contar las horas de trabajo
Existen varios métodos para registrar las horas de trabajo:
- Estándar a diario- se utiliza si los empleados vienen a trabajar y salen al mismo tiempo.
- En semanalmente En contabilidad, el parámetro diario pierde su significado, ya que los empleados no están obligados a "no trabajar" durante horas, sino que deben cumplir con un cierto estándar de trabajo durante la semana, incluido el tiempo (por ejemplo, un día un empleado trabaja seis horas, el otro otro - diez).
- Resumido El método es óptimo en producción o con un horario de trabajo flexible. Normalmente, los datos se registran aquí en función de los resultados del mes, pero a veces también se cubren períodos más largos (el máximo es un año).
Cómo escribir un diario
La revista se puede llevar en formato electrónico y en papel.
El diario electrónico es posible en diferentes formatos, dependiendo del software que utilice el empleador. Hay formularios presupuestarios en los que casi todas las acciones se llevan a cabo manualmente, y hay sistemas más complejos, "avanzados" y totalmente automatizados que transfieren información directamente a los programas de contabilidad (por lo general, el acceso a dicho software se produce solo si el empleado tiene una clave). .
De todos modos, formulario electrónico El documento es conveniente porque permite ahorrar tiempo, esfuerzo y permite controlar fácilmente el tiempo de trabajo de los empleados en función de indicadores como ausencias no autorizadas, horas extras, bajas por enfermedad, etc.
Si el diario se mantiene en papel, entonces todas sus hojas deben estar numeradas, unidas con un hilo "áspero" (no se puede usar una grapadora), luego el número de hojas debe marcarse en la última página, estamparse (siempre que el sello se utiliza en el trabajo de la organización) y firmar al empleado responsable del mantenimiento del diario. En el futuro, deberás autografiar cada página completa del documento.
El diario generalmente lo lleva un especialista en recursos humanos o un empleado de contabilidad. Dependiendo de esto, se determina el lugar de almacenamiento del documento durante su período de validez.
El empleado responsable es responsable no solo de la exactitud de la información ingresada en el diario, sino también de su transferencia oportuna y completa a los especialistas para la nómina, así como de realizar todas las demás acciones necesarias.
Ejemplo de registro de tiempo de los empleados
Si necesita crear un registro de tiempo de los empleados, utilice los siguientes consejos y vea un documento de muestra.
La revista no tiene un estándar de diseño uniforme. Esto significa que los representantes de cada organización pueden constituirlo de cualquier forma o según un modelo desarrollado dentro de la empresa y aprobado por la dirección, así como por el órgano sindical (si lo hay).
Al igual que el diseño de la revista, su estructura y texto quedan completamente en manos de los empleados de la empresa.
- nombre de empresa;
- fecha de apertura y fecha de finalización del diario (ingresadas después de cerrar el documento);
- indicar el empleado responsable de su mantenimiento;
- Si la organización tiene una lista de casos, entonces debe proporcionar un enlace al índice de la revista de acuerdo con este documento contable.
La parte principal de la revista se presenta mejor en forma de tabla en la que se deben ingresar los siguientes datos:
- número de serie del empleado, su nombre completo y cargo;
- fecha, hora de llegada y salida, así como información sobre retrasos (el número exacto en minutos y horas);
- información sobre ausentismo - sí/no;
- la cantidad de tiempo total trabajado (menos las ausencias por asuntos personales);
- firma del empleado.
Si es necesario, la tabla se puede complementar con otros datos (por ejemplo, sobre por qué el empleado abandonó el lugar de trabajo durante el día).
¿Cuánto tiempo y cómo almacenar el documento?
El registro de tiempo no se puede tirar ni eliminar inmediatamente después de su finalización. Deberá conservarse durante el período establecido por la ley o durante el período prescrito en política contable empresa (pero no menos de cinco años). Sólo transcurrido este tiempo se podrá destruir el diario de acuerdo con el procedimiento establecido para los registros comerciales.
Sencillo y sistema libre El seguimiento del tiempo es un diario centralizado en el que se anota la llegada de los empleados al trabajo y su salida (control de tardanzas y salidas anticipadas del trabajo). Consta de dos partes: servidor y cliente:
cliente de windows se instala en las estaciones de trabajo de los empleados y puede funcionar en uno de tres modos:
- Modo completamente automático, el cliente registra el primer inicio de la computadora (iniciar sesión, desbloquear, salir del modo de suspensión) y el último apagado (apagar, bloquear, suspender, salir). Puede funcionar tanto con ventana de información como sin ella, en modo oculto.
- En modo manual, el empleado debe registrarse de forma independiente al entrar y salir del trabajo. En este modo, es posible capturar fotografías desde la cámara web.
- Modo multiusuario: el programa se instala en una computadora seleccionada, se ingresa una lista de empleados, al entrar y salir del trabajo, cada empleado se marca seleccionándose a sí mismo de la lista. En este modo, puede capturar fotografías desde la cámara web.
Cliente de Android convierte cualquier tableta o teléfono en una terminal de control de asistencia simple y conveniente. Simplemente complete la lista de empleados una vez e indique la dirección del servidor. Ahora los empleados pueden registrar fácilmente su llegada y salida del trabajo.
parte del servidor El programa WorkTime se puede instalar en cualquier computadora o servidor, lo principal es que los clientes tengan acceso a él a través de la red. El servidor registra información en su base de datos y puede proporcionarla ya sea vía acceso web (http://ServerAddress:43726 historial de informes por período, exportar a Excel o Word), o vía API, mediante solicitud xml desde su programa de contabilidad (ejemplo en procesamiento para 1C).
Instrucciones:
- Instale la parte del servidor, especifique el nombre de usuario y la contraseña para acceder al servidor (opcional, predeterminado: administrador y contraseña)
- (Modo automático y manual) Instale programas cliente en las computadoras de los usuarios y especifique la dirección del servidor
- (Cliente Android y modo multiusuario) Instale el programa cliente, complete la tabla de empleados y especifique la dirección del servidor
- Abra http://ServerAddress:43726 en su navegador, ingrese su nombre de usuario y contraseña y cree los informes necesarios.
Ahora los empleados pueden marcar su llegada y salida del trabajo. Si los datos de los clientes no se muestran en el servidor, verifique que haya acceso a la red; la parte del servidor se ejecuta en los siguientes puertos de red: 43724, 43725 y 43726.
Ventajas del programa:
- Los datos se almacenan en sus computadoras, no en los servidores de otras personas en la nube.
- La hora exacta (TV) se registra, en primer lugar, desde el controlador de dominio y, en segundo lugar, desde los servidores de hora exacta de Internet.
- Las fotos de las cámaras web se comprimen a 5-7 kb, lo que reduce el tamaño de la base de datos. (100 empleados por 1 año ≈ 400MB).
- Los datos se “acumulan” en los clientes sin límite de tiempo y se envían cuando el servidor aparece en la red.
- Simplicidad: sólo una configuración obligatoria durante la instalación es la dirección IP del servidor o su nombre de dominio.
- Integración con cualquier sistema de contabilidad, incluido 1C.
- De forma totalmente gratuita le permite controlar y realizar un seguimiento de las horas de trabajo en la empresa.
Ejemplos de características:
- Instale el cliente de Android en la tableta, cuelgue la tableta cerca de la entrada, los empleados se registran cuando vienen a trabajar y cuando salen.
- Instale un cliente automático y registre fácilmente los inicios y apagados de la computadora.
- Si sus computadoras tienen cámaras web, configure el modo manual o multiusuario. En este caso no sólo se registrará el tiempo, sino también fotografías de los empleados.
Todas las organizaciones que cuentan con una plantilla numerosa implementan diferentes sistemas para monitorear el proceso laboral, la disciplina y el cumplimiento por parte de los empleados de otras cláusulas del contrato de trabajo. El cumplimiento de la disciplina es un elemento importante de control del que depende la productividad y el desempeño económico de la empresa.
Las principales formas de control son el registro de la jornada laboral del empleado. En otras palabras, un servicio especial. persona responsable o un sistema automatizado registra diariamente la hora exacta de llegada y salida de los empleados de la empresa.
Registro de tiempo de los empleados
Si es habitual que una organización lleve un registro de la llegada y salida de los empleados, entonces este documento se redacta en forma de tabla y contiene las siguientes columnas:
- número de serie;
- fecha;
- Nombre completo del empleado;
- título profesional;
- hora exacta de llegada al trabajo;
- hora exacta de salida del trabajo;
- firma personal del empleado;
- número de horas trabajadas por día;
- notas explicando posible retraso o abandono de un turno antes de lo acordado.
Muchos de los elementos enumerados podrán ser excluidos o reemplazados por otros, pero el número de horas se indica en cualquier formato de este documento. Este indicador está estrictamente controlado por el empleador.
hoja de tiempo
A pesar de su utilidad y necesidad organizativa, un registro de horas de trabajo no es un documento obligatorio según la legislación de la Federación de Rusia. Como documento oficial, el Estado estableció otro documento para estos fines: la hoja de horario de trabajo.
La boleta de calificaciones se elabora sobre la base de las estadísticas de la revista, siendo un documento obligatorio según el cual el estado controla la implementación de las normas del Código del Trabajo.
La boleta de calificaciones indica los números de empleados emitidos anteriormente, el nombre de la organización y las fechas. El contenido del documento incluye información sobre asistencia y ausencia, horas extras, horas nocturnas y calificaciones de ausencia.
Programa de seguimiento del tiempo de los empleados
Las tecnologías informáticas modernas permiten utilizar software para controlar y registrar el tiempo de trabajo.
Un servicio especial de seguimiento del tiempo puede realizar las siguientes tareas:
- recopilación de datos estadísticos;
- elaboración automática de informes, transfiriéndolos al gerente;
- monitorear el tiempo de un especialista individual;
- Horario del día, teniendo en cuenta los descansos planificados, planificación de reuniones y reuniones.
Si un empleado viola el cronómetro, apagando un programa o cambiando el rango de horas de trabajo, el gerente recibe una notificación al respecto. De este modo, el sistema lleva a cabo un control discreto, pero estricto y automatizado, de la llegada, salida y realización de otras tareas.
El sistema reduce la cantidad de conflictos y situaciones estresantes para el equipo. El gerente no necesita ejercer presión psicológica sobre los empleados y el equipo aprenderá rápidamente a controlarse.
El seguimiento de las horas de trabajo sólo es posible si se organizan registros precisos de la llegada y salida de los empleados. Dicho control se puede organizar mediante registros, tarjetas o huellas dactilares.
Al salir y llegar, el empleado deberá presentar su DNI al dispositivo lector, el cual registrará la hora y nombre del empleado. Un sistema de contabilidad de este tipo le permitirá registrar todos los movimientos de los empleados, el ausentismo, las tardanzas y las salidas anticipadas.
En los sistemas de contabilidad automatizados, es posible registrar las bajas por enfermedad y el ausentismo y luego recibir datos con cualquier profundidad de muestreo: por mes, por año o por un período arbitrario.
Los registros en papel o los sistemas de tarjetas le permiten realizar un seguimiento de las llegadas y los registros de los empleados, pero no pueden confirmar que esta persona en particular pasó por el punto de control. Las tarjetas se pueden transferir, los empleados pueden marcar varias tarjetas a la vez y falsificar una firma no supone ningún problema. Los sistemas biométricos no tienen este inconveniente.
Basta con poner el dedo en el escáner y aparecerá un registro en la base de datos que indica que el empleado fue marcado. Al mismo tiempo, se sabe con certeza que este es exactamente el empleado que se registró. Después de todo, una huella digital no se puede transferir ni marcar para otra persona.
Registrar la llegada y salida de los empleados.
Según el sistema automatizado, el contador (cronometrador o contable) puede acumular salarios, tener en cuenta las horas o turnos trabajados. En este caso, es posible utilizar tanto los informes integrados en el sistema como generar otros basados en los datos del sistema.
La presencia de una contabilidad completa de llegadas y salidas por parte de la dirección ayudará a mantener la disciplina en la organización en el nivel adecuado, lo que, a su vez, incide directamente en el componente económico de la actividad. Al utilizar la contabilidad de ingresos automatizada, la gerencia tiene la oportunidad de influir rápidamente en el personal, dedicando una cantidad mínima de tiempo.
Ofrecemos un sistema de control de asistencia y control de huellas dactilares sencillo y sin mantenimiento. Nuestro sistema le ayudará en el menor tiempo posible a empezar a tener en cuenta todos los retrasos y ausentismos y a no gastar dinero extra en instalación y mantenimiento.