Para obtener información sobre cómo devolver correctamente los bienes que no son el día en que fueron comprados, lea: 2010, No. 12, p. 26
Cuando las autoridades fiscales verifican el trabajo de organizaciones y empresarios con efectivo y su realización de transacciones en efectivo, luego de detectar un acto sobre la devolución de fondos a compradores (clientes) sobre recibos de efectivo no utilizados en un formulario unificado No. KM-3 (en lo sucesivo, acto KM-3), lo estudian cuidadosamente y los documentos adjuntos. Después de todo, deben asegurarse de que la contabilización de los ingresos en efectivo sea correcta. Por lo tanto, consideraremos cuándo es necesario redactar este documento primario y cómo redactar los papeles adjuntos.
Cuándo redactar un acto
La Ley KM-3 debe redactarse si:
- <или>el cajero cometió un error y marcó el recibo de caja equivocado (por ejemplo, un cheque por un monto mayor que no se pagó durante el turno);
- <или>el comprador devuelve los bienes el día de la compra y el dinero se le devuelve desde la caja operativa;
- <или>el cheque se elimina, pero el comprador cambió de opinión acerca de comprarlo (por ejemplo, cuando el cheque se elimina por primera vez en la caja general y luego las mercancías se liberan en el departamento).
Escribimos un acto
Este acto se redacta en una copia al final de la jornada laboral (turno) al momento de la entrega de los ingresos del día (al retirar el informe Z). Es decir, el mismo día en que se elimina un cheque erróneo o innecesario. El acta es firmada por una comisión, que consta de T Instructivo sobre la solicitud y llenado de formularios de documentación contable primaria para la contabilización de liquidaciones en efectivo con la población en la realización de operaciones comerciales utilizando cajas registradoras, aprobado. Decreto del Comité Estatal de Estadísticas de Rusia del 25 de diciembre de 1998 No. 132 (en lo sucesivo, Instrucciones para completar):
- del jefe de la organización (empresario);
- jefe de departamento (sección);
- cajero principal;
- cajero-operador.
El cajero refleja el monto total del acto por todos los cheques cancelados por día en la columna 15 del diario del cajero-operador en el formulario No. KM-4 aprobado Decreto del Comité Estatal de Estadística de Rusia del 25 de diciembre de 1998 No. 132.
Qué adjuntar al acto
Para actuar KM-3, debe adjuntar el cheque incorrecto pegado en una hoja de papel (es más conveniente para no perderlo). El cheque debe estar firmado por el responsable de la organización (jefe de un departamento o sección) o el propio empresario y debe tener el sello “Cancelado » Instrucciones para el llenado; páginas. 4.2, 4.3, 4.5 de las Reglas Modelo para la Operación de Cajas Registradoras en la Implementación de Liquidaciones en Efectivo con la Población, aprobadas. Ministerio de Finanzas de Rusia 30.08.93 No. 104.
Sin embargo, el cheque que debe adjuntarse al acto no siempre está disponible. Y luego las autoridades fiscales pueden interpretar esto como incumplimiento de los requisitos para emitir un reembolso a los compradores o montos erróneamente rotos en CCP. Y, en consecuencia, equipararse a la no recepción de parte del producto Y Carta No. 34-25/072141 del 30 de julio de 2007 del Servicio de Impuestos Federales de Rusia para Moscú. Entonces, debe asegurarse, pero cómo, depende de la situación.
SITUACIÓN 1. El cheque no fue devuelto por el comprador que devolvió el producto.
Como usted sabe, según la Ley de Protección de los Derechos del Consumidor, el vendedor está obligado a devolver el dinero al comprador, incluso si este último no tiene el recibo de caja original. A el apartado 5 del art. 18, apartado 1 del art. 25 de la Ley de la Federación de Rusia del 7 de febrero de 1992 No. 2300-1 "Sobre la protección de los derechos del consumidor". Por lo tanto, si el comprador pudo demostrarle que le compró los bienes y usted le devolvió el dinero, entonces la solicitud de reembolso del comprador se puede adjuntar al acto KM-3 indicando que se perdió el recibo de efectivo. En esta declaración, el jefe de la organización (empresario) debe marcar que está de acuerdo con la devolución del dinero al comprador. Además, si el programa KKT le permite imprimir información sobre la compra, también se puede adjuntar al acto.
SITUACIÓN 2. El cajero no tiene un cheque perforado por error.
Esto es posible, por ejemplo, cuando:
- <или>el cheque se emitió erróneamente por un monto mayor, pero el comprador lo tomó, aunque el dinero de los bienes se recibió en el monto requerido;
- <или>el cajero perdió un cheque incorrecto no entregado.
A primera vista, hay escasez de dinero en la caja registradora, de lo cual el cajero es responsable R Arte. 244 del Código Laboral de la Federación Rusa, Lista de puestos y trabajos reemplazados o realizados por empleados con los que el empleador puede celebrar acuerdos escritos sobre responsabilidad individual total por la escasez de bienes confiados, aprobado. Decreto del Ministerio de Trabajo de Rusia del 31 de diciembre de 2002 No. 85.
Sin embargo, si los documentos muestran que hay dinero disponible para todos los bienes vendidos y el jefe de la organización (empresario) considera posible no castigar al cajero, se le puede pedir una nota explicativa. Y luego esta nota y un informe de productos básicos se pueden adjuntar al acto KM-3 (por ejemplo, en el formulario No. TORG-29 aprobado Decreto del Comité Estatal de Estadística de Rusia del 25 de diciembre de 1998 No. 132). Una nota explicativa podría escribirse así.
al director general
Rosa LLC
Vasilkov V.P.
del cajero
Travkina M.A.
carta explicativa
28/06/2011 mientras trabajaba en AMC-100K, número de serie 20746097, debido a la falta de atención, marqué el cheque No. 0011 por un monto de 11,153 rublos. 00 coronas en lugar de 1153 rublos. 00 coronas Este cheque fue entregado al comprador, de quien recibió la cantidad correcta de 1153 rublos. 00 coronas Como resultado, la cantidad de 10.000 rublos. 00 coronas (Diez mil rublos 00 kopeks) se ingresó por error en la memoria de la caja registradora.
| 28 de junio de 2011 |
Todos compramos en las tiendas. Algunos lo hacen con más frecuencia, otros con menos frecuencia. Compramos alimentos y bebidas, zapatos y ropa, electrodomésticos y electrodomésticos. No cuentes todo. Pero en el proceso de realizar las compras pueden surgir diversos imprevistos. Por ejemplo, el cajero tomó por error una gran cantidad del cliente, rompiendo el cheque. ¿Qué hacer en este caso? O el comprador no quiere comprar un cheque ya emitido en la caja centralizada, existen buenas razones para devolver los bienes después de su compra y antes del final del día hábil en curso. En todas estas situaciones, el dinero se devuelve al comprador y él realmente no piensa en cómo sucede esto.
Organizar la devolución de mercancías
Esta pregunta preocupa, en primer lugar, a la organización comercial. Después de todo, todo lo relacionado con el dinero está siempre bajo el control especial de las autoridades fiscales supervisoras. Cada operación para devolver dinero al comprador está redactada por un acto, cuyo formulario unificado KM-3 fue aprobado por el Decreto del Comité Estatal de Estadísticas de la Federación Rusa del 25 de diciembre de 1998 No. 132 y tiene el código 0330103 según el clasificador de documentación de gestión de toda Rusia (OKUD).
El acto que fija la devolución de fondos generalmente lo redacta el cajero-operador en una copia al final de la jornada laboral, cuando se calculan los ingresos diarios y se toma el informe Z de la caja registradora (KKM). El formulario unificado KM-3 de este documento, luego de llenado, es firmado por los integrantes de la comisión como parte del jefe de departamento o sección, el cajero mayor y/o el cajero-operador y es aprobado por el director de la organización. Debe tener cuidado con el formato del documento.
Ejemplo de cumplimentación del formulario unificado KM-3
Se debe adjuntar un cheque al acto de devolución de dinero a los compradores, ya que si no está disponible durante la próxima auditoría fiscal, este hecho puede interpretarse como no recepción de ingresos. Para evitar la ejecución incorrecta del formulario, primero debe estudiar la muestra de completar bien el acto y proceder del ejemplo presentado.
El procedimiento para llenar el formulario KM-3:
La correcta cumplimentación del acto garantiza que la organización comercial no tendrá problemas en el futuro.
Descargar formulario KM-3.
Durante las auditorías de las actividades contables de la empresa, las autoridades supervisoras prestan especial atención a su trabajo con la oferta monetaria, la realización de transacciones de liquidación y efectivo y la contabilización de los ingresos. Al procesar devoluciones pagadas por clientes o compradores por el costo de servicios o bienes, se debe emitir un documento sin falta, un acto del formulario KM-3. Al mismo tiempo, se presta especial atención al estudio de los documentos financieros adjuntos.
El documento debe ser elaborado por el cajero en caso de que haya registrado un recibo de caja incorrecto. En particular, esta situación puede presentarse si:
- el monto del cheque excede el monto real de la compra;
- el comprador devolvió los bienes por cualquier motivo válido el día de su compra, y los fondos fueron devueltos desde la caja operativa;
- el cheque ya había sido emitido en la caja centralizada, y el comprador cambió de opinión y no comenzó a comprarlo en el departamento.
El acto de devolución se redacta al final del día operativo, al calcular los ingresos (eliminando el informe Z de la caja registradora). Es decir, el mismo día en que se registró el cheque incorrecto. El acta debe ser firmada por una comisión compuesta por el jefe de la empresa, el jefe del departamento, el cajero principal y el cajero-operador. El conteo acumulado de montos y devoluciones asentados erróneamente también se realiza al final del día, los cheques cancelados deben reflejarse en la caja registradora del formulario KM-4 (columna 15).
Anexos al acto
Como anexo al acto, es necesario adjuntar un cheque ejecutado incorrectamente, firmado por el jefe de la empresa, jefe del departamento (sección), estampado "canjeado". La ausencia de un cheque por parte de un representante fiscal puede interpretarse como una falta de recepción del honor del producto, lo que amenaza con una multa impresionante. En este caso, es necesario tener en cuenta ciertas circunstancias en las que hubo una devolución de fondos o una discrepancia entre el monto del cheque y el monto real del efectivo disponible.
Ejemplo 1
Al devolver productos o mercancías, el comprador no proporcionó un recibo a la tienda. Esta situación está estipulada en la Ley de Protección al Consumidor. En este caso, la solicitud del comprador para la devolución de los fondos pagados debe adjuntarse al acto con una adición obligatoria de que el cheque se pierde. En la apelación, el jefe de la empresa pone una visa y deja constancia de que está de acuerdo con los requisitos y está listo para devolver los fondos. Una adición significativa a la solicitud del comprador puede ser la información impresa por el CCP sobre la compra, si existe tal posibilidad técnica.
Ejemplo 2
Un cheque con una cantidad incorrecta (más alta) se envió por error:
- el cajero no lo tiene, ya que se quedó con el comprador que pagó la cantidad correcta;
- el cajero pierde el cheque no entregado.
La escasez en la taquilla en tal situación se convertirá en un hecho irrefutable, por lo que toda la responsabilidad recae en el cajero. Sin embargo, se puede documentar que el dinero de los bienes vendidos durante el día fue recibido en su totalidad. En este caso, el gerente considera posible no trasladar la responsabilidad al cajero-operador, tomando una nota explicativa de él. Se puede adjuntar un informe de productos básicos y una nota explicativa del empleado a la ley KM-3.
Reglas para emitir un acto.
El encabezamiento del acto debe indicar:
- nombre de la empresa, subdivisión (departamento, sección);
- información sobre la caja registradora indicando el modelo, número de registro y número de fabricante;
- Nombre completo del cajero-operador que emitió la devolución.
La parte tabular del documento refleja los números y montos de cada cheque para el cual se realizó el procedimiento de devolución, y al final de la tabla, el cargo y el nombre completo de la persona responsable que tomó una decisión positiva sobre la devolución de los montos.
El acta en forma de KM-3 se redacta en una sola copia, firmada por todos los miembros de la comisión, aprobada por el jefe de la organización. El documento debe enviarse al servicio de contabilidad, junto con los anexos (cheques cancelados, estados de cuenta de los compradores, notas explicativas y otros documentos). El acto está sujeto a archivo por un período de cinco años.
La compilación de este documento, que es de importancia financiera, merece especial atención. La presencia de errores e inconsistencias puede interpretarse como falta de percepción de los ingresos y dar lugar a sanciones administrativas por parte de la autoridad fiscal. También es necesario realizar un seguimiento del tiempo: por un acto ejecutado incorrectamente, las sanciones se pueden aplicar solo por 2 meses desde el momento en que se redactó.
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En el comercio minorista, a menudo hay casos en los que es necesario emitir un reembolso al comprador. En tales situaciones, un acto siempre se redacta en un solo formulario KM-3. Cómo completar el documento correctamente, una muestra preparada y un ejemplo: todo esto se puede encontrar a continuación.
La ejecución del acto tiene lugar en todos los casos cuando no se utilizaron los recibos de efectivo (para la compra), es decir. realmente no logró vender el producto o servicio. Esto sucede en 2 casos:
- El comprador, por alguna razón, deseaba devolver la mercancía o no utilizó el servicio que ya había adquirido. Si la legislación permite la devolución de los bienes, y si el comprador ha cumplido con el plazo de devolución, tiene derecho a una compensación monetaria completa (en efectivo o reembolsada a una tarjeta bancaria, según el método de pago).
- El cajero perforó el cheque por error y ya no es posible cancelar la acción (es decir, el cheque ya se imprimió).
Muestra y ejemplo de un acto 2017 - 2018
El documento tiene un formulario único aprobado y se utiliza en todas las tiendas, puntos de servicio y otras organizaciones minoristas. Debe incluir la siguiente información:
- El nombre completo oficial de la organización y datos de contacto, tipo de actividad y NIF.
- El nombre de la caja registradora y el programa de aplicación.
- El número del acto (según la numeración adoptada por la sociedad) y la fecha de su elaboración.
- Visa "Apruebo" el jefe (director de la tienda).
- La parte tabular, que enumera en orden cronológico la cantidad de cheques que se perforaron erróneamente (o cheques para los que es necesario devolver el dinero), se prescribe el monto al centavo más cercano y el nombre completo, cargo de la persona que autorizó la devolución del dinero (por ejemplo, cajero principal o administrador).
- Además, el monto total de todos los fondos devueltos y/o el monto de todos los cheques perforados erróneamente se indica en palabras. Se prescribe que por esta cantidad se deben reducir todos los recibos de efectivo de ese día.
- Luego, se firman todos los miembros de la comisión que participaron en la preparación del acto; generalmente es el gerente del departamento, el cajero principal y el cajero mismo, quienes cometieron un error (o devolvieron los fondos al comprador). Se prescribe, firma y descifra el título oficial del cargo (apellido, iniciales).
En el mismo acto, se permite registrar tanto cheques retornables como cheques erróneamente perforados. Pero todos deben ser en la misma fecha. Por lo tanto, si tales operaciones se realizan en días diferentes, se elabora un formulario separado para cada día.
La hoja se muestra a continuación:
Un formulario completo que se puede utilizar como muestra:
Anexos al acto
Se deben adjuntar documentos al acto, que confirmen el hecho de la devolución y/o cheque erróneamente creado e impreso. El número de documentos adjuntos debe coincidir exactamente con el número de cheques indicado en la parte tabular:
En cuanto al cajero explicativo, la necesidad de su compilación está regulada por la administración. Al mismo tiempo, la elaboración de un documento no siempre implica la culpabilidad obligatoria del empleado. Puede emitir una nota aclaratoria como explicación adicional de la situación actual. A continuación se muestra un ejemplo con un cheque perforado erróneamente.
Cómo llenar el formulario
Para llenar el formulario KM-3 es necesaria la participación de una comisión de empleados, y no solo del propio cajero-operador, quien no puede tomar tal decisión de manera arbitraria. Por regla general, está presente un representante de la administración de la tienda y/o un cajero superior (así como un administrador, jefe de turno, etc., según las normas internas de la empresa).
El procedimiento es el siguiente:
- Se evalúa la posibilidad de un reembolso por un producto o un servicio no utilizado (por ejemplo, medicamentos, textiles para el hogar no son reembolsables).
- Si se toma una decisión positiva, el comprador redacta una solicitud, el cajero, una nota explicativa (si es necesario).
- Se realiza un pago completo al comprador, sobre el cual se le emite un cheque para la devolución.
- El mismo día se imprime y llena el formulario KM-3. Todas las personas responsables firman.
- El documento se envía al departamento de contabilidad para su almacenamiento.
NOTA. El acto debe estar certificado por la firma del director (o la persona que actúa como director). Después de eso, se coloca un sello y el acto se almacena en el departamento de contabilidad durante al menos 5 años.
El acto no tiene que ser enviado para su verificación a la oficina de impuestos. Sin embargo, se muestra a la primera solicitud del inspector (o se envía a la oficina de impuestos si solicita confirmación).
El formulario KM-3 se utiliza cuando es necesario documentar la devolución de dinero en cheques de caja no utilizados (incluidos los perforados incorrectamente).
El acta de devolución del cheque se elabora en un solo ejemplar, sin tachaduras ni correcciones, por el cajero que perforó el cheque erróneo el mismo día en que ocurrió, al final de la jornada laboral, durante el cómputo de ingresos.
Muestra de llenado KM-3. Actuar sobre la devolución de fondos según los formularios.
Formulario KM-3. Actuar sobre la devolución de fondos según los formularios.
El procedimiento para llenar el formulario KM-3
El encabezamiento de la Ley dice:
- nombre de la empresa, su número de teléfono, código según OKPO, TIN, tipo de actividad según OKDP;
- Nombre de KKM, su producción y número de registro.
- apellido o número del cajero;
- número del acta, fecha de su compilación;
- visa del director de la organización que aprueba el acto.
La sección tabular contiene los datos del cheque devuelto y el cargo de la persona que aprobó la devolución.
El monto del reembolso también se indica en palabras debajo de la tabla. La Ley enumera todos los documentos adjuntos a ella, explicando la devolución.
Esta situación puede presentarse si:
- el monto del cheque perforado es mayor que el monto real de la compra;
- el comprador devolvió la mercancía el mismo día, y su costo fue retirado de la caja registradora;
- el cheque fue ingresado por error;
- el comprador pagó en caja, pero no canjeó el cheque en el departamento.
El acto es aceptado y firmado por una comisión compuesta por el jefe de la organización, el jefe del departamento, el cajero principal y el cajero-operador, después de lo cual el acto, junto con los cheques cancelados, las solicitudes de los clientes que solicitan un reembolso, el cajero explicativo y otros documentos necesarios para explicar la situación, se entrega al departamento de contabilidad, donde se almacena durante 5 años.
Los cheques cancelados se registran en