Diario de llegadas y salidas de empleados (horas de trabajo)- utilizado para registrar la llegada y salida de empleados. Los datos ingresados en el diario pueden ser la base para completar una Hoja de Tiempo.
Un ejemplo de cómo completar la sección principal de la revista:
La revista incluye materiales adicionales:
Código del Trabajo de la Federación de Rusia de 30 de diciembre de 2001 N 197-FZ
- Sección III. Contrato de trabajo Capítulo 13. Terminación del contrato de trabajo (extractos)
- Sección IV. Jornada de trabajo Capítulo 15. Disposiciones generales, Capítulo 16. Jornada de trabajo
- Sección VIII. Horario de trabajo. Disciplina laboral. Artículo 189. Disciplina laboral y horario de trabajo.
El empleador está obligado a mantener registros de tiempo. realmente trabajado por cada empleado. (Código del Trabajo de la Federación de Rusia, artículo 91)
Tiempo de trabajo- el tiempo durante el cual el empleado, de acuerdo con la normativa laboral interna y los términos del contrato de trabajo, debe realizar tareas laborales, así como otros períodos de tiempo que, de conformidad con este Código, otras leyes federales y otras leyes reglamentarias Las leyes de la Federación de Rusia se refieren al tiempo de trabajo. El procedimiento para calcular la norma de tiempo de trabajo para ciertos períodos calendario (mes, trimestre, año), dependiendo de la duración establecida del tiempo de trabajo por semana, lo determina el órgano ejecutivo federal que ejerce las funciones de desarrollar la política estatal y la regulación legal en el campo del trabajo. (Código del Trabajo de la Federación de Rusia, artículo 91).
Seguimiento del tiempo se organiza con el fin de:
- asegurar el control sobre la asistencia oportuna de los trabajadores y empleados al trabajo, identificando retrasos y ausencias;
- monitorear la presencia de personal en los lugares de trabajo durante el horario laboral, así como la salida y llegada oportuna de los empleados durante la pausa del almuerzo;
- registrar la salida oportuna de los empleados del trabajo al final de la jornada laboral;
- contabilizar el tiempo realmente trabajado, el tiempo de inactividad, las enfermedades, las vacaciones y otras formas de uso del tiempo de trabajo;
- registro de ausentismo.
Según el art. 81, cláusula 6 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia, el empleador puede rescindir un contrato de trabajo en el caso absentismo, es decir, la ausencia del lugar de trabajo sin motivo justificado durante toda la jornada laboral (turno), independientemente de su duración, así como en el caso de ausencia del lugar de trabajo sin motivo justificado por más de cuatro horas seguidas durante la jornada laboral (turno).
¿Quién en la organización debe realizar un seguimiento de las horas de trabajo?
Cada organización específica decide este tema por su cuenta en función de las particularidades de sus actividades. La obligación de llevar hojas de tiempo puede especificarse en el contrato de trabajo del empleado, en la descripción del puesto o asignarse mediante una orden separada para su actividad principal. Por incumplimiento de la obligación de registrar el tiempo de trabajo, los funcionarios culpables son responsables responsabilidad administrativa, impuesto por la Inspección Federal del Trabajo.
Según GOST 31282-2004 sello de control- un dispositivo indicador único de un solo uso diseñado para detectar el acceso no autorizado.
Antes de comenzar a trabajar con la Revista, debe completar la portada y la certificación. Asegúrese de ingresar el número del sello en la línea correspondiente; sin este, la Revista no se considera sellada.
Informacion util:
¿Cuáles son los requisitos para los libros de registro de personal y cómo se debe diseñar el libro de registro de acuerdo con estos requisitos? Vea nuestro video.
La empresa Legis se complace en ofrecerle un cómodo y moderno sistema biométrico para registrar las horas de trabajo de los empleados. Utilizamos la identificación mediante lector de huellas dactilares, lo que nos permite determinar de forma fiable la hora de entrada y salida (biotiempo o control horario) de cada empleado. Aproveche la oferta para comprar un sistema de control de acceso de este tipo (ACS, ACS) a un precio competitivo y ya no necesitará calcular manualmente las horas trabajadas.
Un sistema electrónico de control de asistencia hará esto por usted de manera rápida y precisa. Este método de control le dará la confianza de que está pagando salarios sólo por las horas realmente trabajadas. Además, el registro biométrico de las horas de trabajo de los empleados reducirá la carga de contabilidad y, si es necesario, reducirá el número de trabajadores y personal en oficinas, tiendas, almacenes y otras instalaciones.
En general, nuestros sistemas de control de acceso mediante huellas dactilares de parte electrónica de horas son ideales para cualquier instalación con una gran cantidad de empleados, ubicaciones remotas y una lógica compleja de tiempo y asistencia. Estos dispositivos escanean huellas dactilares y las identifican en función de todos los parámetros activados en el sistema.
A DIFERENCIA DE OTROS CONTROLADORES BIOMÉTRICOS (RFID, Anviz), BASADO EN VERIFICACIÓN POR ESCANEO Y LECTURA ÓPTICA, NUESTRO SISTEMA DE ACCESO A HUELLAS DACTILARES NO SÓLO PUEDE CONTAR HORAS DE TRABAJO, SINO TAMBIÉN CALCULAR SALARIOS TARDE, CONSIDERANDO, POR EJEMPLO, VACACIONES TARDES O TEMPRANAS.
Está seguro
El control mediante lectores biométricos de huellas dactilares es fiable, estable y fácil de usar. Nuestros sistemas de seguimiento del tiempo mediante huellas dactilares se han probado con éxito en grandes empresas (más de 1000 empleados) en Moscú, San Petersburgo y Krasnodar. Según los resultados de este experimento, quedó claro que la probabilidad de una identificación errónea cuando se utilizan lectores biométricos es inferior al 0,01%.
Ahorrar
La práctica de utilizar terminales biométricos de seguimiento del tiempo por parte de nuestros clientes ha mostrado ahorros del 3% al 5% de la nómina cada mes debido al control objetivo.
Automatizar
Implementamos un sistema de control de acceso biométrico mediante huella dactilar de acuerdo con sus requerimientos y deseos. Todos los elementos son compatibles con otros equipos, lo que reduce la cantidad de mano de obra.
Además, los especialistas sincronizan el funcionamiento de los dispositivos de control de asistencia mediante huella dactilar con otros sistemas de información, por ejemplo, 1C.
Nuestros sistemas biométricos de control del tiempo de trabajo funcionan en tiempo real. Puedes controlar la presencia de empleados en el sitio en cualquier momento. Los especialistas de Legis Group también pueden configurar un terminal de control de asistencia mediante huellas dactilares para enviar informes.
con cualquier frecuencia.
Mejora la calidad de tu trabajo
El registro automatizado de las horas de trabajo mediante huellas dactilares sirve como garantía de que siempre estará presente el número necesario de empleados. Este indicador permite que el equipo realice su trabajo de manera eficiente.
Nuestras ventajas únicas
Ofrecemos un servicio integral de tiempo y asistencia biométrico, no solo hardware o software. Esto significa que la empresa asume todas las dificultades de implementación, mantenimiento y control del sistema.
Tenemos experiencia exitosa en la implementación de nuestro sistema de seguimiento del tiempo de los empleados basado en huellas dactilares en grandes empresas con más de 100 sitios remotos y en la producción industrial.
Nuestros sistemas biométricos de tiempo y asistencia son desarrollados por nuestro propio equipo de programadores y, por lo tanto, pueden personalizarse para adaptarse a las necesidades individuales de cada cliente que compra el equipo y lo gestiona.
Cómo funciona
Cada empleado deberá presentar huellas dactilares de referencia, las cuales serán ingresadas a la base de datos de lectores biométricos internos y/o externos. Es necesario controlar la correspondencia entre la identidad del empleado y su huella dactilar. Por tanto, es recomendable que dicho trámite se realice en el departamento de personal o de forma remota, pero por una persona de confianza. La lista de empleados se puede importar desde 1C utilizando una unidad flash USB o una tarjeta de memoria normal.
Cada instalación está equipada con un software y un escáner de huellas dactilares especial para registrar las horas de trabajo (los escáneres los proporcionamos de forma gratuita, pero siguen siendo propiedad de Legis).
Cada día, al llegar al trabajo, los empleados son identificados mediante un lector biométrico de dedo. En este procedimiento se podrán tener en cuenta los siguientes factores:
- ¿Qué puesto asume el empleado? Por ejemplo, un cajero puede ser tendero ese día.
- Cuando se realizó la llegada/salida, salida para descanso y regreso del descanso.
- ¿El número de empleados en cada puesto cumple con los límites de dotación de personal?
Los datos del escáner biométrico de tiempo y asistencia se transmiten al nodo central. Esto permite controlar en tiempo real la presencia de los empleados en el lugar de trabajo, la dotación de personal de todos los puestos y las tardanzas. Además, el sistema de control de acceso mediante huella dactilar le permite configurar notificaciones por correo electrónico o SMS a las personas responsables sobre cualquier situación de emergencia.
Cuando un empleado abandona el lugar de trabajo al final del día, el sistema biométrico de seguimiento del tiempo del empleado calcula cuántas horas trabajó y cuánto le pagan por ello.
En cualquier momento, el sistema de seguimiento del tiempo mediante huellas dactilares permite a los especialistas responsables ver informes como hojas de tiempo y extractos electrónicos similares.
Al final del mes, la dirección certifica la hoja de tiempo de trabajo, creada mediante una aplicación especial basada en datos de control del tiempo de trabajo mediante huella dactilar. Además, este documento electrónico va automáticamente al departamento de contabilidad (una aplicación especial o directamente a 1C).
¿Dónde comienza el trabajo?
Llevar a cabo negociaciones con el cliente.
Aclaramos todos los requisitos y reglas de negocio para los cuales se optimizará aún más el sistema biométrico de huellas dactilares. En particular, estamos hablando del procedimiento para trabajar en cada objeto (¿es posible ingresar a diferentes puestos, cómo se tienen en cuenta los retrasos o salidas anticipadas, cómo se tienen en cuenta las pausas, etc.), métodos para calcular los salarios (si nuestro sistema lo calculará), así como la necesidad de elaborar diversos informes y enviar notificaciones.
Creación de un producto de software.
Según los requisitos recibidos del cliente, nuestros especialistas crean un producto de software. En el sistema desarrollado para monitorear las horas de trabajo mediante huellas dactilares, solo se tienen en cuenta los informes y notificaciones que son de interés para el cliente, y todas las reglas comerciales se registran en algoritmos.
Implementación del sistema en sitios de prueba.
Inicialmente, el nuevo sistema biométrico de registro del tiempo de trabajo se está implementando sólo en unos pocos sitios de prueba (2 a 4 sitios) durante un período de 1 a 2 meses. Durante este período, nuestros especialistas identifican y tienen en cuenta todos los puntos que podrían haberse pasado por alto al describir las reglas comerciales.
Iniciar el sistema en todos los objetos restantes.
Después de completar con éxito las pruebas, los empleados de Legis Group lanzan en todos los demás sitios de clientes un sistema de lectores biométricos de huellas dactilares depurado y configurado de manera óptima, cuyo precio se determina de forma personal según la lista de precios.
Cálculo de recuperación
La práctica de utilizar nuestros sistemas biométricos de registro de tiempo de trabajo en San Petersburgo, Moscú, Krasnodar, las regiones de Moscú y Leningrado, así como en el territorio de Krasnodar, arrojó los siguientes resultados:
- Para 150 objetos, en la práctica, fue posible reducir dos tasas contables.
- Se espera que mejore la calidad del servicio para sus clientes.
- Fondo salarial:
Ahorro superior al 1% de la nómina (promedio 3%). Si el salario de un empleado es de 20 mil rublos, entonces los ahorros serán de 200 rublos por cada empleado (en promedio, 600 rublos). En este caso, para 1000 empleados (100 objetos de 10 personas cada uno), los ahorros oscilarán entre 200 mil rublos y 600 mil rublos por mes.
Otra forma de calcular
Si cada empleado llega entre 5 y 10 minutos tarde cada dos días (una situación muy real), en un mes resulta:
22 días laborables x 5 minutos = 110 minutos, a razón de 164 horas, a razón de 150 rublos la hora:
ahorrando 275 rublos al mes.
Consideremos un salario de 20 mil rublos al mes.
Uno de los recursos empresariales más valiosos es el tiempo de trabajo, por el que, en última instancia, cada empleado recibe un salario. Naturalmente, es necesaria una contabilidad constante y sistemática de este recurso, así como su control y optimización. El empleador debe, en cualquier momento durante el horario de trabajo, no sólo comprobar que el empleado está presente en el lugar donde se proporciona (en el lugar de trabajo o en otro lugar), sino también que está desempeñando funciones directas.
Durante mucho tiempo, la única forma de garantizar el control del tiempo de trabajo era el registro manual: cumplimentar hojas de tiempo. Este es un proceso laborioso que no excluye errores e inexactitudes debido a la influencia del "factor humano" y requiere un procesamiento posterior de la información que requiere mucho trabajo.
El progreso proporciona formas más eficientes de registrar las horas de trabajo, basadas en la automatización, lo que permite mejorar cualitativamente este procedimiento. Se diferencian en los principios de aplicación y en diversas características funcionales.
Echemos un vistazo a los sistemas automatizados de seguimiento del tiempo (ASURV) más populares y evalúemos sus ventajas y desventajas para los empleadores y el personal.
¿Qué problemas puede resolver ASURV?
Con la ayuda de sistemas contables más productivos, es posible no sólo controlar mejor y más eficazmente la contratación de personal y la eficiencia de su trabajo. Dependiendo de las tareas, la automatización elegida por la dirección puede ayudar a alcanzar objetivos como:
- registro del cumplimiento del empleo de cada empleado específico con la rutina interna establecida en la organización (retrasos, salida anticipada, ausencia prolongada durante la pausa del almuerzo o “pausa” durante el horario laboral);
- fortalecimiento visible de la disciplina interna entre el personal;
- asistencia seria para mantener estadísticas y preparar informes finales;
- planificación más rápida y sencilla del empleo de los empleados, programación más razonable;
- asistencia en la toma de decisiones de gestión sobre la rutina diaria, cuestiones de personal, normativa laboral interna, etc .;
- importantes ahorros económicos.
Principios fundamentales de los sistemas contables.
La automatización del registro del tiempo de trabajo implica el registro y posterior análisis de una serie de parámetros importantes que pueden seleccionarse y configurarse. Los más importantes entre ellos son:
- registro de tiempo automatizado;
- fijación espacial;
- eficiencia de la información (puede transmitir rápidamente información, información personal, al empleado adecuado);
- guardando la base de datos.
Básicamente, todos los sistemas de control automatizados están diseñados para controlar los movimientos de los empleados durante determinados períodos de tiempo.
Esto significa que en la memoria de los sistemas, cada empleado está asociado a un determinado espacio territorial en el que debe permanecer durante intervalos de tiempo establecidos. Los sistemas tienen en cuenta el tiempo de entrada a la zona establecida, permanencia en ella y salida de ella, y en algunos sistemas de control automatizados también tienen en cuenta las peculiaridades del empleo dentro de la zona de trabajo, es decir, la eficiencia de uso de tiempo de trabajo del personal.
Así, se puede obtener una imagen completa según los criterios establecidos en el sistema:
- mantener un cronograma de llegadas y salidas;
- tipos predominantes de infracciones (retrasos, abandono anticipado del trabajo, ausentismo, etc.);
- registro del procesamiento;
- formación de una imagen general por departamentos, intervalos de tiempo y empleados específicos.
Varios tipos de ASURV
Dependiendo de las capacidades, principios de funcionamiento y resultados obtenidos, los sistemas de seguimiento del tiempo se pueden dividir en varios tipos.
Organización de videovigilancia.
El método de control más simple y, en algunos aspectos, primitivo. Consiste en la instalación de equipos que captan imágenes, en ocasiones acompañadas de sonido, en diversas instalaciones de la empresa. Sin duda, se ha comprobado parte de su efectividad para el empresario, desde la videovigilancia:
- muestra lo que está haciendo cada empleado individual en el momento observado;
- puede restaurar la imagen del período de tiempo deseado;
- le permite rastrear los contactos del personal;
- proporciona relativa seguridad contra robos;
- El equipo es relativamente económico y fácil de instalar y mantener.
Las desventajas para la gestión son obvias:
- no hay información sobre la productividad del personal (por ejemplo, en la pantalla una persona está trabajando en una computadora, pero es imposible ver si está escribiendo un informe o si está en las redes sociales);
- sólo se da una situación de jornada laboral generalizada;
- conociendo la ubicación del equipo, es bastante fácil sacarlo de su estado de funcionamiento o no entrar en su área de cobertura;
- casi imposible de utilizar con grandes multitudes de personas;
- Precisión de reconocimiento no muy alta.
El personal normalmente tiene que soportar la videovigilancia instalada por la dirección; sólo el personal de seguridad puede aprovechar sus ventajas. Para el resto de categorías, estar "bajo la pistola" de las cámaras, por regla general, no produce placer, a menos que simplemente se convierta en un hábito.
Biometría
El sistema de contabilidad, centrado en indicadores biométricos, individuales para cada empleado, se basa en el principio de identificación: un empleado que ingresa al espacio de “zona de trabajo” registra el momento de su entrada y salida mediante algún tipo de identificador biométrico.
En los dispositivos modernos, la huella digital se usa con mayor frecuencia, en dispositivos más complejos, la retina y, a veces, la identificación por voz.
Puntos positivos:
- puede determinar con precisión el tiempo pasado en la “zona de trabajo”;
- es casi imposible reemplazar al usuario;
- Se elimina casi por completo la posibilidad de entrada no autorizada al área de trabajo.
Desventajas del sistema biométrico:
- incapacidad para rastrear la efectividad del empleo de los empleados (solo se registra el tiempo y no lo que hace el empleado en la "zona de trabajo");
- la precisión para determinar la ubicación de un empleado está limitada por la ubicación de los terminales del sistema;
- debido al paso del control, el personal tiene que distraerse y dedicar más tiempo a esto;
- Si hay una gran cantidad de empleados en una terminal, el proceso de identificación puede retrasarse mucho.
Sistema de "tarjeta"
Su principio de funcionamiento es el mismo que el de la biometría: la identificación. La diferencia es que el identificador no es un factor biológico, sino una marca externa, generalmente realizada en forma de tarjeta. Para pasar por el sistema es necesario presentar o introducir esta tarjeta en el lector del terminal.
Las ventajas son las mismas que con la biometría, con el añadido de un coste de equipo relativamente menor.
En consecuencia, las desventajas también son similares: área de control limitada, imposibilidad de uso con grandes flujos de personas; además, a diferencia del ASURV biométrico, el sistema de "tarjeta" permite una sustitución mucho más sencilla (la tarjeta puede ser falsificada, robada o transferida a otra persona).
Sistemas de software
En muchas empresas, el trabajo principal de los empleados se realiza frente al ordenador, que a su vez es una “máquina de contabilidad”. Registra la hora en que se encendió y apagó y también almacena el “historial” del usuario en la memoria. Estas funciones se pueden utilizar al registrar las horas de trabajo de los empleados de oficina.
Las "bonificaciones" para el empleador de un sistema de control automatizado de este tipo consisten, además de las generales (teniendo en cuenta los intervalos de tiempo de empleo), en la capacidad de rastrear claramente el uso del tiempo de trabajo, es decir, determinar qué recursos se utilizaron. por cada usuario específico y durante qué tiempo sucedió esto.
Además, este es el sistema más económico de todos los automatizados, ya que no requiere equipo adicional. Y los costes se generan únicamente por la interpretación de los datos.
Desventajas de este sistema:
- alcance limitado;
- no aplicable para personal móvil;
- es fácil reemplazar al usuario;
- Si tiene las habilidades y capacidades adecuadas, estos sistemas pueden falsificarse.
Sistemas que rastrean el posicionamiento en tiempo real
Estos sistemas de control automatizados no se basan en registrar la entrada y salida de un empleado en el área de trabajo, sino en determinar su posición en un momento determinado.
Por regla general, estos sistemas se utilizan para controlar el tiempo de trabajo de los trabajadores móviles cuyas responsabilidades funcionales implican un movimiento constante, por ejemplo, conductores, transportistas o mensajeros. Pero puedes controlar a los empleados en cualquier campo de la misma manera.
El seguimiento de la ubicación se realiza mediante equipos, por ejemplo, GPS, que se pueden instalar en el propio lugar de trabajo (como, por ejemplo, a bordo de un vehículo de trabajo) o en forma de un rastreador que el empleado rastreado siempre lleva consigo.
Los aspectos positivos de un ASURV de este tipo:
- le permite analizar con mayor precisión la relación entre el tiempo y los movimientos espaciales del personal;
- se puede combinar con un sistema de videovigilancia;
- los datos de control se guardan y registran fácilmente;
- alta precisión de ubicación;
- trabaja con grandes poblaciones humanas;
- mientras trabaja, no distraiga al personal de sus tareas inmediatas.
Dificultades asociadas con tales sistemas:
- equipo bastante caro;
- la necesidad de un mantenimiento constante;
- En caso de falla del equipo, no siempre es posible reemplazarlo rápidamente y los datos perdidos no se pueden restaurar.
La elección de uno u otro sistema de control automatizado debe estar determinada por los objetivos y problemas específicos del empresario, sus capacidades financieras y tecnológicas y la naturaleza del trabajo realizado por el personal.
Un registro de tiempo de los empleados es muy solicitado en la mayoría de las empresas que han contratado personal. Este documento no es obligatorio, pero su presencia permite resolver muchas cuestiones y prevenir el desarrollo de situaciones desagradables para ambas partes de la relación laboral.
ARCHIVOS
¿Por qué necesitas un documento?
Antes de responder a esta pregunta, analicemos con más detalle el concepto real de "tiempo de trabajo". Como usted sabe, una semana laboral estándar dura 40 horas: 8 horas al día. Durante este período, el empleado deberá realizar las funciones laborales que le asigne el empleador en plena conformidad con el convenio laboral (o colectivo) y la normativa adoptada en la empresa.
Los salarios se calculan en función de las horas trabajadas. Todas las horas que el empleado dedique al trabajo en exceso de esta norma legalmente establecida se retribuirán al doble. Pero si un empleado no trabaja el tiempo suficiente, la dirección tiene derecho a aplicarle determinadas sanciones.
Para resolver cuestiones relacionadas con el establecimiento de las horas realmente trabajadas, se está elaborando un registro de horas de trabajo.
La información en el diario se ingresa para cada empleado de la organización por separado.
Así, el documento es necesario para ambas partes de la relación laboral, ya que realiza varias funciones a la vez:
- Resuelve el problema de controlar el tiempo que cada empleado de la empresa pasa en su lugar de trabajo.
- Sirve como base para calcular los salarios (especialmente si la organización acepta salarios por hora).
- Es una ayuda para la dirección en materia de organización de la disciplina en la empresa.
En ocasiones, un documento puede convertirse en un motivo justificativo para imponer una sanción disciplinaria a un empleado que ha violado las normas laborales.
Cómo contar las horas de trabajo
Existen varios métodos para registrar las horas de trabajo:
- Estándar a diario- se utiliza si los empleados vienen a trabajar y salen al mismo tiempo.
- En semanalmente En contabilidad, el parámetro diario pierde su significado, ya que los empleados no están obligados a "no trabajar" durante horas, sino que deben cumplir con un cierto estándar de trabajo durante la semana, incluido el tiempo (por ejemplo, un día un empleado trabaja seis horas, el otro otro – diez).
- Resumido El método es óptimo en producción o con un horario de trabajo flexible. Normalmente, los datos se registran aquí en función de los resultados del mes, pero a veces también se cubren períodos más largos (el máximo es un año).
Cómo escribir un diario
La revista se puede llevar en formato electrónico y en papel.
El registro de diario electrónico es posible en diferentes formatos, según el software que utilice el empleador. Hay formularios presupuestarios en los que casi todas las acciones se llevan a cabo manualmente, y hay sistemas más complejos, "avanzados" y totalmente automatizados que transfieren información directamente a los programas de contabilidad (por lo general, el acceso a dicho software se produce solo si el empleado tiene una clave). .
En cualquier caso, la forma electrónica del documento es conveniente, porque permite ahorrar tiempo, esfuerzo y permite controlar fácilmente el tiempo de trabajo de los empleados en función de indicadores como ausencias no autorizadas, horas extras, bajas por enfermedad, etc.
Si el diario se mantiene en papel, entonces todas sus hojas deben estar numeradas, unidas con un hilo "áspero" (no se puede usar una grapadora), luego el número de hojas debe marcarse en la última página, estamparse (siempre que el sello se utiliza en el trabajo de la organización) y firmar al empleado responsable del mantenimiento del diario. En el futuro, deberás autografiar cada página completa del documento.
El diario generalmente lo lleva un especialista en recursos humanos o un empleado de contabilidad. Dependiendo de esto, se determina el lugar de almacenamiento del documento durante su período de validez.
El empleado responsable es responsable no solo de la exactitud de la información ingresada en el diario, sino también de su transferencia oportuna y completa a los especialistas para la nómina, así como de realizar todas las demás acciones necesarias.
Ejemplo de registro de tiempo de los empleados
Si necesita crear un registro de tiempo de los empleados, utilice los siguientes consejos y vea un documento de muestra.
La revista no tiene un estándar de diseño uniforme. Esto significa que los representantes de cada organización pueden constituirlo de cualquier forma o según un modelo desarrollado dentro de la empresa y aprobado por la dirección, así como por el órgano sindical (si lo hay).
Al igual que el diseño de la revista, su estructura y texto quedan completamente en manos de los empleados de la empresa.
- Nombre de empresa;
- fecha de apertura y fecha de finalización del diario (ingresadas después de cerrar el documento);
- indicar el empleado responsable de su mantenimiento;
- Si la organización tiene una lista de casos, entonces debe proporcionar un enlace al índice de la revista de acuerdo con este documento contable.
La parte principal de la revista se presenta mejor en forma de tabla en la que se deben ingresar los siguientes datos:
- número de serie del empleado, su nombre completo y cargo;
- fecha, hora de llegada y salida, así como información sobre retrasos (el número exacto en minutos y horas);
- información sobre ausentismo - sí/no;
- la cantidad de tiempo total trabajado (menos las ausencias por asuntos personales);
- Firma del empleado.
Si es necesario, la tabla se puede complementar con otros datos (por ejemplo, sobre por qué el empleado abandonó el lugar de trabajo durante el día).
¿Cuánto tiempo y cómo almacenar el documento?
El registro de tiempo no se puede tirar ni eliminar inmediatamente después de su finalización. Debe almacenarse durante el período establecido por la ley o durante el período prescrito en las políticas contables de la empresa (pero no menos de cinco años). Sólo transcurrido este tiempo, el diario podrá ser destruido de acuerdo con el procedimiento establecido para los registros comerciales.
El seguimiento de las horas de trabajo sólo es posible si se organizan registros precisos de la llegada y salida de los empleados. Dicho control se puede organizar mediante registros, tarjetas o huellas dactilares.
Al salir y llegar, el empleado deberá presentar su DNI al dispositivo lector, el cual registrará la hora y nombre del empleado. Un sistema de contabilidad de este tipo le permitirá registrar todos los movimientos de los empleados, el ausentismo, las tardanzas y las salidas anticipadas.
En los sistemas de contabilidad automatizados, es posible registrar las bajas por enfermedad y el ausentismo y luego recibir datos con cualquier profundidad de muestreo: por mes, por año o por un período arbitrario.
Los registros en papel o los sistemas de tarjetas le permiten realizar un seguimiento de las llegadas y los registros de los empleados, pero no pueden confirmar que esta persona en particular pasó por el punto de control. Las tarjetas se pueden transferir, los empleados pueden marcar varias tarjetas a la vez y falsificar una firma no supone ningún problema. Los sistemas biométricos no tienen este inconveniente.
Basta con poner el dedo en el escáner y aparecerá un registro en la base de datos que indica que el empleado fue marcado. Al mismo tiempo, se sabe con certeza que este es exactamente el empleado que se registró. Después de todo, una huella digital no se puede transferir ni marcar para otra persona.
Registrar la llegada y salida de los empleados.
Según el sistema automatizado, el contador (cronometrador o contable) puede calcular los salarios y tener en cuenta las horas o turnos trabajados. En este caso, es posible utilizar tanto los informes integrados en el sistema como generar otros basados en los datos del sistema.
La presencia de una contabilidad completa de llegadas y salidas por parte de la dirección ayudará a mantener la disciplina en la organización en el nivel adecuado, lo que, a su vez, incide directamente en el componente económico de la actividad. Al utilizar la contabilidad de ingresos automatizada, la gerencia tiene la oportunidad de influir rápidamente en el personal, dedicando una cantidad mínima de tiempo.
Ofrecemos un sistema de control de asistencia y control de huellas dactilares sencillo y sin mantenimiento. Nuestro sistema le ayudará en el menor tiempo posible a empezar a tener en cuenta todos los retrasos y ausentismos y a no gastar dinero extra en instalación y mantenimiento.