El procedimiento para generar una orden de recibo M4. El procedimiento para generar una orden de recibo M4 Orden de recibo M4 descargar formulario Excel

La orden de recepción en una sola copia la redacta la persona financieramente responsable el día de la llegada de los objetos de valor al almacén. La orden de recibo debe emitirse por la cantidad real de objetos de valor recibidos. Normalmente, se emite una orden de recepción independiente para cada entrega. Sin embargo, cuando durante el día lleguen varios lotes de mercancías homogéneas a granel del mismo proveedor, se podrá actuar de manera diferente. El tendero tiene derecho a redactar un pedido de recibo. Para hacer esto, al final del día, determina el total de toda la carga de un proveedor y lo indica en el orden de recepción.

Razón fundamental

Andréi Kizimov, Subdirector del Departamento de Política Fiscal y Arancelaria del Ministerio de Finanzas de Rusia

Cómo registrar y reflejar la recepción de materiales en contabilidad.

Recepción en el almacén.

La recepción de materiales la procesa el almacenista u otra persona materialmente responsable del almacén. El empleado responsable deberá redactar una orden de recibo el mismo día. En una copia en un formulario aprobado por el gerente. Podría ser:

Normalmente, se emite una orden de recepción independiente para cada entrega. Sin embargo, cuando durante el día lleguen varios lotes de mercancías homogéneas a granel del mismo proveedor, se podrá actuar de manera diferente. El tendero tiene derecho a redactar un pedido de recibo. Para hacer esto, al final del día, determina el total de toda la carga de un proveedor y lo indica en el orden de recepción.

Si la cantidad real (calidad, variedad) de materiales no se corresponde con los documentos de la parte cedente, no se emite la orden de recepción. En este caso, los materiales deben ser aceptados por una comisión especial, que redacta un acto, por ejemplo, en el formulario No. M-7, aprobado por Resolución del Comité Estatal de Estadística de Rusia del 30 de octubre de 1997 No. 71a. Este procedimiento está previsto en el párrafo 49 del Instructivo Metodológico aprobado.

En la práctica, los materiales se envían a los departamentos sin pasar por el almacén. Sin embargo, todavía es necesario recibirlos en el almacén y realizar la transferencia al departamento de inmediato. Al mismo tiempo, se redactan los documentos de recepción y entrega. Por ejemplo, según los formularios No. M-4, M-8, M-11, M-15. En los documentos de recibo y gasto, anote que los materiales fueron emitidos sin entregarlos al almacén (en tránsito). Este procedimiento está previsto en el párrafo 1 del párrafo 51 de las Instrucciones Metodológicas, aprobadas por orden del Ministerio de Finanzas de Rusia de fecha 28 de diciembre de 2001 No. 119n.

  1. De recomendación
    • formulario unificado No. M-4 (Resolución del Comité Estatal de Estadística de Rusia de 30 de octubre de 1997 No. 71a);
    • un formulario que usted mismo creó. Es importante que contenga todos los detalles necesarios (Parte 2 del artículo 9 de la Ley de 6 de diciembre de 2011 No. 402-FZ).
  2. DECISIÓN DEL GOSCOMSTAT DE RUSIA DE 30.10.1997 No. 71A

orden de recibo
(formulario No. M-4)

Se utiliza para contabilizar los materiales recibidos de proveedores o de procesamiento. La orden de recepción en una sola copia la redacta la persona financieramente responsable el día de la llegada de los objetos de valor al almacén. La orden de recibo debe emitirse por la cantidad real de objetos de valor recibidos.

La columna "Número de pasaporte" se completa al registrar transacciones comerciales que involucran bienes materiales que contienen metales y piedras preciosas.

ORDEN DEL MINISTERIO DE FINANZAS DE RUSO DE 28.12.2001 No. 119N

Orden 216

Sobre la aprobación de las Directrices para la contabilidad de inventarios.

48. Los materiales en la organización deben recibirse en el momento oportuno. Una vez aceptados, los materiales se someten a un control exhaustivo del cumplimiento del alcance, cantidad y calidad especificados en el cálculo y los documentos adjuntos.

49. El procedimiento y los plazos para la aceptación de materiales en términos de cantidad y calidad se establecen mediante documentos reglamentarios especiales.

La aceptación y contabilización de los materiales y contenedores entrantes (para materiales) se formaliza en los almacenes correspondientes, por regla general, mediante la elaboración de órdenes de recepción (formulario estándar interindustrial No. M-4 aprobado por Decreto del Comité Estatal de Estadísticas de Rusia del 30 de octubre). , 1997 No. 71a), en ausencia de discrepancias entre los datos del proveedor y los datos reales (cantidad y calidad).

Para cargas a granel homogéneas que llegan del mismo proveedor varias veces durante el día, se permite redactar una orden de recepción para todo el día. Al mismo tiempo, para cada recepción individual de material durante este día, se realizan entradas en el reverso del pedido, que se calculan al final del día y el total se registra en la orden de recepción.

En lugar de una orden de recepción, la aceptación y contabilización de materiales se puede formalizar estampando un sello en el documento del proveedor (factura, factura, etc.), cuya impresión contiene los mismos datos que en la orden de recepción. En este caso, complete los detalles del sello especificado y coloque el siguiente número de orden del recibo. Un sello de este tipo equivale a una orden de recibo.

Al transportar mercancías por carretera, la aceptación de los materiales entrantes se realiza sobre la base de la carta de porte recibida del remitente (si no hay discrepancias entre los datos de la factura y los datos reales).

Si se determina que los materiales recibidos no cumplen con el rango, cantidad y calidad especificados en los documentos del proveedor, así como en los casos en que la calidad de los materiales no cumpla con los requisitos (abolladuras, rayones, roturas, roturas, fugas de materiales líquidos, etc.), la aceptación la realiza la Comisión, que la formaliza con un acta de aceptación de materiales.

En el caso de redactar un acta de aceptación, no se emite orden de recibo.

El certificado de aceptación sirve como base para presentar reclamaciones y demandas contra el proveedor y (o) la organización de transporte.

50. Los materiales deben suministrarse en unidades de medida adecuadas (peso, volumen, lineal, piezas). El precio contable se establece utilizando las mismas unidades de medida.

En el caso de que el material se reciba en una unidad de medida (por ejemplo, por peso) y se libere del almacén en otra (por ejemplo, por pieza), su recepción y liberación se reflejan en los documentos primarios, en las tarjetas del almacén y los registros contables correspondientes simultáneamente en dos unidades de medida. En este caso, primero se anota la cantidad en la unidad de medida especificada en los documentos del proveedor, luego, entre paréntesis, la cantidad en la unidad de medida según la cual el material será liberado del almacén.

Si es difícil reflejar el movimiento de dicho material simultáneamente en dos unidades de medida, es posible transferir el material a otra unidad de medida con la preparación de un informe de transferencia por parte de representantes del departamento de suministros, servicio de contabilidad, especialistas de otros departamentos (si es necesario) y el jefe de almacén. El acto de transferencia a otra unidad de medida indica la cantidad de material en la unidad de medida especificada en los documentos de liquidación (adjuntos) del proveedor, y en la unidad de medida en la que el material será liberado del almacén. Al mismo tiempo, el precio contable se determina en una nueva unidad de medida. En la tarjeta de contabilidad de almacén, el material se contabiliza en la unidad de medida del proveedor, así como en otra (nueva) unidad de medida, con referencia al acto de transferencia.

Si los documentos de liquidación (adjuntos) del proveedor indican una unidad de medida mayor (o menor) (por ejemplo, en toneladas) que la aceptada en la organización (por ejemplo, en kilogramos), dichos materiales se contabilizan en la unidad de medida que es aceptado en esta organización.

51. Si, en interés de la producción, es aconsejable enviar materiales directamente a una división de la organización, sin pasar por el almacén, dichos lotes de materiales se reflejan en la contabilidad como recibidos en el almacén y transferidos a la división de la organización. Al mismo tiempo, en los documentos de recibo y suministro del almacén y los documentos de recibo de la división de la organización, se anota que los materiales fueron recibidos del proveedor y entregados a la división sin entregarlos al almacén (en tránsito). Se debe elaborar una lista de materiales que se pueden entregar en tránsito directamente a las divisiones de la organización documento administrativo para la organización. En los sitios de construcción, los materiales de construcción, estructuras y piezas que llegan en cantidades significativas, por regla general, se entregan directamente a los sitios de construcción, sin pasar por el almacén base (central).

52. Al aceptar materiales importados, se deben tener en cuenta las reglas y características establecidas por los acuerdos (contratos) y la legislación aduanera.

53. Los actos de aceptación y las órdenes de recepción deben, por regla general, redactarse el día de la recepción de los materiales pertinentes en el almacén o en otras fechas establecidas por la organización, pero a más tardar en los plazos establecidos por las normas para la aceptación de los entrantes. bienes.

54. Los materiales recibidos para su custodia son registrados por el administrador del almacén (encargado de almacén) en un libro especial (tarjeta), se almacenan por separado en el almacén y no se pueden consumir. Si los materiales aceptados para su custodia se clasifican como artículos sin propietario de conformidad con el artículo 225 del Código Civil de la Federación de Rusia y son perecederos o los costos de su almacenamiento son desproporcionadamente elevados en comparación con su valor, entonces la organización puede utilizar estos materiales en la producción. y otros fines o vender. En este caso, estos materiales son recibidos por la organización a valor de mercado. El producto de la venta de estos materiales o su valor de mercado cuando se utilizan los materiales para las necesidades propias de la organización, menos el monto de los gastos de almacenamiento, venta y otros costos similares, se devolverán al propietario de los materiales.

55. La organización debe establecer control sobre la recepción de materiales (envío por parte de proveedores), así como sobre las liquidaciones con proveedores y clientes.

El control sobre la recepción oportuna de la carga entrante se lleva a cabo de acuerdo con la decisión del jefe de la organización por los departamentos pertinentes (servicio de suministro, servicio de contabilidad, etc.) y (o) funcionarios.

56. Los materiales adquiridos por personas responsables de la organización están sujetos a entrega en el almacén. La recepción de materiales se lleva a cabo de la manera generalmente establecida sobre la base de los documentos de respaldo que confirman la compra (facturas y recibos de la tienda, un recibo de una orden de recibo en efectivo; cuando se compra a otra organización en efectivo, un acto o certificado de compra en del mercado o del público), que se adjuntan al informe de anticipos del responsable.

57. La entrega de materiales por divisiones al almacén se documenta con facturas por el movimiento interno de materiales en los casos en que: - los productos fabricados por las divisiones de la organización se utilizan para consumo interno en la organización o para su posterior procesamiento; - devolución por divisiones de se lleva a cabo la organización al almacén o almacén del taller; - se realiza la entrega de los residuos generados durante el proceso de producción (ejecución del trabajo), así como la entrega de materiales defectuosos; - la entrega de materiales recibidos de la liquidación (desmontaje) de elementos fijos se lleva a cabo la ejecución de bienes; - otros casos similares.

Las operaciones de transferencia de materiales de una división de la organización a otra también se documentan con facturas por el movimiento interno de materiales.

La designación corta M-4 oculta el formulario de pedido de recibo. Este documento se refiere a los documentos contables primarios y se emite cuando el almacén de la empresa recibe de los proveedores los productos que deben recibirse.

¿Quién emite la orden de recibo?

Dado que la recepción directa de mercancías entrantes se realiza en el almacén, el documento lo rellena un empleado del almacén: el tendero o su jefe, es decir. persona financieramente responsable. Una orden de recibo es una confirmación documental del hecho de la transferencia de artículos del inventario de una parte del contrato a la otra.

ARCHIVOS

Reglas básicas para completar el formulario M-4

Desde 2013, este formulario no es estrictamente obligatorio; sin embargo, todavía se utiliza ampliamente en empresas y organizaciones.

El pedido de recibo tiene dos caras y contiene toda la información necesaria sobre el proveedor, el consumidor y el producto en sí: su nombre, grado, tamaño, cantidad, costo, etc. (cabe señalar que algunas celdas se pueden dejar vacías). Si el inventario contiene metales o piedras preciosas, este documento debe indicar información del pasaporte técnico adjunto.

A la hora de cumplimentar un pedido se deben evitar errores y omisiones, y si hay alguna inexactitud, es mejor rellenar un nuevo formulario.

Según las reglas, el formulario se puede completar a mano o en una computadora, pero en cualquier caso, el documento debe contener necesariamente las firmas "en vivo" del representante del proveedor y del consumidor.

Después del registro, el número de orden de recibo debe registrarse en la tarjeta de contabilidad de materiales y transferirse para su almacenamiento al departamento de contabilidad de la empresa, donde, como otros documentos primarios, debe almacenarse durante al menos cinco años.

El documento se emite exactamente el día de la recepción de la mercancía y refleja la recepción real. Una orden de recibo se redacta en una sola copia y, si hay varias entregas del mismo proveedor dentro de un día, todas se pueden ingresar en un solo documento.

Instrucciones para completar un pedido de recibo

Esto no quiere decir que este tipo de documento pueda causar dificultades a la hora de cumplimentarlo, ya que tiene un formulario completamente sencillo y comprensible. El formulario de pedido de recibo estándar se puede dividir en varias partes, que contienen tres tablas.

Completar el “encabezado” y la primera tabla del formulario M-4

La primera tabla es el "encabezado" del documento. En primer lugar, indica el número de pedido del flujo de documentos interno de la empresa. Luego ingrese el nombre de la organización que recibe los productos, indicando su forma organizativa y legal (IP, LLC, OJSC, CJSC), el código OKPO (Clasificador de empresas de toda Rusia que llevan el nombre de organizaciones; el código está contenido en los documentos constitutivos de la empresa), así como (si es necesario) la unidad estructural que emite el pedido.

A continuación, la tabla incluye la fecha de compilación del documento, el código del tipo de transacción (si se utiliza dicha codificación), el número de almacén del proveedor, su nombre completo, código (si lo hubiera) y el asegurador (si los artículos del inventario están asegurados). Luego se indican aquí los números de cuenta contable, el código de contabilidad analítica (si se utiliza dicho sistema) y los números de los documentos de acompañamiento y de pago.

Completando la segunda tabla del formulario M-4

La segunda tabla de orden de recibos se relaciona directamente con productos entrantes. Primero se indica el nombre del producto y su número de artículo, luego la unidad de medida: su código, de acuerdo con el Clasificador Unificado de Unidades de Medida, y el nombre (piezas, kilogramos, cubos, metros, etc.). A continuación, se ingresa información sobre la cantidad de artículos de inventario aceptados (según los documentos y realmente); deben coincidir.

Después viene la información sobre el costo: en la séptima columna se ingresa el precio por pieza, luego el costo total sin IVA, luego el IVA asignado y luego el precio total con IVA incluido. El número de pasaporte se indica si los artículos del inventario tienen este documento adjunto (por ejemplo, joyas). Por último, se ingresa en la tabla el número de tarjeta según el índice de tarjetas del almacén.

Las líneas restantes sin completar deben tacharse (en forma de letra Z o en forma transversal).

Completar el reverso del formulario M-4

En el reverso del documento se resume ingresos totales: la cantidad total de bienes aceptados, su costo total sin IVA, el monto del IVA y el costo con IVA. No es necesario descifrar los importes por escrito.

Finalmente, la orden de recepción debe estar firmada por el destinatario directo de la mercancía (en este caso, el almacenista) y el representante del proveedor (en este caso, el transportista) con una decodificación obligatoria. No es necesario certificar el pedido con un sello, porque Desde 2016, las personas jurídicas no pueden tener sellados sus documentos.

El formulario intersectorial estándar M-4 - Orden de recepción e instrucciones para su uso y cumplimentación fue aprobado por Resolución del Comité Estatal de Estadística de la Federación de Rusia del 30 de octubre de 1997 N 71a “Sobre la aprobación de formularios unificados de documentación contable primaria para la contabilidad de trabajo y su remuneración, activos fijos y activos intangibles, materiales de bajo valor y artículos vestibles, trabajo en construcción de capital”. En el artículo hablaremos sobre el orden de recibo ( formulario M-4), considere el orden de llenado.

Se utiliza para la contabilidad de materiales. Estos pueden incluir materiales recibidos de proveedores y materiales recibidos del reciclaje. También puede emitir una orden de recibo para los materiales aceptados para su custodia. Aplicable a todas las organizaciones, independientemente de su campo de actividad.

Se permite no emitir una orden de recibo, sino poner un sello "Acreditado" en la factura del proveedor con los detalles de la orden de recibo.

Reglas generales para completar la Orden de Recibo

Al momento de llenar la Orden de Recibo, debes considerar lo siguiente.

  • Se deben completar todos los campos del documento.
  • Si no hay datos en la columna, se coloca un guión.
  • El código de unidad de medida se completa de acuerdo con el Clasificador de unidades de medida de toda Rusia.
  • Si una organización tiene en cuenta el tipo de datos de inventario en unidades de medida diferentes a las especificadas en los documentos del proveedor, la cantidad se indica en dos unidades de medida. Primero, en aquellas unidades especificadas por el proveedor, luego en las instaladas en la organización. Si la organización ha desarrollado y aprobado un sistema para convertir de una unidad a otra, entonces la cantidad se puede indicar en las unidades de medida adoptadas en la organización y se puede proporcionar un enlace a la normativa local pertinente.
  • Cuando en los documentos del proveedor se indica una unidad de medida menor/mayor, los materiales se aceptan en la unidad de medida aceptada por la organización.
  • Al aceptar MPZ que contienen metales preciosos, se completa la columna "Número de pasaporte", en otros casos, se coloca un guión en esta columna.

Instrucciones paso a paso para completar la Orden de Recibo

  1. Se completa el nombre de la organización y unidad estructural.
  2. Se reflejan la fecha de elaboración del documento, el almacén en el que se aceptan los objetos de valor, el nombre del proveedor, los datos de la factura del proveedor y el número del documento de pago (si está disponible).
  3. Se indica la cuenta de inventario.
  4. Se indican todos los bienes materiales recibidos. Para cada artículo, complete el nombre de la mercancía, incluido el grado, el tamaño y la marca (si hay datos disponibles). Se indican el número de artículo y la unidad de medida.
  5. Para cada artículo se indica el número de inventarios (según documento del proveedor y efectivamente aceptados) y los indicadores de costos. Los indicadores de costos incluyen el precio por unidad, el monto sin IVA, el monto del IVA y el monto total con IVA.
  6. Se muestran el número de pasaporte (si está disponible) y el número de serie según el archivo de la tarjeta de almacén.
  7. En la última línea, se completan los datos sobre el número de inventarios realmente aceptados, el monto sin IVA, el monto con IVA y el monto total con IVA incluido.
  8. Se indican los cargos y nombres de los empleados que entregaron y aceptaron bienes materiales. La persona que entregó los materiales puede ser un empleado de la organización, por ejemplo, que compró materiales en efectivo a partir de cantidades contables, o un empleado de la organización proveedora o de la empresa de transporte, por ejemplo, un transitario.
  9. Ambas copias están firmadas por personas responsables. Lea también el artículo: → "".

Ejemplo de cómo completar una Orden de Recibo

Formulario intersectorial estándar No. M-4

Aprobado por Resolución del Comité Estatal de Estadística de Rusia

de fecha 30.10.97 No. 71a

RECEPCIÓN DE ORDEN No. 112
Códigos
formulario OKUD0315003
OrganizaciónEjemplo de LLC según OKPO12345678

Subdivisión estructural Almacén principal

Fecha
dibujando
código vi
si op-
walkie-talkies
Existencias Proveedor Compañía de seguros Correspondencia
cuenta de cheques
Número del Documento
nombre código cuenta, subcuenta código de contabilidad analítica acompañamiento pago
27.10. 20 17 Principal OOO "Amigo" 10.01 Carta de porte N° 4452

del 27/10/2017

p/p 245 del 26/10/2017
Activos materiales Unidad de medida Cantidad Precio, frote. policía. Importe sin IVA, frotar. policía. Importe del IVA, frotar. policía. Total incluido el IVA, frotar. policía. Número de pasaporte
eso
nombre,
variedad, tamaño, marca
nomenk-
numero de latura
código nombre según el documento aceptado
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
papel de oficina111 778 Paquete20 20 160,00 3200,00 576,00 3776,00 1111
Activos materiales Unidad de medida Cantidad Precio, rub.kop. Importe sin IVA, rub.kop. Importe del IVA, rub.kop. Total con IVA incluido, rub.kop. Número de pasaporte
eso
Número de serie según ficha de almacén
nombre,
variedad, tamaño, marca
nomenk-
numero de latura
código nombre según el documento aceptado
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
Total20 X3 200,00 576,00 3 776,00
Aceptado Encargado de tienda Divertido Vesely N.A. Aprobado Gerente Corajudo Negrita N.Sh.
(título profesional) (firma) (nombre completo) (título profesional) (firma) (nombre completo)

Respuestas a preguntas comunes

Pregunta número 1.¿Es necesario poner un sello/estampilla en la Orden de Recibo?

Pregunta número 2.¿Dónde se debe guardar el orden de recibo?

Los lugares y plazos de almacenamiento se determinan de acuerdo con las reglas establecidas por el flujo de documentos establecido en la organización.

Las órdenes de recepción en el formulario M-4 deben enviarse al departamento de contabilidad de la organización para su verificación y almacenamiento dentro de los plazos establecidos por la organización.

Pregunta número 3.¿Puede cualquier empleado firmar la recepción de materiales en la Orden de recepción del Formulario M-4?

La orden de recibo está firmada únicamente por la persona financieramente responsable, es decir. una persona con la que se ha celebrado un acuerdo de responsabilidad.

Los materiales recibidos se aceptan para contabilidad mediante la emisión de una orden de recibo, formulario M-4. Este artículo analiza cómo completar el formulario M-4. Además, puede descargar el formulario de pedido de recibo y una muestra para completarlo.

El formulario M-4 es un formulario estándar que resulta conveniente para aceptar artículos de inventario para contabilidad. Si durante el día llegan varios lotes de bienes y materiales del mismo proveedor, todos ellos se pueden indicar en un formulario de pedido de recibo.

El formulario M-4 se completa el día en que se reciben los materiales en una copia. Los datos del formulario los ingresa la persona materialmente responsable: el empleado del almacén. El formulario M-4 completo se envía al final del día con la firma del responsable al departamento de contabilidad para realizar los asientos necesarios para la capitalización de los artículos del inventario.

El movimiento de inventario incluye no solo su llegada al almacén, sino también su salida a otros departamentos, así como al exterior. El movimiento interno de materiales se formaliza mediante el requisito del Formulario M-11, puede descargar el formulario y muestra del Formulario M-11. Emisión de materiales al costado - modelo de albarán de entrega M-15 -. Los activos materiales para los que se establecen límites se venden a .

Llenado de muestra

El formulario de pedido de recepción M-4 es el documento principal a partir del cual se reciben los materiales en el almacén.

Como ejemplo, completamos los formularios M-4; puede descargar el pedido de muestra completo desde el enlace al final del artículo.

La orden de recibo se utiliza como documento principal para realizar entradas.

El empleado del almacén que recibe materiales del proveedor debe completar la orden de recepción. El formulario M-4 se completa el día en que se reciben los bienes materiales. Si hay varias entregas de la misma organización durante el día, entonces todos los recibos del día de un proveedor pueden ingresarse en un formulario de pedido de recibo.

La orden de recibo completa y firmada se transfiere al departamento de contabilidad al final del día hábil para realizar los asientos necesarios para la contabilización de los activos materiales. Para un contador, el Formulario M-4 es el documento principal para realizar asientos.

En el futuro, al sacar materiales del almacén, deberá determinar si se han establecido límites de consumo para este artículo. Si hay límites, cuando esté de vacaciones deberá completarlos. Si no se establecen límites, los objetos de valor se pueden liberar en cantidades ilimitadas según el requisito M-11 () para movimientos internos o la factura M-15 () para liberación externa.

Llenado de muestra

Instrucciones para completar el formulario M-4:

Organización: nombre del destinatario de los materiales, código OKPO, nombre del departamento.

Fecha: fecha de cumplimentación de la orden de recibo.

Código de tipo de operación: completar si es habitual que la organización asigne códigos a varias operaciones.

Almacén: número o nombre del almacén donde se recibieron los materiales.

Nombre del proveedor.

Cuenta: número de cuenta para contabilización de materiales, así como número de subcuenta.

Número del documento de acompañamiento y pago.

La tabla del formulario M-4 se completa con los siguientes datos:

1 – nombre de los bienes materiales.

2 – número según la nomenclatura.

3.4 – información sobre la unidad de medida.