Registro de problemas cartas de porte están obligados a mantener todas las organizaciones que tienen camiones o automóviles en su balance. Naturalmente, aquellos que realicen viajes que sean rentables para la empresa.
ARCHIVOS
La importancia de mantener un documento radica en que en él se registran las cartas de porte, que, a su vez, son una confirmación de los costos incurridos por la organización. Sin una revista, mantener el orden en el manejo de las cartas de porte y demostrar su existencia en general (para grandes volúmenes de trabajo) es bastante problemático.
Método de administración
La cumplimentación del diario de emisión de cartas de porte se puede organizar exclusivamente en formato papel. No existe la posibilidad de ingresar la información necesaria de forma electrónica (solo si cada uno de los conductores, despachadores y contadores de la organización tiene su propia firma electrónica).
Desde el inicio del mantenimiento, el documento se imprime y, si es necesario, se suministra con hojas adicionales. Al final del período de mantenimiento, se cose, se certifica con la firma del responsable de la organización y se almacena por otros 5 años.
Idealmente, debería estar en uso constante por parte del empleado responsable de emitir y recibir las cartas de porte de los conductores.
Componentes de la revista.
El formulario del documento consta de dos hojas. Una vez terminada, la revista es un libro con una portada y varias hojas impresas y dispuestas en forma de tabla. En la portada, en el centro, está el nombre de la revista indicando el año (mes) de llenado (normalmente su período de vigencia es de 1 año, pero también hay opciones de corta duración, por un mes).
En la parte superior de la portada, la persona que completa el formulario escribe el nombre completo de la organización, el código del documento según OKUD (para el formulario interindustrial estándar No. 8 es 0345008, se ingresa inmediatamente en el formulario), el código según a OKPO.
La tabla, que se encuentra en la segunda hoja de la revista, contiene columnas. Cada una de estas columnas asume la siguiente información:
- Número de carta de porte. El documento utiliza numeración continua. Todas las entradas se realizan en orden cronológico.
- Cuándo se emitió la carta de porte (fecha).
- Información sobre el conductor: nombre completo en letras, si está disponible - número de personal.
- Dígitos del número de garaje (no de matrícula) del coche.
- La firma del conductor como garantía de que recibió la carta de porte.
- “Autógrafo” del despachador que aceptó la carta de porte con notas, así como otros documentos sobre el viaje (estos datos se indican en la nota).
- Firma del contador. Se coloca después de que el departamento de contabilidad haya recibido la carta de porte.
- Nota. Esta columna está destinada a datos que son de fundamental importancia para emitir o aceptar cartas de porte. Indica marcas (o falta de ellas) en documentos, correcciones, propiedades fisicas papel recibido, etc.
La segunda hoja del diario puede durar tanto como se desee. Lo principal es que las cartas de porte incluidas en él tengan la fecha de emisión adecuada. Un empleado no tiene derecho a ingresar información irrelevante o deliberadamente falsa en el diario.
En cuanto al período de almacenamiento, de acuerdo con las normas existentes, el diario de emisión de cartas de porte se almacena durante al menos 5 años.
¡Punto importante! El diario de emisión de cartas de porte debe contener información sobre todos los documentos emitidos. Si la carta de porte no está registrada, el departamento de contabilidad no tiene derecho a aceptarla.
quien lo llena
Inicialmente, al director de la organización se le asigna automáticamente la responsabilidad de mantener la revista. Pero en la gran mayoría de los casos confía esta responsabilidad a sus subordinados. Esto se puede hacer de dos maneras:
- A través de un contrato de trabajo (que establece que es responsabilidad directa de un determinado empleado).
- Por pedido separado. El documento se denominará “Orden sobre el nombramiento de una persona responsable de llevar un diario para la emisión de cartas de porte”. Está compilado en forma libre. Lo principal es que contiene la firma del gerente, detalles de la organización, información sobre el empleado designado y su firma en señal de acuerdo con el contenido.
El empleado asignado no necesita recibir ninguna formación especial para llevar un registro.
Marco legislativo
El formulario adjunto y la muestra de llenado es un formulario intersectorial estándar No. 8, que fue adoptado mediante Resolución No. 78 del Comité Estatal de Estadística del 28 de noviembre de 1997. Se utiliza desde hace mucho tiempo y aún ahora no ha perdido su relevancia.
Sin embargo, desde 2013, el uso de dicho formulario se ha convertido en un procedimiento opcional. Cada organización tiene derecho a elegir de forma independiente qué formulario utilizará para marcar la emisión de cartas de porte.
Una organización puede incluso realizar cambios en los formularios de documentos existentes para su propia conveniencia. Lo principal es que estas acciones son confirmadas mediante orden separada del gerente con firma y sello, y también se anotan en política contable empresas.
Si utiliza un formulario estándar, tales medidas no serán necesarias. Además, el formulario de diario estándar cumple todos los requisitos que se le aplican. Al realizar cambios en las columnas, el relleno corre el riesgo de encontrarse con una situación de violación de las leyes laborales o tributarias. Por estas y otras razones, el Formulario No. 8 sigue en uso.
Posibles adiciones
Dado que la revista se utiliza desde hace bastante tiempo, varias empresas han añadido sus propias columnas. La práctica ha demostrado que conviene incluir en esta revista:
- La ruta que tomará el coche. Algunos simplemente indican el punto de llegada.
- ¿Qué tipo de carga entrega el vehículo?
- Kilometraje.
- Consumo de combustible que se produjo como consecuencia del viaje, etc.
Naturalmente, todos estos datos se completan solo después de que se devuelve la carta de porte o incluso después de que la recibe el contable de la organización. Cualquier cambio que se realice en el formulario existente, debe estar respaldado por una orden separada del gerente.
El diario de emisión de cartas de porte es uno de los documentos principales que confirman los gastos de combustible de una organización o empresario individual. Si una entidad legal ha elegido un sistema tributario que tiene en cuenta los gastos, entonces este documento es especialmente importante al calcular los impuestos adeudados por la organización.
empresarios individuales y entidades legales, cuyas actividades, de una forma u otra, implican la necesidad de utilizar vehículos de motor, por regla general, registran las cartas de porte emitidas a los conductores en un diario especial.
Sobre la base de dicho diario, se registran los gastos incurridos en combustible, lo que permite reducir los indicadores imponibles de la empresa. Además, el registro de la carta de porte se utiliza para calcular salarios conductores involucrados en el trabajo de la organización.
Cualquier organización y empresarios individuales, cuyo campo de actividad está relacionado con la prestación de servicios de transporte y transporte, está obligado a llevar un diario de cartas de porte. La instrucción se basa en estándares. Ley federal No. 259-FZ de 18 de noviembre de 2007 y Orden del Ministerio de Transporte de 18 de septiembre de 2008 No. 152.
En cuanto a las empresas que no están directamente relacionadas con la prestación de servicios de transporte y transporte, pero que utilizan vehículos en el curso de sus actividades, la presencia de un registro de carta de porte no es obligatoria para ellas, pero puede utilizarse para sistematizar y simplificar el registro de datos utilizados en su trabajo.
El registro de cartas de porte, Formulario 8, fue aprobado por Resolución de Goskomstat No. 78 en 1997, pero el 1 de enero de 2013 entró en vigor la Ley Federal No. 402-FZ, aboliendo el Formulario 8 unificado existente. fecha especificada Las empresas de transporte que anteriormente mantenían un registro de cartas de porte en el Formulario 8 tuvieron la oportunidad de desarrollar su propia versión más óptima de la hoja de contabilidad, siempre que las secciones principales forma unificada 8 serán duplicados.
¿Es posible realizar electrónicamente?
No existen restricciones con respecto al mantenimiento de un registro de cartas de porte en formato electrónico en cualquier acto jurídico La legislación actual, por tanto, permite la creación de un registro contable en formato electrónico.
¡Prestar atención! Puede utilizar cualquier opción de gestión que le resulte más conveniente, ya sea Excel normal o 1C.
Para organizaciones con una extensa flota de vehículos y una importante plantilla de conductores, mantener una versión electrónica es más preferible que el registro manual, debido a la gran intensidad laboral del proceso. En este caso, es deseable que sea posible imprimir la revista en medios de papel si es necesario.
Cómo escribir un diario
El cuaderno de bitácora de la carta de porte, Formulario 8, está elaborado en forma de tabla y representa una declaración dividida en columnas. Hay nueve columnas de este tipo. Incluyen los siguientes datos:
- Números de serie de hojas emitidas;
- Fechas de emisión;
- Nombre completo de los conductores;
- Número de personal de empleados;
- Números de garaje de vehículos;
- Firmas del conductor, despachador y contador;
- Notas si es necesario.
¡Prestar atención! Si una organización mantiene registros utilizando su propio formulario de declaración desarrollado, el diario contable puede contener columnas adicionales utilizadas específicamente por la organización.
Si se ingresan datos erróneos en el libro contable, se podrán realizar correcciones de acuerdo con lo dispuesto en la Ley Federal 9 No. 402-FZ.
- Si se comete un error, la entrada se corrige de la siguiente manera:
- Una entrada errónea se tacha con una línea;
- Se coloca una marca de "corregido" al lado y se ingresa la información correcta;
- Se indica la fecha en que se realizaron las correcciones;
Las correcciones realizadas deberán estar firmadas por el responsable de llevar el registro contable;
¡Importante! Al tachar una entrada errónea, es necesario trazar una línea para que la entrada incorrecta siga siendo legible después de tacharla.
Las cartas de porte se emiten a los empleados que trabajan en vehículos una vez por día laboral o turno. El diario de registro en sí se crea para un período anual, pero si es necesario, el período de mantenimiento se puede reducir a un mes, por ejemplo, si estamos hablando de sobre viajes largos individuales, como viajes de negocios.
Debido a que el registro contable es documentación primaria, su período de almacenamiento posterior es de 5 años, transcurridos los cuales el diario puede ser eliminado. Cabe señalar que el período de almacenamiento de cinco años se aplica no solo al papel, sino también a los medios electrónicos.
¿Es necesario flashear?
El cuaderno de viaje modelo 8 tiene una numeración secuencial de páginas. A la hora de presentarlo es necesario mantener un orden cronológico. La portada deberá estar firmada, indicando la fecha de inicio. Allí, en la portada, están escritos los detalles básicos de la propia organización y su nombre completo.
Una vez completada la contabilidad, se cose el diario. El libro encuadernado se certifica con las firmas de la dirección de la empresa, el jefe de contabilidad de la empresa y el sello de la organización, después de lo cual se transfiere para su almacenamiento al archivo de la empresa.
Quién lo llena y la muestra
La responsabilidad de realizar un seguimiento de las cartas de porte en un diario especializado puede asignarse a un empleado designado por orden de la dirección, o a un empleado en cuyo responsabilidades laborales, indicado en contrato de trabajo, incluye funciones para el mantenimiento de registros contables en la organización.
En la mayoría de los casos, este trabajo lo realiza un contador, un oficial de personal o un secretario. En ausencia de una persona que mantenga dicha declaración dentro de la empresa, se puede concluir un acuerdo con organizaciones de terceros que presten servicios. vehículos de motor, siempre que dicho acuerdo prevea una cláusula sobre la necesidad de llevar registros.
El registro de una carta de porte es un proceso que requiere mucha mano de obra. Muchos conductores tienen problemas si no cuentan con formularios especiales aprobados. Los empleadores también sufren esto: pueden pagar una multa de 100 mil rublos. Para evitar dudas, conviene llevar no sólo las cartas de porte, sino también un registro de su movimiento.
Enumeramos los formularios correctos y muestras de estos documentos.
Reglas para completar el diario de viaje de cartas de porte.
Para controlar el movimiento de las cartas de porte que se emiten a los conductores de la organización, la gerencia o un contador deben llevar un diario especial en el que se registrarán todos los documentos emitidos.
La portada de la revista deberá ser diligenciada según el Formulario No. 8. Incluye el nombre de la empresa, los códigos de formulario y las fechas de inicio y finalización de la contabilidad, o el período para el cual está informando.
No hay ningún sello en la portada. Se coloca al final del documento, sujetando y confirmando todas las entradas.
Después del título del documento, se debe elaborar un cuadro de 9 capítulos. Por cierto, un contador profesional sabe que se puede llevar un diario contable en el programa 1C: Enterprise. No es necesario ingresar entradas en la base de datos. mucho trabajo. Pero hay una cosa: el registro debe imprimirse para que el conductor, el despachador y el contable puedan firmar.
La revista puede publicarse por cualquier período, no más de 1 año. Si su empresa realiza un número suficiente de envíos al mes, es mejor iniciar un nuevo registro cada mes. Al cerrar el documento se deben cotejar todos los datos con las cartas de porte y poner el sello y la firma del responsable de la empresa. Si la organización realiza sólo unos pocos viajes al año, entonces el seguimiento se puede realizar anualmente.
Descargue el formulario de la página del registro de viajes en formato Excel
Muestra, formulario de carta de porte para un automóvil de pasajeros - formulario No. 3
Descargue el formulario de carta de porte para un automóvil de pasajeros, formulario No. 3 en formato Word
Carta de porte para un vehículo especial: muestra y formulario del formulario No. 3 especial
Descargue el modelo de carta de porte de vehículo especial, modelo nº 3, especial en formato Excel
Muestra y modelo de carta de porte para un taxi - formulario nº 4
Descargue el formulario de carta de porte de un taxi, formulario No. 4 en formato Word
Carta de porte de un camión: muestra y formulario del formulario No. 4 C
Todas las organizaciones que utilizan vehículos en el desempeño de sus actividades están obligadas a llevar un registro de las cartas de porte. La ley dicta requisitos especiales para el mantenimiento y llenado de este diario. Le contaremos más en detalle más adelante en nuestro artículo.
La revista consta de varias partes.
Página delantera:
- Nombre legal de la empresa.
- Detalles de la organización (OKPO).
- Periodo de registro.
Sección de tabla con información:
- Número de carta de porte y fecha real de emisión al conductor.
- Información del conductor (nombre completo y número de personal).
- Número de garaje del coche.
- Firmas de personas autorizadas y personas responsables(conductor, despachador, contador).
El diario de registro y emisión de cartas de porte tiene la denominada numeración continua y debe llevarse en orden cronológico. Una vez completado el libro de contabilidad, se deberá coser y visar con el sello de la empresa y la firma del dueño de la misma.
Básicamente, en las empresas, el diario contable lo completa un contador utilizando documentación primaria u otro empleado autorizado de la organización, cuyo contrato de trabajo lo establece. En casos individuales, la responsabilidad de mantener y registrar los billetes de viaje se asigna a una organización externa (si la contabilidad se subcontrata). En este caso, se firma un acuerdo entre las partes con los términos de cooperación, derechos y obligaciones entre sí. La legislación de la Federación de Rusia permite esta opción. Además, puede enviar el documento a formulario electrónico.
Si es necesario realizar correcciones en el diario de viaje, debe guiarse por las normas legislativas. Correcciones en la revista, así como en las demás. documentos primarios, deberá realizarse tachando fácilmente los datos incorrectos y realizando un nuevo asiento con la fecha y firma y sello.
Se puede descargar una muestra de cómo completar la revista de forma gratuita.
A nivel legislativo, toda organización que utilice vehículos para realizar negocios o producir debe llevar un registro de los documentos de viaje. Deben completarse de acuerdo con el estándar de acuerdo con el Formulario No. 8. Este documento se considera la documentación principal que realmente confirma los costos de combustible y lubricantes, le permite planificar costos y reducir el pago de impuestos. Además, se requiere un libro mayor para las acumulaciones de los conductores.
Cada organización que tenga vehículos para uso oficial debe llevar registros del movimiento de las cartas de porte emitidas. Para ello, se proporciona un formulario especial, que se denomina "Libro de registro para registrar el movimiento de las cartas de porte". El sitio web le dirá cómo debería verse este documento y cómo completarlo sin errores.
Las organizaciones y empresarios que prestan servicios de transporte o simplemente utilizan vehículos de empresa en su trabajo deben registrar periódicamente todas las cartas de porte emitidas en un diario especial. Esto se define en el artículo 6. Ley Federal de 8 de noviembre de 2007 No. 259-FZ Y por orden del Ministerio de Transporte de 18 de septiembre de 2008 No. 152. El modelo del cuaderno de bitácora para el registro del movimiento de cartas de porte fue aprobado hace bastante tiempo Resolución del Comité Estatal de Estadística de la Federación de Rusia de 28 de noviembre de 1997 N 78. Durante estos veinte años, ni el Formulario No. 8 en sí ni el procedimiento para su mantenimiento han cambiado jamás. Aunque los legisladores han realizado modificaciones para completar las cartas de porte más de una vez, la última de las cuales ocurrió a principios de 2019. Además del formulario No. 8, el Comité Estatal de Estadísticas aprobó varios formularios más destinados a emitir las cartas de porte pertinentes (para camiones y automóviles, así como para autobuses). Se discutirán en otro artículo, pero ahora nos detendremos con más detalle en el tipo principal de documentación contable, diseñada para controlar el movimiento de las cartas de porte emitidas a los conductores, así como la entrega de hojas usadas al departamento de contabilidad de la organización.
¿Qué es un registro de movimiento de carta de porte?
El uso de dicho documento contable tiene varias ventajas que hacen que el uso del diario sea útil incluso para aquellas empresas que no están obligadas a hacerlo. En particular, permite controlar la puntualidad y el orden de emisión de los bonos y comprobar más rápidamente la cancelación de combustibles y lubricantes. El formulario interindustrial estándar No. 8 (OKUD 0345008) son hojas cosidas entre sí en forma de libro, en las que está impresa una tabla de nueve columnas. Cada organización puede desarrollar y utilizar su propio formulario de este documento, ya que su formulario es recomendado y obligatorio. Desarrollar su propia tabla le permitirá organizar las columnas en un orden conveniente, eliminar datos innecesarios y agregar los relevantes. El formulario estándar especifica, en particular:
- número de la carta de porte y fecha de su emisión;
- número de personal del conductor y nombre completo vehículo;
- número de garaje del vehículo (la indicación del número de estado de registro no se proporciona en el formulario estándar, pero puede tenerlo en cuenta en su formulario);
- firma del conductor que confirma la recepción del billete;
- firma de la persona autorizada para emitir y aceptar el bono (despachador);
- fecha de aceptación de la hoja y firma del contador;
- columna para notas.
Complete el registro de viaje, descargue forma estándar que se puede encontrar al final del artículo, es necesario en la forma prescrita por orden del Ministerio de Transporte de la Federación de Rusia de 18 de septiembre de 2008, No. 152. Este procedimiento es el mismo para todos los usuarios del vehículo.
Libro de registro de viaje: muestra de llenado
Al llenar esto forma estándar normalmente no hay problemas. Las anotaciones pueden hacerse a mano o completarse en una computadora, y al final del día las hojas se pueden imprimir para que todas las personas autorizadas puedan firmar. Es más conveniente mantener un documento escrito a mano si hay muchos automóviles en la organización y el despachador emite y acepta vales constantemente. La portada del documento, como es habitual, debe contener el nombre de la organización, su OKPO y el período para el cual se emitió el formulario. Sin firmas ni sellos pagina de titulo no es necesario entrar. Las páginas del documento deberán estar numeradas y su número deberá indicarse en el reverso del documento. No es necesario coser y sellar el formulario.
Dentro del formulario, sólo necesita completar los campos según sea necesario. No se requiere ningún resumen. Un ejemplo de cómo completar un diario estándar para la emisión de cartas de porte se ve así:
Una vez que la revista se queda sin hojas y columnas libres, debe almacenarse en los archivos de la organización durante al menos tres años, después de lo cual puede destruirse.