Pravidlá pre obchodnú korešpondenciu e-mailom. Pravidlá pre korešpondenciu e-mailom

pravidlá Obchodná korešpondencia a niekoľko ošemetných manévrov na nadviazanie dobrých vzťahov pomocou listu musia poznať nielen tí, ktorých emaily prekypujú prichádzajúcou korešpondenciou každý pracovný deň a v plánoch sú viaceré korešpondencie a správy, ktorých iniciátorom by ste mali byť vy. Ovládanie kúzla bukov je užitočné pre každú modernú ženu. Bude to užitočné minimálne pri hľadaní práce – posielanie životopisov, motivačných listov, dodatočných informácií o sebe na požiadanie a testovacie úlohy, ako aj odosielanie správ na koordináciu času rozhovoru.

Gramotnosť je základom obchodnej korešpondencie a vašej tváre

To, že blogeri s dyslexiou môžu byť na internete populárni, by nemalo byť ospravedlnením pre vaše chyby a lapsusy. Neutešujte sa tým, že v škole to s ruským jazykom nefungovalo (je najvyšší čas vylepšiť pravidlá písania „nie“ rôznymi časťami reči). Buďte na seba čo najnáročnejší. Pri vedení obchodnej korešpondencie je obzvlášť urážlivé písať slová z vašej profesionálnej oblasti nesprávne. Partner môže pochybovať o vašej spôsobilosti.

1. Ponechajte si webovú stránku gramota.ru v záložkách vášho internetového prehliadača.

2. Nepoužívajte slová, pre ktoré neviete dať presnú definíciu (pozrite si aspoň Wikipédiu).

3. Majte na pamäti, že zriedkavé a špecifické slová, ktoré nemusia byť partnerovi známe, ho zmiatnu alebo môžu byť nesprávne interpretované. Ak je potrebné, aby sa partner zoznámil s vašou terminológiou, potom v súlade s pravidlami etikety vysvetlite použité výrazy a skratky.

4. Snažte sa nerobiť vety príliš dlhé. Nechajte zložité a zdobené návrhy na písanie románu, nie na vedenie obchodnej korešpondencie.

5. Dôrazne odporúčame, aby ste správu napísali nie hneď do tela listu, ale najskôr do súboru vo vašom počítači. Po prvé, pomôže vám vstavaný pravopis a interpunkcia v slove. Po druhé, odstránite nepríjemnú situáciu s predčasným náhodným odoslaním obchodného listu alebo jeho stratou v dôsledku zatvorenia prehliadača a pod. (pri písaní textu vo Worde si zvyknite častejšie klikať na ikonu „uložiť“ a nastaviť auto -ukladať v krátkych intervaloch v nastaveniach) . Pamätajte na prediktívne písanie na tablete a mobilné zariadenia schopný veľmi neočakávane opraviť vaše slová.

6. Pred odoslaním listu si ho ešte raz prečítajte. Ak sa čas kráti (mimochodom, jedným z dôležitých základných pravidiel obchodnej korešpondencie je neodkladať termíny, takže je lepšie nezačínať písať na poslednú chvíľu), potom si znova prečítajte text, ktorý ste napísali. písanie - po pol hodine alebo hodine prechod na iné podnikanie.

Kompetentná obchodná korešpondencia. Dôležité podrobnosti

Pozornosť venovaná detailom pri vedení a vykonávaní obchodnej korešpondencie vyjadruje rešpekt a šetrí čas

7. Nezanedbávajte vyplnenie poľa „predmet“ listu . Ak posielate svoj prvý chladný e-mail, predmet môže byť pútavý, jedinečný a zaujímavý. Ale ak je váš list už očakávaný alebo ste už nejaký čas v korešpondencii s príjemcom, potom by mala byť téma uvedená stručne, jasne a stručne. V prípade potreby vám to umožní rýchlo nájsť váš list (pre vás aj pre príjemcu).

8. Dlhé reťaze „Re: Re: Re:“ vytvárajú dojem odpadkov. Nebojte sa začať nový reťazec so svojím partnerom, citujte iba predchádzajúce správy, ktoré sú relevantné k danej problematike (a áno, treba ich „potiahnuť“, ak napríklad diskutujete o detailoch konkrétneho projektu , dohodnutie rozpočtu/ceny/balíkov služieb a pod. – v tomto prípade je cenová ponuka pohodlná a vyžaduje obchodná etiketa).

9. Ak prichádzajúca správa obsahuje pre vás niekoľko otázok, odpovedzte na ne a každú zvlášť citujte. Ak posielate list s viacerými otázkami, použite číslovanie a rozdeľte text na odseky. Držte sa jasnej štruktúry.

10. V tele listu komentujte všetky prílohy správy. Podpíšte všetky súbory, ktoré pripojíte, aby príjemca mohol okamžite dostať informácie o ich obsahu .

11. Podpis je veľmi dôležitý detail obchodný list. V nastaveniach emailových služieb si väčšinou môžete nastaviť automatický podpis pre všetky vaše listy. Dobre napísaný podpis je ekvivalentom tlače vizitiek, dobrých vizitiek. V podpise použite okrem mena a priezviska aj označenie vašej pozície, kontaktné údaje (telefón, skype) a logo spoločnosti. Rovnako ako vizitky, ktoré sú kreatívne relevantné (zapamätateľné a spojené s osobou alebo spoločnosťou, pre ktorú pracujú), sa považujú za najlepšie, podpis môže byť „s otočkou“, ktorý naznačuje váš vzťah k spoločnosti alebo hovorí o vašej láske k podnikaniu. ty robíš. Napríklad niektorí zamestnanci vydavateľstva Mann, Ivanov a Ferber používajú v podpise dodatočnú vetu „Teraz čítam...“ (a vkladajú názov nového produktu vydavateľstva). Zástupcovia spoločností v potravinárskom priemysle môžu svoje listy zakončiť prianím „lahodného dňa“ atď. Niekedy by sa takéto formátovanie obchodnej korešpondencie malo dohodnúť s vedením.

12. Pre obchodnú korešpondenciu NameWoman dôrazne odporúča vytvoriť samostatnú poštovú adresu. Odporúča sa, aby odrážal názov spoločnosti alebo doménu webovej stránky spoločnosti, vaše meno (celé, bez zdrobnenín) a vaše priezvisko. Vo svojom e-mailovom mene nepoužívajte čísla, ktoré označujú váš vek alebo rok narodenia. Zobrazovanie vašej pozície v názve e-mailu je úplne prijateľné, ale niektorí ľudia sa tomu vyhýbajú, pretože plánujú nezmeniť svoju e-mailovú adresu, keď postupujú po kariérnom rebríčku.

Pri posielaní životopisov a podobných obchodných listov by ste sa tiež mali vyhnúť používaniu e-mailových adries, ktoré sú hravé alebo príliš kreatívne. Najmä ak ste kandidátom na serióznu pozíciu vo veľkej spoločnosti.

Etiketa obchodnej korešpondencie

13. Štýl obchodnej korešpondencie nemusí byť suchý. Ale vážnosť a určitá prísnosť vzorov je povinným pravidlom. Vyhnite sa zdrobneným príponám, slangovým a hovorovým výrazom.

14. Emotikony sa môžu stať nástrahami. V zásade by nemali byť v prvých listoch obchodného známeho. Pri nadviazanom kontakte sú úsmevné zátvorky stále prijateľné, ale nepreháňajte to a nestaňte sa iniciátorom takýchto „roztomilých dekorácií“ listu. Smutné a akékoľvek kreatívne animované emotikony pri vedení obchodnej korešpondencie (a najmä v situáciách, keď ste „zdola“) sú prísne zakázané.

15. Uistite sa, že na začiatku listu a ďalej v texte, ak je to vhodné, použijete úctivý pozdrav a adresu menom, krstným menom a priezviskom. Vyžaduje to nielen etika obchodnej korešpondencie, ale umožňuje vám to zvýšiť záujem partnera o vašu správu a lojalitu k nej. Adresáti sú vždy pozornejší k adresným listom, preto sa snažte vopred zistiť meno osoby, ktorej by ste mali písať, a akú adresu preferuje (podľa mena alebo mena a priezviska).

Podľa pravidiel obchodnej korešpondencie musí byť v bežných prípadoch odpoveď zaslaná do pracovných dní, maximálne dvoch. Ak dostanete list v posledných hodinách pracovného dňa pred predĺženým víkendom alebo dovolenkou, nemusíte poskytovať podrobnú odpoveď na list, ktorý nie je naliehavý. Podľa etikety obchodnej korešpondencie by však bolo rozumné zaslať krátku odpoveď, v ktorej uvediete, že ste list dostali, a komentár, že ste momentálne preč a odpoviete podrobne po takom a takom dátume alebo najneskôr v takom období . To isté by ste mali urobiť, ak na to, aby ste mohli odpovedať, potrebujete objasnenie akýchkoľvek informácií, ktoré musíte získať od tretej strany, alebo po vykonaní dôkladnej práce na zhromažďovaní údajov a príprave materiálov.

Na druhej strane, ak potrebujete odpoveď od svojho partnera, môžete svoju žiadosť duplikovať do 3 pracovných dní. Ak potrebujete naliehavú odpoveď, napíšte o tom správne vo svojom prvom liste (ak je to možné, vysvetlite dôvody) a tiež požiadajte o potvrdenie jeho prijatia. Mimochodom: pravidelne (každé tri dni) kontrolujte priečinok so spamom.

A ešte trochu o tom, ako vyzerá krásny obchodný list. Formátovanie obchodnej korešpondencie

List by mal byť ľahko čitateľný a zrozumiteľný. Základom obchodnej korešpondencie sú krátke vety, minimum účastníckych a príslovkových spojení – jednoduché konštrukcie. Čo vám ešte pomôže prezentovať dokonalú vzorku písmen podľa všetkých pravidiel?

16. Odseky vo vašej korešpondencii by nemali byť dlhšie ako 7-10 riadkov.

17. Text obchodného listu bude vnímaný lepšie a bude vyzerať úhľadnejšie, ak bude medzera medzi odsekmi väčšia ako medzera medzi riadkami v jednom odseku.

19. Slová a ešte viac frázy a celé vety napísané veľkými písmenami sú vnímané ako krik, nátlak a neúcta. Tento štýl je nevhodný pre obchodnú korešpondenciu. Nedovoľte si to ani vtedy, ak ste šéf, ktorý je nespokojný so svojím podriadeným.

Obchodná zdvorilosť a sieťové techniky

20. Umožnite svojmu partnerovi súhlasiť s vaším návrhom, vyjadriť svoj názor, poskytnúť vám radu, zanechať komentár alebo položiť otázku. Najjednoduchší spôsob, ako to urobiť, je použiť v liste frázy „čo si o tom myslíte?“, „ak máte nejaké otázky, pokúsim sa na ne odpovedať“, „napíšte mi o svojom rozhodnutí“.

21. Dávajte pozor na signály prichádzajúce od príjemcu. Venujte pozornosť štýlu písania vášho partnera a tomu, ako vás oslovuje. Pamätajte na psychologické pravidlo zrkadla. Je skvelé, ak váš list odráža jeho štýl (ale nie nesprávne napísané, samozrejme). Ak uvádza nejaké osobné údaje, vezmite na vedomie. Buďte zdvorilí a korektní, odzrkadľujte radosť, súcit, účasť a blahoželanie k sviatkom.

22. Keď už hovoríme o prázdninách. Ak sa vaša obchodná korešpondencia odohráva okolo dátumov oficiálnych sviatkov, zablahoželajte svojmu partnerovi k minulým / nadchádzajúcim sviatkom. Významným klientom a tým, s ktorými vediete podľa pravidiel etikety dlhodobú obchodnú korešpondenciu, treba zablahoželať samostatným listom. Bude užitočné zistiť, kedy má váš partner narodeniny - tieto informácie sa zvyčajne dajú ľahko získať zo sociálnych sietí.

Udržujte svoju individuálnu klientskú základňu a databázu profesionálnych kontaktov. V obchodnej korešpondencii si okrem priezvisk a krstných mien, pozícií a telefónnych čísel, odkazov na účty na sociálnych sieťach a emailu zapíšte aj osobné údaje, označte projekty a záležitosti, s ktorými ste sa už stretli.

23. Etika obchodnej korešpondencie a základná slušnosť hovorí: nezabúdajte na slová vďačnosti. Za gratulácie, rady, vysvetlenia, pozvánky, informačné certifikáty, rýchlu odpoveď od vášho obchodného korešpondenta.

Milena Just

Elektronická obchodná korešpondencia. O predmete listu

Tento článok je o vypĺňaní poľa Predmet v obchodných e-mailoch.

Vyplňte pole „Predmet e-mailu“ podľa jeho obsahu.

Zdanlivo jednoduchá vec. Ak píšete svojmu partnerovi o lehotách na odoslanie dokumentov, do predmetu napíšte „O lehotách na odoslanie zmluvy“. Ak píšete o zmene sídla, do predmetu napíšte „O zmene sídla“. Ale ako ukazuje korešpondenčná prax, nie všetko, čo je zrejmé nám, je rovnako zrejmé aj ostatným...

Minule môj priateľ a kolega (Natasha) Ešte raz vydýchla si od úľavy, keď od nej dostala list obchodný partner. A ona povedala: „Krása! Nie list, ale pieseň! Ešte som to neotvoril, ale už viem, o čom píše!" A potom dodala: "A nájsť niektorý z jeho listov v mojej poštovej schránke je teraz otázkou niekoľkých minút!"

"Čo je na tom také zvláštne?" - správne sa pýtaš. A potom vám poviem, prečo súčasná objednávka v korešpondencii s adresátom robí môjho priateľa tak šťastným.

Natasha je špecialistka na prácu s klientmi a partnermi v cvičnej spoločnosti.

Pred niečo vyše 2 mesiacmi si začala dopisovať s novým obchodným partnerom spoločnosti. (Nazvime ho „Vasya“). Na začiatku nadchádzajúcej spoločnej práce je vždy veľa otázok, ktoré je potrebné prediskutovať, objasniť, objasniť, upevniť atď. Dňa si Natasha a Vasya vymenili veľké množstvo správy. Ale keby ste sa pozreli do Natašinej schránky a pozreli sa na korešpondenčnú niť s Vasyou, našli by ste úplne jednoduchý obrázok. Existuje veľa písmen, ale všetky informácie sa obmedzujú na dva sémantické body: v poli „Od“ je napísané „Vasya“ a v poli predmetu – „Spolupráca s Perm“ (meno Natašinho obchodného partnera a názov mesta som z pochopiteľných dôvodov zmenil. Ako sa hovorí, každú náhodu prosím považujte za nehodu).

Predstavte si situáciu: prvé písmeno má predmet „Spolupráca s Perm“. Z tohto listu sa Nataša dozvie informácie o adresátovi, o jeho firme a zoznámi sa s jeho obchodnou ponukou. Odpovede. Nasledujúce listy objasňujú podrobnosti o práci, špecifiká vedenia školení na mieste, diskutujú o finančných, organizačných aspektoch atď. (Na konci týždňa je v Natashovej poštovej schránke 17 listov od Vasyi). Navyše všetky písmená: od prvého po posledný majú jednu možnosť: „Spolupráca s Permom“. Teraz si predstavte, čo musíte urobiť, ak napríklad naliehavo potrebujete nájsť jeden konkrétny list s konkrétnymi informáciami v tejto korešpondencii. Ako sa hovorí, „je to bez premýšľania“, čo musíte urobiť: náhodne otvárajte listy a skúste si približne spomenúť, v ktorý deň v týždni sa o tomto probléme hovorilo. Nebudem hovoriť o strávenom čase, účinnosti takéhoto hľadania a sprievodných emóciách. A tak je všetko jasné.

Závery:

1. Nezabudnite, že pole Predmet je dôležitou súčasťou e-mailu.

2. Vyplňte pole predmetu racionálne, aby informácie boli mimoriadne informatívne.

Napríklad „Agreement.Account.Act“ namiesto „Documents“

3. Keď sa menia aspekty diskutovaného problému, objasnite tému (použite rozšírenie).

Napríklad,

Spolupráca s Perm → Spolupráca s Perm Termíny → Spolupráca s Perm

4. Urobte tému zmysluplnou, ale mimoriadne stručnou(počet znakov viditeľných pre adresáta po prijatí v poli „Predmet“ je dosť obmedzený)

Napríklad,

Spolupráca s Perm → Perm.Dates → Perm.Agreement

5. Ak v korešpondencii s obchodným partnerom/klientom uvidíte, že pole „Predmet“ je vyplnené náhodne alebo nie je vyplnené vôbec, vezmite iniciatívu do vlastných rúk a skúste jeden z dvoch scenárov:

— Pri odpovedi správne zmeňte obsah poľa „Predmet“/vyplňte ho sami. Ak je príjemca pozorný, možno bude táto akcia stačiť na to, aby sa korešpondencia vrátila do normálu. Ak príjemca naďalej (pravdepodobne len zo zvyku) ignoruje obsah tohto poľa, použite iný skript (prečítajte si nižšie):

— Napíšte adresátovi list so žiadosťou/ponukou s približne týmto obsahom: „Vasya, naozaj chcem, aby naša korešpondencia bola efektívna a aby sme mohli čo najrýchlejšie vyriešiť všetky naše obchodné záležitosti. Navrhujem, aby ste okamžite uviedli predmet a obsah listu v poli „Predmet“. Myslím si, že týmto spôsobom výrazne zvýšime efektivitu našej komunikácie.“

Natasha dala na moju radu. A teraz si už druhý mesiac užívam transparentnosť a prehľadnosť listov, ktoré dostávam!

To isté potešenie prajem aj vám, moji milí čitatelia!

Bez obchodnej korešpondencie nie je v podnikaní nikde, bez ohľadu na to, či píšete v mene spoločnosti, alebo vo svojom mene ako súkromný podnikateľ. Alebo skôr, ako dodržiavate jej pravidlá. Vaši potenciálni obchodní partneri alebo klienti vás budú z veľkej časti posudzovať podľa toho, ako s nimi komunikujete. Obchodný list je, dalo by sa povedať, „tvár“ obchodníka. A aby ste to nestratili, je dôležité vedieť o zlatých pravidlách komunikácie v tomto formáte.

Pravidlá pre obchodnú korešpondenciu e-mailom

Keďže e-mail sa dnes používa oveľa častejšie ako bežná pošta, rozhodli sme sa venovať pozornosť tomu, ako správne viesť obchodnú korešpondenciu online. Tu je niekoľko odporúčaní, ktoré, ak ich budete dodržiavať, zabránia tomu, aby ste stratili tvár pred vaším partnerom.

Názov poštovej schránky

Prvá vec, ktorá nás pri otvorení novej správy upúta, je adresa, z ktorej bola odoslaná. Mnoho ľudí podceňuje dôležitosť tohto bodu a posiela obchodné listy z osobných e-mailových účtov. Nie je na tom nič zlé, pokiaľ e-mailová adresa obsahuje iba vaše meno vo formáte čitateľnom pre ľudí. Ak však existujú rôzne prezývky ako „kissa1988“ alebo „pupsik-26“, odoslanie správy z takejto poštovej schránky je jednoducho neprijateľné. Predstavte si, aké emócie bude mať človek, keď dostane obchodný návrh od „baby“ alebo „miláčika“.

V obchodnej korešpondencii nie sú vítané ani poštové adresy, ktoré začínajú na info@, inbox@ a podobne. Jednoducho sa neberú vážne a je veľká šanca, že sa e-mail ani neotvorí. Väčšina najlepšia možnosť– je vedenie obchodnej korešpondencie z poštovej schránky [e-mail chránený], kde meno je vaše meno a priezvisko, spoločnosť je názov spoločnosti.

Príjemcovia

V emailovej korešpondencii je možné zaslať list priamemu adresátovi a kopírovať ďalších adresátov. Od príjemcov v kópii správy sa neočakáva, že na ňu budú reagovať. Sú ako pozvaní pozorovatelia. Pred odoslaním si preto vopred určte, od koho presne chcete dostať odpoveď a správne usporiadajte príjemcov. Ak je to však možné, neuvádzajte viacerých ľudí ako priamych príjemcov vášho e-mailu. Môže nastať situácia, že vám nikto z nich neodpovie, ak sa všetci v duchu rozhodnú „presunúť“ túto zodpovednosť na iného adresáta.

Ak sa ocitnete v kópii obchodného listu, potom, ako už viete, odosielateľ nečaká na vašu odpoveď. Ak však bude potrebné odpovedať konkrétne vám, môžete to urobiť, ale bolo by slušné sa na začiatku správy ospravedlniť za „zasahovanie“.

Formátovanie listu

Oficiálne - obchodný štýl. V obchodnej korešpondencii sa samozrejme používa formálny štýl. Chýbajú mu prídavné mená, zbytočné kvalifikácie a detaily. Len špecifiká, prehľadnosť a logika. Po napísaní obchodnej správy je vhodné si ju ešte raz prečítať a odstrániť z nej všetky frázy, ktoré nemajú osobitný význam a nemenia podstatu uvádzaného. Až keď ste si istí, že všetky takéto slová a frázy boli odstránené, môžete povedať, že toto pravidlo písania obchodného listu bolo dodržané.

Gramotnosť. Povedať, že je dôležité napísať správu správne a bez chýb, je to isté ako povedať „snehuliak musí byť zo snehu“. Toto pravidlo však nemožno ignorovať. Gramotnosť je základom každej korešpondencie. Osoba, ktorá píše obchodný list s pravopisnými chybami, pravdepodobne nikto nebude brať vážne.

Predmet listu. Je nevyhnutné to napísať. Snažte sa to urobiť krátkym, ale výstižným, aby adresát na prvý pohľad hneď pochopil, o čom list bude. Téma by nemala pozostávať z jedného slova. „Informácie“, „Otázka“ atď. – nesprávne témy obchodných listov. „Návrh od spoločnosti X“ je správna téma. Ak sú informácie vo vašom liste obzvlášť dôležité, môžete ich označiť špeciálnym príznakom „dôležitosť“, ktorý je dostupný takmer vo všetkých e-mailových službách.

Písmo. Text správy musí byť v prvom rade čitateľný. Použite teda písmo Arial resp Times New Roman, vyberte strednú veľkosť (napríklad v mail.ru je optimálna veľkosť písma 3). Neexperimentujte s písmom ani farbami. V obchodnej korešpondencii je to nevhodné. Nepoužívajte Caps Lock, výkričníky ani žiadne špeciálne znaky (vrátane emotikonov). Jediné, čo je povolené, je zvýraznenie niektorých fráz kurzívou alebo tučným písmom. Ale snažte sa to použiť len vtedy, keď je to absolútne nevyhnutné.

Pre uľahčenie čítania a lepšiu komunikáciu myšlienok môžete použiť podnadpisy v celom texte listu. Ale nemalo by ich byť príliš veľa - nie viac ako 3-4.

Jeden odsek by nemal byť dlhší ako 4 riadky. Keď čítame veľmi dlhé odseky, text sa spolu rozmazáva a hlavná myšlienka sa môže stratiť.

Akékoľvek výčty a zoznamy by sa mali zostavovať pomocou špeciálnych značiek.

Firemná šablóna. Bolo by skvelé, keby ste vyvinuli značkovú e-mailovú šablónu vo vašom firemnom štýle. A všetky obchodné správy budete posielať len s touto šablónou. Umožní vám to odlíšiť sa od ostatných a zachovať si formálnosť, ktorú obchodné oznámenie vyžaduje. Nemali by ste to však preháňať s „značkou“ - nadmerná kreativita len uškodí. Stále však hovoríme o obchodnej komunikácii, nie o zábave. Nezabudnite tiež, že príjemcovia si môžu vaše správy prečítať nielen na počítači, ale aj na mobilných zariadeniach. Preto musí byť šablóna optimalizovaná pre rôzne rozlíšenia obrazovky.

Jeden list by mal obsahovať iba jednu novinku. A podľa toho by sa od príjemcu mala očakávať iba jedna cieľová akcia. Považuje sa za nesprávne umiestniť niekoľko otázok, návrhov alebo žiadostí adresátovi do jednej správy naraz.

Mala by byť rozdelená do nasledujúcich častí:
- úvod;
- Hlavná časť;
- záver.

V úvode stručne uveďte účel správy a dôvody jej napísania. Hlavnou časťou je samotná podstata listu. Na záver je potrebné zhrnúť vyššie uvedené - môžu to byť závery, požiadavky, pokyny, návrhy atď. Je veľmi nežiaduce používať v obchodnej korešpondencii akékoľvek „postscripts“. Vyhnite sa tiež aforizmom, metaforám, prísloviam a pod.

Ak potrebujete poslať grafický obrázok v liste, nevkladajte ho do samotného textu správy, ale priložte ho ako samostatný súbor. Obrázky sa nemusia správne zobrazovať na rôznych zariadeniach alebo môžu byť úplne zakázané v rozhraní e-mailového programu príjemcu. V texte, ak je to potrebné, jednoducho uveďte „informácie sú v priloženom súbore“. Ak existuje niekoľko takýchto súborov, nezabudnite napísať ich názvy.

Ak použijete skratky a skratky slov, musíte si byť na 100% istí, že príjemca pochopí, čo sa tým myslí. Vo všeobecnosti je lepšie hrať na istotu a takéto veci nepoužívať.

Nedostatok emócií. Obchodné listy by nemali obsahovať žiadne emocionálne podtexty. Vôbec. Aj keď píšete sťažnosť a naozaj chcete ukázať plnosť svojho rozhorčenia, alebo naopak úprimne poďakujete svojmu partnerovi za úspešný obchod. Správa by mala byť zdržanlivá a dokonca trochu chladnokrvná. Každý si cení svoju individualitu, ale obchodná korešpondencia nie Najlepšia cesta prejaviť to. Oficiálny list veselého alebo smutného človeka, upratovačky resp generálny riaditeľ by mala byť rovnaká.

Používanie slovnej zásoby. Na prepojenie viet v obchodnej korešpondencii sa používajú tieto stabilné výrazy:

z toho dôvodu;
na základe čoho;
na základe (niečoho);
v súlade s;
založené;
dávaj pozor na;
zvažovanie;
čo slúžilo.

A tak ďalej. Aj v obchodných listoch je povolené používať skratky a skratky, ktoré sú všeobecne akceptované v odvetví, v ktorom je správa napísaná. Ak máte pochybnosti, či adresát konkrétnej skratke rozumie, je lepšie napísať frázu celú.

Pozdravujem. Nikdy nepoužívajte klišé „Dobrý deň“. Dalo by sa povedať, že je to zlá forma nielen pre obchodnú korešpondenciu, ale aj pre e-maily všeobecne. Optimálny pozdrav je „Dobrý deň, krstné meno/prostredné meno“. Mimochodom, príjemcu správy je dobré oslovovať menom nielen v pozdrave, ale aj ďalej v texte. Ak píšete osobe, ktorú osobne nepoznáte, musíte hneď na začiatku uviesť, odkiaľ máte adresu príjemcu.

Veľkosť písmen. Toto nie je fikcia a nie vaše osobné myšlienky „na túto tému“. Správa by mala byť čo najkratšia, aby sa v nej preniesli všetky informácie. Optimálne je, ak sa text listu zmestí na jednu „obrazovku“. Čítanie dlhých listov je únavné a mnohým to vadí.

Odpovede na listy. Keď odpovedáte na prijatú správu, vždy kliknite na tlačidlo Odpovedať, nie na tlačidlo Napísať. Pri prvej možnosti bude do vašej odpovede automaticky zahrnutá celá história vašej korešpondencie. To je správne, pretože človek si nemusí okamžite spomenúť, kto ste a čo od neho chcete, ak nevidí príbeh v pozadí. Najmä ak od poslednej korešpondencie uplynulo viac ako päť dní. Počas odpovedania na jeho správu neváhajte citovať svojho partnera. To mu dá šancu zapamätať si, o čom ste sa predtým rozprávali.

Vždy poďakujte druhej osobe tam, kde je to vhodné. Môžete napríklad napísať „Vladimir, ďakujem za váš list“ alebo „Irina Alekseevna, ďakujem za takú rýchlu odpoveď.“ Takéto nuansy ukážu vašu úctu k partnerovi a zmiernia náladu elektronickej komunikácie.

Ak vám partner poslal správu, v ktorej vyjadril svoju nespokojnosť alebo bol k vám dokonca otvorene hrubý, snažte sa mu neodpovedať rovnako, bez ohľadu na to, ako veľmi by ste to chceli. Situácie sú rôzne, ale vždy reagujte zdvorilo a zdržanlivo.

Samozrejme, čím skôr zareagujete, tým lepšie. Je skvelé, ak môžete odpovedať do niekoľkých hodín. Toto obdobie je optimálne. Povedzme však, že odpoveď dostaneme v priebehu niekoľkých dní. Psychológovia tvrdia, že pohodlný čas, kedy človek čaká na odpoveď na email, je 48 hodín, teda dva dni. Ak musíte čakať dlhšie, môže to byť už vnímané ako neúcta alebo ignorácia. Ak si otázka položená v správe vyžaduje od vás viac času na odpoveď, potom nezabudnite napísať, že ste list dostali, prijali ste ho na posúdenie a odpoviete hneď, ako to bude možné. Takto sa odosielateľ aspoň nebude cítiť ignorovaný.

Záver listu. Nemali by ste písať frázy, ktoré by mohli byť vnímané ako pokus o manipuláciu: „Naozaj dúfam v ziskovú spoluprácu“, „Vopred ďakujem za odpoveď“ atď. Je lepšie sa rozlúčiť v e-mailovej korešpondencii s frázami „S úctou“, „Moje úprimné priania“ a podobne. Áno, takéto frázy sú klišé, ale dokonale sa hodia na obchodnú komunikáciu. Do podpisu napíšte svoje meno, priezvisko, funkciu a názov spoločnosti. Zanechajte aj kontaktné údaje, na ktorých vás možno kontaktovať, okrem e-mailu.

Čas odoslania. určite, e-maily neznamená, že by sa mali prečítať ihneď po prijatí. V etike obchodných e-mailov sa však považuje posielanie e-mailov cez víkendy za nevhodné. prázdniny, neskoro večer alebo v noci. Snažte sa dodržiavať štandardný pracovný čas.

A samozrejme pred kliknutím na tlačidlo „odoslať“ starostlivo skontrolujte pravopis mena a e-mailovej adresy príjemcu. Znovu si prečítajte celý text správy a skontrolujte, či neobsahuje preklepy alebo nesprávne frázy.

Neoddeliteľnou súčasťou práce mnohých organizácií je obchodná korešpondencia, ktorá má mnoho pravidiel a vlastností. Nielen sekretárky, ale aj ostatní zamestnanci by mali vedieť písať listy pre kontakt s partnermi a ostatnými zamestnancami.

Koncept obchodnej korešpondencie

Tento pojem sa vzťahuje na výmenu obchodných a obchodných informácií. Existuje určitá etiketa obchodnej korešpondencie, ktorá sa dokonca aj vyučuje špeciálne kurzy. List musí byť vypracovaný podľa pravidiel, pretože vytvorí a udrží povesť spoločnosti a tiež vytvorí seriózny postoj k organizácii. Obchodný list je z technického hľadiska nástrojom zameraným na zlepšenie komunikácie medzi rôznymi spoločnosťami alebo oddeleniami.

Druhy obchodnej korešpondencie

Existuje niekoľko typov dokumentov a každý z nich obsahuje vlastné pravidlá pre vyhotovenie a predloženie. Základy obchodnej korešpondencie sa využívajú aj pri komunikácii prostredníctvom elektronickej pošty. Odborníci rozlišujú tieto druhy obchodných listov: ďakovné listy, žiadosti, požiadavky, ospravedlnenia, vyvrátenia, gratulácie a sústrasť. Okrem toho existujú obchodné listy, ktoré zahŕňajú reklamácie, odmietnutia, upomienky, záruky atď.

Ako správne viesť obchodnú korešpondenciu?

Pri skladaní listu je dôležité venovať pozornosť všetkým detailom. Pri popise pravidiel obchodnej korešpondencie je potrebné venovať pozornosť nasledujúcim aspektom:

Ak píšete list, v ktorom potrebujete odpovedať na konkrétne otázky položené autorom, potom by bolo vhodné citovať každú z nich samostatne. Ak to chcete urobiť, použite číslovanie a rozdeľte text na odseky.
Pri písaní listu musíte stručne komentovať všetky dokumenty, ktoré prikladáte vy alebo váš partner. Je to dôležité, aby príjemca okamžite pochopil podstatu listu.
List musí byť podpísaný manažérom a opečiatkovaný.

Pravidlá vedenia obchodnej korešpondencie

Chyby pri písaní obchodných listov sú neprijateľné, preto je dôležité poznať základné pravidlá pre ich písanie:

Nepoužívajte slová, ktorých význam je neznámy, alebo si ich výklad overujte pomocou slovníka.
Vedenie obchodnej korešpondencie vylučuje použitie špecifickej terminológie, keďže niektoré slová môžu byť adresátovi neznáme. Ak sa používajú takéto výrazy, uveďte vysvetlenie.
Vyjadrite svoje myšlienky krátkymi vetami, aby sa nestratila hlavná myšlienka.
Ak dôkladne nepoznáte ruský jazyk, je lepšie najskôr zadať text v editore alebo do dokumentu v počítači, aby ste skontrolovali pravopis.
Obchodná korešpondencia neumožňuje použitie hovorené slová, literárne prejavy a pod. Pred odoslaním listu skontrolujte, či neobsahuje chyby a preklepy. Po chvíli je lepšie znova skontrolovať.

Začiatok listu v obchodnej korešpondencii

Po prvé, v štruktúre listu je „hlavička“, ktorá obsahuje pozíciu a celé meno adresáta. Medzi funkcie obchodnej korešpondencie patrí štandardná adresa „Vážený“, ktorá je vo väčšine prípadov napísaná v strede stránky. Ak je osoba neznáma, pred priezviskom sa napíše slovo „Pán“. Prvý odsek (preambula) obsahuje účel a dôvod listu. Po prečítaní by mal adresát porozumieť hlavnému významu správy.

Žiadosť v obchodnej korešpondencii

Jedným z populárnych typov obchodnej korešpondencie je žiadosť. Môže to byť taktná žiadosť alebo diplomatická požiadavka na aktuálnu otázku. Zručnosti obchodného písania sú dôležité pre písanie žiadostí, pretože by mali motivovať príjemcu, aby vykonal akciu, ktorú vyžaduje autor. Existujú určité pravidlá pre písanie listu:

Adresáta treba osloviť osobne, pričom treba dodržiavať základy obchodnej etikety.
Ak chcete príjemcovi vysvetliť dôvod žiadosti, môžete mu dať kompliment, vyzdvihnúť jeho obchodné alebo osobné vlastnosti a prednosti.
Žiadosť odôvodnite a zaujmite adresáta na jej splnení. Problém by mal byť opísaný čo najstručnejšie a najjasnejšie.
Po podaní žiadosti by sa mala upraviť a znova zopakovať, pričom treba zdôrazniť potenciálne výhody.

Ako sa pripomenúť v obchodnej korešpondencii?

Pripomienka sa používa, keď potrebujete pripomenúť splnenie prevzatých záväzkov, dodržiavanie zákona, priblíženie sa k dôležitej udalosti a pod. Vo väčšine prípadov sa pred ním používa slovná pripomienka. V dôsledku toho list slúži ako dôkaz o vykonanej akcii. Pripomenutie v obchodnej korešpondencii zahŕňa:

Informácie o odosielateľovi a príjemcovi. Potom je uvedený dôvod upomienky.
Uvádzajú sa odkazy na zákony a nariadenia súvisiace s odvolávanou otázkou.
Frázy obchodnej korešpondencie by mali byť jasné, ale nie výhražné. Nebolo by od veci pripomenúť, že problém možno vyriešiť pokojne.
List nemá žiadne štandardy, takže môže byť napísaný vo voľnej forme.

Ako sa správne ospravedlniť v obchodnej korešpondencii?

Jedným z najťažších listov na písanie je ospravedlňujúci list, ktorý vyžaduje, aby ste sa ospravedlnili a zároveň zachovali tvár spoločnosti. Okrem toho je zameraný na obnovu poškodených vzťahov. V obchodnej korešpondencii sa uvádzajú tieto znaky ospravedlnenia:

Štruktúra listu obsahuje označenie príjemcu, predmet správy a správu.
Nemusíte špecifikovať interpreta, pretože manažment všetko podpíše.
Frázy ospravedlnenia v obchodnej korešpondencii by nemali byť explicitné a predmet listu by mal byť neutrálny alebo by nemal vôbec chýbať.
Účinok, ktorý je potrebné dosiahnuť, je úprimné ospravedlnenie a informácia o tom, čo sa stalo, teda naznačenie dôvodu nepríjemnej situácie.

Pravidlá pre obchodnú korešpondenciu e-mailom

Všetky vyššie uvedené pravidlá sú relevantné aj pre elektronickú korešpondenciu, stále však existuje niekoľko funkcií:

Pracovný e-mail by sa mal používať výlučne na oficiálnu korešpondenciu, pretože všetky listy sú uložené na serveri a môže si ich prečítať iná osoba.
Firemná e-mailová korešpondencia vyžaduje použitie čitateľného písma a najlepšie je zvoliť Arial alebo Times New Roman. Veľkosť písmen by mala byť stredná. Text by nemal obsahovať Caps Lock, výkričníky ani špeciálne znaky. Je prijateľné zvýrazniť určité frázy kurzívou alebo tučným písmom, ale používajte to iba v nevyhnutných prípadoch.
Pre lepšiu čitateľnosť použite podnadpisy, ale myslite na to, že ich počet by nemal byť veľký, takže maximum sú 3-4 kusy. Jeden odsek by nemal byť dlhší ako štyri riadky.
Etika obchodného e-mailu neumožňuje ponechať pole predmetu prázdne. Napíšte sem podstatu listu, ktorý by mal byť konkrétny, informatívny a výstižný.
Na konci musíte uviesť svoj podpis a kontaktné údaje a nemalo by to trvať viac ako šesť riadkov. Použite nasledujúcu štruktúru: „S úctou“, meno a priezvisko, názov spoločnosti, telefónne číslo, e-mail a adresa webovej stránky.
V obchodnej korešpondencii je vhodné použiť firemnú šablónu vo vašom firemnom štýle. Vďaka tomu bude možné odlíšiť sa od ostatných a zároveň dodržiavať pravidlá obchodnej korešpondencie. Je dôležité nezabudnúť, že list sa dá prečítať nielen na obrazovke počítača, ale aj na telefóne, takže šablóna musí byť optimalizovaná pre rozlíšenie rôznych obrazoviek.

Knihy o obchodnej korešpondencii

Ak chcete lepšie pochopiť všetky zložitosti písania obchodného listu, môžete si prečítať užitočná literatúra. Nasledujúce práce sa považujú za dobré:

« Umenie obchodného písania. Zákony, triky, nástroje» S. Karepina. Autor vysvetľuje, aký je obchodný štýl korešpondencie a ako správne odísť odlišné typy listy a správy.
« Obchodná e-mailová korešpondencia. Päť pravidiel úspechu" Autor popisuje formy obchodnej korešpondencie a ponúka nástroje na zefektívnenie komunikácie. Tu nájdete užitočné tipy a triky.

čo je e-mail? V modernom svete podnikania je to:

Tvoja tvár. Práve pomocou emailu dokážete v očiach protistrany vytvoriť pozitívny obraz alebo pokaziť prvý dojem.
Váš pracovný nástroj. Veľa komunikácie s vonkajším svetom prebieha cez e-mail. Preto, ak ovládate tento nástroj, môžete si výrazne uľahčiť život.
Silné rozptýlenie. Vonkajší svet sa k vám snaží dostať, rozptýliť vás a zviesť vás prostredníctvom e-mailu.

Z tohto pohľadu sa pozrime na prácu s e-mailom. Začnime niečím jednoduchým.

Formátovanie listu

Používam e-mailového klienta Mozilla Thunderbird, takže ho použijem ako príklad. Vytvorme nové písmeno a prechádzame zhora nadol cez zoznam polí.

Komu. Kopírovať. Skrytá kópia

Niektorí možno nevedia, ale „Komu“ v Mozille možno zmeniť na „Kópia“ alebo „Skrytá kópia“.

Komu: píšeme hlavného príjemcu alebo viacerých príjemcov oddelených bodkočiarkou.
Kopírovať: píšeme niekomu, kto by si mal list prečítať, ale od koho neočakávame reakciu.
Skrytá kópia: píšeme niekomu, kto by si mal list prečítať, ale ostatným príjemcom listu by mal zostať neznámy. Je vhodné ho použiť najmä na hromadné zasielanie obchodných listov, ako sú oznámenia.

Nesprávne v hromadných zásielkach označte príjemcov pomocou polí „Kopírovať“ alebo „Komu“. Niekoľkokrát do roka dostávam listy, ktoré uvádzajú 50 – 90 príjemcov v poli „Kópia“. Dochádza k porušovaniu súkromia. Nie všetci vaši príjemcovia musia vedieť, s kým ešte pracujete. podobná téma. Je dobré, ak sú to ľudia, ktorí sa navzájom poznajú. Čo ak sú na zozname konkurenčné spoločnosti, ktoré o sebe navzájom nevedia? Minimálne sa treba pripraviť na zbytočné vysvetľovanie a maximálne s jedným z nich ukončiť spoluprácu. Nerobte to týmto spôsobom.

Predmet listu

Profesionálne poštové služby často píšu (niekedy rozumne) o dôležitosti predmetu e-mailu na svojich firemných blogoch. Najčastejšie však hovoríme o obchodných listoch, kde predmet listu rieši problém „e-mail by sa mal otvoriť“.

Diskutujeme o každodennej obchodnej korešpondencii. Tu téma rieši problém „list a jeho autora je potrebné ľahko identifikovať a potom nájsť“. Navyše, vaša usilovnosť sa vám vráti vo forme karmy mnohých odpovedí, iba s predponami Re: alebo Fwd, medzi ktorými budete musieť hľadať požadované písmeno k téme.

Dvadsať listov je objem jednodňovej korešpondencie pre stredného manažéra. Vôbec nehovorím o podnikateľoch a majiteľoch firiem; ich počet listov niekedy klesá na 200 alebo viac za deň. Preto ešte raz: neposielajte e-maily s prázdnym predmetom.

Ako teda správne formulovať predmet e-mailu?

Chyba #1 : V predmete iba názov spoločnosti. Napríklad „Sky“ a to je všetko. Po prvé, pravdepodobne nie ste jediný z vašej spoločnosti, ktorý s touto protistranou komunikuje. Po druhé, takáto téma neprináša žiadny význam, pretože názov vašej spoločnosti je viditeľný už z adresy. Po tretie, hádajte, ako bude vaša poštová schránka vyzerať s týmto prístupom ku korešpondencii? Niečo také.

Je vhodné hľadať v takýchto témach?

Chyba #2 : honosný, predajný titulok. Je skvelé, ak viete písať takéto nadpisy. Je však vhodné využívať tieto zručnosti v obchodnej korešpondencii? Pamätajte na účel predmetu obchodného e-mailu: nie predávať, ale poskytovať identifikáciu a vyhľadávanie.

Text listu

Existuje mnoho návodov na písanie pre rôzne príležitosti. Napríklad Maxim Ilyakhov, Alexander Amzin a ďalší majstri slova majú veľa užitočných informácií. Odporúčam vám prečítať si ich články, aspoň pre zlepšenie všeobecnej gramotnosti a zlepšenie celkového štýlu písaného prejavu.

V procese písania listu musíme urobiť niekoľko rozhodnutí postupne.

Otázka slušnosti . V úvode listu sa môžete rozplývať v ústretovosti či dokonca nežnostiach v duchu „Môj milý Rodya, už sú to viac ako dva mesiace, čo som sa s tebou písomne rozprával, z čoho som sám trpel a dokonca som sa ani trochu nevyspal. noci, premýšľanie." Veľmi zdvorilé a veľmi nákladné, a to z hľadiska času na napísanie takéhoto úvodu, ako aj z hľadiska času, ktorý má partner na prečítanie. Korešpondencia je biznis, pamätáš? Nie je to esej v epištolárnom žánri pre súťaž alebo list Raskolnikovovej matke, ale obchodná korešpondencia.

Rešpektujeme svoj čas a čas príjemcu!

Predstaviť sa a pripomenúť okolnosti vášho zoznámenia má zmysel len v prvom liste odoslanom po letmom stretnutí na výstave. Ak ide o pokračovanie spolupráce alebo prebiehajúcej korešpondencie, v prvom liste dňa napíšeme: „Dobrý deň, Ivan“, v druhom a ďalších: „Ivan, ...“.

Príťažlivosť . Vždy ma znepokojovala otázka, na koho sa obrátiť v liste, ak je adresátov viacero. Nedávno som napísal list adresovaný trom dievčatám menom Anna. Bez akýchkoľvek pochybností som napísal „Ahoj, Anna“ a netrápil som sa. Takéto šťastie však nie je vždy tak.

Čo ak sú príjemcovia traja alebo dokonca siedmi a nemajú rovnaké meno? Môžete ich uviesť podľa mena: "Dobré popoludnie, Rodion, Pulcheria, Avdotya a Pyotr Petrovich." Ale je to dlhé a chce to čas. Môžete napísať: "Dobrý deň, kolegovia!"

Pre seba používam pravidlo oslovovania menom osoby v poli „Komu“. A tých v kópii vôbec nekontaktujte. Toto pravidlo tiež umožňuje presnejšie určiť (jedného!) adresáta listu a účel tohto listu.

Citácia . Korešpondencia je často reťazec listov s otázkami a odpoveďami - jedným slovom dialóg. Považuje sa za osvedčený postup nevymazávať históriu korešpondencie a napísať svoju odpoveď na začiatok citovaného textu, aby ste si po týždni, keď sa k tejto korešpondencii vrátite, mohli ľahko prečítať dialóg zhora nadol, zostupne podľa dátumu.

Z nejakého dôvodu je predvolené nastavenie v Mozille „Umiestniť kurzor za citovaný text“. Odporúčam to zmeniť v menu „Nástroje“ → „Možnosti“. účtu» → „Návrh a adresovanie“. Musí to tak byť.

Účel listu . Existujú dva typy obchodných listov:

keď jednoducho informujeme partnera (napríklad správu o vykonanej práci za mesiac);
a keď niečo chceme od spolubesedníka. Napríklad tak, že priloženú faktúru odsúhlasí na úhradu.

Povzbudzujúcich listov je spravidla mnohonásobne viac ako oznamovacích listov. Ak chceme od partnera niečo dosiahnuť, je veľmi dôležité povedať to listom v obyčajnom texte. Výzva na akciu by mala byť doplnená názvom a mala by byť poslednou vetou v liste.

Nesprávne : "Porfiry Petrovič, viem, kto rozsekal starú ženu na smrť."

Správny : "Porfiry Petrovič, bol som to ja, kto rozsekal starú ženu na smrť, urobte opatrenia, aby ste ma zatkli, som unavený z utrpenia!"

Prečo by mal korešpondent premýšľať za vás, čo robiť s týmto listom? Koniec koncov, môže urobiť nesprávne rozhodnutie.

Podpis v texte . Musí byť. Okrem toho vám všetci e-mailoví klienti umožňujú nakonfigurovať automatickú náhradu podpisov, napríklad klasické „S pozdravom…“. V Mozille sa to robí v ponuke „Nástroje“ → „Možnosti účtu“.

Či do podpisu písať kontakty alebo nie je osobná vec každého. Ak ste ale nejakým spôsobom spojený s predajom, určite napíšte. Aj keď sa obchod neuskutoční v dôsledku komunikácie, v budúcnosti vás možno ľahko nájsť pomocou kontaktov z podpisu.

Nakoniec ešte jedna funkcia tela listu pre tých účastníkov rozhovoru, ktorí neradi (nemôžu, nechcú, nemajú čas) odpovedať na vaše listy. V tele listu uveďte predvolenú hodnotu. Napríklad: "Porfiry Petrovič, ak ma neprídeš zatknúť do piatku o 12:00, potom sa považujem za amnestovaného." Termín samozrejme musí byť skutočný (text z príkladu by ste nemali posielať v piatok o 11:50). Príjemca musí byť fyzicky schopný prečítať váš list a konať podľa neho. Takéto „ticho“ vás zbavuje zodpovednosti za nereagovanie partnera. Ako vždy, musíte k používaniu tejto funkcie pristupovať s rozumom. Ak človek odpovedá na vaše listy včas a pravidelne, takéto ultimátum ho môže, ak nie uraziť, tak trochu vystresovať alebo viesť k rozhodnutiu neodpovedať na list hneď, ale prinútiť vás počkať do piatku.

Prílohy

Listy často prichádzajú s prílohami: životopisy, obchodné návrhy, odhady, plány, skeny dokumentov - veľmi pohodlný nástroj a zároveň zdroj populárnych chýb.

Chyba : obrovská investícia. Často dostávam e-maily s prílohami do veľkosti 20 MB. Spravidla ide o skeny niektorých dokumentov vo formáte TIFF, s rozlíšením 600dpi. E-mailový program korešpondenta takmer určite na niekoľko minút zamrzne v márnom pokuse o načítanie ukážky prílohy. A nedajbože, aby sa príjemca pokúsil prečítať tento list na smartfóne...

Osobne takéto písmená okamžite mažem. Nechcete, aby váš e-mail skončil v koši skôr, ako si ho prečítate? Skontrolujte si výšku investície. Odporúča sa, aby to nebolo viac ako 3 MB.

Čo robiť, ak prekročí?

Skúste prekonfigurovať skener na iný formát a rozlíšenie. Napríklad PDF a 300 dpi vytvárajú celkom čitateľné skeny.
Zamyslite sa nad programami ako WinRar alebo archivátor 7zip. Niektoré súbory sa dokonale komprimujú.
Čo robiť, ak je príloha obrovská a nemôžete ju stlačiť? Napríklad takmer prázdna účtovná databáza váži 900 MB. Na pomoc príde cloudové úložisko informácií: Dropbox, Disk Google a podobne. Niektoré služby, ako napríklad Mail.ru, automaticky konvertujú veľké prílohy na odkazy na cloudové úložisko. Svoje informácie uložené v cloude však radšej spravujem sám, takže automatizáciu od Mail.ru nevítam.

A ešte jedno nie úplne samozrejmé odporúčanie o investíciách – ich názov . Musí byť zrozumiteľné a prijateľné pre príjemcu. Kedysi sme varili v spoločnosti Komerčná ponuka v názve... nech je to Fjodor Michajlovič Dostojevskij. Od manažéra som dostal list s návrhom CP na schválenie a príloha obsahovala súbor s názvom „ForFedi.docx“. Manažér, ktorý mi to poslal, mal dialóg, ktorý vyzeral asi takto:

Vážený manažér, ste osobne pripravený osloviť tohto váženého muža a nazvať ho Fedya?

Nejako nie, je to rešpektovaný muž, každý ho volá krstným menom a priezviskom.

Prečo ste prílohu nazvali „Pre Fediho“? Ak mu to hneď pošlem, myslíte, že si u nás kúpi sekery pomocou tohto CP?

Neskôr som to chcel premenovať...

Prečo pripravovať časovanú bombu – odmietnutie potenciálneho klienta – alebo si vytvárať prácu navyše premenovaním súboru? Prečo hneď nepomenovať prílohu správne: „Pre Fjodora Michajloviča.docx“ alebo ešte lepšie – „KP_Sky_Axes.docx“.

Takže máme viac-menej vytriedené e-maily ako „tvár“. Prejdime k pohľadu na email ako nástroj efektívnej práce a povedzme si o jeho rozptyľovacej zložke.

Práca s písmenami

E-mail je silné rozptýlenie. Ako každé rozptýlenie, aj e-mail je potrebné riešiť sprísnením pravidiel a zavedením pracovných harmonogramov.

Minimálne musíte vypnúť VŠETKY upozornenia na doručenie pošty. Ak je e-mailový klient predvolene nakonfigurovaný, budete upozornení zvukovým signálom, ikona vedľa hodín bude blikať a zobrazí sa náhľad písmena. Jedným slovom urobia všetko preto, aby vás najskôr odtrhli od namáhavej práce a potom vás ponorili do priepasti neprečítaných listov a neprezretých korešpondencií – mínus hodina alebo dve z vášho života.

Niektorí ľudia majú silnú vôľu, ktorá im umožňuje nenechať sa rozptyľovať upozorneniami, ale Obyčajní ľudia Je lepšie nepokúšať osud a vypnúť ich. V Mozilla Thunderbird sa to robí cez ponuku „Nástroje“ → „Nastavenia“ → „Všeobecné“ → „Keď sa objavia nové správy“.

Ak neexistujú žiadne upozornenia, ako môžete pochopiť, že prišiel list?

Veľmi jednoduché. Vy sami si vedome vyhraďte čas na triedenie pošty, otvorenie e-mailového klienta a zobrazenie všetkých neprečítaných správ. Dá sa to robiť dvakrát denne, napríklad na obed a večer, alebo počas nútených odstávok, napríklad v dopravných zápchach.

Ľudia sa často pýtajú, ako je to s dobou odozvy a urgentnými listami? Odpovedám: nemáte v pošte súrne listy. Pokiaľ nepracujete na oddelení zákazníckej podpory (toto oddelenie má svoje pravidlá pre prácu s poštou).

Ak existujú naliehavé listy, odosielateľ vás o tom informuje prostredníctvom iných kanálov - telefón, SMS, Skype. Potom vedome prejdete do svojho e-mailového klienta a spracujete urgentnú poštu. Všetci guru time managementu (napríklad Gleb Arkhangelsky s jeho „Time Drive“) deklarujú štandardnú odpoveď na e-mail do 24 hodín. Toto je normálne pravidlo slušné správanie- neočakávajte od svojho partnera okamžité odpovede prostredníctvom e-mailu. Ak existuje naliehavý list, upozornite na to prostredníctvom rýchlejších komunikačných kanálov.

Takže sme vypli upozornenia a teraz zapíname e-mailového klienta podľa nášho plánu.

Čo robiť, keď ideme na poštu a zapojíme sa do činnosti nazývanej „triedenie e-mailov“? Kde je začiatok a koniec tejto práce?

O systéme nulovej schránky som už veľa počul, ale, žiaľ, nestretol som sa s jediným človekom, ktorý by ho používal. Musel som znovu vynájsť svoje koleso. Na Lifehackeri sú na túto tému články. Napríklad, " ". Nižšie vo svojom výklade budem hovoriť o systéme nulovej schránky. Bol by som vďačný, keby sa GTD guru vyjadrili a pridali alebo vylepšili popísaný systém.

Je dôležité pochopiť a akceptovať, že e-mail nie je plánovač úloh ani archív pre vaše aktivity. Preto by mal byť priečinok Doručená pošta vždy prázdny. Keď začnete triediť doručenú poštu, nezastavujte sa a nenechajte sa ničím rozptyľovať, kým tento priečinok nevyprázdnite.

Čo robiť s e-mailami v doručenej pošte? Musíte postupne prejsť každé písmeno a odstrániť ho. Áno, stačí zvýrazniť a stlačiť kláves Delete na klávesnici. Ak sa nemôžete prinútiť vymazať list, budete sa musieť rozhodnúť, čo s ním urobíte.

Dokážete odpovedať za tri minúty? Musím na to odpovedať? Áno, je to potrebné a odpoveď nezaberie viac ako tri minúty, potom odpovedzte okamžite.
Musíte odpovedať, ale príprava odpovede zaberie viac ako tri minúty. Ak používate plánovač úloh, ktorý vám umožňuje previesť e-mail na úlohu, premeňte e-mail na úlohu a na chvíľu naň zabudnite. Ja napríklad využívam úplne úžasnú službu Doit.im. Umožňuje vám vygenerovať si osobnú e-mailovú adresu: list na ňu prepošlete a zmení sa na úlohu. Ak však nemáte plánovač úloh, presuňte písmeno do podpriečinku „0_Run“.
Po rýchlej odpovedi na list, jeho premene na úlohu alebo jednoduchom prečítaní sa musíte rozhodnúť, čo s touto správou ďalej robiť: vymazať ju alebo poslať do jedného z priečinkov na dlhodobé uloženie.

Tu sú priečinky na dlhodobé ukladanie, ktoré mám.

0_Execute. Nemám taký priečinok, ale ak nemáte plánovač, opakujem, môžete sem umiestniť listy, ktoré vyžadujú podrobnú prácu. Tento priečinok je tiež potrebné pravidelne čistiť, ale s premysleným prístupom v čase, ktorý je na to špeciálne určený.
1_Ref. Odtiaľ dávam listy informácie o pozadí: uvítacie listy s prihlasovacími údajmi z rôznych webových služieb, lístky na nadchádzajúce lety atď.
2_Projekty. Je tu uložený archív korešpondencie o partneroch a projektoch, s ktorými existujú aktuálne vzťahy. Pre každý projekt alebo partnera bol samozrejme vytvorený samostatný priečinok. Do priečinka partnera vkladám listy nielen od jeho zamestnancov, ale aj listy zamestnancov Neb týkajúce sa tohto partnera. Veľmi pohodlné: v prípade potreby je všetka korešpondencia o projekte po ruke niekoľkými kliknutiami.
3_Múzeum. Sem som dal tie písmená, ktoré by bolo škoda vymazať a ich prínos nie je zrejmý. Sem migrujú aj priečinky s uzavretými projektmi z „2_Projects“. Stručne povedané, „múzeum“ ukladá prvých kandidátov na odstránenie.
4_Dokumenty. Tu sú listy s elektronickými vzormi dokumentov, ktoré môžu byť v budúcnosti užitočné na účtovanie, napríklad správy o odsúhlasení od klientov, vstupenky na uskutočnené výlety. Priečinok má veľa podobností s priečinkami „2_Projects“ a „1_Reference“, ukladá len účtovné informácie a v priečinku „2_Projects“ - správa. V „4_Documents“ sú mŕtve informácie a v „2_Projects“ sú živé informácie.
5_Znalosti. Sem dávam len naozaj užitočné newslettery, ku ktorým sa chcem po čase vrátiť pre inšpiráciu alebo hľadanie riešení.

Existujú ďalšie nastavenia e-mailového klienta, ktoré sú dôležité pre fungovanie tohto systému. Po prvé, v predvolenom nastavení je v Thunderbirde začiarkavacie políčko „Označiť správy ako prečítané“. Radšej to robím vedome, takže dole s vlajkou! Ak to chcete urobiť, prejdite do ponuky „Nástroje“ → „Nastavenia“ → „Rozšírené“ → „Čítanie a zobrazenie“.

Po druhé, používame filtre . Predtým som aktívne používal filtre, ktoré automaticky preposielali listy do príslušných priečinkov na základe adresy odosielateľa. Napríklad listy od právnika boli presunuté do priečinka „Právnik“. Tento prístup som opustil z niekoľkých dôvodov. Po prvé: listy od právnika sa v 99% prípadov týkajú nejakého projektu alebo partnera, čo znamená, že musia byť presunuté do priečinka tohto partnera alebo projektu. Po druhé: Rozhodol som sa pridať povedomie. Sami sa musíte rozhodnúť, kde sa má konkrétny list uložiť, a je pohodlnejšie hľadať nespracované správy iba na jednom mieste - v doručenej pošte. Teraz používam filtre iba na distribúciu automatických bežných písmen z rôzne systémy, teda listy, ktoré si odo mňa nevyžadujú rozhodovanie. Filtre v Mozilla Thunderbird sa konfigurujú v ponuke „Nástroje“ → „Filtre správ“.

Takže pri správnom prístupe by e-mail mal trvať 10 až 60 minút denne, v závislosti od objemu korešpondencie.

Áno a ešte jedna vec. Máte už vypnuté upozornenia na príchod nových listov? ;)