Ako správne písať listy v organizácii. Registrácia údajov „Adresát“

Pravidlá písania listov zostali neotrasiteľné, napriek tomu, že život sa zmenil. Nikto už nepíše listy na papier rukou. Nahradili ich SMS, email a instant messenger. Preto sa listy stali kratšími a výstižnejšími. Zároveň sa epištolárny žáner nikde nevytratil. Každý z nás si musí pamätať a dodržiavať etické normy, aby sa pocity dostali k príjemcovi.

Úloha je o to komplikovanejšia, že v texte musíte vedieť sprostredkovať podstatu vašej požiadavky pri interakcii s obchodným partnerom, pri uchádzaní sa o prácu, pri snahe presvedčiť klienta, aby si kúpil drahý produkt – v slovo v podnikateľskom prostredí.

Uložte si tento článok do záložiek a použite ho ako cheat pred napísaním každého písmena - nebudete to ľutovať!

A teraz po poriadku.

Pravidlá písania listov:

Musíte odpovedať na všetky prijaté e-maily.
Na list by ste nemali hneď písať odpoveď: musíte si to dôkladne premyslieť, ale list by ste nemali príliš odkladať: riskujete zničenie vášho vzťahu s adresátom.
Ak odpoviete príjemcovi, mali by ste mu poslať pohľadnicu, aby vedel, že jeho list bol úspešne doručený.
Osobná korešpondencia musí byť uložená na mieste neprístupnom pre ostatných.
Aj osobný list musí byť kompozične štruktúrovaný.
Pred zabalením listu do obálky ho treba dôkladne skontrolovať.
List musíte napísať, keď máte dobrú náladu. Je neprijateľné posielať listy obsahujúce nahnevané vyhlásenia alebo ironické narážky.
Písanie anonymných listov je neslušné.
Ak potrebujete k listu urobiť nejakú abstraktnú poznámku alebo doplnenie, uveďte pred ňu označenie PS (post skriptum). Na konci tohto dodatku musíte uviesť svoje iniciály.
Ručne písaný list by mal byť napísaný čitateľným rukopisom, aby adresáta nerozrušil a nenahneval.
Osobné listy by ste mali písať, keď ste sami.
Čítanie listov iných ľudí bez povolenia je neprijateľné.
Je neprijateľné otvárať obálku s listom, ktorý nie je adresovaný vám.

Druhy písmen

I. Pohľadnica

Ak chcete niečo napísať, mali by ste to zabaliť do obálky. Keď posielate pohľadnice na viacero adries naraz, musíte sa uistiť, že text je pre každého iný.

II. Ďakovný list

Existuje ďakovný list, aby ste mohli... písanie poďakovať človeku za poskytnutú pomoc, vyjadriť svoju vďaku. Dĺžka ďakovného listu je dosť malá.

III. Pripomienkový list

Upomienka slúži na pripomenutie si nesplneného záväzku, zabudnutého dlhu a pod. Je napísaná čo najslušnejším spôsobom. Upomienkový list musí byť zapečatený, aby sa adresát neúmyselne nedostal do nepríjemnej pozície pred ostatnými ľuďmi.

IV. Ospravedlňujúci list

Píšu, ak si skutočne uvedomujú svoju vinu a činia pokánie z toho, čo urobili. Treba to písať od srdca, slušne a taktne.

V. Sústrastný list.

Ihneď po prijatí smutnej správy je napísaný kondolenčný list. Ak ste ho nestihli poslať včas, neposielajte ho vôbec: už by ste nemali ľuďom pripomínať ich smútok. Sústrastný list by mal mať malú dĺžku. Mal by byť napísaný od srdca, bez použitia krásnych citátov, bez všemožnej domýšľavosti. Sústrastný list je napísaný rukou na obyčajný papier. K tomuto typu listu by ste nemali pridávať pohľadnicu.

Existujú rôzne žánre: životopis, sťažnosť, list so žiadosťou o informácie atď.

Schéma na napísanie listu žiadosti o zamestnanie:

Oficiálne odvolanie.
Vysvetlenie dôvodu, prečo píšete list.
Uvedenie zdroja informácií o voľnom pracovnom mieste.
Môžete vysvetliť, prečo máte záujem o navrhovanú prácu?
Potom musíte dať Stručný opis vaše doterajšie vzdelanie a pracovné skúsenosti.
Môžete opísať svoje individuálne vlastnosti, ktoré najlepšie zodpovedajú požiadavkám na uchádzača o navrhovanú pozíciu.
Ďalej by ste mali uviesť, že pripájate svoj životopis a vyjadriť svoju pripravenosť poskytnúť v prípade potreby ďalšie informácie.
Na konci musíte uviesť celé meno a dátum napísania úradného listu. Použite svoj osobný podpis.

Valentína
Reprodukcia materiálov článku bez odkazu na stránku je zakázaná!

vráť sa

Bez ohľadu na účel obchodných listov sú písané na dosiahnutie požadovaného cieľa v podnikaní. Nie každý zamestnanec organizácie má potrebné kompetencie v oblasti obchodnej korešpondencie, pri nešikovnom prístupe hrozí úplné zničenie dobrého mena spoločnosti jedným listom. Ak ale využívate službu písania listov od našej agentúry, adresát bude mať určite záujem s vami spolupracovať.

Účel obchodných listov

Obchodné listy nestrácajú na aktuálnosti pri riešení pracovných problémov a marketingových úloh. Informácie poskytnuté v písomnej forme sú pohodlné, pretože sa k nim môžete kedykoľvek vrátiť alebo sa odvolať pri riešení kontroverzných problémov. Písaný text vám umožňuje formulovať myšlienky stručnejšie a jasnejšie ako ústna komunikácia. Navyše, niektorých adresátov je možné kontaktovať len zaslaním obchodného listu. A čím vyššie postavenie má tento adresát, tým odbornejšie by mal byť text zostavený. Druhy obchodné listy tak rôznorodá ako oblasť obchodných vzťahov. Obchodná korešpondencia môže byť komerčná (túžba uzavrieť obchod, nárok voči strane transakcie) a nekomerčná (ďakovný list, informácie, záručný list, žiadosti, pozvánky, upomienky atď.) Na základe svojej funkčnosti rozlišujú medzi iniciatívnymi listami a odpoveďovými listami, ako aj správami, ktoré nevyžadujú odpoveď.

Ako správne písať obchodné listy.

Vlastnosti štruktúry a textu obchodného listu

Obchodné listy majú jasné zloženie:

Úvod uvádza účel a dôvod listu a poskytuje prepojenie na dokument, ktorý slúžil ako východiskový bod pre túto správu;

Hlavná časť popisuje stav veci, poskytuje analýzu situácie a argumentáciu.

Povaha dôkazov závisí od smerovania listu: napríklad presvedčiť, aby prišiel na konferenciu, investoval do projektu, kúpil produkt;

Na záver sa na základe vyššie uvedeného vyvodzuje záver: ponuka, žiadosť, odmietnutie, želanie atď.

Pred textom listu je vždy umiestnená zdvorilá adresa adresátovi (napríklad „Drahý Sergej Michajlovič!“) A tiež na začiatku alebo na konci textu je vzorec zdvorilosti zostavený podľa kánonov. obchodnej korešpondencie. Formulky zdvorilosti zvyčajne začínajú takto: „Vyjadrujem svoju vďačnosť za poskytnutú pomoc... / vďačnosť za pozvanie... / dúfam v plodnú spoluprácu...“. Pri písaní tohto typu listu sa dodržiava obchodný štýl. Jeho vlastnosti: stručnosť, jasnosť, jednoznačnosť, používanie pojmov, neutrálny tón, štandardizácia.

Ťažkosti s písaním obchodných listov

Buďte si dobre vedomí adresáta a informácií, ktoré už o vašej otázke má;

Znalosť pravidiel ruského jazyka a čŕt obchodného štýlu: jazykové vzorce, pravidlá skladania viet atď.;

správne a vhodné používanie terminológie;

Korektnosť pri oslovovaní adresáta.

Ako správne písať obchodné listy.

Slovníky a ukážky písania obchodných listov vám môžu pomôcť zvládnuť túto úlohu sami. Ak však nie je dostatok kompetentného zamestnanca alebo času na prípravu na písanie obchodných listov, môže túto službu poskytnúť profesionálna agentúra. Špecialisti komunikačnej agentúry Comagency vám pomôžu vytvoriť hlavičkový papier spoločnosti, zhromaždiť potrebné dokumenty na presvedčivú argumentáciu, napísať kompetentný a prezentovateľný obchodný list, čím zlepšia imidž vašej organizácie.

Ako sa naučiť písať obchodné listy

Pozrite si nižšie uvedené video, ktoré ľahko a jednoducho vysvetľuje, ako sa naučiť písať obchodné listy, a poskytuje jasné a zrozumiteľné odporúčania a postupy pre školenia:

Čo plánujete outsourcovať v roku 2017?

Služobný list je zovšeobecnený názov pre dokumenty rôzneho obsahu, ktoré slúžia ako prostriedok komunikácie s inštitúciami a jednotlivcami, o niečom informujú, o niečom informujú.

Obchodné listy sa vypisujú s cieľom informovať korešpondenta, oznámiť mu informácie, ktoré môžu byť pre neho mimoriadne dôležité, listy sa píšu s cieľom získať potrebné informácie, nadviazať kontakt, nadviazať obchodné kontakty, aby sa v budúcnosti byť možné vykonávať spoločné aktivity, transakcie a pod. Obchodný list je prostriedkom rýchlej výmeny informácií pri realizácii spoločných aktivít. List môže slúžiť ako potvrdenie ústnych dohôd, ako záruka prevzatých záväzkov, ako požiadavka na splnenie predpokladaných podmienok, ako upomienka. Navyše, v každom z týchto prípadov je obchodný list vždy spôsobom prezentácie spoločnosti. Tak ako prvý dojem človeka na dlhú dobu určuje postoj k nemu, aj forma listu, obálka, dizajn listu a napokon aj text môžu na adresáta priaznivo alebo nepriaznivo pôsobiť. list. Ak teda chcete, aby bol tento vplyv priaznivý, obchodný list musí byť vo všetkých ohľadoch bezchybný.

Obchodný list by nemal byť dlhý. V obchodných vzťahoch je každá minúta vzácna, preto musíte svoje myšlienky vyjadrovať stručne, jednoducho a jasne. List by mal obsahovať iba informácie, ktoré sa priamo týkajú prípadu. List musí byť napísaný logicky, jasne a zrozumiteľne. V obchodnom liste by ste mali používať zložitý jazyk, zložité pojmy a obchodný list by nemal byť suchý, mal by zaujať adresáta. Zároveň to neznamená, že list má byť emotívny, tým menej výrazný. Aj keď je samotná situácia dosť napätá a spôsobuje vážne obavy alebo obavy, emócie by mali byť v liste zdržanlivé, tón listu by mal byť navonok pokojný a neutrálny. Okrem toho nie je v liste povolená známosť. Konverzačný spôsob komunikácie, neformálny štýl - nie na obchodné písanie.

Na obchodné listy sa vzťahujú tieto požiadavky:

− obchodný list sa vyhotovuje na osobitnom formulári - listový formulár (pre iné druhy korešpondencie možno použiť aj špeciálne formuláre: telegramové formuláre, formuláre faxových správ, formuláre telefonických správ);

− formátovanie obchodného listu musí byť v súlade s GOST R 6.30-2003;"

− obchodný list podpisuje vedúci organizácie, prípadne jeho zástupca, prípadne iný funkcionár v súlade s rozdelením zodpovedností medzi vedenie prijaté v organizácii;

− list musí byť venovaný jednej problematike, viacero otázok sa môže v liste zaoberať len vtedy, ak tieto otázky spolu súvisia a bude o nich prijaté jedno rozhodnutie;

− list by nemal mať veľký objem (väčšina listov - do jednej strany textu a len vo výnimočných prípadoch vyžadujúcich podrobný popis a analýzu môže list obsahovať viac ako jednu stranu textu);

− musí byť daná odpoveď na iniciatívny list (žiadosť, dopyt, dopyt atď.);

− obchodný list musí byť napísaný správne, presne, bez opráv;

− obchodný list musí obsahovať objektívne informácie o prezentovaných udalostiach a skutočnostiach a v prípade potreby obsahovať vysvetľujúce a doplňujúce materiály.

Na prípravu a formátovanie obchodných listov sa používa výpočtová technika. Vyžaduje si to oficiálna povaha obchodnej korešpondencie a etika obchodnej komunikácie Vysoká kvalita pri výrobe dokumentov na tlačiarenských zariadeniach je potrebné dodržiavať nasledovné:

− jednotný štýl dizajnu dokumentu;

− stanovené veľkosti polí služieb;

− správne miesto adresáta, podpis, dátum, registračné číslo a ďalšie údaje;

− rovnaké odsadenie odsekov, ak odsek začína červenou čiarou;

− jasné, jasné odtlačky značiek;

− priamka čiar, písmen;

− rovnaké medzery medzi znakmi, písmenami a číslami.

Príprava dokumentov prenášaných prostredníctvom telekomunikačných kanálov má svoje vlastné charakteristiky a zahŕňa:

− prítomnosť hlavičiek služieb;

− obmedzenie hlasitosti správ;

− používanie zavedeného obmedzeného súboru skratiek;

− registrácia v súlade s pravidlami stanovenými komunikačnými orgánmi.

Zo všetkého, čo už bolo povedané, vyplýva, že skladanie textu a dizajn listu si vyžaduje kreatívny prístup. Každý špecialista musí byť nielen kompetentný vo svojej oblasti činnosti, ale musí byť aj gramotný, musí ovládať zručnosť formulovať myšlienky a formalizovať ich v rámci požiadaviek súčasných regulačných dokumentov. Teoretické princípy, bez ohľadu na to, ako úplne sú prezentované, vyžadujú na ich asimiláciu a praktickú aplikáciu ukázať modely, vzorky a príklady ich konkrétnej implementácie.

Korešpondenčné zručnosti sa spravidla rozvíjajú so skúsenosťami, takže pisateľ listov musí starostlivo preštudovať predchádzajúcu korešpondenciu organizácie, používať listy, ktoré predtým zostavili odborníci ako vzorky, študovať pravidlá korešpondencie, analyzovať vlastnosti skladania textov listov. o predmete organizácie s prihliadnutím na jej ciele, zámery, špecifiká činnosti. Dôležitú úlohu zohráva všeobecná kultúra človeka, jeho vedomosti, zručnosti a rozhľad, preto je veľmi dôležité neustále na sebe pracovať, zlepšovať všeobecnú kultúru vrátane kultúry obchodnej komunikácie a kultúry reči.

Príprava listu zahŕňa nasledujúce kroky:

Štúdium podstaty problému;

Zhromažďovanie potrebných informácií, a to aj z predchádzajúcej korešpondencie;

Príprava návrhu listu;

Schválenie projektu (ak je to potrebné);

Podpis konateľa.

Návrhy listov pripravujú exekútori v mene vedúceho podniku.

Obchodné listy sa vypisujú na hlavičkové papiere v súlade s GOST R 6.30-2003 spravidla s uhlovým umiestnením trvalých detailov („pečiatka“). Formuláre s pozdĺžnym usporiadaním trvalých detailov pre listy používajú menej často najmä úrady a vyššie organizácie. Používajú sa formáty A4 a A5. Formát A5 sa používa, ak list nepresahuje 7-8 riadkov.

Prvá strana listu je vytlačená na hlavičkovom papieri, zvyšok - na prázdnych listoch papiera A4.

List musí byť vyhotovený minimálne v dvoch kópiách.

Prvá kópia je vyhotovená na hlavičkovom papieri a odoslaná adresátovi, druhá (nazýva sa kópia) je vytlačená na čistý list papiera a uložená ako dôkaz vykonanej práce.

Pri príprave obchodných listov sa používajú tieto podrobnosti:

− štátny znak Ruskej federácie;

− štátny znak zakladajúceho subjektu Ruskej federácie;

− znak organizácie alebo ochranná známka (servisná známka);

− organizačný kód;

− hlavné štátne registračné číslo (OGRN) právnická osoba;

− identifikačné číslo daňovník / kód dôvodu registrácie (DIČ/KPP);

− kód formulára dokumentu;

− názov organizácie;

− referenčné informácie o organizácii;

− dátum dokumentu;

− evidenčné číslo dokumentu;

− adresát;

− rozlíšenie;

− názov textu;

− kontrolná značka;

− text dokumentu;

− označenie o prítomnosti aplikácie;

− podpis;

− schválenie vízového dokumentu;

− odtlačok pečate;

− poznámka o výkonnom umelcovi;

− poznámku o vyhotovení dokumentu a jeho odoslaní do spisu;

− poznámku o prijatí dokumentu organizáciou;

− identifikátor elektronická kópia dokument.

Uvedené podrobnosti možno rozdeliť do troch skupín:

− podrobnosti o formulári listu: Štátny znak Ruskej federácie; štátny znak zakladajúceho subjektu Ruskej federácie; znak organizácie alebo ochranná známka (servisná známka); organizačný kód; hlavné štátne registračné číslo (OGRN) právnickej osoby; identifikačné číslo daňovníka/kód dôvodu registrácie (DIČ/KPP); kód formulára dokumentu; názov spoločnosti; referenčné informácie o organizácii;

− údaje použité pri zostavovaní obchodného listu: odkaz na registračné číslo a dátum dokumentu; destinácia; názov textu; text; značka o prítomnosti aplikácie; podpis; schválenie vízového dokumentu; tuleň; značka o výkonnom umelcovi;

− podrobnosti používané pri práci s obchodnými listami a potrebné na organizáciu toku dokumentov, vybavovanie listov, systematizáciu listov a organizáciu ich ukladania: dátum dokumentu; registračné číslo dokumentu; rozhodnutie; názov textu; kontrolná značka; poznámku o vyhotovení listiny a jej odoslaní do spisu; poznámka o prijatí dokumentu organizáciou; ID elektronickej kópie dokumentu.

Text listu sa najčastejšie skladá z úvodnej časti a hlavnej časti. V úvodnej časti sú uvedené dôvody na vypracovanie listu spolu s odkazmi na fakty, dátumy a dokumenty. Hlavná časť listu uvádza jeho hlavný účel (ponuka, odmietnutie, žiadosť, záruka atď.).

Text listu sa píše v prvej osobe množného čísla: „žiadame..., posielame...“, alebo v tretej osobe jednotného čísla – „podnik uvažuje..., organizácia zvážila...“.

Ak je list napísaný na oficiálnom hlavičkovom papieri vedúceho organizácie, text sa spravidla píše v prvej osobe jednotného čísla: „Ponúkam..., žiadam...“.

Text listu môže začínať odvolaním.

Táto malá časť textu je mimoriadne dôležitá pre komunikačné účely. Správne zvolená správa nielenže priťahuje pozornosť adresáta, ale udáva aj správny tón korešpondencie a pomáha nadväzovať a udržiavať obchodné vzťahy. Dôležitosť apelu určuje autor listu, apel umožňuje zabezpečiť si poslucháča. Zvláštnu pozornosť si zasluhuje interpunkčné znamienko za adresou. Čiarka za adresou dáva listu neformálny charakter, zatiaľ čo výkričník zdôrazňuje význam a oficiálny charakter. Odvolanie je vytlačené na stred.

Milý Michail Petrovič!

Pani Petrová!

Vážený pán Smirnov!

Pán prezident!

Drahí kolegovia!

List sa zvyčajne skladá podľa nasledujúcej schémy: úvod, hlavná časť, záver.

„V súlade s nariadením vlády Ruskej federácie z 27. júna 2003 č. 620 „O schválení vzorových predpisov...“.

Hlavná časť obsahuje popis udalosti, súčasný stav, ich rozbor a poskytnuté dôkazy.

Záver listu predstavuje závery vo forme žiadostí, návrhov, stanovísk, odmietnutí, upomienok.

Listy by mali používať iba oficiálne akceptované skratky, označenia a výrazy. Názvy inštitúcií, organizácií a pozícií, tituly, merné jednotky, zemepisné názvy a ostatné musia presne zodpovedať oficiálnym názvom.

Záverečná časť textu môže končiť očakávaním splnenia požiadavky, ako aj zdvorilostnou formulkou:

List môže obsahovať len jednu záverečnú časť.

Poznámka o prítomnosti príloh sa vytlačí dva intervaly pod textom listu od ľavého okraja textového poľa, ak list obsahuje prílohu.

Podpis je oddelený od textu trojitým riadkovaním.

Schvaľovacie víza sa vydávajú na kópii listu, ktorý zostáva v evidencii. Víza sú umiestnené v spodnej časti listu.

Prípis exekútora je vytlačený na prednej alebo zadnej strane posledného listu listiny na ľavej strane listiny.

Dátum listu je dátumom jeho podpisu.

Listy podpisujú úradníci v súlade s rozdelením zodpovedností a pridelením ich práva podpisovať dokumenty v predpisoch o štrukturálnych jednotkách a popisoch práce.

Pred atribútom „podpis“ môže byť aj zdvorilostný vzorec, ktorý je vytlačený z odseku a oddelený od pozície čiarkou, napríklad:

Vzorec zdvorilosti môže vyzerať takto:

S úctou, …

Všetko najlepšie, …

S úprimnou vďakou,...

S pozdravom,…

Pečať osvedčuje pravosť podpisu úradníka na listinách osvedčujúcich práva osôb, zaznamenávajúcich skutočnosti súvisiace s finančnými, vecnými prostriedkami a pod. Pečaťou sa osvedčujú listy obsahujúce záväzky (záručné listy), potvrdzujúce skutočnosti, udalosti, finančné listy. obsahu.

Odtlačok pečate na dokumente môže obsahovať časť názvu pracovného miesta, ale nie podpis úradníka. Odtlačok nalepenej pečate musí byť jasne čitateľný.

Rozloženie obchodného listu je znázornené na obr. 7.

Ak text listu pozostáva z dvoch alebo viacerých odsekov, potom písmeno začína 5. znakom (od okraja). Text bez odsekov je možné vytlačiť priamo z ľavého okraja.

Text listu by mal obsahovať tri štrukturálne prvky: úvodnú časť s uvedením dôvodu napísania listu; dôkazná časť; záverečná časť, v ktorej je uvedená žiadosť, súhlas, odmietnutie atď.

Je možné aj opačné poradie štruktúrovania listu: posledná časť je uvedená pred dôkaznou časťou. Tento postup je typický pre listy z vyšších organizácií.

Príloha: na ... liste, v ... kópii.

Názov práce

hlavu (podpis) A O.

Názov práce

(podpis) I. O. Priezvisko

00.00.0000

Interpret (I.O. Priezvisko)

Telefón (000 00 00)

ID elektronickej kópie dokumentu

Obr.7. Rozloženie obchodného listu

Dátum publikácie: 19.10.2014; Prečítané: 6692 | Porušenie autorských práv stránky

Studopedia.org – Studopedia.Org – 2014 – 2018 (0,008 s)…

Plán písania

1. V prvej úvodnej fráze informujte o účele Vášho listu predstavujúceho Vašu firmu, produkt, služby.

Píšem Vám, aby som Vám predstavil našu spoločnosť.

Som veľmi rád, že vám môžem predstaviť našu spoločnosť.

S potešením Vám predstavujem našu spoločnosť.

Po našom telefonickom rozhovore vám veľmi rád napíšem viac o našej spoločnosti a jej produktoch.

Pokračovaním nášho telefonického rozhovoru som veľmi rád, že vám môžem povedať viac o našej spoločnosti a produktoch, ktoré vyrába.

S odvolaním sa na náš telefonický rozhovor z 19. mája týkajúci sa vzdelávacieho softvéru vás veľmi rád informujem.

Na základe nášho telefonického rozhovoru z 19. mája ohľadom tréningových programov Vás veľmi rád informujem.

Píšem vám v súvislosti s…

Píšem vám o...

S odvolaním sa na náš telefonický rozhovor dnes ráno vám píšem, aby som potvrdil...

Podľa nášho ranného telefonického rozhovoru vám píšem, aby som potvrdil...

Píšem vám ohľadom…

Píšem Vám ohľadom...

Možno si pamätáte, že sme sa stretli a vymenili si adresy na CeBIT’2004 v Hannoveri.

Možno si pamätáte, že sme sa stretli na CeBIT’2004 v Hannoveri a vymenili sme si adresy.

Sme spoločnosť, ktorá dováža nástroje pre priemyselný trh a trh pre domácich majstrov.

Naša spoločnosť dováža nástroje pre priemysel a trh pre domácich majstrov.

2. Uveďte hlavné výhody, inovácie, výhody navrhovaného produktu a služieb.

Toto je nové recenzované vydanie, ktoré obsahuje viac ako 20 nových obrázkov.

Toto je nové, prepracované vydanie, ktoré obsahuje viac ako 20 nových obrázkov.

3. Určite segment trhu, v ktorom navrhujete uviesť svoj produkt. Identifikujte potenciálnych zákazníkov.

Našimi zákazníkmi sú malí podnikatelia.

Naši spotrebitelia sú malí podnikatelia.

Pracujeme pre tínedžerov.

Pracujeme pre tínedžerov. Vyrábame produkty pre tínedžerov.

Predpokladáme, že naše produkty zaujmú mladé rodiny a ľudí s pomerne nízkym príjmom.

Veríme, že naše produkty zaujmú mladé rodiny a ľudí s pomerne nízkymi príjmami.

4. Urobte konkrétny návrh spolupráce: veľkoobchodný alebo maloobchodný predaj, licenčná zmluva, vytvorenie distribučnej siete a pod.

Máme záujem najmä o dlhodobé pracovné vzťahy.

Hľadáme nemecké spoločnosti na vytvorenie reťazca maloobchodníkov.

Hľadáme nemecké firmy na vytvorenie maloobchodnej siete.

V skutočnosti nás zaujímajú iba licenčné zmluvy.

V skutočnosti nás zaujímajú len licenčné zmluvy.

5. Ak prikladáte vzorky produktov, musíte vysvetliť, ktoré produkty sú v ponúkanej sérii.

Prikladám 5 kópií vyššie uvedeného softvéru.

Pripájam 5 vzorových programov uvedených vyššie.

Na vyhodnotenie nájdete priložené 3 jednotky „Smart Styler“.

Na testovanie a hodnotenie sú zahrnuté 3 vzorky produktu Smart Styler.

6. Vyjadrite svoju ochotu odpovedať na všetky otázky, ktoré môžu vzniknúť počas procesu hodnotenia produktu.

Ak potrebujete ďalšie informácie, kontaktujte nás.

Ak potrebujete ďalšie informácie, dajte nám vedieť.

Radi vám poskytneme akékoľvek ďalšie informácie, ktoré budete potrebovať.

Radi Vám poskytneme akékoľvek požadované informácie.

Ak potrebujete ďalšie informácie, neváhajte nás kontaktovať.

Ak potrebujete ďalšie informácie, dajte nám vedieť.

7. Ukončite list štandardnou frázou, ktorá vyjadruje nádej na spoluprácu.

Dúfam, že sa čoskoro ozvete.

Tešíme sa na vašu odpoveď.

Dúfame, že sa nám čoskoro ozvete.

Tešíme sa na spoluprácu s vami.

Tešíme sa na spoluprácu.

Boli by sme vďační za skorú odpoveď.

Boli by sme radi, keby ste dostali rýchlu odpoveď.

Nádej na budúcu spoluprácu.

Tešíme sa na spoluprácu. Tešíme sa na spoluprácu.

8. Váš podpis, meno a funkcia

Zlaté pravidlo:

Všetky úspechy, výhody vašej spoločnosti, produktu, služby a vaše osobné musíte uviesť úprimne, bez zbytočného preháňania. Akékoľvek informácie sa dajú ľahko overiť.

Zlaté pravidlo:

Oficiálny obchodný list by mal byť napísaný ako osobný list, adresovaný len jemu, príjemcovi. Žiadne chladné, formálne frázy!

Celý svetový biznis je postavený na osobných vzťahoch a tie sa musia budovať!

Zlaté pravidlo:

List by mal byť informatívny a stručný a nemal by zaberať viac ako jednu stranu. Pamätajte, že nikto nebude čítať viac ako jednu stranu. List by mal končiť priamym vyjadrením toho, čo od tejto spoločnosti očakávate. Toto je posledná veta, ktorú si budeme pamätať najviac.

Zlaté pravidlo:

Pri písaní akýchkoľvek písmen by ste sa mali vždy riadiť vzorcom:

KISS = Keep It Short and Simple

Príklad 1. Reprezentácie spoločnosti, ktorá vyvíja vzdelávacie počítačové programy.

Som veľmi rád, že Vám môžem predstaviť našu spoločnosť a jej softvérové produkty pre prípadnú spoluprácu s Vašou spoločnosťou.

Naše interaktívne softvérové produkty „Otvorené“ verzie obsahujú najnovšie výdobytky moderných technológií a robia vzdelávací proces veľmi atraktívnym a efektívnym. Táto „otvorená“ verzia je jedinečnou kombináciou možností počúvať a čítať texty, robiť počítačové experimenty a riešiť súbor problémov. Upozorňujem, že na nemeckom trhu momentálne nie sú také kvalitné vzdelávacie softvérové produkty.

„Otvorená“ verzia sa dôrazne odporúča pre študentov stredných a vysokých škôl, ako aj pre samovzdelávanie.

Táto „otvorená“ verzia v súčasnosti obsahuje:

"Otvorená fyzika" (2 časti, 2 CD-ROM), nemčina/angličtina/ruština/francúzština a

“Open Math” (6 častí, 6 CD-ROMov) Nemčina/Angličtina/Ruština/Francúzština.

Vyššie uvedený softvér bol vyvinutý spoločným podnikom Open Learn Inc. (USA) – MATHEMATIC Ltd. (Rusko) a široko používaný v USA, Rusku a Európe.

Keďže naše podnikanie expanduje v nemecky hovoriacej časti Európy, máme záujem o dlhodobé kontakty s nemeckými predajcami softvéru a Media Surep-Market považujeme za jeden z najlepších.

Preto, prosím, nájdite v prílohe súpravu „Otvorené“, aby ste ju mohli skontrolovať a zhodnotiť.

Teším sa, že sa mi čoskoro ozvete.

S pozdravom

Príklad 2

Mali by „Seans Printers“ záujem o marketing nových vzrušujúcich atramentových kaziet od „Russian Rainbow ink“?

Vyvinul som a vlastním všetky práva na dokonalé atramentové kazety pre „tlačiarne Seans“, ktoré by sa podľa mňa mohli výnimočne dobre predávať v odvetví tlačiarní, ako je ten váš.

Nová atramentová kazeta ponúka svojim používateľom množstvo výhod.

Farby atramentu sú dokonale svieže a jasné.

Samotná kazeta má rovnakú veľkosť ako položka, ktorú práve používate, ale obsahuje dvakrát viac rôznych farieb.

Kvalita tlače je vyššia v porovnaní s aktuálnymi modelmi, ktoré používate.

Úprimne verím, že tento produkt by sa veľmi dobre hodil k realistickým cenám a silným distribučným kanálom, ktoré sa zdajú byť charakteristickým znakom „tlačiarní Seans“.

Tento list nie je pokusom prilákať kohokoľvek a každého, kto by mal záujem o novú atramentovú kazetu.

Posiela sa výhradne do „Seans Printers“ a naozaj by som ocenil, keby ste sa mi čo najskôr ozvali, aby sme mohli ďalej diskutovať o perspektívach tohto problému.

Prosím zvážiť nové atramentová kazeta a dajte mi vedieť, čo si myslíte!

Príklad 3

Návrh na výrobu a predaj produktu vo vlastníctve zahraničnej spoločnosti v Rusku.

Chcel by som preskúmať možnosť podnikania s vašou spoločnosťou.

Nedávno som navštívil Boston a potreboval som nejakú hračku ako darček pre svoje osobné použitie. Kúpil som si „Selfeducable Box“ vyvinutý vašou spoločnosťou a urobil presne to, čo som potreboval.

Napadla ma myšlienka, že pri správnom balení a správnom označení by sa tento produkt mohol ukázať ako veľmi účinný propagačný nástroj, prinajmenšom na vzdelávanie.

Navrhujem vyrobiť a zabaliť váš produkt spolu s doplnkovými produktmi a predávať ho najskôr v Rusku našim klientom v oblasti kníhkupectiev a knižníc. Veríme, že tento priamejší prístup k predaju vášho produktu by pomohol vytvoriť niekoľko významných dlhodobých vzťahov.

Chcel by som vedieť, čo by sa dalo vypracovať v rámci licenčnej/licenčnej zmluvy, aby sme mohli používať „Selfeducable Box“. Ako alternatívny spôsob predaja vášho produktu by sa to mohlo ukázať ako vynikajúca cesta k „Magic Tools“ a „Selfedducable Box“ na ruský trh, ktorý je v súčasnosti nevyužitý.

Ocenil by som vaše myšlienky.

S pozdravom

Príklad 4.

Ponuka nájsť vydavateľa v zahraničí pre knihu ruského autora.

V nadväznosti na našu včerajšiu diskusiu prikladám kópiu našej knihy „Emergent Markets“, ktorú vydalo Moscow Business Press. Tlač to prijala veľmi dobre.

Do jari 1999 bude kniha vydaná v štyroch jazykoch: ruštine, čínštine, dánčine a slovinčine. Ako som vám už spomenul, veľmi rád by som videl aj americké vydanie. Verím, že otázka vznikajúcich trhov bude v USA veľmi aktuálna. Mohli by ste mi pomôcť nájsť dobrého vydavateľa? Bol by som veľmi vďačný.

Ako sa takáto spolupráca vyvíja; Tiež by som rád preskúmal možnosť porozprávať sa s niektorými vašimi kolegami v Bergamon Press na rovnakú tému.

Myslíte, že by bol záujem?

Teším sa na vašu odpoveď.

S pozdravom,

S úctou,

Príklad 5.

Ponúknite získanie korešpondenčného obchodného vzdelávania.

Vážená pani Vancouverová

Ďakujeme za váš záujem o World Open University Business School.

Business School poskytuje rozvoj manažmentu určený pre ľudí zamestnaných na plný úväzok. Pri výbere tohto typu programu sa budete môcť zamerať na svoju vlastnú organizáciu a situáciu ako základ pre praktickú úlohu a zároveň získate prehľad o iných organizáciách a odvetviach z prípadových štúdií a z interakcie s vašou miestnou študijnou skupinou.

World Open University je vedúcou svetovou univerzitou v oblasti „podporovaného otvoreného vzdelávania“. Má viac skúseností a odborných znalostí ako ktorákoľvek iná univerzita v poskytovaní efektívneho a kvalitného vzdelávania pre dospelých na plný úväzok.

Naše programy sú relevantné pre vašu prácu a kariéru a zaručujú flexibilitu, kde sa učíte tempom, ktoré zapadá do vašich ostatných záväzkov.

World Open University je uznávaná britská štátna univerzita a titul MBA Business School je akreditovaný organizáciou AMBA, ktorá akredituje iba 30 % najlepších programov MBA v Európe.

Pred rozhodnutím o ďalšom kroku využite našu miestnu poradenskú službu! Ponúkame pravidelné informačné večery v Moskve a Petrohrade alebo výber osobného stretnutia v čase, ktorý vám vyhovuje.

Príklad 6. Odpoveď na novinový inzerát o ponuke zastupovať ruskú spoločnosť v USA.

Re: Vaša reklama v týždenníku Business Weekly

Z Business Weekly som sa dozvedel, že máte záujem zastupovať ruské spoločnosti v Spojených štátoch.

Naša spoločnosť zatiaľ nemá zastúpenie v USA. Minulý rok sme poverili inštitút pre prieskum trhu, aby preskúmal tamojší trh s predajom našich produktov. Výsledky štúdie boli veľmi povzbudivé, a preto teraz hľadáme zástupcu v tomto regióne.

Business Weekly písal veľmi pozitívne o vašich úspechoch ako novej začínajúcej spoločnosti, takže si myslím, že by sme mohli úspešne spolupracovať.

Mohli by ste mi preto poskytnúť nejaké referencie a zoznam spoločností, ktoré zastupujete?

Referencie mi prosím pošlite poštou alebo faxom spolu s menom a telefónnym číslom kontaktu, s ktorým môžem projekt detailne prediskutovať.

S nádejou na budúcu spoluprácu.

S pozdravom

Cvičenie 1. Ponuka zastupovania zahraničnej spoločnosti v Rusku.

Nižšie je uvedený text listu s ponukou služieb zastupovania ruskou spoločnosťou pre určitú zahraničnú spoločnosť. Text listu je členený ľubovoľným spôsobom. Pomocou vyššie uvedeného plánu na skladanie takýchto písmen vytvorte písmenový vzorec pre skutočné písmeno. Skontrolujte výsledok kliknutím na tlačidlo „Skontrolovať“.

Vážený pán Heathrow

d. Ak máte záujem o zastúpenie v Rusku, som si istý, že budete s našimi službami spokojný.

b. Naša spoločnosť „Soft-System“ pôsobí v softvérovom priemysle už viac ako 10 rokov a máme veľký záujem zastupovať vás a predávať váš systémový softvér v Rusku. Prosím, dajte nám vedieť, ak máte záujem o distribúciu svojho softvéru v Rusku.

a. Vašu adresu sme dostali od moskovskej pobočky Americkej obchodnej komory.

e. Pre vašu informáciu prikladáme brožúru a ďalšie podrobnosti o našej organizácii.

f. Teším sa na skorú odpoveď,

c. V súčasnosti tu v Rusku zastupujeme dve americké a jednu francúzsku spoločnosť veľkej renomé. Chcel by som podotknúť, že sa tešíme z nadpriemerných predajných výsledkov. Zamestnávame dobre vyškolený a efektívny predajný personál a máme tiež primerané vybavenie a dopravné prostriedky.

S pozdravom

Správna odpoveď: a, b, c, d, e, f.

Nižšie je obnovený text listu.

Príklad 7. Ponuka zastupovania zahraničnej spoločnosti v Rusku.

Vážený pán Heathrow

Vašu adresu sme dostali od moskovskej pobočky Americkej obchodnej komory.

Naša spoločnosť „Soft-System“ pôsobí v softvérovom priemysle už viac ako 10 rokov a máme veľký záujem zastupovať vás a predávať váš systémový softvér v Rusku. Prosím, dajte nám vedieť, ak máte záujem o distribúciu svojho softvéru v Rusku.

V súčasnosti tu v Rusku zastupujeme dve americké a jednu francúzsku spoločnosť veľkej renomé. Chcel by som podotknúť, že sa tešíme z nadpriemerných predajných výsledkov. Zamestnávame dobre vyškolený a efektívny predajný personál a máme tiež primerané vybavenie a dopravné prostriedky.

Ak máte záujem o zastúpenie v Rusku, som si istý, že budete s našimi službami spokojný.

Sľuby: - naliehavé, spektrum (služieb)–široký, zľavy–významný / bezvýznamný, návrh–konštruktívny, nesúhlas–významný / nevýznamný, ziskovosť–vysoká/nízka, výpočty–predbežné alebo Konečný a tak ďalej.

Ďakovný list dodávateľovi

List #1:
drahá Ivan Ivanovič,

vyjadruje svoju vďačnosť LLC "Delopis.ru" za obojstranne prospešnú a plodnú spoluprácu už niekoľko rokov.

Vaša spoločnosť je spoločnosť, s ktorou je skutočne zaujímavé spolupracovať, pretože "Delopis.ru" Veľmi dynamicky sa rozvíjajúca spoločnosť, ktorá každoročne uvádza na trh nové produkty vynikajúcej kvality. Samostatne by som chcel poznamenať, že len šesť mesiacov po vstupe na trh si dokázal získať svojho pravidelného zákazníka.

Tešíme sa na vydanie.

Dúfame, že v nadchádzajúcom september 2013 ročník výstavy LLC "Delopis.ru" nás opäť poteší svojimi novinkami.

"Delopis.ru"– to je tím profesionálov, s ktorými si môžete poradiť!

s pozdravom
Petra Petrova

Písmeno #2:
drahá Ivan Ivanovič,

Spoločnosť "Delopis.ru" je opakovaným víťazom súťaží na nákup produktov a služieb pre potreby štátnej správy a etablovala sa ako spoľahlivý dodávateľský partner.

Po celú dobu spolupráce, počnúc od 2005 roku boli dodávky zrealizované načas a v plnom rozsahu.

Zamestnanci spoločnosti počas pracovného procesu preukázali vysokú profesionalitu a komunikačné schopnosti.

Vyjadrujeme vďaku za dlhoročnú spoločnú prácu a tešíme sa na ďalšiu plodnú spoluprácu.

s pozdravom
Petra Petrova

Písmeno #3:
drahá Ivan Ivanovič,

Týmto listom vyjadrujeme našu vďaku spoločnosti "Delopis.ru" za včasné dodržanie dodacích termínov, montážne práce tímom profesionálnych montážnikov s bohatými skúsenosťami a vysokou profesionalitou vo svojom odbore. Osobitne by som chcel poznamenať vysokú kvalitu výrobkov, ktoré sa počas celej doby prevádzky osvedčili ako najlepšie.

s pozdravom
Petra Petrova

List #4:
drahá Ivan Ivanovič,

Spoločnosť Vám vyjadruje poďakovanie a uznanie za kvalitné a včasné dodanie zariadení a za Váš pozorný prístup k danej úlohe.

Osobne sa chceme poďakovať aj vedúcemu oddelenia Alexej Alexandrovič Semčenko za profesionalitu, trpezlivosť a schopnosť riešiť problémy čo najrýchlejšie.

s pozdravom
Petra Petrova

5. list:
drahá Ivan Ivanovič,

Vďaka LLC "Delopis.ru" za včasné dodanie výrobkov do mestských opravárenských zariadení Tver.

sa etablovala ako spoľahlivý dodávateľ, ktorý dodáva zariadenia v plnom rozsahu a včas. Dodávané produkty sú trvalo vysokej kvality a prešli všetkými potrebnými testami a certifikáciami.

Okrem toho poskytuje informačnú podporu našej spoločnosti, pričom poskytuje odborné konzultácie o celom sortimente elektrozariadení.

Ďakujeme za spoluprácu a rýchlu reakciu na uvedené objemy. Sme pripravení pokračovať v práci na spoločných projektoch.

s pozdravom
Petra Petrova

6. list:
drahá Ivan Ivanovič,

Ďakujem tímu spoločnosti "Delopis.ru" a Vám osobne za úspešnú a plodnú spoluprácu s nami na mestskom stavebnom trhu Moskva.

Počas obdobia našej spolupráce sa spol "Delopis.ru" sa etablovala ako spoľahlivý dodávateľ kvalitných produktov, schopný vykonávať komplexné úlohy na vysokej profesionálnej úrovni.

Úprimne prajem Vám a Vašej spoločnosti prosperitu a ďalšie úspechy pri realizácii nových projektov.

s pozdravom
Petra Petrova

Internet dnes aktívne využíva takmer každý. Obchodná korešpondencia však neprestala byť relevantná a dôležitá. Jednoducho sa to prenieslo do iných médií. Publikácia vám prezradí, ako správne zostaviť a naformátovať obchodný list.

Čo môže obsahovať obchodné oznámenie?

V prvom rade obchodná korešpondencia poskytuje príležitosť na výmenu názorov či podnetov so zamestnancami a obchodnými partnermi. List môže obsahovať požiadavky, sťažnosti a iné myšlienky na odstránenie nedorozumení medzi spoločnosťami. Vo všeobecnosti je obchodná korešpondencia typom úradnej korešpondencie.

Rozdiely od ostatných písmen

Hlavné rozdiely možno zhrnúť nasledovne.

Štylistika prezentácie.
Dostupnosť oficiálneho reťazca velenia.
Slovná zásoba bez výrazných prejavov emócií.
List spravidla nezaberá viac ako jednu stranu.
Písmo je v celom texte rovnaké (ani malé, ani veľké).
Zvyčajne sa vyhotovuje na oficiálnom hlavičkovom papieri organizácie.

Druhy obchodných listov

Listy na odpoveď:

Žiadosť.
Petícia.
Požiadavka.
Ponuka.
Príťažlivosť.

Listy, ktoré nevyžadujú odpoveď:

Informačné.
Oznámenie.
Sprevádzajúci.
Záruka.
POZOR.
Pripomenutie.

Listy obchodného charakteru. Zvyčajne sú potrebné počas doby platnosti zmluvy alebo na uzavretie dohody:

Žiadosť.
Odpoveď na požiadavku.
Pripomenutie.
Nárokovať.
Ponuka. Ide o ponuku na uzavretie dohody alebo uskutočnenie transakcie.
Upozornenie na potrebu plnenia záväzkov, na ukončenie dohôd a pod.

Nekomerčné listy:

Pozvánka.
Informovanie o niečom.
Vyjadrenie vďačnosti.
Odporúčania.
Žiadosť.
Inštrukcie.
Sprievodný list.
Vyjadrenie sústrasti.
Gratulujem pri každej príležitosti.
Záručný list.
Potvrdenie o prevzatí tovaru, poskytnutí služby a pod.

Klasifikácia obchodných listov podľa štruktúry:

Zostavené podľa prísneho vzoru.
Napísané vo voľnej forme.

Typy v závislosti od príjemcu:

Obyčajný. Odoslané jednému adresátovi.
kolektívne. Odoslané jednej osobe, ale od viacerých osôb.
Kruhový. Odoslané viacerým príjemcom.

Forma listu je nasledovná:

Zasielané v bežných poštových obálkach.
Osobne odovzdané.
Odoslané ako fax.
Zaslané emailom.

Ako vidíte, obchodné posolstvo môže byť zarámované rôznymi spôsobmi a s rôznymi zámermi. Stojí však za zmienku, že v niektorých prípadoch sa z etických dôvodov musí písať rukou a nie písať na počítači. Týka sa to blahoželania a kondolencie.

Časti listu

Riadny obchodný list je vždy rozdelený na niekoľko častí. Sú to úvodné, hlavné a záverečné. Navyše sú navzájom logicky prepojené.

V úvodnej časti sú spravidla informácie o okolnostiach, ktoré viedli k napísaniu listu. Hlavným textom je samotný obsah, podstata správy. Záverečná časť sumarizuje výsledky, ktoré môžu vyjadrovať odmietnutie, súhlas, požiadavku a pod.

Zásady písania

Akékoľvek obchodné oznámenie by malo byť napísané nasledovne.

Nestranne.
Adresovaný (teda určený pre konkrétnu osobu).
Zdôvodnené.
Spoľahlivý.
Čo najkompletnejšie.
Všetky informácie v texte musia byť aktuálne v čase písania.

Štylistické vlastnosti

V pravidlách písania obchodného listu sa uvádza, že je potrebné dodržiavať prísny štýl. Je potrebné používať len tie rečové prostriedky, ktoré sú typické pre úradné dokumenty. To znamená, že by bol vhodný formálny obchodný štýl. Jazyk by mal mať nasledujúce vlastnosti.

Formálnosť.
Presnosť prezentácie informácií.
Objektivita.
Štruktúrovaný.
Informatívne, ale stručné.

Podstata veci by mala byť vyjadrená jednoduchými krátkymi vetami so zameraním na slovesá. Nie je potrebné preťažovať text prídavnými menami, či používať málo známe a vysoko špecializované výrazy, ktorým príjemca nemusí rozumieť. To spôsobí iba negativitu a odmietnutie. Je lepšie pokúsiť sa vysvetliť jednoduchými slovami, jasnými slovami, ďalšie fakty a špecifiká. Obchodný štýl neumožňuje prítomnosť neinformatívnych a „vodnatých“ textov.

Nemali by ste viesť k záverečnej časti zbytočnými a dlhými rečovými vzormi. Taktiež nelogické a nekonzistentné návrhy nebudú fungovať. Preto je lepšie vylúčiť participiálne a participiálne frázy. Každý odsek by mal odrážať iba jednu konkrétnu myšlienku. Po dokončení textu je lepšie ho niekoľkokrát skontrolovať na chyby prečítaním listu nahlas.

Požiadavky na formulár

Podľa pravidiel obchodného listu je lepšie napísať ho na hlavičkový papier spoločnosti. Sú naň kladené nasledujúce základné požiadavky.

V strede formulára je potrebné vložiť štátny znak Ruskej federácie, ak je podnik vo vlastníctve štátu.
Umiestnite list na list A4.
Pole vľavo nechajte prázdne (aspoň 3 centimetre). Je to potrebné, pretože po určitom čase budú materiály uložené so zvyškom dokumentov.
Za najoptimálnejšie písmo sa považuje štandardný „Times New Roman“, veľkosť 12 a riadkovanie 1,5-2. Najlepšie sa to pochopí pri čítaní.
V záhlaví listu musíte uviesť názov organizácie, jej skutočnú a oficiálnu adresu, telefónne číslo a email.

Dizajnové prvky

Ak dokončenie obchodného listu trvalo niekoľko strán, musíte ho očíslovať od druhej. Na tento účel sa odporúča používať arabské číslice. Nie je potrebné dávať bodky vedľa čísel.

List je potrebné rozdeliť na odseky a v prípade potreby aj podnadpisy. Text by nemal vyzerať ako súvislý tok, pretože bude zle vnímaný. Odseky ukážu, kde končia a začínajú iné myšlienky.

Je dôležité poznamenať, že preklepy, vymazanie a akékoľvek opravy sú pre obchodnú korešpondenciu neprijateľné. Naznačia negramotnosť a ľahkomyseľnosť súpera.

Použité detaily

List zvyčajne obsahuje nasledujúce informácie.

Celý názov spoločnosti, nie iba skratka.
Telefónne číslo, faxové číslo, bankový účet a email.
Adresát. Okrem toho by sa v datívnom prípade mal použiť názov spoločnosti. Ak potrebujete uviesť svoje priezvisko a pozíciu, odporúča sa použiť dativ. Ak má príjemca titul alebo akademický titul, malo by to byť uvedené pred menom osoby.

Je dôležité poznamenať, že každý atribút by mal byť napísaný veľkým písmenom a na novom riadku.

Adresy v obchodnom liste

Formálna správa by mala byť vždy zarámovaná v neutrálnom tóne. Adresy adresátovi by mali mať rovnakú formu. Frázy ako „Dobré popoludnie“ budú nevhodné. Ak chcete pozdraviť, je lepšie použiť formálne „Ahoj“. Ale najgramotnejšia možnosť sa považuje za oslovenú krstným menom a priezviskom. A nezáleží na tom, ako dlho trvá zoznámenie s príjemcom. Krátka forma mena nemôže byť použitá v liste (napríklad Petya, Anya atď.).

Oslovenie niekoho staršieho alebo vyššieho postavenia pomôže udržať si medziľudský odstup a prejaviť úctu k človeku. Za zmienku však stojí, že v niektorých spoločnostiach je naopak zvykom pri komunikácii, a to aj písomnej, používať „vy“.

Je potrebné poznamenať, že adresu „Vážený pane“ nemožno použiť bez následného uvedenia mena tejto osoby. Mali by ste sa tiež vyhnúť skratkám „Pán“, „Pani“. Ak potrebujete osloviť skupinu ľudí, nesmiete uviesť mená. Potom môžete krátko napísať: "Vážení páni!" Podľa pravidiel by ste vždy mali dať výkričník po tom, čo niekoho zavoláte menom. Napríklad podobná fráza v obchodnom liste by vyzerala takto: "Drahý Alexander Sergejevič!"

V záverečnej časti môžete využiť rôzne možnosti. „S prianím všetkého najlepšieho“, „S rešpektom“, „S nádejou na spoluprácu“ atď. Tu by správy mali byť formálne, ale priateľské.

Dizajn záverečnej časti

Veľmi dôležité je aj správne dokončenie listu. V záverečnej časti musíte zhrnúť to, čo bolo povedané skôr. Svoje závery by ste však nemali naťahovať na 10 viet. Treba pripomenúť, že v obchodný štýl Cení sa lakonizmus a stručnosť. Je lepšie obmedziť sa na jednoduché frázy. Ako príklad uvedieme niekoľko konštrukcií, ktoré sú vhodné v záverečnej časti obchodnej korešpondencie. Obchodné listy by mali byť vyplnené čo najsprávnejšie a najslušnejšie.

Vďačnosť za pomoc alebo pozornosť. „Dovoľte mi vyjadriť svoju vďačnosť za...“ "Ďakujem!"
Uistenie príjemcu o niečom. "Radi by sme s vami spolupracovali."
Vyjadrenie nádejí do budúcnosti. "Dúfame, že sa nám čoskoro ozveš."
Žiadosť o niečo. "Boli by sme vďační, keby ste nám oznámili výsledky."
Ospravedlňujeme sa za spôsobené nepríjemnosti. "Ospravedlňujeme sa za meškanie platby."

Ako sa rozlúčiť s obdarovaným

Napriek tomu, že korešpondencia je obchodná, v obchodnom liste sa môžete rozlúčiť rôznymi spôsobmi. Na to by ste mali používať takzvané záverečné frázy.

Ako príklad možno uviesť nasledujúce možnosti:

S úctou.
S pozdravom
Všetko najlepšie.
Prajem vám veľa úspechov vo vašej práci.
Dúfame, že spolupráca bude pokračovať.
Službu sme radi poskytli.

Môžu existovať aj iné možnosti. Tu je výber konečnej frázy čisto vecou vkusu.

Podpisovanie

Odosielateľ musí uviesť svoj podpis úplne dole na hárku. Je však mimoriadne dôležité urobiť to správne, aby dokument mal oficiálny vzhľad.

Musíte uviesť svoju pozíciu, iniciály, priezvisko a podpísať sa oproti. Okrem toho môžete poskytnúť kontaktné informácie (osobnú e-mailovú adresu alebo telefónne číslo). Preukáže to ochotu príjemcu komunikovať a spolupracovať.

Funkcie zlyhania

Je tiež dôležité vedieť napísať obchodný list, ak potrebujete niečo odmietnuť. Koniec koncov, dokonca aj zahalený negatív alebo odmietnutie nezostane bez povšimnutia a bude mať nepríjemné následky. Potom nemôžete počítať s pozitívnym alebo dokonca neutrálnym prístupom k sebe. Pri písaní listu netreba podľahnúť emóciám. Je lepšie držať sa v medziach, aj keď je príjemca veľmi nepríjemný. Listy o odmietnutí by ste si mali vždy prečítať niekoľkokrát, pričom osobitnú pozornosť venujte tónu správy.

Správa by nemala začínať kategorickým „nie“, bez ohľadu na to, ako je vyjadrená. V opačnom prípade nadobudne príjemca dojem, že je nezaujímavý a nedôležitý. Je lepšie prezentovať najskôr nevymyslené, presvedčivé vysvetlenia. Keď sú stručne uvedené dôvody odmietnutia, môžete plynulo prejsť k konštatovaniu skutočnosti. V tomto prípade sa podľa etikety obchodného listu odporúča použiť nasledujúci typ formulácie.

Žiaľ, nemôžeme splniť vašu požiadavku.
Je nám to úprimne ľúto, ale sme nútení vašu ponuku odmietnuť.
Je nám to veľmi ľúto, ale nemôžeme vyhovieť vašej žiadosti z nasledujúcich dôvodov.

V ideálnom prípade by ste mali na začiatku listu stručne uviesť žiadosť adresáta. Takto pochopí, že jeho návrh bol naozaj preverený a zrejme to ocení.

Funkcie písania e-mailu

Dnes sa ľudia čoraz viac zaujímajú o to, ako napísať obchodný list, ak ho treba poslať e-mailom. Pre takúto korešpondenciu platia rovnaké pravidlá, ako už bolo uvedené. Elektronické obchodné oznámenia však majú svoje vlastné charakteristiky.

Prihlasovacie meno musí byť pevné a primerané. Napríklad, [e-mail chránený]- zlá možnosť, ale [e-mail chránený]- dobre.

Pole „predmet“ je vždy dôležité vyplniť. Bude jasné, o čom bude posolstvo. Ak je list určený neznámej osobe, nadpis by mal byť zaujímavý. Ale je dôležité to nepreháňať. Témy ako „Jedinečná ponuka len teraz“, „Urgentná“ spôsobia iba odmietnutie. Názov by mal byť zložený z 3-5 slov, obsahujúcich podstatu správy.

Ak je korešpondencia s cudzincom, musíte mu najprv povedať, ako ste sa o ňom dozvedeli a čo spoločnosť robí. Bez takéhoto úvodu môže byť správa považovaná za spam a okamžite vymazaná.

Dôležité body v texte je lepšie zvýrazniť tučným písmom. V tomto prípade je neprijateľné používať rôzne farby.

V e-mailovom obchodnom liste nie je možné použiť čiapky. Ani podnadpisy a názov témy by nemali obsahovať všetky veľké písmená. To isté platí pre duplicitné interpunkčné znamienka.

Je lepšie rozdeliť text na odseky a nechať medzi nimi prázdny riadok.

Čím je správa kratšia, tým rýchlejšie na ňu odpovie.

Vyžaduje sa podpis. V e-mailoch sa zvyčajne skladá z niekoľkých riadkov a obsahuje meno a pozíciu odosielateľa, názov spoločnosti, telefónne číslo a adresu webovej stránky.

K listu môžete pripojiť textové súbory a obrázky. To je veľmi výhodné, pretože ďalšie materiály, komentáre, vysvetlenia a podrobné popisy odvádzajú pozornosť od podstaty. Preto je lepšie ich umiestniť nie do tela listu, ale do priložených súborov.

Ak obchodná korešpondencia prebieha už dlhší čas a bol vytvorený vrúcny vzťah založený na dôvere, potom je používanie emotikonov v e-maile povolené. Pomôžu trochu „okoreniť“ a utlmiť komunikáciu. Nemali by sa však zneužívať a v papierových listoch sú vo všeobecnosti neprijateľné.

Návod na písanie listu

Písanie obchodného listu možno rozdeliť do niekoľkých etáp.

1. Najprv musíte určiť adresáta. Ak to chcete urobiť, v pravom hornom rohu formulára musíte napísať iniciály, priezvisko a pozíciu príjemcu. Ak je adresátom organizácia, mala by sa uviesť jej oficiálna adresa.

2. Adresa príjemcovi. Mal by byť umiestnený nižšie v strede formulára. Už bolo povedané, ktoré frázy možno použiť. Adresa zvyčajne vyzerá takto: "Vážený Igor Petrovič!"

3. Vyhlásenie o účele. Nižšie, na novom riadku, musíte napísať hlavné myšlienky, celú podstatu a uviesť dôvody odvolania. Ak hovoríme o niektorých problémoch, potom stojí za to ponúknuť možnosti ich riešenia. Ak je to návrh na spoluprácu, potom musíte vysvetliť, ako k tomu dôjde. Ak list odráža sťažnosť, potom stojí za to požiadať o prijatie konkrétnych opatrení. Jedným slovom, príjemca musí z textu pochopiť, čo presne od neho chce.

4. Záverečná časť. A nakoniec, na nový riadok musíte vložiť poslednú frázu a podpis.

Ďakovný list

Táto ukážka ukazuje, ako môže vyzerať ďakovný list. V tomto príklade je však jedna chyba. Namiesto riadku „Do spoločnosti Flagman“ môžete vložiť pozdrav a mená tých, ktorým bol list určený.

Dopyt

Toto je vzorový list s obchodným dopytom. Nie sú v ňom žiadne nedostatky. Boli dodržané všetky pravidlá písania úradného listu. Z textu je zrejmé, aký problém vznikol a čo je potrebné urobiť na jeho vyriešenie. Správa tiež obsahuje všetky kontaktné informácie, uvítaciu správu, záverečnú frázu a podpis.

Publikácia teda ukázala, ako písať listy určené pre obchodných partnerov. Malo by sa to robiť správne a kompetentne, aby ste nestratili tvár. Koniec koncov, závisí od toho budúcnosť spoločnosti. Dôležité je tiež včas reagovať na obchodné správy. Toto je možné vykonať do troch až siedmich dní odo dňa prijatia listu.

V tomto článku nájdete informácie o práci s náročnými listami, ktoré sa často vyskytujú v obchodných interakciách, a tiež uvidíte ukážky obchodných listov. Ide o listy, ktorých potreba písať vzniká v situácii porušenia obchodných záujmov: žiadosť a reklamačný list.

Keďže situácia je sama o sebe dosť zložitá, napísanie listu v takejto situácii je veľmi dôležitou otázkou, v ktorej je dôležité, aby bol autor kompetentný, slušný, korektný a zároveň schopný pevne obhájiť svoje podnikanie. záujmy.

Pomôžte úspešne vyriešiť zložitosť „náročných“ písmen:

Kompetentný postoj v interakcii: pevný, ale správny postoj k partnerstvu
Výber vhodného štýlu písania (formálne obchodné alebo dôverné podnikanie
Kompetentné a logické zaobchádzanie s faktami

Vzory obchodných listov.

(postoj – partnerstvo, štýl – oficiálna záležitosť, presvedčivé zaobchádzanie s faktami)

Drahí kolegovia!

Za účelom prijatia opatrení na zabezpečenie kvality a spoľahlivosti prístroja KIP-12 v prevádzkových podmienkach, vyrábaného Optickým ústavom od roku 1992, sa na Vás obraciame s nasledujúcou požiadavkou: zvážte možnosť poskytnúť Optickému ústavu informácie o prevádzkových podmienkach. parametre zariadenia v reálnych prevádzkových podmienkach (podrobnosti v prílohe). Údaje, ktoré odošlete, umožnia inštitútu zhromažďovať informácie potrebné na analýzu, vykonávať monitorovanie a prispejú k rýchlejšiemu riešeniu problémov zvyšovania kvality a spoľahlivosti zariadenia KIP-12.

V liste s odpoveďou nás informujte o svojom rozhodnutí pomôcť nám. Ak na rozhodnutie potrebujete ďalšie informácie, uveďte ich aj v odpovedi.

s pozdravom

Tím technickej kancelárie

Ústav optiky

Obchodný list. Vzor žiadosti(postoj – partnerstvo, štýl – dôverný a vecný, presvedčivé zaobchádzanie s faktami)

Drahí kolegovia!

Máme veľký záujem na zlepšovaní kvality a spoľahlivosti prístroja KIP-12, ktorý vyrábame od roku 1992 a ktorý je od roku 1995 pevne používaný v práci Vašej spoločnosti. Preto sa na Vás obraciame s touto prosbou.

Na zlepšenie kvality a spoľahlivosti zariadenia KIP-12 potrebujeme podrobné údaje o prevádzke tohto zariadenia v prevádzkových podmienkach. Pri realizácii tejto úlohy skutočne počítame s vašou pomocou a priamou účasťou. Vzhľadom na dlhodobú a pozitívnu spoluprácu našich spoločností sa na Vás obraciame s prosbou - ponukou: pomôcť nám pri zbere a poskytovaní štatistických informácií o prevádzke zariadenia. Budeme vďační, ak nájdete možnosť zbierať pre nás štatistiky o zadaných parametroch (podrobnosti v aplikácii). To nám umožní sledovať účinnosť zariadenia a rýchlo prijať opatrenia na zlepšenie kvality a spoľahlivosti jeho prevádzky.

Dajte nám vedieť, ak ste pripravení nám v zásade pomôcť. Ak potrebujete ďalšie pripomienky alebo máte otázky na rozhodnutie, sme pripravení na ne odpovedať.

Budeme vďační za vašu odpoveď.

s pozdravom

Ivan Ivanov

Vedúci technického úradu

Ústav optiky

Obchodný list. Vzor žiadosti a vzor reklamačného listu.

List - žiadosť

(postoj – partnerstvo; štýl – dôverný a vecný; presvedčivé zaobchádzanie s faktami)

List - sťažnosť

(postoj – partnerstvo; štýl – oficiálna záležitosť; presvedčivé zaobchádzanie s faktami)

Vážený Andrey Ivanovič!

Obraciame sa na Vás s prosbou o riešenie vzniknutej situácie s realizáciou projektu ABS.

Doposiaľ sme s vašou spoločnosťou nemali žiadne problémy v interakcii, boli dodržané všetky dohody uvedené v Zmluve. Sme presvedčení, že súčasná situácia sa ešte dá napraviť.

Úspech projektu ABS je pre našu spoločnosť mimoriadne dôležitý. Preto Vás prosíme do 08.06.2010. poskytnúť informácie o zasielaní kontrolných vzoriek.

Dúfame, že vaša odpoveď objasní situáciu a zmierni naše obavy týkajúce sa úspechu projektu.

s pozdravom

Vážený Andrey Ivanovič!

V mene vedenia Rosstans OJSC Vám píšem v súvislosti s potrebou riešenia vzniknutej situácie s realizáciou projektu ABS.

Som nútený oznámiť, že táto situácia nás mimoriadne znepokojuje.

Podľa podmienok zmluvy č. A-122 zo dňa 02.07.2010. bod 4.3. 60 dní pred začiatkom plánovanej dodávky produktov musí spoločnosť Star LLC zaslať kontrolné vzorky produktov spoločnosti Rosstance OJSC a oznámiť spoločnosti Rosstance OJSC skutočnosť odoslania.

Podľa harmonogramu (Dodatková zmluva č. 1 zo dňa 3.11.2010 k zmluve č. A-122 zo dňa 2.7.2010) je dátum začatia plánovanej dodávky produktov 10.01.2010. Termín zaslania kontrolných vzoriek je najneskôr do 8.2.2010. Dnes – 08.04.2010. Momentálne sme nedostali informáciu o odoslaní kontrolných vzoriek.

V tejto situácii vzbudzuje schopnosť Star LLC plniť svoje záväzky vážne obavy pre Rosstance OJSC a núti ju premýšľať o uplatnení pokút ustanovených v odseku 7.2. Zmluva č. A-122 zo dňa 08.07.2010.

Aby ste tomu zabránili, ponúkame vám do 08.06.2010. informujte nás o situácii so zasielaním kontrolných vzoriek produktov.

s pozdravom

Berte na vedomie naše informácie a sme si istí, že otázka písania „náročných písmen“ bude pre vás oveľa menej náročná na prácu.

Tamara Vorotyncevová

Venujte pozornosť našim školiacim programom o obchodnej korešpondencii:

Obchodný list (ďalej len DP) je druh kancelárskej korešpondencie v obchodnej oblasti, ktorá označuje úradnú korešpondenciu medzi podnikateľskými subjektmi (obchodnými partnermi) a zamestnancami spoločnosti.

Pomocou DP sa vymieňajú obchodné návrhy, oficiálne požiadavky a reklamácie, vyjasňujú sa a riešia konfliktné situácie.

Oficiálny list v obchodnom štýle sa líši od iných typov listov v týchto charakteristikách:

Štýl a spôsob prezentácie myšlienok pisateľa listu.
Lexikálny obsah a obsah listu, ktorý sa vyznačuje neemotívnosťou a absenciou vyslovených citových fráz a viet.
Vyhotovenie a registrácia na oficiálnom hlavičkovom papieri spoločnosti s príslušnými údajmi.
Štandardné písmo, rovnaké pre celý text listu.
Malý objem, ktorý nepresahuje jednu stranu tlačeného textu.
Prísna úradná koordinácia a povinné dodržiavanie pravidiel stanovených pri písaní a odosielaní listov.

Ako napísať obchodný list a získať odpoveď - pozrite si toto video:

Hlavné typy DP

V závislosti od použitých klasifikačných kritérií sú všetky RP rozdelené do nasledujúcich hlavných typov, o ktorých sa bude diskutovať nižšie so stručným popisom.

RP, ktoré nevyžadujú odpoveď od príjemcu:

Záruky, ktoré zabezpečujú splnenie určitých povinností (napríklad).
Sprievodné dokumenty, ktoré sú priložené k balíku dokumentov a iné úradné listy.
Informačné, obsahujúce určité informácie pre referenciu.
Oznámenia, ktoré oznamujú dôležité informácie a skutočnosti príjemcom. Dozviete sa, ako správne vyhotoviť výpoveď zmluvy.
Upozornenie, obsahujúce pripomenutie prípadných negatívnych dôsledkov pre príjemcu, ak si nesplní svoje povinnosti voči odosielateľovi listu.
Pripomenutia, ktoré informujú príjemcov listov o ich povinnostiach a predtým uzatvorených dohodách so spoločnosťou.

Existuje aj množstvo RP, ktoré vyžadujú odpoveď od svojich prijímateľov.

Takéto listy zvyčajne obsahujú vo svojom texte nejaký apel na prijímajúci subjekt (napríklad žiadosť o vykonanie akýchkoľvek úradných úkonov), dokumenty s ponukou (napríklad o spolupráci, uzatváraní zmlúv, konaní oficiálnych podujatí), list č. žiadosť (poskytnutie informácií, úradných listín), list s výzvou na splnenie záväzkov a dohôd, žiadosť alebo petíciu.

RP nekomerčnej povahy sa delia na tieto hlavné typy:

Pozvanie ľudí na oficiálnu akciu, prezentáciu, firemnú akciu.
Listy s kondolenciou zamestnancom spoločnosti, riaditeľom partnerských spoločností v súvislosti s úmrtím ich blízkych a príbuzných.
Ďakujem DP.
RP informuje o dôležitej udalosti.
Odporúčacie papiere. Podrobne sa rozoberajú pravidlá a zásady vypracovania odporúčacieho listu.
Záruka DP.
Potvrdzovacie listy o prijatí nákladu a poskytnutí služieb.
Blahoželacie listy v súvislosti s akoukoľvek oslavou alebo mimoriadnou udalosťou.
Petičné listy, v ktorých odosielateľ žiada príjemcu, aby mu poskytol nejakú službu alebo vykonal úkony, ktoré sú pre odosielateľa dôležité.
Listy so zoznamom pokynov.
Sprievodné papiere.

DP, ktoré sú obchodného charakteru, sa zvyčajne používajú v predbežnom štádiu uzatvárania zmluvy a počas platnosti predtým podpísanej zmluvy, medzi takéto listy patria:

Žiadosť o údaje alebo produkty.
Odpoveď na požiadavku partnerskej spoločnosti.
Ponukové listy, ktoré vo svojom texte obsahujú obchodno-obchodný návrh na uzavretie zmluvy alebo transakcie.
Reklamačné a upomienky.
Výstražné listy, ktoré poukazujú na porušenie záväzkov zo strany zmluvnej strany, ukončenie predtým uzatvorených zmlúv alebo na potrebu, aby prijímajúca strana splnila svoje záväzky.

Štrukturálne možno všetky typy obchodných listov rozdeliť na dokumenty, ktoré:

Obsahuje autorský text, prezentovaný vo voľnej forme.
Napísané v súlade so zavedenou predlohou alebo formulárom bez autorských odchýlok.

V závislosti od ich príjemcov sú RP:

Obežník (odoslaný viacerým príjemcom naraz).
Štandardné (odoslané iba jednému príjemcovi od jedného pôvodcu).
Kolektívny charakter (takýto list má iba jedného adresáta, ale odosielateľov je hneď niekoľko).

Ukážka obchodného ďakovného listu. Foto: www.nevagazservis.ru

Forma obchodnej korešpondencie môže byť:

Fax.
Elektronické (takéto listy sa posielajú na oficiálnu webovú stránku alebo oficiálny e-mail prijímajúcej spoločnosti).
Poštové (štandardne zasielané poštou v obálkach).
Ručne písané (zvyčajne ide o listy, ktoré obsahujú blahoželanie alebo sústrasť).

Ako správne napísať a naformátovať list

DP sa štandardne delí na úvodnú, hlavnú a záverečnú časť, ktoré by mali na seba logicky nadväzovať.

V úvode sú uvedené údaje a fakty, ktoré sa stali podkladom pre napísanie DP a hlavná časť obsahuje samotný obsah a hlavný text listu. Záverečná časť obsahuje výsledok písania listu a to, na čo bol napísaný - žiadosť, nárok, odmietnutie, vyjadrenie vďaky atď.

Pri písaní akéhokoľvek obchodného listu musíte venovať pozornosť nasledujúcim kľúčovým bodom a pravidlám, ktoré budú podrobne rozoberané nižšie v texte.

Štylistický dizajn

DP by mal byť napísaný len obchodným štýlom, bez prvkov hovorového štýlu, slangových fráz, zdrobnenín a iných prvkov, ktoré sú v obchodnej korešpondencii nevhodné.

Postup pri predkladaní informácií a údajov

Údaje a informácie uvedené v obchodnej korešpondencii musia byť predložené v súlade s nasledujúcimi požiadavkami, ktorých splnenie je povinné, ak je vaším cieľom vytvoriť správny a kompetentný obchodný list:

Relevantnosť a spoľahlivosť predložených skutočností a údajov, ktoré musia byť overené ku dňu napísania listu a zodpovedajú aktuálnemu stavu v spoločnosti.
Adresnosť (list je potrebné adresovať a zaslať konkrétnej osobe alebo skupine osôb).
Primeranosť uvedených požiadaviek a nárokov.
Objektivita a nestrannosť.
Úplnosť poskytnutých informácií, na základe ktorých sa prijímajúci subjekt bude môcť objektívne rozhodnúť a nebude potrebovať získavať alebo žiadať ďalšie údaje od Vašej spoločnosti.

Požiadavky na obsah a dizajn formulára spoločnosti

DP musí byť vyhotovené na hlavičkovom papieri spoločnosti so všetkými požadovanými údajmi. Požiadavky na tento formulár sú nasledovné:

Štandardný formát - A4.
Aby ste mohli založiť DP s dokladmi a preniesť ho do archívu, musíte nechať ľavý okraj aspoň 3 centimetre.
Uvedenie názvu organizácie, skutočnej a právnej adresy, kontaktných informácií, e-mailových adries a webovej stránky.
Pri písaní emailu je vhodné použiť štandardný font – Times New Roman, veľkosť 12.
DP je možné vypracovať nielen na hlavičkovom papieri spoločnosti, ale aj na bežnom hárku papiera, ale v tomto prípade musia byť uvedené všetky údaje z hlavičkového papiera spoločnosti.
Zaslanie DP faxom alebo e-mailom nie je povolené, ak text takéhoto dokumentu obsahuje dôverné údaje o významných dohodách, dôležitých tajných dokumentoch, osobných údajoch zamestnancov, ktorých zverejnenie je neprijateľné a mohlo by poškodiť dobré meno spoločnosti.

Pravidlá číslovania DP a členenie podľa odsekov

Číslovanie dokumentu pozostávajúceho z viacerých tlačených strán naraz sa začína štandardne od druhej strany a čísla je potrebné písať do horného rohu strany arabskými číslicami bez bodiek vedľa čísla strany.

Aby bol text listu pre príjemcu čo najjednoduchší prečítať a pochopiť, mal by byť rozdelený do odsekov. Toto rozdelenie pomôže čitateľovi pochopiť, kde končí jedna téza a kde začína druhá.

Opravy v texte listu

Prítomnosť vymazania, preklepov, gramatických, interpunkčných a štylistických chýb v texte DP je nežiaduca a neprijateľná. Text listu musí byť gramotný a správny s intervalom medzi riadkami 1,5-2.

Príklad písania obchodného listu.

Povinné údaje v texte DP

Hlavné podrobnosti, ktoré musia byť v liste uvedené, sú tieto:

Štátny znak Ruska, ktorý sa nachádza v samom strede prázdneho papiera a ktorého označenie je povinné pre vládne agentúry a organizácie.
Celý názov spoločnosti bez skratiek.
Kontaktné údaje (čísla pevnej linky a mobilného telefónu, fax).
Čísla bankových účtov.
Údaje o adresátovi RP (v nominatívnom prípade musí byť uvedený názov spoločnosti prijímajúcej list, v datívnom prípade je uvedené celé meno a funkcia príjemcu).
Pred celým menom adresáta, ktorý má titul resp akademický titul(doktor, kandidát vied), musíte ich uviesť.
Všetky údaje v texte DP je potrebné písať od nového riadku s veľkým začiatočným písmenom.

Ako napísať a poslať list po obchodnom stretnutí

Vedenie stretnutia so zástupcami konkurenčnej spoločnosti a obchodnými partnermi zahŕňa ďalšiu obchodnú korešpondenciu. Vlastnosti písania listu po obchodnom stretnutí sú nasledovné:

Na samom začiatku dokumentu je uvedený čas a dátum obchodného stretnutia alebo konferencie, aj keď od ich organizácie uplynul iba jeden alebo dva dni.
List by mal byť napísaný čo najstručnejšie a jasne uvádzať, čo presne chcete svojim obchodným partnerom oznámiť, bez toho, aby ste sa museli biť.
V texte listu je vhodné stručne uviesť, o akých bodoch sa na stretnutí diskutovalo, aké problémy boli nastolené a k akému rozhodnutiu ste vy a príjemca listu dospeli.
Príjemca listu v odpovedi RP by mal chcieť vyjadriť svoj názor alebo rozhodnutie týkajúce sa predchádzajúceho stretnutia a kontroverzných otázok, ktoré na ňom odzneli.
Napíšte o konkrétnom dátume a čase, kedy bude možné uskutočniť spätné obchodné stretnutie, konferenciu alebo pracovný telefonický rozhovor.
Informujte príjemcu RP o svojich zámeroch ohľadom ďalšej obchodnej spolupráce a uzatvárania zmlúv.
Ukončite RP zdvorilo a nenútene, napríklad „Všetko najlepšie...“.

Vlastnosti dizajnu elektronických RP

Listy v elektronickom formáte sa teraz vydávajú oveľa častejšie ako korešpondencia faxom alebo poštou, pretože takýto list bude doručený oveľa rýchlejšie, a teda odosielajúca spoločnosť dostane odpoveď na svoju RP rýchlejšie.

Príprava a vyhotovenie elektronického DP je veľmi jednoduché, základné požiadavky na jeho vyhotovenie sú rovnaké ako pri papierových obchodných listoch. Malé konštrukčné prvky sú nasledovné:

Určenie predmetu alebo názvu RP, aby ho príjemca nestratil v toku prichádzajúcej korešpondencie od svojich partnerov a konkurentov.
Keď dostanete odpoveď na svoje DP, nemali by ste meniť predmet ani nadpis, čo výrazne uľahčí výmenu listov v budúcnosti a umožní rýchle zobrazenie predchádzajúcich listov na túto tému.
Mali by ste použiť štandardný softvér; na vytvorenie listu nepoužívajte najnovšie verzie programov, pretože e-mail sa neskôr nemusí dať otvoriť na počítači príjemcu, ktorý nie je vybavený novými programami.
V texte DP by sa nemali používať emotikony a iné prvky neformálnej e-mailovej korešpondencie.

Lehoty na odpoveď na doručený list

DP, ktorá obsahuje text návrhu na spoluprácu, reklamácie, požiadavky a ďalšie prvky vyžadujúce odpoveď, musí byť prehodnotená a zodpovedaná v nasledujúcich lehotách:

Adresát musí potvrdiť prijatie listu so žiadosťou do troch dní a na takúto žiadosť možno odpovedať do jedného mesiaca.
Sústrastný list o úmrtí blízkej osoby alebo príbuzného zamestnanca firmy je potrebné poslať do desiatich dní odo dňa smutnej udalosti.
Gratulačné listy sa posielajú do ôsmich dní od dátumu mimoriadneho podujatia.
Podľa všeobecných pravidiel sa všetky oficiálne obchodné dokumenty skontrolujú a do siedmich dní odo dňa prijatia listu sa na ne pošle odpoveď.

Pravidlá pre ukončenie listu

Záverečná časť RP musí obsahovať výsledok celej vyššie uvedenej hlavnej časti, musí zhrnúť výsledky a urobiť konkrétne návrhy alebo závery. V tomto prípade by záverečná časť mala byť čo najkratšia, jasná a výstižná.

Tu sú príklady úspešných možností ukončenia textu DP v oblasti úradnej korešpondencie:

Zdvorilá vďačnosť za prejavenú pozornosť alebo poskytnutú pomoc.
Vyjadrenie túžby po ďalšej spolupráci, nádej na uzatvorenie dohôd s partnerskou spoločnosťou.
Uistenie adresáta listu o niečom (ďalšia korešpondencia, uzavretie dohody a spolupráca).
Vyjadrenie požiadavky niečo urobiť (napísať výsledky, nahlásiť akékoľvek vyhlásenia).
Ospravedlňte prosím spôsobené obavy a nepríjemnosti.

Na konci listu môžete zaželať úspech, vyjadriť najlepšie priania alebo úctu k príjemcovi listu.

DP v anglickom alebo inom cudzom jazyku

Mnohí podnikatelia korešpondujú a spolupracujú nielen s miestnymi spoločnosťami so sídlom v Ruskej federácii, ale aj so zahraničnými spoločnosťami, ako aj s pobočkami alebo zastúpeniami zahraničných spoločností so sídlom v Rusku.

V tomto prípade nie je presne stanovená forma RP, postup registrácie RP na cudzí jazyk bude závisieť od účelu písania a formy úradného dokumentu. Pri zostavovaní RP sa musíte zamerať na nasledujúce všeobecné pravidlá a odporúčania v oblasti úradnej korešpondencie:

Dátum vyhotovenia DP. Pri odosielaní dokumentu do Ameriky musíte najskôr zadať mesiac v digitálnej forme, až potom uviesť aktuálny deň v mesiaci a roku. Ak posielate list do Anglicka, potom sa dátum zadáva štandardne ako v Rusku, ale najlepšie je uviesť mesiac vo forme listu, aby sa predišlo nedorozumeniam.
Údaje o zahraničnom adresátovi. Pri adresovaní listu musíte použiť štandardné tlačivá (Pán, Pani, Slečna), za ktorými nasleduje priezvisko adresáta listu.
Adresa príjemcu e-mailu. Postup na jeho označenie sa líši od štandardného postupu v Rusku. Najprv musíte uviesť číslo kancelárie zahraničnej spoločnosti, potom číslo domu, kde sa kancelária nachádza alebo číslo administratívnej budovy, názov ulice, PSČ, názov štátu pri odosielaní listu do Spojených štátov. Štáty, názov kraja, krajina, ak je adresát listu v Anglicku alebo v iných krajinách západnej Európy.
Musí byť uvedený predmet listu (alebo jeho hlavička), čo umožní príjemcovi venovať pozornosť vášmu listu, inak sa môže stratiť v rade prichádzajúcej korešpondencie zahraničnej spoločnosti.
Hlavná časť DP by mala byť rozdelená na odseky, alebo môže byť každá nová veta napísaná na nový riadok, aby sa uľahčilo čítanie.
Záverečná časť. Na úplný záver RP v anglickom jazyku je potrebné poďakovať príjemcovi za pozornosť a vyjadriť nádej na ďalšiu spoluprácu a nadviazanie obchodných vzťahov medzi vašimi spoločnosťami.
Podpis v dokumente sa umiestni bezprostredne pod vetu (odsek) s rozlúčkou, pri podpise je potrebné uviesť svoje celé meno, funkciu v spoločnosti a názov spoločnosti, ktorá list odosiela.
Prílohy a iné dodatky k dokumentu musia byť uvedené a musia byť uvedené na samom konci DP, čím sa zabráni ich strate pri odosielaní a upriami pozornosť príjemcu na ich prítomnosť a na to, že prílohy si treba tiež preštudovať. pri písaní odpovede na list.
V texte DP v cudzom jazyku treba s veľkým začiatočným písmenom napísať: iniciály, celé mená zamestnancov zahraničnej firmy, názvy krajov, miest, štátov, krajín, pozície vo firmách, začiatočnú adresu v r. písmeno a prvé slová, ktoré sa objavia v rozlúčkovej fráze na konci listu.

Správne a kompetentne vypracovaný obchodný list v obchodnej oblasti je účinným nástrojom, ktorý Vám umožní nadviazať ziskové a perspektívne vzťahy v podnikateľskom sektore, pričom nesprávne vypracovaný obchodný list s chybami alebo preklepmi môže negovať všetky budúce vzťahy s partnermi či konkurenciou.

Preto musíte k zostaveniu textu RP pristupovať čo najzodpovednejšie, preštudovať si vyššie uvedené pravidlá a odporúčania, ako aj vzorové dokumenty.

O pravidlách prípravy kompetentného obchodného listu sa diskutuje tu: