Primer odhodnega pisma na pisemski glavi podjetja. Pravila za pisanje poslovnega pisma

Uvedbo standarda za obrazec, ki posledično določa zahteve za obliko uradnega pisma, je povzročila potreba po poenotenju postopka njegove registracije, kar omogoča:

organizirati centralizirano proizvodnjo pisemskih glav;
zmanjšati stroške tipkarskega dela;
zmanjšati stroške dela za pisanje in oblikovanje pisem;
olajšati vizualno iskanje potrebnih informacij;
razširiti možnosti uporabe računalniške in organizacijske tehnologije pri obdelavi pisem.

Vzorec obrazca je osnova za oblikovanje obrazcev in predlog za vse vrste poslovodne dokumentacije. Območje, dodeljeno vzorčnim obrazcem za lokacijo vsake podrobnosti, ustreza optimalnemu obsegu te podrobnosti v tiskanih znakih.

Kako napisati uradno pismo

Pogosto je obrazec uradnega pisma videti kot list papirja s stalnimi podrobnostmi, natisnjenimi na tipografski metodi. Vendar pa v Zadnje čase, čedalje manj uporabljan standardni obrazci, saj je pismo z vsem potrebnim dizajnom mogoče natisniti s tiskalnikom.
Uradno pismo je sestavljeno iz "okvirja", glavnega besedila, ki vsebuje podatke o naslovniku, skrajšano ali polno ime podjetja pošiljatelja, njegov telegrafski ali poštni naslov, številko faksa in telefona, številko telegrama ali pisma, ki ga postal razlog za dopisovanje. Standardni obrazci določajo velikosti polj in formate dokumentov, ki so del določenega dokumentacijskega sistema, obstaja tudi vzorčna strukturna mreža, pravila in podrobnosti za njeno lokacijo.

Odprt obrazec:

Oblika in oblikovanje pisma
Splošna pravila pisanja
Kompilacija e-poštna sporočila
Če povzamem

Podjetnik mora voditi aktivno korespondenco tako z uradniki (na primer predstavniki vladnih agencij) kot s "poluradnimi" - partnerji, izvajalci, samostojnimi strokovnjaki itd. Veščina pisnega komuniciranja se razvije precej hitro, a sprva lahko naredite veliko napak in na prejemnike naredite ne najbolj prijeten vtis.

Informacije

V tem članku bomo govorili o značilnostih pisanja obeh navadnih poslovnih pisem (v na papirju) in elektronska sporočila. Pisemski list in oblikovanje Ne pozabite uporabiti pisemskega papirja vašega podjetja.

To vedno naredi vtis in poveča lojalnost »sogovornikov«.

Kako pripraviti obrazec uradnega pisma?

Ta vrstica določa, ali bo oseba odprla dohodno sporočilo. Če pišete nekomu, ki ga ne poznate, poskusite najti zanimiv naslov.

A ne pretiravajte – teme, kot je »Nujno!!! Edinstvena ponudba, odprta takoj!« Zbudijo samo željo po hitrem kliku na ikono smetnjaka na vrhu. Naslov naj bo sestavljen iz 3-5 besed in mora odražati vsebino sporočila.

Če naslovnika ne poznate, na kratko opišite, kdo ste in kako ste izvedeli zanj.
Brez tega potrebnega uvoda se lahko sporočilo obravnava kot vsiljena pošta in se takoj izbriše.
V nastavitvah ne onemogočite citiranja - prejšnja korespondenca naj bo prikazana spodaj, pod rezom.
Branje z zaslona je dvomljiv užitek. Papirnato pismo lahko vzamemo v roke in že zato ga na nezavedni ravni dojemamo resneje kot elektronsko.

Blanker.ru

To bo "oživilo" komunikacijo - čustveni simboli na zaslonu (tudi v poslovnem sporočilu) so zaznani precej pozitivno. Seveda jih ni mogoče uporabiti v "papirnatih" pismih.

Bodite prepričani, da podpišete.
V e-poštnih sporočilih je običajno sestavljen iz 3-6 vrstic in vključuje ime in priimek pošiljatelja, njegov položaj, ime podjetja, naslov spletne strani in kontaktno telefonsko številko.

Podrobnosti storitvenega pisma

Tukaj je več možnosti:

»S spoštovanjem«, »S spoštovanjem«;
"Z Najboljše želje»;
“V upanju na nadaljnje sodelovanje”;
"Vedno vam z veseljem nudimo storitev";
itd.

Z eno besedo, izbira zadnje fraze je stvar okusa. Etika poslovnega pisanja Tudi prikriti prezir v poslovnem pismu ne ostane neopažen. Seveda pa v tem primeru ne boste mogli več računati na pozitiven ali celo enak odnos do sebe. Zaključek je očiten: ne prepuščajte se čustvom in ostanite v mejah, tudi če vas prejemnik resnično moti.
Vedno bodite pozorni na ton sporočila. Pri sestavljanju pisma z zavrnitvijo morate biti še posebej previdni. Zelo nespametno je začeti takšno sporočilo s kategoričnim "ne" v takšni ali drugačni obliki - to bo pri osebi ustvarilo občutek, da je preprosto poslan.

Kako napisati uradno pismo organizaciji?

Vrsta obrazcev, standardi za njihovo izpolnjevanje in elementi oblikovanja morajo biti navedeni v naročilu za organizacijo (ali navodilih za pisarniško delo). Osnovne zahteve za obrazce poslovnih pisem najdete v GOST 2003 "Zahteve za pripravo dokumentov."
Priporočljivo je, da osnovne podatke o podjetju "stlačite" v obrazec:

ime (in skrajšano ime);
dejanski in poštni naslov;
Email naslov;
Kontaktne telefonske številke;
Naslov spletne strani.

To ni seznam zahtevanih podatkov, ampak samo vzorčni seznam. Po želji lahko kaj dodate ali izključite.

Kako pravilno napisati in oblikovati poslovna pisma

Pomembno

Lahko rečemo, da je uradno pismo sestavljeno iz "okvirja" pisma in glavnega besedila ter vsebuje poleg glavnega besedila podatke o naslovniku: polno in skrajšano ime organizacije pošiljateljice, njen poštni in telegrafski naslov. , telefonske številke, številke faksa in teletipa, številko tistega pisma ali telegrama , ki je bil razlog za korespondenco, in še veliko več. Obrazci so lahko s kotno ali vzdolžno razporeditvijo detajlov.

Pozor

Oblikovanje forme mora biti v skladu z načeli tehnične estetike, kar posledično pozitivno vpliva na dojemanje njene vsebine. Glede na lastnost človeškega očesa je lažje popraviti zgornji del katerega koli predmeta je treba pri pripravi dokumentov narediti njihov zgornji del bolj nasičen, spodnji del pa bolj "stabilen".

Vzorec uradnega pisma organizacije

Če se v njem dotaknete več vprašanj, morajo biti med seboj tesno povezana. Če se morate obrniti na isto organizacijo o več različnih temah, je bolje, da za vsako od njih napišete ločeno pismo.

Jezik pisanja Slog poslovnega dopisovanja je »lahko« uradno poslovanje. Možno in potrebno je standardizirati besedne zveze, uporabljati nekaj klišejev in klišejev, ni pa priporočljivo vsega tega reducirati na suhoparno birokracijo. "

Živi jezik je vedno zaznan enostavno in ugodno. Seveda, poslovno pisni jezik mora biti v skladu z normami bontona (o katerih bomo razpravljali v nadaljevanju), vendar je treba bistvo vprašanja navesti jasno in jedrnato.

Uradno pismo: obstoječi tipi, pravila oblikovanja

Standardi za vzorčne obrazce določajo formate in velikosti polj dokumentov, ki so del enotnega dokumentacijskega sistema, ter zahteve za konstrukcijo strukturne mreže vzorčnega obrazca, podrobnosti in pravila za njihovo lokacijo. Dokumenti, vključeni v enotne dokumentacijske sisteme, so sestavljeni iz treh glavnih delov, ki se nahajajo znotraj jasno razmejenih območij. Ta ureditev dokumenta zagotavlja potrebno hitrost zaznavanja njegovega besedila. Podrobnosti so obvezne lastnosti, določene z zakonom ali predpisi za posamezne vrste dokumenti. Sestava in ureditev podrobnosti na obrazcih organizacijskih in upravnih aktov morata biti v skladu z ustreznimi standardi. Prej so bili ti standardi urejeni z GOST 6.38-90, trenutno se uporablja GOST R.30-2003.

Odvetniški imenik

Je del dohodnih in odhodnih dokumentnih tokov organizacije. Obstaja veliko vrst poslovnih pisem: reklamna, komercialna garancija, kritna, informativna, zahtevkovna, z navodili itd.

Kultura poslovne korespondence od podjetnika zahteva, da zna pravilno sestaviti takšne dokumente. Pri tem lahko pomaga vnaprej pripravljen obrazec za pismo.

Služi kot vizitka podjetja, ki prikazuje njegov slog in ustvarja ugodno podobo. Pravilno izvedena poslovna korespondenca omogoča naslovniku prejem popolne informacije o pošiljatelju, njegov strog slog naredi informacije uradne in poenostavi kasnejšo uporabo dokumentacije. To je še posebej pomembno v začetni fazi razvoja podjetja, ko so stroški oglaševanja še omejeni, a je že treba ustvariti pozitivno podobo v poslovnem okolju.

Uradno pismo na glavi organizacije

Lokacija podrobnosti (kotna različica) oblike črke (mere so navedene v milimetrih) Sl. 2. Razporeditev detajlov (vzdolžna različica) oblike črke (mere so navedene v milimetrih) Najprimernejša za obdelavo in ekonomična v smislu uporabe prostora listov je kotna oblika. V tem primeru lahko desno stran vrha lista uporabite za vpis podrobnosti "Naslovnik", "Rešitev".Uporaba vzdolžne pisemske glave je priporočljiva v primerih, ko ime organizacije vsebuje veliko število tiskani znaki so na primer lahko v primeru, ko so podrobnosti obrazca podane v dveh ali več jezikih. V tem primeru je treba na levi strani natisniti podrobnosti v ruskem jeziku, na desni pa v državnem jeziku, na isti ravni.

16apr

Zdravo! V tem članku bomo govorili o poslovnih pismih.

Danes se boste naučili:

Zakaj poslovno dopisovanje ni izgubilo pomembnosti;
Katere vrste poslovnih pisem obstajajo in kako so oblikovana;
Kako pravilno napisati poslovno pismo.

Zdaj zunaj naših oken je čas visoke tehnologije in interneta. Toda poslovna korespondenca ni izgubila na pomenu in pomembnosti, preprosto se je preselila v druge medije. Danes se pogovorimo o tem, zakaj je pomembno znati sestaviti in oblikovati poslovna pisma.

Zakaj potrebujete poslovno korespondenco?

V prvi vrsti je to priložnost za izmenjavo mnenj, predlogov in razmišljanj z zaposlenimi ali poslovnimi partnerji. S pomočjo korespondence navajajo pritožbe, zahteve in razjasnjujejo nesporazume med podjetji.

Poslovna korespondenca je ena od vrst uradne korespondence.

Razlike med poslovnimi pismi in drugimi

Glavne razlike so naslednje:

Stilistika predstavitve;
Besednjak, ki ne omogoča jasnega izražanja čustev;
Sestavljeno na uradni pisemski glavi podjetja;
Pisava ni premajhna, a tudi ne velika in je enaka skozi celotno besedilo;
Redko zavzemajo več kot 1 stran;
Prisotnost stroge uradne verige poveljevanja.

Vrste poslovnih pisem

Vsa poslovna pisma lahko razdelimo v več skupin. Na vsakem se bomo podrobneje posvetili in podali kratek opis.

Pisma, na katera ni treba odgovoriti.

Garancijski list;
Spremljanje;
Informativni;
Opozorilno pismo;
Opomin pismo.

Pisma, ki zahtevajo odgovor.

Pritožba;
Ponudba;
Prošnja;
Zahteva;
Peticija.

Nekomercialna pisma.

Vabilo;
pisma z izrazom sožalja;
Pisma, ki izražajo hvaležnost;
Pisma, ki obveščajo o nečem;
Pisma s priporočili;
Garancijska pisma;
Pisma, ki potrjujejo, da je bilo blago prejeto, storitev opravljena itd.;
Čestitke ob različnih priložnostih;
Pismo zaprosila;
Pisma z navodili;
Spremna pisma.

Komercialna pisma.

Običajno se uporabljajo pred sklenitvijo pogodbe, pa tudi v času veljavnosti pogodbe.

Tej vključujejo:

Pisma, ki odgovarjajo na povpraševanja;
Neposredna zahteva;
– pismo, v katerem se predlaga sklenitev posla ali sklenitev pogodbe;
Zahtevek;
Opomnik;
Pismo, ki vsebuje opozorilo o prekinitvi pogodb ali o potrebi po izpolnitvi obveznosti itd.

Če govorimo o klasifikaciji po strukturi, obstajata dve vrsti poslovnih pisem:

Vsebuje avtorsko besedilo in je napisano v prosti obliki;
Sestavljeno po strogem vzorcu.

Po naslovniku.

Okrožnica – pismo, poslano več naslovnikom;
Redno – poslano enemu prejemniku v imenu ene osebe;
Zbirno – poslano enemu prejemniku, vendar od več oseb.

Pisma delimo tudi glede na obliko, v kateri so bila poslana:

Poslano kot sporočilo po faksu;
Poslano po elektronski pošti;
Tisti, poslani v navadnih ovojnicah.

Obstajajo vrste pisem, ki bi jih bilo treba iz etičnih razlogov pisati ročno in ne tipkati. To velja za sožalje in čestitke.

Skrivnosti pravilnega oblikovanja

Besedilo pisma je razdeljeno na uvodni, glavni in zaključni del. Med seboj so logično povezani. Uvodni del zajema okoliščine, ki so botrovale k nastanku pisma, glavni del pa predstavlja samo vsebino. V zadnjem delu so povzeti rezultati, ki izražajo zahtevo, zavrnitev itd.

Na splošno lahko poslovno korespondenco z vso odgovornostjo imenujemo umetnost, saj se je treba naučiti, kako jo voditi pravilno, v skladu z vsemi zahtevami. Navsezadnje največkrat razmišljamo le o tem, da so informacije jasno predstavljene, pozabljamo pa na dejstvo, da lahko pismo štejemo za obraz podjetja.

Stilistika.

Vsaka črka je strogo vzdrževana poslovni stil, se uporabljajo govorna sredstva, značilna za uradne dokumente.

Zahteve za predstavitev informacij.

Vse informacije v pismu so predstavljene na naslednji način:

Naslovljeno, namenjeno določeni osebi;
Vse informacije morajo biti aktualne na dan pisanja;
Zanesljiv;
Nepristransko;
Utemeljeno;
Čim bolj popolno, da se na podlagi nje odloči.

Oblika.

Prvič, pismo je sestavljeno na pisemski glavi, ki je last podjetja.

Za pisanje poslovnega pisma se uporabljajo listi velikosti A4;
Levi rob obrazca mora biti vsaj 3 cm, saj bodo čez nekaj časa poslani v datoteko;
Navedeni so naziv podjetja, njegov pravni in dejanski naslov ter elektronski naslov;
Bolje je uporabiti standardno pisavo Times New Roman, velikost 12. Je najbolj optimalen in dobro zaznaven pri branju;
Poslovna pisma je dovoljeno sestaviti brez pisemske glave, vendar morate še vedno navesti podatke iz obrazca.

Če pismo obravnava velike transakcije v zvezi s financami ali zaupnimi informacijami druge narave, pošljite takšna pisma po faksu oz. v elektronski obliki Ni priporočljivo. Bolje je na staromoden način, v navadni papirnati ovojnici.

Številčenje.

Če je pismo sestavljeno iz več strani, so te oštevilčene od druge. Številke so označene zgoraj na sredini z arabskimi številkami. Ob številki ni pik.

Razdelitev na dele.

To pomeni razdelitev pisma na odstavke. Besedilo ne sme teči v neprekinjenem toku, sicer ga preprosto ne bomo zaznali. Zahvaljujoč razdelitvi na odstavke lahko vidite, kje se ena misel konča in začne druga.

Razpoložljivost popravkov.

Ni priporočljivo dovoliti popravkov, tipkarskih napak ali izbrisov. Črka mora biti napisana pravilno, besedilo pa mora biti natisnjeno v intervalih 1,5 - 2.

Uporabljeni podatki.

Navedli bomo le glavne, saj smo o njih že na kratko govorili malo prej:

Če je podjetje v državni lasti, se uporablja grb Ruske federacije. Nahaja se na sredini uradnega obrazca;
Polno ime podjetja;
faks in telefonske številke;
Številka bančnega računa;
Naslovnik - in ime podjetja prejemnika se uporablja v nominativu, za označevanje položaja in priimka prejemnika uporabite datilni primer;
Če ima naslovnik akademska stopnja ali naziv, navedite ga pred priimkom osebe;
Vse podrobnosti se pišejo v novi vrstici in z veliko začetnico.

Poslovno pismo po sestanku

Imeli ste poslovni sestanek, obstajalo je nekaj možnosti. Nadalje bomo razpravljali o tem, kako to odražati v pismu.

Najprej na začetku pisma navedite datum in uro vaše komunikacije s potencialnim partnerjem, tudi če je od srečanja minilo nekaj dni.
Izogibajte se napakam ali preveč zapletenim stavkom: pismo naj bo kratko in jasno, a tako, da ga bo prejemnik želel prebrati.
Omenite, o čem je tekel pogovor. Npr.: " Pogovarjala sva se, koliko bi stala vaza v beneškem slogu.«
Poskrbite, da bo prejemnik pisma izrazil svoje mnenje o temi srečanja.
Navedite čas, ko se lahko pogovarjate po telefonu ali se srečate osebno.
Dajte prejemniku vedeti, da se veselite sodelovanja z njim: “ Veselim se prihodnjih poslovnih odnosov z vami«.
Končajte svoje pismo z naslednjim ali podobnim stavkom: " Vse najboljše vam želim...».

Elektronska poslovna pisma

Nemogoče je prezreti zahteve za njihovo zasnovo, saj se zdaj vse več pisem izda v elektronski obliki in ne v papirni obliki. Konec koncev je 21. stoletje.

Pripravite e-poštno poslovno pismo Veliko dela se ne prevaja; zahteve za oblikovanje so enake tradicionalnim črkam. Edina stvar je, da mora imeti takšno pismo vedno naslov (ali zadevo), da se enostavno ne izgubi v toku dokumentacije.

Poleg tega, ko na takšno pismo odgovorite, je bolje, da ne spremenite zadeve pisma, tako da boste hitro razumeli, kaj je bilo povedano, če boste prejeli veliko e-poštnih sporočil.

Prav tako ne uporabljajte najsodobnejše programske opreme pri ustvarjanju priponk k takšnim pismom, še zdaleč ni dejstvo, da jo ima vaš prejemnik. Če ga ni, se pismo preprosto ne bo odprlo.

Pri elektronskem pisanju poslovnega pisma ne uporabljajte emotikonov. Tehnologija je odlična, a pri pisanju naj bo poslovna.

Kakšen je rok za odgovor na pismo?

Če je pismo razvrščeno kot zahteva odgovor, je čas odgovora odvisen od informacij v pismu:

Če prejmete zahtevo, potrdite, da je bila prejeta v naslednjih treh dneh po prejemu. In končni odgovor je lahko podan v enem mesecu;
Če govorimo o sožalju, ga lahko pošljemo v desetih dneh po žalostnem dogodku;
Čestitke je dovoljeno poslati v 8 dneh od trenutka, ko ste izvedeli za poseben datum;
Če govorimo o splošnih pravilih dobre manire, potem je bolje, da na pisma odgovorite v sedmih dneh.

Kako napisati poslovno pismo: v preprostem jeziku o kompleksnih stvareh

Razlikovati med poslovnim pismom in osebno korespondenco. Danes smo že večkrat govorili o tem, kakšne so te razlike, nanje ne smemo pozabiti. Zdaj pa poglejmo pisanje pisma korak za korakom.

1. stopnja Navedemo naslovnika.

V zgornjem desnem kotu obrazca zapišemo priimek, začetnice in položaj osebe, na katero pismo naslovimo. Če je naslovnik organizacija, navedite njen pravni naslov.

2. stopnja. Pritožba.

Postavimo ga na sredino obrazca. Izvedena je spoštljivo, brez okrajšav in črtanj.

Primer: Spoštovani (ime, patronim)! Prav tako je naslovnika mogoče nasloviti z navedbo njegovega položaja. Ko pa osebo nagovorite po imenu, to zmanjša psihološki stres in nakazuje, da je poslovni odnos stabilen in vzpostavljen.

3. stopnja. Izjava o namenu.

Pojasnite namen pisma, njegovo bistvo in glavne ideje. Ta del je glavni. Napišite, kaj želite povedati, kaj je razlog za vašo pritožbo. Vendar ne pozabite na uradni in nevtralni slog.

4. stopnja. Dajanje predlogov in priporočil.

Skoraj vsako poslovno pismo pomeni, da bo naslovnik nanj odgovoril. To na splošno ni potrebno samo za pisma informativne narave. Zato ne le opišite problema, ampak tudi predlagajte, kako ga je mogoče rešiti.

Če vložite pritožbo, zahtevajte določene ukrepe; če ponudite sodelovanje, nam povejte, katere možnosti so na voljo.

Preprosto povedano, tisti, ki prejme pismo, mora videti, da ne le nekaj želi od njega, ampak tudi razumeti, kako je to mogoče doseči.

Kako končati poslovno pismo

Poslovno pismo mora biti napisano popolno. Neupoštevanje pravil pisanja lahko negativno vpliva na ugled podjetja kot celote. Zato zdaj predlagamo, da se podrobneje posvetimo oblikovanju končnega dela poslovnega pisma.

Na koncu pisma povzemite vse, kar je bilo prej obravnavano. Vendar svojih zaključkov ne smete raztegniti v 10 stavkov, navsezadnje se v poslovnih pismih cenita kratkost in jedrnatost. Bolje je, da se omejite na preproste fraze.

Konec bomo izhajali iz dveh indikatorjev: naj bo čim bolj vljuden in korekten. Obstajajo različne možnosti, kako ga zgraditi.

Tukaj je nekaj primerov:

Hvala za pozornost ali pomoč: Hvala vam! (Naj se vam zahvalim ...);
Izrazite svoje upanje za prihodnost: Upamo na obojestransko koristno sodelovanje (Upamo, da bomo odgovor prejeli v bližnji prihodnosti ...);
Lahko sestavite frazo, da naslovniku nekaj zagotovite: Z veseljem bomo sodelovali z vami;
Pošljite zahtevo: Prosimo vas za poročanje rezultatov;
Opravičujemo se za morebitne nevšečnosti: Opravičujem se za nepričakovano zamudo pri plačilu materiala.

Kako se posloviti od prejemnika.

Kljub temu, da je korespondenca uradna, se lahko poslovite na različne načine.

Tukaj je nekaj možnosti:

S spoštovanjem do vas...;
Z željami po uspehu...;
Najboljše želje…

Pravilno se podpišemo.

Ob podpisu pisma navedite svoj položaj, ime in priimek. Če dvomite v ustreznost fraze, kot je: " S spoštovanjem" - samo ne uporabljaj.

V podpisu lahko navedete svoje kontakte, dodatno telefonsko številko ali elektronski naslov, s čimer prejemniku pokažete, da ste pripravljeni na komunikacijo in sodelovanje z njim.

V naslednjem delu našega članka bi rad govoril o poslovnih pismih v angleščini.

Poslovna pisma v angleščini

Za sestavljanje takšnih pisem ni urejene oblike. Vse bo odvisno od namena pisma in od tega, kdo je njegov naslovnik. Tukaj je nekaj kratkih priporočil za pripravo.

Datum pisanja.

Če pišemo v ZDA, potem pri navedbi datuma najprej navedemo mesec, nato dan in šele nato leto. Če gre za Združeno kraljestvo, se datum vnese kot za Rusko federacijo. V tem primeru napišite mesec s črkami, da se izognete zmedi.

Podrobnosti o prejemniku.

Če pišete moškemu, ga kontaktirajte takole: gospod (vpisati priimek);
Če je poročena ženska: gospa (vnesite priimek);
Neporočeni dami: Gospodična (navedite priimek);
Če ne poznate statusa dame: Ms (vpiši priimek).

Določanje naslova.

Vrstni red je nasproten tistemu, ki je sprejet v Ruski federaciji: urad, hišna številka, ime ulice, poštna številka, ime države (če pišete v ZDA), ime okrožja in ime države (če pišete v Združenem kraljestvu).

Kako vzpostaviti stik s prejemnikom.

Standardni klici:

Spoštovana gospa;
Dragi gospod;
Spoštovani gospod ali gospa;
Draga gospa;
Dragi.

Za naslovom postavimo vejico (če pišemo v UK) ali dvopičje (če pišemo v ZDA). Ni običajno, da bi postavili klicaj.

Predmet.

Bodite prepričani, da navedete predmet pisma, tako kot v Ruski federaciji.

Glavno besedilo.

Razdelite ga na odstavke. Ali pa vsak stavek napišite v novo vrstico.

Kako se posloviti.

Na primer takole: " Zahvaljujemo se vam za pomoč, ostajamo iskreno vaši"– Hvala, moj vdani ..., čeprav morda manj formalno.

Registracija podpisa.

Pod poslovilni odstavek se podpišemo, navedemo svoje ime in priimek, naziv podjetja in položaj.

Oblikovanje aplikacij.

Če prilagate kakršne koli dokumente, na koncu dopisa navedite: » Enc.” in seznam aplikacij.

Kaj napisati z veliko začetnico.

Priimki in začetnice;
imena podjetij;
Imena mest, držav itd.;
Vse besede, ki označujejo zaseden položaj;
Prve besede v slovo;
Začetni naslovi.

Preden končamo pogovor, je nekaj primerov poslovnih pisem v ruskem in angleškem jeziku.

Vzorci poslovnih pisem v ruskem in angleškem jeziku

Zaključek

Če povzamem, bi rad povedal, da je poslovno pismo orodje za komunikacijo na katerem koli področju dejavnosti. Če je napisan pravilno, bo vaše podjetje zagotovo predstavil v pozitivni luči.

Po drugi strani pa lahko pismo, napisano površno in z napakami, popolnoma uniči najbolj obetaven posel. Pišite črke pravilno in poskušali smo vam povedati, kako to storiti.

- posplošeno poimenovanje za različne vsebine, ki služijo kot komunikacijsko sredstvo med institucijami v procesu izvajanja njihove dejavnosti.

Pismo je najpogostejši način izmenjave informacij, združuje ogromno skupino vsebinsko zelo različnih dokumentov, ki se razlikujejo po načinu prenosa besedila ( po pošti). Pisma sestavljajo večino vhodnih in izhodnih dokumentov katere koli institucije in imajo veliko različic.

Vrste črk:

poučno;
spremljanje;
informativni;
garancija;
oglaševanje;
zahtevki;
arbitraža;
potrditvena pisma;
pisma opomin;
obvestilna pisma;
prošnje.

V pismih so izražene čestitke, želje in pozdravi ob posebnih priložnostih. Pisma se pošiljajo v znak sodelovanja in izraza sožalja v dramatičnih in tragičnih situacijah.

Pismo je sestavljeno na formatu, ki je posebej zasnovan za to vrsto dokumenta A4. Če besedilo pisma ne presega sedmih vrstic, je dovoljeno uporabiti format A5.

Datum pisma je datum njegovega podpisa.

Besedilo pisma zgrajena po shemi:

uvod (tu so razlogi za sestavo pisma, sklicevanja na dogodke, dejstva, odločitve višjih institucij in drugi dejavniki, ki so služili kot podlaga za sestavo pisma);
dokazila (to določa utemeljitev vprašanja, navedenega v pismu);
sklep (naštevanje sklepov, prošenj, zahtev, predlogov).

Pogosto se v dokumentacijski praksi uporabljajo pisma, ki vsebujejo en zadnji del besedila brez pojasnila.

Dolžina pisma praviloma ne sme presegati ene strani.

Namen kompilacije in usmeritev pisma se praviloma omejuje na spodbudne motive, od tod tudi osnovne zahteve za besedilo: jasnost, natančnost, kratkost predstavitve. Praksa dopisovanja je razvila več splošnih pravil, ki jih je treba upoštevati pri sestavljanju in oblikovanju pisem.

Pismo naj bo posvečeno eni zadevi, ki poenostavi procese obdelave in pospeši izvedbo v organizaciji, na katero so naslovljena.

Besedilo pisma je praviloma navedeno v tretji osebi ednina, na primer: »Šola nima možnosti ...«, »V prihodnjem letu šola ne ponuja ...« itd.

Pravico do uradnih pisem ima praviloma vodja, v času njegove odsotnosti (bolezen, dopust, službena pot) pa njegov namestnik ali uradnik, ki opravlja naloge vodje. Pisma se trenutno ne pošiljajo le po pošti, temveč tudi s pomočjo telegrafov, faksov in računalniških omrežij (e-pošta).

Ne glede na način pošiljanja dokumenta se uporabljajo enotne zahteve za njegovo pripravo in izvedbo (glej sliko 3.7).

riž. 3.7. Primer oblikovanja črk

V zadnjih desetletjih je postalo sestavni del na katerem koli področju poslovanja. Poleg priprave pogodb, aktov in prilog k njim se strokovnjaki za dokumente ukvarjajo s pripravo različnih vrst pritožb in dopisov. Na zakonodajni ravni načela njihovega oblikovanja in splošna predloga seveda niso opredeljena. V takšni situaciji se postavlja vprašanje: "Kako pravilno sestaviti ta ali tisti pravno šibek, a poslovni dokument?" Odgovor na to je izjemno preprost in se spušča v pripravo takih papirjev v skladu s splošno sprejetimi standardi pisarniškega dela.

Danes se je naš vir odločil razmisliti o načelih pisanja uradnega pisma in značilnostih tega dokumenta. Informacije o povzeti temi in predlogo za sam prispevek najdete spodaj.

Uradni ali je ena izmed osnovnih vrst dokumentov na področju pisarniškega dela sodobnega poslovanja. Gre za univerzalen način posredovanja informacij, ki je izveden na najpreprostejši možni način, a v skladu z vsemi pravili in predpisi poslovnih odnosov.

Informacije, predstavljene v uradnih dopisih, seveda niso zabavne narave. Takšni prispevki so lahko vabila, deloma reklamni, informativni in drugi, nikakor pa zabavni.

Med uradnim in navadnim pismom je veliko razlik. Glavni je namen. Če ima poslovni dokument vedno natančen namen pošiljanja ali posredovanja naslovniku, potem se običajna pisma pogosto uporabljajo za »komunikacijo zaradi komunikacije«. Poleg tega poslovna sporočila:

niso anonimni - vedno imajo podatke o pošiljatelju in prejemniku
napisano v imenu določene osebe ali organizacije ali združenja, ki ga ta zastopa
(če ima pošiljatelj žig)
sestavljeno po splošno sprejetih pravilih pisarniškega dela
ne more biti zabavno, kot je bilo omenjeno prej

Neobvezna, a tudi pogosta razlika med uradnim pismom in navadnim sporočilom je, da je prvo napisano na pisemskem listu podjetja. Ta pristop daje naslovu najvišjo stopnjo trdnosti in na splošno nakazuje njegov poslovni status.

Nekaj besed o podrobnostih in splošni vsebini dokumenta

Uradna pisma se izdajajo iz različnih razlogov, zaradi česar se vsebina seveda spreminja. Kljub temu se splošni strukturi poslovnih sporočil ne da odvzeti. To je tisto, kar je opredeljeno kot resnično na področju pisarniškega dela, ni predmet spora in tvori osnovne zahteve za ustrezne dokumente. Tipični podatki uradnega pisma vključujejo:

polno ime podjetja pošiljatelja ali polno ime določenega državljana
informacije o kontrolni točki, kontrolni točki in OKUD (za organizacije)
naslov in vse možne kontakte pošiljatelja
podobne podatke o naslovniku
bistvo sporočila
datum njegove sestave
in tiskanje (za organizacije)

Pomembno! Vrsta poslovnih dokumentov, ki jih obravnavamo danes, je ena redkih, ki ne potrebuje naslova. Odsotnost slednjega nikakor ni napaka, temveč upoštevanje osnovnih standardov pisarniškega dela.

Pismo je priporočljivo izdati na dopisnem pismu, seveda če je pošiljatelj podjetje. Za vladne agencije imajo takšni obrazci podobo grba, za komercialne organizacije - njihov emblem.

Jasno in razumljivo za prejemnika.
Brez uporabe psovk, da ne omenjam žaljivk in opolzkosti.
Čist, jedrnat in kompetenten.

Drugih zahtev za uradna pisma strokovnjaki za dokumente načeloma ne postavljajo. Dovolj je, da upoštevate navedene norme, pravila in splošno vsebino dokumenta.

Spodaj lahko prenesete predlogo za uradno pismo organizaciji:

Vrste uradnih pisem

Uradno pismo je dokaj obsežna skupina poslovnih dokumentov. Najbolj uporabljeni med njimi vključujejo:

, ki odraža željo pošiljatelja, da naredi nekaj v korist naslovnika
Pisma prošenj
Zahteve
Vabila na dogodek
Vabila k sodelovanju
Papirji, ki prejemnika na nekaj spominjajo
Komercialne ponudbe
Zahteve
Navodila
Oglasna in informativna pisma

Iz imena vsake vrste uradnega pisma lahko razberete njegov splošni namen in namen pošiljanja sporočila. Kot kaže praksa, se prenos različnih vrst zahtevkov v poslovnem okolju izvaja iz različnih razlogov, seznam njihovih zgoraj navedenih vrst pa še zdaleč ni dokončen.

Značilnosti oblikovanja in prenosa sporočila naslovniku

Na koncu današnjega članka bodimo pozorni na prenos uradnih pisem v Rusko federacijo. Najprej je treba opozoriti, da je glavni odtenek uspešnih poslovnih odnosov kompetenten pristop k njihovemu upravljanju. V primeru izvedbe ustreznih dokumentov govorimo o o njih:

urejenost
popolna skladnost s poslovnimi standardi
namenskost (pošiljanje uradnega pisma nekomu v obliki neželene pošte bo znatno spodkopalo avtoriteto pošiljatelja)

Poleg tega je priporočljivo, da k sestavi sporočila pristopite izjemno odgovorno. Njegovo besedilo mora biti pismeno, jedrnato in razumljivo. Uporaba zapletenih besednih struktur in izrazov je nezaželena. Splošni ton nagovora naj bo v mejah. Zadržanost je dobrodošla, domačnost pa nikoli.

Kar zadeva prenos poslovnih pisem, pošiljatelj nima nobenih omejitev. Naslovniku lahko dostavite sporočilo:

preko interneta v elektronski obliki
preko pošte
preko kurirja ali celo osebno

Prenos uradnih pisem je obsežno področje. Vsi pošiljatelji bodo lahko izbrali priročno sporočilo.

S tem so zaključene najpomembnejše določbe o temi tega članka. Upamo, da so predstavljene informacije vsem bralcem pomagale razumeti bistvo uradnih pisem v Ruski federaciji in pravila za njihovo izvedbo.

Zapišite svoje vprašanje v spodnji obrazec