Pagbati!!! Paano punan ang isang ulat ng gastos, mga patakaran para sa pagpuno nito at isang online na aplikasyon para sa pagpuno ng isang ulat ng gastos - ito ang mga pangunahing punto ng artikulong ito.
Ang isang paunang ulat ay ang pangunahing dokumento na ginagamit sa account para sa cash na ibinigay sa mga empleyado ng kumpanya sa account. Ang dokumentong ito ay isang legal na kumpirmasyon para sa kung anong mga layunin at sa kung anong halaga ang mga pondo ay ginastos ng mga taong may pananagutan. Sa kasong ito, ang batayan para sa pag-isyu ng pera sa account ay isang order na magpadala ng isang tiyak na empleyado sa isang paglalakbay sa negosyo, na inisyu ng pinuno ng negosyo.
Ano ang bago sa pagpuno
Pinag-isang mga form ng advance na ulat - ang form na "AO-1" ay ginagamit ng mga legal na entity ng lahat ng anyo ng pagmamay-ari (hindi kasama ang mga organisasyong pambadyet, kung saan mayroong mga espesyal na form - "0504049") mula noong simula ng 2002.
Obligado ang taong may pananagutan na punan ang form ng paunang ulat (sa isang kopya sa ngayon) nang hindi lalampas sa tatlong araw (mga araw ng trabaho, siyempre) pagkatapos bumalik mula sa isang paglalakbay sa negosyo o sa pag-expire ng pera na ibinigay.
Ang pagpuno ng isang ulat ng gastos ay hindi magiging mahirap, ang pangunahing bagay ay huwag kalimutang ipakita ang lahat ng mga gastos; ang isang kumpletong kopya ng ulat ay ipinadala sa departamento ng accounting para sa pagpapatunay at pag-apruba ng pinuno ng kumpanya.
Pagpuno ng isang paunang ulat
Sa harap na bahagi ng form, ang empleyado na nakatanggap ng pera para sa ulat ay nagpapahiwatig:
— pangalan ng kumpanya na nagbigay ng pera sa account;
— petsa at numero ng dokumento;
- pangalan ng departamento kung saan siya nakarehistro;
— buong pangalan at posisyon;
— layunin ng advance (paglalakbay sa negosyo, mga pangangailangan sa negosyo, pagbili materyal na ari-arian at iba pa);
— sa talahanayan dapat mong ipahiwatig ang impormasyon tungkol sa nakaraang paunang pagbabayad, kung mayroong isa (balanse o overrun); ang halaga ng advance na ibinigay, pati na rin kung gaano karaming pera ang ginastos. Bilang karagdagan, kinakailangang ipahiwatig ang kanilang labis na paggasta o balanse - sa rubles at kopecks, kung mayroon man.
Sa likod ng form ng advance na ulat, dapat mong ipahiwatig ang lahat ng mga dokumento na nagpapatunay ng mga gastos (mga tiket, resibo, tseke, invoice, atbp.), ang kanilang petsa at numero, pati na rin ang kabuuang halaga ng mga gastos batay sa mga isinumiteng dokumento. Sa ibaba, sa ilalim ng talahanayan, dapat mong ilagay ang iyong pirma.
Trabaho ng accountant
Ang natitirang mga column ng form na "AO-1" ay pinupunan ng departamento ng accounting:
— sa talahanayang “Accounting entry” ay ipinasok mga entry sa accounting, ipahiwatig ang mga numero ng account (kung pinananatili, pagkatapos ay mga sub-account) kung saan ipinapakita ang mga halagang ginastos;
- sa ibaba ay isang listahan ng mga karagdagan sa ulat ng gastos - ito ang bilang ng mga nakalakip na dokumento na nagpapatunay sa pagiging lehitimo ng mga gastos ng empleyado at ang kabuuang bilang ng mga sheet;
- ang nasuri at naaprubahang halaga ng mga pondong ginastos ay inilalagay sa mga salita, ang mga pirma ng accountant at ang punong accountant ay nakakabit;
— ang halaga ng idineposito na balanse o inisyu na labis na paggasta ay isinulat, ang petsa at numero ng resibo (gastos) ay isinulat cash order at muli ang pirma ng accountant ay nakakabit;
— sa ilalim ng cut-off line ng form ng ulat ng gastos, ang isang tala ay ginawa na nagpapahiwatig na ang accountant ay tumanggap para sa pagsusuri ng mga dokumento na nagpapatunay sa mga gastos ng empleyado na nakatanggap ng mga pondo para sa ulat. Dito ipinasok ng accountant ang buong pangalan ng empleyado, inilalagay ang petsa at numero ng ulat ng gastos, isinulat sa mga salita ang halagang ginugol at ipinapahiwatig ang bilang ng mga sheet at dokumento na nagpapatunay sa mga gastos. Sa dulo, siguraduhing lagdaan at lagyan ng petsa ito at ibigay ito sa empleyado kung saan natanggap ang ulat na ito.
Ang paunang ulat na nakumpleto at na-verify ng accountant noong 2016 (simula sa 2002 pagkatapos ng pag-ampon ng form na ito) ay inaprubahan ng manager na may pirma sa harap ng form.
Ang isang paunang ulat ay ginagamit upang kumpirmahin ang paggasta ng mga halaga ng mga taong may pananagutan sa mga advance na ibinigay sa kanila para sa ilang partikular na layunin. Ang batayan para sa pag-isyu ng mga paunang halaga ay ang dokumentong inisyu ng tagapamahala, na naglilista ng mga tauhan, mga deadline, mga layunin at mga halaga ng mga pondong inilabas. Ang batayan para sa pag-isyu ng pera sa isang business traveler ay. Upang kumpirmahin ang mga gastos na natamo ng empleyado, ang pinag-isang form No. AO-1 ay ginagamit - ito ay pinupunan ng parehong may pananagutan na tao at ng mga empleyado ng departamento ng accounting.
Tingnan natin ang isang sample ng pagpuno ng isang maagang ulat.
Sagutan ang form ng paunang ulat ng responsableng tao
Ang pagpuno sa paunang ulat sa form No. AO-1 ng may pananagutan na tao ay nagsisimula sa harap na bahagi. Ang unang hakbang ay ipasok ang sumusunod na data: pangalan ng organisasyon, apelyido at inisyal ng empleyado, ang kanyang posisyon o propesyon, numero ng tauhan, petsa ng pagguhit ng dokumento, haligi para sa layunin ng advance (representasyon o mga gastos sa negosyo) .
Dagdag pa sa reverse side pinag-isang anyo AO-1, ang mga dokumento na nagpapatunay sa mga gastos na natamo ay ipinahiwatig sa mga hanay 1-6, at ang halaga ng mga gastos na natamo para sa kanila ay ipinasok din. Ang lahat ng mga sumusuportang dokumento ay nakalakip sa ulat;
Ang Column 1 ay nagpapahiwatig ng numero para sa bawat sumusuportang dokumento, na itinalaga sa pagkakasunud-sunod.
Sa linya 2 dapat mong isulat ang petsa kung kailan ginawa ang dokumento, at sa hanay 3 dapat mong ipasok ang numero nito.
Sa hanay 4, dapat mong ipahiwatig ang mga uri ng mga gastos na natamo (halimbawa, ito ay maaaring mga gastos sa opisina).
Sa linya 5 ipasok ang halaga ng gastos pananalapi sa pananalapi, kung ito ay ginawa sa rubles, at kung ito ay nasa dayuhang pera, pagkatapos ay ilalagay ang data sa mga pondo sa column 6.
Sa dulo, ang kabuuang halaga na ginastos ng responsableng tao ay ipinahiwatig, depende sa uri ng pera, alinman sa "Kabuuan" Column 5 (sa rubles) o Linya 6 (sa pera).
Pinunan ng accountant ng isang organisasyon - mga tagubilin
Matapos punan ng responsableng tao ang kanyang bahagi ng dokumento, ililipat niya ito kasama ang lahat ng sumusuportang dokumento sa departamento ng accounting. Ang accountant ay tumatanggap ng isang paunang ulat sa form No. AO-1 mula sa may pananagutan na tao, pumirma para sa pagtanggap ng form, inilalagay ang numero at petsa nito, ang kabuuang halaga ng mga pondong ginastos at ipinapahiwatig ang bilang ng mga dokumento na nagpapatunay sa mga gastos na natamo. Sa pagtatapos ng ulat, ang petsa ng pagsusumite ng dokumento ay ipinahiwatig, pagkatapos kung saan ang resibo ng accountant ay ibinigay sa may pananagutan na tao.
Matapos suriin ang tamang pagpapatupad ng mga dokumento at ang paggasta ng pera, pinunan ng account manager ang mga linya 7-8 sa reverse side, kung saan ipinapahiwatig niya ang mga halaga ng mga gastos na tatanggapin para sa accounting, at sa column 9 ang data sa na-debit na accounting ang mga account ay ipinasok, na kinabibilangan ng mga halaga ng mga gastos.
Karagdagan sa harap na bahagi ng form ito ay ipinahiwatig: ang balanse ng mga pondo (o ang halaga ng labis na paggasta) mula sa nakaraang advance, ang halaga ng advance na natanggap mula sa cash desk ng organisasyon, ang halaga ng pera na ginugol dito, ang balanse ng mga paunang halaga o ang halaga ng sobrang paggasta, ang talaan ng accounting ng pagsasalamin mga transaksyon sa negosyo kasama ang kanilang pagpapatungkol sa naaangkop na mga account sa accounting. Ang column na “Accounting entry” ay pinupunan batay sa data mula sa reverse side ng column 9.
Basahin din:
Receipt cash order
Pagkatapos nito, ang tamang pagpapatupad ng dokumento ay nasuri, ang arithmetic na sulat ng lahat ng mga halaga ng ulat at ang katotohanan na ang pera ay ginugol para sa nilalayon nitong layunin. Kung ang lahat ay normal at walang natukoy na mga error, ang pag-uulat ay isinumite sa pinuno ng organisasyon para sa pag-apruba. Pagkatapos ng pag-apruba ng manager, ang mga accountable na halaga ay ipapawalang-bisa, gayundin ang mga huling settlement sa responsableng tao.
Sa kaso ng hindi kumpletong paggasta ng mga paunang halaga, dapat ibalik ng responsableng tao ang natitirang mga pondo sa cash desk ng organisasyon batay sa
Ang bawat entidad ng negosyo ay pana-panahong nangangailangan ng mga gastos sa negosyo upang matiyak ang paggana ng negosyo. Karaniwan, ang mga ito ay ginawa sa cash sa pamamagitan ng mga accountant, na tinutukoy ng isang espesyal na order ng manager. Sa kasong ito, ang mga gastos ay dapat gawin para sa mga layunin kung saan ang pera ay inisyu.
Ang ulat ng gastos ay isang dokumentong pinagsama-sama sa pananalapi responsableng tao kung sakaling magsagawa siya ng mga gastusin sa produksyon o negosyo kung saan ang pera ng kumpanya ay dati nang inisyu mula sa cash register o sa pamamagitan ng paglipat.
Ang form na ito kinakailangang punan kung ang mga pondo ay inisyu para sa mga layunin ng pag-uulat. Inirerekomenda ng Rosstat ang paggamit ng form ng dokumento na AO-1.
Ang listahan ng mga tao ng negosyo na pinapayagan na mag-isyu ng pera ay tinutukoy ng isang espesyal na order. Maipapayo na ipakita ang listahan ng pangalan ng mga taong may pananagutan, ang halaga ng mga halagang maaaring ibigay sa kanila, at itakda din ang mga layunin para sa paggastos ng mga pondong ito.
Parehong mga taong nagtatrabaho sa negosyo at mga taong kasangkot sa ilalim ng mga kasunduan sa kontrata ay maaaring managot.
Ang batas ay nag-aatas na ang mga empleyado na binibigyan ng mga pondo upang gumawa ng mga gastos ay isakatuparan ang mga ito para sa itinatag na mga layunin, at ang tagapamahala, pagkatapos suriin ang lahat ng mga dokumentong isinumite para sa ulat ng gastos, ay aprubahan ang mga gastos na ito.
Pagkatapos lamang na maipasa ang ulat ng gastos sa pamamaraan ng pag-apruba, maisasama ang mga gastos na ito sa mga gastos ng negosyo. Samakatuwid, ang form na ito ay pangunahing dokumento, na nagpapatunay sa mga gastusin sa pera ng kumpanya.
Pansin! Kapag gumuhit at tumatanggap ng isang paunang ulat, dapat mong tandaan na sa panahon ng inspeksyon ito ay tiyak na susuriin ng mga awtoridad sa regulasyon, at kung ito ay iginuhit na may mga kamalian o ang mga nakalakip na dokumento ay hindi nakakatugon sa itinatag na mga kinakailangan, kung gayon ang mga gastos ng dokumentong ito ay hindi isasama para sa mga layunin ng buwis.
Sa anong mga kaso ginagamit ang isang maagang ulat?
Ang mga pondong ibinibigay sa empleyado ay dapat gamitin nang mahigpit para sa mga itinatag na layunin o ibalik sa cash desk ng kumpanya. Ang pangunahing dokumento para sa pagbabayad ng mga halaga sa account ay ang dokumento kung saan ang visa ng manager ay dapat na nakakabit.
Itinakda ng mga lokal na aksyon ng negosyo ang mga deadline kung saan dapat iulat o ibalik ng may pananagutan na empleyado ang perang naunang inisyu. Ang isang maagang ulat ay dapat ihanda kung ang mga gastos ay natamo. Ang dokumentong ito ay nagpapahintulot sa iyo na isulat ang mga halagang inisyu mula sa accountant bilang mga gastos.
Ang bawat empleyadong babalik mula sa isang paglalakbay sa negosyo ay dapat maghanda ng isang maagang ulat para sa isang paglalakbay sa negosyo. Kaugnay nito, ang papel nito ay tumataas, dahil maraming naunang pinagsama-samang mga dokumento ang naging opsyonal. Sa katunayan, ang paunang ulat ay nanatiling ang tanging ulat na isinumite ng mga manlalakbay sa kanilang pamamahala.
Ang pag-drawing ng isang advance na ulat ay ipinag-uutos; Tanging ang mga negosyante na nag-iingat ng mga talaan gamit ang isang pinasimpleng pamamaraan ay hindi kasama sa pagguhit ng dokumentong ito.
bukhproffi
Mahalaga! Gayunpaman, hindi natin dapat kalimutan na may limitasyon sa mga pagbabayad ng cash sa pagitan ng mga organisasyon o indibidwal na negosyante sa halagang 100,000 rubles. Higit sa halagang ito, mga hindi cash na pagbabayad lang ang dapat gamitin, na hindi kasama ang pag-uulat.
Ano ang maaaring isaalang-alang
Ang bawat accounting specialist at ang empleyado mismo ay dapat malaman ang listahan ng mga dokumento na maaaring ilakip bilang ebidensya ng mga gastos sa ulat ng gastos.
Pagkatapos nito, ang dokumento ay nahahati sa dalawang talahanayan. Ang impormasyon ay ipinasok sa kanila ng isang accountant. Ang kaliwa ay sumasalamin sa paggalaw ng mga pananagutan na pondo para sa empleyado - ang balanse mula sa nakaraang isyu o labis na paggasta, ang halagang inisyu, ang halagang ginastos, ang kasalukuyang balanse.
Pansin! Mula Agosto 19, 2017, ang isang empleyado ay maaaring makatanggap ng mga halaga sa account nang hindi nag-uulat para sa nakaraang advance.
Ang tamang talahanayan ay naglalaman ng mga entry sa accounting.
Sa ibaba, dapat isulat ng accountant ang bilang ng mga dokumento na ibinigay ng empleyado at kung gaano karaming mga sheet ang matatagpuan sa kanila.
Matapos makumpleto ang tseke, ang accountant ay dapat pumirma at ipahiwatig sa mga salita ang naaprubahang halaga. Pagkatapos ay isusumite ang form sa punong accountant para sa pagsusuri.
Kung, pagkatapos magsumite ng ulat, natukoy ng isang empleyado ang mga halaga ng pera na kailangang ibalik sa kanya, o kabaliktaran, kailangan niyang mabayaran para sa labis na ginastos niya, pagkatapos ay ang mga detalye dokumento ng pera ay ipinahiwatig sa ibaba.
Pansin! Sa panahon ng pagsusuri ng paunang ulat, ang empleyado ay binibigyan ng resibo na nagpapatunay sa pagtanggap nito. Ito ay madaling duplicate ng impormasyon ng tinanggap na dokumento.
Reverse side
Sa gilid na ito mayroong isang talahanayan kung saan ipinasok ng accountant ang lahat ng mga nakalakip na dokumento. Isang linya ang inilalaan para sa bawat form.
Ang isang empleyado ng isang kumpanya ay maaaring makatanggap ng mga pondo mula sa cash desk ng kumpanya para sa isang account, na dapat niyang gastusin para sa mga layuning tinukoy sa aplikasyon para sa isyu. Sa loob ng tatlong araw pagkatapos ng pagtatapos ng panahon para sa paggawa ng mga gastos (ito ay ipinahiwatig sa aplikasyon), ang empleyado ay dapat mag-ulat. Para sa layuning ito, gumuhit siya ng isang paunang ulat, ang data kung saan dapat kumpirmahin ng mga nauugnay na dokumento.
Ang isang paunang ulat ay isang dokumento na iginuhit ng isang may pananagutan na tao upang i-account ang mga pondo ng negosyo na dati nang natanggap para sa mahigpit na tinukoy na mga layunin.
Ang mga empleyado lamang ng negosyo ang maaaring maging responsableng tao. Ang kanilang listahan, na nagpapahiwatig din: para sa kung anong mga layunin ang maaaring mailabas ang mga pondo, ang maximum na panahon para sa mga gastos, ang oras kung kailan kinakailangan na magsumite ng isang ulat sa departamento ng accounting.
Ang bagong pamamaraan para sa pagsasagawa ng mga transaksyong cash ay tumutukoy sa isang listahan ng mga gastos kung saan ang pera ay inisyu para sa pag-uulat. Kabilang dito ang pagbili ng mga gamit sa opisina, mga gamit sa bahay, mga gasolina at pampadulas, mga gastos sa paglalakbay, mga pangkalahatang gastos sa negosyo, mga gastos sa libangan, atbp.
Ang mga pondo ay maaaring matanggap ng responsableng tao sa pamamagitan ng non-cash transfer sa kanyang card. Sa kasong ito, dapat din siyang magsumite ng paunang ulat sa departamento ng accounting sa loob ng itinatag na takdang panahon.
Pagkatapos gumawa ng mga gastos, ang empleyado ay kailangang pumunta sa departamento ng accounting at iguhit ang dokumentong ito. Magagawa niya ito nang manu-mano sa pamamagitan ng pagpuno ng isang naka-print na form, o ibigay ang lahat ng mga sumusuportang dokumento sa isang accountant, na, sa kanyang presensya, ay gagawa ng isang paunang dokumento sa isang espesyal na programa. SA ang huling kaso, pagkatapos mag-isyu ng dokumento, sinusuri ng responsableng tao ang pagsunod ng ulat sa ipinakitang dokumento at nilagdaan ito.
Ginagamit ng enterprise ang unified advance report form na AO-1 o ang sariling form ng kumpanya na binuo batay dito.
Kung ang paggasta ng mga pondo ay ginawa para sa layunin ng pagkuha ng mga materyal na ari-arian, ang mga invoice ay dapat na nakalakip sa mga sumusuportang dokumento ( order ng resibo) para sa mga materyales, na may markang nagsasaad ng kanilang paghahatid sa bodega.
Ang paunang ulat ay sinusuri ng punong accountant ng kumpanya at inaprubahan ng direktor.
Pagkatapos ng ulat, ang balanse ng mga hindi nagamit na pondo ay dapat na ideposito sa cash register ayon sa, at ang sobrang paggasta ng pera na inaprubahan ng manager ay dapat bayaran sa empleyado ayon sa.
Paunang pagpuno ng sample ng ulat
Tingnan natin kung paano punan ang isang maagang ulat.
Sa tuktok ng dokumento ay nakasulat ang pangalan ng negosyo kung saan nakarehistro ang responsableng tao, ang code nito, sa ibaba ng pangalan yunit ng istruktura. Dapat ipahiwatig ng empleyado ang kanyang personal na data, posisyon, at numero ng tauhan. Dito rin kailangan mong punan ang isang linya na naglalaman ng impormasyon tungkol sa layunin ng naunang natanggap na advance.
Ang tabular na bahagi ay nagpapahiwatig ng balanse o labis na paggasta ayon sa ulat, kung mayroon man. ang empleyadong ito. Gayunpaman, dapat tandaan na hindi pinapayagan na mag-isyu ng cash para sa pag-uulat kung ang empleyado ay hindi pa nag-ulat noon para sa mga pondong inisyu. Iyon ay, ang pagkakaroon ng balanse ng cash sa account ng taong ito ay nagpapahiwatig ng isang paglabag sa pamamaraan para sa pagsasagawa ng mga transaksyon sa cash.
Sa ibaba, pinupunan ng empleyado ang impormasyon tungkol sa nagresultang balanse o sobrang paggastos ng mga accountable na pondo. Dapat niyang ipahiwatig ang bilang ng mga sumusuportang dokumento at ang bilang ng mga sheet kung saan sila matatagpuan.
Sa kabaligtaran, dapat isulat ng empleyado ang impormasyon tungkol sa bawat sumusuportang dokumento, na nagpapahiwatig ng numero nito, petsa ng paghahanda, pangalan at kabuuang halaga.
Pagkatapos ay pipirmahan ng responsableng tao ang kanyang ulat.
Sa accounting, ang ulat ng gastos ay itinalaga ng isang sequential number at ang petsa ng paghahanda nito ay ipinahiwatig.
Kabanata" Mga talaan ng accounting» ay inihanda ng isang accountant na namamahagi ng mga gastos sa pagitan ng mga account accounting. Ang impormasyong ito ay dapat tumugma sa impormasyon sa reverse side.
Sa likod ng dokumento, pinupunan ng empleyado ng accounting ang kanyang bahagi ng ulat ("Tinanggap para sa accounting"), at analytical accounting data para sa bawat sumusuportang dokumento.
Pagkatapos ng tseke, ang accountant ay dapat gumawa ng isang talaan ng kanyang pag-uugali at ipahiwatig sa mga salita ang halaga na aaprubahan.
Ang paunang ulat ay nilagdaan ng punong accountant ng kumpanya, na sinusubaybayan ang kawastuhan ng pagpapatupad at ang naka-target na paggamit ng mga pondo.
Kung ayon sa mga resulta ulat na ito naibalik o naibigay ang pera, pinirmahan din ito ng cashier, pinupunan ang data sa mga cash order.
Ibabang bahagi Ang dokumento ay naglalaman ng isang resibo, na dapat paghiwalayin ng accountant at ibigay sa empleyado kapag tinatanggap siya para sa inspeksyon. Kabilang dito ang mga detalye ng paunang ulat, ang halaga nito, at ang bilang ng mga sumusuportang form na ibinigay.
Kapag inaprubahan ang ulat ng gastos, ang tagapamahala ay dapat gumawa ng kaukulang entry sa kanang itaas na bahagi ng dokumento, isulat sa mga salita ang kabuuang halaga ng dokumento.
Nuances
Cash ang pag-uulat ay maaaring mailabas sa dayuhang pera. Sa kasong ito, ang kasalukuyang rate ng sanggunian ay napunan sa ulat ng maaga, at sa reverse side kailangan mong gumawa ng mga entry sa kabuuang mga tagapagpahiwatig sa dayuhang pera at ang katumbas ng ruble nito, na kinakalkula sa rate na ipinahiwatig sa unang pahina.
Ang isang accountant ay isang kumplikadong propesyon na nangangailangan ng empleyado hindi lamang upang tumutok ng pansin at regular na pag-double check sa mga kalkulasyon, kundi pati na rin upang magkaroon ng kaalaman sa mga gawaing pambatasan, pati na rin ang kakayahang mabilis at walang mga pagkakamali na punan ang iba't ibang mga form. Ang mastery ay ang unang hakbang lamang; Mas mahirap unawain ang mga prinsipyo ng pagbubuo ng isang paunang ulat, isang resibo o cash order ng paggasta. Sa kabutihang palad, maaari ka na ngayong mag-download ng mga materyales sa pagsasanay at mga sample ng pagpuno ng mga form sa Internet - nang mabilis at ganap na walang bayad.
Sa ibaba ay sasabihin namin sa iyo kung anong mga kaso ang isang empleyado ng departamento ng accounting ay kailangang gumuhit ng isang paunang ulat, kung ito ay nagkakahalaga ng pagsunod sa isang pinag-isang form, tulad ng kaso, at din ang pamamaraan para sa pagpuno ng form. At sa pamamagitan ng pag-click sa mga link sa mga huling seksyon ng artikulo, magagawa mong mag-download ng mga form ng dokumento para sa pagtatrabaho sa Microsoft Word o Excel
Kailan kailangan ng paunang ulat?
Ang isang paunang ulat sa form na AO-1 ay pinupunan ng isang espesyalista sa departamento ng accounting upang makontrol ang mga pondong inilaan sa isang empleyado o ilang empleyado na ipinadala mula sa organisasyon upang magsagawa ng isang opisyal na gawain.
Ang batayan para sa pagpapalabas ng advance sa kasong ito ay maaaring:
- , anuman ang tagal at layunin nito;
- pagbili ng mga item sa imbentaryo na kinakailangan para sa negosyo (mga gasolina at pampadulas, hilaw na materyales, mga gamit sa opisina, at iba pa);
- iba pang mga pagtatalaga ng interes sa organisasyon.
Mahalaga: ang ulat ng gastos, mga form at isang sample na maaaring ma-download mula sa mga link sa mga sumusunod na seksyon, ay maaaring iguhit sa isang computer at sa pamamagitan ng kamay. Ang isang accountant na may sapat na oras at tiyaga ay maaari pang maglinya sa blangkong slate, ngunit mas madaling makahanap ng isang form sa Internet, sa parehong oras na alamin ang laki o panonood ng ilang mga aralin sa pagtatrabaho sa mga materyales na nagbubuklod.
Ang dokumento, na pinunan sa harap na bahagi ng accountant, ay ibibigay sa empleyado na responsable para sa paggastos ng mga pondo, at sa pagkumpleto ng opisyal na pagtatalaga (halimbawa, pagkatapos bumili o bumalik mula sa isang paglalakbay sa negosyo) ito ay ibinalik. sa departamento ng accounting sa loob ng tatlong araw.
Mahalaga: ang paunang ulat sa form AO-1 ay dapat na sertipikado sa pamamagitan ng mga lagda sa magkabilang panig. Ang accountant na nagpuno ng form ay dapat pumirma sa harap, at ang responsableng empleyado ay dapat pumirma sa likod. Hindi kinakailangang ikabit ang selyo o selyo ng organisasyon sa dokumento, bagama't ito ay katanggap-tanggap; mahirap ito mula sa isang teknikal na pananaw: kapag nagpi-print sa isang A4 sheet, halos walang puwang na natitira para sa isang pag-print.
Paano pinupunan ang isang paunang ulat?
Ang paunang ulat sa form na AO-1 ay binubuo ng dalawang bahagi:
- Ang una, na pinunan ng accountant bago ibigay ang papel sa empleyado, ay naglalaman ng mga sumusunod na bloke:
- "Inaprubahan ko" - hindi katulad ng iba, ang mga entry dito (ang halaga ng ulat sa rubles at kopecks, posisyon at lagda) ay ginawa ng pinuno ng negosyo o sangay;
- OKPO organization code;
- buong opisyal at, kung kinakailangan, pinaikling pangalan ng legal na entity;
- serial number ng dokumento at ang petsa ng pagpapatupad nito;
- ang pangalan ng departamento ng istraktura (kung wala ito, maaari kang maglagay ng gitling o duplicate ang pangalan ng organisasyon);
- apelyido, unang pangalan, patronymic, numero ng tauhan at posisyon ng responsableng empleyado;
- halaga ng paunang bayad (sa rubles o dayuhang pera);
- layunin ng transaksyon sa pananalapi;
- sobrang paggasta, debit at kredito (sa kaukulang mga cell ng pivot table);
- ang bilang ng mga dokumentong nagbibigay-katwiran sa mga gastos (mga resibo, tseke, tiket, invoice at iba pa) at ang kabuuang bilang ng mga sheet;
- mga pirma ng punong accountant at executive accountant.
- Sa ikalawang bahagi, kung saan ang responsableng empleyado ay gumagawa ng mga entry, kailangan mong ipahiwatig:
- serial number ng dokumento na nagpapatunay sa pagiging angkop ng isang partikular na pagbabayad (tiket, tseke, resibo, sertipiko);
- ang petsa ng pagpapatupad ng dokumento na nagpapatunay sa pagiging posible ng isang partikular na pagbabayad, at ang numero nito;
- buong pangalan ng dokumento;
- ang halaga ng mga gastos para sa bawat item (sa rubles o dolyar) ayon sa ulat at tinanggap para sa accounting;
- balanse ng account (debit);
- sa ibaba - ang kabuuang halaga ng mga gastos na natamo sa rubles at (o) pera.
Sa ilalim ng talahanayan, inilalagay ng nag-uulat na empleyado ang kanyang pirma kasama ang isang transcript. Hindi kinakailangang ibigay ang petsa kung kailan nakumpleto ang talahanayan. Ang pagpuno ng advance report form sa form AO-1 ay hindi mas mahirap kaysa sa; ang pangunahing bagay ay hindi laktawan ang mga patlang at suriin ang mga ibinigay na halaga sa mga tunay upang maiwasan ang mga hindi pagkakapare-pareho, kulang sa pagbabayad o sobrang bayad.
Halimbawa ng pagpuno ng isang paunang ulat
Maaari kang mag-download ng mga sample ng pagpuno sa form ng AO-1, na maaaring buksan sa anumang text editor, gamit ang mga link sa itaas.
Paunang ulat - form (libreng pag-download ng Word)
Maaari mong i-download ang form ng advance na ulat para sa pagtatrabaho sa MS Word o mga katulad na programa sa pamamagitan ng pag-click sa link sa itaas.
Advance report form - libreng pag-download sa Excel
Maaari mong i-download ang form ng advance na ulat para sa pag-edit sa MS Excel o anumang editor ng spreadsheet gamit ang link sa itaas.
Isa-isahin natin
Ang isang paunang ulat sa form AO-1 ay iginuhit ng isang accountant kung kinakailangan na mag-isyu ng pera sa isang empleyado na ipinadala sa isang opisyal na pagtatalaga. Ang pangalawang bahagi ng dokumento (talahanayan na nagsasaad ng mga gastos at item mga dokumento sa pagbabayad) ay pinunan ng responsableng empleyado. Ang ulat ay dapat isumite sa departamento ng accounting nang hindi hihigit sa tatlong araw ng trabaho pagkatapos ng pagpapatupad ng utos.
Ang isang maagang ulat ay maaaring punan alinman sa pamamagitan ng kamay o sa isang computer. Upang maiwasan ang mga pagkakamali kapag pinupunan ang mga patlang, inirerekumenda na pamilyar ka sa sample na dokumento na ipinakita sa itaas. Ang mga form ng AO-1 para sa pagtatrabaho sa Word at Excel ay maaaring ma-download mula sa mga link na ibinigay sa mga nakaraang seksyon.