Kompaniya blankasidagi chiquvchi xatga misol. Ish xatini yozish qoidalari

Shakl uchun standartning joriy etilishi, o'z navbatida, rasmiy xat shakliga qo'yiladigan talablarni belgilaydi, uni ro'yxatdan o'tkazish jarayonini birlashtirish zarurati tufayli yuzaga keldi, bu:

blankalarni markazlashtirilgan holda ishlab chiqarishni tashkil etish;
matn terish ishining narxini pasaytirish;
xat yozish va formatlash uchun mehnat xarajatlarini kamaytirish;
zarur ma'lumotlarni vizual qidirishni osonlashtirish;
xatlarni qayta ishlashda hisoblash va tashkiliy texnologiyalardan foydalanish imkoniyatlarini kengaytirish.

Namuna shakli boshqaruv hujjatlarining barcha turlari uchun shakllar va shablonlarni loyihalash uchun asosdir. Har bir detalning joylashuvi uchun namuna shakllariga ajratilgan maydon bosma belgilarda ushbu detalning optimal hajmiga mos keladi.

Rasmiy xatni qanday yozish kerak

Ko'pincha, rasmiy xatning shakli tipografik usuldan foydalangan holda doimiy tafsilotlar bosilgan qog'oz varag'iga o'xshaydi. Biroq, ichida Yaqinda, kamroq va kamroq ishlatiladi standart shakllar, chunki barcha kerakli dizayndagi xatni printer yordamida chop etish mumkin.
Rasmiy xat “ramkadan”, asosiy matndan iborat boʻlib, unda adresat toʻgʻrisidagi maʼlumotlar, joʻnatuvchi kompaniyaning qisqartirilgan yoki toʻliq nomi, uning telegraf yoki pochta manzili, faks va telefon raqamlari, telegramma yoki xatning raqami koʻrsatilgan. yozishmalar uchun sabab bo'ldi. Standart shakllar ma'lum bir hujjat tizimining bir qismi bo'lgan hujjatlarning maydon o'lchamlari va formatlarini belgilaydi, shuningdek, namunaviy tizimli tarmoq, uning joylashuvi qoidalari va tafsilotlari mavjud.

Ochilgan shakl:

Xat shakli va dizayni
Umumiy yozish qoidalari
Jamlama elektron pochta xabarlari
Xulosa qilish

Tadbirkor ham mansabdor shaxslar (masalan, davlat idoralari vakillari), ham “yarim rasmiylar” – hamkorlar, pudratchilar, mustaqil mutaxassislar va boshqalar bilan faol yozishmalarni olib borishi kerak. Yozma muloqot qilish qobiliyati juda tez rivojlanadi, lekin dastlab siz ko'p xatolarga yo'l qo'yishingiz va qabul qiluvchilarda unchalik yoqimli taassurot qoldirishingiz mumkin.

Ma'lumot

Ushbu maqolada biz oddiy ish xatlarini yozishning xususiyatlari haqida gaplashamiz (in qog'ozda) va elektron xabarlar. Antetli qog'oz va dizayn kompaniyangizning blankidan foydalanganingizga ishonch hosil qiling.

Bu har doim taassurot qoldiradi va "suhbatdoshlar" ning sodiqligini oshiradi.

Rasmiy xat shaklini qanday tayyorlash kerak?

Aynan shu qator odam kiruvchi xabarni ochish-ochmasligini aniqlaydi. Agar siz tanimagan odamga yozayotgan bo'lsangiz, qiziqarli sarlavha topishga harakat qiling.

Lekin haddan ortiq ko'tarmang - kabi mavzular "Sho'r!!! Noyob taklif, hozir oching!” Ular faqat yuqoridagi axlat qutisi belgisini tezda bosishni xohlashadi. Sarlavha 3-5 so'zdan iborat bo'lishi va xabarning mazmunini aks ettirishi kerak.

Agar siz qabul qiluvchi bilan tanish bo'lmasangiz, kimligingizni va u haqida qanday bilganingizni qisqacha aytib bering.
Ushbu zaruriy kirish bo'lmasa, xabar spam deb hisoblanishi va darhol o'chirilishi mumkin.
Sozlamalarda iqtibos keltirishni o'chirmang - oldingi yozishmalar quyida, kesma ostida ko'rsatilsin.
Ekrandan o'qish - shubhali zavq. Qog'oz xatni olish mumkin va shuning uchun u elektron xatdan ko'ra behush darajada jiddiyroq qabul qilinadi.

Blanker.ru

Bu muloqotni "jonlantiradi" - ekrandagi kulgichlar (hatto biznes xabarida ham) juda ijobiy qabul qilinadi. Albatta, ularni "qog'oz" harflarda ishlatib bo'lmaydi.

Imzolashga ishonch hosil qiling.
Elektron pochta xabarlarida odatda 3-6 qatordan iborat bo'lib, jo'natuvchining ismi va familiyasi, uning lavozimi, kompaniya nomi, veb-sayt manzili va aloqa telefon raqamini o'z ichiga oladi.

Xizmat xatining tafsilotlari

Bu erda ko'proq variantlar mavjud:

"Hurmat bilan", "Hurmat bilan";
"BILAN Eng yaxshi tilaklar»;
“Davomli hamkorlik umidi bilan”;
"Biz har doim sizga xizmat ko'rsatishdan xursandmiz";
va hokazo.

Bir so'z bilan aytganda, oxirgi iborani tanlash ta'mga bog'liq. Ishbilarmonlik maktubida hatto yashirin nafrat ham e'tibordan chetda qolmaydi. Albatta, bu holda siz endi o'zingizga nisbatan ijobiy yoki hatto teng munosabatda bo'lolmaysiz. Xulosa aniq: his-tuyg'ularga berilmang va qabul qiluvchi sizni chindan ham bezovta qilsa ham, o'zingizni chegaralar ichida saqlang.
Har doim xabarning ohangiga e'tibor bering. Rad etishni o'z ichiga olgan xatni tuzishda ayniqsa ehtiyot bo'lishingiz kerak. Bunday xabarni u yoki bu shaklda "yo'q" bilan boshlash juda oqilona emas - bu odamda uni shunchaki yuborilgandek his qiladi.

Tashkilotga rasmiy xat qanday yoziladi?

Shakllarning turi, ularni to'ldirish standartlari va dizayn elementlari tashkilot uchun buyurtmada (yoki ish yuritish bo'yicha ko'rsatmalarda) ko'rsatilishi kerak. Ish xati shakllariga qo'yiladigan asosiy talablarni GOST 2003 "Hujjatlarni tayyorlashga qo'yiladigan talablar" da topish mumkin.
Kompaniya haqidagi asosiy ma'lumotlarni quyidagi shaklda "siqish" tavsiya etiladi:

nomi (va qisqartirilgan nomi);
haqiqiy va pochta manzillari;
E-mail manzili;
Aloqa telefon raqamlari;
Veb-sayt manzili.

Bu kerakli ma'lumotlar ro'yxati emas, balki faqat namunaviy ro'yxat. Agar xohlasangiz, biror narsani qo'shishingiz yoki chiqarib tashlashingiz mumkin.

Ish xatlarini qanday qilib to'g'ri yozish va formatlash kerak

Muhim

Aytishimiz mumkinki, rasmiy xat xatning "ramkasi" va asosiy matndan iborat bo'lib, asosiy matnga qo'shimcha ravishda adresat to'g'risidagi ma'lumotlarni o'z ichiga oladi: jo'natuvchi tashkilotning to'liq va qisqartirilgan nomi, uning pochta va telegraf manzili. , telefon, faks va teletayp raqamlari, yozishmalar uchun sabab bo'lgan o'sha xat yoki telegramma raqami va boshqalar. Shakllar detallarning burchak yoki uzunlamasına joylashishi bilan bo'lishi mumkin.

Diqqat

Shaklning dizayni texnik estetika tamoyillariga mos kelishi kerak, bu esa o'z navbatida uning mazmunini idrok etishga ijobiy ta'sir qiladi. Inson ko'zining xususiyatini hisobga olgan holda, tuzatish osonroq yuqori qismi Hujjatlarni tayyorlashda har qanday ob'ektning yuqori qismi to'yingan, pastki qismi esa "barqaror" bo'lishi kerak.

Tashkilotdan rasmiy xat namunasi

Unda bir nechta masalalarga to'xtalib o'tsangiz, ular bir-biri bilan chambarchas bog'liq bo'lishi kerak. Agar siz bir xil tashkilotga bir nechta turli mavzularda murojaat qilishingiz kerak bo'lsa, ularning har biri uchun alohida xat yozish yaxshiroqdir.

Yozish tili Ishbilarmonlik yozishmalari uslubi "engil" rasmiy biznesdir. Bu iboralarni standartlashtirish, ba'zi klişe va klişelardan foydalanish mumkin va kerak, ammo bularning barchasini quruq byurokratiyaga kamaytirish tavsiya etilmaydi. "

Tirik til har doim oson va ijobiy qabul qilinadi. Albatta, biznes yozma til odob-axloq me'yorlariga mos kelishi kerak (bu haqda quyida muhokama qilinadi), lekin masalaning mohiyati aniq va aniq bayon qilinishi kerak.

Rasmiy xat: mavjud turlar, dizayn qoidalari

Namuna shakllari uchun standartlar yagona hujjat tizimining bir qismi bo'lgan hujjatlar maydonlarining formatlari va o'lchamlarini, shuningdek namunaviy shaklning strukturaviy tarmog'ini qurish talablarini, ularning joylashuvi tafsilotlari va qoidalarini belgilaydi. Yagona hujjatlashtirish tizimlariga kiritilgan hujjatlar aniq chegaralangan hududlarda joylashgan uchta asosiy qismdan iborat. Hujjatning bunday joylashuvi uning matnini idrok etishning zaruriy tezligini ta'minlaydi. Tafsilotlar qonun yoki qoidalar bilan belgilangan majburiy xususiyatlardir individual turlar hujjatlar. Tashkiliy va ma'muriy hujjatlarning shakllari bo'yicha tafsilotlarning tarkibi va joylashishi tegishli standartlarga mos kelishi kerak. Ilgari ushbu standartlar GOST 6.38-90 tomonidan tartibga solingan, hozirda GOST R.30-2003 qo'llaniladi.

Advokat ma'lumotnomasi

Bu tashkilotning kiruvchi va chiquvchi hujjat oqimining bir qismidir. Ish xatlarining ko'p turlari mavjud: reklama, tijorat kafolati, qoplovchi, axborot, da'vo, ko'rsatma va boshqalar.

Ishbilarmonlik yozishmalari madaniyati tadbirkordan bunday hujjatlarni to‘g‘ri rasmiylashtirishni talab qiladi. Oldindan ishlab chiqilgan xat shakli bunga yordam beradi.

U kompaniyaning biznes kartasi bo'lib xizmat qiladi, bu uning uslubini namoyish etadi va qulay imidj yaratadi. To'g'ri tuzilgan biznes yozishmalari qabul qiluvchiga olish imkonini beradi to'liq ma'lumot jo'natuvchi haqida, uning qat'iy uslubi ma'lumotni rasmiy qiladi va hujjatlardan keyingi foydalanishni soddalashtiradi. Bu, ayniqsa, kompaniya rivojlanishining dastlabki bosqichida, reklama xarajatlari hali ham cheklangan, ammo biznes muhitida ijobiy imidj yaratish zarurati paydo bo'lganda juda muhimdir.

Tashkilot blankidagi rasmiy xat

Harf shaklining tafsilotlari (burchak versiyasi) joylashuvi (o'lchamlar millimetrda ko'rsatilgan) rasm. 2. Xat shaklining detallarini (bo'ylama versiyasini) joylashtirish (o'lchamlar millimetrda ko'rsatilgan) Qayta ishlash uchun eng qulay va varaq bo'shlig'idan foydalanish nuqtai nazaridan iqtisodiy jihatdan burchak shaklidir. Bunday holda, varaqning yuqori qismining o'ng tomonida "Adresant", "Rezolyutsiya" ma'lumotlarini joylashtirish uchun foydalanish mumkin.Tashkilot nomi o'z ichiga olgan hollarda uzunlamasına blankadan foydalanish tavsiya etiladi. katta miqdorda bosma belgilar, masalan, shaklning tafsilotlari ikki yoki undan ortiq tilda berilganda bo'lishi mumkin. Bunda rekvizitlar chap tomonda rus tilida, o‘ng tomonda esa milliy tilda bir xil darajada chop etilishi kerak.

16aprel

Salom! Ushbu maqolada biz biznes xatlari haqida gapiramiz.

Bugun siz quyidagilarni o'rganasiz:

Nima uchun biznes yozishmalari o'z ahamiyatini yo'qotmadi;
Ish xatlarining qanday turlari bor va ular qanday formatlanadi;
Qanday qilib biznes xatini to'g'ri yozish kerak.

Endi bizning derazalarimiz tashqarisida yuqori texnologiyalar va Internet davri. Biroq ishbilarmonlik yozishmalar o‘z ahamiyatini va dolzarbligini yo‘qotgani yo‘q, u shunchaki boshqa ommaviy axborot vositalariga o‘tdi. Keling, bugun biznes maktublarini yozish va formatlash nega muhimligi haqida gapiraylik.

Nima uchun sizga biznes yozishmalari kerak?

Bu, birinchi navbatda, xodimlar yoki biznes hamkorlar bilan fikr, taklif va fikr almashish imkoniyatidir. Yozuvlar yordamida ular shikoyatlar, so'rovlar bayon qiladilar, kompaniyalar o'rtasidagi tushunmovchiliklarga oydinlik kiritadilar.

Ish yozishmalari rasmiy yozishmalar turlaridan biridir.

Ish xatlari va boshqalar o'rtasidagi farqlar

Asosiy farqlar quyidagilardan iborat:

Taqdimot stilistikasi;
Tuyg'ularni aniq ifodalashga imkon bermaydigan lug'at;
Kompaniyaning rasmiy blankida tuzilgan;
Shrift juda kichik emas, lekin katta emas va butun matn bo'ylab bir xil;
Kamdan-kam hollarda 1 dan ortiq sahifani egallaydi;
Qattiq rasmiy buyruqlar zanjirining mavjudligi.

Ish xatlarining turlari

Barcha ish xatlarini bir necha guruhlarga bo'lish mumkin. Biz har biriga batafsil to'xtalib, qisqacha tavsif beramiz.

Javob berish kerak bo'lmagan xatlar.

Kafolat xati;
hamrohlik;
Axborot;
Ogohlantirish xati;
Eslatma xati.

Javobni talab qiladigan xatlar.

Shikoyat qilish;
Taklif;
So'rov;
Talab;
Ariza.

Tijorat bo'lmagan xatlar.

Taklifnoma;
hamdardlik bildirgan xatlar;
Minnatdorchilikni bildiruvchi xatlar;
Biror narsa haqida xabar beruvchi xatlar;
Tavsiyalarni o'z ichiga olgan xatlar;
Kafolat xatlari;
Tovar qabul qilinganligi, xizmat ko'rsatilganligi va hokazolarni tasdiqlovchi xatlar;
Turli vaziyatlarda tabrik xatlari;
Talabnoma;
Yo'riqnomalar;
Yopuvchi harflar.

Tijorat xatlari.

Ular odatda shartnoma tuzishdan oldin, shuningdek, shartnomaning amal qilish muddati davomida qo'llaniladi.

Bularga quyidagilar kiradi:

so'rovlarga javob xatlari;
To'g'ridan-to'g'ri so'rov;
– maktub, ki dar oid ba peshnihod namudani bitim yo shartnomai shartnomai;
Talab;
Eslatma;
Shartnomalarni bekor qilish yoki majburiyatlarni bajarish zarurati to'g'risida ogohlantirishni o'z ichiga olgan xat va hokazo.

Agar tuzilma bo'yicha tasniflash haqida gapiradigan bo'lsak, biznes xatlarining 2 turi mavjud:

Muallif matnini o'z ichiga olgan va erkin shaklda yozilgan;
Qattiq naqsh bo'yicha tuzilgan.

Qabul qiluvchi tomonidan.

Circular - bir nechta adresatlarga yuboriladigan xat;
Muntazam - bir shaxs nomidan bitta oluvchiga yuboriladi;
Kollektiv - bitta oluvchiga yuboriladi, lekin bir nechta shaxslardan.

Xatlar yuborilgan shaklga ko'ra ham bo'linadi:

Faks xabari sifatida yuborilgan;
Elektron pochta orqali yuborilgan;
Oddiy konvertlarda yuborilganlar.

Xatlarning shunday turlari borki, ular axloqiy sabablarga ko'ra bosma emas, balki qo'lda yozilishi kerak. Bu hamdardlik va tabriklar uchun amal qiladi.

To'g'ri dizayn sirlari

Xat matni kirish, asosiy va yakuniy qismlarga bo'lingan. Ular bir-biri bilan mantiqiy bog'langan. Kirish qismi maktubning yaratilishiga sabab bo'lgan holatlarni o'z ichiga oladi, asosiy qism esa mazmunning o'zini ifodalaydi. Yakuniy qismda so'rov, rad etish va hokazolarni ifodalovchi natijalar umumlashtiriladi.

Umuman olganda, barcha mas'uliyat bilan ishbilarmon yozishmalarni san'at deb atash mumkin, chunki uni barcha talablarga rioya qilgan holda qanday qilib to'g'ri olib borishni o'rganish kerak. Axir, ko'pincha biz faqat aniq taqdim etilgan ma'lumot haqida o'ylaymiz va xatni kompaniyaning yuzi deb hisoblash mumkinligini unutamiz.

Stilistika.

Har bir harf qat'iy saqlanadi biznes uslubi, rasmiy hujjatlarga xos nutq vositalaridan foydalaniladi.

Axborotni taqdim etishga qo'yiladigan talablar.

Maktubda keltirilgan barcha ma'lumotlar quyidagicha ko'rsatilgan:

Muayyan shaxs uchun mo'ljallangan, manzilli;
Barcha ma'lumotlar yozilish sanasida dolzarb bo'lishi kerak;
Ishonchli;
xolisona;
asosli;
Iloji boricha to'liq, shuning uchun uning asosida qaror qabul qilinishi mumkin.

Shakl.

Avvalo, xat kompaniyaga tegishli bo'lgan firma blankida tuziladi.

Ish xatini yozish uchun A4 o'lchamdagi varaqlardan foydalaniladi;
Shaklning chap cheti kamida 3 sm bo'lishi kerak, chunki bir muncha vaqt o'tgach ular faylga yuboriladi;
Kompaniyaning nomi, uning yuridik va haqiqiy manzili, elektron pochta manzili ko'rsatilgan;
Oddiy shriftdan foydalanish yaxshidir Times New Roman, o'lcham 12. Bu eng maqbul va o'qish paytida yaxshi qabul qilinadi;
Ish xatlarini blankadan foydalanmasdan rasmiylashtirishga ruxsat beriladi, ammo keyin siz hali ham shakldagi ma'lumotlarni taqdim etishingiz kerak.

Agar xat moliya bilan bog'liq yirik operatsiyalar yoki boshqa turdagi maxfiy ma'lumotlar bilan bog'liq bo'lsa, bunday xatlarni faks yoki elektron formatda Tavsiya etilmaydi. Oddiy qog'oz konvertda eski uslubda yaxshiroq.

Raqamlash.

Agar xat bir necha sahifadan iborat bo'lsa, ular ikkinchisidan boshlab raqamlanadi. Raqamlar yuqorida o'rtada arab raqamlari bilan belgilanadi. Raqamning yonida nuqta yo'q.

Qismlarga bo'linish.

Bu xatni paragraflarga bo'lish demakdir. Matn uzluksiz oqimda oqmasligi kerak, aks holda u shunchaki idrok etilmaydi. Paragraflarga bo'linish tufayli siz bir fikr qaerda tugashini va boshqasi qaerdan boshlanishini ko'rishingiz mumkin.

Tuzatishlar mavjudligi.

Tuzatishlar, matn terish xatolari yoki oʻchirishga ruxsat berish tavsiya etilmaydi. Xat to'g'ri yozilishi kerak va matn 1,5 - 2 oraliqda chop etilishi kerak.

Ishlatilgan tafsilotlar.

Biz faqat asosiylarini ko'rsatamiz, chunki biz ular haqida biroz oldinroq gaplashdik:

Agar korxona davlat mulki bo'lsa, Rossiya Federatsiyasining Gerbi ishlatiladi. U rasmiy shaklning o'rtasida joylashgan;
To'liq kompaniya nomi;
Faks va telefon raqamlari;
Bank hisob raqami;
Murojaat qiluvchi - va oluvchi kompaniyaning nomi nominativ holatda ishlatiladi; oluvchining lavozimi va familiyasini ko'rsatish uchun sana belgisidan foydalaning;
Agar qabul qiluvchida bo'lsa ilmiy daraja yoki unvon, uni shaxsning familiyasidan oldin ko'rsating;
Har qanday tafsilotlar yangi satrda va bosh harf bilan yoziladi.

Uchrashuvdan keyin ish xati

Siz biznes uchrashuvini o'tkazdingiz, qandaydir istiqbol bor edi. Buni maktubda qanday aks ettirishni batafsil muhokama qilamiz.

Avvalo, xatning boshida, uchrashuvdan bir necha kun o'tgan bo'lsa ham, potentsial hamkoringiz bilan muloqot qilish sanasi va vaqtiga murojaat qiling.
Xatolar yoki o'ta murakkab iboralardan saqlaning: xatni qisqa va tushunarli qilib qo'ying, lekin qabul qiluvchi uni o'qishni xohlaydigan tarzda.
Suhbat nima haqida bo'lganini ayting. Masalan: " Biz venetsiya uslubidagi vaza qancha turishini muhokama qildik.
Xatni oluvchi yig'ilish mavzusi bo'yicha o'z fikrini bildirganligiga ishonch hosil qiling.
Telefon orqali muloqot qilishingiz yoki shaxsan uchrashishingiz mumkin bo'lgan vaqtni ko'rsating.
Qabul qiluvchiga u bilan ishlashni intiqlik bilan kutayotganingizni bildiring: " Men siz bilan kelajakdagi biznes aloqalarini orziqib kutaman«.
Maktubingizni quyidagi yoki shunga o'xshash ibora bilan tugating: " Sizga eng yaxshi tilaklar...».

Elektron biznes xatlar

Ularning dizayniga qo'yiladigan talablarni e'tiborsiz qoldirib bo'lmaydi, chunki endi qog'oz ko'rinishida emas, balki elektron shaklda ko'proq xatlar chiqarilmoqda. Axir, bu 21-asr.

Elektron pochta biznes xatini tayyorlang juda ko'p ish kompilyatsiya qilmaydi; formatlash talablari an'anaviy harflar bilan bir xil. Bitta narsa shundaki, bunday xat har doim hujjat oqimida yo'qolib qolmasligi uchun sarlavhaga (yoki mavzu qatoriga) ega bo'lishi kerak.

Bundan tashqari, bunday xatga javob berilganda, xat mavzusini o'zgartirmaslik yaxshiroqdir, shuning uchun siz ko'plab elektron pochta xabarlarini olsangiz, nima deyilganini tezda tushunasiz.

Bundan tashqari, bunday harflarga qo'shimchalar yaratishda siz eng so'nggi dasturiy ta'minotdan foydalanmasligingiz kerak, bu sizning qabul qiluvchingizda xuddi shunday bo'lishi haqiqatdan yiroq. Agar u erda bo'lmasa, xat shunchaki ochilmaydi.

Ish xatini elektron shaklda yozishda kulgichlardan foydalanmang. Texnologiya ajoyib, lekin yozayotganda uni ishbilarmonlik kabi saqlang.

Xatga javob berish muddati qancha?

Agar xat javobni talab qiladigan deb tasniflangan bo'lsa, unda qachon javob berish xatdagi ma'lumotlarga bog'liq:

Agar so'rov olsangiz, uni olganingizdan keyingi uch kun ichida olinganligini tasdiqlang. Va yakuniy javob bir oy ichida berilishi mumkin;
Agar ta'ziya haqida gapiradigan bo'lsak, u qayg'uli voqea sodir bo'lganidan keyin o'n kun ichida yuborilishi mumkin;
Maxsus sana haqida bilgan paytdan boshlab 8 kun ichida tabriklarni yuborishga ruxsat beriladi;
Agar umumiy qoidalar haqida gapiradigan bo'lsak yaxshi xulq-atvor, keyin etti kun ichida xatlarga javob berish yaxshiroqdir.

Ish xatini qanday yozish kerak: murakkab narsalar haqida oddiy tilda

Ish xati va shaxsiy yozishmalarni farqlang. Bugun biz bu farqlar nima haqida bir necha bor gaplashdik, ular haqida unutmasligimiz kerak. Keling, bosqichma-bosqich xat yozishni ko'rib chiqaylik.

1-bosqich. Biz qabul qiluvchini ko'rsatamiz.

Shaklning yuqori o'ng burchagida biz xat yozayotgan shaxsning familiyasini, bosh harflarini va lavozimini yozamiz. Agar qabul qiluvchi tashkilot bo'lsa, uning yuridik manzilini ko'rsating.

2-bosqich. Shikoyat qilish.

Biz uni shaklning o'rtasiga joylashtiramiz. U hurmatli tarzda, qisqartirishlar va o'chirishlarsiz amalga oshiriladi.

Misol: Hurmatli (ismi, otasining ismi)! Shuningdek, qabul qiluvchiga uning pozitsiyasini ko'rsatish orqali murojaat qilish mumkin. Ammo odamga ism-sharif bilan murojaat qilsangiz, bu psixologik stressni kamaytiradi va ish munosabatlari barqaror va mustahkam ekanligini ko'rsatadi.

3-bosqich. Maqsad bayoni.

Maktubning maqsadi, mohiyati va asosiy fikrlarini tushuntiring. Bu qism asosiy hisoblanadi. Aytmoqchi bo'lgan narsangiz haqida yozing, murojaatingizga nima sabab bo'lgan. Lekin rasmiy va neytral uslub haqida unutmang.

4-bosqich. Takliflar va tavsiyalar berish.

Deyarli har qanday ish xati qabul qiluvchining unga javob berishini anglatadi. Bu, odatda, faqat axborot xarakteridagi xatlar tomonidan talab qilinmaydi. Shuning uchun, nafaqat muammoni tasvirlab bering, balki uni qanday hal qilish mumkinligini ham taklif qiling.

Agar siz shikoyat qilsangiz, muayyan choralar ko'rishni so'rang, agar hamkorlik qilishni taklif qilsangiz, qanday variantlar mavjudligini ayting.

Oddiy qilib aytganda, xatni olgan kishi nafaqat undan nimanidir xohlashlarini, balki buni qanday amalga oshirish mumkinligini ham tushunishi kerak.

Ish xatini qanday tugatish kerak

Ish xati mukammal tarzda yozilishi kerak. Agar yozish qoidalariga rioya qilinmasa, bu butun kompaniyaning obro'siga salbiy ta'sir ko'rsatishi mumkin. Shuning uchun, endi biz biznes xatining yakuniy qismini loyihalash haqida batafsilroq to'xtalib o'tishni taklif qilamiz.

Xat oxirida avval muhokama qilingan hamma narsani umumlashtiring. Ammo siz o'z xulosalaringizni 10 ta jumlaga ajratmasligingiz kerak, chunki ish xatlarida qisqalik va ixchamlik qadrlanadi. O'zingizni oddiy iboralar bilan cheklash yaxshiroqdir.

Biz tugatishni 2 ko'rsatkichga asoslaymiz: u iloji boricha muloyim va to'g'ri bo'lishi kerak. Uni qanday qurish bo'yicha turli xil variantlar mavjud.

Mana bir nechta misollar:

E'tiboringiz yoki yordamingiz uchun tashakkur: Rahmat! (Rahmat aytsam...);
Kelajakka umidingizni bildiring: Biz o'zaro manfaatli hamkorlikka umid qilamiz (Yaqin kelajakda javob olamiz degan umiddamiz...);
Siz oluvchini biror narsaga ishontirish uchun iborani yaratishingiz mumkin: Siz bilan hamkorlik qilishdan xursand bo'lamiz;
Talab qiling: Natijalar haqida xabar berishingizni so'raymiz;
Har qanday noqulaylik uchun uzr so'raymiz: Materialni to'lashda kutilmagan kechikish uchun uzr so'rayman.

Qabul qiluvchi bilan qanday xayrlashish kerak.

Yozuvlar rasmiy bo'lishiga qaramay, siz turli yo'llar bilan xayrlashishingiz mumkin.

Mana bir nechta variant:

Sizga hurmat bilan...;
Muvaffaqiyat tilab...;
Eng yaxshi tilaklar bilan…

Biz to'g'ri imzolaymiz.

Xatga imzo chekayotganda lavozimingizni, ismingizni va familiyangizni ko'rsating. Agar siz quyidagi iboraning to'g'riligiga shubha qilsangiz: " Samimiy ehtirom bilan" - shunchaki foydalanmang.

Imzoda kontaktlaringizni, qo'shimcha telefon raqamingizni yoki elektron pochta manzilingizni ko'rsatishingiz mumkin, shuning uchun siz oluvchiga u bilan muloqot qilish va hamkorlik qilishga tayyor ekanligingizni ko'rsatasiz.

Maqolamizning keyingi qismida men ingliz tilidagi ish xatlari haqida gapirmoqchiman.

Ingliz tilida biznes xatlar

Bunday harflarni yozish uchun tartibga solinadigan shakl yo'q. Har bir narsa xatning maqsadiga va uning manzili kimligiga bog'liq bo'ladi. Bu erda loyihalash bo'yicha qisqacha tavsiyalar mavjud.

Yozilgan sana.

Agar biz AQShda yozayotgan bo'lsak, sanani ko'rsatayotganda birinchi navbatda oyni, keyin kunni va faqat keyin yilni qo'yamiz. Agar Buyuk Britaniyaga bo'lsa, sana Rossiya Federatsiyasidagi kabi kiritiladi. Bunday holda, chalkashmaslik uchun oyni harflar bilan yozing.

Qabul qiluvchi tafsilotlari.

Agar siz erkakka yozsangiz, u bilan quyidagi tarzda bog'laning: Mr (familiyasini kiriting);
Agar turmush qurgan ayol: Mrs (familiyasini kiriting);
Turmushga chiqmagan ayolga: Miss (familiyasini ko'rsating);
Agar siz ayolning holatini bilmasangiz: Ms (familiyani kiriting).

Manzilni belgilash.

Buyurtma Rossiya Federatsiyasida qabul qilinganidan teskari: ofis, uy raqami, ko'cha nomi, pochta indeksi, davlat nomi (agar AQShda yozilgan bo'lsa), okrug nomi va mamlakat nomi (Agar Buyuk Britaniyada yozilgan bo'lsa).

Qabul qiluvchi bilan qanday bog'lanish kerak.

Standart qo'ng'iroqlar:

Hurmatli xonim;
Hurmatli janob;
Hurmatli janob yoki xonim;
Hurmatli xonim;
Azizim.

Manzildan keyin vergul (Agar Buyuk Britaniyaga yozilsa) yoki ikki nuqta (AQShga yozilsa) qo'yamiz. Undov belgisini qo'yish odatiy hol emas.

Mavzu.

Rossiya Federatsiyasidagi kabi xat mavzusini ko'rsatishni unutmang.

Asosiy matn.

Uni paragraflarga ajrating. Yoki har bir jumlani yangi qatorga yozing.

Qanday qilib xayrlashish kerak.

Masalan, bu kabi: " Yordam uchun rahmat, biz sizniki bo'lib qolamiz"- Rahmat, mening sodiqim..., ehtimol kamroq rasmiy bo'lsa ham.

Imzoni ro'yxatdan o'tkazish.

Biz vidolashuv bandiga imzo qo'yamiz, ism va familiyamiz, kompaniya nomi va lavozimimizni ko'rsatamiz.

Ilovalar dizayni.

Agar siz biron bir hujjatni ilova qilayotgan bo'lsangiz, iltimos, xat oxirida buni ko'rsating: " Enc." va ilovalar ro'yxati.

Bosh harf bilan nima yozish kerak.

Familiyalar va bosh harflar;
Kompaniya nomlari;
Shaharlar, shtatlar va boshqalar nomlari;
egallab turgan lavozimni ko'rsatadigan har qanday so'zlar;
Vidolashuvdagi birinchi so'zlar;
Ochilish manzillari.

Suhbatni yakunlashdan oldin, rus va ingliz tillarida ishbilarmonlik xatlaridan ba'zi misollar keltiramiz.

Rus va ingliz tillarida ish xatlar namunalari

Xulosa

Xulosa qilib aytmoqchimanki, ish xati har qanday faoliyat sohasida muloqot qilish vositasidir. Agar u to'g'ri yozilgan bo'lsa, u albatta sizning kompaniyangizni ijobiy tomondan taqdim etadi.

Boshqa tomondan, beparvo va xatolar bilan yozilgan xat eng istiqbolli biznesni butunlay yo'q qilishi mumkin. Harflarni to'g'ri yozing va biz buni qanday qilishni sizga aytib berishga harakat qildik.

- o'z faoliyatini amalga oshirish jarayonida muassasalar o'rtasidagi aloqa vositasi bo'lib xizmat qiladigan turli mazmunlarning umumlashtirilgan nomi.

Maktub ma'lumot almashishning eng keng tarqalgan usuli bo'lib, u matnni uzatish usuli bilan ajralib turadigan, mazmuni jihatidan juda farq qiluvchi hujjatlarning katta guruhini birlashtiradi ( pochta orqali). Xatlar har qanday muassasaning kiruvchi va chiquvchi hujjatlarining ko'p qismini tashkil qiladi va ko'p navlarga ega.

Harflarning turlari:

ibratli;
hamrohlik qiluvchi;
axborot;
kafolat;
reklama;
da'volar;
arbitraj;
tasdiqlovchi xatlar;
eslatma xatlari;
xabarnomalar;
so'rov xatlari.

Maktublarda tabriklar, tilaklar va maxsus kunlarda salomlar bildirilgan. Xatlar dramatik va fojiali vaziyatlarda ishtirok etish va hamdardlik bildirish belgisi sifatida yuboriladi.

Xat ushbu turdagi hujjat uchun maxsus mo'ljallangan formatda tuzilgan A4. Agar xatning matni etti qatordan oshmasa, formatdan foydalanishga ruxsat beriladi A5.

Xatning sanasi imzolangan sana hisoblanadi.

Xat matni sxema bo'yicha qurilgan:

kirish (bu erda xatni tuzish sabablari, voqealarga havolalar, faktlar, yuqori muassasalarning qarorlari va xatni tuzish uchun asos bo'lgan boshqa omillar);
dalillar (bu xatda ko'rsatilgan masalaning mantiqiy asosini belgilaydi);
xulosa (xulosalar, so'rovlar, talablar, takliflarni sanab o'tish).

Ko'pincha hujjat amaliyotida matnning yakuniy qismini tushuntirishsiz o'z ichiga olgan harflar qo'llaniladi.

Xatning uzunligi, qoida tariqasida, bir sahifadan oshmasligi kerak.

Kompilyatsiya maqsadi va yo'nalishi harflar, qoida tariqasida, rag'batlantiruvchi motivlarga tushadi, shuning uchun matnga qo'yiladigan asosiy talablar: ravshanlik, aniqlik, taqdimotning qisqaligi. Xat yozish amaliyoti xatlarni tuzish va formatlashda rioya qilinishi kerak bo'lgan bir nechta umumiy qoidalarni ishlab chiqdi.

Xat bir masalaga bag'ishlangan bo'lishi kerak, bu qayta ishlash operatsiyalarini soddalashtiradi va ular murojaat qilingan tashkilotda bajarilishini tezlashtiradi.

Xat matni, qoida tariqasida, uchinchi shaxsda aytiladi birlik, masalan: "Maktabda imkoniyat yo'q ...", "Kelgusi yilda maktab taklif qilmaydi ..." va hokazo.

Rasmiy xatlarga bo'lgan huquq, qoida tariqasida, rahbarga, u yo'qligida (kasallik, ta'til, xizmat safari) uning o'rinbosariga yoki boshqaruvchi vazifasini bajaruvchi mansabdor shaxsga tegishli. Hozirgi vaqtda xatlar nafaqat pochta orqali, balki telegraf, faks va kompyuter tarmoqlari (elektron pochta) yordamida ham yuboriladi.

Hujjatni uzatish usulidan qat'i nazar, uni tayyorlash va bajarish uchun yagona talablar qo'llaniladi (3.7-rasmga qarang).

Guruch. 3.7. Harflarni formatlash misoli

So'nggi o'n yilliklarda u aylandi ajralmas qismi biznesning har qanday sohasida. Hujjatlar bo'yicha mutaxassislar shartnomalar, aktlar va ularga qo'shimchalar tuzishdan tashqari, har xil turdagi murojaat va xatlarni rasmiylashtirish bilan ham shug'ullanadilar. Qonunchilik darajasida ularni loyihalash tamoyillari va umumiy shablon, albatta, belgilanmagan. Bunday vaziyatda savol tug'iladi: "Qanday qilib u yoki bu yuridik jihatdan zaif, ammo biznes hujjatini to'g'ri tuzish kerak?" Bunga javob juda oddiy va bunday hujjatlarni ofis ishida umume'tirof etilgan standartlarga muvofiq rasmiylashtirishga to'g'ri keladi.

Bugun bizning resursimiz rasmiy xat yozish tamoyillari va ushbu hujjatning xususiyatlarini ko'rib chiqishga qaror qildi. Xulosa qilingan mavzu bo'yicha ma'lumot va maqolaning shablonini quyida topishingiz mumkin.

Rasmiy yoki zamonaviy biznesning ish yuritish sohasidagi asosiy hujjatlar turlaridan biri hisoblanadi. Bu ma'lumotni uzatishning universal usuli bo'lib, eng sodda tarzda amalga oshiriladi, lekin biznes munosabatlarining barcha qoidalari va qoidalariga rioya qiladi.

Tabiiyki, rasmiy xatlarda keltirilgan ma'lumotlar ko'ngilochar xarakterga ega emas. Bunday qog'ozlar taklifnomalar, qisman reklama, ma'lumot va boshqalar bo'lishi mumkin, ammo hech qanday holatda qiziqarli emas.

Rasmiy xat va oddiy xat o'rtasida juda ko'p farqlar mavjud. Asosiysi - maqsad. Agar biznes hujjati har doim qabul qiluvchiga jo'natish yoki jo'natishning aniq maqsadiga ega bo'lsa, oddiy harflar ko'pincha "muloqot uchun aloqa" uchun ishlatiladi. Bundan tashqari, biznes xabarlari:

anonim emas - ular har doim jo'natuvchi va oluvchi haqida ma'lumotga ega
ma'lum bir shaxs yoki tashkilot yoki u vakili bo'lgan birlashma nomidan yozilgan
(agar jo'natuvchining muhri bo'lsa)
ish yuritishda umumiy qabul qilingan qoidalarga muvofiq tuzilgan
Yuqorida aytib o'tilganidek, qiziqarli bo'lishi mumkin emas

Rasmiy xat va oddiy xabar o'rtasidagi ixtiyoriy, ammo umumiy farq shundaki, birinchisi kompaniya blankida yozilgan. Ushbu yondashuv manzilga eng yuqori darajadagi qat'iylikni beradi va odatda uning biznes holatini ko'rsatadi.

Hujjatning tafsilotlari va umumiy mazmuni haqida bir necha so'z

Rasmiy xatlar turli sabablarga ko'ra chiqariladi, buning natijasida mazmuni tabiiy ravishda o'zgaradi. Shunga qaramay, biznes xabarlarining umumiy tuzilishini olib tashlab bo'lmaydi. Aynan shu narsa ish yuritish sohasida to'g'ri deb ta'riflanadi, bahslashmaydi va tegishli hujjatlar uchun asosiy talablarni shakllantiradi. Rasmiy xatning odatiy tafsilotlari quyidagilarni o'z ichiga oladi:

jo'natuvchi kompaniyaning to'liq nomi yoki ma'lum bir fuqaroning to'liq ismi
nazorat punkti, nazorat punkti va OKUD haqida ma'lumot (tashkilotlar uchun)
manzili va jo'natuvchining barcha mumkin bo'lgan aloqalari
qabul qiluvchi haqida shunga o'xshash ma'lumotlar
xabarning mohiyati
uning tuzilgan sanasi
va matbaa (tashkilotlar uchun)

Muhim! Bugungi kunda biz ko'rib chiqayotgan biznes hujjatlari turi unvonni kiritish shart bo'lmagan oz sonli hujjatlardan biridir. Ikkinchisining yo'qligi hech qanday xato emas, balki ofis ishining asosiy standartlariga muvofiqligi.

Xatning o'zini firma blankida berish tavsiya etiladi, albatta, agar uni jo'natuvchi kompaniya bo'lsa. Davlat organlari uchun bunday shakllarda gerb tasviri, tijorat tashkilotlari uchun - ularning emblemasi mavjud.

Qabul qiluvchi uchun tushunarli va tushunarli.
Haqorat va odobsizlikni aytmasa ham, haqoratni ishlatmasdan.
Toza, qisqa va malakali.

Asosan, hujjat mutaxassislari rasmiy xatlarga boshqa talablar qo'ymaydilar. Hujjatning qayd etilgan normalari, qoidalari va umumiy mazmuniga rioya qilish kifoya.

Tashkilotga rasmiy xat shablonini quyida yuklab olishingiz mumkin:

Rasmiy xatlarning turlari

Rasmiy xat - bu biznes qog'ozlarining juda keng guruhi. Ulardan eng ko'p foydalaniladiganlari:

, jo'natuvchining adresat manfaati uchun biror narsa qilish istagini aks ettiradi
So'rov xatlari
So'rovlar
Tadbir taklifnomalari
Hamkorlikka taklifnomalar
Qabul qiluvchiga biror narsani eslatuvchi qog'ozlar
Tijorat takliflari
Talablar
Ko'rsatmalar
Reklama va axborot xatlari

Rasmiy xatning har bir turi nomidan uning umumiy maqsadi va xabarni yuborish maqsadini tushunishingiz mumkin. Amaliyot shuni ko'rsatadiki, biznes muhitida har xil turdagi so'rovlarni o'tkazish turli sabablarga ko'ra amalga oshiriladi va ularning yuqorida qayd etilgan turlari ro'yxati yakuniy emas.

Xabarni loyihalash va qabul qiluvchiga uzatish xususiyatlari

Bugungi maqolaning oxirida, keling, rasmiy xatlarni Rossiya Federatsiyasiga o'tkazishga e'tibor qarataylik. Avvalo, shuni ta'kidlash kerakki, muvaffaqiyatli biznes munosabatlarining asosiy nuansi - ularni boshqarishga malakali yondashuv. Tegishli hujjatlar rasmiylashtirilgan taqdirda haqida gapiramiz ular haqida:

ozodalik
biznes standartlariga to'liq muvofiqligi
maqsadlilik (birovga spam ko'rinishida rasmiy xat yuborish jo'natuvchining obro'sini sezilarli darajada pasaytiradi)

Bundan tashqari, xabar tarkibiga o'ta mas'uliyat bilan yondashish tavsiya etiladi. Uning matni savodli, qisqa va tushunarli bo'lishi kerak. Murakkab og'zaki tuzilmalar va atamalardan foydalanish istalmagan. Murojaatning umumiy ohangi chegaralar ichida saqlanishi kerak. Vazminlik ma'qul, lekin tanishlik hech qachon bo'lmaydi.

Ish xatlarini yuborishga kelsak, jo'natuvchi hech qanday cheklovlarga ega emas. Xabarni qabul qiluvchiga yuborishingiz mumkin:

Internet orqali elektron shaklda
pochta orqali
kurer orqali yoki hatto shaxsan

Rasmiy xatlarni jo‘natish juda keng sohadir. Barcha jo'natuvchilar qulay xabarni tanlashlari mumkin.

Bu ushbu maqola mavzusidagi eng muhim qoidalarni yakunlaydi. Umid qilamizki, taqdim etilgan ma'lumotlar barcha o'quvchilarga Rossiya Federatsiyasidagi rasmiy xatlarning mohiyatini va ularni bajarish qoidalarini tushunishga yordam berdi.

Savolingizni quyidagi shaklga yozing