Jak správně psát dopisy v organizaci. Registrace údajů „Adresát“

Pravidla pro psaní dopisů zůstala neotřesitelná, navzdory tomu, že se život změnil. Dopisy na papír už nikdo nepíše rukama. Nahradily je SMS, e-mail a instant messenger. Proto byla písmena kratší a výstižnější. Přitom epistolární žánr nikam nezmizel. Každý z nás si musí pamatovat a dodržovat etické normy, aby se pocity dostaly k příjemci.

Úkol je o to složitější, že v textu musíte umět sdělit podstatu svého požadavku při interakci s obchodním partnerem, při ucházení se o zaměstnání, při snaze přesvědčit klienta ke koupi drahého produktu – v slovo v obchodním prostředí.

Uložte si tento článek do záložek a použijte jej jako cheat, než napíšete každý dopis – nebudete toho litovat!

A teď popořadě.

Pravidla pro psaní dopisů:

Musíte odpovědět na všechny přijaté e-maily.
Neměli byste hned psát odpověď na dopis: musíte si to pečlivě promyslet, ale neměli byste dopis příliš otálet: riskujete zničení vašeho vztahu s adresátem.
Pokud příjemci odpovíte, měli byste mu poslat pohlednici, aby věděl, že jeho dopis byl úspěšně doručen.
Osobní korespondence musí být uložena na místě nepřístupném ostatním.
I osobní dopis musí být kompozičně strukturovaný.
Před zabalením dopisu do obálky je třeba jej pečlivě zkontrolovat.
Dopis musíte napsat, když máte dobrou náladu. Je nepřijatelné posílat dopisy obsahující naštvaná prohlášení nebo ironické narážky.
Psát anonymní dopisy je neslušné.
Pokud potřebujete k dopisu udělat nějakou abstraktní poznámku nebo dodatek, umístěte před něj označení PS (post skriptum). Na konci tohoto dodatku musíte uvést své iniciály.
Ručně psaný dopis by měl být napsán čitelným rukopisem, aby příjemce nerozčiloval a nezlobil.
Osobní dopisy byste měli psát, když jste sami.
Čtení dopisů jiných lidí bez povolení je nepřijatelné.
Je nepřijatelné otevřít obálku obsahující dopis, který není určen vám.

Typy písmen

I. Pohlednice

Pokud chcete něco napsat, měli byste to zabalit do obálky. Když posíláte pohlednice na více adres najednou, musíte se ujistit, že text je pro každého jiný.

II. děkovný dopis

Existuje děkovný dopis, abyste mohli... psaní poděkovat člověku za poskytnutou pomoc, vyjádřit svou vděčnost. Délka děkovného dopisu je poměrně malá.

III. Upomínkový dopis

Upomínkový dopis slouží k připomenutí nesplněného závazku, zapomenutého dluhu apod. Je napsána tím nejslušnějším možným způsobem. Upomínkový dopis musí být zapečetěn, aby se příjemce nedopatřením nedostal do nepříjemné pozice před ostatními lidmi.

IV. Omluvný dopis

Píší, pokud si skutečně uvědomují svou vinu a litují toho, co udělali. Mělo by být psáno od srdce, zdvořile a taktně.

V. Kondolenční dopis.

Ihned po obdržení smutné zprávy je napsán kondolenční dopis. Pokud jste ji nestihli odeslat včas, neposílejte ji vůbec: neměli byste lidem znovu připomínat jejich smutek. Kondolenční dopis by měl mít malou délku. Mělo by to být psáno od srdce, bez použití krásných citátů, bez všelijakých namyšleností. Kondolenční dopis se píše ručně na obyčejný papír. K tomuto typu dopisu byste neměli přikládat pohlednici.

Existují různé žánry: životopis, stížnost, žádost o informace atd.

Schéma pro psaní dopisu s žádostí o zaměstnání:

Oficiální odvolání.
Vysvětlení důvodu, proč dopis píšete.
Uvedení zdroje informací o volném pracovním místě.
Můžete vysvětlit, proč máte zájem o nabízenou práci?
Pak musíte dát Stručný popis své dosavadní vzdělání a pracovní zkušenosti.
Můžete popsat své individuální vlastnosti, které nejlépe splňují požadavky na uchazeče o nabízenou pozici.
Dále byste měli uvést, že připojujete svůj životopis, a vyjádřit svou připravenost poskytnout v případě potřeby další informace.
Na konci musíte uvést celé jméno a datum napsání úředního dopisu. Použijte svůj osobní podpis.

Valentina
Reprodukce materiálů článku bez odkazu na stránky je zakázána!

vrať se

Bez ohledu na účel obchodních dopisů jsou psány k dosažení požadovaného cíle v podnikání. Ne každý zaměstnanec organizace má patřičné kompetence v oblasti obchodní korespondence, při nešikovném přístupu hrozí totální zničení dobrého jména společnosti jedním dopisem. Pokud ale využijete službu psaní dopisů od naší agentury, bude mít adresát jistě zájem s vámi spolupracovat.

Účel obchodních dopisů

Obchodní dopisy neztrácejí svou relevanci při řešení pracovních problémů a marketingových úkolů. Informace poskytnuté písemně jsou pohodlné, protože se k nim můžete kdykoli vrátit nebo se při řešení kontroverzních problémů odvolat. Psaný text umožňuje formulovat myšlenky stručněji a jasněji než ústní komunikace. Některé příjemce lze navíc kontaktovat pouze zasláním obchodního dopisu. A čím vyšší status tento adresát má, tím odborněji by měl být text poskládán. Druhy obchodní dopisy tak rozmanitá jako sféra obchodních vztahů. Obchodní korespondence může být obchodní (touha uzavřít obchod, nárok vůči straně transakce) a nekomerční (děkovný dopis, informace, záruční list, žádosti, pozvánky, upomínky atd.) Na základě své funkčnosti rozlišují iniciativní dopisy a dopisy s odpovědí a také zprávy, které nevyžadují odpověď.

Jak správně psát obchodní dopisy.

Vlastnosti struktury a textu obchodního dopisu

Obchodní dopisy mají jasné složení:

Úvod uvádí účel a důvod dopisu a poskytuje odkaz na dokument, který sloužil jako výchozí bod pro toto sdělení;

Hlavní část popisuje stav věci, poskytuje analýzu situace a argumentaci.

Povaha důkazů závisí na směru dopisu: například přesvědčit, aby přišel na konferenci, investoval do projektu, koupil produkt;

Na závěr je vyvozen závěr na základě výše uvedeného: nabídka, žádost, odmítnutí, přání atd.

Před textem dopisu je vždy umístěna zdvořilá adresa adresátovi (například „Drahý Sergeji Michajloviči!“) A také na začátku nebo na konci textu je zdvořilostní vzorec sestavený podle kánonů obchodní korespondence. Formule zdvořilosti obvykle začínají takto: „Vyjadřuji svou vděčnost za poskytnutou pomoc... / vděčnost za pozvání... / doufám v plodnou spolupráci...“. Při psaní tohoto typu dopisu je dodržován obchodní styl. Jeho vlastnosti: stručnost, jasnost, jednoznačnost, používání pojmů, neutrální tón, standardizace.

Potíže s psaním obchodních dopisů

Buďte si dobře vědomi adresáta a informací, které již o vaší otázce má;

Znalost pravidel ruského jazyka a rysů obchodního stylu: jazykové vzorce, pravidla pro skládání vět atd.;

správné a vhodné používání terminologie;

Korektnost v oslovování adresáta.

Jak správně psát obchodní dopisy.

Slovníky a ukázky psaní obchodních dopisů vám mohou pomoci zvládnout tento úkol sami. Pokud však není dostatek kompetentního zaměstnance nebo času na přípravu na psaní obchodních dopisů, může tuto službu poskytnout profesionální agentura. Specialisté komunikační agentury Comagency vám pomohou vytvořit hlavičkový papír společnosti, shromáždit potřebné dokumenty pro přesvědčivou argumentaci, napsat kompetentní a reprezentativní obchodní dopis, čímž zlepší image vaší organizace.

Jak se naučit psát obchodní dopisy

Podívejte se na video níže, které snadno a jednoduše vysvětluje, jak se naučit psát obchodní dopisy, a poskytuje jasná a srozumitelná doporučení a postupy pro školení:

Co plánujete outsourcovat v roce 2017?

Servisní dopis je zobecněný název pro dokumenty různého obsahu, které slouží jako prostředek komunikace s institucemi i jednotlivci, o něčem hlásí, o něčem informují.

Obchodní dopisy se vypisují, aby informovaly korespondenta, sdělily mu informace, které pro něj mohou být mimořádně důležité, dopisy se píší za účelem získání potřebných informací, za účelem navázání kontaktu, navázání obchodních spojení, aby v budoucnu být možné provádět společné činnosti, provádět transakce apod. Obchodní dopis je prostředkem rychlé výměny informací při realizaci společných činností. Dopis lze použít jako potvrzení ústních dohod, jako záruku přijatých závazků, jako požadavek na splnění předpokládaných podmínek, jako upomínku. V každém z těchto případů je navíc obchodní dopis vždy způsobem prezentace firmy. Stejně jako první dojem člověka na dlouhou dobu určuje postoj k němu, může forma dopisu, obálky, design dopisu a nakonec i text působit na příjemce příznivě či nepříznivě. dopis. Pokud tedy chcete, aby tento dopad byl příznivý, musí být obchodní dopis ve všech ohledech bezvadný.

Obchodní dopis by neměl být dlouhý. V obchodních vztazích je každá minuta drahá, takže své myšlenky musíte vyjádřit stručně, jednoduše a jasně. Dopis by měl obsahovat pouze informace, které se přímo týkají případu. Dopis musí být napsán logicky, jasně a srozumitelně. V obchodním dopise byste měli používat složitý jazyk, složité pojmy a obchodní dopis by neměl být suchý, měl by adresáta zaujmout. Zároveň to neznamená, že by dopis měl být emotivní, tím méně výrazný. I když je situace sama o sobě dost napjatá a vyvolává vážné obavy nebo obavy, emoce by měly být v dopise zdrženlivé, tón dopisu by měl být navenek klidný a neutrální. Kromě toho není v dopise povolena známost. Konverzační způsob komunikace, neformální styl - ne pro obchodní psaní.

Na obchodní dopisy se vztahují následující požadavky:

− obchodní dopis se vyhotovuje na zvláštním formuláři - formulář dopisu (pro jiné druhy korespondence lze použít i zvláštní formuláře: telegramové formuláře, formuláře faxových zpráv, formuláře telefonických zpráv);

− formátování obchodního dopisu musí odpovídat GOST R 6.30-2003;"

− obchodní dopis podepisuje vedoucí organizace nebo jeho zástupce nebo jiný úředník v souladu s rozdělením odpovědnosti mezi vedení přijaté v organizaci;

− dopis musí být věnován jednomu problému, více problémů lze v dopise posuzovat pouze v případě, že tyto otázky spolu souvisí a bude o nich učiněno jedno rozhodnutí;

− dopis by neměl mít velký objem (většina dopisů - do jedné stránky textu a pouze ve výjimečných případech vyžadujících podrobný popis a analýzu může dopis obsahovat více stránek textu);

− musí být poskytnuta odpověď na podnětný dopis (žádost, dotaz, poptávka atd.);

− obchodní dopis musí být napsán správně, přesně, bez oprav;

− obchodní dopis musí obsahovat objektivní informace o prezentovaných událostech a skutečnostech a v případě potřeby mít vysvětlující a doplňující materiály.

K přípravě a formátování obchodních dopisů se používá výpočetní technika. Vyžaduje to oficiální povaha obchodní korespondence a etika obchodní komunikace Vysoká kvalita při výrobě dokumentů na tiskových zařízeních je třeba dodržovat následující:

− jednotný styl designu dokumentu;

− stanovené velikosti polí služeb;

− správné umístění adresáta, podpis, datum, registrační číslo a další údaje;

− stejné odsazení odstavce, pokud odstavec začíná červenou čárou;

− jasné, jasné otisky značek;

− přímka čar, písmen;

− stejné mezery mezi znaky, písmeny a čísly.

Příprava dokumentů přenášených prostřednictvím telekomunikačních kanálů má své vlastní charakteristiky a zahrnuje:

− přítomnost hlaviček služeb;

− omezení hlasitosti zpráv;

− používání zavedeného omezeného souboru zkratek;

− registrace v souladu s pravidly stanovenými orgány pro komunikaci.

Ze všeho, co bylo řečeno dříve, vyplývá, že skládání textu a navrhování dopisu vyžaduje kreativní přístup. Každý specialista musí být nejen kompetentní ve svém oboru činnosti, ale také být gramotný, zvládnout dovednost formulovat myšlenky a formalizovat je v rámci požadavků současných regulačních dokumentů. Teoretické principy, bez ohledu na to, jak plně jsou prezentovány, vyžadují pro jejich asimilaci a praktickou aplikaci ukázky modelů, ukázek a příkladů jejich konkrétní implementace.

Dovednosti korespondence se zpravidla rozvíjejí se zkušenostmi, takže pisatel dopisů musí pečlivě prostudovat předchozí korespondenci organizace, používat dopisy dříve sestavené odborníky jako vzorky, studovat pravidla korespondence, analyzovat rysy skládání textů dopisů. o předmětu organizace s přihlédnutím k jejím cílům, záměrům, specifikům činnosti. Důležitou roli hraje obecná kultura člověka, jeho znalosti, dovednosti a rozhled, proto je velmi důležité na sobě neustále pracovat, zlepšovat obecnou kulturu, včetně kultury obchodní komunikace a kultury řeči.

Příprava dopisu zahrnuje následující fáze:

Studium podstaty problému;

Shromažďování nezbytných informací, včetně informací z předchozí korespondence;

Příprava návrhu dopisu;

Schválení projektu (v případě potřeby);

Podpis manažera.

Návrhy dopisů připravují exekutoři jménem vedoucího podniku.

Obchodní dopisy se vypisují na hlavičkové papíry v souladu s GOST R 6.30-2003 zpravidla s úhlovým umístěním trvalých detailů („razítko“). Formuláře s podélným uspořádáním trvalých detailů pro dopisy jsou využívány méně často, především úřady a vyššími organizacemi. Používají se formáty A4 a A5. Formát A5 se používá, pokud dopis nepřesahuje 7-8 řádků.

První stránka dopisu je vytištěna na hlavičkový papír, zbytek - na prázdné listy papíru A4.

Dopis musí být vyhotoven minimálně ve dvou vyhotoveních.

První kopie se vyhotoví na hlavičkovém papíře a zašle se adresátovi, druhá (označuje se jako kopie) se vytiskne na čistý list papíru a uloží jako doklad o provedené práci.

Při přípravě obchodních dopisů se používají následující údaje:

− Státní znak Ruské federace;

− státní znak zakládajícího subjektu Ruské federace;

− znak organizace nebo ochranná známka (servisní značka);

− organizační řád;

− hlavní státní registrační číslo (OGRN) právnická osoba;

− identifikační číslo daňový poplatník / kód důvodu registrace (DIČ/KPP);

− kód formuláře dokumentu;

− název organizace;

− referenční informace o organizaci;

− datum dokumentu;

− evidenční číslo dokumentu;

− adresát;

− rozlišení;

− název textu;

− kontrolní značka;

− text dokumentu;

− značka o přítomnosti aplikace;

− podpis;

− schválení vízového dokumentu;

− otisk těsnění;

− poznámka o umělci;

− poznámku o provedení dokumentu a jeho odeslání do spisu;

− poznámku o přijetí dokumentu organizací;

− identifikátor elektronická kopie dokument.

Uvedené detaily lze rozdělit do tří skupin:

− podrobnosti o formuláři dopisu: Státní znak Ruské federace; státní znak ustavující entity Ruské federace; znak organizace nebo ochranná známka (servisní značka); organizační řád; hlavní státní registrační číslo (OGRN) právnické osoby; identifikační číslo poplatníka/kód důvodu registrace (DIČ/KPP); kód formuláře dokumentu; jméno společnosti; referenční informace o organizaci;

− údaje použité při psaní obchodního dopisu: odkaz na registrační číslo a datum dokumentu; destinace; název textu; text; značka o přítomnosti aplikace; podpis; schválení vízového dokumentu; těsnění; značka o umělci;

− podrobnosti používané při práci s obchodními dopisy a nezbytné pro organizaci toku dokumentů, zpracování dopisů, systematizaci dopisů a organizaci jejich ukládání: datum dokumentu; registrační číslo dokumentu; rozlišení; název textu; kontrolní značka; poznámku o vyhotovení dokumentu a jeho odeslání do spisu; poznámka o přijetí dokumentu organizací; ID elektronické kopie dokumentu.

Text dopisu se nejčastěji skládá z úvodní části a hlavní části. V úvodní části jsou uvedeny důvody sepsání dopisu spolu s odkazy na fakta, data a dokumenty. V hlavní části dopisu je uveden jeho hlavní účel (nabídka, odmítnutí, žádost, záruka atd.).

Text dopisu je psán v 1. osobě množného čísla: „žádáme..., posíláme...“, nebo 3. osobě jednotného čísla – „podnik uvažuje..., organizace zvažuje...“.

Pokud je dopis napsán na oficiálním hlavičkovém papíře vedoucího organizace, pak se text zpravidla píše v první osobě jednotného čísla: „Nabízím..., žádám...“.

Text dopisu může začínat odvoláním.

Tato malá část textu je mimořádně významná pro komunikační účely. Správně zvolená zpráva nejen upoutá pozornost adresáta, ale také udává správný tón korespondence a pomáhá navazovat a udržovat obchodní vztahy. Důležitost apelu určuje autor dopisu, apel umožňuje zajistit si posluchače. Zvláštní pozornost si zaslouží interpunkční znaménko následující za adresou. Čárka za adresou dodává dopisu neformální charakter, zatímco vykřičník zdůrazňuje význam a oficiální charakter. Odvolání je vytištěno vystředěným způsobem.

Milý Michaile Petroviči!

Paní Petrová!

Vážený pane Smirnove!

Pan prezident!

Drazí kolegové!

Dopis je obvykle složen podle následujícího schématu: úvod, hlavní část, závěr.

„V souladu s nařízením vlády Ruské federace ze dne 27. června 2003 č. 620 „O schválení vzorových předpisů...“.

Hlavní část obsahuje popis události, současný stav, jejich rozbor a provedené důkazy.

Závěr dopisu představuje závěry ve formě žádostí, návrhů, stanovisek, odmítnutí, upomínek.

Dopisy by měly používat pouze oficiálně uznávané zkratky, označení a termíny. Názvy institucí, organizací a pozic, tituly, měrné jednotky, zeměpisné názvy a další musí přesně odpovídat oficiálním názvům.

Závěrečná část textu může končit očekáváním splnění požadavku a také zdvořilostní formulí:

Dopis může obsahovat pouze jednu závěrečnou část.

Poznámka o přítomnosti příloh je vytištěna dva intervaly pod textem dopisu od levého okraje textového pole, pokud dopis obsahuje přílohu.

Podpis je od textu oddělen třířádkovým řádkováním.

Schvalovací víza se udělují na kopii dopisu, který je v evidenci. Víza jsou umístěna ve spodní části dopisu.

Přípis exekutora se tiskne na přední nebo zadní stranu posledního listu listiny na levé straně listiny.

Datum dopisu je datum jeho podpisu.

Dopisy podepisují úředníci v souladu s rozdělením odpovědnosti a přidělením jejich práva podepisovat dokumenty v předpisech o stavebních jednotkách a náplních práce.

Před atributem „podpis“ může být také vzorec zdvořilosti, který se vytiskne z odstavce a od pozice se oddělí čárkou, například:

Vzorec zdvořilosti může vypadat takto:

S úctou, …

Všechno nejlepší, …

S upřímnou vděčností,...

S pozdravem, …

Pečeť osvědčuje pravost podpisu úředníka na listinách osvědčujících práva osob, zaznamenávajících skutečnosti související s finančními, věcnými prostředky apod. Pečeť osvědčuje dopisy obsahující závazky (záruční listy), potvrzující skutečnosti, události, finanční listy. obsah.

Otisk pečeti na dokumentu může obsahovat část pracovní pozice, nikoli však podpis úředníka. Otisk nalepené pečeti musí být jasně čitelný.

Rozložení obchodního dopisu je na obr. 7.

Pokud se text dopisu skládá ze dvou nebo více odstavců, pak písmeno začíná 5. znakem (od řádku okraje). Text bez odstavců lze tisknout přímo od levého okraje.

Text dopisu by měl obsahovat tři strukturální prvky: úvodní část popisující důvod psaní dopisu; důkazní část; poslední část, která stanoví žádost, souhlas, odmítnutí atd.

Je možné i opačné pořadí strukturování dopisu: závěrečná část je uvedena před důkazní částí. Tento postup je typický pro dopisy z vyšších organizací.

Příloha: na ... listu, v ... kopii.

Pracovní pozice

hlava (podpis) A O TOM.

Pracovní pozice

(podpis) I. O. Příjmení

00.00.0000

Umělec (I.O. Příjmení)

Telefon (000 00 00)

ID elektronické kopie dokumentu

Obr.7. Rozložení obchodního dopisu

Datum zveřejnění: 19. 10. 2014; Přečteno: 6692 | Porušení autorských práv stránky

Studopedia.org - Studopedia.Org - 2014-2018 (0,008 s)…

Psaní plánu

1. V první úvodní větě informujte o účelu vašeho dopisu představujícího vaši společnost, produkt, služby.

Píši vám, abych vám představil naši společnost.

Jsem velmi rád, že vám mohu představit naši společnost.

S potěšením vám mohu představit naši společnost.

V návaznosti na náš telefonický rozhovor jsem velmi rád, že vám mohu napsat více o naší společnosti a jejích produktech.

V pokračování našeho telefonického rozhovoru jsem velmi rád, že vám mohu říci více o naší společnosti a produktech, které vyrábí.

S odkazem na náš telefonický rozhovor ze dne 19. května týkající se vzdělávacího softwaru vás velmi rád informujem.

Dle našeho telefonického rozhovoru ze dne 19. května ohledně školicích programů vás velmi rád informujem.

Píši vám v souvislosti s…

Píšu vám o...

S odkazem na náš dnešní ranní telefonický rozhovor vám píšu, abych potvrdil…

Podle našeho ranního telefonického rozhovoru vám píšu, abych potvrdil...

Píši vám ohledně…

Píšu vám ohledně...

Možná si vzpomínáte, že jsme se setkali a vyměnili si adresy na CeBIT’2004 v Hannoveru.

Možná si vzpomínáte, že jsme se potkali na CeBIT’2004 v Hannoveru a vyměnili si adresy.

Jsme společnost, která dováží nástroje pro průmyslový trh a trh pro kutily.

Naše společnost dováží nástroje pro průmysl a trh pro kutily.

2. Uveďte hlavní výhody, inovace, přednosti navrhovaného produktu a služeb.

Toto je nové recenzované vydání obsahující více než 20 nových obrázků.

Toto je nové, přepracované vydání, které obsahuje více než 20 nových obrázků.

3. Určete segment trhu, ve kterém navrhujete uvést svůj produkt. Identifikujte potenciální zákazníky.

Našimi zákazníky jsou drobní podnikatelé.

Naši spotřebitelé jsou malí podnikatelé.

Pracujeme pro teenagery.

Pracujeme pro teenagery. Vyrábíme produkty pro teenagery.

Předpokládáme, že naše produkty zaujmou mladé rodiny a lidi s poměrně nízkými příjmy.

Věříme, že naše produkty zaujmou mladé rodiny a lidi s dosti nízkými příjmy.

4. Udělejte konkrétní návrh spolupráce: velkoobchodní nebo maloobchodní prodej, licenční smlouva, vytvoření distribuční sítě atd.

Máme zájem především o dlouhodobé pracovní vztahy.

Hledáme německé společnosti pro vytvoření řetězce maloobchodníků.

Pro vytvoření maloobchodní sítě hledáme německé firmy.

Ve skutečnosti nás zajímají pouze licenční smlouvy.

5. Pokud přikládáte vzorky produktů, musíte vysvětlit, které produkty jsou v nabízené sérii.

Přikládám 5 kopií výše uvedeného softwaru.

Přikládám 5 výše uvedených ukázkových programů.

Přiložené 3 jednotky „Smart Styler“ naleznete k vyhodnocení.

K testování a hodnocení jsou přiloženy 3 vzorky produktu Smart Styler.

6. Vyjádřete svou ochotu odpovědět na všechny otázky, které mohou vyvstat během procesu hodnocení produktu.

Pokud potřebujete další informace, kontaktujte nás.

Pokud potřebujete další informace, dejte nám vědět.

Rádi vám poskytneme jakékoli další informace, které budete potřebovat.

Rádi vám poskytneme jakékoli informace, které budete potřebovat.

V případě potřeby dalších informací nás prosím neváhejte kontaktovat.

Pokud potřebujete další informace, dejte nám vědět.

7. Zakončete dopis standardní frází, vyjadřující naději na spolupráci.

Doufám, že se brzy ozveš.

Těšíme se na setkání s Vámi.

Doufáme, že se nám brzy ozvete.

Těšíme se na spolupráci s vámi.

Těšíme se na spolupráci.

Budeme rádi za brzkou odpověď.

Rádi bychom obdrželi vaši rychlou odpověď.

Naděje na budoucí spolupráci.

Těšíme se na spolupráci. Těšíme se na spolupráci.

8. Váš podpis, jméno a funkce

Zlaté pravidlo:

Všechny úspěchy, výhody vaší společnosti, produktu, služby i vaše osobní musíte vyjmenovat upřímně, bez zbytečného přehánění. Jakékoli informace lze snadno ověřit.

Zlaté pravidlo:

Formální obchodní dopis by měl být napsán jako osobní dopis, adresovaný pouze jemu, příjemci. Žádné studené, formální fráze!

Celý světový byznys je postaven na osobních vztazích a ty musí být vybudovány!

Zlaté pravidlo:

Dopis by měl být informativní a stručný a neměl by zabírat více než jednu stránku. Pamatujte, že nikdo nebude číst více než jednu stránku. Dopis by měl končit přímým vyjádřením toho, co od této společnosti očekáváte. Je to tato poslední věta, kterou si budeme pamatovat nejvíce.

Zlaté pravidlo:

Při psaní jakýchkoli písmen byste se měli vždy řídit vzorcem:

KISS = Keep It Short and Simple

Příklad 1. Reprezentace firmy, která vyvíjí výukové počítačové programy.

Velmi mě těší, že Vám mohu představit naši společnost a její softwarové produkty pro případnou spolupráci s Vaší společností.

Naše interaktivní softwarové produkty „Otevřené“ verze obsahují nejnovější výdobytky moderních technologií a činí vzdělávací proces velmi atraktivním a efektivním. Tato „otevřená“ verze je jedinečnou kombinací možností poslouchat a číst texty, provádět počítačové experimenty a řešit řadu problémů. Upozorňuji, že v současné době na německém trhu nejsou žádné tak kvalitní výukové softwarové produkty.

„Otevřená“ verze je vysoce doporučena pro studenty středních a vysokých škol a také pro samovzdělávání.

Tato „otevřená“ verze v tuto chvíli obsahuje:

"Otevřená fyzika" (2 díly, 2 CD-ROMy), německy/anglicky/rusky/francouzsky a

“Otevřená matematika” (6 dílů, 6 CD-ROMů) Němčina/Angličtina/Ruština/Francouzština.

Výše zmíněný software byl vyvinut společným podnikem Open Learn Inc. (USA) – MATHEMATIC Ltd. (Rusko) a široce používán v USA, Rusku a Evropě.

Vzhledem k tomu, že naše podnikání expanduje v německy mluvící části Evropy, máme zájem o dlouhodobé kontakty s německými prodejci softwaru a Media Surep-Market považujeme za jeden z nejlepších.

Najděte si proto prosím přiloženou sadu „Otevřeno“ pro vaši kontrolu a hodnocení.

Těším se, že se mi brzy ozvete.

S pozdravem

Příklad 2

Měli by „Seans Printers“ zájem o marketing nových vzrušujících inkoustových kazet od „Russian Rainbow ink“?

Vyvinul jsem a vlastním všechna práva na dokonalé inkoustové kazety pro „tiskárny Seans“, které by se podle mého názoru mohly výjimečně dobře prodávat v odvětví tiskáren, jako je ten váš.

Nová inkoustová kazeta nabízí svým uživatelům řadu výhod.

Barvy inkoustu jsou dokonale svěží a jasné.

Samotná kazeta má stejnou velikost jako položka, kterou právě používáte, ale obsahuje dvakrát více různých barev.

Kvalita tisku je vyšší ve srovnání s aktuálními modely, které používáte.

Upřímně věřím, že tento produkt by se velmi dobře hodil k realistickým cenám a silným distribučním kanálům, které se zdají být charakteristickým znakem „tiskáren Seans“.

Tento dopis není širokým pokusem přilákat kohokoli a každého, kdo by měl zájem o novou inkoustovou kartuši.

Odesílá se výhradně společnosti „Seans Printers“ a opravdu bych ocenil, kdybyste se mi co nejdříve ozvali, abychom mohli dále diskutovat o vyhlídkách tohoto vydání.

Prosím, zvažte nové inkoustové kazety a dejte mi vědět své myšlenky!

Příklad 3

Návrh na výrobu a prodej v Rusku produktu vlastněného zahraniční společností.

Rád bych prozkoumal možnost podnikání s vaší společností.

Nedávno jsem navštívil Boston a potřeboval jsem nějakou hračku jako dárek pro vlastní osobní potřebu. Koupil jsem si „Selfeducable Box“ vyvinutý vaší společností a dělal přesně to, co jsem potřeboval.

Napadla mě myšlenka, že pokud by byl tento produkt správně zabalen a řádně označen, mohl by se ukázat jako velmi účinný propagační nástroj, alespoň pro vzdělávání.

Navrhuji vyrobit a zabalit váš produkt spolu s doplňkovými produkty a prodat jej nejprve v Rusku našim klientům v oblasti knihkupectví a knihoven. Věříme, že tento přímější přístup k prodeji vašeho produktu by pomohl navázat některé významné dlouhodobé vztahy.

Zajímalo by mě, co by se dalo vypracovat na základě licenční/licenční smlouvy, abychom mohli používat „Selfeducable Box“. Jako alternativní způsob prodeje vašeho produktu by se to mohlo ukázat jako vynikající cesta k „Magic Tools“ a „Selfeducable Box“ na ruský trh, který je v současné době nevyužitý.

Ocenil bych vaše myšlenky.

S pozdravem

Příklad 4.

Nabídka najít nakladatele v zahraničí pro knihu ruského autora.

V návaznosti na naši včerejší diskusi přikládám výtisk naší knihy „Emergent Markets“, kterou vydalo nakladatelství Moscow Business Press. Tisk byl přijat velmi dobře.

Do jara 1999 bude kniha vydána ve čtyřech jazycích: ruštině, čínštině, dánštině a slovinštině. Jak jsem vám již zmínil, velmi rád bych viděl také americké vydání. Věřím, že otázka rozvíjejících se trhů bude v USA velmi aktuální. Můžete mi pomoci najít dobrého vydavatele? Byl bych velmi vděčný.

Jak se taková spolupráce vyvíjí; Také bych se rád podíval na možnost promluvit si na stejné téma s některými vašimi kolegy v Bergamon Press.

Myslíte, že by byl zájem?

Těším se, že o vás uslyším.

s pozdravem

S úctou,

Příklad 5.

Nabídka získání korespondenčního obchodního vzdělání.

Vážená paní Vancouverová

Děkujeme za váš zájem o World Open University Business School.

Business School poskytuje rozvoj managementu určený pro lidi na plný úvazek. Při výběru tohoto typu programu se budete moci zaměřit na svou vlastní organizaci a situaci jako základ pro praktické zadání a zároveň získáte vhled do jiných organizací a odvětví z případových studií a z interakce s vaší místní studijní skupinou.

World Open University je přední světová univerzita v oblasti „podporovaného otevřeného učení“. Má více zkušeností a odborných znalostí než kterákoli jiná univerzita v poskytování efektivního a vysoce kvalitního vzdělávání pro dospělé na plný úvazek.

Naše programy jsou relevantní pro vaši práci a kariéru a zaručují flexibilitu, kde se učíte tempem, které zapadá do vašich dalších závazků.

World Open University je uznávanou britskou státní univerzitou a MBA Business School je akreditována organizací AMBA, která akredituje pouze 30 % nejlepších programů MBA v Evropě.

Než se rozhodnete pro další krok, využijte naši místní poradenskou službu! Nabízíme pravidelné informační večery v Moskvě a Petrohradu nebo výběr osobní schůzky v čase, který vám vyhovuje.

Příklad 6. Odpověď na novinový inzerát o nabídce zastupování ruské společnosti v USA.

Re: Váš inzerát v Business Weekly

Z Business Weekly jsem se dozvěděl, že máte zájem zastupovat ruské společnosti ve Spojených státech.

Naše společnost zatím nemá zastoupení v USA. Minulý rok jsme pověřili institut pro výzkum trhu, aby prozkoumal tamní trh s prodejem našich produktů. Výsledky studie byly velmi povzbudivé, a proto nyní hledáme zástupce v tomto regionu.

Business Weekly psal velmi pozitivně o vašich úspěších jako nové začínající společnosti, takže si myslím, že bychom mohli úspěšně spolupracovat.

Mohl byste mi proto prosím sdělit nějaké reference a seznam společností, které zastupujete?

Zašlete mi prosím e-mailem nebo faxem reference spolu se jménem a telefonem na kontakt, se kterým mohu projekt podrobně probrat.

S nadějí na budoucí spolupráci.

S pozdravem

Cvičení 1. Nabídka zastupování zahraniční společnosti v Rusku.

Níže je text dopisu nabízejícího zastupování ruskou společností pro určitou zahraniční společnost. Text dopisu je libovolně členěn. Pomocí výše uvedeného plánu pro skládání takových písmen vytvořte písmenný vzorec pro skutečné písmeno. Zkontrolujte výsledek kliknutím na tlačítko „Zkontrolovat“.

Vážený pane Heathrow

d. Pokud máte zájem o zastoupení v Rusku, věřím, že budete s našimi službami spokojeni.

b. Naše společnost „Soft-System“ působí v softwarovém průmyslu již více než 10 let a máme velký zájem vás zastupovat a prodávat váš systémový software v Rusku. Pokud máte zájem o distribuci svého softwaru v Rusku, dejte nám prosím vědět.

A. Vaši adresu jsme obdrželi od moskevské pobočky Americké obchodní komory.

E. Pro vaši informaci přikládáme brožuru a další podrobnosti o naší organizaci.

F. Těším se, že se brzy ozveš,

C. V současné době zde v Rusku zastupujeme dvě americké a jednu francouzskou společnost velkého věhlasu. Chtěl bych podotknout, že nás těší nadprůměrné prodejní výsledky. Zaměstnáváme dobře vyškolený a efektivní prodejní personál a máme také odpovídající zázemí a dopravní prostředky.

S pozdravem

Správná odpověď: a, b, c, d, e, f.

Níže je obnovený text dopisu.

Příklad 7. Nabídka zastupování zahraniční společnosti v Rusku.

Vážený pane Heathrow

Vaši adresu jsme obdrželi od moskevské pobočky Americké obchodní komory.

Naše společnost „Soft-System“ působí v softwarovém průmyslu již více než 10 let a máme velký zájem vás zastupovat a prodávat váš systémový software v Rusku. Pokud máte zájem o distribuci svého softwaru v Rusku, dejte nám prosím vědět.

V současné době zde v Rusku zastupujeme dvě americké a jednu francouzskou společnost velkého věhlasu. Chtěl bych podotknout, že nás těší nadprůměrné prodejní výsledky. Zaměstnáváme dobře vyškolený a efektivní prodejní personál a máme také odpovídající zázemí a dopravní prostředky.

Pokud máte zájem o zastoupení v Rusku, věřím, že budete s našimi službami spokojeni.

Sliby: – urgentní, spektrum (služeb)–široké, slevy–významný / bezvýznamný, návrh–konstruktivní, nesouhlas–významný / nevýznamný, ziskovost–vysoká/nízká, výpočty–předběžný nebo finále a tak dále.

Děkovný dopis dodavateli

Písmeno 1:
Milý Ivan Ivanovič,

vyjadřuje svou vděčnost LLC "Delopis.ru" za oboustranně výhodnou a plodnou spolupráci po dobu několika let.

Vaše společnost je společnost, se kterou je opravdu zajímavé spolupracovat, protože "Delopis.ru" Velmi dynamicky se rozvíjející společnost, která každým rokem uvádí na trh nové produkty vynikající kvality. Samostatně bych rád poznamenal, že pouhých šest měsíců po vstupu na trh dokázal získat svého stálého zákazníka.

Těšíme se na vydání.

Doufáme, že v nadcházejícím září 2013 ročník výstavy LLC "Delopis.ru" nás opět potěší svými novinkami.

"Delopis.ru"– to je tým profesionálů, se kterými můžete jednat!

S pozdravem,
Petr Petrov

Písmeno 2:
Milý Ivan Ivanovič,

Společnost "Delopis.ru" je opakovaným vítězem soutěží na nákup produktů a služeb pro potřeby státní správy a etablovala se jako spolehlivý dodavatelský partner.

Po celou dobu spolupráce počínaje 2005 roku byly dodávky realizovány včas a v plném rozsahu.

V průběhu pracovního procesu zaměstnanci společnosti prokázali vysokou profesionalitu a komunikační dovednosti.

Děkujeme za dlouholetou společnou práci a těšíme se na další plodnou spolupráci.

S pozdravem,
Petr Petrov

Dopis #3:
Milý Ivan Ivanovič,

Tímto dopisem vyjadřujeme naší společnosti poděkování "Delopis.ru" za včasné dodržování dodacích lhůt, montážní práce týmem profesionálních montážníků s bohatými zkušenostmi a vysokou profesionalitou ve svém oboru. Zvláště bych chtěl poznamenat vysokou kvalitu výrobků, které se po celou dobu provozu osvědčily jako nejlepší.

S pozdravem,
Petr Petrov

Dopis #4:
Milý Ivan Ivanovič,

Společnost Vám vyjadřuje vděčnost a uznání za kvalitní a včasné dodání zařízení a za Váš pozorný přístup k úkolu.

Také bychom chtěli vyjádřit osobní poděkování vedoucímu oddělení Alexej Alexandrovič Semčenko za profesionalitu, trpělivost a schopnost řešit problémy co nejrychleji.

S pozdravem,
Petr Petrov

Dopis číslo 5:
Milý Ivan Ivanovič,

dík LLC "Delopis.ru" za včasné dodání výrobků do městských opravárenských zařízení Tver.

se etablovala jako spolehlivý dodavatel, který dodává vybavení v plném rozsahu a včas. Dodávané produkty jsou trvale vysoké kvality a prošly všemi potřebnými testy a certifikacemi.

Kromě toho poskytuje naší společnosti informační podporu, poskytuje odborné konzultace k celému sortimentu elektrozařízení.

Děkujeme za spolupráci a rychlou reakci na uvedené objemy. Jsme připraveni pokračovat v práci na společných projektech.

S pozdravem,
Petr Petrov

Písmeno #6:
Milý Ivan Ivanovič,

Děkuji týmu společnosti "Delopis.ru" a Vám osobně za úspěšnou a plodnou spolupráci s námi na stavebním trhu města Moskva.

Po dobu naší spolupráce se spol "Delopis.ru" se etablovala jako spolehlivý dodavatel kvalitních produktů, schopný plnit složité úkoly na vysoké profesionální úrovni.

Upřímně přeji Vám i Vaší společnosti prosperitu a další úspěchy při realizaci nových projektů.

S pozdravem,
Petr Petrov

Internet dnes aktivně využívá téměř každý. Ale obchodní korespondence nepřestala být relevantní a důležitá. Jednoduše se to přeneslo do jiných médií. Publikace vám prozradí, jak správně sestavit a naformátovat obchodní dopis.

Co může obsahovat obchodní sdělení?

Obchodní korespondence poskytuje především příležitost k výměně názorů či podnětů se zaměstnanci a obchodními partnery. Dopis může obsahovat požadavky, stížnosti a další myšlenky k odstranění nedorozumění mezi společnostmi. Obecně je obchodní korespondence druhem úřední korespondence.

Rozdíly od ostatních písmen

Hlavní rozdíly lze shrnout následovně.

Stylistika prezentace.
Dostupnost oficiálního řetězce velení.
Slovní zásoba bez výrazných projevů emocí.
Dopis zpravidla nezabírá více než jednu stránku.
Písmo je v celém textu stejné (ani malé, ani velké).
Obvykle se vypisují na oficiálním hlavičkovém papíře organizace.

Typy obchodních dopisů

Dopisy k zodpovězení:

Žádost.
Petice.
Požadavek.
Nabídka.
Odvolání.

Dopisy, které nevyžadují odpověď:

Informační.
Oznámení.
Doprovázející.
Záruka.
Varování.
Připomínka.

Dopisy obchodní povahy. Obvykle jsou potřebné během doby platnosti smlouvy nebo k uzavření smlouvy:

Žádost.
Odpověď na žádost.
Připomínka.
Nárok.
Nabídka. Jedná se o nabídku k uzavření smlouvy nebo provedení transakce.
Upozornění na nutnost plnění závazků, na ukončení dohod a podobně.

Neobchodní dopisy:

Pozvání.
Informování o něčem.
Vyjádření vděčnosti.
Doporučení.
Žádost.
Instrukce.
Průvodní dopis.
Vyjádření soustrast.
Gratuluji k jakékoli příležitosti.
Záruční list.
Potvrzení o převzetí zboží, poskytnutí služby atp.

Klasifikace obchodních dopisů podle struktury:

Sestaveno podle přísného vzoru.
Psáno ve volné formě.

Typy v závislosti na příjemci:

Obyčejný. Odesláno jednomu adresátovi.
Kolektivní. Odesláno jedné osobě, ale od několika osob.
Oběžník. Odesláno více příjemcům.

Forma dopisu je následující:

Odesláno v běžných poštovních obálkách.
Osobní předání.
Odesláno jako fax.
Odesláno emailem.

Jak vidíte, obchodní sdělení může být zarámováno různými způsoby a s různými záměry. Ale stojí za zmínku, že v některých případech musí být z etických důvodů psáno ručně, nikoli na počítači. To platí pro blahopřání a kondolence.

Části dopisu

Řádný obchodní dopis je vždy rozdělen do několika částí. Jsou to úvodní, hlavní a závěrečné. Navíc na sebe logicky navazují.

Úvodní část zpravidla obsahuje informace o okolnostech, které vedly k sepsání dopisu. Hlavním textem je samotný obsah, podstata sdělení. Závěrečná část shrnuje výsledky, které mohou vyjadřovat odmítnutí, souhlas, žádost atp.

Zásady psaní

Jakékoli obchodní sdělení by mělo být napsáno následovně.

Nestranně.
Adresovaný (tedy určený pro konkrétní osobu).
Odůvodněno.
Spolehlivý.
Co nejúplnější.
Veškeré informace v textu musí být aktuální v době psaní.

Stylistické rysy

Pravidla pro psaní obchodního dopisu uvádějí, že je nutné dodržovat přísný styl. Je nutné používat pouze ty řečové prostředky, které jsou typické pro úřední dokumenty. To znamená, že by byl vhodný formální obchodní styl. Jazyk by měl mít následující vlastnosti.

Formalita.
Přesnost prezentace informací.
Objektivnost.
Strukturovaný.
Informativní, ale stručné.

Podstata věci by měla být uvedena v jednoduchých krátkých větách se zaměřením na slovesa. Není třeba přetěžovat text přídavnými jmény, nebo používat málo známé a vysoce specializované výrazy, kterým příjemce nemusí rozumět. To způsobí pouze negativitu a odmítnutí. Je lepší pokusit se vysvětlit jednoduchými slovy, jasnými slovy, více faktů a specifik. Obchodní styl neumožňuje přítomnost neinformativních a „vodnatých“ textů.

Neměli byste vést k závěrečné části zbytečnými a dlouhými řečovými vzory. Také nelogické a nekonzistentní návrhy nebudou fungovat. Proto je lepší vyloučit participiální a participiální fráze. Každý odstavec by měl odrážet pouze jednu konkrétní myšlenku. Po dokončení textu je lepší jej několikrát zkontrolovat na chyby čtením dopisu nahlas.

Požadavky na formulář

Podle pravidel obchodního dopisu je lepší napsat jej na hlavičkový papír společnosti. Jsou na něj kladeny následující základní požadavky.

Doprostřed formuláře je třeba vložit státní znak Ruské federace, pokud je podnik ve vlastnictví státu.
Umístěte dopis na list A4.
Pole vlevo nechte prázdné (alespoň 3 centimetry). To je nezbytné, protože po nějaké době budou materiály uloženy se zbytkem dokumentů.
Za nejoptimálnější písmo se považuje standardní „Times New Roman“, velikost 12 a řádkování 1,5-2. Nejlépe se to pochopí při čtení.
V záhlaví dopisu musíte uvést název organizace, její skutečnou a právní adresu, telefonní číslo a email.

Designové vlastnosti

Pokud vyplnění obchodního dopisu trvalo několik stránek, musíte jej očíslovat od druhé. K tomu se doporučuje používat arabské číslice. U čísel není třeba dávat tečky.

Dopis musí být rozdělen na odstavce a případně podnadpisy. Text by neměl vypadat jako souvislý tok, protože bude špatně vnímán. Odstavce ukážou, kde končí a začínají jiné myšlenky.

Je důležité si uvědomit, že překlepy, mazání a jakékoli opravy jsou pro obchodní korespondenci nepřijatelné. Budou naznačovat soupeřovu negramotnost a lehkovážnost.

Použité detaily

Dopis obvykle obsahuje následující informace.

Celý název společnosti, nikoli pouze zkratka.
Telefonní číslo, faxové číslo, bankovní účet a e-mail.
Adresát. Kromě toho by měl být v dativním případě použit název společnosti. Pokud potřebujete uvést své příjmení a pozici, doporučuje se použít dativ. Pokud má příjemce titul nebo akademický titul, mělo by to být uvedeno před jménem osoby.

Je důležité si uvědomit, že každý atribut by měl být napsán velkým písmenem a na nový řádek.

Adresy v obchodním dopise

Formální sdělení by mělo být vždy zarámováno neutrálním tónem. Adresy adresátovi by měly mít stejnou formu. Fráze jako „Dobré odpoledne“ budou nevhodné. Pokud chcete pozdravit, je lepší použít formální „Ahoj“. Ale nejgramotnější možnost se považuje za oslovení křestním jménem a patronymem. A nezáleží na tom, jak dlouho trvá seznámení s příjemcem. Krátkou formu jména nelze použít v dopise (například Petya, Anya a tak dále).

Oslovení někoho staršího nebo vyššího postavení pomůže udržet mezilidský odstup a projevit úctu k člověku. Za zmínku však stojí, že v některých společnostech je naopak zvykem při komunikaci, a to i písemně, používat „vy“.

Stojí za zmínku, že adresu „Vážený pane“ nelze použít bez následného uvedení jména této osoby. Měli byste se také vyhnout zkratkám „pan“, „paní“. Pokud potřebujete oslovit skupinu lidí, nesmíte uvádět jména. Pak můžete stručně napsat: "Vážení pánové!" Podle pravidel byste měli vždy po zavolání někoho jménem umístit vykřičník. Například podobná fráze v obchodním dopise by vypadala takto: "Milý Alexandre Sergejeviči!"

V závěrečné části můžete využít různé možnosti. „S přáním všeho nejlepšího“, „S úctou“, „S nadějí na spolupráci“ a tak dále. Zde by zprávy měly být formální, ale přátelské.

Návrh závěrečné části

Velmi důležité je také správné dokončení dopisu. V závěrečné části je třeba shrnout to, co bylo řečeno dříve. Neměli byste však své závěry natahovat na 10 vět. Je třeba mít na paměti, že v obchodní styl Cení se lakonismus a stručnost. Je lepší omezit se na jednoduché fráze. Jako příklad bude uvedeno několik konstrukcí, které jsou vhodné v závěrečné části obchodní korespondence. Obchodní dopisy by měly být vyplněny co nejsprávněji a nejslušněji.

Vděčnost za pomoc nebo pozornost. „Dovolte mi vyjádřit svou vděčnost za...“ "Děkuji!"
Ujištění příjemce o něčem. "Rádi s vámi budeme spolupracovat."
Vyjádření nadějí do budoucna. "Doufáme, že se brzy ozvete."
Žádost o něco. "Byli bychom vděční, kdybyste nám oznámili výsledky."
Omlouváme se za způsobené nepříjemnosti. "Omlouváme se za zpoždění platby."

Jak se rozloučit s obdarovaným

Navzdory skutečnosti, že korespondence je obchodní, můžete se rozloučit v obchodním dopise různými způsoby. K tomu byste měli používat tzv. závěrečné fráze.

Jako příklad lze uvést následující možnosti:

S úctou.
S pozdravem.
Všechno nejlepší.
Přeji vám úspěch ve vaší práci.
Doufáme, že spolupráce bude pokračovat.
Službu jsme rádi poskytli.

Mohou existovat další možnosti. Zde je volba finální fráze čistě věcí vkusu.

Podepisování

Odesílatel musí uvést svůj podpis úplně dole na listu. Je ale nesmírně důležité to udělat správně, aby dokument měl oficiální podobu.

Musíte uvést svou pozici, iniciály, příjmení a podepsat naproti. Kromě toho můžete uvést kontaktní údaje (osobní e-mailovou adresu nebo telefonní číslo). Tím prokážete ochotu příjemce komunikovat a spolupracovat.

Funkce selhání

Je také důležité vědět, jak napsat obchodní dopis, pokud potřebujete něco odmítnout. Koneckonců, ani zahalený negativ nebo odmítnutí nezůstane bez povšimnutí a bude mít nepříjemné následky. Poté nemůžete počítat s pozitivním nebo dokonce neutrálním přístupem k sobě. Při psaní dopisu není potřeba podléhat emocím. Je lepší se držet v mezích, i když je příjemce velmi otravný. Odmítací dopisy by měly být vždy přečteny několikrát, přičemž zvláštní pozornost věnujte tónu zprávy.

Sdělení by nemělo začínat kategorickým „ne“, bez ohledu na to, jak je vyjádřeno. V opačném případě získá příjemce dojem, že je nezajímavý a nedůležitý. Je lepší nejprve předložit nevymyšlená, přesvědčivá vysvětlení. Když jsou stručně uvedeny důvody odmítnutí, můžete plynule přejít k konstatování skutečnosti. V tomto případě se podle etikety obchodního dopisu doporučuje použít následující typ formulace.

Váš požadavek bohužel nejsme schopni splnit.
Je nám to upřímně líto, ale jsme nuceni vaši nabídku odmítnout.
Velmi nás to mrzí, ale nemůžeme vaší žádosti vyhovět z následujících důvodů.

V ideálním případě byste měli na začátku dopisu stručně uvést požadavek adresáta. Tak pochopí, že jeho návrh byl skutečně přezkoumán, a pravděpodobně to ocení.

Funkce psaní e-mailu

V dnešní době se lidé stále více zajímají o to, jak napsat obchodní dopis, pokud je třeba jej poslat e-mailem. Pro takovou korespondenci platí stejná pravidla, jaká byla zmíněna dříve. Elektronická obchodní sdělení však mají své vlastní charakteristiky.

Přihlášení musí být pevné a dostatečné. Například, [e-mail chráněný]- špatná volba, ale [e-mail chráněný]- dobrý.

Pole „předmět“ je vždy důležité vyplnit. Bude jasné, o čem sdělení bude. Pokud je dopis určen pro neznámou osobu, měl by být zajímavý nadpis. Ale je důležité to nepřehánět. Témata jako „Unikátní nabídka pouze nyní“, „Urgentní“ způsobí pouze odmítnutí. Název by měl být složen ze 3-5 slov, obsahujících podstatu sdělení.

Pokud je korespondence s cizím člověkem, musíte mu nejprve říct, jak jste se o něm dozvěděli a co společnost dělá. Bez takového úvodu může být zpráva považována za spam a okamžitě smazána.

Důležité body v textu je lepší zvýraznit tučným písmem. V tomto případě je nepřijatelné používat různé barvy.

V e-mailovém obchodním dopise nelze použít čepice. Ani podnadpisy a název tématu by neměly obsahovat všechna velká písmena. Totéž platí pro duplicitní interpunkční znaménka.

Text je lepší rozdělit do odstavců a nechat mezi nimi prázdný řádek.

Čím kratší je zpráva, tím rychleji na ni odpoví.

Je vyžadován podpis. V e-mailech se obvykle skládá z několika řádků a obsahuje jméno a pozici odesílatele, název společnosti, telefonní číslo a webovou adresu.

K dopisu můžete připojit textové soubory a obrázky. To je velmi výhodné, protože další materiály, komentáře, vysvětlení a podrobné popisy odvádějí pozornost od podstaty. Proto je raději neumisťujte do těla dopisu, ale do přiložených souborů.

Pokud obchodní korespondence probíhá již delší dobu a byl navázán vřelý vztah založený na důvěře, je použití emotikonů v e-mailu povoleno. Pomohou trochu „okořenit“ a utlumit komunikaci. Neměly by se však zneužívat a v papírových dopisech jsou obecně nepřijatelné.

Návod na psaní dopisu

Psaní obchodního dopisu lze rozdělit do několika fází.

1. Nejprve musíte určit adresáta. Chcete-li to provést, musíte v pravém horním rohu formuláře napsat iniciály, příjmení a pozici příjemce. Pokud je adresátem organizace, měla by být uvedena její oficiální adresa.

2. Adresa příjemci. Měl by být umístěn níže uprostřed formuláře. Již bylo řečeno, které fráze lze použít. Obvykle adresa vypadá takto: "Milý Igor Petrovič!"

3. Prohlášení o účelu. Níže na novém řádku je třeba napsat hlavní myšlenky, celou podstatu a uvést důvody odvolání. Pokud mluvíme o nějakých problémech, pak stojí za to nabídnout možnosti jejich řešení. Pokud se jedná o návrh na spolupráci, pak musíte vysvětlit, jak k tomu dojde. Pokud dopis odráží stížnost, pak stojí za to požádat o přijetí konkrétních opatření. Jedním slovem, příjemce musí z textu pochopit, co přesně po něm chce.

4. Závěrečná část. A nakonec na nový řádek musíte vložit poslední frázi a podpis.

děkovný dopis

Tato ukázka ukazuje, jak může vypadat děkovný dopis. V tomto příkladu je však jedna chyba. Místo řádku „Do společnosti Flagman“ můžete vložit pozdrav a jména těch, kterým byl dopis určen.

Dotaz

Toto je vzorový dopis s obchodním dotazem. Nejsou v něm žádné nedostatky. Byla dodržena všechna pravidla pro psaní úředního dopisu. Z textu je zřejmé, jaký problém vznikl a co je třeba udělat pro jeho vyřešení. Zpráva také obsahuje všechny kontaktní informace, uvítací zprávu, závěrečnou frázi a podpis.

Publikace tedy ukázala, jak psát dopisy určené obchodním partnerům. To by mělo být provedeno správně a kompetentně, abyste neztratili tvář. Ostatně na tom závisí budoucnost firmy. Důležité je také reagovat na obchodní sdělení včas. To lze provést do tří až sedmi dnů ode dne obdržení dopisu.

V tomto článku najdete informace o práci s obtížnými dopisy, které se často vyskytují v obchodních interakcích, a také uvidíte ukázky obchodních dopisů. Jedná se o dopisy, jejichž potřeba psát vyvstává v situaci porušení obchodních zájmů: žádost a reklamační dopis.

Vzhledem k tomu, že situace je sama o sobě poměrně obtížná, je psaní dopisu v takové situaci velmi důležitou záležitostí, ve které je důležité, aby byl autor kompetentní, zdvořilý, korektní a zároveň schopný tvrdě obhájit své podnikání. zájmy.

Pomozte úspěšně vyřešit složitost „obtížných“ písmen:

Kompetentní postoj v interakci: pevný, ale správný postoj k partnerství
Výběr vhodného stylu psaní (formální obchodní nebo důvěrné podnikání
Kompetentní a logické zacházení s fakty

Ukázky obchodních dopisů.

(postoj – partnerství, styl – oficiální jednání, přesvědčivé zacházení s fakty)

Drazí kolegové!

Za účelem přijetí opatření k zajištění kvality a spolehlivosti zařízení KIP-12 v provozních podmínkách, vyráběného Optickým ústavem od roku 1992, se na Vás obracíme s následujícím požadavkem: zvažte možnost poskytnout Optickému ústavu informace o provozu parametry zařízení za reálných provozních podmínek (podrobnosti v příloze). Údaje, které odešlete, umožní ústavu shromažďovat informace potřebné pro analýzy, provádět monitorování a přispějí k rychlejšímu řešení problémů se zlepšováním kvality a spolehlivosti zařízení KIP-12.

V dopise s odpovědí nás prosím informujte o svém rozhodnutí pomoci nám. Pokud k rozhodnutí potřebujete další informace, uveďte je také v dopise s odpovědí.

S pozdravem,

Tým technické kanceláře

Ústav optiky

Obchodní dopis. Vzor žádosti o dopis(postoj – partnerství, styl – důvěrný a věcný, přesvědčivé zacházení s fakty)

Drazí kolegové!

Máme velký zájem na zlepšování kvality a spolehlivosti zařízení KIP-12, které vyrábíme již od roku 1992 a které je již od roku 1995 pevně využíváno v práci Vaší společnosti. Proto se na Vás obracíme s touto žádostí.

Pro zlepšení kvality a spolehlivosti zařízení KIP-12 potřebujeme podrobné údaje o provozu tohoto zařízení v provozních podmínkách. Při realizaci tohoto úkolu opravdu počítáme s vaší pomocí a přímou účastí. S ohledem na dlouhodobou a pozitivní spolupráci našich společností se na Vás obracíme s prosbou - nabídkou: pomoci nám se sběrem a poskytováním statistických informací o provozu zařízení. Budeme vděční, pokud najdete možnost pro nás sbírat statistiky o zadaných parametrech (podrobnosti v aplikaci). To nám umožní sledovat účinnost zařízení a rychle přijímat opatření ke zlepšení kvality a spolehlivosti jeho provozu.

Dejte nám prosím vědět, zda jste připraveni nám v zásadě pomoci. Pokud potřebujete další komentáře nebo máte otázky k rozhodnutí, jsme připraveni na ně odpovědět.

Budeme vděční za vaši odpověď.

S pozdravem,

Ivan Ivanov

Vedoucí technické kanceláře

Ústav optiky

Obchodní dopis. Vzor žádosti a vzor reklamačního dopisu.

Dopis - žádost

(postoj – partnerství; styl – důvěrný a věcný; přesvědčivé zacházení s fakty)

Dopis - stížnost

(postoj – partnerství; styl – úřední záležitosti; přesvědčivé zacházení s fakty)

Vážený Andrey Ivanoviči!

Obracíme se na Vás s žádostí o řešení vzniklé situace s realizací projektu ABS.

Doposud jsme neměli s Vaší společností žádné problémy, všechna ujednání uvedená ve Smlouvě byla dodržena. Jsme přesvědčeni, že současnou situaci lze ještě napravit.

Úspěch projektu ABS je pro naši společnost nesmírně důležitý. Proto vás prosíme do 8.6.2010. poskytnout informace o zasílání kontrolních vzorků.

Doufáme, že vaše odpověď objasní situaci a zmírní naše obavy ohledně úspěchu projektu.

S pozdravem,

Vážený Andrey Ivanoviči!

Jménem vedení Rosstans OJSC Vám píši v souvislosti s nutností řešení vzniklé situace s realizací projektu ABS.

Jsem nucen oznámit, že tato situace nás nesmírně znepokojuje.

Podle podmínek smlouvy č. A-122 ze dne 2.7.2010. bod 4.3. 60 dní před začátkem plánované dodávky produktů musí společnost Star LLC odeslat kontrolní vzorky produktů společnosti Rosstance OJSC a informovat společnost Rosstance OJSC o skutečnosti odeslání.

Dle harmonogramu (Dodatečná smlouva č. 1 ze dne 3. 11. 2010 ke smlouvě č. A-122 ze dne 2. 7. 2010) je datum zahájení plánované dodávky produktů 1. 10. 2010. Termín zaslání kontrolních vzorků je nejpozději do 8. 2. 2010. Dnes – 08.04.2010. V tuto chvíli jsme neobdrželi informaci o zaslání kontrolních vzorků.

V této situaci vzbuzuje schopnost Star LLC plnit své závazky vážné obavy společnosti Rosstance OJSC a nutí ji přemýšlet o uplatnění sankcí stanovených v článku 7.2. Smlouva č. A-122 ze dne 8. 7. 2010.

Abychom tomu zabránili, nabízíme vám do 08.06.2010. informujte nás o situaci se zasíláním kontrolních vzorků výrobků.

S pozdravem,

Vezměte na vědomí naše informace a jsme si jisti, že otázka psaní „obtížných dopisů“ pro vás bude mnohem méně pracná.

Tamara Vorotyncevová

Věnujte pozornost našim školicím programům o obchodní korespondenci:

Obchodní dopis (dále jen DP) je druh kancelářské korespondence v obchodní oblasti, kterým se rozumí úřední korespondence mezi podnikatelskými subjekty (obchodními partnery) a zaměstnanci společnosti.

S pomocí DP dochází k výměně obchodních návrhů, oficiálních žádostí a reklamací, vyjasňování a řešení konfliktních situací.

Oficiální dopis v obchodním stylu se liší od jiných typů dopisů v následujících charakteristikách:

Styl a způsob prezentace myšlenek pisatele dopisu.
Lexikální obsah a obsah dopisu, který se vyznačuje neemocionalitou a absencí vyslovených citových frází a vět.
Vypracování a registrace na oficiálním hlavičkovém papíře společnosti s příslušnými údaji.
Standardní písmo, stejné pro celý text dopisu.
Malý objem, který nepřesahuje jednu stránku tištěného textu.
Přísná úřední koordinace a povinné dodržování pravidel stanovených při psaní a předávání dopisů.

Jak napsat obchodní dopis a získat odpověď - podívejte se na toto video:

Hlavní typy DP

V závislosti na použitých klasifikačních kritériích jsou všechna RP rozdělena do následujících hlavních typů, které budou popsány níže se stručným popisem.

RP, která nevyžadují odpověď od příjemce:

Záruky, které zajišťují splnění určitých povinností (např.).
Průvodní dokumenty, které jsou přiloženy k balíku dokumentů a další úřední dopisy.
Informační, obsahující určité informace pro referenci.
Upozornění, která příjemcům sdělují důležité informace a skutečnosti. Dozvíte se, jak správně sepsat výpověď smlouvy.
Upozornění, obsahující upozornění na případné negativní důsledky pro příjemce, pokud nesplní své povinnosti vůči odesílateli dopisu.
Připomenutí, která informují příjemce dopisů o jejich povinnostech a dříve uzavřených dohodách se společností.

Existuje také řada RP, která vyžadují odpověď od svých příjemců.

Takové dopisy obvykle obsahují ve svém textu nějakou výzvu k přijímajícímu subjektu (například žádost o provedení jakýchkoli úředních úkonů), dokumenty s nabídkou (například o spolupráci, uzavírání smluv, pořádání oficiálních akcí), dopis č. žádost (poskytnutí informací, úřední listiny), dopis požadující plnění závazků a dohod, žádost nebo petici.

RP nekomerčního charakteru se dělí na tyto hlavní typy:

Pozvání lidí na oficiální akci, prezentaci, firemní akci.
Listy s kondolencí zaměstnancům firem, ředitelům partnerských firem v souvislosti s úmrtím jejich blízkých a příbuzných.
Děkuji DP.
RP informuje o důležité události.
Doporučovací papíry. Podrobně jsou rozebrána pravidla a zásady vypracování doporučujícího dopisu.
Záruka DP.
Potvrzení o přijetí nákladu a poskytnutí služeb.
Blahopřání v souvislosti s jakoukoli oslavou nebo zvláštní událostí.
Petiční dopisy, ve kterých odesílatel žádá příjemce, aby mu poskytl nějakou službu nebo provedl úkony, které jsou pro odesílatele důležité.
Dopisy se seznamem pokynů.
Doprovodné papíry.

DP, které jsou komerční povahy, se obvykle používají v předběžné fázi uzavírání smlouvy a během platnosti dříve podepsané smlouvy, mezi takové dopisy patří:

Žádost o data nebo produkty.
Odpověď na poptávku od partnerské společnosti.
Nabídkové dopisy, které ve svém textu obsahují obchodní obchodní návrh na uzavření smlouvy nebo transakce.
Reklamační a upomínkové dopisy.
Výstražné dopisy, které naznačují porušení závazků ze strany strany, ukončení dříve uzavřených smluv nebo nutnost, aby přijímající strana splnila své povinnosti.

Strukturálně lze všechny typy obchodních dopisů rozdělit na dokumenty, které:

Obsahuje autorský text, prezentovaný ve volné formě.
Napsáno v souladu se zavedenou šablonou nebo formulářem bez autorských odchylek.

V závislosti na jejich příjemcích jsou RP:

Oběžník (odeslán více příjemcům najednou).
Standardní (odesláno pouze jednomu příjemci od jednoho původce).
Kolektivní charakter (takový dopis má pouze jednoho příjemce, ale odesilatelů je více najednou).

Ukázka obchodního děkovného dopisu. Foto: www.nevagazservis.ru

Forma obchodní korespondence může být:

Fax.
Elektronické (takové dopisy jsou zasílány na oficiální webovou stránku nebo oficiální e-mail přijímající společnosti).
Poštovní (zasílám standardně poštou v obálkách).
Ručně psané (obvykle se jedná o dopisy, které obsahují blahopřání nebo kondolence).

Jak správně napsat a naformátovat dopis

DP je standardně rozdělena na úvodní, hlavní a závěrečnou část, které by na sebe měly logicky navazovat.

V úvodu jsou uvedeny údaje a fakta, které se staly podkladem pro sepsání DP, a hlavní část obsahuje samotný obsah a hlavní text dopisu. Závěrečná část obsahuje výsledek psaní dopisu a to, k čemu byl psán - žádost, reklamace, odmítnutí, vyjádření vděčnosti atd.

Při psaní jakéhokoli obchodního dopisu musíte věnovat pozornost následujícím klíčovým bodům a pravidlům, které budou podrobně rozebrány níže v textu.

Stylistický design

DP by měla být psána pouze obchodním stylem, bez prvků konverzačního stylu, slangových frází, zdrobnělin a dalších prvků, které jsou v obchodní korespondenci nevhodné.

Postup předávání informací a dat

Údaje a informace uvedené v obchodní korespondenci musí být předloženy v souladu s následujícími požadavky, jejichž splnění je povinné, pokud je vaším cílem vytvořit správný a kompetentní obchodní dopis:

Relevantnost a spolehlivost předložených skutečností a údajů, které musí být ověřeny ke dni sepsání dopisu a odpovídají aktuálnímu stavu ve společnosti.
Adresnost (dopis musí být adresován a zaslán konkrétní osobě nebo skupině osob).
Přiměřenost uvedených požadavků a nároků.
Objektivita a nestrannost.
Úplnost poskytnutých informací, na základě kterých se bude moci přijímající subjekt objektivně rozhodnout a nebude potřebovat získávat nebo vyžadovat další údaje od vaší společnosti.

Požadavky na obsah a podobu formuláře společnosti

DP musí být vyhotoveno na hlavičkovém papíře společnosti se všemi požadovanými údaji. Požadavky na tento formulář jsou následující:

Standardní formát – A4.
Abyste mohli založit DP s dokumenty a přenést do archivu, musíte ponechat levý okraj alespoň 3 centimetry.
Uvedení názvu organizace, skutečné a právní adresy, kontaktní údaje, e-mailové adresy a webové stránky.
Při psaní emailu je vhodné použít standardní font – Times New Roman, velikost 12.
DP lze vypracovat nejen na hlavičkovém papíře společnosti, ale také na běžném listu papíru, ale v tomto případě musí být uvedeny všechny údaje z hlavičkového papíru společnosti.
Zasílání DP faxem nebo e-mailem není povoleno, pokud text takového dokumentu obsahuje důvěrné údaje o významných dohodách, důležitých tajných dokumentech, osobních údajích zaměstnanců, jejichž zveřejnění je nepřijatelné a mohlo by poškodit dobré jméno společnosti.

Pravidla číslování DP a členění odstavců

Číslování dokumentu skládajícího se z více tištěných stránek najednou začíná standardně od druhé stránky a čísla musí být zapsána do horního rohu stránky arabskými číslicemi bez teček vedle čísla stránky.

Aby text dopisu příjemce co nejsnáze četl a pochopil, měl by být rozdělen do odstavců. Toto rozdělení pomůže čtenáři pochopit, kde končí jedna teze a kde začíná jiná.

Opravy v textu dopisu

Přítomnost mazání, překlepů, gramatických, interpunkčních a stylistických chyb v textu DP je nežádoucí a nepřijatelná. Text dopisu musí být gramotný a správný s intervalem mezi řádky 1,5-2.

Příklad psaní obchodního dopisu.

Povinné údaje v textu DP

Hlavní podrobnosti, které musí být v dopise uvedeny, jsou následující:

Státní znak Ruska, který se nachází uprostřed prázdného papíru a jehož označení je pro vládní agentury a organizace povinné.
Celý název společnosti bez zkratek.
Kontaktní údaje (čísla pevné a mobilní linky, fax).
Čísla bankovních účtů.
Údaje o adresátovi RP (v nominativním případě musí být uvedeno jméno společnosti, která dopis přijímá, v dativním případě celé jméno a funkce příjemce).
Před celým jménem adresáta, který má titul resp akademický titul(doktor, kandidát věd), musíte je uvést.
Veškeré údaje v textu DP musí být psány od nového řádku s velkým písmenem.

Jak napsat a poslat dopis po obchodní schůzce

Vedení jednání se zástupci konkurenční společnosti a obchodními partnery obnáší další obchodní korespondenci. Vlastnosti psaní dopisu po obchodní schůzce jsou následující:

Na samém začátku dokumentu je uveden čas a datum obchodní schůzky nebo konference, i když od jejich uspořádání uplynul pouze jeden nebo dva dny.
Dopis by měl být napsán co nejstručněji a měl by jasně uvádět, co přesně chcete svým obchodním partnerům sdělit, aniž byste se museli trmácet.
V textu dopisu stojí za to stručně zmínit, jaké body byly na schůzce projednávány, jaké problémy byly vzneseny a k jakému rozhodnutí jste vy a příjemce dopisu dospěli.
Příjemce dopisu v odpovědi RP by měl chtít vyjádřit svůj názor nebo rozhodnutí týkající se předchozího setkání a kontroverzních otázek, které na něm zazněly.
Napište si o konkrétní datum a čas, kdy bude možné uskutečnit zpětné obchodní jednání, konferenci nebo obchodní telefonický rozhovor.
Informujte příjemce RP o svých záměrech ohledně další obchodní spolupráce a uzavírání smluv.
Ukončete RP zdvořile a nenuceně, například „Všechno nejlepší...“.

Vlastnosti návrhu elektronických RP

Dopisy v elektronickém formátu jsou nyní vydávány mnohem častěji než korespondence faxem nebo poštou, protože takový dopis bude doručen mnohem rychleji a odesílající společnost tak rychleji obdrží odpověď na své RP.

Příprava a zpracování elektronického OÚ je velmi jednoduché, základní požadavky na jeho vyhotovení jsou stejné jako u papírových obchodních dopisů. Malé konstrukční prvky jsou následující:

Upřesnění předmětu nebo názvu RP, aby jej příjemce neztratil v toku příchozí korespondence od svých partnerů a konkurentů.
Při obdržení odpovědi na DP byste neměli měnit předmět ani nadpis, což značně usnadní výměnu dopisů v budoucnu a umožní rychlé zobrazení předchozích dopisů na toto téma.
Měli byste použít standardní software; k vytvoření dopisu nepoužívejte nejnovější verze programů, protože e-mail se nemusí později otevřít na počítači příjemce, který není vybaven novými programy.
Emotikony a další prvky neformální emailové korespondence by neměly být v textu RP použity.

Lhůty pro odpověď na přijatý dopis

RP, která obsahuje text návrhu na spolupráci, reklamace, požadavky a další prvky vyžadující odpověď, musí být přezkoumána a zodpovězena v následujících lhůtách:

Adresát musí potvrdit přijetí dopisu se žádostí do tří dnů a na takovou žádost lze odpovědět do měsíce.
Kondolenční dopis o úmrtí blízkého nebo příbuzného zaměstnance firmy je nutné odeslat do deseti dnů ode dne smutné události.
Gratulační listy se zasílají do osmi dnů od data mimořádné události.
Podle obecných pravidel jsou všechny oficiální obchodní dokumenty přezkoumány a odpověď je na ně zaslána do sedmi dnů od data obdržení dopisu.

Pravidla pro ukončení dopisu

Závěrečná část RP musí obsahovat výsledek celé výše uvedené hlavní části, musí výsledky shrnout a učinit konkrétní návrhy či závěry. V tomto případě by závěrečná část měla být co nejkratší, jasná a výstižná.

Zde jsou příklady úspěšných možností ukončení textu RP v oblasti úřední korespondence:

Zdvořilé poděkování za projevenou pozornost nebo poskytnutou pomoc.
Vyjádření touhy po další spolupráci, naděje na uzavření dohod s partnerskou firmou.
Ujištění adresáta dopisu o něčem (další korespondence, uzavření smlouvy a spolupráce).
Vyjádření požadavku něco udělat (zapsat výsledky, nahlásit jakákoli prohlášení).
Omluvte prosím způsobené obavy a nepříjemnosti.

Na konci dopisu můžete popřát úspěch, vyjádřit přání všeho nejlepšího nebo úctu k příjemci dopisu.

DP v angličtině nebo jiném cizím jazyce

Mnoho obchodníků si dopisuje a spolupracuje nejen s místními společnostmi sídlícími v Ruské federaci, ale také se zahraničními společnostmi, stejně jako s pobočkami nebo zastoupeními zahraničních společností sídlících v Rusku.

V tomto případě není striktně stanovena forma RP, postup registrace RP na cizí jazyk bude záviset na účelu psaní a formě úředního dokumentu. Při sestavování RP je třeba se zaměřit na následující obecná pravidla a doporučení v oblasti úřední korespondence:

Datum vyhotovení DP. Při odesílání dokumentu do Ameriky je nutné nejprve zadat měsíc v digitální podobě, teprve poté uvést aktuální den v měsíci a roce. Pokud posíláte dopis do Anglie, pak se datum zadává standardně jako v Rusku, ale nejlepší je uvést měsíc ve formě dopisu, aby nedošlo k nedorozumění.
Údaje o zahraničním adresátovi. Při adresování dopisu je třeba použít standardní formuláře (Pan, Paní, Slečna), za kterým následuje příjmení příjemce dopisu.
Adresa příjemce e-mailu. Postup pro jeho označení se liší od standardního v Rusku. Nejprve musíte uvést číslo kanceláře zahraniční společnosti, poté číslo domu, kde se kancelář nachází, nebo číslo kancelářské budovy, název ulice, PSČ, název státu při zasílání dopisu do Spojených států Státy, název kraje, země, pokud je adresát dopisu v Anglii nebo jiných zemích západní Evropy.
Musí být uveden předmět dopisu (nebo jeho záhlaví), což umožní příjemci věnovat pozornost vašemu dopisu, jinak může být ztracen v řadě příchozí korespondence zahraniční společnosti.
Hlavní část DP by měla být rozdělena do odstavců, případně lze každou novou větu napsat na nový řádek pro snadnější čtení.
Závěrečná část. Na úplný závěr RP v angličtině je potřeba poděkovat příjemci za pozornost a vyjádřit naději na další spolupráci a navázání obchodních vztahů mezi vašimi společnostmi.
Podpis v dokumentu se umístí hned pod větu (odstavec) s rozloučením, u podpisu je třeba uvést své celé jméno, pozici ve společnosti a název společnosti, která dopis zasílá.
Přílohy a další doplňky dokumentu musí být uvedeny a musí být uvedeny na samém konci DP, což zabrání jejich ztrátě při odesílání a zaměří pozornost příjemce na jejich přítomnost a na to, že přílohy je také potřeba prostudovat. při psaní odpovědi na dopis.
V textu DP v cizím jazyce musí být s velkým písmenem napsáno: iniciály, celá jména zaměstnanců zahraniční firmy, názvy krajů, měst, států, zemí, pozice ve firmách, počáteční adresa v dopis a první slova, která se objeví ve frázi na rozloučenou na konci dopisu.

Správně a kompetentně zpracovaný obchodní dopis v obchodní oblasti je účinným nástrojem, který vám umožní navazovat ziskové a perspektivní vztahy v obchodním sektoru, zatímco nesprávně zpracovaný obchodní dopis s chybami či překlepy může negovat veškeré budoucí vztahy s partnery či konkurenty.

Proto je třeba přistupovat k sepisování textu RP co nejzodpovědněji, prostudovat si výše uvedená pravidla a doporučení a také vzorové dokumenty.

Pravidla pro přípravu kompetentního obchodního dopisu jsou diskutována zde: