Przykład wypełnienia karty czasu pracy 12. Wypełnienie karty czasu pracy: ważny dokument przy obliczaniu wynagrodzenia

Śledzenie czasu jest bardzo ważnym zadaniem. Pracownik nie chce stracić ciężko zarobionych pieniędzy, a organizacja z kolei nie stara się płacić za absencję.

Terminowe i prawidłowe prowadzenie dokumentacji sprawozdawczej w zakresie ewidencji czasu pracy pozwoli uniknąć takich nieporozumień.

Po co to jest?

Karta czasu pracy to ustalony dokument, który zawiera informacje o przestrzeganiu godzin pracy każdego pracownika. Innymi słowy, jest to tabela, w której wprowadzane są dane dotyczące obecności lub niestawienia się każdego z pracowników organizacji.

Na podstawie tego dokumentu naliczane są wynagrodzenia i premie lub nakładane są kary za spóźnienia, absencje i inne odstępstwa od harmonogramu pracy.

Karta zgłoszenia musi występować w jednym egzemplarzu i być przechowywana przez pracownika wyznaczonego do jej sporządzenia. Najczęściej tę pracę powierza się działowi kadr i księgowości, czasem kierownikowi działu lub menadżerowi wyższego szczebla. Powołanie na stanowisko „chronometrażysty”, a właściwie przydzielenie odpowiednich obowiązków, musi znaleźć odzwierciedlenie w umowie o pracę.

Opcje formularza

Możesz wziąć pod uwagę, ile dni i godzin przepracował pracownik różne metody, ale Roskomstat przygotował specjalne formularze. Są proste i łatwe w użyciu, za ich pomocą można w przejrzysty sposób śledzić „frekwencję” w pracy, a następnie efektywnie wykorzystywać uzyskane dane.

Dla organizacje budżetowe został wprowadzony specjalny kształt karta czasu pracy nr 0504421.

Dla wszystkich pozostałych organizacji i przedsiębiorstw zatwierdzono formularze T-12 i T-13. Te ostatnie różnią się od siebie tym, że T-13 jest używany tam, gdzie obecność i nieobecność są kontrolowane nie przez ludzi, ale przez zautomatyzowane systemy (kołowroty). Przyjechałem do pracy, odprawiłem się na punkcie kontrolnym z przepustką i ruszyłem dalej. W ten sposób łatwo zapanować nad spóźnieniami, absencjami i innymi odstępstwami od harmonogramu pracy.

Formularze w formularzu T-13 wypełniane są najczęściej automatycznie lub przy częściowym wykorzystaniu środków technicznych.

Arkusze czasu pracy w formularzu T-12 wypełnia się także na potrzeby naliczania wynagrodzeń, dlatego wygodnie jest powierzyć prowadzenie takiego grafiku księgowemu.

Jak go poprawnie wypełnić

Najważniejsze aspekty prowadzenia grafików:

tabela istnieje w jednym egzemplarzu;
wypełniane codziennie na podstawie dokumentów urzędowych (zaświadczenia lekarskie, nakazy, instrukcje itp.);
Zabrania się usuwania jakichkolwiek kolumn lub pól z ogólnie przyjętej tabeli.

Jednak nadal możesz zmienić tabelę. Czasami zdarzają się sytuacje, gdy zachodzi potrzeba dodania dodatkowych pól do istniejącego formularza. Na przykład, aby uwzględnić określone godziny pracy w przypadku niestandardowych zmian. W takim przypadku dokonanie zmian jest możliwe, ale dopiero po podpisaniu odpowiedniego zamówienia menadżera.

Przed rozpoczęciem miesiąca sprawozdawczego (2-3 dni wcześniej) odpowiedzialny pracownik otwiera kartę czasu pracy. Nadszedł czas na decyzję, jaki sposób postępowania zostanie wybrany. Może to być pełna rejestracja – codzienna obecność/niestawienie się, lub jedynie wpisanie odstępstw od reżimu – spóźnień, nocnych zmian, nadgodzin itp.

Przykład wypełnienia karty czasu pracy na przykładzie formularza T-12

Przede wszystkim wypełniany jest nagłówek i pierwsze trzy kolumny. Informacje te z reguły pozostają stałe - jednostka strukturalna, imiona i nazwiska pracowników, numery personelu.

W kolumnach od 4 do 7 oceny z obecności, nieobecności, dni wolnych i zwolnień lekarskich wpisuje się codziennie. W tym celu dla każdego z powodów stosuje się specjalne oznaczenia. Tak więc zwolnienie chorobowe jest oznaczone kodem B, dzień wolny od pracy jest oznaczony przez RV i coroczny urlop wypoczynkowy-OT. Pełną listę oznaczeń można znaleźć w najbardziej jednolitej formie na pierwszym arkuszu.

Należy pamiętać, że wszelkie oceny na karcie czasu pracy stawiane są wyłącznie na podstawie dowolnego dokumentu. Może to być zaświadczenie o zwolnieniu lekarskim, zlecenie wewnętrzne lub zlecenie pracy w godzinach nadliczbowych podpisane przez znajomego pracownika.

Często pojawiają się sytuacje, gdy nie jest do końca jasne, jaki kod umieścić. Na przykład pracownik jest na płatnym urlopie i otrzymuje kod OT. Ale w tym czasie miał nieostrożność, zachorował i nie poszedł do pracy w wyznaczonym terminie.

Jeżeli pracownik nas nie uprzedził, wówczas wskazane jest wpisanie kodów NN (niestawienie się z nieznanych przyczyn), a po otrzymaniu zwolnienia lekarskiego skorygowanie tych oznaczeń na kod „B”. Jeśli pracownik znalazł sposób na zgłoszenie swojej choroby, może od razu zaznaczyć kod „B”.

Być może w takiej sytuacji lepiej najpierw zapisać ołówkiem kody „NN” i „B”, aby nie zepsuć wyglądu dokumentu, który istnieje w jednym egzemplarzu. Jeśli formularz jest utrzymywany w w formacie elektronicznym, wtedy takie problemy nie wystąpią.

Niektóre nieobecności liczone są zazwyczaj w „dniach”, gdyż pracownik nie może być tylko na pół dnia urlopu lub trzygodzinnego zwolnienia lekarskiego. W takim przypadku pod oznaczeniem literowym pozostaje pusta kolumna. Jeżeli pracownik spóźnił się o 30 minut lub przepracował 4 godziny w godzinach nadliczbowych, wówczas pod oznaczeniem literowym podaje się czas odchylenia od harmonogramu pracy.

Kolumny 5 i 7 przedstawiają pośrednią i końcową sumę przepracowanych dni, a kolumny 8–17 przedstawiają pełny raport dla każdego pracownika – ile przepracował, ile odpoczął, ile przegapił i dlaczego. Z tytułu nagłówka nad każdą kolumną staje się jasne, jakie dane należy podsumować.

Funkcje obsługi grafiku w organizacjach budżetowych

Formularz nr 0504421 służy również do monitorowania przestrzegania reżimu pracy, ale ma nieco inną nazwę „Rozliczanie wykorzystania czasu pracy”, co odzwierciedla specyfikę pracy organizacji budżetowych. W karcie tej znajdują się takie określenia jak „dni wolne od nauki”, „zastępstwo w rozszerzonej grupie dni”, „urlop naukowy”.

Procedura prowadzenia takiego arkusza czasu nie różni się od ujednoliconych formularzy księgowych T-12 i T-13:

przechowywane w jednym egzemplarzu;
otwiera się na 2-3 dni przed rozpoczęciem okresu rozliczeniowego;
stosowane bez zmian w standardowym formularzu.

Przyjęto także dwie procedury rejestracji – ciągłą (odnotowywane są wszystkie wystąpienia i niepojawienia) oraz ze wskazaniem odchyleń.

Istnieje kilka różnic w samej tabeli. W nagłówku karty raportu, oprócz nazwy organizacji, jednostki strukturalnej i okresu utrzymania, należy wskazać jej rodzaj cyfrą. Jeżeli arkusz czasu pracy zostanie przesłany „tak jak jest” bez wprowadzania zmian, wówczas nazywa się go podstawowym i jest oznaczony w tej kolumnie jako „0”. Przy każdej kolejnej regulacji należy podać numer zmiany w kolejności.

Pierwsze cztery kolumny są wypełniane natychmiast - są to pełne nazwiska pracowników, numery personelu i stanowiska. Kolejne kolumny są wypełniane w miarę upływu okresu. U góry kolumn wskaż odchylenia od trybu pracy w godzinach (jeśli występują), u dołu oznaczenie literowe przyczyny odchyleń. Kolumny 20 i 37 podsumowują odpowiednio wyniki śródroczne i miesięczne.

W tym formularzu nie są podawane żadne dodatkowe obliczenia. Pod koniec okresu rozliczeniowego dokument ten jest przekazywany do działu księgowości, gdzie na jego podstawie zostaną obliczone wynagrodzenia pracowników organizacji budżetowej.

Wykaz symboli stosowanych w niniejszej karcie czasu pracy (formularz nr 0504421) znajduje się w tabeli:

Nazwa wskaźnika	Kod
Weekendy i dni wolne od pracy wakacje	W
Nocna praca	N
Wykonywanie obowiązków rządowych	G
Urlopy regularne i dodatkowe	O
Tymczasowa niepełnosprawność, niepełnosprawność spowodowana ciążą i porodem	B
Urlop z opieką nad dzieckiem	LUB
Nadgodziny	Z
Wagarowanie	P
Niestawienie się z nieznanych przyczyn (do czasu wyjaśnienia okoliczności)	NN
Nieobecności za zgodą administracji	A
Weekend naukowy	VU
Dodatkowy urlop naukowy	Jednostka organizacyjna
Zastępstwo w klasach 1 - 3	ZN
Zastępstwa w grupach pozaszkolnych	Wynagrodzenie
Zastępstwo w klasach 4 - 11	ZS
Praca w weekendy i święta wolne od pracy	RP
Rzeczywiste przepracowane godziny	F
Delegacje	DO

Jak wyznacza się urlop?

Słowo wakacje w sprawach personalnych łączy w sobie wiele pojęć. Zaczynając i kończąc na urlopie macierzyńskim. Wiele młodych matek nie zgodzi się z tym, ale to także wakacje, chociaż zapewnia się opiekę nad małym dzieckiem.

Każdy z tych urlopów jest na swój sposób zaznaczany w karcie czasu pracy i warto zwrócić szczególną uwagę na najczęstsze rodzaje urlopów i ich rejestrację.

W harmonogramie

Na podstawie zamówienia urlopowego, które musi zawierać podpis samego urlopowicza, grafik jest oznaczony kodem „OT”, jeśli jest to urlop główny, lub kodem „OD”, jeśli jest dodatkowy.

Na własny koszt

Są chwile, kiedy pracownik musi wziąć kilka dni urlopu poza swoim normalnym harmonogramem. Powody mogą być różne, ale rozwiązanie jest tylko jedno – odejść bez wynagrodzenia.

Ustawodawstwo przewiduje kilka powodów takich wakacji - ślub, narodziny dziecka lub bardziej smutne wydarzenia, takie jak śmierć bliski krewny. W takich przypadkach należy wpisać kod „OZ”.

Jeżeli pracownik ma inny powód i taki urlop otrzymuje w porozumieniu z przełożonym, wówczas stosuje się kod „PRZED”. W obu przypadkach oznaczenie następuje na podstawie odpowiedniego zamówienia podpisanego przez pracownika.

Szkolenie

Łączenie pracy i nauki jest w naszych czasach raczej normą niż wyjątkiem, a ustawodawstwo w tej kwestii wspiera takich pracowników, gwarantując urlopy naukowe. Po przyjęciu odpowiedniego wniosku od pracownika i otrzymaniu podpisanego przez studenta zamówienia, możesz bezpiecznie zaznaczyć kod „U” na karcie zgłoszenia za cały okres urlopu studyjnego.

Warto zaznaczyć, że jeżeli pracownik zachoruje w trakcie zaliczania kolejnej sesji, wówczas urlop ten nie ulega przedłużeniu o okres zwolnienia lekarskiego, a kod „B” można wpisać jedynie w dniach następujących po zakończeniu urlopu naukowego, w przypadku że pracownik nie miał czasu na regenerację przed końcem urlopu i przedstawił zaświadczenie o zwolnieniu lekarskim potwierdzające jego nieobecność na zajęciach po zakończeniu sesji.

Na ciążę i poród

Tak błogiego okresu dla pracownic nie należy oczywiście przyćmić biurokracją związaną z dokumentami, dlatego urlop macierzyński udzielany jest na podstawie zwolnienia lekarskiego, kod w karcie zgłoszenia to „P”. Ten sam kod stosuje się w przypadku adopcji noworodka.

Do opieki nad dzieckiem

Następnie wydawane jest postanowienie o urlopie rodzicielskim do trzeciego roku życia. Urlop taki oznaczany jest kodem „OZH”.

Praca z dokumentami jest zawsze odpowiedzialnym zadaniem, ale znajomość podstaw wypełniania arkuszy czasu pracy uratuje Cię od sporów przy płacach i innych drobnych problemów tego rodzaju.

Wideo - sporządzanie arkusza czasu pracy i obliczanie wynagrodzeń w 1C:

Zunifikowany mundur T-12 służy do odzwierciedlenia czasu faktycznie przepracowanego przez pracownika, a także okresów nieobecności zarówno z dobrych, jak i złych powodów. Na jego podstawie obliczana jest większość płatności na rzecz pracownika różne systemy wynagrodzenie.

Problemy rozwiązano za pomocą ujednoliconego formularza T-12

Zgodnie z art. 91 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej dokładne rejestrowanie czasu przepracowanego przez pracownika musi być prowadzone przez pracodawcę. Aspekty metodologiczne ten przypadek, jak również specjalistyczne formularze służące do tego procesu, nie są zatwierdzone przez prawo. Jako formularz, aby zaoszczędzić czas na jego opracowaniu, możesz użyć jednego z formularzy wprowadzonych przez Państwowy Komitet Statystyczny Federacji Rosyjskiej.

Przyjęty uchwałą Państwowego Komitetu Statystycznego Federacji Rosyjskiej z dnia 5 stycznia 2004 r. nr 1 ujednolicony mundur T-12, który łączy dwie sekcje:

Bezpośrednio arkusz czasu pracy do rejestrowania godzin przepracowanych dziennie, a także okresów nieobecności z różnych powodów.
Arkusz przeznaczony do obliczania wynagrodzenia za przepracowany czas oraz okresy, w których pracownik zachowuje wynagrodzenie lub należy mu się wynagrodzenie i świadczenia. W praktyce biznesowej jest on stosowany niezwykle rzadko, co wynika z rozdzielenia funkcji śledzenia czasu pracy i naliczania płac pomiędzy działami firmy. Ponadto, w przypadku korzystania z księgowych baz danych, proces ten jest zwykle zautomatyzowany.

Na podstawie tego, co zostało powiedziane, ujednolicona formaT-12 należy traktować przede wszystkim jako narzędzie gromadzenia danych o przepracowanych godzinach i okresach nieobecności pracownika. Jest niezastąpionym źródłem informacji przy naliczaniu wynagrodzeń.

Zasady sporządzania ujednoliconej formy arkusza czasu pracy

Za ewidencję czasu faktycznie przepracowanego przez pracownika odpowiada specjalnie do tego powołana osoba. Może to być pracownik obsługa personelu, działy księgowe, kierownicy działów itp.

W zależności od metod stosowanych do kontroli obecności pracowników, specyfiki organizacji pracy i cech procesu księgowego, metodologia generowania, sprawdzania i zatwierdzania formularza T-12 może się różnić w różnych przedsiębiorstwach. Dlatego zaleca się wprowadzenie w życie lokalnego dokumentu regulacyjnego, który określa podstawowe wymagania dotyczące wypełnienia i zatwierdzenia tego formularza, a także terminy jego złożenia. Jej strona tytułowa jest dość typowa dla tego typu dokumentu; musi zawierać:

nazwa osoby prawnej;
OKPO;
numer seryjny dokumentu;
okres, na jaki jest wystawiony;
data kompilacji.

Dokument ten generowany jest na koniec miesiąca, wpisuje się do niego zapisy dotyczące stanu zdrowia pracownika na każdy dzień kalendarzowy. Dokument może być sporządzony dla całej firmy, jeśli jest mała, lub w podziale na działy, jeśli firma jest duża i ma rozgałęzioną strukturę. Dniem wykonania dokumentu jest ostatni dzień miesiąca, a okresem rozliczeniowym jest miesiąc roboczy. Aby ułatwić sporządzanie grafiku, pierwsza strona zawiera oznaczenia literowe i numeryczne odzwierciedlające dni pracy lub nieobecności pracownika. Zdarzają się sytuacje, gdy żaden z podanych szyfrów nie odpowiada zrealizowanemu zdarzeniu. W takim przypadku zaleca się samodzielne wprowadzenie dodatkowego oznaczenia i zabezpieczenie go aktem miejscowym.

Po pierwszej stronie znajduje się sekcja zawierająca dane dotyczące wydajności pracowników. Liczba arkuszy powinna być wystarczająca do odzwierciedlenia informacji na temat całej listy pracowników. Oprócz nazwiska, stanowiska i numeru personalnego dla każdego pracownika przypadają 2 wiersze składające się z komórek odpowiadających konkretnemu dniu miesiąca. Na każdy dzień przydzielana jest para komórek, w górnym wskazany jest rodzaj obecności lub nieobecności, a w dolnym odpowiednia liczba godzin. Jeżeli pracownik nie był obecny w pracy, dolna komórka może być pusta.

Oprócz sposobu wypełniania grafiku, który polega na ciągłym, ciągłym rejestrowaniu czasu pracy lub nieobecności w pracy, możliwa jest inna - odzwierciedlenie jedynie nieobecności w uzgodnionym dokumencie. Jest to dopuszczalne tylko wtedy, gdy wszyscy pracownicy wykonują swoje obowiązki według pięciodniowego tygodnia pracy, a ich łączna liczba jest niewielka. Ale tak zaprojektowana karta raportu nie jest tak dobrze postrzegana wizualnie, a prawdopodobieństwo błędów i nieścisłości wzrasta.

Na podstawie wyników połowy miesiąca obliczana jest łączna liczba przepracowanych dni i godzin, na koniec miesiąca robią to samo z resztą okresu, a dodatkowo wyświetlają wyniki za cały miesiąc. Na dole formularza, w odpowiednich wierszach, umieszcza się podpisy osoby odpowiedzialnej za prowadzenie dokumentu, kierownika służby i pracownika obsługi personalnej.

Na co należy zwrócić szczególną uwagę sporządzając grafik

Weekendy i święta wolne od pracy w grafiku oznacza się literą „B”; jeżeli w miesiącu jest mniej dni niż pól pod liczbami, w komórkach „dodatkowe” umieszcza się „X”. Czas pracy pracownika liczony jest od dnia jego zatrudnienia. Ostatni arkusz czasu pracy dla odchodzącego pracownika sporządza się w miesiącu rozwiązania umowy, co do zasady podpisuje się go niezwłocznie w dniu zwolnienia. Stanowi on odrębny dokument i stanowi podstawę do ostatecznego rozliczenia.

Wszelkie nieobecności usprawiedliwione zgłaszane są na podstawie dokumentów: zwolnienia lekarskiego, nakazu urlopowego, zaświadczenia o oddaniu krwi. Jeżeli przyczyna nieobecności jest niejasna, do czasu jej wyjaśnienia na karcie zgłoszenia umieszcza się oznaczenie „NN”.

Nieobecności usprawiedliwione w dniach kalendarzowych (podróż służbowa, urlop, zwolnienie lekarskie), w tym przypadające na weekendy, odnotowuje się we wszystkich komórkach grafiku.

Firmy dążą do minimalizacji wyjazdów służbowych w weekendy, ze względu na konieczność opłacania ich zgodnie z zapisami art. 153 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej, jeżeli jednak dzień przyjazdu lub wyjazdu wypada w weekend, wówczas w odpowiednich komórkach umieszcza się również „K”.

W przypadku pracy zewnętrznej lub w niepełnym wymiarze godzin czas trwania zmiany godzinowej ustalany jest zgodnie z warunkami umowy. Wszystkie godziny przepracowane poza tym czasem uznawane są za nadgodziny. Muszą być sformalizowane w formie nakazu zatrudnienia do pracy poza normalnymi godzinami pracy. Wewnętrzni pracownicy zatrudnieni w niepełnym wymiarze godzin zostaną uwzględnieni w karcie raportu 2 razy.

Praca w dzień wolny jest wykonywana (z wyjątkiem szczególnych przypadków określonych w Kodeksie pracy Federacji Rosyjskiej) za pisemną zgodą pracownika na podstawie polecenia kierownika. Praca taka musi być opłacona w wysokości co najmniej dwóch stawek godzinowych (dziennych). Na wniosek pracownika podwyższone wynagrodzenie może zostać zastąpione wynagrodzeniem jednorazowym z zapewnieniem późniejszego bezpłatnego urlopu.

Użytkownicy naszego serwisu mogą zapoznać się z wzorem wypełnienia formularza T-12 klikając w poniższe linki.

Jako roboczą formę karty raportu można zastosować formularze wcześniej zatwierdzone przez Państwowy Komitet Statystyczny Federacji Rosyjskiej. Chociaż nie są one obowiązkowe, formularze te doskonale nadają się do organizowania wysokiej jakości ewidencji faktycznie przepracowanego czasu.

Arkusz czasu należy przeprowadzić bez względu na wielkość przedsiębiorstwa. Przecież to na podstawie tego dokumentu można obliczyć godziny pracy każdego pracownika. Jeżeli takiego dokumentu nie ma, zarzuty w świetle prawa są nieuzasadnione. Oznacza to, że koszty pracy nie ulegną obniżeniu wolne od podatku zysk.

Na terytorium Federacji Rosyjskiej zatwierdzono, zgodnie z którym rozliczanie takich wydatków odbywa się ręcznie. Jest nawet wynagrodzenie dla specjalisty, który może zachować tę kartę raportu. Jednak większość menedżerów nawet dużych przedsiębiorstw uważa wprowadzanie innego stanowiska pracy za irracjonalne, dlatego odpowiedzialność ta jest przypisana pracownikowi działu HR, księgowemu lub kierownikowi jednostki strukturalnej. Odpowiedzialność tę można mu przypisać odrębnym zarządzeniem lub określić w umowie o pracę pracownika.

Formularz T-12: wypełnienie

Pierwsza strona karty raportu.

1. Tutaj wskazana jest nazwa przedsiębiorstwa, która musi ściśle odpowiadać dokumentom założycielskim.

2. Jeżeli przedsiębiorstwo posiada jednostkę strukturalną, jej nazwę należy podać w odpowiedniej kolumnie.

3. Zapisywany jest numer dokumentu, a następnie data jego sporządzenia. Tutaj zwykle umieszczają ostatni dzień miesiąca, na który sporządzany jest dokument.

4. Okresem sprawozdawczym jest w większości przypadków okres od pierwszego do ostatniego dnia danego miesiąca.

Druga strona karty raportu.

1. Przede wszystkim w odpowiedniej kolumnie wpisujemy numer seryjny pracownika, o którym przekazujemy informacje.

2. Informacje o samym pracowniku należy przenieść z jego osobistej karty, pozwala to uniknąć błędów i nieporozumień.

Kartę czasu pracy należy przechowywać przez miesiąc, a liczbę godzin przepracowanych przez każdego pracownika oblicza się na dzień ostatni.

3. Informacje o czasie przepracowanym w ciągu dnia muszą być wyświetlane w dwóch kolumnach: czwartej i szóstej. Są one podzielone na dwie osobne linie. U góry podaj kod kosztu przepracowanego czasu (jest on pobierany z pierwszej strony tego dokumentu); na dole – czas odpowiadający podanemu kodowi (w godzinach i minutach).

4. Wyniki pośrednie zapisuje się w piątej i siódmej kolumnie. Górna linia powinna wskazywać liczbę dni przepracowanych w tym okresie; na dole - liczba godzin przepracowanych w tych dniach.

Wypełniając kartę czasu pracy, uwzględnia się ją na dwa sposoby. Pierwsza to metoda rejestracji pełnej (rejestracja wystąpień/niewystępów). Drugi to sposób rejestrowania odchyleń (mówimy o niestawiennictwie, spóźnieniach, przepracowanych godzinach nadliczbowych itp.). Jeżeli księgowość prowadzona jest w dniach, wówczas przy wskazywaniu informacji o niestawiennictwie dolne kolumny pozostawia się puste, a w górnych wprowadza się odpowiednie kody.

1. Kolumny od ósmej do siedemnastej wypełnia się na koniec każdego miesiąca, podając liczbę dni i godzin pracy. Nie uwzględnia się czasu nieobecności pracownika w miejscu pracy. Są to dni podróży służbowych, zwolnień lekarskich, weekendów, absencji itp.

2. Wypełniając ósmą kolumnę, wystarczy dodać dane z górnych wierszy siódmej i piątej.

3. Wypełniając dziewiątą, dodajemy liczby z dolnych linii pięć i siedem.

4. Oddzielnie licz dni, w których pracownik jest zatrudniony Miejsce pracy nie pojawił się. Znajdują one odzwierciedlenie w kolumnach od czternastego do szesnastego.

5. Powód nie pojawienia się jest wskazany przez przypisany mu kod; należy go zapisać w piętnastej kolumnie. Kod można zobaczyć na pierwszej stronie dokumentu.

6. Kolumna siedemnasta zawiera dane dotyczące liczby dni wolnych przypadających na każdego pracownika.

Trzecia strona karty raportu.

Kolumny od osiemnastego do dwudziestego drugiego zawierają informacje o jednym rodzaju płatności dla wszystkich pracowników, a także o odpowiadającym mu koncie.

Od osiemnastej do trzydziestej czwartej - informacje o różnych rodzajach płatności i odpowiadających im kontach dla każdego pracownika.

Należy zaznaczyć, że trzecią stronę, podobnie jak czwartą, musi wypełnić dział księgowości.

Dokument sporządza się tylko w jednym egzemplarzu. Następnie musi go podpisać dyrektor jednostki strukturalnej, pracownik działu kadr. Następnie kartę czasu pracy należy przekazać do działu księgowości.

Arkusz czasu pracy T-12 jest formularzem zatwierdzonym przez Państwową Komisję Statystyczną i jest jedną z opcji rejestru służących do rejestrowania godzin pracy. W artykule podpowiemy Ci, skąd pobrać formularz arkusza czasu pracy i jaka jest specyfika jego praktycznego zastosowania.

Co to jest formularz T-12 (arkusz czasu pracy)

Na podstawie formularza T-12, wprowadzonego do praktyki zarządzania dokumentami przez Państwową Komisję Statystyczną uchwałą nr 1 z dnia 5 stycznia 2004 r., generowana jest karta czasu pracy, która przeznaczona jest do celów:

prowadzenie ewidencji wizyt pracowników w miejscu pracy zgodnie z ustalonym harmonogramem;
ustalanie wskaźników do naliczania wynagrodzeń pracowników;
generowanie niektórych danych statystycznych dotyczących personelu (na przykład przesyłanych do Rosstatu lub agencji badawczych).

Należy zaznaczyć, że przedmiotowy formularz należy wypełnić ręcznie (na komputerze PC za pomocą programu Word lub podobnego programu lub wydrukować długopisem). A arkusz czasu pracy, który ma być wypełniany automatycznie po aktywacji systemów kontroli dostępu, jest sporządzany na podstawie innego formularza Goskomstat - T-13. Wybrana forma karty czasu pracy 2017 musi być wskazana w polityce rachunkowości.

O tym, czym jest forma T-13, przeczytasz w artykule „Ujednolicony formularz nr T-13 - formularz i próbka” .

Kiedy należy skorzystać z karty czasu pracy 0504421 wg OKUD

Formularz karty czasu pracy odpowiadający numerowi OKUD 0504421 (T-12 ma bardzo podobną nazwę, dlatego czasami przy stosowaniu konkretnego dokumentu może dojść do zamieszania) został wprowadzony do obiegu gospodarczego przez Ministerstwo Finansów Federacji Rosyjskiej, które wydało zarządzenie nr 52n z dnia 30 marca 2015 r. Niniejszy dokument służy do tych samych celów co T-12, ale może być stosowany w agencjach rządowych.

Arkusz czasu pracy odpowiadający formularzowi 0504421 ma również dość podobną strukturę do formularza T-12. Dlatego dla pracownika działu HR z reguły nie ma problemu z przystosowaniem się do dokumentu zatwierdzonego przez Ministerstwo Finansów, jeśli jest przyzwyczajony do korzystania z formularza z Goskomstatu i odwrotnie.

Czy w firmach prywatnych dozwolone jest korzystanie z kart czasu pracy? 0504421

Korzystanie z kart czasu pracy w formularzu 0504421 nie jest zabronione w przypadku firm prywatnych. Faktem jest, że od 1 stycznia 2013 roku firmy, które nie są bezpośrednio zobowiązane przez prawo do korzystania ze specyficznych ujednolicone formyźródeł pierwotnych, możesz skorzystać z dowolnych innych. Tym samym firma prywatna ma prawo posługiwać się w celu monitorowania czasu pracy zatrudnionych pracowników kartą czasu pracy na formularzu T-12, formularzu 0504421 lub innym opracowanym samodzielnie. Tak czy inaczej firma musi posiadać taki dokument – z uwagi na to, że zgodnie z przepisami art. 91 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej każdy pracodawca ma obowiązek monitorować czas spędzony w pracy przez zatrudnionych pracowników.

Więcej o wypełnianiu formularza T-12 przeczytasz w materiale „Ujednolicony formularz nr T-12 - formularz i próbka” .

Gdzie można pobrać formularz T-12?

Możesz pobrać kartę czasu pracy - prosty formularz T-12 - na naszym portalu.

Karta czasu pracy, formularz 0504421 (formularz do pobrania)

Formularz arkusza czasu pracy 0504421 jest również dostępny do pobrania na naszej stronie internetowej.

W jaki sposób urlopy są wskazywane na karcie czasu pracy?

Ujednolicone formularze ewidencji wizyt pracowników w rosyjskich przedsiębiorstwach T-12 i T-13 obejmują odzwierciedlenie informacji o urlopach za pomocą kodów podanych na Strona tytułowa Formularze T-12.

Kody te prezentowane są w dwóch odmianach: alfabetycznej i cyfrowej. Użycie obu jest równoważne. Co więcej, lokalne przepisy organizacji mogą również przewidywać pewną opcję mieszanego zastosowania lub wymagać stosowania zupełnie innych kodów. Pracodawca ma także prawo samodzielnie opracować i stosować wzór karty zgłoszenia zawierający symbole.

Zobaczmy, jakie oznaczenia dotyczą wakacji.

Urlop podstawowy i dodatkowy

W przypadku wyjazdu pracownika na płatny urlop wypoczynkowy, a firma korzysta z formularza T-12 lub T-13, w tabeli rozliczeniowej podanej w karcie zgłoszenia za każdy dzień pracy odnotowuje się kod literowy OT lub kod cyfrowy 09. urlop pracownika.

Jeśli reszta jest dodatkowa, wprowadza się inny kod: OD (10).

Urlop naukowy i bezpłatny (urlop administracyjny)

W przepisach art. 128 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej urlop na koszt pracownika dzieli się na 2 rodzaje:

podawane przez pracodawcę dobrowolnie na wniosek pracownika - w tym przypadku kod DO (16) jest odzwierciedlony w karcie czasu pracy;
obowiązkowe, udostępniane przez pracodawcę na wniosek pracownika – stosuje się kod OZ (17).

Urlop naukowy ma również 2 rodzaje zgodnie z prawem pracy (art. 173 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej):

urlop na studia z zachowaniem zarobków – odzwierciedlony kodem U (11);
urlop bezpłatny na zaliczenie egzaminów wstępnych, sesji, egzaminów państwowych – odnotowuje się w karcie zgłoszenia kodem UD (13).

Więcej na temat legislacyjnych regulacji udzielania urlopów naukowych można dowiedzieć się z artykułu „Urlop naukowy na podstawie art. 173 Kodeksu pracy (niuanse)”.

Urlop macierzyński i wychowawczy

Urlop macierzyński udzielany zgodnie z art. 255 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej, znajduje odzwierciedlenie w karcie raportu za pomocą kodu P (14). Urlop wychowawczy przewidziany w art. 256 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej ustala się za pomocą kodu chłodziwa (15).

Możliwy jest scenariusz, w którym pracownica przebywająca na urlopie macierzyńskim będzie pracować w niepełnym wymiarze czasu pracy. Jeżeli tak jest, to przy zapisywaniu jej wizyt w karcie zgłoszenia stosowany będzie „podwójny” kod I (01) i OZH (15). Kody te można podać w jednej komórce grafiku za pomocą symbolu „/” (na przykład Я/Ож lub 01/15) lub można dodać dodatkową linię do formularza grafiku.

Teoretycznie w jednej komórce mogą znajdować się trzy kody. Na przykład, jeśli pracownik zgodził się wyjechać w podróż służbową i przepracował tam dzień wolny. W takim przypadku w tabeli zostanie wpisany: K/RV/Coolant (03.06.15).

Co umieścić w karcie zgłoszenia, jeśli urlop wypada w święto

Zgodnie z art. 120 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej dni wolne od pracy przypadające w okresie corocznego urlopu głównego lub corocznego dodatkowego płatnego urlopu nie są wliczane do liczby dni kalendarzowych urlopu i nie są uwzględniane.

Z urlopu wyłączone są również święta ustanowione na mocy ustawodawstwa regionalnego (patrz Uchwała Prezydium Sądu Najwyższego Federacji Rosyjskiej z dnia 21 grudnia 2011 r. Nr 20-ПВ11).

Wynika z tego, że święta przypadające na urlop w karcie zgłoszenia muszą być oznaczone kodem „B” lub 26.

A jeśli chcesz, możesz ustawić do tego własny kod. Wskazało na to Ministerstwo Pracy w piśmie nr 14-2/B-370 z dnia 27 kwietnia 2017 r.

Wyniki

Rosyjski ustawodawca wprowadził formularze monitorowania obecności pracowników w pracy, dostosowane do potrzeb pracodawców dowolnej formy (w tym przedsiębiorstw, zarówno prywatnych, jak i publicznych). Pracodawcy niebędący agencjami rządowymi mają prawo posługiwać się dowolną formą odpowiednich dokumentów księgowych. Jednak mundur T-12 w dalszym ciągu jest jednym z najwygodniejszych.

Kodeks pracy Federacji Rosyjskiej (art. 91) nakłada na pracodawcę obowiązek prowadzenia ewidencji czasu przepracowanego przez pracowników. W tym celu zapewniono ujednolicone formularze arkusza czasu pracy na rok 2019 (TURV), zatwierdzone uchwałą Państwowego Komitetu Statystycznego nr 1 z dnia 5 stycznia 2004 r. Stosowanie tych formularzy nie jest obowiązkowe, więc pracodawca może opracować swoje własny. Najczęściej używany jest formularz nr T-13, ponieważ służy do automatycznego przetwarzania danych uwierzytelniających. Poniżej wzór karty czasu pracy na rok 2019.

Zarządzenie Ministerstwa Finansów Federacji Rosyjskiej z dnia 30 marca 2015 r. nr 52n zatwierdziło formularz OKUD 0504421 do użytku organów publicznych ( agencje rządowe), organy samorządu terytorialnego, organy zarządzające państwowymi funduszami pozabudżetowymi, instytucje państwowe (miejskie). To samo postanowienie określa tryb jego uzupełnienia i stosowania. Sugerujemy wybranie odpowiedniego i pobranie karty czasu pracy (prosty formularz).

Formularz T-12

Formularz T-13

Formularz OKUD 0504421

Jak rejestrować przepracowany czas

Przez dowolną długość dnia pracy, niezależnie od ustalonych reżimów, czas pracy można odzwierciedlić w tabeli księgowej na dwa sposoby:

sposób ciągłej rejestracji obecności i nieobecności w pracy;
rejestrując jedynie odstępstwa (niestawienia się, nadgodziny itp.).

Jeżeli długość dnia roboczego (zmiany) pozostaje niezmieniona, można rejestrować jedynie odchylenia od warunków umowa o pracę lub zasady wewnętrzne regulamin pracy ustala się liczbę godzin pracy na każdy dzień pracy.

W przypadku, gdy liczba godzin przepracowanych w różnych dniach (zmianach) może być różna, np. przy ewidencjonowaniu łącznego czasu pracy, należy zastosować metodę rejestracji ciągłej. Pozwoli to po zakończeniu okresu rozliczeniowego zidentyfikować ewentualną pracę w godzinach nadliczbowych, a także dostosować dalsze zaangażowanie pracownika w pracę w granicach normy o wymiar czasu przepracowanego ustalonego dla tej kategorii.

Zaznacza na karcie czasu pracy przyczyny nieobecności w pracy, pracę w godzinach pracy połowa dnia lub z inicjatywy pracownika lub pracodawcy, obniżony wymiar czasu pracy itp. następuje na podstawie prawidłowo sporządzonych dokumentów (orzeczenie o niezdolności do pracy, zaświadczenie o spełnianiu obowiązków państwowych lub publicznych, pisemne upomnienie o przestoju, wniosek o częściowe czas pracy, pisemna zgoda pracownika w przypadkach przewidzianych przez prawo itp.).

Jak wypełnić kalendarz czasu pracy (arkusz) na rok 2019

Podczas kompilowania należy kierować się Instrukcją użytkowania i wypełniania formularzy podstawowej dokumentacji księgowej do rejestrowania pracy i jej płatności, zatwierdzoną uchwałą Państwowego Komitetu Statystycznego Rosji z dnia 5 stycznia 2004 r. nr 1 (zwaną dalej jak Instrukcja). W tym przypadku są używane. Tak więc, odzwierciedlając ilość przepracowanego czasu, obok nazwiska pracownika wpisuje się kod alfabetyczny (I) lub numeryczny (01), a czas pracy jest wskazany w dolnych wierszach. Jeśli praca zgodnie z harmonogramem przypada na noc, istnieje możliwość uzupełnienia formularza kolumnami w celu wskazania niezbędnych szczegółów.

Przykład wypełnienia formularza OKUD 0504421

Kto wypełnia arkusz czasu pracy?

Karta czasu pracy, pobierz pusty formularz które możesz powyżej, wypełnia osoba upoważniona. Jeśli TURV dla każdego działu organizacji jest przeprowadzany osobno, wskazane jest przypisanie odpowiedzialna osoba wydać zarządzenie wskazujące stanowisko, nazwisko, imię, patronimikę pracownika odpowiedzialnego za sporządzenie karty czasu pracy dla każdego jednostka strukturalna oraz osoba zastępująca go podczas jego nieobecności.

Przykładowe polecenie wyznaczenia osoby odpowiedzialnej

Weekendy i święta w karcie raportu za 2019 rok

Są one odzwierciedlane zgodnie z, który uwzględnia wszystkie ustalone święta i ich transfery zgodnie z dekretami rządowymi. Weekendy dla różne kategorie pracownicy różnią się w zależności od harmonogramu pracy. Kod rozliczeniowy wakacji w dokumencie może być inny. Zależy to od tego, w jaki sposób organizacja płaci za te dni i na jakiej podstawie są one zapewniane.

Dzień wolny zgodny z harmonogramem pracownika jest oznaczony kodem literowym (B) lub numerycznym (26). Nie ma to wpływu na ustalone wynagrodzenia.

Jeżeli z inicjatywy firmy pracownicy otrzymają dodatkowy dzień wolny, a firma obniży im miesięczny wymiar pracy, wówczas pracownicy otrzymają pełne wynagrodzenie, a dni te nie są opłacane przez firmę. Dla takich dni grafik zawiera kod alfabetyczny (B) lub numeryczny (26).

Innym przypadkiem, w którym firma ustanawia dodatkowy dzień wolny, jest sytuacja, gdy pracownicy idą na dzień wolny, a za te dni firma płaci według średniej. Okazuje się, że pracownicy otrzymują wynagrodzenie za przepracowane dni, a przeciętne wynagrodzenie za dodatkowe płatne dni wolne. W takim przypadku na karcie zgłoszenia podaje się kod alfabetyczny (OB) lub numeryczny (27).

Okres przechowywania kart czasu pracy

Taka tabela księgowa jest dokumentem personalnym dotyczącym organizacji pracy, dla którego art. 22 ust. 1 ustawy o archiwach ustala specjalny okres przechowywania, a mianowicie:

pięć lat od końca roku, w którym została sporządzona, jeżeli karta czasu pracy uwzględniała wyłącznie pracę tych pracowników, którzy pracują w normalnych warunkach pracy;
50 lat od dnia sporządzenia TURV, jeżeli uwzględniał pracę pracowników wykonujących pracę szkodliwą lub niebezpieczną.

Rachunkowość i podatki

Na podstawie danych wskazanych w tabeli dział księgowości oblicza wynagrodzenie i różne korzyści. Dane te wpływają również na zapłatę podatków. Zwróćmy uwagę na główne zagrożenia.

Kiedy mijasz audyty podatkowełącznie z podatkiem dochodowym, spółka ma obowiązek podawać wiarygodne dane dotyczące liczby dni i godzin przepracowanych przez każdego pracownika, aby potwierdzić prawidłowość rozliczeń międzyokresowych. W przypadku wykrycia naruszeń kwota podatku dochodowego wykazana w sprawozdaniach zostanie uznana za nieprawidłową, co będzie wiązać się z nałożeniem kar.

Na podstawie zarobków pracownika organizacja jako agent podatkowy musi dowiedzieć się, czy osoba ta jest rezydentem podatkowym Federacji Rosyjskiej, aby zastosować prawidłową stawkę podatku w obliczeniach. To właśnie karta meldunkowa będzie mogła potwierdzić faktyczną obecność pracownika na terenie kraju. Cechę tę powinni szczególnie wziąć pod uwagę ci pracodawcy, którzy wysyłają pracowników w podróż służbową na Białoruś czy do Kazachstanu, gdyż przy przekraczaniu tych granic nie dokonuje się żadnych oznaczeń w paszporcie obywatela. W razie sporu firma będzie w stanie wykazać, że zastosowała właściwą stawkę, pobrała i naliczyła podatek dochodowy od osób fizycznych w całości.

Prawidłowe wypełnienie karty czasu pracy gwarantuje firmie możliwość naliczenia przez Fundusz Ubezpieczeń Społecznych wydatków na zwolnieniach lekarskich, gdyż nie będzie możliwości oficjalnego potwierdzenia liczby przepracowanych dni, które są niezwykle istotne przy obliczaniu tych kwot.