Dziennik wydania listy przewozowe są zobowiązani do prowadzenia działalności wszystkich organizacji, które mają w swoim bilansie ciężarówki lub samochody osobowe. Oczywiście ci, którzy odbywają wyjazdy opłacalne dla firmy.
AKTA
Znaczenie prowadzenia dokumentu polega na tym, że rejestruje on listy przewozowe, które z kolei stanowią potwierdzenie kosztów poniesionych przez organizację. Bez dziennika utrzymanie porządku w obsłudze listów przewozowych i w ogóle udowadnianie ich istnienia (przy dużych nakładach pracy) jest dość problematyczne.
Sposób podawania
Wypełnianie dziennika wystawiania listów przewozowych można zorganizować wyłącznie w formie papierowej. Nie ma możliwości wprowadzenia niezbędnych informacji drogą elektroniczną (tylko jeśli każdy z kierowców, dyspozytorów i księgowych organizacji posiada własny podpis elektroniczny).
Od samego początku konserwacji dokument jest drukowany iw razie potrzeby zaopatrywany w dodatkowe arkusze. Pod koniec okresu konserwacji jest zszywany, poświadczany podpisem kierownika organizacji i przechowywany przez kolejne 5 lat.
Idealnie byłoby, gdyby był on w ciągłym użyciu przez pracownika odpowiedzialnego za wystawianie i odbieranie listów przewozowych od kierowców.
Elementy magazynu
Formularz dokumentu składa się z dwóch arkuszy. Po skompletowaniu czasopismo ma postać książki z okładką i kilkoma arkuszami wydrukowanymi i ułożonymi w formie tabeli. Na okładce, pośrodku, znajduje się nazwa magazynu wskazująca rok (miesiąc) wypełnienia (zwykle jego okres ważności wynosi 1 rok, ale zdarzają się również opcje krótkoterminowe, na jeden miesiąc).
Na górze okładki osoba wypełniająca wpisuje pełną nazwę organizacji, kod dokumentu zgodnie z OKUD (dla standardowego formularza międzybranżowego nr 8 jest to 0345008, jest on natychmiast wpisywany do formularza), kod według do OKPO.
Tabela znajdująca się na drugim arkuszu dziennika zawiera kolumny. Każda z tych kolumn zawiera następujące informacje:
- Numer listu przewozowego. W dokumencie zastosowano numerację ciągłą. Wszystkie wpisy dokonywane są w porządku chronologicznym.
- Kiedy wystawiono list przewozowy (data).
- Informacje o kierowcy: imię i nazwisko słownie, jeśli jest dostępny - numer personalny.
- Cyfry numeru garażu (nie tablicy rejestracyjnej) samochodu.
- Podpis kierowcy jako gwarancja otrzymania listu przewozowego.
- „Autograf” dyspozytora, który przyjął list przewozowy z notatkami i innymi dokumentami dotyczącymi podróży (dane te są wskazane w nocie).
- Podpis księgowego. Umieszczane po otrzymaniu listu przewozowego przez dział księgowości.
- Notatka. Kolumna ta przeznaczona jest na dane, które są zasadniczo istotne przy wystawianiu lub akceptowaniu listów przewozowych. Wskazuje na znaki (lub ich brak) na dokumentach, poprawki, właściwości fizyczne otrzymałem papier itp.
Drugi arkusz dziennika może trwać tak długo, jak chcesz. Najważniejsze, aby zawarte w nim listy przewozowe miały właściwą datę wystawienia. Pracownik nie ma prawa wprowadzać do dziennika informacji nieistotnych lub świadomie fałszywych.
Jeśli chodzi o okres przechowywania, zgodnie z obowiązującymi normami dziennik wystawienia listów przewozowych jest przechowywany przez co najmniej 5 lat.
Ważny punkt! Dziennik wystawienia listów przewozowych musi zawierać informacje o wszystkich wystawionych dokumentach. Jeżeli list przewozowy nie jest zarejestrowany, dział księgowości nie ma prawa go przyjąć.
Kto to wypełnia
Kierownikowi organizacji początkowo automatycznie przypisuje się odpowiedzialność za prowadzenie czasopisma. Jednak w zdecydowanej większości przypadków powierza tę odpowiedzialność swoim podwładnym. Można to zrobić na dwa sposoby:
- Poprzez umowę o pracę (określającą, że jest to bezpośredni obowiązek danego pracownika).
- Na podstawie osobnego zamówienia. Dokument będzie nosił nazwę „Zarządzenie w sprawie wyznaczenia osoby odpowiedzialnej za prowadzenie dziennika wystawiania listów przewozowych”. Jest skompilowany w darmowej formie. Najważniejsze, że zawiera podpis menedżera, dane organizacji, informację o wyznaczonym pracowniku i jego podpis jako znak zgody z treścią.
Przydzielony pracownik nie musi przechodzić żadnego specjalnego szkolenia, aby prowadzić dziennik.
Ramy prawne
Załączony formularz i próbne wypełnienie to standardowy formularz międzysektorowy nr 8, który został przyjęty uchwałą nr 78 Państwowego Komitetu Statystycznego z dnia 28 listopada 1997 r. Jest używany od dawna i nawet teraz nie stracił na znaczeniu.
Jednak od 2013 roku korzystanie z właśnie takiego formularza stało się procedurą fakultatywną. Każda organizacja ma prawo samodzielnie wybrać formę, w której będzie oznaczać wystawienie listów przewozowych.
Organizacja może nawet dla własnej wygody wprowadzać zmiany w istniejących formularzach dokumentów. Najważniejsze jest to, że działania te są potwierdzone odrębnym poleceniem menedżera z podpisem i pieczęcią, a także odnotowane polityka rachunkowości firmy.
Jeśli skorzystasz ze standardowego formularza, takie środki nie będą potrzebne. Ponadto standardowy formularz dziennika spełnia wszystkie wymagania, które go dotyczą. Dokonując zmian w kolumnach, wypełniacz naraża się na ryzyko napotkania sytuacji naruszenia prawa pracy lub prawa podatkowego. Z tych i innych powodów formularz nr 8 pozostaje w użyciu.
Możliwe dodatki
Ponieważ magazyn jest używany już od dłuższego czasu, wiele firm dodało własne rubryki. Praktyka pokazała, że wygodnie jest zamieścić w tym czasopiśmie:
- Trasa, którą pokonuje samochód. Niektórzy po prostu wskazują punkt przybycia.
- Jaki ładunek dostarcza pojazd?
- Przebieg.
- Zużycie paliwa powstałe w wyniku podróży itp.
Oczywiście wszystkie te dane są wypełniane dopiero po zwróceniu listu przewozowego lub nawet po jego otrzymaniu przez księgowego organizacji. Jakiekolwiek zmiany zostaną wprowadzone w istniejącym formularzu, muszą być poparte odrębnym poleceniem przełożonego.
Dziennik wystawiania listów przewozowych jest jednym z podstawowych dokumentów potwierdzających wydatki organizacji lub indywidualnego przedsiębiorcy na paliwo. Jeśli osoba prawna wybrała system podatkowy uwzględniający wydatki, wówczas dokument ten jest szczególnie ważny przy obliczaniu podatków należnych od organizacji.
Przedsiębiorcy indywidualni i osoby prawne, których działalność w taki czy inny sposób wiąże się z koniecznością korzystania z pojazdów mechanicznych, z reguły rejestruje listy przewozowe wydawane kierowcom w specjalnym dzienniku.
Na podstawie takiego dziennika ewidencjonowane są wydatki poniesione na paliwo, co pozwala na obniżenie wskaźników podatkowych przedsiębiorstwa. Ponadto do obliczeń wykorzystywany jest dziennik listu przewozowego wynagrodzenie kierowcy zaangażowani w pracę organizacji.
Wszelkie organizacje i indywidualni przedsiębiorcy, której przedmiotem działalności jest świadczenie usług transportowych i przewozowych, jest obowiązana prowadzić dziennik listów przewozowych. Instrukcja opiera się na standardach Prawo federalne nr 259-FZ z dnia 18 listopada 2007 r. oraz Rozporządzenie Ministra Transportu z dnia 18 września 2008 r. nr 152.
W przypadku przedsiębiorstw niezwiązanych bezpośrednio ze świadczeniem usług transportowych i transportowych, ale w ramach swojej działalności korzystających z pojazdów, posiadanie dziennika listów przewozowych nie jest dla nich obowiązkowe, ale może służyć usystematyzowaniu i uproszczeniu ewidencji dane wykorzystywane w ich pracy.
Rejestr listów przewozowych, formularz 8, został zatwierdzony uchwałą Goskomstat nr 78 w 1997 r., ale 1 stycznia 2013 r. weszła w życie ustawa federalna nr 402-FZ, znosząca istniejący ujednolicony formularz 8. C określona data przedsiębiorstwa transportowe, które dotychczas prowadziły księgę listów przewozowych w Formularzu 8, otrzymały możliwość opracowania własnej, najbardziej optymalnej wersji arkusza księgowego, pod warunkiem, że główne sekcje ujednolicona forma 8 zostanie zdublowane.
Czy da się przeprowadzić elektronicznie?
Nie ma żadnych ograniczeń w zakresie prowadzenia dziennika listów przewozowych w formie elektronicznej akt prawny obowiązujące przepisy dopuszczają zatem możliwość prowadzenia ewidencji księgowej w formie elektronicznej.
Notatka! Możesz użyć dowolnej najwygodniejszej opcji zarządzania, czy to zwykłego Excela, czy 1C.
Dla organizacji posiadających rozbudowaną flotę pojazdów i znaczną kadrę kierowców, prowadzenie wersji elektronicznej jest bardziej korzystne niż rejestracja ręczna, ze względu na znaczną pracochłonność procesu. W takim przypadku pożądana jest możliwość drukowania magazynu media papierowe Jeśli to konieczne.
Jak prowadzić dziennik
Dziennik listu przewozowego, Formularz 8, prowadzony jest w formie tabelarycznej i przedstawia zestawienie podzielone na kolumny. Takich kolumn jest dziewięć. Obejmują one następujące dane:
- Numery seryjne wydanych arkuszy;
- Daty wydania;
- Imię i nazwisko kierowców;
- Liczba personelu pracowników;
- Numery garaży pojazdów;
- Podpisy kierowcy, dyspozytora i księgowego;
- Notatki, jeśli to konieczne.
Notatka! Jeżeli organizacja prowadzi ewidencję przy użyciu własnego opracowanego formularza wyciągu, dziennik księgowy może zawierać dodatkowe kolumny używane specjalnie przez organizację.
W przypadku wprowadzenia błędnych danych do księgi rachunkowej można wprowadzić korekty zgodnie z przepisami 9 ustawy federalnej nr 402-FZ. Jeżeli zostanie popełniony błąd, wpis zostanie poprawiony w następujący sposób:
- Błędny wpis przekreśla się jedną linią;
- Obok umieszcza się znak „poprawiony” i wprowadza się prawidłowe informacje;
- Wskazana jest data dokonania poprawek;
- Wniesione poprawki muszą zostać podpisane przez osobę odpowiedzialną za prowadzenie księgi rachunkowej;
Ważny! Skreślając błędny wpis należy narysować linię tak, aby sam wpis błędny po przekreśleniu pozostał czytelny.
Okres przydatności do spożycia
Listy przewozowe wydawane są pracownikom pracującym przy pojazdach raz na dzień roboczy lub zmianę. Sam dziennik rejestracyjny tworzony jest na okres roczny, jednak w razie potrzeby okres prowadzenia można skrócić do jednego miesiąca, np. mówimy o o pojedynczych długich podróżach, np. podróżach służbowych.
Z uwagi na to, że dokumentacja księgowa jest dokumentacją pierwotną, kolejny okres jej przechowywania wynosi 5 lat, po czym dziennik można zutylizować. Należy zaznaczyć, że pięcioletni okres przechowywania dotyczy nie tylko nośników papierowych, ale także nośników elektronicznych.
Czy konieczne jest flashowanie
Dziennik podróży formularz 8 posiada sekwencyjną numerację stron. Wprowadzając go należy zachować porządek chronologiczny. Strona tytułowa musi być podpisana z podaniem daty rozpoczęcia. Tam na stronie tytułowej zapisane są główne dane samej organizacji i jej pełna nazwa.
Po zakończeniu rozliczeń dziennik jest zszywany. Oprawiona księga jest poświadczona podpisami kierownictwa przedsiębiorstwa, głównego księgowego firmy i pieczęcią organizacji, po czym zostaje przekazana do przechowywania do archiwum przedsiębiorstwa.
Kto go wypełnia i próbkę
Odpowiedzialność za prowadzenie listów przewozowych w specjalistycznym dzienniku można przypisać pracownikowi wyznaczonemu na polecenie kierownictwa lub pracownikowi, w którego imieniu odpowiedzialność zawodowa, wskazany w umowa o pracę, zawiera funkcje umożliwiające prowadzenie dokumentacji księgowej w organizacji.
Najczęściej taką pracę wykonuje księgowy, urzędnik personalny lub sekretarz-urzędnik. W przypadku braku osoby utrzymującej takie oświadczenie w przedsiębiorstwie, można zawrzeć umowę z organizacjami zewnętrznymi obsługującymi pojazdy silnikowe, pod warunkiem, że umowa taka będzie zawierała klauzulę o konieczności prowadzenia ewidencji.
Rejestracja listu przewozowego jest procesem pracochłonnym. Wielu kierowców ma problemy, jeśli nie mają specjalnych, zatwierdzonych formularzy. Cierpią na tym także pracodawcy - mogą zapłacić grzywnę w wysokości 100 tysięcy rubli. Aby uniknąć pytań, należy prowadzić nie tylko listy przewozowe, ale także dziennik ich przemieszczania się.
Podajemy prawidłowe formularze i próbki tych dokumentów.
Zasady wypełniania dziennika podróży listów przewozowych
Aby kontrolować przepływ listów przewozowych wydawanych kierowcom organizacji, kierownictwo lub księgowy musi prowadzić specjalny dziennik, w którym będą rejestrowane wszystkie wystawione dokumenty.
Okładkę magazynu należy wypełnić zgodnie z Formularzem nr 8. Zawiera nazwę firmy, kody formularzy oraz daty rozpoczęcia i zakończenia księgowości lub okres, za który składasz raport.
Na okładce nie ma pieczątki. Umieszczany jest na końcu dokumentu, zapinając i potwierdzając wszelkie wpisy.
Po tytule dokumentu należy sporządzić tabelę zawierającą 9 rozdziałów. Nawiasem mówiąc, profesjonalny księgowy wie, że dziennik księgowy można prowadzić w programie 1C: Enterprise. Nie ma konieczności wprowadzania wpisów do bazy. dużo pracy. Ale jest jedno: dziennik trzeba wydrukować, żeby kierowca, dyspozytor i księgowy mogli się podpisać.
Czasopismo może być wydawane na dowolny okres – nie dłuższy niż 1 rok. Jeśli Twoja firma realizuje wystarczającą ilość przesyłek w miesiącu, to lepiej co miesiąc rozpoczynać nowy dziennik. Zamykając dokument należy sprawdzić wszystkie dane z listów przewozowych oraz umieścić pieczątkę i podpis szefa firmy. Jeśli organizacja ma tylko kilka wyjazdów rocznie, monitorowanie można przeprowadzać co roku.
Pobierz formularz strony dziennika podróży w formacie Excel
Wzór formularza listu przewozowego na samochód osobowy - formularz nr 3
Pobierz wzór listu przewozowego na samochód osobowy, formularz nr 3 w formacie Word
List przewozowy na pojazd specjalny - wzór i wzór formularza nr 3 specjalnego
Pobierz wzór listu przewozowego na pojazd specjalny, formularz nr 3, specjalny w formacie Excel
Wzór i wzór listu przewozowego na taksówkę - formularz nr 4
Pobierz formularz listu przewozowego na taksówkę, formularz nr 4 w formacie Word
List przewozowy na samochód ciężarowy - wzór i formularz nr 4 C
Wszystkie organizacje korzystające z pojazdów w swojej działalności mają obowiązek prowadzenia rejestru listów przewozowych. Prawo narzuca specjalne wymagania dotyczące prowadzenia i wypełniania tego dziennika. Więcej szczegółów powiemy Ci w dalszej części naszego artykułu.
Magazyn składa się z kilku części.
Strona tytułowa:
- Nazwa prawna przedsiębiorstwa.
- Dane organizacyjne (OKPO).
- Okres rejestrowania.
Sekcja tabeli z informacjami:
- Numer listu przewozowego i rzeczywista data wystawienia kierowcy.
- Informacje o kierowcy (imię i nazwisko oraz numer personalny).
- Numer garażu samochodu.
- Podpisy osób upoważnionych i Odpowiedzialne osoby(kierowca, dyspozytor, księgowy).
Dziennik rejestracji i wystawienia listów przewozowych posiada tzw. numerację ciągłą i musi być prowadzony w porządku chronologicznym. Po skompletowaniu księgi rachunkowej należy ją zszyć i opatrzyć pieczęcią przedsiębiorstwa oraz podpisem właściciela przedsiębiorstwa.
Zasadniczo w przedsiębiorstwach dziennik księgowy jest wypełniany przez księgowego przy użyciu dokumentacji podstawowej lub innego upoważnionego pracownika organizacji, którego umowa o pracę stanowi. W indywidualnych przypadkach obowiązek utrzymywania i rejestrowania biletów podróżnych jest przenoszony na organizację zewnętrzną (w przypadku outsourcingu księgowości). W takim przypadku strony podpisuje się umowę określającą warunki współpracy, prawa i obowiązki względem siebie. Ustawodawstwo Federacji Rosyjskiej dopuszcza taką opcję. Ponadto możesz przesłać dokument do w formacie elektronicznym.
W przypadku konieczności wprowadzenia korekt w dzienniku podróży należy kierować się przepisami prawa. Poprawki w dzienniku, jak i w innych dokumenty pierwotne, należy dokonać poprzez łatwe skreślenie błędnych danych i dokonanie nowego wpisu z datą i adnotacją, podpisem i pieczęcią.
Próbkę wypełnienia magazynu można pobrać bezpłatnie.
Na poziomie legislacyjnym każda organizacja wykorzystująca pojazdy do prowadzenia działalności gospodarczej lub produkcji ma obowiązek prowadzenia księgi listów przewozowych. Należy je wypełnić zgodnie ze standardem zgodnie z Formularzem nr 8. Dokument ten uważany jest za podstawową dokumentację, która faktycznie potwierdza koszty paliw i smarów, pozwala planować koszty i zmniejszać płatności podatkowe. Ponadto wymagana jest księga rozliczeniowa kierowców.
Każda organizacja posiadająca pojazdy do użytku służbowego musi prowadzić rejestr ruchu wystawionych listów przewozowych. W tym celu przewidziany jest specjalny formularz, który nazywa się „Dziennikiem rejestrowania przemieszczania listów przewozowych”. Na stronie dowiesz się jak powinien wyglądać ten dokument i jak go wypełnić bez błędów.
Organizacje i przedsiębiorcy świadczący usługi transportowe lub po prostu korzystający z samochodów służbowych w swojej pracy mają obowiązek regularnej rejestracji wszystkich wystawionych listów przewozowych w specjalnym dzienniku. Jest to zdefiniowane w artykule 6 Ustawa federalna z dnia 8 listopada 2007 r. nr 259-FZ I zarządzeniem Ministra Transportu z dnia 18 września 2008 r. nr 152. Forma dziennika pokładowego do rejestracji ruchu listów przewozowych została zatwierdzona już dawno temu Uchwała Państwowego Komitetu Statystycznego Federacji Rosyjskiej z dnia 28 listopada 1997 r. N 78. Przez te dwadzieścia lat ani sam Formularz nr 8, ani procedura jego utrzymywania nie uległy zmianie. Choć ustawodawcy już nie raz wprowadzali zmiany w wypełnianiu listów przewozowych, ostatnia z nich miała miejsce na początku 2019 roku. Oprócz formularza nr 8 Państwowa Komisja Statystyczna zatwierdziła kilka innych formularzy przeznaczonych do wystawiania odpowiednich listów przewozowych (dla samochodów ciężarowych i osobowych, a także autobusów). Zostaną one omówione w innym artykule, ale teraz bardziej szczegółowo omówimy podstawowy rodzaj dokumentacji księgowej, mający na celu kontrolę przepływu listów przewozowych wydawanych kierowcom, a także dostarczanie zużytych arkuszy z powrotem do działu księgowości organizacji.
Co to jest dziennik ruchu listów przewozowych?
Stosowanie takiego dokumentu księgowego ma kilka zalet, które sprawiają, że korzystanie z dziennika jest przydatne nawet dla tych firm, które nie mają takiego obowiązku. W szczególności umożliwia kontrolę terminowości i kolejności wydawania bonów oraz szybsze sprawdzanie odpisów paliw i smarów. Standardowy formularz międzybranżowy nr 8 (OKUD 0345008) to zszyte ze sobą arkusze w formie książki, na której wydrukowana jest tabela złożona z dziewięciu kolumn. Każda organizacja może opracować i stosować własną formę tego dokumentu, ponieważ jego forma jest zalecana i obowiązkowa. Opracowanie własnej tabeli pozwoli Ci uporządkować kolumny w dogodnej kolejności, usunąć niepotrzebne dane i dodać odpowiednie. Standardowy formularz określa w szczególności:
- numer listu przewozowego i data jego wystawienia;
- numer personalny kierowcy i jego imię i nazwisko pojazd;
- numer garażu pojazdu (w standardowym formularzu nie jest podany numer stanu rejestracyjnego, ale możesz go uwzględnić w swoim formularzu);
- podpis kierowcy potwierdzający otrzymanie biletu;
- podpis osoby upoważnionej do wystawienia i przyjęcia vouchera (dyspozytora);
- data przyjęcia arkusza i podpis księgowego;
- kolumna na notatki.
Wypełnij dziennik podróży, pobierz forma standardowa które można znaleźć na końcu artykułu, jest to konieczne w zalecany sposób zarządzeniem Ministerstwa Transportu Federacji Rosyjskiej z dnia 18 września 2008 r. nr 152. Procedura ta jest taka sama dla wszystkich użytkowników pojazdu.
Dziennik podróży: wypełnienie próbki
Wypełniając to forma standardowa zazwyczaj nie ma żadnych problemów. Wpisów można dokonywać ręcznie lub wypełniać komputerowo, a na koniec arkusze można wydrukować tak, aby każda upoważniona osoba mogła się podpisać. Wygodniej jest prowadzić dokument w formie odręcznej, jeśli w organizacji jest wiele samochodów, a dyspozytor na bieżąco wystawia i akceptuje vouchery. Strona tytułowa dokumentu jak zwykle musi zawierać nazwę organizacji, jej OKPO i okres, na jaki wydano formularz. Żadnych podpisów i pieczątek Strona tytułowa nie trzeba wchodzić. Strony dokumentu muszą być ponumerowane, a ich numer podany na odwrocie dokumentu. Nie ma potrzeby zszywania i zaklejania formy.
Wewnątrz formularza wystarczy wypełnić wymagane pola. Nie jest wymagane żadne podsumowanie. Przykład wypełnienia standardowego dziennika do wystawiania listów przewozowych wygląda następująco:
Gdy w czasopiśmie skończą się wolne strony i łamy, należy je przechowywać w archiwum organizacji przez co najmniej trzy lata, po czym można je zniszczyć.