Denník príchodov a odchodov zamestnancov (pracovný čas)- slúži na evidenciu príchodu a odchodu zamestnancov. Údaje zapísané v denníku môžu byť podkladom pre vyplnenie Pracovného výkazu.
Príklad vyplnenia hlavnej časti denníka:
Časopis obsahuje ďalšie materiály:
Zákonníka práce Ruská federácia zo dňa 30.12.2001 N 197-FZ
- Oddiel III. Pracovná zmluva Kapitola 13. Ukončenie pracovnej zmluvy (výňatky)
- Oddiel IV. Pracovná doba Kapitola 15. Všeobecné ustanovenia, Kapitola 16. Pracovná doba
- Oddiel VIII. Pracovný rozvrh. Pracovná disciplína. Článok 189. Pracovná disciplína a rozvrh práce
Zamestnávateľ je povinný viesť evidenciu času skutočne odpracoval každý zamestnanec. (Zákonník práce Ruskej federácie, čl. 91)
Pracovný čas- čas, počas ktorého musí zamestnanec v súlade s vnútornými pracovnoprávnymi predpismi a podmienkami pracovnej zmluvy vykonávať pracovné povinnosti, ako aj ďalšie časové obdobia, ktoré v súlade s týmto zákonníkom iné federálne zákony a iné regulačné právne úkony Ruská federácia sa vzťahuje na pracovný čas. Postup pri výpočte normy pracovného času za určité kalendárne obdobia (mesiac, štvrťrok, rok) v závislosti od ustanovenej dĺžky pracovného času v týždni určuje federálny výkonný orgán, ktorý vykonáva funkcie rozvoja verejná politika a právna úprava v oblasti práce. (Zákonník práce Ruskej federácie, článok 91).
Sledovanie času je organizovaná na účely:
- zabezpečenie kontroly nad včasnou dochádzkou pracovníkov a zamestnancov do práce, zisťovanie neskorých a nedostavených osôb;
- monitorovanie prítomnosti personálu na pracoviskách v pracovný čas, ako aj včasný odchod a príchod zamestnancov počas obedňajšej prestávky;
- zaznamenávanie včasného odchodu zamestnancov z práce na konci pracovného dňa;
- účtovanie skutočne odpracovaného času, prestojov, chorôb, dovoleniek a iných foriem využitia pracovného času;
- evidencia absencií.
Podľa čl. 81 odsek 6 Zákonníka práce Ruskej federácie môže zamestnávateľ ukončiť pracovnú zmluvu v prípade, že absencia, teda neprítomnosť na pracovisku bez vážneho dôvodu počas celého pracovného dňa (zmeny), bez ohľadu na jeho trvanie, ako aj v prípade neprítomnosti na pracovisku bez vážneho dôvodu dlhšie ako štyri hodiny v kuse počas pracovného dňa (zmena).
Kto v organizácii by mal sledovať pracovný čas?
Každá konkrétna organizácia sa o tejto otázke rozhoduje sama na základe špecifík svojej činnosti. Povinnosť viesť dochádzkový list môže byť zamestnancovi predpísaná v pracovná zmluva, popis práce alebo mu boli pridelené samostatným príkazom na jeho hlavné činnosti. Za porušenie povinnosti evidovať pracovný čas sú zodpovední vinníci administratívna zodpovednosť, ktorú uložil Federálny inšpektorát práce.
Podľa GOST 31282-2004 kontrolné tesnenie- jedinečné indikačné zariadenie jednorazové, určený na zistenie skutočnosti neoprávneného prístupu.
Skôr ako začnete pracovať s denníkom, musíte ho vyplniť titulná strana a osvedčovací list. Nezabudnite zadať číslo pečate do príslušného riadku; bez neho sa denník nepovažuje za zapečatený.
Užitočné informácie:
Aké sú požiadavky na knihy jázd a ako by mala byť kniha jázd navrhnutá v súlade s týmito požiadavkami, pozrite si naše video.
Spoločnosť Legis Vám s potešením ponúka pohodlný a moderný biometrický systém na evidenciu pracovného času zamestnancov. Používame identifikáciu pomocou čítačky odtlačkov prstov, ktorá nám umožňuje spoľahlivo určiť čas príchodu a odchodu (biočas alebo časová kontrola) každého zamestnanca. Využite ponuku na kúpu takéhoto systému kontroly vstupu (ACS, ACS) za výhodnú cenu a už nebudete musieť manuálne počítať odpracované hodiny.
Elektronický dochádzkový systém to rýchlo a presne urobí za vás. Tento spôsob kontroly vám dá istotu, že platíte mzdy len za skutočne odpracované hodiny. Taktiež biometrické zaznamenávanie pracovného času zamestnancov zníži zaťaženie účtovníctva a v prípade potreby zníži počet pracovníkov a personálu v kanceláriách, predajniach, skladoch a iných zariadeniach.
Vo všeobecnosti sú naše systémy kontroly prístupu odtlačkov prstov „Elektronický časový rozvrh“ ideálne pre každé zariadenie veľké množstvo zamestnancov, vzdialené objekty a komplexnú logiku sledovania času. Tieto zariadenia snímajú odtlačky prstov a identifikujú ich na základe všetkých parametrov aktivovaných v systéme.
NÁŠ SYSTÉM PRE PRÍSTUP K ODTLAČKOVOM PRSTOV NA ROZDIEĽA OD INÝCH BIOMETRICKÝCH OVLÁDAČOV (RFID, Anviz) NA ZÁKLADE OVEROVANIA SKENOM A OPTICKÉHO ODČÍTANIA DOKÁŽE NIELEN POČÍTAŤ PRACOVNÉ HODINY, ALE AJ VYPOČÍTAŤ MZDY NESKORO, VZHĽADOM NAPRÍKLAD NESKORO.
buďte si istí
Ovládanie pomocou biometrických snímačov odtlačkov prstov je spoľahlivé, stabilné a ľahko sa používa. Naše systémy na sledovanie času odtlačkov prstov boli úspešne testované vo veľkých podnikoch (viac ako 1000 zamestnancov) v Moskve, Petrohrade a Krasnodare. Na základe výsledkov tohto experimentu sa ukázalo, že pravdepodobnosť chybnej identifikácie pri použití biometrických čítačiek je menšia ako 0,01 %.
Uložiť
Prax používania biometrických terminálov na sledovanie času našimi klientmi preukázala vďaka objektívnej kontrole úsporu 3%-5% zo mzdy každý mesiac.
Automatizovať
Implementujeme biometrický systém kontroly prístupu pomocou odtlačkov prstov podľa vašich požiadaviek a želaní. Všetky prvky sú kompatibilné s ostatným vybavením, čo znižuje množstvo ručnej práce.
Okrem toho špecialisti synchronizujú prevádzku časových a dochádzkových zariadení pomocou odtlačku prsta s inými informačnými systémami, napríklad 1C.
Naše biometrické systémy riadenia pracovného času pracujú v reálnom čase. Prítomnosť zamestnancov na mieste môžete kedykoľvek kontrolovať. Špecialisti Legis Group môžu tiež nastaviť čas odtlačkov prstov a dochádzkový terminál na odosielanie správ
s akoukoľvek frekvenciou.
Zlepšite kvalitu svojej práce
Automatizované zaznamenávanie pracovného času pomocou odtlačku prsta slúži ako záruka, že na mieste bude vždy potrebný počet zamestnancov. Tento ukazovateľ umožňuje tímu efektívne vykonávať svoju prácu.
Naše jedinečné výhody
Ponúkame komplexnú biometrickú časovú a dochádzkovú službu, nielen vybavenie resp softvér. To znamená, že spoločnosť preberá všetky ťažkosti spojené s implementáciou, údržbou a kontrolou systému.
Máme úspešné skúsenosti s implementáciou nášho systému sledovania pracovného času zamestnancov založeného na odtlačkoch prstov vo veľkých podnikoch s viac ako 100 vzdialenými pobočkami a v priemyselnej výrobe.
Naše biometrické časové a dochádzkové systémy sú vyvinuté vlastným tímom programátorov, a preto je možné ich prispôsobiť individuálnym potrebám každého zákazníka, ktorý zariadenie nakupuje a spravuje.
Ako to funguje
Každý zamestnanec musí predložiť referenčné odtlačky prstov, ktoré budú vložené do databázy interných a/alebo vonkajších biometrických čítačiek. Je potrebné sledovať súlad medzi identitou zamestnanca a jeho odtlačkom prsta. Preto je vhodné, aby takýto postup vykonala na personálnom oddelení alebo na diaľku, ale dôveryhodnou osobou. Zoznam zamestnancov je možné importovať z 1C pomocou bežného USB flash disku alebo pamäťovej karty.
Každé zariadenie je vybavené softvérom a špeciálnym snímačom odtlačkov prstov na zaznamenávanie pracovnej doby (skenery poskytujeme bezplatne, zostávajú však majetkom spoločnosti Legis).
Každý deň po príchode do práce sú zamestnanci identifikovaní pomocou biometrickej čítačky prstov. Pri tomto postupe možno brať do úvahy tieto faktory:
- Na akej pozícii zamestnanec nastupuje Napríklad pokladník môže byť v daný deň skladníkom.
- Pri príchode/odchode sa uskutočnil výstup na prestávku a návrat z prestávky.
- Spĺňa počet zamestnancov na jednotlivých pozíciách personálne limity?
Údaje z biometrického skenera času a dochádzky sa prenášajú do centrálneho uzla. Vďaka tomu je možné v reálnom čase sledovať prítomnosť zamestnancov na pracovisku, personálne obsadenie všetkých pozícií a meškanie. Systém kontroly prístupu pomocou odtlačkov prstov navyše umožňuje nastaviť e-mailové alebo SMS notifikácie zodpovedných osôb o akýchkoľvek núdzových situáciách.
Keď zamestnanec odíde pracovisko Na konci dňa biometrický systém sledovania pracovného času zamestnanca vypočíta, koľko hodín odpracoval a aká platba je za to splatná.
Systém sledovania času odtlačkov prstov umožňuje zodpovedným špecialistom kedykoľvek prezerať správy, ako sú Timesheets a podobné elektronické výpisy.
Na konci mesiaca je výkaz pracovného času vytvorený špeciálnou aplikáciou na základe údajov kontroly pracovného času pomocou odtlačku prsta certifikovaný vedením. Okrem toho tento elektronický dokument automaticky prechádza do účtovného oddelenia (špeciálna aplikácia alebo priamo do 1C).
Kde sa práca začína?
Vedenie rokovaní so zákazníkom
Objasňujeme všetky požiadavky a obchodné pravidlá, pre ktoré sa bude biometrický systém odtlačkov prstov ďalej optimalizovať. najmä hovoríme o o pracovnom postupe na každom zariadení (je možné zadať rôzne pozície, ako sa zohľadňuje meškanie alebo skorý odchod, ako sa zohľadňujú prestávky a pod.), spôsobe výpočtu mzdy (ak to bude náš systém počítať), ako aj nutnosť zostavovať rôzne reporty a posielať notifikácie .
Vytvorenie softvérového produktu
Na základe požiadaviek prijatých od zákazníka tvoria naši špecialisti softvér. Vo vyvinutom systéme na sledovanie pracovného času pomocou odtlačkov prstov sa berú do úvahy iba hlásenia a upozornenia, ktoré zákazníka zaujímajú, a všetky obchodné pravidlá sú zaznamenávané v algoritmoch.
Implementácia systému na testovacích miestach
Spočiatku sa nový biometrický systém zaznamenávania pracovného času implementuje len na niekoľkých testovacích miestach (2 – 4 miesta) počas 1 – 2 mesiacov. Počas tohto obdobia naši špecialisti identifikujú a berú do úvahy všetky body, ktoré mohli pri popisovaní obchodných pravidiel prehliadnuť.
Spustenie systému na všetkých zostávajúcich objektoch
Po úspešnom ukončení testovania je pracovníkmi Legis Group na všetkých ostatných zákazníckych miestach spustený odladený a optimálne nakonfigurovaný systém biometrických čítačiek odtlačkov prstov, ktorých cena je stanovená osobne podľa cenníka.
Výpočet návratnosti
Prax používania našich biometrických systémov zaznamenávania pracovného času v Petrohrade, Moskve, Krasnodare, Moskve a Leningradské regióny, ako aj v Krasnodarský kraj priniesol nasledujúce výsledky:
- Pri 150 objektoch sa v praxi podarilo znížiť dve účtovnícke sadzby.
- Očakáva sa zlepšenie kvality služieb pre vašich zákazníkov.
- Mzdový fond:
Úspora viac ako 1 % zo mzdy (priemer 3 %). Ak je plat jedného zamestnanca 20 000 rubľov, potom budú úspory od 200 rubľov na každého zamestnanca (v priemere 600 rubľov). V tomto prípade pre 1 000 zamestnancov (100 objektov po 10 ľudí) sa úspory budú pohybovať od 200 tisíc rubľov do 600 tisíc rubľov mesačne.
Ďalší spôsob výpočtu
Ak každý zamestnanec mešká každý druhý deň 5-10 minút (veľmi reálna situácia), za mesiac sa ukáže:
22 pracovných dní x 5 minút = 110 minút, rýchlosťou 164 hodín, rýchlosťou 150 rubľov za hodinu:
úspora 275 rubľov mesačne.
Zoberme si plat 20 tisíc rubľov mesačne.
Jedným z najcennejších podnikateľských zdrojov je pracovný čas, za ktorý v konečnom dôsledku dostáva mzdu každý zamestnanec. Prirodzene je nevyhnutné neustále a systematické účtovanie tohto zdroja, ako aj kontrola nad ním a jeho optimalizácia. Zamestnávateľ potrebuje kedykoľvek počas pracovného času nielen preukázať, že zamestnanec je prítomný tam, kde sa to poskytuje (na pracovisku alebo niekde inde), ale aj preukázať, že má priame povinnosti.
Jediným spôsobom, ako zabezpečiť kontrolu pracovného času, bola dlho ručná evidencia – vypĺňanie dochádzkových výkazov. Ide o proces náročný na prácu, ktorý nevylučuje chyby a nepresnosti spôsobené vplyvom „ ľudský faktor a vyžadujúce si následné spracovanie informácií, ktoré je náročné na prácu.
Pokrok prináša viac efektívnymi spôsobmi sledovanie času založené na automatizácii, umožňujúce tento postup kvalitatívne zlepšiť. Líšia sa princípmi aplikácie a rôznymi funkčnými vlastnosťami.
Pozrime sa na najpopulárnejšie automatizované systémy sledovania času (ASURV), ktoré posúdia ich výhody a nevýhody pre zamestnávateľov a zamestnancov.
Aké problémy môže ASURV vyriešiť?
Pomocou produktívnejších účtovných systémov je možné nielen lepšie a efektívnejšie sledovať zamestnanosť personálu a efektivitu jeho práce. V závislosti od pridelených úloh môže automatizácia zvolená manažmentom pomôcť dosiahnuť ciele, ako sú:
- evidencia súladu zamestnania každého konkrétneho zamestnanca s tým, ktorý je ustanovený v organizácii interné predpisy(meškanie, skorý odchod, dlhodobá neprítomnosť počas obedňajšej prestávky alebo „prestávky“ počas pracovnej doby);
- viditeľné posilnenie vnútornej disciplíny medzi zamestnancami;
- seriózna pomoc pri vedení štatistík a príprave záverečných správ;
- rýchlejšie a jednoduchšie plánovanie zamestnania zamestnancov, rozumnejšie rozvrhnutie;
- pomoc pri prijímaní manažérskych rozhodnutí týkajúcich sa dennej rutiny, personálnych otázok, interných pracovnoprávnych predpisov a pod.;
- výraznú finančnú úsporu.
Hlavné princípy účtovných systémov
Automatizácia zaznamenávania pracovného času zahŕňa zaznamenávanie a následnú analýzu množstva významných parametrov, ktoré je možné zvoliť a nastaviť. Najdôležitejšie z nich sú:
- automatické zaznamenávanie času;
- priestorová fixácia;
- informačná efektívnosť (môžete rýchlo sprostredkovať informácie, osobné informácie správnemu zamestnancovi);
- uloženie databázy.
V podstate všetky automatizované riadiace systémy sú navrhnuté tak, aby kontrolovali pohyby zamestnancov počas určitých časových úsekov.
To znamená, že v pamäti systémov je každému zamestnancovi priradený určitý územný priestor, v ktorom sa musí v stanovených časových intervaloch zdržiavať. Systémy zohľadňujú čas vstupu do stanovenej zóny, zotrvanie v nej a výstup z nej a v niektorých automatizovaných riadiacich systémoch zohľadňujú aj osobitosti zamestnania v rámci pracovnej zóny, teda efektívnosť využívania pracovný čas zamestnancami.
Takto môžete získať úplný obraz podľa kritérií stanovených v systéme:
- udržiavanie harmonogramu príchodov a odchodov;
- prevládajúce typy porušení (meškanie, predčasné ukončenie práce, absencia atď.);
- záznam spracovania;
- vytvorenie celkového obrazu podľa oddelení, časových intervalov a konkrétnych zamestnancov.
Rôzne typy ASURV
V závislosti od možností, princípov fungovania a získaných výsledkov možno systémy sledovania času rozdeliť do niekoľkých typov.
Organizácia video sledovania
Najjednoduchší a v niektorých ohľadoch primitívny spôsob ovládania. Spočíva v inštalácii zariadení, ktoré snímajú obraz, niekedy spolu so zvukom, v rôznych priestoroch spoločnosti. Nepochybne sa potvrdila časť jeho účinnosti pre zamestnávateľa, keďže video dohľad:
- ukazuje, čo každý jednotlivý zamestnanec robí v sledovanom okamihu;
- môže obnoviť obraz požadovaného časového obdobia;
- umožňuje sledovať kontakty zamestnancov;
- poskytuje relatívnu bezpečnosť pred krádežou;
- Zariadenie je relatívne lacné a ľahko sa inštaluje a udržiava.
Nevýhody pre manažment sú zrejmé:
- neexistujú žiadne informácie o produktivite zamestnancov (napríklad na obrazovke človek pracuje na počítači, ale nie je možné vidieť, či píše správu alebo je na sociálnych sieťach);
- uvádza sa len všeobecná situácia pracovného dňa;
- ak poznáte umiestnenie zariadenia, je celkom ľahké ho odstrániť z prevádzkového stavu alebo nespadnúť do oblasti pokrytia;
- takmer nemožné použiť pri veľkých davoch ľudí;
- nie príliš vysoká presnosť rozpoznávania.
Zamestnanci sa zvyčajne musia zmieriť s kamerovým dohľadom inštalovaným vedením, jeho výhody môžu nájsť iba pracovníci bezpečnostnej služby. Pre ostatné kategórie „pod pištoľou“ kamier spravidla neprináša potešenie, pokiaľ sa to jednoducho nestane zvykom.
Biometria
Účtovný systém zameraný na biometrické ukazovatele, individuálne pre každého zamestnanca, je založený na princípe identifikácie: zamestnanec vstupujúci do priestoru „pracovnej zóny“ zaznamenáva okamih svojho vstupu a výstupu pomocou nejakého biometrického identifikátora.
V moderných zariadeniach sa najčastejšie používa odtlačok prsta, v zložitejších zariadeniach - sietnica a niekedy sa používa hlasová identifikácia.
Pozitívne body:
- môžete presne určiť čas strávený v „pracovnej zóne“;
- je takmer nemožné nahradiť používateľa;
- Možnosť neoprávneného vstupu do pracovného priestoru je takmer úplne vylúčená.
Nevýhody biometrického systému:
- neschopnosť sledovať efektívnosť zamestnania zamestnanca (zaznamenáva sa iba čas, a nie to, čo zamestnanec robí v „pracovnej zóne“);
- presnosť určenia polohy zamestnanca je obmedzená umiestnením terminálov systému;
- v dôsledku prechodu kontroly musia byť zamestnanci rozptýlení a musia tomu venovať viac času;
- pri veľké množstvá zamestnancov na jednom termináli, proces identifikácie môže byť veľmi oneskorený.
"Kartový" systém
Princíp fungovania je rovnaký ako pri biometrii – identifikácii. Rozdiel je v tom, že identifikátor nie je biologický faktor, ale nejakú vonkajšiu značku, najčastejšie vyhotovenú vo forme karty. Na prechod cez systém je potrebné túto kartu predložiť alebo vložiť do čítačky terminálu.
Výhody sú rovnaké ako pri biometrii, s pripočítaním relatívne nižšej ceny zariadenia.
Nevýhody sú teda tiež podobné: obmedzená kontrolná oblasť, nemožnosť použitia pri veľkých tokoch ľudí, navyše na rozdiel od biometrického ASURV systém „karty“ umožňuje oveľa jednoduchšiu náhradu (kartu možno sfalšovať, ukradnúť alebo preniesť na iná osoba).
Softvérové systémy
V mnohých spoločnostiach sa hlavná práca zamestnancov odohráva pri počítači, ktorý je sám o sebe „účtovným strojom“. Zaznamenáva čas zapnutia a vypnutia a tiež ukladá „históriu“ používateľa do pamäte. Tieto funkcie je možné využiť pri zaznamenávaní pracovného času zamestnancov kancelárie.
Zamestnávateľské „bonusy“ takéhoto automatizovaného kontrolného systému spočívajú okrem všeobecných (s prihliadnutím na časové intervaly zamestnania) v schopnosti jasne sledovať využitie pracovného času, teda určiť, aké zdroje boli použité. každým konkrétnym používateľom a počas akej doby sa to stalo.
Okrem toho je to najlacnejší systém zo všetkých automatizovaných systémov, pretože nevyžaduje ďalšie vybavenie. A náklady vznikajú len na interpretáciu údajov.
Nevýhody tohto systému:
- obmedzený rozsah;
- neplatí pre mobilný personál;
- je ľahké nahradiť používateľa;
- Ak máte príslušné zručnosti a schopnosti, tieto systémy môžu byť sfalšované.
Systémy, ktoré sledujú polohu v reálnom čase
Takéto automatizované riadiace systémy nie sú založené na zaznamenávaní vstupu a výstupu zamestnanca do pracovného priestoru, ale na určovaní jeho polohy v danom čase.
Takéto systémy sa spravidla používajú na kontrolu pracovného času mobilných pracovníkov, ktorých funkčné povinnosti zahŕňajú neustály pohyb, napríklad vodiči, špeditéri, kuriéri. Ale rovnakým spôsobom môžete kontrolovať zamestnancov v akejkoľvek oblasti.
Sledovanie polohy sa vykonáva pomocou zariadenia, napríklad GPS, ktoré môže byť inštalované na samotnom pracovisku (ako napríklad na palube pracovného auta) alebo vo forme sledovača, ktorý má sledovaný zamestnanec vždy so sebou.
Pozitívne aspekty takéhoto ASURV:
- umožňuje čo najpresnejšie analyzovať vzťah medzi časovým a priestorovým pohybom personálu;
- možno kombinovať s video monitorovacím systémom;
- riadiace údaje sa jednoducho ukladajú a zaznamenávajú;
- vysoká presnosť polohy;
- pracuje s veľkou ľudskou populáciou;
- pri práci neodvádza pozornosť zamestnancov od ich bezprostredných povinností.
Ťažkosti spojené s týmito systémami:
- pomerne drahé vybavenie;
- potreba neustálej údržby;
- V prípade poruchy zariadenia nie je vždy možné ho promptne vymeniť a stratené dáta nie je možné obnoviť.
Výber jedného alebo druhého automatizovaného riadiaceho systému by mal byť určený špecifickými cieľmi a problémami podnikateľa, jeho finančnými a technologickými možnosťami a povahou práce vykonávanej personálom.
Záznam času zamestnancov je žiadaný vo väčšine podnikov, ktoré majú najatých zamestnancov. Tento dokument nie je povinný, ale jeho prítomnosť vám umožňuje vyriešiť mnohé problémy a zabrániť vzniku situácií, ktoré sú pre obe strany v pracovnom vzťahu nepríjemné.
SÚBORY
Prečo potrebujete dokument?
Skôr než odpovieme na túto otázku, zastavme sa podrobnejšie pri samotnom koncepte „pracovného času“. Ako viete, štandardný pracovný týždeň trvá 40 hodín – 8 hodín denne. Počas tohto obdobia musí zamestnanec vykonávať pracovné funkcie, ktoré mu zamestnávateľ pridelil, plne v súlade s pracovnou (alebo kolektívnou) zmluvou a predpismi prijatými v podniku.
Mzda sa vypočítava na základe odpracovaných hodín. Všetky hodiny, ktoré zamestnanec strávil v práci nad rámec tejto zákonom stanovenej normy, sú platené dvojnásobnou sadzbou. Ak však zamestnanec nepracuje dostatok času, vedenie má právo uplatniť voči nemu určité sankcie.
Na vyriešenie problémov súvisiacich so zisťovaním skutočne odpracovaných hodín sa vypracúva denník pracovného času.
Informácie do denníka sa zapisujú za každého zamestnanca organizácie samostatne.
Dokument je teda potrebný pre obe strany pracovného vzťahu, pretože vykonáva niekoľko funkcií naraz:
- Rieši problém sledovania času, ktorý každý zamestnanec podniku strávi na svojom pracovisku.
- Slúži ako základ pre výpočet miezd (najmä ak organizácia akceptuje hodinovú mzdu).
- Je to pomôcka manažmentu vo veci organizovania disciplíny v podniku.
Niekedy sa dokument môže stať opodstatneným dôvodom na uloženie disciplinárnej sankcie zamestnancovi, ktorý porušil pracovný poriadok.
Ako počítať pracovný čas
Existuje niekoľko spôsobov zaznamenávania pracovného času:
- Štandardné denne- používa sa, ak zamestnanci prichádzajú do práce a zároveň z nej odchádzajú.
- O týždenne V účtovníctve stráca denný parameter význam, keďže zamestnanci nie sú povinní „odsedieť“ hodiny, ale musia počas týždňa spĺňať určitý štandard práce vrátane času (napríklad v jeden deň zamestnanec odpracuje šesť hodín, napr. ďalší – desať).
- Zhrnuté Metóda je optimálna vo výrobe alebo s flexibilným pracovným harmonogramom. Údaje sa tu zvyčajne zaznamenávajú na základe výsledkov za mesiac, ale niekedy sú zahrnuté aj dlhšie obdobia (maximálne jeden rok).
Ako na denník
Časopis je možné viesť v elektronickej a papierovej forme.
Elektronické žurnálovanie je možné v rôznych formátoch v závislosti od toho, aký softvér zamestnávateľ používa. Existujú rozpočtové formuláre, v ktorých sa takmer všetky akcie vykonávajú manuálne, a existujú zložitejšie, „pokročilejšie“, plne automatizované systémy, ktoré prenášajú informácie priamo do účtovných programov (prístup k takémuto softvéru sa zvyčajne vyskytuje iba vtedy, ak má zamestnanec kľúč) .
každopádne, elektronickej forme dokument je pohodlný, pretože umožňuje šetriť čas, námahu a umožňuje jednoducho kontrolovať pracovný čas zamestnancov na základe ukazovateľov, ako sú neoprávnené absencie, nadčasy, práceneschopnosť atď.
Ak je časopis vedený v papierovej forme, potom musia byť všetky jeho listy očíslované, spojené dohromady pomocou „tvrdej“ nite (nie je možné použiť zošívačku), potom musí byť počet listov označený na poslednej strane, opečiatkovaný (za predpokladu, že pečať sa používa pri práci organizácie) a podpíše zamestnanec zodpovedný za vedenie denníka. V budúcnosti by ste mali podpísať každú dokončenú stranu dokumentu.
Denník zvyčajne vedie personalista alebo účtovník. V závislosti od toho sa určí miesto uloženia dokumentu počas doby jeho platnosti.
Zodpovedný zamestnanec je zodpovedný nielen za presnosť informácií zapísaných do denníka, ale aj za ich včasné a úplné odovzdanie odborníkom na mzdy, ako aj za vykonanie všetkých ďalších potrebných úkonov.
Vzorový denník času zamestnanca
Ak potrebujete vytvoriť denník pracovného času zamestnanca, použite tipy nižšie a pozrite si vzorový dokument.
Časopis nemá jednotný dizajnový štandard. To znamená, že zástupcovia každej organizácie ho môžu vytvárať v akejkoľvek forme alebo podľa šablóny vyvinutej v rámci spoločnosti a schválenej vedením, ako aj odborovým orgánom (ak taký existuje).
Rovnako ako dizajn časopisu, jeho štruktúra a text sú úplne ponechané na zamestnancov podniku.
- Meno spoločnosti;
- dátum otvorenia denníka a dátum ukončenia (zadáva sa po uzavretí dokladu);
- uviesť zamestnanca zodpovedného za jeho údržbu;
- ak má organizácia zoznam prípadov, potom musíte poskytnúť prepojenie na index denníka v súlade s týmto účtovným dokladom.
Hlavná časť časopisu je najlepšie prezentovaná vo forme tabuľky, do ktorej je potrebné zadať nasledujúce údaje:
- poradové číslo zamestnanca, jeho celé meno a funkciu;
- dátum, čas príchodu a odchodu, ako aj informácie o meškaní (presný počet v minútach a hodinách);
- informácie o absencii - áno/nie;
- množstvo celkového odpracovaného času (mínus absencie v osobných záležitostiach);
- podpis zamestnanca.
V prípade potreby je možné tabuľku doplniť o ďalšie údaje (napríklad o tom, prečo zamestnanec opustil pracovisko počas dňa).
Ako dlho a ako uchovávať dokument
Časový denník nie je možné ihneď po dokončení vyhodiť ani zlikvidovať. Musí sa uchovávať buď po dobu ustanovenú zákonom, alebo po dobu stanovenú v účtovná politika spoločnosti (ale nie menej ako päť rokov). Až po uplynutí tejto doby môže byť denník zničený v súlade s postupom stanoveným pre obchodnú evidenciu.
Sledovanie pracovného času je možné len vtedy, ak si zorganizujete presné záznamy o príchodoch a odchodoch zamestnancov. Takáto kontrola môže byť organizovaná pomocou denníkov, kariet alebo odtlačkov prstov.
Pri odchode a príchode musí zamestnanec predložiť svoj preukaz na čítacie zariadenie, ktoré zaznamená čas a meno zamestnanca. Takýto účtovný systém vám umožní evidovať všetky pohyby zamestnancov, absencie, meškanie a predčasné odchody.
V automatizovaných účtovných systémoch môžete zaznamenávať práceneschopnosť a neprítomnosť a potom prijímať údaje s ľubovoľnou hĺbkou vzorkovania: za mesiac, za rok alebo za ľubovoľné obdobie.
Papierové denníky alebo kartové systémy vám umožňujú sledovať príchody a záznamy o zamestnancoch, no nedokážu potvrdiť, že práve táto osoba prešla kontrolným bodom. Karty sa dajú prenášať, zamestnanci si môžu označiť viacero kariet naraz a sfalšovanie podpisu nie je vôbec problém. Biometrické systémy túto nevýhodu nemajú.
Stačí priložiť prst na skener a v databáze sa objaví záznam s tým, že zamestnanec bol označený. Zároveň je spoľahlivo známe, že ide práve o zamestnanca, ktorý sa prihlásil. Odtlačok prsta sa predsa nedá preniesť ani označiť za inú osobu.
Evidencia príchodu a odchodu zamestnancov
Podľa automatizovaného systému môže účtovník (časovník alebo účtovník) vypočítať mzdy a zohľadniť odpracované hodiny alebo zmeny. V tomto prípade je možné použiť tak zostavy vložené do systému, ako aj generovať ďalšie na základe údajov systému.
Prítomnosť úplného účtovania príchodov a odchodov zo strany manažmentu pomôže udržať disciplínu v organizácii na správnej úrovni, čo následne priamo ovplyvňuje ekonomickú zložku činnosti. Pomocou automatizovaného účtovania príjmov má manažment možnosť rýchlo ovplyvňovať zamestnancov pri minimálnom množstve času.
Ponúkame jednoduchý, bezúdržbový časový a dochádzkový systém odtlačkov prstov. Náš systém vám pomôže v čo najkratšom čase začať brať do úvahy všetky meškania a neprítomnosti a nemíňať ďalšie peniaze na inštaláciu a údržbu.