Kako pravilno pisati črke v organizaciji. Registracija podrobnosti "Naslovnik"

Pravila pisanja pisem so ostala neomajna, kljub temu, da se je življenje spremenilo. Nihče več ne piše črk na papir z rokami. Nadomestili so jih SMS, elektronska pošta in hitri messengerji. Zato so pisma postala krajša in bolj jedrnata. Hkrati epistolarni žanr ni nikamor izginil. Vsak od nas se mora spomniti in upoštevati etične standarde, da občutki dosežejo prejemnika.

Naloga je še bolj zapletena zaradi dejstva, da morate v besedilu prenesti bistvo svoje zahteve, ko komunicirate s poslovnim partnerjem, ko se prijavljate na delovno mesto, ko poskušate stranko prepričati, da kupi drag izdelek - v z eno besedo v poslovnem okolju.

Ta članek shranite med svoje zaznamke in ga uporabite kot goljufijo, preden napišete vsako črko - ne bo vam žal!

In zdaj po vrsti.

Pravila za pisanje pisem:

Odgovoriti morate na vsa prejeta e-poštna sporočila.
Odgovora na pismo ne bi smeli napisati takoj: dobro morate premisliti, vendar s pismom ne smete preveč odlašati: tvegate, da boste pokvarili odnos z naslovnikom.
Če odgovorite prejemniku, mu pošljite razglednico, da bo vedel, da je bilo njegovo pismo uspešno dostavljeno.
Osebno korespondenco je treba hraniti na mestu, ki je nedostopno drugim.
Tudi osebno pismo mora biti kompozicijsko strukturirano.
Preden pismo zapakirate v ovojnico, ga morate natančno pregledati.
Pismo morate napisati, ko ste dobre volje. Nesprejemljivo je pošiljanje pisem, ki vsebujejo jezne izjave ali ironične namige.
Pisanje anonimnih pisem je nespodobno.
Če morate k pismu dati kakšno abstraktno pripombo ali dodatek, pred njim postavite oznako PS (post skriptum). Na koncu tega dodatka morate vključiti svoje začetnice.
Ročno napisano pismo mora biti napisano s čitljivo pisavo, da prejemnika ne vznemiri ali razjezi.
Osebna pisma naj pišejo, ko ste sami.
Branje pisem drugih ljudi brez dovoljenja je nesprejemljivo.
Nesprejemljivo je odpreti ovojnico s pismom, ki ni naslovljeno na vas.

Vrste črk

I. Razglednica

Če želite kaj napisati, to zapakirajte v kuverto. Ko pošiljate razglednice na več naslovov hkrati, morate paziti, da je besedilo za vse drugačno.

II. Zahvalno pismo

Obstaja zahvalno pismo, da lahko... pisanje zahvaliti se osebi za pomoč, ki jo je zagotovil, izraziti svojo hvaležnost. Dolžina zahvalnega pisma je precej majhna.

III. Opomin pismo

Opomin služi kot opomnik na neizpolnjeno obveznost, pozabljen dolg ipd. Napisano je na najbolj vljuden možni način. Pismo z opominom mora biti zapečateno, da ne bi prejemnika nehote spravili v neprijeten položaj pred drugimi ljudmi.

IV. Pismo opravičila

Pišejo, če se resnično zavedajo svoje krivde in se pokesajo za storjeno. Napisano mora biti iz srca, vljudno in taktno.

V. Sožalno pismo.

Sožalno pismo se napiše takoj po prejemu žalostne novice. Če ga niste uspeli poslati pravočasno, ga sploh ne pošiljajte: ljudi ne bi smeli znova spominjati na njihovo žalost. Sožalno pismo naj bo kratko. Napisano mora biti iz srca, brez uporabe lepih citatov, brez vseh vrst pretencioznosti. Žalno pismo je napisano ročno na navaden papir. K tej vrsti pisma ne smete priložiti razglednice.

Obstajajo različni žanri: življenjepis, pritožbeno pismo, pismo s prošnjo za informacije itd.

Shema pisanja prošnje za delo:

Uradna pritožba.
Pojasnilo razloga, zakaj pišete pismo.
Navedba vira informacij o prostem delovnem mestu.
Ali lahko razložite, zakaj vas predlagana zaposlitev zanima?
Potem morate dati Kratek opis svojo obstoječo izobrazbo in delovne izkušnje.
Lahko opišete svoje individualne lastnosti, ki najbolje izpolnjujejo zahteve za kandidata za predlagano delovno mesto.
Nato navedite, da prilagate svoj življenjepis, in izrazite pripravljenost, da po potrebi zagotovite dodatne informacije.
Na koncu morate navesti polno ime in datum pisanja uradnega pisma. Uporabite svoj osebni podpis.

Valentina
Reprodukcija člankov brez povezave do spletnega mesta je prepovedana!

Pridi nazaj

Ne glede na namen poslovnih pisem so napisana za doseganje želenega poslovnega cilja. Vsak zaposleni v organizaciji nima ustreznih kompetenc na področju poslovne korespondence, z nespretnim pristopom obstaja tveganje, da z enim pismom popolnoma uničite ugled podjetja. Če pa uporabljate storitev pisanja pisem naše agencije, bo prejemnik zagotovo zainteresiran za sodelovanje z vami.

Namen poslovnih pisem

Poslovna pisma ne izgubijo pomena pri reševanju delovnih vprašanj in tržnih nalog. Informacije, posredovane v pisni obliki, so priročne, ker se lahko vedno vrnete nanje ali se pritožite pri reševanju spornih vprašanj. Pisno besedilo vam omogoča, da svoje misli oblikujete bolj jedrnato in jasno kot ustna komunikacija. Poleg tega je z nekaterimi prejemniki mogoče stopiti v stik le s pošiljanjem poslovnega pisma. In višji kot je status tega naslovnika, bolj profesionalno mora biti besedilo sestavljeno. Vrste poslovna pisma tako raznolika kot sfera poslovnih odnosov. Poslovna korespondenca je lahko komercialna (želja po sklenitvi posla, zahtevek do stranke) in nekomercialna (pismo hvaležnosti, informacije, garancijsko pismo, prošnje, vabila, opomini itd.) Glede na funkcionalnost ločijo pobudna in odzivna pisma ter sporočila, ki ne zahtevajo odgovora.

Kako pravilno napisati poslovna pisma.

Značilnosti strukture in besedila poslovnega pisma

Poslovna pisma imajo jasno sestavo:

V uvodu je naveden namen in razlog pisma ter podana povezava do dokumenta, ki je služil kot izhodišče za to sporočilo;

V osrednjem delu je opisano stanje, podana je analiza stanja in argumentacija.

Narava dokazov je odvisna od smeri pisma: na primer prepričati, da pridete na konferenco, da investirate v projekt, da kupite izdelek;

Na koncu se naredi sklep na podlagi zgoraj navedenega: ponudba, zahteva, zavrnitev, želja itd.

Pred besedilom pisma je vedno postavljen vljuden nagovor naslovniku (na primer "Dragi Sergej Mihajlovič!") In tudi na začetku ali koncu besedila je formula vljudnosti, sestavljena po kanonih. poslovne korespondence. Formule vljudnosti se običajno začnejo takole: "Izražam svojo hvaležnost za zagotovljeno pomoč ... / hvaležnost za povabilo ... / upam na plodno sodelovanje ...". Pri pisanju te vrste pisma se upošteva poslovni slog. Njegove značilnosti: jedrnatost, jasnost, nedvoumnost, uporaba izrazov, nevtralen ton, standardiziranost.

Težave pri pisanju poslovnih pisem

Dobro se seznanite z naslovnikom in informacijami, ki jih že ima o vašem vprašanju;

Poznavanje pravil ruskega jezika in značilnosti poslovnega sloga: jezikovne formule, pravila za sestavljanje stavkov itd.;

Pravilna in ustrezna uporaba terminologije;

Pravilnost pri naslavljanju naslovnika.

Kako pravilno napisati poslovna pisma.

Slovarji in vzorci pisanja poslovnih pisem vam lahko pomagajo pri obvladovanju te naloge sami. Če pa ni dovolj usposobljenega zaposlenega ali časa za pripravo na pisanje poslovnih pisem, lahko to storitev zagotovi profesionalna agencija. Strokovnjaki komunikacijske agencije Comagency vam bodo pomagali razviti pisemsko glavo podjetja, zbrati potrebne dokumente za prepričljivo argumentacijo, napisati kompetentno in predstavljivo poslovno pismo ter s tem izboljšati podobo vaše organizacije.

Kako se naučiti pisati poslovna pisma

Oglejte si spodnji videoposnetek, ki enostavno in preprosto razloži, kako se naučiti pisati poslovna pisma, ter nudi jasna in razumljiva priporočila in prakse za usposabljanje:

Kaj nameravate v letu 2017 oddati zunanjim izvajalcem?

Servisno pismo je posplošeno ime za dokumente različnih vsebin, ki služijo kot sredstvo komunikacije z institucijami in posamezniki, poročajo o čem, obveščajo o čem.

Poslovna pisma so sestavljena za obveščanje dopisnika, mu sporočanje informacij, ki so lahko zanj izjemno pomembne, pisma so napisana za pridobitev potrebnih informacij, za vzpostavitev stika, vzpostavitev poslovnih povezav, tako da bo v prihodnosti možnost izvajanja skupnih aktivnosti, sklepanja poslov itd. Poslovno pismo je sredstvo hitre izmenjave informacij pri izvajanju skupnih dejavnosti. Pismo se lahko uporablja kot potrditev ustnih dogovorov, kot garancija za prevzete obveznosti, kot zahteva za izpolnitev prevzetih pogojev, kot opomin. Poleg tega je v vsakem od teh primerov poslovno pismo vedno način predstavitve podjetja. Tako kot prvi vtis o človeku dolgo časa določa odnos do njega, lahko oblika pisma, ovojnice, oblikovanje pisma in na koncu besedilo ugodno ali neugodno vpliva na prejemnika. pismo. Če torej želite, da je ta vpliv ugoden, mora biti poslovno pismo v vseh pogledih brezhibno.

Poslovno pismo ne sme biti dolgo. V poslovnih odnosih je vsaka minuta dragocena, zato morate svoje misli izraziti jedrnato, preprosto in jasno. Pismo mora vsebovati le informacije, ki so neposredno pomembne za primer. Pismo mora biti napisano logično, jasno in razumljivo. V poslovnem pismu je treba uporabljati kompleksen jezik, kompleksne pojme, poslovno pismo pa ne sme biti suhoparno, naslovnika mora zanimati. Hkrati pa to ne pomeni, da mora biti pismo čustveno, še manj ekspresivno. Tudi če je sama situacija precej napeta in povzroča resne strahove ali skrbi, je treba v pismu zadržati čustva, ton pisma pa mora biti navzven miren in nevtralen. Poleg tega domačnost v pismu ni dovoljena. Pogovorni način komunikacije, neformalen slog - ni za poslovno pisanje.

Za poslovna pisma veljajo naslednje zahteve:

− poslovno pismo je sestavljeno na posebnem obrazcu - dopisni obrazec (za druge vrste korespondence se lahko uporabljajo tudi posebni obrazci: telegramski obrazci, telefaksni obrazci, telefonski obrazci);

- oblikovanje poslovnega pisma mora biti v skladu z GOST R 6.30-2003;"

- poslovno pismo podpiše vodja organizacije ali njegov namestnik ali drug uradnik v skladu z razdelitvijo odgovornosti med vodstvom, sprejetim v organizaciji;

− pismo mora biti posvečeno enemu vprašanju, v pismu je mogoče obravnavati več vprašanj le, če so ta vprašanja med seboj povezana in se o njih odloča eno;

− pismo naj ne bo veliko po obsegu (večina pisem - do ene strani besedila, le v izjemnih primerih, ki zahtevajo natančen opis in analizo, lahko pismo vsebuje več kot eno stran besedila);

− na pobudo je treba odgovoriti (prošnja, povpraševanje, zahteva ipd.);

− poslovno pismo mora biti napisano pravilno, natančno, brez popravkov;

− poslovno pismo mora vsebovati objektivne informacije o predstavljenih dogodkih in dejstvih ter po potrebi vsebovati pojasnila in dodatna gradiva.

Računalniška tehnologija se uporablja za pripravo in oblikovanje poslovnih pisem. Uradna narava poslovne korespondence in etika poslovnega komuniciranja zahtevata Visoka kvaliteta pri izdelavi dokumentov na tiskalnih napravah je treba upoštevati naslednje:

− enoten slog oblikovanja dokumentov;

− uveljavljene velikosti storitvenih področij;

− pravilna lokacija naslovnika, podpis, datum, matična številka in drugi podatki;

− enake zamike odstavka, če se odstavek začne z rdečo črto;

− jasni, jasni odtisi znakov;

− ravna vrsta črt, črk;

− enaki presledki med znaki, črkami in številkami.

Priprava dokumentov, ki se prenašajo po telekomunikacijskih kanalih, ima svoje značilnosti in vključuje:

− prisotnost glav storitev;

− omejitev količine sporočila;

− uporaba ustaljenega omejenega nabora okrajšav;

− registracijo v skladu s pravili, ki jih določijo organi za komunikacije.

Iz vsega prej povedanega izhaja, da sestavljanje besedila in oblikovanje pisma zahteva ustvarjalen odnos. Vsak strokovnjak ne sme biti le kompetenten na svojem področju dejavnosti, temveč mora biti tudi pismen, obvladati veščino oblikovanja misli in njihovega formaliziranja v okviru zahtev veljavnih regulativnih dokumentov. Teoretična načela, ne glede na to, kako celovito so predstavljena, zahtevajo, da se za njihovo asimilacijo in praktično uporabo pokažejo modeli, vzorci in primeri njihove specifične izvedbe.

Spretnosti dopisovanja se praviloma razvijejo z izkušnjami, zato mora pisec pisem skrbno preučiti prejšnjo korespondenco organizacije, uporabiti pisma, ki so jih predhodno sestavili strokovnjaki, kot vzorce, preučiti pravila dopisovanja, analizirati značilnosti sestavljanja besedil pisem na temo organizacije, ob upoštevanju njenih ciljev, ciljev, posebnosti dejavnosti. Pomembno vlogo ima človekova splošna kultura, njegovo znanje, veščine in razgledanost, zato je zelo pomembno nenehno delati na sebi, izboljševati splošno kulturo, vključno s kulturo poslovne komunikacije in kulturo govora.

Priprava pisma vključuje naslednje faze:

Preučevanje bistva vprašanja;

Zbiranje potrebnih informacij, tudi iz prejšnje korespondence;

Priprava osnutka pisma;

Odobritev projekta (če je potrebno);

Podpis upravitelja.

Osnutke pisem pripravijo izvajalci v imenu vodje podjetja.

Poslovna pisma so sestavljena na pisemskih glavah v skladu z GOST R 6.30-2003, praviloma s kotno postavitvijo stalnih podrobnosti ("žig"). Obrazci z vzdolžno razporeditvijo trajnih podrobnosti za pisma se uporabljajo manj pogosto, predvsem s strani organov in višjih organizacij. Uporabljata se formata A4 in A5. Format A5 se uporablja, če pismo ne presega 7-8 vrstic.

Prva stran pisma je natisnjena na pisemski glavi, ostalo - na praznih listih papirja A4.

Dopis mora biti pripravljen v najmanj dveh izvodih.

Prva kopija je sestavljena na dopisnem pismu in poslana naslovniku, druga (imenuje se kopija) je natisnjena na prazen list papirja in vložena kot dokazilo o opravljenem delu.

Pri pripravi poslovnih pisem se uporabljajo naslednje podrobnosti:

− državni grb Ruske federacije;

- grb sestavnega subjekta Ruske federacije;

− znak organizacije ali blagovna znamka (storitvena znamka);

− šifra organizacije;

− glavno državno registrsko številko (OGRN) pravna oseba;

− identifikacijsko številko davčni zavezanec / šifra razloga za registracijo (TIN/KPP);

− kodo obrazca dokumenta;

− ime organizacije;

− referenčne informacije o organizaciji;

− datum dokumenta;

− registrsko številko listine;

− naslovnik;

− ločljivost;

− naslov besedila;

− kontrolni znak;

− besedilo dokumenta;

− oznaka o prisotnosti aplikacije;

− podpis;

− odobritev vizumskega dokumenta;

− odtis plombe;

− opomba o izvajalcu;

− zaznamek o izvedbi listine in oddaji v spis;

− zaznamek o prejemu dokumenta s strani organizacije;

− identifikator elektronska kopija dokument.

Naštete podrobnosti lahko razdelimo v tri skupine:

− podrobnosti obrazca pisma: državni grb Ruske federacije; grb sestavnega subjekta Ruske federacije; emblem organizacije ali blagovna znamka (storitvena znamka); koda organizacije; glavna državna registrska številka (OGRN) pravne osebe; identifikacijska številka zavezanca/šifra razloga za registracijo (TIN/KPP); šifra obrazca dokumenta; ime podjetja; referenčne informacije o organizaciji;

− podrobnosti, uporabljene pri sestavi poslovnega pisma: sklic na registrsko številko in datum dokumenta; destinacija; naslov besedila; besedilo; označite prisotnost aplikacije; podpis; odobritev vizumskega dokumenta; tesnilo; oznaka o izvajalcu;

− podrobnosti, ki se uporabljajo pri delu s poslovnimi dopisi in so potrebne za organizacijo dokumentnega toka, izvedbo dopisov, sistematizacijo dopisov in organizacijo njihovega shranjevanja: datum dokumenta; registrska številka dokumenta; resolucija; naslov besedila; kontrolna oznaka; zaznamek o izvedbi dokumenta in pošiljanju v spis; obvestilo o prejemu dokumenta s strani organizacije; ID elektronske kopije dokumenta.

Besedilo pisma je najpogosteje sestavljeno iz uvodnega in glavnega dela. V uvodnem delu so navedeni razlogi za sestavo pisma, skupaj s sklicevanjem na dejstva, datume in dokumente. Glavni del pisma navaja njegov glavni namen (ponudba, zavrnitev, zahteva, garancija itd.).

Besedilo pisma je napisano v prvi osebi množine: "sprašujemo ..., pošiljamo ..." ali tretji osebi ednine - "podjetje meni ..., organizacija je menila ...".

Če je pismo napisano na uradnem dopisnem pismu vodje organizacije, potem je besedilo praviloma napisano v prvi osebi ednine: "Ponujam ..., prosim ...".

Besedilo pisma se lahko začne s pritožbo.

Ta majhen del besedila je izjemno pomemben za komunikacijske namene. Pravilno izbrano sporočilo ne le pritegne pozornost naslovnika, ampak tudi nastavi pravi ton korespondence ter pomaga vzpostaviti in vzdrževati poslovne odnose. Pomembnost pritožbe določi avtor pisma, pritožba vam omogoča, da zagotovite poslušalca. Posebno pozornost si zasluži ločilo za naslovom. Vejica za nagovorom daje pismu ležeren značaj, klicaj pa poudarja pomembnost in uradni značaj. Priziv je natisnjen na sredini.

Dragi Mihail Petrovič!

Gospa Petrova!

Spoštovani gospod Smirnov!

Gospod predsednik!

Spoštovani kolegi!

Pismo je običajno sestavljeno po naslednji shemi: uvod, glavni del, zaključek.

»V skladu z Odlokom Vlade Ruske federacije z dne 27. junija 2003 št. 620 »O odobritvi vzorčnih predpisov ...«.

Glavni del vsebuje opis dogodka, trenutne situacije, njihovo analizo in podane dokaze.

Zaključek pisma predstavlja zaključke v obliki prošenj, predlogov, mnenj, zavrnitev, opominov.

Pisma naj uporabljajo samo uradno sprejete okrajšave, oznake in izraze. Imena ustanov, organizacij in položajev, nazivi, merske enote, zemljepisna imena drugi pa morajo natančno ustrezati uradnim imenom.

Končni del besedila se lahko konča s pričakovanjem izpolnitve prošnje, pa tudi z vljudnostno formulo:

Pismo lahko vsebuje le en zaključni del.

Opomba o prisotnosti priponk je natisnjena dva intervala pod besedilom pisma od leve meje besedilnega polja, če pismo vsebuje prilogo.

Podpis je od besedila ločen s tremi vrsticami.

Vizumi za odobritev se izdajo na kopiji pisma, ki ostane v datoteki. Vizumi se nahajajo na dnu pisma.

Zaznamek izvršitelja se natisne na sprednji ali zadnji strani zadnjega lista dokumenta na levi strani dokumenta.

Datum pisma je datum njegovega podpisa.

Pisma podpisujejo uradniki v skladu z razdelitvijo odgovornosti in dodelitvijo pravice do podpisovanja dokumentov v pravilniku o strukturnih enotah in opisu delovnih mest.

Pred atributom »podpis« je lahko tudi formula vljudnosti, ki je izpisana iz odstavka in ločena od položaja z vejico, npr.

Formula vljudnosti bi lahko izgledala takole:

S spoštovanjem, …

Najboljše želje, …

Z iskreno hvaležnostjo,...

S spoštovanjem, …

Pečat potrjuje verodostojnost podpisa uradne osebe na listinah, ki potrjujejo pravice oseb, evidentirajo dejstva v zvezi s finančnimi, materialnimi sredstvi itd. Pečat potrjuje pisma, ki vsebujejo obveznosti (garancijska pisma), potrjujejo dejstva, dogodke, pisma o finančnih vsebino.

Odtis pečata na dokumentu lahko vključuje del naziva delovnega mesta, ne pa tudi podpisa uradnika. Odtis pritrjenega pečata mora biti jasno berljiv.

Postavitev poslovnega pisma je prikazana na sl. 7.

Če je besedilo pisma sestavljeno iz dveh ali več odstavkov, se pismo začne s 5. črko (od robne vrstice). Besedilo brez odstavkov je mogoče natisniti neposredno z levega roba.

Besedilo pisma naj vsebuje tri strukturne elemente: uvodni del, v katerem je naveden razlog za pisanje pisma; dokazni del; zadnji del, v katerem je navedena zahteva, soglasje, zavrnitev ipd.

Možen je obraten vrstni red strukturiranja pisma: zadnji del je podan pred dokaznim delom. Ta postopek je značilen za pisma višjih organizacij.

Priloga: na ... listu, v ... izvodu.

Naziv delovnega mesta

glavo (podpis) IN O.

Naziv delovnega mesta

(podpis) I. O. Priimek

00.00.0000

Izvajalec (I.O. Priimek)

Telefon (000 00 00)

ID elektronske kopije dokumenta

Slika 7. Postavitev poslovnega pisma

Datum objave: 2014-10-19; Prebrano: 6692 | Kršitev avtorskih pravic strani

Studopedia.org - Studopedia.Org - 2014-2018 (0,008 s)…

Načrt pisanja

1. V prvem uvodnem stavku sporočite namen vašega pisma, ki predstavlja vaše podjetje, izdelek, storitve.

Pišem vam, da vam predstavim naše podjetje.

Zelo sem vesel, da lahko predstavim naše podjetje.

Z veseljem predstavljam naše podjetje.

Po našem telefonskem pogovoru vam z veseljem pišem več o našem podjetju in njegovih izdelkih.

V nadaljevanju našega telefonskega pogovora vam z veseljem povem več o našem podjetju in izdelkih, ki jih proizvaja.

Glede na naš telefonski pogovor z dne 19. maja v zvezi z izobraževalno programsko opremo, vas z veseljem obveščam.

Glede na najin telefonski pogovor 19. maja, glede programov usposabljanja, te z velikim veseljem obveščam.

Pišem vam v zvezi z…

Pišem vam o...

Glede na naš jutranji telefonski pogovor vam pišem, da potrdite ...

Glede na naš jutranji telefonski pogovor vam pišem, da potrdim...

Pišem vam glede…

Pišem vam glede...

Morda se spomnite, da smo se srečali in izmenjali naslove na CeBIT’2004 v Hannovru.

Morda se spomnite, da sva se srečala na CeBIT’2004 v Hannovru in izmenjala naslova.

Smo podjetje, ki uvaža orodja za industrijske trge in trge "naredi sam".

Naše podjetje uvaža orodja za industrijo in potrošniški trg DIY.

2. Naštejte glavne prednosti, novosti, prednosti predlaganega izdelka in storitev.

To je nova pregledana izdaja, ki vključuje več kot 20 novih slik.

To je nova, prenovljena izdaja, ki vključuje več kot 20 novih slik.

3. Določite tržni segment, v katerem nameravate uvesti svoj izdelek. Prepoznajte potencialne stranke.

Naše stranke so mali podjetniki.

Naši potrošniki so mala podjetja.

Delamo za najstnike.

Delamo za najstnike. Izdelujemo izdelke za najstnike.

Predvidevamo, da bodo naši izdelki zanimivi za mlade družine in ljudi z nizkimi dohodki.

Verjamemo, da bodo naši izdelki zanimivi za mlade družine in ljudi z dokaj nizkimi dohodki.

4. Podajte poseben predlog za sodelovanje: veleprodaja ali maloprodaja, licenčna pogodba, oblikovanje distribucijske mreže itd.

Zanimajo nas predvsem dolgoročna delovna razmerja.

Iščemo nemška podjetja za ustanovitev verige trgovcev na drobno.

Iščemo nemška podjetja za vzpostavitev maloprodajne mreže.

Pravzaprav nas zanimajo le licenčne pogodbe.

V resnici nas zanimajo le licenčne pogodbe.

5. Če prilagate vzorce izdelkov, morate pojasniti, kateri izdelki so v ponujeni seriji.

Prilagam 5 kopij zgoraj omenjene programske opreme.

Prilagam 5 zgoraj omenjenih vzorčnih programov.

Priložene so 3 enote “Smart Styler” za oceno.

Priloženi so 3 vzorci izdelka Smart Styler za testiranje in oceno.

6. Izrazite svojo pripravljenost odgovoriti na vsa vprašanja, ki se lahko pojavijo med postopkom ocenjevanja izdelka.

Če potrebujete dodatne informacije, nas kontaktirajte.

Sporočite nam, če potrebujete dodatne informacije.

Z veseljem vam bomo posredovali vse dodatne informacije, ki jih potrebujete.

Z veseljem vam bomo posredovali vse potrebne informacije.

Prosimo, ne oklevajte in stopite v stik, če potrebujete dodatne informacije.

Sporočite nam, če potrebujete dodatne informacije.

7. Končajte pismo s standardno frazo, ki izraža upanje na sodelovanje.

Upam, da se kmalu slišiva.

Veselimo se vašega odgovora.

Upamo, da se kmalu slišimo.

Veselimo se sodelovanja z vami.

Veselimo se sodelovanja.

Hvaležni vam bomo za hiter odgovor.

Veseli bomo vašega hitrega odgovora.

Upam na prihodnje sodelovanje.

Veselimo se sodelovanja. Veselim se sodelovanja.

8. Vaš podpis, ime in položaj

Zlato pravilo:

Iskreno, brez nepotrebnega pretiravanja morate našteti vse dosežke, prednosti vašega podjetja, izdelka, storitve in osebne. Vsak podatek je mogoče enostavno preveriti.

Zlato pravilo:

Uradno poslovno pismo je treba napisati kot osebno pismo, naslovljeno samo na njega, prejemnika. Brez hladnih, formalnih fraz!

Celotno svetovno poslovanje je zgrajeno na osebnih odnosih in jih je treba graditi!

Zlato pravilo:

Pismo mora biti informativno in jedrnato ter obsegati največ eno stran. Ne pozabite, da nihče ne bo prebral več kot ene strani. Pismo se mora končati z neposredno izjavo o tem, kaj pričakujete od tega podjetja. Ta zadnji stavek si bo najbolj zapomnil.

Zlato pravilo:

Pri pisanju kakršnih koli črk morate vedno voditi formulo:

KISS = Naj bo kratko in preprosto

Primer 1. Zastopstva podjetja, ki razvija izobraževalne računalniške programe.

Z velikim veseljem vam predstavljam naše podjetje in njegove programske izdelke za morebitno sodelovanje z vašim podjetjem.

Naši interaktivni programski izdelki v odprti različici vsebujejo najnovejše dosežke sodobnih tehnologij in naredijo izobraževalni proces zelo privlačen in učinkovit. Ta »odprta« različica je edinstvena kombinacija možnosti poslušanja in branja besedil, izvajanja računalniških poskusov in reševanja niza problemov. Rad bi poudaril, da na nemškem trgu trenutno ni tako kakovostnih izobraževalnih programskih izdelkov.

“Odprta” različica je zelo priporočljiva za dijake in študente ter za samoizobraževanje.

Ta »odprta« različica trenutno vključuje:

"Odprta fizika" (2 dela, 2 CD-ROM-a), nemščina/angleščina/ruščina/francoščina in

“Odprta matematika” (6 delov, 6 CD-ROM-ov) nemščina/angleščina/ruščina/francoščina.

Zgoraj omenjeno programsko opremo je razvilo združeno podjetje Open Learn Inc. (ZDA) – MATHEMATIC Ltd. (Rusija) in se pogosto uporablja v ZDA, Rusiji in Evropi.

Ker se naše poslovanje širi v nemško govoreči del Evrope, nas zanimajo dolgoročni stiki z nemškimi prodajalci programske opreme in menimo, da je Media Surep-Market eden najboljših.

Zato vas prosimo, da poiščete priložen komplet “Odprto” za pregled in oceno.

Veselim se, da se kmalu oglasiš.

S spoštovanjem,

Primer 2.

Ali bi »Seans Printers« zanimalo trženje vznemirljivih novih kartuš s črnilom »Russian Rainbow ink«?

Razvil sem in imam vse pravice za popolne kartuše s črnilom za »Seans Printers«, za katere menim, da bi se lahko izjemno dobro prodajali v industriji tiskalnikov, kot je vaša.

Nova kartuša s črnilom svojim uporabnikom ponuja številne prednosti.

Barve črnila so popolnoma sveže in svetle.

Sama kartuša je enake velikosti kot izdelek, ki ga uporabljate zdaj, vendar vsebuje dvakrat več različnih barv.

Kakovost tiska je višja v primerjavi s trenutnimi modeli, ki ste jih uporabljali.

Iskreno verjamem, da bi se ta izdelek zelo dobro ujemal z realističnimi cenami in močnimi distribucijskimi kanali, ki se zdijo prepoznavni znak »Seans Printers«.

To pismo ni širok poskus, da bi pritegnili vsakogar in vsakogar, ki bi ga zanimala nova kartuša s črnilom.

Pošilja se izključno »Seans Printers« in resnično bi bil hvaležen, če bi se mi oglasili čim prej, da bi lahko nadalje razpravljali o možnostih te težave.

Prosim premisli Novi kartušo s črnilom in mi sporočite svoje mnenje!

Primer 3.

Predlog za proizvodnjo in prodajo izdelka v lasti tujega podjetja v Rusiji.

Rad bi raziskal možnost sklepanja poslov z vašim podjetjem.

Pred kratkim sem obiskal Boston in potreboval igračo kot darilo za svojo osebno uporabo. Kupil sem »Selfedukable Box«, ki ga je razvilo vaše podjetje, in naredil je točno to, kar sem potreboval.

Prešinila me je misel, da bi se lahko ta izdelek ob pravilni embalaži in označevanju izkazal za zelo učinkovito promocijsko orodje, vsaj za izobraževanje.

Predlagam, da izdelamo in zapakiramo vaš izdelek, skupaj z dopolnilnimi izdelki, in ga najprej prodamo v Rusiji našim strankam na področju knjigarn in knjižnic. Verjamemo, da bi ta bolj neposreden pristop k prodaji vašega izdelka pomagal vzpostaviti pomembne dolgoročne odnose.

Zanima me, kaj bi se lahko dogovorilo za licenčnino/licenčno pogodbo za uporabo »Selfedukable Box«. Kot alternativno sredstvo za prodajo vašega izdelka bi se to lahko izkazalo za odličen način za »Magic Tools« in »Selfeducable Box« na ruski trg, ki je trenutno neizkoriščen.

Cenil bi vaše misli.

S spoštovanjem,

Primer 4.

Ponudba za iskanje založnika v tujini za knjigo ruskega avtorja.

Kot nadaljevanje naše včerajšnje razprave prilagam kopijo naše knjige »Emergent Markets«, ki jo je izdal Moscow Business Press. Tisk ga je zelo dobro sprejel.

Do pomladi 1999 bo knjiga izšla v štirih jezikih: ruskem, kitajskem, danskem in slovenskem. Kot sem že omenil, bi si zelo želel videti tudi ameriško izdajo. Verjamem, da bo vprašanje nastajajočih trgov v ZDA zelo pravočasno. Ali mi lahko pomagate najti dobrega založnika? Bil bi zelo hvaležen.

Ko se tako sodelovanje razvija; Prav tako bi rad preučil možnost pogovora z nekaterimi vašimi kolegi v Bergamon Pressu o isti temi.

Mislite, da bi bilo zanimanje?

Veselim se že tvojega klica.

Z lepimi pozdravi,

S spoštovanjem,

Primer 5.

Ponudba za dopisno poslovno izobraževanje.

Spoštovana gospa Vancouver

Zahvaljujemo se vam za vaše zanimanje za World Open University Business School.

Poslovna šola nudi razvoj managementa, namenjen ljudem s polnim delovnim časom. Pri izbiri te vrste programa se boste lahko osredotočili na svojo organizacijo in situacijo kot osnovo za praktične naloge, hkrati pa pridobili vpogled v druge organizacije in panoge iz študij primerov in interakcije z vašo lokalno študijsko skupino.

Svetovna odprta univerza je vodilna svetovna univerza v "podprtem odprtem učenju". Ima več izkušenj in strokovnega znanja kot katera koli druga univerza pri zagotavljanju učinkovitega in visokokakovostnega izobraževanja za odrasle s polnim delovnim časom.

Naši programi ustrezajo vašemu delu in karieri ter zagotavljajo prilagodljivost, kjer se učite s tempom, ki ustreza vašim drugim obveznostim.

World Open University je priznana britanska državna univerza, MBA poslovne šole pa je akreditiran s strani AMBA, ki akreditira le 30 % najboljših programov Europeam MBA.

Preden se odločite za svoj naslednji korak, izkoristite našo lokalno svetovalno službo! Nudimo redne informativne večere v Moskvi in Sankt Peterburgu ali izbiro osebnega termina v času, ki vam ustreza.

Primer 6. Odziv na časopisni oglas o ponudbi za zastopanje ruskega podjetja v ZDA.

Re: Vaš oglas v Business Weeklyju

Iz Business Weeklyja sem izvedel, da vas zanima zastopanje ruskih podjetij v ZDA.

Naše podjetje še ni zastopano v ZDA. Lani smo inštitutu za tržne raziskave naročili raziskavo tamkajšnjega trga za prodajo naših izdelkov. Rezultati študije so bili zelo spodbudni, zato zdaj iščemo predstavnika v tej regiji.

Business Weekly je zelo pohvalno pisal o vaših dosežkih kot novoustanovljenega podjetja, zato menim, da bi lahko uspešno sodelovali.

Prosim, da mi torej posredujete nekaj referenc in seznam podjetij, ki jih zastopate?

Prosim, pošljite mi reference po pošti ali faksu, skupaj z imenom in telefonsko številko kontaktne osebe, s katero se lahko podrobneje pogovorim o projektu.

Z upanjem na prihodnje sodelovanje.

S spoštovanjem,

Vaja 1. Ponudba za zastopanje tujega podjetja v Rusiji.

Spodaj je besedilo pisma, ki ponuja storitve zastopanja ruskega podjetja za določeno tuje podjetje. Besedilo pisma je poljubno razdeljeno. Z zgornjim načrtom za sestavljanje takšnih črk ustvarite črkovno formulo za pravo pismo. Preverite rezultat s klikom na gumb "Preveri".

Spoštovani gospod Heathrow

d. Če vas zanima zastopstvo v Rusiji, sem prepričan, da boste z našimi storitvami zadovoljni.

b. Naše podjetje "Soft-System" deluje v industriji programske opreme že več kot 10 let in zelo smo zainteresirani za zastopanje in prodajo vaše sistemske programske opreme v Rusiji. Sporočite nam, če vas zanima distribucija vaše programske opreme v Rusiji.

a. Vaš naslov smo prejeli od moskovske podružnice Ameriške gospodarske zbornice.

e. Za vašo informacijo vam prilagamo brošuro in dodatne podrobnosti o naši organizaciji.

f. Veselim se, da se kmalu oglasite,

c. Trenutno zastopamo dve ameriški in eno francosko podjetje velikega slovesa tukaj v Rusiji. Poudarjam, da dosegamo nadpovprečne prodajne rezultate. Zaposlujemo dobro usposobljeno in učinkovito prodajno osebje ter imamo ustrezne prostore in prevozna sredstva.

S spoštovanjem,

Pravilni odgovor: a, b, c, d, e, f.

Spodaj je obnovljeno besedilo pisma.

Primer 7. Ponudba za zastopanje tujega podjetja v Rusiji.

Spoštovani gospod Heathrow

Vaš naslov smo prejeli od moskovske podružnice Ameriške gospodarske zbornice.

Naše podjetje "Soft-System" deluje v industriji programske opreme že več kot 10 let in zelo smo zainteresirani za zastopanje in prodajo vaše sistemske programske opreme v Rusiji. Sporočite nam, če vas zanima distribucija vaše programske opreme v Rusiji.

Trenutno zastopamo dve ameriški in eno francosko podjetje velikega slovesa tukaj v Rusiji. Poudarjam, da dosegamo nadpovprečne prodajne rezultate. Zaposlujemo dobro usposobljeno in učinkovito prodajno osebje ter imamo ustrezne prostore in prevozna sredstva.

Če vas zanima zastopstvo v Rusiji, sem prepričan, da boste z našimi storitvami zadovoljni.

Obljube: – nujno, spekter (storitev)–široko, popusti–pomemben / nepomemben, predlog–konstruktivno, nestrinjanje–pomemben / nepomemben, donosnost–visoko/nizko, izračuni–predhodni oz dokončno in tako naprej.

Zahvalno pismo dobavitelju

Pismo #1:
dragi Ivan Ivanovič,

izraža svojo hvaležnost LLC "Delopis.ru" za večletno vzajemno koristno in plodno sodelovanje.

Vaše podjetje je podjetje, s katerim je res zanimivo sodelovati, saj "Delopis.ru" Zelo dinamično razvijajoče se podjetje, ki vsako leto na trg izda nove izdelke odlične kakovosti. Posebej želim opozoriti, da je le šest mesecev po vstopu na trg uspelo pridobiti svojo redno stranko.

Veselimo se izida.

Upamo, da v prihodnjem september 2013 letna razstava LLC "Delopis.ru" nas bo ponovno razveseljevala s svojimi novostmi.

"Delopis.ru"– to je ekipa profesionalcev, s katerimi se lahko spopadete!