Isang halimbawa ng papalabas na liham sa letterhead ng kumpanya. Mga panuntunan para sa pagsulat ng isang liham ng negosyo

Ang pagpapakilala ng isang pamantayan para sa form, na, naman, ay tumutukoy sa mga kinakailangan para sa anyo ng isang opisyal na liham, ay sanhi ng pangangailangan na pag-isahin ang proseso ng pagpaparehistro nito, pinapayagan nito:

ayusin ang sentralisadong produksyon ng mga letterhead;
bawasan ang gastos ng pagta-type ng trabaho;
bawasan ang mga gastos sa paggawa para sa pagsulat at pag-format ng mga liham;
mapadali ang visual na paghahanap para sa kinakailangang impormasyon;
palawakin ang mga posibilidad ng paggamit ng computing at teknolohiya ng organisasyon kapag nagpoproseso ng mga titik.

Ang sample na form ay ang batayan para sa pagdidisenyo ng mga form at template para sa lahat ng uri ng dokumentasyon ng pamamahala. Ang lugar na inilaan sa mga sample na form para sa lokasyon ng bawat detalye ay tumutugma sa pinakamainam na dami ng detalyeng ito sa mga naka-print na character.

Paano magsulat ng isang pormal na liham

Kadalasan, ang anyo ng isang opisyal na liham ay mukhang isang sheet ng papel na may mga permanenteng detalye na naka-print dito gamit ang isang typographic na pamamaraan. Gayunpaman, sa kani-kanina lang, unti-unti nang ginagamit mga karaniwang anyo, dahil ang liham kasama ang lahat ng kinakailangang disenyo ay maaaring i-print gamit ang isang printer.
Ang isang opisyal na liham ay binubuo ng isang "frame", ang pangunahing teksto, na naglalaman ng impormasyon tungkol sa addressee, ang dinaglat o buong pangalan ng nagpadala ng kumpanya, ang telegraph o postal address nito, fax at mga numero ng telepono, ang numero ng telegrama o sulat na naging dahilan ng pagsusulatan. Ang mga standard na form ay nagtatatag ng mga sukat ng field at mga format ng mga dokumento na bahagi ng isang tiyak na sistema ng dokumentasyon mayroon ding sample na structural grid, mga panuntunan at mga detalye para sa lokasyon nito.

Binuksan ang form:

Form at disenyo ng liham
Pangkalahatang tuntunin sa pagsulat
Compilation mga email
Summing up

Ang isang negosyante ay kailangang magsagawa ng aktibong pagsusulatan kapwa sa mga opisyal (halimbawa, mga kinatawan ng mga ahensya ng gobyerno) at sa mga "semi-opisyal" - mga kasosyo, kontratista, mga espesyalista sa freelance, at iba pa. Ang kasanayan sa nakasulat na komunikasyon ay mabilis na nabuo, ngunit sa una maaari kang gumawa ng maraming pagkakamali at hindi ang pinaka-kaaya-ayang impresyon sa iyong mga tatanggap.

Impormasyon

Sa artikulong ito ay pag-uusapan natin ang tungkol sa mga tampok ng pagsulat ng parehong ordinaryong mga liham ng negosyo (sa sa papel), at mga elektronikong mensahe. Letterhead at Disenyo Tiyaking gamitin ang letterhead ng iyong kumpanya.

Ito ay palaging gumagawa ng isang impresyon at pinatataas ang katapatan ng "mga kausap".

Paano maghanda ng isang opisyal na form ng liham?

Ang linyang ito ang nagpapasiya kung bubuksan ng isang tao ang papasok na mensahe. Kung sumusulat ka sa isang taong hindi mo kilala, dapat mong subukan at makabuo ng isang kawili-wiling pamagat.

Ngunit huwag lumampas ito - mga paksa tulad ng "Urgent!!! Natatanging alok, bukas na ngayon!" Gusto ka lang nilang mabilis na mag-click sa icon ng basurahan sa itaas. Ang pamagat ay dapat na binubuo ng 3-5 salita at sumasalamin sa nilalaman ng mensahe.

Kung hindi ka pamilyar sa addressee, maikling balangkasin kung sino ka at kung paano mo nalaman ang tungkol sa kanya.
Kung wala itong kinakailangang pagpapakilala, ang mensahe ay maaaring ituring na spam at agad na matanggal.
Huwag huwag paganahin ang pag-quote sa mga setting - hayaan ang nakaraang sulat na ipakita sa ibaba, sa ilalim ng hiwa.
Ang pagbabasa mula sa isang screen ay isang kahina-hinala na kasiyahan. Ang isang papel na liham ay maaaring kunin, at para sa kadahilanang ito lamang ito ay nakikitang mas seryoso sa isang walang malay na antas kaysa sa isang elektronikong.

Blanker.ru

Ito ay "muling bubuhayin" ng komunikasyon - ang mga emoticon sa screen (kahit na sa isang mensahe ng negosyo) ay lubos na nakikitang positibo. Siyempre, hindi sila maaaring gamitin sa mga "papel" na mga titik.

Tiyaking pumirma.
Sa mga email, karaniwang binubuo ito ng 3-6 na linya at kasama ang pangalan at apelyido ng nagpadala, ang kanyang posisyon, pangalan ng kumpanya, address ng website at numero ng telepono ng contact.

Mga detalye ng liham ng serbisyo

Mayroong higit pang mga pagpipilian dito:

"Na may paggalang," "Taos-puso sa iyo";
"SA best wishes»;
"Na may pag-asa para sa patuloy na pakikipagtulungan";
"Palagi kaming masaya na magbigay sa iyo ng isang serbisyo";
atbp.

Sa isang salita, ang pagpili ng huling parirala ay isang bagay ng panlasa. Etika ng pagsusulat ng negosyo Kahit na may takip na paghamak sa isang liham pangnegosyo ay hindi napapansin. Siyempre, sa kasong ito, hindi ka na makakaasa sa isang positibo o pantay na saloobin sa iyong sarili. Malinaw ang konklusyon: huwag magpadala sa mga emosyon at panatilihin ang iyong sarili sa loob ng mga limitasyon kahit na talagang iniinis ka ng tatanggap.
Laging bigyang pansin ang tono ng mensahe. Dapat kang maging maingat lalo na sa paggawa ng isang liham na naglalaman ng pagtanggi. Lubhang hindi matalino na simulan ang gayong mensahe sa isang kategoryang "hindi" sa isang anyo o iba pa - lilikha ito sa tao ng pakiramdam na siya ay ipinadala lamang.

Paano magsulat ng isang opisyal na liham sa isang organisasyon?

Ang uri ng mga form, mga pamantayan para sa pagpuno sa mga ito at mga elemento ng disenyo ay dapat na tinukoy sa pagkakasunud-sunod para sa organisasyon (o mga tagubilin para sa trabaho sa opisina). Ang mga pangunahing kinakailangan para sa mga form ng liham ng negosyo ay matatagpuan sa GOST 2003 "Mga kinakailangan para sa paghahanda ng mga dokumento."
Maipapayo na "pisilin" ang pangunahing impormasyon tungkol sa kumpanya sa form:

pangalan (at pinaikling pangalan);
aktwal at postal address;
email address;
mga numero ng contact;
address ng site.

Hindi ito isang listahan ng kinakailangang data, ngunit isang sample na listahan lamang. Kung ninanais, maaari kang magdagdag o magbukod ng isang bagay.

Paano magsulat at mag-format ng mga liham negosyo nang tama

Mahalaga

Masasabi nating ang isang opisyal na liham ay binubuo ng isang "frame" ng liham at ang pangunahing teksto at naglalaman, bilang karagdagan sa pangunahing teksto, impormasyon tungkol sa addressee: ang buo at pinaikling pangalan ng nagpadalang organisasyon, ang postal at telegraph address nito. , mga numero ng telepono, fax at teletype, ang numero ng liham o telegrama na iyon, na nagsilbing dahilan ng pagsusulatan, at marami pang iba. Ang mga form ay maaaring may alinman sa angular o longitudinal na pag-aayos ng mga detalye.

Pansin

Ang disenyo ng form ay dapat sumunod sa mga prinsipyo ng teknikal na aesthetics, na kung saan ay may positibong epekto sa pang-unawa ng nilalaman nito. Kung isasaalang-alang ang ari-arian ng mata ng tao ay mas madaling ayusin tuktok na bahagi ng anumang bagay, kapag naghahanda ng mga dokumento, ang kanilang itaas na bahagi ay dapat gawing mas puspos, at ang mas mababang bahagi ay mas "matatag".

Halimbawang opisyal na liham mula sa isang organisasyon

Kung tutugunan mo ang ilang mga isyu sa loob nito, dapat ay malapit na magkakaugnay ang mga ito. Kung kailangan mong makipag-ugnay sa parehong organisasyon sa maraming iba't ibang mga paksa, mas mahusay na magsulat ng isang hiwalay na liham para sa bawat isa sa kanila.

Wika ng pagsulat Ang istilo ng pagsusulatan sa negosyo ay "magaan" na opisyal na negosyo. Posible at kinakailangan na i-standardize ang mga parirala, gumamit ng ilang cliches at cliches, ngunit hindi inirerekomenda na bawasan ang lahat ng ito upang matuyo ang burukrasya. "

Ang buhay na wika ay palaging madaling nakikita at paborable. Siyempre, negosyo nakasulat na wika dapat sumunod sa mga pamantayan ng kagandahang-asal (na tatalakayin sa ibaba), ngunit ang kakanyahan ng isyu ay dapat na nakasaad nang malinaw at maigsi.

Opisyal na liham: umiiral na mga uri, mga panuntunan sa disenyo

Ang mga pamantayan para sa mga sample na form ay nagtatatag ng mga format at sukat ng mga patlang ng mga dokumento na bahagi ng pinag-isang sistema ng dokumentasyon, pati na rin ang mga kinakailangan para sa pagbuo ng structural grid ng sample form, mga detalye at mga patakaran para sa kanilang lokasyon. Ang mga dokumentong kasama sa pinag-isang mga sistema ng dokumentasyon ay binubuo ng tatlong pangunahing bahagi, na matatagpuan sa loob ng mga malinaw na demarcated zone. Tinitiyak ng pag-aayos na ito ng dokumento ang kinakailangang bilis ng pagdama ng teksto nito. Ang mga detalye ay mga mandatoryong katangian na itinatag ng batas o mga regulasyon para sa indibidwal na species mga dokumento. Ang komposisyon at pagsasaayos ng mga detalye sa mga anyo ng mga dokumentong pang-organisasyon at administratibo ay dapat sumunod sa mga nauugnay na pamantayan. Noong nakaraan, ang mga pamantayang ito ay kinokontrol ng GOST 6.38-90, kasalukuyang GOST R.30-2003 ang ginagamit.

Direktoryo ng Abugado

Bahagi ito ng mga papasok at papalabas na dokumento ng organisasyon. Maraming uri ng mga liham pangnegosyo: advertising, komersyal na garantiya, covering, informational, claim, instructional, atbp.

Ang kultura ng pagsusulatan sa negosyo ay nangangailangan ng isang negosyante na maayos na gumuhit ng mga naturang dokumento. Makakatulong dito ang isang pre-designed letter form.

Naghahain ito bilang isang business card ng kumpanya, na nagpapakita ng istilo nito at lumilikha ng isang kanais-nais na imahe. Ang wastong naisagawang sulat sa negosyo ay nagbibigay-daan sa addressee na makatanggap buong impormasyon tungkol sa nagpadala, ang mahigpit nitong istilo ay ginagawang opisyal ang impormasyon at pinapasimple ang kasunod na paggamit ng dokumentasyon. Ito ay lalong mahalaga sa paunang yugto ng pag-unlad ng kumpanya, kapag ang mga gastos sa advertising ay limitado pa rin, ngunit mayroon nang pangangailangan na lumikha ng isang positibong imahe sa kapaligiran ng negosyo.

Opisyal na liham sa letterhead ng organisasyon

Lokasyon ng mga detalye (sulok na bersyon) ng anyo ng titik (ang mga sukat ay ipinahiwatig sa milimetro) Fig. 2. Pag-aayos ng mga detalye (paayon na bersyon) ng form ng liham (ang mga sukat ay ipinahiwatig sa milimetro) Ang pinaka-maginhawa para sa pagproseso at matipid sa mga tuntunin ng paggamit ng lugar ng sheet ay ang anyo ng sulok. Sa kasong ito, ang kanang bahagi ng tuktok ng sheet ay maaaring gamitin upang ilagay ang mga detalye ng "Addressee", "Resolution" Ang paggamit ng isang longitudinal letterhead ay ipinapayong sa mga kaso kung saan naglalaman ang pangalan ng organisasyon malaking bilang mga naka-print na character, halimbawa, ay maaaring ang kaso kapag ang mga detalye ng form ay ibinigay sa dalawa o higit pang mga wika. Sa kasong ito, ang mga detalye ay dapat na naka-print sa Russian sa kaliwa, at sa pambansang wika sa kanan, sa parehong antas.

16Apr

Hello! Sa artikulong ito ay pag-uusapan natin ang tungkol sa mga liham pangnegosyo.

Ngayon ay matututunan mo ang:

Bakit ang mga sulat sa negosyo ay hindi nawala ang kaugnayan nito;
Anong mga uri ng mga liham pangnegosyo ang naroroon at kung paano sila na-format;
Paano magsulat ng isang liham negosyo nang tama.

Ngayon sa labas ng aming mga bintana ay ang panahon ng mataas na teknolohiya at ng Internet. Ngunit ang mga sulat sa negosyo ay hindi nawala ang kahalagahan at kaugnayan nito, lumipat lamang ito sa ibang media. Pag-usapan natin ngayon kung bakit mahalagang makapag-compose at mag-format ng mga liham pangnegosyo.

Bakit kailangan mo ng sulat sa negosyo?

Una sa lahat, ito ay isang pagkakataon upang makipagpalitan ng mga opinyon, mungkahi at saloobin sa mga empleyado o mga kasosyo sa negosyo. Sa tulong ng mga sulat, nagsasaad sila ng mga reklamo, kahilingan, at nililinaw ang mga hindi pagkakaunawaan sa pagitan ng mga kumpanya.

Ang sulat sa negosyo ay isa sa mga uri ng opisyal na sulat.

Mga pagkakaiba sa pagitan ng mga liham pangnegosyo at iba pa

Ang mga pangunahing pagkakaiba ay ang mga sumusunod:

Stylistics ng pagtatanghal;
Bokabularyo na hindi nagpapahintulot ng malinaw na pagpapahayag ng mga damdamin;
Tapos sa opisyal na letterhead ng kumpanya;
Ang font ay hindi masyadong maliit, ngunit hindi rin malaki, at pareho sa kabuuan ng teksto;
Bihirang sumakop ng higit sa 1 pahina;
Pagkakaroon ng mahigpit na opisyal na chain of command.

Mga uri ng liham pangkalakal

Ang lahat ng mga liham ng negosyo ay maaaring nahahati sa ilang mga grupo. Tatalakayin natin ang bawat isa nang mas detalyado at magbibigay ng maikling paglalarawan.

Mga liham na hindi kailangang sagutin.

Liham ng garantiya;
Kasama;
Pang-impormasyon;
Liham ng babala;
Liham ng paalala.

Mga liham na nangangailangan ng tugon.

apela;
Alok;
Kahilingan;
Kinakailangan;
Petisyon.

Mga liham na hindi pangkomersyal.

Liham ng paanyaya;
Mga liham na nagpapahayag ng pakikiramay;
Mga liham na nagpapahayag ng pasasalamat;
Mga liham na nagpapaalam tungkol sa isang bagay;
Mga liham na naglalaman ng mga rekomendasyon;
Mga liham ng garantiya;
Mga liham na nagpapatunay na ang mga kalakal ay natanggap, ang serbisyo ay ibinigay, at iba pa;
Mga liham ng pagbati sa iba't ibang okasyon;
Liham ng kahilingan;
Mga liham ng tagubilin;
Covering letters.

Mga komersyal na liham.

Karaniwang ginagamit ang mga ito bago pumasok sa isang kasunduan, gayundin sa panahon ng bisa ng kontrata.

Kabilang dito ang:

Mga liham na tumutugon sa mga katanungan;
Direktang kahilingan;
– isang liham kung saan iminungkahi na gumawa ng isang transaksyon o tapusin ang isang kasunduan;
Claim;
Paalala;
Isang liham na naglalaman ng babala tungkol sa pagwawakas ng mga kasunduan o ang pangangailangang tuparin ang mga obligasyon, atbp.

Kung pinag-uusapan natin ang pag-uuri ayon sa istraktura, mayroong 2 uri ng mga liham ng negosyo:

Naglalaman ng teksto ng may-akda at nakasulat sa malayang anyo;
Naipon ayon sa isang mahigpit na pattern.

Sa pamamagitan ng addressee.

Circular – isang liham na ipinadala sa ilang addressee;
Regular – ipinadala sa isang tatanggap sa ngalan ng isang tao;
Kolektibo – ipinadala sa isang tatanggap, ngunit mula sa ilang tao.

Ang mga liham ay hinati din ayon sa anyo kung saan sila ipinadala:

Ipinadala bilang isang fax message;
Ipinadala sa pamamagitan ng email;
Ang mga ipinadala sa mga regular na sobre.

May mga uri ng mga liham na, para sa mga etikal na kadahilanan, ay dapat na sulat-kamay sa halip na i-type. Nalalapat ito sa pakikiramay at pagbati.

Mga lihim ng tamang disenyo

Ang teksto ng liham ay nahahati sa panimula, pangunahin at huling bahagi. Sila ay lohikal na konektado sa isa't isa. Ang panimulang bahagi ay kinabibilangan ng mga pangyayari na humantong sa paglikha ng liham, at ang pangunahing bahagi ay kumakatawan sa nilalaman mismo. Ang huling bahagi ay nagbubuod sa mga resulta, na nagpapahayag ng kahilingan, pagtanggi, atbp.

Sa pangkalahatan, ang mga sulat sa negosyo na may lahat ng responsibilidad ay maaaring tawaging isang sining, dahil kinakailangan upang matutunan kung paano ito isagawa nang tama, bilang pagsunod sa lahat ng mga kinakailangan. Pagkatapos ng lahat, kadalasan ay iniisip lamang natin ang tungkol sa impormasyong ipinakita nang malinaw, at nalilimutan natin ang katotohanan na ang liham ay maaaring ituring na mukha ng kumpanya.

Stylistics.

Ang bawat titik ay mahigpit na pinananatili istilo ng negosyo, ginagamit ang paraan ng pagsasalita na katangian ng mga opisyal na dokumento.

Mga kinakailangan para sa paglalahad ng impormasyon.

Ang lahat ng impormasyon na nakapaloob sa liham ay ipinakita tulad ng sumusunod:

Tinutugunan, inilaan para sa isang partikular na tao;
Ang lahat ng impormasyon ay dapat na bago sa petsa ng pagsulat;
Maaasahan;
walang kinikilingan;
Nangangatuwiran;
Bilang ganap hangga't maaari, upang ang isang desisyon ay maaaring gawin batay dito.

Form.

Una sa lahat, ang liham ay iginuhit sa letterhead na pagmamay-ari ng kumpanya.

Upang magsulat ng isang liham ng negosyo, ginagamit ang mga sheet ng laki ng A4;
Ang kaliwang margin ng form ay dapat na hindi bababa sa 3 cm, dahil pagkatapos ng ilang oras ay ipapadala sila sa file;
Ang pangalan ng kumpanya, ang legal at aktwal na address nito, at email address ay ipinahiwatig;
Mas mainam na gumamit ng karaniwang font Times New Romano, sukat 12. Ito ang pinakamainam at mahusay na nakikita kapag nagbabasa;
Pinapayagan na gumuhit ng mga liham ng negosyo nang hindi gumagamit ng letterhead, ngunit kailangan mo pa ring ibigay ang impormasyon mula sa form.

Kung ang liham ay may kinalaman sa malalaking transaksyon na may kaugnayan sa pananalapi o kumpidensyal na impormasyon ng ibang kalikasan, magpadala ng mga naturang sulat sa pamamagitan ng fax o elektronikong anyo hindi inirerekomenda. Ito ay mas mahusay sa lumang paraan, sa isang regular na sobre ng papel.

Pagnunumero.

Kung ang liham ay binubuo ng ilang mga pahina, kung gayon ang mga ito ay binibilang simula sa pangalawa. Ang mga numero ay minarkahan sa itaas sa gitna sa Arabic numerals. Walang mga tuldok sa tabi ng numero.

Dibisyon sa mga bahagi.

Nangangahulugan ito na hatiin ang liham sa mga talata. Ang teksto ay hindi dapat dumaloy sa isang tuluy-tuloy na stream, kung hindi man ay hindi ito mahahalata. Salamat sa paghahati sa mga talata, makikita mo kung saan nagtatapos ang isang pag-iisip at nagsisimula ang isa pa.

Availability ng mga pag-aayos.

Hindi ipinapayong payagan ang mga pagwawasto, typo, o pagbura. Ang liham ay dapat na nakasulat nang tama, at ang teksto ay dapat na naka-print sa pagitan ng 1.5 - 2.

Mga detalyeng ginamit.

Ipahiwatig lamang namin ang mga pangunahing, dahil napag-usapan na namin ang tungkol sa kanila nang kaunti nang mas maaga:

Kung ang negosyo ay pag-aari ng estado, ang Coat of Arms ng Russian Federation ay ginagamit. Ito ay matatagpuan sa gitna ng opisyal na anyo;
Buong pangalan ng kumpanya;
Fax at mga numero ng telepono;
Numero ng bank account;
Addressee – at ang pangalan ng tatanggap na kumpanya ay ginagamit sa nominative case upang ipahiwatig ang posisyon at apelyido ng tatanggap, gamitin ang dative case;
Kung ang addressee ay may akademikong digri o titulo, ipahiwatig ito bago ang apelyido ng tao;
Ang anumang mga detalye ay nakasulat sa isang bagong linya at may malaking titik.

Liham ng negosyo pagkatapos ng isang pulong

Nagsagawa ka ng isang business meeting, may ilang pag-asa. Tatalakayin pa natin kung paano ito maipapakita sa isang liham.

Una sa lahat, sa simula ng liham, sumangguni sa petsa at oras ng iyong pakikipag-usap sa iyong potensyal na kapareha, kahit na ilang araw na ang lumipas mula noong pulong.
Iwasan ang mga pagkakamali o sobrang kumplikadong mga parirala: panatilihing maikli at malinaw ang liham, ngunit sa paraang gustong basahin ito ng tatanggap.
Banggitin kung tungkol saan ang usapan. Halimbawa: " Napag-usapan namin kung magkano ang halaga ng isang Venetian-style na plorera."
Siguraduhin na ang tatanggap ng liham ay nagpapahayag ng kanyang opinyon sa paksa ng pulong.
Ipahiwatig ang oras kung kailan maaari kang makipag-usap sa pamamagitan ng telepono o makipagkita nang personal.
Ipaalam sa tatanggap na inaasahan mong makatrabaho siya: " Inaasahan ko ang mga relasyon sa negosyo sa hinaharap sa iyo«.
Tapusin ang iyong liham sa sumusunod o katulad na parirala: “ Best wishes sayo...».

Mga elektronikong liham ng negosyo

Imposibleng balewalain ang mga kinakailangan para sa kanilang pagpapatupad, dahil ngayon parami nang parami ang mga liham na inilabas sa elektronikong anyo kaysa sa papel na anyo. Pagkatapos ng lahat, ito ay ika-21 siglo.

Maghanda ng email business letter maraming trabaho ay hindi nag-compile; ang mga kinakailangan sa pag-format ay kapareho ng mga tradisyonal na titik. Ang tanging bagay ay ang naturang liham ay dapat laging may pamagat (o linya ng paksa) upang hindi ito mawala sa daloy ng dokumentasyon.

Bilang karagdagan, kapag ang naturang liham ay sinagot, mas mahusay na huwag baguhin ang paksa ng liham, upang mabilis mong maunawaan kung ano ang sinasabi kung nakatanggap ka ng maraming mga email.

Gayundin, hindi ka dapat gumamit ng makabagong software kapag gumagawa ng mga attachment sa naturang mga titik; malayo sa katotohanan na ang iyong tatanggap ay may parehong. Kung wala ito, hindi magbubukas ang sulat.

Huwag gumamit ng mga emoticon kapag nagsusulat ng liham pangnegosyo sa elektronikong paraan. Mahusay ang teknolohiya, ngunit panatilihin itong mala-negosyo kapag nagsusulat.

Ano ang deadline para sa pagtugon sa isang liham?

Kung ang liham ay inuri bilang nangangailangan ng tugon, kung kailan ang tutugon ay depende sa impormasyong nakapaloob sa liham:

Kung nakatanggap ka ng kahilingan, mangyaring kumpirmahin na ito ay natanggap sa loob ng susunod na tatlong araw pagkatapos matanggap. At ang huling sagot ay maaaring ibigay sa loob ng isang buwan;
Kung pakikiramay ang pag-uusapan, maaari itong ipadala sa loob ng sampung araw pagkatapos mangyari ang malungkot na pangyayari;
Pinapayagan na magpadala ng pagbati sa loob ng 8 araw mula sa sandaling nalaman mo ang tungkol sa espesyal na petsa;
Kung pag-uusapan natin ang mga pangkalahatang tuntunin magandang asal, pagkatapos ay mas mahusay na tumugon sa mga sulat sa loob ng pitong araw.

Paano magsulat ng isang liham ng negosyo: sa simpleng wika tungkol sa mga kumplikadong bagay

Matukoy ang pagkakaiba sa pagitan ng liham pangnegosyo at personal na liham. Napag-usapan na natin ang higit sa isang beses ngayon tungkol sa kung ano ang mga pagkakaibang ito, hindi natin dapat kalimutan ang tungkol sa mga ito. Ngayon tingnan natin ang pagsulat ng isang liham nang sunud-sunod.

Stage 1.

Ipinapahiwatig namin ang addressee.

Sa kanang sulok sa itaas ng form isinusulat namin ang apelyido, inisyal at posisyon ng taong pinagtutuunan namin ng sulat. Kung ang addressee ay isang organisasyon, ipahiwatig ang legal na address nito.

Stage 2.

apela.: Inilalagay namin ito sa gitna ng form. Ito ay isinasagawa sa isang magalang na paraan, nang walang pagdadaglat o pagbura. Halimbawa

Mahal (pangalan, patronymic)!

Ipaliwanag ang layunin ng liham, ang kakanyahan nito at mga pangunahing ideya. Ang bahaging ito ay ang pangunahing isa. Sumulat tungkol sa kung ano ang gusto mong sabihin, kung ano ang dahilan ng iyong apela. Ngunit huwag kalimutan ang tungkol sa opisyal at neutral na istilo.

Stage 4.

Paggawa ng mga mungkahi at rekomendasyon.

Halos anumang liham pangnegosyo ay nagpapahiwatig na ang addressee ay tutugon dito. Ito ay karaniwang hindi kinakailangan lamang ng mga liham na may likas na impormasyon. Samakatuwid, hindi lamang ilarawan ang problema, ngunit magmungkahi din kung paano ito malulutas.

Kung maghain ka ng reklamo, humingi ng ilang mga hakbang na gagawin kung nag-aalok ka na makipagtulungan, sabihin sa amin kung anong mga opsyon ang magagamit.

Sa madaling salita, dapat makita ng tumatanggap ng liham na hindi lamang nila gusto ang isang bagay mula sa kanya, ngunit nauunawaan din kung paano ito maisasakatuparan.

Paano tapusin ang isang liham ng negosyo

Ang isang liham pangnegosyo ay dapat na maisulat nang perpekto. Kung hindi sinusunod ang mga panuntunan sa pagsusulat, maaari itong negatibong makaapekto sa reputasyon ng kumpanya sa kabuuan. Samakatuwid, ipinapanukala namin ngayon na tumira nang mas detalyado sa disenyo ng huling bahagi ng isang liham ng negosyo.

Sa dulo ng liham, ibuod ang lahat ng napag-usapan kanina. Ngunit hindi mo dapat pahabain ang iyong mga konklusyon sa 10 pangungusap, pagkatapos ng lahat, ang kaiklian at pagiging maikli ay pinahahalagahan sa mga liham ng negosyo. Mas mainam na limitahan ang iyong sarili sa mga simpleng parirala.

Ibabatay namin ang pagtatapos sa 2 indicator: dapat itong maging magalang at tama hangga't maaari. Mayroong iba't ibang mga pagpipilian para sa kung paano itayo ito.

Narito ang ilang halimbawa: Salamat sa iyong atensyon o tulong:
salamat po! (Hayaan akong magpasalamat sa iyo...); Ipahayag ang iyong pag-asa para sa hinaharap:
Umaasa kami para sa mutually beneficial cooperation (We hope to receive a response in the near future...); Maaari kang bumuo ng isang parirala upang tiyakin ang addressee ng isang bagay:
Natutuwa kaming makipagtulungan sa iyo; Gumawa ng isang kahilingan:
Hinihiling namin sa iyo na iulat ang mga resulta; Humihingi ng paumanhin para sa anumang abalang dulot:

Humihingi ako ng paumanhin para sa hindi inaasahang pagkaantala sa pagbabayad para sa materyal.

Paano magpaalam sa tatanggap.

Sa kabila ng katotohanan na ang sulat ay opisyal, maaari kang magpaalam sa iba't ibang paraan.

Narito ang ilang mga opsyon:
Sa paggalang sa iyo...;
Sa pagnanais ng tagumpay...;

Best wishes…

Pinirmahan namin ng tama. Kapag pumirma sa liham, ipahiwatig ang iyong posisyon, pangalan at apelyido. Kung nagdududa ka sa pagiging angkop ng isang parirala tulad ng: “ Taos-puso sa iyo" -

wag mo lang gamitin.

Maaari mong ipahiwatig ang iyong mga contact, karagdagang numero ng telepono o email address sa lagda, upang ipakita mo sa tatanggap na handa kang makipag-ugnayan at makipagtulungan sa kanya.

Mga liham pangnegosyo sa Ingles

Walang regulated form para sa pagbuo ng naturang mga titik. Ang lahat ay depende sa layunin ng liham at kung sino ang addressee nito. Narito ang ilang maikling rekomendasyon para sa pagbalangkas.

Petsa ng pagsulat.

Kung kami ay nagsusulat sa USA, pagkatapos ay kapag nagpapahiwatig ng petsa ay inuuna namin ang buwan, pagkatapos ay ang araw at pagkatapos lamang ang taon. Kung sa UK, ang petsa ay ipinasok tulad ng sa Russian Federation. Sa kasong ito, isulat ang buwan sa mga titik upang maiwasan ang pagkalito.

Mga detalye ng tatanggap.

Kung sumulat ka sa isang lalaki, makipag-ugnayan sa kanya tulad nito: Mr (ipasok ang apelyido);
Kung ang isang babae na may asawa: Gng (ilagay ang apelyido);
Sa isang babaeng walang asawa: Miss (ipahiwatig ang apelyido);
Kung hindi mo alam ang katayuan ng babae: Ms (insert last name).

Pagtukoy sa address.

Ang order ay kabaligtaran ng tinatanggap sa Russian Federation: opisina, numero ng bahay, pangalan ng kalye, zip code, pangalan ng estado (kung sumusulat sa USA), pangalan ng county at pangalan ng bansa (kung sumusulat sa UK).

Paano makipag-ugnayan sa tatanggap.

Mga karaniwang tawag:

Mahal na Ginang;
Mahal na ginoo;
Mahal na ginoo o ginang;
Mahal na Gng;
mahal.

Pagkatapos ng address, naglalagay kami ng kuwit (kung sumusulat sa UK) o tutuldok (kung sumusulat sa USA). Hindi kaugalian na maglagay ng tandang padamdam.

Paksa.

Siguraduhing ipahiwatig ang paksa ng liham, tulad ng sa Russian Federation.

Pangunahing teksto.

Hatiin ito sa mga talata. O isulat ang bawat pangungusap sa isang bagong linya.

Paano magpaalam.

Halimbawa, tulad nito: " Salamat sa tulong, nananatili kaming tunay na Iyo"– Salamat, aking mapagmahal..., bagaman maaaring hindi gaanong pormal.

Pagrehistro ng lagda.

Inilalagay namin ang aming pirma sa ilalim ng talata ng paalam, ipahiwatig ang aming una at apelyido, pangalan ng kumpanya at posisyon.

Disenyo ng mga aplikasyon.

Kung naglalagay ka ng anumang mga dokumento, mangyaring ipahiwatig ito sa dulo ng liham: “ Enc.” at ilista ang mga aplikasyon.

Ano ang isusulat gamit ang malaking titik.

Apelyido at inisyal;
Mga pangalan ng kumpanya;
Mga pangalan ng lungsod, estado, atbp.;
Anumang mga salita na nagpapahiwatig ng posisyon na hawak;
Ang mga unang salita ng paalam;
Pagbubukas ng mga address.

Bago natin tapusin ang pag-uusap, narito ang ilang halimbawa ng mga liham pangnegosyo sa Russian at English.

Mga halimbawa ng mga liham ng negosyo sa Russian at English

Konklusyon

Upang buod, nais kong sabihin na ang isang liham ng negosyo ay isang kasangkapan para sa komunikasyon sa anumang larangan ng aktibidad. Kung ito ay nakasulat nang tama, tiyak na ipapakita nito ang iyong kumpanya sa isang positibong liwanag.

Sa kabilang banda, ang isang liham na nakasulat nang pabaya at may mga pagkakamali ay maaaring ganap na sirain ang pinaka-promising na negosyo. Sumulat ng mga titik nang tama, at sinubukan naming sabihin sa iyo kung paano ito gagawin.

- isang pangkalahatang pangalan para sa iba't ibang mga nilalaman na nagsisilbing isang paraan ng komunikasyon sa pagitan ng mga institusyon sa proseso ng pagsasagawa ng kanilang mga aktibidad.

Ang isang liham ay ang pinakakaraniwang paraan ng pagpapalitan ng impormasyon, pinagsasama nito ang isang malaking grupo ng mga dokumento na ibang-iba sa nilalaman, na nakikilala sa pamamagitan ng paraan ng pagpapadala ng teksto ( sa pamamagitan ng koreo). Ang mga liham ay bumubuo sa karamihan ng mga papasok at papalabas na dokumento ng anumang institusyon at mayroong maraming uri.

Mga uri ng titik:

nakapagtuturo;
kasama;
impormasyon;
warranty;
advertising;
paghahabol;
arbitrasyon;
mga sulat ng kumpirmasyon;
mga sulat ng paalala;
mga sulat ng abiso;
mga liham ng kahilingan.

Ang mga liham ay nagpapahayag ng pagbati, pagbati, at pagbati sa mga espesyal na okasyon. Ang mga liham ay ipinapadala bilang tanda ng pakikilahok at pagpapahayag ng pakikiramay sa mga dramatiko at trahedya na sitwasyon.

Ang liham ay iginuhit sa isang format na espesyal na idinisenyo para sa ganitong uri ng dokumento A4. Kung ang teksto ng liham ay hindi lalampas sa pitong linya, pinapayagan itong gamitin ang format A5.

Petsa ng liham ay ang petsa ng pagpirma nito.

Teksto ng liham binuo ayon sa scheme:

panimula (narito ang mga dahilan para sa pagbuo ng liham, mga sanggunian sa mga kaganapan, katotohanan, mga desisyon ng mas mataas na institusyon at iba pang mga kadahilanan na nagsilbing batayan para sa pagbuo ng liham);
ebidensya (ito ay nagtatakda ng katwiran para sa isyung nakasaad sa liham);
konklusyon (paglilista ng mga konklusyon, kahilingan, kahilingan, panukala).

Kadalasan sa pagsasanay sa dokumentasyon, ginagamit ang mga titik na naglalaman ng isang huling bahagi ng teksto nang walang paliwanag.

Ang haba ng liham, bilang panuntunan, ay hindi dapat lumampas sa isang pahina.

Layunin ng compilation at direksyon Ang mga titik, bilang panuntunan, ay nagmumula sa mga motibo ng insentibo, kaya ang mga pangunahing kinakailangan para sa teksto: kalinawan, katumpakan, kaiklian ng presentasyon. Ang pagsasanay sa pagsusulatan ay nakabuo ng ilang pangkalahatang tuntunin na dapat sundin kapag bumubuo at nagfo-format ng mga titik.

Ang liham ay dapat na nakatuon sa isang isyu, na nagpapasimple sa mga operasyon sa pagproseso at nagpapabilis sa pagpapatupad sa organisasyon kung saan sila tinutugunan.

Ang teksto ng liham, bilang panuntunan, ay nakasaad sa ikatlong tao isahan, halimbawa: "Ang paaralan ay walang pagkakataon...", "Sa darating na taon ang paaralan ay hindi nag-aalok...", atbp.

Ang karapatan sa mga opisyal na liham, bilang panuntunan, ay pagmamay-ari ng tagapamahala, at sa panahon ng kanyang pagkawala (sakit, bakasyon, paglalakbay sa negosyo) sa kanyang kinatawan o opisyal na kumikilos bilang tagapamahala. Ang mga liham ay kasalukuyang ipinapadala hindi lamang sa pamamagitan ng koreo, ngunit gumagamit din ng mga telegrapo, fax machine, at computer network (e-mail).

Anuman ang paraan ng pagpapadala ng dokumento, ang mga pare-parehong kinakailangan para sa paghahanda at pagpapatupad nito ay ginagamit (tingnan ang Fig. 3.7).

kanin. 3.7. Halimbawa ng pag-format ng liham

Sa nakalipas na mga dekada ito ay naging mahalagang bahagi sa anumang lugar ng negosyo. Bilang karagdagan sa pagguhit ng mga kontrata, kilos at annexes sa kanila, ang mga espesyalista sa dokumento ay nakikibahagi sa pagguhit ng iba't ibang uri ng mga apela at liham. Sa antas ng pambatasan, ang mga prinsipyo ng kanilang disenyo at ang pangkalahatang template, siyempre, ay hindi tinukoy. Sa ganoong sitwasyon, ang tanong ay lumitaw: "Paano iguhit nang tama ito o ang legal na mahina, ngunit dokumento ng negosyo?" Ang sagot dito ay napakasimple at bumababa sa pagguhit ng mga naturang papel ayon sa karaniwang tinatanggap na mga pamantayan sa trabaho sa opisina.

Ngayon ang aming mapagkukunan ay nagpasya na isaalang-alang ang mga prinsipyo ng pagsulat ng isang opisyal na liham at ang mga tampok ng dokumentong ito. Ang impormasyon sa summarized na paksa at isang template para sa mismong papel ay matatagpuan sa ibaba.

Opisyal o isa sa mga pangunahing uri ng mga dokumento sa larangan ng gawaing opisina ng modernong negosyo. Ito ay isang unibersal na paraan ng pagpapadala ng impormasyon, na ipinatupad sa pinakasimpleng posibleng paraan, ngunit sa pagsunod sa lahat ng mga patakaran at regulasyon ng mga relasyon sa negosyo.

Naturally, ang impormasyong ipinakita sa mga opisyal na liham ay hindi nakakaaliw. Ang mga naturang papel ay maaaring mga imbitasyon, bahagyang advertising, impormasyon at iba pa, ngunit sa anumang kaso ay nakakaaliw.

Maraming pagkakaiba sa pagitan ng isang opisyal na liham at isang regular. Ang pangunahing isa ay layunin. Kung ang isang dokumento ng negosyo ay palaging may tiyak na layunin ng pagpapadala o pagpapadala sa addressee, kung gayon ang mga regular na liham ay kadalasang ginagamit para sa "komunikasyon para sa kapakanan ng komunikasyon." Bilang karagdagan, ang mga mensahe ng negosyo:

ay hindi anonymous - palagi silang may impormasyon tungkol sa nagpadala at tatanggap
nakasulat sa ngalan ng isang partikular na tao o organisasyon o asosasyon na kinakatawan niya
(kung ang nagpadala ay may selyo)
pinagsama-sama ayon sa karaniwang tinatanggap na mga tuntunin sa trabaho sa opisina
hindi nakakaaliw, gaya ng nabanggit kanina

Ang isang opsyonal, ngunit karaniwan ding pagkakaiba sa pagitan ng isang opisyal na liham at isang regular na mensahe ay ang dating ay nakasulat sa letterhead ng kumpanya. Ang diskarte na ito ay nagbibigay sa address ng pinakamataas na antas ng solidity at sa pangkalahatan ay nagpapahiwatig ng katayuan ng negosyo nito.

Ilang salita tungkol sa mga detalye at pangkalahatang nilalaman ng dokumento

Ang mga opisyal na liham ay ibinibigay para sa iba't ibang mga kadahilanan, bilang isang resulta kung saan ang nilalaman ay natural na nag-iiba. Sa kabila nito, hindi maaaring alisin ang pangkalahatang istruktura ng mga mensahe ng negosyo. Ito ay tinukoy bilang totoo sa larangan ng trabaho sa opisina, ay hindi napapailalim sa pagtatalo at bumubuo ng mga pangunahing kinakailangan para sa mga nauugnay na dokumento. Ang mga karaniwang detalye ng isang opisyal na liham ay kinabibilangan ng:

buong pangalan ng nagpadalang kumpanya o buong pangalan ng isang partikular na mamamayan
impormasyon tungkol sa checkpoint, checkpoint, at OKUD (para sa mga organisasyon)
address at lahat ng posibleng contact ng nagpadala
katulad na impormasyon tungkol sa addressee
ang kakanyahan ng mensahe
petsa ng komposisyon nito
at pag-print (para sa mga organisasyon)

Mahalaga! Ang uri ng mga dokumento ng negosyo na aming isinasaalang-alang ngayon ay isa sa iilan na hindi kailangang magsama ng pamagat. Ang kawalan ng huli ay hindi nangangahulugang isang pagkakamali, ngunit ang pagsunod sa mga pangunahing pamantayan sa trabaho sa opisina.

Maipapayo na ilabas ang mismong sulat sa letterhead, siyempre, kung ang nagpadala nito ay isang kumpanya. Para sa mga ahensya ng gobyerno, ang mga naturang form ay may imahe ng coat of arms, para sa mga komersyal na organisasyon - ang kanilang sagisag.

Malinaw at naiintindihan para sa tatanggap.
Nang hindi gumagamit ng kabastusan, hindi banggitin ang mga insulto at kahalayan.
Maayos, maigsi at may kakayahan.

Sa prinsipyo, ang mga eksperto sa dokumento ay hindi gumagawa ng anumang iba pang mga kinakailangan para sa mga opisyal na liham. Ito ay sapat na upang sumunod sa mga nabanggit na pamantayan, mga patakaran at pangkalahatang nilalaman ng dokumento.

Maaari kang mag-download ng template para sa isang opisyal na liham sa organisasyon sa ibaba:

Mga uri ng opisyal na liham

Ang isang opisyal na liham ay isang medyo malawak na grupo ng mga papeles sa negosyo. Ang pinaka ginagamit sa kanila ay kinabibilangan ng:

, na sumasalamin sa pagnanais ng nagpadala na gumawa ng isang bagay para sa kapakinabangan ng addressee
Mga liham ng kahilingan
Mga kahilingan
Mga Imbitasyon sa Kaganapan
Mga imbitasyon sa pakikipagtulungan
Mga papel na nagpapaalala sa tatanggap ng isang bagay
Mga komersyal na alok
Mga kinakailangan
Mga tagubilin
Mga liham ng advertising at impormasyon

Sa pamamagitan ng pangalan ng bawat uri ng opisyal na liham, mauunawaan mo ang pangkalahatang layunin nito at ang layunin ng pagpapadala ng mensahe. Tulad ng ipinapakita ng kasanayan, ang paglipat ng iba't ibang uri ng mga kahilingan sa kapaligiran ng negosyo ay isinasagawa para sa iba't ibang mga kadahilanan, at ang listahan ng kanilang mga uri na nabanggit sa itaas ay malayo sa pangwakas.

Mga tampok ng disenyo at paghahatid ng mensahe sa addressee

Sa pagtatapos ng artikulo ngayon, bigyang-pansin natin ang paglilipat ng mga opisyal na liham sa Russian Federation. Una sa lahat, dapat tandaan na ang pangunahing nuance ng matagumpay na relasyon sa negosyo ay isang karampatang diskarte sa kanilang pamamahala. Sa kaso ng pagpapatupad ng mga nauugnay na dokumento pinag-uusapan natin tungkol sa kanila:

pagiging maayos
ganap na pagsunod sa mga pamantayan ng negosyo
pagiging may layunin (ang pagpapadala ng isang opisyal na liham sa isang tao sa anyo ng spam ay makabuluhang papanghinain ang awtoridad ng nagpadala)

Bilang karagdagan, ipinapayong lapitan ang komposisyon ng mensahe nang lubos na responsable. Ang teksto nito ay dapat na literate, maigsi at naiintindihan. Hindi kanais-nais ang paggamit ng mga kumplikadong istruktura at termino ng pandiwang. Ang pangkalahatang tono ng address ay dapat panatilihin sa loob ng mga limitasyon. Malugod na tinatanggap ang pagpigil, ngunit hindi kailanman ang pagiging pamilyar.

Tulad ng para sa pagpapadala ng mga liham pangnegosyo, ang nagpadala ay walang mga paghihigpit. Maaari kang maghatid ng mensahe sa addressee:

sa pamamagitan ng Internet sa elektronikong anyo
sa pamamagitan ng koreo
sa pamamagitan ng courier o kahit sa personal

Ang pagpapadala ng mga opisyal na liham ay isang malawak na larangan. Ang lahat ng mga nagpadala ay makakapili ng isang maginhawang mensahe.

Tinatapos nito ang pinakamahalagang probisyon sa paksa ng artikulong ito. Inaasahan namin na ang impormasyong ipinakita ay nakatulong sa lahat ng mga mambabasa na maunawaan ang kakanyahan ng mga opisyal na liham sa Russian Federation at ang mga patakaran para sa kanilang pagpapatupad.

Isulat ang iyong tanong sa form sa ibaba