Un diario para registrar órdenes o documentos de efectivo entrantes y salientes (abreviado PKO y RKO) es necesario para las organizaciones y empresarios individuales que, de acuerdo con la ley, deben utilizar cajas registradoras para recibir y emitir dinero en efectivo. Este diario se utiliza para completar datos necesarios como la fecha y el número del recibo o orden de débito, el número exacto de recibo de dinero en la caja o la emisión de efectivo desde la misma. En pocas palabras, el libro de registro de transacciones en efectivo está diseñado para simplificar el mantenimiento y la contabilidad de los documentos contables. Resulta mucho más fácil para una entidad jurídica o un empresario individual calcular el saldo final para el período requerido.
Como regla general, el diario lo completa el cajero o un empleado de contabilidad designado que conoce las reglas de llenado asignadas por el jefe de la organización. Esta persona es económicamente responsable, por lo que se redacta previamente un acuerdo con él. El mantenimiento analfabeto, los errores en el registro de registro de PKO y RKO, que son identificados por el auditor, conllevan responsabilidad administrativa (artículo 15, párrafo 1 del Código de Infracciones Administrativas de la Federación de Rusia).
Las reglas del diario requieren realizar entradas precisas en los campos que deben completarse.
Reglamento de la Ley Federal "Sobre el Banco Central de la Federación de Rusia" Nº 86, art. 34 de 10 de julio de 2002 instruye al Banco de Rusia a agilizar las transacciones en efectivo realizadas entidades legales y empresarios. Así, esta Ley Federal establece reglas unificadas que son vinculantes para las personas incluidas en la lista.
Existe un concepto de límite de efectivo para cualquier empresa.. Su tamaño lo determina el Banco Central; también se acuerda de forma individual con la dirección de la organización. La cantidad de dinero que exceda el límite establecido deberá mantenerse en el banco.
Vale la pena considerar con un poco más de detalle qué son las órdenes de recibos y gastos que están sujetas a registro.
Orden de efectivo entrante y saliente: concepto y funciones del documento.
Al emitir una orden de recibo de caja, se registra información sobre el dinero recibido en caja. Cada nuevo pedido se ingresa primero en el diario de documentos de caja (formulario No. KO-3) y luego se transfiere al cajero. Una vez redactado y registrado el documento, se deberá estampar la firma del jefe de contabilidad o de una persona autorizada, con la indicación obligatoria de su apellido e iniciales.
A continuación, el cajero recibe el PKO, quien verifica la exactitud del documento, la presencia de los archivos adjuntos necesarios, así como la autenticidad de la firma de la persona autorizada. Si se identifica un error o inexactitud, el cajero deberá enviar el documento recibido para su revisión.
Si se siguen todas las reglas de registro, este último acepta el monto en efectivo y además pone su firma e iniciales junto a su apellido. Esto deberá hacerse tanto en el propio pedido como en el recibo adjunto al mismo. El cajero está obligado a poner en el recibo la fecha de depósito del efectivo en la caja registradora y el sello de certificación de su firma, cuya parte más externa debe “ir más allá de los bordes” del orden del recibo.
Una orden de caja de gastos es un documento de caja a partir del cual se emite el efectivo. Esto también lo hace el departamento de contabilidad. RKO se emite para forma unificada , formulario No. KO-2. este formulario
completado por un contador u otra persona autorizada. RKO compilado de acuerdo con todas las reglas también se registra en la revista de acuerdo con el formulario No. KO-3. Este documento de caja está firmado por el contador/persona autorizada, así como por el director de la organización. Si los documentos adjuntos a la orden de gasto contienen una resolución del administrador dando permiso para realizar transacción monetaria
, entonces no se requiere la firma de este último.
RKO nunca es transferible. Está en la caja registradora.
El procedimiento para completar los libros RKO y PKO.
El diario se puede llevar en cualquier forma conveniente: electrónica, impresa, manuscrita. Cada hoja está marcada con su número de serie, así como con el sello de la organización. El propio sujeto de mantenimiento del diario de caja determina durante qué período se abrirá el diario (mes, seis meses, año).
El diario se lleva durante un período determinado especificado en los estatutos de la empresa. Cada página debe estar encuadernada, numerada y además contener un sello.
La revista en sí consta de dos partes: la portada y el propio libro de contabilidad, sus hojas. Si el llenado se realiza a mano, sólo con un bolígrafo azul.
- La página de título contiene la siguiente información:
- Nombre de la organización.
- Código según el clasificador general (OKPO).
- Periodo de inicio y finalización del llenado.
- Datos del empleado responsable de la revista: su nombre completo, cargo.
Las propias páginas de contabilidad son una tabla de dos columnas. La información sobre los recibos se registra a la izquierda y los gastos a la derecha.
Hay que recordar que los “consumibles” para el pago de salarios se registran únicamente cuando los reciben los empleados. esta regla proviene del hecho de que es posible que no haya suficiente efectivo en la caja registradora para que el empleado reciba un salario. Y debido al hecho de que RKO es válido solo el día de su ejecución, puede ocurrir una violación grave de las reglas de mantenimiento del diario si la orden se ingresa en otro día.
una cosa mas regla importante- mantener el orden numerado exacto de los documentos en efectivo. Si una determinada orden entrante o saliente se vuelve insignificante, debes deshacerte de ella. El resto de órdenes deberán renumerarse en orden.
Las multas previstas por la legislación administrativa para los analfabetos que registran órdenes de pago, borrones y errores son bastante graves. Debes abordar un punto tan importante como es la cumplimentación del registro de registro con mayor responsabilidad.
El diario para registrar órdenes de efectivo entrantes y salientes (formulario KO-3) registra el principal documentos contables circulación de efectivo dinero.
El requisito de que las organizaciones del sector público los reflejen en el libro de registro está consagrado en la Orden del Ministerio de Hacienda de 30 de marzo de 2015 No. 52n. Para organizaciones no sector publico, incluidas las organizaciones sin fines de lucro, no es necesario utilizar el formulario (No. 402-FZ). Pero si una organización decide utilizarlo, es necesario documentarlo. política contable.
La forma del libro fue aprobada por Resolución del Comité Estatal de Estadística de 18 de agosto de 1998 No. 88 y determinada por el código de forma unificada 0310003.
Qué incluir en el formulario KO-3
Al procesar documentos contables primarios para la contabilidad de caja, es necesario seguir las instrucciones del Banco de Rusia:
- de 07/10/2013 No. 3073-U sobre el procedimiento para realizar pagos en efectivo;
- de 11 de marzo de 2014 No. 3210-U sobre la realización de transacciones en efectivo para la aceptación de efectivo.
Es necesario mantener registros de todos los documentos "primarios" que se redactan al manipular efectivo:
- órdenes de recibo de efectivo (PKO);
- Órdenes de gastos en efectivo (RKO).
Asegúrese de incluir la siguiente información:
- número de orden;
- fecha;
- cantidad;
- notas.
Llenar una caja registradora, muestra
Está permitido llevar un registro utilizando medios técnicos (es decir, en formulario electrónico), y en formato papel. Si el diario se lleva en papel y se rellena a mano, conviene recordar que todas sus páginas deben estar numeradas, cosidas con hilo y certificadas con firma.
Veamos cómo llenar una caja registradora usando un ejemplo.
Convencionalmente, el proceso se puede dividir en dos partes: llenado pagina de titulo y cuadros contables.
Paso 1. Complete la página de título.
Indicamos el nombre de la organización. Si no hay divisiones estructurales, se agrega un guión. Escribimos código usando OKPO según las estadísticas.
Paso 2. Registramos el período durante el cual se mantienen los registros. También cargo y nombre completo. persona responsable.
Cada hoja se divide en dos partes: en el lado izquierdo - registro órdenes de recibo(OMP); A la derecha - órdenes de gasto(RKO). Se rellenan de la misma forma.
Paso 3. Complete la fecha y el número de serie del recibo o documento de gastos.
Paso 4. Anotamos el importe indicado en el documento.
Paso 5. En la nota indicamos brevemente la información de quién se recibió el dinero o a quién se emitió el dinero, así como la base para ello.
¡Las correcciones y la ausencia de entradas obligatorias son inaceptables!
muestra completa
¿Necesita una caja registradora para cajas registradoras en línea?
En términos de funcionalidad, este es el mismo dispositivo que antes, que imprime cheques y almacena información sobre ellos. Pero solo ahora las cajas registradoras en línea (incluso cuando se alquila una caja registradora en línea) necesitan acceso a Internet para transmitir información sobre las transacciones completadas a oficina de impuestos. También existe una función como enviar a correo electrónico cheque al comprador.
Ahora, gracias a la innovadora caja registradora en línea, no es necesario utilizar muchos documentos que fueron aprobados por Resolución del Comité Estatal de Estadística No. 132 del 25 de diciembre de 1998. Pero esto no se aplica a documentos como:
- caja registradora;
- pedidos entrantes y salientes.
Por lo tanto, se mantiene la necesidad de llevar registros en un libro especial en las cajas registradoras en línea. Las reglas de mantenimiento se detallan en las instrucciones del Banco de Rusia del 11 de marzo de 2014 No. 3210-U.
Las órdenes de recibo y gasto son las principales. documentos primarios en la caja de cualquier organización. ¿Cómo se debe realizar un seguimiento y control de estos importantes documentos y cómo llenar la caja registradora sin errores? Lea en este artículo.
Absolutamente todas las organizaciones que tienen una caja registradora y realizan operaciones en ella deben completar los documentos de la caja registradora sobre la recepción y el gasto de efectivo. La inmensa mayoría es así, porque a pesar de la difusión de los medios electrónicos para pagos no en efectivo, generalmente se necesita efectivo para las necesidades de las pequeñas empresas. Esto significa que la mayoría de las organizaciones necesitan y diario para registrar órdenes de efectivo entrantes y salientes. Por tanto, vamos a conocerlo con más detalle.
Formulario de revista
Diario de registro de documentos de efectivo entrantes y salientes. es un libro de contabilidad en el que es necesario ingresar información y detalles de todos los documentos emitidos por el cajero. Su forma unificada fue aprobada por Decreto del Comité Estatal de Estadística de la Federación de Rusia del 18 de agosto de 1998 No. 88. Se llama No. KO-3, pero si lo desean, las organizaciones pueden no usarlo y desarrollar su propia versión. De hecho, desde 2013, el uso de tales formas unificadas Se recomiendan documentos contables primarios. Aunque el resto de los documentos de caja, en particular las mismas cajas registradoras, de acuerdo con información del Ministerio de Hacienda No. PZ-10/2012, son obligatorios en el formulario aprobado.
El libro de registro es un registro contable consolidado ordinario, por lo que puedes elaborarlo tú mismo. En virtud del artículo 10 de la Ley Federal de 6 de diciembre de 2011 No. 402-FZ “Sobre Contabilidad”, la aprobación de los registros contables es prerrogativa del jefe de la organización por recomendación del jefe de contabilidad. Lo principal es indicar la opción utilizada en la política contable. Pero si lo desea, también puede utilizar un formulario unificado (esto también debe mencionarse en la política contable). Sin embargo, este es siempre un libro que debe estar numerado de punta a punta y cosido. Normalmente, el interior del formulario de diario para registrar pedidos entrantes y salientes consta de dos mitades de igual volumen:
- Para pedidos de recibo.
- Para órdenes de gastos.
Se llevan a cabo simultáneamente. La información sobre los ingresos generalmente se coloca en el lado derecho de la hoja y la información sobre los gastos, en el lado izquierdo. La legislación permite llevar un registro no solo en papel, sino también en formato electrónico. En este caso, debería ser posible imprimir el formulario completado y generarlo dentro de un período de tiempo determinado. Además, no es necesario utilizar copias en papel si el responsable (contador o cajero) tiene una firma electrónica cualificada con la que puede certificar los registros.
Llenar la caja registradora: muestra
En la portada del título, independientemente de si se utiliza un formulario de diario de desarrollo propio o recomendado para registrar recibos y documentos de gastos, debe estar el nombre de la organización, su unidad estructural, donde se encuentra la caja registradora y el nombre del formulario en sí. Además, es necesario escribir la fecha en que se inició el mantenimiento del formulario, y los datos del responsable del mismo (cargo y nombre completo). Se verá así:
Dentro del formulario, es necesario proporcionar columnas para indicar la siguiente información para cada orden en efectivo:
- número de pedido y fecha de su elaboración;
- monto de gastos o ingresos;
- una nota que indica un breve propósito de la cantidad de dinero emitida o recibida.
Los números de órdenes entrantes y salientes deben asignarse por separado para cada uno de estos tipos de billetes. No se permite la numeración continua de ingresos y gastos.
cajas registradoras en línea
a la pregunta ¿Necesita una caja registradora para cajas registradoras en línea? La respuesta es clara: no. Las transacciones se registran y los números de recibo se asignan automáticamente mediante el dispositivo de almacenamiento fiscal del dispositivo. Por lo tanto, en esta situación no se proporcionan registros contables adicionales. Antes de la introducción de equipos de caja registradora con función de transferencia de datos en línea, los operadores de cajeros llevaban diarios para registrar los recibos y las órdenes de gastos, en los que registraban los datos sobre los ingresos, ahora esta obligación les ha sido cancelada; Las explicaciones pertinentes sobre este asunto fueron dadas por el Ministerio de Finanzas de Rusia en carta del 16 de junio de 2017 No. 03-01-15/37692.
Responsabilidad
Aunque este registro contable es obligatorio para todas las organizaciones, la ley no prevé ninguna responsabilidad administrativa separada para los gerentes o contadores en caso de su ausencia. Pero si no se mantiene, esto puede considerarse una violación del procedimiento contable en la organización.
Los funcionarios tributarios, como parte de la verificación del cumplimiento de la disciplina de efectivo, solicitaron a nuestra empresa un diario para registrar los documentos de efectivo entrantes y salientes en el formulario No. KO-3. Pero no llevamos ese diario. Debido a la falta de revista, ¿el Servicio de Impuestos Federales tiene derecho a multarnos por violar la disciplina monetaria?
No, las autoridades fiscales no tienen derecho a multar a su empresa por violar la disciplina de caja.
El diario para registrar los documentos de entrada y salida de efectivo se menciona en la lista de documentos que las autoridades tributarias tienen derecho a solicitar como parte de la verificación de la integridad de la contabilidad de los ingresos en efectivo (inciso “g”, cláusula 29 del Reglamento Administrativo para la ejecución de la Federal servicio de impuestos función de estado sobre la implementación del control y supervisión de la integridad de la contabilidad de los ingresos en efectivo en organizaciones y empresarios individuales, aprobado por Orden del Ministerio de Finanzas de Rusia de fecha 17 de octubre de 2011 No. 133n, en lo sucesivo, el Reglamento). La forma unificada de esta revista (No. KO-3) fue aprobada por el Decreto del Comité Estatal de Estadística de la Federación de Rusia del 18 de agosto de 1998 "Sobre la aprobación de formas unificadas de documentación contable primaria para registrar transacciones en efectivo y registrar resultados de inventario". ” y sigue vigente en la actualidad.
A pesar de esto, las organizaciones y empresarios individuales no debe completar este documento. Expliquemos por qué.
La obligación de llevar un diario existió hasta 2012. Así, en el párrafo 21 del Procedimiento para llevar transacciones en efectivo en Federación Rusa, aprobado por el Banco de Rusia el 22 de septiembre de 1993 No. 40, se indicó que PKO, RKO o los documentos que los reemplazan son registrados por el departamento de contabilidad en el registro de documentos de efectivo entrantes y salientes antes de ser transferidos a la caja. Pero este acto normativo perdió fuerza el 1 de enero de 2012 (directiva del Banco de Rusia de 13 de diciembre de 2011 No. 2750-U). A partir de esta fecha, el Reglamento sobre el procedimiento para realizar transacciones en efectivo con billetes y monedas del Banco de Rusia en el territorio de la Federación de Rusia, aprobado por el Banco de Rusia el 12 de octubre de 2011 No. 373-P (en adelante, como Reglamento N° 373-P), están vigentes. Y en este documento no es necesario llevar un diario. Las entradas para cada PKO y RKO deben realizarse únicamente en libro de caja(Cláusula 5.2 del Reglamento N° 373-P).
Además, incluso si el registro de PKO y RKO se mencionara en el Reglamento núm. 373-P, la multa por violación de la disciplina monetaria seguiría siendo ilegal. La responsabilidad administrativa por violación del procedimiento para trabajar con efectivo y el procedimiento para realizar transacciones en efectivo se establece en la Parte 1 del art. 15.1 Código de Infracciones Administrativas de la Federación de Rusia. Esta es una multa que para una empresa es de 40 000 a 50 000 rublos, y para su funcionario, de 4 000 a 5 000 rublos. Pero esta norma contiene una lista cerrada de infracciones punibles:
Realizar pagos en efectivo superiores a los montos establecidos;
No recepción (recibo incompleto) de efectivo en caja;
Incumplimiento del procedimiento para almacenar los fondos disponibles;
Acumulación de efectivo en caja por encima de los límites establecidos.
Como puede ver, esta lista no incluye la ausencia de caja registradora.