Un ejemplo de carta saliente con membrete de la empresa. Reglas para escribir una carta comercial.

La introducción de una norma para el formulario, que a su vez define los requisitos para la forma de una carta oficial, surgió de la necesidad de unificar el proceso de su registro, esto permite:

organizar la producción centralizada de membretes;
reducir el costo del trabajo de mecanografía;
reducir los costos laborales para escribir y formatear cartas;
facilitar la búsqueda visual de la información necesaria;
ampliar las posibilidades de utilizar tecnología informática y organizativa al procesar cartas.

El formulario de muestra es la base para diseñar formularios y plantillas para todo tipo de documentación de gestión. El área asignada a los formularios de muestra para la ubicación de cada detalle corresponde al volumen óptimo de este detalle en caracteres impresos.

Cómo escribir una carta formal

A menudo, la forma de una carta oficial parece una hoja de papel con detalles permanentes impresos mediante un método tipográfico. Sin embargo, en Últimamente, cada vez menos usado formularios estándar, ya que la carta con todo el diseño necesario se puede imprimir mediante una impresora.
Una carta oficial consta de un “marco”, el texto principal, que contiene información sobre el destinatario, el nombre abreviado o completo de la empresa remitente, su dirección telegráfica o postal, números de fax y teléfono, el número del telegrama o carta que se convirtió en el motivo de la correspondencia. Los formularios estándar establecen los tamaños de campo y formatos de los documentos que forman parte de un determinado sistema de documentación, también hay un modelo de cuadrícula estructural, reglas y detalles para su ubicación.

Formulario abierto:

Forma y diseño de letras.
Reglas generales de escritura
Compilacion correos electrónicos
Resumiendo

Un empresario debe mantener correspondencia activa tanto con funcionarios (por ejemplo, representantes de agencias gubernamentales) como con funcionarios "semioficiales": socios, contratistas, especialistas independientes, etc. La habilidad de la comunicación escrita se desarrolla con bastante rapidez, pero al principio se pueden cometer muchos errores y no causar una impresión muy agradable a los destinatarios.

Información

En este artículo hablaremos sobre las características de escribir cartas comerciales ordinarias (en en papel), y mensajes electrónicos. Membrete y diseño Asegúrese de utilizar el membrete de su empresa.

Esto siempre impresiona y aumenta la lealtad de los “interlocutores”.

¿Cómo preparar un formulario de carta oficial?

Es esta línea la que determina si una persona abrirá el mensaje entrante. Si le escribes a alguien que no conoces, deberías intentar encontrar un título interesante.

Pero no se exceda: temas como “¡¡¡Urgente!!! ¡Oferta única, abierta ahora mismo!” Sólo te dan ganas de hacer clic rápidamente en el ícono de la papelera en la parte superior. El título debe constar de 3 a 5 palabras y reflejar el contenido del mensaje.

Si no está familiarizado con el destinatario, describa brevemente quién es usted y cómo se enteró de él.
Sin esta necesaria introducción, el mensaje puede considerarse spam y eliminarse inmediatamente.
No desactive las citas en la configuración; deje que la correspondencia anterior se muestre debajo, debajo del corte.
Leer desde una pantalla es un placer dudoso. Una carta en papel se puede recoger y, sólo por esta razón, se percibe más seriamente a nivel inconsciente que una carta electrónica.

Blanker.ru

Esto "revivirá" la comunicación: los emoticones en la pantalla (incluso en un mensaje comercial) se perciben de manera bastante positiva. Por supuesto, no se pueden utilizar en cartas “en papel”.

Asegúrate de firmar.
En los correos electrónicos, suele constar de 3 a 6 líneas e incluye el nombre y apellido del remitente, su puesto, el nombre de la empresa, la dirección del sitio web y el número de teléfono de contacto.

Detalles de la carta de servicio

Hay más opciones aquí:

“Con respeto”, “Atentamente”;
"CON Los mejores deseos»;
“Con la esperanza de una cooperación continua”;
“Siempre estaremos felices de brindarle un servicio”;
etc.

En una palabra, la elección de la última frase es cuestión de gustos. Ética en la redacción de negocios Incluso el desdén velado en una carta comercial no pasa desapercibido. Por supuesto, en este caso ya no podrá contar con una actitud positiva o incluso igualitaria hacia usted mismo. La conclusión es obvia: no cedas a las emociones y mantente dentro de los límites incluso si el destinatario realmente te molesta.
Presta siempre atención al tono del mensaje. Debe tener especial cuidado al redactar una carta que contenga una negativa. Es extremadamente imprudente comenzar un mensaje de este tipo con un "no" categórico de una forma u otra; esto creará en la persona la sensación de que simplemente fue enviado.

¿Cómo escribir una carta oficial a una organización?

El tipo de formularios, las normas para su cumplimentación y los elementos de diseño deben especificarse en el pedido de organización (o instrucciones para el trabajo de oficina). Los requisitos básicos para los formularios de cartas comerciales se pueden encontrar en GOST 2003 "Requisitos para la preparación de documentos".
Es recomendable "comprimir" la información básica sobre la empresa en la forma:

nombre (y nombre abreviado);
direcciones reales y postales;
Dirección de correo electrónico;
Números de teléfono de contacto;
Dirección web.

Esta no es una lista de datos requeridos, sino sólo una lista de muestra. Si lo desea, puede agregar o excluir algo.

Cómo escribir y formatear cartas comerciales correctamente

Importante

Podemos decir que una carta oficial consta de un “marco” de la carta y el texto principal y contiene, además del texto principal, información sobre el destinatario: el nombre completo y abreviado de la organización de envío, su dirección postal y telegráfica. , números de teléfono, fax y teletipo, el número de esa carta o telegrama, que sirvió de motivo de la correspondencia, y mucho más. Las formas pueden tener una disposición de detalles angular o longitudinal.

Atención

El diseño del formulario debe cumplir con los principios de la estética técnica, lo que a su vez tiene un efecto positivo en la percepción de su contenido. Teniendo en cuenta la propiedad del ojo humano, es más fácil de arreglar. parte superior de cualquier objeto, al preparar documentos, su parte superior debe estar más saturada y la parte inferior más "estable".

Modelo de carta oficial de una organización

Si aborda varias cuestiones en él, deberían estar estrechamente interrelacionadas. Si necesita ponerse en contacto con la misma organización sobre varios temas diferentes, es mejor escribir una carta separada para cada uno de ellos.

Idioma de escritura El estilo de la correspondencia comercial es el de un asunto oficial "ligero". Es posible y necesario estandarizar frases, utilizar algunos clichés y clichés, pero no se recomienda reducir todo esto a una árida burocracia. "

La lengua viva siempre se percibe fácil y favorablemente. Por supuesto, negocios Lengua escrita debe cumplir con las normas de etiqueta (que se discutirán a continuación), pero la esencia del problema debe expresarse de manera clara y concisa.

Carta oficial: tipos existentes, reglas de diseño.

Los estándares para formularios modelo establecen los formatos y tamaños de los campos de los documentos que forman parte del sistema de documentación unificado, así como los requisitos para la construcción de la cuadrícula estructural del formulario modelo, detalles y reglas para su ubicación. Los documentos incluidos en los sistemas de documentación unificados constan de tres partes principales, que se encuentran dentro de áreas claramente delimitadas. Esta disposición del documento asegura la velocidad necesaria de percepción de su texto. Los detalles son características obligatorias establecidas por ley o reglamento para especies individuales documentos. La composición y disposición de los detalles sobre las formas de los documentos organizativos y administrativos deben cumplir con las normas pertinentes. Anteriormente, estos estándares estaban regulados por GOST 6.38-90, actualmente se utiliza GOST R.30-2003.

Directorio de abogados

Es parte de los flujos de documentos entrantes y salientes de la organización. Existen muchos tipos de cartas comerciales: publicitarias, de garantía comercial, de cobertura, informativas, de reclamación, instructivas, etc.

La cultura de la correspondencia comercial exige que el empresario pueda redactar correctamente dichos documentos. Un formulario de carta prediseñado puede ayudar con esto.

Sirve como tarjeta de presentación de la empresa, que demuestra su estilo y crea una imagen favorable. La correspondencia comercial ejecutada correctamente permite al destinatario recibir información completa sobre el remitente, su estilo estricto oficializa la información y simplifica el uso posterior de la documentación. Esto es especialmente importante en la etapa inicial del desarrollo de la empresa, cuando los costos de publicidad aún son limitados, pero ya existe la necesidad de crear una imagen positiva en el entorno empresarial.

Carta oficial con membrete de la organización.

Ubicación de los detalles (versión de esquina) de la forma de letra (las dimensiones se indican en milímetros) Fig. 2. Disposición de las piezas (versión longitudinal) de la forma de letra (las dimensiones se indican en milímetros) La forma más conveniente de procesar y económica en términos de uso del espacio de la hoja es la forma de esquina. En este caso, se puede utilizar el lado derecho de la parte superior de la hoja para colocar los datos “Destinatario”, “Resolución”, siendo recomendable utilizar un membrete longitudinal en los casos en que el nombre de la organización contenga un gran número de Los caracteres impresos, por ejemplo, pueden darse cuando los detalles del formulario se dan en dos o más idiomas. En este caso, los datos deben imprimirse en ruso a la izquierda y en el idioma nacional a la derecha, al mismo nivel.

16Abr

¡Hola! En este artículo hablaremos de cartas comerciales.

Hoy aprenderás:

Por qué la correspondencia comercial no ha perdido su relevancia;
Qué tipos de cartas comerciales existen y cómo están formateadas;
Cómo redactar correctamente una carta comercial.

Ahora, fuera de nuestras ventanas, es la época de la alta tecnología e Internet. Pero la correspondencia comercial no ha perdido su importancia y relevancia, simplemente se ha trasladado a otros medios. Hablemos hoy de por qué es importante poder redactar y dar formato a cartas comerciales.

¿Por qué necesita correspondencia comercial?

En primer lugar, se trata de una oportunidad para intercambiar opiniones, sugerencias y pensamientos con empleados o socios comerciales. Con la ayuda de la correspondencia, exponen quejas, solicitudes y aclaran malentendidos entre empresas.

La correspondencia comercial es uno de los tipos de correspondencia oficial.

Diferencias entre cartas comerciales y otras

Las principales diferencias son las siguientes:

Estilística de presentación;
Vocabulario que no permite la expresión clara de las emociones;
Realizado en papel membretado oficial de la empresa;
La fuente no es demasiado pequeña, pero tampoco grande, y es la misma en todo el texto;
Rara vez ocupan más de 1 página;
Presencia de una estricta cadena de mando oficial.

Tipos de cartas comerciales

Todas las cartas comerciales se pueden dividir en varios grupos. Nos detendremos en cada uno con más detalle y daremos una breve descripción.

Cartas que no necesitan respuesta.

Carta de garantía;
Acompañamiento;
Informativo;
Carta de advertencia;
Carta recordatoria.

Cartas que requieren una respuesta.

Apelar;
Oferta;
Pedido;
Requisito;
Petición.

Cartas no comerciales.

Carta de invitación;
Cartas de pésame;
Cartas de agradecimiento;
Cartas informando sobre algo;
Cartas que contienen recomendaciones;
Cartas de garantía;
Cartas que confirmen que se han recibido los bienes, se ha prestado el servicio, etc.;
Cartas de felicitación en diversas ocasiones;
Carta de solicitud;
Cartas de instrucciones;
Cartas de cobertura.

Cartas comerciales.

Suelen utilizarse antes de celebrar un acuerdo, así como durante la vigencia del contrato.

Éstas incluyen:

Cartas de respuesta a consultas;
Solicitud directa;
– una carta en la que se propone realizar una transacción o concluir un acuerdo;
Afirmar;
Recordatorio;
Carta que contenga una advertencia sobre la rescisión de contratos o la necesidad de cumplir obligaciones, etc.

Si hablamos de clasificación por estructura, existen 2 tipos de cartas comerciales:

Que contenga el texto del autor y esté escrito en forma libre;
Compilado según un patrón estricto.

Por destinatario.

Circular – una carta que se envía a varios destinatarios;
Regular: enviado a un destinatario en nombre de una persona;
Colectivo: enviado a un destinatario, pero de varias personas.

Las cartas también se dividen según la forma en que fueron enviadas:

Enviado como mensaje de fax;
Enviado por correo electrónico;
Los enviados en sobres normales.

Hay tipos de cartas que, por razones éticas, conviene escribirlas a mano y no a máquina. Esto se aplica a las condolencias y felicitaciones.

Secretos del diseño adecuado.

El texto de la carta se divide en partes introductoria, principal y final. Están lógicamente conectados entre sí. La parte introductoria incluye las circunstancias que llevaron a la creación de la carta y la parte principal representa el contenido en sí. La parte final resume los resultados, en los que se expresa la solicitud, negativa, etc.

En general, la correspondencia comercial con toda responsabilidad puede considerarse un arte, porque es necesario aprender a realizarla correctamente, cumpliendo con todos los requisitos. Después de todo, la mayoría de las veces sólo pensamos en que la información se presenta claramente y nos olvidamos del hecho de que la carta puede considerarse la cara de la empresa.

Estilística.

Cada letra se mantiene estrictamente. estilo de negocios, se utilizan medios de expresión característicos de los documentos oficiales.

Requisitos para la presentación de información.

Toda la información contenida en la carta se presenta de la siguiente manera:

Dirigido, destinado a una persona específica;
Toda la información debe estar actualizada a la fecha de redacción;
Confiable;
Imparcialmente;
Razonado;
Lo más completo posible, para que en base a ello se pueda tomar una decisión.

Forma.

En primer lugar, la carta se redacta en papel con membrete propiedad de la empresa.

Para redactar una carta comercial se utilizan hojas tamaño A4;
El margen izquierdo del formulario debe ser de al menos 3 cm, ya que pasado un tiempo serán enviados al archivo;
Se indica el nombre de la empresa, su domicilio legal y real, y dirección de correo electrónico;
Es mejor usar una fuente estándar. tiempos nuevos Romana, talla 12. Es la más óptima y se percibe bien al leer;
Está permitido redactar cartas comerciales sin utilizar membrete, pero aún así es necesario proporcionar la información del formulario.

Si la carta trata de grandes transacciones relacionadas con finanzas o información confidencial de otra naturaleza, envíe dichas cartas por fax o en formato electrónico No recomendado. Es mejor a la antigua usanza, en un sobre de papel normal.

Numeración.

Si la carta consta de varias páginas, se numeran a partir de la segunda. Los números están marcados en la parte superior central con números arábigos. No hay puntos al lado del número.

División en partes.

Esto significa dividir la carta en párrafos. El texto no debe fluir de forma continua, de lo contrario simplemente no será percibido. Gracias a la división en párrafos, podrás ver dónde termina un pensamiento y comienza otro.

Disponibilidad de correcciones.

No es aconsejable permitir correcciones, errores tipográficos o tachaduras. La carta debe estar escrita correctamente y el texto debe imprimirse a intervalos de 1,5 a 2.

Detalles utilizados.

Indicaremos solo los principales, ya que ya hablamos brevemente de ellos un poco antes:

Si la empresa es de propiedad estatal, se utiliza el escudo de armas de la Federación de Rusia. Está ubicado en medio del formulario oficial;
Nombre completo de la compañia;
Números de fax y de teléfono;
Número de cuenta bancaria;
Destinatario - y el nombre de la empresa destinataria se utiliza en el caso nominativo; para indicar el cargo y apellido del destinatario se utiliza el caso dativo;
Si el destinatario tiene titulo academico o título, indíquelo antes del apellido de la persona;
Cualquier detalle se escribe en una nueva línea y con mayúscula.

Carta comercial después de una reunión.

Tuviste una reunión de negocios, había alguna perspectiva. Discutiremos más a fondo cómo reflejar esto en una carta.

En primer lugar, al principio de la carta, indique la fecha y hora de su comunicación con su posible pareja, incluso si han pasado un par de días desde la reunión.
Evite errores o frases demasiado complejas: mantenga la carta breve y clara, pero de tal manera que el destinatario quiera leerla.
Mencione de qué se trató la conversación. P.ej: " Discutimos cuánto costaría un jarrón de estilo veneciano”.
Asegúrese de que el destinatario de la carta exprese su opinión sobre el tema de la reunión.
Indique un horario en el que puedan comunicarse por teléfono o reunirse en persona.
Hágale saber al destinatario que está deseando trabajar con él: " Espero tener futuras relaciones comerciales con usted.«.
Termine su carta con la siguiente frase o similar: “ Mejores deseos para usted...».

cartas comerciales electrónicas

Es imposible ignorar los requisitos para su diseño, ya que ahora cada vez más cartas se emiten en formato electrónico y no en papel. Después de todo, estamos en el siglo XXI.

Prepare una carta comercial por correo electrónico un montón de trabajo no se compila; los requisitos de formato son idénticos a los de las cartas tradicionales. Lo único es que dicha carta siempre debe tener un título (o asunto) para que simplemente no se pierda en el flujo de documentación.

Además, cuando se responde a una carta de este tipo, es mejor no cambiar el asunto de la carta, así comprenderá rápidamente lo que se dice si recibe muchos correos electrónicos.

Además, al crear archivos adjuntos a dichas cartas, no debe utilizar software de última generación; está lejos de ser un hecho que su destinatario tenga el mismo. Si no está ahí, la carta simplemente no se abrirá.

No utilice emoticones al escribir una carta comercial electrónicamente. La tecnología es excelente, pero manténgala profesional al escribir.

¿Cuál es el plazo para responder a una carta?

Si la carta se clasifica como que requiere una respuesta, entonces cuándo responder depende de la información contenida en la carta:

Si recibe una solicitud, confirme que se ha recibido dentro de los tres días siguientes a su recepción. Y la respuesta final podrá darse dentro de un mes;
Si hablamos de condolencias, se puede enviar dentro de los diez días siguientes a ocurrido el triste hecho;
Está permitido enviar felicitaciones dentro de los 8 días siguientes al momento en que se enteró de la fecha especial;
Si hablamos de reglas generales. Buenos modales, entonces es mejor responder a las cartas dentro de los siete días.

Cómo escribir una carta comercial: en lenguaje sencillo sobre cosas complejas

Distinga entre una carta comercial y correspondencia personal. Ya hemos hablado más de una vez hoy de cuáles son estas diferencias, no debemos olvidarnos de ellas. Ahora veamos cómo escribir una carta paso a paso.

Nivel 1. Indicamos el destinatario.

En la esquina superior derecha del formulario escribimos el apellido, iniciales y cargo de la persona a quien dirigimos la carta. Si el destinatario es una organización, indicar su domicilio legal.

Etapa 2. Apelar.

Lo colocamos en el medio del formulario. Se realiza de forma respetuosa, sin abreviaturas ni tachaduras.

Ejemplo: Estimado (nombre, patronímico)! Asimismo, se podrá dirigirse al destinatario indicando su cargo. Pero cuando te diriges a una persona por su nombre, reduce el estrés psicológico e indica que la relación comercial es estable y establecida.

Etapa 3. Declaración de propósito.

Explique el propósito de la carta, su esencia e ideas principales. Esta parte es la principal. Escriba sobre lo que quiere decir, cuál es el motivo de su apelación. Pero no te olvides del estilo oficial y neutral.

Etapa 4. Realizar propuestas y recomendaciones.

Casi cualquier carta comercial implica que el destinatario responderá a ella. Por lo general, esto no es necesario únicamente en el caso de cartas de carácter informativo. Por lo tanto, no se limite a describir el problema, sino que también sugiera cómo se puede solucionar.

Si presenta una queja, solicite que se tomen ciertas medidas; si se ofrece a cooperar, díganos qué opciones están disponibles.

En pocas palabras, quien recibe la carta debe ver que no sólo quiere algo de él, sino también comprender cómo puede lograrlo.

Cómo finalizar una carta comercial

Una carta comercial debe estar redactada perfectamente. Si no se siguen las reglas escritas, puede afectar negativamente la reputación de la empresa en su conjunto. Por ello, ahora nos proponemos detenernos con más detalle en el diseño de la parte final de una carta comercial.

Al final de la carta, resuma todo lo que se discutió anteriormente. Pero no deberías extender tus conclusiones a 10 oraciones; después de todo, la brevedad y la concisión se valoran en las cartas comerciales. Es mejor limitarse a frases sencillas.

Basaremos el final en 2 indicadores: debe ser lo más educado y correcto posible. Hay diferentes opciones sobre cómo construirlo.

Aquí hay unos ejemplos:

Gracias por su atención o ayuda: ¡Gracias! (Déjame agradecerte...);
Exprese sus esperanzas para el futuro: Esperamos una cooperación mutuamente beneficiosa (esperamos recibir una respuesta en un futuro próximo...);
Puedes construir una frase para asegurar al destinatario algo: Estaremos encantados de cooperar con usted;
Haga una solicitud: Le pedimos que informe los resultados;
Disculpas por cualquier inconveniente causado: Pido disculpas por el retraso inesperado en el pago del material.

Cómo despedirse del destinatario.

A pesar de que la correspondencia es oficial, puedes despedirte de diferentes formas.

Aquí hay algunas opciones:

Con respecto a ti...;
Con deseos de éxito...;
Los mejores deseos…

Firmamos correctamente.

Al firmar la carta, indique su cargo, nombre y apellido. Si dudas de la idoneidad de una frase como: “ Tuyo sinceramente" - simplemente no lo uses.

Puede indicar sus contactos, número de teléfono adicional o dirección de correo electrónico en la firma, para demostrarle al destinatario que está listo para comunicarse y cooperar con él.

En la siguiente parte de nuestro artículo me gustaría hablar sobre las cartas comerciales en inglés.

Cartas comerciales en inglés.

No existe una forma regulada para redactar este tipo de cartas. Todo dependerá del propósito de la carta y de quién sea su destinatario. A continuación se ofrecen algunas breves recomendaciones para la redacción.

Fecha de redacción.

Si escribimos en EE. UU., al indicar la fecha ponemos primero el mes, luego el día y solo luego el año. Si es al Reino Unido, la fecha se ingresa como en la Federación de Rusia. En este caso, escribe el mes en letras para evitar confusiones.

Detalles del destinatario.

Si le escribes a un hombre, contáctalo así: Sr. (insertar apellido);
Si una mujer que está casada: Sra. (inserte el apellido);
A una dama soltera: Señorita (indicar apellido);
Si no conoce el estado de la dama: Sra (insertar apellido).

Especificando la dirección.

El orden es el opuesto al aceptado en la Federación Rusa: oficina, número de casa, nombre de la calle, código postal, nombre del estado (si se escribe en EE. UU.), nombre del condado y nombre del país (si se escribe en el Reino Unido).

Cómo contactar con el destinatario.

Llamadas estándar:

Querida señora;
Estimado señor;
Estimado señor o señora;
Querida señora;
Estimado.

Después de la dirección ponemos una coma (si escribe al Reino Unido) o dos puntos (si escribe a los EE. UU.). No es costumbre poner un signo de exclamación.

Sujeto.

Asegúrese de indicar el asunto de la carta, como en la Federación de Rusia.

Texto principal.

Divídelo en párrafos. O escribe cada oración en una nueva línea.

Como decir adiós.

Por ejemplo, así: “ Gracias por su ayuda, seguimos siendo suyos."– Gracias, devota mía..., aunque quizás de manera menos formal.

Registro de firma.

Ponemos nuestra firma debajo del párrafo de despedida, indicamos nuestro nombre y apellido, razón social y cargo.

Diseño de aplicaciones.

Si adjunta algún documento, indíquelo al final de la carta: “ Enc." y enumerar aplicaciones.

Qué escribir con mayúscula.

Apellidos e iniciales;
Nombres de empresas;
Nombres de ciudades, estados, etc.;
Cualquier palabra que indique el cargo desempeñado;
Las primeras palabras de despedida;
Direcciones de apertura.

Antes de finalizar la conversación, aquí hay algunos ejemplos de cartas comerciales en ruso e inglés.

Ejemplos de cartas comerciales en ruso e inglés.

Conclusión

En resumen, me gustaría decir que una carta comercial es una herramienta de comunicación en cualquier campo de actividad. Si está escrito correctamente, definitivamente presentará a su empresa de manera positiva.

Por otro lado, una carta escrita de forma descuidada y con errores puede destruir por completo el negocio más prometedor. Escribe cartas correctamente y tratamos de decirte cómo hacerlo.

- un nombre generalizado para diversos contenidos que sirven como medio de comunicación entre instituciones en el proceso de desarrollo de sus actividades.

Una carta es la forma más común de intercambiar información, une un gran grupo de documentos de contenido muy diferente, que se distinguen por el método de transmisión del texto ( por correo). Las cartas constituyen la mayoría de los documentos entrantes y salientes de cualquier institución y tienen muchas variedades.

Tipos de letras:

instructivo;
acompañamiento;
informativo;
garantía;
publicidad;
reclamos;
arbitraje;
cartas de confirmación;
cartas recordatorias;
cartas de notificación;
cartas de solicitud.

Las cartas expresan felicitaciones, deseos y saludos en ocasiones especiales. Las cartas se envían como señal de participación y expresión de condolencias en situaciones dramáticas y trágicas.

La carta está redactada en un formato especialmente diseñado para este tipo de documento. A4. Si el texto de la carta no supera las siete líneas, se permite utilizar el formato A5.

fecha de la carta es la fecha de su firma.

Texto de la carta construido según el esquema:

introducción (aquí están los motivos de la redacción de la carta, referencias a eventos, hechos, decisiones de instituciones superiores y otros factores que sirvieron de base para la redacción de la carta);
evidencia (esto establece el fundamento de la cuestión planteada en la carta);
conclusión (enumerando conclusiones, solicitudes, demandas, propuestas).

A menudo, en la práctica de la documentación se utilizan cartas que contienen una parte final del texto sin explicación.

La extensión de la carta, por regla general, no debe exceder una página.

Propósito de la compilación y dirección. Las cartas se reducen, por regla general, a motivos incentivadores, de ahí los requisitos básicos para el texto: claridad, precisión, brevedad de presentación. La práctica de la correspondencia ha desarrollado varias reglas generales que deben seguirse al redactar y formatear cartas.

La carta debe estar dedicada a un tema que simplifique las operaciones de tratamiento y acelere la ejecución en la organización a la que va dirigida.

El texto de la carta, por regla general, se expresa en tercera persona. singular, por ejemplo: “El colegio no tiene la oportunidad…”, “El año que viene el colegio no ofrece…”, etc.

El derecho a recibir cartas oficiales, por regla general, pertenece al gerente y, durante su ausencia (enfermedad, vacaciones, viaje de negocios), a su suplente o al funcionario que actúa como gerente. Actualmente, las cartas se envían no solo por correo, sino también mediante telégrafos, máquinas de fax y redes informáticas (correo electrónico).

Independientemente del método de transmisión del documento, se utilizan requisitos uniformes para su preparación y ejecución (ver Fig. 3.7).

Arroz. 3.7. Ejemplo de formato de carta

En las últimas décadas se ha convertido parte integral en cualquier área de negocio. Además de redactar contratos, actas y anexos a los mismos, los especialistas en documentos se dedican a la redacción de diversos tipos de recursos y cartas. A nivel legislativo, los principios de su diseño y el modelo general, por supuesto, no están definidos. En tal situación, surge la pregunta: "¿Cómo redactar correctamente tal o cual documento legalmente débil pero comercial?" La respuesta es extremadamente simple y se reduce a redactar dichos documentos de acuerdo con los estándares generalmente aceptados en el trabajo de oficina.

Hoy nuestro recurso decidió considerar los principios de redacción de una carta oficial y las características de este documento. A continuación se puede encontrar información sobre el tema resumido y una plantilla para el artículo en sí.

Oficial o es uno de los tipos básicos de documentos en el ámbito del trabajo de oficina de las empresas modernas. Es una forma universal de transmitir información, implementada de la manera más sencilla posible, pero respetando todas las normas y regulaciones de las relaciones comerciales.

Naturalmente, la información presentada en las cartas oficiales no tiene carácter entretenido. Dichos trabajos pueden ser invitaciones, en parte publicitarias, informativas y otras, pero en ningún caso entretenidas.

Existen muchas diferencias entre una carta oficial y una normal. El principal es el propósito. Si un documento comercial siempre tiene el propósito preciso de enviar o transmitir al destinatario, entonces las cartas regulares se utilizan a menudo para "comunicar por el simple hecho de comunicar". Además, mensajes comerciales:

no son anónimos: siempre tienen información sobre el remitente y el destinatario
escrito en nombre de una persona u organización o asociación específica representada por él
(si el remitente tiene sello)
compilado de acuerdo con reglas generalmente aceptadas en el trabajo de oficina
no puede ser entretenido, como se mencionó anteriormente

Una diferencia opcional, pero también común, entre una carta oficial y un mensaje normal es que la primera está escrita en papel con membrete de la empresa. Este enfoque confiere a la dirección el mayor nivel de solidez y, en general, indica su situación comercial.

Algunas palabras sobre los detalles y el contenido general del documento.

Los oficios se emiten por diversos motivos, por lo que, naturalmente, el contenido varía. A pesar de esto, no se puede eliminar la estructura general de los mensajes comerciales. Esto es lo que se considera válido en el ámbito del trabajo de oficina, no está sujeto a disputas y constituye los requisitos básicos para los documentos pertinentes. Los detalles típicos de una carta oficial incluyen:

nombre completo de la empresa de envío o nombre completo de un ciudadano específico
información sobre checkpoint, checkpoint y OKUD (para organizaciones)
dirección y todos los contactos posibles del remitente
información similar sobre el destinatario
la esencia del mensaje
fecha de su composición
e impresión (para organizaciones)

¡Importante! El tipo de documentos comerciales que estamos considerando hoy es uno de los pocos que no necesitan incluir un título. La ausencia de este último no es en absoluto un error, sino el cumplimiento de las normas básicas del trabajo de oficina.

Es recomendable emitir la propia carta en papel membretado, por supuesto, si el remitente es una empresa. Para las agencias gubernamentales, estos formularios tienen la imagen del escudo de armas, para las organizaciones comerciales, su emblema.

Claro y comprensible para el destinatario.
Sin utilizar malas palabras, por no hablar de insultos y obscenidades.
Limpio, conciso y competente.

En principio, los expertos en documentos no imponen ningún otro requisito a los documentos oficiales. Basta con cumplir con las normas, reglas y contenido general del documento señalados.

Puede descargar una plantilla para una carta oficial a la organización a continuación:

Tipos de cartas oficiales

Una carta oficial es un grupo bastante extenso de documentos comerciales. Los más utilizados incluyen:

, que refleja el deseo del remitente de hacer algo en beneficio del destinatario
Cartas de solicitud
Peticiones
Invitaciones a eventos
Invitaciones a la cooperación.
Papeles que recuerdan algo al destinatario
Ofertas comerciales
Requisitos
Instrucciones
Cartas publicitarias e informativas.

Por el nombre de cada tipo de carta oficial se puede entender su propósito general y el propósito del envío del mensaje. Como muestra la práctica, la transferencia de varios tipos de solicitudes en el entorno empresarial se lleva a cabo por diversas razones, y la lista de sus tipos mencionada anteriormente está lejos de ser definitiva.

Características del diseño y transmisión del mensaje al destinatario.

Al final del artículo de hoy, prestemos atención a la transferencia de cartas oficiales a la Federación de Rusia. En primer lugar, cabe señalar que el matiz principal de una relación comercial exitosa es un enfoque competente para su gestión. En caso de ejecución de los documentos pertinentes. estamos hablando acerca de a cerca de ellos:

pulcritud
pleno cumplimiento de los estándares comerciales
determinación (enviar una carta oficial a alguien en forma de spam socavará significativamente la autoridad del remitente)

Además, es recomendable abordar la redacción del mensaje de forma extremadamente responsable. Su texto debe ser alfabetizado, conciso y comprensible. El uso de estructuras y términos verbales complejos no es deseable. El tono general del discurso debe mantenerse dentro de límites. La moderación es bienvenida, pero la familiaridad nunca lo es.

En cuanto a la transmisión de cartas comerciales, el remitente no tiene restricciones. Puede entregar un mensaje al destinatario:

a través de Internet en formato electrónico
por correo
A través de mensajería o incluso en persona.

La transmisión de cartas oficiales es un campo muy amplio. Todos los remitentes podrán elegir un mensaje conveniente.

Con esto concluyen las disposiciones más importantes sobre el tema de este artículo. Esperamos que la información presentada haya ayudado a todos los lectores a comprender la esencia de las cartas oficiales en la Federación de Rusia y las reglas para su ejecución.

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