Funkcje kierownika działu zakupów. Opis stanowiska kierownika działu zakupów

Akceptuję

[stanowisko, podpis, imię i nazwisko.

Menedżer lub inny

Urzędnik autoryzowany

Zatwierdzić

[forma organizacyjno-prawna, opis stanowiska]

nazwa organizacji, [dzień, miesiąc, rok]

przedsiębiorstwa] M.P.

Opis pracy

kierownik działu zakupów [nazwa organizacji]

Niniejszy opis stanowiska został opracowany i zatwierdzony zgodnie z przepisami Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej i innymi przepisami regulującymi stosunki pracy.

1. Postanowienia ogólne

1.1. Kierownik działu zakupów [nazwa organizacji] należy do kategorii menedżerów i podlega bezpośrednio [wpisz wymagane] lub jego zastępcy, wykonuje instrukcje dyrektora generalnego [nazwa organizacji].

1.2. Na stanowisko kierownika działu zakupów powołuje się osobę posiadającą wyższe wykształcenie zawodowe i staż pracy w obszarze zakupów wynoszący co najmniej [wartość] lat.

1.3. Powołanie na stanowisko kierownika działu zakupów i zwolnienie z niego następuje zarządzeniem dyrektora generalnego [nazwa organizacji] po złożeniu [wpisać, co jest wymagane].

1.4. Kierownik działu zakupów musi wiedzieć:

Podstawowe akty prawne i wykonawcze regulujące działalność [nazwa organizacji];

Aktualne praktyki finansowe i biznesowe w tym obszarze;

Wymagania dotyczące jakości towarów;

Ceny hurtowe i detaliczne dla grup produktów z asortymentu [nazwa organizacji], obejmujące ceny głównych producentów, dostawców, a także organizacji konkurencyjnych;

Metody i procedury zamówień publicznych;

Procedura zawierania umów z dostawcami i monitorowania ich realizacji;

Procedura rozliczeń z kontraktów;

Organizacja operacji magazynowych [nazwa organizacji], metody planowania, kontroli i zarządzania zapasami magazynowymi;

Baza danych, a także inne oprogramowanie wykorzystywane przez organizację do wspierania procesu handlowego;

Wewnętrzne przepisy pracy;

Zasady i normy ochrony pracy, środków bezpieczeństwa, higieny przemysłowej i ochrony przeciwpożarowej.

1,5. Kierownikowi działu zakupów przypisuje się następujące zadania:

Organizacja i personalna obsługa zakupów towarów w całym asortymencie [wskazać nazwę organizacji];

Tworzenie asortymentu, ustalanie wielkości zakupów i udział w ustalaniu cen;

Zapewnienie maksymalnej konkurencyjności cen i warunków nabywanych produktów.

2. Obowiązki zawodowe

2.1. Kierownikowi działu zakupów przypisuje się następujące obowiązki:

Zarządzanie pracą działu zakupów, podział odpowiedzialności za poszczególne grupy produktowe i dodatkowe obszary pracy pomiędzy kierowników działów;

Ustalanie kolejności i trybu zakupu produktów spożywczych, kryteriów i norm przeprowadzania transakcji zakupowych, ustalanie i uzgadnianie trybu rozliczeń z dostawcami;

Monitorowanie stanu stanów magazynowych wszystkich grup produktowych;

Optymalizacja polityki zakupowej (częstotliwość zamówień, wielkość zamówień, czas składania zamówień, minimalne stany na magazynie) z uwzględnieniem zmian popytu konsumenckiego, wahań sezonowych, terminów sprzedaży, sytuacji w produkcji określonych produktów spożywczych, a także inne niezbędne czynniki;

Prowadzenie regularnej analizy statystyk grup produktowych i poszczególnych pozycji produktowych, identyfikacja rentownych, niskorentownych i nierentownych grup produktowych, zapewnienie dostosowania polityki zakupowej w oparciu o wyniki tych analiz;

Sprawdzanie ilości i jakości dostaw wewnętrznych;

Wdrożenie terminowego wyboru dostawców;

Organizacja i prowadzenie przetargów, analiza dokumentacji przetargowej;

Udział w negocjacjach z działami funkcjonalnymi w celu osiągnięcia najlepszych cen i obniżenia kosztów podczas zakupów i dostaw;

Ocena jakości i wydajności istniejących dostawców i usługodawców;

Zarządzanie efektywnością kosztową poprzez wybór najbardziej odpowiednich dostawców;

Monitorowanie rynku towarów i usług nabywanych przez firmę;

Statystyki dotyczące grup produktów i poszczególnych pozycji produktów;

Analiza magazynu, planowanie tempa zakupów;

Negocjowanie, przygotowywanie i zawieranie umów z dostawcami i klientami;

Podejmowanie decyzji o niezbędnych zmianach warunków pracy z dostawcami, osiągnięcie optymalnych warunków dostaw;

Kontrola procesu budżetowania zakupów, wyceny, logistyki zewnętrznej;

Organizowanie interakcji działu zakupów z innymi działami [wskazać nazwę organizacji];

Kontrola menadżerów zakupów (zgodność cen zakupów z sytuacją rynkową);

Podział odpowiedzialności za poszczególne grupy towarów pomiędzy kierowników działów;

Nadzór nad podległymi pracownikami

3. Prawa

3.1. Kierownik działu zakupów ma prawo:

Działać w imieniu [wstawić nazwę organizacji], reprezentować interesy organizacji w stosunkach z innymi organizacjami, organami rządowymi w kwestiach związanych z zamówieniami;

Zapoznać się z projektami decyzji kierownictwa [wstawić nazwę organizacji] dotyczących zakupu i sprzedaży produktów;

Składać propozycje kierownictwu [wskazać nazwę organizacji] w celu usprawnienia działań działu zakupów;

Kontaktuj się z szefami wszystkich działów strukturalnych [podaj nazwę organizacji];

Żądaj osobiście lub w imieniu kierownictwa organizacji od kierowników działów i specjalistów niezbędnych informacji i dokumentów do wykonania powierzonych zadań;

Podpisuj i zatwierdzaj dokumenty w zakresie swoich kompetencji;

Brać udział w negocjacjach z przedstawicielami przedsiębiorstw i organizacji w kwestiach związanych z wykonywaniem obowiązków funkcjonalnych;

Ustalanie obowiązków służbowych dla podległych mu pracowników;

Powierzając zarządzanie asortymentem handlowym i przepływami towarów specjalistom, kierownictwo określa niezbędne uprawnienia i obszary ich odpowiedzialności, które powinny być zapisane w opisach stanowisk pracy oraz w systemie motywacji nabywców.

Praca działu zakupów wpływa na całą działalność firmy: sprzedaż, efektywne wykorzystanie kapitału obrotowego, zadowolenie konsumentów z cen i asortymentu, zapełnienie magazynów oraz efektywność wewnętrznego łańcucha dostaw. Jest to związane z pracą pracowników niemal wszystkich działów – od księgowości po usługi transportowe. W związku z tym należy dokładnie rozważyć aspekty organizacyjne logistyki zakupów.

Najbardziej złożone modele organizacji działań zakupowych są charakterystyczne dla dużych sieci handlowych. Analiza doświadczeń krajowych i zagranicznych pozwala na identyfikację następujących modeli logistyki zakupowej sieci handlowych.

Model 1. Bezpośrednio od dostawcy

Dostawcy zaopatrują bezpośrednio wszystkie sieci handlowe w towar. Jest to oczywiście najbardziej nieefektywny schemat z punktu widzenia logistyki transportu, który charakteryzuje się także wysokim poziomem kosztów.

Model 2. Poprzez centrum dystrybucyjne

Sieć handlowa tworzy własne centrum dystrybucyjne. Zwróćmy uwagę na pozytywne aspekty tej opcji: zmniejszenie zapasów w magazynach sklepów, zwiększenie rotacji i możliwości zarządzania zapasami, zapewnienie dostępności towarów w szczytowych okresach sprzedaży, zapewnienie jakości towarów poprzez organizację scentralizowanej usługi jakości, uproszczenie interakcji z dostawcy.

Pomimo oczywistych zalet drugiego modelu eksperci zalecają, aby małe sieci handlowe przede wszystkim przeprowadziły wnikliwą analizę opłacalności tworzenia centrum dystrybucyjnego.

W przypadku korzystania z centrum dystrybucyjnego w małej sieci handlowej mogą pojawić się następujące trudności:

Firma musi inwestować duże sumy pieniędzy w budowę centrum dystrybucyjnego (biorąc pod uwagę rozwój sieci), co nie zawsze jest opłacalne.
Długi okres zwrotu kosztów dla centrum dystrybucyjnego.
Centrum dystrybucyjne może nie być w pełni obciążone, a koszty jego utrzymania muszą zostać poniesione w całości.
Utrzymanie i modyfikacja nowoczesnego i dość złożonego systemu informacji magazynowej.
Wynajem magazynu dystrybucyjnego może nie być dostosowany do profilu sieci handlowej (np. może nie spełniać wymagań dotyczących temperatury, wilgotności, bezpieczeństwa przeciwpożarowego).
Konieczność zakupu i korzystania z własnego transportu, co nie zawsze jest ekonomicznie uzasadnione.

Jeśli sieć dystrybucji jest niewielka i nie ma możliwości zwiększenia liczby sklepów, można rozważyć współpracę z dobrą firmą zajmującą się sprzedażą hurtową (dystrybutorem). Bazując na sprawnej logistyce dystrybutorów, sieć może znacząco obniżyć koszty zakupu i utrzymania własnych zasobów logistycznych.

Zatem decyzja o wyborze modelu organizacji logistyki zakupów jest podejmowana przez firmę handlową przede wszystkim w oparciu o własną strategię rozwoju i wykonalność ekonomiczną.

Nowoczesne sieci handlowe rozwijają się w dwóch kierunkach: zwiększanie efektywności zarządzania siecią handlową oraz zwiększanie liczby sklepów sieciowych (wykorzystując efekt skali).

Modele zarządzania siecią detaliczną

Eksperci wyróżniają następujące modele zarządzania siecią handlu detalicznego i jej logistyką zakupową:

Model inwestycyjny

Zakłada obecność centrum inwestycyjno-konsolidacyjnego z niezależnymi obiektami handlowymi. Z modelu tego częściej korzystają firmy handlowe, które nie są spółkami sieciowymi w pełnym tego słowa znaczeniu. Łączą ich albo wspólni inwestorzy, albo wspólna marka.

Zalety tego modelu: zadania zarządcze w centrali są uproszczone, a inicjatywa może być podejmowana lokalnie.

Wady: brak możliwości wykorzystania zalet struktury sieciowej, uzależnienie od kwalifikacji kierowników sklepów, brak konsolidacji zakupów.

Trzymanie modelu

Centrum ustala politykę zakupową (dostawcy, asortyment i ceny zakupu), natomiast sklepy są niezależne w zarządzaniu operacyjnym. Wysoka skuteczność informacji o stanie obiektów handlowych nie jest dla centrum istotna. Model ten stosowany jest przez znaczną część rosyjskich firm detalicznych i z powodzeniem realizuje jedno z głównych zadań sieci handlowych – konsolidację polityki zakupowej. Najczęściej ten model zarządzania wybierają operatorzy detaliczni, którzy delegują funkcje operacyjnej interakcji z dostawcami kierownikom sklepów.

Zalety tego modelu: elastyczność w zarządzaniu konkretnym sklepem przez lokalnych menadżerów.

Wady: nadmierny rozrost aparatu zarządzającego i w konsekwencji wysokie koszty.

Model scentralizowany

Jest to najbardziej efektywna organizacja firmy zajmującej się handlem sieciowym. Ujednolicone centrum kontroli deleguje do sklepów funkcje, które są minimalnie niezbędne do udziału w operacjach logistycznych (zamawianie towarów, inwentaryzacja, przeszacowanie). Jednocześnie w sieci mogą znajdować się sklepy tego samego lub innego formatu.

Zalety tego modelu: redukcja kosztów, efektywne wykorzystanie aparatu zarządzającego przy jego koncentracji w jednym ośrodku. Tak naprawdę jest to zdalne zarządzanie obiektami handlowymi, które pozwala zintensyfikować wszystkie procesy biznesowe firmy handlowej, a tym samym zyskać znaczącą przewagę konkurencyjną.

Wady: zależność od nieprzerwanego i wydajnego działania systemu informatycznego i komputerowego.

Model tacy

Model ten zakłada pełną koncentrację zarządzania w centrum i minimalizację funkcji zarządzania w sklepie (z wyjątkiem sprzedaży towarów klientom). W centrali mieści się system informatyczny i rejestruje przepływ towarów, w którym skupia się cały aparat zarządzania siecią.

Zalety tego modelu: duże oszczędności w zasobach technicznych i pracy.

Wady: wykluczona jest bezpośrednia dostawa towarów do sklepu, słabe uwzględnienie lokalnej specyfiki działalności sklepów.

Model hybrydowy

Część obiektów handlowych sieci zarządzana jest centralnie, część sklepów może działać na zasadzie holdingowej lub np. tacowej. Podobny sposób zarządzania występuje w firmach detalicznych budujących duże sieci krajowe. Jednocześnie krzewy regionalne mogą pełnić funkcję oddziałów działających według scentralizowanego modelu zarządzania. W ramach tych struktur stosowany jest scentralizowany lub hybrydowy model zarządzania.

Zalety tego modelu: praktycznie jedyny możliwy sposób zarządzania sieciami krajowymi i międzynarodowymi, zapewniający jednolitą politykę produktową.

Wady są podobne jak w przypadku modelu zarządzania holdingiem, ale można je znacznie zmniejszyć, zarządzając krzakami terytorialnymi metodą scentralizowaną lub tacową.

Funkcje działu zakupów

Dział zakupów to dział, w którym podejmowane są decyzje dotyczące zakupu towarów, zawierane są umowy na dostawę produktów, rozwiązywane są kwestie wyboru dostawców, ustalane są wymagania dotyczące jakości produktu itp. Wewnętrzni odbiorcy wyników działalności obsługa zakupów to inne działy funkcjonalne przedsiębiorstwa wymagające zakupu produktów.

Znaczenie tego podziału w strukturze przedsiębiorstwa handlowego jest trudne do przecenienia, tak jak trudno przecenić znaczenie odpowiednio zorganizowanej logistyki zakupowej dla funkcjonowania całego przedsiębiorstwa.

Zasadniczo pozyskiwanie zasobów w firmie może mieć strukturę centralną lub zdecentralizowaną. Jeśli firma podejdzie do procesu z pozycji zdecentralizowanej, pracownicy różnych pionów strukturalnych będą samodzielnie dokonywać zakupów, każdy dla swojego działu. Zaletą takiego podejścia jest to, że użytkownik zna swoje potrzeby lepiej niż ktokolwiek inny. Dzięki takiemu podejściu proces zakupów może być szybszy.

Korzyści ze scentralizowanych zakupów jest jednak znacznie więcej, dlatego prawie wszystkie, z wyjątkiem najmniejszych, firmy stosują to podejście do zakupów. Przy zakupach centralnych wyznaczana jest konkretna osoba lub tworzony jest dział zakupów posiadający uprawnienia do pozyskiwania zasobów w interesie wszystkich działów przedsiębiorstwa handlowego.

Specjaliści z działu zakupów przedsiębiorstwa są odpowiedzialni za zakup produktów zgodnie z żądaniami otrzymanymi od konsumentów wewnętrznych lub samodzielnie monitorują zapotrzebowanie na zasoby. W samym dziale zakupów działania składające się na proces biznesowy Zakupy często podlegają dalszej specjalizacji w celu rozwijania profesjonalizmu menedżerów zakupów.

Centra zakupów dużych sieci handlowych składają się zazwyczaj z działów odpowiedzialnych za zakup części asortymentu. Podział asortymentu pomiędzy działami często odbywa się na zasadzie podobieństwa cech produktów. Taki rozkład pracy pozwala kupującym zgromadzić maksymalną wiedzę o swoim produkcie. Im większa firma detaliczna, tym węższa specjalizacja pracowników w jej centrum zakupowym.

W małej firmie, w której dział zakupów reprezentuje jedna osoba, oczywiście nie będzie podziału funkcji.

Cele działu zakupów

Cele działu zakupów (obsługi) każdej firmy produkcyjnej lub handlowej:

Kupuj towary i usługi po najlepszej cenie.
Utrzymuj wysoką rotację zapasów.
Zapewnij dostawę towaru na czas.
Kupuj towary o gwarantowanej wysokiej jakości.
Utrzymuj przyjazne partnerstwo ze sprawdzonymi dostawcami.
Czerp maksymalne korzyści dla przedsiębiorstwa.
Współpraca i efektywna interakcja z innymi działami firmy.
Przyczynianie się do osiągnięcia celów strategicznych firmy, w tym realizacji jej strategii logistycznej.
Zmniejsz udział kosztów zakupów w całkowitych kosztach logistyki.
Utrzymuj efektywną, zautomatyzowaną księgowość zakupionych towarów i wspieraj inne przepływy informacji powstające w trakcie działań zakupowych.
Rozwijać i stymulować działania, podnosić kwalifikacje kierowników zakupów towarów.

Priorytety osiągnięcia każdego celu wyznaczane są przez konkretną firmę w zależności od przyjętej strategii biznesowej. Przykładowo dla firmy realizującej strategię redukcji kosztów osiągnięcie pierwszego celu z powyższej listy będzie priorytetem. W warunkach niedoboru jakiegoś rodzaju surowców priorytetem będzie zapewnienie ich nieprzerwanej podaży, tak aby nie został zakłócony normalny przebieg procesu produkcyjnego lub handlowego, a w okresach nasycenia rynku towarowego szczególnie istotne jest
Konieczne staje się utrzymanie obrotów przedsiębiorstwa handlowego na wymaganym poziomie przy jednoczesnej minimalizacji inwestycji w zapasy.

Rozważmy bardziej szczegółowo główne cele działań w zakresie organizacji i zarządzania zakupami.

Czas dostawy

Opóźnione zakupy mogą zakłócić harmonogram produkcji, co pociągnie za sobą duże koszty ogólne, a towary zakupione wcześniej niż planowano będą dodatkowym obciążeniem dla kapitału obrotowego i powierzchni magazynowej firmy.

Rozmiar partii

Optymalna wielkość partii dostaw, czyli zachowanie dokładnej zgodności pomiędzy wielkością dostaw a zapotrzebowaniem na nie. Nadmierna lub niewystarczająca ilość dostarczonych zasobów negatywnie wpływa na równowagę kapitału obrotowego, trwałość produkcji wyrobów czy stabilność sprzedaży przedsiębiorstwa handlowego.

Jakość produktu

Utrzymywanie i doskonalenie jakości zakupionych produktów. Zakupione surowce muszą być dostarczone o wymaganej jakości, w przeciwnym razie produkt końcowy wytwarzany przez przedsiębiorstwo nie będzie spełniał przyjętych standardów. Aby zapewnić konkurencyjność nabywanych towarów i usług, konieczne jest ciągłe podnoszenie jakości zamówień.

Wyszukaj ceny minimalne

Wyszukiwanie i zakup towarów i usług po cenach minimalnych. To zadanie jest szczególnie istotne dla przedsiębiorstw handlowych, ponieważ działalność zakupowa wymaga dużej ilości kapitału obrotowego, a brak kapitału obrotowego, jak pokazuje doświadczenie, jest jednym z głównych problemów rosyjskiego biznesu. Zysk uzyskany z zakupów po niższych cenach, a zwłaszcza z obniżenia ogólnych kosztów logistyki, może być bardzo znaczący.

Badania rynku

Badania rynku zakupowego. Dział zakupów powinien regularnie zbierać i oceniać informacje, aby określić najlepsze źródła zakupów i zoptymalizować asortyment kupowanych towarów.

Organizując pracę działu zakupów należy wziąć pod uwagę poziom rozwoju logistyki zakupów w firmie. Eksperci identyfikują cztery główne etapy ewolucji logistyki zakupów, których charakterystykę przedstawiono w poniższej tabeli:

Dział zakupów (serwis) jest funkcjonalnie odrębnym działem firmy, który ma ścisłe powiązania z innymi strukturami. Tym samym pracownicy działu zakupów dokonują zakupów zamawiając towar u dostawców i przekazując informację o zamówieniach do działu transportu. Dział transportu przejmuje funkcję fizycznego przemieszczania ładunku od dostawcy do magazynów firmy, gdzie po przybyciu przekazuje ładunek pracownikom magazynu. Magazyn przechowuje towary. Dział operacyjny
księgowość zajmuje się logistyką informacji. W związku z tak ścisłymi powiązaniami, dla racjonalnej organizacji logistyki zakupów konieczne jest zwracanie ciągłej uwagi na utrzymanie efektywnych relacji roboczych pomiędzy działem zakupów a innymi działami strukturalnymi przedsiębiorstwa.

Biorąc pod uwagę znaczenie skutecznej organizacji zakupów dla każdego przedsiębiorstwa, konieczne jest systematyczne monitorowanie i analizowanie logistyki zakupów.

Wskaźniki wydajności działu zakupów

Kierując się funkcjami działu zakupów, efektywność jego pracy ocenia się zazwyczaj za pomocą następujących wskaźników:

redukcja kosztów zaopatrzenia w strukturze ogólnych kosztów logistyki;
poziom wad zakupionych produktów;
udział zakupów zrealizowanych terminowo;
ilość sytuacji, w których zabrakło niezbędnych zasobów na magazynie, co skutkowało zakłóceniami w harmonogramie produkcji lub realizacji zamówienia klienta;
liczbę i przyczyny zmian dokonanych w zamówieniach z winy serwisu zakupowego;
liczba otrzymanych i wypełnionych wniosków;
udział kosztów transportu w strukturze całkowitych kosztów zakupów itp.

Funkcje menedżera zakupów

Każdy etap procesu zakupowego jest szansą na wygenerowanie większych zysków dla firmy. Obejmuje to wybór najlepszego dostawcy, uzyskanie optymalnych cen, zamówienie odpowiedniej ilości towaru, efektywny sposób transportu, minimalizację strat z tytułu wadliwego towaru – słowem wszystko, gdzie firma może obniżyć koszty logistyki zakupów i tym samym osiągnąć większe zyski . A wszystkie narzędzia, z których korzysta w swojej pracy menadżer zakupów, istnieją właśnie po to, aby pomóc mu w podejmowaniu właściwych decyzji i kontrolowaniu procesu przepływu towarów.

Role i obowiązki menedżera ds. zakupów mogą się różnić w zależności od firmy. Badacze wyróżniają następujące modele zakupów (Klimenko A. Motywacja czy imitacja? - http://www.iteam.ru/publications/logistics/section_89/article_2843):

Modelka wykonawcy

Gdy wielkość produkcji lub przyszła wielkość sprzedaży dla każdego artykułu jest znana z dużym stopniem wiarygodności, kluczowe zadanie kierownika zakupów sprowadza się wyłącznie do ścisłej realizacji planu zakupów.

Model ekspercki

Zadaniem eksperta jest znalezienie produktów, które zostaną sprzedane w krótkim czasie.

Modelka „geniusz”

Zadaniem „geniusza” jest znalezienie sprzedawcy, który będzie gotowy dostarczyć towar najwyższej jakości w najniższych cenach i zaoferować ogromne odroczone płatności, a co najważniejsze – płatność przez
faktu sprzedaży i z prawem zwrotu niesprzedanych egzemplarzy.

Model logistyka

Czasami ze względu na specyfikę niektórych rynków, a także skalę i wiek firmy, zadania znalezienia dostawców i znalezienia najniższych cen nie są dla działu głównymi zadaniami
nabywanie Wszyscy dostawcy są znani, warunki są uzgodnione i nie podlegają większym zmianom. W takiej sytuacji głównym zadaniem kierownika zakupów staje się optymalizacja, czyli zapewnienie odbioru zasobów zgodnie z zasadą logistyki „Siedem H”.

Przed wprowadzeniem systemu motywacji dla menadżerów zakupów firma musi opracować jasną politykę zakupową. W zależności od preferowanego modelu zakupów przy realizacji tej polityki („ekspert”, „wykonawca” itp.) należy dobrać personel, stworzyć system jego kontroli i zastosować wskaźniki systemu motywacyjnego.

Główny cel menedżera zakupów polega na zaopatrzeniu procesu produkcyjnego lub handlowego przedsiębiorstwa w zasoby (towary i usługi).

Aby osiągnąć ten cel, menedżer zakupów realizuje następujące funkcje:

Zapewnia dostępność towaru w optymalnych ilościach i asortymencie.
Zapewnia planowane wskaźniki obrotu grupami produktów.
Składa zamówienia dla dostawców.
Monitoruje realizację zamówień.
Regularnie monitoruje dostępność i sprzedaż produktów cieszących się dużym popytem, aby zapobiegać niedoborom.
Badanie nowych ofert od dostawców i warunków rynkowych.
Podsumowuje i przekazuje otrzymane informacje kierownictwu.

Terminowo informuje działy firmy o nowych ofertach i przyjęciach towarów, zapewnia dostępność niezbędnych informacji o towarach w systemie informacyjno-księgowym firmy.

W zależności od realizowanych zadań wyznaczane są obszary wiedzy i umiejętności zawodowych.

Menedżer zakupów musi wiedzieć:

metody zarządzania przepływami finansowymi w logistyce;
wszystkie elementy umowy na dostawę;
czynniki brane pod uwagę przy wyborze dostawcy i przewoźnika;
sposoby poprawy efektywności zarządzania zakupami z wykorzystaniem technologii informatycznych;
wykorzystanie elektronicznej wymiany danych w kontaktach z dostawcami;
metody zamówień;
operacje składające się na proces biznesowy „Zakup”;
funkcje pełnione przez różnych pośredników w procesie realizacji zamówienia;
procedura sporządzania umowy;
sankcje stosowane w przypadku nieprzestrzegania warunków umowy;
etyka komunikacji biznesowej.

Menedżer zakupów musi być w stanie:

rozsądnie wybrać najlepsze warunki dostawy;
poprawnie wypełnić niezbędne dokumenty;
ustanowić interakcję między działem zakupów a innymi działami;
ocenić i wybrać dostawcę;
otrzymywać i analizować informacje o asortymencie towarów oferowanych przez dostawców;
dokonać przeglądu rynku dostawców;
analizować wiarygodność dostawcy;
analizować warunki dostaw oferowane przez dostawców;
negocjować z dostawcami (w zakresie ustalenia cen, warunków dostawy itp.);
porównać oferty otrzymane od różnych dostawców;
analizować i sporządzać umowy;
budować silne relacje biznesowe z dostawcami, które wzmacniają wizerunek i reputację Twojej firmy;
terminowo wywiązywać się ze wszystkich umów z dostawcami i nie pozostawiać żadnej kwestii bez rozwiązania;
podjąć działania mające na celu spłatę zadłużenia w rozliczeniach z dostawcami.

Aby skutecznie wykonywać obowiązki zawodowe, ważne jest, aby kupujący miał umysł analityczny, systematyczne myślenie, był uważny, potrafił skutecznie działać w sytuacjach stresowych, panować nad swoimi działaniami, umieć planować i ustalać priorytety, mieć dużą wiedzę aktywne słownictwo i umiejętność jasnego przekazywania swoich myśli osobom z różnych środowisk, na różnym poziomie wykształcenia.

Szczególne miejsce zajmują umiejętności komunikacyjne, takie jak perswazja, negocjacje, opanowanie podstawowych technik komunikacyjnych, umiejętność osiągania kompromisów (z dostawcami i innymi działami firmy), aktywność, wytrwałość, umiejętność osiągania celu, odpowiedzialność i przyzwoitość, odporność na stres, wytrzymałość i cierpliwość w sytuacjach konfliktowych.

Menedżer zakupów pracuje z dużymi ilościami informacji. Są to informacje o dostawcach, kolejności dostawy, transporcie i płatności. Działalność analityczna kierownika zakupów polega na porównaniu ceny, jakości, czasu dostawy i wyborze optymalnej opcji; w analizie rynku produktów. Jednocześnie szczególne miejsce zajmuje proces decyzyjny w krótkim czasie.

Kierownik zakupów pracuje w biurze. Zasadniczo jego działalność odbywa się przy użyciu takich środków jak telefon, faks, Internet, komputer (praca z profesjonalnymi programami, bazami danych, Internetem; pisanie raportów itp.).

Trudne dla większości specjalistów z zakresu logistyki zakupów są konflikty z działem sprzedaży (działem produkcji), problemy w interakcji z trudnymi dostawcami (np. z monopolistami na rynku).

Obszary zaawansowanego szkolenia menadżera zakupów to: doskonalenie profesjonalnych metod komunikacji; szkolenie umiejętności negocjacyjnych; opanowanie umiejętności planowania dnia pracy i organizacji procesu zakupowego; rozwój pracy zespołowej; doskonalenie wiedzy z zakresu produkcji, badanie rodzajów i typów produktów, zapotrzebowania klientów i technologii sprzedaży, prawnych aspektów działalności zakupowej.

Ocena i motywacja menedżera zakupów

Ważnym aspektem organizacji pracy kierownika zakupów jest opracowanie i wdrożenie systemu motywowania jego pracy. W trakcie rozwoju firma określa, które wskaźniki będą miały wpływ na wynagrodzenia menedżerów zakupów, ustala wskaźniki ilościowe i mechanizmy obliczania wynagrodzeń w oparciu o przyjęte wskaźniki. Następnie firma musi poinformować kupujących o swojej polityce płacowej i wdrożyć system motywacyjny.

Motywacja kupującego powinna wynikać z jego obowiązków funkcjonalnych i uprawnień. System motywacyjny menedżera zakupów opiera się zwykle na następujących wskaźnikach:

realizacja planu zamówień;
dynamika poziomu cen zakupionych towarów;
obrót zakupionymi towarami;
procent realizacji zamówień na zakup towarów.

W zależności od specyfiki działalności do wymienionych powyżej można dodać następujące wskaźniki: odsetek wad dostarczonych produktów, odsetek niekompletnie zrealizowanych wniosków o zasoby, odsetek reklamacji itp.

Wszystkie wskaźniki systemu motywacji kupującego muszą być powiązane z wynikami działań zakupowych, na które może on naprawdę wpłynąć (tj. które zależą konkretnie od jego pracy).

Ponadto wskaźniki te muszą być ważne dla konkretnego przedsiębiorstwa (na przykład zmniejszenie odbioru wad, wzrost rotacji zapasów). Jak pokazuje praktyka, wynagrodzenie kierownika zakupów wynosi co najmniej 50% całkowitego wynagrodzenia. Część premiowa wyliczana jest w oparciu o wcześniej ustalone wskaźniki oceny wyników.
Poniższa tabela przedstawia wskaźniki oceny kierownika zakupów firmy zajmującej się handlem detalicznym (44 - Buzukova E. Zakupy i dostawcy. Kurs zarządzania asortymentem w handlu detalicznym. P. 218–219).

Ważnym wskaźnikiem oceny menedżera zakupów jest przestrzeganie przez niego standardów etyki zawodowej.

Etyka zawodowa nabywców obejmuje takie aspekty relacji z dostawcami jak:

ochrona interesów Twojej firmy;
poufność informacji;
uczciwa konkurencja;
stosunek do prezentów biznesowych od dostawców.

Istnieją następujące opinie na temat dopuszczalności prezentów od dostawców:

Kupującym nie wolno przyjmować prezentów; otrzymane prezenty należy zwrócić.
Kupujący mogą zachować upominki reklamowe, takie jak długopisy, kalendarze, notesy itp.
Kupujący muszą sami zdecydować, czy prezent jest oznaką uwagi, dobrej woli, czy też próbą przekupstwa komercyjnego.

W przypadku każdej z wybranych opcji wskazane jest, aby firma przeprowadziła z kupującymi rozmowy, podczas których przypomnisz im o istnieniu standardów etycznych w firmie i wyjaśnisz potrzebę ich przestrzegania.

Aby zilustrować znaczenie etycznej strony logistyki zakupów, oto standardy działań zakupowych sformułowane przez Institute of Supply Management (USA) (Lysons K., Gillingham M. Purchasing and Supply Chain Management. s. 797):

Przede wszystkim szanuj interesy swojej firmy.
Bądź otwarty na rady i konsultacje ze strony współpracowników.
Dokonuj zakupów mając na uwadze dobro swojej firmy i mądrze wydaną każdą złotówkę.
Aktywnie zdobywaj wiedzę na temat zakupionych materiałów i procesów produkcyjnych.
Pracuj uczciwie i otwarcie, odrzucając wszelkie formy przekupstwa.
Okazuj przyjacielskie podejście do każdego, kto na to zasługuje.
Szanuj i wymagaj szacunku od innych w związku ze swoimi obowiązkami.
Unikaj konfliktów.
Pomagaj i doradzaj współpracownikom, gdy zajdzie taka potrzeba.
Współpracuj ze wszystkimi organizacjami i konkretnymi osobami, których celem jest poprawa statusu tego zawodu.

Wsparcie informacyjne działu zakupów

Aby zarządzać logistyką zakupów, przedsiębiorstwo musi posiadać systemy informacyjne do zarządzania wskaźnikami wydajności. Muszą zapewniać możliwość dokładnej analizy i monitorowania realizacji procesu biznesowego zakupów.

Znaczącą pomoc w analizie procesu zaopatrzenia przedsiębiorstwa w zasoby i generowaniu zamówień do dostawców można uzyskać stosując odpowiednie oprogramowanie. W takim przypadku należy zwrócić uwagę na zdolność programu do generowania raportów analitycznych. Każde przedsiębiorstwo, korzystając z komputerowego systemu informatycznego, generuje własny zestaw raportów zakupowych w oparciu o cele i założenia formułowane przez najwyższe kierownictwo.

Jak pokazuje praktyka, powszechne są raporty i wskaźniki, które odzwierciedlają następujące aspekty działań zakupowych:

Warunki zakupów rynkowych:
- zmiany cen zakupionych towarów;
- zmiany relacji podaży do popytu na rynku;
- prognozy dynamiki rynku na zakupione towary.
Analiza kosztów zapasów:
- inwestycje w zapasy;
- dostawy dzienne (dziesięciodniowe, miesięczne) i zamawiana wielkość dostaw dla głównych grup produktowych;
- obrót według grup zakupionych towarów;
- analiza otrzymanych rabatów;
- analiza nadwyżek rezerw.
Efektywność operacji zakupowych:
- analiza jakości zakupionego towaru;
- udział dostaw zrealizowanych terminowo;
- analiza przypadków braku potrzebnego towaru w magazynie;
- liczba zmian dokonanych w zamówieniach;
- czas dostawy zakupionego towaru;
- produktywność pracowników działu zakupów;
- zmiany cen wynikające z negocjacji, prac analitycznych, ulepszonych opakowań, racjonalizacji transportu itp.;
- koszty transportu.
Niezawodność dostawcy:
- udział opóźnionych dostaw i odmów dostaw;
- straty z tytułu utraconej sprzedaży;
- udział dostaw niekompletnych;
- jakość usług transportowych świadczonych przez dostawców i przewoźników.

Powyższe wskaźniki monitorowania i oceny logistyki zakupów są niezbędną częścią wsparcia informacyjnego w zarządzaniu łańcuchem dostaw.

Możliwości analityczne systemów informatycznych i komputerowych powinny dawać menadżerom zakupów pełny i jasny obraz wszystkich wskaźników związanych z działaniami zakupowymi. Zatem minimalne standardy zapasów służą do kontroli poziomu zapasów i są podstawą do generowania automatycznych zamówień do dostawców. Korzystając z zamówień automatycznych, kierownik zakupów poświęca czas jedynie na korygowanie wygenerowanych zamówień, co znacznie zmniejsza koszty czasu, ponieważ nie musi przeglądać pozostałych towarów.

Przy pomocy oprogramowania procesów logistyki zakupów przeprowadzana jest systematyczna analiza warunków rynkowych i pracy dostawców towarów. Zapewnia to firmie kupującej pełną informację o warunkach zakupu niezbędnych towarów i umożliwia podjęcie optymalnych decyzji zakupowych.

Systemy komputerowe muszą zapewniać możliwość przewidywania prawdopodobnych braków towaru, co może skutkować zakłóceniami w procesie handlowym, utratą sprzedaży, a w konsekwencji wzrostem kosztów i spadkiem zysków. Otrzymane z wyprzedzeniem informacje od dostawców o ewentualnych zakłóceniach w dostawach pozwalają przygotować się na nie z wyprzedzeniem i zminimalizować ewentualne straty.

Nowoczesne systemy komputerowe powinny wzmacniać integrację informacyjną przedsiębiorstwa z jego dostawcami, zwiększać poziom współpracy pomiędzy stronami uczestniczącymi w łańcuchu dostaw produktów oraz obniżać koszty transakcyjne.

Większość oprogramowania automatyzującego zarządzanie zakupami i zwykle zawartego w komputerowym systemie informacyjnym zawiera moduł „Zakupy”, który spełnia następujące główne funkcje:

Monitoring relacji kontraktowych z dostawcami i przewoźnikami. Monitorowanie realizacji zobowiązań płatniczych za dostawy.
Monitorowanie realizacji harmonogramu dostaw wraz z prognozowaniem czasu przyjęcia towaru na magazyn.
Generowanie dokumentów niezbędnych do przyjęcia towaru na magazyn, z automatyczną dystrybucją do osób odpowiedzialnych finansowo.
Zgłaszanie roszczeń wobec dostawcy (przewoźnika, spedytora) w zakresie asortymentu, ilości i jakości dostarczonych produktów.
Automatyzacja wszelkich operacji związanych z przyjęciem, zużyciem i wewnętrznym przepływem środków materialnych w magazynach.
Rozliczanie wszelkich transakcji kartami magazynowymi wypełnianymi automatycznie na podstawie dokumentów pierwotnych.
Rachunkowość aktywów materialnych w różnych jednostkach miary.
Prowadzenie operacji magazynowych zgodnie z obowiązującymi zasadami rachunkowości.
Prowadzenie listy osób odpowiedzialnych finansowo z przydziałem do magazynów i grup aktywów materialnych.
Rozliczanie aktów inwentarzowych i generowanie spisu inwentarza.
Pełna informacja eksploatacyjna o ilości, jakości, dacie ważności, adresie przechowywania, dostawcy i przewoźniku (spedytorze) każdej sztuki zakupionego produktu w dowolnym momencie.
Udzielanie informacji o stanach nadwyżkowych i niedoborowych.

Komputerowe systemy informacyjne zapewniają przechowywanie i wykorzystanie informacji o istniejących umowach z dostawcami, zgodnie z którymi składane są zamówienia, klasyfikacji produktów zakupionych marek oraz rejestrze dostawców.

Aby stworzyć bazę dostawców towarów, warunkiem koniecznym jest stałe monitorowanie wskaźników ich efektywności. System informacyjny firmy musi uwzględniać historię każdego dostawcy oraz dane odzwierciedlające dynamikę wskaźników efektywności. Baza ta gromadzi informacje o potencjalnych dostawcach w celu przeprowadzenia procedury selekcji i przejścia na współpracę z innym dostawcą.

Oprócz nazwy każdego dostawcy baza danych dostawców powinna zawierać:

dane kontaktowe konkretnych pracowników firmy dostawcy;
Dane bankowe;
warunki pracy, rabaty, premie i inne umowy, wraz z historią ich rozwoju;
cenniki, według których dokonano zakupów;
historię wszystkich zamówień od dostawcy ze wszelkimi zwrotami, wadami, opóźnieniami i krótkimi dostawami;
aktualne i maksymalne kredyty kupieckie, warunki płatności;
nazwy dostarczanych towarów;
cena lub przedział cenowy w zależności od udzielonych rabatów od wielkości zakupów, warunków płatności itp.;
opakowanie lub inne dane istotne dla transportu towaru.

Po wysłaniu zamówienia do dostawcy kierownik ds. zakupów musi mieć możliwość monitorowania jego postępu za pośrednictwem systemu informacyjnego. Jednocześnie rejestrowane są wszelkie odstępstwa w wypełnianiu obowiązków przez dostawców, aby menadżer mógł ocenić jakość ich pracy. Po otrzymaniu przez przedsiębiorstwo zamówionego towaru nowe informacje wprowadzane są do systemu informatycznego działu zakupów. Operacja ta obejmuje prowadzenie bazy danych dokumentów:

dziennik zamówień, który śledzi wszystkie zamówienia według numeru i wyświetla status każdego zamówienia (zrealizowane, częściowo zrealizowane, niezrealizowane);
rejestr zamówień zakupu zawierający kopie wszystkich zamówień zakupu;
rejestr towarów pokazujący wszystkie zakupy każdego produktu (data, dostawca, ilość, cena, numer zamówienia);
rejestr dostawców zawierający wszystkie dokonane u niego zakupy.

Równie ważnym aspektem wsparcia informacyjnego logistyki zakupów jest zarządzanie wewnętrznymi przepływami informacji krążących pomiędzy działami przedsiębiorstwa.

Jako przykład poniższa tabela pokazuje przepływ informacji między działem zakupów a magazynem (działem odbioru) (Buzukova E. Zakupy i dostawcy. Kurs zarządzania asortymentem w handlu detalicznym. s. 386.)

Należy pamiętać, że w przedsiębiorstwach handlowych wymiana informacji staje się bardziej skomplikowana ze względu na szeroką gamę towarów, ich szybką aktualizację i złożoną strukturę opisu każdej pozycji produktu. Pod tym względem główne cechy przyjmowania towarów w firmach handlowych to:

obecność dużej liczby dostawców;
różne warunki pakowania;
załadunek pojazdów luzem (w skrzyniach, bez użycia zmechanizowanych środków rozładunku) i na paletach;
akceptacja produktów z przeliczeniem nie tylko liczby miejsc, ale także jednostek produktowych w opakowaniach;
różnorodność pojazdów dostarczających towary;
niedotrzymanie terminów dostaw;
różne wymagania dostawców dotyczące procedury odbioru produktów, identyfikacji produktów wadliwych i trybu składania reklamacji;
inny skład pakietu dokumentów towarzyszących towarowi.

Cechy te w dalszym ciągu nie pozwalają na stworzenie jednolitej technologii współpracy ze wszystkimi dostawcami, stworzenie jednolitej przestrzeni informacyjnej i osiągnięcie jednolitego obiegu dokumentów, co obniża jakość logistyki zakupów.

Zatem ważnym kierunkiem jest doskonalenie wsparcia informacyjnego logistyki zakupów, co umożliwi przedsiębiorstwom tworzenie zintegrowanych łańcuchów dostaw minimalizujących koszty, tworzących ujednoliconą przestrzeń informacyjną i ujednoliconą procedurę obiegu dokumentów.

Odpowiedzialność 4.1. Kierownik działu zakupów jest odpowiedzialny za: - niewykonanie (nienależyte wykonanie) obowiązków służbowych przewidzianych w niniejszym opisie stanowiska, w granicach określonych przez prawo pracy Federacji Rosyjskiej; - przestępstwa popełnione w trakcie wykonywania swojej działalności - w granicach określonych przez ustawodawstwo administracyjne, karne i cywilne Federacji Rosyjskiej; - wyrządzanie szkód materialnych - w granicach określonych przez ustawodawstwo pracy, karne i cywilne Federacji Rosyjskiej. Opis stanowiska został opracowany zgodnie z [nazwa, numer i data dokumentu].

Opis stanowiska kierownika działu zakupów

Ceny hurtowe i detaliczne dla grup produktów z asortymentu Spółki, obejmujące ceny głównych producentów, Dostawców, a także firm konkurencyjnych. 4,5. Metody i procedury zakupu produktów spożywczych. 4.6. Procedura zawierania umów z Dostawcami i monitorowania ich realizacji.

4.7. Procedura rozliczeń z kontraktów. 4.8. Organizacja pracy magazynowej przedsiębiorstwa, metody planowania, kontroli i zarządzania zapasami magazynowymi. 4.9. Baza danych XXX, a także inne oprogramowanie wykorzystywane przez Spółkę do wspomagania procesu handlowego.

Kierownik Działu Zakupów podlega Dyrektorowi Handlowemu lub jego zastępcy i wykonuje polecenia Dyrektora Generalnego. 6. Kierownik Działu Zakupów wchodzi w skład Zarządu Spółki w rozszerzonym składzie i w imieniu Zarządu przygotowuje materiały do omawiania spraw objętych porządkiem obrad Zarządu.

Opisy stanowisk pracy

Ważny

Monitoruje realizację zobowiązań wobec dostawców.2.8. Zapewnia dokumentację transakcji.2.9. Monitoruje sprzedaż każdego produktu iw przypadku pogorszenia sprzedaży wspólnie z działem marketingu opracowuje i podejmuje działania mające na celu zmniejszenie salda zapasów.2.10.

Określa rodzaje towarów, które należy dodać do asortymentu lub usunąć z asortymentu ze względu na brak perspektyw.2.11. Określa minimalny stan magazynowy towaru i zapewnia dostępność wymaganej ilości towaru w magazynie firmy.2.12.

Uwaga

Zapewnia stałą dostępność towarów o wysokim popycie, regularnie monitoruje dostępność i sprzedaż towarów o podwyższonym popycie w celu zapobiegania niedoborom.2.13. Dostarcza działom i służbom firmy wszelkich niezbędnych informacji o produktach.2.14.

Konsultuje sprzedawców i, w razie potrzeby, kupujących w zakresie ich grupy produktów.2.15.

Stanowisko i główne obowiązki kierownika zakupów

Współpracuj z szefami wszystkich działów strukturalnych firmy. 3.5. Działaj w imieniu firmy, reprezentuj interesy firmy w stosunkach z innymi organizacjami i organami rządowymi w kwestiach zakupowych.

3.6. Kontaktuj się osobiście lub w imieniu kierownictwa firmy z kierownikami działów i specjalistami z prośbami o informacje i dokumenty niezbędne do wykonywania ich obowiązków służbowych. 3.7. Zapoznaj się z projektami decyzji kierownictwa firmy, które dotyczą zakupu i sprzedaży produktów.

V. Odpowiedzialność Kierownik działu zakupów jest odpowiedzialny za: 5.1. W przypadku wyrządzenia szkody materialnej, w granicach określonych przez ustawodawstwo karne, cywilne i pracy Federacji Rosyjskiej.
5.2.

Cele i obowiązki Działu Zakupów

Jeśli pracownicy firmy (dział produkcji) współpracują bezpośrednio z dostawcami bez powiadamiania działu zakupów, będzie to sprzyjać sprzedaży backdoorem, gdzie potencjalny dostawca będzie wpływał na specyfikację gotowego produktu w taki sposób, że stanie się on jedynym źródłem zaopatrzenia. Jeżeli personel techniczny dostawcy będzie musiał spotkać się bezpośrednio z inżynierami kupującego, dział zakupów zorganizuje takie spotkania.

Powyższa lista zadań jest jedną z opcji ustalania uprawnień pracowników działu zakupów przedsiębiorstwa produkcyjnego. W każdej firmie dział zakupów/dostaw będzie miał swój własny zakres uprawnień, który będzie zależny od struktury organizacyjnej firmy i całego systemu logistycznego.

Opis stanowiska kierownika działu zakupów

Kieruje pracą Działu Zakupów, rozdziela odpowiedzialność za poszczególne grupy produktowe i dodatkowe obszary pracy pomiędzy kierowników Działu. 2. Określa tryb i tryb zakupu produktów spożywczych, kryteria i normy przeprowadzania transakcji zakupowych, ustala i uzgadnia tryb rozliczeń z Dostawcami.

3. Monitoruje stan zapasów magazynowych wszystkich grup produktowych. 4. Optymalizuje politykę zakupową (częstotliwość zamówień, wielkość zamówień, czas składania zamówień, minimalne stany magazynowe) biorąc pod uwagę zmiany popytu konsumenckiego, wahania sezonowe, terminy sprzedaży, sytuację w produkcji określonych produktów spożywczych, a także inne niezbędne czynniki.
5.

Dział Zakupów

Postanowienia ogólne 1. Powołanie na stanowisko kierownika zakupów lub zwolnienie z niego następuje na podstawie zarządzenia dyrektora organizacji, na wniosek kierownika działu zakupów. 2. Na stanowisko kierownika zakupów powołuje się osobę posiadającą wykształcenie co najmniej średnie zawodowe i co najmniej roczny staż pracy na podobnym stanowisku. 3. Kierownik zakupów podlega bezpośrednio kierownikowi działu zakupów. 4. Pod nieobecność kierownika zakupów obowiązki funkcjonalne, odpowiedzialności i uprawnienia przechodzą na innego urzędnika, co jest odnotowane w zamówieniu organizacji. 5.

Opis stanowiska kierownika zakupów

Składa zamówienia u dostawców. 6. Prowadzi dokumentową rejestrację transakcji. 7. Monitoruje etapy realizacji zamówienia. 8. Monitoruje realizację zobowiązań stron.

Uczestniczy w odbiorze towaru i przygotowaniu odpowiednich dokumentów. 10. Monitoruje obrót towarowy w organizacji wspólnie z innymi działami.

Ustala kategorie towarów, które należy zakupić na potrzeby organizacji. 12. Ustala minimalny stan zapasów i ułatwia dostępność wymaganej ilości towaru w magazynie.

Wdraża działania mające na celu utrzymanie stałej dostępności towarów o wysokim popycie. 14. Konsultuje sprzedawców i kupujących w zakresie ich grup produktów.

15. Dostarcza działom organizacji niezbędnych informacji o towarach. 16. Sporządza i uzasadnia plany zakupu towarów. 17. Realizuję zadania służbowe od bezpośredniego przełożonego. III.

Dział zakupów: cele, funkcje, ocena i motywacja

Efektywna powinna być także komunikacja pomiędzy działem zakupów a działem marketingu i sprzedaży. Bez tego wiele wysiłków mających na celu utworzenie działu zakupów, poprawę jego struktury i motywacji pozostanie bez pożądanego rezultatu.

Jeżeli w gospodarstwie lub organizacji wprowadzono system zarządzania kategoriami, kupujący musi współpracować z menadżerem kategorii. Jednocześnie konieczne jest wytyczenie obszaru odpowiedzialności każdego specjalisty, aby system motywacyjny pozostał przejrzysty i zrozumiały dla każdego. 11 dziwnych znaków, które wskazują, że jesteś dobry w łóżku

Czy i Ty chcesz wierzyć, że sprawiasz swojemu romantycznemu partnerowi przyjemność w łóżku? Przynajmniej nie chcesz się rumienić i przepraszać... Seksualność Co dzieje się z ciałem osoby, która nie uprawia seksu? Seks jest niemal tak samo podstawową potrzebą jak jedzenie.

Przykładowy opis stanowiska zastępcy szefa zakupów

Przykładowy opis stanowiska pracy został opracowany z uwzględnieniem standardu zawodowego

1. Postanowienia ogólne

1.1. Zastępca Szefa Zakupów należy do kategorii menadżerów.

1.2. Osoba posiadająca:

1) wykształcenie wyższe (specjalistyczne, magisterskie), dodatkowe kształcenie zawodowe w ramach doskonalenia zawodowego lub programów dokwalifikowania zawodowego w zakresie zamówień publicznych;

2) staż pracy w zakupach co najmniej 5 lat, w tym co najmniej 2 lata na stanowiskach kierowniczych.

1.3. Zastępca Kierownika Zakupów powinien wiedzieć:

1) wymagania ustawodawstwa Federacji Rosyjskiej i przepisów regulujących działalność w zakresie zamówień publicznych;

2) podstawy prawa cywilnego, budżetowego, gruntowego, pracy i administracyjnego w zakresie zamówień publicznych;

3) podstawy ustawodawstwa antymonopolowego;

4) regulacyjne akty prawne regulujące działalność produkcyjną, ekonomiczno-finansową i gospodarczą organizacji;

5) akty prawne o charakterze legislacyjnym i wykonawczym dotyczące opodatkowania;

6) podstawy ekonomiczne i cechy ustalania cen na rynku według obszaru;

7) analizy i metody oceny stopnia osiągnięcia celów zamówień oraz ich zasadności;

8) tryb i metody oceny skuteczności zaspokajania potrzeb państwa, gmin i przedsiębiorstw;

9) podstawy zarządzania i zarządzania personelem;

10) podstawy rachunkowości w zakresie zamówień publicznych;

11) podstawowe statystyki w zakresie zamówień publicznych;

12) cechy sporządzania dokumentacji przetargowej;

13) procedura ustalania czynników cenotwórczych i określania cech jakościowych wpływających na koszt towarów, robót budowlanych, usług (według obszaru);

14) tryb sporządzania i przetwarzania raportów, dokumentów regulacyjnych oraz wprowadzania zmian;

15) praktyka egzekwowania prawa w zakresie działalności zakupowej;

16) zasady obiegu dokumentów administracyjnych;

17) wymagania kwalifikacyjne dla specjalistów, poziomy (podpoziomy) kwalifikacji;

18) regulaminy i tryb przeprowadzania certyfikacji (certyfikacji) lub oceny kwalifikacji pracowników;

19) metodykę przeprowadzania badania postępowania i dokumentacji;

20) tryb sporządzania dokumentu w formie wniosku na podstawie wyników badania postępowania o udzielenie zamówienia i dokumentacji;

21) metodykę przeprowadzania badania zgodności wyników przewidzianych umową z warunkami umowy;

22) etyka komunikacji biznesowej i zasady negocjacji;

23) dyscyplina pracy;

24) Wewnętrzne przepisy pracy;

25) wymagania ochrony pracy i przepisy przeciwpożarowe;

26) ……… (inne dokumenty, materiały itp.)

1.4. Zastępca kierownika ds. zakupów musi potrafić:

1) korzystać z komputera i innego sprzętu pomocniczego, sprzętu łączności i łączności;

2) formułuje propozycje ulepszeń ustawodawstwa Federacji Rosyjskiej i innych regulacyjnych aktów prawnych dotyczących systemu kontraktów w dziedzinie zamówień publicznych;

3) analizować i oceniać wyniki zamówień oraz osiągnięcie celów zakupowych;

4) przeprowadzania weryfikacji, analizy i oceny informacji w zakresie legalności, wykonalności, ważności, terminowości, efektywności i efektywności kosztów zamówień publicznych dla planowanych do zawarcia, zawieranych i realizowanych umów;

5) podsumowywać wyniki działalności ekspercko-analitycznej i informacyjnej;

6) przeprowadzania planowych i pozaplanowych kontroli podmiotów kontroli w trakcie udzielania zamówień;

7) korzystać z jednolitego systemu informacyjnego i informacji w nim zawartych;

8) ……… (inne umiejętności i zdolności)

1,5. Zastępca Kierownika Zakupów kieruje się w swoich działaniach:

1) Ustawa federalna z dnia 04.05.2013 N 44-FZ „W sprawie systemu umów w zakresie zamówień towarów, robót budowlanych, usług na potrzeby państwa i gmin”, ustawa federalna z dnia 18.07.2011 N 223-FZ „W sprawie zamówień towarów, robót budowlanych, usług niektórych rodzajów osób prawnych”, Ustawa federalna z dnia 2 grudnia 1994 r. N 53-FZ „W sprawie zakupu i dostaw produktów rolnych, surowców i żywności na potrzeby państwa”;

2) ……… (nazwa dokumentu założycielskiego)

3) Przepisy z dnia ……… (nazwa jednostki strukturalnej)

4) niniejszy opis stanowiska;

5) ……… (nazwy lokalnych przepisów regulujących funkcje pracy w zależności od stanowiska)

1.6. W czasie nieobecności Zastępcy Szefa Zakupów (urlop, tymczasowa

niepełnosprawność itp.) jego obowiązki wykonuje zastępca lub inna osoba

pracownik powołany zgodnie z ustaloną procedurą, który przejmuje

przysługujących mu praw i ponosi odpowiedzialność za ich niespełnienie lub

nienależytego wykonywania powierzonych mu obowiązków w związku z

podstawienie.

1.7. Zastępca Szefa Zakupów podlega bezpośrednio ……… (nazwa stanowiska kierownika)

1.8. Zastępca Kierownika Zakupów kieruje ……… (nazwa jednostki strukturalnej)

1.9. ……… (inne postanowienia ogólne)

2. Funkcje pracy

2.1. Kontrola zakupów:

1) monitorowanie w zakresie zamówień publicznych;

2) audyt i kontrola w zakresie zakupów.

2.2. Zarządzanie podległymi pracownikami.

2.3. ……… (inne funkcje)

3. Obowiązki zawodowe

3.1. Wiceprezes ds. zakupów ma następujące obowiązki:

3.1.1. W ramach funkcji pracowniczej monitoring w zakresie zakupów:

1) przeprowadza ocenę:

Stopnie realizacji celów zakupów;

Racjonalność zamówień;

2) formułuje propozycje ulepszenia ustawodawstwa Federacji Rosyjskiej i innych regulacyjnych aktów prawnych dotyczących systemu umów w dziedzinie zamówień publicznych;

3) korzystać z jednolitego systemu informatycznego i informacji w nim zawartych;

4) ocenia skuteczność zaspokajania potrzeb państwa, gmin i przedsiębiorstw;

5) sporządza skonsolidowany raport analityczny.

3.1.2. W ramach funkcji pracowniczej audyt i kontrola w zakresie zakupów:

1) analizuje i ocenia wyniki zamówień, osiągnięcie celów zakupowych;

2) sprawdza, analizuje i ocenia informacje dotyczące legalności, wykonalności, ważności, terminowości, efektywności i efektywności kosztów zamówień publicznych dla planowanych do zawarcia, zawieranych i realizowanych umów;

3) podsumowuje wyniki działalności ekspercko-analitycznej i informacyjnej;

4) opracowuje akty regulacyjne lub lokalne w dziedzinie zamówień publicznych, dostosowuje je i zmienia zgodnie ze zmianami w ustawodawstwie Federacji Rosyjskiej w zakresie zamówień publicznych;

5) przeprowadza planowe kontrole podmiotów kontroli w trakcie udzielania zamówień;

6) przeprowadza pozaplanowe kontrole podmiotów kontroli w trakcie udzielania zamówień;

7) opracowuje i sporządza raporty na podstawie wyników kontroli dokumentów.

3.1.3. W ramach funkcji pracy zarządzanie podległymi pracownikami:

1) organizuje opracowywanie i zatwierdzanie planów kierowanej jednostki strukturalnej;

2) rozdziela funkcje pracownicze i zadania służbowe pomiędzy podległych pracowników oraz sprawuje kontrolę nad ich realizacją;

3) zapewnia przestrzeganie przepisów prawa pracy i przepisów ochrony pracy w stosunku do podległych pracowników, tworzenie warunków pracy odpowiadających ustalonym wymaganiom;

4) organizuje szkolenia podległych pracowników i podnoszenie ich kwalifikacji;

5) rozwiązywać sytuacje konfliktowe pomiędzy podległymi pracownikami;

6) przedstawia do rozpatrzenia kierownictwu organizacji:

Pomysły dotyczące powoływania, przenoszenia i zwalniania podległych pracowników;

Propozycje zachęcania podległych pracowników;

Propozycje zaangażowania i odpowiedzialności dyscyplinarnej podległych pracowników, którzy dopuścili się przewinień dyscyplinarnych;

7) ……… (inne obowiązki)

3.1.4. W ramach wykonywania swoich obowiązków służbowych wykonuje polecenia bezpośredniego przełożonego.

3.1.5. ……… (inne obowiązki)

3.2. Wykonując swoje obowiązki Doradca ds. Zakupów musi przestrzegać następujących standardów etycznych:

1) szanować poufność informacji;

2) przestrzegać etyki komunikacji biznesowej;

3) zająć aktywne stanowisko w walce z nieuczciwością zawodową;

4) nieujawniania materiałów opracowań roboczych;

5) nie stwarzać sytuacji konfliktowych w miejscu pracy;

6) nie dopuszczać się działań dyskredytujących zawód i dobre imię współpracowników;

7) zapobiegać pomówieniom i rozpowszechnianiu informacji dyskredytujących inne organizacje i współpracowników.

3.3. ……… (inne postanowienia dotyczące obowiązków służbowych)

4. Prawa

Zastępca Kierownika ds. Zakupów ma prawo:

4.1. Uczestniczyć w dyskusjach nad projektami decyzji kierownictwa organizacji, w spotkaniach dotyczących ich przygotowania i wdrożenia.

4.2. Podpisz i potwierdź ……… (rodzaje dokumentów)

4.3. Inicjowanie i prowadzenie spotkań dotyczących organizacji i kontroli zakupów.

4.4. Żądaj i otrzymuj niezbędne informacje i dokumenty od jednostek konstrukcyjnych i specjalistów.

4,5. Przeprowadzanie kontroli jakości i terminowej realizacji zamówień.

4.6. Żądaj zaprzestania (zawieszenia) pracy (w przypadku naruszeń, nieprzestrzegania ustalonych wymagań itp.), Zgodności z ustalonymi standardami; wydawać instrukcje dotyczące korygowania braków i usuwania naruszeń.

4.7. Uczestniczyć w dyskusjach na tematy związane z pełnionymi przez niego obowiązkami.

4.8. Wymagaj od kierownictwa organizacji zapewnienia pomocy w wykonywaniu jej oficjalnych obowiązków i praw.

4.9. ……… (inne prawa)

5. Odpowiedzialność

5.1. Zastępca Kierownika Działu Zakupów odpowiada za:

Za nienależyte wykonanie lub niewykonanie obowiązków służbowych przewidzianych w niniejszym opisie stanowiska - w sposób określony w obowiązującym prawie pracy Federacji Rosyjskiej, ustawodawstwie w zakresie zamówień publicznych;

Za przestępstwa i przestępstwa popełnione w trakcie pracy - w sposób określony w obowiązującym ustawodawstwie administracyjnym i karnym Federacji Rosyjskiej;

Za wyrządzenie szkody organizacji - w sposób określony w obowiązującym prawie pracy Federacji Rosyjskiej.

5.2. ……… (inne postanowienia dotyczące odpowiedzialności)

6. Postanowienia końcowe

6.1. Niniejszy opis stanowiska został opracowany na podstawie Standardu Zawodowego „”, zatwierdzonego Rozporządzeniem Ministerstwa Pracy i Ochrony Socjalnej Federacji Rosyjskiej z dnia 10 września 2015 r. N 625n, biorąc pod uwagę ……… (szczegóły lokalnych przepisów organizacji)

6.2. Zaznajomienie pracownika z niniejszym opisem stanowiska pracy następuje w momencie zatrudnienia (przed podpisaniem umowy o pracę).

Zaznajomienie się pracownika z niniejszym opisem stanowiska pracy potwierdza ……… (podpis na karcie zapoznania, która stanowi integralną część niniejszej instrukcji (w dzienniku zapoznania się z opisami stanowisk pracy); w kopii opisu stanowiska pracy przechowywane przez pracodawcę; w przeciwnym razie)

6.3. ……… (pozostałe postanowienia końcowe).

Opis stanowiska kierownika działu zakupów[Nazwa firmy]

Niniejszy opis stanowiska pracy został opracowany i zatwierdzony zgodnie z przepisami innych aktów prawnych regulujących stosunki pracy.