Regulamin korespondencji służbowej e-mail. Regulamin korespondencji e-mailowej

Zasady korespondencji biznesowej i kilka podstępnych manewrów nawiązywania dobrych relacji za pomocą listu muszą znać nie tylko ci, którzy każdego dnia roboczego mają pocztę zasypywaną korespondencją przychodzącą, ale kilka korespondencji i wiadomości mają w planach, którego inicjatorem powinieneś być Ty. Posiadanie magii buków przyda się każdej nowoczesnej kobiecie. Przyda się to przynajmniej podczas poszukiwania pracy - wysyłanie CV, listów motywacyjnych, dodatkowych informacji o sobie na żądanie i zadań testowych, a także wysyłanie wiadomości w celu uzgodnienia terminu rozmowy kwalifikacyjnej.

Umiejętność czytania i pisania jest podstawą korespondencji biznesowej i Twojej twarzy

Fakt, że blogerzy z dysleksją mogą być popularni w Internecie, nie powinien być usprawiedliwieniem dla twoich błędów i literówek. Nie pocieszajcie się tym, że język rosyjski nie sprawdził się w szkole (czas zaostrzyć zasady pisania „nie” różnymi częściami mowy). Bądź wobec siebie tak wymagający, jak to tylko możliwe. Jest to szczególnie obraźliwe przy prowadzeniu korespondencji biznesowej, niepoprawne jest pisanie słów z dziedziny zawodowej. Rozmówca może wątpić w Twoje kompetencje.

1. Zachowaj witrynę gramota.ru jako zakładkę w przeglądarce internetowej.

2. Nie używaj słów, których nie możesz dokładnie zdefiniować (przynajmniej sprawdź Wikipedię).

3. Pamiętaj, że rzadkie i specyficzne słowa, które mogą nie być znane rozmówcy, wprawią go w zakłopotanie lub mogą zostać źle zinterpretowane. Jeśli rozmówcy trzeba wprowadzić w swoją terminologię, to zgodnie z zasadami etykiety wyjaśnij użyte terminy i skróty.

4. Staraj się nie tworzyć zbyt długich zdań. Zostaw skomplikowane i ozdobne projekty do napisania powieści, a nie do prowadzenia korespondencji biznesowej.

5. Zdecydowanie zalecamy wpisywanie wiadomości nie od razu w treści listu, ale najpierw w pliku na komputerze. Po pierwsze, pomoże ci wbudowana pisownia i interpunkcja w słowie. Po drugie, wyeliminujesz nieprzyjemną sytuację przypadkowego przedwczesnego wysłania listu biznesowego lub zgubienia go z powodu zamknięcia przeglądarki itp. (podczas wpisywania tekstu w słowie wyrób sobie nawyk częstszego klikania w ikonę „zapisz” i ustaw automatyczne zapisywanie w krótkich odstępach czasu w ustawieniach). Pamiętaj, że pisanie predykcyjne na tablecie i urządzeniach mobilnych może spowodować bardzo nieoczekiwane poprawki w Twoich słowach.

6. Przed wysłaniem listu przeczytaj go kilka razy. Jeśli czas ucieka (nawiasem mówiąc, jedną z ważnych podstawowych zasad prowadzenia korespondencji biznesowej jest nieprzeciąganie terminów, więc lepiej nie zabierać pisma na ostatnią chwilę), przeczytaj ponownie wpisany tekst jakiś czas po wpisaniu - za pół godziny lub godzinę, zmiana na inny biznes.

Właściwa korespondencja biznesowa. Ważne szczegóły

Dbałość o szczegóły w prowadzeniu i realizacji korespondencji biznesowej świadczy o szacunku i oszczędza czas

7. Nie zaniedbuj wypełnienia pola „temat” listu . Jeśli wysyłasz swój pierwszy zimny e-mail, nagłówek może być skuteczny, niestandardowy i intrygujący. Ale jeśli Twój list jest już oczekiwany lub od jakiegoś czasu prowadzisz korespondencję z adresatem, to temat powinien być krótki, jasny i zwięzły. Umożliwi to szybkie odnalezienie listu (zarówno dla Ciebie, jak i odbiorcy) w poczcie, jeśli zajdzie taka potrzeba.

8. Długie łańcuchy „Re: Re: Re:” sprawiają wrażenie śmieci. Nie bój się rozpoczynać nowego wątku ze swoim rozmówcą, cytuj tylko istotne poprzednie wiadomości (i tak, trzeba je „pociągnąć”, jeśli np. omawiasz szczegóły konkretnego projektu, uzgadniasz budżet / ceny / pakiety usług itp. - w tym przypadku wycena jest wygodna i wymaga tego etykieta biznesowa).

9. Jeśli wiadomość przychodząca zawiera kilka pytań do Ciebie, odpowiedz na nie, cytując każde z nich z osobna. Jeśli wysyłasz list z kilkoma pytaniami, użyj numeracji, podziel tekst na akapity. Trzymaj się jasnej struktury.

10. W treści listu skomentuj wszystkie załączniki do wiadomości. Podpisuj wszystkie dołączane pliki, aby odbiorca mógł od razu otrzymać informację o ich zawartości .

11. Podpis to bardzo ważny szczegół list biznesowy. W ustawieniach usług pocztowych możesz zazwyczaj ustawić automatyczny podpis dla wszystkich swoich listów. Dobrze napisany podpis jest odpowiednikiem drukowania wizytówek, dobrych wizytówek. Oprócz imienia i nazwiska w podpisie użyj oznaczenia stanowiska, danych kontaktowych (telefon, skype), logo firmy. Tak samo jak kreatywne (zapadające w pamięć i kojarzące się z osobą lub firmą, w której pracują) wizytówki są uważane za najlepsze, tak podpis może być „z chipem”, wskazujący na związek z firmą lub mówiący o miłości do biznesu, którym się zajmujesz. robią. Na przykład niektórzy pracownicy wydawnictwa „Mann, Iwanow i Ferber” używają w podpisie dodatkowego zdania „Teraz czytam…” (i wstawiają nazwisko nowego wydawcy). Przedstawiciele firm z branży gastronomicznej mogą uzupełniać listy z życzeniami „smacznego dnia” itp. Czasami taki projekt korespondencji biznesowej powinien być uzgodniony z kierownictwem.

12. W przypadku korespondencji biznesowej NameWoman zdecydowanie zaleca posiadanie oddzielnego adresu pocztowego. Pożądane jest, aby odzwierciedlała nazwę firmy lub domenę strony internetowej firmy, imię i nazwisko (pełne, bez zdrobnień) oraz nazwisko. Nie używaj cyfr w nazwie poczty, które wskazują Twój wiek lub rok urodzenia. Pokazywanie swojej pozycji w tytule maila jest jak najbardziej do zaakceptowania, ale niektórzy tego unikają, planując nie zmieniać skrzynki pocztowej, pnąc się po szczeblach kariery.

Do wysyłania życiorysów i podobnych listów biznesowych nie należy również używać adresów pocztowych, które są żartobliwe lub nadmiernie kreatywne. Zwłaszcza jeśli jesteś kandydatem na poważne stanowisko w dużej firmie.

etykieta korespondencji biznesowej

13. Styl korespondencji biznesowej nie musi być suchy. Ale powaga i pewien rygor konstrukcji jest obowiązkową zasadą. Zrezygnuj ze zdrobnień i slangowych, potocznych wyrażeń.

14. Emotikony mogą stać się pułapkami. W pierwszych listach znajomego biznesowego w zasadzie nie powinno ich być. Przy nawiązanym kontakcie uśmiechnięte nawiasy są nadal dopuszczalne, ale nie przesadzaj i nie stań się inicjatorem takich „uroczych upiększeń” listu. Smutne i wszelkie kreatywne animowane emotikony podczas prowadzenia korespondencji biznesowej (a zwłaszcza w sytuacjach, gdy jesteś „od dołu”) są surowo zabronione.

15. Upewnij się, że na początku listu i dalej w tekście, jeśli to konieczne, używaj pełnego szacunku powitania i zwracania się z imienia, imienia i patronimii. Wymaga tego nie tylko etyka korespondencji biznesowej, ale pozwala zwiększyć zainteresowanie rozmówcy Twoim przekazem i lojalność wobec niego. Odbiorcy są zawsze bardziej uważni na listy adresowe, więc postaraj się wcześniej dowiedzieć, jak nazywa się osoba, do której powinieneś pisać, i jaki preferuje adres (z imienia lub imienia i patronimii).

Zgodnie z zasadami korespondencji handlowej, w normalnych przypadkach odpowiedź powinna zostać wysłana w ciągu jednego dnia roboczego, maksymalnie dwóch. Jeśli otrzymasz pismo w ostatnich godzinach dnia roboczego przed długim weekendem lub urlopem, nie musisz szczegółowo odpowiadać na pismo, które nie jest pilne. Jednak zgodnie z etykietą korespondencji biznesowej zasadne jest wysłanie krótkiej odpowiedzi, że otrzymałeś list i uwagi, że jesteś obecnie nieobecny i udzielisz szczegółowej odpowiedzi po takim a takim terminie lub nie później niż w takim a takim terminie . To samo należy zrobić, jeśli w celu udzielenia odpowiedzi konieczne jest wyjaśnienie jakichkolwiek informacji, które należy uzyskać od osoby trzeciej lub dokładne zebranie danych i przygotowanie materiałów.

Z kolei jeśli potrzebujesz listu z odpowiedzią od rozmówcy, to po 3 dniach roboczych możesz zduplikować swoją prośbę. Jeśli potrzebujesz pilnej odpowiedzi, to poprawnie napisz o tym już w swoim pierwszym liście (wyjaśniając przyczyny, jeśli to możliwe), prosząc również o potwierdzenie jej otrzymania. Przy okazji: regularnie sprawdzaj folder ze spamem (raz na trzy dni).

I trochę więcej o tym, jak wygląda piękny list biznesowy. Rejestracja korespondencji handlowej

List powinien być łatwy do odczytania i łatwy do zrozumienia. Krótkie zdania, minimum zwrotów imiesłowowych i imiesłowowych - proste konstrukcje - to podstawa korespondencji biznesowej. Co jeszcze pomoże Ci zaprezentować idealny wzór listu zgodnie ze wszystkimi zasadami?

16. Akapity w Twojej korespondencji nie powinny być dłuższe niż 7-10 wierszy.

17. Tekst listu biznesowego będzie lepiej postrzegany i schludniejszy, jeśli odstępy między akapitami będą większe niż odstępy między wierszami w jednym akapicie.

19. Słowa, a tym bardziej frazy i całe zdania pisane dużymi literami odbierane są jako krzyk, nacisk i brak szacunku. W przypadku korespondencji biznesowej ten styl nie jest dostępny. Nie pozwól sobie na to, nawet jeśli jesteś szefem niezadowolonym ze swoich podwładnych.

Uprzejmość biznesowa i networking

20. Pozwól rozmówcy zgodzić się na Twoją propozycję, wyrazić swoją opinię, udzielić Ci porady, zostawić komentarz lub zadać pytanie. Najprościej zrobić to używając zwrotów „co o tym sądzisz?”, „jeśli masz jakieś pytania, postaram się na nie odpowiedzieć”, „napisz mi o swojej decyzji” w liście.

21. Zwracaj uwagę na sygnały płynące od adresata. Zwróć uwagę na styl pisania swojego rozmówcy, na to, jak się do ciebie zwraca. Pamiętaj o psychologicznej zasadzie lustra. To wspaniale, jeśli twój list odzwierciedla jego styl (ale oczywiście nie jest błędnie napisany). Jeśli wspomina o jakichkolwiek danych osobowych, zanotuj to. Bądź grzeczny i poprawny, odzwierciedlając radość, współczucie, uczestnictwo, gratulując wakacji.

22. Mówiąc o wakacjach. Jeśli Twoja korespondencja biznesowa odbywa się w okolicach dat świąt państwowych, pogratuluj rozmówcy przeszłych / nadchodzących. Osobnym listem należy pogratulować ważnym klientom oraz tym, z którymi zgodnie z zasadami etykiety prowadzisz długą korespondencję biznesową. Przyda się wiedzieć, kiedy twój rozmówca ma urodziny - informacje te są zwykle łatwe do uzyskania z sieci społecznościowych.

Zarządzaj swoją indywidualną bazą klientów i profesjonalną bazą kontaktów. Oprócz nazwisk i imion, stanowisk i numerów telefonów, linków do kont w sieciach społecznościowych i poczty e-mail, zapisuj dane osobowe, zaznaczaj projekty i sprawy, w których masz już przebyte ścieżki w korespondencji biznesowej.

23. Etyka korespondencji biznesowej i elementarna grzeczność mówią: nie zapomnij o słowach wdzięczności. Za gratulacje, rady, wyjaśnienia, zaproszenia, notatki informacyjne, szybką odpowiedź od rozmówcy w korespondencji biznesowej.

Milena Justa

Elektroniczna korespondencja biznesowa. O linii tematu

Ten artykuł dotyczy wypełniania pola „Temat” w firmowym e-mailu.

Wypełnij pole „Temat” adekwatnie do jego zawartości.

Z pozoru prosta sprawa. Jeżeli piszesz do partnera o terminach przesłania dokumentów, napisz w temacie „O warunkach wysłania umowy”. Jeśli piszesz o zmianie adresu siedziby, w temacie napisz „O zmianie adresu siedziby”. Ale, jak pokazuje praktyka korespondencji, nie wszystko, co jest dla nas oczywiste, jest tak oczywiste dla innych ...

Pewnego dnia moja przyjaciółka i koleżanka (Natasza) po raz kolejny odetchnęła z ulgą, gdy otrzymała list od swojego partnera biznesowego. A ona powiedziała: „Piękno! Nie list, ale piosenka! Jeszcze go nie otworzyłem, ale już wiem, o czym piszę!” A potem dodała: „Tak, a znalezienie któregokolwiek z jego listów w mojej skrzynce pocztowej to teraz kwestia minut!”

– A co w tym takiego szczególnego? słusznie pytasz. A potem powiem ci, dlaczego obecne zamówienie w korespondencji z adresatem tak bardzo cieszy mojego przyjaciela.

Natasza jest specjalistką ds. pracy z klientami i partnerami w firmie szkoleniowej.

Nieco ponad 2 miesiące temu rozpoczęła korespondencję z nowym partnerem biznesowym firmy. (Nazwijmy go „Vasya”). Na początku zbliżającej się wspólnej pracy zawsze jest wiele kwestii, które należy omówić, wyjaśnić, wyjaśnić, skonsolidować itp. Tego dnia Natasza i Vasya wymienili dużą liczbę wiadomości. Ale gdybyś zajrzał do skrzynki odbiorczej Nataszy i przejrzał wątek korespondencji z Wasią, znalazłbyś zupełnie nieskomplikowany obraz. Listów jest dużo, ale wszystkie informacje sprowadzają się do dwóch punktów semantycznych: w polu „Od kogo” jest napisane „Wasya”, a w polu temat „Współpraca z Permem” (imię i nazwisko wspólnika Nataszy oraz nazwa miasta została zmieniona z wiadomych względów, jak to mówią, wszelkie podobieństwa należy traktować jako zbieg okoliczności).

Wyobraź sobie sytuację: pierwszy list ma temat „Współpraca z Permem”. Z listu Natasza dowiaduje się informacji o adresacie, o jego firmie, zapoznaje się z jego ofertą handlową. Odpowiedzi. Kolejne listy precyzują szczegóły pracy, specyfikę prowadzenia ćwiczeń terenowych, omawiają kwestie finansowe, organizacyjne itp. (Pod koniec tygodnia w skrzynce Nataszy było 17 listów od Wasi). Jednocześnie wszystkie listy, od pierwszego do ostatniego, mają jedną wersję tematu: „Współpraca z Permem”. Teraz wyobraź sobie, co musisz zrobić, jeśli pilnie potrzebujesz, na przykład, znaleźć w tej korespondencji jeden konkretny list z określonymi informacjami. Jak mówi przysłowie, „to nie do pomyślenia”, co musisz zrobić: otworzyć losowe listy i spróbować zapamiętać w przybliżeniu, w którym dniu tygodnia ta kwestia była omawiana. O kosztach czasowych, skuteczności takich poszukiwań i towarzyszących emocjach nie będę się rozpisywał. I tak wszystko jest jasne.

Wnioski:

1. Pamiętaj, że pole Temat jest ważną częścią wiadomości e-mail.

2. Wypełnij pole tematu racjonalnie, spraw, aby informacje były niezwykle pouczające.

Na przykład „Umowa.Konto.Ustawa” zamiast „Dokumenty”

3. W miarę jak zmieniają się aspekty omawianego problemu, doprecyzuj temat (użyj rozszerzenia).

Na przykład,

Współpraca z Perm → Współpraca z Perm Dates → Współpraca z Perm

4. Postaraj się, aby zakres tematu był znaczący, ale jak najkrótszy.(liczba znaków widocznych dla adresata przy odbiorze w polu „Temat” jest dość ograniczona)

Na przykład,

Współpraca z Perm → Perm.Dates → Perm.Agreement

5. Jeśli w korespondencji z partnerem biznesowym / klientem zauważysz, że pole „Temat” jest przez niego wypełniane arbitralnie / w ogóle nie jest wypełniane, weź inicjatywę w swoje ręce i wypróbuj jeden z dwóch scenariuszy:

- Odpowiadając, zmień poprawnie treść pola „Temat” / wypełnij je samodzielnie. Jeśli adresat jest uważny, być może ta czynność już wystarczy, aby korespondencja wróciła do normy. Jeśli odbiorca nadal (najprawdopodobniej po prostu z przyzwyczajenia) ignoruje zawartość tego pola, użyj innego scenariusza (przeczytaj poniżej):

- Napisz list do adresata z prośbą/ofertą mniej więcej następującą treść: „Vasya, naprawdę chcę, aby nasza korespondencja była skuteczna i żebyśmy mogli jak najszybciej rozwiązać wszystkie nasze problemy biznesowe. Sugeruję, aby w polu „Temat” od razu wskazać temat i treść pisma. Myślę, że w ten sposób znacząco zwiększymy efektywność naszej komunikacji.”

Natasza skorzystała z mojej rady. A teraz, już drugi miesiąc, cieszy się przejrzystością i klarownością listów, które otrzymuje!

Życzę wam tej samej przyjemności, drodzy czytelnicy!

Bez korespondencji biznesowej nie ma miejsca w biznesie, niezależnie od tego, czy piszesz w imieniu firmy, czy w imieniu własnym jako prywatny przedsiębiorca. Dokładniej, w jaki sposób przestrzegasz jego zasad. Twoi potencjalni partnerzy biznesowi lub klienci będą Cię bardzo oceniać po sposobie, w jaki się z nimi komunikujesz. List biznesowy to, można powiedzieć, „twarz” biznesmena. A żeby tego nie zgubić, warto wiedzieć o złotych zasadach komunikacji w tym formacie.

Zasady biznesowej poczty e-mail

Ponieważ obecnie e-mail jest używany znacznie częściej niż zwykła poczta, postanowiliśmy zwrócić uwagę na to, jak prawidłowo prowadzić korespondencję biznesową w sieci. Oto kilka zaleceń dla Ciebie, których przestrzeganie nie pozwoli Ci stracić twarzy przed rozmówcą.

Nazwa skrzynki pocztowej

Pierwszą rzeczą, która rzuca się w oczy, gdy otwieramy nową wiadomość, jest adres, z którego została wysłana. Wielu nie docenia wagi tej chwili i wysyła listy biznesowe z osobistych kont pocztowych. Nie ma w tym nic złego, jeśli adres e-mail zawiera tylko Twoje imię i nazwisko w formacie czytelnym dla człowieka. Ale jeśli istnieją różne pseudonimy, takie jak „kissa1988” lub „pupsik-26”, wysłanie wiadomości z takiej skrzynki jest po prostu niedopuszczalne. Wyobraź sobie, jakie emocje będzie miała osoba, gdy otrzyma propozycję biznesową od „dziecka” lub „słońca”.

Również adresy pocztowe zaczynające się od info@, inbox@ i tym podobne nie są mile widziane w korespondencji biznesowej. Po prostu nie są traktowane poważnie i istnieje duża szansa, że list nawet nie zostanie otwarty. Najlepszą opcją jest prowadzenie korespondencji biznesowej ze skrzynki pocztowej [e-mail chroniony], gdzie nazwa to Twoje imię i nazwisko, firma to nazwa firmy.

Odbiorcy

W korespondencji e-mailowej możliwe jest wysłanie listu do bezpośredniego odbiorcy i umieszczenie w kopii innych odbiorców. Oczekuje się, że odbiorcy w kopii wiadomości nie będą na nią odpowiadać. Są jak zaproszeni obserwatorzy. Dlatego z wyprzedzeniem, przed wysłaniem, ustal od kogo dokładnie chcesz otrzymać odpowiedź i odpowiednio ustal adresatów. Jednak jeśli to możliwe, nie umieszczaj kilku osób jako bezpośrednich odbiorców listów. Może się zdarzyć, że żaden z nich Ci nie odpowie, jeśli wszyscy w myślach postanowią „przerzucić” tę odpowiedzialność na innego adresata.

Jeśli sam znalazłeś się w kopii listu biznesowego, to, jak już zrozumiałeś, nadawca nie czeka na twoją odpowiedź. Ale jeśli konieczne stało się udzielenie konkretnej odpowiedzi tobie, możesz to zrobić, ale grzecznie byłoby przeprosić na początku wiadomości za „ingerencję”.

Projekt listu

Formalny styl biznesowy. W korespondencji biznesowej stosuje się oczywiście styl oficjalny. Brakuje w nim przymiotników, zbędnych wyjaśnień i szczegółów. Tylko konkrety, jasność i logika. Po napisaniu wiadomości biznesowej warto przeczytać ją ponownie i usunąć wszystkie frazy, które nie mają specjalnego ładunku semantycznego i nie zmieniają istoty tego, co zostało powiedziane. Dopiero gdy jesteś przekonany, że wszystkie tego typu słowa i zwroty zostały usunięte, możesz powiedzieć, że ta zasada pisania listu biznesowego została zachowana.

Alfabetyzacja. Powiedzieć, że ważne jest, aby napisać wiadomość poprawnie i bez błędów, to jak powiedzieć „bałwan powinien być ulepiony ze śniegu”. Nie sposób jednak nie wspomnieć o tej regule. Umiejętność czytania i pisania jest podstawą wszelkiej korespondencji. Osoba, która pisze list biznesowy z błędami ortograficznymi, raczej nie będzie traktowana poważnie przez nikogo.

Temat listu. Koniecznie trzeba to napisać. Postaraj się, aby był krótki, ale pojemny, aby na pierwszy rzut oka dla odbiorcy od razu było jasne, o czym będzie list. Temat nie powinien składać się z jednego słowa. „Informacje”, „Pytanie” itp. - Niewłaściwe wiersze tematu e-maila biznesowego. „Oferta handlowa firmy X” to właściwy temat. Jeśli informacje w Twoim liście są szczególnie ważne, możesz je oznaczyć specjalną flagą „ważności”, która jest dostępna w prawie wszystkich usługach pocztowych.

Czcionka. Treść wiadomości powinna być przede wszystkim czytelna. Dlatego użyj czcionki Arial lub Times New Roman, wybierz średni rozmiar (na przykład w poczcie mail.ru optymalny rozmiar czcionki to 3). Nie eksperymentuj z czcionkami ani kolorami. W korespondencji biznesowej jest to niewłaściwe. Nie używaj wielkich liter, wykrzykników ani innych znaków specjalnych (w tym emotikonów). Dozwolone jest jedynie zaznaczenie niektórych fraz kursywą lub pogrubieniem. Ale staraj się używać tego tylko wtedy, gdy jest to absolutnie konieczne.

Dla ułatwienia czytania i lepszego przekazu możesz zastosować śródtytuły w tekście listu. Ale nie powinno ich być zbyt wiele - nie więcej niż 3-4.

Jeden akapit nie powinien zajmować więcej niż 4 wiersze. Kiedy czytamy bardzo długie akapity, tekst się zlewa i główna idea może zostać utracona.

Wszelkie przelewy i wykazy należy sporządzać za pomocą specjalnych znaczników.

Szablon korporacyjny. Będzie wspaniale, jeśli opracujesz firmowy szablon wiadomości e-mail w swoim korporacyjnym stylu. I tylko z tym szablonem wyślesz wszystkie wiadomości biznesowe. Pozwoli Ci to wyróżnić się na tle innych i zachować formalność wymaganą przez biznesowy przekaz. Nie przesadzajmy jednak z „marką” – nadmierna kreatywność tylko zaszkodzi. W końcu mówimy o komunikacji biznesowej, a nie o rozrywce. Nie zapominaj też, że odbiorcy mogą czytać Twoje wiadomości nie tylko na komputerze, ale także na urządzeniach mobilnych. Dlatego szablon musi być zoptymalizowany pod kątem różnych rozdzielczości ekranu.

W jednym liście powinien być tylko jeden powód informacyjny. W związku z tym od odbiorcy należy sugerować tylko jedno działanie docelowe. Za niewłaściwe uważa się umieszczanie w jednej wiadomości jednocześnie kilku pytań, sugestii lub próśb skierowanych do odbiorcy.

Należy go podzielić na następujące części:
- wstęp;
- Głównym elementem;
- wniosek.

We wstępie krótko podaj cel wiadomości i powody jej napisania. Główna część jest samą istotą listu. Podsumowując, musisz podsumować powyższe - mogą to być wnioski, prośby, instrukcje, sugestie i tak dalej. Wysoce niepożądane jest stosowanie jakichkolwiek „postscriptów” w korespondencji biznesowej. Unikaj także aforyzmów, metafor, przysłów itp.

Jeśli musisz przesłać obraz graficzny w liście, nie wstawiaj go do samego tekstu wiadomości, ale dołącz go jako osobny plik. Obrazy mogą nie wyświetlać się poprawnie na różnych urządzeniach lub mogą być całkowicie wyłączone w interfejsie programu pocztowego odbiorcy. W tekście, jeśli to konieczne, po prostu zaznacz „informacje znajdują się w załączonym pliku”. Jeśli jest kilka takich plików, pamiętaj o podaniu ich nazw.

Jeśli używasz skrótów i skrótów, musisz mieć 100% pewności, że odbiorca zrozumie, co mają na myśli. Ogólnie rzecz biorąc, lepiej grać bezpiecznie i nie używać takich rzeczy.

Brak emocji. Listy biznesowe nie powinny zawierać żadnych emocjonalnych zabarwień. W ogóle. Nawet jeśli piszesz reklamację i naprawdę chcesz pokazać pełnię swojego oburzenia, albo wręcz przeciwnie, szczerze dziękujesz partnerowi za udaną transakcję. Przekaz powinien być powściągliwy, a nawet do pewnego stopnia z zimną krwią. Każdy docenia swoją indywidualność, ale korespondencja biznesowa nie jest najlepszym sposobem na jej pokazanie. Oficjalny list od szczęśliwej lub smutnej osoby, woźnego lub dyrektora generalnego powinien być taki sam.

Używanie słownictwa. Do łączenia zdań w korespondencji biznesowej używa się następujących zestawów wyrażeń:

z tego powodu;
na jakiej podstawie;
siłą (czegoś);
zgodnie z;
na podstawie;
Zwróć uwagę na;
rozważając;
co służyło.

I tak dalej. Również w listach biznesowych dozwolone jest stosowanie skrótów i skrótów ogólnie przyjętych w branży, w której pisana jest wiadomość. Jeśli masz wątpliwości, czy odbiorca zrozumie konkretny skrót, lepiej napisać frazę w całości.

Pozdrowienia. Proszę, nigdy nie używaj frazesu „Dzień dobry”. Można powiedzieć, że jest to zła forma nie tylko korespondencji biznesowej, ale w zasadzie także e-maili. Optymalne powitanie to „Cześć, imię / imię patronimiczne”. Nawiasem mówiąc, dobrze jest zwracać się do odbiorcy wiadomości po imieniu nie tylko w powitaniu, ale także w dalszej części tekstu. Jeśli piszesz do osoby, której nie znasz osobiście, musisz na samym początku wskazać, skąd masz adres odbiorcy.

Rozmiar liter. To nie jest dzieło sztuki, a nie twoje osobiste przemyślenia "na ten temat". Wiadomość powinna być jak najkrótsza, aby przekazać pełnię zawartych w niej informacji. Optymalnie jest, jeśli tekst listu mieści się na jednym „ekranie”. Czytanie długich listów jest męczące i denerwuje wiele osób.

Odpowiedzi na pisma. Kiedy odpowiadasz na otrzymaną wiadomość, zawsze klikaj przycisk „Odpowiedz”, a nie przycisk „Utwórz”. Przy pierwszej opcji cała historia korespondencji zostanie automatycznie podciągnięta w Twojej odpowiedzi. To prawda, ponieważ osoba może nie od razu pamiętać, kim jesteś i czego od niego chcesz, jeśli nie widzi tła. Zwłaszcza jeśli od ostatniej korespondencji minęło więcej niż pięć dni. Odpowiadając na jego wiadomość, możesz zacytować swojego rozmówcę. To da mu szansę przypomnieć sobie, o czym mówiłeś wcześniej.

Zawsze dziękuj rozmówcy tam, gdzie jest to właściwe. Na przykład możesz napisać „Władimir, dziękuję za list” lub „Irina Aleksiejewna, dziękuję za tak szybką odpowiedź”. Takie niuanse pokażą Twój szacunek dla rozmówcy i złagodzą nastrój komunikacji elektronicznej.

Jeśli rozmówca wysłał Ci wiadomość, w której wyraził swoje niezadowolenie lub wręcz był wobec Ciebie niegrzeczny, postaraj się nie odpowiadać mu w ten sam sposób, bez względu na to, jak bardzo byś tego chciał. Sytuacje są różne, ale zawsze odpowiadaj grzecznie i powściągliwie.

Oczywiście im szybciej odpowiesz, tym lepiej. Świetnie, jeśli możesz odpowiedzieć w ciągu kilku godzin. Ten przedział czasowy jest optymalny. Ale powiedzmy, że odpowiedź jest w ciągu kilku dni. Psychologowie twierdzą, że komfortowy czas oczekiwania na odpowiedź na e-mail wynosi 48 godzin, czyli dwa dni. Jeśli musisz czekać dłużej, może to już być postrzegane jako brak szacunku lub ignorowane. Jeśli problem poruszony w wiadomości wymaga więcej czasu na odpowiedź, pamiętaj, aby napisać, że otrzymałeś list, wziąłeś go pod uwagę i odpowiedz tak szybko, jak to możliwe. W ten sposób nadawca przynajmniej nie poczuje się zignorowany.

Konkluzja listu. Nie należy pisać zwrotów, które mogą być odebrane jako próba manipulacji: „Mam wielką nadzieję na owocną współpracę”, „Z góry dziękuję za odpowiedź” itp. Lepiej pożegnać się w korespondencji elektronicznej zwrotami „Z szacunkiem”, „Moje szczere życzenia” i tym podobne. Owszem, takie zwroty są stereotypowe, ale najlepiej nadają się do komunikacji biznesowej. W podpisie wpisz swoje imię, nazwisko, stanowisko i nazwę firmy. Zostaw również kontakty, za pomocą których można się z Tobą skontaktować, z wyjątkiem poczty elektronicznej.

Czas wysyłania. Oczywiście e-maili nie należy czytać od razu po ich otrzymaniu. Jednak etyka biznesowa poczty elektronicznej uważa za niewłaściwe wysyłanie wiadomości e-mail w weekendy, święta, późnym wieczorem lub w nocy. Staraj się trzymać standardowych godzin pracy.

I oczywiście przed kliknięciem przycisku „wyślij” dokładnie sprawdź pisownię imienia i nazwiska odbiorcy oraz adresu e-mail. Przeczytaj ponownie cały tekst wiadomości i sprawdź, czy nie ma literówek lub niepoprawnych fraz.

Integralną częścią pracy wielu organizacji jest korespondencja biznesowa, która ma wiele zasad i cech. Nie tylko sekretarki, ale także inni pracownicy muszą umieć pisać listy do kontaktu ze wspólnikami i innymi pracownikami.

Koncepcja korespondencji biznesowej

Termin ten odnosi się do wymiany informacji handlowych i biznesowych. Istnieje pewna etykieta korespondencji biznesowej, której uczy się nawet na specjalnych kursach. List powinien być sporządzony zgodnie z zasadami, ponieważ stworzy i utrzyma reputację firmy, a także stworzy poważne podejście do organizacji. Z technicznego punktu widzenia list biznesowy jest narzędziem mającym na celu usprawnienie komunikacji między różnymi firmami lub działami.

Rodzaje korespondencji biznesowej

Istnieje kilka rodzajów dokumentów, a każdy z nich zawiera własne zasady rejestracji i składania. Podstawy korespondencji biznesowej wykorzystywane są również przy komunikacji za pośrednictwem poczty elektronicznej. Specjaliści wyróżniają takie rodzaje listów biznesowych: dziękczynne, prośby, żądania, przeprosiny, odmowy, gratulacje i kondolencje. Ponadto istnieją listy handlowe, które obejmują roszczenia, odmowy, przypomnienia, gwarancje i tak dalej.

Jak prowadzić korespondencję biznesową?

Pisząc list, należy zwrócić uwagę na wszystkie szczegóły. Opisując zasady prowadzenia korespondencji biznesowej, należy zwrócić uwagę na następujące aspekty:

Jeśli piszesz list, w którym musisz odpowiedzieć na pewne pytania zadane przez autora, to właściwe byłoby zacytowanie każdego z nich z osobna. Aby to zrobić, użyj numeracji i podziel tekst na akapity.
Pisząc list, musisz krótko skomentować wszystkie załączone przez siebie lub rozmówcę dokumenty. Jest to ważne, aby odbiorca od razu zrozumiał istotę listu.
List musi być podpisany przez szefa i wymagana jest pieczęć.

Regulamin korespondencji biznesowej

Błędy w pisaniu listów biznesowych są niedopuszczalne, dlatego warto znać podstawowe zasady ich pisania:

Nie używaj słów, których znaczenie jest nieznane, ani sprawdzaj ich interpretacji za pomocą słownika.
Prowadzenie korespondencji biznesowej wyklucza stosowanie określonej terminologii, gdyż niektóre słowa mogą być nieznane adresatowi. Jeśli takie terminy są używane, to proszę je wyjaśnić.
Wyraź swoje myśli w krótkich zdaniach, aby nie zgubić głównej esencji.
Jeśli nie znasz dokładnie języka rosyjskiego, lepiej najpierw wpisać tekst w edytorze lub w dokumencie na komputerze, aby sprawdzić pisownię.
Korespondencja biznesowa nie pozwala na używanie słów potocznych, zwrotów literackich itp. Przed wysłaniem listu sprawdź go pod kątem błędów i literówek. Lepiej sprawdzić ponownie po jakimś czasie.

Rozpoczęcie listu w korespondencji biznesowej

Po pierwsze, w strukturze listu znajduje się „nagłówek”, który zawiera pozycję i imię i nazwisko adresata. Cechy korespondencji biznesowej obejmują standardowe odwołanie „Drogi”, które w większości przypadków jest zapisane na środku arkusza. Jeśli dana osoba jest nieznana, słowo „pan” jest napisane przed nazwiskiem. Pierwszy akapit (preambuła) zawiera cel i przyczynę listu. Po jej przeczytaniu adresat powinien zrozumieć główny sens odwołania.

Żądanie w korespondencji biznesowej

Jednym z najpopularniejszych typów korespondencji biznesowej jest zapytanie ofertowe. Może to być taktowna prośba lub żądanie dyplomatyczne w aktualnej sprawie. Umiejętności pisania biznesowego są ważne przy redagowaniu wniosków, ponieważ powinny zachęcać adresata do podjęcia działań niezbędnych dla autora. Istnieją pewne zasady pisania listu:

Do adresata należy zwracać się osobiście, przestrzegając podstaw etykiety biznesowej.
Aby wyjaśnić adresatowi powód odwołania, możesz go pochwalić, zwrócić uwagę na cechy i zalety biznesowe lub osobiste.
Uzasadnij prośbę i zainteresuj adresata jej realizacją. Problem należy opisać możliwie zwięźle i jasno.
Po złożeniu wniosku należy go zmodyfikować i powtórzyć ponownie, podkreślając potencjalne korzyści.

Jak się upomnieć w korespondencji biznesowej?

List przypominający jest używany, gdy trzeba przypomnieć o wykonaniu zobowiązań, przestrzeganiu prawa, zbliżaniu się ważnego wydarzenia itp. W większości przypadków przed nim stosuje się przypomnienie słowne. W rezultacie pismo jest swoistym dowodem podjętej czynności. Przypomnienie w korespondencji biznesowej zawiera:

Informacje o nadawcy i adresacie. Następnie podany jest powód przypomnienia.
Odwołano się do przepisów ustawowych i wykonawczych odnoszących się do przywoływanej kwestii.
Zwroty w korespondencji biznesowej powinny być jasne, ale nie groźne. Nie będzie zbyteczne przypominanie, że problem można rozwiązać pokojowo.
List nie ma standardów, więc może być napisany w dowolnej formie.

Jak przepraszać w korespondencji biznesowej?

Jednym z najtrudniejszych do napisania jest list z przeprosinami, dzięki któremu trzeba przeprosić i jednocześnie zachować twarz firmy. Ponadto ma na celu przywrócenie uszkodzonych relacji. Korespondencja biznesowa wskazuje na takie cechy przeprosin:

Struktura pisma zawiera wskazanie adresata, przedmiot odejścia oraz odwołanie.
Nie możesz określić artysty, ponieważ kierownictwo podpisze wszystko.
Przeprosiny w korespondencji biznesowej nie powinny być jednoznaczne, a temat listu powinien być neutralny lub w ogóle nieobecny.
Efektem, jaki ma zostać osiągnięty, są szczere przeprosiny i uświadomienie sobie, co się stało, czyli wskazanie przyczyny nieprzyjemnej sytuacji.

Zasady biznesowej poczty e-mail

Wszystkie wymienione wcześniej zasady odnoszą się również do korespondencji elektronicznej, ale nadal istnieje tutaj szereg funkcji:

E-mail służbowy powinien być używany wyłącznie do korespondencji służbowej, ponieważ wszystkie listy są przechowywane na serwerze i inna osoba może je przeczytać.
Biznesowa poczta e-mail wymaga czytelnej czcionki, a Arial lub Times New Roman to najlepszy wybór. Rozmiar liter powinien być średni. W tekście nie powinno być Caps Locka, wykrzykników ani znaków specjalnych. Kursywa lub pogrubienie są dopuszczalne w przypadku niektórych wyrażeń, ale używaj ich tylko wtedy, gdy jest to absolutnie konieczne.
Dla lepszej czytelności stosuj śródtytuły, ale pamiętaj, że ich ilość nie powinna być duża, więc maksymalnie 3-4 sztuki. Jeden akapit nie powinien być dłuższy niż cztery wiersze.
Etyka biznesowej korespondencji e-mailowej nie pozwala na pozostawienie pola tematu pustego. Napisz tutaj treść listu, która powinna być konkretna, pouczająca i zwięzła.
Na koniec pamiętaj o pozostawieniu podpisu i danych kontaktowych, które nie powinny zająć więcej niż sześć wierszy. Użyj następującej struktury: „Z poważaniem”, nazwisko i imię, nazwa firmy, numer telefonu e-mail i adres strony internetowej.
W korespondencji biznesowej należy używać szablonu korporacyjnego w stylu korporacyjnym. Dzięki temu będzie można wyróżnić się spośród innych i jednocześnie przestrzegać zasad prowadzenia korespondencji biznesowej. Ważne jest, aby nie zapominać, że list można odczytać nie tylko na ekranie komputera, ale także na telefonie, dlatego szablon musi być zoptymalizowany pod kątem rozdzielczości różnych ekranów.

Książki o biznesie

Aby lepiej zrozumieć wszystkie zawiłości pisania listu biznesowego, możesz przeczytać przydatną literaturę. Następujące prace są uważane za dobre:

« Sztuka pisania biznesu. Prawa, sztuczki, narzędzia» S. Karepina. Autor wyjaśnia, czym jest biznesowy styl korespondencji, jak prawidłowo zostawiać różne rodzaje pism i sprawozdań.
« Biznesowa korespondencja e-mailowa. Pięć zasad sukcesu". Autor opisuje formy korespondencji biznesowej oraz proponuje narzędzia, które pomogą usprawnić komunikację. Przydatne porady i wskazówki można znaleźć tutaj.

Co to jest e-mail? W dzisiejszym świecie biznesu jest to:

Twoja twarz. To właśnie za pomocą e-maila można stworzyć pozytywny wizerunek w oczach kontrahenta lub zepsuć pierwsze wrażenie.
Twoje narzędzie pracy. Wiele komunikacji ze światem zewnętrznym odbywa się za pośrednictwem poczty elektronicznej. Dlatego mając dobrą znajomość tego narzędzia, możesz znacznie ułatwić sobie życie.
Potężne odwrócenie uwagi. Świat zewnętrzny próbuje cię dopaść, rozproszyć i sprowadzić na manowce za pośrednictwem poczty elektronicznej.

Z tych pozycji i spójrz na pracę z e-mailem. Zacznijmy prosto.

Projekt listu

Korzystam z klienta poczty Mozilla Thunderbird, więc posłużę się jego przykładem. Utwórzmy nową literę i przejdźmy od góry do dołu przez listę pól.

Do kogo. Kopiuj. Ukryta kopia

Być może ktoś nie wie, ale „Do” w Mozilli można zmienić na „DW” lub „UDW”.

Do kogo: piszemy głównego odbiorcę lub kilku odbiorców oddzielonych średnikiem.
Kopiuj: piszemy do kogoś, kto powinien przeczytać list, ale nie oczekujemy od niego reakcji.
Ukryta kopia: piszemy do kogoś, kto powinien przeczytać list, ale powinien pozostać nieznany pozostałym adresatom listu. Szczególnie nadaje się do masowych wysyłek listów biznesowych, takich jak zawiadomienia.

Zło w wysyłce masowej określ odbiorców poprzez pola „DW” lub „Do”. Kilka razy w roku otrzymuję listy, które w polu „DW” wymieniają 50-90 odbiorców. Doszło do naruszenia prywatności. Nie wszyscy odbiorcy muszą wiedzieć, z kim jeszcze pracujesz nad podobnym tematem. Dobrze, jeśli są to ludzie, którzy się znają. A jeśli na liście są konkurencyjne firmy, które się nie znają? Jako minimum trzeba być przygotowanym na niepotrzebne wyjaśnienia, a przynajmniej na zerwanie współpracy z którymś z nich. Nie rób tego w ten sposób.

Temat listu

Profesjonalne serwisy mailingowe często piszą o znaczeniu tematu (czasem rozsądnie) na swoich firmowych blogach. Ale tam najczęściej mówimy o listach sprzedażowych, gdzie temat listu rozwiązuje problem „e-mail powinien zostać otwarty”.

Omawiamy codzienną korespondencję biznesową. Tutaj temat rozwiązuje problem „list i jego autor powinny być łatwo zidentyfikowane, a następnie odnalezione”. Co więcej, wasza pracowitość powróci do was w postaci karmy licznych listów odpowiedzi, tylko z przedrostkami Odnośnie: Lub fwd, wśród których będziesz musiał wyszukać żądaną literę na ten temat.

Dwadzieścia listów to objętość jednodniowej korespondencji kierownika średniego szczebla. W ogóle nie mówię o przedsiębiorcach i właścicielach firm, ich liczba listów czasami przekracza 200 lub więcej dziennie. Więc jeszcze raz: nie wysyłaj e-maili z pustym tematem.

Jak więc poprawnie sformułować temat listu?

Błąd nr 1 : w temacie tylko nazwa firmy. Na przykład „Niebo” i wszystkie. Po pierwsze, prawdopodobnie nie jesteś jedną z firm komunikujących się z tym kontrahentem. Po drugie, taki temat nie wnosi żadnego sensu, ponieważ nazwa Twojej firmy jest już widoczna z adresu. Po trzecie, zgadnij, jak będzie wyglądać Twoja własna skrzynka pocztowa przy takim podejściu do korespondencji? Mniej więcej tak.

Czy wyszukiwanie na takie tematy jest wygodne?

Błąd nr 2 : błyskotliwy, sprzedający się tytuł. To wspaniale, jeśli wiesz, jak pisać takie nagłówki. Ale czy właściwe jest wykorzystywanie tych umiejętności w korespondencji biznesowej? Pamiętaj o celu tematu listu biznesowego: nie sprzedawać, ale zapewnić identyfikację i poszukiwanie.

Tekst listu

Istnieje wiele poradników pisania tekstów na różne okazje. Na przykład Maxim Ilyakhov, Alexander Amzin i inni mistrzowie słowa mają wiele przydatnych informacji. Radzę przeczytać ich artykuły przynajmniej w celu poprawy ogólnej umiejętności czytania i pisania oraz ogólnego stylu wypowiedzi pisanej.

W procesie pisania listu musimy konsekwentnie podejmować kilka decyzji.

Kwestia uprzejmości . Na początku listu można zamazać uprzejmości czy nawet czułość w duchu „Kochana Rodia, już ponad dwa miesiące nie rozmawiałam z Tobą na piśmie, na co sama cierpiałam i nawet nie spałam noc, myślenie”. Bardzo grzeczny i bardzo kosztowny, zarówno pod względem czasu na napisanie takiego wstępu, jak i czasu rozmówcy na jego przeczytanie. Korespondencja to biznes, pamiętasz? Nie pisanie gatunku epistolarnego na konkurs i nie listu matki do Raskolnikowa, ale korespondencja biznesowa.

Szanujemy swój czas i obdarowanego!

Przedstawienie się i przypomnienie okoliczności znajomości ma sens dopiero w pierwszym liście wysłanym po przelotnym spotkaniu na wystawie. Jeśli jest to kontynuacja współpracy lub bieżąca korespondencja, w pierwszym liście dnia piszemy: „Cześć Iwan”, w drugim i kolejnych: „Iwan,…”.

Odwołanie . Zawsze martwiło mnie pytanie, do kogo się zwrócić w liście, jeśli jest kilku odbiorców. Niedawno napisałem list zaadresowany do trzech dziewczyn o imieniu Anna. Bez wahania napisałem „Cześć, Anno” i nie wziąłem łaźni parowej. Ale nie zawsze tak jest.

Co jeśli jest trzech, a nawet siedmiu odbiorców i nie mają tego samego nazwiska? Możesz wymienić po imieniu: „Dzień dobry, Rodion, Pulcheria, Avdotya i Piotr Pietrowicz”. Ale to jest długie i wymaga czasu. Możesz napisać: „Cześć koledzy!”.

Dla siebie stosuję zasadę zwracania się po imieniu do tego, który jest w polu „Do”. A do tych, którzy są w kopii, w ogóle nie kontaktujcie się. Zasada ta pozwala jednocześnie na dokładniejsze określenie (jednego!) adresata pisma oraz celu tego pisma.

Cytat . Korespondencja to często łańcuch listów z pytaniami i odpowiedziami – jednym słowem dialog. Za dobrą formę uważa się nie kasowanie historii korespondencji i pisanie odpowiedzi na górze cytowanego tekstu, tak aby po powrocie do tej korespondencji za tydzień można było spokojnie przeczytać dialog od góry do dołu według malejących dat.

Z jakiegoś powodu domyślnym ustawieniem w Mozilli jest „Ustaw kursor po cytowanym tekście”. Polecam zmienić to w menu „Narzędzia” → „Opcje konta” → „Kompilacja i adresowanie”. Tak musi być.

Cel listu . Listy biznesowe są dwojakiego rodzaju:

gdy po prostu informujemy rozmówcę (np. raport z wykonanej pracy za dany miesiąc);
i kiedy chcemy czegoś od rozmówcy. Na przykład, aby zgodził się na załączoną fakturę do zapłaty.

Z reguły listów motywacyjnych jest znacznie więcej niż listów sprawozdawczych. Jeśli chcemy coś osiągnąć od rozmówcy, bardzo ważne jest, aby powiedzieć to w liście zwykłym tekstem. Wezwanie do działania powinno poprzedzać imię i być ostatnim zdaniem listu.

Zło : „Porfiry Pietrowicz, wiem, kto zabił staruszkę”.

Prawidłowy : „Porfirij Pietrowiczu, to ja zabiłem staruszkę, proszę o podjęcie działań w sprawie mojego aresztowania, mam dość cierpienia!”

Dlaczego korespondent miałby myśleć za ciebie, co zrobić z tym listem? W końcu może podjąć złą decyzję.

Podpis w tekście . Ona musi być. Co więcej, we wszystkich klientach pocztowych można ustawić automatyczne zastępowanie podpisu, na przykład klasyczne „Z wyrazami szacunku,…”. W Mozilli odbywa się to w menu „Narzędzia” → „Opcje konta”.

Pisanie lub nie pisanie kontaktów w podpisie jest sprawą osobistą dla każdego. Ale jeśli jesteś w jakiś sposób związany ze sprzedażą - koniecznie napisz. Nawet jeśli transakcja nie odbędzie się na podstawie wyników komunikacji, w przyszłości łatwo Cię będzie znaleźć za pomocą kontaktów z podpisu.

Na koniec jeszcze jedna cecha treści listu dla tych rozmówców, którzy nie lubią (nie mogą, nie chcą, nie mają czasu) odpowiadać na Wasze listy. Określ wartość domyślną w treści listu. Na przykład: „Porfiry Pietrowicz, jeśli nie przyjdziesz mnie aresztować przed 12:00 w piątek, to uważam się za amnestię”. Oczywiście termin musi być realny (nie wysyłać tekstu z przykładu w piątek o 11:50). Odbiorca musi być fizycznie zdolny do przeczytania Twojego listu i podjęcia decyzji. Takie „milczenie” zwalnia Cię z odpowiedzialności za brak reakcji rozmówcy. Jak zawsze, do korzystania z tego chipa należy podejść mądrze. Jeśli ktoś odpowiada na twoje listy na czas i regularnie, takie ultimatum może go, jeśli nie urazić, to trochę nadwyrężyć lub doprowadzić do decyzji, aby nie odpowiadać na list od razu, ale kazać czekać do piątku.

Załączniki

Do listów często dołączane są załączniki: życiorysy, oferty handlowe, kosztorysy, harmonogramy, skany dokumentów - bardzo wygodne narzędzie i jednocześnie źródło popularnych błędów.

Błąd : Ogromny rozmiar inwestycji. Często otrzymujemy e-maile z załącznikami o rozmiarze do 20 MB. Z reguły są to skany niektórych dokumentów w formacie TIFF, o rozdzielczości 600dpi. Program pocztowy korespondenta prawie na pewno zawiesi się na kilka minut w daremnych próbach pobrania podglądu tego załącznika. I nie daj Boże odbiorcy próbować przeczytać ten list na smartfonie...

Osobiście natychmiast usuwam takie listy. Nie chcesz, aby Twój e-mail wylądował w koszu, zanim zostanie przeczytany? Kontroluj rozmiar załącznika. Zaleca się, aby nie był większy niż 3 MB.

A jeśli przekroczy?

Spróbuj ponownie skonfigurować skaner do innego formatu i rozdzielczości. Na przykład w PDF i 300dpi uzyskuje się całkiem czytelne skany.
Pomyśl o programach takich jak archiwizator WinRar lub 7zip. Niektóre pliki kompresują się idealnie.
Co zrobić, jeśli załącznik jest ogromny i nie można go skompresować? Na przykład prawie pusta księgowa baza danych waży 900 MB. Z pomocą przyjdą magazyny informacji w chmurze: Dropbox, Google Drive i tym podobne. Niektóre usługi, takie jak Mail.ru, automatycznie konwertują ogromne załączniki na łącza do przechowywania w chmurze. Ale wolę samodzielnie zarządzać moimi informacjami przechowywanymi w chmurze, więc nie przyjmuję automatyzacji z Mail.ru.

I jeszcze jedna nie do końca oczywista rekomendacja dotycząca inwestycji - ich Nazwa . Musi być zrozumiały i akceptowalny dla odbiorcy. Kiedyś w firmie przygotowywaliśmy ofertę handlową skierowaną do… niech to będzie Fiodor Michajłowicz Dostojewski. Otrzymałem list od kierownika z projektem CP do zatwierdzenia, aw załączniku był plik o nazwie „DlyaFedi.docx”. Z kierownikiem, który mi to przesłał, odbył się dialog o następującej treści:

Drogi menedżerze, czy jesteś osobiście gotowy podejść do tej szanowanej osoby i nazwać go Fiodorem prosto w twarz?

Jakoś nie, szanowana osoba, wszyscy nazywają go po imieniu i patronimii.

Dlaczego nazwałeś załącznik „Dla Fedi”? Jeśli wyślę mu to teraz, myślisz, że kupi od nas siekiery w tym CP?

Miałem zmienić nazwę...

Po co przygotowywać bombę zegarową — odrzucenie przez potencjalnego klienta — lub tworzyć dla siebie dodatkową pracę, zmieniając nazwę pliku? Dlaczego nie od razu nazwać poprawnie załącznika: „Dla Fedora Michajłowicza.docx” lub jeszcze lepiej - „KP_Sky_Axes.docx”.

Tak więc z e-mailem jako „twarzą” mniej więcej uporządkowane. Przejdźmy do poczty e-mail jako narzędzia produktywności i porozmawiajmy o tym, jak rozprasza.

Praca z literami

E-mail to potężne rozproszenie uwagi. Podobnie jak w przypadku innych zakłóceń, pocztą należy zająć się poprzez zaostrzenie zasad i wdrożenie harmonogramów pracy.

Jako minimum musisz wyłączyć WSZYSTKIE powiadomienia e-mail. Jeśli klient poczty jest skonfigurowany domyślnie, zostaniesz o tym powiadomiony sygnałem dźwiękowym, ikona obok zegara zacznie migać i wyświetli się podgląd listu. Jednym słowem zrobią wszystko, aby najpierw oderwać Cię od żmudnej pracy, a potem pogrążyć w otchłani nieprzeczytanych listów i nieprzeczytanych mailingów - minus godzina lub dwie z Twojego życia.

Niektórym potężna siła woli pozwala nie rozpraszać się powiadomieniami, a zwykłym ludziom lepiej nie kusić losu i ich wyłączać. W Mozilla Thunderbird odbywa się to za pomocą menu „Narzędzia” → „Ustawienia” → „Ogólne” → „Gdy pojawiają się nowe wiadomości”.

Jeśli nie ma powiadomień, jak zrozumieć, że list dotarł?

Bardzo prosta. Ty sam świadomie przeznaczasz czas na analizowanie poczty, otwierasz klienta poczty i przeglądasz wszystkie nieprzeczytane wiadomości. Można to zrobić dwa razy dziennie, na przykład w porze lunchu i wieczorem lub w czasie przymusowego przestoju, na przykład w korkach.

Ludzie często pytają, co z czasem odpowiedzi i pilnymi e-mailami? Odpowiadam: nie masz pilnych listów w poczcie. Chyba że pracujesz w dziale obsługi klienta (taki dział ma swoje własne zasady pracy z pocztą).

Jeśli są pilne listy, nadawca powiadomi Cię o tym innymi kanałami - telefonem, SMS-em, Skype. Następnie świadomie wejdziesz do klienta poczty i obsłużysz pilną pocztę. Wszyscy guru zarządzania czasem (na przykład Gleb Archangielski ze swoim „Time Drive”) deklarują standard odpowiadania na e-maile do 24 godzin. To normalna zasada dobrej formy – nie oczekuj natychmiastowych odpowiedzi od rozmówcy drogą mailową. Jeśli jest pilny list, powiadom o nim szybszymi kanałami komunikacji.

Wyłączyliśmy więc powiadomienia i teraz włączamy klienta poczty zgodnie z naszym harmonogramem.

Co zrobić, gdy weszliśmy do poczty i zaangażowaliśmy się w czynność zwaną „analizowaniem wiadomości e-mail”? Gdzie jest początek i koniec tej pracy?

Wiele słyszałem o systemie zerowej skrzynki odbiorczej, ale niestety nie spotkałem ani jednej osoby, która by z niego korzystała. Musiałem wymyślić swoje koło na nowo. Istnieją artykuły na ten temat na Lifehacker. Na przykład, " ". Poniżej opowiem o systemie zerowej skrzynki odbiorczej w mojej interpretacji. Będę wdzięczny, jeśli guru GTD zostaną odnotowani w komentarzach, uzupełnią lub ulepszą opisywany system.

Ważne jest, aby zrozumieć i zaakceptować fakt, że poczta e-mail nie jest narzędziem do planowania zadań ani archiwum Twoich działań. Dlatego folder Skrzynka odbiorcza powinien być zawsze pusty. Jeśli podjąłeś się analizy skrzynki odbiorczej, nie zatrzymuj się i nie rozpraszaj się niczym, dopóki nie opróżnisz tego folderu.

Co zrobić z e-mailami w skrzynce odbiorczej? Musisz kolejno przeglądać każdą literę i usuwać ją. Tak, po prostu wybierz i naciśnij klawisz Delete na klawiaturze. Jeśli nie możesz zmusić się do usunięcia wiadomości e-mail, będziesz musiał podjąć decyzję, co z nią zrobić.

Czy możesz odpowiedzieć na to pytanie w ciągu trzech minut? Czy trzeba na nie odpowiedzieć? Tak, masz, a odpowiedź zajmie nie więcej niż trzy minuty, więc odpowiedz od razu.
Musisz odpowiedzieć, ale przygotowanie odpowiedzi zajmie więcej niż trzy minuty. Jeśli korzystasz z harmonogramu zadań, który pozwala zamienić wiadomość e-mail w zadanie, zmień wiadomość e-mail w zadanie i zapomnij o nim na chwilę. Na przykład korzystam z absolutnie wspaniałej usługi Doit.im. Pozwala wygenerować osobisty adres e-mail: przesyłasz do niego list, który zamienia się w zadanie. Ale jeśli nie masz harmonogramu zadań, przenieś literę do podfolderu „0_Run”.
Po szybkiej odpowiedzi na list, przekształceniu go w zadanie lub po prostu przeczytaniu, musisz zdecydować, co dalej zrobić z tą wiadomością: usunąć ją lub wysłać do jednego z folderów w celu długoterminowego przechowywania.

Oto foldery do długoterminowego przechowywania, które posiadam.

0_Uruchom. Nie mam takiego folderu, ale jeśli nie masz terminarza, powtarzam, możesz tu dodać listy, które wymagają szczegółowego przestudiowania. Ten folder również musi być regularnie czyszczony, ale z przemyślanym podejściem w czasie specjalnie do tego przeznaczonym.
1_Referencja Tutaj umieszczam listy z podstawowymi informacjami: listy powitalne z loginami z różnych serwisów internetowych, bilety na nadchodzące loty i tak dalej.
2_Projekty. Tutaj przechowywane jest archiwum korespondencji dotyczącej partnerów i projektów, z którymi istnieje bieżąca relacja. Oczywiście istnieje osobny folder dla każdego projektu lub partnera. W teczce wspólnika umieściłem listy nie tylko od jego pracowników, ale także od pracowników „Sky” związanych z tym wspólnikiem. Bardzo wygodne: w razie potrzeby cała korespondencja dotycząca projektu jest pod ręką za pomocą kilku kliknięć.
3_Muzeum. Tutaj wrzucam te listy, które szkoda kasować, a korzyści z nich płynące nie są oczywiste. Tutaj również migrowane są foldery z zamkniętymi projektami z „2_Projects”. Jednym słowem pierwsi kandydaci do skreślenia są przechowywani w „Muzeum”.
4_Dokumenty. Oto listy z przykładowymi dokumentami elektronicznymi, które mogą być przydatne w przyszłości do księgowości, na przykład akty pojednania od klientów, bilety na wycieczki. Folder ma wiele wspólnego z folderami „2_Projekty” i „1_Sprav”, tylko przechowuje informacje księgowe, aw folderze „2_Projekty” - informacje zarządcze. W "4_Dokumenty" - martwe informacje, aw "2_Projekty" - żywe.
5_Wiedza. Tutaj zamieszczam tylko naprawdę przydatne mailingi, do których chce się wracać po jakimś czasie w poszukiwaniu inspiracji lub szukania rozwiązań.

Istnieją inne ustawienia klienta poczty, które są ważne dla działania tego systemu. Po pierwsze, Thunderbird domyślnie ma pole wyboru „Oznacz wiadomości jako przeczytane”. Wolę to robić świadomie, więc flaga wywieszona! Aby to zrobić, przejdź do menu „Narzędzia” → „Ustawienia” → „Zaawansowane” → „Odczyt i wyświetlanie”.

Po drugie, używamy filtry . Wcześniej aktywnie korzystałem z filtrów, które automatycznie przekierowywały listy do odpowiednich folderów na podstawie adresu nadawcy. Na przykład listy od prawnika zostały przeniesione do folderu „Prawnik”. Zrezygnowałem z tego podejścia z kilku powodów. Po pierwsze: pisma od prawnika w 99% przypadków dotyczą projektu lub partnera, co oznacza, że muszą zostać przeniesione do teczki tego partnera lub projektu. Po drugie: postanowiłem dodać świadomość. Sam musisz zdecydować, gdzie ma być przechowywany konkretny list, a wygodniej jest szukać nieprzetworzonych wiadomości tylko w jednym miejscu - w skrzynce odbiorczej. Teraz filtrów używam tylko do organizowania automatycznych zwykłych pism z różnych systemów w foldery, czyli pism, które nie wymagają ode mnie podejmowania decyzji. Filtry w Mozilla Thunderbird są konfigurowane w menu „Narzędzia” → „Filtry wiadomości”.

Tak więc, przy odpowiednim podejściu, e-mail powinien zająć od 10 do 60 minut dziennie, w zależności od ilości korespondencji.

Tak, i jeszcze jedno. Czy wyłączyłeś już powiadomienia o nowych e-mailach? ;)