dom » Zaawansowana technologia

Papierowy protokół przyjścia do pracy. Przyjazdy i wyjazdy pracowników: jak przyzwyczaić personel do dyscypliny

Dziennik wejść i wyjść pracowników (śledzenie czasu)- służy do rejestracji wejść i wyjść pracowników. Dane wpisane do dziennika mogą być podstawą do wypełnienia Karty ewidencji czasu pracy.

Przykład wypełnienia głównej sekcji dziennika:

W czasopiśmie znajdują się materiały dodatkowe:

Kodeks pracy Federacji Rosyjskiej z dnia 30 grudnia 2001 r. N 197-FZ

  • Sekcja III. Umowa o pracę Rozdział 13. Rozwiązanie umowy o pracę (wyciągi)
  • Sekcja IV. Czas pracy Rozdział 15. Przepisy ogólne, Rozdział 16. Czas pracy
  • Sekcja VIII. Harmonogram pracy. Dyscyplina pracy. Artykuł 189 Dyscyplina pracy i rozkład czasu pracy

Pracodawca ma obowiązek pilnować czasu faktycznie wypracowane przez każdego pracownika. (Kodeks pracy Federacji Rosyjskiej, art. 91)

Czas pracy- czas, w którym pracownik, zgodnie z wewnętrznymi przepisami pracy i warunkami umowy o pracę, musi wykonywać obowiązki pracownicze, a także inne okresy, które zgodnie z niniejszym Kodeksem, innymi przepisami federalnymi i innymi regulacyjnymi przepisami prawnymi ustawy Federacji Rosyjskiej odnoszą się do czasu pracy. Procedurę obliczania normy czasu pracy dla określonych okresów kalendarzowych (miesiąc, kwartał, rok), w zależności od ustalonego tygodniowego czasu pracy, określa federalny organ wykonawczy, który pełni funkcje opracowywania polityki państwa i regulacji prawnych w dziedzinie pracy. (Kodeks pracy Federacji Rosyjskiej, art. 91).

Śledzenie czasu organizowane w następujących celach:

  • zapewnienie kontroli nad punktualnym pojawianiem się pracowników i pracowników w pracy, identyfikacja spóźnialskich i nieobecnych;
  • monitorowanie obecności personelu na stanowisku pracy w godzinach pracy, a także terminowego wyjazdu i przyjazdu pracowników w przerwie obiadowej;
  • ustalanie terminowego odejścia pracowników z pracy na koniec dnia roboczego;
  • rozliczanie faktycznie przepracowanych godzin, przestojów, chorób, urlopów i innych form wykorzystania czasu pracy;
  • rejestracja marszu.

Zgodnie z art. 81 ust. 6 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej umowa o pracę może zostać rozwiązana przez pracodawcę w przypadku absencja, czyli nieobecność w miejscu pracy bez uzasadnionej przyczyny w ciągu całego dnia pracy (zmiany), niezależnie od czasu jego (jej) czasu trwania, a także w przypadku nieobecności w miejscu pracy bez uzasadnionej przyczyny dłuższej niż cztery godziny z rzędu w ciągu dnia roboczego (zmiana).

Kto w organizacji powinien prowadzić ewidencję czasu pracy?

Każda konkretna organizacja sama decyduje o tym pytaniu w oparciu o specyfikę swojej działalności. Obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy może zostać określony przez pracownika w umowie o pracę, opisie stanowiska lub przydzielony mu odrębnym zarządzeniem dotyczącym głównej działalności. Za naruszenie obowiązku ewidencjonowania czasu pracy winni funkcjonariuszy ponosi odpowiedzialność odpowiedzialność administracyjna nałożone przez Federalną Inspekcję Pracy.

Według GOST 31282-2004 plomba kontrolna- unikalne urządzenie wskaźnikowe jednorazowego użytku przeznaczone do wykrywania faktu nieautoryzowanego dostępu.



Przed przystąpieniem do pracy z Czasopismem należy wypełnić kartę tytułową oraz notę ​​certyfikacyjną. W odpowiednim wierszu należy obowiązkowo wpisać numer pieczęci, bez tego Dziennik nie jest opieczętowany.

Pomocna informacja:

Jakie są wymagania dotyczące rejestrów personelu i jak powinien być zaprojektowany dziennik zgodnie z tymi wymaganiami, zobacz nasz film.

Legis ma przyjemność zaoferować Państwu wygodny i nowoczesny biometryczny system ewidencji czasu pracy pracowników. Stosujemy identyfikację odcisków palców, która pozwala nam wiarygodnie określić czas przybycia i wyjazdu (bioczas lub kontrola czasu) każdego pracownika. Skorzystaj z oferty zakupu takiego systemu kontroli dostępu (ACS, ACS) w korzystnej cenie, a nie będziesz już musiał ręcznie naliczać przepracowanych godzin.

Elektroniczny system rejestracji czasu pracy szybko i dokładnie zrobi to za Ciebie. Ta metoda kontroli da Ci pewność, że płacisz wynagrodzenie tylko za faktycznie przepracowane godziny. Również biometryczne rozliczanie czasu pracy pracowników odciąży księgowość, aw razie potrzeby zmniejszy liczbę pracowników i personelu biur, sklepów, magazynów i innych obiektów.

Ogólnie rzecz biorąc, nasze systemy kontroli dostępu odcisków palców „Elektroniczny arkusz czasu pracy” są idealne dla każdego obiektu z dużą liczbą pracowników, zdalnymi lokalizacjami i złożoną logiką śledzenia czasu. Urządzenia te skanują odciski palców i identyfikują je na podstawie wszystkich parametrów aktywowanych w systemie.

W odróżnieniu od INNYCH KONTROLERÓW BIOMETRYCZNYCH (RFID, Anviz) NA PODSTAWIE WERYFIKACJI SKANÓW I ODCZYTU OPTYCZNEGO NASZ SYSTEM DOSTĘPU DO ODCISKÓW PAPILARNYCH MOŻE NIE TYLKO OBLICZYĆ CZAS PRACY, ALE TAKŻE OBLICZYĆ CZAS PRACY LATU, UWZGLĘDNIAJĄC NP. PÓŹNE LUB WCZEŚNIEJSZE WYJŚCIE.

    bądź pewny

    Sterowanie za pomocą biometrycznych czytników linii papilarnych jest niezawodne, stabilne i łatwe w obsłudze. Nasze systemy śledzenia czasu odcisków palców zostały pomyślnie przetestowane w dużych przedsiębiorstwach (ponad 1000 pracowników) w Moskwie, Sankt Petersburgu i Krasnodarze. Na podstawie wyników tego eksperymentu stało się jasne, że prawdopodobieństwo błędnego określenia przy użyciu czytników biometrycznych wynosi mniej niż 0,01%.

    Ratować

    Praktyka wykorzystywania przez naszych klientów terminali biometrycznych do ewidencji czasu pracy, dzięki obiektywnej kontroli, przynosi oszczędności w wysokości 3% -5% wynagrodzenia każdego miesiąca.

    Zautomatyzuj

    Wdrażamy biometryczny system kontroli dostępu linii papilarnych zgodnie z Twoimi wymaganiami i życzeniami. Wszystkie elementy są kompatybilne z innym sprzętem, co zmniejsza ilość pracy ręcznej.
    Ponadto specjaliści synchronizują działanie urządzeń śledzących czas za pomocą odcisku palca z innymi systemami informatycznymi, na przykład 1C.

    Nasze biometryczne systemy rejestracji czasu pracy działają w czasie rzeczywistym. W każdej chwili możesz kontrolować obecność pracowników w obiekcie. Ponadto specjaliści Legis Group mogą skonfigurować terminal linii papilarnych do wysyłania raportów
    z dowolną częstotliwością.

    Popraw jakość swojej pracy

    Zautomatyzowane śledzenie czasu pracy za pomocą odcisku palca jest kluczem do stałej obecności wymaganej liczby pracowników w obiekcie. Ten wskaźnik pozwala zespołowi wykonywać swoją pracę jakościowo.

Nasze wyjątkowe atuty

Oferujemy kompleksową usługę biometrycznego rejestrowania czasu pracy, nie tylko sprzęt czy oprogramowanie. Oznacza to, że firma przejmuje wszelkie trudności związane z wdrożeniem, utrzymaniem i kontrolą systemu.

Mamy udane doświadczenie we wdrażaniu naszego systemu śledzenia czasu pracy pracowników odcisków palców w dużych przedsiębiorstwach z ponad 100 odległymi lokalizacjami oraz w produkcji przemysłowej.

Nasze biometryczne systemy obecności są projektowane przez nasz własny zespół programistów i dlatego mogą być modyfikowane w celu dopasowania do indywidualnych potrzeb każdego klienta, który kupuje sprzęt i zarządza nim.

Jak to działa

Każdy pracownik jest zobowiązany do podania referencyjnych odcisków palców, które zostaną wprowadzone do bazy danych czytników biometrycznych wewnętrznych i/lub zewnętrznych. Konieczna jest kontrola korespondencji tożsamości pracownika i jego odcisku palca. Dlatego pożądane jest, aby taka procedura była wykonywana w dziale personalnym lub zdalnie, ale przez zaufaną osobę. Listę pracowników można zaimportować z 1C za pomocą zwykłego dysku flash USB lub karty pamięci.

Dla każdego obiektu instalowane jest oprogramowanie oraz specjalny czytnik linii papilarnych do rejestracji czasu pracy (czytniki udostępniamy bezpłatnie, pozostają one jednak własnością Legis).

Każdego dnia, przychodząc do pracy, pracownicy identyfikowani są za pomocą biometrycznego czytnika linii papilarnych. W tej procedurze można wziąć pod uwagę następujące czynniki:

  • Jakie stanowisko zajmuje pracownik np. kasjer tego dnia może być magazynierem.
  • Po dokonaniu przyjazdu/wyjazdu wyjście na przerwę i powrót z przerwy.
  • Czy liczba pracowników na każdym stanowisku jest zgodna z ograniczeniami kadrowymi.

Dane biometrycznego skanera czasu pracy są przesyłane do węzła centralnego. Dzięki temu możliwe jest monitorowanie w czasie rzeczywistym obecności pracowników na stanowisku pracy, obsady wszystkich stanowisk oraz spóźnień. Dodatkowo system kontroli dostępu odciskiem palca umożliwia skonfigurowanie powiadomień e-mail lub sms do osób odpowiedzialnych o zaistniałych sytuacjach awaryjnych.

Kiedy pracownik opuszcza miejsce pracy pod koniec dnia, biometryczny system rejestracji czasu pracy pracownika oblicza, ile godzin przepracował i ile otrzymał.

System śledzenia czasu linii papilarnych umożliwia odpowiedzialnym specjalistom przeglądanie raportów czasu pracy i podobnych wyciągów elektronicznych w dowolnym momencie.

Pod koniec miesiąca karta pracy, stworzona przez specjalną aplikację na podstawie danych daktyloskopijnych, jest zatwierdzana przez władze. Ponadto ten dokument elektroniczny automatycznie wchodzi do działu księgowości (aplikacja specjalna lub natychmiast w 1C).

Gdzie zaczyna się praca

Prowadzenie negocjacji z klientem

Wyjaśniamy wszystkie wymagania i reguły biznesowe, dla których system biometryczny linii papilarnych jest dalej optymalizowany. W szczególności mówimy o kolejności pracy w każdym obiekcie (czy można wchodzić na różne stanowiska, jak uwzględnia się późne lub wcześniejsze wyjścia, jak uwzględnia się przerwy itp.), sposobach naliczania wynagrodzeń (jeśli nasz system to wyliczy), a także konieczność sporządzania różnych raportów i wysyłania powiadomień.

Tworzenie produktu oprogramowania

Na podstawie wymagań otrzymanych od klienta nasi specjaliści tworzą oprogramowanie. W opracowanym systemie śledzenia czasu linii papilarnych brane są pod uwagę tylko interesujące dla klienta raporty i powiadomienia, a wszystkie reguły biznesowe są zapisywane w algorytmach.

Implementacja systemu na obiektach testowych

Początkowo nowy biometryczny system rejestracji czasu pracy jest wdrażany tylko w kilku punktach testowych (2-4 punkty) w ciągu 1-2 miesięcy. W tym okresie nasi specjaliści identyfikują i biorą pod uwagę wszystkie punkty, które mogłyby zostać pominięte przy opisywaniu reguł biznesowych.

Uruchomienie systemu na wszystkich pozostałych stronach

Po pomyślnym zakończeniu testów zdebugowany i optymalnie skonfigurowany system biometrycznych czytników linii papilarnych, których cena ustalana jest indywidualnie zgodnie z cennikiem, jest uruchamiany przez pracowników Grupy Legis we wszystkich pozostałych lokalizacjach klientów.

Kalkulacja zwrotu

Praktyka stosowania naszych systemów biometrycznego rozliczania czasu pracy w obwodach petersburskim, moskiewskim, krasnodarskim, moskiewskim i leningradzkim oraz w Kraju Krasnodarskim dała następujące rezultaty:

  1. Na 150 obiektów w praktyce udało się zredukować dwie stawki księgowych.
  2. Spodziewaj się poprawy jakości obsługi klienta.
  3. Fundusz wynagrodzeń:

Oszczędność ponad 1% listy płac (średnio 3%). Jeśli wynagrodzenie jednego pracownika wynosi 20 tysięcy rubli, oszczędności wyniosą od 200 rubli na pracownika (średnio 600 rubli). W takim przypadku dla 1000 pracowników (100 obiektów po 10 osób) oszczędności wyniosą od 200 000 rubli do 600 000 rubli miesięcznie.

Inny sposób obliczania

Jeśli każdy pracownik spóźnia się co drugi dzień o 5-10 minut (całkiem realna sytuacja), to za miesiąc okazuje się:
22 dni robocze x 5 minut = 110 minut, w tempie 164 godzin, w tempie 150 rubli za godzinę:
oszczędności w wysokości 275 rubli miesięcznie.

Rozważ pensję w wysokości 20 tysięcy rubli miesięcznie.

Jednym z najcenniejszych zasobów przedsiębiorczych są godziny pracy, za które ostatecznie każdy pracownik otrzymuje wynagrodzenie. Oczywiście konieczne jest stałe i systematyczne rozliczanie tego zasobu, kontrola nad nim i jego optymalizacja. Pracodawca musi w każdym momencie czasu pracy nie tylko ustalić fakt, że pracownik przebywa tam, gdzie jest on zapewniony (w miejscu pracy lub innym miejscu), ale także stwierdzić, że jest zajęty pilnymi obowiązkami.

Przez długi czas jedynym sposobem zapewnienia kontroli czasu pracy było ręczne rozliczanie – wypełnianie karty czasu pracy. Jest to pracochłonny proces, który nie wyklucza błędów i nieścisłości wynikających z wpływu „czynnika ludzkiego” i wymaga pracochłonnego późniejszego przetwarzania informacji.

Progress zapewnia bardziej efektywne sposoby rozliczania czasu pracy, oparte na automatyzacji, pozwalające jakościowo usprawnić tę procedurę. Różnią się one zasadami zastosowania oraz różnymi cechami użytkowymi.

Rozważ najpopularniejsze zautomatyzowane systemy śledzenia czasu (ACS), oceniając ich zalety i wady dla pracodawców i pracowników.

Jakie problemy może rozwiązać ASURV?

Za pomocą wydajniejszych systemów księgowych można nie tylko lepiej i wydajniej monitorować zatrudnienie personelu i efektywność jego pracy. W zależności od postawionych zadań automatyzacja wybrana przez kierownictwo może pomóc w osiągnięciu takich celów jak:

  • rejestracja zgodności zatrudnienia każdego pojedynczego pracownika z wewnętrzną rutyną ustaloną w organizacji (spóźnienia, wcześniejsze wyjścia, długie nieobecności podczas przerwy obiadowej czy „przerwy” w godzinach pracy);
  • widoczne wzmocnienie dyscypliny wewnętrznej wśród załogi;
  • poważną pomoc w prowadzeniu statystyk i sporządzaniu raportów końcowych;
  • szybsze i łatwiejsze planowanie pracowników, bardziej świadome planowanie;
  • pomoc w podejmowaniu decyzji zarządczych dotyczących codziennych zajęć, spraw personalnych, wewnętrznych regulaminów pracy itp.;
  • znaczne oszczędności finansowe.

Główne zasady działania systemów księgowych

Automatyzacja śledzenia czasu polega na ustaleniu, a następnie analizie szeregu istotnych parametrów, które można wybrać i ustawić. Wśród nich najważniejsze to:

  • automatyczne rejestrowanie czasu;
  • fiksacja przestrzenna;
  • efektywność informacyjna (szybko przekazujesz informacje i dane osobowe właściwemu pracownikowi);
  • zapisywanie bazy danych.

Zasadniczo wszystkie ACSMS są zaprojektowane do kontrolowania ruchu pracowników w określonych okresach czasu.

Oznacza to, że w pamięci systemów z każdym pracownikiem związana jest określona przestrzeń terytorialna, w której musi się on znajdować w określonych przedziałach czasowych. Systemy uwzględniają czas wejścia do założonej strefy, przebywania w niej i wyjścia z niej, a w niektórych SKSZ także cechy zatrudnienia w strefie pracy, czyli efektywność wykorzystania czasu pracy przez personel .

W ten sposób można uzyskać pełny obraz według kryteriów określonych w systemie:

  • przestrzeganie harmonogramu przylotów i odlotów;
  • dominujące rodzaje naruszeń (spóźnianie się, wcześniejsze kończenie pracy, absencja itp.);
  • obróbka utrwalająca;
  • tworzenie ogólnego obrazu według działów, przedziałów czasowych, konkretnych pracowników.

Różne rodzaje ACS

W zależności od możliwości, zasad działania oraz uzyskiwanych wyników systemy śledzenia czasu można podzielić na kilka typów.

Organizacja nadzoru wideo

Najprostszy i nieco prymitywny sposób sterowania. Polega na instalacji sprzętu rejestrującego obraz, czasem wraz z dźwiękiem, w różnych pomieszczeniach firmy. Niewątpliwie część jego skuteczności dla pracodawcy jest potwierdzona, gdyż monitoring wizyjny:

  • pokazuje, co każdy pracownik robi w obserwowanym momencie;
  • może przywrócić obraz żądanego okresu;
  • umożliwia śledzenie kontaktów personelu;
  • daje względne bezpieczeństwo przed kradzieżą;
  • Sprzęt jest stosunkowo niedrogi i łatwy w instalacji i konserwacji.

Wady dla władz są oczywiste:

  • nie ma informacji o produktywności personelu (na przykład na ekranie osoba pracuje przy komputerze, ale nie można zobaczyć, czy kompiluje raport, czy jest w sieciach społecznościowych);
  • podano tylko uogólnioną sytuację dnia roboczego;
  • znając lokalizację sprzętu, dość łatwo jest go wyłączyć z pracy lub nie wpaść w jego obszar zasięgu;
  • prawie niemożliwe do użycia z dużym tłumem ludzi;
  • niezbyt wysoka dokładność rozpoznawania.

Personel zwykle musi znosić monitoring wideo zainstalowany przez przełożonych, plusy w nim mogą znaleźć tylko pracownicy ochrony. Dla pozostałych kategorii bycie „pod lufą” kamer z reguły nie sprawia przyjemności, poza tym, że może po prostu stać się nawykiem.

Biometria

System rozliczeniowy, skoncentrowany na wskaźnikach biometrycznych, indywidualnych dla każdego pracownika, opiera się na zasadzie identyfikacji: pracownik wchodzący w przestrzeń „strefy pracy” rejestruje moment swojego wejścia i wyjścia za pomocą jakiegoś identyfikatora biometrycznego.

W nowoczesnych urządzeniach najczęściej używany jest odcisk palca, w bardziej złożonych urządzeniach - siatkówka, czasem stosowana jest identyfikacja głosowa.

Pozytywne punkty:

  • możesz dokładnie określić czas spędzony w „obszarze roboczym”;
  • prawie niemożliwe jest zastąpienie użytkownika;
  • prawie całkowicie eliminuje możliwość wejścia osób nieupoważnionych na obszar roboczy.

Wady systemu biometrycznego:

  • brak możliwości śledzenia efektywności zatrudnienia pracowników (rejestrowany jest tylko czas, a nie to, co pracownik robi w „strefie pracy”);
  • dokładność określenia lokalizacji pracownika jest ograniczona lokalizacją terminali systemu;
  • ze względu na przejście kontroli personel musi być rozproszony i poświęcić na to dodatkowy czas;
  • przy dużej liczbie pracowników na jednym terminalu proces identyfikacji może być znacznie opóźniony.

systemu „kartowego”.

Jego zasada działania jest taka sama jak biometryczna - identyfikacja. Różnica polega na tym, że to nie czynnik biologiczny pełni rolę identyfikatora, ale jakaś zewnętrzna etykieta, najczęściej w postaci karty. Karta ta musi być przedstawiona lub włożona do czytnika terminala, aby przejść przez system.

Korzyści są takie same jak w przypadku biometrii, z dodatkiem relatywnie niższego kosztu sprzętu.

Wady są zatem podobne: ograniczona strefa kontroli, niemożność wykorzystania jej przy dużych przepływach ludzi, ponadto w przeciwieństwie do biometrycznego ACS system „kart” znacznie ułatwia wymianę (kartę można sfałszować, ukraść, przekazana innej osobie).

Systemy oprogramowania

W wielu firmach główne zatrudnienie pracowników odbywa się przy komputerze, który sam w sobie jest „maszyną nagrywającą”. Rejestruje czas włączenia i wyłączenia, a także przechowuje w pamięci „historię” użytkownika. Funkcje te można wykorzystać przy rozliczaniu czasu pracy pracowników biurowych.

„Premiami” pracodawcy takiego ACS są, oprócz ogólnych (uwzględniających interwały czasowe zatrudnienia), możliwość jasnego monitorowania wykorzystania czasu pracy, czyli określenia, jakie zasoby były zaangażowane przez każdego konkretnego użytkownika i jak długo to się działo.

Ponadto jest to najtańszy system ze wszystkich systemów automatycznych, ponieważ nie wymaga dodatkowego wyposażenia. A koszty dotyczą tylko interpretacji danych.

Wady tego systemu:

  • ograniczony zakres;
  • nie dotyczy personelu mobilnego;
  • łatwa zmiana użytkownika;
  • przy odpowiednich umiejętnościach i zdolnościach systemy te można sfałszować.

Systemy śledzące pozycjonowanie w czasie rzeczywistym

Takie ACSMS opierają się nie na ustalaniu wejścia i wyjścia pracownika do obszaru roboczego, ale na określeniu jego pozycji w danym momencie.

Z reguły takie systemy służą do kontroli czasu pracy pracowników mobilnych, których obowiązki funkcjonalne polegają właśnie na ciągłym przemieszczaniu się, np. kierowców, spedytorów, kurierów. Ale w ten sam sposób możesz kontrolować pracowników dowolnej sfery.

Śledzenie lokalizacji odbywa się za pomocą sprzętu, np. GPS, który może być zainstalowany w samym miejscu pracy (jak np. na pokładzie pojazdu służbowego) lub być trackerem, który śledzony pracownik ma zawsze przy sobie.

Pozytywne aspekty takiego ASURV:

  • pozwala najdokładniej analizować stosunek czasu i przestrzennych ruchów personelu;
  • można połączyć z systemem nadzoru wideo;
  • łatwe zapisywanie i rejestrowanie danych kontrolnych;
  • wysoka dokładność pozycjonowania;
  • działa również z dużymi tablicami ludzkimi;
  • podczas pracy nie odwraca uwagi personelu od jego doraźnych obowiązków.

Trudności związane z takimi systemami:

  • dość drogi sprzęt;
  • potrzeba stałej konserwacji;
  • w przypadku awarii sprzętu nie zawsze jest możliwa jego szybka wymiana, a utraconych danych nie da się odzyskać.

Wybór jednego lub drugiego ACSMS powinien być determinowany konkretnymi celami i problemami przedsiębiorcy, jego możliwościami finansowymi i technologicznymi oraz charakterem pracy wykonywanej przez personel.

Rejestr czasu pracy pracowników jest wymagany w większości przedsiębiorstw, w których zatrudniony jest personel. Dokument ten nie jest obowiązkowy, ale jego obecność pozwala rozwiązać wiele kwestii i zapobiec rozwojowi sytuacji, które są nieprzyjemne dla obu stron stosunku pracy.

AKTA

Dlaczego potrzebujesz dokumentu

Zanim odpowiemy na to pytanie, przyjrzyjmy się bardziej szczegółowo faktycznej koncepcji „czasu pracy”. Jak wiadomo, standardowy tydzień pracy trwa 40 godzin – 8 godzin dziennie. W tym okresie pracownik musi wykonywać funkcje pracownicze przydzielone mu przez pracodawcę w pełnej zgodności z układem pracy (lub układem zbiorowym) i procedurą przyjętą w przedsiębiorstwie.

Wynagrodzenie obliczane jest na podstawie przepracowanych godzin. Wszystkie godziny, które pracownik spędził w pracy ponad tę prawnie ustaloną normę, są wypłacane w podwójnej stawce. Ale jeśli pracownik nie zdąży, kierownictwo ma prawo nałożyć na niego określone sankcje.

W celu rozwiązania problemów związanych z ustaleniem faktycznie przepracowanych godzin opracowywany jest dziennik czasu pracy.

Informacje w dzienniku są wprowadzane dla każdego pracownika organizacji osobno.

Zatem dokument jest niezbędny dla obu stron stosunku pracy, ponieważ spełnia kilka funkcji jednocześnie:

  1. Rozwiązuje problem kontroli rozliczania czasu, który każdy pracownik przedsiębiorstwa spędza w swoim miejscu pracy.
  2. Służy jako podstawa do listy płac (zwłaszcza jeśli organizacja przyjęła stawki godzinowe).
  3. Stanowi pomoc dla kierownictwa w organizacji dyscypliny w przedsiębiorstwie.

Czasami dokument może stać się uzasadniającym powodem nałożenia sankcji dyscyplinarnej na pracownika, który naruszył harmonogram pracy.

Jak śledzić czas pracy

Istnieje kilka metod rejestrowania godzin pracy:

  • Standard codziennie- stosowane, gdy pracownicy przychodzą do pracy i wychodzą z niej w tym samym czasie.
  • Na co tydzień rachunkowości, parametr dzienny traci znaczenie, ponieważ pracownicy nie muszą „wykluwać” godzin, ale muszą wykonywać określoną stawkę pracy w ciągu tygodnia, w tym według czasu (na przykład pracownik pracuje sześć godzin jednego dnia, dziesięć Na innej).
  • Streszczony metoda jest optymalna w produkcji lub przy elastycznym grafiku pracy. Zwykle dane są tu rejestrowane na koniec miesiąca, ale czasami uwzględniane są dłuższe okresy (maksymalnie jeden rok).

Jak prowadzić dziennik

Czasopismo może być prowadzone w formie elektronicznej i papierowej.

Prowadzenie dziennika elektronicznego jest możliwe w różnych formatach, w zależności od tego, z jakiego oprogramowania korzysta pracodawca. Istnieją formularze budżetowe, w których prawie wszystkie czynności wykonywane są ręcznie, są też bardziej rozbudowane, „zaawansowane”, w pełni zautomatyzowane systemy przekazujące informacje bezpośrednio do programów księgowych (zwykle dostęp do takiego oprogramowania następuje tylko wtedy, gdy pracownik posiada klucz) .

W każdym razie elektroniczna forma dokumentu jest wygodna, ponieważ pozwala zaoszczędzić czas, wysiłek oraz umożliwia łatwą kontrolę czasu pracy pracowników na podstawie takich wskaźników jak nieusprawiedliwione nieobecności, nadgodziny, zwolnienia chorobowe itp.

Jeżeli dziennik jest prowadzony w formie papierowej, to wszystkie jego arkusze należy ponumerować, spiąć „szorstką” nitką (nie można użyć zszywacza), następnie na ostatniej stronie wpisać liczbę arkuszy, ostemplować (o ile drukowanie jest używany w pracy organizacji) i podpisać osobę odpowiedzialną za prowadzenie dziennika. W przyszłości każda wypełniona strona dokumentu powinna być opatrzona autografem.

Dziennik jest zwykle prowadzony przez specjalistę ds. kadr lub księgowego. W zależności od tego określa się również miejsce przechowywania dokumentu w okresie jego ważności.

Odpowiedzialny pracownik jest odpowiedzialny nie tylko za dokładność informacji wprowadzonych do dziennika, ale także za ich terminowe i kompletne przekazanie specjalistom do spraw płac, a także za wykonanie wszystkich innych niezbędnych czynności.

Przykład dziennika czasu pracy pracownika

Jeśli potrzebujesz stworzyć dziennik czasu pracy pracownika, postępuj zgodnie z poniższymi wskazówkami i zobacz przykładowy dokument.

Czasopismo nie ma jednego standardu projektowego. Oznacza to, że przedstawiciele każdej organizacji mogą ją tworzyć w dowolnej formie lub według szablonu opracowanego w firmie i zatwierdzonego przez kierownictwo, a także przez organ związkowy (jeśli taki istnieje).

Oprócz projektu magazynu, jego struktura i treść są w pełni zdane na łaskę pracowników przedsiębiorstwa.

  • Nazwa firmy;
  • datę otwarcia i datę zakończenia dziennika (wprowadzaną po zamknięciu dokumentu);
  • wskazać pracownika odpowiedzialnego za jego konserwację;
  • jeśli organizacja ma nomenklaturę spraw, musisz podać link do indeksu czasopisma zgodnie z tym dokumentem księgowym.

Główną część dziennika najlepiej ułożyć w formie tabeli, w której należy wpisać następujące dane:

  • numer seryjny pracownika, jego pełne imię i nazwisko oraz stanowisko;
  • data, godzina przyjazdu i wyjazdu, a także informacja o spóźnieniu (dokładna liczba minut i godzin);
  • informacja o absencji – tak/nie;
  • ilość przepracowanych godzin ogółem (minus nieobecności z powodu własnej działalności);
  • podpis pracownika.

W razie potrzeby tabelę można uzupełnić o inne dane (np. dlaczego pracownik opuścił miejsce pracy w ciągu dnia).

Jak długo i jak przechowywać dokument

Dziennika czasu bezpośrednio po zakończeniu nie można wyrzucić ani zutylizować. Musi być przechowywany przez okres określony przez prawo lub przez okres określony w polityce rachunkowości spółki (ale nie krótszy niż pięć lat). Dopiero po upływie tego czasu dziennik można zniszczyć zgodnie z procedurą ustanowioną dla dokumentacji gospodarczej.

Zachowanie kontroli czasu pracy jest możliwe tylko przy organizacji dokładnego rozliczania przyjazdów i wyjazdów pracowników. Taka kontrola może być zorganizowana za pomocą logów, kart lub odcisków palców.

Przy wychodzeniu i przychodzeniu pracownik musi okazać swój identyfikator czytnikowi, który odnotuje godzinę i nazwisko pracownika. Taki system księgowy pozwoli rejestrować wszystkie ruchy pracowników, absencje, spóźnienia i wcześniejsze wyjścia.

W zautomatyzowanych systemach księgowych można rejestrować dni chorobowe, absencje, a następnie otrzymywać dane z dowolną głębokością próbkowania: za miesiąc, za rok lub za dowolny okres.

Dzienniki papierowe czy systemy kartowe pozwalają na prowadzenie ewidencji przybycia i rozliczenia pracowników, ale nie mogą potwierdzić, że ta konkretna osoba przeszła przez bramkę. Karty można przenosić, pracownicy mogą oznaczać kilka kart jednocześnie, a sfałszowanie podpisu nie stanowi najmniejszego problemu. Systemy biometryczne są pozbawione tej wady.

Wystarczy przyłożyć palec do skanera, a w bazie danych pojawi się wpis z faktem, że pracownik został oznaczony. Jednocześnie niezawodnie wiadomo, że to właśnie ten pracownik został odnotowany. Przecież odcisku palca nie można przenieść ani oznaczyć dla innej osoby.

Rozliczanie przyjazdów i wyjazdów pracowników

Według zautomatyzowanego systemu księgowy (chronometrażysta lub księgowy) może obliczać wynagrodzenia, uwzględniać przepracowane godziny lub zmiany. W tym przypadku możliwe jest wykorzystanie zarówno raportów osadzonych w systemie, jak i tworzenie kilku innych na podstawie danych systemowych.

Obecność pełnego rozliczania przyjazdów i wyjazdów ze strony kierownictwa pozwoli na utrzymanie dyscypliny w organizacji na odpowiednim poziomie, co z kolei bezpośrednio wpływa na ekonomiczny komponent działalności. Korzystając z automatycznych paragonów, kierownictwo ma możliwość szybkiego wpływania na personel, poświęcając przy tym minimalną ilość czasu.

Oferujemy prosty i bezobsługowy system ewidencji czasu pracy odcisków palców. Nasz system pomoże Ci w jak najkrótszym czasie zacząć brać pod uwagę wszystkie opóźnienia i absencje i nie wydawać dodatkowych pieniędzy na instalację i konserwację.