Jak poprawnie pisać listy w organizacji. Rejestracja danych „Adresata”

Zasady pisania listów pozostały niezmienione, mimo że życie się zmieniło. Nikt już nie pisze listów na papierze rękami. Zastąpiły je SMS-y, e-maile i komunikatory internetowe. Dlatego listy stały się krótsze i bardziej zwięzłe. Jednocześnie gatunek epistolarny nigdzie nie zniknął. Każdy z nas musi pamiętać i przestrzegać norm etycznych, aby uczucia dotarły do odbiorcy.

Zadanie jest tym bardziej skomplikowane, że w tekście trzeba umieć przekazać istotę swojej prośby podczas interakcji z partnerem biznesowym, podczas ubiegania się o pracę, podczas próby przekonania klienta do zakupu drogiego produktu – w jednym słowem, w środowisku biznesowym.

Zapisz ten artykuł w swoich zakładkach i użyj go jako ściągawki przed napisaniem każdej litery - nie pożałujesz!

A teraz po kolei.

Zasady pisania listów:

Musisz odpowiedzieć na wszystkie otrzymane e-maile.
Nie powinieneś od razu pisać odpowiedzi na list: musisz to dokładnie przemyśleć, ale nie zwlekaj zbytnio z wysłaniem listu: ryzykujesz zrujnowanie relacji z adresatem.
Jeśli odpowiesz adresatowi, powinieneś wysłać mu pocztówkę, aby wiedział, że jego list został pomyślnie dostarczony.
Korespondencję osobistą należy przechowywać w miejscu niedostępnym dla innych osób.
Nawet list osobisty musi mieć strukturę kompozycyjną.
Przed zapakowaniem listu do koperty należy ją dokładnie sprawdzić.
List musisz napisać, kiedy jesteś w dobrym nastroju. Niedopuszczalne jest wysyłanie listów zawierających gniewne stwierdzenia lub ironiczne aluzje.
Pisanie anonimowych listów jest nieprzyzwoite.
Jeśli chcemy poczynić jakąś abstrakcyjną uwagę lub uzupełnienie listu, należy przed nim umieścić oznaczenie PS (post skriptum). Na końcu tego dodatku należy podać swoje inicjały.
List napisany odręcznie powinien być napisany czytelnym pismem, tak aby nie denerwować ani nie złościć odbiorcy.
Listy osobiste należy pisać, gdy jesteś sam.
Czytanie cudzych listów bez pozwolenia jest niedopuszczalne.
Niedopuszczalne jest otwieranie koperty zawierającej list, który nie jest zaadresowany do Ciebie.

Rodzaje liter

I. Pocztówka

Jeśli chcesz coś napisać, zapakuj to w kopertę. Wysyłając pocztówki na kilka adresów jednocześnie, musisz zadbać o to, aby tekst był inny dla każdego.

II. List z podziękowaniami

Istnieje list z podziękowaniami, dzięki któremu możesz... pismo podziękować osobie za okazaną pomoc, wyrazić swoją wdzięczność. Długość listu z podziękowaniami jest dość niewielka.

III. List przypominający

List przypominający ma na celu przypomnienie o niespełnionym zobowiązaniu, zapomnianym długu itp. Jest napisany w możliwie najbardziej grzeczny sposób. List przypominający należy zapieczętować, aby przypadkowo nie postawić odbiorcy w nieprzyjemnej sytuacji w obecności innych osób.

IV. List z przeprosinami

Piszą tylko wtedy, gdy naprawdę zdają sobie sprawę ze swojej winy i żałują za to, co zrobili. Powinien być pisany od serca, grzecznie i taktownie.

V. List kondolencyjny.

List kondolencyjny pisany jest natychmiast po otrzymaniu smutnej wiadomości. Jeśli nie udało Ci się wysłać go na czas, nie wysyłaj go w ogóle: nie powinieneś po raz kolejny przypominać ludziom o ich żałobie. List kondolencyjny powinien być małej długości. Należy pisać od serca, bez pięknych cytatów, bez jakiejkolwiek pretensjonalności. List kondolencyjny pisany jest odręcznie na zwykłym papierze. Do tego typu listu nie należy dołączać pocztówki.

Istnieją różne gatunki: CV, list ze skargą, list z prośbą o informacje itp.

Schemat pisania listu motywacyjnego o pracę:

Oficjalny apel.
Wyjaśnienie powodu, dla którego piszesz list.
Wskazanie źródła informacji o wakacie.
Czy możesz wyjaśnić, dlaczego jesteś zainteresowany proponowaną pracą?
Wtedy musisz dać krótki opis dotychczasowe wykształcenie i doświadczenie zawodowe.
Możesz opisać swoje indywidualne cechy, które najlepiej odpowiadają wymaganiom stawianym kandydatowi na proponowane stanowisko.
Następnie należy zaznaczyć, że załączasz swoje CV i wyrazić gotowość przekazania dodatkowych informacji w razie potrzeby.
Na koniec należy podać imię i nazwisko oraz datę napisania pisma urzędowego. Zastosuj swój osobisty podpis.

Walentyna
Powielanie materiałów artykułów bez linku do strony jest zabronione!

Wróć

Niezależnie od celu listów biznesowych, są one pisane, aby osiągnąć zamierzony cel w biznesie. Nie każdy pracownik organizacji posiada odpowiednie kompetencje w zakresie korespondencji biznesowej; przy nieudolnym podejściu istnieje ryzyko całkowitego zrujnowania reputacji firmy jednym listem. Jeśli jednak skorzystasz z usługi pisania listów w naszej agencji, odbiorca z pewnością będzie zainteresowany współpracą z Tobą.

Cel listów biznesowych

Listy biznesowe nie tracą na znaczeniu w rozwiązywaniu problemów zawodowych i zadań marketingowych. Informacje przekazane w formie pisemnej są wygodne, ponieważ zawsze można do nich wrócić lub odwołać się przy rozstrzyganiu kontrowersyjnych kwestii. Tekst pisany pozwala formułować myśli zwięźlej i wyraźniej niż komunikacja ustna. Ponadto z niektórymi odbiorcami można się skontaktować wyłącznie poprzez wysłanie listu biznesowego. A im wyższy status tego adresata, tym bardziej profesjonalny powinien być skomponowany tekst. Rodzaje listy biznesowe tak różnorodna, jak sfera relacji biznesowych. Korespondencja biznesowa może mieć charakter handlowy (chęć zawarcia umowy, roszczenie do strony transakcji) i niekomercyjny (list wdzięczności, informacja, poręczenie, prośby, zaproszenia, przypomnienia itp.) Ze względu na swoją funkcjonalność rozróżniają pisma z inicjatywą i pisma z odpowiedzią oraz wiadomości, które nie wymagają odpowiedzi.

Jak poprawnie pisać listy biznesowe.

Cechy struktury i tekstu listu biznesowego

Listy biznesowe mają przejrzystą kompozycję:

We wstępie wskazuje się cel i powód listu oraz podaje odnośnik do dokumentu, który stał się punktem wyjścia dla tego przesłania;

Część zasadnicza opisuje stan rzeczy, zawiera analizę sytuacji i argumentację.

Charakter dowodu zależy od kierunku listu: na przykład nakłonić do przybycia na konferencję, do inwestycji w projekt, do zakupu produktu;

Podsumowując, wyciąga się wniosek na podstawie powyższego: oferta, prośba, odmowa, życzenie itp.

Przed tekstem listu zawsze umieszcza się grzeczny adres do adresata (na przykład: „Szanowny Siergieju Michajłowiczu!”), A także na początku lub na końcu tekstu znajduje się formuła grzecznościowa sporządzona zgodnie z kanonami korespondencji biznesowej. Formuły grzecznościowe zwykle zaczynają się w ten sposób: „Wyrażam wdzięczność za udzieloną pomoc... / wdzięczność za zaproszenie... / nadzieję na owocną współpracę...”. Pisząc tego typu list, przestrzega się stylu biznesowego. Jego cechy: zwięzłość, przejrzystość, jednoznaczność, użycie terminów, neutralny ton, standaryzacja.

Trudności w pisaniu listów biznesowych

Bądź świadomy adresata i informacji, które już posiada na temat Twojego pytania;

Znajomość zasad języka rosyjskiego i cech stylu biznesowego: formuł językowych, zasad komponowania zdań itp.;

Prawidłowe i właściwe użycie terminologii;

Poprawność zwracania się do adresata.

Jak poprawnie pisać listy biznesowe.

Słowniki i próbki pisania listów biznesowych mogą pomóc Ci samodzielnie poradzić sobie z tym zadaniem. Jeśli jednak nie ma wystarczającej liczby kompetentnych pracowników lub czasu, aby przygotować się do pisania listów biznesowych, profesjonalna agencja może świadczyć tę usługę. Specjaliści agencji komunikacji Comagency pomogą Ci opracować firmowy papier firmowy, zebrać niezbędne dokumenty do przekonującej argumentacji, napisać kompetentny i reprezentacyjny list biznesowy, poprawiając tym samym wizerunek Twojej organizacji.

Jak nauczyć się pisać listy biznesowe

Obejrzyj poniższy film, który w łatwy i prosty sposób wyjaśnia, jak nauczyć się pisać listy biznesowe oraz zawiera jasne i zrozumiałe zalecenia i praktyki dotyczące szkoleń:

Co planujesz outsourcingować w 2017 roku?

List serwisowy to uogólniona nazwa dokumentów o różnej treści, służących do komunikacji z instytucjami i osobami, zgłaszania czegoś, powiadamiania o czymś.

Listy biznesowe sporządzane są w celu poinformowania korespondenta, przekazania mu informacji, które mogą być dla niego niezwykle ważne, pisma pisane są w celu uzyskania niezbędnych informacji, w celu nawiązania kontaktu, nawiązania kontaktów biznesowych, aby w przyszłości móc prowadzić wspólne działania, dokonywać transakcji itp. List biznesowy jest środkiem szybkiej wymiany informacji w realizacji wspólnych działań. List może służyć jako potwierdzenie ustnych ustaleń, jako gwarancja podjętych zobowiązań, jako wymóg dotrzymania założonych warunków, jako przypomnienie. Ponadto w każdym z tych przypadków list biznesowy jest zawsze sposobem na prezentację firmy. Tak jak pierwsze wrażenie człowieka na długo determinuje jego stosunek do niego, tak forma listu, koperta, projekt listu i w końcu tekst mogą wywrzeć korzystny lub niekorzystny wpływ na odbiorcę. list. Jeśli więc chcesz, aby ten wpływ był korzystny, list biznesowy musi być nienaganny pod każdym względem.

List biznesowy nie powinien być długi. W relacjach biznesowych każda minuta jest cenna, dlatego należy wyrażać swoje myśli zwięźle, prosto i jasno. Pismo powinno zawierać wyłącznie informacje, które mają bezpośredni związek ze sprawą. List musi być napisany logicznie, jasno i zrozumiale. W liście biznesowym należy używać złożonego języka, skomplikowanych pojęć, a list biznesowy nie powinien być suchy, powinien zainteresować adresata. Nie oznacza to jednak, że list powinien być emocjonalny, a tym bardziej wyrazisty. Nawet jeśli sama sytuacja jest dość napięta, powodując poważne obawy lub obawy, w liście należy powstrzymać emocje, ton listu powinien być na zewnątrz spokojny i neutralny. Co więcej, zażyłość nie jest dozwolona w liście. Konwersacyjny sposób komunikacji, nieformalny styl - nie do pisania biznesowego.

W przypadku listów biznesowych obowiązują następujące wymagania:

− pismo służbowe sporządza się na specjalnym formularzu – formularz listowy (w przypadku pozostałych rodzajów korespondencji można stosować także formularze specjalne: formularze telegramowe, formularze faksowe, formularze telefoniczne);

− format listu biznesowego musi być zgodny z GOST R 6.30-2003 ;”

− pismo biznesowe podpisuje kierownik organizacji, jego zastępca lub inny urzędnik, zgodnie z przyjętym w organizacji podziałem obowiązków pomiędzy kierownictwem;

− pismo musi być poświęcone jednej sprawie; w piśmie można poruszyć kilka kwestii tylko wówczas, gdy kwestie te są ze sobą powiązane i zostanie w ich sprawie podjęta jedna decyzja;

− pismo nie powinno mieć dużej objętości (większość listów – do jednej strony tekstu, a jedynie w wyjątkowych przypadkach wymagających szczegółowego opisu i analizy, pismo może zawierać więcej niż jedną stronę tekstu);

− na pismo z inicjatywą należy udzielić odpowiedzi (wniosek, zapytanie, żądanie itp.);

− list biznesowy musi być napisany poprawnie, rzetelnie, bez poprawek;

− pismo biznesowe musi zawierać obiektywne informacje o przedstawionych zdarzeniach i faktach oraz, w razie potrzeby, zawierać materiały objaśniające i uzupełniające.

Do przygotowywania i formatowania listów biznesowych wykorzystywana jest technologia komputerowa. Wymaga tego oficjalny charakter korespondencji biznesowej i etyka komunikacji biznesowej Wysoka jakość produkcji dokumentów na urządzeniach drukujących należy przestrzegać następujących zasad:

− jednolity styl projektowania dokumentów;

− ustalone rozmiary pól usługowych;

− prawidłowa lokalizacja adresata, podpis, data, numer rejestracyjny i inne dane;

− równe wcięcia akapitu, jeśli akapit zaczyna się od czerwonej linii;

− wyraźne, wyraźne nadruki znaków;

− prosta linia linii, liter;

− równe odstępy pomiędzy znakami, literami i cyframi.

Przygotowanie dokumentów przesyłanych kanałami telekomunikacyjnymi ma swoją specyfikę i polega na:

− obecność nagłówków usług;

− ograniczenie objętości wiadomości;

− stosowanie ustalonego, ograniczonego zestawu skrótów;

− rejestracja na zasadach ustalonych przez władze łączności.

Z wszystkiego, co zostało powiedziane wcześniej wynika, że komponowanie tekstu i zaprojektowanie listu wymaga kreatywnej postawy. Każdy specjalista musi być nie tylko kompetentny w swojej dziedzinie działalności, ale także posiadać umiejętność czytania i pisania, opanować umiejętność formułowania myśli i formalizowania ich w ramach wymagań aktualnych dokumentów regulacyjnych. Zasady teoretyczne, niezależnie od tego, jak najpełniej zostaną przedstawione, wymagają dla ich przyswojenia i praktycznego zastosowania przedstawienia modeli, próbek i przykładów ich konkretnej realizacji.

Umiejętności korespondencyjne z reguły rozwijane są wraz z doświadczeniem, dlatego autor listów musi dokładnie przestudiować poprzednią korespondencję organizacji, wykorzystać listy wcześniej opracowane przez specjalistów jako próbki, przestudiować zasady korespondencji, przeanalizować cechy komponowania tekstów listów na temat organizacji, biorąc pod uwagę jej cele, zadania, specyfikę działań. Ważną rolę odgrywa ogólna kultura człowieka, jego wiedza, umiejętności i światopogląd, dlatego bardzo ważna jest ciągła praca nad sobą, doskonalenie kultury ogólnej, w tym kultury komunikacji biznesowej i kultury mowy.

Przygotowanie listu obejmuje następujące etapy:

Badanie istoty problemu;

Zebranie niezbędnych informacji, m.in. z dotychczasowej korespondencji;

Przygotowanie projektu pisma;

Zatwierdzenie projektu (jeśli konieczne);

Podpis menadżera.

Projekty pism przygotowują wykonawcy w imieniu kierownika przedsiębiorstwa.

Listy biznesowe sporządzane są na papierze firmowym zgodnie z GOST R 6.30-2003, z reguły z kątowym umieszczeniem trwałych szczegółów („pieczęć”). Formularze z podłużnym układem stałych szczegółów listów są stosowane rzadziej, głównie przez władze i organizacje wyższe. Stosowane są formaty A4 i A5. Format A5 stosuje się, jeśli litera nie przekracza 7-8 wierszy.

Pierwsza strona listu drukowana jest na papierze firmowym, reszta na czystych kartkach papieru formatu A4.

Pismo należy sporządzić w co najmniej dwóch egzemplarzach.

Pierwszy egzemplarz sporządza się na papierze firmowym i wysyła do adresata, drugi (zwany kopią) drukuje się na czystej kartce papieru i archiwizuje jako dowód wykonanej pracy.

Podczas przygotowywania listów biznesowych wykorzystywane są następujące dane:

− Godło państwowe Federacji Rosyjskiej;

− herb podmiotu wchodzącego w skład Federacji Rosyjskiej;

− godło organizacji lub znak towarowy (znak usługowy);

− kod organizacji;

− główny państwowy numer rejestracyjny (OGRN) osoba prawna;

− numer identyfikacyjny podatnik/kod przyczyny rejestracji (TIN/KPP);

− kod formularza dokumentu;

− nazwa organizacji;

− informacje referencyjne o organizacji;

− data dokumentu;

− numer ewidencyjny dokumentu;

− adresat;

− rozdzielczość;

− tytuł tekstu;

− znak kontrolny;

− tekst dokumentu;

− zaznaczenie obecności aplikacji;

− podpis;

− zatwierdzenie dokumentu wizowego;

− odcisk pieczęci;

− notatka o wykonawcy;

− notatkę o wykonaniu dokumentu i przesłaniu go do akt;

− notatkę o otrzymaniu dokumentu przez organizację;

− identyfikator kopia elektroniczna dokument.

Wymienione szczegóły można podzielić na trzy grupy:

− szczegóły wzoru listu: Godło Państwowe Federacji Rosyjskiej; herb podmiotu wchodzącego w skład Federacji Rosyjskiej; godło organizacji lub znak towarowy (znak usługowy); kod organizacji; główny państwowy numer rejestracyjny (OGRN) osoby prawnej; numer identyfikacyjny podatnika/kod przyczyny rejestracji (NIP/KPP); kod formularza dokumentu; Nazwa firmy; informacje referencyjne o organizacji;

− dane użyte przy sporządzaniu pisma biznesowego: powołanie się na numer rejestracyjny i datę dokumentu; miejsce docelowe; tytuł tekstu; tekst; zaznaczyć obecność aplikacji; podpis; zatwierdzenie dokumentu wizowego; foka; znak o wykonawcy;

− dane wykorzystywane podczas pracy z pismami biznesowymi, niezbędne do organizacji obiegu dokumentów, realizacji pism, usystematyzowania pism i organizacji ich przechowywania: data dokumentu; numer rejestracyjny dokumentu; rezolucja; tytuł tekstu; znak kontrolny; notatkę o wykonaniu dokumentu i przesłaniu go do akt; notatka o otrzymaniu dokumentu przez organizację; Identyfikator elektronicznej kopii dokumentu.

Tekst listu składa się najczęściej z części wprowadzającej i części głównej. We wstępie wskazano powody napisania listu, opatrzono je odniesieniami do faktów, dat i dokumentów. Główna część listu określa jego główny cel (oferta, odmowa, prośba, gwarancja itp.).

Tekst listu napisany jest w pierwszej osobie liczby mnogiej: „prosimy..., wysyłamy...” lub w trzeciej osobie liczby pojedynczej – „przedsiębiorstwo uważa..., organizacja rozważała...”.

Jeżeli list jest napisany na oficjalnym papierze firmowym szefa organizacji, wówczas tekst z reguły zapisywany jest w pierwszej osobie liczby pojedynczej: „Oferuję…, proszę…”.

Treść pisma może rozpoczynać się od apelacji.

Ta niewielka część tekstu jest niezwykle istotna dla celów komunikacyjnych. Właściwie dobrany przekaz nie tylko przyciąga uwagę adresata, ale także nadaje odpowiedni ton korespondencji oraz pomaga nawiązać i utrzymać relacje biznesowe. O wadze apelacji decyduje autor listu; apelacja pozwala pozyskać słuchacza. Na szczególną uwagę zasługuje znak interpunkcyjny znajdujący się po adresie. Przecinek po adresie nadaje listowi swobodny charakter, natomiast wykrzyknik podkreśla wagę i oficjalny charakter. Apel jest drukowany centralnie.

Drogi Michaił Pietrowicz!

Pani Petrova!

Szanowny Panie Smirnov!

Pan Prezydent!

Drodzy koledzy!

List zazwyczaj komponowany jest według następującego schematu: wstęp, część główna, zakończenie.

„Zgodnie z Dekretem Rządu Federacji Rosyjskiej z dnia 27 czerwca 2003 r. nr 620 „W sprawie zatwierdzenia Regulaminu Modelowego…”.

Część zasadnicza zawiera opis zdarzenia, obecną sytuację, ich analizę oraz przedstawiony materiał dowodowy.

Zakończenie listu przedstawia wnioski w formie próśb, propozycji, opinii, odmów, przypomnień.

W literach należy używać wyłącznie oficjalnie przyjętych skrótów, oznaczeń i terminów. Nazwy instytucji, organizacji i stanowisk, tytuły, jednostki miary, nazwy geograficzne a inne muszą dokładnie odpowiadać oficjalnym nazwom.

Końcową część tekstu można zakończyć oczekiwaniem na spełnienie prośby, a także formułą grzecznościową:

List może zawierać tylko jedną część końcową.

Notatka o obecności załączników drukowana jest w dwóch odstępach pod tekstem pisma od lewej krawędzi pola tekstowego, jeśli pismo zawiera załącznik.

Podpis jest oddzielony od tekstu trzema odstępami między wierszami.

Wizy zatwierdzające wydawane są na podstawie kopii pisma znajdującego się w aktach. Wizy umieszczane są na dole listu.

Notatka wykonawcy jest drukowana z przodu lub z tyłu ostatniej kartki dokumentu, po lewej stronie dokumentu.

Datą pisma jest data jego podpisania.

Pisma podpisują urzędnicy zgodnie z podziałem obowiązków i przypisaniem im prawa do podpisywania dokumentów w przepisach o jednostkach strukturalnych i opisach stanowisk.

Przed atrybutem „podpis” może znajdować się także formuła grzecznościowa, która jest drukowana z akapitu i oddzielana od pozycji przecinkiem, np.:

Formuła grzeczności może wyglądać następująco:

Z poważaniem, …

Wszystkiego najlepszego, …

Z wyrazami szczerej wdzięczności...

Z poważaniem, …

Pieczęć poświadcza autentyczność podpisu urzędnika na dokumentach poświadczających prawa osób, rejestrujących fakty dotyczące zasobów finansowych, materialnych itp. Pieczęć poświadcza pisma zawierające zobowiązania (listy gwarancyjne), potwierdzające fakty, zdarzenia, pisma finansowe treść.

Odcisk pieczęci na dokumencie może zawierać część stanowiska, ale nie podpis urzędnika. Odcisk nałożonej pieczęci musi być wyraźnie czytelny.

Układ listu biznesowego pokazano na ryc. 7.

Jeżeli tekst listu składa się z dwóch lub więcej akapitów, wówczas list zaczyna się od 5. znaku (od linii marginesu). Tekst bez akapitów można wydrukować bezpośrednio od lewego marginesu.

Tekst listu powinien zawierać trzy elementy konstrukcyjne: część wprowadzającą przedstawiającą powód napisania listu; część dowodowa; część końcowa, w której określono prośbę, zgodę, odmowę itp.

Możliwa jest odwrotna kolejność ułożenia pisma: część końcową podaje się przed częścią dowodową. Ta procedura jest typowa dla listów z organizacji wyższych.

Dodatek: na… arkuszu, w… egzemplarzu.

Stanowisko

głowa (podpis) I O.

Stanowisko

(podpis) I. O. Nazwisko

00.00.0000

Wykonawca (nazwisko I.O.)

Telefon (000 00 00)

Identyfikator elektronicznej kopii dokumentu

Ryc.7. Układ listu biznesowego

Data publikacji: 19.10.2014; Czytaj: 6692 | Naruszenie praw autorskich do strony

Studopedia.org - Studopedia.Org - 2014-2018 (0,008 s)…

Pisanie planu

1. W pierwszym zdaniu wprowadzającym poinformuj o celu swojego listu przedstawiającego Twoją firmę, produkt, usługi.

Piszę do Państwa, aby przedstawić Państwu naszą firmę.

Jest mi bardzo miło przedstawić Państwu naszą firmę.

Mam przyjemność przedstawić Państwu naszą firmę.

W nawiązaniu do naszej rozmowy telefonicznej jest mi niezmiernie miło napisać więcej o naszej firmie i jej produktach.

Kontynuując rozmowę telefoniczną, jest mi niezmiernie miło opowiedzieć Państwu więcej o naszej firmie i produkowanych przez nią produktach.

W nawiązaniu do naszej rozmowy telefonicznej z dnia 19 maja dotyczącej oprogramowania edukacyjnego, jest mi niezmiernie miło poinformować Państwa.

Jak wynika z naszej rozmowy telefonicznej przeprowadzonej 19 maja na temat programów szkoleń, jest mi niezmiernie miło poinformować Państwa.

Piszę do Ciebie w związku z…

Piszę do Was w sprawie...

W nawiązaniu do naszej dzisiejszej rozmowy telefonicznej, piszę do Państwa, aby potwierdzić…

Z naszej dzisiejszej porannej rozmowy telefonicznej wynika, że piszę do Państwa, aby potwierdzić...

Piszę do Was w sprawie…

Piszę do Was w sprawie...

Być może pamiętacie, jak spotkaliśmy się i wymieniliśmy adresy na targach CeBIT’2004 w Hanowerze.

Być może pamiętacie, że spotkaliśmy się na targach CeBIT’2004 w Hanowerze i wymieniliśmy adresy.

Jesteśmy firmą importującą narzędzia dla rynku przemysłowego i majsterkowania.

Nasza firma importuje narzędzia dla przemysłu oraz na rynek konsumencki DIY.

2. Wymień główne zalety, innowacje, zalety proponowanego produktu i usługi.

Jest to nowe, sprawdzone wydanie zawierające ponad 20 nowych zdjęć.

Jest to nowe, poprawione wydanie, które zawiera ponad 20 nowych zdjęć.

3. Określ segment rynku, w którym proponujesz wprowadzić swój produkt. Zidentyfikuj potencjalnych klientów.

Naszymi klientami są mali przedsiębiorcy.

Nasi konsumenci to drobni przedsiębiorcy.

Pracujemy dla nastolatków.

Pracujemy dla nastolatków. Zajmujemy się produkcją produktów dla nastolatków.

Zakładamy, że nasze produkty zainteresują młode rodziny i osoby o raczej niskich dochodach.

Wierzymy, że nasze produkty zainteresują młode rodziny i osoby o dość niskich dochodach.

4. Złóż konkretną propozycję współpracy: sprzedaż hurtowa lub detaliczna, umowa licencyjna, utworzenie sieci dystrybucji itp.

Jesteśmy szczególnie zainteresowani długoterminową współpracą.

Szczególnie jesteśmy zainteresowani długoterminową współpracą.

Poszukujemy niemieckich firm do stworzenia sieci detalicznej.

Poszukujemy firm niemieckich do stworzenia sieci detalicznej.

Tak naprawdę interesują nas wyłącznie umowy licencyjne.

W rzeczywistości interesują nas tylko umowy licencyjne.

5. Jeżeli załączasz próbki produktów, musisz wyjaśnić, jakie produkty wchodzą w skład oferowanej serii.

Załączam 5 kopii wyżej wymienionego oprogramowania.

Załączam 5 przykładowych programów wymienionych powyżej.

W załączeniu 3 sztuki „Smart Styler” do oceny.

Do testowania i oceny dołączone są 3 próbki produktu Smart Styler.

6. Wyraź chęć udzielenia odpowiedzi na wszystkie pytania, które mogą pojawić się w procesie oceny produktu.

Jeśli potrzebujesz dodatkowych informacji, skontaktuj się z nami.

Jeśli potrzebujesz dalszych informacji, daj nam znać.

Z przyjemnością udzielimy wszelkich dalszych informacji.

Chętnie udzielimy Państwu wszelkich potrzebnych informacji.

Jeśli potrzebujesz dalszych informacji, nie wahaj się z nami skontaktować.

Jeśli potrzebujesz dalszych informacji, daj nam znać.

7. Zakończ list standardowym zwrotem, wyrażającym nadzieję na współpracę.

Mam nadzieję, że wkrótce się odezwiesz.

Oczekujemy na kontakt zwrotny.

Mamy nadzieję Cię wkrótce usłyszeć.

Z niecierpliwością czekamy na współpracę z Tobą.

Nie możemy się doczekać wspólnej pracy.

Będziemy wdzięczni za wcześniejszą odpowiedź.

Będziemy szczęśliwi, jeśli otrzymamy szybką odpowiedź.

Nadzieja na przyszłą współpracę.

Nie możemy się doczekać wspólnej pracy. Nie mogę się doczekać wspólnej pracy.

8. Twój podpis, imię i nazwisko oraz stanowisko

Złota zasada:

Wszystkie osiągnięcia, zalety swojej firmy, produktu, usługi i swoje osobiste musisz rzetelnie i bez nadmiernej przesady wymienić. Każdą informację można łatwo zweryfikować.

Złota zasada:

Oficjalny list biznesowy powinien być napisany jako list osobisty i zaadresowany wyłącznie do niego, odbiorcy. Żadnych zimnych, formalnych zwrotów!

Cały światowy biznes opiera się na relacjach osobistych i należy je budować!

Złota zasada:

List powinien mieć charakter informacyjny i zwięzły oraz zajmować nie więcej niż jedną stronę. Pamiętaj, że nikt nie przeczyta więcej niż jednej strony. List powinien zakończyć się bezpośrednim stwierdzeniem, czego oczekujesz od tej firmy. To właśnie to ostatnie zdanie zostanie najbardziej zapamiętane.

Złota zasada:

Pisząc jakiekolwiek listy, należy zawsze kierować się formułą:

KISS = niech będzie krótko i prosto

Przykład 1. Reprezentacje firmy tworzącej edukacyjne programy komputerowe.

Jest mi niezmiernie miło przedstawić Państwu naszą firmę i jej produkty programowe w celu ewentualnej współpracy z Państwa firmą.

Nasze interaktywne oprogramowanie w wersji „otwartej” zawiera najnowsze osiągnięcia nowoczesnych technologii i sprawia, że proces edukacyjny jest bardzo atrakcyjny i efektywny. Ta „otwarta” wersja to unikalne połączenie możliwości słuchania i czytania tekstów, przeprowadzania eksperymentów komputerowych i rozwiązywania szeregu problemów. Chciałbym zwrócić uwagę, że na rynku niemieckim nie ma obecnie tak wysokiej jakości oprogramowania edukacyjnego.

Wersja „otwarta” jest szczególnie zalecana dla uczniów szkół średnich i studentów, a także do samokształcenia.

Ta „otwarta” wersja zawiera obecnie:

„Open Physics” (2 części, 2 płyty CD-ROM), niemiecki/angielski/rosyjski/francuski i

„Open Math” (6 części, 6 płyt CD-ROM) niemiecki/angielski/rosyjski/francuski.

Powyższe oprogramowanie zostało opracowane przez połączone przedsięwzięcie Open Learn Inc. (USA) – MATHEMATIC Ltd. (Rosja) i szeroko stosowany w USA, Rosji i Europie.

Ponieważ nasza działalność rozwija się w niemieckojęzycznej części Europy, jesteśmy zainteresowani długoterminowymi kontaktami z niemieckimi sprzedawcami oprogramowania i uważamy Media Surep-Market za jeden z najlepszych.

Dlatego też prosimy o zapoznanie się z zestawem „Open” w celu sprawdzenia i oceny.

Nie mogę się doczekać, aby usłyszeć od Ciebie wkrótce.

Z poważaniem,

Przykład 2.

Czy firma „Seans Printers” byłaby zainteresowana sprzedażą nowych, ekscytujących wkładów atramentowych firmy „Russian Rainbow ink”?

Opracowałem i posiadam wszelkie prawa do doskonałych wkładów atramentowych dla „Seans Printers”, które moim zdaniem mogłyby sprzedawać się wyjątkowo dobrze w branży drukarskiej takiej jak Twoja.

Nowy wkład atramentowy oferuje użytkownikom szereg korzyści.

Kolory atramentu są idealnie świeże i jasne.

Sam wkład ma ten sam rozmiar co przedmiot, którego obecnie używasz, ale zawiera dwa razy więcej różnych kolorów.

Jakość druku jest wyższa w porównaniu z dotychczas używanymi modelami.

Szczerze wierzę, że ten produkt bardzo dobrze wpasowałby się w realistyczne ceny i silne kanały dystrybucji, które wydają się być znakiem rozpoznawczym „Seans Printers”.

Ten list nie jest szeroko zakrojoną próbą przyciągnięcia kogokolwiek i wszystkich, którzy byliby zainteresowani nowym wkładem atramentowym.

Jest wysyłany wyłącznie do „Seans Printers” i byłbym naprawdę wdzięczny, gdybyś skontaktował się ze mną tak szybko, jak to możliwe, abyśmy mogli dokładniej omówić perspektywy tej sprawy.

Proszę wziąć pod uwagę Nowa wkład atramentowy i daj mi znać, co myślisz!

Przykład 3.

Propozycja produkcji i sprzedaży w Rosji produktu będącego własnością zagranicznej firmy.

Chciałbym rozważyć możliwość nawiązania współpracy z Państwa firmą.

Niedawno odwiedziłem Boston i potrzebowałem zabawki jako prezentu na własny użytek. Kupiłem „Samodzielne pudełko” opracowane przez waszą firmę i spełniło dokładnie to, czego potrzebowałem.

Przyszła mi do głowy myśl, że odpowiednio zapakowany i odpowiednio oznakowany, produkt ten może okazać się bardzo skutecznym narzędziem promocyjnym, przynajmniej w celach edukacyjnych.

Proponuję wyprodukować i zapakować Państwa produkt wraz z produktami uzupełniającymi i sprzedać go początkowo w Rosji naszym klientom z branży księgarni i bibliotek. Wierzymy, że to bardziej bezpośrednie podejście do sprzedaży produktu pomogłoby w nawiązaniu znaczących, długoterminowych relacji.

Chciałbym wiedzieć, co można by wypracować w ramach umowy licencyjnej/tantiem, abyśmy mogli korzystać z „Samodzielnego pudełka”. Jako alternatywny sposób sprzedaży swojego produktu, może to okazać się doskonałym sposobem na „Magiczne narzędzia” i „Samodzielne pudełko” na rynek rosyjski, który jest w tej chwili niewykorzystany.

Byłbym wdzięczny za Twoje przemyślenia.

Z poważaniem,

Przykład 4.

Oferta znalezienia wydawcy za granicą dla książki rosyjskiego autora.

W nawiązaniu do naszej wczorajszej dyskusji załączam egzemplarz naszej książki „Rynki wschodzące”, opublikowanej przez Moskwa Business Press. Został on bardzo dobrze przyjęty przez prasę.

Do wiosny 1999 roku książka ukaże się w czterech językach: rosyjskim, chińskim, duńskim i słoweńskim. Jak już wspominałem, bardzo chciałbym zobaczyć także wydanie amerykańskie. Wierzę, że kwestia rynków wschodzących będzie w USA bardzo aktualna. Czy moglibyście mi pomóc znaleźć dobrego wydawcę? Byłbym bardzo wdzięczny.

W miarę rozwoju takiej współpracy; Chciałbym również rozważyć możliwość rozmowy na ten sam temat z niektórymi Pańskimi kolegami z Bergamon Press.

Myślicie, że byłoby zainteresowanie?

Z niecierpliwością czekam na kontakt od Ciebie.

Z poważaniem,

Przykład 5.

Oferta otrzymania edukacji biznesowej korespondencyjnej.

Szanowna Pani Vancouver

Dziękujemy za zainteresowanie szkołą biznesu World Open University Business School.

Szkoła Biznesu zapewnia rozwój menedżerski przeznaczony dla osób zatrudnionych w pełnym wymiarze czasu pracy. Wybierając tego typu program, będziesz mógł skoncentrować się na własnej organizacji i sytuacji jako podstawie do praktycznego zadania, jednocześnie uzyskując wgląd w inne organizacje i branże na podstawie studiów przypadków i interakcji z lokalną grupą badawczą.

World Open University to wiodący na świecie uniwersytet w dziedzinie „Wspomaganego otwartego uczenia się”. Ma więcej doświadczenia i wiedzy specjalistycznej niż jakakolwiek inna uczelnia w zapewnianiu skutecznej, wysokiej jakości edukacji dla dorosłych zatrudnionych w pełnym wymiarze godzin.

Nasze programy są dostosowane do Twojej pracy i kariery oraz gwarantują elastyczność, dzięki której uczysz się w tempie odpowiadającym Twoim innym obowiązkom.

World Open University to uznany brytyjski uniwersytet państwowy, a studia MBA Business School są akredytowane przez AMBA, która akredytuje tylko 30% najlepszych programów MBA w Europeam.

Zanim podejmiesz decyzję o kolejnym kroku, skorzystaj z naszego lokalnego doradztwa! Oferujemy regularne wieczory informacyjne w Moskwie i Sankt Petersburgu lub możliwość osobistego spotkania w dogodnym dla Państwa terminie.

Przykład 6. Odpowiedź na ogłoszenie w prasie o ofercie reprezentowania rosyjskiej firmy w USA.

Re: Twoja reklama w Business Weekly

Z „Business Weekly” dowiedziałem się, że jest Pan zainteresowany reprezentowaniem rosyjskich firm w Stanach Zjednoczonych.

Nasza firma nie jest jeszcze reprezentowana w USA. W ubiegłym roku zleciliśmy instytutowi badań rynku zbadanie tamtejszego rynku sprzedaży naszych produktów. Wyniki badania były bardzo zachęcające i dlatego obecnie poszukujemy przedstawiciela w tym regionie.

„Business Weekly” bardzo ciepło napisał o Pani osiągnięciach jako młodej firmy typu start-up, dlatego myślę, że współpraca mogła być udana.

Czy zatem mógłbym prosić o referencje i listę firm, które reprezentujecie?

Proszę przesłać mi pocztą lub faksem referencje wraz z nazwiskiem i numerem telefonu osoby kontaktowej, z którą mogę szczegółowo omówić projekt.

Z nadzieją na przyszłą współpracę.

Z poważaniem,

Ćwiczenie 1. Oferta reprezentowania firmy zagranicznej w Rosji.

Poniżej treść pisma oferującego usługi reprezentacyjne przez rosyjską firmę na rzecz pewnej zagranicznej firmy. Tekst listu jest w jakikolwiek sposób podzielony. Korzystając z powyższego planu tworzenia takich liter, utwórz formułę literową dla prawdziwej litery. Sprawdź wynik, klikając przycisk „Sprawdź”.

Szanowny Panie Heathrow

D. Jeśli jesteś zainteresowany reprezentacją w Rosji, jestem przekonany, że będziesz zadowolony z naszych usług.

B. Nasza firma „Soft-System” działa w branży oprogramowania od ponad 10 lat i jesteśmy bardzo zainteresowani reprezentowaniem Państwa i sprzedażą oprogramowania systemowego w Rosji. Daj nam znać, jeśli jesteś zainteresowany dystrybucją swojego oprogramowania w Rosji.

A. Otrzymaliśmy Twój adres z moskiewskiego oddziału Amerykańskiej Izby Handlowej.

mi. Dla Państwa informacji załączamy broszurę i dalsze szczegóły dotyczące naszej organizacji.

F. Oczekuję na twoją odpowiedź w niedługim czasie,

C. Obecnie reprezentujemy w Rosji dwie amerykańskie i jedną francuską firmę o wielkiej renomie. Pragnę zaznaczyć, że osiągamy ponadprzeciętne wyniki sprzedażowe. Zatrudniamy dobrze wyszkoloną i sprawną kadrę handlową, dysponujemy także odpowiednim zapleczem i środkami transportu.

Z poważaniem,

Prawidłowa odpowiedź: a, b, c, d, e, f.

Poniżej przywrócona treść listu.

Przykład 7. Oferta reprezentowania zagranicznej firmy w Rosji.

Szanowny Panie Heathrow

Otrzymaliśmy Twój adres z moskiewskiego oddziału Amerykańskiej Izby Handlowej.

Nasza firma „Soft-System” działa w branży oprogramowania od ponad 10 lat i jesteśmy bardzo zainteresowani reprezentowaniem Państwa i sprzedażą oprogramowania systemowego w Rosji. Daj nam znać, jeśli jesteś zainteresowany dystrybucją swojego oprogramowania w Rosji.

Obecnie reprezentujemy w Rosji dwie amerykańskie i jedną francuską firmę o wielkiej renomie. Pragnę zaznaczyć, że osiągamy ponadprzeciętne wyniki sprzedażowe. Zatrudniamy dobrze wyszkoloną i sprawną kadrę handlową, dysponujemy także odpowiednim zapleczem i środkami transportu.

Jeśli jesteś zainteresowany reprezentacją w Rosji, jestem przekonany, że będziesz zadowolony z naszych usług.

Obietnice: – pilne, spektrum (usług)–szeroki, rabaty–znaczący / nieistotny, propozycja–konstruktywny, brak porozumienia–znacząca / nieistotna, rentowność–wysoki / niski, obliczenia–wstępny Lub finał i tak dalej.

List z podziękowaniami do dostawcy

List nr 1:
Droga Iwan Iwanowicz,

wyraża swoją wdzięczność LLC „Delopis.ru” za obopólnie korzystną i owocną współpracę na kilka lat.

Współpraca z Waszą firmą jest naprawdę interesująca, ponieważ „Delopis.ru” Bardzo dynamicznie rozwijająca się firma, która co roku wprowadza na rynek nowe produkty doskonałej jakości. Odrębnie zaznaczę, że już po sześciu miesiącach od wejścia na rynek udało jej się pozyskać stałego klienta.

Nie możemy się doczekać premiery.

Mamy nadzieję, że w nadchodzącym wrzesień 2013 wystawa roczna LLC „Delopis.ru” po raz kolejny zachwyci nas swoimi nowościami.

„Delopis.ru”– to zespół profesjonalistów, z którymi możesz sobie poradzić!

Z poważaniem,
Petr Pietrow

List nr 2:
Droga Iwan Iwanowicz,

Firma „Delopis.ru” jest wielokrotnym zwycięzcą konkursów na zakup produktów i usług na potrzeby rządowe i dała się poznać jako rzetelny partner-dostawca.

Przez cały okres współpracy począwszy od 2005 roku dostawy realizowano terminowo i w całości.

W trakcie pracy pracownicy firmy wykazali się wysokim poziomem profesjonalizmu i umiejętności komunikacyjnych.

Wyrażamy wdzięczność za wiele lat wspólnej pracy i liczymy na dalszą owocną współpracę.

Z poważaniem,
Petr Pietrow

List nr 3:
Droga Iwan Iwanowicz,

Niniejszym listem wyrażamy naszą wdzięczność firmie „Delopis.ru” za terminowe dotrzymanie terminów dostaw, prace instalacyjne przez zespół profesjonalnych instalatorów posiadających duże doświadczenie i wysoki profesjonalizm w swojej dziedzinie. Chciałbym szczególnie zwrócić uwagę na wysoką jakość produktów, które sprawdziły się przez cały okres eksploatacji.

Z poważaniem,
Petr Pietrow

List nr 4:
Droga Iwan Iwanowicz,

Firma wyraża swoją wdzięczność i uznanie dla Państwa za wysoką jakość i terminowość dostaw sprzętu oraz za uważne podejście do zadania.

Osobiste podziękowania kierujemy także do kierownika wydziału Aleksiej Aleksandrowicz Semczenko za profesjonalizm, cierpliwość i umiejętność jak najszybszego rozwiązywania problemów.

Z poważaniem,
Petr Pietrow

List nr 5:
Droga Iwan Iwanowicz,

Dzięki LLC „Delopis.ru” za terminowe dostarczanie produktów do miejskich zakładów naprawczych Twer.

ugruntowała swoją pozycję jako niezawodny dostawca, który dostarcza sprzęt w całości i na czas. Dostarczane produkty charakteryzują się niezmiennie wysoką jakością i przeszły wszystkie niezbędne testy i certyfikaty.

Ponadto zapewnia wsparcie informacyjne naszej firmie, udzielając fachowych konsultacji w zakresie całego asortymentu urządzeń elektrycznych.

Dziękuję za współpracę i szybką reakcję na podane ilości. Jesteśmy gotowi kontynuować pracę nad wspólnymi projektami.

Z poważaniem,
Petr Pietrow

List nr 6:
Droga Iwan Iwanowicz,

Dziękuję zespołowi firmy „Delopis.ru” a Tobie osobiście za udaną i owocną współpracę z nami na miejskim rynku budowlanym Moskwa.

W okresie naszej współpracy firma „Delopis.ru” ugruntowała swoją pozycję jako niezawodny dostawca wysokiej jakości produktów, zdolny do wykonywania skomplikowanych zadań na wysokim poziomie profesjonalnym.

Serdecznie życzę Tobie i Twojej firmie pomyślności oraz dalszych sukcesów w realizacji nowych projektów.

Z poważaniem,
Petr Pietrow

Dziś niemal każdy aktywnie korzysta z Internetu. Ale korespondencja biznesowa nie przestała być aktualna i ważna. Zostało po prostu przeniesione do innych mediów. W publikacji dowiesz się, jak poprawnie napisać i sformatować list biznesowy.

Co może zawierać wiadomość biznesowa?

Korespondencja biznesowa to przede wszystkim możliwość wymiany wszelkich opinii i sugestii z pracownikami i partnerami biznesowymi. List może zawierać prośby, skargi i inne przemyślenia mające na celu wyeliminowanie nieporozumień pomiędzy firmami. Generalnie korespondencja biznesowa jest rodzajem korespondencji urzędowej.

Różnice w stosunku do innych liter

Główne różnice można podsumować w następujący sposób.

Stylistyka prezentacji.
Dostępność oficjalnego łańcucha dowodzenia.
Słownictwo bez silnego wyrażania emocji.
Z reguły list zajmuje nie więcej niż jedną stronę.
Czcionka jest taka sama w całym tekście (ani mała, ani duża).
Zwykle sporządzane na oficjalnym papierze firmowym organizacji.

Rodzaje listów biznesowych

Listy, na które należy odpowiedzieć:

Wniosek.
Petycja.
Wymóg.
Oferta.
Odwołanie.

Pisma, które nie wymagają odpowiedzi:

Informacyjne.
Powiadomienie.
Towarzyszący.
Gwarancja.
Ostrzeżenie.
Przypomnienie.

Listy o charakterze handlowym. Są one najczęściej potrzebne w okresie obowiązywania umowy lub do zawarcia umowy:

Wniosek.
Odpowiedź na prośbę.
Przypomnienie.
Prawo.
Oferta. Jest to oferta zawarcia umowy lub dokonania transakcji.
Ostrzeżenie o konieczności wywiązania się ze zobowiązań, o rozwiązaniu umowy i tak dalej.

Listy niekomercyjne:

Zaproszenie.
Informowanie o czymś.
Wyraz wdzięczności.
Zalecenia.
Wniosek.
Instrukcje.
List motywacyjny.
Wyrażenie kondolencji.
Gratulacje przy każdej okazji.
Poręczenie.
Potwierdzenie odbioru towaru, wykonania usług itp.

Klasyfikacja listów biznesowych według struktury:

Zestawione według ścisłego wzoru.
Napisane w dowolnej formie.

Rodzaje w zależności od odbiorcy:

Zwykły. Wysłane do jednego adresata.
Kolektyw. Wysłane do jednej osoby, ale od kilku osób.
Okólnik. Wysłano do wielu odbiorców.

Forma listu jest następująca:

Wysyłane w zwykłych kopertach pocztowych.
Oddano osobiście.
Wysłane jako faks.
Wysłane e-mailem.

Jak widać, przekaz biznesowy można formułować na różne sposoby i z różnymi intencjami. Warto jednak zauważyć, że w niektórych przypadkach ze względów etycznych należy go napisać ręcznie, a nie wpisać na komputerze. Dotyczy to gratulacji i kondolencji.

Części listu

Właściwy list biznesowy zawsze dzieli się na kilka części. Są to wstępne, główne i końcowe. Co więcej, są one ze sobą logicznie powiązane.

Z reguły część wprowadzająca zawiera informacje o okolicznościach, które doprowadziły do napisania listu. Tekst główny to sama treść, istota przekazu. W ostatniej części podsumowano wyniki, które mogą wyrażać odmowę, zgodę, prośbę i tak dalej.

Zasady pisania

Każda wiadomość biznesowa powinna być napisana w następujący sposób.

Bezstronnie.
Adresowane (czyli przeznaczone dla konkretnej osoby).
Uzasadnione.
Niezawodny.
Tak kompletne, jak to możliwe.
Wszystkie informacje zawarte w tekście muszą być aktualne w chwili pisania.

Cechy stylistyczne

Zasady pisania listu biznesowego mówią, że należy przestrzegać ścisłego stylu. Należy używać wyłącznie środków mowy charakterystycznych dla dokumentów urzędowych. Oznacza to, że odpowiedni byłby formalny styl biznesowy. Język powinien mieć następujące cechy.

Formalność.
Dokładność prezentacji informacji.
Obiektywność.
Zbudowany.
Informacyjne, ale zwięzłe.

Istotę sprawy należy wyrazić prostymi, krótkimi zdaniami, skupiając się na czasownikach. Nie ma potrzeby przeciążania tekstu przymiotnikami, czy używania mało znanych i wysoce specjalistycznych terminów, których odbiorca może nie zrozumieć. To spowoduje jedynie negatywność i odrzucenie. Lepiej spróbować wyjaśnić prostymi słowami, jasnymi słowami, więcej faktów i konkretów. Styl biznesowy nie pozwala na obecność tekstów pozbawionych informacji i „wodnistych”.

Nie należy doprowadzać do końcowej części niepotrzebnymi i długimi schematami wypowiedzi. Również propozycje nielogiczne i niespójne nie będą działać. Dlatego lepiej wykluczyć frazy partycypacyjne i partycypacyjne. Każdy akapit powinien odzwierciedlać tylko jedną konkretną ideę. Po uzupełnieniu tekstu lepiej kilka razy sprawdzić go pod kątem błędów, czytając list na głos.

Wymagania dotyczące formularza

Zgodnie z zasadami listu biznesowego, lepiej napisać go na firmowym papierze firmowym. Stawiane są mu następujące podstawowe wymagania.

W środku formularza należy wstawić herb Federacji Rosyjskiej, jeśli przedsiębiorstwo jest własnością państwa.
Umieść list na kartce formatu A4.
Pole po lewej stronie pozostaw puste (co najmniej 3 centymetry). Jest to konieczne, gdyż po pewnym czasie materiały zostaną zarchiwizowane wraz z resztą dokumentów.
Za najbardziej optymalną czcionkę uważa się standardową czcionkę „Times New Roman” o rozmiarze 12 i odstępie między wierszami 1,5-2. Najlepiej to zrozumieć, czytając.
W nagłówku pisma należy podać nazwę organizacji, jej faktyczny i prawny adres, numer telefonu oraz adres e-mail.

Cechy konstrukcyjne

Jeśli wypełnienie listu biznesowego zajęło kilka stron, musisz go ponumerować, zaczynając od drugiej. W tym celu zaleca się stosowanie cyfr arabskich. Nie ma potrzeby stawiania kropek obok liczb.

List należy podzielić na akapity i, w razie potrzeby, podtytuły. Tekst nie powinien wyglądać jak ciągły przepływ, ponieważ będzie źle postrzegany. Akapity pokażą, gdzie kończą się i zaczynają inne myśli.

Należy pamiętać, że literówki, wymazania i wszelkie poprawki są niedopuszczalne w korespondencji biznesowej. Wskażą na analfabetyzm i frywolność przeciwnika.

Wykorzystane szczegóły

List zazwyczaj zawiera następujące informacje.

Pełna nazwa firmy, a nie tylko skrót.
Numer telefonu, numer faksu, konto bankowe i adres e-mail.
Adresat. Ponadto w celowniku należy użyć nazwy firmy. Jeśli chcesz podać swoje nazwisko i stanowisko, zaleca się użycie celownika. Jeżeli odbiorca posiada tytuł lub stopień naukowy, należy to wskazać przed nazwiskiem osoby.

Należy pamiętać, że każdy atrybut należy zapisać wielką literą i w nowym wierszu.

Adresy w liście biznesowym

Oficjalna wiadomość powinna być zawsze sformułowana w neutralnym tonie. Adresy do adresata powinny mieć tę samą formę. Zwroty typu „dzień dobry” będą nieodpowiednie. Jeśli chcesz się przywitać, lepiej użyć formalnego „Witam”. Uważa się jednak, że najbardziej piśmienną opcją jest adresowanie imienia i nazwiska. I nie ma znaczenia, jak długo trwa znajomość z odbiorcą. W liście nie można użyć krótkiej formy imienia (na przykład Petya, Anya i tak dalej).

Zwrócenie się do osoby starszej lub zajmującej wyższe stanowisko pomoże zachować dystans interpersonalny i okazać szacunek osobie starszej lub zajmującej wyższe stanowisko. Warto jednak zauważyć, że w niektórych firmach wręcz przeciwnie, podczas komunikacji, nawet pisemnej, zwyczajowo używa się słowa „ty”.

Warto zaznaczyć, że nie można używać adresu „Szanowni Państwo” bez późniejszego wskazania imienia i nazwiska tej osoby. Należy także unikać skrótów „Pan”, „Pani”. Jeśli chcesz zwrócić się do grupy osób, nie możesz podawać imion. Następnie możesz krótko napisać: „Szanowni Państwo!” Zgodnie z przepisami, po zwróceniu się do kogoś po imieniu zawsze należy postawić wykrzyknik. Na przykład podobna fraza w liście biznesowym będzie wyglądać następująco: „Drogi Aleksandrze Siergiejewiczu!”

W końcowej części możesz skorzystać z różnych opcji. „Z najlepszymi życzeniami”, „Z wyrazami szacunku”, „Z nadzieją na współpracę” i tak dalej. W tym przypadku wiadomości powinny być formalne, ale w przyjaznym tonie.

Projekt części końcowej

Bardzo ważne jest także prawidłowe zakończenie listu. W końcowej części musisz podsumować to, co zostało powiedziane wcześniej. Nie należy jednak rozciągać wniosków do 10 zdań. Warto pamiętać, że w styl biznesowy Ceniony jest lakonizm i zwięzłość. Lepiej ograniczyć się do prostych zwrotów. Jako przykład zostanie podanych kilka konstrukcji, które są odpowiednie w końcowej części korespondencji biznesowej. Listy biznesowe należy wypełniać tak poprawnie i grzecznie, jak to możliwe.

Wdzięczność za pomoc lub uwagę. „Pozwólcie mi wyrazić moją wdzięczność za…” "Dziękuję!"
Zapewnienie odbiorcy czegoś. „Chętnie nawiążemy z Państwem współpracę.”
Wyrażanie nadziei na przyszłość. "Mamy nadzieję Cię wkrótce usłyszeć."
Prośba o coś. „Będziemy wdzięczni, jeśli poinformujesz nas o wynikach.”
Przepraszamy za wszelkie niedogodności. „Przepraszamy za opóźnienie w płatności.”

Jak pożegnać się z odbiorcą

Pomimo tego, że korespondencja ma charakter biznesowy, pożegnać się w liście biznesowym można na różne sposoby. W tym celu warto zastosować tzw. frazy zamykające.

Jako przykład można podać następujące opcje:

Z poważaniem.
Z poważaniem.
Wszystkiego najlepszego.
Życzę sukcesów w pracy.
Mamy nadzieję na kontynuację współpracy.
Było nam miło świadczyć usługę.

Mogą istnieć inne opcje. Tutaj wybór ostatecznej frazy jest wyłącznie kwestią gustu.

Podpisywanie

Nadawca musi umieścić swój podpis na samym dole arkusza. Ale niezwykle ważne jest, aby zrobić to poprawnie, aby dokument miał oficjalny wygląd.

Należy podać swoje stanowisko, inicjały, nazwisko i podpisać się obok. Dodatkowo możesz podać dane kontaktowe (osobisty adres e-mail lub numer telefonu). To pokaże chęć odbiorcy do komunikacji i współpracy.

Funkcje awarii

Ważne jest również, aby wiedzieć, jak napisać list biznesowy, jeśli chcesz czegoś odmówić. W końcu nawet zawoalowana negatywność lub odmowa nie pozostaną niezauważone i pociągną za sobą nieprzyjemne konsekwencje. Po tym nie możesz liczyć na pozytywne, a nawet neutralne podejście do siebie. Pisząc list, nie musisz poddawać się emocjom. Lepiej trzymać się pewnych granic, nawet jeśli odbiorca jest bardzo irytujący. Listy z odmową należy zawsze przeczytać kilka razy, zwracając szczególną uwagę na ton wiadomości.

Przesłanie nie powinno zaczynać się od kategorycznego „nie”, niezależnie od tego, w jaki sposób zostanie ono wyrażone. Inaczej odbiorca odniesie wrażenie, że jest nieciekawy i nieważny. Lepiej najpierw przedstawić niestworzone, przekonujące wyjaśnienia. Kiedy już pokrótce zostaną wymienione powody odmowy, można płynnie przejść do stwierdzenia faktu. W takim przypadku, zgodnie z etykietą listu biznesowego, zaleca się użycie następującego rodzaju sformułowań.

Niestety nie możemy spełnić Twojej prośby.
Bardzo nam przykro, ale jesteśmy zmuszeni odrzucić Twoją ofertę.
Bardzo ubolewamy, ale nie możemy spełnić Twojej prośby z następujących powodów.

Idealnie byłoby, gdyby na początku listu krótko przedstawić prośbę adresata. W ten sposób zrozumie, że jego propozycja rzeczywiście została rozpatrzona i prawdopodobnie to doceni.

Funkcje tworzenia wiadomości e-mail

Obecnie ludzie coraz bardziej interesują się tym, jak napisać list biznesowy, jeśli trzeba go wysłać e-mailem. W przypadku takiej korespondencji obowiązują zasady opisane wcześniej. Elektroniczne wiadomości biznesowe mają jednak swoją własną charakterystykę.

Pole „Temat” jest zawsze ważne do wypełnienia. Dzięki temu będzie jasne, czego będzie dotyczyć wiadomość. Jeśli list jest przeznaczony do nieznanej osoby, nagłówek powinien być interesujący. Ale ważne, żeby nie przesadzić. Tematy takie jak „Wyjątkowa oferta tylko teraz”, „Pilne” spowodują jedynie odrzucenie. Tytuł powinien składać się z 3-5 słów, zawierających istotę przekazu.

Jeśli korespondencja odbywa się z nieznajomym, najpierw musisz mu powiedzieć, jak się o nim dowiedziałeś i co robi firma. Bez takiego wprowadzenia wiadomość może zostać uznana za spam i natychmiastowo usunięta.

Lepiej jest wyróżnić ważne punkty w tekście pogrubioną czcionką. W takim przypadku niedopuszczalne jest stosowanie różnych kolorów.

W wiadomościach biznesowych e-mail nie można używać wielkich liter. Nawet podtytuły i tytuł tematu nie powinny zawierać samych wielkich liter. To samo dotyczy zduplikowanych znaków interpunkcyjnych.

Lepiej podzielić tekst na akapity, pozostawiając między nimi pustą linię.

Im krótsza wiadomość, tym szybciej na nią zareagują.

Wymagany jest podpis. W e-mailach składa się zazwyczaj z kilku wierszy i zawiera imię i nazwisko nadawcy oraz stanowisko, nazwę firmy, numer telefonu i adres strony internetowej.

Do listu możesz załączyć pliki tekstowe i obrazy. Jest to bardzo wygodne, gdyż dodatkowe materiały, komentarze, objaśnienia i szczegółowe opisy odwracają uwagę od istoty sprawy. Dlatego lepiej umieścić je nie w treści pisma, ale w załączonych plikach.

Jeśli korespondencja biznesowa trwa już dłuższy czas i nawiązała się ciepła, pełna zaufania relacja, wówczas dozwolone jest używanie emotikonów w mailu. Pomogą trochę „uatrakcyjnić” i rozładować komunikację. Nie należy ich jednak nadużywać i są one generalnie niedopuszczalne w pismach papierowych.

Instrukcja pisania listu

Pisanie listu biznesowego można podzielić na kilka etapów.

1. Najpierw musisz określić adresata. Aby to zrobić, w prawym górnym rogu formularza należy wpisać inicjały, nazwisko i stanowisko odbiorcy. Jeżeli adresatem jest organizacja, należy wskazać jej adres prawny.

2. Adres do odbiorcy. Należy go umieścić niżej, pośrodku formy. Zostało już powiedziane, jakich zwrotów można użyć. Zwykle adres wygląda następująco: „Drogi Igorze Pietrowiczu!”

3. Deklaracja celu. Poniżej w nowym wierszu musisz wpisać główne myśli, całą istotę, podając powody odwołania. Jeśli mówimy o jakichś problemach, warto zaproponować możliwości ich rozwiązania. Jeśli jest to propozycja współpracy, to trzeba wyjaśnić, jak to się stanie. Jeżeli w piśmie znajduje się wyraz reklamacji, warto poprosić o podjęcie konkretnych działań. Jednym słowem odbiorca musi z tekstu zrozumieć, czego dokładnie od niego chce.

4. Część końcowa. I na koniec w nowej linii musisz wstawić ostatnią frazę i podpis.

List z podziękowaniami

Ten przykład pokazuje, jak może wyglądać list z podziękowaniami. Jednakże ten przykład ma jedną wadę. Zamiast wiersza „Do firmy Flagman” możesz wstawić zwrot powitalny i nazwiska osób, do których był adresowany list.

Zapytanie

To jest przykładowy list z zapytaniem biznesowym. Nie ma w nim żadnych braków. Zachowane zostały wszystkie zasady pisania pisma urzędowego. Z tekstu staje się jasne, jaki problem się pojawił i co należy zrobić, aby go rozwiązać. Wiadomość zawiera również wszystkie dane kontaktowe, wiadomość powitalną, zdanie końcowe i podpis.

W publikacji pokazano więc, jak pisać listy przeznaczone do partnerów biznesowych. Należy to zrobić poprawnie i kompetentnie, aby nie stracić twarzy. W końcu od tego zależy przyszłość firmy. Ważne jest również, aby w odpowiednim czasie odpowiadać na komunikaty biznesowe. Można tego dokonać w terminie od trzech do siedmiu dni od dnia otrzymania pisma.

W tym artykule znajdziesz informacje dotyczące pracy z trudnymi listami, które często pojawiają się w kontaktach biznesowych, a także zobaczysz próbki listów biznesowych. Są to pisma, których pisanie jest koniecznością w sytuacji naruszenia interesów biznesowych: wniosek i pozew.

Ponieważ sytuacja sama w sobie jest dość trudna, napisanie listu w takiej sytuacji jest bardzo ważną kwestią, w której ważne jest, aby autor był kompetentny, uprzejmy, poprawny, a jednocześnie potrafił twardo bronić swojego biznesu zainteresowania.

Pomóż skutecznie rozwiązać zawiłości „trudnych” liter:

Kompetentna postawa w interakcji: stanowcza, ale właściwa postawa wobec partnerstwa
Wybór odpowiedniego stylu pisania (sprawa formalna lub sprawa poufna).
Kompetentne i logiczne operowanie faktami

Próbki listów biznesowych.

(postawa – partnerstwo, styl – sprawy urzędowe, przekonujące operowanie faktami)

Drodzy koledzy!

W celu podjęcia działań zapewniających jakość i niezawodność w warunkach eksploatacyjnych przyrządu KIP-12, produkowanego przez Instytut Optyki od 1992 roku, zwracamy się do Państwa z następującą prośbą: rozważenie możliwości przekazania Instytutowi Optyki informacji o warunkach pracy parametry urządzenia w rzeczywistych warunkach pracy (szczegóły w załączniku). Przesłane przez Państwa dane pozwolą instytutowi zebrać informacje niezbędne do analiz, prowadzenia monitoringu i przyczynią się do szybszego rozwiązania problemów związanych z poprawą jakości i niezawodności urządzenia KIP-12.

Prosimy o poinformowanie nas w liście z odpowiedzią o decyzji o udzieleniu nam pomocy. Jeżeli do podjęcia decyzji potrzebne są Państwu dodatkowe informacje, prosimy o wskazanie ich również w odpowiedzi na Państwa pytanie.

Z poważaniem,

Zespół Biura Technicznego

Instytut Optyki

List biznesowy. Przykładowy list z prośbą(postawa – partnerska, styl – poufny i rzeczowy, przekonujące podejście do faktów)

Drodzy koledzy!

Jesteśmy bardzo zainteresowani poprawą jakości i niezawodności urządzenia KIP-12, które produkujemy od 1992 roku i które od 1995 roku jest niezawodnie wykorzystywane w pracy Państwa firmy. Dlatego zwracamy się do Was z tą prośbą.

Aby poprawić jakość i niezawodność urządzenia KIP-12, potrzebujemy szczegółowych danych na temat pracy tego urządzenia w warunkach eksploatacyjnych. Realizując to zadanie bardzo liczymy na Waszą pomoc i bezpośredni udział. Mając na uwadze długoletnią i pozytywną współpracę naszych firm zwracamy się do Państwa z prośbą - ofertą: o pomoc w zebraniu i udostępnieniu informacji statystycznych na temat pracy urządzenia. Będziemy wdzięczni jeśli znajdą Państwo możliwość zebrania dla nas statystyk o podanych parametrach (szczegóły w aplikacji). Dzięki temu będziemy mogli monitorować wydajność urządzenia i szybko podejmować działania mające na celu poprawę jakości i niezawodności jego pracy.

Zasadniczo daj nam znać, jeśli jesteś gotowy nam pomóc. Jeśli potrzebujesz dodatkowych komentarzy lub masz pytania do podjęcia decyzji, jesteśmy gotowi na nie odpowiedzieć.

Będziemy wdzięczni za Twoją odpowiedź.

Z poważaniem,

Iwan Iwanow

Szef Biura Technicznego

Instytut Optyki

List biznesowy. Przykładowy list z prośbą i przykładowy list reklamacyjny.

List - prośba

(nastawienie – partnerskie; styl – poufny i rzeczowy; przekonujące przedstawienie faktów)

List - roszczenie

(postawa – partnerstwo; styl – sprawy urzędowe; przekonujące operowanie faktami)

Drogi Andrieju Iwanowiczu!

Zwracamy się do Państwa z prośbą o rozwiązanie sytuacji, która powstała w związku z realizacją projektu ABS.

Do chwili obecnej nie mieliśmy żadnych problemów w kontaktach z Państwa firmą, wszystkie ustalenia określone w Umowie zostały dotrzymane. Jesteśmy przekonani, że obecną sytuację można jeszcze naprawić.

Dla naszej firmy niezwykle ważne jest powodzenie projektu ABS. Dlatego prosimy do 08.06.2010r. przekazać informację o przesłaniu próbek kontrolnych.

Mamy nadzieję, że Państwa odpowiedź wyjaśni sytuację i rozwieje nasze wątpliwości co do powodzenia projektu.

Z poważaniem,

Drogi Andrieju Iwanowiczu!

W imieniu kierownictwa Rosstans OJSC piszę do Państwa w związku z koniecznością rozwiązania sytuacji, która powstała w związku z realizacją projektu ABS.

Jestem zmuszony poinformować, że zaistniała sytuacja budzi nasze ogromne zaniepokojenie.

Zgodnie z warunkami umowy nr A-122 z dnia 02.07.2010r. klauzula 4.3. Na 60 dni przed rozpoczęciem planowanej dostawy produktów Star LLC musi przesłać próbki kontrolne produktów do Rosstance OJSC, powiadamiając Rosstance OJSC o fakcie wysyłki.

Zgodnie z harmonogramem (Umowa dodatkowa nr 1 z dnia 03.11.2010 r. do Umowy nr A-122 z dnia 02.07.2010 r.) datą rozpoczęcia planowanych dostaw wyrobów jest dzień 10.01.2010 r. Termin nadsyłania próbek kontrolnych upływa nie później niż 08.02.2010. Dzisiaj – 08.04.2010. Na chwilę obecną nie otrzymaliśmy informacji o przesłaniu próbek kontrolnych.

W tej sytuacji zdolność Star LLC do wywiązania się ze swoich zobowiązań budzi poważne obawy w spółce Rosstance OJSC i zmusza ją do zastanowienia się nad zastosowaniem kar przewidzianych w pkt 7.2. Umowa nr A-122 z dnia 08.07.2010r.

Aby temu zapobiec, oferujemy Państwu czas do 08.06.2010. poinformuj nas o sytuacji z przesłaniem próbek kontrolnych produktów.

Z poważaniem,

Zapoznaj się z naszymi informacjami, a jesteśmy pewni, że kwestia pisania „trudnych listów” będzie dla Ciebie znacznie mniej pracochłonna.

Tamara Worotyntsewa

Zwróć uwagę na nasze programy szkoleniowe dotyczące korespondencji biznesowej:

List biznesowy (zwany dalej DP) to rodzaj korespondencji biurowej o charakterze biznesowym, która odnosi się do korespondencji urzędowej pomiędzy podmiotami gospodarczymi (partnerami biznesowymi) a pracownikami firmy.

Za pomocą DP wymieniane są propozycje biznesowe, oficjalne wnioski i roszczenia, wyjaśniane i rozwiązywane są sytuacje konfliktowe.

Oficjalny list w stylu biznesowym różni się od innych rodzajów listów następującymi cechami:

Styl i sposób przedstawienia myśli autora listu.
Treść leksykalna i treść listu, która charakteryzuje się brakiem emocji i brakiem wyraźnych zwrotów i zdań emocjonalnych.
Sporządzenie i rejestracja na oficjalnym papierze firmowym firmy z odpowiednimi szczegółami.
Czcionka standardowa, taka sama dla całego tekstu listu.
Niewielki wolumen nie przekraczający jednej strony drukowanego tekstu.
Ścisła koordynacja urzędowa i obowiązkowe przestrzeganie zasad ustalonych podczas pisania i przesyłania listów.

Jak napisać list biznesowy i uzyskać odpowiedź - obejrzyj ten film:

Główne typy DP

W zależności od zastosowanych kryteriów klasyfikacji wszystkie DP dzielą się na następujące główne typy, które zostaną omówione poniżej z krótkim opisem.

PRR, które nie wymagają odpowiedzi od odbiorcy:

Gwarancje zapewniające wypełnienie określonych zobowiązań (na przykład).
Dokumenty towarzyszące, które są dołączone do paczki dokumentów i innych pism urzędowych.
Informacyjne, zawierające pewne informacje w celach informacyjnych.
Powiadomienia przekazujące odbiorcom ważne informacje i fakty. Dowiesz się jak prawidłowo sporządzić oświadczenie o odstąpieniu od umowy.
Ostrzeżenie, zawierające przypomnienie o wszelkich negatywnych konsekwencjach dla odbiorcy, jeśli nie dopełni on swoich obowiązków wobec nadawcy listu.
Przypomnienia informujące odbiorców pism o ich obowiązkach i zawartych wcześniej umowach z firmą.

Istnieje również wiele PRR, które wymagają odpowiedzi ze strony odbiorców.

Listy takie zazwyczaj zawierają w swojej treści swego rodzaju apel do odbiorcy (np. prośbę o dokonanie jakichkolwiek czynności urzędowych), dokumenty zawierające ofertę (np. o współpracy, zawieraniu umów, organizowaniu oficjalnych wydarzeń), pismo żądanie (udzielenie informacji, dokumentów urzędowych), pismo wzywające do wypełnienia zobowiązań i umów, pismo z prośbą lub petycją.

DP o charakterze niekomercyjnym dzielą się na następujące główne typy:

Zapraszanie osób na oficjalne wydarzenie, prezentację, wydarzenie firmowe.
Listy zawierające kondolencje dla pracowników firm, dyrektorów firm partnerskich w związku ze śmiercią osób im bliskich i bliskich.
Dziękuję DP.
DP informuje o ważnym wydarzeniu.
Dokumenty rekomendacyjne. Szczegółowo omówiono zasady i zasady sporządzania listu polecającego.
Gwarancja DP.
Listy potwierdzające odbiór ładunku i wykonanie usług.
Listy gratulacyjne w związku z jakąkolwiek uroczystością lub wydarzeniem specjalnym.
Listy petycji, w których nadawca zwraca się do odbiorcy z prośbą o wyświadczenie mu jakiejś usługi lub dokonanie czynności ważnych dla nadawcy.
Listy z listą instrukcji.
Załączone dokumenty.

Listy DP, które mają charakter handlowy, stosowane są najczęściej na etapie wstępnym zawarcia umowy oraz w okresie obowiązywania wcześniej podpisanej umowy, do takich pism zalicza się:

Zapytanie o dane lub produkty.
Odpowiedź na zapytanie firmy partnerskiej.
Listy ofertowe, które w swojej treści zawierają komercyjną propozycję biznesową zawarcia umowy lub transakcji.
Listy reklamacyjne i przypomnienia.
Pisma ostrzegawcze, które wskazują na naruszenie przez stronę obowiązków, rozwiązanie wcześniej zawartych umów lub konieczność wywiązania się przez stronę otrzymującą ze swoich zobowiązań.

Strukturalnie wszystkie rodzaje listów biznesowych można podzielić na dokumenty, które:

Zawiera tekst autora, prezentowany w dowolnej formie.
Napisane zgodnie z ustalonym szablonem lub formą bez odstępstw od praw autorskich.

W zależności od odbiorców, PRR są:

Okólnik (wysyłany do kilku odbiorców jednocześnie).
Standardowy (wysyłany tylko do jednego odbiorcy od jednego nadawcy).
Charakter zbiorowy (taki list ma tylko jednego odbiorcę, ale nadawców jest kilku).

Przykładowy list z podziękowaniami biznesowymi. Zdjęcie: www.nevagazservis.ru

Formą korespondencji biznesowej może być:

Faks.
Elektroniczne (takie pisma wysyłane są na oficjalną stronę internetową lub na oficjalny adres e-mail firmy odbiorcy).
Pocztą (wysyłaną standardowo pocztą w kopertach).
Napisane odręcznie (przeważnie są to listy zawierające gratulacje lub kondolencje).

Jak poprawnie napisać i sformatować list

DP standardowo dzieli się na część wstępną, główną i końcową, które powinny być ze sobą logicznie powiązane.

We wstępie zawarto dane i fakty, które stały się podstawą napisania PRR, a część zasadnicza zawiera samą treść oraz główny tekst listu. Ostatnia część zawiera wynik napisania listu i cel, w jakim został napisany - prośbę, skargę, odmowę, wyraz wdzięczności i tak dalej.

Pisząc jakikolwiek list biznesowy, należy zwrócić uwagę na następujące kluczowe punkty i zasady, które zostaną szczegółowo omówione poniżej w tekście.

Stylistyczny projekt

DP powinien być napisany wyłącznie w stylu biznesowym, bez elementów stylu konwersacyjnego, zwrotów slangowych, zdrobnień i innych elementów niestosownych w korespondencji biznesowej.

Procedura przekazywania informacji i danych

Dane i informacje podawane w korespondencji biznesowej należy przekazywać zgodnie z poniższymi wymogami, których spełnienie jest obowiązkowe, jeżeli Twoim celem jest napisanie prawidłowego i kompetentnego pisma biznesowego:

Istotność i rzetelność przedstawionych faktów i danych, które należy zweryfikować na dzień napisania pisma i odpowiadać aktualnemu stanowi rzeczy w spółce.
Adresowalność (list musi być zaadresowany i wysłany do konkretnej osoby lub grupy osób).
Zasadność przedstawionych żądań i roszczeń.
Obiektywizm i bezstronność.
Kompletność przekazanych informacji, na podstawie której podmiot otrzymujący będzie mógł podjąć obiektywną decyzję i nie będzie musiał uzyskiwać ani żądać od Twojej firmy dodatkowych danych.

Wymagania dotyczące treści i projektu formularza spółki

DP musi być sporządzony na papierze firmowym i zawierać wszystkie wymagane szczegóły. Wymagania dotyczące tego formularza są następujące:

Format standardowy – A4.
Aby móc złożyć DP z dokumentami i przenieść go do archiwum, należy pozostawić lewy margines wynoszący co najmniej 3 centymetry.
Wskazanie nazwy organizacji, adresu faktycznego i prawnego, danych kontaktowych, adresów e-mail i strony internetowej.
Podczas tworzenia wiadomości e-mail wskazane jest użycie standardowej czcionki – Times New Roman o rozmiarze 12.
DP można sporządzić nie tylko na papierze firmowym, ale także na zwykłej kartce papieru, przy czym w tym przypadku należy podać wszystkie dane z papieru firmowego.
Przesłanie DP faksem lub e-mailem jest niedozwolone, jeśli w treści takiego dokumentu znajdują się poufne dane dotyczące znaczących umów, ważnych tajnych dokumentów, dane osobowe pracowników, których ujawnienie jest niedopuszczalne i mogłoby zaszkodzić reputacji firmy.

Zasady numeracji DP i podział akapitów

Numeracja dokumentu składającego się z kilku drukowanych jednocześnie stron rozpoczyna się standardowo od drugiej strony, a numery należy wpisać w górnym rogu strony cyframi arabskimi bez kropek obok numeru strony.

Aby tekst listu był jak najbardziej czytelny i zrozumiały dla odbiorcy, należy go podzielić na akapity. Podział ten pomoże czytelnikowi zrozumieć, gdzie kończy się jedna teza, a zaczyna inna.

Korekty w tekście pisma

Obecność skreśleń, literówek, błędów gramatycznych, interpunkcyjnych i stylistycznych w tekście DP jest niepożądana i niedopuszczalna. Tekst listu musi być czytelny i poprawny, z odstępem między rzędami 1,5-2.

Przykład napisania listu biznesowego.

Obowiązkowe szczegóły w tekście DP

Główne szczegóły, które muszą być zawarte w piśmie, są następujące:

Herb Rosji, który znajduje się na samym środku czystego papieru i którego oznaczenie jest obowiązkowe dla agencji i organizacji rządowych.
Pełna nazwa firmy bez skrótów.
Dane kontaktowe (numery telefonów stacjonarnych i komórkowych, faks).
Numery kont bankowych.
Dane o adresacie DP (w mianowniku należy podać nazwę firmy otrzymującej pismo, w przypadku celownika imię i nazwisko oraz stanowisko odbiorcy).
Przed pełnym imieniem i nazwiskiem adresata posiadającego tytuł lub stopień naukowy(doktor naukowy), należy je wskazać.
Wszystkie szczegóły w tekście DP należy zapisać od nowego wiersza wielką literą.

Jak napisać i wysłać list po spotkaniu biznesowym

Przeprowadzenie spotkania z przedstawicielami konkurencyjnej firmy i partnerami biznesowymi wiąże się z dalszą korespondencją biznesową. Funkcje pisania listu po spotkaniu biznesowym są następujące:

Już na początku dokumentu podany jest czas i data spotkania biznesowego lub konferencji, nawet jeśli od ich zorganizowania minął zaledwie jeden lub dwa dni.
List powinien być napisany możliwie najkrócej i jasno, bez owijania w bawełnę, wskazywać, co dokładnie chcesz przekazać swoim partnerom biznesowym.
W treści listu warto pokrótce wspomnieć, jakie punkty były omawiane na spotkaniu, jakie kwestie zostały poruszone oraz jaką decyzję podjęliście Ty i adresat listu.
Odbiorca pisma w odpowiedzi DP powinien chcieć wyrazić swoją opinię lub decyzję dotyczącą poprzedniego spotkania i kontrowersyjnych kwestii, które na nim zostały poruszone.
Napisz o konkretnym terminie i godzinie, w której będzie możliwe odbycie powrotnego spotkania biznesowego, konferencji lub służbowej rozmowy telefonicznej.
Poinformuj odbiorcę DP o swoich zamiarach dotyczących dalszej współpracy biznesowej i zawarcia umów.
Zakończ DP grzecznie i swobodnie, na przykład „Najlepsze życzenia dla Ciebie…”.

Cechy konstrukcji elektronicznych DP

Pisma w formie elektronicznej są obecnie wysyłane znacznie częściej niż korespondencja faksem czy pocztą, ponieważ takie pismo zostanie doręczone znacznie szybciej, a co za tym idzie, firma wysyłająca szybciej otrzyma odpowiedź do swojego DP.

Przygotowanie i wykonanie elektronicznego DP jest bardzo proste, podstawowe wymagania dotyczące jego przygotowania są takie same jak w przypadku pism biznesowych w formie papierowej. Małe cechy konstrukcyjne są następujące:

Określenie tematu lub tytułu DP tak, aby odbiorca nie zgubił go w strumieniu korespondencji przychodzącej od swoich partnerów i konkurentów.
W przypadku otrzymania odpowiedzi do swojego DP nie należy zmieniać tematu ani nagłówka, co znacznie ułatwi w przyszłości wymianę pism i umożliwi szybkie przejrzenie poprzednich pism na ten temat.
Do tworzenia listu powinieneś używać standardowego oprogramowania, nie używaj najnowszych wersji programów, ponieważ wiadomość e-mail może po prostu nie zostać otwarta później na komputerze odbiorcy, który nie jest wyposażony w nowe programy.
W tekście DP nie należy używać emotikonów ani innych elementów nieformalnej korespondencji e-mailowej.

Terminy udzielenia odpowiedzi na otrzymane pismo

PRR, który zawiera tekst propozycji współpracy, roszczenia, żądania i inne elementy wymagające odpowiedzi, należy sprawdzić i odpowiedzieć na nie w następujących ramach czasowych:

Adresat musi potwierdzić otrzymanie pisma z żądaniem w ciągu trzech dni, a odpowiedź na taki wniosek może nastąpić w ciągu miesiąca.
List kondolencyjny z powodu śmierci bliskiej osoby lub krewnego pracownika firmy należy wysłać w ciągu dziesięciu dni od daty smutnego zdarzenia.
Listy gratulacyjne przesyłane są w ciągu ośmiu dni od daty szczególnego wydarzenia.
Zgodnie z ogólnymi zasadami wszystkie oficjalne dokumenty służbowe są przeglądane i wysyłana jest na nie odpowiedź w ciągu siedmiu dni od daty otrzymania pisma.

Zasady zakończenia listu

Końcowa część DP musi zawierać wynik całej wyżej wymienionej części głównej, musi podsumowywać wyniki i zawierać konkretne propozycje lub wnioski; W takim przypadku ostatnia część powinna być możliwie krótka, jasna i zwięzła.

Oto przykłady udanych opcji zakończenia tekstu DP w zakresie korespondencji urzędowej:

Uprzejma wdzięczność za okazaną uwagę lub udzieloną pomoc.
Wyrażenie chęci dalszej współpracy, nadzieja na zawarcie umów z firmą partnerską.
Zapewnienie o czymś adresata pisma (dalsza korespondencja, zawarcie umowy i współpraca).
Wyrażenie prośby o zrobienie czegoś (zapisanie wyników, zgłoszenie ewentualnych stwierdzeń).
Proszę wybaczyć powstałe obawy i niedogodności.

Na końcu listu możesz życzyć powodzenia, przekazać najlepsze życzenia lub wyrazy szacunku adresatowi listu.

DP w języku angielskim lub innym języku obcym

Wielu przedsiębiorców koresponduje i współpracuje nie tylko z lokalnymi firmami zlokalizowanymi na terenie Federacji Rosyjskiej, ale także z firmami zagranicznymi, a także oddziałami lub przedstawicielstwami firm zagranicznych zlokalizowanymi w Rosji.

W tym przypadku nie ma ściśle ustalonej formy DP; język obcy będzie zależeć od celu napisania i formy dokumentu urzędowego. Przygotowując DP, należy skupić się na następujących ogólnych zasadach i zaleceniach w zakresie korespondencji urzędowej:

Data przygotowania DP. Wysyłając dokument do Ameryki, należy najpierw wpisać miesiąc w formie cyfrowej, a dopiero potem wskazać aktualny dzień miesiąca i rok. Jeśli wysyłasz list do Anglii, data jest wpisana standardowo, tak jak w Rosji, ale najlepiej jest podać miesiąc w formie listowej, aby uniknąć nieporozumień.
Dane adresata zagranicznego. Adresując list, należy użyć standardowych formularzy (Pan, Pani, Panna), po których należy podać nazwisko adresata listu.
Adres odbiorcy wiadomości e-mail. Procedura jego wskazania różni się od standardowej w Rosji. W pierwszej kolejności należy podać numer biura zagranicznej firmy, następnie numer domu, w którym znajduje się biuro lub numer biurowca, nazwę ulicy, numery kodów pocztowych, nazwę stanu w przypadku wysyłania listu do Stanów Zjednoczonych Stany, nazwa hrabstwa, kraj, jeżeli adresat listu znajduje się w Anglii lub innym państwie Europy Zachodniej.
Należy wskazać temat listu (lub jego nagłówek), co pozwoli odbiorcy zwrócić uwagę na Twój list, w przeciwnym razie może on zaginąć w szeregu korespondencji przychodzącej zagranicznej firmy.
Główną część DP należy podzielić na akapity lub każde nowe zdanie można zapisać w nowej linii, aby ułatwić czytanie.
Ostatnia część. Na samym końcu DP w języku angielskim należy podziękować odbiorcy za uwagę i wyrazić nadzieję na dalszą współpracę i nawiązanie relacji biznesowych pomiędzy Waszymi firmami.
Podpis w dokumencie umieszcza się bezpośrednio pod zdaniem (akapitem) pożegnalnym; obok podpisu należy podać swoje imię i nazwisko, stanowisko w firmie oraz nazwę firmy wysyłającej list.
Załączniki i inne dodatki do dokumentu muszą być wymienione i wskazane na samym końcu DP, co zapobiegnie ich utracie podczas wysyłania i zwróci uwagę odbiorcy na ich obecność oraz fakt, że załączniki również wymagają przestudiowania podczas pisania odpowiedzi na list.
W tekście DP w języku obcym dużą literą należy pisać: inicjały, imiona i nazwiska pracowników zagranicznej firmy, nazwy powiatów, miast, stanów, krajów, stanowisk w firmach, początkowy adres w list i pierwsze słowa, które pojawiają się w zdaniu pożegnalnym na końcu listu.

Prawidłowo i kompetentnie napisany list biznesowy z zakresu biznesu jest skutecznym narzędziem, które pozwoli na nawiązanie zyskownych i obiecujących relacji w sektorze biznesowym, natomiast nieprawidłowo napisany list biznesowy zawierający błędy lub literówki może zanegować wszelkie przyszłe relacje z partnerami lub konkurentami.

Dlatego do tworzenia tekstu PRR należy podejść tak odpowiedzialnie, jak to możliwe, przestudiować zasady i zalecenia podane powyżej, a także przykładowe dokumenty.

Zasady przygotowania kompetentnego pisma biznesowego zostały omówione tutaj: