Przykład listu wychodzącego na papierze firmowym. Zasady pisania listu biznesowego

Wprowadzenie standardu formularza, który z kolei określa wymagania dotyczące formy pisma urzędowego, spowodowane było koniecznością ujednolicenia procesu jego rejestracji, pozwala to na:

organizować scentralizowaną produkcję papieru firmowego;
zmniejszyć koszty pisania na klawiaturze;
zmniejszyć koszty pracy związane z pisaniem i formatowaniem listów;
ułatwić wizualne wyszukiwanie niezbędnych informacji;
poszerzyć możliwości wykorzystania technologii informatycznych i organizacyjnych przy przetwarzaniu pism.

Przykładowy formularz stanowi podstawę do zaprojektowania formularzy i wzorów wszelkiego rodzaju dokumentacji zarządczej. Powierzchnia przeznaczona na przykładowe formularze na lokalizację każdego detalu odpowiada optymalnej objętości tego detalu w drukowanych znakach.

Jak napisać list formalny

Często forma pisma urzędowego przypomina kartkę papieru z trwałymi szczegółami wydrukowanymi metodą typograficzną. Jednak w Ostatnio, coraz rzadziej używane standardowe formularze, ponieważ list z całym niezbędnym wzorem można wydrukować za pomocą drukarki.
Pismo urzędowe składa się z „ramki”, tekstu głównego, w którym znajdują się informacje o adresacie, skrócona lub pełna nazwa firmy wysyłającej, jej adres telegraficzny lub pocztowy, numer faksu i telefonu, numer telegramu lub pisma, które stał się powodem korespondencji. Standardowe formularze określają rozmiary pól i formaty dokumentów wchodzących w skład określonego systemu dokumentacji; istnieje również przykładowa siatka strukturalna, zasady i szczegóły dotyczące jej lokalizacji.

Otwarty formularz:

Forma i projekt listu
Ogólne zasady pisania
Kompilacja e-maile
Podsumowując

Przedsiębiorca musi prowadzić aktywną korespondencję zarówno z urzędnikami (na przykład przedstawicielami agencji rządowych), jak i z „półoficjalnymi” - partnerami, kontrahentami, niezależnymi specjalistami i tak dalej. Umiejętność komunikacji pisemnej rozwija się dość szybko, jednak na początku można popełnić wiele błędów i wywrzeć niezbyt przyjemne wrażenie na odbiorcach.

Informacje

W tym artykule omówimy cechy pisania zarówno zwykłych listów biznesowych (w na papierze) oraz wiadomości elektroniczne. Papier firmowy i projekt Pamiętaj, aby używać papieru firmowego.

To zawsze robi wrażenie i zwiększa lojalność „rozmówców”.

Jak przygotować formularz pisma urzędowego?

To właśnie ta linia określa, czy dana osoba otworzy wiadomość przychodzącą. Jeśli piszesz do kogoś, kogo nie znasz, powinieneś spróbować wymyślić ciekawy tytuł.

Ale nie przesadzaj – tematy typu „Pilne!!! Wyjątkowa oferta, dostępna już teraz!” Sprawiają tylko, że chcesz szybko kliknąć ikonę kosza na śmieci u góry. Tytuł powinien składać się z 3-5 słów i odzwierciedlać treść wiadomości.

Jeśli nie znasz adresata, opisz krótko, kim jesteś i jak się o nim dowiedziałeś.
Bez tego niezbędnego wprowadzenia wiadomość może zostać uznana za spam i natychmiastowo usunięta.
Nie wyłączaj cytowania w ustawieniach - niech poprzednia korespondencja wyświetli się poniżej, pod wycięciem.
Czytanie z ekranu to wątpliwa przyjemność. List papierowy można odebrać i choćby z tego powodu jest on odbierany na poziomie nieświadomości poważniej niż list elektroniczny.

Blanker.ru

To „ożywi” komunikację – emotikony na ekranie (nawet w wiadomości biznesowej) są odbierane dość pozytywnie. Oczywiście nie można ich używać w literach „papierowych”.

Koniecznie podpisz.
W mailach składa się zazwyczaj z 3-6 linijek i zawiera imię i nazwisko nadawcy, jego stanowisko, nazwę firmy, adres strony internetowej oraz numer telefonu kontaktowego.

Szczegóły listu serwisowego

Tutaj jest więcej opcji:

„Z szacunkiem”, „Z poważaniem”;
"Z Wszystkiego najlepszego»;
„Z nadzieją na dalszą współpracę”;
„Zawsze chętnie wykonamy dla Państwa usługę”;
itp.

Jednym słowem wybór ostatniej frazy jest kwestią gustu. Etyka pisania biznesowego Nawet zawoalowana pogarda w liście biznesowym nie pozostaje niezauważona. Oczywiście w tym przypadku nie będziesz już mógł liczyć na pozytywne, a nawet równe podejście do siebie. Wniosek jest oczywisty: nie poddawaj się emocjom i trzymaj się pewnych granic, nawet jeśli odbiorca naprawdę Cię denerwuje.
Zawsze zwracaj uwagę na ton wiadomości. Należy zachować szczególną ostrożność podczas sporządzania pisma zawierającego odmowę. Niezwykle nierozsądne jest rozpoczynanie takiej wiadomości od kategorycznego „nie” w takiej czy innej formie - stworzy to w osobie poczucie, że został po prostu wysłany.

Jak napisać oficjalny list do organizacji?

Rodzaj formularzy, standardy ich wypełniania i elementy projektu należy określić w zamówieniu dla organizacji (lub instrukcji pracy biurowej). Podstawowe wymagania dotyczące formularzy listów biznesowych można znaleźć w GOST 2003 „Wymagania dotyczące przygotowania dokumentów”.
Warto „wcisnąć” podstawowe informacje o firmie do formularza:

imię i nazwisko (i nazwa skrócona);
adresy faktyczne i pocztowe;
Adres e-mail;
Numery telefonów kontaktowych;
Adres strony internetowej.

To nie jest lista wymaganych danych, a jedynie przykładowa lista. W razie potrzeby możesz coś dodać lub wykluczyć.

Jak poprawnie pisać i formatować listy biznesowe

Ważny

Można powiedzieć, że pismo urzędowe składa się z „ramki” listu oraz tekstu głównego i zawiera, oprócz tekstu głównego, informacje o adresacie: pełną i skróconą nazwę organizacji wysyłającej, jej adres pocztowy i telegraficzny , numery telefonu, faksu i telegrafu, numer tego listu lub telegramu, który był powodem korespondencji i wiele innych. Formy mogą mieć kątowy lub podłużny układ detali.

Uwaga

Projekt formy musi być zgodny z zasadami estetyki technicznej, co z kolei pozytywnie wpływa na odbiór jej treści. Biorąc pod uwagę właściwość ludzkiego oka, łatwiej jest to naprawić Górna część dowolnego obiektu, przygotowując dokumenty, ich górna część powinna być bardziej nasycona, a dolna bardziej „stabilna”.

Przykładowy oficjalny list od organizacji

Jeśli poruszasz w nim kilka zagadnień, powinny one być ze sobą ściśle powiązane. Jeśli chcesz skontaktować się z tą samą organizacją w kilku różnych tematach, lepiej napisać osobny list dla każdego z nich.

Język pisma Styl korespondencji biznesowej to „lekkie” sprawy urzędowe. Możliwe i konieczne jest ujednolicenie sformułowań, stosowanie pewnych klisz i klisz, ale nie zaleca się sprowadzania tego wszystkiego do suchej biurokracji. "

Żywy język jest zawsze postrzegany łatwo i pozytywnie. Oczywiście biznes język pisany musi przestrzegać norm etykiety (o czym będzie mowa poniżej), przy czym istota zagadnienia powinna być przedstawiona jasno i zwięźle.

Oficjalny list: istniejące typy, zasady projektowania

Normy dotyczące wzorców formularzy określają formaty i rozmiary pól dokumentów wchodzących w skład jednolitego systemu dokumentacji, a także wymagania dotyczące konstruowania siatki strukturalnej przykładowego formularza, szczegóły i zasady ich lokalizacji. Dokumenty wchodzące w skład ujednoliconych systemów dokumentacji składają się z trzech głównych części, które rozmieszczone są w obrębie wyraźnie wydzielonych obszarów. Takie ułożenie dokumentu zapewnia niezbędną szybkość postrzegania jego tekstu. Szczegóły są obowiązkowymi cechami określonymi przez prawo lub regulacje dotyczące poszczególne gatunki dokumenty. Skład i układ szczegółów form dokumentów organizacyjnych i administracyjnych musi być zgodny z odpowiednimi normami. Wcześniej standardy te regulowane były przez GOST 6.38-90, obecnie stosowany jest GOST R.30-2003.

Katalog prawników

Stanowi część przychodzącego i wychodzącego obiegu dokumentów w organizacji. Istnieje wiele rodzajów pism biznesowych: reklamowe, gwarancyjne, obejmujące, informacyjne, reklamacyjne, instruktażowe itp.

Kultura korespondencji biznesowej wymaga od przedsiębiorcy umiejętności prawidłowego sporządzania takich dokumentów. Pomóc w tym może wstępnie zaprojektowany formularz listu.

Pełni funkcję wizytówki firmy, wyrażając jej styl i budując korzystny wizerunek. Prawidłowo wykonana korespondencja służbowa umożliwia jej odbiór przez adresata pełna informacja o nadawcy, jego rygorystyczny styl sprawia, że informacja jest oficjalna i ułatwia późniejsze korzystanie z dokumentacji. Jest to szczególnie ważne na początkowym etapie rozwoju firmy, kiedy koszty reklamy są jeszcze ograniczone, ale istnieje już potrzeba kreowania pozytywnego wizerunku w otoczeniu biznesowym.

Oficjalne pismo na papierze firmowym organizacji

Położenie detali (wersja narożna) formy literowej (wymiary podano w milimetrach) Ryc. 2. Układ detali (wersja podłużna) formy literowej (wymiary podane są w milimetrach) Najwygodniejszą w obróbce i ekonomiczną pod względem wykorzystania powierzchni arkusza jest forma narożna. W takim przypadku po prawej stronie u góry arkusza można umieścić dane „Adresat”, „Uchwała”. Stosowanie papieru firmowego podłużnego jest wskazane w przypadkach, gdy nazwa organizacji zawiera duża liczba znaki drukowane mogą na przykład mieć miejsce, gdy dane formularza podane są w dwóch lub większej liczbie języków. W takim przypadku dane należy wydrukować po lewej stronie w języku rosyjskim, a po prawej w języku narodowym, na tym samym poziomie.

16kwiecień

Cześć! W tym artykule porozmawiamy o listach biznesowych.

Dziś dowiesz się:

Dlaczego korespondencja biznesowa nie straciła na aktualności;
Jakie są rodzaje listów biznesowych i jak są formatowane;
Jak poprawnie napisać list biznesowy.

Teraz za naszymi oknami nastał czas wysokich technologii i Internetu. Ale korespondencja biznesowa nie straciła na znaczeniu i aktualności, po prostu przeniosła się do innych mediów. Porozmawiajmy dzisiaj o tym, dlaczego ważna jest umiejętność redagowania i formatowania listów biznesowych.

Dlaczego potrzebujesz korespondencji biznesowej?

Przede wszystkim jest to okazja do wymiany opinii, sugestii i przemyśleń z pracownikami czy partnerami biznesowymi. Za pomocą korespondencji zgłaszają reklamacje, wnioski, wyjaśniają nieporozumienia pomiędzy firmami.

Korespondencja biznesowa jest jednym z rodzajów korespondencji urzędowej.

Różnice między listami biznesowymi a innymi

Główne różnice są następujące:

Stylistyka prezentacji;
Słownictwo nie pozwalające na jasne wyrażanie emocji;
Sporządzono na oficjalnym papierze firmowym firmy;
Czcionka nie jest ani za mała, ani za duża i jest taka sama w całym tekście;
Rzadko zajmują więcej niż 1 stronę;
Obecność ścisłej oficjalnej struktury dowodzenia.

Rodzaje listów biznesowych

Wszystkie listy biznesowe można podzielić na kilka grup. Zastanowimy się nad każdym bardziej szczegółowo i podamy krótki opis.

Listy, na które nie trzeba odpowiadać.

Poręczenie;
Towarzyszący;
Informacyjne;
List ostrzegawczy;
List przypominający.

Listy wymagające odpowiedzi.

Odwołanie;
Oferta;
Wniosek;
Wymóg;
Petycja.

Listy niekomercyjne.

List zaproszeniowy;
Listy zawierające kondolencje;
Listy wyrażające wdzięczność;
Listy informujące o czymś;
Listy zawierające zalecenia;
Listy gwarancyjne;
Pisma potwierdzające otrzymanie towaru, wykonanie usługi itd.;
Listy gratulacyjne z różnych okazji;
List z prośbą;
Listy z instrukcjami;
Listy osłonowe.

Listy handlowe.

Stosuje się je najczęściej przed zawarciem umowy, a także w trakcie jej obowiązywania.

Obejmują one:

Pisma będące odpowiedzią na zapytania;
Bezpośrednia prośba;
– pismo, w którym proponuje się dokonanie transakcji lub zawarcie umowy;
Prawo;
Przypomnienie;
Pismo zawierające ostrzeżenie o wypowiedzeniu umów lub konieczności wywiązania się ze zobowiązań itp.

Jeśli mówimy o klasyfikacji według struktury, istnieją 2 rodzaje listów biznesowych:

Zawierające tekst autora i napisane w dowolnej formie;
Zestawione według ścisłego wzoru.

Przez adresata.

Okólnik – pismo wysyłane do kilku adresatów;
Zwykły – wysyłany do jednego odbiorcy w imieniu jednej osoby;
Zbiorcze – wysyłane do jednego odbiorcy, ale od kilku osób.

Listy dzielimy także ze względu na formę, w jakiej zostały wysłane:

Wysłane jako wiadomość faksowa;
Wysłane e-mailem;
Te wysyłane w zwykłych kopertach.

Istnieją rodzaje listów, które ze względów etycznych powinny być pisane ręcznie, a nie na maszynie. Dotyczy to kondolencji i gratulacji.

Sekrety prawidłowego projektowania

Tekst listu dzieli się na część wstępną, główną i końcową. Są ze sobą logicznie powiązane. Część wprowadzająca zawiera okoliczności, które doprowadziły do powstania listu, natomiast część główna przedstawia samą treść. W końcowej części podsumowano wyniki, które wyrażają prośbę, odmowę itp.

W ogóle korespondencję biznesową z całą odpowiedzialnością można nazwać sztuką, bo trzeba nauczyć się ją prowadzić poprawnie, zgodnie ze wszystkimi wymogami. Przecież najczęściej myślimy tylko o czytelnym przekazaniu informacji, a zapominamy o tym, że list można uznać za twarz firmy.

Stylistyka.

Każda litera jest ściśle przestrzegana styl biznesowy używane są środki mowy charakterystyczne dla dokumentów urzędowych.

Wymagania dotyczące prezentacji informacji.

Całość informacji zawartych w piśmie przedstawia się następująco:

Adresowane, przeznaczone dla konkretnej osoby;
Wszystkie informacje muszą być aktualne na dzień ich napisania;
Niezawodny;
Bezstronnie;
Uzasadnione;
Tak kompleksowo, jak to możliwe, aby na tej podstawie można było podjąć decyzję.

Formularz.

Po pierwsze, pismo pisane jest na papierze firmowym będącym własnością firmy.

Do napisania listu biznesowego używa się arkuszy formatu A4;
Lewy margines formularza musi wynosić co najmniej 3 cm, gdyż po pewnym czasie zostaną przesłane do pliku;
Wskazana jest nazwa firmy, jej adres prawny i faktyczny oraz adres e-mail;
Lepiej jest użyć standardowej czcionki Times Nowy Roman, rozmiar 12. Jest najbardziej optymalny i dobrze odbierany podczas czytania;
Dopuszczalne jest sporządzanie pism biznesowych bez użycia papieru firmowego, jednak wówczas nadal konieczne jest podanie danych z formularza.

Jeśli list dotyczy dużych transakcji związanych z finansami lub informacjami poufnymi o innym charakterze, wyślij takie pisma faksem lub w formacie elektronicznym Niepolecane. Lepiej w staromodny sposób, w zwykłej papierowej kopercie.

Numeracja.

Jeśli list składa się z kilku stron, są one numerowane począwszy od drugiej. Liczby zaznaczono u góry pośrodku cyframi arabskimi. Obok numeru nie ma kropki.

Podział na części.

Oznacza to podzielenie listu na akapity. Tekst nie powinien płynąć ciągłym strumieniem, w przeciwnym razie po prostu nie będzie postrzegany. Dzięki podziałowi na akapity widać, gdzie kończy się jedna myśl, a zaczyna druga.

Dostępność poprawek.

Nie zaleca się zezwalania na poprawki, literówki lub wymazywania. List musi być napisany poprawnie, a tekst wydrukowany w odstępach 1,5 - 2.

Wykorzystane szczegóły.

Wskażemy tylko te główne, ponieważ już o nich krótko rozmawialiśmy nieco wcześniej:

Jeżeli przedsiębiorstwo jest własnością państwa, używany jest herb Federacji Rosyjskiej. Znajduje się w środku oficjalnego formularza;
Pełna nazwa firmy;
Numery faksów i telefonów;
Numer konta bankowego;
Adresat - w mianowniku stosuje się nazwę firmy odbiorcy, dla wskazania stanowiska i nazwiska odbiorcy należy użyć celownika;
Jeżeli adresat ma stopień naukowy lub tytuł, należy go wskazać przed nazwiskiem osoby;
Wszelkie szczegóły zapisuje się w nowym wierszu i wielką literą.

List biznesowy po spotkaniu

Odbyło się spotkanie biznesowe, była pewna perspektywa. Omówimy dalej, jak odzwierciedlić to w liście.

Przede wszystkim na początku listu podaj datę i godzinę Twojej komunikacji z potencjalnym partnerem, nawet jeśli od spotkania minęło już kilka dni.
Unikaj błędów i zbyt skomplikowanych wyrażeń: pisz list krótki i jasny, ale w taki sposób, aby odbiorca chciał go przeczytać.
Wspomnij, o czym była rozmowa. Np: " Rozmawialiśmy o tym, ile będzie kosztować wazon w stylu weneckim.
Zadbaj o to, aby odbiorca listu wyraził swoją opinię na temat spotkania.
Wskaż godzinę, w której możesz porozumieć się telefonicznie lub spotkać się osobiście.
Poinformuj odbiorcę, że nie możesz się doczekać współpracy z nim: „ Nie mogę się doczekać przyszłych relacji biznesowych z Państwem«.
Zakończ swój list następującym lub podobnym zwrotem: „ Najlepsze życzenia dla Ciebie...».

Elektroniczne listy biznesowe

Nie sposób pominąć wymagań dotyczących ich konstrukcji, gdyż obecnie coraz więcej pism wysyłanych jest w formie elektronicznej, a nie papierowej. W końcu mamy XXI wiek.

Przygotuj list biznesowy e-mailowy dużo pracy nie kompiluje się; wymagania dotyczące formatowania są identyczne jak w przypadku tradycyjnych liter. Tyle, że taki list zawsze powinien mieć tytuł (lub temat), aby po prostu nie zaginął w toku dokumentacji.

Ponadto, gdy otrzymasz odpowiedź na taki list, lepiej nie zmieniać tematu listu, aby szybko zrozumieć, o co chodzi, jeśli otrzymasz dużo e-maili.

Nie powinieneś także korzystać z najnowocześniejszego oprogramowania podczas tworzenia załączników do takich listów; wcale nie jest prawdą, że Twój odbiorca je posiada. Jeśli go tam nie ma, list po prostu się nie otworzy.

Nie używaj emotikonów podczas pisania listu biznesowego drogą elektroniczną. Technologia jest świetna, ale podczas pisania zachowuj biznesowy charakter.

Jaki jest termin udzielenia odpowiedzi na pismo?

Jeżeli pismo zostanie zakwalifikowane jako wymagające odpowiedzi, to termin udzielenia odpowiedzi zależy od informacji zawartych w piśmie:

Jeśli otrzymasz wniosek, potwierdź jego otrzymanie w ciągu najbliższych trzech dni od jego otrzymania. A ostateczna odpowiedź może zostać udzielona w ciągu miesiąca;
Jeśli mówimy o kondolencjach, można je przesłać w ciągu dziesięciu dni od zdarzenia;
Gratulacje można przesłać w terminie 8 dni od chwili dowiedzenia się o tej wyjątkowej dacie;
Jeśli mówimy o zasadach ogólnych dobre maniery, wówczas lepiej odpowiedzieć na pisma w ciągu siedmiu dni.

Jak napisać list biznesowy: prostym językiem i o skomplikowanych sprawach

Rozróżnij list biznesowy od korespondencji osobistej. O tym, jakie są te różnice, rozmawialiśmy już dzisiaj nie raz, nie powinniśmy o nich zapominać. Przyjrzyjmy się teraz krok po kroku pisaniu listu.

Scena 1. Wskazujemy adresata.

W prawym górnym rogu formularza podajemy nazwisko, inicjały oraz stanowisko osoby, do której kierujemy pismo. Jeżeli adresatem jest organizacja, należy podać jej adres prawny.

Etap 2. Odwołanie.

Umieszczamy go na środku formy. Odbywa się to z szacunkiem, bez skrótów i skreśleń.

Przykład: Drogi (imię, patronimika)! Do adresata można także zwrócić się poprzez wskazanie jego stanowiska. Ale kiedy zwracasz się do osoby po imieniu, zmniejsza to stres psychiczny i wskazuje, że relacje biznesowe są stabilne i ugruntowane.

Etap 3. Określenie celu.

Wyjaśnij cel listu, jego istotę i główne myśli. Ta część jest najważniejsza. Napisz o tym, co chcesz powiedzieć, jaki jest powód Twojego odwołania. Nie zapominaj jednak o stylu oficjalnym i neutralnym.

Etap 4. Przedstawianie propozycji i rekomendacji.

Prawie każdy list biznesowy zakłada, że adresat na niego odpowie. Nie jest to z reguły wymagane jedynie w przypadku listów o charakterze informacyjnym. Dlatego nie tylko opisz problem, ale także zasugeruj, jak można go rozwiązać.

Jeśli składasz skargę, poproś o podjęcie określonych działań, a jeśli oferujesz współpracę, powiedz nam, jakie opcje są dostępne.

Mówiąc najprościej, adresat listu musi widzieć, że nie tylko czegoś od niego chce, ale także zrozumieć, jak można to osiągnąć.

Jak zakończyć list biznesowy

List biznesowy musi być napisany perfekcyjnie. Nieprzestrzeganie zasad pisania może negatywnie wpłynąć na reputację firmy jako całości. Dlatego proponujemy teraz bardziej szczegółowo rozważyć projekt ostatniej części listu biznesowego.

Na końcu listu podsumuj wszystko, co zostało omówione wcześniej. Ale nie powinieneś rozciągać wniosków na 10 zdań; w końcu w listach biznesowych ceniona jest zwięzłość i zwięzłość. Lepiej ograniczyć się do prostych zwrotów.

Zakończenie oprzemy na 2 wyznacznikach: powinno być jak najbardziej grzeczne i poprawne. Istnieją różne opcje jego zbudowania.

Oto kilka przykładów:

Dziękuję za uwagę lub pomoc: Dziękuję! (Pozwól mi podziękować...);
Wyraź swoje nadzieje na przyszłość: Mamy nadzieję na obopólnie korzystną współpracę (Mamy nadzieję otrzymać odpowiedź w najbliższej przyszłości...);
Możesz skonstruować frazę, aby zapewnić adresata o czymś: Chętnie nawiążemy z Państwem współpracę;
Złóż wniosek: Prosimy o raportowanie wyników;
Przepraszamy za wszelkie niedogodności: Przepraszam za nieoczekiwane opóźnienie w płatności za materiał.

Jak pożegnać się z odbiorcą.

Pomimo tego, że korespondencja ma charakter oficjalny, pożegnać się można na różne sposoby.

Oto kilka opcji:

W odniesieniu do Ciebie...;
Z życzeniami powodzenia...;
Wszystkiego najlepszego…

Podpisujemy poprawnie.

Podpisując list, podaj swoje stanowisko, imię i nazwisko. Jeśli wątpisz w stosowność wyrażenia takiego jak: „ Z poważaniem" - po prostu go nie używaj.

Możesz w podpisie wskazać swoje kontakty, dodatkowy numer telefonu czy adres e-mail, dzięki czemu pokażesz odbiorcy, że jesteś gotowy na komunikację i współpracę z nim.

W dalszej części naszego artykułu chciałbym poruszyć temat listów biznesowych w języku angielskim.

Listy biznesowe w języku angielskim

Nie ma uregulowanej formy sporządzania takich pism. Wszystko będzie zależeć od celu listu i tego, kto jest jego adresatem. Oto kilka krótkich zaleceń dotyczących redagowania.

Data napisania.

Jeśli piszemy w USA, to podając datę, najpierw podajemy miesiąc, potem dzień, a dopiero potem rok. W przypadku wyjazdu do Wielkiej Brytanii datę wpisuje się jak w Federacji Rosyjskiej. W takim przypadku wpisz miesiąc literami, aby uniknąć nieporozumień.

Dane odbiorcy.

Jeśli piszesz do mężczyzny, skontaktuj się z nim w ten sposób: Pan (wpisać nazwisko);
Jeśli kobieta zamężna: Pani (wpisać nazwisko);
Do niezamężnej kobiety: Panna (podaj nazwisko);
Jeśli nie znasz statusu kobiety: Pani (wpisz nazwisko).

Określenie adresu.

Kolejność jest odwrotna do przyjętej w Federacji Rosyjskiej: urząd, numer domu, nazwa ulicy, kod pocztowy, nazwa stanu (jeśli piszesz w USA), nazwa hrabstwa i nazwa kraju (jeśli piszesz w Wielkiej Brytanii).

Jak skontaktować się z odbiorcą.

Standardowe połączenia:

Szanowna Pani;
Szanowny Panie;
Szanowny Panie, Szanowna Pani;
Droga Pani;
Droga.

Po adresie stawiamy przecinek (jeśli piszemy do Wielkiej Brytanii) lub dwukropek (jeśli piszemy do USA). Nie ma zwyczaju stawiania wykrzyknika.

Temat.

Pamiętaj o podaniu tematu listu, tak jak w Federacji Rosyjskiej.

Tekst główny.

Podziel to na akapity. Lub napisz każde zdanie w nowym wierszu.

Jak się pożegnać.

Na przykład tak: „ Dziękując za pomoc, pozostajemy naprawdę Waszi”– Dziękuję, mój oddany… choć może mniej formalnie.

Rejestracja podpisu.

Pod akapitem pożegnalnym składamy swój podpis, podajemy nasze imię i nazwisko, nazwę firmy oraz stanowisko.

Projektowanie aplikacji.

Jeżeli załączasz jakiekolwiek dokumenty, prosimy o zaznaczenie tego na końcu listu: „ Enc.” i listy aplikacji.

Co napisać wielką literą.

Nazwiska i inicjały;
Nazwy firm;
Nazwy miast, stanów itp.;
Wszelkie słowa wskazujące zajmowane stanowisko;
Pierwsze słowa pożegnania;
Otwieranie adresów.

Zanim zakończymy rozmowę, oto kilka przykładów listów biznesowych w języku rosyjskim i angielskim.

Próbki listów biznesowych w języku rosyjskim i angielskim

Wniosek

Podsumowując, chciałbym powiedzieć, że list biznesowy jest narzędziem komunikacji w każdym obszarze działalności. Jeśli zostanie napisany poprawnie, z pewnością przedstawi Twoją firmę w pozytywnym świetle.

Z drugiej strony list napisany niechlujnie i z błędami może całkowicie zniszczyć najbardziej obiecujący biznes. Pisz poprawnie listy, a my próbowaliśmy Ci powiedzieć, jak to zrobić.

- uogólniona nazwa różnych treści, które służą jako środek komunikacji między instytucjami w procesie prowadzenia ich działalności.

List jest najczęstszą formą wymiany informacji, łączy w sobie ogromną grupę dokumentów bardzo różniących się treścią, wyróżniających się sposobem przekazania tekstu ( pocztą). Listy stanowią większość dokumentów przychodzących i wychodzących każdej instytucji i mają wiele odmian.

Rodzaje liter:

pouczający;
towarzyszący;
informacyjny;
Gwarancja;
reklama;
roszczenia;
arbitraż;
listy potwierdzające;
listy przypominające;
listy powiadamiające;
listy z prośbą.

W listach wyrażane są gratulacje, życzenia i pozdrowienia z okazji specjalnych okazji. Listy wysyłane są na znak uczestnictwa i wyrażenia kondolencji w sytuacjach dramatycznych i tragicznych.

Pismo sporządzane jest na formacie specjalnie przeznaczonym dla tego typu dokumentu A4. Jeżeli tekst pisma nie przekracza siedmiu wierszy, dopuszcza się stosowanie formatu A5.

Data listu jest datą jego podpisania.

Tekst listu zbudowany według schematu:

wstęp (tutaj znajdują się powody napisania listu, odniesienia do wydarzeń, faktów, decyzji instytucji wyższych i inne czynniki, które posłużyły za podstawę napisania listu);
dowody (przedstawiają uzasadnienie kwestii wskazanej w piśmie);
zakończenie (wypisanie wniosków, próśb, żądań, propozycji).

Często w praktyce dokumentacyjnej stosuje się litery, które zawierają jedną końcową część tekstu bez wyjaśnienia.

Długość listu z reguły nie powinna przekraczać jednej strony.

Cel kompilacji i kierunek litery sprowadzają się z reguły do motywów motywacyjnych, stąd podstawowe wymagania stawiane tekstowi: przejrzystość, precyzja, zwięzłość prezentacji. Praktyka korespondencji wypracowała kilka ogólnych zasad, których należy przestrzegać podczas tworzenia i formatowania listów.

List powinien być poświęcony jednej kwestii, co uprości operacje przetwarzania i przyspieszy realizację w organizacji, do której jest kierowane.

Tekst listu z reguły podawany jest w trzeciej osobie pojedynczy np.: „Szkoła nie ma możliwości...”, „W nadchodzącym roku szkoła nie oferuje...”, itp.

Prawo do pism urzędowych z reguły przysługuje kierownikowi, a w czasie jego nieobecności (choroba, urlop, podróż służbowa) jego zastępcy lub urzędnikowi pełniącemu funkcję kierownika. Listy wysyła się obecnie nie tylko pocztą, ale także za pomocą telegrafów, faksów i sieci komputerowych (e-mail).

Niezależnie od sposobu przekazania dokumentu stosowane są jednolite wymagania dotyczące jego przygotowania i wykonania (patrz ryc. 3.7).

Ryż. 3.7. Przykład formatowania listu

W ostatnich dziesięcioleciach tak się stało część integralna w dowolnym obszarze biznesu. Oprócz sporządzania umów, aktów i załączników do nich specjaliści ds. dokumentów zajmują się sporządzaniem różnego rodzaju odwołań i pism. Na poziomie legislacyjnym zasady ich projektowania i ogólny szablon oczywiście nie są określone. W takiej sytuacji pojawia się pytanie: „Jak poprawnie sporządzić ten lub inny dokument prawnie słaby, ale biznesowy?” Odpowiedź na to pytanie jest niezwykle prosta i sprowadza się do sporządzania takich dokumentów według ogólnie przyjętych standardów pracy biurowej.

Dzisiaj nasz zasób postanowił rozważyć zasady pisania oficjalnego pisma i cechy tego dokumentu. Poniżej znajdują się informacje dotyczące podsumowanego tematu oraz wzór samego artykułu.

Urzędowy lub jest jednym z podstawowych rodzajów dokumentów w zakresie pracy biurowej współczesnego biznesu. To uniwersalny sposób przekazywania informacji, realizowany w możliwie najprostszy sposób, ale z zachowaniem wszelkich zasad i przepisów relacji biznesowych.

Informacje podawane w oficjalnych pismach nie mają oczywiście charakteru rozrywkowego. Takie artykuły mogą mieć charakter zaproszeń, częściowo reklamowych, informacyjnych i innych, ale w żadnym wypadku rozrywkowych.

Istnieje wiele różnic pomiędzy listem oficjalnym a zwykłym. Najważniejszym z nich jest cel. Jeśli dokument biznesowy zawsze ma konkretny cel wysłania lub przekazania adresatowi, wówczas często używa się zwykłych listów do „komunikacji dla samej komunikacji”. Ponadto wiadomości biznesowe:

nie są anonimowe – zawsze posiadają informacje o nadawcy i odbiorcy
sporządzone w imieniu konkretnej osoby, organizacji lub stowarzyszenia przez nią reprezentowanego
(jeżeli nadawca posiada pieczątkę)
sporządzone według ogólnie przyjętych zasad pracy biurowej
nie może być zabawne, jak wspomniano wcześniej

Opcjonalną, ale także powszechną różnicą między oficjalnym pismem a zwykłą wiadomością jest to, że ten pierwszy jest pisany na firmowym papierze firmowym. Takie podejście zapewnia adresowi najwyższy poziom solidności i ogólnie wskazuje jego status biznesowy.

Kilka słów o szczegółach i ogólnej zawartości dokumentu

Pisma urzędowe wydawane są z różnych powodów, w związku z czym ich treść jest w naturalny sposób zróżnicowana. Mimo to nie sposób odmówić ogólnej struktury przekazu biznesowego. To właśnie jest definiowane jako prawdziwe w dziedzinie pracy biurowej, nie podlega dyskusji i stanowi podstawowe wymagania dotyczące odpowiednich dokumentów. Typowe szczegóły oficjalnego pisma obejmują:

pełna nazwa firmy wysyłającej lub imię i nazwisko konkretnego obywatela
informacje o punkcie kontrolnym, punkcie kontrolnym i OKUD (dla organizacji)
adres i wszystkie możliwe kontakty nadawcy
podobne informacje o adresacie
istotę przekazu
data jego powstania
i drukowanie (dla organizacji)

Ważny! Rodzaj dokumentów biznesowych, które dziś rozważamy, jest jednym z niewielu, które nie muszą zawierać tytułu. Brak tego ostatniego nie jest bynajmniej błędem, ale przestrzeganiem podstawowych standardów pracy biurowej.

Wskazane jest, aby samo pismo było wystawione na papierze firmowym, jeśli jego nadawcą jest firma. W przypadku agencji rządowych takie formularze mają wizerunek herbu, dla organizacji komercyjnych - ich godło.

Jasne i zrozumiałe dla odbiorcy.
Bez używania wulgaryzmów, nie mówiąc już o obelgach i wulgaryzmach.
Rzetelnie, zwięźle i kompetentnie.

W zasadzie eksperci ds. dokumentów nie stawiają żadnych innych wymagań dotyczących pism urzędowych. Wystarczy przestrzegać wskazanych norm, zasad i ogólnej treści dokumentu.

Poniżej możesz pobrać wzór oficjalnego pisma do organizacji:

Rodzaje pism urzędowych

Pismo urzędowe to dość obszerna grupa dokumentów biznesowych. Do najczęściej używanych z nich zaliczają się:

, odzwierciedlający chęć nadawcy zrobienia czegoś na korzyść adresata
Listy z prośbą
Upraszanie
Zaproszenia na wydarzenia
Zaproszenia do współpracy
Papiery przypominające o czymś odbiorcy
Oferty komercyjne
Wymagania
Instrukcje
Listy reklamowe i informacyjne

Pod nazwą każdego rodzaju pisma urzędowego można zrozumieć jego ogólny cel i cel wysłania wiadomości. Jak pokazuje praktyka, przekazywanie różnego rodzaju żądań w środowisku biznesowym odbywa się z różnych powodów, a podana powyżej lista ich rodzajów nie jest ostateczna.

Cechy projektu i przekazywania wiadomości adresatowi

Na koniec dzisiejszego artykułu zwróćmy uwagę na przekazywanie pism urzędowych do Federacji Rosyjskiej. Przede wszystkim należy zauważyć, że głównym niuansem udanych relacji biznesowych jest kompetentne podejście do zarządzania nimi. W przypadku wykonania odpowiednich dokumentów mówimy o o nich:

schludność
pełna zgodność ze standardami biznesowymi
celowość (wysłanie do kogoś oficjalnego pisma w formie spamu znacząco podważy autorytet nadawcy)

Ponadto wskazane jest niezwykle odpowiedzialne podejście do kompozycji przekazu. Tekst powinien być czytelny, zwięzły i zrozumiały. Stosowanie skomplikowanych struktur i terminów werbalnych jest niepożądane. Ogólny ton przemówienia powinien być utrzymany w granicach. Powściągliwość jest mile widziana, ale zażyłość nigdy nie jest.

Jeśli chodzi o przesyłanie listów biznesowych, nadawca nie ma żadnych ograniczeń. Możesz dostarczyć wiadomość do adresata:

za pośrednictwem Internetu w formie elektronicznej
przez mail
kurierem lub nawet osobiście

Przekazywanie pism urzędowych to rozległa dziedzina. Wszyscy nadawcy będą mogli wybrać dogodną dla siebie wiadomość.

Na tym kończę najważniejsze postanowienia dotyczące tematu tego artykułu. Mamy nadzieję, że przedstawione informacje pomogły wszystkim czytelnikom zrozumieć istotę pism urzędowych w Federacji Rosyjskiej i zasady ich wykonywania.

Napisz swoje pytanie w poniższym formularzu