Vypracovanie poznámky. Poznámka od zamestnanca: ciele a vzorka

Úradný záznam je interný dokument, prostredníctvom ktorého prebieha komunikácia medzi zamestnancami na úrade písanie. Jeho obsah sa scvrkáva na pokyny, plnenie niektorých úloh a pod., teda pracovné záležitosti. Napriek tomu, že písanie poznámky nie je zložitá záležitosť a neriadia sa veľmi prísnymi pravidlami, musíte ich poznať. V tomto článku zvážime postup zostavovania tejto dokumentácie, typy atď.

Charakteristický

Oznámenie má informačný a referenčný charakter, čo znamená, že obsahuje určité upozornenia, správy, pokyny atď. Problémy v ňom uvedené sa týkajú konkrétneho zamestnanca, ktorému sa zasiela. Inými slovami, poznámka je súprava komunikačných nástrojov v rámci podniku.

Poznámka: povinný charakter poznámky nebol stanovený. Ide o dodatočný dokument, hoci na jeho základe je možné vypracovať príkazy a pokyny.

Prax

Opis sa považuje za často používaný dokument, no zároveň nie je zaradený do zoznamu úradne utajovaných riadiacich písomností. Široko používaný sa stáva komunikáciou na horizontálnej úrovni: to znamená, že ju zostavuje zamestnanec jedného oddelenia, aby sprostredkoval požiadavku alebo návrh zamestnancovi iného oddelenia.

Dôležité: stavy riadiacich objektov, medzi ktorými prebieha komunikácia prostredníctvom servisného listu, musia byť ekvivalentné. V opačnom prípade sa dokument nepovažuje za oficiálnu poznámku, ale za správu.

Účely použitia

Pracovnú poznámku možno použiť v rôznych prípadoch.

Tu je niekoľko príkladov:

pre zamestnanecké prémie;
vyslať zamestnanca na pracovnú cestu;
správa pre oddelenie logistiky o poruche zariadenia;
oznámenie vedúcemu bezpečnosti od vedúceho akéhokoľvek iného oddelenia o potrebe vpustiť neoprávnené osoby (nie zamestnancov) do budovy spoločnosti s uvedením dôvodov;
žiadosť vo forme memoranda zaslaného účtovnému oddeleniu o pridelenie materiálnych zdrojov na určité potreby atď.

Jednotlivé prípady vyhotovovania poznámok

Hoci sa poznámka považuje za interný papier, jednou z jeho odrôd je dokument odoslaný certifikačnej komisii. Stále bežnejšie je však používanie poznámok výlučne na pracovnú komunikáciu.

Ako napísať poznámku?

Základné pravidlá pre písanie poznámok sú rovnaké ako všetky ostatné. Zahŕňajú písanie na hárok A4, pokyny od koho a komu sa posiela, osvedčenie s dátumom a podpisom. Ako však napísať poznámku, ktorá spĺňa všetky požiadavky?

v strede (umiestnenie na ľavej strane listu je tiež povolené) by ste mali napísať zodpovedajúci názov dokumentu;
Existujú dve možnosti zápisu dátumu - obe úplne arabskými číslicami a označenie mesiaca slovami;
v nadpise môžete pridať do hlavného nadpisu Stručný opis obsah dokumentu;
údaje o odosielateľovi a príjemcovi musia byť úplné: krstné meno, priezvisko a priezvisko, celý názov pozície a oddelenia (oddelenie), ku ktorému táto pozícia patrí.

Odpoveď na otázku, ako napísať poznámku, zahŕňa nielen podrobnosti a atribúty tohto dokumentu, ale aj to, čo by malo byť jeho obsahom.

Predmetný príspevok si nevyžaduje veľmi suché a suché podanie podstaty problému. úradný jazyk- voľné rozprávanie je povolené, špecificky však odráža dôvod písania.

Obsah je zvyčajne rozdelený na dve časti. Prvý z nich sa nazýva preambula. Stručne hovorí o tom, čo podnietilo pisateľa, aby napísal poznámku a poslal ju konkrétnemu zamestnancovi.

Druhá časť sa považuje za hlavnú časť, je tiež väčšia ako preambula. Tento text obsahuje vyhlásenie o samotnej žiadosti alebo návrhu. Môžete k nemu pridať rozbor situácie, závery a výsledky.

Formulár

Niektoré spoločnosti na otázku, ako napísať poznámku, jednoducho poskytnú svojim zamestnancom špeciálny formulár. Treba však poznamenať, že nejde o povinné zjednotenie - GOST poskytuje iba poradenské ustanovenia (týkajúce sa písma, veľkosti a medzier) bez schváleného modelu. Ak to však v konkrétnej spoločnosti existuje, je lepšie sa toho držať.

Kancelária a poznámky

O niečo vyššie v poznámke bolo uvedené, ako sa líšia oficiálne poznámky a poznámky. Ale stále má veľa ľudí tendenciu zamieňať si ich medzi sebou.

Najčastejšie chyby sú:

poznámka týkajúca sa zamestnanca od zamestnanca po šéfa (v skutočnosti poznámka);
o zvýšení platov;
o propagácii.

Posledné dva predpokladajú obeh nie na horizontálnej úrovni, ale vertikálne, čo neguje definíciu poznámky.

Dôležité: rozdelenie poznámok na správy a vysvetlivky je a priori nesprávne.

Registrácia

Všetky úradné poznámky sú registrované v registri. V závislosti od toho, ako je tok dokumentov organizovaný v každej konkrétnej spoločnosti, to môže urobiť buď ten, kto zostavil dokument, alebo ten, kto ho dostal. V každom prípade to vedie k tomu, že poznámke je pridelené jedinečné číslo, ktoré by malo byť uvedené v jej texte.

Vzorová poznámka

„Obchodné oddelenie, riaditeľ divízie informačných technológií V. A. Kutsaku
Servisná poznámka
№ 19-43/102
Od 13. apríla 2015
O testovaní stavu počítača na výkon
Od 4.10.2015 osobný počítač Zamestnanec obchodného oddelenia Maksimenko R.D. má pravidelné poruchy, konkrétne: reštartovanie bez zadania tohto príkazu pre PC, problémy so zapínaním/vypínaním a blikanie obrazovky. V dôsledku uvedeného žiadam špecialistov Vášho oddelenia o vykonanie potrebnej diagnostiky za účelom zistenia príčin problémov, ako aj ich úspešného odstránenia. Výsledky testovania navrhujem zdokumentovať písomne so zhrnutím ďalších úkonov: oprava alebo výmena stroja.

Predpokladajme, že sa ukáže, že počítač nie je možné opraviť. V tomto prípade vystavíme memorandum o odpísaní zariadenia.

Príklad poznámky k vyraďovaciemu zariadeniu

„Obchodný úsek, riaditeľ Materiálovo-technického úseku M. A. Oleynik
Servisná poznámka
№ 21-45/104
Od 16. apríla 2015
O odpise z nefunkčného PC
Od 10. apríla 2015 dochádzalo k pravidelným poruchám na osobnom počítači zamestnanca obchodného oddelenia R.D. Maksimenka. V dôsledku toho diagnostika vykonaná odborníkmi z oddelenia informačných technológií ukázala nasledovné: PC by sa nemalo ďalej používať. V tejto súvislosti Vás žiadam o odpísanie vyššie uvedeného vybavenia z dôvodu nefunkčnosti.

Vedúci oddelenia L. A. Kudryavtsev"

Okrem nej budete potrebovať ešte jednu poznámku – vymeniť vyradené zariadenie.

Poznámka k výmene zariadenia

„Obchodný úsek, riaditeľ Materiálovo-technického úseku M. A. Oleynik
Servisná poznámka
№ 22-46/104
Od 17. apríla 2015
O výmene pokazeného PC
Osobný počítač odborového špecialistu R.D. Maksimenka bol odpísaný a je potrebné ho vymeniť z dôvodu jeho nefunkčnosti (podľa dokumentu č. 20-44/103 zo dňa 15.4.2015). Poskytnite nové zariadenie, ktoré zodpovedá parametrom vyradeného zariadenia. Dokončenie mi prosím oznámte písomne. Prílohou poznámky je správa z oddelenia informačných technológií o vykonanej diagnostike a jej výsledkoch.

Vedúci oddelenia L. A. Kudryavtsev"

Konečne

Písanie poznámky zvyčajne nespôsobuje problémy. Tento interný dokument je pomerne bežným prostriedkom komunikácie medzi rôznymi úrovňami riadenia. Podmienené prekážky môžu byť spôsobené iba „zámenou“ medzi poznámkami a oficiálnymi poznámkami (v článku je uvedené, ako sa líšia).

V niektorých spoločnostiach prebieha príprava oficiálnych poznámok výlučne podľa zadanej a schválenej šablóny (v tomto prípade je pre nich lepšie zásobiť sa špeciálnymi formulármi), v iných je to viac ako bezplatné.

Pri zostavovaní tohto dokumentu by ste sa mali riadiť rovnakými pravidlami ako pri iných papieroch - písmo a medzery podľa GOST, dátum a podpis pre platnosť poznámky.

Vo všeobecnosti je poznámka veľmi pohodlným nástrojom, ktorý nie je ťažké zvládnuť a pri správnom použití sa pozoruje koordinovaná a jasná práca tímu organizácií. Pomáha udržiavať súdržné spojenie medzi oddeleniami a tiež posilňuje štruktúru, ktorú tvoria.

Hlavný objem dokumentov zabezpečujúcich výmenu informácií medzi organizáciami a štrukturálne členenia, sú: osvedčenia, správy a vysvetlivky, súhrny, správy, akty, listy, telefonické správy. Informácie obsiahnuté v týchto dokumentoch môžu povzbudzovať k činnosti alebo sa môžu len brať do úvahy. Pozrime sa na rozdiely v zložení a dizajne poznámky, poznámky A certifikáty.

Správy A kancelárske poznámky- to je zvyčajne interné dokumenty organizácií. Majú pomocný charakter vo vzťahu k organizačným a administratívnym dokumentom. Stručný slovník typov a odrôd dokumentov, ktorý vytvoril Hlavný archív ZSSR, VNIIDAD, TsGADA v roku 1974, poskytuje definície týchto dokumentov, z ktorých vyplývajú niektoré rozdiely v ich účele:

memorandum- dokument určený manažmentu, v ktorom sa uvádza prípadný problém so závermi a návrhmi pôvodcu.
Servisná poznámka- poznámka o vykonaní akejkoľvek práce, ktorú posiela jeden úradník druhému.

memorandum

memorandum(kód jednotná forma 0286041 podľa OKUD) je zostavený tak, aby informoval vedenie o aktuálnej situácii, skutočnostiach, ktoré sa udiali a pod. a povzbudí vás, aby ste sa rozhodli.

Správy môže mať aj čisto informačný charakter. Takéto poznámky zvyčajne obsahujú informácie o postupe akejkoľvek práce. Správy informujú o plnení úloh, plánov, pokynov a prác. Poznámky teda poskytujú spojenie riadiacich objektov na vertikálnej úrovni- zdola nahor, teda poslaný od nižšieho úradníka vyššiemu úradníkovi.

V závislosti od príjemcu poznámky môže byť:

interné , tie. zaslané vedúcemu štrukturálnej jednotky alebo inštitúcie a
vonkajšie – adresované vyšším orgánom.

Interná poznámka

Interné poznámky sú zostavené na štandardný list papier, ale s uvedením všetkého potrebné detaily umiestnené v súlade s GOST 6.30-2003 „Jednotné systémy dokumentácie. Jednotný systém organizačnej a administratívnej dokumentácie. Požiadavky na vyhotovenie dokumentov." Takéto podrobnosti zahŕňajú:

názov konštrukčnej jednotky;
typ dokumentu (REPORT);
dátum;
evidenčné číslo;
názov textu;
text;
destinácia;
podpis kompilátora (s uvedením pozície).

Text akéhokoľvek informačného a referenčného dokumentu je formátovaný písmom Times New Roman, veľkosť 14, rozstup 1,5.

Najlepšie pri pokladni memorandum použiť uhlové usporiadanie detailov hlavičky (táto požiadavka však nie je striktná). Príklady rozloženia hlavičky interná poznámka dve cesty:

In interná poznámka v ľavom hornom rohu je názov konštrukčnej jednotky – autor dokumentu.

Názov typu dokumentu sa píše veľkými písmenami (REPORT) a môže byť umiestnený v strede alebo od okraja ľavého okraja (v závislosti od zvoleného spôsobu umiestnenia hlavičky dokumentu) s 2 riadkovaním.

Dátum a index memorandum sú napísané na jednom riadku. Dátum sa píše arabskými číslicami, napríklad 02/02/2006, alebo alfanumericky, napríklad 2. februára 2006. externá poznámka toto je dátum podpísania a zvyčajne odoslania. Dátum interná poznámka bude stanovený dátum zostavenia a podpisu.

Registračné číslo zapnuté interná poznámka sa nalepí buď v mieste zostavenia alebo v mieste prijatia, v závislosti od registračného systému, ktorý v organizácii funguje. Revíziou memorandum zainteresovaným stranám sa naň nalepia schvaľovacie víza a po prijatí rozhodnutia sa prilepí uznesenie manažéra. Prijatie uznesenia je poslednou fázou posudzovania memorandum.

memorandum môže mať názov, ktorý stručne odhaľuje obsah dokumentu. Názov správy sa formuluje podľa všeobecných pravidiel pre zostavovanie nadpisov dokumentov: pomocou predložky „o“ a slovesného podstatného mena v predložkovom páde. Napríklad: „o preklade O.V. Koroleva. na účtovné oddelenie“.

IN text správy jasne vyčnievajú dve časti. V prvej časti sú uvedené skutočnosti, ktoré boli dôvodom na vypracovanie dokumentu, v druhej sú uvedené konkrétne závery, požiadavky a návrhy. Text poznámky môže pozostávať z troch častí. V tomto prípade prvá časť (konštatovanie) načrtne dôvody, skutočnosti alebo udalosti, ktoré boli dôvodom na jej napísanie, druhá časť bude obsahovať analýzu súčasného stavu, možné riešenia a tretia bude obsahovať závery a návrhy. pre konkrétne úkony, ktoré je podľa kompilátora potrebné vykonať memorandum. memorandum môžu byť prezentované v textovej a tabuľkovej forme alebo v kombinácii oboch.

Ak existuje žiadosť, pred podpísaním sa o nej urobí poznámka:

Externá poznámka

Externá poznámka vypracované na všeobecnom formulári a podpísané vedúcim organizácie. V tomto prípade sa používa celý alebo skrátený názov materskej organizácie v súlade so stanovami organizácie. Názov autorskej organizácie je uvedený nižšie.

Servisná poznámka

V All-Russian Classifier of Management Documents (OKUD) neexistuje taký typ dokumentu ako „ Servisná poznámka" Avšak tento typ dokument je široko používaný v manažérskej praxi. V tejto súvislosti navrhujeme vydať „ Servisná poznámka» v súlade s požiadavkami GOST 6.30-2003 „USD. USORD. Požiadavky na prípravu dokumentov“ za účelom jednotnosti pri príprave riadiacej dokumentácie.

Kancelárske poznámky, Na rozdiel od poznámky, zabezpečujú komunikáciu medzi riadiacimi objektmi na horizontálnej úrovni, teda zostavuje zamestnanec alebo vedúci oddelenia adresovaný vedúcemu alebo špecialistovi iného oddelenia. Malo by sa to pamätať kancelárske poznámky sa zvyčajne posielajú od jedného manažéra druhému alebo od jedného zamestnanca druhému iba vtedy, ak je ich oficiálny status rovnocenný, inak bude poznámka.

zvyčajne kancelárske poznámky sú zostavené o otázkach logistiky, informácií, organizačného a ekonomického zabezpečenia. Kancelárske poznámky- ide o druh korešpondencie medzi štrukturálnymi členeniami. Zvyčajne obsahujú konkrétnu požiadavku alebo návrh. Vypracujú sa servisné listy rovnako ako správy.

Príklad poznámky:

Odkaz

Informačné poznámkyčasto nahradený dokumentom, ako je certifikát, a naopak, čo je nezákonné. Osvedčenie je dokument obsahujúci opisy a potvrdenie určitých skutočností alebo udalostí vrátane tých, ktoré majú biografický alebo oficiálny charakter; na rozdiel od poznámok, to nevyžaduje od manažéra žiadnu akciu.

V závislosti od účelu zostavenia certifikátu môžu existovať:

analytický,
hlásenie resp
informačný.

Analytické informácie obsahujú informácie o probléme alebo probléme, ktorý je potrebné riešiť. Zvyčajne analytické správy majú značné množstvo textu (až 3 strany). Analytický pomocný text pozostáva z troch častí. Prvá časť stanovuje základ pre zostavenie, druhá obsahuje analýzu situácie alebo problému a tretia obsahuje závery a návrhy.

Vykazovanie certifikátov obsahuje zovšeobecňujúce súhrnné informácie o výsledkoch činnosti, preto je v názve osvedčenia o hlásení uvedené časové obdobie, ktorého sa údaje v osvedčení týkajú, napr. .

Informačné otázky sú zostavované s cieľom informovať vedenie o stave veci a môžu mať napr. nadpis: Osvedčenie o postupe prác na základe zmluvy s Luna as. Sú zostavené na požiadanie a predložené v stanovenom časovom rámci.

Certifikáty môžu byť v závislosti od adresáta:

vonkajšie a
interné.

Externé referencie sú vypracované na všeobecnom formulári organizácie, podpísané vedúcim organizácie a obsahujú rovnaké podrobnosti ako poznámky.

Interné dopyty vypracované na štandardnom hárku papiera podobnom internému memorandu a podpísané vedúcim štrukturálnej jednotky a/alebo odborným zostavovateľom.

Text informačných a ohlasovacích certifikátov môže byť naformátovaný vo forme tabuľky a môže obsahovať sekcie a podsekcie (pozri príklad interného certifikátu v príklade 6).

V príprave návrh osvedčenia je potrebné dôkladne upraviť jeho obsah z hľadiska:

úplnosť a spoľahlivosť faktov a informácií;
správnosť evidencie finančných prostriedkov spätná väzba(adresa, telefón atď.);
presnosť datovania;
súlad s úrovňou podpisu.

To všetko je potrebné, aby certifikát nevyvolával ďalšie otázky, tým menej následné vysvetľujúca korešpondencia.

Osvedčenia biografického alebo úradného charakteru slúžia na osvedčenie akýchkoľvek právnych skutočností, napríklad potvrdenie zastávanej funkcie, mzdy, miesto bydliska a pod. Ak sú situácie, pre ktoré sa certifikáty vydávajú, typické, organizácia vytvorí jednotné šablóny formulárov.

Text biografické informácie sa začína uvedením priezviska, mena, priezviska osoby, o ktorej sa informácia uvádza, v nominatívnom prípade. Text žiadneho certifikátu by nemal obsahovať archaické frázy obsahujúce zbytočné slová ako „skutočný certifikát“, „naozaj funguje“ atď. Na konci certifikátu je uvedený názov inštitúcie, kde sa certifikát podáva. Certifikát je podpísaný osobami, ktoré ho zostavili a sú zodpovedné za prezentované údaje. V závislosti od účelu certifikátu to môže byť vedúci organizácie a hlavný účtovník alebo vedúci organizácie a vedúci oddelenia ľudských zdrojov. Takéto osvedčenia musia byť potvrdené pečaťou organizácie.
Príklad oficiálneho certifikátu:

Na riešenie rôznych výrobných a organizačných problémov existuje interná úradná korešpondencia. V procese udržiavania dokumentácie sa zostavujú rôzne poznámky.

Môžu to byť aj správy, objednávky a pod. Vo väčšine prípadov sú tieto interné dokumenty písomne veľmi podobné, len v závislosti od konečného účelu a dôvodu písania majú rôznu organizačnú a právnu povahu.

Ak má poznámka konkrétny účel alebo zaznamenáva výdavky finančné zdroje, potom ho treba priložiť pred generálku finančné výkazy(na základe konkrétnej skutočnosti účtovne eviduje a vykonáva príjmové a nákladové operácie).

Kancelárske poznámky rôznych typov pomáhajú rýchlo vyriešiť rôzne aktuálne problémy a sú podporným dokumentom konkrétnych skutočností.

V závislosti od druhu a povahy písomnosti musia byť úradné poznámky uchovávané určitý počet rokov (lehoty môžu byť od 1 roka, 3, 5 rokov alebo môžu byť uložené natrvalo).

Požiadavky na prípravu poznámky

Podľa legislatívneho rámca (GOST 6.30-2003 “Jednotné systémy dokumentácie” Jednotný systém organizačnej a administratívnej dokumentácie. Požiadavky na prípravu dokumentov”) poznámka musí mať:

údaj o tom, komu je dokument určený (úradníkovi, štrukturálnej jednotke alebo konkrétnej organizácii);
meno adresáta (konkrétne komu sa dokument odosiela);
názov dokumentu (v tomto prípade je uvedené „oficiálne oznámenie“);
registračné číslo servisného listu;
dátum písania;
nadpis k textu (príklad: „O nákupe písacích potrieb pre oddelenie“, „O disciplinárnom konaní“ atď.);
samotný text;
dátum a podpis toho, kto správu zostavil (musí byť uvedená pozícia);

Pri písaní poznámky musíte dodržiavať nasledujúce pravidlá:

správne označenie všetkých podrobností;
prísne dodržiavať oficiálny štýl písania;
vypracovať dokument v správnom poradí;

Kto môže napísať poznámku

Memorandum môžu vypracovať bežní pracovníci aj vedenie organizácie. Toto je dokument, ktorý upravuje spojenie objektov s horizontálnym ovládaním.

Elektronická správa dokumentov

Hlavnými cieľmi písania poznámok je riešenie aktuálnych organizačných problémov súvisiacich s ekonomickým riadením, materiálno-technickou základňou, informačnú podporu, disciplinárne konanie atď.

Systém často používajú popredné organizácie elektronická správa dokumentov na zaznamenávanie rôznych údajov a skutočností: programátori vyvinú špeciálny program, práca organizácie sa zaregistruje pomocou prihlasovacieho mena a hesla (poskytuje ich oddelenie ľudských zdrojov) a po zadaní určitej časti programu toku dokumentov zamestnanec vyberie „ Interná poznámka“ a vyplní chýbajúce polia.

Mnoho spoločností ocenilo jednoduchosť používania elektronickej správy dokumentov, pretože:

číslo dokladu (jeho karty) sa pridelí automaticky;
všetky dokumenty sú uložené v elektronickom archíve (hlavne podľa rokov);
na vyhľadanie konkrétneho dokumentu stačí poznať minimálny súbor informácií;
úspory na prenájme papiera a skladovacích priestorov atď.;

Mnohé organizácie však pri písaní poznámok stále používajú papierové médiá.

Na HR oddelení sú často už hotové príklady poznámky na rôzne účely a zamestnancovi stačí kontaktovať zodpovedného personalistu a uviesť dôvod jeho napísania.

Postup pri posudzovaní poznámky

Po napísaní poznámky ju zaevidujú zodpovední pracovníci a následne predložia na posúdenie. zodpovedných osôb(ktoré označia skutočnosť čítania a uvedú príslušné poznámky) a po tomto všetkom sa odošle adresátovi. Adresát už predložil svoje uznesenie („Súhlasené“, „Odmietnuté“, „Posúdené“, „Dokončené“ atď. V závislosti od účelu spísania poznámky a konečného výsledku úkonu po vyžiadaní zamestnanca spoločnosti).

Prísne požiadavky od legislatívneho rámca nie na písanie poznámok, ale stále musíte správne označiť všetky body (v súlade so všeobecnými požiadavkami na tok dokumentov).

Príklad písania poznámky

Riaditeľovi spoločnosti Rostock LLC
Samelyuk Anatolij Petrovič
obchodný manažér Rostok LLC
Kuznecovová Oksana Ivanovna
(môžete uviesť údaje z pasu, adresu bydliska alebo práce, osobné číslo zamestnanca, ktoré je pridelené pri prijímaní do zamestnania)
zo dňa 25.12.2014
č.31 zo dňa 25.12.2014 (IČO)

Servisná poznámka

V súvislosti s predĺžením pracovnej cesty do Moskvy, podľa dokladu č.27 zo dňa 15.12.2014: dĺžka trvania pracovnej cesty mala byť od 17.12.2014 do 20.12.2014, ale skutočná dĺžka trvania pracovná cesta: od 17. 12. 2014 do 23. 12. 2014 v súvislosti s riešením príslušných organizačných záležitostí. Správa o vykonanej práci bola poskytnutá vedúcemu obchodného oddelenia spoločnosti Rostock LLC Nikolajovi Nikolaevičovi Kramarovi.
V cene sú zahrnuté odletové a príletové lístky. Žiadam vás o pridelenie príslušnej sumy cestovných náhrad - vo výške 10 000 rubľov.

25.12.2014
Sales Manager v Rostok LLC
Kuznetsova O.I. (a osobný podpis).

Ak poznámka zaberá niekoľko listov A4, potom je každý z nich očíslovaný.

Vrúbky

Vydaním memoranda o na papieri, musíte dodržiavať nasledujúce zarážky:

ľavá zarážka (okraj) - od 2,5 do 3,5 cm (miesto uloženia dokumentu);
pravé odsadenie - od 1,25 do 2,5 cm;
horná priehlbina - najmenej 2 cm;
spodná zarážka - najmenej 2 cm;

Ak vezmeme do úvahy všeobecné zásady písania memoranda, potom tento dokument má výlučne pomocný charakter, špecifické informácie a tým iniciuje určité manažérske rozhodnutie.

Memo je informačný a referenčný dokument, nástroj Obchodná korešpondencia v rámci organizácie.

Memorandum sa vypracúva na zdôraznenie akýchkoľvek obchodných problémov týkajúcich sa práce oddelenia alebo konkrétneho zamestnanca, ktorých riešenie závisí od inej štrukturálnej jednotky organizácie alebo zamestnanca.

Písanie poznámok sa na rozdiel od poznámok vykonáva medzi štrukturálnymi jednotkami alebo zamestnancami s rovnocenným úradným postavením, ktorí nie sú priamo podriadení.

Na zamestnanecké prémie

Podkladom na vydanie príkazu na odmeňovanie zamestnanca je interné memorandum o odmeňovaní, ktoré vyhotovuje vedúci odboru určené vyššiemu vedeniu, uvádza dôvody a podklady pre priznanie, údaje zamestnanca a kompilátor. Aby to konateľ zvážil, je potrebné bloček zaevidovať. Po prijatí rozhodnutia o prémiách je vydaný príkaz.

O zvýšení platov

LLC "Spoločnosť"

OBJEDNÁVKA č.25\10982 zo dňa 25.11.2010

o zvýšení platu Ivanova V.A.

Vzhľadom na dobré predajné výsledky manažéra Ivanova V.A. na základe výsledkov prvého a tretieho štvrťroka 2010

OBJEDNÁVAM:

1. Stanoviť plat pre manažéra obchodného oddelenia Viktora Aleksandroviča Ivanova vo výške 25 000 (dvadsaťpäťtisíc) rubľov od 1. decembra 2010.

2. Hlavná účtovníčka Vasilyeva A.V. Zabezpečiť včasné vyplatenie mzdy uvedenej v odseku 1 tohto príkazu a ďalších súm vypočítaných na jej základe.

3. Šéfovi personálna služba Fedorov G.I.:

3.1. IN personálny stôl vykonať zmeny nastavením platu na pozícii manažéra obchodného oddelenia na 25 000 (dvadsaťpäťtisíc) rubľov.

3.2. Na záver s Ivanovom V.A. dodatočná dohoda k pracovnej zmluve zo dňa [dátum pracovná zmluva] [č. pracovnej zmluvy] o stanovení platu vo výške 25 000 (dvadsaťpäťtisíc) rubľov od 1. decembra 2010.

2.4. Oboznámte V.A. Ivanova s týmto rozkazom. na maľovanie.

Generálny riaditeľ LLC "Spoločnosť"

Ždanov V.V.

Prečítal som si objednávku ____________________ Vasilieva A.V.

Objednávku posúdil ____________________ Fedorov G.I.

Objednávku posúdil ____________________ Ivanov V.A.

Základom pre zvýšenie platu môže byť aj:

- prípis od vedúceho oddelenia, do ktorého zamestnanec patrí

— zvýšenie cien v krajine a v dôsledku toho potreba reindexovať platy v celej spoločnosti — zvýšenie platov zamestnancov

- pridelenie nového Pracovné povinnosti zamestnanca.

O neplnení povinností

SPRÁVA
04.10.2013 № 6

Neplnenie si úradných povinností

Dovoľujem si upozorniť, že vodič špedície Ivan Igorevič Sokolov nepristavil jemu pridelené auto (štátne číslo C 042 MK 83) na plánovanú technickú kontrolu, čím porušil ust. popis práce zo dňa 06.10.2010

V súvislosti s priestupkom navrhujem napomenutie I.I.Sokolova.

Protokol o nesplnení služobných povinností sa vyhotovuje na hárku papiera A4.

O nezrovnalostiach v práci

INFORMAČNÝ ODBOR generálny riaditeľ

TECHNOLOGY LLC "Beseda"

SPRÁVA

09.12.2014 № 10-23/158

Porušenie pracovnej disciplíny

Oznamujem Vám, že včera 8.12.2014 na 2 hodiny od 16-00 do konca pracovného dňa chýbal na svojom pracovisku špecialista z oddelenia informačných technológií Roman Viktorovič Fregatov.

Podporné dokumenty svedčiace o opodstatnenosti dôvodu neprítomnosti, R.V. Fregatov. nepredložené.

V súvislosti s porušením, s prihliadnutím na jeho opakovaný charakter, navrhujem Fregatovovi R.V. napomenutie.

Vedúci oddelenia E.S. Ľubimčiková

Na základe daných ukážok poznámok je teraz jednoduché vytvoriť si vlastné príklady.

Evgeniya Polosa

Na nákup písacích potrieb

V poznámke „Na nákup písacích potrieb“ sú uvedené skutočnosti výrobnej potreby na nákup určitého množstva písacích potrieb a pripája sa zoznam kancelárskych potrieb (názov, množstvo).

O prideľovaní finančných prostriedkov

Zamestnanec ___________________________/_____________/

DOHODNUTÉ

Vedúci oddelenia __________________________/_____________/

POZOR

Za účtovanie a skladovanie literatúry zakúpenej špeciálne pre oddelenia zodpovedajú vedúci týchto oddelení.

Rozhodnutie o pridelení finančných prostriedkov na nákup literatúry:

Dozorca

Firemná univerzita ____________________________/___________ /

Množstvo

rubľov ______________/_____________/“__“________200_g.

Zaväzujem sa poskytnúť tržby a pokladničné doklady, ako aj nevyčerpané hotovosť v lehote do 25 "___________" 200_g. ____________________________/____________/

Tržby a peňažné príjmy, ako aj nevyčerpané finančné prostriedky vo výške

rubľov _______________/___________/"__"________200_g.