Ang isang journal para sa pagpaparehistro ng mga papasok at papalabas na cash order o mga dokumento (pinaikling PKO at RKO) ay kinakailangan para sa mga organisasyon at indibidwal na negosyante na, ayon sa batas, ay kinakailangang gumamit ng mga cash register upang makatanggap at mag-isyu ng pera sa cash. Ang journal na ito ay ginagamit upang punan ang mga kinakailangang data tulad ng petsa at numero ng resibo o debit order, ang eksaktong bilang ng pagtanggap ng pera sa cash desk o pag-isyu ng cash mula dito. Sa madaling salita, ang libro ng pagpaparehistro ng mga transaksyon sa cash ay idinisenyo upang gawing simple ang pagpapanatili at accounting ng mga dokumento ng accounting. Nagiging mas madali para sa isang legal na entity o indibidwal na negosyante na kalkulahin ang pangwakas na balanse para sa kinakailangang panahon.
Bilang isang patakaran, ang journal ay pinunan ng cashier o isang hinirang na empleyado ng accounting na nakakaalam ng mga patakaran sa pagpuno na itinalaga ng pinuno ng organisasyon. Ang taong ito ay may pananagutan sa pananalapi, kung saan ang isang kasunduan ay iginuhit sa kanya nang maaga. Ang hindi nakakaalam na pagpapanatili, mga pagkakamali sa log ng pagpaparehistro ng PKO at RKO, na kinilala ng auditor, ay nangangailangan ng pananagutan sa administratibo (Artikulo 15, talata 1 ng Code of Administrative Offenses ng Russian Federation).
Ang mga panuntunan sa pag-journal ay nangangailangan ng paggawa ng tumpak na mga entry sa mga field na kinakailangang punan.
Mga Regulasyon ng Pederal na Batas "Sa Central Bank ng Russian Federation" No. 86, art. 34 ng Hulyo 10, 2002 ay nag-uutos sa Bank of Russia na i-streamline ang mga transaksyong cash na isinasagawa mga legal na entity at mga negosyante. Kaya, ang Pederal na Batas na ito ay nagtatatag ng pinag-isang mga patakaran na nagbubuklod sa mga nakalistang tao.
Mayroong konsepto ng limitasyon sa pera para sa anumang negosyo. Ang laki nito ay tinutukoy ng Central Bank - napagkasunduan din ito sa isang indibidwal na batayan sa pamamahala ng organisasyon. Ang halaga ng pera na lumampas sa itinakdang limitasyon ay dapat itago sa bangko.
Ito ay nagkakahalaga ng pagsasaalang-alang sa kaunting detalye kung ano ang mga order ng resibo at gastos na napapailalim sa pagpaparehistro.
Papasok at papalabas na cash order: konsepto at pag-andar ng dokumento
Sa pamamagitan ng pag-isyu ng cash receipt order, ang impormasyon tungkol sa perang natanggap sa cash desk ay naitala. Ang bawat bagong order ay unang ipinasok sa journal ng mga cash na dokumento (Form No. KO-3), at pagkatapos ay inilipat sa cashier. Matapos mabuo at mairehistro ang dokumento, ang pirma ng punong accountant o isang awtorisadong tao ay dapat na nakakabit, na may obligadong indikasyon ng kanyang apelyido at inisyal.
Susunod, ang PKO ay natanggap ng cashier, na sumusuri sa katumpakan ng dokumento, ang pagkakaroon ng mga kinakailangang attachment, pati na rin ang pagiging tunay ng pirma ng awtorisadong tao. Kung may nakitang error o hindi tumpak, dapat ipadala ng cashier ang natanggap na dokumento para sa rebisyon.
Kung susundin ang lahat ng tuntunin sa pagpaparehistro, tatanggapin ng huli ang halaga ng pera at inilalagay din ang kanyang pirma at inisyal kasama ang kanyang apelyido. Dapat itong gawin pareho sa mismong order at sa resibo na nakalakip dito. Ang cashier ay obligadong ilagay sa resibo ang petsa ng pagdeposito ng cash sa cash register at ang selyo ng sertipikasyon ng kanyang lagda, ang pinakalabas na bahagi nito ay dapat "lumampas sa mga gilid" ng order ng resibo.
Ang isang expenditure cash order ay isang cash na dokumento batay sa kung saan ang cash ay inisyu. Ginagawa rin ito ng departamento ng accounting. Ang RKO ay inisyu para sa pinag-isang anyo, form No. KO-2. Ang form na ito kinumpleto ng isang accountant o ibang awtorisadong tao.
Ang RKO na pinagsama-sama alinsunod sa lahat ng mga patakaran ay nakarehistro din sa journal ayon sa form No. KO-3. Ang dokumentong ito ng pera ay nilagdaan ng accountant/awtorisadong tao, gayundin ng pinuno ng organisasyon. Kung ang mga dokumentong nakalakip sa expenditure order ay naglalaman ng resolusyon ng manager na nagbibigay ng pahintulot na isagawa transaksyon sa pananalapi, kung gayon ang pirma ng huli ay hindi kinakailangan.
Ang RKO ay hindi kailanman maililipat. Nasa cash register ito.
Ang pamamaraan para sa pagpuno ng mga aklat ng RKO at PKO
Ang journal ay maaaring itago sa anumang maginhawang anyo: electronic, naka-print, sulat-kamay. Ang bawat sheet ay minarkahan ng serial number nito, pati na rin ang selyo ng organisasyon. Ang paksa ng pagpapanatili ng cash journal mismo ay tumutukoy kung anong panahon ang pagbubukas ng journal (buwan, anim na buwan, taon).
Ang journal ay itinatago para sa isang tiyak na panahon na tinukoy sa charter ng kumpanya. Ang bawat pahina ay dapat na nakatali, may bilang, at naglalaman din ng selyo.
Ang magazine mismo ay binubuo ng dalawang bahagi: ang pahina ng pamagat at ang libro ng accounting mismo, ang mga sheet nito. Kung ang pagpuno ay ginagawa sa pamamagitan ng kamay, pagkatapos lamang ng isang asul na panulat.
Ang pahina ng pamagat ay naglalaman ng sumusunod na impormasyon:
- Ang tiyak na pamagat ng dokumento.
- Pangalan ng organisasyon.
- Code ayon sa general classifier (OKPO).
- Simula at pagtatapos ng panahon ng pagpuno.
- Mga detalye ng empleyado na responsable para sa journal: ang kanyang buong pangalan, posisyon.
Ang mga pahina ng accounting mismo ay isang talahanayan na may dalawang hanay. Ang impormasyon tungkol sa mga resibo ay nakatala sa kaliwa, at mga gastos sa kanan.
Dapat tandaan na ang mga "consumable" para sa pagbabayad ng sahod ay nakarehistro lamang kapag natanggap ng mga empleyado. Ang panuntunang ito nalikom mula sa katotohanan na maaaring walang sapat na pera sa cash register para makatanggap ng suweldo ang empleyado. At dahil sa katotohanan na ang RKO ay may bisa lamang sa araw ng pagpapatupad nito, ang isang matinding paglabag sa mga panuntunan sa pagpapanatili ng journal ay maaaring mangyari kung ang order ay ipinasok sa ibang araw.
Isa pa mahalagang tuntunin- pagpapanatili ng eksaktong may bilang na pagkakasunud-sunod ng mga dokumento ng pera. Kung ang isang tiyak na papasok o papalabas na order ay nagiging hindi gaanong mahalaga, dapat mong alisin ito. Ang natitira sa mga order ay dapat na palitan ng numero sa pagkakasunud-sunod.
Ang mga multa na ibinigay para sa administratibong batas para sa hindi marunong magbasa ng mga rehistro ng mga cash order, blots at mga pagkakamali ay medyo malubha. Dapat mong lapitan ang isang mahalagang punto tulad ng pagpuno sa log ng pagpaparehistro nang may mas malaking responsibilidad.
Ang journal para sa pagpaparehistro ng mga papasok at papalabas na cash order (form KO-3) ay nagtatala ng pangunahin mga dokumento sa accounting sirkulasyon ng salapi Pera.
Ang kinakailangan para sa mga organisasyon ng pampublikong sektor na ipakita ang mga ito sa aklat ng pagpaparehistro ay nakasaad sa Order of the Ministry of Finance na may petsang Marso 30, 2015 No. 52n. Para sa mga organisasyon hindi pampublikong sektor, kabilang ang mga non-profit na organisasyon, hindi kinakailangang gamitin ang form (No. 402-FZ). Ngunit kung magpasya ang isang organisasyon na gamitin ito, kailangan itong idokumento patakaran sa accounting.
Ang anyo ng aklat ay inaprubahan ng Resolusyon ng State Statistics Committee noong Agosto 18, 1998 No. 88 at tinukoy ng pinag-isang form code 0310003.
Ano ang isasama sa form KO-3
Kapag humahawak ng mga pangunahing dokumento ng accounting para sa cash accounting, dapat mong sundin ang mga tagubilin ng Bank of Russia:
- may petsang 10/07/2013 No. 3073-U sa pamamaraan para sa paggawa ng mga pagbabayad ng cash;
- na may petsang Marso 11, 2014 No. 3210-U sa pagsasagawa ng mga transaksyong cash para sa pagtanggap ng cash.
Kinakailangang panatilihin ang mga talaan ng lahat ng "pangunahing" mga dokumento na iginuhit kapag humahawak ng pera:
- cash receipt orders (PKO);
- gastos cash order (RKO).
Tiyaking isama ang sumusunod na impormasyon:
- numero ng order;
- petsa;
- halaga;
- mga tala.
Pagpuno ng cash register, sample
Pinapayagan na panatilihin ang isang log gamit ang mga teknikal na paraan (iyon ay, sa elektronikong anyo), at sa anyong papel. Kung ang journal ay itinatago sa papel na anyo at pinunan sa pamamagitan ng kamay, dapat mong tandaan na ang lahat ng mga pahina nito ay dapat bilangin, tinahi ng sinulid at sertipikadong may pirma.
Tingnan natin kung paano punan ang isang cash register gamit ang isang halimbawa.
Conventionally, ang proseso ay maaaring nahahati sa dalawang bahagi: pagpuno Pahina ng titulo at mga talahanayan ng accounting.
Hakbang 1. Punan ang pahina ng pamagat.
Ipinapahiwatig namin ang pangalan ng organisasyon. Kung walang mga structural division, magdaragdag ng gitling. Nagsusulat kami ng code gamit ang OKPO ayon sa mga istatistika.
Hakbang 2. Inirerehistro namin ang panahon kung saan itinatago ang mga talaan. Pati posisyon at buong pangalan responsableng tao.
Ang bawat sheet ay nahahati sa dalawang bahagi: sa kaliwang bahagi - pagpaparehistro mga order ng resibo(PKO); sa kanan - mga order sa paggasta(RKO). Sila ay napuno sa parehong paraan.
Hakbang 3. Punan ang petsa at serial number ng dokumento ng resibo o gastos.
Hakbang 4. Isinulat namin ang halagang ipinahiwatig sa dokumento.
Hakbang 5. Sa tala ay ipinapahiwatig namin sa madaling sabi ang impormasyon kung kanino natanggap ang pera o kung kanino ibinigay ang pera, pati na rin ang batayan para dito.
Ang mga pagwawasto at kawalan ng kinakailangang mga entry ay hindi katanggap-tanggap!
Nakumpleto ang sample
Kailangan mo ba ng cash register para sa mga online cash register?
Sa mga tuntunin ng pag-andar, ito ang parehong device tulad ng dati, na nagpi-print ng mga tseke at nag-iimbak ng impormasyon tungkol sa mga ito. Ngunit ngayon lamang, ang mga online na cash register (kabilang ang pagrenta ng online na cash register) ay nangangailangan ng access sa Internet upang maihatid ang impormasyon tungkol sa mga nakumpletong transaksyon sa opisina ng buwis. Mayroon ding isang function tulad ng pagpapadala sa email check mo sa buyer.
Ngayon, salamat sa makabagong online na cash register, maraming mga dokumento na naaprubahan sa Resolusyon ng State Statistics Committee No. 132 na may petsang Disyembre 25, 1998 ay hindi kailangang gamitin. Ngunit hindi ito nalalapat sa mga dokumento tulad ng:
- cash register;
- papasok at papalabas na mga order.
Samakatuwid, ang pangangailangan na panatilihin ang mga tala sa isang espesyal na libro sa mga online na cash register ay pinananatili. Ang mga tuntunin sa pagpapanatili ay itinakda nang detalyado sa mga tagubilin ng Bank of Russia na may petsang Marso 11, 2014 No. 3210-U.
Ang mga order ng resibo at gastos ay ang mga pangunahing pinagmumulan ng mga dokumento sa cash desk ng anumang organisasyon. Paano mo dapat subaybayan at kontrolin ang mahahalagang papeles na ito, at paano punan ang cash register nang walang mga pagkakamali? Basahin sa artikulong ito.
Ganap na lahat ng mga organisasyon na mayroong cash register at mga operasyon dito ay kinakailangang punan ang mga dokumento ng cash register tungkol sa pagtanggap at paggasta ng cash. Ang napakaraming karamihan ay ganito, dahil sa kabila ng pagkalat ng mga elektronikong paraan para sa mga pagbabayad na hindi cash, karaniwang kailangan ang pera para sa maliliit na negosyo. Nangangahulugan ito na kailangan ng karamihan sa mga organisasyon journal para sa pagrerehistro ng mga papasok at papalabas na cash order. Samakatuwid, kilalanin natin siya nang mas detalyado.
Form ng magazine
Journal ng pagpaparehistro ng mga papasok at papalabas na dokumento ng cash ay isang accounting book kung saan kinakailangang magpasok ng impormasyon at mga detalye ng lahat ng mga dokumentong inisyu ng cashier. Ang pinag-isang porma nito ay inaprubahan ng Decree ng State Statistics Committee ng Russian Federation na may petsang Agosto 18, 1998 No. 88. Tinatawag itong No. KO-3, ngunit kung ninanais, maaaring hindi ito gamitin ng mga organisasyon at bumuo ng sarili nilang bersyon. Sa katunayan, mula noong 2013, ang paggamit ng naturang pinag-isang mga anyo Inirerekomenda ang mga pangunahing dokumento ng accounting. Bagaman ang natitirang mga papeles ng pera, lalo na ang parehong mga cash register, alinsunod sa impormasyon mula sa Ministri ng Pananalapi Blg. PZ-10/2012, ay sapilitan sa aprubadong porma.
Ang log book ay isang regular na pinagsama-samang rehistro ng accounting, kaya maaari mo itong bumuo ng iyong sarili. Sa bisa ng Artikulo 10 ng Pederal na Batas ng Disyembre 6, 2011 No. 402-FZ "Sa Accounting," ang pag-apruba ng mga rehistro ng accounting ay prerogative ng pinuno ng organisasyon sa rekomendasyon ng punong accountant. Ang pangunahing bagay ay upang ipahiwatig ang opsyon na ginamit sa patakaran sa accounting. Ngunit kung ninanais, maaari kang gumamit ng isang pinag-isang form (dapat ding banggitin ito sa patakaran sa accounting). Gayunpaman, ito ay palaging isang aklat na dapat na may bilang na dulo hanggang dulo at tahiin. Karaniwan, ang loob ng form ng journal para sa pagrerehistro ng mga papasok at papalabas na mga order ay binubuo ng dalawang halves ng pantay na dami:
- Para sa mga order ng resibo.
- Para sa mga order ng gastos.
Ang mga ito ay isinasagawa nang sabay-sabay. Ang impormasyon tungkol sa kita ay karaniwang inilalagay sa kanang bahagi ng sheet, at ang impormasyon tungkol sa mga gastos ay nasa kaliwa. Ang batas ay nagpapahintulot sa pagpapanatili ng isang rehistro hindi lamang sa papel, kundi pati na rin sa elektronikong anyo. Sa kasong ito, posibleng mai-print ang nakumpletong form at mabuo ito sa loob ng isang tiyak na tagal ng panahon. Bilang karagdagan, hindi mo kailangang gumamit ng mga papel na kopya kung ang responsableng tao (accountant o cashier) ay may kwalipikadong electronic signature kung saan maaari niyang patunayan ang mga talaan.
Pagpuno sa cash register: sample
Sa pabalat ng pamagat, hindi alintana kung ginamit ang sariling binuo o inirerekomendang porma ng journal para sa pagpaparehistro ng mga resibo at mga dokumento ng paggasta, dapat mayroong pangalan ng organisasyon, ang yunit ng istruktura, kung saan matatagpuan ang cash register, at ang pangalan ng form mismo. Bilang karagdagan, kailangan mong isulat ang petsa kung kailan nagsimula ang pagpapanatili ng form, at ang mga detalye ng taong responsable para dito (posisyon at buong pangalan). Magiging ganito ang hitsura:
Sa loob ng form, kinakailangang magbigay ng mga column upang isaad ang sumusunod na impormasyon para sa bawat cash order:
- numero ng order at petsa ng paghahanda nito;
- halaga ng gastos o kita;
- isang tala na nagsasaad ng maikling layunin ng halaga ng pera na inisyu o natanggap.
Ang mga numero para sa mga papasok at papalabas na mga order ay dapat na italaga nang hiwalay para sa bawat isa sa mga ganitong uri ng cash paper. Ang patuloy na pagbilang ng kita at gastos ay hindi pinapayagan.
Mga online na cash register
Sa tanong Kailangan mo ba ng cash register para sa mga online cash register? Ang sagot ay malinaw - hindi. Itinatala ang mga transaksyon at awtomatikong itinatalaga ang mga numero ng tseke ng fiscal storage device ng device. Samakatuwid, walang karagdagang mga rehistro ng accounting ang ibinigay sa sitwasyong ito. Bago ang pagpapakilala ng mga kagamitan sa rehistro ng cash na may function ng online na paglilipat ng data, ang mga cashier-operator ay nag-iingat ng mga journal para sa pagrehistro ng mga order ng resibo at paggasta, kung saan naitala nila ang data sa kita ngayon ang obligasyong ito ay nakansela para sa kanila. Ang mga nauugnay na paliwanag sa bagay na ito ay ibinigay ng Russian Ministry of Finance sa sulat na may petsang Hunyo 16, 2017 No. 03-01-15/37692.
Pananagutan
Bagama't ang rehistro ng accounting na ito ay sapilitan para sa lahat ng mga organisasyon, para sa kawalan nito walang hiwalay na administratibong responsibilidad para sa mga tagapamahala o accountant ang itinatadhana ng batas. Ngunit kung hindi ito pinananatili, ito ay maaaring ituring na isang paglabag sa pamamaraan ng accounting sa organisasyon.
Ang mga opisyal ng buwis, bilang bahagi ng pagsuri sa pagsunod sa disiplina sa pera, ay humiling mula sa aming kumpanya ng isang journal para sa pagpaparehistro ng mga papasok at papalabas na dokumento ng pera sa form No. KO-3. Ngunit hindi kami nagtatago ng ganoong journal. Dahil sa kakulangan ng magazine, may karapatan ba ang Federal Tax Service na pagmultahin tayo dahil sa paglabag sa disiplina sa pera?
Hindi, walang karapatan ang mga awtoridad sa buwis na pagmultahin ang iyong kumpanya para sa paglabag sa disiplina sa pera.
Ang journal para sa pagrehistro ng mga papasok at papalabas na mga dokumento ng pera ay pinangalanan sa listahan ng mga dokumento na may karapatang hilingin ng mga awtoridad sa buwis bilang bahagi ng pagsuri sa pagkakumpleto ng accounting para sa mga nalikom na pera (subclause "g", sugnay 29 ng Administrative Regulations para sa pagpapatupad ng Federal serbisyo sa buwis function ng estado sa pagpapatupad ng kontrol at pangangasiwa sa pagkumpleto ng accounting para sa mga nalikom na pera sa mga organisasyon at indibidwal na mga negosyante, na inaprubahan ng Order ng Ministri ng Pananalapi ng Russia na may petsang Oktubre 17, 2011 No. 133n, pagkatapos nito ay tinutukoy bilang Mga Regulasyon). Ang pinag-isang anyo ng journal na ito (No. KO-3) ay inaprubahan ng Decree of the State Statistics Committee ng Russian Federation na may petsang Agosto 18, 1998 "Sa pag-apruba ng pinag-isang anyo ng pangunahing dokumentasyon ng accounting para sa pagtatala ng mga transaksyon sa cash at pagtatala ng mga resulta ng imbentaryo ” at patuloy na may bisa sa kasalukuyang panahon.
Sa kabila nito, ang mga organisasyon at mga indibidwal na negosyante hindi dapat kumpletuhin ang dokumentong ito. Ipaliwanag natin kung bakit.
Ang obligasyon na magpanatili ng isang journal ay umiral hanggang 2012. Kaya, sa talata 21 ng Pamamaraan para sa pagpapanatili ng mga transaksyon sa cash sa Pederasyon ng Russia, na inaprubahan ng Bank of Russia noong Setyembre 22, 1993 No. 40, ipinahiwatig na ang PKO, RKO o mga dokumento na nagpapalit sa kanila ay nakarehistro ng departamento ng accounting sa rehistro ng mga papasok at papalabas na mga dokumento ng cash bago mailipat sa cash desk. Ngunit ang isang ito normative act nawalan ng puwersa noong Enero 1, 2012 (direktiba ng Bank of Russia na may petsang Disyembre 13, 2011 No. 2750-U). Mula sa petsang ito, ang Mga Regulasyon sa pamamaraan para sa pagsasagawa ng mga transaksyong cash na may mga banknotes at barya ng Bank of Russia sa teritoryo ng Russian Federation, na inaprubahan ng Bank of Russia noong Oktubre 12, 2011 No. 373-P (simula dito ay tinutukoy sa bilang Regulasyon Blg. 373-P), ay may bisa. At ang dokumentong ito ay hindi nangangailangan ng pag-log. Ang mga entry para sa bawat PKO at RKO ay kinakailangang gawin lamang sa cash book(Clause 5.2 ng Regulasyon Blg. 373-P).
Bukod dito, kahit na binanggit ang rehistro ng pagpaparehistro ng mga PKO at RKO sa Regulasyon Blg. 373-P, labag pa rin sa batas ang multa para sa paglabag sa disiplina sa salapi. Ang administratibong pananagutan para sa paglabag sa pamamaraan para sa pagtatrabaho sa cash at ang pamamaraan para sa pagsasagawa ng mga transaksyon sa cash ay itinatag sa Bahagi 1 ng Art. 15.1 Code of Administrative Offenses ng Russian Federation. Ito ay isang multa, na para sa isang kumpanya ay 40,000-50,000 rubles, at para sa opisyal nito - 4,000-5,000 rubles. Ngunit ang pamantayang ito ay naglalaman ng isang saradong listahan ng mga paglabag na maaaring parusahan:
Pagsasagawa ng mga pagbabayad ng cash na lampas sa mga naitatag na halaga;
Hindi resibo (hindi kumpletong resibo) ng cash sa cash desk;
Pagkabigong sumunod sa pamamaraan para sa pag-iimbak ng mga magagamit na pondo;
Ang akumulasyon ng cash sa cash register na lampas sa itinatag na mga limitasyon.
Gaya ng nakikita mo, hindi kasama sa listahang ito ang kawalan ng cash register.