El seguimiento del tiempo es una tarea muy importante. El empleado no quiere perder el dinero que tanto le costó ganar y la organización, a su vez, no busca pagar el ausentismo.
El mantenimiento correcto y oportuno de la documentación de informes para registrar las horas de trabajo ayudará a evitar tales malentendidos.
¿Para qué es?
Una hoja de jornada es un documento establecido que contiene información sobre el cumplimiento de la jornada laboral por parte de cada empleado. Es decir, se trata de una tabla donde se ingresan datos sobre la asistencia o incomparecencia de cada uno de los empleados de la organización.
Sobre la base de este documento, se calculan los salarios y bonificaciones o se imponen sanciones por tardanzas, ausentismo y otras desviaciones del horario de trabajo.
Dicha boleta de calificaciones debe existir en una sola copia y ser conservada por el empleado designado responsable de su preparación. En la mayoría de los casos, este trabajo se confía al departamento de recursos humanos y contabilidad, a veces al jefe de departamento o al alto directivo. El nombramiento para el cargo de “cronometrador”, o más bien la asignación de las funciones correspondientes, debe reflejarse en el contrato de trabajo.
Opciones de formulario
Puedes tener en cuenta cuántos días y horas ha trabajado un empleado. varios metodos, pero Roskomstat ha preparado formularios especiales. Son simples y fáciles de usar; con su ayuda, puede realizar un seguimiento claro de su "asistencia" al trabajo y posteriormente utilizar de manera efectiva los datos obtenidos.
Para organizaciones presupuestarias fue presentado forma especial hoja de tiempo No. 0504421.
Para todas las demás organizaciones y empresas, se aprobaron los formularios T-12 y T-13. Estos últimos se diferencian entre sí en que el T-13 se utiliza donde las apariciones y ausencias no son controladas por personas, sino por sistemas automatizados (torniquetes). Llegué a trabajar, me registré en el puesto de control con un pase y seguí adelante. De esta forma, es fácil controlar las tardanzas, el ausentismo y otras desviaciones del horario de trabajo.
Los formularios del formulario T-13 suelen completarse automáticamente o con el uso parcial de medios técnicos.
Las hojas de tiempo de trabajo en el formulario T-12 también se completan con el fin de calcular los salarios, por lo que es conveniente confiar el mantenimiento de dicho horario a un contador.
Cómo llenarlo correctamente
Los aspectos más importantes del mantenimiento de hojas de horas:
- la tabla existe en una sola copia;
- cumplimentado diariamente sobre la base de documentos oficiales (certificados de baja por enfermedad, órdenes, instrucciones, etc.);
- Está prohibido eliminar columnas o campos de la tabla generalmente aceptada.
Sin embargo, aún puedes cambiar la tabla. A veces surgen situaciones en las que es necesario agregar campos adicionales a un formulario existente. Por ejemplo, para tener en cuenta determinadas horas de trabajo para turnos atípicos. En este caso, es posible realizar cambios, pero solo después de firmar la orden correspondiente del gerente.
Antes del inicio del mes del informe (2-3 días antes), el empleado responsable abre la hoja de tiempo. Ahora es el momento de decidir qué método de conducta se elegirá. Puede ser un registro completo (notas de asistencia/ausencia diaria) o solo la entrada de desviaciones del régimen (tardanzas, turnos nocturnos, horas extras, etc.).
Muestra de cómo completar una hoja de horas usando el ejemplo del formulario T-12
En primer lugar, se rellenan el encabezado y las tres primeras columnas. Esta información, por regla general, permanece constante: unidad estructural, nombres completos de los empleados, números de personal.
En las columnas 4 a 7, las notas de asistencia, ausencia, días libres y bajas por enfermedad se ingresan diariamente. Para ello se utilizan denominaciones especiales para cada uno de los motivos. Entonces, la baja por enfermedad se designa con el código B, el día libre laboral se indica con RV y vacaciones anuales-OT. La lista completa de designaciones se puede encontrar en la forma más unificada en la primera hoja.
Es importante recordar que cualquier marca se coloca en la hoja de tiempo únicamente sobre la base de cualquier documento. Podría ser un certificado de baja por enfermedad, una orden interna o una orden de trabajo de horas extras firmada por un empleado conocido.
A menudo surgen situaciones en las que no está del todo claro qué código poner. Por ejemplo, un empleado está de licencia remunerada y se le asigna un código OT. Pero en ese momento tuvo la imprudencia de enfermarse y no fue a trabajar en la fecha señalada.
Si el empleado no nos avisó, entonces es recomendable ingresar los códigos NN (falta de comparecencia por motivos desconocidos), y luego de recibir el certificado de baja por enfermedad, corregir estas designaciones al código “B”. Si un empleado ha encontrado una manera de informar su enfermedad, puede marcar inmediatamente el código "B".
Quizás en tal situación, sea mejor escribir primero los códigos "NN" y "B" con lápiz, para no estropear la apariencia del documento, que existe en una sola copia. Si el formulario se mantiene en formulario electrónico, entonces tales problemas no surgirán.
Algunas ausencias se suelen contar en “días”, porque un empleado no puede estar solo de vacaciones medio día, ni irse de baja por enfermedad tres horas. En este caso, se deja una columna vacía debajo de la designación de la letra. Si el empleado llegó 30 minutos tarde o trabajó 4 horas extras, entonces el tiempo de desviación del horario de trabajo se indica bajo la designación de la letra.
Las columnas 5 y 7 proporcionan un total intermedio y final de días trabajados, y las columnas 8 a 17 proporcionan un informe completo de cada empleado: cuánto trabajó, cuánto descansó, cuánto faltó y por qué. A partir del título del encabezado encima de cada columna, queda claro qué datos resumir.
Características del mantenimiento de la hoja de horas en organizaciones presupuestarias.
El formulario No. 0504421 también se utiliza para controlar el cumplimiento del régimen de trabajo, pero tiene un nombre ligeramente diferente "Contabilidad del uso del tiempo de trabajo", que refleja las características específicas del trabajo de las organizaciones presupuestarias. En esta boleta de calificaciones puede encontrar designaciones como "días libres de estudio", "sustitución en un grupo de jornada extendida", "licencia de estudio".
El procedimiento para mantener dicha hoja de tiempo no es diferente de los formularios contables unificados T-12 y T-13:
- conservado en una sola copia;
- abre 2-3 días antes del inicio del período de facturación;
- utilizado sin cambios en el formulario estándar.
También se han adoptado dos procedimientos de registro: continuo (se anotan todas las apariciones y no apariciones) y con indicación de desviaciones.
Hay varias diferencias en la propia tabla. En el encabezado de la boleta de calificaciones, además del nombre de la organización, unidad estructural y período de mantenimiento, se debe indicar con un número su tipo. Si la hoja de horas se envía "tal cual" sin realizar cambios, se denomina primaria y se marca en esta columna como "0". Con cada ajuste posterior, deberá indicar el número de cambio en orden.
Las primeras cuatro columnas se completan a la vez: estos son los nombres completos de los empleados, el número de personal y los puestos. Las siguientes columnas se completan a medida que avanza el período. En la parte superior de las columnas se indican las desviaciones del modo de funcionamiento en horas (si las hay), en la parte inferior designación de letra razones de la desviación. Las columnas 20 y 37 resumen los resultados provisionales y mensuales, respectivamente.
No se proporcionan cálculos adicionales en este formulario. Al final del período de facturación, este documento se transfiere al departamento de contabilidad, donde, en base a él, se calcularán los salarios de los empleados de la organización presupuestaria.
La lista de símbolos utilizados en esta hoja de tiempo de trabajo (formulario No. 0504421) se puede encontrar en la tabla:
| Nombre del indicador | Código |
| Fines de semana y días no laborables vacaciones | EN |
| trabajo nocturno | norte |
| Realizar tareas gubernamentales. | GRAMO |
| Días festivos regulares y adicionales | ACERCA DE |
| Incapacidad temporal, invalidez por embarazo y parto | B |
| licencia parental | O |
| horas extras | CON |
| ausentismo escolar | PAG |
| Ausencias por motivos desconocidos (hasta que se aclaren las circunstancias) | NN |
| Ausencias con permiso de la administración | A |
| Fin de semana de estudio | VU |
| Licencia de estudios adicional | amplificador operacional |
| Sustitución en los grados 1 - 3 | ZN |
| Sustitución en grupos extraescolares | Salario |
| Sustitución en los grados 4 - 11 | ZS |
| Trabajar fines de semana y festivos no laborables. | PR |
| Horas reales trabajadas | F |
| Viajes de negocios | A |
¿Cómo se designan las vacaciones?
La palabra vacaciones en materia de personal combina muchos conceptos. A partir y finalizando con la baja por maternidad. Muchas madres jóvenes no estarán de acuerdo, pero esto también es unas vacaciones, aunque se proporcionan para cuidar a un niño pequeño.
Cada una de estas vacaciones está marcada a su manera en la hoja de tiempo y conviene prestar especial atención a los tipos de vacaciones más habituales y su registro.
A tiempo
A partir de la orden de vacaciones, que debe incluir la firma del propio vacacionista, la hoja de tiempo se marca con el código “OT” si se trata de vacaciones principales, o el código “OD” si son adicionales.
Por tu cuenta
Hay ocasiones en las que un empleado necesita tomarse varios días de vacaciones fuera de su horario habitual. Las razones pueden ser diferentes, pero sólo hay una solución: licencia sin sueldo.
La legislación prevé varias razones para tales vacaciones: una boda, el nacimiento de un bebé o eventos más tristes como la muerte. pariente cercano. En estos casos, deberás introducir el código “OZ”.
Si el empleado tiene un motivo diferente y recibe dicha licencia de acuerdo con el gerente, se utiliza el código "ANTES". En ambos casos, la marca se realiza sobre la base de la orden correspondiente firmada por el empleado.
Capacitación
Combinar trabajo y estudio en nuestros días es más la norma que la excepción, y la legislación en esta materia apoya a estos trabajadores garantizándoles permisos de estudios. Luego de aceptar la solicitud correspondiente del empleado y recibir la orden firmada por el estudiante, puede marcar de manera segura el código "U" en la boleta de calificaciones para todo el período de licencia de estudios.
Vale la pena señalar que si un empleado se enferma durante la próxima sesión, dicha licencia no se prorroga por el período de la licencia por enfermedad y el código "B" se puede ingresar solo en los días posteriores al final de la licencia por estudios, en el caso que el empleado no tuvo tiempo de recuperarse antes del final de la licencia y presentó un certificado de baja por enfermedad que confirma su ausencia una vez finalizada la sesión.
Para el embarazo y el parto
Un período tan feliz para las empleadas, por supuesto, no debe verse ensombrecido por los trámites burocráticos, por lo que la licencia de maternidad se concede sobre la base de un certificado de baja por enfermedad, el código en la boleta de calificaciones es "P". El mismo código se utiliza en el caso de adopción de un bebé recién nacido.
Cuidado de los niños
Y posteriormente se emite una orden de baja por paternidad hasta los tres años. Esta licencia está marcada con el código "OZH".
Trabajar con documentos es siempre una tarea responsable, pero conocer los conceptos básicos para completar las hojas de tiempo le evitará disputas durante la nómina y otros problemas menores de este tipo.
Video: elaboración de una hoja de horas y cálculo de salarios en 1C:
Uniforme unificado T-12 Sirve para reflejar el tiempo realmente trabajado por el empleado, así como los períodos de ausencia por buenas y malas razones. Sobre esta base, la mayoría de los pagos a un empleado se calculan cuando varios sistemas salarios.
Problemas resueltos mediante el formulario unificado T-12
De conformidad con el art. 91 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia, el empleador debe realizar un registro preciso del tiempo trabajado por un empleado. Aspectos metodológicos este problema, así como los formularios especializados para este proceso, no están aprobados por ley. Como formulario, para ahorrar tiempo en su desarrollo, puede utilizar uno de los formularios introducidos por el Comité Estatal de Estadística de la Federación de Rusia.
Adoptado por Resolución del Comité Estatal de Estadística de la Federación de Rusia de 5 de enero de 2004 No. 1 uniforme unificado T-12, que combina dos apartados:
- Directamente una hoja de tiempo para registrar las horas trabajadas diariamente, así como los periodos de ausencia por diversos motivos.
- Hoja destinada a calcular el pago por el tiempo trabajado, así como los períodos en los que el empleado retiene ganancias o debe recibir compensaciones y beneficios. En la práctica empresarial, se utiliza muy raramente, lo que se debe a la separación de las funciones de seguimiento del tiempo y cálculo de la nómina entre los departamentos de la empresa. Además, cuando se utilizan bases de datos contables, este proceso suele estar automatizado.
Según lo dicho, forma unificadat-12 debe considerarse principalmente como una herramienta para recopilar datos sobre las horas trabajadas y los períodos de ausencia de un empleado. Es una fuente de información indispensable a la hora de calcular los salarios.
Reglas para la elaboración de una forma unificada de hoja de horas.
La responsabilidad de registrar el tiempo efectivamente trabajado por el empleado recae en una persona especialmente designada a tal efecto. Podría ser un empleado servicio de personal, departamentos de contabilidad, jefes de departamento, etc.
Dependiendo de los métodos utilizados para controlar la asistencia de los empleados, las características específicas de la organización del trabajo y las características del proceso contable, la metodología para generar, verificar y aprobar el formulario T-12 puede diferir en diferentes empresas. Por lo que se recomienda poner en vigencia un documento normativo local que establezca los requisitos básicos para el llenado y aprobación de este formulario, así como los plazos para su presentación. Su portada es bastante típica de este tipo de documento y debe indicar:
- nombre de la entidad jurídica;
- OKPO;
- número de serie del documento;
- el período por el cual se emite;
- fecha de compilación.
Este documento se genera al final del mes; en él se ingresan registros sobre la condición del empleado para cada día calendario. El documento se puede redactar para la empresa en su conjunto, si es pequeña, o desglosado por departamentos, si la empresa es grande y tiene una estructura ramificada. El día de ejecución del documento es el último día del mes y el período de facturación es el mes laborable. Como ayuda al compilar la hoja de horas, la primera página contiene designaciones alfabéticas y numéricas para reflejar los días de trabajo o ausencia del empleado. Hay situaciones en las que ninguno de los cifrados dados corresponde al evento realizado. En este caso, se recomienda introducir usted mismo la designación adicional y asegurarla mediante una ley local.
La primera página va seguida de una sección que contiene datos sobre el desempeño de los empleados. El número de hojas debe ser suficiente para reflejar información sobre toda la lista de empleados. Además del apellido, cargo y número de personal, existen 2 líneas para cada empleado, que constan de celdas correspondientes a un día específico del mes. Para cada día se asignan un par de celdas, en la superior se indica el tipo de presencia o ausencia, y en la inferior el número de horas correspondiente. Si el empleado no estuvo presente en el trabajo, la celda inferior puede estar vacía.
Además del método para completar una hoja de tiempo, que implica un registro continuo y continuo del tiempo de trabajo o ausencia del trabajo, es posible otro: reflejar solo las ausencias en el documento acordado. Es aceptable sólo si todos los empleados desempeñan sus funciones de acuerdo con un horario de semana laboral de cinco días y su número total es pequeño. Pero una boleta de calificaciones diseñada de esta manera no se percibe tan bien visualmente y aumenta la probabilidad de errores e inexactitudes.
Con base en los resultados de la mitad del mes se calcula el total de días y horas trabajadas, al final del mes hacen lo mismo con el resto del período, y además, muestran los resultados de todo el mes. En la parte inferior del formulario, en las líneas correspondientes, se colocan las firmas del responsable del mantenimiento del documento, el jefe del servicio y el empleado del servicio de personal.
A qué se debe prestar especial atención al elaborar una hoja de horas
Los fines de semana y días festivos no laborables en la hoja de tiempo se marcan con la letra "B"; si hay menos días en un mes que los campos debajo de los números, se coloca una "X" en las celdas "extra". El tiempo de trabajo de un empleado se registra desde el día en que es contratado. La última hoja de tiempo de un empleado que renuncia se redacta en el mes de terminación del contrato y, por regla general, se firma inmediatamente el día del despido; Se elabora como un documento separado y sirve como base para la liquidación final.
Todas las ausencias por una buena razón se indican sobre la base de documentos: baja por enfermedad, orden de vacaciones, certificado de donación de sangre. Si el motivo de la ausencia no está claro, hasta que se aclare, la designación "NN" se indica en la boleta de calificaciones.
Las ausencias por motivos justificados en días naturales (viaje de negocios, vacaciones, baja por enfermedad), incluidas las que caen en fin de semana, se registran en todas las celdas de la hoja de tiempo.
Las empresas se esfuerzan por minimizar los viajes de negocios los fines de semana, debido a la necesidad de pagarlos de acuerdo con lo dispuesto en el art. 153 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia, sin embargo, si el día de llegada o salida cae en fin de semana, entonces "K" también se coloca en las celdas correspondientes.
Cuando se trabaja externamente o a tiempo parcial, la duración del turno en horas se fija según los términos del contrato. Todas las horas trabajadas más allá de esto se consideran horas extras. Deberán formalizarse mediante orden de contratación para trabajar fuera del horario habitual de trabajo. Los trabajadores internos a tiempo parcial se incluirán en la boleta de calificaciones 2 veces.
El trabajo en un día libre se lleva a cabo (excepto en casos especiales especificados en el Código del Trabajo de la Federación de Rusia) con el consentimiento por escrito del empleado por orden del gerente. Dicho trabajo debe pagarse por un monto de al menos dos tarifas por hora (diaria). A petición del empleado, el aumento salarial puede sustituirse por un salario único seguido de tiempo libre no remunerado.
Los usuarios de nuestro sitio web pueden familiarizarse con una muestra de cómo completar el formulario T-12 haciendo clic en los enlaces a continuación.
Como formulario de trabajo para la boleta de calificaciones, puede utilizar formularios previamente aprobados por el Comité Estatal de Estadísticas de la Federación de Rusia. Aunque no son obligatorios, estos formularios son muy adecuados para organizar registros de alta calidad del tiempo real trabajado.
hoja de tiempo debe llevarse a cabo sin importar el tamaño de la empresa. Después de todo, es sobre la base de este documento que se pueden calcular las horas de trabajo de cada empleado. Si no existe tal documento, los cargos, según la ley, no están justificados. Esto significa que los costos laborales no se reducirán. libre de impuestos ganancia.
En el territorio de la Federación de Rusia, se ha aprobado según el cual la contabilidad de dichos gastos se realiza manualmente. Incluso hay un salario para un especialista que pueda llevar esta boleta de calificaciones. Pero la mayoría de los gerentes, incluso de las grandes empresas, consideran irracional introducir otro puesto de personal, por lo que esta responsabilidad se asigna a un empleado del departamento de recursos humanos, un contador o el jefe de una unidad estructural. Esta responsabilidad puede serle asignada mediante orden separada o especificada en el contrato de trabajo del empleado.
Formulario T-12: llenado
Primera página de la boleta de calificaciones.
1. Aquí se indica el nombre de la empresa, que debe cumplir estrictamente con los documentos constitutivos.
2. Si la empresa tiene una unidad estructural, se deberá indicar su nombre en la columna correspondiente.
3. Se anota el número del documento y luego la fecha de su elaboración. Aquí suelen poner el último día del mes para el que está redactado el documento.
4. El período del informe es en la mayoría de los casos el período comprendido entre el primero y el último día del mes en cuestión.
Segunda página de la boleta de calificaciones.
1. En primer lugar, en la columna correspondiente anotamos el número de serie del empleado sobre el que proporcionamos información.
2. La información sobre el propio empleado debe transferirse desde su tarjeta personal, esto evita errores y malentendidos.
La hoja de horas debe conservarse durante un mes y el número de horas trabajadas por cada empleado se calcula el último día.
3. La información sobre el tiempo trabajado por día debe mostrarse en dos columnas: la cuarta y la sexta. Están divididos en dos líneas separadas. En la parte superior, indique el código de costo por el tiempo trabajado (está tomado de la primera página de este documento); en la parte inferior – la duración del tiempo que corresponde al código especificado (en horas y minutos).
4. Los resultados intermedios se escriben en las columnas quinta y séptima. La línea superior debe indicar el número de días trabajados durante este período; en la parte inferior, el número de horas que se trabajaron durante estos días.
A la hora de cumplimentar una hoja de jornada laboral, se tiene en cuenta de dos formas. El primero es el método de registro completo (registro de comparecencias/ausencias). El segundo es el método de registro de las desviaciones (estamos hablando de inasistencias, retrasos, horas extras trabajadas, etc.). Si la contabilidad se lleva en días, al indicar información sobre no presentaciones, las columnas inferiores se dejan vacías y los códigos correspondientes se ingresan en las superiores.
1. Las columnas ocho a diecisiete se completan al final de cada mes, contando el número de días y horas laborables. Se excluye el tiempo que el empleado estuvo ausente del lugar de trabajo. Son días de viajes de negocios, bajas laborales, fines de semana, absentismo, etc.
2. Al completar la octava columna, basta con sumar los datos de las líneas superiores de la séptima y quinta.
3. Al completar el noveno, sumamos los números de las líneas inferiores cinco y siete.
4. Cuente por separado los días en que el empleado está de servicio. lugar de trabajo no apareció. Se reflejan en las columnas catorce a dieciséis.
5. El motivo de la incomparecencia se indica mediante el código que se le asigna; deberá escribirse en la decimoquinta columna; El código se puede ver en la primera página del documento.
6. La decimoséptima columna son datos sobre el número de días libres de cada empleado.
Tercera página de la boleta de calificaciones.
Las columnas dieciocho a veintidós proporcionan información sobre un tipo de pago para todos los empleados, así como sobre la cuenta correspondiente.
Del decimoctavo al trigésimo cuarto: información sobre los diferentes tipos de pago y cuentas correspondientes para cada empleado.
Cabe señalar que la tercera página, al igual que la cuarta, debe ser completada por el departamento de contabilidad.
El documento está redactado en una sola copia. Posteriormente deberá ser firmado por el director de la unidad estructural, empleado del departamento de recursos humanos. Luego, la hoja de horas debe enviarse al departamento de contabilidad.
La hoja de tiempo T-12 es un formulario aprobado por el Comité Estatal de Estadísticas y es una de las opciones de registro para registrar las horas de trabajo. Te contamos en el artículo dónde descargar el formulario de hoja de jornada y cuáles son las particularidades de su aplicación práctica.
¿Qué es el Formulario T-12 (hoja de tiempo de trabajo)?
Con base en el formulario T-12, introducido en la práctica de la gestión documental por el Comité Estatal de Estadística mediante Resolución No. 1 del 5 de enero de 2004, se genera una hoja de tiempo, que está destinada a los siguientes fines:
- llevar registros de las visitas de los empleados a su lugar de trabajo de acuerdo con el cronograma establecido;
- determinar indicadores para calcular los salarios de los empleados;
- generación de ciertos datos estadísticos sobre el personal (por ejemplo, enviados a Rosstat o agencias de investigación).
Cabe señalar que el formulario en cuestión debe completarse manualmente (en una PC usando Word o un programa similar, o imprimirse con un bolígrafo). Y la hoja de tiempo, que debe completarse automáticamente cuando se activan los sistemas de control de acceso, se elabora sobre la base de otro formulario de Goskomstat: el T-13. La forma seleccionada de la hoja de tiempo de 2017 debe indicarse en la política contable.
Lea el artículo sobre qué es el formulario T-13. “Formulario unificado No. T-13 - formulario y muestra” .
¿Cuándo se espera utilizar el formulario de hoja de tiempo de trabajo 0504421 según OKUD?
El formulario de hoja de tiempo de trabajo correspondiente al número OKUD 0504421 (T-12 tiene un nombre muy similar, por lo que a veces puede surgir confusión al solicitar un documento en particular) fue introducido en circulación comercial por el Ministerio de Finanzas de la Federación de Rusia, que emitió orden No. 52n de 30 de marzo de 2015. Este documento se utiliza para los mismos fines que el T-12, pero está sujeto a uso en agencias gubernamentales.
La hoja de horas correspondiente al modelo 0504421 también tiene una estructura bastante similar al modelo T-12. Por lo tanto, para un empleado del departamento de recursos humanos, por regla general, no hay problemas para adaptarse a un documento aprobado por el Ministerio de Finanzas, si está acostumbrado a utilizar el formulario de Goskomstat, y viceversa.
¿Se permite el uso de hojas de tiempo en empresas privadas? 0504421
El uso de hojas de tiempo del modelo 0504421 no está prohibido para empresas privadas. El hecho es que a partir del 1 de enero de 2013, las empresas que no están directamente obligadas por ley a utilizar específicos formas unificadas fuentes primarias, se le permite utilizar cualquier otra. Por lo tanto, una empresa privada tiene derecho a utilizar, para controlar el tiempo de trabajo de los empleados contratados, una hoja de tiempo en el formulario T-12, formulario 0504421 u otro formulario desarrollado de forma independiente. De una forma u otra, la empresa debe disponer de dicho documento, debido a que, de conformidad con lo dispuesto en el art. 91 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia, cada empleador debe controlar el tiempo de trabajo de los empleados contratados.
Lea más sobre cómo completar el formulario T-12 en el material. “Formulario unificado No. T-12 - formulario y muestra” .
¿Dónde está disponible para descargar el formulario T-12?
Puede descargar la hoja de tiempo, un sencillo formulario T-12, en nuestro portal.
Hoja de horas, modelo 0504421 (descargar formulario)
El modelo de hoja de jornada laboral 0504421 también está disponible para descargar en nuestro sitio web.
¿Cómo se indican las vacaciones en la hoja de horas?
Los formularios unificados para llevar registros de las visitas de los empleados a las empresas rusas T-12 y T-13 implican reflejar información sobre las vacaciones utilizando los códigos que figuran en pagina de titulo Formularios T-12.
Estos códigos se presentan en dos variedades: alfabético y digital. El uso de ambos es equivalente. Además, las regulaciones locales de la organización también pueden estipular una determinada opción de aplicación mixta o implicar el uso de códigos completamente diferentes. El empleador también tiene derecho a desarrollar y utilizar de forma independiente un formulario de boleta de calificaciones con símbolos.
Veamos qué designaciones se aplican a las vacaciones.
Licencia primaria y adicional
Cuando un empleado toma licencia regular retribuida y la empresa utiliza el formulario T-12 o T-13, en la tabla contable, que se da en la boleta de calificaciones, se registra el código de letra OT o código digital 09 para cada día de las vacaciones del empleado.
Si el resto es adicional, entonces se ingresa un código diferente: OD (10).
Licencia de estudios y no remunerada (licencia administrativa)
En lo dispuesto en el art. 128 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia, las vacaciones a cargo del empleado se dividen en 2 tipos:
- proporcionado por el empleador voluntariamente a solicitud del empleado; en este caso, el código DO (16) se refleja en la hoja de tiempo;
- obligatorio proporcionado por el empleador a solicitud del empleado: se utiliza el código OZ (17).
La licencia de estudios también tiene 2 tipos según la legislación laboral (artículo 173 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia):
- licencia para estudiar con conservación de ingresos: reflejada mediante el código U (11);
- licencia no remunerada para aprobar exámenes de ingreso, sesiones, exámenes estatales: se registra en la boleta de calificaciones utilizando el código UD (13).
Puede obtener más información sobre la regulación legislativa de la concesión de licencia de estudios en el artículo “Licencia de estudios en virtud del artículo 173 del Código del Trabajo (matices)”.
Licencia por maternidad y cuidado de hijos
Licencia de maternidad prevista de conformidad con el art. 255 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia, se refleja en la boleta de calificaciones utilizando el código P (14). El permiso parental previsto en el art. 256 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia se fija mediante el código de refrigerante (15).
Es posible un escenario en el que una empleada en baja por maternidad trabaje a tiempo parcial. Si es así, al registrar sus visitas en la boleta de calificaciones se utilizará el código "doble" I (01) y OZH (15). Estos códigos se pueden especificar en una celda de la hoja de horas usando el símbolo “/” (por ejemplo, Я/Ож o 15/01), o puede agregar una línea adicional al formulario de la hoja de horas.
En teoría, puede haber tres códigos en una celda. Por ejemplo, si un empleado aceptó realizar un viaje de negocios y trabajó allí un día libre. En este caso, la tabla escribirá: K/RV/Refrigerante (03/06/15).
Qué poner en tu boleta de calificaciones si tus vacaciones caen en feriado
De conformidad con el art. 120 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia, las vacaciones no laborables que caen durante el período de las vacaciones anuales principales o adicionales retribuidas no se incluyen en el número de días naturales de vacaciones y no se tienen en cuenta.
También se excluyen de las vacaciones los días festivos establecidos por la legislación regional (ver Resolución del Presidium del Tribunal Supremo de la Federación de Rusia de 21 de diciembre de 2011 No. 20-ПВ11).
De ello se deduce que los días festivos que caen en vacaciones en la boleta de calificaciones deben designarse con el código "B" o 26.
Y si lo deseas, puedes configurar tu propio código para esto. Así lo indicó el Ministerio de Trabajo mediante oficio No. 14-2/B-370 del 27 de abril de 2017.
Resultados
El legislador ruso ha introducido formularios para controlar la presencia de los empleados en el trabajo, adaptados a empleadores de cualquier tipo (incluidas las empresas, tanto privadas como públicas). Los empleadores que no sean agencias gubernamentales tienen derecho a utilizar cualquier tipo de documento contable apropiado. Sin embargo, el uniforme T-12 sigue siendo uno de los más cómodos.
El Código del Trabajo de la Federación de Rusia (artículo 91) establece la obligación del empleador de llevar registros del tiempo trabajado por los empleados. Para ello, se proporcionan formularios unificados de la hoja de tiempo de trabajo para 2019 (TURV), aprobados por Resolución del Comité Estatal de Estadística No. 1 de fecha 05 de enero de 2004. El uso de estos formularios no es obligatorio, por lo que el empleador puede desarrollar el suyo propio. . El formulario No. T-13 se usa con mayor frecuencia, ya que se utiliza para el procesamiento automatizado de credenciales. A continuación se muestra el formulario de la hoja de horas de trabajo de 2019.
Orden del Ministerio de Finanzas de la Federación de Rusia de 30 de marzo de 2015 No. 52n aprobó el formulario OKUD 0504421 para uso de las autoridades públicas ( agencias gubernamentales), órganos de gobierno local, órganos de gestión de fondos extrapresupuestarios estatales, instituciones estatales (municipales). La misma orden determina el procedimiento para su cumplimentación y aplicación. Le sugerimos elegir el adecuado y descargar la hoja de tiempos (formulario simple).
Formulario T-12
Formulario T-13
Formulario OKUD 0504421
Cómo registrar el tiempo trabajado
Para cualquier duración de la jornada laboral, independientemente de los regímenes establecidos, horas de trabajo se puede reflejar en la tabla contable de dos formas:
- método de registro continuo de asistencia y ausencia del trabajo;
- registrando únicamente las desviaciones (ausencias, horas extras, etc.).
Si la duración de la jornada laboral (turno) no cambia, solo se pueden registrar desviaciones, ya que las condiciones contrato de trabajo o reglas internas regulaciones laborales Se determina el número de horas de trabajo por cada día de trabajo.
En el caso de que el número de horas trabajadas en diferentes días (turnos) pueda ser diferente, por ejemplo, al registrar el tiempo total trabajado, se debe utilizar el método de registro continuo. Esto permitirá, una vez finalizado el período contable, identificar posibles horas extraordinarias, así como ajustar la participación adicional del empleado en el trabajo dentro de los límites de la norma para el tiempo trabajado establecido para esta categoría.
Marcas en la hoja de tiempo de trabajo sobre los motivos de la ausencia del trabajo, trabajo en horario laboral medio dia o por iniciativa del empleado o empleador, la reducción de la jornada laboral, etc. se realiza sobre la base de documentos debidamente redactados (certificado de incapacidad para el trabajo, certificado de cumplimiento de deberes estatales o públicos, advertencia por escrito sobre el tiempo de inactividad, solicitud de parte- tiempo de trabajo, consentimiento por escrito del empleado en los casos establecidos por la ley, etc.).
Cómo completar el calendario de jornada laboral (hoja) para 2019
Al compilar, debe guiarse por las Instrucciones para el uso y cumplimentación de formularios de documentación contable primaria para registrar el trabajo y su pago, aprobadas por Resolución del Comité Estatal de Estadística de Rusia de fecha 5 de enero de 2004 No. 1 (en adelante denominado como las Instrucciones). En este caso, se utilizan. Entonces, al reflejar la cantidad de tiempo trabajado, se ingresa un código alfabético (I) o numérico (01) frente al apellido del empleado, y la duración del trabajo se indica en las líneas inferiores. Si el trabajo según el horario es de noche, es posible complementar el formulario con columnas para indicar los detalles necesarios.
Muestra de cómo completar el formulario OKUD 0504421
¿Quién llena la hoja de horas?
Hoja de horas, descargar formulario en blanco que puede obtener arriba, lo completa una persona autorizada. Si TURV para cada división de la organización se realiza por separado, entonces es aconsejable al asignar persona responsable emitir una orden indicando el cargo, apellido, nombre, patronímico del empleado responsable de la elaboración de la hoja de horas de cada uno unidad estructural, y la persona que le sustituya durante su ausencia.
Modelo de orden para nombrar un responsable
Fines de semana y festivos en la boleta de calificaciones de 2019.
Se reflejan de acuerdo con, que tiene en cuenta todos los días festivos establecidos y sus transferencias de acuerdo con los Decretos Gubernamentales. Fines de semana para diferentes categorias Los empleados varían dependiendo de su horario de trabajo. El código de contabilidad de vacaciones en el documento puede ser diferente. Depende de cómo la organización pague estos días y en qué base se proporcionan.
Un día libre de acuerdo con el horario del empleado se indica mediante un código de letra (B) o numérico (26). No afecta los salarios establecidos.
Si, por iniciativa de la empresa, los empleados reciben un día libre adicional y la empresa reduce la tasa de trabajo mensual para ellos, los empleados reciben un salario completo y estos días no los paga la empresa. Para esos días, la hoja de tiempo contiene un código alfabético (B) o numérico (26).
Otro caso en el que una empresa establece un día libre adicional es cuando los empleados tienen un día libre y la empresa paga esos días según el promedio. Resulta que los trabajadores reciben un salario por los días trabajados y un salario medio por los días libres adicionales remunerados. Para tal caso, la boleta de calificaciones proporciona un código alfabético (OB) o numérico (27).
Período de almacenamiento de hojas de horas
Dicho cuadro contable es un documento personal relacionado con la organización del trabajo, para el cual el art. 22.1 de la Ley de Archivos establece un período especial de conservación, a saber:
- cinco años a partir del final del año en que se compiló, si la hoja de tiempo tuvo en cuenta únicamente el trabajo de aquellos empleados que trabajan en condiciones laborales normales;
- 50 años desde la fecha de elaboración del TURV, si se tuvo en cuenta el trabajo de los empleados que realizan trabajos nocivos o peligrosos.
Contabilidad e impuestos
A partir de los datos indicados en la tabla, el departamento de contabilidad calcula salarios y diversos beneficios. Este dato también afecta al pago de impuestos. Prestemos atención a los principales riesgos.
al pasar auditorías fiscales, incluido el impuesto sobre la renta, la empresa debe proporcionar datos fiables sobre el número de días y horas trabajadas por cada empleado para confirmar la exactitud de los devengos. Si se detectan infracciones, el monto del impuesto sobre la renta indicado en los informes se considerará incorrecto, lo que conllevará la imposición de sanciones.
En función de los ingresos del empleado, la organización, como agente fiscal, debe averiguar si esta persona es residente fiscal de la Federación de Rusia para poder utilizar la tasa impositiva correcta en el cálculo. Es la boleta de calificaciones la que podrá confirmar la presencia real del empleado en el país. Esta característica debe ser especialmente tenida en cuenta por aquellos empleadores que envían a sus empleados en viajes de negocios a Bielorrusia o Kazajstán, porque al cruzar estas fronteras no se hacen marcas en el pasaporte del ciudadano. Si surge una disputa, la empresa podrá demostrar que aplicó el tipo correcto, retuvo y cobró el IRPF en su totalidad.
La correcta cumplimentación de la hoja de horas garantiza a la empresa la capacidad de la Caja del Seguro Social de contabilizar los gastos de baja por enfermedad, pues no será posible confirmar oficialmente el número de días trabajados, que son de suma importancia a la hora de calcular estos importes.