Кассовая книга (форма КО-4) - предназначена для учета поступления и выдачи наличных денег. Применяется для учета поступлений и выдач наличных денег организации в кассе. Кассовая книга должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана печатью на последней странице, где делается запись "В этой книге пронумеровано и прошнуровано ______ листов". Общее количество прошнурованных листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера организации.
Каждый лист кассовой книги состоит из 2-х равных частей: одна из них (с горизонтальной линовкой) заполняется кассиром как первый экземпляр, вторая (без горизонтальных линеек) заполняется кассиром как второй экземпляр с лицевой и оборотной стороны через копировальную бумагу чернилами или шариковой ручкой. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Вторые экземпляры листов должны быть отрывными, они служат отчетом кассира и до конца операций за день не отрываются.
Записи кассовых операций начинаются на лицевой стороне неотрывной части листа после строки "Остаток на начало дня".
Предварительно лист сгибают по линии отреза, подкладывая отрывную часть листа под часть листа, которая остается в книге. Для ведения записей после "Переноса" отрывную часть листа накладывают на лицевую сторону неотрывной части листа и продолжают записи по горизонтальным линейкам оборотной стороны неотрывной части листа.
Скачать образец бланка кассовая книга форма КО-4 в формате Word и Excel:
Скачать Скачать
Заполнение и оформление кассовой книги
Листы кассовой книги формируются в виде машинограммы "Вкладной лист кассовой книги". Одновременно с ней формируется машинограмма "Отчет кассира". Обе машинограммы должны составляться к началу следующего рабочего дня, иметь одинаковое содержание и включать все реквизиты, предусмотренные формой кассовой книги.
Нумерация листов кассовой книги в этих машинограммах осуществляется автоматически в порядке возрастания с начала года.
Кассир после получения Вкладного листа кассовой книги и Отчета кассира должен проверить правильность оформления этих документов, подписать их и передать отчет кассира вместе с приходными и расходными документами под расписку во вкладном листе кассовой книги.
В машинограмме "Вкладной лист кассовой книги" последним за каждый месяц должно печататься общее количество листов кассовой книги за каждый месяц, а в последней за календарный год - общее количество листов кассовой книги за год.
Для сохранности и удобства пользования вкладные листы кассовой книги в течение года хранятся кассиром отдельно за каждый месяц.
По окончании календарного года (или по мере необходимости) машинограммы "Вкладной лист кассовой книги" брошюруются в хронологическом порядке. Общее количество листов за год заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия и книга опечатывается.
Предприятие ведет только одну кассовую книгу. Кассовая книга заводится на определенный период, которым может быть месяц, квартал, год или любой другой установленный предприятием период. Кассовая книга должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью. При опечатывании книги мастичной печатью используется клей на основе жидкого стекла ("Силикатный", "Канцелярский", "Конторский"), бумага типа папиросной, штемпельная краска, Бумага с оттиском печати смазывается с двух сторон клеем, после опечатывания книги наносится еще один слой клея.
Записи в кассовой книге ведутся в 2-х экземплярах через копировальную бумагу чернилами или шариковой ручкой. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами. Вторые экземпляры листов должны быть отрывными и служат отчетом кассира вместе с приложенными к ним документами. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге.
Запись кассовых операций начинается на лицевой стороне неотрывной части листа после строки остаток на начало дня. Предварительно лист сгибают пополам по линии отреза, подкладывая отрывную часть листа под часть, которая остается в книге. Между частями листа вкладывается копировальная бумага. После заполнения лицевой стороны неотрывной части осуществляют "перенос". При этом отрывную часть листа накладывают на лицевую сторону неотрывной части, вкладывают копировальную бумагу и продолжают записи по горизонтальным линейкам оборотной стороны неотрывной части листа. В итоге отрывная часть листа, являющаяся отчетом, представляет собой копию записи в кассовой книге. Бланк отчета до конца дня не отрывается.
Подчистки и не оговоренные исправления в кассовой книге не допускаются. Сделанные исправления заверяются подписями кассира, а также главного бухгалтера предприятия или лица, его заменяющего.
Записи в кассовую книгу производятся кассиром сразу же после получения или выдачи денег по каждому ордеру или другому заменяющему его документу. Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и передает в бухгалтерию в качестве отчета кассира второй отрывной лист (копию записей в кассовой книге за день) с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге.
Если операции по кассе производятся на предприятии не каждый день, то отчет обычно составляется один раз в 3-5 дней в зависимости от объема записей. В этом случае вместо даты отчета указывается период регистрации кассовых операций, например "Касса за "02-06" января 2006 г. Лист ___".
Скачать другие бланки на нашем сайте:
Как известно, деньги любят счёт. И на практике это правило действительно работает. В целях большинства фирм и организаций главенствующую роль занимает получение прибыли. Но и без расходов абсолютно любая деятельность невозможна. Чтобы соблюсти баланс между успешным бизнесом и исполнением закона применяется понятие кассовая дисциплина. Одной из её составляющих является обязательное ведение всеми фирмами и предприятиями кассовой книги.
Кассовая книга - это бухгалтерский документ, содержащий в себе всю информацию о поступлении и расходовании денежных средств. Конечно, законодательно существует бланк такой книги, но он является необязательным для использования. Каждый налогоплательщик имеет возможность самостоятельно разработать и использовать в своей деятельности кассовую книгу при условии содержания в ней обязательных к заполнению реквизитов.
Порядок ведения на 2019 год
В книге учитываются все финансовые операции, осуществляемые за день
Ответственность за ведение кассовой книги лежит либо на главном бухгалтере организации, либо на человеке, которому поручено ведение бухгалтерской деятельности. Лицо ответственное за кассу назначается приказом руководителя организации.
Кассовая книга ведётся только в одном экземпляре. Исключения составляют фирмы, в которых есть обособленные подразделения с самостоятельным денежным балансом.
В этом случае каждое подразделение ведёт свою собственную книгу учёта средств. При этом оригинал кассовой книги каждого обособленного подразделения находится в подразделении, а в главное учреждение обязательно передаются копии этой книги для обязательных отчётов и информации об учёте денежных средств. Если руководители организации решили, что для их деятельности будет удобнее вести кассовую книгу в бумажном виде, то в этом случае кассовая книга представляет собой бумажный журнал с обязательными реквизитами.
Но всегда есть альтернатива: разрешено ведение кассовой книги в электронном виде. Так, она представляет собой специальную программу с обязательным заполнением граф.
Нюансы заполнения документа
Способ ведения документа вручную очень неудобен
Ведение кассовой книги в организации чаще всего входит в обязанности бухгалтера. Каждый день, когда производились денежные операции, кассир в начале и в конце рабочего дня сводит остатки средств.
Любой приход наличных денег в кассу фиксируется приходно-кассовым ордером, а любая выдача денег отражается в расходном ордере.
При этом номера и информация о вышеуказанных ордерах обязательно указывается в кассовой книге. Все операции таким образом учитываются в конце каждого дня и заверяются подписью главбуха. После эта информация поступает на проверку главному бухгалтеру организации.
При заполнении самой кассовой книги тоже необходимо соблюсти некоторые требования:
- на титульном листе книги обязательно должны быть реквизиты организации (или при наличии обособленного подразделения);
- обязательно нумерование каждой страницы книги;
- бланк книги должен соответствовать финансовому году.
Особенности заполнения в электронном виде
Документ ведётся кассиром и заверяется бухгалтером
Бухгалтер использует в своей работе много программ. В частности, вышеуказанную книгу в электронном виде, при этом всю необходимую информацию о поступлении и расходовании денежных средств бухгалтер вносит в программу в течение дня.
Как правило, электронная кассовая книга представляет собой таблицу. Возможны два варианта ведения книги: полностью в электронном виде и электронное ведение с дальнейшей распечаткой информации. В последнем случае в конце каждого дня, после заполнения всей необходимой информации кассовая книга в бумажном виде заверяется главным бухгалтером.
При ведении кассовой книги полностью в электронном формате, заверять информацию в книге следует электронной подписью.
Для защиты информации программы от третьих лиц, рекомендовано устанавливать блокировку от несанкционированного доступа.
Хранение кассовой книги
Хранение кассовых книг в 2019 году должно производиться в соответствии с установленными регламентами. В качестве места хранения может выступать архив организации или другое специальное место, обеспечивающее сохранность на протяжении всего срока хранения бухгалтерских документов, а именно не менее 5 лет по истечении отчетного периода. Правильное хранение кассовых книг убережёт предприятие от налоговой и административной ответственности.
Кассовая книга - один из важнейших финансовых документов в любой организации. Стоит отметить, что повсеместное введение электронных онлайн-касс не отменяет ведение кассовых книг.
Кассовая книга - обязательный для каждого работающего с наличностью предприятия или ИП документ, в котором учитываются все приходные и расходные кассовые операции организации.
Бланк кассовой книги (форма КО-4) унифицирован и представляет собой книгу с пронумерованными и прошнурованными листами. На последней странице делается запись о количестве листов в книге и заверяется печатью организации. Ниже расписывается руководитель, главный бухгалтер предприятия, и ставится дата.
Бланк кассовой книги
Образец заполнения кассовой книги в 2019 году
Как вести кассовую книгу КО-4
Кассовая книга ведется ежедневно. Ведёт книгу уполномоченный на это кассир или другое ответственное лицо. Контроль за кассовой книгой закреплён за главным бухгалтером.
У одной организации по всей её деятельности должна быть одна кассовая книга. Если у организации есть подразделения, они могут вести свою кассовую книгу. Копии её листов передаются в головной офис в установленный организацией срок.
Листы кассовой книги заполняются или от руки, или на электронном носителе.
- Записи от руки ведутся под копирку; первый экземпляр остаётся в кассовой книге, а второй в конце отрезается и сдаётся для отчета в бухгалтерию.
- При электронном заполнении лист в книге делится на верхнюю и нижнюю часть, обе они заполняются одинаково, содержат все данные предприятия, нумеруются в порядке возрастания. Верхняя остаётся для формирования кассовой книги, нижняя сдаётся в бухгалтерию. Последний лист за месяц содержит информацию о количестве листов в этом месяце всего. Последний лист за год - количество листов за год. В дальнейшем листы сшиваются, заверяются подписью руководителя и главбуха, указывается их число.
Как заполнить бланк кассовой книги КО-4 правильно
На обложке указываются название организации (ФИО ИП), код по ОКПО, структурное подразделение, если есть. Далее указывается период, на который заводится книга (год или месяц и год).
На внутренних листах:
- сверху ставится дата его заполнения.
- в строке «остаток на начало дня» цифрами прописывается количество денег в кассе на начало дня, которое берётся из строки «остаток на конец дня» предыдущего листа.
- Записи с 1 по 5 графу делаются на основании каждого ПКО И РКО.
- заполнение графы «номер корреспондирующего счета, субсчета» заполнять индивидуальным предпринимателям необязательно.
- В графе «перенос» цифрами пишется сумма всего прихода и расхода из выше заполненных строк.
- В графе «итого за день» цифрами указывается общая сумма прихода и расхода за день.
- В поле «остаток на конец дня» указывается остаток денежных средств в кассе на конец дня. Он вычисляется по формуле: остаток на начало дня + итоговая сумма прихода за день – итоговая сумма расхода за день. Если в этом остатке есть деньги на зарплаты или выплаты социального характера и стипендий, их указывают ниже.
- В конце листа прописью указывается количество зарегистрированных ПКО и РКО, ставятся подписи кассира, заполнившего бланк, и бухгалтера.
Незаполненные строки в таблице перечёркиваются.
Заполняя бланк, кассир сверяется с данными приходных и расходных документов. Книгу проверяет бухгалтер (главный бухгалтер, в их отсутствие руководитель) и тоже расписывается.
Если в течение дня движения денег в кассе не было, никакие записи за этот день в книге не делаются.
Исправления в книге не допускаются. Если всё же при заполнении допущена ошибка, исправление подтверждается подписью кассира, заполняющего книгу, и главбуха.
Кассовая книга применяется для учета поступлений и выдач наличных денег организации в кассе. Кассовая книга должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана печатью на последней странице, где делается запись "В этой книге пронумеровано и прошнуровано _______ листов". Общее количество прошнурованных листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера организации.
Каждый лист кассовой книги состоит из 2-х равных частей: одна из них (с горизонтальной линовкой) заполняется кассиром как первый экземпляр, вторая (без горизонтальных линеек) заполняется кассиром как второй экземпляр с лицевой и оборотной стороны через копировальную бумагу чернилами или шариковой ручкой. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Вторые экземпляры листов должны быть отрывными, они служат отчетом кассира и до конца операций за день не отрываются.
Записи кассовых операций начинаются на лицевой стороне неотрывной части листа после строки "Остаток на начало дня".
Предварительно лист сгибают по линии отреза, подкладывая отрывную часть листа под часть листа, которая остается в книге. Для ведения записей после "Переноса" отрывную часть листа накладывают на лицевую сторону неотрывной части листа и продолжают записи по горизонтальным линейкам оборотной стороны неотрывной части листа.
Форма КО-4 «Кассовая книга»Форма КО-4 «Кассовая книга»
Источник/официальный документ:
постановление Госкомстата России от 18.08.1998 N 88 (ред. от 03.05.2000)
Размер: 46 кб
Форма КО-4 не используется в обычной жизни и о её существовании неизвестно обычным людям. Зато этот документ, в простонародье кассовая книга, очень хорошо известен всем предпринимателям России, и работать без неё они не могут.
Общие понятия о том, что такое форма КО-4
Порядок её ведения утверждён постановление Госкомстата России от 18.08.1998 N 88 (ред. от 03.05.2000) «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации».
Тем не менее, форма КО-4 или кассовая книга, необходима далеко не всем субъектам предпринимательской деятельности. Она требуется только тем организациям, где присутствует некое движение наличных средств. То есть присутствует торговля за наличные.
Кстати говоря, необходимо обратить внимание на то, что 1 июня 2014 года по многочисленным просьбам предпринимателей в России ввели упрощённую систему оборота наличных. Согласно этой системы, индивидуальные предприниматели могут не оформлять кассовые книги и другие кассовые документы, такие как приходный кассовый ордер (ПКО), расходный кассовый ордер (РКО).
Собственно, что такое форма КО-4, мы выяснили, теперь осталось написать несколько слов о том, как же правильно её вести.
Правила ведения кассовой книги
Итак, кассовую книгу можно вести двумя способами. Можно заполнять её бумажный вариант, ну а продвинутые пользователи компьютеров могут вести её в электронном виде.
Кстати стоит отметить, что если бумажная версия заверяется обычной подписью, то для электронной вам нужно будет зарегистрировать электронную подпись.
В компании осуществляющей розничную торговлю, может быть всего одна кассовая книга. Даже если некая компания ведёт разные виды деятельности, форма КО-4 в этой компании должна быть в одном экземпляре.
Кто же ведёт кассовую книгу? Форму КО-4 не может вести, кто попало, её должен вести кассир или его заместитель, отмечая движения наличных средств согласно приходных и расходных кассовых ордеров. Следит, за правильностью данных вносимых в кассовую книгу, должен главный бухгалтер предприятия. Если такого в штате компании не предусмотрено, то функции контроля осуществляет руководитель компании.
Бланк кассовой книги, формы КО-4
Чистый бланк кассовой книги вы сможете скачать по этой ссылке . Кстати говоря, вы скачаете бланки сразу в двух форматах, в формате Excel и Word.
Образец заполнения формы КО-4 (кассовой книги)
Как правильно заполнять кассовую книгу понять достаточно не сложно. Но что бы случайно не ошибиться, представляю вашему вниманию примеры заполнения.