Одной из традиционных форм хозяйственных связей торговли с производством в условиях плановой, административной экономики была система заявок и заказов, представляемых торговыми организациями и предприятиями производителям товаров и планирующим органам.
Заявки и заказы имели целью способствовать правильному определению объема и структуры планов производства товаров, планомерной увязке производства товаров со спросом населения.
Заявка - документ торговых организаций (предприятий), отражающий их потребность в товарах.
В отличие от заявок заказ - требование к поставщику изготовить и поставить в конкретные сроки определенные товары, необходимые для удовлетворения спроса населения. В сущности, заказ на поставку товаров - это дальнейшая конкретизация заявки, посредством которой торговые организации сообщают конкретным поставщикам развернутый ассортимент товаров, подлежащих поставке на предстоящий период (в пределах выделенных лимитов или в количествах, определяемых потребностями заказчика). Представленный покупателем заказ служит основанием для определения таких условий договора, как количество, ассортимент, качество, сроки поставки. Поэтому представление заказа по своей сути является предварительной стадией к заключению договора поставки и его правомерно рассматривать как преддоговорный документ. При принятии поставщиком заказа к исполнению он фактически превращается в договор поставки.
В условиях перехода к рыночной экономике организационные формы и содержание заявок и заказов видоизменяются, они утрачивают планово-директивный характер централизованного регулирования хозяйственных связей и превращаются в коммерческие инструменты локального регулирования хозяйственных взаимоотношений поставщиков и покупателей. В рыночных условиях заявка необходима изготовителю (поставщику) товаров как документ, информирующий о выявленной потребности в товарах и ориентирующий производителя на выпуск нужных населению товаров. Однако в отличие от административно-командного управления, когда существовала громоздкая бюрократическая система централизованного представления и обобщения заявок в вышестоящих министерствах (ведомствах) и планирующих органах, в условиях рынка необходимость централизованного представления заявок отпадает и они сохраняют свое значение как форма взаимоотношений предприятий-изготовителей и покупателей (потребителей) на горизонтальном уровне.
При этом заказ как оперативный, преддоговорный документ, дающий начало коммерческим взаимоотношениям по поставкам товаров, в условиях рыночных отношений также необходим, особенно при организации прямых хозяйственных связей между поставщиками (изготовителями) и покупателями товаров.
В ст. 527 ГК РФ заказ предусмотрен при заключении государственного контракта на поставку товаров для государственных нужд. Именно на основе заказа государственного заказчика на поставку товаров для государственных нужд, принятого поставщиком (исполнителем), заключается государственный контракт.
Если клиент обращается к нам с просьбой продать ему продукцию или оказать услуги, и мы эту просьбу намерены удовлетворить - то в системе оформляется документ Заказ клиента:
В шапке заказа указываются основные его параметры (клиент/партнер, соглашение/договор, организация-поставщик, склад, а также статус, состояние, порядок оплаты, приоритет), а в табличной части заполняются товары:
Для подбора номенклатуры в табчасть используются разнообразные инструменты. Цена на номенклатуру может быть автоматически заполнена из заданного ранее , с возможность ручной корректировки .
Вопрос 1.62 экзамена 1С:Профессионал по ERP Управление предприятием 2.0. В системе предусмотрены следующие варианты использования заказов клиентов:
- Заказ как счет
- Заказ со склада
- Заказ со склада и под заказ
- Варианты 2 и 3
- Варианты 1 и 2 и 3
Вопрос 4.1 экзамена 1С:Профессионал по ERP Управление предприятием 2.0. Оформление заказа клиента (в статусе "К выполнению") означает :
- Наше намерение продать указанную в заказе номенклатуру
- Варианты 1 и 2
- Варианты 2 и 3
- Варианты 1 и 2 и 3
Проверено. Верный ответ - шестой. "Намерение продать" следует из самой идеологии системы; при проведении же заказа система фиксирует потребности к обеспечению и планируемую задолженность:
Вопрос 4.2 экзамена 1С:Профессионал по ERP Управление предприятием 2.0. Оформление заказа клиента в системе (в статусе "К выполнению") означает :
- Намерения клиента купить указанную в заказе номенклатуру
- Формирование потребностей по обеспечению заказа
- Возникновение планируемой задолженности клиента
- Варианты 1 и 2
- Варианты 2 и 3
- Варианты 1 и 2 и 3
Верный ответ - шестой, аналогично предыдущему вопросу.
Вопрос 4.5 экзамена 1С:Профессионал по ERP Управление предприятием 2.0. При создании заказа (поставщику/клиента) подобрать контрагента можно :
- По первым буквам наименования
- По первым цифрам ИНН
- По последним цифрам ИНН
- Варианты 1 или 2
- Варианты 1 или 3
- Варианты 1 или 2 или 3
Проверено. Верный ответ - четвертый. Проверим. Подбор по первым буквам работает:
И по первым цифрам ИНН:
По последним цифрам ИНН контрагент не подберется.
Вопрос 4.6 экзамена 1С:Профессионал по ERP Управление предприятием 2.0. При создании заказа (поставщику/клиента) подобрать партнера можно :
- По первым буквам наименования
- По первым цифрам ИНН
- По последним цифрам ИНН
- Варианты 1 или 2
- Варианты 1 или 3
- Варианты 1 или 2 или 3
Верный ответ - четвертый. Аналогично, по буквам подбирает:
По первым цифрам ИНН подбирает (при условии, что для данного партнера задан контрагент):
По последним цифрам ИНН не найдет.
Вопрос 4.7 экзамена 1С:Профессионал по ERP Управление предприятием 2.0. При создании заказа (поставщику/клиента) без использования договоров, но с использованием соглашений, валюта документа:
- Обязательно должна совпадать с валютой соглашения
- Может отличаться от валюты соглашения
- Валюта в документе не устанавливается, а берется из соглашения
- Валюта в документе не устанавливается, используется валюта управленческого учета
Проверено. Верный ответ - второй. Пусть в заказе указано соглашение с валютой рубли:
В самом заказе, укажем валюту - кроны:
Для сравнения, цена этой номенклатуры в рублях:
Вопрос 4.28 экзамена 1С:Профессионал по ERP Управление предприятием 2.0. Сделка с клиентом может быть указана в документах :
- Заказ клиента
- Заказ на производство
- Заказ на сборку (разборку)
- Варианты 1 и 2
- Варианты 1 и 3
- Варианты 1 и 2 и 3
Хотя, в заказах на сборку (разборку) реквизит Сделка нет.
Вопрос 4.3 экзамена 1С:Профессионал по ERP Управление предприятием 2.0.
- Зарезервирован на складе
- Закупаться обособленно (с указанием данного заказа клиента)
- Размещен в заказах на производство
- Варианты 1 и 2
- Варианты 2 и 3
- Варианты 1 и 2 и 3
Проверено. Верный ответ - четвертый.
Вопрос 4.4 экзамена 1С:Профессионал по ERP Управление предприятием 2.0. Товар, указанный в заказе клиента, может быть:
- Зарезервирован на складе
- Отражен в графике движения товаров
- Размещен в заказах на разборку (для получения нужных комплектующих)
- Варианты 1 и 2
- Варианты 2 и 3
- Варианты 1 и 2 и 3
Проверено. Верный ответ - четвертый.
Перейдите в раздел меню "Продажи", пункт меню "Заказы покупателей".
Рассмотрим подробно, процесс формирования заказа поставщику:
Укажите в карточке товара поставщика, для этого откройте карточку товара в режиме «Редактирования» (раздел Справочники, пункт "Товары и услуги"), перейдите в раздел "Дополнительно" и выберите контрагента.
Обратите внимание:
Поле поставщик не обязательно для заполнения. Составлять заказы поставщикам на основании заказов от покупателей можно и без их заполнения.
Поле поставщик указывается, если данный товар поступает только от одного поставщика.
Поле поставщик можно заполнить при импорте товаров.
Выберитезаказы покупателей, по которым хотите оформить заказ поставщику. Для этого отметьте флажками необходимые заказы:
Нажмите кнопку "Изменить" и в выпадающем списке выберите пункт меню "Создать заказы поставщикам".
В открывшемся окне выберите вариант формирования заказа поставщикам и нажмите кнопку "Создать заказы поставщикам":
Без учета остатков на складах,
С учетом остатков на складах.
После нажатия кнопки "Создать заказы поставщика" выведется окно со списком сформированныхзаказов Посмотреть заказы можно в разделе "Закупки", пункт меню "Заказы поставщикам".
При формировании заказов поставщику все товары из заказов покупателей будут автоматически распределены. Если в карточке товара указан основной поставщик, то товар попадет в заказ по этому поставщику. Если в карточке товара не указан основной поставщик, то товар попадет в заказ «Без поставщика» и его потребуется выбрать вручную.
При наличии в заказах покупателей одинаковых товаров, в заказ поставщику товар попадет одной строкой, количество будет суммироваться.
Отправьте заказ поставщику электронным письмом, для этого нажмите кнопку "Email".
Вводим документы заказ покупателя, заказ поставщику, поступление товаров и услуг, реализация товаров.
Цепочка заказ покупателя – реализация
Введем в систему управления предприятием 2.0 классическую цепочку движения товаров, начинающуюся заказом покупателя и завершающуюся реализацией этому покупателю.
В нашей цепочке будет участвовать – заказ поставщику. То есть будут введены следующие документы – заказ покупателя, далее заказ поставщику, поступление товаров и услуг, реализация товаров и услуг покупателю.
Для оформления заказа покупателю перейдем в раздел «Продажи». Выберем пункт «Заказы клиентов». Кстати, если у вас данного пункта нет, нужно не забывать, что система управления предприятием настраиваемая, и возможно данный пункт отключен в вашей системе. А настраивается это в меню «Администрирование» в разделе « и продажи». Здесь есть соответствующая галочка – «заказы клиентов». В том случае, если она отключена, у нас в разделе «Продажи» - «Заказы клиентов» отсутствует. Включим ее обратно.
Итак, вернемся к созданию заказов клиентов. Создаем новый документ. Указываем клиента. Это будет «Светлый путь». Нам нужно выбрать так же соглашение. И добавить товар, который хочет приобрести клиент. Укажем количество товара и его цену. Также нам необходимо указать желаемую дату отгрузки. Дата документа у нас 9-е число. Пускай желаемая дата отгрузки будет 14-е число.
Также на закладке «Дополнительно» нужно проверить заполнение этапов оплаты. Заполним их автоматически. И выберем вариант оплаты – « после отгрузки», иначе программа нам не даст отгрузить данный товар без оплаты, а оплату в данном уроке мы не рассматриваем. Нажимаем ОК.
И в принципе документ у нас заполнен за исключением такого важного момента, как «Статус». Статус, также пункт настраиваемый. Статусы можно отключить, но если они включены, его нужно обязательно заполнять, для того чтобы документ корректно проводился. В данном случае у нас статус – «к обеспечению». По нажатию стрелочки вверх, программа автоматически устанавливает максимально возможный статус документа. Нажимаем кнопку «Провести и закрыть». И у нас создается документ «Заказы клиентов».
В самом заказе мы можем посмотреть состояние выполнения данного заказа. Данный отчет показывает: сколько клиент заказал, сколько требуется обеспечить и к какому числу, и сколько, собственно говоря, уже собирается на складе, и сколько ему отгружено. То есть, в данном отчете вы можете увидеть полную картину выполнения данного заказа.
Введем на основании данного заказа клиента – заказ поставщику. Нажмем кнопку «Создать на основании». И выберем «Заказ поставщику». У нас откроется новый заказ поставщику. Также заказ поставщику можно ввести через раздел «Закупки» - «Заказы поставщикам».
Итак, у нас заполнен документ основание заказа поставщику. Нам нужно указать поставщика. Также у нас заполнена табличная часть, где нам остается указать цену заказа. На закладке «Дополнительно», мы также должны указать этапы оплаты поставщику. Этапы оплаты мы указываем, для того чтобы бухгалтер смог вовремя оплатить все наши заказы, для того чтобы у нас была четкая картина по тем деньгам, которые к нам придут и тем деньгам, которые мы должны заплатить, чтобы у нашей организации не было кассового разрыва. Из платежей и поступлений у нас складывается, так называемый, «платежный календарь». Нажимаем кнопку ОК. Также устанавливаем статус заказу поставщику. Нажимаем кнопку «Провести».
И далее создадим «На основании» прямо из формы данного документа «Поступление товаров и услуг». Система говорит нам, что мы не можем ввести поступление товаров и услуг, поскольку статус данного документа не позволяет нам сделать этого. Это можно сделать только после того, как статус будет - к поступлению. Для того чтобы статус был «К поступлению», мы можем его установить «К поступлению» и провести документ.
Теперь создаем «На основании» - «поступление товаров и услуг». Указываем дату документа – 10-е число. Здесь также мы можем указать, что получен счет-фактура от поставщика. На закладке «Дополнительно» мы должны указать «Подразделение». Укажем подразделение – «Отдел закупок». И нажмем «Провести» документ. Документ проведется. И в «Заказе поставщику» мы можем увидеть состояние выполнения данного заказа. Мы видим, что заказаны 5 шт. и оформлено также 5 шт. В «Заказе поставщику» устанавливаем статус «Закрыт». И проведем его.
Теперь вернемся к нашему «Заказу клиента». И проверим его статус выполнения. Как видим, он на данный момент не изменился. Введем «На основании» заказа клиента документ «Реализация товаров и услуг». Система не позволяет нам ввести документ реализации товаров и услуг пока документ находится в статусе «к обеспечению». Переведем его в статус «к отгрузке». Проведем. И введем «На основании» - «реализация товаров и услуг». Здесь нам также требуется на закладке «Дополнительно» указать подразделение. Укажем «отдел продаж». Также создадим счет-фактуру. И проведем документ.
Вернемся к заказу клиента. Посмотрим его статус выполнения. Как мы видим, что в документе заказано 5 шт., оформлено 5 шт. Таким образом, мы видим, что заказ выполнен. Установим статус заказа клиента – «Закрыт». И проведем его.
Таким образом, мы прошли всю цепочку от заказа клиента до реализации клиенту товара. Посмотрим, как это отразилось на деятельности предприятия. Перейдем в раздел «Финансы». Откроем пункт «Отчеты по финансам». И откроем отчет «Валовая прибыль предприятия». Нажмем кнопку «Сформировать».
Как мы видим, система показывает нам выручку и себестоимость в разрезе подразделений, организации и менеджеров. Но в данном случае себестоимость не рассчитана и программа нам показывает 100-процентную рентабельность нашей операции. С чем это связано? Это связано с тем, что себестоимость в данной программе рассчитывается отдельно.
Рассчитаем себестоимость нашей операции. Для этого перейдем в раздел «Закрытие месяца» в меню «Финансы». Нажмем кнопку «Рассчитать» напротив пункта «Расчет себестоимости». Себестоимость рассчитается.
Если же у вас себестоимость не рассчитана, то возможно вы не настроили учетную политику по расчету себестоимости. Для этого вам нужно перейти в «Настройки и справочники». И указать настройку методов оценки стоимости товаров. В данном случае указана – средняя за месяц. Но это может быть – ФИФО взвешенная или скользящая оценка. Также очень важная галочка – обновлять стоимость регламентным заданием. Она означает, что себестоимость будет пересчитываться автоматически раз в заранее заданный промежуток времени.
Но вернемся к нашему отчету «Валовая прибыль предприятия». Сформируем его. Мы увидим, что себестоимость рассчиталась. У нас получилась валовая прибыль и рентабельность.
Заказ поставщику - это договоренность предприятия с поставщиком на поставку определенного перечня товаров и услуг. Исполнением заказа поставщиком является факт поставки заказанных товаров на склады предприятия, исполнением обязательств со стороны предприятия является оплата полученных товаров. Таким образом, учет выполнения заказа ведется в количественном и стоимостном выражении. При организации деятельности по снабжению заказы поставщикам стоит вести только в том случае, если предполагается отслеживать факт их исполнения.
В противном случае планируемые поступления и необходимый объем закупок имеет смысл просто включать в план закупок.
Заказы поставщикам можно рассматривать как один из инструментов оценки выполнимости заказов покупателей или внутренних заказов. Это означает, что, оформляя заказ поставщику, можно явно указать, для исполнения каких заказов покупателей или внутренних заказов приобретается товар.
Работа с заказами ведется в рамках подсистемы управления заказами поставщиками. управление заказ поставщик резервирование
Сами заказы оформляются документами "Заказ поставщику". Подсистема управления заказами поставщикам связана со многими другими подсистемами конфигурации, поэтому, принимая решение об использовании этой подсистемы, следует обратить внимание на организацию взаимодействия служб предприятия по работе с заказами поставщикам.
Можно перечислить следующие подсистемы, связанные с ведением заказов поставщикам:
· Управление заказами покупателей, управление внутренними заказами. Заказы поставщикам можно формировать для выполнения конкретных заказов покупателей или внутренних заказов.
· Управление запасами. При выполнении заказа поставщику товары поступают на склады предприятия, тем самым увеличивая запасы. Кроме того, одновременно с поступлением может выполняться резервирование товаров под заказы покупателей или под внутренние заказы.
· Управление денежными средствами. При планировании расхода денежных средств можно явно указывать, для оплаты каких заказов поставщику нужны средства.
· Управление закупками. Заказы поставщику можно явно включать в план закупок, причем ссылка на заказы будет сохраняться при планировании.
Выбор организации в заказе
"Заказ поставщику" является управленческим документом, однако указание организации в заказе является обязательным. Выбор организации в заказе влияет на выбор договора, по которому будут вестись расчеты с поставщиком. На эту же организацию должны будут оформляться документы оплаты заказа и документы получения товаров на склады предприятия. То есть информацию о том, от имени какой организации будет вестись дальнейший учет хозяйственных операций по заказу, нужно знать уже на момент оформления самого заказа. Если в дальнейшем будет принято решение, что хозяйственные операции по заказу следует проводить по другой организации, то прежде нужно будет скорректировать информацию в самом заказе: выбрать другую организацию, изменить договор расчетов с поставщиком в соответствии с новым значением организации.
Дата поступления - это дата планового поступления товаров по заказу поставщику. Указание плановой даты является необязательным, эта дата используется в дальнейшем в ряде случаев для выборки заказов поставщикам.
Дата оплаты - как и дата поступления, является не обязательной информацией, для ввода в заказ поставщику. Дата оплаты устанавливается для всего заказа в целом и определяет дату, к которой оплата по заказу должна быть полностью выполнена предприятием.
Что можно заказывать у поставщика
Перечень заказываемых у поставщика позиций вносится в табличные части "Товары", "Тара", "Услуги" документа "Заказ покупателя". Если в заказе поставщику выбран вид операции "Оборудование", то добавляется еще одна закладка для заказа оборудования.
В табличную часть "Товары" могут быть внесены следующие виды номенклатуры:
· товары, материалы, продукция и прочие материальные ценности, у которых в справочнике номенклатуры определен вид номенклатуры с типом "Товар";
· комплекты товаров, в табличную часть "Товар" вносится номенклатура, описывающая комплект, а не перечень ее комплектующих;
· набор товаров, в отличие от комплектов наборы товаров в заказе заполняются не одной строкой, описывающий набор, а непосредственно составом набора.
Размещение заказов покупателей и внутренних заказов в заказах поставщику
Механизм размещения внутренних заказов и заказов покупателей в заказах поставщикам фактически позволяет связать объемы товаров, заказываемые у поставщиков, с объемами, которые нужно для выполнения внутренних заказов и заказов покупателей.
С точки зрения заказов поставщикам такая связь позволяет обосновать, для чего заказывается товар, для выполнения каких потребностей. А с точки зрения заказов покупателей и внутренних заказов такая связь является обоснованием того, что заказ может быть выполнен за счет покупки товара у поставщика.
Механизм размещения удобно использовать, когда заказ поставщику оформляется по мере накопления потребности в этом, то есть по мере формирования пакета заказов покупателей, для которых товар требуется закупать у поставщика, а не производить собственными силами.
В случае закрытия или уменьшения объема заказа поставщику размещенные в нем заказы покупателей и внутренние заказы должны быть сняты. Размещение автоматически корректируется при формировании документа "Закрытие заказов поставщикам", но если процесс закрытия заказа в целом трудоемок, длителен во времени, связан с работой нескольких отделов, то закрытие заказа будет оформлено не скоро.
Для оперативного снятия размещения с заказа может быть использован документ "Резервирование товаров".
При закрытии заказа может иметь смысл выполнить цикл перепланирования закупок. Если заказы поставщикам были включены в план закупок для обеспечения материалами каких - либо важных заказов покупателей.